Manual Word 2010 Anexo

Contenido
Estilos ............................................................................................................................................ 1
Introduccin .............................................................................................................................. 1
Aplicar y quitar estilos ................................................................................................................ 2
Apariencia de los estilos ............................................................................................................. 3
Crear, modificar y borrar estilos ................................................................................................. 4
Utilizar un estilo en varios documentos ...................................................................................... 8
Propiedades de los estilos ........................................................................................................ 10
Preferencias entre estilos ......................................................................................................... 17
Ver los formatos aplicados del documento............................................................................... 18
Impresin .................................................................................................................................... 20
Antes de imprimir .................................................................................................................... 20
Imprimir................................................................................................................................... 22
Ventana de impresin .............................................................................................................. 23
Configurar pgina..................................................................................................................... 25
Otras opciones de impresin .................................................................................................... 26
La impresora ............................................................................................................................ 28
Combinar correspondencia ..................................................................................................... 29

Conceptos previos.................................................................................................................... 30
Crear el documento principal ................................................................................................... 31
La pestaa Correspondencia .................................................................................................... 37
Insertar campos de combinacin.............................................................................................. 39
Ver datos combinados ............................................................................................................. 39
Desplazarse por los registros .................................................................................................... 40
Buscar un registro .................................................................................................................... 41
Destinatarios de combinar correspondencia ............................................................................ 42
Filtrar destinatarios .................................................................................................................. 44
Ordenar destinatarios .............................................................................................................. 46
Asignar campos ........................................................................................................................ 47
Combinar al imprimir ............................................................................................................... 49

Combinar en correo electrnico ............................................................................................... 50
Sobres y etiquetas.................................................................................................................... 50
Esquemas .................................................................................................................................... 54
Introduccin ............................................................................................................................ 54
Conceptos previos.................................................................................................................... 55
Crear un esquema .................................................................................................................... 56
Pestaa de Esquema ................................................................................................................ 59
Modificar niveles de esquema .................................................................................................. 60
Desplazar, expandir y contraer texto ........................................................................................ 61
Documentos maestros ................................................................................................................ 63

Introduccin ............................................................................................................................ 63
Botones del documento maestro ............................................................................................. 65
Crear un documento maestro .................................................................................................. 66
Manipulando documentos maestros ........................................................................................ 69
Tablas de contenidos, de ilustraciones e ndices ......................................................................... 72

Introduccin ............................................................................................................................ 72
Conceptos bsicos.................................................................................................................... 72
Insertar marcas de ndice ......................................................................................................... 73
Insertar ndice .......................................................................................................................... 77
Tabla de contenido .................................................................................................................. 80
Actualizar la TDC ...................................................................................................................... 85
Tablas de ilustraciones y otras.................................................................................................. 85
Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie ......................................................................... 89

Introduccin ............................................................................................................................ 89
Conceptos bsicos.................................................................................................................... 90
Insertar marcadores ................................................................................................................. 92
Referencias cruzadas................................................................................................................ 94
Notas al pie y notas al final....................................................................................................... 99

Ref. cruzadas con numeraciones .............................................................................................101
Seguridad ...................................................................................................................................105
Introduccin ...........................................................................................................................105
Aadir contrasea al documento ............................................................................................105
Restricciones de formato y edicin..........................................................................................106
La firma digital ........................................................................................................................110
Otras opciones de seguridad ...................................................................................................111
Gestin de derechos de informacin (IRM) .............................................................................114
Macros .......................................................................................................................................114
Introduccin ...........................................................................................................................114
Macros de Word .....................................................................................................................115
Crear macros con la grabadora................................................................................................116
Insertar la macro en la barra de acceso rpido ........................................................................118
Ejecutar y eliminar macros ......................................................................................................121
Pginas web con Word ...............................................................................................................123

Crear o editar pginas Web .....................................................................................................123
Insertar y modificar hiperenlaces ............................................................................................124
Guardar la pgina....................................................................................................................128
Convertir a HTML ....................................................................................................................130
Publicar en Internet ................................................................................................................131
Consejos de diseo .................................................................................................................132
Publicar en un blog con Word ....................................................................................................133

Introduccin ...........................................................................................................................133
Crear un blog ..........................................................................................................................134
Enlazar el blog con Word.........................................................................................................136
Entorno de Word para la edicin de blogs ...............................................................................139
Publicar una entrada ...............................................................................................................140
Modificar una entrada existente .............................................................................................141

Administrar cuentas ................................................................................................................142
Organizar entradas en categoras ............................................................................................143
Estilos
Introduccin
Los estilos sirven para indicar a cada elemento del texto cul es su funcin en el mismo, o cul es
su naturaleza.
Por ejemplo, existe el estilo Ttulo 1, y el estilo Ttulo 2. Los nmeros no son simples formas de
diferenciar uno de otro, sino que denotan una jerarqua. El Ttulo 1 ser el ttulo principal, y el
Ttulo 2 ser un ttulo situado a un nivel inferior. Por lo tanto, no iramos desencaminados si
decimos que los estilos ayudan a definir la estructura del documento.
Adems, los estilos incluyen un formato que se aplicar al texto y que cambiar aspectos como su
color, su tamao o la distancia que mantendr con los elementos colindantes. Podremos escoger
entre los formatos predeterminados, o crear uno personalizado.
Los encontraremos en la pestaa Inicio > grupo Estilos de la cinta.
Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable
para ver todos los estilos
disponibles.
Tambin puedes mostrar el Panel de estilos haciendo clic en el botn del extremo derecho
inferior del grupo Estilos o pulsando la combinacin de teclas CTRL+ALT+MAYS+S.
La principal diferencia a primera vista es que los estilos no mostrarn una vista previa de su
formato como lo hacen en la cinta. Si queremos que as sea, deberemos activar la casilla inferior
Mostrar vista previa.
Word 2010 Informtica- FCE- UNJU
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Iremos viendo ms diferencias y opciones del panel a lo largo del tema.
Aplicar y quitar estilos

Por defecto, al escribir, aplicamos el estilo Normal, pero basta con hacer clic sobre cualquier otro
estilo para empezar a aplicarlo al texto que introduzcamos a continuacin. Tambin podemos
aplicar un estilo determinado a un texto ya escrito. Para ello, debers seleccionarlo y pulsar sobre
el estilo que desees.
Cuando observamos los estilos disponibles, vemos que hay uno para cada elemento del
documento: Cita, nfasis, Ttulo, Subttulo, Referencia, etc. Es importante que no los escojas por
motivos estticos, sino por ser la etiqueta ms adecuada para el tipo de texto. El formato se puede
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modificar, as que no debemos preocuparnos por l. Sin embargo, a nivel estructural supone
muchas ventajas escogerlos en funcin de la verdadera naturaleza del texto.
Borrar formato
Para cambiar un determinado texto a un estilo normal, podras seleccionarlo y aplicar el primer
estilo llamado Normal. Pero en ocasiones Word no te permitir cambiarlo, por ejemplo puede
presentarte problemas cuando hayas especificado estilos distintos en un mismo prrafo. En ese
caso, hay que seleccionar el texto en cuestin, desplegar el men que muestra todos los estilos y
pulsar Borrar formato.
Tambin dispones de la opcin Borrar todo en el panel de Estilos, que funciona exactamente igual.
Apariencia de los estilos

Los estilos dependen del tema aplicado. Si aplicamos un tema distinto al documento, se cambiar
automticamente el formato de los estilos. De esta forma, lograremos un cambio radical de la
imagen del documento con tan slo un clic.
Si pulsamos el botn Cambiar estilos podremos combinar distintas configuraciones de colores y
fuentes que estarn definidos en los Temas de que dispongamos.
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Para utilizar la seleccin actual de estilos de forma predeterminada, haremos clic en la opcin
Establecer como valor predeterminado.
Crear, modificar y borrar estilos

Crear un estilo
Si ninguno de los estilos disponibles por defecto es lo que buscamos, siempre tendremos la opcin
de crear algunos personalizados. Para ello, seguiremos dos sencillos pasos:
1. Lo primero ser crear un estilo nuevo a partir de otro ya existente. Lo ideal es que partamos de
un estilo que tenga el nivel jerrquico que nos interesa. Por ejemplo, si queremos crear un estilo
de Ttulo 1, partiremos de Este mismo.
Lo seleccionaremos en la cinta con un clic y desplegaremos el botn Ms de la esquina inferior
derecha.
Seleccionamos la opcin Guardar seleccin como un nuevo estilo rpido.... Se abrir una ventana
donde podremos darle un nombre al nuevo estilo y al Aceptar vers que se incluye en el listado
junto al resto de estilos.
2. Ahora dispones de dos estilos iguales, lo que vamos a hacer es modificar el nuevo estilo. Para
ello, hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre l y seleccionamos la opcin Modificar....
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Se abrir una ventana donde personalizar los distintos aspectos de formato: fuente, tamao de
fuente, negrita, cursiva, subrayado, color, alineacin, interlineado, sangra, bordes... La vista previa
y el cuadro de resumen de las caractersticas aplicadas te ayudarn a hacerte una idea del
resultado final.
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Como norma general un estilo slo est disponible en el documento en que se crea
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Tambin es posible crear un nuevo estilo desde el panel. Para ello, simplemente aplicamos un
formato a un texto determinado y a continuacin pulsamos el botn Nuevo estilo.
Se abrira la misma ventana que hemos visto anteriormente, donde veramos aplicados los
formatos que hubisemos escogido para el texto y simplemente deberamos darle un nombre y
guardarlo. El problema de este sistema es que este nuevo estilo no tendra definido su nivel
jerrquico en el documento, sino que simplemente sera un conjunto de formatos que aplicar
rpidamente. Debemos tener esto presente si decidimos hacerlo de esta forma.
Modificar un estilo
Como hemos visto al crear un estilo, para
modificarlo lo nico que debemos hacer es
hacer clic con el botn derecho del ratn
sobre l en la cinta y seleccionar la opcin
Modificar....
Pero tambin podemos modificarlos desde
el panel. Para ello, situamos el cursor sobre el nombre del estilo sin hacer clic. Veremos que
aparece un tringulo en el lateral derecho. Hacemos clic en l para desplegar el men de opciones
de estilo, entre las que se encuentra Modificar....
En ambos casos se abrir la ventana que vimos anteriormente.
Un truco interesante que puede resultar muy til es aplicar una Lista multinivel al estilo Ttulo 1.
Con esta sencilla modificacin, se aplicar el formato de numeracin correcto a los subapartados
de forma automtica, como Ttulo 2, Ttulo 3, Ttulo 4, etc. As, conseguiremos que los distintos
apartados y subapartados que se van creando se numeren automticamente.
Borrar un estilo
Antes de nada ten presente que si eliminas un estilo, todo texto que estuvise utilizndolo
quedar sin formato.
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Para borrar un estilo debemos ir al panel Estilos, y hacer clic en el tringulo de la derecha del estilo
en cuestin. Se desplegar el men con la opcin Eliminar..., como puedes ver en la imagen.
Ten en cuenta que slo podrs borrar los estilos que hayas creado, no los que vienen por defecto
con Word.
Tambin es importante que sepas que para borrarlos definitivamente debes hacerlo desde el
panel como se ha explicado. Si eliges la opcin Quitar de la galera de estilos rpidos desde el
men contextual de un estilo de la cinta no lo estars eliminando realmente. Simplemente estars
quitando el acceso directo a l de la cinta y el texto que utilice el estilo en cuestin no perder el
formato.
Utilizar un estilo en varios documentos

Al crear un estilo, debemos tener en cuenta su mbito.
Como norma general un estilo slo est disponible en el documento en que se crea. Es posible que
esto suponga un inconveniente, ya que, en la mayora de casos, crearemos estilos para utilizarlos
en ms de un documento.
Una posible solucin es crear los estilos en una plantilla (las veremos con detalle ms adelante).
En en Inicio > Estilos, hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el estilo en cuestin y
elegimos Modificar....
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Luego, en el cuadro de dilogo, marcaremos la casilla Documentos nuevos basados en esta

plantilla.
De esta forma, el estilo estar disponible en los nuevos documentos que se creen a partir de ella,
aunque no en los que hayan sido creados con anterioridad.
Pero, y si queremos que el estilo aparezca en todos los nuevos documentos? Y si no
queremos basarnos en una plantilla en concreto? La solucin en tal caso es exportar los estilos a la
plantilla base "normal" sobre la cual se crean todos los documentos nuevos en blanco.
En Inicio > Estilos, pulsaremos el botn Ms para abrir el panel de Estilos.
Y haremos clic en el botn inferior Administrar estilos
. Se abrir el cuadro de dilogo desde
donde podremos eliminar, crear y modificar estilos, entre otras funciones. La que nos interesa en
este caso es Importar o exportar... as que pulsaremos este botn, que se encuentra en la parte
inferior de la ventana.
Se cerrar la ventana Administrar estilos y se abrir el cuadro de dilogo Organizador. Lo nico
que deberemos hacer es seleccionar en el cuadro de la izquierda el estilo que nos interesa y pulsar
el botn Copiar. Vers que aparece en el cuadro de la derecha, que es el que corresponde a
Normal.dotm, es decir, la plantilla sobre la que se crean los nuevos documentos.
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Fjate que, una vez hayas copiado el estilo, podrs gestionar el que tienes en el documento y el
que est en la plantilla general de forma independiente. Por ejemplo, podrs eliminarlo del
documento original y dejarlo nicamente en la plantilla, o viceversa. Tambin podrs darle un
nombre distinto en la plantilla al que tena originalmente.
Propiedades de los estilos

Al crear y modificar estilos tenemos que rellenar un cuadro de dilogo con algunos cuadros y
casillas de verificacin que conviene explicar con un poco de detalle. Es lo que vamos a hacer en
este tema avanzado.
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Conocer estas cuestiones nos puede ayudar a sacar ms provecho de los estilos.
- Tipo de estilo.
- Estilo basado en.
- Estilo del prrafo siguiente.
- Agregar a la lista de estilos rpidos.
- Actualizar automticamente.
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Tipo de estilo.
El cuadro Tipo de estilo admite cinco valores: Prrafo, Carcter, Vinculado (prrafo y caracter),
Tabla y Lista.
El estilo de carcter afecta a caracteres, y tiene definidas caractersticas como el tamao de los
caracteres, si estn en cursiva, etc. Un estilo de tipo carcter no puede contener caractersticas de
formato prrafo, como la alineacin, interlineado, etc. Por esto esas caractersticas estn
deshabilitadas en el cuadro de dilogo.
Cada tipo de estilo se distingue de los otros por un smbolo que aparece detrs de su nombre. El
tipo carcter tiene como smbolo una "a" como puedes ver en la imagen.
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El estilo de prrafo, puede contener todas las caractersticas del estilo carcter y adems
tambin caractersticas del formato de prrafo, como interlineado, sangras, etc. El smbolo
lo
identifica.
El estilo de lista, se aplica a las listas y puede contener las caractersticas que ves en la imagen
siguiente, como el cuadro "Empezar en" donde se indica el nmero o letra en que empezar la
lista, fuente, estilo, sangras, etc.
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El estilo de tabla, se aplica a las tablas y puede contener prcticamente todas las caractersticas
del estilo carcter y adems tambin caractersticas de las tablas como tipo de bordes, etc. El tipo
tabla tiene como smbolo que lo identifica un icono en forma de cuadrcula, como puedes ver en la
imagen.
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Estilo basado en
Al definir un estilo podemos utilizar otro estilo para basarnos en l. De esta forma el estilo tomar
las caractersticas definidas para el estilo en el que nos basamos, ms la nuevas que aadamos al
definirlo.
Esta posibilidad es muy til ya que facilita definir varios estilos que se diferencian en pocos
detalles, ahorrndonos trabajo.
Segn el tipo de estilo sea prrafo, carcter o tabla aparecern unos estilos u otros en el cuadro
despegable "Estilo basado en".
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Estilo del prrafo siguiente

Este cuadro solo est disponible para el tipo de estilo Prrafo.
Permite definir el estilo que tendr el prrafo siguiente al estilo que estamos definiendo. Es decir,
cuando estemos aplicando el estilo y pulsemos la tecla INTRO dejar de aplicarse el estilo que
hemos definido y se aplicar el que pongamos en "Estilo del prrafo siguiente". Esto se suele
utilizar por ejemplo en los ttulos en los que el prrafo siguiente ser del estilo normal.
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Agregar a la lista de estilos rpidos.

Si la casilla est activada, se incluir el estilo en la cinta. De lo contrario slo estar disponible en el
panel de Estilos.
Actualizar automticamente.
Word vuelve a definir automticamente el estilo cada vez que se modifica manualmente. Adems
aplica la modificacin a todos los prrafos del documento actual que tengan ese estilo.
Preferencias entre estilos

Los estilos modifican el formato de un documento, pero tambin se puede modificar el formato de
forma manual, sin aplicar estilos, como ya vimos en este curso. Entonces, Qu ocurre si un
prrafo de un documento tiene aplicado un estilo y queremos aplicarle adems un formato
manual? Cmo interactuan los diferentes tipos de estilos entre s? Qu preferencias existen
cuando se aplican varios tipos de estilos sobre un documento?
Planteado el tema as parece un poco complejo, pero en realidad no lo es. Las prioridades se
adivinan, la mayora de veces, con un poco de sentido comn.
Las normas generales son estas tres:
1. El formato que se aplica en ltimo lugar tiene preferencia sobre los anteriores.
2. Tiene preferencia el formato manual sobre los estilos.
3. Tiene preferencia el formato carcter sobre el formato prrafo.
Pero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se producen algunos conflictos
que requieren un estudio ms detallado.
Por ejemplo, imagina que tenemos un texto con formato de tipo prrafo que pone la letra en
cursiva (adems de otras caractersticas), si ahora a cierta palabra del texto le aplicamos un
formato carcter que tiene la letra en cursiva (adems de otras caractersticas) Cul ser el
resultado? Pues esa cierta palabra del texto no quedar en tipo cursiva, sino en tipo normal. La
razn es que Word interpreta que el estilo carcter pretende diferenciar una palabra del resto de
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texto, y como el resto del texto est en cursiva, para que se diferencie la pone en estilo normal. Lo
cual es bastante lgico.
Ver los formatos aplicados del documento

Inspector de estilo y Mostrar formato.
El botn Inspector de estilo
abre un cuadro de dilogo que permite observar el estilo aplicado
haciendo clic sobre cualquier parte del texto.
Lo interesante de esta herramienta es que separa en distintos apartados los estilos y formatos en
funcin de su naturaleza.
Por ejemplo, en la imagen vemos que se ha aplicado el estilo personalizado de aulaClic y adems
un formato de prrafo que consiste en un sangrado de 1,25cm. Pero no slo esto, sino que
tambin se nos indica que, en el texto seleccionado, hay dos caractersticas de formato de nivel de
texto que tampoco formaban parte del propio estilo: un tamao de letra de 36pto y un subrayado.
En cualquier momento, simplemente haciendo clic en el botn que tiene cada cuadro a su derecha
, podremos borrar un formato o estilo de forma independiente al resto de formatos aplicados.
O bien Borrar todo.
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Si lo que queremos es ver con mayor nivel de detalle qu formatos estn aplicados, deberemos
pulsar el botn Mostrar Formato
, que encontraremos desde el propio inspector. De este
modo se abrir un nuevo panel que, no slo indicar esplcitamente los formatos aplicados de
forma manual, sino tambin los que formen parte del propio estilo.
El ejemplo que veamos cambiar para mostrar lo siguiente:
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Ahora apreciamos una vista previa del texto seleccionado en cuestin, acompaada de un
conjunto de especificaciones de Fuente, Prrafo e incluso Seccin. Es decir, que situamos el
elemento en un contexto y pasamos por alto cmo fue aplicado cada formato, dando ms
importancia a ver qu formato es exactamente el que hemos aplicado.
Si nos interesa saber qu formatos forman parte del estilo y cules no, es decir, su origen,
deberemos marcar la casilla inferior Distinguir origen de estilo.
Una de las principales ventajas de utilizar el panel Mostrar formato es que podremos cambiar las
caractersticas de una forma sencilla. Si hacemos clic sobre el enlace Fuente, Idioma, Efectos, Estilo
de prrafo, Alineacin, Mrgenes o cualquiera de sus caractersticas, se abrir directamente el
cuadro de dilogo donde se edita, de forma que no ser necesario conocer a fondo dnde se
encuentra cada una de las herramientas de Word para poder modificar un formato ya aplicado,
por ejemplo, por otra persona en el documento.
Adems, desde aqu podremos a acceder a una opcin muy interesante: comparar el formato de
dos textos.
Para ello, activamos la casilla Comparar con otra seleccin. Los detalles se ocultarn y deberemos
seleccionar otro texto. Ser entonces cuando, en el listado de caractersticas, veremos que
nicamente aparecen las diferencias entre uno y otro.
Impresin
Antes de imprimir
Antes de imprimir es interesante echar un vistazo al aspecto general del documento para ver si
est todo correcto.
Para ello nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de impresin. En la
pestaa Vista deber estar seleccionado Diseo de impresin, o bien deberemos comprobar que
en la barra de estado est marcada esta opcin
Como ya sabes, esta vista presenta la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes,
encabezados y pies de pgina, etc.
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Si has utilizado versiones anteriores de Word es posible que eches de menos la Vista preliminar.
En Word 2010 ya no existe. Lo que se ha hecho es incluir en la pestaa Vista las opciones ms
interesantes, que son las de Zoom:
El botn Una pgina ajustar la pgina al espacio que tenga en la pantalla, para que quepa
completamente. Lo mismo sucede con Dos pginas, pero con dos de ellas, una junto a la otra.
Pero, y si tenemos ms pginas? Y si queremos ver por encima las 15, 30 o 500 pginas que
tiene el documento?
Para hacerlo, deberemos pulsar el botn Zoom
Se abrir una ventana con una opcin muy interesante: Varias pginas.
Haremos clic en el botn con forma de monitor y se desplegar un submen donde podremos
seleccionar cuntas pginas queremos ver y cmo debern estar organizadas.
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Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa de un documento de 15 pginas, as que
hemos decidido mostrar 3 filas con 5 columnas cada una. Seleccionamos las pginas del modo en
que queremos. Justo bajo el men indicar que vamos a mostrar 3 x 5 pginas.
En la pantalla de vista previa vemos cmo quedar, y al pulsar Aceptar veremos el resultado real.
Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por ejemplo, si una pgina
contiene slo una o dos lneas de texto, lo ideal sera intentar ajustar el texto de forma que quepa
en la anterior, y as ahorrar un papel. Tambin veremos de forma ms rpida y cmoda si los
grficos o imgenes del documento estn bien centrados, etc.
Una vez nos hemos hecho una idea de cmo quedar, lo interesante ser que volvamos a la vista
que normalmente utilizamos para trabajar.
- La opcin Ancho de pgina ajusta la pgina al ancho de la ventana de Word.
- La opcin 100% muestra el tamao original de la pgina, sea cual sea el tamao de la ventana de
Word.
Imprimir
Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaa Archivo y
seleccionar Imprimir. En la pantalla vers las opciones de impresin, tal y como se muestra en la
siguente imagen.
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A la derecha podrs ver una vista previa del documento tal y como se imprimir. Si te gusta el
resultado ser suficiente con pulsar el botn Imprimir y ya dispondrs de tu copia impresa. Eso es
todo.
Pero claro, como siempre, dispondremos de una serie de opciones de configuracin que nos
ayudarn a lograr el resultado deseado. Estas opciones son las que vamos a ampliar a lo largo del
tema.
Ventana de impresin
Como hemos dicho, en la zona de la derecha vemos la vista previa de la pgina. En caso de tener
ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar:
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- Utilizando las flechas inferiores o escribiendo el nmero de la pgina a visualizar

.
- O bien moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la derecha de la vista previa.
Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la pgina
. Lo haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el
marcador. El botn de la derecha permite ajustar la pgina para que se vea entera con un slo clic.
En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de opciones de configuracin de

la impresin, que nos permitirn:
Elegir cuntas copias imprimir del documento.
Escoger qu impresora queremos utilizar en la impresin del documento, en caso de que

no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. Tambin
podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada, para por ejemplo
imprimir en blanco y negro.
Opciones de Configuracin como:
- Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la seleccin realizada.
- La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin intercalacin se imprime X veces cada
pgina, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sera la impresin de tres copias de un documento
que ocupa cuatro pginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo,
una vez tras otra. El mismo ejemplo sera: 1,2,3,4 1,2,3,4
1,2,3,4
- La orientacin y el tamao del papel.

- Modificar los mrgenes.
- Escoger cuntas pginas se incluirn en cada hoja impresa.
- Acceder a la Configuracin de pgina.
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Configurar pgina
La mayora de las opciones que hemos mencionado las encontraremos tambin en el cuadro de
dilogo que se muestra al hacer clic en el enlace Configurar pgina.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
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Las opciones estn clasificadas en las pestaas Mrgenes, Papel y Diseo. No vamos a verlas con
detalle porque son opciones que ya hemos ido viendo en la unidad de Diseo de pgina, pero s
vamos a mencionar las opciones que pueden resultar ms interesantes.
Por ejemplo, la opcin Aplicar a. Esta opcin nos permite mezclar configuraciones en la
impresin de un nico documento.
Imagina que quieres imprimir el vertical las primeras 5 pginas y en horizontal el resto. En
versiones anteriores de Word habras tenido que realizar dos impresiones distintas, una de las
pginas 1 a 5 y otra de las dems. Pero ahora ya no es necesario. Si ests situado en la pgina 6 en
la vista previa en el momento en que accedes al cuadro de dilogo, podrs cambiar la orientacin
y escoger la opcin De aqu en adelante en el desplegable Aplicar a.
Esto es slo un ejemplo, podramos modificar los mrgenes o cualquier otra opcin configurable
en el cuadro de dilogo.
Si normalmente imprimimos siempre con los mismos parmetros (mrgenes, orientacin, tipo
de papel, etc.), lo ideal es pulsar el botn Establecer como predeterminado tras haber configurado
la impresin. De esta forma se imprimir siempre as por defecto.
Otras opciones de impresin

La configuracin de Word tambin afecta a la impresin, aunque a veces no seamos conscientes
de ello.
Si te paras a pensarlo, existen algunos elementos que por defecto no se imprimen, como los
colores e imgenes de fondo. Normalmente est configurado as para ahorrar tinta en las copias
impresas, pero podemos cambiarlo.
En Archivo > Opciones abrimos la ventana de Opciones de Word. Deberemos situarnos en la
opcin Mostrar del men que se encuentra en el lateral izquierdo y ah es donde encontraremos
una serie de Opciones de impresin que podremos activar o desactivar segn nuestras
necesidades.
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Desde la ventana de Configuracin de pgina que hemos visto en el apartado anterior tambin
podemos acceder a estas Opciones de impresin. Lo haremos desde la pestaa Papel, pulsando su
correspondiente botn.
La impresora
La impresora es uno de los perifricos ms utilizados del ordenador.
Hoy en da es muy fcil instalar nuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya que la mayora
utilizan la tecnologa Plug&Play que hace que el sistema operativo reconozca la nueva impresora
nada ms conectarla al ordenador y nosotros no tengamos que hacer nada para instalarla. Esto es
especialmente aplicable en sistemas operativos ms actuales como Windows 7, y en ordenadores
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que tienen acceso a internet. Por ello, no vamos a entrar en detalle sobre cmo instalar la
impresora de forma manual, ya que con la tecnologa actual rara vez necesitaremos hacerlo y la
forma de hacerlo puede variar de un sistema operativo a otro.
Como hemos visto en el tema, en la ventana de impresin, podemos seleccionar la impresora de
entre las que tenemos instaladas. Ahora vamos a introducir un nuevo concepto: la impresora
virtual.
La impresora virtual es una impresora que realmente no existe fsicamente. Es una especie de
"engao" al sistema. Se trata de un programa que se hace pasar por impresora, pero en vez de
enviar la informacin que se imprime a la bandeja de impresin, lo que hace es imprimirlo como
un archivo. Es decir, que aparecer un cuadro de dilogo preguntndonos dnde guardar el
archivo.
Existen impresoras virtuales que imprimen a PDF, por ejemplo. Aunque lo normal es que
dispongamos de la que incluye Windows, llamada Microsoft XPS Document Writer, que imprime
un archivo de formato .xps.
Puede que estas impresoras virtuales te sean alguna vez de utilidad, o puede que no. Pero es
interesante que sepas de su exitencia, porque puede ocurrir que trates de imprimir y veas que
tienes un listado de dos o tres impresoras disponibles, cuando en realidad slo tienes una. Ahora
ya conoces el motivo.
Adems, te recomendamos que si tienes alguna impresora virtual instalada en tu ordenador la
utilices para realizar pruebas de impresin o los ejercicios. As no gastars tinta ni papel.
Combinar correspondencia
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir en un documento,
datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el
texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar los datos variables (los que
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cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente
tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas o
recibos, la impresin de sobres, etc.
Conceptos previos
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el
documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del
origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede
ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista
de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de
combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por
campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo
si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y
los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos
de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar
esta potente utilidad de Word.
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Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya
contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia. All
hacer clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Se mostrar el panel Combinar correspondencia. Observars que se trata de un asistente porque

en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opcin para pasar al siguiente paso. Como
la mayora de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes
de correo electrnico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente,
aparece el segundo paso del asistente.
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En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a
partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una
explicacin de la opcin seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opcin y haremos clic en Siguiente para continuar con el
asistente.
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En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista
existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos
utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
- Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en
ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
- Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar...
aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
- Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin
Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de
dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los datos:
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El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, as que no
entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y
seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos.
Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo ms comn ser dejar seleccionada la opcin
Todos los orgenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinacin.
Obviamente tambin podramos cambiarlo por cualquiera de las opciones vlidas. Puedes
desplegar el men para examinar las distintas posibilidades.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que
veremos ms adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar
ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos
seleccionar en qu tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qu hoja se encuentran los datos, etc.
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En l podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cules utilizar. Lo normal es que
estn todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos ms que desactivar su
casilla haciendo clic en ella. Tambin podremos utilizar las herramientas disponibles paras
ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos en detalle ms adelante. Cuando terminemos
haremos clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el asistente.
En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba
escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en la
posicin donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic
en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico... (si
tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista
de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el asistente.
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En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de
datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos
viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
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Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opcin Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto
fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas
individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un
grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.
La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el
panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos
utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.
Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.
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. Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para

realizar los cambios convenientes.
. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con
el asistente.
. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el
asistente.
. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.
. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos
correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil
localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms
adelante.
En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes
destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la
creacin de la carta.
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Insertar campos de combinacin
Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono
de la pestaa
Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los
campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn
Insertar. Podemos insertar as todos los campos que queramos. El campo aparecer en el
documento principal entre << y >> esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por un
valor cuando se ejecute la accin de combinar.
Aqu tienes un ejemplo de un documento con campos de combinacin.
Ver datos combinados

Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el botn
. Este botn permite ver el documento principal con los nombres de los campos o
bien con los datos.
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La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los
campos de son del origen de datos. Una forma fcil de solucionar este problema es hacer clic
sobre el icono
, los campos del origen de datos aparecern resaltados.
Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios). Al combinar, se
generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los
esperados.
Primer registro del origen.

Registro anterior.
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Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir

directamente a un registro determinado escribiendo el nmero de registro. Por ejemplo, 1 indica
que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el documento con los
datos del cuarto cliente.
Registro siguiente.
ltimo registro.
Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro
concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se
utiliza el botn
. Permite ir a un registro concreto indicando el valor que
buscamos y en qu campo lo tiene que buscar.

Al hacer clic en el botn
aparece el cuadro de dilogo Buscar entrada que
vemos en la imagen.
En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.

En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.
Hacer clic en el botn Buscar siguiente. Si no encuentra ningn registro de las caractersticas
buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese
registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el
registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio
del origen.
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Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un cuadro de

dilogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas caractersticas.
Destinatarios de combinar correspondencia

Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es capaz de enlazar con ellos, no slo
para mostrarlos en el documento, sino tambin para manipularlos. Haciendo clic en el icono
se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia donde

encontraremos opciones interesantes, como ordenar o filtrar los datos que se van a utilizar.
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se combinarn con el
documento principal. Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar
un documento (carta, mensaje de correo electrnico, etiqueta, etc.)
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La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar qu
destinatarios queremos utilizar, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos
que un destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la
casilla haciendo clic sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o desmarca todos los
registros a la vez.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en
la parte inferior y pulsamos Edicin.
Se abrir este cuadro de dilogo:
Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos. Tambin
podremos posicionarnos en un valor en concreto utilizando el botn Buscando.
Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que
nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecer el cuadro de dilogo
que te explicamos en el siguiente apartado.
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Filtrar destinatarios
Podemos filtrar los destinatarios para que slo se utilicen los registros que tengan un determinado
valor en un campo de combinacin. Por ejemplo podramos decidir utilizar nicamente los clientes
de Alicante.
En la pestaa Correspondencia hacemos clic en
. En el cuadro de dilogo Destinatarios
de combinar correspondencia pulsamos en el encabezado del campo correspondiente, en este

caso Poblacin, y se desplegar una lista con varias opciones:
(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin.

Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en el campo, en
este caso las poblaciones Valencia y Alicante. Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionar
del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems no se
combinarn.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo poblacin.
(Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Este cuadro tambin se puede abrir
haciendo clic en Filtrar... en la ventana de destinatarios que se inicia al pulsar
. La
ventana es como la que se aprecia en la siguiente imagen:
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En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern cumplir los registros del
origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias.
Cada lnea es una condicin.
Lo nico que debemos hacer es seleccionar un campo de la lista, el tipo de comparacin a realizar
de entre las disponibles e introducir manualmente el valor a comparar (Comparar con).
En algunos casos no ser necesario especificar un valor en el campo Comparar con: cuando se
compruebe si el valor est o no vaco. Por ejemplo si no queremos combinar los clientes sin
direccin, seleccionaremos Campo: direccin y Comparacin: No est vaco. Veremos que
Comparado con: sale deshabilitado y por tanto no podemos escribir nada. Por supuesto, no
tendra sentido hacerlo, porque no vamos a compararlo con nada.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: poblacin es igual a Valencia, de
esta forma slo apareceran combinados los clientes de Valencia.
Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condiciones
compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara los clientes de
nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
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Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de su encabezado ya no
se muestra negra, sino azulada.
Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo, por ejemplo nos interesa que las cartas
salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas a los empleados, hacemos
clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se
ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los
destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos. Por ejemplo queremos ordenar las cartas por
provincia y dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por
apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar
y ordenar. Recuerda que accedemos a ella haciendo clic en el botn Editar lista de destinatarios y
desde ah ya podemos seleccionar Ordenar....
Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los
registros, y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a
menor).
Para ordenar por ms campos rellenar Luego por.
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En el ejemplo de la imagen saldran las cartas ordenadas por poblacin y dentro de una misma
poblacin por cdigo postal.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
Asignar campos
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea de
saludo, etc. Para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse al
nombre del destinatario, su direccin, poblacin, etc. Estos nombres no tienen porque coincidir
con los nombres que tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la
utilidad de Asignar campos. Esta utilidad me permite decirle a Word cmo se llama el campo
estndar en nuestro origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociacin necesaria.
El icono
abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas
asociaciones. Este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un
botn Asignar campos....
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En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estndares que utilizar Word en
combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos con
el que se corresponde.
Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estndar,
Word hace automticamente la asociacin. Para el resto de los campos estndares tendramos
que desplegar la lista y elegir el campo a asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la opcin Bloque
de direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones, y cuando Word
necesite una asociacin no definida nos lo preguntar o veremos que falta algo.
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Combinar al imprimir
La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinacin.
Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo siguiente.
Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios despus de aplicar los
filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros
(Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica
desde el primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica
hasta el ltimo.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en
blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.
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Combinar en correo electrnico

La opcin Enviar mensajes de correo electrnico permite enviar cada carta del resultado de la
combinacin en un correo electrnico. Con la creciente y casi inevitable utilizacin del correo
electrnico es evidente que esta utilidad nos va a ahorrar mucho trabajo.
Al hacer clic en ella aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este, adems de indicar qu
grupo de registros queremos enviar (como con la opcin Combinar al imprimir) debemos
completar los parmetros del mensaje a enviar.
En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la direccin de e-mail del
destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede
ser Texto sin formato, HTML o Datos adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un programa de correo
electrnico compatible con MAPI como por ejemplo, Microsoft Outlook 2010, ya que se iniciar
para poder realizar el envo de correos.
Sobres y etiquetas
A lo largo del tema hemos visto cmo utilizar el asistente de combinacin de correspondencia para
enlazar unos datos ya existentes con Word y enviar cartas personalizadas. Pero sta no es la nica
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opcin. Frecuentemente, y especialmente en el mundo comercial, necesitaremos tambin

imprimir datos en sobres o en etiquetas que sern pegadas a los sobres o paquetes. En este
apartado nos centraremos especialmente en la creacin masiva.
Tenemos dos opciones:
Utilizar la opcin de combinar correspondencia que permite enlazar con una base de datos
o crear un conjunto de registros de forma manual, etc. tal y como hemos ido viendo
anteriormente con el ejemplo de las cartas.
O bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo

electrnico de Microsoft Office.
La primera opcin sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto. Empezaremos por
seleccionar Iniciar combinacin de correspondencia en la pestaa Correspondencia. Es ah donde
seleccionaremos si deseamos crear Sobres o Etiquetas. Tambin podramos seleccionar el
asistente y luego el tipo de material a generar en el panel lateral.
En cada caso se abrir un pequeo cuadro de dilogo que permite su configuracin.
Los sobres disponen de opciones para modificar el tamao del sobre, la fuente y la
posicin del texto, en la pestaa Opciones de sobre. Es interesante observar el dibujo que
muestra la vista previa del resultado. Adems, podremos indicar la orientacin del sobre
en la bandeja de entrada, desde la pestaa Opciones de impresin.
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En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qu tipo de etiquetas vamos a imprimir.

En el desplegable de Marcas deberemos elegir la marca del papel de etiqueta que
tengamos y luego, en el cuadro inferior, seleccionar de qu tipo en concreto se trata. El
listado es bastante completo, de modo que si elegimos cualquiera de ellas, Word ya sabr
sus proporciones y ser capaz de imprimir el texto perfectamente ajustado a ellas. Si
nuestras etiquetas no aparecen en el listado deberemos crear una Nueva etiqueta con el
botn
establecer
sus
propiedades.
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Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que dibuja los
lmites de las etiquetas. Es posible que no se aprecie a simple vista, pero est ah, por eso
aparecen las pestaas de Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos cambiar
los bordes de la tabla para distinguirlos, aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de
realizar la impresin.
Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo nico que restara hacer es
Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema, personalizar el formato si se
desea, por ejemplo incluyendo el logotipo, e imprimir.
Para crear un nico sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva utilizando la lista de
contactos de Outlook, lo ms sencillo es situarnos en la pestaa Correspondencia > grupo Crear y
seleccionar Sobres o Etiquetas.
En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de dilogo, la diferencia es que nos sitan en
distintas pestaas de l.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeo botn en forma de agenda que
permite importar los contactos de Outlook. Adems, vemos informacin como la orientacin del
papel en la bandeja de la impresora, y una vista previa del resultado. Siempre podremos modificar
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estas opciones de impresin desde el botn Opciones. Cuando est todo listo, lo nico que
deberemos hacer es pulsar Imprimir.
Una opcin interesante puede ser la de Agregar franqueo electrnico. Para poder utilizarla es
necesario descargar un programa de franqueo electrnico, aunque slo est disponible en
determinados pases. Infrmate en tu oficina de correos ms cercana de si es posible realizar tal
operacin.
Esquemas
Introduccin
Un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Para poder aplicar un esquema
el documento debe estar organizado en niveles, es decir que el documento se pueda dividir en
puntos y que en el interior de esos puntos existan puntos secundarios, terciarios, etc. Un ejemplo
claro y sencillo es este curso; el curso esta dividido en unidades, cada unidad se va dividiendo en
puntos secundarios y algunos puntos se subdividen en puntos a tercer nivel. Cuanto ms extenso
sea un documento ms interesante es utilizar los esquemas.
Con un pequeo esfuerzo adicional nuestros documentos de Word quedarn perfectamente
estructurados.
Este es un ejemplo de un documento extendido, en vista normal.
Y este es el mismo documento en vista de esquema, ms adelante veremos cmo crearlo.
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Conceptos previos
Antes de ver cmo crear esquemas y trabajar con ellos vamos a definir algunos conceptos que
utilizaremos en el resto de la unidad.
Nivel de esquema. El nivel de esquema es una caracterstica de formato que se puede asignar a
un prrafo. De forma similar a cmo asignamos una alineacin a un prrafo, tambin podemos
asignarle un nivel de esquema. Hay nueve niveles disponibles (Nivel 1 a Nivel 9). La creacin de
esquemas se basa en los niveles de esquema, es decir, para crear un esquema previamente
debemos asignar los niveles de esquema es las partes adecuadas del documento. Como iremos
viendo a lo largo de esta unidad, los niveles de esquema se pueden asignar directamente o por
medio de los Estilos de Ttulo.
Estilo de ttulo. Un estilo de ttulo es un formato predefinido que se aplica normalmente a un
ttulo. Word tiene nueve estilos de ttulo diferentes: Ttulo 1, Ttulo 2, ... , Ttulo 9. Cada estilo
tiene sus propias caractersticas de formato (fuente, tamao de letra, etc.) y tambin tiene un
nivel de esquema definido. El estilo Ttulo 1 tiene el nivel de esquema 1, el estilo Ttulo 2 tiene el
nivel de esquema 2, y as sucesivamente. De esta forma, al aplicar un estilo de ttulo tambin
estamos asignando el nivel de esquema correspondiente.
Tambin es importante no confundir los esquemas con las tablas de contenidos o el mapa del
documento:
Mapa de documento. Si no nos hemos preocupado de asignar Niveles de esquema a nuestro
documento, Word dispone de otra forma de crear algo similar a un esquema. Se trata del Mapa
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del documento que es un esquema ms rudimentario creado por Word segn unos criterios
internos y que no podemos modificar. Si el documento esta bien estructurado Word crear un
Mapa de documento bastante bien definido, pero si el documento no tiene una estructura clara el
mapa de documento creado por Word nos servir ms bien de poco. Lo apreciamos al mostrar el
Panel de navegacin, haciendo clic en sta opcin de la pestaa Vista, y sirve bsicamente para
ayudarnos a desplazarnos por el documento. Ya lo vimos en la unidad 3.
Tabla de contenidos. Una tabla de contenido tambin puede tener ciertas similitudes con un
esquema. Una tabla de contenidos es lo que en Espaa solemos llamar un ndice. Una tabla de
contenidos es una lista de los puntos de un documento con el nmero de pgina donde se
encuentra dicho punto. Adems tiene la funcionalidad de poder acceder directamente al punto en
cuestin presionando la tecla CTRL y haciendo clic sobre el punto. Tambin tiene la capacidad de
actualizarse de forma automtica.
Crear un esquema
A la hora de plantearse crear un documento que va a contener un esquema disponemos de dos
estrategias:
1 - Crear el esquema antes de redactar el texto del documento.
As podremos utilizar el esquema como gua e ir redactando el texto de cada punto en el orden
que deseemos.
Para aplicar este mtodo:
- Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visin esquema. Desde la pestaa Vista >
Esquema o desde botn Esquema de la barra de estado
. Se abrir la
pestaa Esquema, que veremos con detalle en el punto siguiente.

- Escribimos el primer ttulo o punto de nuestro documento y veremos como Word le asigna Ttulo
1 y Nivel de esquema 1. Seguimos redactando los siguientes ttulos o puntos de nuestro
documento asignndoles el nivel de esquema que deseemos utilizando los botones
de la
pestaa de la siguiente forma:

- Despus de escribir un ttulo pulsamos la tecla INTRO y podremos escribir el siguiente ttulo con
el mismo nivel de esquema en el que estbamos, si queremos bajar un nivel pulsamos el botn
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,y si queremos subir un nivel pulsamos el botn
. Tambin puedes utilizar el resto de los
botones de la pestaa Esquema que tienes explicados en el siguiente punto.

- Una vez est creado el esquema, para intruducir el texto normal del documento en el
desplegable Nivel de esquema
, hay que seleccionar Texto independiente.
2 - Crear el esquema despus de tener el documento redactado.

Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastar asignarles el nivel correspondiente (nivel
1, nivel 2...). Si no es as tendremos que ver cmo estructurar el documento distinguiendo los
puntos importantes para convertirlos en el nivel que les corresponda. Esta opcin es la que
utilizaremos nosotros en los ejemplos de esta unidad.
Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas:
a) Utilizando los estilos de ttulos predefinidos que nos ofrece Word, Titulo 1, Titulo 2... Ttulo 9.
Estos estilos tienen la peculiaridad de que ya tienen un nivel asociado que se corresponde con el
nmero del ttulo, es decir el Ttulo 1 tiene el Nivel de esquema 1 y as sucesivamente.
Para aplicar un estilo de ttulo debemos:
- Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el ttulo.
- Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el ttulo que corresponda.

El inconveniente de utilizar los ttulos predefinidos de Word es que tienen su propio formato, por
ejemplo el Titulo 1 es Cambria con tamao 14 y en azul, y puede darse el caso que este formato no
se adapte a nuestro documento.
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b) La segunda opcin es definirnos nuestros propios estilos de ttulos y asignarles el nivel de

esquema que creamos conveniente.
En la unidad 7 puedes repasar cmo definir un estilo. Para asignar un nivel de esquema al estilo
hay que situarse en el cuadro de dilogo Nuevo estilo y pulsar en el botn de la parte inferior
izquierda llamado Formato. Se abrir un desplegable, elegimos Prrafo y aparecer un cuadro de
dilogo como el de la imagen.
En la parte superior del cuadro est la opcin Nivel de esquema, donde podemos elegir el nivel
que deseemos.
Tambin podriamos aplicar un nivel de equema a un punto de nuestro documento directamente,
es decir, sin definir un estilo nuevo. Bastara seleccionar el texto y aplicarle formato Prrafo para
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llegar a este cuadro de dilogo y elegir el Nivel de esquema deseado. Aunque lo ms aconsejable
es definir un estilo nuevo y aplicarlo cuando lo necesitemos.
c) La tercera opcin para asignar niveles de esquema, es utilizar los botones de la pestaa
Esquema, de los que hemos hablado hace un momento y que veremos en el punto siguiente.
Pestaa de Esquema
Supongamos que hemos redactado el documento y hemos aplicado a los ttulos correspondientes
los niveles adecuados. Para ver el esquema creado debemos acceder a la pestaa Vista y cambiar
la vista a Esquema. O en la parte inferior izquierda de la pantalla donde tenemos los botones de
vistas pulsar sobre el cuarto icono como vemos marcado en la imagen.
Si lo hemos hecho bien veremos nicamente los ttulos del documento con la sangra adecuada a
su nivel de esquema.
Adems de ver el texto esquematizado nos aparece la pestaa Esquema que vemos en la imagen
de abajo.
A continuacin detallamos la funcionalidad de cada botn de la barra de esquema de forma

esquemtica y en el punto siguiente explicaremos algunos botones ms detalladamente:
Los botones
modifican el nivel del texto seleccionado.
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Subir y
Bajar. Trasladan el ttulo seleccionado y todo lo que l incluye una lnea arriba o
abajo respectivamente. Estas funciones las veremos con ms detalle.

Expandir y
Contraer. Expande el texto contraido, o contrae el texto expandido. Es decir,
muestra u oculta el texto de un determinado nivel.

. Podemos elegir que niveles deseamos ver. Si seleccionamos
todos los niveles mostrar el documento al completo.
. Si tenemos el documento expandido completamente al pulsar sobre
este botn nos mostrar nicamente la primera lnea de los prrafos.
. Por defecto est activada. Sirve para ver el texto con el formato que
tengamos definido.
. Muestra/oculta una serie de botones relacionados con los Documentos maestros, que
veremos en la siguiente unidad didctica.
Modificar niveles de esquema

En la barra de esquema disponemos de una serie de botones destinados a manipular los niveles
del texto.
Con el botn
conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel 1
independientemente del nivel que tena anteriormente.

Con el botn
conseguimos aumentar un nivel el texto seleccionado, es decir si antes tena un
nivel 2, al seleccionar el texto ( o simplemente colocar el cursor ) y pulsar este botn pasa a tener
nivel 1.
Este cuadro combinado
nos muestra el nivel de esquema que tiene actualmente el
texto y presionando sobre el tringulo de la derecha podemos desplegar la lista de posibles niveles
y aplicrselo directamente al texto.
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Con el botn
conseguimos disminuir un nivel el texto seleccionado, es decir si antes tena un
nivel 2 al pulsar sobre este botn el texto pasa a tener un nivel de esquema 3.
Con el botn
conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel ms bajo de todos
(Texto independiente) sea cual sea el nivel que tena anteriormente. En realidad, el nivel "Texto
independiente" equivale a no tener ningn nivel asignado, es el nivel por defecto que tiene un
texto normal.
Desplazar, expandir y contraer texto

Desplazar texto utilizando los botones
Una vez tenemos el esquema creado y estando en vista esquema disponemos de la barra que
hemos visto en la pgina anterior y en sta barra tenemos estos dos botones (el botn de subir
y el botn de bajar
Si tenemos este esquema, vemos claramente que Unidad 3. Edicin bsica (I) es el primer punto y
seguramente sea de nivel 1, en su interior tiene un punto denominado Desplazarse por un
documento que tendr un nivel inferior al del ttulo principal y Este a su vez tiene tres puntos en
su interior que son Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla, Desplazamientos a lo
largo de todo el documento y Mediante las Barras de desplazamiento. que sern del mismo nivel
los tres pero evidentemente un nivel inferior al ttulo Desplazarse por un documento.
Pgina 61
En un documento normal si queremos que el punto Mediante las Barras de desplazamiento vaya
antes que el punto Desplazamientos a lo largo de todo el documento tendramos que seleccionar
todo el texto de ese punto "cortar" y situndonos encima del punto Desplazamientos a lo largo de
todo el documento "pegar" el texto.
Con la vista en esquema esto lo podemos hacerde una forma ms fcil: simplemente seleccionado
el ltimo punto (Mediante las Barras de desplazamiento) y presionando el botn
de la barra
de esquema. Y con esto desplazamos el ttulo y todo su contenido un lugar por encima de donde
estaba como podemos ver en la imagen.
Expandir y contraer el texto.
En las dos imgenes que podemos ver aqu tenemos el esquema nicamente con los puntos claves
del documento. Con la ayuda de los botones
podemos ampliar o reducir el contenido del
documento, es decir podemos ir introducindonos para ver el contenido del documento desde el
nivel 1 hasta el nivel texto independiente. Veamos un ejemplo:
Este es el nivel mnimo que podemos tener en nuestro esquema, con el nivel 1 solo podemos ver
el ttulo principal del documento.
Si a continuacin pulsamos sobre el botn
estando con el cursor sobre este ttulo conseguimos
expandir el documento un nivel ms, es decir tendremos el nivel 2 a la vista tambin.
Si volvemos a pulsar sobre el botn
estando de nuevo sobre el primer ttulo conseguimos
expandir un nivel ms en el documento, con lo cual tendremos a la vista aquellos ttulos con el
nivel 3.
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Y volviendo a hacer clic sobre el botn
desde el ttulo 1 del documento conseguiremos
expandir un nivel ms sobre el documento, en nuestro caso ya no existen ms niveles as que

despliega el documento en toda su extensin con el texto normal, como vemos en la siguiente
imagen.
Documentos maestros
Introduccin
Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal
(grficos, tablas, formato de texto, etc) y adems contiene enlaces a un conjunto de archivos
separados (subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos
normales.
Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se vern reflejadas automticamente
en el documento maestro, puesto que este lo que contiene son enlaces a estos subdocumentos.
Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus
caractersticas est previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios captulos). Los
documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividindolos en
subdocumentos ms pequeos y fciles de manejar.
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En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de trabajo para
compartir un documento dividindolo en subdocumentos individuales por ejemplo para trabajar
bajo un mismo proyecto, para la realizacin de un manual extenso, donde cada miembro del
grupo realiza diferentes captulos, siguiendo la misma estructura en los subdocumentos se pueden
fusionar en un documento maestro.
Sabiendo esto puedes pensar, muy bien pero y qu ocurre con los nmeros de pgina, los ndices
y dems caractersticas de los subdocumentos? El documento final no estar organizado. En este
sentido no hay problema ya que el documento maestro se trata como un nico documento,
teniendo su propio ndice general, nmeros de pginas, encabezados, etc.
El mtodo de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para ordenadores que no tienen
gran potencia de clculo, pues para estos ordenadores trabajar con documentos muy extensos
causa un rendimiento muy inferior al normal, y con la ayuda de los documentos maestros trabajar
con estos subdocumentos agiliza la tarea.
En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento maestro con sus tres subdocumentos.
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Botones del documento maestro

Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema que vimos en la unidad
anterior. Vamos a ver los botones de la barra de esquemas que estn destinados al tratamiento de
documentos maestros. En el ltimo punto del tema explicaremos ms detalladamente el uso de
estos botones.
Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaa Vista Esquema. O pulsando sobre el 4 icono de la lista de vistas
que est en la
parte inferior izquierda de la pantalla.

Debers hacer clic en el botn Mostrar documento de la pestaa Esquema:
Aparecern nuevas opciones destinadas a trabajar con documentos maestros:
Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.
Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro.

Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a raz
de un ttulo. Lo veremos con detalle ms adelante.
Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos como
subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y deje de
existir como subdocumento.
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. Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento maestro.

Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en uno
solo.
Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en varios
subdocumentos.
. Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo
lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.
La funcionalidad de estos botones la veremos a lo largo de la unidad.
Crear un documento maestro

Para crear un documento maestro tenemos dos opciones:
Crear un esquema de un documento maestro.
Esta opcin sirve cuando tenemos muy clara la organizacin, estructura y el desarrollo del
documento. Podemos crearnos un esquema (o ndice) con todos los puntos que vamos a tratar en
el documento e ir haciendo la seleccin de los puntos ms importantes y clasificarlos por
documentos individuales.
Imaginemos que tenemos la planificacin de un libro bien estructurado y sabemos el nmero de
captulos con sus ttulos, entonces podemos hacer el documento maestro con un esquema y
destinar cada ttulo de un captulo a un subdocumento.
Pgina 66
Para hacerlo seguiremos los siguientes pasos:

- Tenemos el esquema ya redactado con los ttulos de los captulos con su nivel correspondiente.
- Seleccionamos el primer ttulo del captulo del libro.
- Presionamos sobre
para crear un subdocumento.
- A continuacin podemos redactar el contenido del subdocumento.

Con el resto de captulos seguimos el mismo procedimiento.
Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y adems crea un documento por
cada subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el mismo lugar donde tenemos el
documento maestro.
Por ejemplo en la imagen que tenemos a la derecha tenemos el documento maestro y 3
subdocumentos (Captulo 1, Captulo 2 y Captulo 3). Estos 4 documentos estarn en la misma
carpeta de nuestro disco duro. Los nombres que les da por defecto a los subdocumentos son el
primer ttulo. En este ejemplo los documentos tienen el nombre de Capitulo 1.docx, etc.
Convertir documentos existentes en un documento maestro.
La otra opcin es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y queremos fusionarlos
en un nico documento maestro sin tener que estar cortando y pegando. Adems, si creamos un
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documento cortando y pegando, el rendimiento de trabajo no ser el mismo, cuanto ms extenso

sea el documento ms se ralentizar el sistema al trabajar con l.
Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos seguir los siguientes
pasos:
- Crear un nuevo documento que ser el documento maestro.
- Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaa Vista > Esquema o presionando sobre el
correspondiente botn en la barra de estado
Basndonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los captulos ya creados.
- Escribimos el ttulo del libro y lo ponemos como Ttulo 1 para que tenga el nivel de esquema 1.
- Para insertar el primer subdocumento (Captulo 1) presionamos sobre
Aparece el cuadro de dilogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos que documento
queremos insertar.
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- Seleccionamos el Captulo 1.docx y pulsamos Abrir.

Con el resto de captulos se realiza el mismo procedimiento y al final tendremos un documento
maestro formado por tres subdocumentos.
Manipulando documentos maestros

Contraer / expandir documentos.
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Al inicio de la unidad hemos visto por encima los botones de la barra de esquema asociados a la
manipulacin con documentos maestros, ahora los veremos con un poco ms en detalle.
Con el botn
conseguimos contraer o expandir los subdocumentos que tenemos en
el documento maestro. En la imagen podemos ver el efecto que provoca contraer el documento
maestro que estamos viendo de ejemplo. Podemos ver que no muestra el contenido de los
subdocumentos sino que muestra la ruta de nuestro disco duro donde se encuentra ubicado dicho
documento.
Quitar subdocumento.
Situndonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el botn
para quitar el
documento como subdocumento del documento maestro. En ese momento el subdocumento

pasa a ser parte del documento maestro y no como un enlace a un subdocumento, aunque el
subdocumento no se borra fsicamente de nuestro disco duro.
Combinar / dividir subdocumentos.

Combinar.
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Si llegamos a una situacin en la que tenemos muchos subdocumentos pequeos en nuestro

documento maestro puede ser conveniente ir combinando algunos subdocumentos de poca
extensin para tener menos subdocumentos, pero un poco ms extensos.
Si queremos combinar varios subdocumentos tendremos que seleccionarlos presionando primero
sobre el icono
que aparece a la izquierda superior del primer subdocumento y manteniendo
pulsada la tecla MAYS (Shift) de nuestro teclado haremos clic sobre el siguiente subdocumento.
Podemos combinar tantos subdocumentos como queramos.
Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono
. Se fusionarn
todos en el mismo subdocumento. Este botn slo estar habilitado si tenemos varios
subdocumentos seleccionados.
Dividir.
El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy extensos y queremos dividirlos en
varios subdocumentos.
Para realizar la divisin debemos situarnos una lnea encima o al principio del ttulo del
subdocumento a partir de donde vayamos a crear otro subdocumento.
Una vez estemos ah situados pulsamos sobre el botn
, este botn slo estar
habilitado si estamos en la posicin correcta.
Bloquear documentos.
Cuando estamos trabajando en grupo con un documento maestro que contiene varios
subdocumentos, los subdocumentos pueden ser bloqueados automticamente por Word cuando
un usuario est utilizando un subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo slo tendr
acceso en modo lectura.
Tambin podemos modificar la opcin de bloquear/desbloquear nosotros mismos utilizando el
icono que tenemos en la barra esquema
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Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la izquierda del subdocumento aparece un

dibujo en forma de candado
. A partir de este momento no podremos modificar el
subdocumento, slo tendremos acceso en modo lectura, nosotros y el resto de usuarios.
Tablas de contenidos, de ilustraciones e ndices

Introduccin
Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est buscando.
Word llama tabla de contenido a lo que en Espaa conocemos simplemente como ndice y Word
llama ndice a lo que nosotros llamamos ndice alfabtico. En el punto siguiente aclararemos ms
las diferencias entre ndice y tabla de contenido.
Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con documentos
extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de
contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn punto importante del
documento.
Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estrucura del documento y colocar todos los
trminos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas de ilustraciones, grficos y tablas, que nos
permitirn organizar estos elementos en tablas que facilitarn su bsqueda y consulta por parte
de los lectores.
Conceptos bsicos
ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra dicha palabra.
El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama a ndice lo que
normalmente nosotros llamamos ndice alfabtico o glosario. Utilizaremos la misma nomenclatura
que Word. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de
manera rpida y sencilla. En la imagen podemos ver parte de un ndice.
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Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y

contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos
puede contener o no el nmero de pgina y puede establecerse un enlace directo a los puntos
contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero
que miramos cuando queremos saber qu temas tratar. Si hemos dado a los ttulos del
documento un formato que incluya los niveles de esquema (Ver Unidad 15) cas tendremos
construida la tabla de contenido. En la imagen podemos parte de una tabla de contenido.
Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos anteriormente, pero si vamos a
imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que los esquemas no
dejan de ser una vista que est slo disponible en la versin digital del documento.
Insertar marcas de ndice

Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos
que posteriormente aparezcan en nuestro ndice.
Existen dos formas de marcar las entradas del ndice:
De forma automtica:
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Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crear un nuevo
documento donde tendremos todas las marcas de ndice.
El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas:
- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice.
- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener
en el ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser exactas, por ejemplo si el ttulo en el
documento es Captulo 2. Tipos de vehculos en la columna tendremos que escribir ese texto
idnticamente, si escribiramos capitulo 2. Tipos de vehculos no sera correcto ya que la c est en
minscula y la i no est acentuada y por tanto la tomara como otra frase.
- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el ndice.
- Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos querer tener dentro del
Captulo 2 una subentrada llamada Vehculos de motor entonces en la segunda columna
pondremos Captulo 2. Tipos de vehculos:Vehculos de motor, los dos puntos ":" indican que es un
subndice de Captulo 2.
- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el ndice.
- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.
Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos
utilizar la opcin de la pestaa Vista > Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento
automticamente.
- Abrimos el documento a marcar.
- Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice
Aparece el dilogo de ndice.
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- Hacemos clic en el botn Automarcar...

Aparece un dilogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.
- Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.
El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word a incluido unas marcas en nuestro
texto.
Una vez tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice como veremos en el siguiente
apartado.
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De forma manual:
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a
aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a insertar una marca.
- Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada o presiona la combinacin
de teclas Alt + Shift + X.
- Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice. Si habamos seleccionado el texto aparecer ya
escrito en el recuadro Entrada, en caso contrario debemos introducirlo ahora. Este recuadro
Entrada es el que posteriormente aparecer en el ndice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecern debajo de la
entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada
principal tiene trminos estrechamente relacionados con ella que tambin aparecen en el
documento.
Por defecto el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una referencia cruzada (se
estudiar en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de pginas.
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Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y cursiva.

Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este dilogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que
deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo de Marcar entrada de ndice, en el
momento en que est activo el dilogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y as
con todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.
Insertar ndice
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o automticamente,
podemos crear el ndice.
Para insertar el ndice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del
documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice, aparecer un
cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo. Con sangra, si queremos que aparezcan debajo de
la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.
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En formatos podemos seleccionar el estilo que tendr el ndice.
Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se generar el ndice.
Un ejemplo de cmo sera un ndice lo tenemos en la imagen de abajo.
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Desde el dilogo de ndice podemos acceder a modificar el estilo del ndice presionando sobre el
botn Modificar. Nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos
modificar cada uno de los niveles.
Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el formato cada uno
de ellos seleccionndolo y presionando sobre Modificar....
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Tabla de contenido
Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que est formada por los ttulos de los
apartados que aparecen en el documento.
Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:
1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan en la
tabla de contenidos.
2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Veamos tres mtodos para preparar una tabla de contenidos.

1. Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word.
Vimos en la unidad de Esquemas que Word dispone de estilos de ttulos predefinidos que incluyen
niveles de esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos de ttulos al crear
la tabla de contenidos Word se fija en estos ttulos y crea la TDC a partir de ellos.
2. Crear el documento en vista esquema.

Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles
de esquema de los ttulos del documento. De este modo Word aplicar automticamente el estilo
de ttulo apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaa Vista > Esquema.
3. Crear estilos de ttulos personalizados.

Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en
cuenta cuando generemos la TDC.
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Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos personalizados una vez estemos en
la pestaa de Tabla de contenido en el dilogo Tabla de contenido (que veremos a continuacin)
debemos pulsar sobre el botn Opciones...
Nos aparece el dilogo como el que vemos en la imagen, donde debemos seleccionar los estilos
personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si nos hemos creado
los estilos Ttulo 1, Ttulo 2 , etc. lo lgico es que le asignemos a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, a Ttulo
2 el Nivel de TDC 2 y as sucesivamente.
Generar la tabla de contenido.

Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn hemos visto anteriormente y por lo
tanto ya estn definidos los elementos que formarn la tabla de contenido slo nos queda generar
dicha tabla.
Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (Normalmente
una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaa Referencias,
desplegar el men Tabla de contenido.
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Word dispone de dos modelos de Tablas automticas. Eligiendo uno de ellos se generar una tabla
de contenidos de forma instantnea, con el estilo que tiene predefinido.
Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir,
pero aprovechando la estructura que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opcin Insertar tabla de
contenido..., donde aparecer el siguiente cuadro de dilogo.
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En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la

presentacin que tendr el estilo seleccionado.
Adems podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar nmeros de pgina, Alinear
nmeros de pgina a la derecha y si queremos sustituir los nmeros de pgina por hiperenlaces
marcaremos la opcin Usar hipervnculos en lugar de nmero de pgina.
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Si pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen
donde podemos establecer la relacin entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto
son los que aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si
queremos que nuestra TDC slo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo 3,
Titulo 4, etc.
Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar
sobre Restablecer.
Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el men Tabla de
contenido.
Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminar; pero
pulsando en Guardar seleccin en galera de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de
nuestra tabla, y se aadir al desplegable para que podamos elegirla en futuras ocasiones.
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Actualizar la TDC
Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla automticamente. Si
una vez creada la TDC modificamos el documento aadiendo o eliminando ttulos, podemos
actualizar la TDC con un par de clics de ratn de una manera fcil y cmoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
- Desde la pestaa Referencias disponemos del botn
- Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men emergente donde
encontraremos la opcin Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el dilogo
Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo. En l indicaremos si deseamos
actualizar slo los nmeros de pgina o toda la tabla.
Tablas de ilustraciones y otras

Tambin podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones, grficos o de tablas.
Al igual que hemos visto que para crear ndices y tabla de contenidos primero debemos marcar las
entradas y despus generar la tabla.
De forma similar a como ocurra con la TDC tenemos dos opciones para marcar las entradas a la
tabla de ilustraciones:
- Utilizar los rtulos de ilustraciones predefinidos por Word.
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Para utilizar esta opcin debemos seleccionar el objeto (ya sea tabla, imagen, grfico, etc.),
acceder a la pestaa Referencias y pulsar el botn Insertar ttulo.
Nos aparece el dilogo Ttulo que vemos en la imagen. Como podemos ver el ttulo se va a insertar
en una tabla, aunque podemos asignarle el ttulo a cualquier otro tipo de elemento.
Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc y seleccionar Ttulo, Word lo detecta
automticamente y le asigna el ttulo y el tipo de rtulo adecuado. La posicin del ttulo puede ser
incluida encima de la seleccin o por debajo de la seleccin.
Adems vemos una serie de botones:
- Nuevo rtulo... Sirve para modificar el Ttulo de la ilustracin.
- Numeracin... Abre el cuadro de dilogo que vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo
de la numeracin de los ttulos.
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- Autottulo... Sirve para generar automticamente los ttulos de un determinado tipo. Por ejemplo
podemos hacer que se generen automticamente los ttulos de las imgenes de mapa de bits
(*.bmp) que vayamos incluyendo en el documento.
- Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.

Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier tipo y los grficos,
tablas, y dems objetos no son una excepcin. Por tanto podemos definirnos nuestros propios
estilos personalizados de ilustraciones y asignrselos posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustracin y usarlo nicamente para ese motivo,
posteriormente cuando hallamos aplicado un ttulo a la ilustracin podemos aplicarle el estilo
personalizado.
Al generar la tabla de ilustraciones, Word reconocer esos tipos personalizados.
En la opcin Rtulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones queremos incluir la
ilustracin.
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Generar la tabla de ilustraciones.

Cuando hayamos insertado todos los ttulos a las ilustraciones debemos acceder a la pestaa
Referencias y hacer clic en el botn Insertar tabla de ilustraciones. Se abrir el dilogo de Tabla de
ilustraciones.
Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la
tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los nmeros de pgina y alinearlos a la derecha o si por el
contrario preferimos utilizar hipervnculos en lugar de nmeros de pgina.
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En la lista despegable de Etiqueta de ttulo podemos seleccionar que tipo de tabla vamos a crear
(Tabla, ilustracin, Fig, etc) en la imagen que vemos arriba vemos que esta seleccionada la opcin
de Tabla, puesto que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.
Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el dilogo que vemos en la imagen donde podemos
seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de ilustraciones personalizado que
hayamos creado.
La opcin de identificador de tabla es mejor que se asigne automticamente para no mezclar
distintas tablas. Este identificador hace referencia a las distintas tablas de ilustraciones que
tengamos en nuestro documento, si lo asignamos manualmente podramos repetir el identificador
y crear un conflicto por duplicidad de identificadores de tabla.
La opcin de Modificar... sirve para modificar el estilo de la tabla que generemos.
Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie

Introduccin
En esta unidad aprenderemos algunas de las tcnicas de las que dispone Word para relacionar
informacin en el documento, con los marcadores y las referencias cruzadas. Y a hacer
aclaraciones con la utilizacin de las notas al pie y las notas al final.
Con estas tcnicas nuestros documentos adquirirn un toque ms profesional y sern ms fciles
de utilizar.
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Al redactar un documento, Cantas veces nos hemos encontardo con que estamos hablando de
algo que ya hemos explicado anteriormente y nos gustaria que el lector pudiera acceder a ello
desde ese punto? Y en muchas ocasiones no lo hemos hecho por no saber cmo.
Por ejemplo, en el texto " ... como vimos en el grfico del tema anterior..." un enlace a la pgina
donde est ese grfico vendra muy bien. Pero si ponemos el nmero de la pgina corremos el
riesgo de que, ms adelante, modifiquemos el documento y cambie el nmero de pgina y no nos
acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya est solucionado de forma automtica con las
referencia cruzadas, como vamos a ver a continuacin.
Conceptos bsicos
Marcadores. Un marcador identifica una posicin o seleccin de texto a la que se asigna un

nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es
un documento tcnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con
notas (post-it) para una posterior consulta. En formato digital tambin se puede hacer esto y de
una manera ms elegante.
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a estos
puntos de manera rpida y sencilla. Adems son la base para crear referencias cruzadas en
nuestro documento.
Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a no ser
que nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles. Cuando
hacemos visible un marcador se muestra la palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la
imagen.
Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algn elemento que se
encuentra en el documento. Por ejemplo cuando estamos recordando algn concepto que hemos
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explicado en algn tema anterior solemos hacer referencia a ese captulo, o tambin podemos
utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a alguna imagen, tabla o grfico dentro del
documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse
automticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la referencia ya no est en la
pgina 3 sino en la pgina 4, la referencia se actualiza sola.
En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior. El bocadillo
que vemos en la imagen es porque al situar el ratn encima de una referencia cruzada nos informa
que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic accedemos a la posicin donde se encuentra la
referencia (en este caso el marcador "ratn").
Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suele utilizarse para aadir informacin o dejar
constancia de alguna aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina. Por ejemplo una
nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algn autor, en la nota al pie se pondr
quin es el autor de esa cita.
En las imgenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superndice con el nmero 1, esto
indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie referente al
superndice 1.
Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de pgina como en este ejemplo o
puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para
aclarar el significado de la palabra AvPg.
Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual, la
diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la pgina para aclarar algn punto
y la nota al final se suele poner al final de un captulo o bien al final del documento.
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Insertar marcadores
Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de nuestro documento
a los que vayamos a hacer referencia ms adelante mediante una referencia cruzada.
Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos:
- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.
- Acceder a la pestaa Insertar y selecciona la opcin Marcador o presionar Ctrl + Mays + F5.
Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen, donde debemos escribir el nombre del marcador.
El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra, seguidamente
puede contener nmeros. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres.
Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posicin.
Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.
Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar.
El botn Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un
marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posicin del documento a la que est asociado el
marcador.
Pgina 92
Cmo ver los marcadores de nuestro documento?.
Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opcin para mostrar
Marcadores ocultos. Lo haremos desde el men Archivo > Opciones.
Una vez abierto el cuadro de dilogo deberemos seleccionar la categora Avanzadas, en la lista de
la izquierda. Deberemos bajar la barra de desplazamiento hasta encontrar las opciones relativas a
Mostrar contenido de documento, all marcaremos la opcin Mostrar marcadores.
Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el dilogo Opciones veremos en nuestro documento aquellos
marcadores que hemos incluido.
Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo desde la pestaa Inicio,

desplegando la opcin Buscar y seleccionando Ir a, o presionando Ctrl + I.
En la pestaa Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en la lista despegable
podemos seleccionar el marcador que deseemos, posteriormente slo debemos pulsar el botn Ir
a.
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Referencias cruzadas
Ya hemos comentado que es una referencia cruzada y su estrecha relacin con los marcadores.
Ahora vamos a ver cmo crear una referencia cruzada a un marcador.
Lo primero que tendramos que hacer es insertar los marcadores en los lugares adecuados de
nuestro documento, de la forma que hemos visto en el punto anterior.
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Seguidamente nos tendramos que colocar en el punto del documento en el que deseamos
insertar la referencia cruzada e ir a la pestaa Insertar y hacer clic en el botn Referencia cruzada
. Aparecera el cuadro de dilogo Referencia cruzada, similar al de esta imagen.

En el desplegable Tipo eligiramos Marcador y en la parte inferior del dilogo aparecerian los
marcadores que hayamos creado previamente.
Ya slo quedara seleccionar un marcador y hacer clic en el botn Insertar.
Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un hipervnculo.

Pero adems de marcadores existen otros tipos de elementos de nuestro documento a los que
podemos hacer referencia utilizando las referencias cruzadas, como son los ttulos, ilustraciones,
tablas, notas al pie, ...
En el cuadro despegable Tipo podemos seleccionar el tipo de referencia que vamos a crear. En la
imagen puedes ver los tipos disponibles.
El cuadro despegable Referencia a indica qu texto va a aparecer en el documento cuando
creemos la referencia cruzada. Si, por ejemplo, seleccionamos Texto del marcador, aparecer el
nombre que dimos al marcador cuando lo creamos.
Al seleccionar un tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se modifican adaptndose
al Tipo seleccionado, segn veremos a continuacin.
Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos del tipo en cuestin
"preparados" previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia cruzada a una tabla, no solo
hace falta que haya una tabla en el documento, sino que ademas hayamos creado un ttulo tipo
Tabla. A continuacin vamos a ver cmo hay que hacer esta "preparacin" para cada tipo.
Pgina 95
Tipo Ttulo.
Para hacer referencia a ttulos debemos crearlos utilizando los Estilos de ttulo predefinidos (Ttulo
1, Ttulo 2, ... Titulo 9) .Para crear un ttulo basta seleccionar el texto, acceder a la barra de
formato y en estilo escoger el ttulo que corresponda.

Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Ttulo son:
Texto del ttulo. Texto actual de ttulo.
Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra el marcador del ttulo.
Nmero de ttulo. Muestra el nmero relativo al ttulo.
Nmero de ttulo (sin contexto). Muestra el nmero del subttulo.
Nmero de ttulo (en contexto). Muestra el nmero del ttulo de cabecera.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de dnde
hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra
posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la
referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.
Tipo Marcadores.
Podemos hacer referencia a marcadores creados previamente de la forma que hemos visto en el
punto anterior Insertar marcadores, de esta misma unidad.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Marcadores son:
Texto del marcador. Inserta el nombre del marcador.
Nmero de pgina. Inserta la pgina donde est el marcador.
Nmero de prrafo. Muestra el nmero del prrafo relativo al marcador.
Nmero de prrafo (sin contexto). Muestra el nmero de prrafo.
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Nmero de prrafo (en contexto). Muestra el nmero de prrafo.

posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la
Tipo Notas al pie o Notas al final.
Al final de esta unidad veremos como crear Notas al pie y Notas al final, una vez creadas ya
podremos asignarles una referencia cruzada sin ms preparacin.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Notas al pie y Notas al final son:
Nmero de nota al pie. Nmero de nota al pie o nmero de nota al final.
Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra la nota al pie o la nota al final.
posteriormente en el documento con respecto a la posicin en que estamos o nos mostrar "ms
atrs" si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el
documento.
Nmero de nota al pie (con formato). Muestra el nmero del subndice del nmero de pgina con
el mismo formato que la indicacin de la nota al pie.
Tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla.
Para poder crear referencias cruzadas a estos tres tipos de elementos primero, obviamente,
debemos crear la ecuacin, ilustracin o tabla y luego debemos colocar el cursor al lado del
elemento e ir al men Insertar, Referencia, Ttulo... y aparecera un cuadro de dilogo como el que
vemos en la imagen.
Pgina 97
En primer lugar, en el desplegable Rtulo debemos selecionar entre Ecuacin, Ilustracin o Tabla.
En el campo Ttulo aparecer, por ejemplo, Ilustracin 1, si es la primera ilustracin que creamos,
Ilustracin 2, si es la segunda, etc. Si queremos cambiarlo debemos hacer clic en el botn Nuevo
rtulo. Lo que pongamos en el campo Ttulo luego podr aparecer en la referencia cruzada segn
el campo Referencia a.
Una vez completado este cuadro de dilogo pulsar en Aceptar y ya tendremos un elemento al que
asignar la referencia cruzada.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a del cuadro de dilogo Referencia Cruzada, para
los tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla son:
Todo el epgrafe. Muestra todo, el rtulo, el nmero y el texto de la ilustracin.
Slo rtulo y nmero. Muestra el rtulo y el nmero.
Slo texto del epgrafe. nicamente muestra el texto.
Nmero de pgina. El nmero de pgina donde se encuentra la ilustracin.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de donde
hayamos situado la referencia nos mostrar ms adelante si la referencia se encuentra
posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar ms atrs si la
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Tipo Elemento numerado.

Tambin se pueden establecer referencias cruzadas a elementos numerados (creados utilizando
las opciones de Numeracin y Vietas).
Notas al pie y notas al final

Crear una nota al pie.
Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.
- Accedemos a la pestaa Referencias.
Si seleccionamos la opcin Insertar nota al pie la nota se insertar automticamente y no
tendremos que relizar ms acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el
cuadro de dilogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la flecha situada en la esquina
inferior derecha del grupo Notas al pie.
Aparece el dilogo que vemos en la imagen.
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Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.

Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:
- Incluir la nota al final de la pgina o Debajo de la seleccin.
Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:
- Incluir la nota al Final del documento o al Final de la seccin.
Adems en el dilogo podemos seleccionar el formato del nmero que deseamos que se muestre
como subndice.
Podemos incluir una marca personal pulsando en Smbolo...

Se puede indicar a partir de que nmero, letra, smbolo comienza la primera nota al pie.
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Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada nueva seccin o si reinicia en cada

nueva pgina.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a
mitad del documento y aplicar los cambios despus seleccionando Aplicar cambios a Todo el
documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratn encima aparece un
"bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el
superndice nos lleva a la nota al pie / nota al final referente al superndice.
Ref. cruzadas con numeraciones

De las diferentes referencias cruzadas que podemos crear, es posible que las referencias cruzadas
a prrafos numerados sean las ms difciles de entender a primera vista.
Por este motivo vamos a verlo mejor con un ejemplo.

Disponemos de un par de prrafos numerados.
Crear prrafos numerados.
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Podemos insertar un prrafo numerado antes de redactarlo o bien despus. Nos situamos al inicio
de este y accedemos a la pestaa Insertar y desplegamos la lista Elementos rpidos, all hacemos
clic sobre la opcin Campo.
Nos aparece el dilogo Campo donde podemos seleccionar la Categora de Numeracin, el nombre
de campo dentro de esta categora y las propiedades de las que disponga ese campo.
En el caso que nos ocupa que es insertar un prrafo numerado debemos seleccionar en Categoras
Numeracin.
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En la lista nombres de campo debemos seleccionar ListNum y en formato seleccionamos el que

ms nos convenga. Por defecto se selecciona (ninguno).
Al crear referencias cruzadas sobre prrafos nos aparece la lista con los prrafos que tenemos
numerados, podemos seleccionar un prrafo y ver que resultados nos ofrece cada una de las
distintas opciones.
Veamos con el ejemplo las distintas opciones de referencias cruzadas que podemos hacer sobre
prrafos numerados.
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Nmero de pgina. Esta opcin muestra el nmero de pgina donde se encuentra el prrafo. En
nuestro ejemplo se encuentra en la pgina 1.
Nmero de prrafo. Muestra el nmero del prrafo numerado. En el ejemplo con el prrafo
seleccionado es i).
Nmero de prrafo (sin contexto). Muestra el nmero del prrafo numerado sin mirar el contexto
de donde se encuentra el prrafo. En el ejemplo es i) puesto que no mira el contexto en el que se
encuadra el prrafo.
Nmero de prrafo (en contexto). Muestra el nmero del prrafo al completo. En el ejemplo es
1)a)i) ya que es el primer prrafo y que est en la primera pgina.
Texto de prrafo. El texto que aparece en el prrafo de la referencia. En el ejemplo nos mostrara
el texto perteneciente al prrafo I) "Una de la ventajas que han aportado...".
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de donde
situemos la referencia nos mostrar ms adelante si la referencia se encuentra posteriormente en
el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar ms atrs si la referencia se encuentra
en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.
Veamos con el ejemplo de una forma ms sencilla, si la referencia al prrafo 1) la hacemos en la
primera lnea del documento al insertar la referencia con la opcin Ms adelante o ms atrs nos
mostrar ms adelante ya que est posteriormente en el documento, pero si la referencia la
insertamos en la ltima lnea del documento nos mostrar ms atrs.
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Seguridad
Introduccin
Hoy en da todo el mundo tiene claro que es imprescindible disponer de un sistema de seguridad
en el ordenador. Lo habitual es disponer como mnimo de un antivirus, especialmente si el sistema
tiene acceso a internet.
Pero tambin debemos tener en cuenta la seguridad interna, que muchas veces se descuida. Es
muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los documentos en entornos
de trabajo donde usuarios diferentes pueden utilizar una misma mquina. Por ejemplo, en una
empresa un empleado puede tener acceso a un ordenador con documentos que no debera poder
modificar porque pertenecen a otro empleado de otro turno distinto.
En Word existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos. En esta
unidad veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre nuestros documentos.
Podemos definir los siguientes niveles de seguridad:
Aadir contrasea a un documento.
Controlar quin puede abrir, modificar o imprimir un documento.
Identificar al autor del documento por medio de la firma electrnica.
Proteger el documento contra virus de macros.
Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.
Word proporciona un nivel de seguridad adecuado pero no es perfecto, por lo que conviene
completar con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.
Aadir contrasea al documento

Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es
asignndole una contrasea para que nicamente la persona que conozca esa contrasea pueda
abrir y modificar el documento.
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Una contrasea (o password) es una combinacin de caracteres que pueden contener tanto letras
como nmeros y que utilizan un sistema de cifrado para convertir el texto introducido en una
cadena de caracteres indescifrables.
Accediendo por la pestaa Archivo > Informacin pulsaremos el botn Proteger documento y
elegimos la opcin Cifrar con contrasea. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo desde el que
introduciremos la contrasea.
Al escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de dilogo para que volvamos a repetir la
contrasea. As el sistema se asegura de que se ha introducido correctamente y sin errores
tipogrficos.
Modificar la contrasea a posteriori es tan sencillo como acceder a esta misma ventana y
cambiar el valor. Para borrarla, lo nico que haremos ser eliminar la contrasea actual dejando el
cuadro de texto en blanco.
Restricciones de formato y edicin

Restricciones de formato.
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Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que puedan modificar el
formato de nuestro documento.
Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del documento, pero no
pueden realizar ningn cambio de formato.
Para habilitar esta caracterstica debemos acceder a la pestaa Revisar y seleccionar Restringir
edicin.
Se abrir el panel de la imagen.
La primera opcin es la que nos permite aplicar Restricciones de formato en el documento.
Pulsando sobre el enlace Configuracin... accedemos a un cuadro de dilogo donde podemos
seleccionar qu tipo de formatos restringimos.
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Los estilos que vemos marcados son los que estn permitidos. Desmarcar una casilla implicara
dejar de permitir la modificacin del estilo en s, es decir, bloquearlo.
Disponemos de tres botones.
Todo. Marca todos los estilos.
Mnimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos segn el criterio de Word.
Ninguno. No deja marcado ningn estilo.
Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar.

En el panel Restringir formato y edicin el tercer paso es Comenzar a aplicar. Se activa el botn Si,
aplicar la proteccin. Al pulsar sobre este botn nos solicita que introduzcamos dos veces la misma
contrasea, para que posteriormente podamos desactivar esta restriccin.
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Para desactivar esta restriccin en este mismo panel debemos pulsar sobre el botn Suspender la
proteccin que aparecer. Nos aparece un dilogo donde debemos introducir la contrasea y
pulsar Aceptar.
Restricciones de edicin.
Con esta restriccin podemos determinar que tipo de edicin permitimos sobre el documento.
Podemos limitar los cuatro tipos de edicin que vamos a ver a continuacin.
Al activar la casilla Permitir slo este tipo de edicin en el documento se despliegan unas opciones
en el panel de Restringir formato y edicin.
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Podemos seleccionar qu tipo de ediciones queremos habilitar sobre el documento, de entre la

lista de opciones que vemos en la imagen. Y en ocasiones podremos seleccionar qu usuarios
pueden realizar las modificaciones.
Cambios realizados. Esta opcin permite que el usuario realice modificaciones sobre el
documento, pero los cambios realizados sern resaltados.
Comentarios. Con esta opcin los usuarios nicamente pueden introducir comentarios sobre el
documento.
Rellenando formularios. Con esta opcin los usuarios solo podrn escribir en las reas de los
formularios.
Sin cambios. Esta opcin es la ms restrictiva, no permite realizar ningn cambio, equivale a slo
lectura.
La firma digital
En la pestaa Archivo > Informacin > Proteger documento encontramos la opcin Agregar una
firma digital. Al hacer clic en ella un cuadro de dilogo nos explica en qu consiste firmar
documentos y nos permite abrir el catlogo de servicios de firmas recomendados por Word,
siempre y cuando dispongamos de internet para conectar con la pgina web correspondiente.
Para tener una firma digital, debemos solicitarla con anterioridad a una autoridad certificadora
como la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre. Esta y alguna otra compaa ofrecen certificados
de firmas digitales, para ms informacin visita su web e infrmate de cmo solicitar una firma
digital.
Una firma digital sirve para asegurar la autora de un documento. Permite certificar que el
documento que ha sido realizado (o cuanto menos que ha sido firmado) por el firmante.
No vamos a entrar en detalle pero en una firma digital existen 2 tipos de clave para un mismo
usuario, la clave pblica que todo el mundo conoce y sirve para cotejar que un documento es de
quien dice ser, y una clave privada que es la que utiliza el usuario que firma el documento y que
nicamente debe conocer l.
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Word te da la posibilidad de crear tu propia certificacin, que nicamente ser valida para
identificarte para trabajar con Office. Si ese va a ser el nico uso que le vas a dar a tu firma digital
puedes utilizar esta alternativa.
Una vez creada la firma vers la ventana de la imagen.
Si queremos cambiar la firma digital haremos clic en Cambiar y seleccionaremos otra que se
encuentre en el equipo. En caso contrario, hacer clic en Firmar.
A partir del momento en que se firme un documento, este no podr ser modificado. En caso de
que sufriese algn tipo de edicin la firma se rompera, pues no sera posible afirmar que el sujeto
que ha realizado los cambios es el mismo que firm el documento.
Puedes firmar y romper la firma tantas veces como quieras. Lo importante es que cuando el
documento este finalizado, al aadirle la firma, cada persona que lo abra ver que lo hiciste t y
no podr modificarlo sin romper la firma digital.
Otras opciones de seguridad

Seguridad de macros.
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En la pestaa Archivo > Opciones podemos escoger la categora Centro de confianza. All
encontraremos varios enlaces de informacin y un botn que nos llevar a su configuracin:
Configuracin del centro de confianza, en el que podemos especificar el nivel de seguridad sobre
los documentos.
Existen formas de programar acciones en documentos de Word, mediante las macros. En
ocasiones, una macro puede haber sido programada de forma maliciosa, comprometiendo la
seguridad de Word y del sistema al ser ejecutada. De modo que puede ser, y de hecho es, un
agujero de seguridad que en cierto modo podemos controlar dependiendo del nivel de seguridad
que apliquemos.
Deshabilitar todas las macros sin notificacin. Es el ms restrictivo puesto que no permite la
ejecucin de macros en tu equipo.
Deshabilitar todas las macros con notificacin. Permite la ejecucin de macros a peticin del
usuario. cuando abras el archivo saltar un aviso que debers aceptar si quieres que las macros se
ejecuten.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Permite la ejecucin de las
macros con firma digital.
Habilitar todas las macros. Es el nivel ms bajo de seguridad y por tanto el ms peligroso puesto
que no ofrece proteccin alguna sobre las macros.
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En la categora Editores de confianza podemos seleccionar aquellas firmas digitales de usuarios o

compaas de las cuales permitimos ejecutar las macros adjuntas en sus documentos.
En la categora Opciones de privacidad disponemos de una serie de opciones de confidencialidad,

como vemos en esta imagen:
Podemos seleccionar:
Quitar informacin personal... Si seleccionamos esta opcin al guardar el documento en Word,
eliminar la informacin relativa a la autora del documento, es decir los campos relativos al autor
del documento como nuestro nombre y dems se dejarn en blanco.
Avisar antes de imprimir... Esta opcin permite que seamos avisados antes de imprimir, guardar o
enviar un archivo con modificaciones.
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Almacenar nmeros aleatorios... Word al guardar un documento le asigna un nmero para

posteriormente identificarlo, esta opcin genera un nmero aleatorio para el identificador del
documento.
Hacer visible el marcado oculto... Esta opcin muestra las marcas ocultas al abrir o guardar un
documento.
Gestin de derechos de informacin (IRM)

El IRM (Information Rights Management) permite gestionar los permisos de acceso, impresin,
copia y reenvo de los documentos Microsoft Office de una forma bastante completa. Con l
conseguimos un mayor control sobre la seguridad de nuestro documento restringiendo el acceso y
modificacin completa o parcial del documento a los usuarios que nosotros especifiquemos.
Es una herramienta independiente que viene, en el caso de Windows Vista, con la instalacin del
sistema operativo. En cambio en Windows XP hay que instalarla de forma expresa.
La principal ventaja es que aplica la seguridad al propio documento, de forma que aunque el
archivo cambie de manos, sea enviado o se abra desde otro ordenador la seguridad seguir
vigente. Pero ojo, tampoco es perfecto, nada impide que por ejemplo la persona que visualiza el
archivo haga una captura o una fotografa de su contenido, o bien copie a mano el texto.
Macros
Introduccin
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podran realizarse
automticamente utilizando las propiedades de las macros.
Una macro no es ms que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden que el usuario
decide, actuando como una nica instruccin y que pueden asignarse a un botn.
Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:
- Automatizar una serie de pasos.
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- Personalizar la barra de acceso rpido aadindole nuevas funcionalidades.

- Insertar texto o grficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogn de la
empresa, si lo tenemos en una macro nicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo
insertamos mediante una macro.
Si disponemos de los conocimientos necesarios podemos hacer macros que funcionen como si
fueran comandos de Word y aadirlos a la barra de herramientas o asociar cada macro a una
combinacin de teclas especfica. Esto lo veremos a lo largo de la unidad.
Macros de Word
Antes de empezar a crear macros, conviene saber que Word ya contiene una serie de comandos
ya definidos. Para consultarlos seguiremos los siguientes pasos:
- Accede a la pestaa Vista > Macros > Ver macros... Aparece el cuadro de dilogo Macros.
- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word. Podrs ver la lista con los
comandos disponibles en Word.
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Lo nico que podremos hacer con estos comandos es ejecutarlos de forma normal o, si estn
compuestos de una serie de pasos, ejecutarlos Paso a paso. Al ser propios de Word, no podremos
modificarlos.
Crear macros con la grabadora

Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que
vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora sta almacenar todos los comandos (o
acciones) que vayamos realizando. As pues todo lo que hagamos se guardar y posteriormente al
ejecutarla se llevar a cabo. Por ello debemos tener cuidado en no grabar ninguna accin que no
tiene porqu ejecutarse siempre con la macro que estamos creando
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente que tipo de macro
vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable
realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que as salga sin ningn error.
Debemos tener en cuenta que cuando est en marcha la grabadora no podemos utilizar el ratn
para desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante teclado, con las opciones de
desplazamiento que vimos en la Unidad 3 de Edicin bsica.
Otra consideracin que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la
macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces no
podremos utilizarla para posteriores documentos.
Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaa Vista y deplegar el men Macros y
seleccionar la opcin Grabar macro.
Aparecer el cuadro de dilogo Grabar macro que vemos en la imagen.
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Nombre de macro. Aqu escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear.

Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones:
- Debe comenzar con una letra.
- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y nmeros.
- No puede contener espacios ni smbolos.
Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya exista o de un comando existente en Word las
acciones de la nueva macro sustituirn a la macro anterior o al comando de Word que haba antes.
Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro.
Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la macro, que podr ser
un botn o una combinacin de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botn o el de Teclado
aparecern unos nuevos cuadros de dilogo, que vermos en el punto siguiente. No es necesario
utilizar estos botones desde este dilogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y
posteriormente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas.
En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dnde vamos a guardar la macro. Por
defecto nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm que es la que el sistema utiliza para
crear todos los nuevos documentos.
Pgina 117
Tambin podemos escribir una pequea Descripcin que resuman las funciones de la macro.
Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese momento podemos
detener la grabacin desde el men Macro o desde la barra de estado:
Tambin podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratn se
transforma con la imagen de una cinta.
Guardar la macro.
Desde el men tenemos la posibilidad de Pausar la grabacin si queremos efectuar alguna accin
que no deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro seleccionamos
la opcin de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de guardar la
macro. La macro se guarda automticamente una vez hemos pulsado el botn, pero es
conveniente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas, como veremos a continuacin.
Insertar la macro en la barra de acceso rpido

Insertar la macro en la cinta o la barra de acceso rpido.
Para insertar un botn de una macro ya existente, accedemos a la pestaa Archivo > Opciones.
Aparece el dilogo Opciones de Word. Deberemos situarnos en la categora del men izquierdo
Personalizar cinta de opciones si queremos incorporar el botn en la cinta, o en Barra de
herramientas de acceso rpido si queremos incorporar el botn en la barra de acceso rpido.
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- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecern listadas todas la macros

que hayamos grabado.
- Bastar con seleccionar la macro y pulsar el botn Agregar >> para que se aada a la barra. La
macro se aadir al listado de comandos de la barra.
En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendr, seleccionndola y haciendo clic en el
botn Modificar.... Se abrir un cuadro de dilogo con diversos iconos preestablecidos para que
puedas seleccionar uno y adems puedas modificar su nombre.
Asignar una combinacin de teclas a la macro.

En el caso de incorporar la macro a la cinta, dispondremos del botn Personalizar... en el cuadro
de dilogo anterior, que es el que permite escoger el acceso de teclado a la accin. Se abrir el
cuadro de dilogo que vemos en esta imagen, que es el mismo que veramos si pulsramos la
opcin Teclado del cuadro de dilogo Grabar macro que hemos visto anteriormente.
Pgina 119
En la categora Especificar un comando deberemos seleccionar Macros y luego la macro en

concreto a la que asignar el atajo de teclado. Luego, en Especificar la secuencia de teclado es
donde deberemos especificar la combinacin de teclas. Para hacerlo, simplemente las pulsaremos
como si fusemos a ejecutarlas. El texto se escribir slo, por ejemplo, CTRL+ALT+4. Deberemos
hacer clic en Asignar para que la combinacin se asigne a la macro.
Debemos tener en cuenta no utilizar una combinacin ya existente para otro tipo de comando.
Editar el cdigo de la macro.

Podemos consultar el cdigo generado sobre la macro editndola. Adems puede servirnos de
utilidad si tenemos conocimientos de programacin en Visual Basic, para corregir posibles errores
que se generen al ejecutar la macro.
Para editar la macro pulsamos la combinacin de teclas ALT + F11 y dentro del dilogo Macros
seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y pulsamos Modificar.
Nos abre el editor de Visual Basic con la macro seleccionada como vemos en la imagen.
Pgina 120
Ejecutar y eliminar macros

Para llevar a cabo la ejecucin de la macro debemos:
- Acceder a la pestaa Vista y hacer clic en Macros.

Pgina 121
- Seleccionar la macro de la lista.

- Pulsar Ejecutar.
Obviamente, si est asignada a un botn de la cinta se ejecutar al hacer clic sobre l, y si hemos
creado un atajo de teclado tambin lo har al pulsar la combinacin de teclas.
Comentamos el resto de botones del dilogo.
Paso a paso. Ejecuta la macro instruccin a instruccin abriendo el editor de Visual Basic.
Modificar. Esta opcin es la que hemos explicado en el punto anterior.
Crear. Sirve para crear una nueva macro.
Eliminar. Elimina la macro seleccionada.
Organizador... Abre un nuevo dilogo donde podemos organizar si tenemos diversas macros, e
intercambiar macros de diferentes documentos.
Cancelar. Cierra el dilogo sin realizar ninguna accin.
Tambin podemos crear macros que se autoejecuten, disponemos de diversas opciones de
autoejecucin:
AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.
AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.
AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla donde tenemos la
macro.
AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde tenemos la
macro.
AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde tenemos la macro.
Si queremos que se ejecute la macro en alguna de estas opciones debemos asignarle el nombre
ese a la macro. Por ejemplo si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute
una serie de pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.
Pgina 122
Pginas web con Word

Microsoft dispone de un programa llamado Expression Web que est especialmente diseado
para crear pginas web, pero su utilizacin requiere un cierto nivel de especializacin en el campo.
Dado que una pgina web, en el fondo, no es ms que texto, Word incorpora un editor de pginas
Web bsico para aquellos usuarios que necesiten publicar contenido en internet de una forma
sencilla. Esto nos permite transformar un documento de Word en una pgina en lenguaje HTML
sin conocimientos previos de programacin o diseo. En esta unidad descubrirs lo fcil que es.
Crear o editar pginas Web

Para crear una nueva pgina, lo haremos creando un documento normal. Ya nos preocuparemos
a la hora de guardarlo de hacerlo como una pgina Web.
Para editar una pgina ya existente:
Si la pgina est en nuestro disco duro, podemos buscarla y abrirla como un documento
normal, a travs del dilogo Abrir. O buscar el archivo, y hacer clic derecho sobre l, y en el
men contextual, elegir Abrir con > Microsoft Office Word.
Si la pgina est en internet, es decir, no disponemos de ella sino que est alojada en un
servidor,
deberemos
escribir
su
direccin
web
completa
(por
ejemplo
www.aulaclic.es/ejemplo.htm) en el cuadro de dilogo Abrir. Lo haremos en la caja de

texto donde normalmente se indica el nombre del archivo.
Para trabajar con una pgina web, disponemos de la vista Diseo Web, en la barra de vistas o en la
pestaa Vistas.
A partir de este punto, trabajaremos con la pgina de la forma que estamos acostumbrados para
el resto de documentos.
Pgina 123
Luego veremos que, por las caractersticas del HTML, una pgina Web no soporta todos los
formato de Word, y al guardarla, se modificarn.
Insertar y modificar hiperenlaces

Un hiperenlace (o hipervnculo) puede ser una palabra, frase o grfico. Se caracteriza porque al
hacer clic sobre l saltamos a la pgina web a la que apunta el hiperenlace. Cuando pasamos el
cursor por encima de un hiperenlace, Este cambia de forma y toma la forma de una mano.
Los hiperenlaces pueden llevarnos a otra parte dentro de la misma pgina, a otra pgina en el
mismo servidor o en uno distinto, a una direccin de correo electrnico, a un servidor ftp, etc.
Para insertar un hiperenlace ir a la pestaa Insertar, y pulsar el botn Hipervnculo.
Aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen, debemos rellenar el campo
Texto y el campo Direccin, veamos cmo hacerlo:
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Texto.
Es el texto que contiene el hiperenlace, puedes seleccionarlo en el documento con lo cual ya
aparecer en este campo o escribirlo. En el caso de crear un enlace a partir de una imagen,
deberemos seleccionarla antes de hacer clic en el botn de hiperenlace, y veremos que el texto
que se muestra es <Seleccin del documento>.
Vincular a.
Aqu tenemos cuatro opciones segn vemos en los cuatro iconos de la parte izquierda:
1.- Archivo o pgina Web existente. En el campo Direccin escribiremos una direccin completa de
Internet
(URL)
si
queremos
enlazar
con
una
pgina
de
Internet,
por
ejemplo,
http://www.aulaclic.com/index.htm .
Tambin podemos escribir la direccin de una pgina de nuestro mismo servidor Web, por
ejemplo, tema_14_word.htm, como la pgina est en nuestro servidor no hace falta indicar la
primera parte de la direccin (http://www.aulaclic.com)
Si
la
pgina
estuviese
en
otro
directorio
habra
que
indicarlo,
por
ejemplo,
Word2010/tema_14_word.htm.
2.- Lugar de este documento. Utilizaremos esta opcin si queremos que nuestro hipervnculo nos
lleve a un lugar en el mismo documento donde nos encontramos. Previamente deberemos haber
insertado en nuestro documento el marcador al que hacemos referencia, esto se hace
colocndose en el lugar donde queremos insertar el marcador y desde el pestaa Insertar,
seleccionar Marcador para que aparezca un cuadro de dilogo donde escribiremos el nombre del
marcador. Veremos ms detalladamente el uso de marcadores.
3.- Crear nuevo documento. El hiperenlace nos llevar al documento que vamos a crear en este
momento. En el cuadro de dilogo que aparecer escribir el nombre del archivo nuevo en el
campo Nombre del nuevo documento. En el documento original se rellenar el campo Direccin
con el nombre de este nuevo documento, y se cerrar el cuadro de dilogo.
4.- Direccin de correo electrnico. En el campo Direccin escribiremos una direccin de correo,
como por ejemplo mailto:webmaster@aulaclic.com. Al hacer clic en el hiperenlace se abrir el
programa de correo del navegador (por ejemplo, Outlook Express) ya preparado para enviar el
correo a esta direccin.
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En la parte derecha del cuadro de dilogo tenemos unos botones que vamos a ver ahora.
Info. de pantalla... Al hacer clic aparece este cuadro de dilogo para que introduzcamos el texto
de la sugerencia. Cuando el usuario coloque el cursor encima del hiperenlace y lo mantenga un
cierto tiempo aparecer un cuadrado amarillo (tooltip) con el texto que hemos introducido en la
sugerencia.
Es una buena forma de dar una explicacin adicional sobre el contenido del hiperenlace. Slo
funcionan con IE 4.0 o superior.
Si queremos que nuestro hiperenlace nos lleve a un archivo, con este botn podemos elegir
ese archivo en nuestro disco. Se abrir una ventana como la que aparece cuando utilizamos el
comando Abrir archivo.
Una vez encontrado el archivo pulsar INTRO y se copiar en el campo Direccin.
Si estamos conectados a Internet, este botn abrir el navegador para que busquemos la
pgina a la que queremos que nos lleve el hiperenlace que estamos insertando. La direccin (URL)
de la pgina que estemos visitando se copiar en el campo Direccin.
Marcador... Nos muestra los marcadores que contiene la pgina web que tenemos seleccionada
(si es que los tiene). Basta hacer clic en uno de los enlaces que se nos mostrarn en una ventana
como esta para que el marcador se aada a la direccin de la pgina. Cuando el usuario pulse en el
hiperenlace, el navegador se colocar en la posicin de la pgina en la que se insert el marcador.
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Marco de destino... Una pgina web puede estar dividida en marcos o frames, aqu podemos
elegir en qu marco queremos que se abra la pgina apuntada por el hipervnculo. Al hacer clic en
este botn se abrir un cuadro de dilogo como el que ves aqu para que selecciones el marco de
destino. Puedes elegir entre las opciones que ves en la imagen.
Nota: Por defecto, si escribimos una direccin, como por ejemplo www.aulaClic.es, Word genera
automticamente un hiperenlace a esa direccin.
Modificar enlaces:
Al seleccionar un elemento que contiene un hiperenlace y pulsar el botn derecho del ratn
aparece la ventana que ves aqu, al elegir la opcin Modificar hipervnculo se abrir el cuadro de
dilogo Insertar Hipervnculo, que acabamos de ver, donde podemos modificar todas las
caractersticas del hipervnculo.
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Guardar la pgina
Si partimos de un documento en blanco, este no ser realmente una pgina Web hasta que no lo
guardemos como tal. Y si hemos abierto una pgina directamente desde su servidor, deberemos
guardarla en nuestro disco duro para salvar los cambios.
Para guardar el documento, basta con pulsar la pestaa Archivo y la opcin Guardar o Guardar
como. El proceso ser el mismo, tanto si se trata de una pgina nueva como si queremos guardar
un documento de Word como pgina web.
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El dilogo Guardar como ya lo conocemos. Lo que debemos modificar es el tipo de archivo,

eligiendo Pgina web en el desplegable donde especificamos el tipo:.
Podemos elegir varias opciones:
La opcin Pgina web, filtrada, nos dar el mismo resultado que el tipo Pgina web, pero aade
menos cdigo a la pgina generada por lo que a menudo se prefiere esta opcin.
Si en la pgina hay elementos especiales como imgenes, estas se guardan cada una en un archivo
y estos archivos especiales en una carpeta con el mismo nombre que la pgina web.
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Si elegimos Pagina Web de un slo archiivo, se genera un nico archivo que lleva incorporadas las
imgenes, de la misma forma que en el .doc tenemos las imgenes incrustadas dentro del
documento, en un archivo .mht las imgenes estarn incrustadas en el documento.
Al elegir cualquiera de estos tres tipos de archivo, aparece una caja de texto donde se especifica el
Ttulo de la pgina. Para cambiarlo debemos hacer clic en el botn Cambiar ttulo.
Este ttulo no tiene nada que ver con el nombre del documento Web que damos cuando
guardamos nuestro archivo. Aqu nos referimos al propio ttulo de la pgina Web. Este ttulo es el
que se ver en la barra de ttulo del navegador y en lista de Favoritos, cuando se guarde nuestra
pgina en Favoritos, y tambin el ttulo que se suele ver cuando un buscador lista nuestra pgina.
Pulsando en el botn Herramientas, encontramos las Opciones Web, donde podremos elegir
algunas opciones ms avanzadas sobre la web.
Nota: Del mismo modo, podemos guardar una pgina Web en un formato de documento de
Word, escogiendo el tipo adecuado.
Convertir a HTML
Cuando guardamos el documento, Word lo convierte a HTML, pero hay algunas caractersticas de
formato que no estn disponibles en HTML y, por lo tanto, no sern visibles al ver la pgina en un
navegador como Internet Explorer, Mozilla Firefox o Netscape Navigator.
Por ejemplo, las letras en relieve, los efectos sobre caracteres, el doble tachado y el contorno no
tendrn ningn efecto sobre los caracteres en HTML, es decir, que en HTML estas caractersticas
de formato desaparecen.
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Hay otras caractersticas de formato que varan de aspecto en HTML, por ejemplo, todos los estilos
de bordes de las tablas y cuadros de texto son vistos en HTML como borde simple; el texto en
varias columnas es convertido en una sola columna; las notas al pie son desplazadas hasta el final
de la pgina HTML; la alineacin de los grficos y tablas respecto al texto tambin puede variar
ligeramente; el texto en vertical es convertido en texto horizontal.
Por ltimo, hay algunos elementos que desaparecen en HTML, por ejemplo, los nmeros de lnea,
los encabezados y pies de pgina y los mrgenes de la pgina.
Si surge alguna de estas incompatibilidades, Word nos lo comunicar en un mensaje.
Publicar en Internet
Una vez tenemos acabada nuestra pgina Web podemos publicarla en Internet y podr ser vista
desde cualquier parte del mundo. Slo tienes que seguir los pasos que te vamos a indicar, sin
gastarte un duro.
Para que tu pgina se vea desde internet simplemente tiene que estar almacenada en un servidor
de internet.
Cualquiera puede tener un servidor de Internet, slo hace falta un ordenador, una direccin IP fija,
una conexin telefnica y un software adecuado, como el servidor Apache que adems es
gratuito. Esto explica el gran crecimiento inicial de Internet. Han surgido miles de servidores que
comparten su informacin por el simple gusto de aprender y ensear. Y muchos ms que esperan
hacer negocio en la red.
De todas formas, crear un servidor es bastante ms complicado de lo que vemos en este curso. Sin
embargo hay una forma mucho ms fcil de publicar en Internet: basta utilizar los servicios
gratuitos que ofrecen algunos servidores comerciales, a cambio de un poco de publicidad. A
continuacin te vamos a indicar cmo puedes hacerlo en Espaa, aunque en los dems pases es
muy similar.
Obtener espacio gratuito
Inscribirse en un sitio que ofrezca servicio de almacenamiento web gratuito como Multimania o
iespaa.
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Colocar tus pginas en internet.

Una vez hayas elegido el espacio web donde hospedars tus pginas debes seguir las instrucciones
que te darn para transferir tus pginas web a su servidor. Normalmente se hace mediante un
programa de transferencia por FTP, como Ws_Ftp, utilizando el usuario, contrasea y DSN que te
proporcionen. Una vez accedes vers dos ventanas, una con los ficheros de tu ordenador y la otra
con los ficheros en el servidor Web, y mediante unos botones podrs pasar los ficheros de un lado
al otro. As de fcil.
A partir del momento en que transfieras tus ficheros ya podrs ver tus pginas en internet
tecleando la direccin (URL) que te asignen. Por ejemplo.
http://members.es.tripod.de/tunombre/tupagina.htm. Si la direccin que te asignan es larga y
complicada puedes utilizar una ms corta mediante una redireccin como la que ofrece CJB.net o
bien utilizar un dominio gratuito como los dominios Dot TK.
Consejos de diseo
Con lo visto hasta ahora ya podramos salir del paso si quisiramos crear una pgina web sencilla y
publicarla en internet. Sin embargo, vamos a darte algunos consejos que te resultarn tiles en su
diseo.
Conviene no hacer las pginas demasiado pesadas, cuanto ms grandes ms tardarn en
cargarse y el usuario se puede cansar de esperar e irse a otra pgina. El material grfico y
multimedia es el que ms espacio ocupa, por eso no es recomendable sobrecargar las pginas con
imgenes de alta resolucin. Entre 20 y 30 Kb. es un buen tamao.
Hay que tener en cuenta que la ventana del navegador puede cambiar de tamao segn el
monitor con que se est visualizando la pgina web. Es mejor utilizar dimensiones relativas (en
porcentaje) que absolutas (en pixels).
Conviene utilizar tablas para contener las diferentes partes de la pgina y lograr que se siten en
el sitio que ms nos interese, es decir, para maquetarla.
Utilizar formatos grficos que permitan comprimir la imagen como JPG, GIF y PNG.
Facilitar la navegacin con ndices o mens, ttulos en cada pgina y flechas para avanzar y
retroceder. Esto es fundamental, ya que un sitio web no es ms que un conjunto de pginas y el
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usuario que la utilice siempre debe saber cmo moverse de una a otra y en qu apartado est
situado en cada momento.
Publicar en un blog con Word

Introduccin
Hace unos aos quien quera estar a la ltima y tener presencia en internet requera crear una
pgina web. Los usuarios menos expertos trataban de buscar soluciones como la que hemos visto
anteriormente para crear sus pginas personalizadas de forma sencilla y sin invertir demasiado
capital en ello. Fue la poca en que requeramos tener un pequeo informtico dentro, en que
sentamos que nos quedbamos atrs si no invertamos tiempo en aprender informtica a nivel
tcnico.
Hoy en da eso est quedando atrs. Existen muchas soluciones gratuitas y fciles de utilizar que
permiten la publicacin de contenidos en internet sin necesidad de disponer de ningn
conocimiento tcnico. El concepto ha cambiado, ahora las grandes compaas especializadas son
las que se preocupan de disear buenas herramientas que estn a disposicin de los usuarios de
forma gratuita. As, nosotros nos preocupamos nicamente de generar informacin. Un ejemplo
de ello son los blogs.
Un blog no es ms que una pgina web donde se publican noticias (entradas) que pueden ser
comentadas por aquellos que las leen. Normalmente estas publicaciones se ordenan
automticamente en un rbol cronolgico que sirve de archivo, como un cuaderno de bitcora.
Tienden a ser espacios donde compartir informacin muy concreta, sobre una empresa, una
aficin o un tema en concreto. Lo habitual es que su contenido sea pblico, es decir, est al
alcance de cualquier internauta, aunque dependiendo de nuestras necesidades podremos hacer
que su acceso est limitado a ciertas personas, por ejemplo los empleados de una compaa.
La gestin de un blog es muy sencilla, nicamente hay que registrarse en un sitio que ofrezca este
tipo de servicio, como blogger.com (de Google) o WordPress.com. Luego deberemos
identificarnos con el usuario y contrasea que hayamos escogido y ya podremos gestionar su
contenido, diseo, formato y preferencias de configuracin a travs de su pgina.
Y qu papel juega Word en todo esto?
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Una vez ya tienes el blog funcionando, lo normal sera que cada vez que quieras publicar una
nueva entrada o noticia en l, iniciaras tu navegador web, accedieses a la pgina del blog, te
identificases y escogieses la opcin de publicacin de entradas. Word pretende facilitarte este
proceso, de modo que configurando tu cuenta en el programa Word puedas escribir y publicar
entradas desde el propio programa sin necesidad de acceder a la web. Es exactamente el mismo
concepto que el del correo electrnico, que lo podemos gestionar de forma online desde la pgina
del proveedor o bien desde un gestor de correo en local.
Esta opcin es muy cmoda, especialmente para las personas que estn acostumbradas a trabajar
sus documentos con Word y que ya manejan con soltura las distintas opciones del programa.
Crear un blog
El primer paso, como hemos dicho, es disponer de un blog. Es decir, de un espacio donde publicar.
Para quienes an no dispongan de uno, aprendremos a crearlo con WordPress. Podramos utilizar
cualquier otro, pero hemos escogido este por ser el servicio de blogs al que est asociado
Microsoft. Su portal en espaol es es.wordpress.com. Debemos acceder y pulsar el botn que nos
invita a registrarnos.
Veremos un sencillo y breve formulario que deberemos rellenar correctamente.
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Bsicamente se te solicitar el nombre para el blog, que constituir la direccin URL de acceso al
mismo y los datos bsicos de identificacin para tu posterior acceso.
La direccin no debe de existir, debe ser nica en el mundo. Observa que junto a ella se dibujar
un aspa de color rojo si el nombre no es vlido y un tick de color verde si s que lo es. Prueba
nombres hasta conseguir una direccin vlida y recuerda que debe ser sencilla de recordar y debe
dar una idea clara del contenido del blog. De esta forma conseguirs ms lectores.
Para el resto de campos, sencillamente lee los consejos que hay junto al formulario, que te irn
indicando los detalles y posibles errores en el proceso.
Por ltimo, ten presente que el hecho de hacer clic en Sign up, es decir, el hecho de completar el
proceso de registro implica que aceptas las condiciones de uso del blog. Las puedes leer si sigues
el enlace situado justo debajo. Esto es algo que siempre se solicita cuando utilizamos un servicio
online. No quiere decir que no sea gratuito, simplemente son los trminos legales en los que se
basa el servicio, que impiden que los usuarios puedan hacer un uso indebido del espacio.
Una vez enviado, debers comprobar el correo electrnico que has indicado. All habrs recibido
un mensaje de activacin de WordPress. Se trata de una medida de seguridad que trata de evitar
que se d de alta el servicio con datos falsos o bajo la identidad de otra persona. Lo nico que
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debemos hacer es hacer clic en el enlace que se encuentra en el interior del mensaje. El blog ya
est activo y se ha abierto su pgina. Desde ah podrs decidir si quieres ver el blog tal y como lo
vera un lector, o acceder a tu cuenta para empezar a configurarlo.
No entraremos en detalles sobre cmo personalizar el blog, porque no es el tema que nos ocupa.
Es suficiente con que sepas que al introducir tus datos de acceso como propietario del blog
tendrs a tu disposicin un panel de control con muchas opciones de personalizacin para cambiar
radicalmente el aspecto del mismo, as como para publicar contenidos.
Adems, tras la activacin se te enviar otro correo electrnico con enlaces que contienen
informacin para aprender a utilizar el blog y datos de acceso a tu panel de control.
Es posible que de forma predeterminada el panel de control se muestre en ingls. Si deseas
cambiarlo de idioma para trabajar ms cmodamente debers seleccionar en el men de la
izquierda del panel la opcin Users > Personal settings. Desde ah podrs establecer el Interface
language, es decir, el idioma. No olvides pulsar el botn de la zona inferior de la pgina Save
changes para que los cambios se apliquen.
Enlazar el blog con Word

Para publicar en el blog desde Word, debers indicarle al programa tus datos de acceso. De esta
forma l acceder al servicio por ti y tendr va libre para enviar las publicaciones que vayas
redactando.
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En Archivo > Nuevo encontrars la opcin Entrada de blog. Seleccinala y pulsa el botn Crear del
panel de la derecha. Tambin podras Publicar como entrada de blog desde Archivo > Guardar y
enviar. Se abrir una nueva ventana de Word con un entorno ligeramente distinto, adaptado a
este tipo de publicacin. Y, como de momento no hemos configurado el acceso a ningn blog, se
mostrar un cuadro de dilogo que nos permitir incluirlo.
Como ya disponemos del blog pulsaremos Registrar ahora. Una nueva ventana nos pedir que
escojamos el proveedor. Observa que hay distintas opciones y luego selecciona la oportuna y pulsa
Siguiente.
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Este ser el momento de indicar la direccin, el usuario y la contrasea. Es decir, los datos que
habas indicado en el formulario a la hora de registrar el blog. Lo ms importante en esta pantalla
es no borrar la coletilla final /xmlpc.php de la direccin.
Tras aceptar es posible que se muestre una advertencia de seguridad. Indicaremos que deseamos
continuar. Si no consigues conectar asegrate de que has introducido correctamente los datos y
que no tienes ningn Firewall activado que impida la conexin.
Ya estamos listos para publicar!
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Entorno de Word para la edicin de blogs

Antes de empezar a escribir el contenido de nuestra primera primera entrada, conviene que nos
familiaricemos con el nuevo entorno con el que trabajaremos ahora.
La vista utilizada por defecto ser Diseo web. Recuerda que se trata de una vista en que no hay
lmite de tamao como en el caso de un folio que va a ser impreso, ni mrgenes u otras
caractersticas.
La cinta constar de dos pestaas: Entrada de blog e Insertar.
En la primera ficha es donde encontraremos la mayora de opciones: estilos, revisin ortogrfica,

opciones de formato de prrafo y herramientas del portapapeles. Es decir, una seleccin de las
herramientas que ya conocamos, aunque en absoluto dispondremos de tantas como cuando
confeccionamos un documento de Word. Ten presente que el contenido que estamos generando
actualmente se va a publicar en una pgina web y por lo tanto habr muchos elementos
incompatibles que se han excluido en este entorno, como por ejemplo las macros, los temas, las
opciones de correspondencia o las de diseo de pgina. Por otro lado, veremos un nuevo grupo
denominado Blog. En l encontraremos herramientas especficas que veremos ms adelante.
Desde la ficha Insertar podremos incluir en nuestra entrada tablas, imgenes, grficos,
organigramas, vnculos o rtulos de WordArt.
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Publicar una entrada

Al igual que en cualquier otro tipo de documento que creemos en Word, dispondremos de una
zona para redactar el documento. La pequea peculiaridad de la redaccin de entradas para blogs
es que deberemos indicar un ttulo para las mismas. Lo haremos en el espacio especialmente
reservado para ello.
Por lo dems trabajaremos normalmente, utilizando las herramientas de la cinta para dar el
formato deseado e incorporar los elementos que queramos.
Una vez tengamos nuestra entrada lista, deberemos pulsar el botn Publicar del grupo Blog.
Automticamente Word realizar la conexin y, tras unos segundos, la publicacin estar
disponible para nuestros lectores. En Word apreciaremos un pequeo aviso en la zona superior del
texto que nos proporcionar informacin sobre la fecha y hora de la ltima publicacin.
Pgina 140
Para comprobar que realmente se ha publicado, haremos clic en la opcin Pgina principal. Esta
opcin abre nuestro blog en un navegador. Al tratarse de la ltima entrada publicada, la veremos
inmediatamente tal y como la vern nuestros lectores.
Publicar el contenido no es igual que guardarlo. En ningn momento se est almacenando nada en
nuestro equipo. Llegados a este punto es necesario entender el concepto de trabajar en la nube,
es decir, online. Al publicar contenidos lo estaremos haciendo directamente en internet. Implica
que se insertar directamente en el blog a la vista de todos. Esto genera una duda, y si quiero
escribir una entrada pero an no est lista para su publicacin?
Para esos casos disponemos de la opcin Publicar como borrador que encontramos haciendo clic
en la pequea flecha triangular del botn Publicar. La entrada en este caso se guardar en
internet, en el servidor de nuestro proveedor de blogs (en nuestro caso WordPress). La diferencia
ser que no se publicar y por lo tanto no estar a la vista de los lectores. Simplemente se
almacenar para poder seguir trabajando con ella ms adelante.
Modificar una entrada existente

Bien se trate de una entrada ya publicada, bien de un borrador, siempre podremos acceder desde
Word a ella para modificarla y publicarla de nuevo.
Lo haremos desde la opcin Abrir existente, que inicia un cuadro de dilogo con un listado de
todas las entradas del blog seleccionado. El ejemplo de la imagen muestra dos entradas: la nuestra
y la de ejemplo que genera automticamente WordPress cuando creamos el blog.
Pgina 141
Si seleccionamos una y pulsamos Aceptar se abrir una nueva ventana de Word con esa entrada
para que trabajemos con ella.
Administrar cuentas
Hasta ahora no lo habamos mencionado, pero es una cuestin de lgica. Una persona puede
poseer varios blogs o participar en blogs de otras personas, as que el sistema est preparado para
que podamos configurar el acceso a cada uno de ellos. Sabiendo esto cobra ms sentido el
desplegable del apartado anterior, en el que seleccionbamos de qu blog queramos listar las
entradas.
Si hacemos clic en el botn Administrar cuentas podremos aadir, modificar o quitar blogs. Eso s,
deberemos Establecer como predeterminado slo uno de ellos.
Recuerda que este panel sirve para administrar el acceso desde Word a tus cuentas. En ningn
caso eliminar un blog de esta lista implicar eliminar realmente el blog. Cualquier cambio que se
desee efectuar en la cuenta, por ejemplo modificar la contrasea, deber hacerse desde el panel
de control del blog directamente, y no desde Word.
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Organizar entradas en categoras

Cuando generamos grandes volmenes de entradas, en la mayora de casos nos convendr
organizarlas en categoras. Word no permite crear categoras, esto es algo que se debe gestionar
desde la pgina del blog. Lo que s permite es asignar a una determinada entrada una categora ya
existente.
Lo que Worde hace bsicamente es leer la lista de categoras que el proveedor (como WordPress)
le ofrece, y listarlas. A travs del botn Insertar categora podremos mostrar bajo el ttulo un
desplegable que nos permitir escoger una de entre las disponibles.
Pgina 143
Alguna de las fuentes utilizadas para este manual:
Pgina 144

Manual Word 2010 Anexo

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Contenido

Combinar correspondencia ..................................................................................................... 29

Combinar al imprimir ............................................................................................................... 49

Documentos maestros ................................................................................................................ 63

Tablas de contenidos, de ilustraciones e ndices ......................................................................... 72

Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie ......................................................................... 89

Notas al pie y notas al final....................................................................................................... 99

Pginas web con Word ...............................................................................................................123

Publicar en un blog con Word ....................................................................................................133

Modificar una entrada existente .............................................................................................141

Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable

para ver todos los estilos

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Iremos viendo ms diferencias y opciones del panel a lo largo del tema.

Aplicar y quitar estilos

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Apariencia de los estilos

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Crear, modificar y borrar estilos

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Utilizar un estilo en varios documentos

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Luego, en el cuadro de dilogo, marcaremos la casilla Documentos nuevos basados en esta

Y haremos clic en el botn inferior Administrar estilos

. Se abrir el cuadro de dilogo desde

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Propiedades de los estilos

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Estilo del prrafo siguiente

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Agregar a la lista de estilos rpidos.

Preferencias entre estilos

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Ver los formatos aplicados del documento

abre un cuadro de dilogo que permite observar el estilo aplicado

haciendo clic sobre cualquier parte del texto.

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

, que encontraremos desde el propio inspector. De este

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Para hacerlo, deberemos pulsar el botn Zoom

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

- Utilizando las flechas inferiores o escribiendo el nmero de la pgina a visualizar

En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de opciones de configuracin de

Elegir cuntas copias imprimir del documento.

Escoger qu impresora queremos utilizar en la impresin del documento, en caso de que

Opciones de Configuracin como:

- La orientacin y el tamao del papel.

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Otras opciones de impresin

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

Word 2010 Informtica- FCE- UNJU

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