TALLER DE LA TERCERA UNIDAD

ANA MILENA GALVIS MIER

EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
2016
NOMBRE DE LA ENTIDAD: Alcalda de Pasto

En Nario se encuentra el municipio de San Juan de Pasto es un organismo de carcter normativo,

resolutivo y fiscalizador, encargado de hacer efectiva la participacin de la comunidad local y de
ejercer las atribuciones que le seala la Ley Orgnica Constitucional de Municipalidades y otros
cuerpos normativos vigentes. Maneja archivos como actas, contratos y proyectos y se clasifican
cumpliendo la normatividad vigente.
1. Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un documento?
ARTCULO 21. Programas de gestin documental. Las entidades pblicas debern elaborar
programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y
soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.
PROCESO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTO
1. Distribucin de documentos externos

Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

Clasificacin de las comunicaciones.
Organizacin de documentos en carpetas, buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignacin de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribucin de documentos internos

Identificacin de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribucin de documentos enviados

Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico,

apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Mtodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guas y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organizacin mensajera externa.
Registro de control de envo de documentos.

2. Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.

Segn el destinatario las comunicaciones se clasifican en:

Comunicaciones externas: son las que cruzan entre las entidades o instituciones y entre
estas y personas naturales o viceversa.
Comunicaciones internas: son las que se cruzan entre las dependencias de la misma entidad
o entre funcionarios, dentro de la misma sede o fuera de ella, el cumplimiento de sus funciones
o para cumplir alguna instruccin.

3. Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa determinada

el aprendiz deber mencionar cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?
NOMBRE DE LA ENTIDAD: La Alcalda de Pasto un organismo de carcter normativo, resolutivo y
fiscalizador, encargado de hacer efectiva la participacin de la comunidad local y de ejercer las
atribuciones que le seala la Ley Orgnica Constitucional de Municipalidades y otros cuerpos
normativos vigentes. Por ende maneja un proceso de distribucin de documento establecido por El
artculo 21 del ttulo quinto de la Ley General de Archivos de Colombia.
PROCESO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTO

Recepcin
Clasificacin
Apertura
Revisin
Radicacin
Registro
Reparto
Dependencia.

4. Finalmente, el aprendiz elaborar un mapa conceptual donde organice la informacin

obtenida en esta actividad.

PROCESO DE DISTRIBUCIN DE
DOCUMENTO

Bibliografa
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2010
http://www.slideshare.net/PItsalom/gestin-de-la-correspondencia-13252681
http://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-documentos.pdf