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GUA DE:

MS-EXCEL 2013
Expositor: Ing. Luis Enrique Vilca Siguas

Lima Per

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PERSONALIZACIN DEL WINDOWS 7.
CONFIGURAR Y PERSONALIZAR EL WINDOWS ANTES DE UTILIZAR EL MS-EXCEL 2013
Pasos:
1. Clic en inicio.
2. Clic en Panel de Control.
3. Doble clic en Configuracin Regional y de
Idioma.

5. Ubicar en la casilla Formato el pas: Per.


6. Luego, hacer clic en el Botn Configuracin
adicional.

7. Por defecto muestra la Ficha Nmero


Observar:
Smbolo Decimal:

. (Punto)

Separacin de Miles:

, (Coma)

8. Clic en Ficha Moneda


Observar:
Smbolo Decimal:

. (Punto)

Separacin de Miles:

, (Coma)

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9. Clic en Ficha Hora
Observar:
De acuerdo a la leyenda:
h: es para que aparezca en 12 horas
(Ejm: 08:00 a.m. a 01:00 p.m.)
H: es para que aparezca en 24 horas
(Ejm: 8 a 13)

10. Clic en Ficha Fecha


Observar Formatos de fechas:
Ejemplos:
Per: dd/mm/aaaa esto sera para
nuestro uso.
EEUU: mm/dd/yyyy
Japn: yyyy/mm/dd
11. Clic en Aplicar.
12. Luego, Clic en Aceptar.
13. Cerrar la ventana de Configuracin Regional y de Idioma.

OTRA FORMA DE INGRESAR AL MS-EXCEL


Pasos:
1. Pulsar las teclas < Windows > + < R >

1
2
2. Luego, en la casilla Abrir: Escribir EXCEL y presionar < Enter > o clic en Aceptar

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PANTALLA INICIO EN EXCEL 2013
A diferencia de versiones anteriores, al abrir Excel 2013 observars la pantalla Inicio la cual nos
permite realizar diferentes acciones como abrir los libros de Excel que hayan sido utilizados
recientemente o crear un nuevo libro ya sea en blanco o basado en alguna plantilla.
Bsqueda de
plantillas
Libro en
blanco

Bienvenido
a Excel

Archivos
recientes

Abrir otros
Libros

Plantillas

Qu es Excel?
Excel 2013 es una aplicacin del tipo hoja de clculo que forma parte del paquete Microsoft
Office 2013 y se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos. A travs de ella, podemos
realizar diversas operaciones, desde las ms sencillas, como sumar y restar, hasta otras
complejas, por medio de funciones y frmulas.
Proporciona herramientas y funciones ecaces destinadas a analizar, compartir y
administrar datos con facilidad. Las funciones, los ltros y las tablas dinmicas nos
brindarn la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos para, luego, tomar
decisiones. Con las macros es posible optimizar los procesos rutinarios.
INICIAR EL PROGRAMA
Para comenzar a trabajar en Microsoft Excel 2013 debemos acceder a l desde el botn
Iniciar. Al abrir el programa nos encontramos con una pantalla denominada Inicio rpido, a
travs de la cual debemos elegir un punto de partida para comenzar. Podemos partir de un
libro en blanco o elegir una plantilla; es decir, libros con contenido predeterminado para
facilitarnos algunas tareas como la creacin de presupuestos, informes, listados, etc.
OTRA FORMA DE INGRESAR AL MS-EXCEL
Pulsar las teclas < Windows > + < R > simultneamente.

Escribir

Clic

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PANTALLA DE EXCEL 2013
Barra de
Acceso Rpido
Cinta de
Opciones

Barra de
Frmulas

rea de
Trabajo

Barra de
Estado
La planilla de clculo (tambin llamada hoja de clculo) es bsicamente una tabla de doble
entrada en la que podemos introducir, editar y visualizar datos. Como toda tabla, est formada
por las y columnas. Las columnas se identican por letras simples, dobles o triples, que van
desde A hasta XFD. Excel 2013 cuenta con 16,384 columnas. Las las se identican por un
nmero, desde 1 hasta 1048,576. La interseccin de una la y una columna forma una celda, y
un conjunto de celdas se denomina rango.
Hacemos referencia a una celda por su direccin (coordenada), que se encuentra definida por la
letra de la columna seguida por el nmero de la a la que pertenece; por ejemplo, la celda B7
corresponde a la interseccin de la columna B y la la 7 y la celda D15, a la interseccin de la
columna D y la la 15. En estas celdas es posible ingresar diferentes tipos de datos (texto,
nmeros, fechas o frmulas y funciones) que usen valores existentes en otras celdas para
efectuar un clculo determinado.

LA CINTA DE OPCIONES

Cinta de Opciones de la
Pestaa Inicio

La cinta de opciones se extiende a lo largo de la parte superior de Excel.


Las tres partes de la cinta de opciones son: las Pestaas, los Grupos y los Comandos.

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COMPONENTES BSICOS DE LA CINTA DE OPCIONES

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3

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1. PESTAAS: Hay ocho pestaas bsicas en la parte superior. Cada una representa un rea
de actividad. ARCHIVO, INICIO, INSERTAR, DISEO DE PGINA, FRMULAS, DATOS,
REVISAR y VISTA.
2. GRUPOS: Cada pestaa contiene varios grupos que contienen elementos relacionados.
Por ejemplo la Pestaa INICIO presenta 7 grupos: Portapapeles, Fuente, Alineacin,
Numero, Estilos, Celdas y Modificar.
3. COMANDOS: Un comando puede ser un botn, un cuadro en el que se escribe
informacin, o un men.

LA PESTAA DE INICIO Y SUS COMANDOS MS IMPORTANTES

Fuente

Letra Cursiva

Tamao de Fuente

Color de Fuente

Estilo Subrayado

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LIBROS
Un archivo de Excel est compuesto por un conjunto de hojas de clculo; por eso estos archivos
se denominan libros. En la versin 2013, cuando abrimos un nuevo libro de trabajo, de manera
preestablecida lo hace con una sola hoja de clculo, pero podemos aadir la cantidad de hojas
que queramos, luego tambin eliminar las que no sean necesarias. Adems, es posible vincular
una hoja de clculo a otras para realizar diferentes tipos de clculos. En la parte inferior de la
ventana veremos la etiqueta Hoja1 que representa a la hoja actual.
BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO
La Barra de herramientas de acceso rpido est ubicada, de manera predeterminada, en la
parte superior izquierda de la ventana de la aplicacin, y contiene las herramientas que
usamos con mayor frecuencia, como, por ejemplo, Guardar, Deshacer, Rehacer. Es posible
personalizar esta barra de acuerdo con nuestras necesidades, quitando o agregando
diferentes comandos.
2
1

4
3

6
5

1 Guardar:
Permite guardar un archivo. Si no se lo guard previamente, se abrir el cuadro de
dilogo Guardar como.
2 Deshacer:
Da la posibilidad de revertir una accin que acabamos de realizar. Podemos deshacer
varias acciones presionando el botn tantas veces como sean necesarias.
3 Rehacer:
Es la contracara del botn anterior, ya que permite rehacer acciones. Solo podemos
rehacer algo que se ha deshecho previamente; por eso, en algunas ocasiones esta
opcin est desactivada.
4 Nuevo:
Abre un nuevo libro de trabajo. No viene por defecto en la barra de herramientas, sino
que lo hemos agregado al personalizar la barra.
5 Impresin rpida:
Imprime la hoja de clculo directamente, sin mostrar el cuadro de dilogo de impresin,
que nos da la opcin de congurar distintos parmetros. Este botn tambin fue
agregado a la barra de herramientas mediante la opcin de personalizacin.
6 Personalizar barra de herramientas de acceso rpido:
Despliega el men que nos permite aadir ms comandos a la lista inicial. Mediante la
opcin Ms comandos..., tendremos acceso a todos los comandos que puede utilizar el
programa, desde los ms habituales y de uso comn, hasta los ms especcos.

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FUNCIONES DE ALGUNAS TECLAS ESPECIALES

Alt (Alternativa).
Modifica el funcionamiento de las teclas alfanumricas y de funcin, permitiendo obtener
caracteres y acciones alternativas diferentes de las que se consiguen con las restantes teclas
modificadoras (Mays y Ctrl).
Ejemplo: si se pulsa la combinacin de teclas [Alt + F4], se cierra la ventana activa.
Enter (Entrar).
Esta tecla permite introducir datos en una aplicacin, indicando que se ha terminado de escribir;
activar una de las opciones de un men, despus de seleccionarla; poner en marcha la ejecucin
de un programa, si est seleccionado el icono correspondiente; pasar de una lnea del escrito a
la siguiente, etc. En general, se utiliza para trasladar el control del usuario al ordenador.
Retroceso.
Borra el carcter situado a la izquierda del punto de insercin, que retrocede a la posicin
ocupada por el carcter borrado.
Bloq Mays.
Acta en combinacin con una de las seales luminosas de la parte superior derecha del teclado,
encendindola o apagndola cada vez que se pulsa. Si la seal est apagada, las teclas
alfabticas generan letras minsculas en modo normal, y maysculas si se pulsan
simultneamente con la tecla especfica de maysculas; as, si la seal est encendida, se
produce el efecto contrario.
Bloq Num.
Es una tecla cuya misin es bloquear o desbloquear las funciones de las teclas numricas
situadas en la zona derecha del teclado expandido.
Mays (Maysculas).
Existen dos teclas. Modifican la accin de las teclas alfanumricas cuando se teclean al mismo
tiempo. En el caso de las letras, pulsando esta tecla se puede escribir en maysculas o
minsculas (excepto si estn bloqueadas las maysculas). En el caso de los nmeros y signos
de puntuacin, si se presiona esta tecla, aparecen los signos dibujados en la parte superior de
cada tecla. Tambin modifican la accin de las teclas de funcin.
Alt Gr (Alternativa grfica).
Modifica el funcionamiento de algunas teclas alfanumricas, permitiendo obtener los caracteres
especiales marcados en la parte inferior derecha de algunas teclas.
Ctrl o control.
Existen dos teclas que permiten obtener caracteres adicionales cuando se pulsan
simultneamente con ciertas teclas alfanumricas. Tambin producen acciones especiales en
combinacin con las teclas de funcin.

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ALGUNOS CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE EXCEL:
HOJA:

Se denomina as a la zona donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un


nombre identificativo que podemos cambiar. Los nombres de las hojas se
pueden observar en la zona inferior de la pantalla. Estos nombres se pueden
cambiar.

CELDA:

Cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas introduciremos los
datos.

COLUMNA:

Se nombran de la A a la Z y estn dispuestas en vertical. Despus de la columna


Z, nos encontramos con la columna AA, AB, AC,... y as hasta la AZ.
Seguidamente, comenzara la BA, BB,.. , y as hasta la ltima columna que es
la XFD

FILA:

Dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 1048576 que es la


ltima.

LIBRO DE
TRABAJO:

Conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un


archivo con la extensin .xlsx con todas las hojas que tuviese el libro.

RANGO:

Grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por


ejemplo que va desde la A1 hasta la A5 se reflejara con el siguiente nombre:
A1:A5
El nombre de un rango siempre har referencia a la primera y a la ltima celda
seleccionadas.
Rango A1:A5

TIPOS DE DATOS
La hoja de clculo de Excel puede aceptar cualquier tipo de dato en sus celdas.
TIPO: Determina la naturaleza del dominio de valores que puede tomar una celda, las
operaciones en que puede participar y el espacio de memoria que necesita.
CLASIFICACIN:

ENTERO -> INTEGER

NMERO
DATOS

REAL

-> DOUBLE

CADENA DE CARACTERES ->STRING


(TEXTO)
N

EJEMPLOS

El sueldo de un trabajador

La poblacin nacional

Nombre de una universidad

El N de hermanos de una familia

El peso de una persona

La capital del Per

La edad de una persona

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TIPO DE DATO

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EXCEL RECONOCE LOS SIGUIENTES TIPOS DE DATOS
NUMRICO

TEXTO

FECHA Y HORA
LGICO
ERROR

: Se puede ingresar cualquier valor numrico con los dgitos: 0,1, 2, 3, 4, 5,


6, 7, 8, 9.
O con los smbolos: +, -, (), /, $, %, e, etc.
: Se puede ingresar cualquier grupo de caracteres entre letras y nmeros
que no sean interpretados como un nmero, frmula, fecha, hora, valor
lgico o error.
: Una fecha u hora se ingresa como texto entre comillas . Excel convierte
a un nmero cuando calcula una frmula.
: Excel trabaja con valores lgicos que son resultados de condiciones, estas
expresiones puede ser VERDADERO o FALSO.
: Existe un grupo de valores llamado de error el cual se refiere al tipo de
error que Excel detecta.
Ejemplo:
#N/A, #DIV/0!
INGRESO DE DATOS

I. EN UNA CELDA
Pasos:
1.- Hacer clic dentro de una celda.
2.- Escribir dato.
3.- Presionar ENTER.

LUIS

LUIS

II. EN UNA SELECCIN


Pasos:
1.- Seleccionar bloque o rango de celdas.
2.- Escribir dato.
3.- Presionar ENTER.
NOTA:
El puntero de celda se desplaza solo por la seleccin.

MANEJO DE BLOQUES MLTIPLES


III. SELECCIONAR BLOQUES MLTIPLES
Pasos:
1.- Seleccionar bloque o rango de celdas.
2.- Pulsar CTRL + CLIC.
3.- Seleccionar otro bloque o rango de celdas.

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IV. INGRESAR DATO A TODAS LAS CELDAS DE BLOQUES MLTIPLES
Pasos:
1.- Seleccionar bloque o rango de celdas.
2.- Ingresar dato a repetir.
3.- Pulsar CTRL + ENTER.

ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO


CELDA: Es la interseccin de una Columna con una Fila. Cada celda puede contener texto,
nmero o frmula.
Ejemplo: C9

PUNTERO O SELECTOR DE CELDA: Es aquella celda que se encuentra marcada con doble
lnea en el borde e identifica la posicin actual de la celda activa.

CONTROL (CUADRO) DE RELLENO: Llamado tambin controlador, se encuentra situado en


la parte inferior de una celda/s. Permite ejecutar acciones como desplazamiento, copia, etc.

Control de Relleno

PUNTEROS DEL MOUSE: Es un smbolo que indica la posicin del Mouse en la pantalla.
Permite activar una celda o rango de celdas. Situado en los encabezados de la
Fila o de la Columna, marca la Fila o activa la Columna.
Permite seleccionar una Celda o rango de Celdas para desplazar su contenido.
Permite copiar una Celda o rango de Celdas.
Permite modificar el ancho de la Columna, para la Fila es similar.
Permite ocultar o restablecer Columnas, para las Filas es similar.

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ACCIONES DEL PUNTERO DEL MOUSE
Para utilizar adecuadamente el Mouse es necesario describir cuatro acciones bsicas que
Windows define para el uso de dicho dispositivo.
SEALAR: Trmino utilizado para ubicar el puntero del Mouse sobre un elemento u objeto.
HACER CLIC: Trmino utilizado cuando se seala un celda, elemento u objeto de la pantalla y
luego se pulsa y se suelta rpidamente el botn del Mouse.
HACER DOBLE CLIC: Trmino utilizado cuando se seala un elemento y luego se presiona dos
veces el botn del Mouse.
ARRASTRAR: Trmino utilizado cuando se mantiene presionado el botn del Mouse mientras
se desplaza el puntero.

MANEJO DEL PUNTERO DEL MOUSE


I. MOVER EL CONTENIDO DE UNA CELDA
Pasos:
1.- Sealar la celda que contenga un dato.
2.- Arrastrar (mantener presionado el botn del Mouse).
3.- Ubicar el puntero del Mouse en la celda deseada.
4.- Soltar el botn del Mouse.
II. MOVER EL CONTENIDO DE UN RANGO CELDAS

LUIS

LUIS

Pasos:
1.- Seleccionar el rango (realizar un arrastre).
2.- Sealar el rango por cualquier borde de la seleccin.
3.- Arrastrar el Mouse hasta la posicin de la celda a mover.
4.- Soltar el botn del Mouse.

MARIA
JOSE
ROSA

III. COPIAR UNA SELECCIN DE RANGO CELDAS

LUIS

Pasos:
1.- Seleccionar el rango (realizar un arrastre).
2.- Pulsar CTRL + CLIC (no soltar ninguna).
3.- Arrastrar el Mouse hasta la posicin de la celda a copiar.
4.- Soltar el botn del Mouse, luego CTRL.

MARIA
JOSE
ROSA

IV. MODIFICAR EL ANCHO DE UNA COLUMNA/FILA


Pasos:
1.- Sealar el Mouse entre el encabezado de dos columnas.
En el ejemplo: se modificar la columna C.
2.- Arrastrar el Mouse hasta el ancho deseado.
3.- Soltar el botn del Mouse.

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V. MODIFICAR EL ANCHO DE VARIAS COLUMNAS/FILAS
Pasos:
1.- Seleccionar varias columnas (en el encabezado).
2.- Ubicar el puntero entre el encabezado de dos columnas.
3.- Arrastrar el Mouse hasta el ancho deseado.
4.- Soltar el botn del Mouse.

VI. OCULTAR UNA COLUMNA


Pasos:
1.- Ubicar el puntero del Mouse entre el encabezado de dos columnas.
En el ejemplo: se ocultar la columna C
2.- Arrastrar el Mouse a la izquierda hasta ocultar dicha columna.

VII. OCULTAR VARIAS COLUMNAS


Pasos:
1.- Seleccionar varias columnas (en el encabezado).
2.- Ubicar el puntero del Mouse entre el encabezado de dos columnas.
En el ejemplo: se ocultarn las columnas A, B y C
3.- Arrastrar el Mouse a la izquierda hasta ocultar dichas columnas.

VIII. RESTABLECER COLUMNAS OCULTAS


Pasos:
1.- Seleccionar varias columnas (en el encabezado).
2.- Ubicar el puntero del Mouse entre el encabezado de dos columnas.
En el ejemplo: columna A
3.- Arrastrar el Mouse a la derecha hasta visualizar las columnas.

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GENERACIN DE SERIES DE DATOS
Excel nos brinda la posibilidad de obtener series numricas o de textos que el usuario utiliza
constantemente.
Por ejemplo Excel contiene series del da de la semana, del mes, etc.
I. CREACIN DE SERIES DE DATOS
Pasos:
1.- Ingresar primer dato.
2.- Sealar el puntero en el Cuadro de Relleno.
3.- Arrastre el Mouse seleccionando rango de la serie.

ENERO
FEBRERO

ENERO

MARZO
ABRIL
MAYO

II. CREACIN DE SERIES NUMRICAS


Pasos:

1990

1.- Ingresar primer nmero de la serie.


2.- Ubicar el puntero en el Cuadro de Relleno.
3.- Presionar CTRL + CLIC (No soltar).
4.- Arrastre el Mouse seleccionando la serie.
5.- Soltar el botn del Mouse, luego CTRL.

1991
1992
1993
1994

1990

III. CREACIN DE SERIES CON INCREMENTOS DEFINIDOS


Pasos:
1.- Ingresar los dos primeros datos numricos consecutivos de la serie.
2.- Seleccionar las dos celdas.
3.- Ubicar el puntero en el Cuadro de Relleno.
4.- Arrastre el Mouse seleccionando rango de la serie.

1960
1970

1960
1970
1980
1990
2000

NOTA:
La Generacin de series no son aplicables a bloques rectangulares. Slo se generan en
bloques Horizontales o Verticales.

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OPERADORES
Operadores de clculo en las frmulas
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una
frmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico,
comparacin, texto(&) y referencia(: ,).

OPERADOR

+
*
/
^
%
=
>
<
>=
<=
<>
&

DESCRIPCIN
Adicin
Sustraccin
Multiplicacin
Divisin
Potencia
Porcentaje
Igual a
Mayor que
Menor que
Mayor o igual que
Menor o igual que
Distinto de
Y comercial

USO DE PARNTESIS
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se
calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel
calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma
5, con lo que se obtiene 11.

=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a
continuacin, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel
que calcule B4+B5 primero y despus divide el resultado por la suma de los valores de las celdas
D5 hasta F5.

=(B4+B5)/SUMA(D5:F5)

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FUNCIONES BSICAS
Excel posee una gran cantidad de funciones para diferentes usos. Conocer algunas de ellas con
profundidad nos permitir resolver tareas complejas con sencillez.
Una de las caractersticas que hacen de Excel una herramienta tan potente (y fascinante) es la
interminable variedad de formas en que podemos combinar las funciones en nuestras frmulas,
creando soluciones eficaces que nos permitirn resolver problemas complejos con rapidez.
Qu es una funcin?
Las funciones son frmulas predefinidas que utilizan valores en una estructura u orden
especfico para realizar clculos, y devuelven un resultado. Los valores reciben el nombre de
argumentos, y el orden o estructura es la sintaxis de la funcin.
Los argumentos pueden ser nmeros, texto, referencias a celdas, valores constantes, frmulas
u otras funciones.

Una funcin es una frmula predefinida que ayuda a ejecutar operaciones matemticas
comunes.
Las funciones ahorrarn el tiempo de escribir largas frmulas.
Cada funcin tiene un cierto orden, llamado sintaxis, que es necesario respetar para que la
funcin produzca los resultados deseados.

SINTAXIS:
Todas las funciones comienzan con el signo =.
A continuacin del signo = se encuentra el nombre de la funcin.
Ejemplo:
=SUMA(RANGO)
He aqu un ejemplo de una funcin con un solo argumento, que suma el rango de celdas B3
a B10:

(Rango)
OBSERVACIN:
Los argumentos (nmeros, texto o rango de celdas) deben figurar entre parntesis.
Si hay ms de un argumento, stos deben estar separados por comas.
=SUMA(RANGO1, RANGO2, RANGO3,, RANGOn)

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FUNCIONES ARITMTICAS
SUMA: Permite sumar un rango de celdas.
Sintaxis:
=SUMA(Rango)
Ejm. En la celda C10:
=SUMA(C3:C8)

Excel suma los nmeros en el rango C3:C8


ALEATORIO: Devuelve un nmero real aleatorio mayor o igual a 0 y menor que 1, distribuido
uniformemente. Cada vez que se calcula la hoja de clculo, se devuelve un nmero real
aleatorio nuevo.
Sintaxis:
=ALEATORIO()
Ejm.
=ALEATORIO()
Excel devuelve 0.45648368 (nmero al azar)
ENTERO: Devuelve el valor entero de un nmero.
Sintaxis:
=ENTERO(Nmero)
Ejm.
=ENTERO(10.99)
Excel devuelve 10
POTENCIA: Calcula la potencia de un nmero.
Sintaxis:
=POTENCIA(Nmero,Exponente)
Ejm.
=POTENCIA(2,3)
Excel devuelve 8
REDONDEAR: Redondea un nmero a la cantidad de cifras decimales especificada.
Sintaxis:
=REDONDEAR(Nmero,Nmero_Decimales)
Ejm.
=REDONDEAR(923.4567,2)
Excel devuelve 923.46

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FUNCIONES ESTADSTICAS
PROMEDIO: Permite obtener el promedio de un rango de celdas.
Sintaxis:
=PROMEDIO(Rango)
Ejm.
=PROMEDIO(A1:A5)
Excel Devuelve el promedio de los nmeros en el rango A1:A5
MAX: Devuelve el valor mximo en un rango de celdas.
Sintaxis:
=MAX(Rango)
Ejm.
=MAX(A1:A5)
Excel Devuelve el valor mximo de los nmeros en el rango A1:A5
MIN: Devuelve el valor mnimo en un rango de celdas.
Sintaxis:
=MIN(Rango)
Ejm.
=MIN(A1:A5)
Excel Devuelve el valor mnimo de los nmeros en el rango A1:A5
CONTAR: Cuenta solamente las celdas que contengan nmeros pasando por alto las celdas
vacas o que contengan textos en un rango de celdas.
Sintaxis:
=CONTAR(Rango)
Ejm.
=CONTAR(A1:A5)
Excel Devuelve el nmero de celdas numricas en el rango A1:A5
CONTARA: Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas.
Sintaxis:
=CONTARA(Rango)
Ejm.
=CONTARA(A1:A5)
Excel Devuelve el nmero de celdas no vacas en el rango A1:A5
CONTAR.SI: Cuenta las celdas dentro del rango que no estn en blanco y que cumplen con el
criterio (condicin) establecido por el usuario.
Sintaxis:
=CONTAR.SI(Rango,Criterio)
Ejm.
=CONTAR.SI(A1:A5,>=10.5)
Excel Devuelve el nmero de alumnos aprobados en el rango A1:A5

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SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el criterio (condicin) establecido
por el usuario.
Sintaxis:
=SUMAR.SI(Rango,Criterio)
Ejm.
=SUMAR.SI(A1:A5,>=10.5)
Excel Devuelve la suma acumulada de las notas por los alumnos aprobados en el rango A1:A5
PROMEDIO.SI: Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas de un rango que
cumplen unos criterios determinados.
Sintaxis:
PROMEDIO.SI(Rango,criterio)
Ejm.
=PROMEDIO.SI(A1:A5,">25000")
Excel Devuelve el promedio de todas las comisiones con un valor de propiedad mayor que
25000 en el rango A1:A5
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
HOY: Devuelve el n de serie del da en curso (fecha actual).
Sintaxis:
=HOY()
Ejm. Escribir en cualquier celda.
=HOY()
Excel Devuelve la fecha del sistema.
AHORA: Devuelve la fecha y la hora del sistema.
Sintaxis:
=AHORA()
Ejm. Escribir en cualquier celda.
=AHORA()
Excel Devuelve la fecha y la hora del sistema.
DIA: Devuelve el n del da del mes que corresponde a una fecha. El resultado est entre 1 y
31.
Sintaxis:
=DIA(Nmero de Serie)
Ejm.
=DIA(Fecha)
Excel Devuelve el da de la fecha actual.
DIASEM: Devuelve un n (entre 1 y 7) del da de la semana de la fecha especificada.
Sintaxis:
=DIASEM(Nmero de Serie)
Ejm.
=DIASEM(Fecha)
Excel Devuelve el n de da de la semana.

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MES: Devuelve el n del mes que corresponde a una fecha. El resultado est entre 1 y 12.
Sintaxis:
=MES(Nmero de Serie)
Ejm.
=MES(Fecha)
Excel Devuelve el mes de la fecha actual.
AO: Devuelve el ao que corresponde a una fecha. El resultado est entre 1900 y 9999.
Sintaxis:
=AO(Nmero de Serie)
Ejm.
=AO(Fecha)
Excel Devuelve el ao de la fecha actual.
FECHA: Devuelve el n de serie que corresponde a una fecha. El resultado est entre 1 y
2958465.
Sintaxis:
=FECHA(Nmero de Serie)
Ejm.
=FECHA(Ao,Mes,Da)
Excel Devuelve el Da, Mes, Ao de la fecha.
FUNCIONES DE TEXTO
IZQUIERDA: Devuelve el n de caracteres especificados situados a la izquierda de una
cadena, respectivamente.
Sintaxis:
=IZQUIERDA(Texto, N de Caracteres)
Ejm.
=IZQUIERDA(universidad,3)
Excel Devuelve uni.
DERECHA: Devuelve el n de caracteres especificados situados a la derecha de una cadena,
respectivamente.
Sintaxis:
=DERECHA(Texto, N de Caracteres)
Ejm.
=DERECHA(universidad,4)
Excel Devuelve idad.
EXTRAE: Devuelve una cantidad de caracteres de un texto a partir de una posicin
determinada.
Sintaxis:
= EXTRAE (Texto, Posicin Inicial, N de Caracteres)
Ejm.
=EXTRAE (universidad,7,4)
Excel Devuelve sida.

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CONCATENAR: Devuelve el nmero de caracteres especificados situados a la derecha de una
cadena, respectivamente.
Sintaxis:
= CONCATENAR (Texto1, Texto2, Texto3,., Texton)
Ejm.
= CONCATENAR (universidad,nacional)
Excel Devuelve universidadnacional.
NOTA:
Tambin es posible usar el smbolo & para crear frmulas que concatenen texto.
Ejm.
= universidad&nacional
Excel Devuelve universidadnacional.
LARGO: Tiene un argumento que es una cadena de texto y como resultado nos devuelve el
nmero de caracteres de dicha cadena.
Sintaxis:
=LARGO(Texto)
Ejm.
= LARGO(universidad privada)
Excel Devuelve 19, porque cada carcter se cuenta como 1.
HALLAR: Permite encontrar la posicin de un texto buscado.
Sintaxis:
HALLAR(texto_buscado,dentro_del_texto,[nm_inicial])
Dnde:
texto_buscado : El texto que desea buscar.
dentro_del_texto: El texto en el que desea encontrar el valor del argumento texto_buscado.
nm_inicial
: El nmero de carcter en el argumento dentro_del_texto donde desea iniciar la
bsqueda.
Ejm.
= HALLAR(E,FRESA,1)
Excel devuelve 3, esto es debido a que le estamos diciendo a la funcin que busque la letra
E dentro del texto FRESA, comenzando desde la primera letra.
VALOR: Convierte una cadena de texto que representa un nmero en un nmero.
Sintaxis:
=VALOR(Texto)
Texto: es el texto entre comillas o una referencia a una celda que contiene el texto que se
desea convertir.
OBSERVACIONES:
El argumento texto puede tener cualquiera de los formatos de nmero constante, fecha u
hora reconocidos por Microsoft Excel. Si no tiene uno de estos formatos, VALOR devuelve el
valor de error #VALOR!

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Por lo general, no es necesario utilizar la funcin VALOR en las frmulas, ya que Excel
convierte el texto en nmeros automticamente. Esta funcin se proporciona por su
compatibilidad con otros programas para hojas de clculo.
Ejm 1.
=VALOR(11/11/2012)
Excel Devuelve 41224.
Ejm 2.
=VALOR(S/. 1,000.00)
Excel Devuelve 1000.
Ejm 3.

TEXTO: Convierte un valor numrico en un texto. La funcin contraria es =VALOR.


Podemos comprobar que al escribir un nmero en una celda queda alineado a la derecha, y
si se escribe como texto (anteponindole una comilla simple) quedar alineado a la izquierda.
Ejemplo: '54
Sintaxis:
=TEXTO(Valor,Formato)
OBSERVACIONES:
Valor: es el nmero que queremos convertir a texto.
Formato: es el formato que queremos darle. Es un argumento optativo.
Ejm 1.
Celda C1= 2007
=TEXTO(C1,0.00 $)
Excel Devuelve 2007.00 $
Ejm 2:
Celda C2= 0.2
=TEXTO(C2,0%)
Excel Devuelve 20%
Ejm 3:

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FUNCIONES LGICAS
Las funciones lgicas son importantes porque a travs de una expresin se puede evaluar
datos o valores que permiten responder a muchas interrogantes.
FUNCIN SI: Esta funcin devuelve un valor si la condicin especificada es Verdadero y otro
valor si es Falso.

SI

V
COND

VALOR 1

VALOR 2

Sintaxis:
=SI(Condicin, Valor 1, Valor 2)
V
F
Ejm.:

SI

V
prom>=13
5

Desaprobado

Aprobado

Sintaxis:
=SI(B5>=13,Aprobado,Desaprobado)
Condicin Valor 1
V
F

Valor 2

Los principios de operacin de las funciones lgicas en Excel, son los mismos de las funciones
lgicas matemticas, las cuales dan un criterio de Verdad a dos o ms proposiciones
lgicas, de acuerdo al conector lgico empleado.
Para aplicar las funciones lgicas tambin se utiliza el asistente de insertar o funcin o
simplemente escribir la sintaxis en la barra de frmula.

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PARA COMPRENDER VEREMOS UN EJEMPLO:

PREGUNTA N 1:
El Precio de Venta tiene por condicin si el Tipo es A, ser el Precio de Lista + 10% del
Precio de Lista sino ser el Precio de Lista + 5% del Precio de Lista.
SOLUCION:
Funcin SI: uso de la sintaxis.
=SI(C4="A",D4+D4*10%,D4+D4*5%)
Funcin SI: uso del asistente.

Luego, a continuacin se muestra los resultados:

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PREGUNTA N 2:
El Producto tiene por condicin si el Precio de Venta es superior a S/.5.00, el producto es
Bueno, de lo contrario el producto es Regular.
SOLUCION:
Funcin SI: uso de la sintaxis.
=SI(E4>5,"Bueno","Regular")
Funcin SI: uso del asistente.

Luego, a continuacin se muestra los resultados:

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PREGUNTA N 3:
El Producto tiene por condicin si es Queso tendr un descuento del 10% del Precio de venta
sino ser 0.
SOLUCION:
Funcin SI: uso de la sintaxis.
=SI(B4="Queso",E4*10%,0)
Funcin SI: uso del asistente.

Luego, a continuacin se muestra los resultados:

Por ltimo, se muestra el resultado final:

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FUNCIN SI - ANIDADA: Es aquel Si que est dentro de otro Si.

Si

V
COND1

Si

V
COND2

Si

F
COND3

VALOR 4

VALOR 3

VALOR 2

VALOR 1

SINTAXIS:
=Si(Cond 1, Valor 1,Si(Cond 2, Valor 2,Si(Cond 3, Valor 3, Valor 4)))
V

F
F
F
Son tambin de mucha utilidad en nuestra vida acadmica y profesional, en casos donde se tiene
mucha informacin y los resultados que se quieren obtener dependen de que cumpla ciertas
caractersticas o condiciones, como es el caso de aprobar o desaprobar un crdito, aceptar
o rechazar un aspirante, determinar categoras salariales, clasificar los estudiantes.
Los principios de operacin de las funciones lgicas en Excel, son los mismos de las funciones
lgicas matemticas, las cuales dan un criterio de Verdad a dos o ms proposiciones
lgicas, de acuerdo al conector lgico empleado:
FUNCIN Y: Devolver Verdadero si todos
los Valores Lgicos son Verdaderos.
Sintaxis:
Y(Valor Lgico1, Valor Lgico2,...)
FUNCIN O: Devolver Verdadero si alguno
de los Valores Lgicos es Verdadero.
Sintaxis:
O(Valor Lgico1, Valor Lgico2,...)
FUNCIN NO: Invierte el valor lgico.
Sintaxis:
NO(Valor Lgico)
NOTACIN:

SIMBOLO

CONCEPTO

p,q

Valores Lgicos

V,F

Valores de Verdad

^,v,~

Operadores Lgicos

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PARA COMPRENDER VEREMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO:

PREGUNTA N 1:
La Promocin tiene por condicin si el producto es Gaseosa el premio ser un Polo, si el
producto es Chizitos el premio ser un Gorro, si el producto es Chupetines el premio ser un
Lapicero, de lo contrario no tendrn Nada.
NOTA: Calcular primero el Importe.
SOLUCION:
=SI(B5="GASEOSA","Polo",SI(B5="CHIZITOS","Gorro",SI(B5="CHUPETINES",
"Lapicero, Nada")))

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PREGUNTA N 2:
El Descuento1 tiene por condicin si el producto es Gaseosa y la cantidad es mayor o igual a
100, dar un descuento del 18% del Importe sino dar el 15% del Importe.
SOLUCION:
=SI(Y(B5="GASEOSA",C5>=100),E5*18%,E5*15%)

PREGUNTA N 3:
El Descuento2 tiene por condicin si la cantidad es mayor a 100 o el importe es menor que
300, dar un descuento del 10% del Importe sino dar el 5% del Importe.
SOLUCION:
=SI(O(C5>100,E5<300),E5*10%,E5*5%)

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PREGUNTA N 4:
Niegue la afirmacin de que si el producto es Gaseosa o el precio unitario sea menor o igual
que S/. 2.50, imprima el mensaje No Tiene Premio, de lo contrario Tiene Premio.
SOLUCION:
=SI(NO(O(B5="GASEOSA",D5<=2.50)),"Tiene Premio","No Tiene Premio")

Por ltimo, se muestra el resultado final:

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Funciones BUSCARH y BUSCARV
Comnmente podemos presentar la informacin de una tabla disendola a partir de
columnas.
Sintaxis de la funcin BUSCARV
=Nombre_Funcion(valor_buscado, tabla a buscar, indicador o nmero de columna)
La funcin BUSCARV tiene cuatro argumentos que son los siguientes:
Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una
columna.
Indicador_columnas (obligatorio): El nmero de columna que contiene el valor que regresar
la funcin.
Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o
VERDADERO para una coincidencia aproximada.

La funcin BUSCARH tiene cuatro argumentos que son los siguientes:


=Nombre_Funcion(valor_buscado, tabla a buscar, indicador o nmero de fila)

Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.


Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una fila.
Indicador_filas (obligatorio): El nmero de fila que contiene el valor que regresar la funcin.
Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o
VERDADERO para una coincidencia aproximada.

Ejemplo:
SUMINISTROS
Monitor
Teclado
Mouse
Impresora
USBs
Parlantes

CANTIDAD
10
4
1
3
6
2

PRECIOS
S/. 125.50
S/. 30.99
S/. 15.69
S/. 189.90
S/. 25.00
S/. 87.48

O bien podemos presentar nuestra informacin con una tabla diseada mediante filas.
Ejemplo:
SUMINISTROS
CANTIDAD
PRECIOS

Monitor
10
S/. 125.50

Teclado
4
S/. 30.99

Mouse
1
S/. 15.69

Impresora
3
S/. 189.90

USBs
6
S/. 25.00

Parlantes
2
S/. 87.48

Las funciones BUSCARV y BUSCARH permiten hacer una bsqueda en una tabla organizada
ya sea por columnas o por filas segn el caso y obtener un valor en especfico para extraerlo
y copiarlo en una tabla de adicional.

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BUSCARV
Imaginemos que somos los administradores de la informacin referente al personal que labora
dentro de la empresa y nos entregan una lista de dnde debemos asignar el sueldo a cada uno
de los empleados dependiendo de su tipo de puesto.
En base a los datos mostrados en la Tabla de Sueldos por Categoras debemos asignar la cantidad
correspondiente a cada uno de los empleados. Por ejemplo, aquellos que sean Administrativos
les corresponden un sueldo de S/.9,000.00 mientras que a los gerentes les corresponde uno de
S/.16,000.00.
La funcin BUSCARV nos servir considerando que la tabla se encuentra en dos columnas.
TABLA DE SUELDOS
Administrativo
Vendedor
Gerente
Director

9000
5000
16000
23000

Cabe mencionar que el dato que requerimos; es decir el sueldo, se encuentra en la columna
nmero 2 y ese es el que insertaremos en la tabla de los empleados dependiendo que categora
tenga tal y como se muestra en la siguiente ilustracin.
Ejemplo:

Pasos:
1) Seleccionamos los datos de la tabla de sueldos.
2) En el Cuadro de nombres le ponemos un nombre: SUELDO.

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3) En la celda E5 insertamos nuestra funcin BUSCARV en esta celda es donde queremos
copiar el salario del empleado mediante la sintaxis de la funcin.

4) Se pulsa <enter> y as se mostrar el sueldo de la tabla de sueldos.

5) Luego, al arrastrar la funcin al resto de las celdas en direccin hacia abajo se copiar al resto
de los campos asignando el valor correspondiente.

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BUSCARH
Para el caso de BUSCARH su funcionamiento es prcticamente igual que BUSCARV.
nicamente debemos utilizarla cuando la informacin de nuestra tabla sea presentada en filas,
como por ejemplo:

En la misma tabla del personal de la empresa, debemos asignarle un beneficio a un empleado


de acuerdo a su nmero de bonos, estos beneficios pueden ser desde una licuadora hasta una
refrigeradora. Los criterios que utilizaremos sern lo mismo que en el caso anterior.
Pasos:
1) Seleccionamos los datos de la tabla de Bonos.
2) En el Cuadro de nombres le ponemos un nombre: BENEFICIO
3)
En la celda F5 insertamos nuestra funcin BUSCARH en esta celda es donde queremos
copiar el bono del empleado mediante la sintaxis de la funcin.

4) Se pulsa <enter> y as se mostrar el beneficio de la tabla de bonos.

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5) Luego, al arrastrar la funcin al resto de las celdas en direccin hacia abajo se copiar al
resto de los campos asignando el beneficio correspondiente.

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