IPS@

CONSULTA MDICO ESPECIALISTA

Departamento de Sistemas
CLNICA DE OFTLAMOLOGA SANDIEGO S.A

Ingresar a la URL del aplicativo. Diligenciar datos de usuario y contrasea.

NOTA: La mayora de equipos tienen creado en el escritorio un acceso directo. Tener en
cuenta que IPS@ opera en el navegador Internet Explorer.
Direccin Web (URL):
https://ipsaversion.suramericana.com/ipsa/servlet/co.com.winet.ipsa.Inicio

Una vez que se digita el usuario y la contrasea se da clic en el botn entrar

En la parte superior de la ventana aparecern los datos el profesional, especialidad y sede
a la que ha ingresado.

A continuacin se muestra el men principal:

Seleccionar la opcin Consulta MD Especialista

Luego aparecern dos opciones: Con Agenda y Sin Agenda

La opcin Con Agenda muestra todas las citas que fueron agendadas para el profesional
en la IPS donde est laborando, a travs del aplicativo adicional de SURA AgendaWeb.
Esta opcin aplica para las consultas de oftalmologa general.
La opcin Sin Agenda se utiliza cuando el usuario no tiene una cita programada por la
aplicacin AgendaWeb. Es el caso de las sub especialidades.
PROCESO DE INGRESO A LA HISTORIA CLNICA POR LA OPCIN CON AGENDA
Aparecern la lista de pacientes que se tienen asignados en el da; se tiene la posibilidad de
ver las agendas de otros das, seleccionando el da anterior o da posterior, o colocando la
fecha requerida. Para atender a los pacientes se da clic sobre el link de confirmar cita.
Se debe validad la hora de la cita, nombres y apellidos del paciente, y en la opcin PLAN,
seleccionar de la lista desplegable POS (CENTRO ESPECIALISTAS). A continuacin, dar clic
en Atender.
NOTA: En la imagen que se muestra a continuacin, la opcin se Atender, se llama
Confirmar Cita.

PROCESO DE INGRESO A LA HISTORIA CLNICA POR LA OPCIN CON AGENDA

Como se muestra en la imagen anterior, el campo identidad es un dato obligatorio, es ah

donde se ingresa la identificacin del paciente, al hacer clic en el botn Buscar o
simplemente presionar Enter del teclado, cargar todos los convenios que tenga asociado
el paciente segn su IPS bsica; se debe seleccionar el convenio POS (centro de
Especialistas).
Es importante tener en cuenta que la bsqueda slo se hace por identidad, no por nombre
o apellidos.
Una vez que se selecciona el convenio, para realizar la atencin se procede a dar clic en la
opcin elegir

Luego se abrir otra ventana donde aparecern las remisiones relacionadas al paciente que
se atender, y la opcin de Atender Remisin Manual, dar clic en esta opcin para ir a la
ventana de inicio de la consulta.

Independiente por cual mdulo se ingrese (Con Agenda o Sin Agenda), el sistema llevar al
proceso que se muestra a continuacin:

En el campo PROCEDIMIENTO Buscar, seleccionar la opcin CONSULTA OFTALMLOGO, y

en SERVICIO 2-CONSULTA AMBULATORIA. Dar clic en ACEPTAR.
El sistema advierte que la consulta se realizar sin remisin. Se da clic en ACEPTAR

En la parte izquierda aparecern las siguientes opciones de men:

Antes de entrar a evaluar cada opcin que ofrece la atencin Consulta MD Especialista, es
importante mencionar cuales son los campos obligatorios en el sistema para dicha consulta:
1. MC-EA (Motivo de Consulta Enfermedad Actual)
2. Examen Fsico. Dentro de este, se debe seleccionar la opcin SIGNOS VITALES, y
solamente se diligencia el campo de la FRECUENCIA CARDACA, indicando en el
campo de observaciones que es un dato PRESUNTIVO.
3. Diagnstico
4. Conducta Final. All se envan medicamentos, incapacidades, ayudas diagnsticas,
procedimientos, CTC, remisiones, recomendaciones y contrarremisin. Es
indispensable diligenciar el campo de ayudas diagnsticas en caso de que el paciente
lo requiera. NOTA: Es obligatorio diligenciar el campo de CONTRARREMISION para
poder finalizar la historia clnica.
5. R.I.P.S
6. Finalizar

1. MOTIVO DE CONSULTA ENFERMEDAD ACTUAL (MC-EA)

Por defecto viene marcado como SI acompaante, si es as debe diligenciar el nombre del
acompaante y el telfono, sino est acompaado se debe marcar como NO.
Es obligatorio ingresar el Motivo de consulta y la Enfermedad actual. Es importante recalcar
que en el campo de EA (Enfermedad Actual), se deben ingresar todos los hallazgos de la
consulta, antecedentes, datos de la agudeza visual, fondo de ojo, refraccin, entre otros.
De igual forma el plan que el profesional llevar a cabo con el paciente, medicamentos,
ayudas diagnsticas y procedimientos, esto con el fin de que la historia clnica quede
completamente justificada al momento de enviar medicamentos, procedimientos,
remisiones y/o CTCs. Cada campo (MC-EA) permite ingresar hasta 2000 caracteres.
Nota: El solo hecho de seleccionar un mdulo y al pasar a otro, graba lo que se haya digitado
de informacin. (Dato proporcionado por soporte tcnico de SURA).

2. EXAMEN FSICO / SIGNOS VITALES

En esta opcin, diligenciar solamente el campo de Frecuencia Cardaca, y en observaciones,

hacer la anotacin de que el dato es PRESUNTIVO.
3. DIAGNSTICO

El tercer campo requerido es Diagnostico, sino es diligenciado, el sistema no permite

pasar a los mdulos siguientes, generando el siguiente mensaje de advertencia: Antes de
ingresar a esta opcin, debe ingresar al menos un diagnostico. Aceptar.
La bsqueda puede realizarse por el cdigo del diagnstico o por el nombre o parte del
nombre.

Una vez que el mdico define el diagnstico, se muestran tres tipos de Confirmacin Dx,
donde el mdico define cual aplica dependiendo de la evaluacin realizada al paciente,
como se aprecia en la siguiente imagen:
NOTA: Es importante que en este campo se asigne la confirmacin diagnstica, ya que por
defecto viene seleccionado Impresin diagnstica.

Finalmente dar clic en Elegir

Quedar adicionado el diagnstico como se muestra en la siguiente imagen, y en caso de
requerir adicionar un nuevo diagnstico, se dara clic sobre la opcin de Adicionar nuevo.

4. CONDUCTA FINAL
Este mdulo permite el envo de documentos como (frmulas, ayudas diagnsticas, entre
otros), a continuacin se muestran las opciones que pueden ser usadas:

4.1 MEDICAMENTOS (POS)

Para el envo de medicamentos POS, dar clic en la opcin Envo de medicamentos. Realizar
la bsqueda por nombre del medicamento. El sistema arrojar posibles coincidencias a
medida que se vaya escribiendo. Seleccionar el medicamento indicado. Determinar Dosis,
Frecuencia, y Tiempo de duracin del tratamiento (*Dosis, *Cada, *Durante estos campos
son obligatorios). En caso de tener alguna observacin, mencionarla en el campo. Por
ltimo, dar clic en la opcin Adicionar medicamento. Para adicionar ms medicamentos,
repetir el proceso.

4.2 AYUDAS DIAGNSTICAS Y PROCEDIMIENTOS (POS)

Para el envo de ayudas diagnsticas y/o procedimientos POS, dar clic en la opcin (N) Envo
Ayudas dx. Realizar la bsqueda por el nombre del procedimiento o la ayuda diagnstica.
El sistema arrojar posibles coincidencias a medida que se vaya escribiendo. Seleccionar el
procedimiento o la ayuda diagnstica indicada. NOTA: Para procedimientos quirrgicos, los
exmenes de sangre se envan tambin por esta opcin.

Se debe especificar la cantidad, en al caso de ayudas diagnsticas de oftalmologa o

procedimientos, 2 para bilateral, 1 para unilateral (en caso de ser unilateral, especificar el
ojo al cual se le realizar el examen o procedimiento en el campo observaciones); esto
debido a que exmenes como la Paquimetra, aparece en el sistema como UNILATERAL y es
requerido especificarlo. De igual forma, si son procedimientos quirrgicos, dar la
observacin del tipo de anestesia, ejemplo: con anestesia general.
NOTA: Es importante especificar de forma clara y detallada con el fin de que al paciente le
autoricen lo que se enva en consulta. Se recuerda que es importante anotar todas estas
observaciones desde el campo de MC-EA, cuando se realice el PLAN que se llevar a cabo
con el paciente. Ejemplo: PLAN: Se envan campos visuales AO, paquimetra AO.
Cuando se enven campos visuales, el cdigo a autorizar es el 950505 ESTUDIO DE CAMPO
VISUAL CENTRAL O PERIFRICO COMPUTARIZADO

Finalmente dar clic en Adicionar para que grabe dicha informacin. Los datos quedarn
almacenados como se muestra a continuacin.

En caso de no sea esta la ayuda diagnstica que el profesional desea enviar, puede
eliminarla y volver a adicionar la que considere pertinente.
NOTA: Para adicionar otro examen se realiza el mismo proceso indicado desde el principio
de este mdulo.
Para adicionar procedimientos o cirugas, el proceso de bsqueda es el mismo antes
descrito, pero al elegir el examen se presentara el siguiente mensaje:

El mensaje anterior indica que el examen puede ser enviado por el profesional pero este
debe ser autorizado por un nivel superior, para lo cual se debe dar clic en aceptar, y luego
aparecer una ventana igual a la del siguiente ejemplo:

En la ventana anterior, igual se ingresa la cantidad requerida y la observacin en caso de

ser necesaria, pero adicional exigir ingresar el telfono fijo y celular del paciente, la
justificacin toma automticamente lo que se copi en el MC-EA, pero se puede ingresar
informacin adicional para la autorizacin.
NOTA: No es obligatorio ingresar el correo electrnico, pero en caso de ingresar una
cuenta de correo debe ser un correo real, no una cuenta ficticia como: no@tiene
Se finaliza dando clic en Adicionar, presentando la siguiente ventana:

NOTA: Al finalizar la consulta, se debe imprimir al paciente un documento llamado solicitud

de servicio, el cual es el comprobante del procedimiento enviado; el paciente no debe
dirigirse a la regional respectiva para gestionar la autorizacin del procedimiento, pues

cuando la consulta es finalizada el sistema enva automticamente esa solicitud a la CNA, el

comprobante impreso, contiene un cdigo que es el numero con el que le estn estudiando
al solicitud (ojo no el cdigo de la autorizacin), en la parte inferior del documento est la
gua para que el paciente pueda saber en qu va su solicitud. (Dato proporcionado por
soporte tcnico de SURA).

4.3 AYUDAS DIAGNSTICAS Y MEDICAMENTOS NO POS CTC

Para este caso, es necesario diligenciar el CTC. Ingresar en el men a la opcin CTC.
Ruta Conducta Final/CTC
NOTA: El diligenciamiento de los CTC se realizar hasta que entre en funcionamiento el
aplicativo desarrollado por el Ministerio de Salud y Proteccin Social, dando
cumplimiento a la resolucin 1328 de 2016.
Se cargar una ventana adicional (sin perder la venta de IPS@ donde se han diligenciado
todos los campos). Aparecer el siguiente mensaje de advertencia al cual se le da clic en
Aceptar

Aparecer la siguiente ventana, donde se cargan los datos del afiliado como
identificacin y nombres. Tres botones: Buscar, Limpiar, Nuevo, dar clic en Nuevo

Luego de dar clic en el botn Nuevo, cargar una nueva ventana la cual se divide en dos
partes, la primera se llama Informacin General y la segunda Prestaciones.

Dentro de Informacin General, que la cargada por defecto, se encuentra:

Informacin del afiliado, Informacin del mdico, Informacin de la Institucin,
Informacin del acta. Se validan los datos del afiliado, del mdico y se procede a
diligenciar la opcin de Informacin del acta, la cual contiene los campos de Resumen
Historia Clnica y Justificacin de a Solicitud. Ambos campos son obligatorios.
En el Resumen de la Historia Clnica, se puede copiar y pegar la informacin digitada en
MC-EA, o se puede digitar el resumen. Luego de diligenciar estos campos, dar clic en el
botn Grabar

que se encuentra en la parte inferior izquierda.

Luego de diligenciar los campos obligatorios y dar clic en Grabar, aparecer en la parte
inferior un mensaje informativo indicando que los datos fueron almacenados
correctamente.

Cuando se visualice este mensaje dar clic Prestaciones (parte superior derecha de la
ventana)
Esta ventana se divide en dos: en la parte superior se asocian los MEDICAMENTOS que
no cubre el POS, y en la parte inferior los PROCEDIMIENTOS.

4.3.1 ASOCIAR MEDICAMENTOS

Seleccionar el diagnstico que se asign anteriormente, luego, en el campo Cdigo, dar clic
en el cono de los binoculares

, esto abrir otra venta donde se procede a realizar la

bsqueda del medicamento. Se escriben las iniciales del nombre del medicamento, y se da
clic en el botn Buscar, aparecern los medicamentos asociados a esta palabra, se validan
los datos de la descripcin del medicamento, y se selecciona por el campo cdigo el
medicamento que se va a recetar.

Cuando se seleccione el medicamento, el sistema llevar a la pantalla anterior, donde se

debern diligenciar los datos de la prescripcin del medicamento: Dosis, frecuencia, Perodo
de tratamiento, va de administracin, Aplica Bilateralidad. Esta ventana posee un campo
de observaciones de la prescripcin, donde el profesional podr diligenciar aquellos datos
que pueden ser importantes para el manejo del medicamento. Por ltimo dar clic en
Adicionar Medicamento para almacenar la informacin.

Luego de almacenados los datos, se puede cerrar la ventana.

4.3.2 ASOCIAR PROCEDIMIENTOS
Para los procedimientos, se realiza el mismo proceso, en la parte inferior de la pantalla de
Prestaciones. Se selecciona el diagnstico, en el campo Cdigo, dar clic en el cono de los
binoculares
esto abrir otra venta donde se procede a realizar la bsqueda del
procedimiento o examen diagnstico. Se escriben las iniciales del nombre del
procedimiento, y se da clic en el botn Buscar, aparecern los procedimientos asociados a
esta palabra, se validan los datos de la descripcin del procedimiento, y se selecciona por
el campo cdigo el procedimiento que se va a enviar.
NOTA: El examen de OCT, se debe buscar separado por puntos O.C.T. El resultado arroja un
nombre genrico para este examen TOMOGRAFIA OPTICA COHERENTE (O.C.T) NO
INCLUYE CORNEAL UNILATERAL. Para este caso, el profesional deber especificar en el
PLAN, remisin, recomendaciones, y contrarremisin qu tipo de OCT deber aplicarse al
paciente: Nervio ptico o Mcula, adicional, deber especificar la lateralidad.

Cuando se seleccione el procedimiento, el sistema llevar a la pantalla anterior, donde se

debern diligenciar los siguientes datos: Das de tratamiento (para este campo, como son
exmenes y/o procedimientos, se asigna el nmero 1), cantidad autorizada (colocar 2 si es
bilateral, 1 si es unilateral), Frecuencia de uso (nico o sucesivo. Si selecciona sucesivo
deber seleccionar el motivo de la recurrencia Complicacin, Recurrencia de la afeccin,
Presunta mala praxis), Objetivo (Prevencin, diagnstico, tratamiento, rehabilitacin). Por
ltimo dar clic en Adicionar Medicamento para almacenar la informacin.

Luego de almacenados los datos, se puede cerrar la ventana.

4.4 REMISION
Esta opcin se encuentra dentro de la conducta final. All se escribirn los datos para
la remisionar al paciente a un especialista, si es para baja visin, optometra, u otra
especialidad, o si debe continuar control por oftalmologa en X cantidad de meses.
NOTA 1: La nica sub especialidad de oftalmologa que permite remisionar es
Retina, de lo contrario, sub especialidades como crnea, debern seleccionarse
como Consulta Oftalmlogo, y especificar que requiere cita por (ejemplo),
glaucoma, en X meses.
NOTA 2: Si el profesional va a remitir al paciente a varias especialidades, deber
generar remisiones por cada una.

En Tipo, se escribe la especialidad a la cual se remitir el paciente. A medida que se ingresen

las iniciales, el sistema arrojar una lista desplegable para que el profesional seleccione. En
las siguientes imgenes se registran ejemplos:

Luego de seleccionar la especialidad a la que se va a direccionar el paciente, diligenciar el

motivo de la remisin. En este campo, se sugiere copiar y pegar lo digitado en MC-EA. Por
ltimo dar clic en Adicionar. En caso de equivocaciones, se puede eliminar la remisin luego
de asignada, dando clic en el botn eliminar.

4.5 RECOMENDACIONES

Esta opcin se encuentra dentro de conducta final. Son indicaciones o consejos mdicos
suministrados al usuario dependiendo de su estado de salud. NOTA: Tener presente que
este campo no genera rdenes para ayudas diagnsticas, procedimientos ni consultas de
oftalmologa. Es solo informativo para el paciente.

Como se muestra en la imagen, es simplemente darle clic en el link de Adicionar y el sistema

grabar la fecha, la indicacin y el nombre del profesional que realiz dicha recomendacin,
estando ah se puede eliminar en caso de equivocarse.

4.6 CONTRA REMISION

Se ingresa el plan de tratamiento para el paciente o la conducta de alta que se da al afiliado.
Luego ir a opcin de R.I.P.S para que la contra remisin almacene automticamente.

5. R.I.P.S Registro Individual Por Prestacin de Servicio

Cuando se generen los R.I.P.S, no habr posibilidad de modificar la historia clnica.
Aparecer el siguiente mensaje, dar clic en SI:

6. FINALIZAR
Con esta opcin damos por terminada la consulta, y presenta caractersticas importantes
como se visualiza en la siguiente imagen:

Se deben dar clic en S, en cada uno de los campos, por ltimo clic en Aceptar. Es obligatorio
ingresar los datos de esta ventana.
Una vez que se da clic en el botn Aceptar, el sistema finalizar la consulta. Todos los
documentos enviados al paciente se encolaran en el mdulo de impresin, las solicitudes
de servicio sern enviadas automticamente a la CNA y el NO POS al comit tcnico
cientfico, y se presentara la siguiente ventana:

Al dar clic sobre aceptar el sistema llevara automticamente al mdulo de impresin con
todas las rdenes que pueden ser impresas del paciente.
NOTA: Tener presente que el sistema permitir la impresin de todos los documentos
enviados al paciente siempre y cuando estos no generen un cobro, ya sea de cuota
moderadora o copago (normalmente relacionados en las ayudas DX, exmenes de
laboratorio y remisiones.
En la ventana de impresin solo hay que dar clic sobre el link de imprimir, el sistema
automticamente imprimir todos los documentos enviados al paciente (como se indic
anteriormente siempre y cuando no generen cobro). Los documentos que no puedan ser
impresos por el profesional especialista el paciente deber reclamarlos en su IPS bsica.

NOTAS ADICIONALES
DEJAR HISTORIA CLNICA EN ESTADO PENDIENTE
En caso de que el paciente requiera dilatacin, el profesional podr dejar la historia clnica
en estado de Pendiente, para continuarla luego.
Para ello, se debe diligenciar el MC-EA. Como se indic al principio del manual, el dar clic en
otro mdulo, genera un autoguardado de la historia, por ende, para dejarla en estado
pendiente, damos clic en signos vitales, y posteriormente en Salir
la ltima opcin del men).

(ubicado en

Aparecer una ventana informativa que indicar que la historia de ese paciente quedar en
estado de pendiente SI para continuar despus, o NO para borrar la historia ingresada.
Seleccionar SI

REVISAR HISTORIAS CLNICAS ANTERIORES

En el men, ingresar a la opcin Revisiones/Controles, luego dar clic en Historias. Digitar el
nmero de identificacin del paciente, Enter o clic en buscar. Se cargarn los datos del
paciente. Dar clic en la opcin Ver Historia.

Seleccionar en el men de la nueva pantalla Historia MD especialista. All se cargarn todas

las atenciones que ha tenido el paciente por profesionales especialistas. Se cargarn los
documentos generados en las atenciones.
Para salir de la pantalla y volver a la atencin, solo es dar clic en Salir