ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 1

JONATHAN STEVE MESTIZO

Cedula 1032375765

Tutor
ANGELICA MARIA BERMUDEZ RIVERA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

BOGOTA 2016

Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Descripcin:
Adems de conocer conceptos relacionados con Administracin Documental en la
Archivstica, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.
Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, as como los conceptos de la
Administracin Documental en la Archivstica, es momento que usted emplee los
conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes procesos
de un contexto laboral, a travs del siguiente ejercicio:
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una
oficina que se encargue especficamente de la clasificacin documental, de acuerdo a las
reas que constituyan la empresa. La empresa que se toma es una oficina de recursos
humanos, con lo que corresponde en el manejo del personal que labora, al manejo de todo
tipo de documentos por lo tanto se tiene que tener un archivo con todos los datos y
documentos de dicha rea,
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana
a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la empresa determine los
siguientes aspectos:
1- Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el primer
contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que
seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para administrar los
documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal
manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y permita la fluidez de la
informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son:

Control: Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a: La

Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del rea. La seleccin
de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental, La definicin de la

Informacin contenida en los formatos y su uso. La disposicin final del documento. La

definicin de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El

establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales.

Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de mantenimiento,
puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del documento en fsico o del
medio electrnico en el cual ha sido guardada la informacin y el lugar en el cual se
conserva la informacin documental. Es decir, que no slo se refiere a la asistencia que
se realiza del documento como tal, sino tambin las condiciones que hace que ste se
preserve. Segn la clase de documentos pueden tener cierto tiempo segn las reglas de
cada empresa como en este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida,
vacaciones, primas. Personal de nomina, personal de contrato y la informacin en

medios magntico.
Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los documentos,
debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas especficos, y ubicarlos
en un lugar adecuado segn unas condiciones tcnicas, con el fin de que sus
caractersticas no se pierdan o se deterioren; adems de facilitar su consulta en la
gestin administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurdico,
poltico, histrico y cultural dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la
empresa se maneja informacin muy valiosa donde clientes internos presenta su hoja
de vida con toda su informacin que esto debe es reservado y se tiene una tica como

profesional con respeto y algo confidencial.

Descarte de documentos: En algn momento dado, todo archivo desiste de ciertos
documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los aos, ya que empiezan a
perder sus condiciones fsicas y su importancia textual. Los documentos que se
identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del
lugar en el cual se haban archivado y conservado, pero no se puede proceder por slo
insinuacin de la persona encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, segn el
tiempo que lleven en el lugar y la revisin de sus tablas de retencin. Segn el acuerdo
006 de 1996, el comit archivstico asignado por el Archivo General de la Nacin,
interviene y toma la decisin de descarte de documentos, soportndola con actas que
justifiquen la actuacin. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que

regularmente son cinco aos, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un

archivo hasta diez aos.

Recuperacin de la Informacin: Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la
exploracin de bases de datos, palabras claves, actas, registros, guas, catlogos, ndices
o indicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva la recuperacin de la
informacin se acude a la bsqueda detallada de informacin en los medios fsicos o
electrnicos que pueden ser claves en la indagacin. Teniendo en cuenta elementos
archivsticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique cmo se hace
la clasificacin de los archivos.

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que
presentan la tabla de retencin documental, es decir, archivo de gestin, central y la
disposicin final.

Segn la Organizacin

De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la entidad.

Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la
documentacin de la organizacin.
Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organizacin. Es decir, es independiente de todo proceso archivstico.
Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depsito de
informacin lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado: Este depsito de archivo se
maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un archivo

descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central.

Segn su Uso El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en
cada una de las etapas documentales, segn a los requerimientos de la organizacin:
Archivo activo: Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o aos
anteriores que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias laborales,
resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el proceso de
consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservacin y consulta
permanente.

 Archivo semi activo: Son los documentos que varan en su periodo de conservacin
y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo
de conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los archivos activos ya

que los dems documentos los maneja en archivo central.

Segn su Ciclo Vital El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a
cada una de sus etapas, las cuales se explicarn a continuacin:
Archivo de gestin: Es toda la documentacin que se encuentra depositada y est
sujeta a consulta administrativa por toda la organizacin.
Archivo central: Es la agrupacin de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestin de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histrico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo

central al archivo de conservacin permanente.

Segn su Naturaleza: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el
proceso de archivo.
Archivo pblico: Es todo documento que pertenece a las entidades pblicas.
Archivo privado de inters pblico: Son aquellos documentos que por su valor
histrico, investigativo, cientfico o cultural son de inters pblico.
Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurdicas.