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FACULDADE ESTCIO DE S VITRIA

ATIVIDADE ESTRUTURADA GERENCIAMENTO DE PROJETOS


Projeto Festa de Formatura

Vitria
2014

PROJECT CHARTER
JUSTIFICATIVA
Considerando a concluso do curso de administrao da turma de 8 perodo
da Faculdade Estcio de S Vitria (FESV), decidiu-se em detrimento a este
fato e visando uma maior economia de recursos que os alunos organizaram a
festa de formatura.
ESCOPO
A festa acontecer no Servio Social de Comercio (SESC) unidade de Vitria,
com um espao amplo e confortvel para a descontrao dos alunos e seus
convidados, juntamente com os docentes da faculdade, alm de contar com:

Servios de decorao, iluminao e sonorizao;


Servio de buffet;
Servio de fotografia e filmagem;
Contratao de atraes;
Servio de confeco de convites;
Recepo do evento;
Segurana e estacionamento coberto.

DESIGNAO DO GERENTE DO PROJETO E SUA AUTORIDADE


O lder da turma Jos da Silva e Souza ser o gerente de projeto, com
autoridade sobre todas as decises referentes ao mesmo. Bem como:

Controle do oramento;
Comunicao entre os alunos;
Resolues de conflitos;
Acompanhamento das atividades, garantir o cumprimento dos prazos e
das atividades;
Entre outras tarefas de gerenciamento.

Faro parte da comisso de formatura:

Jaqueline Miranda: Ser tesoureira, sua funo ser cuidar do


oramento;
Paola Nunes: Ser secretria, sua funo ser auxiliar o gerente do
projeto.
Lcia Ferreira: Sua funo ser promover o evento.
Luanda dos Anjos: Sua funo ser promover o evento.

ORGANOGRAMA COMISSO DE FORMATURA

Jos da Silva
e Souza
GERENTE

Jaqueline
Miranda
TESOUREIRA

Paola Nunes
SECRETRIA

Lcia Ferreira
PROMOTORA
DE EVENTOS

Luanda dos
Anjos
PROMOTORA
DE EVENTOS

PREMISSAS

No ser permitida entrada de pessoas que no estejam na lista de


convidados;
Os alunos devero arrecadar dinheiro, com a venda de rifas ou efetuar
pagamentos nico ou parcelado correspondente ao valor da venda;
Aquele que abdicar da participao na festa de formatura, ter 30% do
valor arrecadado ou pago, devolvido;
Todos os gastos sero divididos igualmente para cada aluno;
Os convidados devem somar no mximo 350 pessoas;
terminantemente proibido a entrada de pessoas com alimentos e
bebidas.
RESTRIES
A data prevista para a formatura 20 de dezembro de 2014;
O oramento previsto de R$ 45.000,00.

DECLARAO DE ESCOPO
ESCOPO DO PRODUTO

A formatura ocorrer no dia 20 de dezembro de 2014, com o oramento


previsto total de R$ 45.000,00, tudo dever ocorrer de acordo com o
planejado, com o nmero mximo de 350 pessoas.
A festa ter sucesso se a estrutura do evento for satisfatria, os
formandos sarem satisfeitos, os servios contratados cumpram suas
obrigaes da melhor maneira possvel e a festa esteja localizada em
um lugar acessvel a todos.
PRINCIPAIS ENTREGAS DO PROJETO

A formatura contar com iluminao, sonorizao, decorao, servio de


buffet, filmagem e fotografia do evento, atraes musicais, segurana e
estacionamento coberto para que os convidados desfrutem da melhor
maneira possvel.
A festa acontecer no SESC, o evento ser bem recepcionado, os
convidados receberam lembrancinhas deste dia to especial.
EXCLUSES DO PROJETO/ FORA DO ESCOPO

No ser permitida entrada de pessoas que no estejam na lista de


convidados;
proibido a entrada de pessoas com alimentos e bebidas.
Ser imprescindvel que os convidados estejam vestidos de acordo com
a ocasio.
RESTRIES

O limite do oramento de R$ 45.000,00


A formatura acontecer no dia 20 de dezembro de 2014.
PREMISSAS

No ser permitida entrada de pessoas que no estejam na lista de


convidados;
Os alunos devero arrecadar dinheiro, com a venda de rifas ou efetuar
pagamentos nico ou parcelado correspondente ao valor da venda;
Aquele que abdicar da participao na festa de formatura, ter 30% do
valor arrecadado ou pago, devolvido;
Todos os gastos sero divididos igualmente para cada aluno;
Os convidados devem somar no mximo 350 pessoas;

terminantemente proibido a entrada de pessoas com alimentos e


bebidas.
CRITRIOS DE ACEITAO

Comidas e bebidas: O servio de buffet dever estar em quantidade


suficiente para todos os convidados.
Decorao: A decorao deve estar de acordo com a ocasio.
Espao: O espao dever ser amplo e confortvel.
Segurana: primordial a segurana dos convidados.
Estacionamento: O estacionamento dever ser coberto e com o nmero
suficiente de vaga para os convidados.
Sonorizao: O entretenimento musical ficar por conta do DJ.
Atraes musicais: A diverso ficar por conta da Banda Macucos.
Fotografias e filmagens: Ser contratado um fotografo especializado,
ser priorizado a qualidade das fotos e dos vdeos.

ESTRUTURA ANALTICA DO PROJETO (EAP) FORMA GRFICA


Projeto
Formatura

Infraestrutura

Entretenimento

Servios

Espao

DJ

Seguran
a

Decorao

Band
a

Buffet

Estacioname
nto

Fotograf
o

ESTRUTURA ANALTICA DO PROJETO (EAP) NA FORMA DE LISTA


IDENTIFICADA
Fase 1
1.1 Reunio com alunos
1.2 Definir quantidade total de recursos
1.3 Arrecadar recursos com os alunos
Fase 2
2.1 Pesquisar e definir locais para o evento
Fase 3
3.1 Solicitar e receber oramentos
3.2 Aprovar fornecedores
Fase 4
4.1 Checklist buffet
4.2 Checklist segurana
4.3 Checklist banda
4.4 Checklist sonorizao
4.5 Checklist convites
4.6 Checklist decorao
4.7 Checklist fotografo
4.8 Checklist salo
Fase 5
5.1 Confraternizao
5.2 Fotos e vdeos
CRONOGRAMA
Tarefa
Gerenciamento do Projeto
Festa de formatura
Prazo para a captao de recursos
financeiros
Planejamento inicial
Localizao
Salo
Decorao
Buffet
Contrataes
Convites
Sonorizao
Banda
Segurana
Fotos e filmagens

Durao
180 dias
150 dias

Incio
Trmino
25/07/2014 19/01/2015
26/07/2014 20/12/2014

130 dias

14/07/2014

20/11/2014

60 dias
60 dias
30 dias
30 dias
30 dias
45 dias
30 dias
30 dias
15 dias
15 dias
30 dias

21/11/2014
23/09/2014
21/11/2014
21/11/2014
21/11/2014
06/11/2014
21/11/2014
21/11/2014
06/12/2014
06/12/2014
06/12/2014

19/01/2015
21/11/2014
20/12/2014
20/12/2014
20/12/2014
20/12/2014
20/12/2014
20/12/2014
20/12/2014
20/12/2014
05/01/2015

Evento
Fechamento

1 dia
30 dias

20/12/2014 20/12/2014
20/12/2014 19/01/2015

ORAMENTO

Servio de terceiro
Salo
Sonorizao
Banda
Decorao
Buffet
Segurana
Fotografo
Confeco de convites
Total (R$)

Valor Previsto
R$
7.000,00
R$
5.000,00
R$
8.000,00
R$
7.000,00
R$
7.000,00
R$
3.500,00
R$
3.500,00
R$
4.000,00
R$ 45.000,00

Valor Executado
R$
8.000,00
R$
4.000,00
R$
6.000,00
R$
9.000,00
R$
7.500,00
R$
3.500,00
R$
3.500,00
R$
3.500,00
R$
45.000,00

PLANO DE RISCOS

PLANEJAMENTO DO GERENCIAMENTO DOS RISCOS

Tipo de Risco

Impacto ou Caractersticas

Avaliado

Escopo
Cronograma
Custo
Qualidade

Controle adequado do escopo


Ocorreu um pequeno atraso na definio da localizao
Custo elevado em alguns fornecedores
A qualidade de razovel em alguns fornecedores

Sim
Sim
Sim
Sim

ANLISE SWOT

Ameaas
Oportunidades

Ambiente Externo

Ambiente Interno
Foras
Fraquezas
Falta de experincia da comisso
Dificuldade de alguns alunos em
organizadora;
captar recursos;
Falta de qualidade de alguns
Oramento limitado;
servios que sero prestados;
Preos elevados de alguns
Espao fsico varivel para
fornecedores;
execuo de reunies;

Equipe de trabalho reduzida;


Horrio de trabalho diferenciado;
Equipe de trabalho sinrgica;

Excesso de empresas concorrentes


Servios divergentes dos
fornecedores concorrentes;
Expectativa de desenvolver o trabal
com eficincia e eficcia, para usufr
melhor a festa de formatura;

ESTRUTURA ANALITICA DE RISCOS

Riscos do
Projeto
Tcnicos

Externos

Organizacionais

Gerenciamento
de projetos

Qualidade

Fornecedores

Recursos

Planejamento

Desempenho
dos servios

Contrataes

Oramento

Controle

Confiabilidade
dos Servios

Mercado

Prioridades

Comunicao

ANALISE QUALITATIVA DOS RISCOS

MATRIZ DE IMPACTO DOS RISCOS


Objetivos do
projeto

Muito baixo
(0,10)

Baixo (0,20)

Moderado
(0,50)

Alto (0,70)

Muito Alto
(0,90)

Custo

Aumento
Insignificante
dos custos

< 16,67%
Aumento
baixo dos
custos

16,67 - 35% de
aumento de
custos

35 - 50% de
aumento de
Custos

50 - 90% de
aumento de
custos

Cronograma

Deslocamento
insignificante

Deslocamento
de < 10 % do
cronograma
reas
secundrias
do escopo
afetada

Escopo

Reduo do
escopo pouco
perceptvel

Qualidade

Apenas
Degradao da
aplicaes
qualidade
muito
pouco
exigentes so
perceptvel
afetadas

Deslocamento
de 10 - 20% do
cronograma

Deslocamento
de 20 - 30% do
cronograma
Reduo do
reas principais
escopo
do escopo
inaceitvel
afetada
para o cliente

Deslocamento
global do
programa
Projeto
finalizadoresultados
inteis

Reduo da
qualidade
requer
aprovao do
cliente

Projeto
finalizadoresultados
inteis

Medida do Risco = Probabilidade x Impacto;


Alto Risco > 0.35

Reduo da
qualidade
inaceitvel
para o cliente

Valor esperado total dos riscos de projetos = R$ 2.250,00


Oramento base do projeto atualizado = R$ 47.250,00

PLANO DE COMUNICAO

Concluses
De fato, pde-se observar que um bom gerenciamento de escopo, prazo, custo
e qualidade de um projeto, so de extrema importncia para uma boa gesto
de projetos. Compreendemos assim que so fatores fundamentais para que um
projeto seja considerado bem sucedido:

Necessidades dos clientes;

Objetivos e metas;

Comunicao

Controle

Documentao

Avaliar os riscos

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