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Universidad Politcnica del Bicentenario

MANUAL
DE MICROSOFT
Manual Prctico de Excel Edicin No. 1
EXCEL
Universidad Politcnica del Bicentenario
Ingeniera en Logstica y Transporte

ndice
Introduccin...................................................................................................... I
Planteamiento del problema.........................................................................II
Justificacin..................................................................................................... III
Objetivo general............................................................................................. IV
Objetivos especficos..................................................................................... IV
UNIDAD 1.......................................................................................................... V
Qu es y para qu sirve Microsoft?...........................................................VI
Historia de las hojas de clculo...................................................................IX
Anlisis de la interfaz del programa.........................................................XIII
Barra de herramientas y cinta de opciones (ms a fondo)...................XVI
Definicin de las distintas herramientas con las que cuenta Microsoft
Excel............................................................................................................... XIX
UNIDAD 2...................................................................................................... XXII
Herramientas complementarias para las hojas de clculo..................XXIII
3.1 insertar una imagen.............................................................................. XXIII
3.2 insertar formas..................................................................................... XXV
3.3 Partes de un hipervnculo en Excel..............................................XXVII
Cmo crear hipervnculos en Excel........................................................XXVII
Hipervnculos a un archivo existente.....................................................XXIX
Hipervnculos a una pgina web..............................................................XXXI
Hipervnculos a un lugar del documento...............................................XXXII
4. Frmulas simples y funciones de Excel............................................XXXIII
4.1 Qu es una funcin?.........................................................................XXXIII
Las partes de una funcin............................................................................XXXIII
Qu es una formula?...............................................................................XXXIV
QU SON LAS FRMULAS DE EXCEL?.....................................................XXXIV
Qu hace?................................................................................................ XXXV
Ejemplos.................................................................................................. XXXV
Crear una frmula simple que multiplique dos celdas................................XXXVII
Paso 1:..................................................................................................... XXXVII
Paso 2:..................................................................................................... XXXVII
Paso 3:..................................................................................................... XXXVII

Crear una frmula simple que divida una celda por otra...........................XXXVIII
Paso 1:.................................................................................................... XXXVIII
Haz clic en la Celda donde quieras ubicar la respuesta..........................XXXVIII
Paso 4:...................................................................................................... XXXIX
Paso 6:...................................................................................................... XXXIX
Qu hace?.................................................................................................. XLII
Ejemplos..................................................................................................... XLII
Qu hace?................................................................................................. XLIII
Ejemplos.................................................................................................... XLIII
Qu hace?................................................................................................. XLIV
Ejemplos.................................................................................................... XLIV
Qu hace?.................................................................................................. XLV
Ejemplo de la funcin COINCIDIR.................................................................XLV
Qu hace?................................................................................................. XLVII
Ejemplos................................................................................................... XLVII
Qu hace?................................................................................................ XLVIII
Bloquear referencia a una celda...........................................................XLIX

Introduccin

En la actualidad la utilizacin de herramientas ofimticas en el


mundo laboral y estudiantil son de vital importancia para los usuarios.
Desde una simple relacin de nombres de los empleados de alguna
empresa, una lista de asistencia para un saln de clases, e incluso el
manejo de cualquier tipo de inventario en cualquier industria; todo esto
posible realizarlo en las ya mencionadas herramientas ofimticas y en
especial a la herramienta que este caso utilizaremos y descubriremos a
lo largo de este manual, esta herramienta es conocida por ser una de las
ms utilizadas en el mundo de la industria, principalmente para el
manejo de inventario o situaciones que abarquen la estadstica. Estamos
hablando de Microsoft Excel.
Microsoft Excel es la hoja de clculo ms utilizada por excelencia,
esto, gracias a su demanda en el mercado y a que cuenta con
herramientas muy tiles e intuitivas para el usuario. Esta herramienta
desde sus primeras versiones llego para facilitar el trabajo de muchos
profesionistas (contadores, ingenieros, licenciados, etc.) principalmente
para aquellos encargados de manejar el dinero de alguna compaa, los
inventarios en una empresa, el manejo de un almacn, entre otros ms.
Y es que el manejo de esta herramienta no se limita solamente a los
profesionistas sino de igual manera es utilizada por aquellos que son
estudiantes y que en algn momento de su vida laboral se vern
forzados a utilizar dicha herramienta.
Esta hoja de clculo no solo est enfocada a realizar tareas como
enlistados o frmulas, Excel va ms all de lo que se puede pensar, ya
que adems de contar con innumerable cantidad de frmulas y
funciones, tambin es posible, gracias a sus distintas herramientas, el

poder hacer y crear procesos (macros) para facilitar la vida del usuario
en sus tareas cotidianas, todo esto y ms lo podremos ver dentro de
este manual.
Planteamiento del problema

Partiendo de la falta de conocimiento de muchos de los alumnos


en la institucin y las dificultades que para muchos de ellos representa
el poder aprender a manejar un software que contiene dentro de sus
funciones, la utilizacin de matemticas y programacin bsica, se ha
decidido iniciar con un curso prctico que pueda generar ayuda y por
supuesto conocimiento, que pueda ser desarrollado ya sea en el mbito
laboral o estudiantil, dentro de las materias de su carrera, proyectos de
estancias o estada.
Se reconoce que la labor que se realizar ser de gran magnitud,
pero teniendo en cuenta que todo es con el fin de poder ayudar al
estudiantado, es que se sta realizando este curso. No es para ms decir
que, el conocimiento que se impartir va desde la utilizacin de
frmulas, creacin de tablas y manejo de datos, hasta la implementacin
de procesos automatizados mediante programacin bsica en Visual
Basic para Aplicaciones (VBA)

Justificacin

La necesidad por saber manejar este software principalmente en la


vida laboral del futuro egresado y practicante de la institucin ha dado
hincapi a que se realice este curso, de forma tal que le sea de
suficiente ayuda y pueda desarrollar nuevas capacidades en su
formacin como ingeniero tanto dentro de la Universidad como fuera de
ella.
El aprendizaje de esta herramienta no solo facilita al estudiante su
trabajo sino que tambin ayuda a promover sus habilidades para realizar
nuevas tareas dentro de un entorno grfico como lo es Microsoft Excel.
Se sabe entonces que le curso generar en el estudiante las habilidades
y capacidades suficientes para desarrollarse en futuros proyectos, tanto
personales como laborales y por su puesto profesionales dentro de la
institucin.
Y es que gracias a la realizacin de este tipo de cursos es que el
estudiante puede adquirir conocimiento que en algunos otros lugares no
se les da, por ello es que este curso est dedicado a formar y desarrollar
a nuestros estudiantes. Teniendo en cuenta que gracias a que el
estudiantado adquirir este conocimiento este mismo puede lograr
certificaciones en algn software como en este caso lo es Excel.

Objetivo general

Que el estudiante y quien est interesado en aprender sobre la


herramienta

ofimtica

Microsoft

Excel

pueda

desarrollar

sus

conocimientos y habilidades al momento de utilizar dicha herramienta


software. Logrando as que en futuros proyectos este mismo pueda
utilizarla sin problema alguno.

Objetivos especficos

Que el alumno conozca y maneje sin dificultad alguna y de


manera bsica e intermedia el software Microsoft Excel.
Que conozca la interfaz grfica as como las herramientas
que contiene el software.
Que pueda crear una tabla, as como conocer que usos
puede darle esta misma, adems de los distintos tipos de

tablas de las que puede disponer al utilizar el software.


Que conozca las frmulas bsicas que puede utilizar dentro

de la hoja de clculo.
Que logre entender de manera general la utilizacin de
programacin Visual Basic para Aplicaciones (VBA) en las
Macros.
Despus de haber explicado cuales son los objetivos que se tienen
del curso as como entendido cada uno de ellos es que podemos
comenzar a desenvolver los temas uno por uno, desde lo ms bsico
hasta lo ms complejo en cuanto a Excel se refiere.

UNIDAD 1
UNIDAD BSICA: CONOCIENDO MICROSOFT
EXCEL

Qu es y para qu sirve Microsoft?


Excel es una herramienta ofimtica perteneciente al conjunto de
programas denominados hoja de clculo electrnica, en la cual se puede
escribir, almacenar, manipular, calcular y organizar todo tipo de
informacin numrico o de texto.
Se define como un programa informtico compuesto por columnas,
filas y celdas, donde la interseccin de las columnas y las filas son las
celdas, en el interior de cada celda es el sitio donde podemos escribir
cualquier tipo de informacin que posteriormente ser tratada, siendo
cada celda nica en toda la hoja de clculo.

La principal ventaja del uso de las hojas de clculo electrnicas


reside en que es posible interconectar unas celdas con otras mediante el
uso de funciones o reglas, de tal forma que si cambia el valor de una
celda, automticamente la hoja de clculo electrnica recalcular y
actualizar los valores de las otras celdas.

Se pude insertar graficas en base a los datos, de la siguiente


manera:

Archivo: es donde se pueden efectuar las opciones de guardar,


imprimir, enviar, ayuda, salir etc.

Historia de las hojas de clculo


Excel es una hoja de clculo
Excel es un programa computacional que es conocido como hoja
de clculo. Las hojas de clculo fueron desarrolladas desde la dcada de
1960 para simular las hojas de trabajo contables de papel y de esa
manera ayudar en la automatizacin del trabajo contable.
En este artculo se explica el origen, la historia y la cronologa de
las hojas de clculo electrnicas y de la famosa aplicacin de Microsoft
Excel.

Antigedad: Las primeras hojas de clculo nacen con el


desarrollo de la escritura y las matemticas donde se recoge la
informacin de una manera ordenada.
1846: Agustus de Morgan matemtico del siglo XIX introdujo un
sistema de matrices (filas y columnas) para su uso en la
contabilidad financiera, sentando las bases de la estructura
principal de las hojas de clculo, la celda.
1952: Aparece por primera vez el trmino Hoja de Clculo
escrito en un diccionario, el diccionario de Kohler.
1960: Richard Mattesich plante y sent las bases para la
computarizacin de las hojas de clculo.
1969: Pardo y Landau desarrollan los algoritmos bsicos para la
creacin y programacin de las hojas de clculo electrnicas,
desarrollan el lenguaje LANPAR que fue utilizada por empresas

como General Motors, AT&T, etc... Con objeto de realizar


presupuestos informticamente.
1978: Daniel Singer Bricklin desarrolla el primer prototipo de
VisiCalc programado bajo el sistema operativo de Apple. VisiCalc
es considerado como la primera hoja de clculo electrnica
desarrollada e implementada con xito en los ordenadores
personales.
1979: Bricklin decide impulsar el primer prototipo de VisiCalc ,
para ello crea la empresa Software Arts. Corporation junto con
Bob Frankston, ambos lanzaron la primera versin de VisiCalc
para el ordenador personal Apple 2 por un precio de 100
dlares, en esta primera versin la hoja de clculo electrnica
est comprendida por un total de 20 filas y 4 columnas.
1982: La empresa de Bill Gates Microsoft desarrolla la hoja de
clculo

electrnica

Multiplan

como

alternativa

VisCalc,

Multiplan sera la base para el desarrollo de la hoja de clculo


Excel.
1983: Se lanza al mercado Lotus 1-2-3, una hoja de clculo
electrnica compatible con los ordenadores IBM y el sistema
operativo MS-DOS, su xito desplaz del mercado a VisiCalc
dado a la capacidad de generar grficas as como la posibilidad
de usar funciones predefinidas y la facilidad de su uso al
disponer de un men en la parte superior de la pantalla.
Posteriormente en la versin 2.0 de Lotus 123 se incluira la
programacin y automatizacin de las hojas de clculo mediante
Macros.

10

1985: Se lanza al mercado la primera versin Excel, la cual fue


desarrollada por Microsoft para el Macintosh de Apple, en esta
primer versin se dispone de mens desplegables as como la
posibilidad de utilizar el ratn, la facilidad de su uso fue la razn
por la que muchas personas y empresas decidieron adquirir un
Macintosh para utilizar Excel como herramienta de clculo.
1987: Nace Excel 2.0 una nueva versin de la famosa hoja de
clculo desarrollada para Windows 2.0, el xito alcanzado por el
programa ofimtico de Microsoft desplaza y elimina a otras
hojas de clculo electrnicas como Lotus 1-2-3.
En la versin 3.0 se aade la barra de herramientas para la
creacin de grficos, tambin se incluye la herramienta Solver
para el clculo y optimizacin de ecuaciones.
En la versin Excel 4.0 se incluye el primer set de funciones
estadsticas, financieras y de ingeniera, ampliando el uso de las
hojas de clculo a otras ramas cientficas.
En la versin Excel 5.0 se introduce el concepto de libro de
trabajo, donde cada libro contiene un nmero limitado de hojas
de clculo.
En el ao 1995 se lanza la versin 7.0 tambin conocida como
Excel 95, en esta nueva versin sienta las bases para el entorno
grfico de las actuales versiones de Excel.
La comunicacin con Internet y el trabajo en red con Excel
vendr definitivamente con la Versin 9.0 de Excel

En la versin 12.0 y con el lanzamiento de Office 2007 se


cambia por completo el entorno grfico de Excel, aadiendo la

11

denominada "Cinta" o "Rubbon"en la cabecera de la hoja de


clculo.

12

Anlisis de la interfaz del programa

1.- Barra de ttulo: muestra el nombre de archivo de la hoja de clculo


que se est editando y el nombre del software que est usando.

2.- Ficha Archivo: haga clic en este botn cuando est usando
comandos bsicos, tales como Nuevos, Abrir, Guardar como, Imprimir y
Cerrar.

3.- Barra de herramientas de acceso rpido: aqu se encuentran los


comandos que se usan frecuentemente como Guardar y Deshacer.
Tambin puede agregar sus comandos favoritos.

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4.- Cinta de opciones: en ella se encuentran los comandos necesarios


para el trabajo que va a realizar. Es lo mismo que Mens o barras de
herramientas en otro software.

5.- Ventana Editar: muestra la hoja de clculo que est editando. Las
hojas de clculo estn compuestas de filas y columnas. Puede escribir o
editar datos. Los cuadrados de las hojas de datos reciben el nombre de
celdas.

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6.-Botones de vista: permiten cambiar el modo de visualizacin de la


hoja de clculo que est editando para satisfacer sus necesidades.

7.- Barra de desplazamiento: permite cambiar la posicin dentro de la


hoja de clculo que est editando.

15

8.-Control deslizante del zoom: permite cambiar la configuracin de


zoom de la hoja de clculo que est editando.

9.- Barra de estado: muestra informacin sobre la hoja de clculo que


est editando.

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Barra de herramientas y cinta de opciones (ms a fondo).


Barra de herramientas:

PEGAR: Permite pegar imgenes u otra informacin.


CORTAR: permite cortar informacin o datos del documento.
COPIAR: permite copiar la seleccin y lo coloca en el portapapeles.
COPIAR FORMATO: permite copiar el formato en un sitio a otro.
FUENTE: permite cambiar la fuente (cambiar el tipo de letra).
TAMAO DE FUENTE: permite cambiar el tamao de letra.
NEGRITA: permite dar la opcin de negritas ala fuente seleccionada.
CURSIVA: permite al texto seleccionado darle la opcin de cursiva.
BORDES: permite dar bordes para la tabla ya sea borde inferior, sin
borde, borde izquierdo, borde derecho, el borrador, etc.
COLOR DE RELLENOS: permite dar rellenos a los bordes solamente se
selecciona el texto y el color de relleno que deseen.
COLOR DE FUENTE: permite dar color al texto.
AUMENTAR TAMAO DE FUENTE: incrementa el tamao de la fuente.
DISMINUIR TAMAO DE FUENTE: permite disminuir el tamao de
letra.

17

ALINIACION: alinear a la parte superior, alinear al medio. Alinear a la


parte inferior, alinear el texto ala izquierda, centrar, alinear el texto ala
derecha.
ORIENTACION: permite orientar el texto en una posicin vertical o
diagonal.
DISMINUIR SANGRIA: permite que el prrafo no tenga un gran espacio
o sangra.
AUMENTAR SANGRIA: permite que el texto tenga espacio.

Cinta de opciones: se encuentran los comandos necesarios para el


trabajo que va a realizar. Es lo mismo que Mens o barras de
herramientas en otro software.
Inicio: Contiene iconos de formato y edicin.
Insertar:

Objetos

en

el

archivo,

como

encabezado / pie de pgina y tablas dinmicas.

fotografas,

grficos,

18

Diseo de Pgina: Mrgenes establecidos, orientacin de pgina,


lneas de divisin y encabezados.

Formulas: Funciones, frmulas y Autosuma.

Datos: Los datos procedentes de otras fuentes, tales como Access,


texto, o en la web, validacin y herramientas de clasificacin.

Revisar:

corrector

comentarios

la

ortogrfico,
proteccin

diccionario
del

libro

de
u

sinnimos,

hoja

de

los

trabajo.

Vista: puntos de vista de la hoja de clculo, zoom, macros, frmulas,


lneas de divisin, y el interruptor de iconos de Windows para cambiar
entre las hojas de clculo abiertas.

19

Definicin de las distintas herramientas con las que cuenta


Microsoft Excel.
Barra de Funciones: Esta es una de las cosas principales de Excel por
ser tan eficiente y donde se muestran todas las formulas, las formulas y
funciones las vamos a ver ms adelante.
Autosuma: La autosuma me sirve para sumar 2 o ms celdas,
obviamente que contengan nmeros y da el resultado en otra celda.

Orden Ascendente: Este botn es para que el texto en una celda en


vez de que el texto vaya en orden de izquierda a derecha, vaya de arriba
para abajo.

20

Graficas: Este botn es para insertar una grfica en la hoja de clculo,


hay muchos tipos de grficas, pero eso lo vamos a ver despus.

Copiar Formato: Copia el formato de una celda a la que estaba


seleccionada, como dinero, contabilidad, etc.

Estilos: Estos son los estilos, nos sirven para identificar qu tipo de
moneda, porcentaje o decimales quiere uno. El primero es para moneda,
solamente pones un nmero y al quitar la seleccin de la celda aparece

21

el signo de pesos y .00, el siguiente es porcentaje, hace lo mismo


solamente que no se pone el signo de pesos sino el de porcientos, y el
ultimo es para que aparezcan decimales a lado del nmero.

Agregar o disminuir decimales: Estos botones sirven para disminuir o


aumentar decimales en un nmero con muchos decimales.
Unir celdas: Este botn es muy til, es para unir 2 o ms celdas y sirve
principalmente para titulares.

22

UNIDAD 2
UNIDAD INTERMEDIA: FORMULACIN Y
HERRAMIENTAS IMPORTANTES

23

Herramientas complementarias para las hojas de clculo.


3.1 insertar una imagen

Clic en insertar, Luego seleccionas IMAGEN.

Al seleccionar la imagen se abrir un pequeo recuadro y tu


seleccionaras la imagen que deseas insertar.

24

Al dar clic en insertar esta aparecer en tu hoja de Excel y solo la


acomodas a como ms te convenga.

25

3.2 insertar formas

Das clic en insertar

Ah se ver el icono de formas en donde dars clic

Se abrir el cuadro de opciones de formas para que elijas la que


necesitas.

26

Seleccionas alguna de ellas

Y le das el tamao adecuado, as como el color de fondo o contorno que


desees aplicarle.

27

3.3 Partes de un hipervnculo en Excel


Todos los hipervnculos en Excel estn formados por dos partes:
ubicacin y descripcin. La ubicacin de un hipervnculo es la que define
la ruta de acceso al otro documento, a la seccin del mismo documento
o una pgina Web. La descripcin es el texto que se mostrar en
pantalla y sobre el cual el usuario har clic para dirigirse al recurso
vinculado.
Por

ejemplo,

en

la

siguiente

imagen

puedes

observar

un

hipervnculo cuyo texto descriptivo es Visitar Microsoft y su ubicacin


es la pgina Web de Microsoft (http://microsoft.com/):

Ahora que ya conocemos la manera en que estn formados los


hipervnculos veamos un poco ms sobre el comando Hipervnculo en
Excel.
Cmo crear hipervnculos en Excel
El primer paso en la creacin de hipervnculos en Excel es abrir el
cuadro de dilogo Insertar hipervnculo y eso lo podemos lograr de dos
maneras diferentes. La primera opcin es hacer clic derecho sobre la
celda donde se insertar el hipervnculo y elegir la opcin de
men Hipervnculo:

28

La segunda alternativa que tenemos para abrir el cuadro de


dilogo Insertar hipervnculo es utilizar el comando que se encuentra en
la ficha Insertar dentro del grupo Vnculos:

Ambas

opciones

anteriores

abrirn

el

mismo

cuadro

de

dilogo Insertar hipervnculo donde podremos elegir cualquiera de los


diferentes tipos de hipervnculos mencionados anteriormente:

29

Otra manera de abrir este cuadro de dilogo es utilizar el atajo de


teclado Ctrl + Alt + K para las versiones de Excel en espaol. En caso de
tener instalado Excel en ingls debers utilizar la combinacin de teclas
Ctrl + K.
Hipervnculos a un archivo existente
Para crear un hipervnculo que abra un archivo existente debes
abrir el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo y seleccionar la
opcin Archivo o pgina web existente. El panel central mostrar los
archivos de la carpeta actual y podrs elegir cualquiera de ellos:

La opcin Buscar en te permitir elegir los diferentes dispositivos


conectados a tu ordenador de manera que puedas encontrar fcilmente
el archivo deseado. Al seleccionar algn archivo se mostrar su
ubicacin en el cuadro Direccin, y aunque podrs modificar dicha

30

direccin, no te recomiendo hacerlo a menos que conozcas la ruta


exacta al archivo.
El

botn Marcador te

documento

seleccionado,

permitir
pero

esta

elegir
opcin

un

lugar

solo

dentro

del

funcionar

con

documentos que puedan ser abiertos por la suite de Microsoft Office. Por
ejemplo, despus de seleccionar un libro de Excel, el botn Marcador te
permitir elegir la hoja que deseas abrir:

Tambin podrs indicar una referencia a la celda especfica que


deseas mostrar, o si tu libro tiene algn nombre definido podrs
seleccionarlo

de

la

lista.

Ya

para

terminar,

en

el

cuadro

de

dilogo Insertar hipervnculo, he modificado la opcin Texto con el valor


Abrir Libro 2 lo cual ocasionar que dicho texto se muestre dentro de
la celda al crear el hipervnculo:

31

Tambin puedes crear un hipervnculo a uno de los archivos


abiertos recientemente y para eso debers pulsar la opcin Archivos
recientes dentro del cuadro de dilogo Insertar hipervnculo y el panel
central mostrar la lista de archivos recientes de la cual podrs elegir
alguno.
Hipervnculos a una pgina web
Si en lugar de crear un hipervnculo a un archivo existente deseas
abrir una pgina Web, entonces debers utilizar el cuadro Direccin para
colocar el URL de la pgina Web y el campo Texto para la descripcin del
hipervnculo.

En este ejemplo he creado un hipervnculo hacia la pgina principal de


Excel Total y que se mostrar de la siguiente manera:

32

Hipervnculos a un lugar del documento


Uno de los tipos de hipervnculos en Excel mencionados al inicio de
este artculo, es el que nos permite crear un vnculo hacia una celda
especfica de la hoja, hacia otra hoja de nuestro libro o hacia un nombre
previamente definido. Para crear este tipo de hipervnculo debemos
seleccionar la opcin Lugar de este documento dentro del cuadro de
dialogo Insertar hipervnculo:

Este tipo de hipervnculo es el que nos permite crear un sistema


de navegacin entre las hojas de un libro. Si quieres leer un ejemplo

33

detallado sobre cmo crear un ndice de hojas consulta el artculo: Cmo


crear un ndice de hojas en Excel.

4. Frmulas simples y funciones de Excel


4.1 Qu es una funcin?
Una funcin es una frmula predefinida que realiza los clculos
utilizando valores especficos en un orden particular. Una de las
principales ventajas es que ahorran tiempo porque ya no es necesario
que la escribas t mismo.
Las partes de una funcin
Cada funcin tiene una sintaxis, un orden especfico que debe
seguirse para obtener el resultado correcto. La sintaxis bsica para crear
una frmula con una funcin es:

Insertar un signo igual (=).

Seleccionar una funcin (SUM, por ejemplo, es el nombre de la


funcin para la adicin).

Introducir los argumentos de la frmula, es decir, los datos que se


usarn para hacer el clculo.

34

Qu es una formula?
Una frmula de Excel es un cdigo especial que introducimos en
una celda. Ese cdigo realiza algunos clculos y regresa un resultado
que es desplegado en la celda.
QU SON LAS FRMULAS DE EXCEL?
Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear
la frmula que mejor se adapte a sus necesidades especficas. Pero sin
importar la cantidad de frmulas que vaya a crear, todas debern seguir
las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las frmulas
deben empezar con un smbolo igual (=). Considera la siguiente frmula
para la celda A1 ingresada en la barra de frmulas:

35

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y


el cual ser mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una


frmula de lo contrario Excel tratar el texto introducido como si fuera
cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no
especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de


la operacin, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de
la ecuacin pero no realiza ningn clculo.

4.2 FORMULAS BSICAS


4.2.1 SUMA
Qu hace?
Devuelve el subtotal de una lista de valores aplicando la operacin
indicada.
SUMA(nmero1, [nmero2], )
nmero1 (Obligatorio): Primer nmero (o rango de celdas) a considerar
en la suma.

36

nmero2 (Opcional): Nmeros (o rangos de celdas) adicionales a sumar.


Se pueden especificar hasta 255 nmeros adicionales.

Ejemplos
SUMA

(1,3,4)

SUMA (A1:A5) = Suma de los valores en el rango A1:A5

4.2.2 RESTA
Restar dos o ms nmeros en una celda
1.

Haga clic en una celda en blanco y despus, escriba un signo igual


(=) para iniciar una frmula.

2.

Despus del signo igual, escriba algunos nmeros separados por


un signo menos (-).
Por ejemplo, 50-10-5-3.

3.

Presione RETORNO.
Si utiliza los nmeros de ejemplo, el resultado es 32.

37

Restar nmeros mediante referencias de celda


Una referencia de celda combina la letra de la columna y el nmero de
fila, como A1 o F345. Cuando utiliza referencias de celda en una frmula
en lugar del valor de la celda, puede cambiar el valor sin tener que
cambiar la frmula.
1.

Escriba un nmero en las celdas de la C1 y D1.


Por ejemplo, un 5 y un 3.

2.

En la celda E1, escriba un signo igual (=) para iniciar la frmula.

3.

Despus del signo igual, escriba C1-D1.

4.

Presione RETORNO.
Si utiliza los nmeros de ejemplo, el resultado es 2.
NOTAS:

Si cambia el valor de C1 o D1 y despus pulsa la tecla INTRO


, el valor de E1 cambiar, aunque la frmula no.

Si ve una fecha en lugar del resultado que esperaba,


seleccione la celda y, a continuacin, en la fichaInicio, en nmero, haga
clic en General en el men emergente.

4.2.3 MULTIPLICACION

38

Crear una frmula simple que multiplique dos celdas


Paso 1:
Selecciona la Celda donde deseas que aparezca la respuesta (E32, por
ejemplo).
Paso 2:
Escribe el signo igual (=) para indicarle a Excel la frmula que vas a
realizar.
Paso 3:
Haz clic en la primera Celda a incluir en la frmula (C9, por ejemplo) o
escribe

el

nmero.

Paso 4:
Escribe el signo de multiplicacin (*) al presionar la tecla Shift y luego el
nmero 8. El signo se ver en la Celda y la Barra de Frmula.

4.2.4

DIVISION

Crear una frmula simple que divida una celda por otra
Paso 1:
Haz

clic

Paso 2:

en

la Celda donde

quieras

ubicar

la

respuesta.

39

Escribe el signo de igual (=) para indicar en Excel que una frmula va a
ser

desarrollada.

Paso 3:
Haz

clic

en

la

primera Celda a

incluir

en

la

frmula.

Paso 4:
Escribe el signo de divisin. El signo se ver en la Celda y la Barra de
Frmula.

Paso 5:
Haz

clic

en

la

prxima Celda en

la

frmula.

Paso 6:
Presiona Enter o haz clic en el Botn Insertar en la Barra de Frmula para
terminar la operacin.

40

4.2.5 PROMEDIO
La funcin Promedio en Excel sirve para obtener la media aritmtica
entre un grupo de valores que le pasemos como parmetros.
Bsicamente, lo que hace es sumar todos los valores que le pasemos y
los divide entre el conteo de los mismos.
As, por ejemplo si quisieras sacar el promedio de dos valores, 15 y 5 por
ejemplo, el procedimiento sera as:
1. Cantidad de parmetros: 2
2. Suma entre 15 y 5: 20
3. Dividir el resultado entre la cantidad de parmetros: 20 / 2 = 10
4. Promedio: 10
Veamos este ejemplo en una hoja de Excel:

Como ves, a la funcin promedio le estoy pasando los valores 15 y 5


colocando una referencia a las celdas donde estn ubicados.
El resultado que arroja la funcin Promedio es el mismo que obtuvimos
manualmente:

41

As como he utilizado una referencia a un rango de celdas con los


valores que deseo promediar, puedo utilizar valores constantes, tal y
como te cont en la entrada donde explico qu son las frmulas:

4.3 FUNCIONES PARA BSQUEDA Y REFERENCIAS


4.3.1 PARA QUE NOS SIRVE Y CUANDO PODEMOS UTILIZAR
ESTAS FUNCIONES
Las funciones de bsqueda y referencia en Excel nos permiten encontrar
valores dentro de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en
la bsqueda. Tambin nos ayudan a obtener informacin de referencia
de las celdas.

4.3.2 FUNCIONES DE BSQUEDA (LAS PRINCIPALES)

Buscar
Buscarv

42

BuscarH

4.3.2.1 BUSCAR
Qu hace?
Busca un valor dentro de una fila/columna y devuelve el valor que se
encuentra en la misma posicin en una segunda fila/columna. Los datos
deben estar ordenados de forma ascendente, de lo contrario considera
utilizar la funcin BUSCARV BUSCARH.
BUSCAR (valor_buscado, rango_comparacin, [rango_resultado])

valor_buscado

(obligatorio):

Valor

que

se

buscar

en

el

rango_comparacin.

rango_comparacin (obligatorio): El rango de celdas con los


valores que sern buscados. Puede ser una columna o una fila.

rango_resultado: (opcional): El rango de celdas que contendr los


resultados. Debe ser del mismo tamao que rango_comparacin.

Ejemplos
BUSCAR (5, A1:A9, B1:B9) = Busca el valor 5 en el rango A1:A9 y si lo
encuentra devuelve el valor de la misma fila pero del rango B1:B9

43

4.3.2.2 BUSCARV
Qu hace?
Busca un valor dentro de una columna y regresa el valor en la misma
posicin de una segunda columna. Siempre busca en la primera columna
del rango especificado.
BUSCARV (valor_buscado, rango, valor_regresado, [ordenado])

valor_buscado (obligatorio): Valor que se buscar en el rango

rango (obligatorio): El rango de celdas que contiene la columna de


valores y la columna de resultados.

valor_regresado (obligatorio): Nmero de columna (dentro del


rango) que contiene los resultados.

ordenado (opcional): Indica si ser una coincidencia aproximada.


Si se omite se toma como verdadero.

Ejemplos
BUSCARV (Excel, A1:B10, 2) = Encuentra Excel en la columna A y
regresa el valor que le corresponde de la columna B

4.3.2.3 INDICE

44

Qu hace?

Devuelve el valor de la celda que se encuentra en la interseccin


de una fila y una columna dentro de una matriz especificada
matriz (obligatorio): Rango de celdas que compone la matriz
donde se har la interseccin.

nm_fila (obligatorio): Fila de la matriz que contiene el valor


buscado.

nm_columna (opcional): Columna de la matriz que contiene el


valor buscado.

.
INDICE (matriz, nm_fila, [nm_columna])

Ejemplos
INDICE (A2:E10, 2, 6) = Valor en la interseccin de la segunda fila y la
sexta

columna

del

rango.

INDICE (A2:E10, 5, 1) = Valor en la interseccin de la quinta fila y la


primera columna del rango.

45

4.3.2.4 COINCIDIR
Qu hace?
Busca un valor dentro de una lista y regresa la posicin relativa del valor
dentro del rango.
esta es una breve explicacin de la funcin COINCIDIR en Excel la cual
nos ayuda a encontrar un valor dentro de una lista y nos devuelve la
posicin donde ha sido encontrado el valor indicado. En caso de que
la funcin COINCIDIR no encuentre una coincidencia, nos devolver un
error.
Ejemplo de la funcin COINCIDIR
Hagamos un ejemplo para comprender la manera en que trabaja la
funcin COINCIDIR. En el rango de celdas A2:B10 tengo informacin de
los empleados de una empresa, cada uno con su nmero de empleado
en

la

columna

su

nombre

en

la

columna

B.

Si

quiero conocer la posicin en la que se encuentra la persona con el


nmero de empleado 45362 puedo utilizar la funcin COINCIDIR de la
siguiente manera:
=COINCIDIR (45362, A2:A10, 0)
El primer argumento es el valor que estoy buscando. El segundo
argumento es el rango de celdas donde espero encontrar dicho valor,
que para nuestro ejemplo es la columna A del rango de datos. El tercer
argumento le indica a la funcin el tipo de bsqueda que va a realizar y
el valor cero significa una bsqueda exacta.

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La siguiente imagen muestra el resultado de la frmula anterior, pero


observa que hice una pequea modificacin, pidiendo a la funcin
COINCIDIR que busque el valor indicado en la celda D1.

El resultado es el valor 7 porque esa es la posicin que ocupa el nmero


de empleado 45362. Por favor, considera que el nmero 7 no se refiere a
la fila de la hoja, sino a la posicin dentro del rango A2:A10 lo cual nos
lleva a la celda A8. Es decir, siendo que la celda A2 es la posicin 1 del
rango de bsqueda, la posicin 7 ser la celda A8 que es donde se
encuentra el valor buscado.
En este ejemplo he excluido el encabezado de columna, pero nada
impide que lo incluyas en tus bsquedas y solo debers recordar que el
encabezado ser la posicin 1.

4.3.2.5 BUSCARH
Qu hace?
Busca un valor dentro de una fila y regresa el valor en la misma posicin
de una segunda fila. Siempre busca en la primera fila del rango
especificado.

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BUSCARH (valor_buscado, rango, valor_regresado, [ordenado])

valor_buscado (obligatorio): Valor que se buscar en el rango

rango (obligatorio): El rango de celdas que contiene la fila de


valores y la fila de resultados.

valor_regresado (obligatorio): Nmero de fila (dentro del rango)


que contiene los resultados.

ordenado (opcional): Indica si ser una coincidencia aproximada.


Si se omite se toma como verdadero.

Ejemplos
BUSCARH (Excel, A1:J2, 2) = Encuentra Excel en la fila 1 y regresa el
valor que le corresponde de la fila 2

4.3.2.6 INDIRECTO
Qu hace?
Obtiene el valor de una celda cuya referencia es especificada como
texto.

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La funcin INDIRECTO en Excel nos ayuda a obtener una referencia a


una celda o a un rango de celdas. Puedes utilizar esta funcin para crear
una referencia que no cambiar aun cuando se inserten filas o columnas
a la hoja de Excel.
La funcin INDIRECTO tambin puede ser utilizada para crear una
referencia a partir de una letra y un nmero dando forma a la direccin
de la celda de la cual deseamos obtener la referencia.
La funcin INDIRECTO tiene dos argumentos.

Ref (obligatorio): Es la referencia especificada como una cadena


de texto.

A1 (opcional): Valor lgico que indica el tipo de referencia


especificada: A1 (verdadero) o F1C1 (falso).

En caso de omitir el argumento A1, la funcin INDIRECTO supondr que


la referencia es de tipo A1.

Bloquear referencia a una celda


En el siguiente ejemplo puedes observar en la celda C1 la frmula =A5 y
en la celda C2 la frmula =INDIRECTO(A5).

49

Ambas celdas muestran el valor de la celda A5, pero ahora observa lo


que sucede al insertar una nueva fila por arriba de la fila 5.

El valor 500 ahora se encuentra en la celda A6 y Excel actualiz


automticamente la frmula de la celda C1 que ahora es =A6. Sin
embargo, la celda C2 muestra el valor 0 (cero) porque la funcin
INDIRECTO sigue regresando la referencia a la celda A5 que ahora est
vaca.
Si necesitas hacer referencia siempre a la misma celda sin importar que
se

inserten

eliminen

filas

columnas,

entonces la

funcin

INDIRECTO ser adecuada para dicho propsito.

50

Tipos de Datos

El manejo de datos en Excel es una tarea a la que esta hoja de


clculo est acostumbrada y para lo cual fue diseada, y es que en la
necesidad de manejar datos extensos es que con el paso del tiempo se
han desarrollado distintas herramientas que se han implementado en
Microsoft Excel, esto con el fin de poder facilitar el trabajo al usuario.
Despus de realizar un anlisis de las herramientas necesarias
para el manejo de datos en Excel es que se han desglosado algunos
temas que servirn de mucho al usuario final.

Importar bases de datos desde Microsoft Access a Excel

Conjuntar datos en una hoja de clculo para su futura utilizacin


desde otras bases de datos como lo son Access, suelen ser uno de los
problemas con los que los usuarios (estudiantes y profesionistas) se
topan en su da a da. Es por eso que se ha realizado con detalle paso a
paso la forma en que se debe realizar este paso, que lejos de ser algo
complicado para el usuario ser algo fcil y muy sencillo de comprender.
La forma de poder realizar esto se puede lograr desde la pestaa
DATOS, ubicada en la parte superior de nuestro libro de Excel.

En la imagen anterior se puede observar de forma general lo que


sera la pestaa o ficha DATOS.

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De principio a fin se puede observar que al igual que las dems


pestaas ya vistas, esta tambin se divide por secciones las cuales
contienen distintas funciones y herramientas que permitirn al usuario
realizar las tareas necesarias que requiera.
En esta caso lo que queremos realizar es el importar datos desde
una fuente externa como ya lo es Access, para esto nos ubicamos en la
seccin nombrada Obtener datos externos, dentro de ella se ubican
algunas herramientas que nos sern tiles para importar datos de otras
fuentes. La que utilizaremos y la cual es la que nos interesa es la que
dice Desde Access.

Como observamos en la imagen anterior se muestra lo que es la


opcin buscada dentro de la seccin que se mencion.
Ahora teniendo ya ubicada nuestra base de datos externa de la
cual queremos importar sus datos a Microsoft Excel, procedemos a
realizar la transferencia de datos hacia nuestro libro de Excel.
Presionando la opcin Desde Access, se nos abrir una ventana en
la cual buscaremos nuestro documento de Access en cual lleva como
extensin la siguiente nomenclatura: .accdb, una vez encontrada
procedemos a dar clic en el botn Abrir, para que se inicie la
transferencia de los datos al libro de Excel.

52

53

Una vez realizados los pasos anteriores se nos abrir un pequeo


cuadro de dialogo el cual lleva por ttulo Importar datos que nos dir
como es que queremos ver los datos y donde los deseamos ver.

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Como podemos observar en este cuadro se tienen distintas


opciones con sus respectivas casillas para marcar dependiendo la opcin
que deseemos elegir. En lo que respecta a la primera solicitud que se
hace Seleccione como desea ver estos datos en el libro, podemos ver
que se nos dan las opciones: Tabla, Informe de tabla dinmica, Grfico
dinmico y Crear solo conexin. Dependiendo de la forma en que se
desee que estos datos se visualicen de acuerdo a lo que como usuario
se requiera, elegiremos la que ms nos convenga. Para este caso
prctico elegiremos la primera opcin que nos dice Tabla y dejaremos
los dems opciones por defecto, como se mostr en la imagen y
daremos clic en aceptar.

Es entonces que despus de haber dado clic en Aceptar los datos


que se encuentren en la base de Datos de Access sern importados a la
hoja de clculo en Excel.

55

Los datos de nuestra tabla en Access estn ya incluidos en el libro


de Excel, listos para ser utilizados en este mismo.

Utilizacin bsica de las distintas herramientas de la pestaa DATOS


(Para qu sirve cada una)

Dentro de las herramientas que se encuentran en Excel podemos


observar algunas que nos servirn para realizar tareas que requerimos
en el momento, pero tambin habr otras que tal vez no conocemos por
lo mismo de que no nos hemos dado a la tarea de explorarlas o
simplemente porque en el camino no se nos ha dado la necesidad de
utilizarlas.
En este tema podremos observar ms a detalle lo que contiene la
pestaa DATOS, y es que no est dems saber para qu nos sirve cada
herramienta con la que cuenta dicha pestaa.
Como ya lo vimos en el ejercicio anterior, se hizo utilizacin de una
de las herramientas con las que cuenta la ficha o tambin llamada
pestaa DATOS, en ese caso utilizamos el importar datos desde otros
archivos o bases de datos a nuestro libro de Excel; en este caso veremos
de forma general pero explicada para que nos sirve cada una de las
herramientas situadas dentro de las secciones de esta ficha.

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En la pestaa DATOS se sitan distintas herramientas, las cuales


estn divididas en secciones dependiendo de la utilizacin o propsito
para el cual estn destinadas.
En la primera seccin podemos ver la ya conocida Obtener datos
externos, la cual nos servir como ya se mencion para importar datos
desde otras fuentes como lo son Access, Desde la web y Desde texto, as
como tambin nos da la opcin de poder elegir alguna otra fuente que
pueda contener o almacenar alguna base de datos y en dado caso de
algunas Conexiones existentes.

Si desplegamos la opcin De otras fuentes, podremos observar


que se nos despliega una lista con las diferentes opciones de donde
podemos importar una base de datos; entre estas opciones se
encuentran lo que son SQL Server, Analysis Service, Windows Azure,
XML, entre otras.

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Por otro lado podemos observar la seccin Conexiones, la cual


cuenta con algunas opciones que, aunque no son muchas, son de gran
utilidad en algunos procesos, como lo es la opcin Actualizar todo, la
cual por si misma representara tal vez el simple y solo hecho de
actualizar el libro y nada ms, pero cabe destacar que el ocasiones este
til herramienta puede ser utilizada en procesos automatizados (Macros)
para poder tener toda la informacin al da dentro de nuestro libro de
Excel.

Ahora nos topamos con una de las secciones ms conocidas pos


algunos, y ms por aquellos que manejan tablas y grandes listados de

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datos que por lo general requieren que se ordenen, ya sea de forma


numrica, alfabtica, ascendente o descendente, segn sea el caso. Nos
referimos entonces a la seccin Ordenar y filtrar, dentro de esta seccin
podemos encontrar herramientas que en algunos determinados casos
pueden utilizarse para hacer procesos automatizados como lo son las
Macros, o utilizarla simplemente como una herramienta ms.

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