Administracin

Asunto:
Compras

Cdigo:
PR-C-01-1

Tema:
Solicitud y Aprobacin de compras

1. Objetivo

2. Alcance
El proceso de compras contempla la
adquisicin
de
bienes,
servicios
y
materiales necesarios y asociados con la
actividad de la organizacin.

3. Definiciones
Requerimiento
Es la solicitud de un bien o un servicio, hecho al departamento de compras.
Orden de compra
Es un documento que emite el comprador para solicitar mercaderas al vendedor,
indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago entre otros detalles que se
considere pertinente.
Stock
Cantidad de materiales o artculos disponibles en el almacn para ser usado a su
requerimiento.
Presupuesto
Documento que emite el proveedor dando a conocer su propuesta y condiciones
comerciales de determinado producto o servicio.

4. Responsabilidades
Supervisor Inmediato
Asistente administrativo

Verificar que los desembolsos de fondos por concepto de adelanto de gastos

se encuentren alineados a la Poltica y Procedimientos, as como, el registro
y la contabilizacin adecuada e ntegra de las transacciones
correspondientes.

Realizar la entrega del adelanto de gastos al Solicitante, siguiendo

lineamientos establecidos en las normas y procedimientos establecidos.

5. Documentos y Procedimientos Asociados

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PO-09-CO-CT-01 Poltica de Gastos Reembolsables .

6.

Normas
En la lista de proveedores se categorizara a los proveedores segn
los paramento siguientes:
Parmetros
Responsabilidad
(cumplimiento de acuerdos
tomados)

Puntaje
5
3
1

Calidad (cumplimiento de
parmetros tcnicos)

5
3
1

Condiciones de Pago
(Facilidades de pago)

5
3
1

Observacin
Siempre cumple (0 No Conformidad
Proveedor)
1 Servicio o Producto No conforme de
Proveedor
2 ms Servicios o Producto No
conforme de Proveedor
7. De 0 a 1 Servicios o Producto No
conforme de Proveedor
8. De 2 a 3 Servicios o Producto No
conforme de Proveedor
9. Ms de 3 Servicios o Producto No
conforme de Proveedor
Menos de 20 das
Entre 30 a 45 das
Sobre 45 das

PROVEEDOR TIPO A: Puntaje entre 15 a 11 (Aceptable)

PROVEEDOR TIPO B: Puntaje entre 10 a 8 (Aceptable con observacin)
PROVEEDOR TIPO C: Puntaje igual o menor a 7 (No Aceptable)
Los proveedores no aceptables no son considerados como proveedores al menos
que el producto o servicio solicitado sea exclusivo o de oferta limitada en el
mercado se podr adquirir algn producto o servicio.

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10.

Procedimiento

Adelanto de pago

Flujograma

Accin

Responsabl
e

1.

Colaborador

Colaborador
2.

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11.

Custodia y Ubicacin

Nombre del
Registro

12.

Cdigo

Ubicacin
Original

Copia

Retencin
Archiv
o
activo

Responsable

Archivo
Inactivo

Revisin y aprobacin

Revisado por:

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13.

Anexos

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