ARTI SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN

Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan

pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif
yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan
operasional perusahaan.

Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan

penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan
sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.

Kedudukan dan Peran Sekretaris

Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai
wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan
sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem
komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata
kerja.

Ruang Lingkup, Tugas, Fungsi, Tujuan, dan Prinsip Sekretaris

A. Ruang Lingkup
- Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan
dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan,
pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.
- Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
- Menyelenggarakan rapat-rapat.
- Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.

B. Tugas Administratif Kesekretariatan

- Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern
maupun ekstern.
- Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi

- Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang

berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).

C. Fungsi
- Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
- Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
- Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan
- Sebagai pusat dokumentasi

D. TUJUAN
Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :
1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal
maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi
kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.

E. PRINSIP
Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan
administrasi kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :
1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi

Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi

a. Peran Strategis
b. Peran Teknis
c. Peran Pendukung

Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris

a. Syarat Pengetahuan
b. Syarat Keterampilan
c. Syarat Kepribadian

Ruang Lingkup Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.

Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam

melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
- Menerima tamu
- Menerima telepon
- Mengambil dikte dan melatinkan
- Menyimpan surat

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh
seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh
pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan
lembaga bantuan hukum.

Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan :

- Tugas-tugas yang bersifat rutin

- Tugas-tugas khusus
- Tugas-tugas yang bersifat kreatif
- Melakukan hubungan dan kerja sama

Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk
menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan
pimpinannya dalam batas-batas kedinasan

A. Pengertian Sekretaris Pengertian sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya membantu

seorang eksekutif atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata
secretum yang berarti rahasia, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang
diberi kepercayaan memegang rahasia. Dalam Websters New World Dictionary of the American
Language College, mengartikan sekretaris : Secretary is a person employed to keep records, take
care correspondence and other writing task etc, for an organization or individual. Pada prinsipnya
pengertian ini menunjukkan bahwa seorang sekretaris mempunyai tugas mengurus warkat,
menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya untuk suatu organisasi atau
seseorang. Selanjutnya menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang
petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi
seorang pejabat penting atau suatu organisasi . Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti
sama dengan penulis (notulen), tetapi penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang
mempunyai tugas sangat berkaitan dengan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan

perkantoran atau perusahaan. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar
pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. B.
Peranan dan Tugas Sekretaris Peranan Sekretaris Dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana
telah lazim bahwa pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh
seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, filing dan pelayanan tamu maupun
urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut lazimnya dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan
surat menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya. Pada mulanya sekretaris adalah
seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian lalu berarti petugas
yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang
meliputi pula surat-surat rahasia atau surat yang bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya
disiarkan sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya.
Kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar
pimpinan dapat bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas manajemennya. Tugas sekretaris
tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung untuk terus menerus meluas.
Dengan demikian selain sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu,
terdapatlah sekretaris yang mempunyai fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai manajer ,
maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya pegawaipegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah satuan
organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat dan dikepalai oleh
seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu. Jadi sekretaris yang bertindak sebagai
seorang manajer pada umumnya memimpin satuan organisasi yang disebut sekretariat (dalam
lingkungan organisasi yang besar disebut juga Sekretaris Jenderal). C. Tugas Sekretaris Tugas
sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan
rahasia. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat
membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.
C.1. Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah meliputi hal-hal sebagai berikut 1. Menerima dikte
dari pimpinan. 2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat, termasuk telepon
dan telegram bagi sekretaris pribadi). 3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 4. Menerima
tamu-tamu pimpinan. 5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun
kegiatan lainnya. 6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan
kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya. 7. Bertindak sebagai perantara antara
pimpinan dan bawahan. 8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun
pihak eksternal perusahaan. 9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting. 10.Menyusun
pidato-pidato untuk pimpinan. Sekretariat dan Kesekretariatan A. Pengertian Sekretariat Seperti
halnya yang sudah diterangkan secara singkat pada point di atas mengenai awal terjadinya
sekretariat, maka pada bagian ini akan dijelaskan beberapa hal tentang kesekretariatan. Menurut

Drs. Wursanto bahwa sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasajasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Dengan pengertian tersebut sehingga satuan
organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur : a. tempat untuk dapat terselenggaranya
kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris. b. Manusia atau para pegawai pelaksana,
pencipta tata cara dan tata kerja. c. Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan
kerja dari sekretaris dan para bawahannya. Selanjutnya pengertian kantor pada dasarnya dapat kita
pahami sebagai berikut : 1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi. 2. Proses
menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai
menyalurkan informasi. Sekretariat atau kantor tentunya dalam kegiatannya menerapkan tata cara
pelaksanaan kantor atau sekretariatnya masing-masing B. Pengertian Kesekretariatan.
Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau
proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam
kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi.
Selanjutnya pengertian kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja dari
seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan
sekretaris. Dalam pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretriat dari
perusahaan-perusahaan umumnya biasanya sebagai berikut (tanpa pembahasan yang lebih jauh
mengenai masing-masing kegiatannya, kecuali surat menyurat pada point berikutnya) : a. Persiapan
dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi. b. Penyelenggaraan surat-menyurat. c. Pengaturan
hubungan keluar. d. Penganggaran belanja e. Persiapan dan penyelenggaraan konferensi
perusahaan. f. Persiapan dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan rapat umum para
pemegang saham. g. Penerapan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah. h. Penyusunan dokumentasi
dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor, tanggal, wilayah dan sebagainya.
i. Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi
aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif. C. Fungsi Kesekretariatan
Pada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam
administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi atau perkantoran. Sedangkan fungsi
kesekretriatan lain berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam arti
sempit yang meliputi : 1. adanya orang-orang yang bekerja, 2. penerimaan dan pengiriman surat, 3.
penerimaan dan pengiriman telepon, 4. penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan
organisasi sehari-hari. Kegiatan administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam arti yang luas
dapat meliputi kegiatan sebagai berikut : 1. Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan
manajemen yang berkaitan dengan organisasi. 2. Administrasi kesekretariatan sebagai alat
pelaksanaan daripada kegiatan ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada
atasan maupun pada pihak lain yang terkait atau memerlukan. 3. Administrasi kesekretariatan
sebagai alat komunikasi antar kantor atau antar perusahaan secara perorangan maupun organisasi.

4. Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, maupun perusahaan. 5.

Adminstrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file). Adapun fungsi kesekretriatan
yang paling utama adalah sebagai berikut : a. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke
segala pihak baik secara internal maupun eksternal. b. Mengamankan kerahasiaan kantor atau
jawatan yang bersangkutan. c. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang
mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsinya. Administrasi dan
Tata Usaha Administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh,
sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan-pencatatan, penggolongan data dan tulis-menulis
dari proses tersebut (Wowaruntu, 1991). Office Work atau tata usaha menurut Prof. Dr. Mr. S.
Prajudi Atmosudirjo, dapat digolongkan menjadi 4 (empat) macam, yaitu segala macam pekerjaan
yang bersifat : 1. KOMUNIKASI 2. REGISTRASI 3. KOMPUTASI, dan 4. INFORMASI Pada zaman
modern sekarang dalam kantor telah lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu perusahaan, instansi
atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat dan
penyimpanan dokumen-dokumen serta pelayanan tamu maupun urusan rapat yang dinamakan
sekretaris (buku The Liang Gie). Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretariat Pada pokoknya sekretariat
adalah satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha. Namun
sejalan dengan kecenderungan pada jabatan sekretaris, tugas-tugas sebuah sekretriat juga tampak
meluas sehingga sering meliputi bidang-bidang kepegawaian, keuangan, perbekalan dan hubungan
masyarakat. Dengan perkembangan jabatan sekretaris yang begitu luas dari juru tulis sampai
menjadi manajer tingkat atas, maka kini diakui adanya bidang kerja yang disebut secretaryship
atau kesekretriatan merupakan profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacammacam organisasi pada semua tingkat jenjang organisasi.