CODIGO

0804

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Y CONTROL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE EJECUCIN DE OBRAS

PGINA
1

Procedimiento N. 07: Tramitacin de Reclamos

I.

Objetivo
Establecer los pasos a seguir para tramitar reclamos de las contratistas.

II. Alcance
Este procedimiento aplica cuando el contratista solicite la tramitacin de un reclamo; comprende desde
la fecha en que se formule la reclamacin por parte del Contratista hasta la decisin final de su
procedencia o no, una vez evaluados todos los pormenores que generaron dicho reclamo por parte de
las instancias competentes involucradas en el trmite, notificadas por la Gerencia de Construccin.

III. Instancias que intervienen

a)

Gerencia de Construccin
Gerente
Inspector

b)

Presidencia

c) Consultora Jurdica
Consultor Jurdico
d) Comit Tcnico
Integrantes
e) Instancia de Autorizacin
Junta Directiva, Presidente

IV. Documentos utilizados

Carta de solicitud con exposicin sustentada de la reclamacin suscrita por la contratista.
Informe de la Consultora Jurdica
Informe del Comit Tcnico
Medicin de las cantidades a reclamar
Punto de Cuenta
Orden de Cambio y/u Orden de Modificacin, cuando proceda.
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Procedimiento N. 07: Tramitacin de Reclamos

Resolucin de la instancia de autorizacin
Correspondencia resultante de la tramitacin

V. Responsabilidades
1.

El(la) Gerente de Construccin es responsable de:

a. Someter a consideracin de la Consultora Jurdica el marco legal del reclamo de acuerdo
a las condiciones Generales de Contratacin y al Contrato, as como las disposiciones que
regulen la materia.
b. Solicitar la convocatoria del Comit Tcnico y participar en el mismo, para la revisin del
marco tcnico del reclamo de acuerdo a las condiciones Generales de Contratacin y al
Contrato y otras disposiciones reglamentarias.
c. Enviar al Ingeniero Inspector copia de la solicitud del reclamo para su revisin y opinin.
d. Elaborar el punto de cuenta para el inicio del trmite administrativo interno.
e. Notificar al Contratista sobre los resultados del trmite del reclamo.

2.

El Inspector de la obra es responsable de:

a. Revisar las cantidades y los montos del reclamo, y efectuar las correcciones que sean
necesarias.
b. Emitir su opinin, por escrito, acerca de lo contemplado en el literal anterior.
c. Participar en el Comit Tcnico
d. Velar que el reclamo este debidamente soportado.

3.

Es deber del(la) Coordinador(a) de Sala Tcnica verificar que el contenido de la documentacin

recibida en el proceso de reclamos est de acuerdo al instrumento establecido para su
relacin.

4.

Es deber de la Presidencia convocar al Comit Tcnico.

5.

Es deber del

Consultor Jurdico

revisar el basamento legal del reclamo y hacer su

pronunciamiento sobre si procede jurdicamente o no el reclamo, dentro de los 15 das hbiles

siguientes a la recepcin de la solicitud hecha por parte de la Gerencia de Construccin.

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6.

Es responsabilidad del Comit Tcnico realizar

el anlisis exhaustivo de los alcances del

reclamo.
7.

Es deber del Servicio Documental al recibir toda la documentacin generada

durante el

proceso de Reclamo, incorporarla en su expediente respectivo y archivarla.

VI. Normas especficas

1.

La empresa contratista deber presentar dentro de los quince (15) das hbiles siguientes a la
fecha en que haya formulado la reclamacin, por escrito al Gerente de Construccin una
exposicin detallada sobre las causas de la reclamacin, sus fundamentos, las cantidades
debidamente especificadas y detalladas que considere se le adeuden y/o las prorrogas que
considere procedentes.

2.

Sistema Hidrulico Yacamb Quibor C.A. discutir en sitio con la contratista, dentro de los treinta
(30) das hbiles siguientes a la fecha de su presentacin y la decisin a que hubieren llegado
ser tramitada por el Gerente de Construccin a sus instancias de aprobacin a efectos de su
pronunciamiento definitivo.

3.

En caso de que haya inconformidad entre Sistema Hidrulico Yacamb Quibor C.A.

y el

contratista sobre los trminos de la reclamacin, se podr someter a Arbitraje en los trminos
previstos en la clusula Ajuste de divergencias por experticia, establecida en el documento del
contrato.
4.

Dependiendo de la complejidad y alcance de los trminos establecidos en los reclamos el proceso

para los acuerdos podr extenderse mas all de los plazos establecidos en los prrafos
anteriores.

5.

Para efectos de este procedimiento se entender como Inspector a la persona designada por el
Gerente de Construccin para la inspeccin de la obra objeto de reclamo.

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VII. Pasos a seguir
Viene del procedimiento Recepcin y Distribucin de Correspondencia
Gerencia de Construccin Gerente
1. Revisa la solicitud de reclamo por parte de la Contratista, enva copia al Consultor Jurdico y al
Inspector de la obra.
2. Notifica a la Presidencia y le solicita convocar al Comit Tcnico.
Presidencia - Presidente
3. Convoca a reunin del Comit Tcnico.
Gerencia de Construccin Coordinacin de Inspeccin - Inspector
4. Revisa en la comunicacin de solicitud de reclamo la exposicin detallada sobre las causas de la
reclamacin, sus fundamentos, las cantidades y/o las prorrogas a que diesen lugar, hace las
correcciones que considere procedentes.
5. Elabora informe emitiendo su opinin y lo enva al Gerente de Construccin.
Gerencia de Construccin Gerente
6. Revisa el informe del Inspector y lo remite al Comit Tcnico en reunin.
Comit Tcnico - Reunin
7. Revisa si procede o no procede el Reclamo.
8. Elabora informe indicando los trminos y sugerencias para la cancelacin del reclamo, conforma
expediente del proceso y enva al Gerente de Construccin
Gerencia de Construccin Gerente
9. Revisa el informe, de ser procedente va al paso siguiente, por el contrario va al paso 12.
10. Se rene con el contratista para discutir los trminos en que ser presentado dicho reclamo.
11. Elabora Punto de Cuenta para la Presidencia y solicita sea llevado a la instancia de autorizacin
respectiva, va al paso 13.
12. Si no es procedente notifica a la contratista las razones por las cuales no procede el Reclamo,
va al procedimiento 100102: Elaboracin y Despacho de Correspondencia.
Fin del procedimiento.
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Instancia de Autorizacin
13. Aprueba o desaprueba cada uno de los trminos presentados en el Reclamo. Emite Resolucin
correspondiente indicando los trminos establecidos para proceder al Reclamo y enva al(la)
Gerente de Construccin.
Gerencia de Construccin Gerente
14. Va al procedimiento 100102: Elaboracin y Despacho de Correspondencia para notificar a la
contratista los resultados de la tramitacin del reclamo. De ser necesario, va al procedimiento
080404: Tramitacin de Orden de Modificacin.
15. Si es aprobado el trmite va al procedimiento 0601: Solicitud de Pago.
Fin del procedimiento.

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