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988 de
14/12/73. Nenhuma parte deste livro, sem prvia autorizao
por escrito da Editora e Grfica Celta, poder ser reproduzida
total ou parcialmente, por qualquer processo, eletrnico,
fotocpia, mecnico ou sistema de processamento de dados.
SUMRIO
INTRODUO AO EXCEL 97 AVANADO ______________________________________ 1
CRIAO DE FRMULAS ____________________________________________________ 1
Referncia usando endereos _________________________________________________________ 1
Endereos relativos _______________________________________________________________________ 1
Endereos absolutos _______________________________________________________________________ 2
USANDO FUNES__________________________________________________________ 8
Trabalhando com tempo e dinheiro ____________________________________________________ 8
Agenda de amortizao ____________________________________________________________________ 9
Calcular o ltimo dia do ms _______________________________________________________________ 10
Excel 97 - Avanado
CRIAO DE FRMULAS
Quando criamos uma frmula para uma clula, esta frmula geralmente faz referncia
ao valor contido em uma outra clula. Esta referncia pode ser feita de trs maneiras:
atravs do endereo, do rtulo ou do nome da clula.
Endereos relativos
Tendo a planilha abaixo como exemplo, vamos inserir frmulas na coluna D, utilizando
um endereo relativo.
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Excel 97 - Avanado
Vamos agora inserir as frmulas na coluna D.
2. Selecione a clula D2 e digite = B2*C2 (ao invs de digitar o endereo, voc pode
dar um clique sobre ele);
3. D um clique no boto Inserir ( ), na barra de frmulas, e depois arraste a Ala de
preenchimento (figura abaixo) at a clula D6. Desta maneira voc copiou a frmula
para as outras clulas.
OBS: Ao invs de arrastar a Ala de preenchimento para fazer a cpia da frmula para
as outras clulas adjacentes, voc pode simplesmente dar um clique duplo na Ala.
Inserimos os valores nas clulas da coluna D criando frmulas que fazem referncia a
endereos relativos, que so automaticamente ajustados assim que a frmula
copiada.
Endereos absolutos
Vamos considerar que seja necessrio descontar um valor de 5% no valor da venda de
cada item. Em vez de alterar a frmula de todas as clulas da coluna D, vamos inserir
o valor do desconto (0,05) em uma outra clula, fazer a frmula da clula D2 se
referenciar a este valor e copiar a frmula para as outras clulas.
1. Selecione o intervalo A1:A3 e no menu Inserir, clique em Linhas;
2. Na clula B1 digite Desconto, na B2 o valor do desconto, ou seja, 0,05 e na clula
A2 digite Padro;
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Excel 97 - Avanado
As frmulas de todas as clulas da coluna D faro referncia ao valor contido na clula
B2, portanto, o endereo da clula B2 dever ser um endereo absoluto (e no mais
relativo). Para tornar um endereo absoluto devemos inserir o smbolo de cifro ($).
4. Na clula D5 altere a frmula para = (B5*C5)*(1-$B$2) (para inserir os cifres,
voc pode selecionar o endereo e pressionar F4);
Rtulos relativos
Vamos modificar a frmula das clulas da coluna D, ou seja, vamos retirar a parte da
frmula que se refere ao desconto de 5% sobre o valor da venda.
1. D um clique duplo na clula D5 para editar a frmula;
2. Retire a parte *(1-$B$2) da frmula e clique no boto Inserir;
3. D um clique duplo na Ala de preenchimento da clula D5;
Agora, vamos substituir, nas frmulas, os endereos das clulas por rtulos.
4. D um clique duplo na clula D5 para editar a frmula;
5. Substitua B5 por Preo e C5 por Quantidade e clique no boto Inserir;
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Excel 97 - Avanado
Rtulos absolutos
Quando usamos os rtulos relativos, vimos que a frmula de cada clula fazia
referncia a "s duas clulas da esquerda". Agora queremos usar rtulos absolutos,
onde as frmulas de todas as clulas faam referncia a um nico valor (no caso, o
valor do desconto, que 0,05).
1. D um clique duplo na clula D5;
Vamos inserir na frmula o valor do desconto, usando rtulos.
Para que a frmula das clulas faam referncia a um nico valor, temos que informar
ao Excel em qual linha e coluna encontra-se aquele valor, pois seno o Excel toma
como linha a prpria linha onde a frmula est sendo inserida
2. Complete a frmula: =(Preo*Quantidade)*(1- $Desconto $Padro) (deixe um
espao entre Desconto e Padro). Para inserir os cifres, selecione Desconto Padro
e pressione F4.
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Nomes absolutos
Vamos nomear uma clula para depois fazermos referncia a ela.
1. Selecione a clula B2 e, na Caixa de nome (figura abaixo), digite ValorDesc.
Pressione ENTER aps digitar o nome, pois seno o Excel no atribuir esse nome
clula;
As clulas da coluna D continuam com o mesmo valor, apenas mudamos a forma como
a frmula ir fazer referncia a um valor contido em outra clula.
Nomes relativos
O Excel nos permite que tenhamos referncia usando nomes relativos, ou seja,
referncias que mudem quando a frmula for copiada. Assim, podemos definir um
nome que sempre faa referncia a "uma clula esquerda" .
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Vamos inserir, na nossa planilha, mais uma coluna: ValorSDesc, que o valor da
venda sem o desconto de 5%, e nesta coluna vamos criar referncias com nomes
relativos. Vamos deixar a frmula das clulas da nova coluna fazer referncia somente
s clulas da coluna D.
1. Na clula E4 digite ValorSDesc;
2.Para termos o valor da venda sem o desconto, digite, na clula E5, a seguinte
frmula =D5/0,95;
3. Clique no boto Inserir e depois d um clique duplo na Ala de preenchimento;
Vamos substituir, agora, o endereo da frmula por um nome. Para definir um nome
relativo, preciso criar um nome para um intervalo de clulas atravs do menu Inserir.
4. Selecione a clula E5 e no menu Inserir, aponte para Nomes e depois clique em
Definir;
5. Na caixa de dilogo Definir nome que aparece, digite ValorTotal na caixa Nomes na
pasta de trabalho. Abaixo voc pode ver os outros nomes atribudos s clulas (no
nosso caso s temos um nome: ValorDesc).
6. Na caixa Refere-se a:, d um clique no espao em branco e depois clique na clula
D5 da planilha;
7. Pressione F4 trs vezes para tornar o endereo relativo (tirar os cifres).
Com estas alteraes, a frmula da clula E5 far uma referncia relativa a uma clula
anterior, que a clula D5.
8. Clique em OK.
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Se voc olhar na barra de frmulas, ver que a frmula no mudou para fazer
referncia ao novo nome, ainda continua =D5/0,95. Devemos usar a caixa de dilogo
Aplicar nomes para converter as frmulas para que possamos usar o novo nome que
definimos.
9. No menu Inserir, aponte para Nome e d um clique em Aplicar;
10. Na caixa de dilogo Aplicar nomes, verifique se ValorTotal est selecionado, se
no estiver, selecione-o;
11. Desmarque a caixa de seleo Ignorar relativa/absoluta;
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USANDO FUNES
O Microsoft Excel contm muitas frmulas predefinidas ou internas conhecidas como
funes. As funes podem ser usadas para efetuar clculos simples ou complexos.
Para efetuar os clculos, as funes precisam de alguns valores especficos que
devemos fornecer, que so os argumentos.
Nesta lio vamos aprender a usar algumas das funes mais teis do Excel (pois
possui mais de 200 funes diferentes).
O Excel possui a funo PGTO, que fornece o valor que dever ser pago por ms.
), ao lado da barra
2. Selecione a clula B5 e d um clique no boto Editar frmula (
de frmulas. A Caixa de nome muda para uma caixa de listagens de funes.
3. D um clique na seta ao lado da lista de funes e d um clique em PGTO. Se a
funo PGTO no aparecer na lista, clique em Mais funes. Na caixa Categoria da
funo selecione Financeiras e na caixa Nome da funo selecione PGTO. Depois d
um clique em OK.
Na caixa de criao da funo PGTO, vamos entrar com os valores dos argumentos.
Quando o nome do argumento est em negrito, voc obrigado a fornecer um valor
para ele. Caso contrrio, o argumento ser opcional.
5. Na caixa Taxa digite Taxa (valor da taxa mensal cobrada pelo banco);
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6. Na caixa Nper digite Anos*12 (perodo de tempo em anos que voc far o
pagamento, multiplique por 12 para obter o nmero de meses);
7. Na caixa Vp digite Emprstimo (valor, em dinheiro, que voc coloca ou retira no
momento);
Agenda de amortizao
Vamos montar uma agenda de amortizao, onde ser possvel visualizar os detalhes
de cada pagamento do emprstimo.
1. Vamos usar rtulos nas frmulas que iremos criar, por isso, na clula B1, digite
Emprestado;
2. Na clula D2, insira o valor inicial do primeiro ms, ou seja, digite = Emprestado
Emprstimo;
3. Na clula E2 digite = Incio * (Emprestado $Taxa) (como iremos copiar essa
frmula em outras linhas, precisamos de um cifro na frente de Taxa);
4. Digite = - Emprestado $Pagamento - Juros, na clula F2. Como o valor referente ao
Pagamento um nmero negativo, preciso convert-lo para um nmero positivo, por
isso colocamos um sinal de subtrao.
5. Na clula G2 digite = Incio - Principal
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Excel 97 - Avanado
6. Na clula D3 digite = Jan/98 Fim (o valor final do primeiro ms o valor inicial do
ms seguinte). Observe, na barra de frmulas, que o Excel mudou Jan/98 Fim para
01/01/1998 Fim.
Agora voc j tem todas as frmulas de que precisa, falta s copi-las.
7. Selecione a clula D3 e d um clique duplo na Ala de preenchimento;
8. Selecione o intervalo E2:G2 e d um clique duplo na Ala de preenchimento.
Nossa planilha conter os seguintes valores:
Podemos ver, na planilha, como sero os pagamentos finais, e, como a clula G13 nos
mostra, o balano final zero.
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Excel 97 - Avanado
A caixa de criao da funo ANO exibida. Esta nova funo ficar aninhada dentro
da funo DATA, como voc pode ver na barra de frmulas.
5. Na caixa Nm_srie digite Ms, mas no d um clique em OK. Em vez disso, d um
clique na barra de frmulas, na rea em branco, direita da frmula. A caixa de
criao para a funo principal aparece novamente.
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Excel 97 - Avanado
4. D um clique em OK.
Mas no queremos nmeros aleatrios entre 0 e 1, queremos entre 0 e 50.000.
5. Na barra de frmulas, d um clique aps os parnteses da funo, digite * 50000 e
d um clique no boto Inserir. Em seguida d um clique duplo na Ala de
preenchimento.
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O intervalo preenchido com nmeros entre 0 e 50.000. Vamos arredondar esses
nmeros para os 1.000 mais prximos.
6. D um clique duplo na clula B2 e selecione a frmula inteira, exceto o sinal de
igualdade. D um clique no boto Recortar, na barra de ferramentas;
7. Clique na seta ao lado da lista de funes e selecione Mais funes. Na lista
Categoria da funo, selecione Matemtica e Trigonometria e na lista Nome da funo
selecione ARRED. D um clique em OK.
8. Com o ponto de insero na caixa Nm, d um clique no boto Colar;
9. Na caixa Nm_digitos, digite -3;
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2. D um clique na Caixa de nome, digite DescontoCompra e pressione ENTER;
3. Agora selecione a clula C2 e d um clique no boto Editar frmulas. D um clique
na seta ao lado da lista de funes e selecione Mais funes. Selecione Procura e
referncia na lista Categoria da funo e selecione PROCV na lista Nome da funo.
Clique, depois, em OK;
A funo PROCV usada para encontrar um valor em uma lista, e a esta lista deve
ser atribudo um nome (atribumos o nome de DescontoCompra).
4. No argumento Valor_procurado digite Compra (rtulo da coluna que contm o valor
que desejamos procurar);
5. Na caixa Matriz_tabela digite DescontoCompra (nome da tabela de pesquisa);
6. Na caixa Nm_ndice_coluna digite 2 (queremos retornar valores contidos na coluna
2 da tabela DescontoCompra);
7. D um clique em OK e depois d um clique duplo na Ala de preenchimento.
Na nossa planilha, vemos que cada cliente recebe um desconto apropriado com base
em um intervalo, em reais (coluna E).
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2. Selecione as colunas C e D;
3. No menu Dados, aponte para Filtrar e d um clique em Filtro avanado;
4. Na seo Ao, selecione a opo Copiar para outro local. Olhe se a caixa Intervalo
da lista contm $C$1:$D$11);
5. Digite G1:H11 na caixa Copiar para e marque a opo Somente registros exclusivos;
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Excel 97 - Avanado
Ao invs de inserimos somente o nome Critrios, inserimos tambm o nome da
planilha (Plan1!Critrios), isso para que o nome seja local planilha Plan1, para o
caso de , algum dia, voc inserir um intervalo de critrios em uma outra planilha desta
pasta de trabalho.
Agora j podemos usar o nosso intervalo de critrios. Vamos ver todos os clientes que
compraram Coca-Cola no ms de janeiro.
7. Digite Coca-Cola na clula A2;
Como j usamos a opo Filtrar (no tpico anterior utilizamos o Filtro avanado para
criar uma lista com valores exclusivos), o Excel se lembra do ltimo subconjunto que
foi selecionado e ignora a seleo atual. Para resolver isto, devemos ativar e desativar
o AutoFiltro.
8. No menu Dados, aponte para Filtrar e d um clique em AutoFiltro; repita o
procedimento mais uma vez;
9. Selecione a clula A4 (ou qualquer outra clula da lista). No menu Dados, aponte
para Filtrar e d um clique em Filtro avanado. Deixe as opes como esto e clique
em OK.
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Excel 97 - Avanado
13. No menu Dados, aponte para Filtrar e depois clique em Mostrar todos.
Depois que voc define o intervalo de critrios, o Filtro avanado no muito mais
difcil de ser usado em comparao ao AutoFiltro, e tem a vantagem de mostrar quais
os critrios que foram usados.
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7. Clique em Avanar;
8. Na ltima etapa o Assistente sugere a criao de uma nova planilha para inserir a
Tabela dinmica, aceite esta opo e clique em Concluir.
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Podemos ver que agora a Tabela dinmica tem dois campos de linha, e os itens do
campo Produtos mostram os detalhes de cada cliente, onde cada cliente tem uma linha
de total.
Vamos reorganizar novamente nossa Tabela.
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2. Arraste o boto do campo Produtos para a clula A4;
);
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Os totais dos itens do campo Dados aparecem na parte inferior da Tabela dinmica,
em vez de embaixo de cada item, como ocorreria em um campo normal.
Voc pode mover o boto do campo Dados para uma rea de Linha ou Coluna, s no
para uma rea de Pgina.
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Excel 97 - Avanado
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A cor azul do campo Clientes para indicar que a lista est filtrada.
7. Para mostrar todos os clientes novamente, d um clique duplo no boto Clientes,
clique no boto Avanado e na seo Opes de AutoApresentao, selecione a
opo Manual. Clique duas vezes em OK.
);
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Excel 97 - Avanado
Para exibir os detalhes s de um item, d um clique duplo sobre ele (por exemplo, d
um clique duplo no item Coca-Cola). Voc ver somente os detalhes daquele item.
Para ocultar os detalhes desse item, d um clique duplo novamente sobre ele ou
clique no boto Ocultar detalhes.
2. D um clique no campo Produtos e depois clique no boto Mostrar detalhes para
exibir novamente os itens do campo Cliente.
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Excel 97 - Avanado
OBS: Se a barra de ferramentas Tabela dinmica no estiver visvel, clique com o
boto direito do mouse em qualquer barra de ferramentas e clique em Tabela
dinmica.
2. Selecione a clula A3 (a Tabela toda tambm selecionada), na barra de
ferramentas Padro, clique no boto Assistente de grfico (
);
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Como vimos, um clique duplo em um objeto do grfico abre uma caixa de dilogo
Formatar correspondente, que voc pode usar para alterar os atributos do objeto.
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5. Para visualizar melhor todo o grfico, clique na sua borda e arraste a ala de
dimensionamento;
6. A figura do grfico (pizza) est muito pequena, vamos aument-la. Leve o cursor do
mouse at o contorno do crculo que representa a pizza e quando ver um balo de
descrio indicando rea de Plotagem, d um clique. Depois arraste a ala de
dimensionamento e ver que o tamanho do grfico aumentar;
7. Selecione o ttulo do grfico (Total) e pressione Delete;
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Excel 97 - Avanado
CRIANDO UM MAPA
Com o recurso de mapa oferecido pelo Excel, conseguimos apresentar os dados de
forma grfica dentro um mapa geogrfico real.
Para criarmos um mapa temos que ter uma coluna que apresente dados geogrficos,
como nomes de pases ou estados.
Utilizando a planilha abaixo, vamos criar um mapa para melhor visualizarmos as
informaes.
1. Digite as colunas A, B e C. Insira os rtulos das colunas D e E e na clula D4 insira
a frmula = B4+C4 e d um clique duplo na Ala de preenchimento. Na clula E4
insira a frmula = B4*100/D4 e depois d um clique duplo na Ala de preenchimento.
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Excel 97 - Avanado
No nosso mapa vamos querer ver os Estados e a relao da Populao Total e da
Taxa de urbanizao. Assim, vamos selecionar s estas colunas.
2. Com a tecla CTRL pressionada, selecione as clulas A3:A9, D3:D9 e E3:E9;
3. Na barra de ferramentas padro, clique no boto Mapa (
);
5. Para alterar o tamanho do grfico, arraste uma das alas de dimensionamento; para
mudar o ttulo e a legenda de lugar, s arrast-los para o lugar desejado. Se quiser
formatar o ttulo, d um clique com o boto direito do mouse e no menu que aparece,
clique em Formatar fonte;
Quando inserimos o mapa, a caixa de dilogo Controle do Microsoft Map aparece (se
no aparecer, clique no boto Mostrar/ocultar controle do Microsoft Map, localizado na
barra de ferramentas).
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Excel 97 - Avanado
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Excel 97 - Avanado
Para aproveitar melhor o espao do grfico, voc tambm pode mudar o mapa de
lugar.
12. Na barra de ferramentas padro, selecione o boto Deslocar mapa ("mozinha") e
arraste o mapa para o lugar desejado;
Depois das alteraes, nosso grfico ter a seguinte aparncia:
Sempre que voc alterar os dados da planilha preciso atualizar o mapa, pois, ao
contrrio dos dados de grficos, o Excel no atualiza automaticamente os dados do
mapa.
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Excel 97 - Avanado
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Excel 97 - Avanado
1. Abra o arquivo Exemplo2 e ative a planilha Produtos. Selecione o intervalo A2:A7,
d um clique na Caixa de nome, digite ListaProdutos e pressione ENTER;
2. Ative a planilha Pedidos e selecione a clula A5. No menu Dados, d um clique em
Validao. A caixa se dilogo Validao de dados aparece (figura abaixo). Na lista
Permitir selecione Lista, na lista Origem digite = ListaProdutos. Em seguida clique em
OK.
Observe que agora a clula A5 apresenta um seta, onde voc pode clicar no produto
desejado, ao invs de ter que digit-lo (tente fazer isto). Vamos copiar esta lista
suspensa para as outras clulas, para que tambm possam validar os dados.
3. Selecione a clula A5 e d um clique no boto Copiar. Selecione agora o intervalo
A5:A11 e no menu Editar, clique em Colar especial. Na caixa que aparece, selecione a
opo Validao e clique em OK (pressione ESC para remover a borda em torno da
clula A5);
Se voc clicar na clula A6 ver que a seta, com a lista suspensa, aparece.
Quando vinculamos uma clula com uma lista a entrada de dados se torna mais fcil e
rpido e possibilita que possamos usar uma lista que no esteja na mesma planilha
que a clula que contm a regra de validao.
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2. Agora d um clique na guia Alerta de erro. Na lista Estilo selecione Aviso, na caixa
Ttulo digite Aviso. Na caixa Mensagem de erro digite o texto: A data est fora do
intervalo recomendado, em seguida clique em OK.
Vamos ver o que acontece quando inserimos uma data que no esteja no intervalo
recomendado.
3. Na clula B2 digite 05/10/97 e pressione ENTER. A caixa contendo o aviso
aparecer.
4. D um clique em Sim. O Excel aceitar a data, mas quando voc estiver analisando
uma planilha que contenha regras de validao, convm saber se alguma clula
contm violao da regra.
5. No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e d um clique em Personalizar.
Marque a caixa de seleo Auditoria e d um clique em Fechar, na barra de
ferramentas Auditoria d um clique no boto Circular dados invlidos (
);
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6. Para remover o crculo, d um clique no boto Limpar crculos de validao (
)na barra de ferramentas Auditoria e depois feche-a.
Com a Validao dos Dados, podemos decidir se queremos apenas informar, avisar ou
exigir que o valor inserido em uma clula siga uma regra.
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Vamos alterar a largura da lista, alterando propriedades que controlam a largura das
colunas nas listas e a largura da prpria lista. Especifique as larguras em pontos, que
valem 1/72 polegada.
7. Na Caixa de ferram. de controle, d um clique no boto Modo de estrutura e na
caixa de listagem da clula B1. Na janela Propriedades, d um clique na propriedade
ColumnWidths e digite 36;108;
8. Altere agora a propriedade ListWidth para 144 (2 polegadas) e tecle ENTER;
9. Clique no boto Sair do modo estrutura e depois clique na seta suspensa da clula
B1. Voc ver, agora, os cdigos e os nomes dos clientes.
10. Feche a janela Propriedades e a Caixa de ferram. de controle.
Uma caixa de listagem de duas colunas facilita muito a insero de nmeros de
clientes vlidos, apesar de no ser muito simples de configur-la.
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Excel 97 - Avanado
2. Na caixa de dilogo Mover ou copiar, selecione (nova pasta) na lista Para pasta.
Salve a nova pasta de trabalho com o nome de Listas;
3. Ative a pasta de trabalho Exemplo2 (no menu Janela, clique em Exemplo2). No
menu Inserir, aponte para Nome e clique em Definir. Selecione ListaProdutos e
observe o contedo da caixa Refere-se a;
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Esta caixa de dilogo s aparece se o arquivo que contm o vnculo estiver fechado. A
pasta de trabalho Tabelas est aberta, mas o Excel est procurando a pasta de
trabalho Listas, portanto, no precisamos atualizar os vnculos para esta pasta de
trabalho, pois seria intil.
3. D um clique em No e depois tente selecionar um produto da lista da clula A5. A
lista no funciona, pois o vnculo foi quebrado;
4. D um clique na clula A1. No menu Editar, clique em Vnculos. Selecione o vnculo
que deseja mudar (h apenas um) e d um clique em Alterar origem. Na caixa de
dilogo Alterar vnculos selecione Tabelas e clique em OK, clique em OK novamente
para fechar a caixa de dilogo Vnculos;
5. Agora, se voc tentar selecionar um produto na clula A5, ver que a lista funciona,
pois o vnculo foi reparado.
Alguns dos vnculos exigem que voc feche e reabra a pasta de trabalho, Tente
selecionar um cdigo na lista da clula B1 e ver que nada aparece.
6. Salve e feche a pasta de trabalho Exemplo2, abra-a logo em seguida e ver que
agora a lista da clula B1 funciona.
Sempre que voc atribuir um novo nome ou mover um arquivo que possui vnculos,
poder quebrar esse vnculo. Se isso acontecer, use a caixa de dilogo Vnculos para
ajustar o vnculo na posio correta.
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Excel 97 - Avanado
O nosso banco de dados de teste contm uma lista de locaes (dentre outras listas).
Vamos criar uma nova pasta de trabalho para acessar a lista de locaes do banco de
dados.
1. D um clique no boto Novo para criar uma nova pasta de trabalho. Atribua o nome
Locaes planilha. Salve o arquivo com o nome BDados.
Quando acessamos informaes de um banco de dados, estamos fazendo uma
consulta. Ao fazer isso, o Excel ativa o aplicativo Microsoft Query para se comunicar
com o banco de dados.
2. No menu Dados, aponte para Obter dados externos e depois clique em Criar nova
consulta. Na caixa de dilogo Escolher a origem dos dados selecione Nova origem de
dados e d um clique em OK;
Ao criar uma nova origem de dados, temos que atribuir um nome a ela. Voc dever
especificar, tambm, qual driver vai usar.
3. Na caixa 1 digite Locadora como nome da origem de dados. Na caixa 2 selecione
Driver Microsoft Access (*.mdb). Clique, logo em seguida, no boto Conectar.
4. Na seo Banco de dados clique no boto Selecionar. Localize o arquivo
Locadora.mdb e d um clique duplo sobre ele. Depois clique em OK duas vezes.
necessrio criar uma nova origem de dados apenas uma vez.
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Excel 97 - Avanado
Na caixa de dilogo Assistente de consulta voc pode ver todas as tabelas
pertencentes ao banco de dados.
2. D um clique na tabela Locaes na lista de tabelas e d um clique na seta que
aponta para a direita. Todas as colunas da tabela Locaes aparecem na lista Colunas
em sua consulta.
3. Clique em Avanar trs vezes e depois clique em Concluir. Quando aparecer uma
janela perguntando onde voc deseja colocar os dados, clique em OK;
A tabela Locaes, com todas as suas colunas, aparece na planilha:
Voc poder formatar as colunas C e D para que exibam somente a data e aplicar
estilo de moeda na coluna F.
4. Clique no boto Atualizar dados (
Com a origem dos dados definida, podemos usar o Assistente de consulta para criar
uma consulta simples, ou seja, selecionar os registros da tabela desejados.
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Excel 97 - Avanado
A janela do Microsoft Query ainda tem outro componente que fica oculto: a rea de
critrios. Para mostr-la, clique no boto Mostrar/ocultar critrios (
ferramentas da janela Microsoft Query.
), na barra de
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Excel 97 - Avanado
Na parte inferior da janela so mostradas as trs locaes cujo valor cobrado foi maior
que R$6,00. Voc pode mudar o nmero 6 e colocar outro nmero e voc pode,
tambm, substituir o nmero por um parmetro.
3. Substitua o nmero 6 (deixe o sinal de maior) por [Valor Mnimo] e pressione
ENTER. Quando for solicitado um valor, digite 5 e clique em OK. Todas as linhas cujo
valor na coluna ValorCobrado maior que 5 so mostradas.
Quando fecharmos a janela do Microsoft Query, ainda poderemos utilizar o parmetro
para realizar a consulta.
4. No menu Arquivo da janela Microsoft Query, clique em Retornar dados ao Microsoft
Excel. Quando a caixa solicitando um valor aparecer, digite 7 e clique em OK.
Somente uma linha foi mostrada;
5. Clique no boto Atualizar dados, na barra de ferramentas Dados externos e digite 4
como Valor Mnimo.
O Excel ainda permite que usemos um valor de uma clula como parmetro.
6. Na clula H1 digite 6 e depois d um clique na clula F1 (ou qualquer outra clula
na lista de consulta). Clique no boto Parmetros de consulta, na barra de ferramentas
Dados externos. Na caixa de dilogo Parmetros (figura abaixo), selecione a opo
Obter valor a partir da seguinte clula e clique na clula H1. Depois clique em OK.;
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7. Clique no boto Atualizar dados para atualizar a lista. Trs linhas so mostradas na
lista;
8. Mude a clula H1 para 5 e d um clique em uma clula da lista de consulta. Depois
clique no boto Atualizar dados.
Utilizando critrios podemos acessar apenas parte de uma lista, com os parmetros
podemos mudar os critrios dinamicamente. E, ao fazer vnculo do parmetro com uma
clula, evitamos o aparecimento da caixa de dilogo.
Tendo um banco de dados como origem dos dados, voc poder acessar as tabelas
desse banco de dados e realizar consultas nestas tabelas.
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1. Digite a seguinte pasta de trabalho:
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Redimensione as duas janelas para que fiquem uma embaixo da outra.
Como a pasta de trabalho Dados ainda no est compartilhada, apenas uma pessoa
pode estar com esta pasta aberta para edit-la. Quando uma pasta de trabalho est
compartilhada, mais de uma pessoa pode abri-la e modific-la, simultaneamente.
1. Ative a cpia do Excel pertencente a Vlder. No menu Ferramentas, clique em
Compartilhar pasta de trabalho e depois clique na guia Editar;
A caixa de dilogo Compartilhar pasta de trabalho indica que a pasta de trabalho est
sendo editada exclusivamente por Vlder.
2. Marque a caixa de seleo que permite que mais de um usurio faa alteraes na
pasta simultaneamente e clique em OK. Clique em OK novamente;
Agora Natali pode abrir a pasta de trabalho Dados.xls e fazer as alteraes que
desejar.
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3. Agora ative a pasta de trabalho de Natali e salve-a. Voc ver que as alteraes
feitas por Vlder tambm sero atualizadas na pasta de trabalho de Natali. Desta
maneira, as duas cpias do Excel sero sincronizadas.
Gerenciar conflitos
Vamos ver, agora, o que acontece quando dois ou mais usurios mudam o valor da
mesma clula. Para saber qual valor permanecer na clula, algum precisa decidir, e
a primeira pessoa que encontrar esse conflito ter que decidir.
1. Ative a cpia do Excel de Natali, mude o valor da clula C6 para 4.000 e salve a
pasta de trabalho;
2. Agora ative a cpia do Excel de Vlder, mude o valor da clula C6 para 4.500 e
salve a pasta de trabalho.
Como Vlder foi o primeiro a salvar a pasta de trabalho quando o conflito foi
detectado, ele pode decidir quais as alteraes, as suas ou as de Natali, devem
permanecer.
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3. D um clique no boto Aceitar as minhas;
4. Ative a cpia do Excel de Natali e salve a pasta de trabalho. Ela ser avisada de
que uma mudana ocorreu. Clique em OK quando for avisado da alterao;
Mesmo que o valor de Natali para a clula D6 tenha desaparecido, ela ainda pode
rejeitar as alteraes de Vlder.
5. No menu Ferramentas, aponte para Controlar alteraes e clique em Aceitar ou
rejeitar alteraes.
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1. Ative a cpia do Excel de Vlder, salve a pasta de trabalho e clique em OK quando
o Excel informar que alteraes foram feitas;
2. No menu Ferramentas, aponte para Controlar alteraes e clique em Realar
alteraes. A caixa de dilogo Realar alteraes aparece:
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2. Marque a caixa de seleo Controlar alteraes ao editar e clique em OK. Quando
uma caixa aparecer perguntando se voc deseja salvar as alteraes na pasta de
trabalho, clique em OK;
Agora vamos fazer cpias da pasta de trabalho.
3. No menu Arquivo, clique em Salvar como e digite o nome Dados2 como nome do
arquivo;
4. Mude a clula C5 para 1.800, salve e feche a pasta de trabalho.
CRIANDO MACROS
Sempre que voc tiver que realizar a mesma tarefa com freqncia, ou seja, executar
uma srie de comandos e aes repetidas vezes, voc pode criar facilmente um
miniprograma, ou Macro. Esta macro ir executar todos os passos que voc definir
atravs de um nico comando.
Quando ativamos uma macro, o Excel grava cada clique e cada tecla pressionada at
que se desative o gravador de macro. Depois, sempre que precisar repetir a seqncia
de aes, s executar a macro.
GRAVANDO MACROS
Vamos considerar que voc mantenha um registro das promoes gastas com cada
produto (figura abaixo).
1. Digite a lista abaixo, e digite Promoes como nome da planilha.
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A coluna F contm uma frmula que soma o valor atual com o anterior (frmula na
clula F2: =SOMA(E2;F1) ).
Vamos considerar que o valor de uma promoo ajustado, normalmente, para mais e
menos R$100,00. Vamos criar uma macro para que, quando pressionarmos uma tecla
ou boto, o valor aumente em R$100,00 ou seja reduzido em R$100,00.
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6. Na barra de ferramentas Visual Basic, d um clique no boto Executar macro (
).
Na caixa de dilogo Macro que aparece (figura abaixo), a macro AumentaValor j est
selecionada, portanto, clique em Executar.
Como voc pode observar na clula E2, o valor mudou para R$1.100,00. A macro no
fez exatamente aquilo que espervamos: aumentar o valor atual da clula em
R$100,00, ela simplesmente inseriu o mesmo valor que voc colocou na clula quando
foi gravar a macro. Vamos, agora, encontrar a macro que gravamos e depois mud-la.
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6. Pressione F8 duas vezes, uma para selecionar a clula E3 e outra para finalizar a
macro.
Agora que j percorremos a macro, pudemos entender como funcionam as instrues.
Vamos editar a macro e alter-la para que incremente R$100,00 ao valor atual da
clula.
Mas a macro sempre muda o valor da clula E2, independentemente da clula que
estiver selecionada quando voc a executar. Vamos modificar a macro para que
aumente o valor da clula que estiver ativa.
4. Selecione a instruo Range("E2").Select e pressione DELETE, selecione a
instruo Range("E3").Select e pressione DELETE.
Estando com a clula E3 ativa, teste a macro dando um clique no boto Executar Sub,
sem precisar sair do Editor do Visual Basic. Agora a macro modifica o valor da clula
que estiver ativa, qualquer que seja ela.
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Podemos criar uma tecla de atalho com as teclas CTRL + letra ou CTRL+SHIFT+letra.
Para nossa macro, vamos atribuir CTRL+SHIFT+A (A de "Aumenta").
2. D um clique na caixa de atalho e pressione SHIFT+A. Clique em OK e depois em
Cancelar;
3. Selecione a clula E2 e pressione CTRL+SHIFT+A, faa o mesmo com as clulas
E3:E7.
Alm das teclas de atalho, mais adiante voc vai aprender a vincular uma macro a um
boto.
);
2. Clique abaixo da instruo End Sub, digite Sub DiminuiValor e pressione ENTER. O
Visual Basic acrescenta os parnteses aps o nome da macro e a instruo End Sub
no final;
3. Abaixo da instruo Sub DiminuiValor, digite ActiveCell.FormulaR1C1 =
ActiveCell.FormulaR1C1-100. Depois que voc digitar o ponto final na instruo, uma
lista apresentada (figura abaixo). Para selecionar o nome do mtodo ou propriedade
desejado, use as teclas SETA PARA CIMA E SETA PARA BAIXO e pressione TAB
para inserir a palavra na instruo;
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Tipo - somatria de nmeros, conforme o que queremos que seja exibido no Quadro
de mensagem, conforme a tabela a seguir;
Ttulo - ttulo do Quadro de mensagem (barra de ttulo)
Argumento tipo para a instruo MsgBox:
Valor
0
1
2
3
4
5
Significado
Somente o boto de OK
Botes de OK e Cancelar
Botes Anular, Repetir e Ignorar
Botes Sim, No, Cancelar
Botes Sim, No
Botes Repetir e Cancelar
16
32
48
64
Sinal de Stop
Sinal de Pesquisa
Sinal de Aviso
cone de Informao
0
256
512
768
Na nossa instruo MsgBox colocamos & Chr(10) & Chr$(13) & para que a mensagem,
no quadro de mensagem, fosse exibida em duas linhas. O nmero 48, como podemos
ver na tabela acima, um sinal de aviso e "Aviso" a palavra que aparece na Barra de
ttulo do quadro de mensagem.
Agora, vamos supor que o valor da propaganda feita na TV sofra um reajuste de 2%.
Vamos criar uma macro que incremente em 2% o valor gasto com a propaganda.
8. Na planilha Promoes, digite Aumento na clula A10 e digite 0,02 na clula B10;
9. No Editor do Visual Basic, digite Sub MensagemResposta abaixo da instruo End
Sub da Sub Mensagem;
Vamos criar, agora, um quadro de mensagem que ir tratar a resposta do usurio,
perguntando se ele deseja ou no reajustar o valor da clula ativa em 2%.
10. Abaixo da instruo Sub MensagemResposta, digite as seguintes instrues:
Dim t As String, r As String
Dim x As String
t = Format(ActiveCell.Value, "##,###.00")
r = Format(ActiveCell.Value * (1 + Cells(10, 2).Value), "##,###.00")
x = Format(Cells(8, 2).Value, "###.00%")
Resposta = MsgBox("O valor da clula passar" & Chr$(10) & Chr$(13) & "de
R$" & t & " para R$" & r, 52, "Aviso")
If Resposta = 6 Then
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ActiveCell.FormulaR1C1 = ActiveCell.FormulaR1C1 * (1 + Cells(10,
2).Value)
End If
OBS: Para especificar o endereo da clula, colocamos primeiro a linha depois a
coluna.
11. Estando com uma clula da coluna E selecionada, clique no boto Executar Sub e
veja o resultado. Voc poder decidir se deseja reajustar o valor em 2% ou no (clique
em Sim ou No).
Dim usado para declararmos variveis. Nossas variveis t, r e x foram declaradas
como string, que transforma um nmero em texto. A instruo Format ir formatar a
string, e tem como parmetros: expresso e formato, onde expresso a expresso
numrica ou string a ser formatada e formato a maneira como dever ser mostrada a
expresso.
varivel t ser atribudo o valor da clula ativa, e como t uma string, devemos
especificar seu formato atravs da funo Format. Uma tabela mostrando os possveis
formatos exibida abaixo:
Formato
0
0,00
#.##0
#.##0,0
$#.##0;($#.##0)
$#.##0,00;($#.##0,00)
0%
0,00E+00
5 positivo
5
5,00
5
5,0
$5
$5,00
500%
5,00E+00
5 negativo
-5
-5,00
-5
-5,0
($5)
($5,00)
-500%
-5,00E+00
5 decimal
1
0,50
1
0,5
$1
$0,50
50%
5,00E-1
Significado
Boto OK foi pressionado
Boto Cancelar foi pressionado
Boto Anular foi pressionado
Boto Repetir foi pressionado
Boto Ignorar foi pressionado
Boto Sim foi pressionado
Boto No foi pressionado
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Vamos atribuir um nome ao boto (o nome o que aparece na dica da tela, quando
voc coloca o cursor do mouse sobre o boto).
5. Com a caixa de dilogo Personalizar ainda aberta, d um clique com o boto direito
do mouse sobre o novo boto. No menu de atalho (figura abaixo), substitua o nome
Personalizar boto por Adicionar 2%.
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Para usar o boto, preciso fechar a caixa de dilogo Personalizar.
8. Feche a caixa Personalizar e arraste o boto para a barra de ferramentas do Excel.
Estando com uma clula da coluna E selecionada, d um clique no boto Adicionar 2%
para executar a macro.
2. D um clique no boto (
), na barra de ferramentas Formulrios. Com a tecla
ALT pressionada, arraste um retngulo do canto superior esquerdo da clula E10 at o
canto inferior direito da clula E11 (poderia ser em qualquer lugar). Quando voc
soltar o boto do mouse, aparece a caixa de dilogo Atribuir macro. Selecione a macro
MensagemResposta e clique em OK.
3. Com o boto selecionado, digite Adicionar 2% e pressione ESC duas vezes;
4. Clique no boto Adicionar 2% para executar a macro.
Se voc quiser mover o boto de lugar, renome-lo ou alterar o tamanho, o boto
precisa estar selecionado. Se voc der um clique, executar a macro.
5. Para selecionar o boto sem executar a macro, pressione a tecla CTRL e d um
clique no boto. Agora que ele est selecionado, poder fazer as alteraes.
Voc pode criar primeiro o boto e depois a macro associada a ele. Para isso, insira o
boto na planilha e na caixa de dilogo Atribuir macro que aparece logo aps voc
soltar o boto do mouse, clique no boto Gravar. Os procedimentos restantes voc j
aprendeu.
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LISTA DE EXERCCIOS
1. Digite a planilha abaixo no Microsoft Excel, e salve-a o arquivo como Planilha1:
Item
Bolacha recheada
Bolacha salgada
Po francs
Po de forma
Po de queijo
Torta de chocolate
Torta de baunilha
Leite de saquinho
Leite de caixinha
Custo
R$0,60
R$0,90
R$0,03
R$0,80
R$0,45
R$1,00
R$1,00
R$0,40
R$0,70
PreoVenda
R$1,00
R$1,40
R$0,10
R$1,20
R$1,00
R$1,50
R$1,50
R$0,90
R$1,10
Lucro
7. Nas colunas 1997 e 1998 voc dever usar a funo ALEATRIO para calcular
valores das vendas de cada ano, que variam de R$0,00 a R$20.000,00.
8. Arredonde os nmeros das colunas 1997 e 1998 para os 1.000 mais prximos.
Aplique o formato Estilo de moeda s clulas das duas colunas.
9. Insira outra coluna (Mdias Anuais), aps 1998, e, utilizando a funo MDIA,
calcule a mdia de venda entre os dois anos.
10. Crie uma planilha (e salve a pasta de trabalho como Planilha3) onde voc dever
usar a funo PGTO e depois faa uma agenda de amortizao. Dados: o emprstimo
ser de R$80.000,00, a taxa de juros cobrada pelo banco ser de 95% ao ano e voc
dever pagar o emprstimo em 2 anos.
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11. Crie outra planilha (salve a pasta de trabalho com o nome Planilha4) que
apresente os seguintes rtulos de coluna: Nome, Linha, Vencimento, Fornecedor e
Cdigo, onde:
- Nome: referem-se aos nomes dos remdios;
- Linha: se remdio xarope, comprimido, pastilha, gotas, etc.
- Vencimento: nome do ms/ano que o remdio vencer;
- Fornecedor: nome do fornecedor (coloque o mesmo fornecedor para mais de um
remdio);
- Cdigo: cdigo do fornecedor (todos comeam com a mesma letra seguida de trs
nmeros);
A planilha dever ter no mnimo 10 linhas.
12. Utilizando o Filtro avanado, crie uma lista dos fornecedores exclusivos com os
seus respectivos cdigos.
14. Agora, usando o intervalo de critrios, visualize todos os remdios que vencero
em uma determinada data (escolha a data que desejar).
15. Localize, utilizando o caractere-chave (?), todos os cdigos dos fornecedores que
comecem com a letra que voc determinou e termine com um nmero (voc determina
o nmero final).
16. Agora, utilizando o Filtro avanado mais uma vez, extraia somente as colunas dos
cdigos e dos fornecedores que forneceram remdio que pertenam linha
comprimido (ou outra a sua escolha).
17. Insira mais itens nas colunas da Planilha4, pois vamos construir uma Tabela
dinmica. Apague o intervalo de critrios.
18. Construa uma Tabela dinmica, utilizando o Relatrio de tabela dinmica (no
esquea de nomear o intervalo da lista que far parte da Tabela dinmica).
Inicialmente, o campo Fornecedores ficar na rea de Linha, o campo Nome na rea
de Coluna e o campo QtdVendida na rea de Dados.
19. Reorganize a Tabela dinmica arrastando os campos, de modo que o campo Nome
seja um campo de linha, o campo Fornecedores seja um campo de coluna e
QtdVendida seja um campo de dados.
20. Classifique automaticamente o campo Nome em ordem alfabtica.
21. Utilizando o Assistente da Tabela dinmica, substitua dois campos (menos o
campo Nome) por outros dois que ainda no fazem parte da Tabela dinmica.
22. Remova todos os totais da Tabela dinmica.
23. Reorganize a Tabela dinmica para que apresente somente os campos Nome e
QtdVendida (Nome ser um campo de coluna e QtdVendida um campo de dados).
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24. Insira um grfico personalizado, nomeie os eixos X e Y e depois formate o ttulo e
os eixos.
25. Crie uma planilha (e salve a pasta de trabalho como Planilha5) que contenha um
rtulo de coluna Estado (com pelo menos 6 nomes de estados), um rtulo Homens e
outro rtulo Mulheres. Insira valores nas colunas e depois crie um Mapa que
represente os estados e o total de homens e mulheres.
26. Faa com que os totais de Homens e Mulheres apaream em cada estado em
forma de colunas.
27. Utilizando o banco de dados Locadora.mdb e a tabela Clientes desse banco de
dados, crie uma consulta para localizar os clientes que residem no estado de SP.
28. No Excel, abra um arquivo (a sua escolha) e digite o seu nome na caixa Nome do
Usurio. Em seguida, abra outra cpia do Excel a partir do menu Iniciar e defina o
nome do segundo usurio.
29. Compartilhe o arquivo da sua pasta de trabalho e depois abra-o na outra cpia do
Excel pertencente ao segundo usurio. Faa alteraes nas duas cpias abertas e
depois gerencie os conflitos, se necessrio.
30. Crie uma macro que grave seu nome em uma clula e inclua algum tipo de
formatao interessante.
31. Insira teclas de atalho para a macro DiminuiValor.
32. Utilizando o arquivo Exemplo2, modifique a macro DiminuiValor onde ela dever
subtrair 3% do valor gasto com propaganda, exibindo uma caixa de mensagem
perguntando se a pessoa realmente quer realizar a modificao do valor da clula.
1.
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