INTRODUCCIN

Microsoft Excel es una hoja de clculo que est organizada en una estructura tabular con filas y columnas, que permite
crear tablas, calcular y analizar datos. Excel permite crear tablas que calculan de forma automtica los totales de los
valores numricos especificados, imprimir tablas con diseos organizados y crear grficos simples.
Inicio de Microsoft Excel 2013
A continuacin se muestran las formas tradicionales de acceder a Microsoft
Excel 2013:
1.
Hacer clic en el botn Inicio
2.
Elegir la opcin Todos los programas
3.
Hacer clic en la carpeta de Microsoft Office
4.
Seleccionar Microsoft Excel 2013
Combinacin de teclas.
1.
2.

programas

Presionar ENTER
Seleccionar con las flechas de direccin, Excel 2013
Presionar ENTER
Sugerencia:

Otro mtodo para acceder a Microsoft Excel, es haciendo

doble clic sobre el icono de acceso directo que se
encuentra en el Escritorio.
Se mostrar el cuadro con el nombre del programa y la versin a la que se est ingresando.

Conceptos bsicos
Microsoft Excel es una hoja de clculo, compuesta por 16,384 columnas y 1 048 576 filas que forman una cuadrcula; a la
interseccin de una columna y una fila se denomina celda, y consta de una direccin particular o referencia. La celda activa
aparece con un borde ancho y es aquella en la cual se introducen los datos al comenzar a escribir. Slo una celda puede
estar activa a la vez.
Ventana de Microsoft Excel
Cada vez que se ingrese a Excel se mostrar una ventana con los elementos que la conforman, los cuales se
describen a continuacin.

3.
4.
5.

Abrir el men Inicio (CONTROL + ESC)

Seleccionar con las flechas de direccin Todos los

La siguiente tabla describe las partes de la ventana de Excel:

No.

Elemento

Descripcin
Muestra el nombre del archivo de la hoja de clculo con la que se est
trabajando y el nombre del software utilizado.
Incluye comandos que se utilizan con frecuencia, como Guardar,
Deshacer, repetir y Abrir.
Contiene los comandos para la manipulacin de la ventana como son:
Restaurar, Mover, Tamao, Minimizar, Maximizar y Cerrar.
Contiene todas las opciones del programa agrupadas en fichas. Es similar
a la Barra de Men en las versiones anteriores.

Barra de ttulo

Barra de acceso

Cuadro de control

Cinta de opciones

Cuadro de nombres

Despliega la referencia o nombre de la celda activa.

Barra de estado

Muestra informacin sobre la hoja de clculo.

Botn de visualizacin

Control deslizante del zoom.

Barra de desplazamiento

10

Barra de formulas

Permiten cambiar la forma en que se muestra la hoja clculo.

Permite cambiar la configuracin de zoom dentro de la hoja de clculo.
Permite cambiar la posicin en la pantalla dentro de la hoja de clculo
que se est editando.
Muestra el contenido de la celda activa. Se usa para editar o introducir
valores en frmulas o celdas.

11

Ventana de edicin

Muestra la hoja de clculo que se est editando.

Ficha Archivo

Microsoft Excel presenta la ficha Archivo que contiene las funciones principales de abrir, guardar, imprimir y otros. As como
los archivos utilizados recientemente.
1. Hacer clic en la ficha Archivo

Se mostrarn las opciones contenidas.

1. Presionar la combinacin de teclas ALT + A

Barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido permite acceder a funciones seleccionadas de una forma rpida.
La barra se muestra con cuatro botones predeterminados de acceso rpido, los cuales son: guardar, deshacer, rehacer
y abrir, sin embargo se podrn agregar los botones que se requieran para acceder a las funciones que se utilicen con
frecuencia.

Cinta de opciones. Contiene las herramientas de Microsoft Excel, conformadas en grupos con botones de
comando de acceso directo.

Las cintas de opciones son: Archivo, Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista y
Complementos. Estn diseadas para estar orientadas a las tareas.

Cintas de Opciones
Archivo
Inicio
Insertar
Diseo de Pgina
Frmulas
Datos
Revisar
Vista

Descripcin
Contiene los comando de guardar, guardar como , imprimir, etc.
Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como son: negrita, cursiva,
fuente, etc.
Contiene los comandos que permitirn insertar grficos, tablas, tablas dinmicas,
imgenes, etc.
Contiene los comando sobre la configuracin de la pgina, como son: temas, mrgenes,
orientacin de pgina, saltos, fondos, etc.
Esta ficha est orientada al manejo de funciones.
Contiene las operaciones ms comunes sobre el ordenamiento de los datos, filtrado, etc.
Contiene los comandos utilizados para el control de ortografa, traduccin, comentario y
proteccin de la informacin.
Contiene los comandos que permiten cambiar la vista de la hoja de clculo (zoom), la
posibilidad de administrar las ventanas y macros.

Acceder a la cinta de opciones

1. Hacer clic en la cinta de opciones deseada
1. Presionar la tecla ALT
Presionar la letra que aparecer encuadrada de la cinta de opciones que se desea abrir

2.

 Cuadro de Dilogo
Los cuadros de dilogo se muestran cuando se elige un comando que requiere informacin adicional. Puede incluir
reas en las que deben escribirse textos o nmeros y ver o cambiar las configuraciones para las opciones
relacionadas con el comando. Cada cuadro de dilogo contiene un botn de ayuda
que se puede utilizar en
cualquier momento sino es clara una opcin. Para habilitar un cuadro de dilogo hacer clic en el botn
(indicador de cuadro de dilogo)

LIBROS DE TRABAJO
Qu es un libro de trabajo?
Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan datos; est compuesto de hojas de clculo, grficos y
macros. Cuando se crea un libro nuevo, ste se abre con 3 hojas de clculo, titulada Hoja1. Los nombres de cada hoja
aparecen en la parte inferior en etiquetas. La etiqueta de la hoja activa se muestra en negrita. Para desplazar el cursor
entre las hojas de un libro se deber hacer clic sobre la etiqueta de la hoja correspondiente.
Un libro de trabajo puede organizarse:
Insertando hojas nuevas
Eliminando hojas
Cambiando el nombre de las hojas
Moviendo o copiando hojas dentro del mismo
libro de trabajo o en otro
Ocultando hojas

Crear un libro de trabajo

Cuando se ingresa a Microsoft Excel
automticamente se abre un nuevo libro en el
cual se podr comenzar a escribir; sin embargo,
podrn crearse nuevos libros en el momento que
se desee.
Creacin de un libro de trabajo nuevo
1. Hacer clic en el botn Nuevo...
de acceso rpido
1.

, de la barra

Abrir la ficha Archivo presionando las

combinacin de teclas ALT + A
Elegir el comando Nuevo presionando
la tecla N

2.
3.

Seleccionar
blanco (D)

el

comando

Libro

en

Seleccionar hojas de clculo dentro de un

libro de trabajo
Seleccionar una hoja de clculo
Hacer clic en la etiqueta de la hoja que se desea
seleccionar
1.

Presionar las teclas CONTROL + AV

PG o CONTROL + RE PG, hasta
seleccionar la hoja deseada

Seleccionar
adyacentes
1.
2.
3.

de

clculo

varias hojas de clculo

no

Hacer clic en la etiqueta de la primera

hoja
Mantener presionada la tecla CONTROL

2.

hojas

Hacer clic en la etiqueta de la primera

hoja a seleccionar
Mantener presionada la tecla SHIFT
Hacer clic en la etiqueta de la ltima
hoja que se desea seleccionar

Seleccionar
adyacentes
1.

varias

3.

Hacer clic en las etiquetas de las hojas a seleccionar

Seleccionar todas las hojas de clculo de un libro

1.
Hacer clic en la etiqueta de cualquier hoja
2.
Hacer clic con el botn derecho del mouse
3.
Elegir el comando Seleccionar todas las hojas del men contextual
Insertar y eliminar hojas de clculo
Un libro de trabajo nuevo contiene de forma predeterminada 3 hojas, las cuales pueden aumentarse insertando
hojas nuevas o disminuirse eliminando las ya existentes. La cantidad mxima de hojas que puede contener un
libro nuevo es de 255, pero eso slo depender de la memoria disponible de la computadora.
Para cambiar el nmero de hojas de un libro de trabajo nuevo:
1.
2.

Hacer clic en la ficha Archivo (ALT, A)

Hacer clic en el botn Opciones (O)

Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones. de Excel

3.
4.

En el cuadro de seleccin "Incluir este

nmero de hojas:", especificar el nmero de
hojas deseado
Hacer clic en el botn Aceptar o presionar
ENTER

Insertar una nueva hoja de clculo

1.

Hacer clic con el botn derecho del mouse,

sobre la etiqueta de alguna hoja de clculo
Se mostrar el siguiente men contextual.

2. Elegir el comando Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo
Insertar.
3.
4.

Elegir Hoja de clculo de la

ficha General
Hacer clic en el botn Aceptar

La nueva hoja de clculo aparecer activa.

Mediante el teclado

1.

Abrir la cinta de opciones Inicio

presionando las teclas ALT, O
Elegir
el
comando
Insertar
presionando la tecla de la letra NI
Seleccionar el comando Insertar
hoja presionando la tecla de la letra S

2.
3.

La nueva hoja aparecer en la posicin seleccionada

Hoja
seleccionada

La nueva hoja de
clculo se convierte
en hoja activa

Sugerencia:
Otros procedimientos para insertar una hoja de clculo son: con el mtodo abreviado SHIFT + F11 o haciendo clic en la
ficha Insertar hoja de clculo
, la nueva hoja de clculo aparecer en la posicin seleccionada.

Insertar varias hojas de clculo

1.
Presionar la tecla SHIFT
2.
Seleccionar el nmero de etiquetas de hojas de clculo que se desea agregar
3.
Hacer clic con el botn derecho del mouse
4.
Elegir el comando Insertar
5.
Seleccionar Hoja de Clculo
6.
Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER
Eliminar una hoja de clculo
Seleccionar la hoja de clculo que se desea eliminar
1.
Hacer clic con el botn derecho del mouse
2.
Elegir el comando Eliminar
Si la hoja de clculo contiene datos. Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

3.

Hacer clic en el botn Eliminar, para confirmar la eliminacin

Cambiar el nombre de una hoja de clculo

1. Hacer doble clic en la etiqueta de la hoja a la que se le desee cambiar el nombre
Escribir
el
nuevo
nombre

2.
3.

Escribir el nuevo nombre para la hoja

Presionar ENTER

Tambin puedes seguir estos procedimientos.

1. Hacer clic derecho sobre la etiqueta deseada
2. Elegir el comando Cambiar nombre del men contextual
3. Escribir el nuevo nombre para la hoja
4. Hacer clic en cualquier parte del rea de trabajo.
Tambin puedes seguir estos procedimientos.
1. Hacer la cinta de opciones Inicio presionando las teclas ALT, O
2. Elegir el comando Formato (HF)
3. Seleccionar el comando Cambiar el nombre de la hoja (C)
4. En la etiqueta de la hoja escribir el nombre de la hoja
5. Presionar ENTER

Cambiar el color de etiqueta de las hojas de clculo

1.
Hacer clic con el botn derecho del mouse sobre la etiqueta de la hoja
2.
Seleccionar el comando Color de etiqueta
Se mostrar el siguiente cuadro.

3. Hacer clic el color deseado

Tambin se puede acceder.

1.
2.
3.
4.

Seleccionar la cinta de opciones Inicio, presionando las teclas ALT, O

Elegir el comando Formato(HF)
Seleccionar el comando Color de etiqueta (T)
Elegir el color deseado

Mover o copiar hojas de clculo

Es posible mover o copiar hojas en el libro activo, en otro libro abierto o en un libro
nuevo.
Mover hojas dentro de un libro
1.
Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover
2.
Arrastrar la(s) hoja(s) por la fila de etiquetas, aparecer un marcador de posicin
que indicar el lugar en donde ser(n) colocada(s) la(s) hoja(s)
Marcador
de posicin

3.

Una vez que el marcador de posicin est en el lugar deseado, soltar el botn del mouse

Copiar hojas dentro de un libro

1.
Seleccionar la hoja o las hojas que se desee copiar
2.
Presionar y mantener as la tecla Control
3.
Arrastrar la(s) hoja(s) por la fila de etiquetas, aparecer un marcador de posicin que indicar el lugar en donde se
copiara(n) la(s) hoja(s) y un signo de ms (+) se desplazar con el puntero
4.
Soltar el botn del mouse y a continuacin la tecla Control
1. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O
2. Elegir el comando Formato (O)
3. Seleccionar el comando Mover o copiar (J) hoja
Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.
1.
2.
3.

En el cuadro antes de la, seleccionar hoja: la ubicacin a la

que se desea copiar.
Activar la casilla de verificacin crear una copia
Hacer clic en el botn aceptar o presionar ENTER

Mover hojas en otro libro

Abrir el libro que contiene las hojas que se desee mover, y el
libro al que se desea mover las hojas.
1.
2.

Hacer clic en la cinta de opciones Vista, presionando

ALT, N
Elegir
el
comando
Organizar
todo
(A)

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

3.
4.
5.
6.

Elegir la opcin "Horizontal"

Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER
Seleccionar la(s) hoja(s) que se desee mover
Arrastrar a la fila de etiquetas de hoja del libro de destino

Abrir el libro que contiene las hojas que se desee mover y el libro al que se desea
mover las hojas.
1.
2.
3.
4.

Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover

Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O
Elegir el comando Formato (O)
Seleccionar el comando Mover o copiar (J) hoja
Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

5.
6.
7.

En el cuadro de dialogo Al libro: seleccionamos el nombre del libro que

queremos mover la(s) hoja(s)
En el cuadro de dialogo antes de: seleccionar la hoja: la ubicacin
deseada.
Hacer clic en el botn aceptar o presionar ENTER

Ocultar hojas de clculo

1. Seleccionar la(s) hoja(s) de clculo que se desea ocultar
2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O
3. Elegir el comando Formato (O)
4. Seleccionar el comando Ocultar y mostrar (O)
5. Elegir Ocultar hoja (H)
Las hojas desaparecern de la fila de etiquetas.

Mostrar hojas de clculo ocultas

Si se desea volver a mostrar alguna de las hojas de clculo que fueron ocultadas:
1.
2.
3.
4.

Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O

Elegir el comando Formato (O)
Seleccionar el comando Ocultar y mostrar (O)
Elegir Mostrar hoja (M)
Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

5.

Seleccionar en el cuadro Mostrar hoja: de clculo que se desea volver a

mostrar
6.

Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

SELECCIN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS E INTERPRETACIN DE LOS DATOS

Antes de introducir cualquier informacin en la hoja de clculo, deber seleccionarse la celda que se desea usar. Cuando se
selecciona una celda, sta se convierte en la celda activa.
Seleccin de celdas

Seleccin de una celda

1. Hacer clic en la celda deseada.

Tambin se puede seleccionar:

1. Con las flechas de direccin mover la celda activa al lugar deseado
Seleccin de un rango de celdas
Las celdas debern seleccionarse siempre en bloques rectangulares.
1. Ubicar el puntero del mouse sobre la primera celda a seleccionar
2. Presionar el botn izquierdo y arrastrar el mouse hasta que se iluminen todas las celdas deseadas
Tambin se puede seleccionar:
1. Colocar la celda activa en el lugar inicial
2. Presionar la tecla SHIFT y sin soltarla, extender la seleccin con las flechas de direccin hasta la posicin
deseada
3. Soltar la tecla SHIFT
Tambin se puede seleccionar:
1. Colocar la celda activa en el lugar inicial
2. Presionar la tecla F8
3. Con las flechas de direccin extender la seleccin hasta la posicin deseada
Seleccin de celdas no adyacentes
1.
2.
3.
4.

Hacer clic en la celda inicial

Presionar y mantener as la tecla CONTROL
Hacer clic en las celdas adicionales
Soltar la tecla CONTROL

Seleccin de filas y columnas

Seleccin de una fila completa

1. Hacer clic en el nmero de la fila a seleccionar

1.
2.

Ubicar la celda activa en cualquier columna de la fila a seleccionar

Presionar las teclas Shift + BARRA ESPACIADORA

Seleccin de una columna completa

1. Hacer clic en el encabezado de la columna a seleccionar

1.
2.

Ubicar la celda activa en cualquier fila de la columna a seleccionar

Presionar las teclas Control + BARRA ESPACIADORA

Seleccin de filas adyacentes

1.
2.
3.

Colocar el puntero del mouse sobre el nmero de la primera fila a seleccionar

Presionar el botn izquierdo del mouse
Arrastrar el mouse hasta el nmero de la ltima fila a seleccionar

1.
2.
3.
4.

Colocar la celda activa en alguna columna de la primera fila a seleccionar

Presionar las teclas Shift + BARRA ESPACIADORA
Oprimir la tecla F8
Extender la seleccin con las flechas de direccin hasta la ltima fila deseada

Seleccin de columnas adyacentes

1. Colocar el puntero del mouse sobre el encabezado de la primera columna a seleccionar

2. Presionar el botn izquierdo del mouse
3. Arrastrar el mouse hasta el encabezado de la ltima columna a seleccionar

1. Colocar la celda activa en alguna celda de la primera columna a seleccionar

2. Presionar las teclas Control + BARRA ESPACIADORA
3. Oprimir la tecla F8
4. Con las flechas de direccin extender la seleccin a las columnas deseadas
Seleccin de filas o columnas no adyacentes

1. Presionar la tecla CTRL

2. Hacer clic en los nmeros de las filas o columnas a seleccionar
Seleccin de todas las filas y columnas de la hoja

1. Hacer clic en el botn Seleccionar todo

1. Presionar las teclas Control + Shift + BARRA ESPACIADORA

INTERPRETACIN DE LOS DATOS

En una hoja de clculo pueden introducirse cuatro tipos de datos:
Tipo
Descripcin
Se considera como un nmero cualquier secuencia de caracteres numricos del 0 al 9, que no
Nmeros
podr contener espacios. Un nmero puede aceptar los siguientes signos: ms (+), menos (-),
parntesis (), coma (,), diagonal (/), pesos ($), porcentaje (%) y punto decimal (.).
Se utilizan para realizar operaciones aritmticas y lgicas, con los datos de la hoja y obtener
Frmulas
resultados calculados. Deben comenzar con un signo igual (=).
Puede estar compuesto de letras o de cualquier combinacin de nmeros y caracteres que
Texto
se introduzcan en una celda y que Microsoft Excel no interprete como un nmero,
frmula, fecha u hora.
Pueden introducirse dentro de las celdas. Al escribir una fecha debe utilizarse la diagonal (/) o
el guin (-) para separar el da, mes y ao. As mismo, pueden escribirse nombres de meses
Fechas/horas
abreviados o completos, siendo ste el nico texto que se acepta dentro de una celda con
formato de fecha. Al introducir una hora debern separarse con dos puntos (:) las horas de los
minutos.
Introduccin de datos
Colocar la celda activa en la posicin deseada
1. Escribir la informacin
2. Presionar ENTER.
Automticamente la celda se desplazar hacia abajo.

Nota: Una celda puede contener hasta 16,000 caracteres; por lo tanto, cuando se escriba texto extenso en una celda,
ste invadir la(s) celda(s) vaca(s) de la derecha, pero se cortar cuando se escriba algo en ellas.
Cuando se escribe informacin en las celdas, Microsoft Excel asigna automticamente una alineacin para los
datos, de la siguiente forma:

Auto completar
Auto completar permite introducir texto rpidamente y con precisin en la hoja de clculo. Si los primeros caracteres que se
escriben en una celda coinciden con los de una entrada ya existente en la misma columna, Microsoft Excel rellenar
automticamente el resto del texto con lo escrito en la entrada anterior. Rellenar slo las entradas que contengan texto o una
combinacin de texto y nmeros. Las que contengan slo nmeros, fechas u horas no se rellenarn.

Si Excel localiza una coincidencia en la columna, completa el resto del texto con el apropiado. El texto sugerido
aparecer sombreado en negro.
1.

Para aceptar la entrada propuesta presionar

ENTER

2.
3.
4.

La entrada completa seguir exactamente el

modelo de maysculas y minsculas de las entradas
existentes
Para reemplazar los caracteres introducidos
automticamente, continuar escribiendo.
Para eliminar los caracteres introducidos

automticamente, presionar la tecla Retroceso

Sugerencia: Si el Autocompletar no funciona:

1.
2.
3.
4.
5.

Hacer clic en la ficha Archivo

Elegir el comando Opciones
Hacer clic en el botn Avanzadas
Activar la Casilla Habilitar Autocompletar para valores de celdas
Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Cambiar informacin
Existen dos formas posibles de cambiar informacin.
Antes de terminar de ingresarla en la celda activa, puedes cambiar la informacin una vez ingresada en la celda

Cambiar informacin antes de terminar de introducirla

1.

Hacer clic en el botn Cuadro de cancelacin

de la barra de frmulas.

1. Presionar la tecla ESC

Cambiar informacin despus de haberla introducido

Existen dos mtodos para cambiar la informacin despus de haberla ingresado en una celda:
Sobre escribir introduciendo nueva informacin Editar la informacin Existente.
Sobrescribir
1.
2.
3.

Ubicar la celda activa en la celda a editar

Escribir la nueva informacin
Presionar ENTER

Editar
1.
2.
3.
4.
5.

Ubicar la celda activa en la celda a modificar

Hacer doble clic en la celda o presionar la tecla F2
Desplazarse a la posicin deseada con las flechas de direccin
Realizar los cambios con el teclado
Presionar ENTER

Deshacer escritura
Cuando se introduce, edita o se da formato a la informacin de la hoja de clculo, puede cambiarse de idea o
cometerse algn error. En ese caso, Excel permite deshacer la ltima accin que se llev a cabo.
Para deshacer la accin ms reciente:
1.

Hacer clic en el botn Deshacer

de la barra de herramientas de acceso rpido (ALT + 2)

Sugerencia: Utilizando el mtodo abreviado Control + Z se podr deshacer la ltima accin.

ADMINISTRAR HOJAS DE CLCULO Y LIBROS DE TRABAJO

Guardar libros de trabajo

Una vez escrita la informacin dentro del libro de trabajo, debe guardarse en un disco, esto permitir utilizarla posteriormente.
Cuando se guarda un libro de trabajo como un archivo en el disco, se le asigna un nombre nico.
Para asignarle nombre a los documentos de Microsoft Excel, utilizar las siguientes reglas:
Pueden utilizarse nombres largos para hacer ms fcil la localizacin posterior del documento. El nombre del archivo puede
contener hasta 218 caracteres, incluyendo espacios. Los nombres de los archivos no podrn contener ninguno de los
siguientes caracteres: diagonal (/), diagonal invertida (\), signo mayor que (>), signo menor que (<),
asterisco
(*),
interrogacin (?), comilla (:), punto y coma (;).
Excel automticamente asigna la extensin .xlsx al nombre del archivo, pero la ocultar por omisin.

Nota: La restriccin de la longitud del nombre del archivo de 218 caracteres incluye todos los caracteres de la ruta de
acceso al archivo, incluidos letra de unidad, nombre de servidor, ruta de la carpeta y nombre del archivo. Es por eso que se
recomienda mantener la longitud mxima del nombre del archivo debajo de 75 caracteres.
Guardar el libro de trabajo nuevo
1. Hacer clic en el botn Guardar
1.
2.

de la barra de herramientas de acceso rpido.

Hacer clic en la ficha Archivo (Alt + A)

Elegir el comando Guardar (D) o (V)
Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

3.
4.
5.

Elegir la unidad o carpeta en la cual se desea

salvar el archivo
En el cuadro Nombre de archivo:, escribimos
el nombre que se desea asignar al archivo
Hacer clic en el botn Guardar o presionar
ENTER

Guardar cambios
Una vez guardado el documento puede volver a modificarse. Para guardar los cambios hechos en un documento,
conservando el nombre y la ubicacin con la cual se guard originalmente:
1. Hacer clic en el botn Guardar
de la barra de herramientas de acceso rpido

1.
Abrir la ficha Archivo, presionando las teclas ALT, A
2.
Elegir el comando Guardar, presionando la tecla de la letra D

Sugerencia:
Utilizando el mtodo abreviado Control + G se guardarn los cambios realizados.
Guardar como
En ocasiones, se requiere guardar los cambios realizados en el Libro de trabajo manteniendo una copia previa sin esos
cambios. Cuando se usa el comando Guardar como... los cambios efectuados en el documento se guardan con un nuevo
nombre y el libro de trabajo anterior quedar con el nombre original.
El comando Guardar como... se utiliza para:
Guardar un archivo con un nombre distinto
Guardar un archivo en una unidad de disco o carpeta
diferente

1.
2.

Si se desea guardar el archivo en una unidad de disco

diferente o cambiarle el nombre:

Abrir la ficha Archivo (ALT, A)

Elegir el comando Guardar como (V)

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

3.
elegir la unidad o carpeta en la cual se desea
guardar el cambio.
4.
En el cuadro Nombre de archivo: escribimos el
nombre que se desea asignar al archivo.
5.
Hacer clic en el botn Guardar o presionar
ENTER.

Cerrar un libro de trabajo

1.
2.

Abrir la ficha Archivo (ALT, A)

Elegir el comando Cerrar (E)
Salir de Microsoft Excel
1. Abrir el Botn de Archivo (ALT, A)
2. Elegir el comando Salir (L)

Abrir un libro de trabajo existente

1. Hacer clic en el botn Abrir
de la Barra de Herramientas de acceso Rpido

1.
Abrir la ficha Archivo (ALT + A)
2.

Seleccionar el comando Abrir (ALT, A, B)

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

3.
4.
5.

Seleccionar el disco o la carpeta donde se

guard el archivo
Seleccionar el archivo deseado
Hacer clic en el botn Abrir o presionar
ENTER

FRMULAS Y REFERENCIAS
Frmulas
Una frmula es la secuencia de valores, referencias de celdas, funciones u operadores, que se escribe dentro de una celda, y
produce un valor nuevo a partir de otros ya existentes. Pueden realizarse operaciones tales como suma, multiplicacin,
comparacin, entre otros, con los datos escritos en la hoja de clculo. Una frmula empieza siempre con el signo igual (=).
Los valores obtenidos a partir de ella se actualizarn automticamente, slo si estn referidos con el nombre de las celdas
que contienen los datos numricos.
Una frmula est compuesta por:
Elemento
Descripcin
Grupo de coordenadas de una celda en una hoja de clculo, que indican a MS-Excel en dnde debe
buscar los valores que se desean utilizar en la frmula. Las referencias pueden ser:
Absolutas: Especifican la ubicacin exacta de una celda en una frmula, no importando la posicin
de la celda que contiene la frmula ($A$1, $B$1, ...).
Referencia de Celda
Relativas: Especifican la ubicacin de otra celda en relacin a la que contiene la frmula (A1, B1, C1,...).
Mixtas: Combinacin de una referencia relativa y una absoluta dentro de una frmula ($A1 o A$1).
Valores: Cualquier nmero ingresado dentro de una frmula que aparecer como constante.
Son herramientas de clculo que ejecutan operaciones que devuelven valores automticamente.
Las funciones en MS-Excel estn agrupadas en las siguientes categoras:
Financieras
Fecha y hora
Matemticas y trigonomtricas
Estadsticas
Funciones
Bsqueda y referencia
Base de datos
Texto
Lgicas
Informacin
Ingeniera
Cubo y compatibilidad.
Nombres
Son identificadores fciles de recordar que se utilizan para referirse a una celda, un grupo de ellas,

Operadores

un valor o una frmula.

Se utilizan para especificar qu tipo de operacin se va a realizar.

Existen operadores

+
/
*
%
=
>
<
>=
<=
<>
&
Rango (dos
puntos)
Unin (coma)

Aritmticos
Suma
Resta
Divisin
Multiplicacin
Porcentaje
Comparacin
Igual
Mayor que
Menor que
Mayor o igual
Menor o igual
Diferente
Texto
Concatenar dos valores de texto de
referencia.
Referencia
Sirve para delimitar un rango entre las
referencias.
Produce una referencia que incluye las dos
referencias.

A continuacin se muestra el ejemplo de una frmula que contiene algunos de los elementos mencionados.

Cuando se usan parntesis dentro de una frmula, Excel calcula primero las expresiones dentro de ellos y luego usa esos
resultados para calcular el resto de la frmula, como se muestra a continuacin.
Frmula

Resultado

=2+5*8

42

=(2+5)*8

56

Todos los datos que se escriban dentro de la hoja de clculo aparecern desplegados en la barra de frmulas, dentro de la
cual podrn editarse, si as se desea.
Botn de
Cancelar


1.
2.
3.
4.
5.
6.

Introducir frmulas
Ubicar el cursor en la celda deseada
Escribir el signo igual (=)
Ingresar la referencia de la celda o un valor
Ingresar el operador deseado
Ingresar el siguiente valor o referencia
Presionar ENTER
Asistente para funciones
La celda en la que se introduce la frmula, muestra el valor resultante y no la frmula. Cuando se seleccione
una celda que contenga una frmula, sta siempre se mostrar en la barra de frmulas.
La siguiente imagen muestra una frmula escrita en la hoja de clculo.

Frmula

Descripcin de errores

Automticamente cuando se comete un error al escribir una funcin aparece un cdigo de error y una etiqueta inteligente con
la que puede desplegar las opciones de correccin.
Cdigo de error
#####
#VALOR!
#NOMBRE?
#REF!
#DIV/0!
#N/A

Descripcin
La columna no es lo bastante ancha para mostrar el valor.
La frmula contiene un tipo errneo de argumento (como texto donde se requiere
un valor VERDADERO o FALSO).
La frmula contiene texto que Excel no reconoce (como un rango con nombre
desconocido).
La frmula se refiere existe (algo que puede ocurrir cuando se eliminan celdas).
La frmula intenta dividir entre cero.
No encuentra el valor buscado

Referencias
Cuando se van a introducir referencias dentro de una frmula es posible escribirlas o seleccionar la celda o el
rango directamente en la hoja de clculo.

Introduccin de referencias.
1. Ubicar el cursor en la celda deseada
2. Escribir el signo igual =
3. Desplazar el cursor a la celda o celdas que se quieren referenciar o arrastrar el mouse por el rango de celdas que
se desean introducir en la referencia. La seleccin quedar rodeada por una lnea punteada denominada borde
mvil, y la referencia a la celda o rango de ellas aparecer en la frmula
4. Terminar de escribir la frmula
5. Presionar ENTER

Llenado automtico
El llenado automtico se utiliza para crear una serie de valores incrementales o fijos en una hoja de clculo. Las

series son tiles para crear encabezados de filas de tablas y de columnas de una hoja de clculo o cuando se
requiera introducir una serie creciente de nmeros, fechas u horas.

Llenar un rango de celdas adyacentes

1.
2.
3.
4.

Escribir el valor en la celda deseada

Presionar ENTER
Seleccionar la celda que contiene los datos a copiar
Arrastrar el cuadro de llenado por las celdas que se desean llenar
Cuadro de
llenado

5.

Soltar el botn del mouse

FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial que ya est escrita dentro de Excel y realiza una operacin que devuelve un valor. Las
funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir frmulas ms extensas. Los valores sobre los cuales
una funcin efecta las operaciones se llaman argumentos.
A continuacin se presenta un ejemplo de una funcin y cmo debe escribirse.
Separador
de
argumento

Signo igual

=Nombre de la funcin(Arg1;Arg2)
Nombre de la
funcin

Argumentos

Todos los argumentos deben ir encerrados entre parntesis

Microsoft Excel contiene ms de 220 funciones diferentes. Las ms usuales son:

Funcin Suma
Es la funcin es la que se utiliza con mayor frecuencia, porque resume frmulas complejas en una forma concisa. Se
emplea para sumar todas las referencias que se especifiquen.
La funcin SUMA puede introducirse directamente en una celda o a travs del botn Autosuma de la cinta de opciones
Inicio.
La funcin SUMA se introduce de la siguiente forma:
=SUMA(direccin de celda:direccin de celda)

Para totalizar un rango de nmeros usando la funcin SUMA:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Hacer clic en la celda en la cual se desea introducir la funcin SUMA

Introducir la siguiente frmula:=SUMA(
Introducir la primera referencia de celda
Escribir el operador de referencia deseado
Introducir la segunda referencia de celda
Presionar ENTER

Microsoft Excel agrega el parntesis al final, totaliza los valores y muestra el resultado en la celda en la que se
introdujo la frmula.

Nota: Si se introducen referencias aisladas, stas debern separarse por el separador de Unin coma (,), si se introduce un
rango deber ir separado por dos puntos (:) A continuacin se muestra un ejemplo de la funcin SUMA:

Funcin
suma

Resultado
de la
funcin

Funcin Promedio
Calcular la media aritmtica de los argumentos que se especifiquen.
La funcin PROMEDIO se introduce de la siguiente forma:
=PROMEDIO(direccin de celda: direccin de celda)

Para promediar un rango de nmeros utilizando la funcin PROMEDIO:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Hacer clic en la celda en la cual se desea introducir la funcin PROMEDIO

Introducir la siguiente frmula: =PROMEDIO(
Introducir la primera referencia de celda
Escribir el operador de referencia deseado
Introducir la segunda referencia de celda
Presionar ENTER

Excel agrega el parntesis al final, hace un promedio de las cantidades y muestra el resultado en la celda en la que se
introdujo la frmula.

Nota: Si se introducen referencias aisladas, stas debern separarse por el operador de referencia coma (,), si se
introduce un rango deber ir separado por dos puntos (:)

Funcin
PROMEDIO

Resultado de la
funcin

FORMATO DE UNA HOJA DE CLCULO

En Excel puede asignarse el formato deseado y cambiarse la apariencia de los datos en una celda, columna, fila, rango de
celdas o en todas las celdas de la hoja de clculo antes o despus de escribir los datos.
Para cambiar la apariencia de los datos, puede utilizarse la cinta de opciones Inicio.
Aplicar formato utilizando la cinta de opciones Inicio
Realce a texto
1. Seleccionar la celda o celdas a las cuales se desea dar formato
2.

En la cinta de opciones Inicio, grupo Fuente, hacer clic en alguno de los botones
Cursiva o Subrayar), pueden aplicarse los tres formatos si as se desea

(Negrita,

Cambiar fuente y modificar su tamao

1. Seleccionar la celda o celdas a las que se va a cambiar la fuente
2.

Hacer clic en el cuadro de lista desplegable Fuente

Fuente, y seleccionar la fuente deseada

de la cinta de opciones Inicio, grupo

3.

En el cuadro Tamao de fuente

de la cinta de opciones Inicio, grupo Fuente, elegir el tamao
deseado. Los formatos que se asignen a una celda son independientes de los datos contenidos en la misma.

Cambiar alineacin
1. Seleccionar las celdas a las cuales se desea cambiar la alineacin
2. Hacer clic en alguno de los botones de alineacin de la cinta de opciones Inicio, grupo Alineacin (Alinear a
la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha, Alinear en la parte superior, Alinear en el medio, Alinear en la parte
inferior.)
Combinar y centrar
1. Seleccionar las celdas a combinar
2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionado las teclas ALT,O

3.

Presionar el comando Combinar y centrar

Alineacin y luego (C)

(OC),del grupo

Agregar bordes
1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea agregar bordes
2. Hacer en la ficha Inicio (ALT, O)
3.

Hacer clic en la flecha del botn Bordes

(BB)

4.
5.

mostrar la paleta de estilo de los bordes

Hacer clic en el tipo de borde deseado o presionar la letra que indica el
programa.

Nota: El ltimo estilo de borde seleccionado aparecer como imagen en el botn

Agregar color de relleno

1. Seleccionar la celda o celdas a las que se
desea aplicar un color de relleno
2. Hacer en la ficha Inicio (ALT, O)
3. Hacer clic en la flecha del botn Color de
relleno

(SO)

4. Se mostrar la paleta de colores

5. Hacer clic en el color deseado

Nota: El ltimo color seleccionado aparecer como

muestra en el botn.
Cambiar color de la fuente
1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea cambiar
el color de la fuente
2. Hacer clic en la ficha Inicio (ALT, O)
3.
4.
5.

Hacer clic en la flecha del botn

(DO)

color de fuente

Se mostrar la paleta de colores de texto

Hacer clic en el color deseado

Nota: El ltimo color seleccionado aparecer como muestra en el botn

Copiar formato
En ocasiones, es necesario aplicar a un rango de celdas el mismo formato que ya se aplic en otro rango. El botn
Copiar formato copia los formatos de nmero y carcter, la alineacin, los bordes y los colores.
Para copiar un formato desde un rango hacia otro:
1.

5.

Seleccionar una celda o un rango de celdas que tenga el formato que se desea copiar
2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio (ALT,O)
3. Hacer clic en el botn Copiar formato
(OO), del grupo Portapapeles
4. El puntero del mouse tendr adjunta una brocha
Arrastrar el mouse en la celda o rango de celdas en las que se desee copiar el formato
Para copiar el formato en la celda o el rango de celdas seleccionado en varias ubicaciones:
1. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio

3.
4.

6. Hacer doble clic en el botn Copiar formato

, del grupo Portapapeles
2. El puntero del mouse tendr adjunta una brocha
Arrastrar el mouse en cada una de las celdas o rango de celdas en las que se desee copiar el formato
El puntero del mouse seguir conservando la brocha, para desactivar el modo de copiar, hacer nuevamente
clic en el botn

o presionar la tecla ESC

Aplicar formato utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas

Formato de fuentes
1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea cambiar el formato
2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O
3. Hacer clic en el botn indicador de cuadro de dilogo
Formato de celdas, del grupo Fuente (UF)
4. Se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas

6.
7.
8.

5. Seleccionar la ficha Fuente"

En los cuadros de lista Fuente:, Estilo y Tamao: elegir el tipo, estilo y tamao de letra deseados
En los cuadros de lista desplegable Subrayado, Color seleccionar el realce deseado
En el cuadro Efectos:, elegir el efecto de texto deseado (Tachado, Superndice y Subndice)
9. Presionar ENTER o hacer clic en el botn Aceptar

Cambiar alineacin
1.
Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea
cambiar la alineacin
2.
Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando
ALT, O
3.
Hacer clic en el indicador de cuadro de dilogo
Formato de celdas, del grupo Alineacin (UF)
4.
Se mostrar el cuadro de dialogo Formato de Celdas
5.
Seleccionar la ficha alineacin.
6.
En los cuadros de lista desplegable Horizontal y
Vertical, elegir el botn que corresponda a la opcin
deseada
7.
En el cuadro Orientacin, seleccionar con las flechas
de direccin, la orientacin del texto deseada
8.
En los cuadros de seleccin Sangra y Grados,
seleccionar haciendo clic en los botones de incremento o
decremento la cantidad deseada
9.
Si se desean ajustar varias lneas en la celda, activar
la casilla de verificacin Ajusta texto
10. Si se requiere reducir el tamao de los caracteres de la
fuente y se ajuste en la columna, activar la casilla de
verificacin Reducir hasta ajustar
11. En el caso de que se requiera de combinar dos o ms

13.

celdas seleccionadas en una sola, activar la casilla de verificacin Combinar celdas

12. En el cuadro de lista desplegable Direccin del texto, hacer clic en el botn que corresponda a la opcin
deseada
Presionar ENTER o hacer clic en el botn Aceptar.

Agregar bordes
1.
Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea
agregar bordes.
2.
Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando
ALT, O
3.
Hacer clic en el indicador de cuadro de dilogo
Formato de celdas, del grupo Fuente (UF)
4. Se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas
5. Seleccionar la ficha Bordes
6. Seleccionar el cuadro Estilo:(ALT+E) y elegir con
las flechas de direccin el tipo de borde deseado.
7. En la seccin Preestablecidos, con la tecla de
tabulador, activar el cuadro de la posicin en la que
se desea que aparezca el borde (Ninguno, Contorno,
e Interior)
8. En la seccin Borde, con la tecla de tabulador,
activar el cuadro de la posicin en la que se desea
que aparezca el borde (Izquierdo, Derecho, Superior,
Inferior, etc.)
9. En el cuadro de lista desplegable Color:(ALT+C),
elegir con las flechas de direccin el color que se
desee asignar al borde
10.
Presionar ENTER o presionar el botn Aceptar
Agregar trama
1.
Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea
aplicar un diseo
2.
Hacer clic en la cinta de opciones Inicio,
presionando ALT+O
3.
Hacer clic en el indicador de cuadro de dilogo
Formato de celdas del grupo Fuente (UF)
4.
Se mostrar el cuadro de dilogo Formato
de
celdas
5.
Seleccionar la ficha Relleno
6.
En el cuadro Color de (ALT fondo:+C), el color de
fondo deseado.
7.
Desplegar el cuadro de lista Color
de (ALT
Trama:+d) elegir el color deseado.
8.
Desplegar el cuadro de lista Estilo elegir del
trama, color deseado.
9.
Presionar ENTER o presionar el botn Aceptar

Formatos de nmero
1.
Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea aplicar
un formato de nmero
2.
Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT,
O
3.
Hacer clic en el indicador de cuadro de dilogo
Formato de celdas, del grupo Nmero (AF)
4.
Se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas
5.
Seleccionar la ficha Nmero
6.
Elegir con las flechas de direccin el tipo de formato
deseado, en el cuadro Categora:(ALT+C)
7.
Especificar las opciones requeridas para la categora
seleccionada
8.
En el caso de haber seleccionado la categora
Personalizada, en el cuadro de lista, seleccionar con las
flechas de direccin el cdigo deseado. Observar que en el rea
de muestra se despliega el valor escrito en la celda tal como se
ver con el formato seleccionado

Cuadro de lista, que

despliega
las
opciones disponibles
para la categora
seleccionada

9.

En caso de requerirse un formato personalizado distinto a los disponibles en la lista, ste se podr escribir
directamente en el cuadro de texto Tipo:(ALT+T)
10.
Presionar ENTER o presionar el botn Aceptar

Borrar formatos
En ocasiones se requiere eliminar el formato de un rango sin eliminar el contenido de las celdas.
Para borrar un formato:
1. Seleccionar el rango de celdas al que se desea borrar el formato
2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O
3.
4.

Elegir el comando Borrar

(BO)
Elegir el comando Borrar formatos (F)

Cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas

Cuando se abre una hoja de clculo nueva, el ancho de las columnas y el alto de las filas se establecen conforme a
medidas estndar (10.71 (80 pixeles) y 15.00 (20 pixeles) respectivamente).
En muchas ocasiones en las celdas hay nmeros o frmulas cuyo resultado se extiende ms all del borde de la
celda, en esos casos, Excel llena con el signo (#).

En ese caso deber incrementarse el ancho de la columna para poder visualizar el resultado.
Las medidas del ancho y alto podrn ajustarse al tamao deseado.
Ajustar el ancho de las columnas
Seleccionar la columna a la cual se desea modificar el ancho
1. Arrastrar el borde derecho del encabezado de la columna hasta que sta se ajuste al tamao deseado
Otra forma:
1. Hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna para que se ajuste automticamente
Otra forma:
1. Seleccionar la columna a la cual se le va a modificar el ancho
2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O

3.
4.

Elegir el comando Formato

(HF), del grupo celdas
En el submen, seleccionar el comando Ancho de columna... (N)

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

5. En el cuadro Ancho de escribir columna: el tamao deseado
6. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Nota: Es posible ajustar el tamao de varias columnas a la vez, seleccionando primero las
columnas y luego ajustando el ancho de cualquiera de ellas.

Ajustar la altura de las filas

1. Seleccionar la fila a la cual se desea modificar la altura
1. Arrastrar el borde inferior del encabezado de la fila hasta que sta se ajuste a la altura deseada hacer
doble clic en el borde inferior del encabezado de la fila para que se ajuste automticamente
1.
2.

Seleccionar la fila a la cual se le va a ajustar la altura

Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O

5.

3. Elegir el comando Formato

( HF), del grupo celdas
En el submen, seleccionar el comando Alto de fila... (F) Se mostrar el
siguiente cuadro de dilogo.
En el cuadro Alto de fila escribir el tamao...deseado

6.

Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

4.

Nota: Es posible ajustar el tamao de varias filas a la vez, seleccionando primero las filas y luego ajustando
el alto de cualquiera de ellas.
EDICIN DE UNA HOJA DE CLCULO

Edicin de celdas
Una vez que se ha escrito un valor dentro de una celda, es posible modificarlo editando la celda o sobre escribiendo
un nuevo valor dentro de ella.
Para editar una celda

1. Hacer doble clic en la celda que se va a editar

1.
2.

Con las flechas de direccin, seleccionar la celda que se desea editar

Presionar la tecla F2

Podrn editarse datos en un rango de celdas sucesivas o adyacentes previamente seleccionadas, utilizando las
teclas que se mencionan a continuacin:
Para desplazarse
Hacia abajo
Hacia la derecha
Hacia arriba
Hacia la izquierda

Presionar
ENTER
TAB
SHIFT + ENTER
SHIFT + TAB

Copiar celdas
Excel permite copiar una celda o un bloque de ellas, duplicando su contenido en una nueva posicin.
1.
2.
3.

Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar

Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando las teclas ALT,O
Hacer clic en el botn Copiar
(Ctrl + C, del grupo portapapeles.

4.

Cuando aparezca

5.

Hacer cli en el botn pegar

borde. hacer clic en la celda destino.

(Ctrl + V) del grupo portapapeles.

Mover celdas
Cuando se mueven celdas, stas se cortan y se desplazan a otra posicin.

6.

1.

Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover

2.
3.

Hacer clic en el botn Cortar

Hacer clic en la celda destino

, del grupo portapapeles

4.

Hacer clic en el botn Pegar

, del grupo portapapeles

1.
2.
3.

Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover

Hacer clic derecho del mouse sobre la celda o rango de celdas
Desplegar el men contextual

4.
5.

Hacer clic en el comando Cortar

, del grupo portapapeles
Cuando aparezca el borde mvil, hacer clic derecho en la celda destino

Desplegar el men contextual y hacer clic en el comando Pegar

1.
2.
3.
4.

, del grupo portapapeles

Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover

Presionar las teclas Control + X
Al parecer el borde mvil, de direccin, desplazar hasta el cursor hasta la celda de destino.
Presionar las teclas Control + V.

Copiar y mover celdas utilizando el mtodo abreviado

Copiar celdas
1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar
2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin, hasta que ste se convierta en una flecha
3. Presionar la tecla Control
el puntero cambiara a
4. Arrastrar el borde hasta la posicin destino
5. Soltar el botn del mouse y despus la tecla Control
Mover celdas
1.
2.

Seleccionar la celda o rango de celdas a mover

Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin, hasta que ste se convierta en una flecha
3. Arrastrar el borde a la posicin de destino
4. Soltar el botn del mouse

Nota: Cuando se copian o se mueven celdas que contienen datos, stas reemplazan a las celdas antiguas.
Insertar celdas entre celdas existentes

Desplazar celdas e insertarlas entre celdas ya existentes

Cuando ya se han escrito datos en un rango de celdas, en ocasiones ser necesario desplazarlas y colocarlas entre
otras que ya contengan informacin.
Mover e insertar celdas arrastrando
1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a desplazar
2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin
3. Presionar la tecla SHIFT
4. Arrastrar el borde a la nueva posicin
5. Soltar el botn del mouse y posteriormente la tecla SHIFT
Las celdas se desplazarn y se insertarn entre las ya existentes.
Copiar e insertar celdas arrastrando
1. Seleccionar la celda o rango de celdas deseado
2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin
3. Presionar las teclas CONTROL + SHIFT
4. Arrastrar el borde a la nueva posicin
5. Soltar el botn del mouse y posteriormente las teclas CONTROL + SHIFT
Las celdas se copiarn y se insertarn entre las ya existentes
Pegado especial

Una vez que se han copiado celdas, Excel permite seleccionar entre varias opciones disponibles, como se desean
pegar.
1.
2.
3.
4.

Seleccionar la celda o rango de celdas a copiar

Hacer clic en la cinta de opciones Inicio
Hacer clic en el botn Copiar
del grupo Portapapeles
Hacer clic en la celda destino

5.
6.

Hacer clic en la flecha de Pegar

, del grupo Portapapeles
Se mostrar el men contextual y elegir el comando Pegado especial...

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar

2. Presionar las teclas Control + C
3. Hacer clic derecho en la celda destino
4. Se mostrar el men contextual y elegir el comando Pegado especial...
Se Mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

5. Elegir la opcin deseada

Elemento
Todo
Frmulas

Descripcin
Pega el contenido y el formato de todas las celdas.
Pega nicamente las frmulas como se han escrito en la barra de
Frmulas.

Valores

Pega los valores como se presentan en las celdas.

Pega solamente el formato de la celda.

Formatos

Comentarios

Pega los comentarios adjuntos a una celda.

Pega las reglas de validacin de datos de las celdas copiadas.

Validacin

Todo excepto bordes

Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes.

Pega el ancho de columna o de columnas.

Ancho de las columnas

Formatos de nmeros y

Pega nicamente las frmulas y todos los formatos de nmero de

frmulas
Formatos de nmeros y

las celdas seleccionadas.

Pega nicamente los valores y todos los formatos de nmero.

valores

6. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Insercin de filas y columnas
Es posible insertar celdas en blanco o filas y columnas en cualquier lugar de la hoja de clculo. Cuando se insertan celdas,
las dems celdas se desplazan para permitir la entrada de las nuevas. Al insertar una fila o una columna, Excel crea una
nueva fila o columna y automticamente desplaza las existentes.
Cuando se insertan celdas, filas o columnas, Excel actualiza las referencias dentro de las frmulas.
Insertar filas
1.
Ubicar el cursor en la posicin en la que se deseen insertar las filas nuevas
2.
Seleccionar la fila o filas que se deseen insertar
3.
Hacer clic en la Inicio, o presionar las teclas ALT,O
4.
Hacer clic en el botn Insertar (NI), del grupo Celdas
Otra forma de insertar:
1.
2.
3.
4.

Seleccionar la fila o filas que se deseen insertar

Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O
Elegir la flecha del botn del comando Insertar(NI)
Seleccionar el comando Insertar filas de hoja (I)
Otra forma:

1.
2.

Seleccionar la fila o filas que se deseen insertar

Hacer derecho del mouse
Se mostrar el men contextual

3. Seleccionar el comando Insertar

Insertar columnas
1.
Ubicar el cursor en la posicin en la que se deseen insertar las filas nuevas
2.
Seleccionar la columna o columnas que se deseen insertar
3.
Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O
4.
Hacer clic en el botn Insertar (NI), de la Celdas grupo.

1.
2.
3.

Otra forma:
Seleccionar la columna o columnas que se deseen insertar
Hacer clic en la ficha Inicio, presionar las teclas ALT,O
Elegir la flecha del botn Insertar(NI), del grupo Celdas

4.
1.

Seleccionar el comando Insertar columnas de hoja(N)

Otra forma:
Seleccionar la columna o columnas que se deseen insertar hacer clic derecho del mouse
Se mostrar el men contextual

3. Seleccionar el comando Insertar

Eliminar filas y columnas
Eliminar filas
1.
Seleccionar la fila o filas que se deseen eliminar
2.
Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O
3.
Hacer clic en el botn Eliminar (ML) del grupo Celdas
Otra forma:
1.
2.
3.

Seleccionar la fila o filas que se deseen eliminar

Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O
Elegir la flecha del botn Eliminar(ML), del grupo Celdas

4. Seleccionar el comando Eliminar filas de hoja (S)

1. Seleccionar la fila o filas que se deseen eliminar
2. Hacer derecho del mouse.
Se mostrar el men contextual

3. Seleccionar el comando Eliminar

Eliminar columnas
1. Seleccionar la columna o columnas que se deseen eliminar
2. Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O
3. Hacer clic en el botn Eliminar (ML), del grupo Celdas
Otra forma:
1.
2.
3.
4.

Otra forma:

Seleccionar la columna o columnas que se deseen eliminar

Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O
Elegir la flecha del botn Eliminar(ML), del grupo Celdas
Seleccionar el comando Eliminar columnas de hoja (S).

1.
2.
3.

Seleccionar la columna o columnas que se deseen eliminar

Hacer clic derecho del mouse, y se mostrar el men contextual
Seleccionar el comando Eliminar

Insercin de celdas en blanco

1. Seleccionar la celda o celdas que se deseen insertar
2. Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O
3. Hacer clic en la flecha del botn de comando Insertar (NI)
4. Seleccionar el comando Insertar celdas(E)
Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

5.
6.

Elegir la opcin deseada

Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Nota: Utilizando el mtodo abreviado Control + (+) se podrn insertarn filas, columnas y celdas

Eliminar o borrar celdas

En Microsoft Excel cuando se eliminan celdas, se suprimen definitivamente de la hoja de clculo y las celdas circundantes
se desplazan para ocupar el espacio vaco.
Cuando se borran celdas, se borra el contenido o el formato, pero las celdas permanecen en la hoja de clculo.
Cuando se borran o eliminan celdas dentro de la hoja de clculo se obtendrn diferentes resultados en las frmulas que
hacen referencia a ellas. Si se borra el contenido de una celda, su valor se convertir en cero y cualquier frmula que se
refiera a esa celda obtendr su resultado sobre ese valor cero. Si se elimina una celda, sta se habr suprimido de la hoja
de clculo y una frmula que haga referencia a ella no podr encontrarla y devolver un valor de error.
Eliminar celdas
1.
Seleccionar el rango de celdas que sern eliminadas
2.
Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando las teclas ALT, O
3.
Elegir el comando Eliminar (ML), del grupo Celdas
4.
Elegir el comando Eliminar celdas (D)

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

5.
6.

Elegir la opcin que contenga la direccin en la cual se desea que se

desplacen las celdas que rodean la seleccin
Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Borrar celdas
1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar
2. Presionar la tecla SUPR
Este mtodo abreviado slo borrar el contenido de la celda, pero no
las celdas ni los formatos definidos.
1.
2.

Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar

Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O

3.

Hacer clic en la flecha del comando Borrar

4.

Elegir el comando deseado:

Elemento
Borrar Todo

(BO)

Descripcin
Elimina el contenido, formato y notas de las celdas seleccionadas.
Suprime slo los formatos; el contenido de las celdas y las notas

Borrar Formatos
quedarn intactas.
Elimina el contenido de las

celdas seleccionadas sin alterar

el

formato o las notas.

Suprime el comentario de las

celdas seleccionadas, pero deja

el

Borrar Contenido
Borrar Comentarios
contenido y formato intactos.
Suprime los vnculos y mantiene el contenido y formato intactos
Borrar hipervnculos
suprime el hipervnculo y el formato, manteniendo el contenido
Suprime el hipervnculo y el formato, dejando el contenido.
Quitar hipervnculo

5.

La informacin desaparecer de la hoja de clculo de acuerdo a la opcin seleccionada

PREPARAR PGINA

Configurar tamao y orientacin de la pgina

Tamao de la pgina
1.

Hacer clic en la cinta de opciones Diseo de pgina (ALT, C)

2.

Hacer clic en el Tamao (T,M)

, del grupo Configurar pgina

Se mostrar el siguiente submen.

3.

Seleccionar el tamao deseado

Orientacin de la Pgina

1.

Hacer clic en la cinta de opciones Diseo de pgina (ALT, C)

2.

Hacer clic en el Orientacin (R)

Se mostrar el siguiente submen.

3. Seleccionar la orientacin deseada

, del grupo Configurar pgina

Configurar Mrgenes
1.
2.
3.
1.
2.
3.

Hacer clic en el botn Vista preliminar

de la barra de herramientas de acceso rpido
Mostrar los marcadores de mrgenes y ancho de columna haciendo clic en el botn Mrgenes
Apuntar a los marcadores de mrgenes y arrastrar el mouse hasta el lugar deseado
Otra forma
Seleccionar la cinta de opciones Diseo de Pgina presionando las teclas ALT,C
Seleccionar el indicador de cuadro de dilogo
Configurar pgina (F)
Seleccionar la ficha Mrgenes

4.

En los cuadros Superior:, Inferior:, y

Derecho: escribir Izquierda seleccionar
con los botones de incremento o
decremento la medida deseada
5. Para los mrgenes del Encabezado: y del
Pie de escribir pgina: o seleccionar con
los botones de incremento o decremento la
medida deseada
6. Si se desea que la informacin se
centre automticamente en la hoja en
el momento de imprimir, activar la
casilla
Horizontalmente
Verticalmente del cuadro Centrar en
la pgina

7.

Hacer clic en el botn Aceptar o

presionar ENTER

EJERCICIOS DE PRCTICA.
EJERCICIO N 1
Recibimos de las distintas sucursales de la empresa los datos correspondientes a las ventas en soles de cada vendedor en
los distintos trimestres del ao.
Ventas del ao 2014
Vendedor
Miguel Garca
Ral Arzac
Elena Casas
Javier Martn

Trimestre 1
1.500.000
1.200.000
1.460.000
1.100.000

Trimestre 2
2.000.000
1.340.000
1.700.000
1.600.000

Trimestre 3
1.850.000
1.750.000
1.900.000
1.640.000

Trimestre 4
2.100.000
1.800.000
2.000.000
1.700.000

Disea una hoja de clculo que refleje estos datos y permita obtener los siguientes conceptos:
Ventas totales por trimestres
Ventas totales por vendedor
Media mensual de ventas por vendedor Promedio de ventas por trimestre

EJERCICIO N 2
A la vista de los datos que se presentan en el siguiente formato de factura, obtener:
El precio bruto, neto y con IVA para cada producto
El importe bruto, neto y con IVA de la factura
ARTICULO
Impresora

PRECIO
29.900

CANTIDAD
2

CPU Pentium II
Monitor color

110.000
52.000

4
4

600
1.500

4
4

Ratn
teclado

BRUTO

TOT. BRUTO

NETO

TOT. NETO

TOTAL

TOTAL

NOTA: Considerar un IGV del 16%

EJERCICIO N 3
Mantenemos una tabla con los datos correspondientes a las ventas y sueldos base de un grupo de comerciales, as
como las comisiones establecidas en la empresa. Se desea elaborar un informe completo con los datos pendientes.
Comisin
2%
VENDEDOR
Martn Pea
Gonzlez Suevo

VENTAS
4600
6000

COMISION

BASE

TOTAL
90
90

Arana Higueras
Sierra Garzn

3900
7600

90
90

Alvarez Justo
Carnicer Heras

8250
3500

90
90

Lopez Vara
Hidalgo Jimena

5350
4200

90
90

Vargas Cayo
Hoffman Kocinski

7900
6780

90
90

Lisado Hoyos
Gracia Fraile

4690
3000

90
90

Castro Surez
TOTALES

3100

90

% VENDEDOR

EJERCICIO N 4
A la vista de los siguientes datos:
RESULTADOS POR PRODUCTOS
1. Ventas

PROD. A

2. Devoluciones
3. VENTAS NETAS (1 - 2)
4. Amortizaciones
5. Costes de produccin

PROD. B

TOTAL

50,0

55,0

5,5

7,2

10,5
9,0

5,0
7,3

6. MARGEN BRUTO (3 - 4 - 5)
Completar los datos que faltan en la hoja
EJERCICIO N 5
A la vista de la nmina de IRPF Asociados

Calcular las columnas vacas, sabiendo que la retencin practicada a priori sobre el sueldo bruto es del
15% en concepto de IRPF y 2% en concepto de Seguridad Social (SS)

Calcular la paga mensual, sabiendo que son quince (15) pagas, distribuidas a lo largo del ao
NOMBRE
Carl
Manuel
Alejandro
Juan Jos
Roberto
Nicols
Elvira
TOTALES

SUELDO BRUTO
1200
1250
1320
1100
2300
2340
3400

IRPF

SS

SUELDO NETO

PAGAS

EJERCICIO N 6
Modificar la factura del ejercicio 2 para incluir un descuento en el precio de los artculos en funcin del volumen de compras.
Obtener mediante la funcin SI el descuento que corresponda sobre el importe bruto.

Modificar adems el aspecto de la factura:

estableciendo formato de % o modelo monetario para las celdas que lo requieran
centrar los ttulos de columnas y poner bordes a la factura
ARTICULO

PRECIO

Impresora
CPU Pentium
Monitor color
Ratn
Teclado
Windows 95

CANTIDAD

42000
89000
32000
3000
16000
13521

Hasta
Hasta

50000
150000

TOTAL
%
BRUTO
5%
8%

Ms de

150000

12%

Tabla de dto.

Bruto

BRUTO

DTO

NETO

TOTAL

2
4
4
4
4
1

TOTAL
NETO

TOTAL CON
IGV

EJERCICIO 7
La empresa XY pretende realizar un estudio estadstico de su fuerza de ventas en todo Per. Para ello, dispone de la
siguiente informacin grabada en la hoja de clculo:

VENDEDOR ZONA VENTAS

Prez
Norte
300000
Lpez
Gmez

Sur
Norte

150000
360000

Prez
Lpez

Sur
Norte

200000
150000

Gmez
Prez

Sur
Norte

250000
230000

Lpez

Sur

175000

BONOS

COMISION

REMUNERACION

VTAS. NETAS

En la misma hoja se dispone adems de una Tabla de Consulta vertical, destinada al clculo de comisiones y bonos. Los
tramos son los siguientes:
Tabla de comisiones
Importe ventas

Bonos

Comisin

100000
150000

3%
4%

10%
11%

200000
250000

5%
6%

12%
13%

> 250000

7%

15%

calcular las comisiones a percibir por cada uno de los vendedores en funcin de los tramos sealados.
calcular los bonos percibidos por cada uno de los vendedores, en funcin de los tramos sealados.
calcular la remuneracin total de cada vendedor como la suma de comisiones y bonos
calcular el importe neto de las ventas que le queda a la empresa despus de descontar la remuneracin de los vendedores.
EJERCICIO 8

PRCTICA DE FORMULAS
Haz las frmulas necesarias:
FACTURA N 1
N DE CAJAS
50
35
15
12
18
25
15
18

DE: PAPELERA PI, S.A. A: ADMINIES, S.L

FECHA
DESCRIPCIN
PRECIO
FOLIOS
3550
LAPICEROS
1225
BOLIGRFOS
1245
SOBRES
565
PAPEL DE CARTA
1275
ETIQUETAS
675
A4
172
A3
135

2,5%
2%
16%

TOTAL
DCTO P.P
DCTO S/S
BASE IMPONIBLE
IGV
TOTA IGV INCLUIDO

Frmulas

TOTAL IMPORTE = N DE CAJAS * PRECIO CAJA

TOTAL BRUTO = SUMA DE TOTAL IMPORTE

DTO. P.P = TOTAL BRUTO * 2,5%

RAPPEL S/S = TOTAL BRUTO * 2%

BASE IMPONIBLE = TOTAL BRUTO - DTO. P.P. - RAPPEL S/S

IVA = BASE IMPONIBLE * 16%

TOTAL IVA INCLUIDA = BASE IMPONIBLE + IVA

05 DE MAYO DE 2005
TOTAL

EJERCICIO 9
INGRESOS Y GASTOS
1. Haz la siguiente tabla que calcule los saldos.
FECHA
CONCEPTO
Ingresos
Gastos
16/10/2003 Ingreso Jose Perez
1.923,24
16/10/2003 Pago Fra. n 34
751,27
01/12/2003 Pago Fra. n 75
375,63
01/12/2003 Ingreso Juan Lopez
601,01
01/12/2003 Pago Rbo. Luz
48 ,08
01/12/2003 Pago Rbo. Agua
33 ,66
12/12/2003 Ingreso Fco. Martinez
1.202,02
15/12/2003 Pago Seguro Vehculo
390,66
15/12/2003 Pago Seguro Vivienda
90,15
18/12/2003 Pago Prestamo
1.442,43
19/12/2003 Traspaso de CAM
1.202,02
25/12/2003 Pago Rbo. Telefono
155,06

SALDO
1.923,24

EJERCICIO 10
Haz las frmulas necesarias para calcular la comisin del 23 % y los ingresos (subtotal + comisin).
N Facturas
Fecha
Representante
Cod
Subtotal
Comisin Ingresos
1001
05/01/2004
Baroja
12
27.500,00
1002
05/01/2004
Galds
13
104.500,00
1003
05/01/2004
Prez
14
77.000,00
1004
11/01/2004
Prez
14
83.500,00
1005
04/02/2004
Baroja
12
10.800,00
1006
20/03/2004
Martnez
14
38.800,00
EJERCICIO 11
Haz las frmulas necesarias para calcular los totales.
CANTIDAD
DESCRIPCIN
PRECIO
10
LIQ.FRENOS
474,00
2
PINCHAZO
739,00

TOTAL

IGV 16%
TOTAL
EJERCICIO 12
Haz las frmulas necesarias para calcular los saldos.
FECHA
Concepto
Ingresos
16/10/2004 Ingreso Jos Prez
320,00
16/10/2004 Pago Fra. n 34
01/12/2004 Pago Fra. n 75
01/12/2004 Ingreso Juan Lpez
1.000,00
01/12/2004 Pago Rbo. Luz
01/12/2004 Pago Rbo. Agua
05/12/2004 Pago Seguro Vehculo
05/12/2004 Pago Seguro Vivienda
05/12/2004 Pago Rbo. Telfono
08/12/2004 Pago Prstamo
09/12/2004 Traspaso de CAM
200,00
12/12/2004 Ingreso Fco. Martnez
200,00

Gastos
125,00
625,00
80 ,00
56 ,00
650,00
150,00
90 ,00
240,00

EJERCICIO 13
Haz las frmulas necesarias para calcular los totales y los importes.
Cantidad
Descripcin
Precio
Total
1
Plato 5
6 ,00
2
Hamburguesa
3 ,50
4
Copa de Cerveza
1 ,20
5
Vino de la Casa
0 ,80
Importe Total

SALDO

Entrega
Cambio

50,00