SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Capitulo VI
La Administracin de las Empresas

Fundamentos

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Fundamentos

Las Empresas La Tecnologa y su Administracin

Las Empresas son las organizaciones que tienen como
objetivo principal lograr el mximo beneficio, para ello
invierten en diferentes recursos necesarios para su actividad
econmica.
La Tecnologa es el conocimiento que hace uso la empresa
en su actividad econmica, una tecnologa moderna
contribuye a que la empresa sea mas eficiente en el
mercado en el que participa.
La administracin estudia a las organizaciones y aplica
diferentes tcnicas con el fin de ser eficiente o mximo
beneficio.

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Capitulo VII
Planeacin

Misin Visin y Objetivos

Visin
Misin
Objetivos

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Matrices

Matrices

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Matrices

Matrices

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Matrices

Matrices

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Matrices

Matrices

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Matrices

Matrices

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Matrices

Matrices

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SISTEMA DE PLANEACIN
LA PLANEACIN
Planeacin Estratgica
Planeacin Tctica
Planeacin Operativa

EL PROCESO DE PLANEACIN
Investigacin
Definicin de objetivos
Objetivos
Polticas

ESTABLECIMIENTO DE PROGRAMAS, PROCEDIMIENTOS

Y PRESUPUESTOS
Procedimientos
Programas
Presupuestos
Normas y Reglamentos

Planeacin
Componentes del sistema administrativo
Fija objetivos, metas, polticas (Filosofa de la
organizacin)
La planeacin posibilita ampliar el foco de atencin
hacia los
cambios del entorno
Permite desarrollar acciones con flexibilidad
Est presente en todos los niveles organizacionales
con sus propias caractersticas.

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NIVEL INSTITUCIONAL

NIVEL INTERMEDIO

NIVEL OPERACIONAL

PLANEACIN
ESTRATGICA

A largo plazo

PLANEACIN
TCTICA

A mediano plazo

PLANEACIN
OPERACIONAL

A corto plazo

Planificacin Estratgica:
Tres aspectos:
La Misin,
Visin,
Valores

Factores ambientales internos

Factores externos de la empresa

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Planificacin Estratgica:
La PE da el marco filosfico para la accin que esta en la
mentalidad de la organizacin y empleados.
La PE no solo se orienta a decisiones futuras, se relaciona con
la toma de decisiones de hoy que afecta el futuro de la empresa.
La PE tiene 4 fases:
Definicin de Misin, visin, valores y objetivos (Base
Filosfica)
Diagnstico interno de la organizacin (Fortalezas y
debilidades)
Diagnstico externo (Oportunidades y Amenazas )
Formulacin de estrategias (mtodos y medios)

CUATRO ELEMENTOS PRINCIPALES:

REAS ESTRATGICAS CLAVES

FACTORES CLAVES DE XITO

OBJETIVOS ESTRATGICOS

PLANES TCTICOS

ACTIVIDADES

CRONOGRAMAS

RESPONSABLES

SEGUIMIENTO

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Revisin del Plan

Planes estratgicos
Preferiblemente una vez por trimestre

Planes tcticos
Como mnimo cada trimestre

Diagrama
estratgica

Cobija a la organizacin
como una totalidad
Es un medio para
alcanzar objetivos
organizacionales
Se orienta al largo plazo
Es decidida por la alta
direccin dela
organizacin

tctica

operativa

Se refiere a cada departamento

o unidad de la organizacin.
Es un medio para alcanzar
objetivos por departamentos.
Se orienta al mediano y corto
plazo.
Es responsabilidad de
departamento o unidad de la
organizacin.

Son medios especficos que deben

ser utilizadas para llevar a cabo los
planes de accin.
Se orienta para alcanzar las metas
inmediatas o resultados
especficos.
La asignacin previa de las tareas
especficas que deben realizar las
personas en cada una de sus
unidades de operaciones.

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PLANEACIN TCTICA
Mientras la planeacin estratgica incluye toda la
organizacin,
la
planeacin
tctica
incluye
determinada unidad organizacional: un departamento
o divisin. Mientras la primera se extiende a largo
plazo, la planeacin tctica se extiende a mediano
plazo, generalmente el ejercicio de un ao. En tanto
la primera corresponde al nivel institucional, la
planeacin tctica se desarrolla en el nivel intermedio.
La planeacin estratgica se transforma en varios
planes tcticos, y estos, a su vez, en planes
operacionales que se deben ejecutar.

INTERCONEXION ENTRE PLANEACION ESTRATEGICA,

TACTICA Y OPERACIONAL

Nivel
institucional

Nivel
Intermedio

Nivel
Operacional

Planeacin
Estratgica

Planeacin
Tctica

Planeacin
Operacional

Elaboracin del mapa ambiental,

evaluacin de las fortalezas y
limitaciones de la organizacin,
incertidumbre e imprevisibilidad

Elaboracin del mapa ambiental,

evaluacin de las fortalezas y
limitaciones de la organizacin,
incertidumbre e imprevisibilidad

Elaboracin del mapa ambiental,

evaluacin de las fortalezas y
limitaciones de la organizacin,
incertidumbre e imprevisibilidad

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COMO SE COMPLEMENTAN MUTUAMENTE LOS PLANES

ESTRATEGICOS Y TACTICOS
Planes estratgicos
Dejar de invertir en los negocios no
esenciales y concentrarse en el
crecimiento de los negocios esenciales

Guiar

Ayuda a
alcanzar

Planes tcticos
Planes de
marketing
Desafiar mercados
regionales con productos de
la empresa

Planes de
produccin
Centralizar las operaciones
de las fabricas mas
eficientes

Planes de
personal
Entrenar y capacitar al
personal para aumentar la
productividad

Planes financieros
Reducir costos y aumentar las
utilidades marginales en los
productos.

Qu lugar ocupa la planeacin

tctica?
En una organizacin la planeacin tctica ocupa el
segundo lugar en los niveles de la planeacin ,es la
encargada de disear los planes a mediano plazo y
proyectar las actividades a nivel departamental de
la empresa, con el fin de concretar los lineamientos
de la planeacin estratgica y abrir el campo de
accin especfico para la planeacin operativa.

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Qu lugar ocupa la planeacin tctica?

PLANEACIN OPERATIVA
PLANEACION TCTICA
PLANEACION ESTRTEGICA

Qu es la Planeacin Tctica?
Es el nivel de la planeacin encargado de llevar a cabo los planes
especficos para la consecucin de los objetivos estratgicos de una
organizacin, desde las reas lideradas por funcionarios medios,
utilizando los recursos efectivamente inspirndose en las polticas
organizacionales y proyectando las acciones a mediano plazo.

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Qu es la Planeacin Tctica?

UTILIZACIN DE
LOS RECURSOS
(TIEMPO Y
ESPACIO)

OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
(METAS)

DECISIONES
SISTEMTICAS

POLTICAS
ORGANIZACIONALES
(LINEAMIENTOS Y
NORMAS)

Cmo se hace efectiva la Planeacin

Tctica?
Por medio de planes en reas especficas tales como:
rea Financiera: Distribucin equitativa del dinero para
minimizar costos en las actividades de la empresa.
rea de Mercadotecnia: Atencin al cliente, calidad del
producto o servicio, post-venta, valor agregado, etc.
Produccin: Mayor productividad en menor tiempo con la
utilizacin de tcnicas y metodologas innovadoras.
Recursos Humanos: Seleccin, capacitacin, motivacin del
personal.

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Cmo se hace efectiva la Planeacin

Tctica?

PLANEACIN TCTICA

PLAN
FINANCIERO

PLAN DE
MERCADOTECNIA

PLAN DE RECURSOS
HUMANOS

PLAN
PRODUCTIVO

LA PLANEACIN TCTICA... LA VERDADERA

PLANEACIN...

LA

COMPETITIVIDAD...

VERDADERA

FUENTE

EXPRESIN

DE
DEL

PENSAMIENTO ESTRATGICO...

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1. Pasos especficos o acciones requeridas.

2. Personas que sern responsables de cada
paso o accin.
3. Cronograma para desarrollar los pasos o
acciones.
4. Recursos que sern requeridos.
5. Mecanismo de retroalimentacin para
monitorear cada paso.

ESTABLECER LO QUE TIENE QUE

OCURRIR
Identifique acciones
Determine la combinacin de acciones ms apropiada.
Traduzca las acciones en una serie de actividades y tareas.
Para cada actividad y /o tarea, determine:
Responsabilidad
Cronograma
Requisitos de recursos
Mecanismos de retroalimentacin
Revise con otros para validar y conseguir apoyo.

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PROBAR Y VALIDAR SU META

Puede la meta ser razonablemente alcanzada dentro del
tiempo proyectado?
Tiene usted el conocimiento requerido para llevar a cabo
el plan?
Puede usted conseguir los recursos necesarios?
Puede usted conseguir la informacin necesaria?
Necesita considerar otras alternativas?

Incorpora los aspectos

relacionados con
oportunidades y amenazas
externas a la empresa, as
como fortalezas y
limitaciones internas, que
tendrn marcado efecto en
el cumplimiento de la
misin y la estrategia.

EVALUACIN DOFA

DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
FORTALEZAS
AMENAZAS

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PLANEACIN OPERATIVA
La PO es de corto plazo
La PO cubre tareas operaciones individuales
La PO es Lo que se hace y cmo se hace
La PO respalda las acciones cotidianas
Presupuestos
Programas
Procedimientos
Reglamentos

PLANEACION OPERATIVA
Las caractersticas ms sobresalientes de la planeacin operacional son:
Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeacin
estratgica y tctica.
Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerrquico
Trata con actividades normales programables
Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisin
Cubre periodos reducidos
Su parmetro principal es la eficiencia

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La Planeacin como sistema

ENTRADAS

PROCESADOR

HUMANOS
FIANCIEROS
MATERIALES
TECNOLOGICOS
INFORMACIN

SALIDAS

PLANES:
PROCESO DE
PLANEACIN

ESTRATGICOS
TCTICOS
OPERACIONALES

RETROALIMENTACIN

Para la preparacin de un presupuesto

Lanzamiento de una nueva lnea de ropa
Elaboracin de una nueva pieza de cermica
Oferta de una nueva carrera universitaria

El proceso de planeacin: De lo estratgico a lo operativo

INFORMACIN
EXTERNA

DEFINICIN DE:
INVESTIGACIN

OBJETIVOS
POLTICAS
ESTRATEGIAS

ESTABLECIMIENTOS DE:
PROGRAMAS
PRESUPUESTOS
NORMAS
REGLAMENTOS:

INFORMACIN
INTERNA

RETROALIMENTACIN

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El Proceso de Planeacin
Planeacin determina la forma de cumplir tareas, camino a
seguir, medios a utilizar, tiempos requeridos, recursos

INVESTIGACIN:
1er paso del proceso
Proporciona informacin de hechos pasados, presentes y
predicciones futuras a travs de datos de fuentes internas y
externas de la empresa.
Estos hechos son esclarecidos a travs del anlisis con el uso de
tcnicas, medios y herramientas (entrevista, encuesta,
observacin, investigaciones documentales, etc.)

El Proceso de Planeacin
Entrevista:
Conversacin con propsito definido
Tcnica ms importante por contenido, mtodo y aplicacin
Descubre aspectos ocultos del trabajo administrativo.
Encuesta:
Se obtienen datos que afirman otras personas
Se realiza con cuestionarios o entrevista
Esquema:
a. Determinacin de universo
b. Muestreo
Formulacin del cuestionario
Obtencin de datos
Tabulacin de resultados
Interpretacin de resultados

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El Proceso de Planeacin
La Observacin:
Las tcnicas empiezan con ella y termina con ella.
Completa, confronta y verifica estudios (inv. Documental)
Investigacin Documental:
Recolecta informacin existente escrita, grfica.
Utiliza fuentes internas: archivos, bases de datos
Utiliza Medios: reportes, informes, .
Tiene tres etapas:
Recoleccin de informacin
Anlisis de la investigacin
Clasificacin de la informacin

DEFINICIN DE METAS
Enunciado que se desea alcanzar con actividades empresariales.
Fines hacia donde la actividad est encaminada
Todo objetivo debe ser:
Concreto: Exacto ndices cuantitativos posibles de cuantificar.
Real: Posibles de lograrlos.
Compatible: Elaborado concordancia al puesto, funcin.
Flexible: Susceptibles de cambios
Con significado inequvoco: Expresarse claramente con igual
significado para subordinado y superior.

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Jerarqua de los objetivos

Se relacionan directamente con los niveles jerrquicos:
Objetivos estratgicos: Definidos a largo plazo, objetivos de
carcter global de la empresa.

Objetivos tcticos: Se definen a mediano plazo, objetivos

divisionales o departamentales.
Objetivos Operacionales: Son de corto plazo, se relacionan
con operaciones diarias de la empresa.

Estrategias
Es la forma como se dirige el cumplimiento de un plan y la
consecucin de las acciones programadas.
Responde a la pregunta Cmo?
Consisten en las formas o caminos para hacer
mayores las fortalezas, aprovechar al mximo las
oportunidades, transformar las debilidades en
fortalezas y los riesgos o amenazas en
oportunidades

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POLTICAS
Son planes tcticos y se definen como lneas
de accin o conducta que se aplica en las
acciones administrativas.
Son de vital importancia para coordinar y
controlar las funciones de planeacin ya que
fijan los lmites dentro de los cuales deben
funcionar determinadas actividades o
unidades.

ESTABLECIMIENTO DE PROGRAMAS
PROCEDIMIENTOS Y PRESUPUESTOS
PROCEDIMIENTOS
Son planes operacionales, se
consideran igualmente como una
gua que orienta la forma de
ejecutar una labor, el
procedimiento principalmente est
enfocado hacia la prevencin de
improvisaciones. Los
procedimientos se orientan hacia el
conocimiento de los objetivos,
establece las responsabilidades y
presenta ms detalles de cmo
realizar.

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PROGRAMAS
Antes de una iniciativa, se establece una cronologa y la prioridad
de cada etapa y actividad que debemos cubrir, antes de llegar al
resultado final, como el tiempo es un elemento vital, hay que
planear la mejor forma de utilizarlo.
Se puede ocupar de cada problema que surja, cumplimiento cada
etapa con la prontitud y eficacia que nos permite nuestra
capacidad, o bien, hay que pensar anticipadamente un orden, de
las actividades que facilite la realizacin del programa dentro del
tiempo predeterminado.
El programa es una serie de etapas, que debe cumplirse para
lograr un objetivo, y cada una de las cuales, exige una
determinada cantidad de trabajo y de esfuerzo mental y fsico.
Flujogramas, cronogramas, graficas de Gantt

FLUJOGRAMAS

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CRONOGRAMA
Secuencia detallada de las actividades que se van a ejecutar para
alcanzar los resultados propuestos.
FECHA
05/04/2007

ACTIVIDAD
Reuniones del Grupo de Trabajo

Diagnstico de Riesgos Urbanos en el Area

06/04/2007 Trujillo
7o Taller Evaluacin de RADIUS y definicin
07/04/2007 de nueva estrategia
Informe sobre los posbles daos y riesgos de
08/04/2007 los alrededores de la ciudad de Trujillo.
09/04/2007 Seminario de Induccin a RADIUS
10/04/2007 (Reunin de GTR)
Presentacin de la Propuesta de Programa
11/04/2007 RADIUS para S. Salud

GRAFICA DE GANT
EVENTO

M2

J0

J0

A2

Re u n io n e s
d e l G ru p o d e
T ra b a jo
Dia g n stic o
d e Rie sg o s
Urb a n o s d e
la c iu d a d d e
T ru jillo .
7 o T a lle r
Eva lu a c i n
d e RADIUS y
d e fin ic i n d e
n u e va
e stra te g ia

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PRESUPUESTOS
Planes operacionales que se relacionan con la
programacin de los recursos.
Manifestacin financiera de los ingresos y gastos
estimados.
Se elaboran tanto para periodos determinados, as
como para actividades o acciones definidas. Se
relaciona con las fuentes que proporcionaran los
recursos y las aplicaciones del mismo.

PRESUPUESTOS
Presupuestos:
Ventas
Produccin
Marketing
Compras
Gastos administrativos

Eventos
Viajes
Lanzamiento de libro
Coctel

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PRESUPUESTOS
EMPRESA
PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS Y VENTAS
TRIMESTRES
I
II
III
IV
Ventas esperadas en unidades
Gastos variables Adm y Ventas/unid.
Gtos. Gen. variables presupuestados
Gastos administrativos y ventas fijos
Publicidad
Seguro
Salarios de oficina
Arrendamiento
Impuestos
Total Gtos. Adm y Ventas Fijos
Total Gtos. Adm y Ventas Presup

TOTAL

30