REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE EDUCACIN SUPERIOR

INSTITUCIN AUTNOMO FONDO NACIONAL DE PROMOCIN Y
CAPACITACIN PARA LA PARTICIPACIN TURSTICA (INATUR)
COLEGIO UNIVERSITARIO
HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS
SUBDIRECCIN ACADMICA
COORDINACIN DE INVESTIGACIN

PROPUESTA DE IMPLEMENTACIN DEL

SISTEMA DE INVENTARIO CONTINUO EN EL
DEPARTAMENTO DEL ALMACEN GENERAL DEL
GRAN HOTEL PUERTO LA CRUZ

NOMBRE DEL AUTOR

ALFONSO PEDAUGA

MRIDA, Septiembre del 2.005

ii

DEDICATORIA

Ante todo a Dios Todopoderoso que me dio la oportunidad de crecer y de vivir

cada momento y darme la posibilidad de estudiar lo que yo ms deseaba en mi vida.
Gracias Dios!!!!
A mi madre por darme todo lo que tengo, por ser la persona que me dio a luz y
que ha dado el mundo, por la simple razn de darme la oportunidad de tener xito en
mi vida. Es una de los pocas personas que ha credo en m. Sin ti no hubiera logrado
mi xito, en los momentos ms difciles que he tenido t has estado ah para apoyarme
y ayudarme adems de darme todo tu amor.
Madre esta es una de las razones por las que quiero decirte que te debo mi vida,
gracias mami. No sabes cuanto te quiero.

iii

AGRADECIMIENTO

Al Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos, por ser una
institucin seria y

de gran prestigio y por haber contribuido a mi formacin

profesional.
A mis hermanos Carol, Luis Enrique y Karina gracias por darme su amor y
cario, cada cual a su manera (de hacerlo).
A Lina Morales por ser la persona que ms me ha apoyado en mi carrera y en la
cual ha credo en m tanto en los momentos buenos como en los malos, gracias te amo.
A la profesora Yudith Snchez por ensearme todos los conocimientos y tener
paciencia, gracias.
Y a toda esa gente que me apoy y me dio (su) confianza en mi carrera, de
verdad, gracias.

iv

NDICE

DEDICATORIA.............................................................................................................iii
AGRADECIMIENTO....................................................................................................iv
NDICE DE GRFICAS..............................................................................................vii
NDICE DE ANEXOS...................................................................................................ix
INTRODUCCIN..........................................................................................................x
CAPTULO I
1.

El Problema

1.1

Planteamiento del Problema..............................................................................12

1.2

Formulacin del Problema................................................................................13

1.3

Objetivos
1.3.1 General...................................................................................................13
1.3.2 Especfico..............................................................................................13

1.4

Justificacin.......................................................................................................14

1.5

Limitaciones......................................................................................................15

CAPTULO II
2.

Marco Terico

2.1

Antecedentes de la Investigacin......................................................................16

2.2

Bases Tericas..................................................................................................17

2.3

Definicin de trminos.....................................................................................27

2.4

Sistema y operacionalizacin de variables.......................................................29

CAPTULO III
3.

Marco Metodolgico

3.1

Tipo de Investigacin.........................................................................................30

3.2

Poblacin y Muestra..........................................................................................31

3.3

Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos..............................................32

3.4

Tcnicas de procesamiento y anlisis de datos.................................................34

CAPTULO IV
4.1

Anlisis de Resultados.....................................................................................35

4.2

Discusin de los Resultados.............................................................................41

4.3

Propuesta..........................................................................................................41

CAPTULO V
5.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1

CONCLUSIONES...........................................................................................47

5.2

RECOMENDACIONES.................................................................................48

BIBLIOGRAFA........................................................................................................49
ANEXOS....................................................................................................................50

vi

NDICE DE GRFICOS

Cuadro Nro.1...........................................................................................35
Est usted de acuerdo en que el departamento de Almacn General

funciona

organizadamente en cuanto a la mercanca?

Cuadro Nro.2..........................................................................................36
Segn el plan de trabajo Est usted conforme con sus deberes en su rea ?
Cuadro Nro.3..........................................................................................37
Considera usted que en el departamento hay controles en la entrada y en la salida de
mercanca ?

Cuadro Nro.4.........................................................................................38
Considera usted que al momento de llegar una mercanca se cumple con los
estndares generales de la empresa en cuanto a la recepcin de la misma ?
Cuadro Nro.5..........................................................................................39
Cree usted que se debe aplicar nuevos mtodos de inventarios en el departamento ?

vii

Cuadro Nro.6..........................................................................................40
Y por ltimo, Estara usted dispuesto a adaptarse a nuevos mtodos en el control de
inventario en el departamento de Almacn General del Gran Hotel Puerto la
Cruz ?

viii

NDICE DE ANEXOS

Anexo N 1.............................................................................................51
Modelo de Encuesta
Anexo N 2.............................................................................................53
Modelo de Listado de Inventario

ix

INTRODUCCIN

Todo proceso de investigacin se desarrolla bajo un proceso metodolgico

que consta de una secuencia lgica y coherente sobre las ideas relacionadas con el
estudio que se est realizando en el entorno social.
Lamentablemente existen organizaciones en las cuales los procesos internos
presentan debilidades, que deben ser el punto de partida para iniciar el proceso de
cambio e implementacin de un mtodo para mejorar y fortalecer la operacin del
establecimiento.
Al proponer un mtodo para el control de inventario de la mercanca del
almacn general del Gran Hotel Puerto la Cruz, de la cadena Premier International
Hotels, se busc la optimizacin del proceso de control que se lleva a cabo para los
productos existentes en el almacn. Cabe destacar que la bsqueda de esta herramienta
se debe a la necesidad de combatir las debilidades que se est presentando en la
empresa en esta rea.
El presente estudio, est enmarcado dentro de la modalidad de proyecto
factible; el mismo se apoy en una investigacin de campo de carcter descriptivo y
persigui fundamentalmente detectar la necesidad que existe en la empresa de
implementar un mtodo de control de inventario, el cual facilite el trabajo. Es por ello
que esta investigacin est orientada fundamentalmente a un estudio analtico de los
factores que inciden en el problema, para as aportar posibles soluciones.
El esquema de este trabajo se estructura en la aplicacin de cuatro (4) captulos,
en los cuales se desarroll de manera detallada y precisa. La metodologa propuesta en

el captulo I, denominado El Problema, se da a conocer el tema que fue tratado

mediante el planteamiento del problema, donde se establece la importancia del mismo,
y su justificacin, tambin se identifican los objetivos, tanto el general como los
especficos y se delimita el problema.
Seguidamente, se desarrolla el captulo II, Marco Terico; en ste se hace
mencin de los antecedentes la investigacin que se relacionan con el tema planteado,
tambin se identifican las teoras que respaldan dicho tema, y por ltimo se dan a
conocer los trminos que constantemente son empleados en este trabajo.
En el captulo III, Marco Metodolgico se describe la metodologa llevada a
cabo para realizar el estudio, la poblacin y muestra, las tcnicas de recoleccin de
datos.
Por ltimo, se encuentra el Captulo IV, Anlisis de los Resultados, donde se
presentaron los resultados obtenidos y se analizaron e interpretaron los mismos.
Adems del aporte del trabajo de investigacin.

xi

CAPITULO I
EL PROBLEMA

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Si bien el recurso humano es la herramienta clave y principal de las
organizaciones, stas

tambin deben contar con medios tcnicos y tecnolgicos

actualizados para lograr los objetivos propuestos pudiendo de esta forma alcanzar un
nivel de eficiencia que les permita cumplir con las polticas de operatividad de la
cadena a la cual pertenecen.
Buscando el mejor desempeo del personal que labora en las empresas, es
preciso comenzar por reorganizar las bases, reestructurando la mercanca por sectores
y clasificndola por reas, de manera tal que las rdenes de salida del almacn
solicitadas por los puntos de ventas o por los departamentos de la organizacin sean
gestionadas ms rpidamente, permitiendo as mantener un estricto orden en el
Almacn General y por consiguiente, contar con un inventario preciso de la mercanca
existente.
La empresa seleccionada para el estudio fue el Gran Hotel Puerto la Cruz,
ubicada en la ciudad de Puerto la Cruz en la baha de Pozuelos, estado Anzotegui; con
una privilegiada vista al mar y constituyendo el sitio ideal para los ejecutivos en viajes
de negocios, as como para los turistas que realizan viajes de placer.

Se ha podido detectar que existe un descontrol evidenciado en el departamento

de almacn General del Gran Hotel Puerto la Cruz, por la constante prdida de
productos, as como de rubros que se vencen al no darles salida y que quedan en el
almacn, tambin se observa

la falta de rotacin de la mercanca,

lo que ha

ocasionado prdida de dinero al hotel. La causa principal de estos problemas es la

inexistencia de inventarios organizados, con un mtodo que responda a las exigencias
de los estndares de la empresa, trayendo entre otras consecuencias la rotacin
constante de personal en el departamento de Almacn.
En referencia a lo expresado en el prrafo anterior, el investigador propone la
implementacin de un mtodo de inventario que permita al Gerente de Costos quien es
el supervisor inmediato del departamento de Almacn General, tener el control y el
conocimiento adems de la actualizacin permanente de toda la mercanca existente, se
trate de una mercanca nueva que ingrese al almacn general una ya almacenada con
anterioridad.

1.3

OBJETIVOS

1.3.1 OBJETIVO GENERAL

Disear un mtodo de control de inventario especfico que permita una mejor
evaluacin de todas las mercancas disponibles en el departamento de Almacn
General del Gran Hotel Puerto la Cruz.

1.3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

13

Determinar la necesidad que tiene la empresa de implementar un mtodo de

inventario, que facilite la ubicacin de todos los artculos en el almacn y
agilice su salida.

Evaluar el impacto que tiene la implementacin de un mtodo de inventario en

la deteccin de las fallas de mercanca.

Disear un mtodo de control de inventario que aporte elementos para el

mejoramiento de su ubicacin, organizacin y seleccin por cada rubro.

1.4

JUSTIFICACIN
Debido a la gran variedad de rubros que tiene el Gran Hotel Puerto la Cruz en

su departamento de Almacn General, se hace necesario hacer un inventario

exhaustivo de toda la mercanca existente y as lograr su organizacin, en la cual lleva
la clasificacin en alimentos, ya sean perecederos y no perecederos, y las bebidas
catalogarlos en whiskies 21, 12, 8 aos, cervezas, agua y gaseosas, vinos tintos y
espumantes, entre otros . Cabe destacar que un orden de esta magnitud permitir al
Jefe del Almacn que est a cargo y al Gerente de Costos tener el control del
movimiento de entrada y salida de cada una de la mercancas existentes en el almacn,
de modo que las prdidas en dinero y en tiempo sean mnimas.
En determinadas ocasiones, se originan fallas internas debido a la falta de
organizacin y control, derivndose as debilidades que afectan no slo a un rea en
particular sino tambin a la organizacin como tal, dado que sta se supone que es un
todo organizado, es decir, es un sistema en la que todas las partes tienen relacin entre
s. Es por ello que en el departamento de Almacn General no utilizan ningn tipo de

14

control de inventario, lo cual origina la prdida de dinero y tiempo. En efecto la

manera utilizada por el Almacn General para hacer los inventarios est obsoleta,
debido a que no cumple con las metas de la organizacin.

1.5

LIMITACIONES
En esta investigacin el aspecto que ms ha limitado el estudio ha sido la falta

de cooperacin de algunos trabajadores al momento de responder la encuesta,

obstaculizndose el acceso a la informacin.

15

CAPTULO II
MARCO TERICO

Para la realizacin de esta investigacin tan compleja e interesante, donde se

precisa flujo de informacin, es necesario tomar en cuenta muchos aspectos posibles
para poder lograr una mejor y ms completa visin de los objetivos a alcanzar.
Es importante elaborar un marco referencial con bases tericas que
fundamenten con mayor claridad la definicin de la investigacin.

2.1

ANTECEDENTES DE INVESTIGACIN
Las investigaciones realizadas sobre el tema o problema planteado servirn

como base para determinar el enfoque metodolgico de la investigacin

Cabe destacar la revisin de investigaciones previas a este estudio, trabajos
especiales de grado referentes a inventarios para el control de mercanca en otras
instituciones o empresas. Se revis cuidadosamente dichos trabajos para conocer los
objetivos planteados y las conclusiones obtenidas.
Garca, ( 1.998 I.U.T. Dr. Cristbal Mendoza ), propone UN MANUAL DE
INVENTARIO PARA LA PAPELERA Y QUINCALLERA ISLEIMA, que le
permite a la empresa manejar la informacin necesaria en relacin a mercancas,

16

evitando consecuencias negativas. Garca concluye que la utilizacin del manual le

traera ventajas a la empresa en relacin al acceso a la informacin de la existencia en
mercanca y precio, evitando prdidas de mercanca estancadas o deterioradas en
depsito, al tiempo que le permite determinar cual es el stock de determinado artculo.
Otro trabajo especial de grado relacionado con el control de mercanca es el
realizado por Izarra ( 2.000 ), que consisti en un PLAN ESTRATGICO DE
CONTROL PARA EL ALMACN DE LA DIRECCIN DE DEPORTES DE LA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES; teniendo como propsito optimizar el control de
las entradas y salidas de los artculos deportivos. La cual concluye que si dicho plan
estratgico se aplica en el Almacn, el problema de control de entradas y salidas de los
artculos deportivos deber ser solucionado, y as lograr el control absoluto de todos
los artculos deportivos.

2.2

BASES TERICAS

Anlisis del trabajo y Estudio de Tiempo y Movimientos ( Ponce. 1.986 )

El estudio de tiempo y movimientos, adems de permitir la racionalizacin de
mtodos de trabajo del obrero y la fijacin de los tiempos estndares para la ejecucin
de las operaciones y tareas, trajo otras ventajas:
1. Eliminar los movimientos intiles y sustituirlos por otros ms eficaces.
2. Volver ms racional la seleccin y entrenamiento del personal.
3. Mejorar la eficiencia del obrero y, en consecuencia, el rendimiento de la
produccin.

17

4. Distribuir uniformemente el trabajo para que no hayan perodos de falla o de

exceso de trabajo.
5. Tener una base uniforme de salarios equitativos por aumento de la produccin.
6. Calcular, con ms precisin, el costo unitario y, por consiguiente, el precio de
venta de los productos.
Los objetivos de la administracin segn Taylor ( 1.986 ) son los siguientes:
1. Eliminacin de todo desperdicio de esfuerzo humano.
2. Adaptacin de los obreros a la propia tarea.
3. Entrenamiento de los obreros para que respondan a las exigencias de sus
respectivos trabajos.
4. Mayor especializacin de las actividades.
5. Establecimiento de normas bien detalladas de comportamiento en el trabajo.

Estudio de la Fatiga Humana

La fatiga se considera un reductor de la eficacia. Esta puede clasificarse en tres
grupos:

Relativo al uso del cuerpo humano

Relativo a la distribucin fsica del sitio de trabajo

Relativo al desempeo de las herramientas y del equipo.

18

Divisin del Trabajo y Especializacin del obrero

El anlisis del trabajo y el estudio de tiempos y movimientos crearon
condiciones para una total restauracin de las operaciones industriales, eliminando los
movimientos innecesarios y economizado energa y tiempo. Una de la consecuencia
del estudio de tiempo fue la divisin del trabajo y la especializacin del obrero, con el
fin de elevar su productividad. Al verificar que el trabajo puede ejecutarse mejor y de
manera ms econmica, mediante la subdivisin de tareas, se lleg a la conclusin de
que el trabajo de cada persona debera, en la medida de lo posible, limitarse a la
ejecucin de una nica y simple tarea predominante.
Diseo de Cargos y Tareas
El primer intento de definir y establecer racionalmente los cargos y tareas a ser
desempeadas por las personas, se dio con la administracin cientfica. En este
aspecto, Taylor ( 1.986 ) fue pionero.
Segn Taylor (1.986) Tarea es toda actividad ejecutada por alguien en
desarrollo de su trabajo dentro de la organizacin. La tarea constituye la menor unidad
posible dentro de la divisin del trabajo en una organizacin.
Cargo es el conjunto de tareas ejecutadas de manera cclica o repetitiva. Cada
cargo tiene uno o ms ocupantes (persona) que ejerce determinadas tareas especficas.
Principios Generales de la Administracin segn Fayol ( 1.984 )

19

Divisin del trabajo o especializacin de las tareas y de las personas para

aumentar la eficiencia.

Autoridad y responsabilidad: autoridad es el derecho de dar rdenes y el

poder de esperar obediencia, la responsabilidad es una consecuencia natural de
la autoridad. Ambas deben estar equilibradas entre s.

Disciplina: depende de la obediencia, la dedicacin, la energa, el

comportamiento y el respecto de los acuerdos establecidos.

Unidad de mando: cada empleado debe recibir ordenes de un solo superior. Es

el principio de la autoridad.

Unida de direccin: es el establecimiento de una cabeza y un plan para cada

grupo de actividades que tengan un mismo objetivo.

Subordinacin de los intereses generales: los intereses generales deben estar

por encima de los intereses particulares.

Remuneracin del personal: debe haber una satisfaccin justa y garantizada

para los empleados y para la organizacin, en trminos de retribucin.

Iniciativa: la capacidad de visualizar un plan para asegurar su xito.

Espritu de equipo: la armona y la unin entre las personas constituyen

grandes fortalezas para la organizacin.

Tipos de Inventarios
Segn Gmez (1.991), el tipo de inventario que debe llevar una empresa es el
siguiente:

Inventario de materia prima: son los materiales que se utilizan en el proceso

de fabricacin para ser transformados en productos que sern posteriormente
destinados a la venta o a otro proceso.

20

Inventario de productos en proceso: son las materias primas que han surgido,
parte del proceso de transicin, pero no constituyen todava productos totalmente
terminados.
Inventario de productos terminados: son aquellos que pueden ser vendidos
inmediatamente.
Inventario generales: son aquellos efectuados al final del ejercicio fiscal de la
empresa, que abarcan la totalidad de los artculos de existencias de una sola vez.
Inventarios permanentes o rotativos: son aquellos en que un equipo prepara
inventarios todo el tiempo con arreglo a un sistema de rotacin, de manera de abarcar
todas las existencias durante un perodo preestablecido. Con esta tcnica no se
interrumpen por completo las actividades de almacenamiento.
Inventarios especiales: son aquellos destinados a atender situaciones
especficas en que se quiere conocer el estrato de su rubro o un grupo de materiales.
Inventario perpetuo o continuo: sistema de registro continuo de existencias,
de tal modo que la existencia de cada artculo o partida se conoce en todo tiempo. Esto
facilita una comprobacin regular con cantidades reales en existencia y evita el
inconveniente de cierre por inventario.
Inventario por grupo: es la aplicacin del principio del management por
excepcin, mediante el cual las existencias se analizan por categoras valoradas segn
su movimiento anual. Su objetivo es enfocar la atencin sobre aquellos artculos de la
existencia (stock ) que permiten una referencia ms clara.

21

MTODO ABC SEGN PONCE ( 1.986 )

La clasificacin es una etapa esencial en la administracin sana de los
inventarios. La empresa segn sus necesidades adopta ciertos criterios a este respecto,
entre los cuales pueden mencionarse la tasa de rotacin, el objeto, la utilizacin, el
valor del consumo anual, entre otros. La clasificacin por el mtodo ABC es utilizada
por las empresas que desean ejercer un mnimo control sobre sus inventarios.
Este mtodo consiste en reagrupar los artculos del almacn ya sea con base en
el gasto anual promedio de cada artculo ( costo de compra y gastos generales ), o con
base en el inventario anual para cada uno. Se produce esta clasificacin una vez que se
han identificados los artculos del almacn y que los ficheros de utilizacin han sido
establecidos y mantenidos durante un ciclo completo de operaciones.
Existen varios mtodos segn Ponce ( 1.986 ) para llevar el manejo y control de
inventarios, los cuales son: Primero en entrar Primero en Salir ( PEPS ) ltimo en
Entrar Primero en Salir ( UEPS ).
Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo que establece que las ltimas
mercancas que se compran son las que primero se venden o salen.
Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo que determina que las primeras
mercancas en entrar son las primeras en salir.
Preparacin de Inventario interno
1. Los inventarios constituyen una gua en las instalaciones de almacenaje.
2. Los inventarios peridicos se efectuarn una vez por ao.
22

3. Los inventarios permanentes o relativos se efectuaran segn el criterio del

responsable del proyecto, especialmente en las instalaciones reducidas ( para
mantenimiento por ejemplo ), propensos a extravos, hurtos, entre otros.
4. Los inventarios especiales se realizarn cuando sea necesaria la comprobacin
especfica de cuentas.
5. El almacn podr mantener equipos capacitados para la realizacin de
inventarios permanentes.
6. Por motivo de seguridad, es necesario renovar constantemente la constitucin
de los equipos de inventarios.
7. Los inventarios peridicos se realizarn con el almacn cerrado, por lo que
debe escogerse una poca del ao en que ello cause menos prejuicio al
proyecto.
8. Los inventarios permanentes se efectuarn con el almacn en pleno
funcionamiento.
9. Antes de iniciarse un inventario peridico, el responsable del depsito debe
velar porque toda la documentacin de control est rigurosamente al da, que
las zonas de exhibicin y recepcin estn libres y sin obstculos, los corredores
de acceso no estn obstruidos y todo el material est apilado
10. En caso de

haber discrepancias en los inventarios, debe de iniciarse de

inmediato una investigacin y, en caso de detectarse un supervit o dficit, hay

que comunicarlo a contabilidad para que haga el estudio contable del caso.
Sistema de Control interno
Se entiende por sistema de control interno, la funcin gerencial que comprende
todos aquellos procedimientos, por medio de los cuales las empresas o entidades
organizan, controlan y verifican:

23

El desempeo de sus funciones.

Los activos y sus recursos.

Sus pasivos y compromisos.

Sus polticas y comportamiento en general.

La buena administracin se identifica por su sistema de control interno

eficiente, en el cual las lneas de autoridad estn perfectamente definidas y las

responsabilidades

claramente

asignadas

fciles

de

identificar

con

cada

funcionamiento en cada procedimiento.

El sistema de control interno, en la empresa, organizaciones e instituciones
tiene como objetivo lo siguiente:
a) Preservar los activos contra prdidas por deterioro, inclemencia, sustracciones,
desperdicio.
b) Detectar errores u omisiones.
c) Reducir al mnimo los desperdicios, tanto de tiempo como de insumo.
d) Realizar las operaciones con mayor eficiencia posible.
e) Reducir los costos operativos en general.
f) Evitar los fraudes y actos dolosos.
g) Garantizar el cumplimiento de las polticas generales establecidas.
h) Proporcionar informacin financiera correcta y fidedigna, a travs de los
registros e informes.
Para alcanzar sus objetivos, todo sistema de control interno debe estar formado
por una serie de elementos indispensables, los cuales varan, tanto en cantidad, como
en intensidad, de una organizacin a otra, dependiendo del grado de complejidad de

24

cada una, del tipo de operaciones que comnmente realiza, del entorno ambiental en el
cual operan y de las caractersticas del mercado, los cuales concurren en libre
competencia de oferta y demanda.

( Gmez, 1.992 ).

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un

departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios
siguiendo el proceso de compras.
Entre las medias de control interno tenemos:
1. Hacer conteos fsicos.
2. Confrontar los inventarios con los registros contables.
3. Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas.
4. Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas
5. Proteger los inventarios con una pliza de seguros.
6. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Planeacin de inventario
Convocatoria de los equipos para inventariar, quienes realicen el inventario
deben ser escogidos y agrupados en dos equipos, el equipo del primer conteo, o de
reconocimiento, y el equipo del segundo conteo o de revisin, cada equipo debe ser
convocado con cierta anticipacin, con todas las aclaraciones y suficiente motivacin,
para la buena realizacin del conteo.
Arreglos de los artculos: los artculos que sern inventariados debern ser
adecuadamente arreglados, agrupando artculos iguales, identificndolos con la
respectiva tarjeta, desobstaculizando los corredores para facilitar el movimiento,
aislando los artculos que no sern inventariados de manera de facilitar los trabajos de
25

conteo. El arreglo fsico de los materiales que se van a inventariar permite un trabajo
ms rpido e inteligente del conteo.
Tarjeta de inventariado: tambin se llama ficha de inventario y constituye el medio
de registro del conteo de cada artculo de tarjeta de inventario, puede estar impresa en
diferentes colores para identificar los tipos de existencia y tener partes destacables
hasta para tres conteos de los artculos. Cuando el control de existencias se hace por
procesamiento de datos, las marcas identificadoras puede ser impresas por la
computadora, definiendo el cdigo de artculo, la descripcin, del material, la
localizacin y fecha de inventario, slo la cantidad deber ser anotada por quienes
realizan el inventario.
Actualizacin de los registros de existencia: los registros de entradas, salidas y
saldos de existencias debern ser actualizados hasta la fecha del inventario, todos los
documentos emitidos un da antes de la fecha de conteo debern ser nombrados con la
identificacin antes del inventario, mientras que los documentos emitidos al da
siguiente del inventario debern ser timbrados con despus del inventado, el saldo
actualizado en la ficha de existencias debe ser subrayado indicando la cantidad
disponible en la fecha del inventario para el mes de compensacin con el inventario
fsico y posible reajuste.
Conteo de existencias: cada artculo que sea inventariado deber contarse
obligatoriamente dos veces, el primer conteo lo har el equipo reconocedor, que fijar
la tarjeta de inventario en cada artculo, anotando el conteo en la respectiva zona
destacada de la tarjeta, entregndola al jefe del equipo. El segundo conteo lo har el
equipo revisor, que anotar en la respectiva zona destacada de la tarjeta, entregndola
al jefe de equipo. El coordinador del inventario deber verificar si el primer conteo
est de acuerdo con el segundo. Si es positivo, el inventario de este artculo estar
correcto. Si hubiese diferencias, se deber realizar un tercer conteo hecho por otro
26

equipo. La marca identificadora deber permanecer sobre el material como prueba de

su conteo y ser retirada slo cuando se d por terminado el inventario.
Compensaciones y ajuste: en los casos de diferencias, las secciones involucradas en
el control de existencias debern justificar las variaciones ocurridas entre las
existencias contables y las inventariadas; se permite un anlisis de las diferencias
ocurridas entre las existencias tericas de las fichas de existencia y las contabilizadas
mediante el inventario.

2.3

DEFINICIN DE TRMINOS
Los trminos ms utilizados para la realizacin de la investigacin sern

expuestos a continuacin, los cuales sirvieron de gran ayuda para la comprensin y

desarrollo de la misma.
Inventario: El inventario de mercanca es un listado de los bienes que le pertenecen a
la empresa y que estn expuestos para la venta o uso interno.
Controlar: El control es una de las funciones del proceso administrativo, a travs del
asegurando que los objetivos y planes propuestos en una organizacin se lleven a cabo.
Planear: es decidir con anticipacin qu se debe hacer, cmo hacerlo, dnde y quin
lo har.
Planeacin: es la toma de decisiones, incluye la seleccin de cursos de accin que se
deben seguir en una determinada organizacin. Existen varios tipos de planes, que van
desde los objetivos y propsitos ms generales hasta la accin ms detallada para

27

ordenar un tornillo de acero especial para un instrumento, o para contratar y entrenar

trabajadores para lnea de montaje.
Plan: es un programa o gua de accin a seguir.

28

2.4

SISTEMA Y OPERACIONALIZACIN DE VARIABLES

Cuadro Tcnico Metodolgico

Objetividad

Categora de

Indicadores

Fuentes

Instrumentos

General
Disear un

Anlisis
Control de

Cantidad de

Primaria

Observacin

mtodo de

inventario de

rubros

control de

toda la

inventario

mercanca

Ubicacin de

especfico, que

existente en el

rubros

permita una

Almacn

mejor

General del

Mtodo de

evaluacin de

Gran Hotel

inventarios

todas las

Puerto la Cruz

inicial en el

Observacin

mercancas
disponibles.

participativa
Entrevista

Encuesta
estructurada

almacn
Metodologa

Secundaria

Anlisis
Resumen

especfica que
permita

Frecuencia de

Revisin

mantener un

entrada y salida

Documental

control ptimo

de cada una de

de la misma.

las mercancas

Sntesis
Fuente: Propia

CAPTULO III
29

MARCO METODOLGICO

3.1 TIPO DE INVESTIGACIN O ESTUDIO

Segn el nivel de conocimiento cientfico ( observacin, descripcin,
explicacin ) a la que espera llegar el investigador, se debe formular el tipo de estudio.
El propsito es sealar el tipo de informacin que se necesita, as como el nivel de
anlisis que deber realizar.
( Arias 1.989 ).
Toda investigacin tiene un objeto de estudio, el cual ser tratado, analizado y
desarrollado a travs de un proceso evaluativo que consiste en desglosar cada una de
las etapas que lo componen. Estas etapas nos permiten determinar cual ser la posible
solucin del problema planteado.
El tipo de investigacin es:
Explicativa: porque por medio de este tipo de investigacin se puede encontrar la
causa o el porque de la ocurrencia del fenmeno o proceso, es decir, se logra
determinar la causa-efecto de la falta de un inventario para un control ptimo de la
mercanca.
Descriptiva: este tipo de investigacin permite describir y analizar aspectos
importantes del problema planteado, como la descripcin del mtodo utilizado
actualmente y el mtodo que se propone como aporte para la empresa.

30

Aplicada: debido a que la investigacin es directa y se aplican conocimientos

necesarios de manera inmediata, con la finalidad de hacer el inventario de existencia
para luego poder aplicar un modelo ptimo de control de inventario.
Documental: a travs de este tipo de investigacin se analiza la informacin obtenida
de la fuente primaria y secundaria, tales como, la observacin, las entrevistas y la
revisin documental.
De campo: porque se realiza un proceso riguroso y racional de recoleccin,
tratamiento, anlisis y presentacin de datos basndose en la observacin directa de la
realidad.

3.2 POBLACIN Y MUESTRA

Bravo ( 1.996 ) define que al determinar la poblacin ...es imprescindible
realizarla con toda seriedad, delimitando con precisin, incluso grficamente, con el
mapa o plano oportuno, los lmites geogrficos del estudio, especificando igualmente,
con exactitud, sus lmites temporales y concretando los tipos de unidades que se
consideran incluidos en la poblacin de la cual se van a obtener los datos...
Igualmente define el autor las muestras como una parte de un conjunto o
poblacin debidamente elegida, que se somete a observacin cientfica en
representacin del conjunto, con el propsito de obtener resultados vlidos, tambin
para el universo total investigado.

31

Las muestras presentan las siguientes ventajas:

Mediante ellas, con una muestra relativamente reducida respecto al universo, se

pueden encuestar las grandes poblaciones y ncleos humanos, que de otra
manera sera difcil o prcticamente imposible investigar.

En todo caso las muestras suponen una gran economa en las encuestas y la
posibilidad de mayor rapidez en su ejecucin.

Adems como seala Sheuch en el Tratado de Sociologa Emprica, de R.

Kning ( Tecnos ), las muestras ofrecen otra ventaja, muy importante y casi
inadvertida; una muestra puede ofrecer resultados ms precisos que una
encuesta total, aunque est afectada del error que resulta de limitar el todo una
parte.
Se tom una poblacin total de ochenta (80) empleados que trabajan en el Gran

Hotel Puerto la Cruz, seleccionando una muestra de siete (07) trabajadores, todos del
departamento de Almacn General .

3.3 TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE

DATOS
En esta fase se hace uso de algunas tcnicas e instrumentos que nos permitirn
recopilar los datos necesarios provenientes directamente de la realidad, utilizando para
ello una muestra representativa de individuos escogidos dentro de una poblacin
determinada. Dentro de los instrumentos que se utilizarn podemos mencionar:

32

Fuentes primarias: son las fuentes de las que se deriva la informacin de una
manera directa. En ellas el contacto con la gente y los hechos es fundamental.
Para Mirian Balestrini ( 1.990 ) se incluyen aqu los estudios no
experimentales, es decir, los estudios exploratorios, los descriptivos y los
diagnsticos evaluativos, entre otros.

Se utilizar encuesta:

Dirigida a los empleados del Hotel: se tomar una muestra de siete (07)
personas del departamento de Almacn la encuesta estar constituida por una
serie de preguntas relacionadas con el problema planteado. Las preguntas sern
de tipo cerrado.

Observacin: de manera general, a partir de la observacin simple y

participativa, se puede conocer la forma cmo se ejecutan los trabajos, quines
los realizan, quines los supervisan y el grado de veracidad de los datos que
son suministrados en la entrevista y la encuesta.
Esta tcnica permite detectar las posibles fallas del departamento, la misma se

aplica con frecuencia antes de utilizar las dems tcnicas y tambin a todo lo largo de
la investigacin.

Fuentes Secundarias: en ellas el origen de la informacin radica bsicamente

en la bsqueda bibliogrfica.
Para llevar a cabo una investigacin y poder desarrollarla como un tema

especfico, es importante tomar en cuenta todo el material necesario referente al tema

en estudio a fin de fundamentar dicha investigacin.

33

Bibliogrficas: permiten fundamentar la investigacin, sirven de apoyo para

establecer el marco terico de la investigacin.
Textos relacionados con la investigacin planteada: estos guardan relacin

directa con el tema de estudio, y son fuentes de consulta ya que sirven de apoyo y
referencia a la investigacin.
Documentales: se refieren a la utilizacin de aquel material que constituye un
elemento bsico en todas las investigaciones. En este caso se utilizar diccionarios,
folletos, volantes, Internet, leyes, entre otros.

TCNICAS DE PROCESAMIENTO Y ANLISIS DE

3.4

DATOS
A objeto de dar un tratamiento adecuado de la informacin, es necesario
recoger con especial cuidado y en corcondancia con los instrumentos y herramientas
de recoleccin, para sintetizar la informacin, facilitando los anlisis respectivos e
interpretacin de los resultados.
Para la representacin de estos resultados se utilizarn grficos en los que se
destaca el diagrama circular por sectores, instrumento este que facilita la interpretacin
de los resultados obtenidos en los cuestionarios suministrados a los empleados del
hotel. Adems la informacin recaudada por medio de la observacin estructurada
participativa es una base firme para al anlisis de las encuestas y de sus resultados.

34

CAPTULO IV
RESULTADOS OBTENIDOS
4.1 ANLISIS DE LOS RESULTADOS

En este captulo se representar los resultados de la encuesta realizada a los

siete

(07 ) empleados del departamento de Almacn General del Gran Hotel Puerto

la Cruz y se analizar e interpretara los mismos.

Cuadro Nro. 1
Usted esta de acuerdo en que el departamento de Almacn General funciona
organizadamente en cuanto a la mercanca ?
# PAX
7
100%

S
2
29%

NO
5
71%

Graf ic o # 1

71%

SI
29%

NO

Fuente: Propia ( 2.005 )

Se puede apreciar que el 71% de los encuestados respondi que no estaba de

acuerdo con la organizacin de las mercancas, mientras que el 29% opina lo contrario.

35

Cuadro Nro. 2
Segn el plan de trabajo Est usted conforme con sus deberes en su rea?
# PAX
7
100%

S
3
43%

NO
4
57%

Grafico # 2

43%

SI
NO

57%

Fuente: Propia ( 2.005 )

Grafico # 2

En los datos obtenidos se observ que el 57% no se siente a gusto con sus
deberes en su rea de trabajo, y el 43% respondi que s estaba conforme.
43%
SI
NO

57%

Fuente: Empleados del Hotel

Cuadro Nro. 3

36

Considera usted que en el departamento hay controles en la entrada y en la

salida de mercanca ?

# PAX
7
100%

S
1
14%

NO
6
86%

Grafico # 3

14%

SI
NO
86%
Fuente: P ropia ( 2.005 )

Con este resultado, se observa que el 86% de los empleados del departamento
del Almacn General considera que no hay controles en la entrada y salida de
mercanca, mientras que el 14% no opina lo mismo.

Cuadro Nro.4
Considera usted que al momento de llegar una mercanca se cumple con los
estndares generales de la empresa en cuanto a la recepcin de la misma ?
37

# PAX
7
100%

S
2
29%

NO
3
42%

ABSTENCIN
2
29%

Grafico # 4

29%

29%

SI
NO
Abstencin

42%
Fuente: Propia ( 2.005 )

El 42% de los encuestados respondieron que no se estaban cumpliendo los

estndares de la empresa, mientras que el 29% considera que s, y un 29% se abstuvo
de responder.

Cuadro Nro. 5
Cree usted que se deben aplicar nuevos mtodos de inventarios
en el departamento ?

38

# PAX
7
100%

S
7
100%

NO
0
0%

Grafico # 5

0%

SI
NO
Fuente: Propia ( 2.005 )

100%

El 100 % de las personas encuestadas respondieron que s estaban de acuerdo

en que se debe aplicar nuevos mtodos de inventarios en el departamento.

Cuadro Nro.6
Estara usted dispuesto a adaptarse a nuevos mtodos en el control de
inventario en el departamento de Almacn General del
Gran Hotel Puerto la Cruz ?

# PAX

NO

ABSTENCIN
39

7
100%

6
86%

0
0%

1
14%

Grafico # 6
Grafico # 5

0%

0%

14%

SI

SI
NO
NO
Abstencin

86%
Fuente: P ropia ( 2.005 )

Fuente: Empleados del Hotel

100%

Se puede apreciar que el 86% de los encuestados se adaptaran a los nuevos

mtodos de control de inventarios del departamento, mientras que un 14% se abstuvo
de responder a la pregunta.

4.2 DISCUSIN DE LOS RESULTADOS

Como se puede observar con referencia a los grficos, el hotel necesita mejorar
su control de inventario ya que ha arrojado resultados preocupantes en el estudio.
Un 100% de los empleados que fue encuestados, opinan que necesitan nuevos
controles de inventario y el 86% acota que se adaptaran a cualquier mtodo con la

40

finalidad de tener un mayor control en el departamento de Almacn General del Gran

Hotel Puerto la Cruz.
El 57% no se siente a gusto con sus deberes del trabajo; sin embargo el 42 % de
los empleados no estn cumpliendo los estndares de la empresa. Es por ello que es de
suma importancia para la organizacin tener el mejor control para as evitar la prdida
de dinero y tiempo.

4.3 PROPUESTA
Es aqu donde el investigador hace una propuesta a la empresa.
Dicha propuesta es de tipo tcnico para poder llevar a cabo un control de
inventario, la cual se estudiaron dos mtodos de inventario, el Continuo y el PEPS.
Debe sealarse que la propuesta al departamento de Almacn General del Gran Hotel
Puerto la Cruz ser la aplicacin del inventario continuo, por considerar que es el ms
efectivo y eficiente.
En este mismo orden de ideas, se puede acotar que cada una de estas propuestas
consta de un plan de actividades, es decir, una gua de accin para el logro del
desarrollo de dicha propuesta de inventario. Adems de un formato de inventario de
todos los productos y su clasificacin por Alimentos ( Vveres, todos los tipos de
carnes, charcutera, quesos, lcteos y refrigerados ), Bebidas ( todas las clases ),
Restauracin ( Limpieza, Amenites y cigarrillos ), Papelera e impresos.

41

Mtodo de Inventario Contino

Es uno de los ms idneo, por mantener un registro constante de las
existencias, en base a las entradas, menos las salidas de mercancas. Tambin se llama
inventario perpetuo y es llevado mediante tarjetas, con una distribucin columnar para
mantener un registro completo de entradas, salidas y existencias; as como fechas,
descripcin del producto, cantidades mnimas y mximas, existencia actual y la
cantidad de pedido para su control y reporte al departamento de compras.
Este formato de listado de mercanca est divido por rubros; a continuacin se
describe:

Vveres.

Aves/Carnes/Pescados/Mariscos.

Charcutera/Quesos/Lcteos/Refrigerados.

Bebidas

Vinos y Champagne

Restauracin/Limpieza/Amenites/Cigarrillos.

Papelera & Impresos.

Este mtodo cuenta con los siguientes parmetros:

1. Descripcin del producto: aqu en cada fila se pondr el nombre del producto.
2. Unidad: en este rengln la su unidad de medida, ya sea por kilo o por cuete,
entre otros.
3. Mnimo: lo determina el encargado del Almacn General, que es el Jefe de
Almacn, de acuerdo a la operatividad del Hotel.

42

4. Mximo: lo determina el encargado del Almacn General, que es el Jefe de

Almacn, de acuerdo a la operatividad del hotel.
5. Existencial Actual: es el ms importante porque al llevar el inventario se
pondr la existencial exacta del producto.
6. Cantidad pedido: se pondr la cantidad, de acuerdo a lo que falta de
mercanca entre lo mnimo y lo mximo.
Objetivo:
Proporcionar a la empresa un mtodo de inventario, que le permita tener un
control ptimo de la mercanca que tienen en el almacn general y la que ingresa
continuamente.
Plan de Actividades:

Hacer una reorganizacin de toda la mercanca existente en todos los

almacenes del hotel para as desechar los artculos en mal estado.

Seleccionar los rubros de la mercanca y ubicarlos por orden, por ejemplo,

todas las bebidas en un solo lugar as como todo los alimentos en su lugar, ya
sea, perecederos o no perecederos.

Los nuevos pedidos de mercanca, debern hacerse en base al stock que se

tengan de determinados artculos y en base a los requerimientos del cliente, si
existen un evento especial.

Al ingresar la nueva mercanca al establecimiento se debern verificar las

facturas con los artculos que fueron solicitados, e igualmente se deber revisar

43

que se encuentren en perfectas condiciones. Tras el estricto chequeo, se podrn

firmar y sellar las facturas a los proveedores como recibido de entrada al
departamento de Almacn General.

Mtodo de valuacin de inventario PEPS

Los mtodos de inventario permiten conocer el volumen de las mercancas en

existencia en un momento dado, la valoracin o valuacin de esa cuanta de
mercancas reviste una gran significacin en el control. Lo primero en entrar es lo
primero en salir, ya que su objetivo es agotar la mercanca que llega de las primeras
compras al departamento y as no quedar mercanca vieja en el lugar de la misma.
Plan de Actividades
Para poder aplicar este mtodo de inventario PEPS, se hace necesario seguir los
siguientes pasos:

El hotel llevar un inventario contnuo por el departamento de costos, ya que

ste, es el ente encargado de su supervisin; la aplicacin de este mtodo es el
ms apropiado, debido a que los datos estn siendo introducidos
constantemente.

La mercanca que ha llegado primero deber agotarse antes que lleguen nuevos
pedidos.

Una vez a la semana, se har un inventario rutinario para saber el stock de cada
uno de los productos que en ese momento haya en mercanca, para as tener el
conocimiento exacto de lo que hay en existencia en el almacn.

44

Sera de gran ayuda para el manejo del inventario introducir un sistema

computarizado que permita aplicar un programa contabilizado al departamento. Sin
embargo el ms adecuado para este control del inventario de mercanca es el mtodo
de inventario continuo, ya que proporciona grandes beneficios como:

Mayor control del inventario.

Que toda la mercanca se ubique por sectores.

Manejo ms fcil y de mayor entendimiento.

Herramienta que logra una organizacin.

El xito del objetivo que es el control de toda la mercanca existente.

Grafico # 01 Inventario de Alimentos, Fuente: Propia

En este listado se puede organizar de manera eficiente los productos de acuerdo
a su tipo y categora, adems de que cada uno de los items tiene su unidad de medida,
su stock mnimo y mximo, la existencia actual cuando este se tome el inventario del
almacn y el resultado que dar, pondr en la cantidad de pedido para su compra.

45

Grafico # 02 Inventario de Bebidas, Fuente: Propia

Este listado de bebidas clasifica todos los productos de acuerdo a su tipo, por
ejemplo, todos los whiskies 21 aos en un sector, as sucesivamente. Adems ayuda a
una mejor comprensin y entendimiento debido a que todo las mercanca esta
organizadamente.

CONCLUSIONES

Al realizar el presente trabajo de investigacin se logr determinar que es de

suma importancia aplicar y desarrollar las funciones administrativas en cualquier hotel

46

en el mundo, se debe planificar, organizar, dirigir y controlar, de manera coordinada y

organizada, para lograr una buena gestin y el logro del xito.
La investigacin ha servido para identificar las debilidades existentes dentro
del departamento de Almacn General del Gran Hotel Puerto la Cruz, las cuales han
afectado el proceso de inventario de mercanca existente y ha originado la rotacin de
los empleados y la prdida de dinero y tiempo.
Mediante esta investigacin, se logr tambin aportar una solucin confiable y
eficiente a la situacin de debilidad que presenta el hotel, la cual consiste en la
aplicacin de un mtodo de inventario de la mercanca. En la propuesta diseada se
aplica la metodologa de inventario continuo, con el fin de mantener un control ptimo
de la misma.
Para concluir, se pudo aportar una solucin viable y confiable al problema, lo
cual se esperaba en el planteamiento del objetivo general, dado que finalmente se
dise y elabor un sistema de inventario para mantener un control ptimo de la
Mercanca.

RECOMENDACIONES

A la gerencia del hotel Puerto la Cruz tome en cuenta el aporte dado en este

trabajo.

47

Es de suma importancia dar a conocer los mtodos de inventario propuestos

en esta investigacin.

Orientar al personal sobre la importancia de los controles del inventario,

adems de motivarlos.

Aplicar el mtodo de inventario propuesto haciendo uso de un sistema

automatizado.

Facilitarle al departamento de Almacn todas las herramientas de trabajo.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

48

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Editorial Asociados BL. Caracas, Venezuela, Quinta Edicin.

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Direccin De Deportes De La Universidad De Los Andes. Mrida, Venezuela.

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