Manual de Organizacion y Funciones Secc - Comercializacion y Recaudacion 2

Ministerio de Salud
Servicio de Salud uble

Hospital de San Carlos
Departamento de Finanzas
INTRODUCCION.
Para toda organizacin resulta indispensable para el buen desarrollo y
desempeo de sus tareas encomendadas y su propio crecimiento,
conocer en su estructura, revisar y analizar sus procesos y buscar la
frmula ms adecuada para hacer frente a los desafos en su diario
quehacer.
El Hospital de San Carlos, mantiene entre sus mximas, una
constante bsqueda de mejora continua, reestudiando sus procesos,
de modo de hacerlas ms eficientes y de esta forma brindar una
mejor atencin a sus pacientes. La Seccin de Comercializacin y
Recaudacin alineado con este objetivo del establecimiento, en busca
de la eficiencia de sus procesos, dedica sus esfuerzos diarios, a
cautelar la recaudacin de los valores, que significan recursos
financieros que faciliten el normal funcionamiento del establecimiento
y que permiten brindar las prestaciones de salud que la poblacin
requiere, adems de transformarse en un gestor de oportunidades
para extender nuestras prestaciones de salud a los pacientes de la
red.
El presente Manual Organizacional de la Seccin de Comercializacin
y Recaudacin es una herramienta que debe traspasar los lmites de
lo escrito, transformndose en un instrumento de consulta y gua de
accin para los procesos que se realizan en la Seccin y la forma de
relacionarse con su entorno en la organizacin.
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Ministerio de Salud
GLOSARIO
Termino
FONASA
Definicin.
Fondo Nacional de Salud.
MAI
(Modalidad
de Atencin
Institucional
)
Modalidad de atencin donde las prestaciones

mdicas se otorgan a beneficiarios FONASA, por los
organismos que integran el Sistema Nacional de
Servicios de Salud, sean dependientes del Ministerio
de Salud o entidades pblicas o privadas con las
cuales los Servicios de Salud o FONASA hayan
celebrado convenio para estos efectos.
MLE
(Modalidad
Libre
Eleccin)
Modalidad de atencin, bajo la tuicin y fiscalizacin

del FONASA, en el cual el beneficiario elige libremente
al profesional y/o entidad, del sector pblico o
privado, que se encuentre inscrito en el rol de
FONASA, haya celebrado convenio con ste y otorgue
las prestaciones requeridas.
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Ser
Secci
n
eficien
te
en
Recau
su
dar en
gesti
forma
n
eficien
interna
la
,te
de
totalid
relaci
ad de
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estable
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to.
legal,
conve
nios
vigent
es
y
arance
les
establ
ecidos.
Ministerio de Salud
MISION Y OBJETIVOS DE LA SECCION DE COMERCIALIZACION Y

RECAUDACION.
VISION:
MISION:
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Ministerio de Salud
Objetivo General:
Contribuir al desarrollo financiero del establecimiento a travs
de la recaudacin de los ingresos propios generados por el
funcionamiento del establecimiento, tanto en su relacin los
propios pacientes, con instituciones previsionales de salud, ya
sean pblicas o privadas, como en el desarrollo de la red,
conforme a la normativa legal, convenios vigentes y aranceles
establecidos.
Objetivos Especficos:
Velar y controlar la correcta aplicacin de la norma y los
aranceles vigentes, en lo que dice relacin con la cobranza de
las prestaciones de salud otorgadas a nuestros pacientes.
Realizar las gestiones necesarias para la recuperacin integral
de valores por percibir del establecimiento, producto de
facturacin de prestaciones a compaas de seguros, cajas de
previsin de salud, Instituciones de Salud Previsional (ISAPRES),
entre otras, adems de recuperacin de los valores adeudados
por nuestros pacientes.
Fortalecer y facilitar la participacin de establecimiento en el
desarrollo de la red.
Proveer la informacin necesaria, en forma oportuna
completa, para la toma de decisiones a nivel directivo.
Estandarizar y uniformar los procesos internos de la Seccin, su

relacin con el resto de la organizacin y con el entorno,
generando una herramienta de control permanente sobre la
recuperacin de ingresos, los procesos, y sus resultados.
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Ministerio de Salud
MARCO NORMATIVO
Ley 18.469, que Regula el Ejercicio del Derecho Constitucional a

la Proteccin de la Salud y Crea un Rgimen de Prestaciones de
Salud.
Resolucin Exenta N 50 de 2009, de FONASA, que establece
norma tcnico administrativas para la aplicacin del arancel del
rgimen de prestaciones de Salud del Libro II del DFL N 1 de
2005, del Ministerio de Salud, en la Modalidad de Atencin
Institucional.
Resolucin Exenta N 277 de 2011, de FONASA, que establece
norma tcnico administrativas para la aplicacin del arancel del
rgimen de prestaciones de Salud del Libro N II DFL N1 de
2005, del Ministerio de Salud en la modalidad de Libre Eleccin.
Ord. A15 N 2366 del 07-08-2012, de la Subsecretaria de Redes
Asistenciales, que instruye Requisitos y Procedimientos castigo
de crditos incobrables.
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Ministerio de Salud
SERVICIOS QUE PROPORCIONA LA SECCION DE

COMERCIALIZACION Y RECAUDACION.
Valorizacin, cobranzas y recepcin del pago de prestaciones de

salud otorgadas en el establecimiento a pacientes, tanto en
atenciones ambulatorias como de pacientes hospitalizados,
conforme a su previsin y a la normativa vigente.
Valorizacin, cobranza y control de pagos de las prestaciones de

salud a instituciones previsionales de salud, tanto pblicas
como privadas, compaas de seguros, y mutualidades, por
prestaciones de salud otorgadas a pacientes afiliados y/o
protegidos por dichas instituciones, conforme a la normativa
legal y convenios de atencin vigentes.
Admisin, valorizacin, cobranza y recepcin del pago de los

pacientes que concurren solicitando atencin en la Unidad de
Emergencia del establecimiento.
Cobranza de los valores por percibir del establecimiento,

velando por la recuperacin de los ingresos propios.
Participacin en el desarrollo de la red, actuando como

facilitador en la generacin de convenios de colaboracin con
establecimientos de salud de la red, monitoreando su
cumplimiento y posterior cobranza.
Colaboracin a la gestin directiva del establecimiento,

aportando en informacin en forma oportuna y eficiente, que
permita la toma de decisiones con conocimiento de los
resultados del funcionamiento de la Seccin.
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Ministerio de Salud
ORGANIGRAMA DEL ESTABLECIMIENTO.
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Ministerio de Salud
DISTRIBUCION INTERNA DE LA SECCIN DE

COMERCIALIZACION Y RECAUDACIN.
SECCION DE COMERCIALIZACION
Y RECAUDACIN
RECAUDACIN
CONSULTORIO ADOSADO DE ESPECIALIDADES
RECAUDACIN - ADMISION
SERVICIO DE URGENCIA
RECAUDACIN
ATENCION CERRADA Y PENSIONADO
FACTURACIN Y COBRANZAS
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Ministerio de Salud
DESCRIPCION DE FUNCIONES.
1.- Jefatura Seccin de Comercializacin y Recaudacin.
Objetivo
General
Funciones
Programar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar

las actividades propias de la Seccin, velando la
normal atencin de usuarios y por la correcta
recuperacin de ingresos generados por las
atenciones
de
salud
brindadas
en
el
establecimiento.
Velar por la correcta recuperacin de los
ingresos producto de las atenciones de salud
brindadas a nuestros pacientes.
Liderar el equipo de trabajo, distribuir
equitativamente
las
tareas
entre
los
funcionarios de la Seccin, supervisando el
cumplimiento de las labores asignadas.
Analizar los procesos internos de la Seccin,
vigilar su normal funcionamiento e instaurar
mejoras en busca de la eficiencia operativa.
Evaluar, crear y/o modificar los sistemas
registros de control de la Seccin, velando por
la mantencin de informacin requerida
disponible en forma oportuna.
Supervisar y generar los canales de
comunicacin para el correcto flujo de
informacin, tanto en forma interna en la
Seccin, como las otras dependencias del
establecimiento con las que se relaciona.
Apoyar las labores operativas de la Seccin,
garantizando su normal funcionamiento.
Alinear el accionar de la Seccin, con los
objetivos,
misin,
y
valores
del
establecimiento.
Informar peridicamente
gestin de la Seccin.
respecto
de
la
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Ministerio de Salud
Controlar la eficiente utilizacin

recursos asignados a la Seccin.
de
los
Desarrollar las funciones o tareas que le sean

encomendadas por su jefatura directa (Jefe de
Finanzas).
Relaciones
Internas y
Externas
Relaciones Internas:
Direccin.
Subdireccin de Recursos Fsicos y
Financieros.
Subdireccin de Recursos Humanos.
Subdireccin de Gestin del Cuidado.
Subdireccin Mdica.
Departamento de Finanzas.
Departamento de Contabilidad y Presupuesto.
Departamento de Gestin Usuaria.
Servicio de Emergencia, Servicio de Pabelln,
Servicios Clnicos y Unidades de Apoyo del
establecimiento.
Departamento de Abastecimiento.
Departamento de Informacin para la Gestin.
Oficina de Informacin, Reclamos y
Sugerencia.
Relaciones Externas:
Instituciones previsionales de salud, tanto
pblicas como privadas.
FONASA
Establecimiento de salud de la red.
Municipalidades y/o departamento de Salud
Municipal de la red.
Compaa de Seguros.
Mutualidades.
Relacin de
Autoridad
Supervisin:
Jefe de Finanzas del establecimiento.
Subordinacin:
El Jefe de la Seccin de Comercializacin y
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Ministerio de Salud
Recaudacin tiene bajo de supervisin a 9

funcionarios:
1 funcionario Profesional
8 funcionarios Administrativos.
Especificacio
nes del Cargo
Escolaridad:
Profesional Universitario del rea de las Ciencias
Empresariales.
Experiencia:
Deseable.
Condiciones Personales requeridas:
Excelente trato al usuario, tanto interno como
externo.
Liderazgo y trabajo en equipo.
Manejo en Tcnicas de Cobranza.
Capacidad para resolver conflictos.
Capacidad de innovacin, flexibilidad y
adaptacin a los cambios.
Dinamismo.
Salud compatible con el cargo.
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Ministerio de Salud
2.- Recaudador Consultorio Adosado de Especialidades.

Objetivo
General
Funciones
Realizar el cobro de las prestaciones de salud

programadas
y
citadas
a
los
pacientes,
principalmente ambulatorios, conforme a su
situacin previsional, con apego a la norma vigente
y a los aranceles establecidos.
Timbrar rdenes de atencin mdica, ordenes
de exmenes, de pabelln, de traslados y/o
recetas previa validacin de la situacin
previsional de salud del paciente.
Realizar el cobro de las prestaciones mdicas,
exmenes, derecho a pabelln, traslados y/o
medicamentos, de pacientes que de acuerdo
a la norma deben cancelar por dichas
prestaciones, girando el documento de
ingreso de valores (boleta de ventas y servicio
exenta) en forma exacta y oportuna.
Resguardar los montos recaudados, y rendir
diariamente los valores a caja central del
establecimiento.
Revisar, valorizar y entregar a encargado de
facturacin, bonos recibidos por atencin de
pacientes afiliados a instituciones de previsin
de salud, tanto pblicas como privadas.
Manejo y control de fondo fijo para la
cancelacin de rdenes de pago de
devolucin de pasajes a pacientes, conforme
a la autorizacin emitida por Servicio Social.
Apoyar en la coordinacin de la atencin de
pacientes de convenios de colaboracin.
Apoyo en la gestin de cobranza para la
recuperacin de valores por percibir del
establecimiento.
Llevar el correcto y oportuno registro de la
informacin requerida en los libros, planillas
y/o sistemas de informticos habilitados para
estos efectos.
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Ministerio de Salud
Atencin de pblico en general, ya sea directo

o telefnicamente.
encomendadas por su jefatura directa.
Relaciones
Internas y
Externas
establecimiento.
Departamento de Gestin Usuario
Carabineros de Chile e Investigaciones.
Relacin de
Autoridad
Supervisin:
Jefe de Seccin de Comercializacin y Recaudacin.
Subordinacin:
No tiene funcionarios bajo su cargo.
Especificacio
nes del Cargo
Escolaridad:
Contador
General,
Tcnico
Administracin de Empresas.
del
rea
de
Experiencia:
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Ministerio de Salud
Deseable.
Condiciones personales requeridas:
externo.
Capacidad de trabajo bajo presin
Trabajo en equipo.
Manejo en Tcnicas de Cobranza y Normas
Tcnico administrativas de aplicacin de
arancel tanto MLE como MAI.
Flexibilidad y adaptacin a los cambios y a la
rotacin de puestos de trabajo.
Responsabilidad y honestidad
3.- Recaudador Atencin Cerrada.
Objetivo
General
Funciones
Realizar el cobro de las prestaciones de salud

otorgadas a pacientes hospitalizados, conforme a su
situacin previsional, a la normativa vigente y a los
aranceles establecidos.
Timbrar rdenes de atencin mdica,
exmenes, traslados y/o recetas previa
validacin de la situacin previsional de salud
del
paciente,
tanto
para
pacientes
ambulatorios, como de los pacientes que se
encuentran hospitalizados.
Valorar y cobrar las prestaciones mdicas,
das cama, derecho a pabelln, exmenes,
traslados y/o medicamentos, de pacientes
que de acuerdo a la norma deben cancelar
por
dichas
prestaciones,
girando
el
documento de ingreso de valores (boleta de
ventas y servicio exenta) en forma exacta y
oportuna y/o en su defecto dejando
documento
firmado
de
respaldo
del
compromiso de pago por parte del paciente.
establecimiento.
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Ministerio de Salud
Revisar, valorizar y entregar a encargado de

Archivo, control y cobranza de las Letras de
Cambio y Pagar.
estos efectos.
establecimiento.
o telefnicamente.
Relaciones
Internas y
Externas
Servicio Clnicos, Pabelln y Unidades de
Apoyo del establecimiento.
FONASA
Relacin de
Autoridad
Supervisin:
Subordinacin:
Especificacio
nes del Cargo
Escolaridad:
Contador
General,
Tcnico
del
rea
de
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Ministerio de Salud
Experiencia:
Deseable.
externo.
Capacidad de trabajo bajo presin.
Trabajo en equipo.
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Ministerio de Salud
4.- Recaudador - Admisin Servicio de Urgencia.

Objetivo
General
Funciones
Realizar la admisin de los pacientes, valorizacin

de prestaciones y cobranza a pacientes que
concurren solicitando atencin en la Unidad de
Emergencia del establecimiento, con apego a la
norma vigente y a los aranceles establecidos.
Realizar la admisin de los pacientes que
concurren solicitando atencin al Servicio de
Emergencia del establecimiento, generando el
comprobante de atencin DAU, los 7 das a la
semana, durante las 24 horas del da.
Validar situacin previsional de salud de
pacientes que solicitan atencin en el Servicio
de Emergencia, informado que debern
cancelar las atenciones de salud brindadas,
en los casos que corresponda.
Timbrar rdenes de atencin mdica, de
pabelln, de exmenes, de traslados y/o
recetas previa validacin de la situacin
previsional de salud del paciente, realizando
las cobranzas respectivas.
Valorar y cobrar de las prestaciones mdicas,
exmenes, traslados y/o medicamentos, de
pacientes que de acuerdo a la norma deben
cancelar por dichas prestaciones, girando el
documento de ingreso de valores (boleta de
ventas y servicio exenta) en forma exacta y
oportuna.
establecimiento.
Valorizar, revisar y entregar a encargado de
facturacin, documentacin necesaria para el
cobro de atencin de pacientes, producto de
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Ministerio de Salud
Accidentes
Trabajo.
de
Trnsito
Accidentes
de

accidentes escolares, la documentacin
generada de la atencin de Accidente
Escolares.
estos efectos.
Apoyar en la gestin de cobranza para la
establecimiento.
o telefnicamente.
Asumir
funciones
de
Recaudacin
de
Consultorio Adosado de Especialidades y de
Atencin Cerrada durante horario inhbil.
Relaciones
Internas y
Externas
establecimiento.
FONASA
Relacin de
Autoridad
Supervisin:
Subordinacin:
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Ministerio de Salud
Especificacio
nes del Cargo
Escolaridad:
Contador
General,
Tcnico
del
rea
de
Experiencia:
Deseable.
externo.
Trabajo en equipo.
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Ministerio de Salud
5.- Encargado de Facturacin y Cobranza.

Objetivo
General
Funciones
Generar la facturacin que corresponde, por

prestaciones
de
salud
otorgadas
en
el
establecimiento, y realizar las gestiones de
cobranza necesarias tendiente a la recuperacin de
los ingresos por percibir.
Recepcionar y resguardar la documentacin
respaldatoria que da origen a las facturas
(bonos y detalles de prestaciones).
Verificar la informacin, documentacin y
valorizaciones recibidas para facturacin,
Generar las nminas de respaldo y facturas
correctamente emitidas
Despachar las facturas con la documentacin
de respaldo correspondiente.
estos efectos.
Velar por el correcto y ordenado archivo de las
facturas y su documentacin de respaldo.
Entregar oportunamente las facturas emitidas
a la Seccin de Contabilidad, para su
devengamiento.
establecimiento, priorizando la recuperacin
de ingresos por facturas pendiente.
Reunir
antecedentes
y
preparar
documentacin
para
el
proceso
de
declaracin de crditos incobrables.
o telefnicamente.
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Ministerio de Salud

Relaciones
Internas y
Externas
FONASA
Compaa de Seguros.
Mutualidades.
Establecimiento de salud de la red en
convenio.
Municipal de la red en convenio.
Relacin de
Autoridad
Supervisin:
Subordinacin:
Especificacio
nes del Cargo
Escolaridad:
Contador
General,
Tcnico
del
rea
de
Experiencia:
Deseable.
externo.
Trabajo en equipo.
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Ministerio de Salud
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Ministerio de Salud
6.- Encargado de Convenios.

Objetivo
General
Funciones
Facilitar y monitorear la realizacin y ejecucin de

convenios de colaboracin con establecimientos de
la red y de convenios internos de atencin de
profesionales de salud.
Facilitar la concrecin de los convenios de
colaboracin, transformndose en nexo entre
los establecimientos de salud de la red,
proporcionando la informacin y realizando
las gestiones necesarias para lograr la firma
de los convenios.
Realizar la tramitacin administrativa de los
convenios
de
colaboracin
con
los
establecimientos de salud de la red.
Realizar la tramitacin administrativa de
convenios de atencin con profesionales para
programa PAD y atencin de pacientes
particulares.
Preparar y entregar la informacin necesaria
para la facturacin de las prestaciones y/o
informar las atenciones realizadas para los
traspasos de fondos correspondientes, en
virtud de la ejecucin de los convenios de
colaboracin.
Informar oportunamente la suscripcin de
convenios de colaboracin al equipo de
trabajo de la seccin, y realizar las
coordinaciones con otros departamentos o
servicios clnicos involucrados.
Generar las planillas de pago para equipo
profesionales de salud participantes
intervenciones PAD y privadas, en virtud
los
convenios
suscritos
con
establecimiento.
de
en
de
el

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Ministerio de Salud
estos efectos.
Monitorear la ejecucin de los convenios.
Relaciones
Internas y
Externas
Departamento de Gestin Usuaria
Establecimientos de salud de la Red.
FONASA
Municipal de la red.
Relacin de
Autoridad
Supervisin:
Subordinacin:
Especificacio
nes del Cargo
Escolaridad:
Profesional del rea de Administracin de Empresas.
Experiencia:
Deseable.
Trabajo en equipo.
Manejo y solucin de conflictos.
Amabilidad, responsabilidad y honestidad.
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Ministerio de Salud
PROCEDIMIENTO DE LA SECCION DE COMERCIALIZACION Y

RECAUDACION
HOSPITAL DE SAN CARLOS.
Objetivos:
Definir los procesos que se llevan a cabo en la Seccin de
Recaudacin y Comercializacin del establecimiento.
Estandarizar y uniformar los procesos internos de la Seccin.
Establecer la forma en que la Seccin se relaciona con el resto
de la organizacin y con el entorno.
Contar con los antecedentes necesarios para realizar un control
acabado de los procesos, y sus resultados.
Aspectos Generales.
La organizacin, en su esfuerzo por lograr eficiencia en la utilizacin
de sus recursos, necesita conocer su funcionamiento interno y
conocer sus procesos crticos. Resulta indispensable para una gestin
exitosa, hacer propio sus procesos, evaluarlos y determinar cul de
ellos reviste mayor complejidad, y por ende requiere de una mayor
atencin y recursos el logro de los objetivos.
En trminos operativos, el conocimiento de los procedimientos
internos nos permite determinar los flujos de informacin y
documentacin alimentadora o resultante de los procesos, ya que con
la definicin clara de los procedimientos en detalle, permite contar
con una gua de accin, material de consulta y herramienta de
trabajo para los funcionarios que se desempean en la unidad, sin
contar que se transforma en base para la mejora continua, mediante
la evaluacin y control de los flujos definidos.
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Ministerio de Salud
SECCION DE COMERCIALIZACION Y RECAUDACION HOSPITAL

DE SAN CARLOS.
Lineamientos Generales:
Antes de comenzar a detallar las tareas que se realizan al interior de
la Seccin, es absolutamente indispensable definirnos como Seccin,
y dejar establecido los alcances de nuestra operacin y gestin.
La Seccin de Comercializacin y Recaudacin del establecimiento
centra todo el desarrollo de sus tareas, en los siguientes ejes de
accin:
Fortalecer el aporte a la gestin directiva:

En este contexto,
es necesario posesionar a la Seccin en un colaborador directo a la
gestin directiva del establecimiento, aportando en informacin en
forma oportuna y eficiente, que permita la toma de decisiones con
conocimiento de los resultados del funcionamiento de la Seccin.
Eficientar los Procesos Internos de la Seccin: Nuestra Seccin se
alinea a los objetivos del establecimiento, en busca de lograr el
mayor grado de eficiencia, a travs de la mejora continua, lo que se
ve reflejado en nuestro quehacer diario.
Participacin en el Desarrollo de la Red: En este contexto, la Seccin
de Comercializacin y Recaudacin del establecimiento debe
transformarse en facilitador del desarrollo de la Red, a travs de un
rol colaborador activo, que permita atender los requerimientos de
nuestras prestaciones en la Red.
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Ministerio de Salud
DETALLE DE PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS EN LA

SECCION DE COMERCIALIZACION Y RECAUDACION DEL
HOSPITAL DE SAN CARLOS
En general, en la Seccin se realizan un importante nmero de tareas,
todas asociadas directamente a la atencin de pacientes del
establecimiento, y el tipo de prestaciones que le son brindadas.
En este contexto, resulta indispensable para mayor claridad de los
procesos que se detallarn ms adelante y que tiene directa relacin
con funcin principal de la Seccin, es que definiremos algunas tareas
para su mayor compresin.
1.-
Verificacin Previsional de los Pacientes.
Este proceso es de vital importancia para el desarrollo de la tarea de

los funcionarios de la Seccin, ya que a travs de su resultado se
rigen y determina los pasos a seguir respecto de la atencin de los
pacientes y la cobranza de las prestaciones otorgadas. La verificacin
previsional de los pacientes consiste en validar la condicin de
beneficiario de FONASA y en que tramo se encuentra situado, a
travs del RUT del paciente, en un sistema enlazado con la base de
dato del FONASA de donde se extrae esta importante informacin.
Los tramos de FONASA (fuente pgina web Fonasa diciembre 2015),
y el porcentaje de copagos que corresponde cancelar son los
siguientes:
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Ministerio de Salud
Sin desmedro lo anterior, nuestro establecimiento tambin da

atencin a beneficiarios de instituciones de salud privadas o pblicas,
cuyas prestaciones brindadas son valorizadas y cobradas conforme a
los convenios y aranceles vigentes.
2.-
Recepcin de pago - recaudacin de valores.
Tal como se ha indicado, la funcin principal de Seccin es recaudar o

percibir los pagos de los pacientes por las prestaciones de salud
brindadas en el establecimiento. Para ello, la Seccin se encuentra
dividida en trminos fsicos en 3 cajas, distribuidas diversos puntos de
la planta fsica del establecimiento, y que se encuentran formalizadas
por Resolucin Exenta N 2451 del 24-10-2014, que las clasifica como
:
a) Admisin Recaudacin de Unidad de Emergencia; ubicada en
Hall de acceso de Unidad de Emergencia.
b) Recaudacin de Atencin Abierta; ubicada en dependecias
del Consultorio Adosado de Especialidades (norte).
c) Recaudacin de Atencin Cerrada y Pensionado; ubicada en
acceso principal del establecimiento.
2.1.- Boletas de Ventas y Servicios.
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Ministerio de Salud
En trminos operacionales, la recepcin de pago y/o recaudacin de

valores por caja, se realiza a travs de la emisin de boletas de
Ventas y Servicios, los que de acuerdo a la normativa legal vigente
corresponde a ingresos no afectos de IVA. Este documento es el nico
vlido de emitir en caja y debe representar cada uno de los montos
pagados por los pacientes e ingresados a cada caja.
El formato actualmente utilizado por nuestro establecimiento para
estos efectos es:
La boleta de venta de servicios no afectos o exento de IVA utilizado

por nuestro establecimiento tiene las siguientes caractersticas:
Estn dispuestas en formulario continuo, especial para su
emisin por medio electrnico.
Cuenta con una numeracin nica, y su distribucin en las 3
cajas depende de la demanda de documentos.
Tiene valides de instrumento pblico, ya que se encuentran
debidamente timbradas por el SII.
Cuenta con 3 copias:
- Original: entregada en la redicin a la Seccin de
Contabilidad
- Copia 1: entregada al paciente.
- Copia 2: Control interno, archivo.
En trminos generales, el recaudador es el responsable de la correcta
emisin y distribucin de estos documentos.
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2.1.- Rendiciones de Cajas.

En general, el trmino del proceso de recepcin de pagos
recaudacin de valores es diario, y concluye con la rendicin de los
fondos recaudados, los que diariamente deben ser entregados a la
Caja Central del establecimiento, ubicado en dependencias de la
Seccin de Contabilidad y Presupuesto, acompaados de informes
que indiquen:
a) Arqueo de los fondos recaudados, es decir, el detalle del
dinero y documentos entregados a la Caja Central.
b) Detalle de las boletas emitidas, desagregadas por los itemes
presupuestarios que fueron cobrados y que deben estar
claramente sealados en cada boleta.
En trminos formales estos informes de rendicin deben contener:
a) Nombre de la caja y numeracin correlativa por caja, en el
ao calendario.
b) Nombre del Recaudador responsable, con su Rut y firma.
Una vez revisada estas tareas generales que se realizan en todas las
cajas, pasamos a definir los procesos, tiendo en cuenta el tipo de
pacientes y los ciclos vigentes en la Seccin de Comercializacin y
Recaudacin del establecimiento, que son principalmente:
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Ministerio de Salud
1.- Procedimiento de la Atencin a Pacientes Ambulatorios.

Un nmero importante de las atenciones brindadas a nuestros
pacientes, corresponde a atenciones ambulatorias, para lo cual se
acercan a la ventanilla a solicitar el timbraje de las rdenes de
atencin.
Este procedimiento no incluye a los paciente que se someten a algn
tipo de prestacin quirrgica ambulatoria, ya que para este tipo
corresponde aplicar le procedimiento para pacientes hospitalizados. El
procedimiento se desarrolla como se indica:
Es importante de mencionar que:

Todas las ordenes de atencin de pacientes deben ser
timbradas, timbre a travs del cual se indica la calidad
previsional de salud del paciente, y los antecedentes de pago
(N de Boleta) para aquellos pacientes que deben cancelar por
su prestacin.
La prestacin de salud programada para el paciente, no debe
ser realizada sin que la orden correspondiente se encuentra
timbrada por Recaudacin. Evidentemente esta exigencia debe
ser validada por las instancias tcnico administrativas de los
Servicios Clnicos y/o Unidades de Apoyo del establecimiento,
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Ministerio de Salud
no siendo responsabilidad de la Seccin de Comercializacin y

Recaudacin el cumplimiento de esta importante premisa.
2.- Procedimiento de la Atencin a Pacientes de
Hospitalizados.
Los pacientes que por indicacin mdica deben ser hospitalizados,
deben toda su hospitalizacin y durante su proceso de alta, pasar sus
antecedentes por la Seccin de Recaudacin para su validacin,
valorizacin y cobranza en los casos que proceda. En general, la
finalidad es determinar la previsin del paciente, consignarla en la
ficha clnica del paciente y determinar este debe cancelar por las
prestaciones de salud brindadas durante su periodo de
hospitalizacin.
En este contexto, el procedimiento actualmente definido para la
atencin de los pacientes hospitalizados es el siguiente:

El alta definitiva del paciente se efecta una vez que el
paciente deja disponible la cama en uso.
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Ministerio de Salud
El alta administrativa del paciente no debe ser autorizada si no

con el pase del funcionario de la Seccin, donde se entender
resuelto el tema del pago de las prestaciones. Depende de los
Servicios Clnicos la vigilancia del cumplimiento de esta
disposicin. . (Memorandum 3A1 H2 N 113 de 2014)
3.- Procedimientos de la Atencin a Pacientes de Servicio
Pensionado.
Los pacientes que por su patologa, optan por realizar su atencin de
salud en el Servicio de Pensionado de nuestro establecimiento, deben
iniciar su proceso de hospitalizacin en nuestra Seccin, ya que para
estos pacientes el funcionario encargado realiza inicialmente el
proceso de Admisin del Paciente, para posteriormente realizar las
cobranzas que correspondan.
Cabe destacar que los pacientes, de acuerdo a su situacin
previsional, tipo de intervencin, pueden adoptar las siguientes
condiciones:
Paciente Particular:
Corresponde a pacientes que no cuentan
con previsin y optan por la cancelacin total de las
prestaciones otorgadas de acuerdo al arancel particular vigente.
En esta categorizacin se incluyen los pacientes beneficiarios
de Isapres, quienes conforme a los convenios vigentes, se les
aceptan como medio de pago, los bonos de atencin emitidos
por estas instituciones, debiendo cancelar el paciente las
diferencias que se produzcan entre los bonos y el valor total a
pagar.
Paciente FONASA MLE: Corresponde a pacientes que siendo

beneficiarios de Fonasa, optan por su atencin en Servicio de
Pensionado. En trminos generales, para todas las prestaciones
bajo esta modalidad, FONASA hace los aportes de acuerdo al
arancel MLE vigente, generndose diferencias con el valor total
a pagar (particular) las que deben ser asumidos el paciente. En
esta misma clasificacin tenemos a los pacientes que son
atendidos bajo la modalidad PAD (Programa Asociado a
Diagnostico), quienes cancelan a travs de un programa en
FONASA, el valor correspondiente a las intervenciones en
convenio, monto que cubre la canasta de dichas intervenciones
de acuerdo a la norma vigente.
En este contexto, el procedimiento actualmente definido para la

atencin de los pacientes de Pensionado es el siguiente:
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Ministerio de Salud
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Ministerio de Salud

El alta definitiva del paciente se efecta una vez que el
paciente deja disponible la cama en la cual se encontraba.
El alta administrativa del paciente no debe ser autorizada si no
con el pase del funcionario de la Seccin, donde se entender
resuelto el tema del pago de las prestaciones. Depende de los
Servicios Clnicos la vigilancia del cumplimiento de esta
disposicin. (Memorandum 3A1 H2 N 113 de 2014)
Sin desmedro lo sealado en el flujo correspondiente, la entrada
de las ficha clnica a la Seccin de Estadstica puede ser
realizada previa a la valorizacin y cobranza dichas
prestaciones, en atencin a la necesidad de continuar con el
normal trabajo de las otras secciones del establecimiento con
dicho documento, no sin antes realizar recabar la informacin y
datos necesario para cumplir con los plazos determinados para
este proceso.
Plazo para Valorizacin de Altas:
El funcionario encargado de la Recaudacin Admisin al Servicio
de Pensionado, tendr un plazo de 7 das para valorizar, revisar y
emitir los programas a FONASA o Isapre correspondiente, quedando
listo para la entrega y cobranza al paciente.
Posterior a lo anterior, se le informar al paciente que tiene un
plazo no mayor a 30 das para retirar la documentacin efectiva y
proceder al pago de las prestaciones brindadas.
Pago de las prestaciones.
Cuando pacientes FONASA MLE y/o pacientes Isapres cancelan
las prestaciones valorizadas, el funcionario deber:
1. Emitir las boletas de ventas correspondientes por los valores
cancelados en efectivo.
2. Registrar y entregar a encargado de facturacin los bonos de
instituciones
recibidos del paciente, como pago de las
prestaciones otorgadas.
3. Anular las letras de cambio emitidas como respaldo del
ingreso contemplada para estos casos.
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Ministerio de Salud
4.- Procedimiento de Facturacin.

En general en las diferentes cajas, se recepcionan como forma de
pago de las prestaciones de pacientes, bono, rdenes de atencin y/o
valoraciones con la documentacin de respaldo, las que deben ser
facturadas a las instituciones correspondientes.
Este proceso es abordo por el funcionario encargado del proceso,
quien en trminos generales deber proceder conforme al siguiente
flujo:
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Ministerio de Salud
El desarrollo del proceso de facturacin implica:

Revisin detallada y exhaustiva de cada uno de los bono y/o
documentos que dan origen a la factura, tanto en su forma
como en los valores que se indican, tenido presente que
cualquier error significar la devolucin de la factura en
cuestin.
El despacho de la factura por norma general se realiza a travs
de oficio a travs de la oficina de partes, sin desmedros de los
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Ministerio de Salud
casos que mantienen trmites especiales para la recepcin de

este tipo de documentos.
Como todos nuestros procesos, resulta indispensable el registro
de la emisin de las facturas correspondientes, en las planillas o
medios correspondientes, que permitan su posterior control de
pago, la emisin de los informes y libro de ventas
correspondiente.
5.- Procedimiento de la Utilizacin de Letras de Cambio y/o

Pagar.
Objetivo:
Determinar y establecer las instancias de utilizacin de la Letra
de Cambio o Pagar como medio alternativo de respaldo y
reconocimiento de deuda de los pacientes del Hospital de San
Carlos.
Antecedentes Generales.
La Letra de Cambio o Pagare en el Hospital de San Carlos son los
documentos autorizado para ser utilizada como respaldo,
reconocimiento y aceptacin de credito otorgado a los pacientes que,
debiendo cancelar las prestaciones de salud otorgadas en el
establecimiento, segn su situacin previsional de salud, que no
cuentan con los recursos econmicos para cancelar en el instante los
montos adeudados producto de dichas atenciones.
Para todos los efectos, estos documentos deben ser considerados
como un medio alternativo de documentacin de deuda, tomando en
consideracin que se deben agotar todos los medios de pago por
parte del paciente, siguiendo el orden que se indica:
1. Exigir el pago total de la deuda originada por las prestaciones
otorgadas por el establecimiento.
2. Exigir abono a la deuda total originada por las prestaciones
otorgadas por el establecimiento, documentando a travs de la
firma de dichos documentos la diferencia de la deuda.
3. Exigir la aceptacin y documentacin del total de la deuda
originada por las prestaciones otorgadas por el establecimiento.
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Ministerio de Salud
Plazo de Pago de las Letras de Cambio y Pagar.

El Hospital de San Carlos determina que, como norma general,
independiente de los montos y el origen de la deuda, el plazo de pago
por el cual son girados y aceptados los documentos no debe ser
mayor a 30 das.
Para aquellos casos en los cuales se solicita el pago de la deuda en
cuotas, estas sern claramente detalladas en los documentos, las que
tendrn la fecha de vencimiento acordado con el paciente y/o
aceptante.
Utilizacin de la Letra de Cambio y/o Pagar.
Actualmente a estos documentos se le pueden imputar todas las
prestaciones que se realizan en nuestro establecimiento, sin
restriccin, es decir, das cama, derecho a pabelln, exmenes,
atencin ambulatoria, traslados, venta de insumos y medicamentos, y
otros, de los cuales resulta indispensable guardar respaldo del detalle
de dichas prestaciones con la finalidad de imputar correctamente las
partidas contables al momento de su devengamiento y posterior
cancelacin.
Por otra parte, es importante dejar establecido que no existe un
monto mnimo para la utilizacin de estos documentos como respaldo
de crditos otorgados a los pacientes.
Formalidades del Documento.
Pagar
El Pagar utilizado en nuestro establecimiento corresponde al
documento que es emitido automticamente por el sistema GIS
Experto, que entre sus opciones en el mdulo recaudacin, cuenta
con la opcin para documentar la deuda de determinado paciente. Su
formato es el siguiente:
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Ministerio de Salud
En general, su llenado se encuentra predefinido por el sistema,

entregando al Recaudador usuario, la opcin de ingresar de los
datos personales de paciente y/o deudor.
En el mismo contexto, cabe destacar que los Pagar forman parte de
la rendicin normal de las cajas diarias, es decir, sern entregadas
diariamente a la Seccin de Contabilidad para su devengamiento, sin
desmedro de las opciones de control interno que la Seccin de
Comercializacin y Recaudacin deber llevar para su cobranza.
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Ministerio de Salud
Letra de Cambio
Por su parte, las Letras de Cambio utilizadas en el establecimiento
son de acuerdo al formato que se visualiza en la siguiente imagen:
Respecto de las caractersticas se seala que:

La Letra de Cambio consta de tres partes, un taln que es
dejado en el talonario, el cuerpo del documento donde se
seala tanto datos del paciente como del aceptante y una colilla
que es entregada al paciente.
La Letra de Cambio cuenta con una numeracin correlativa
nica, en las tres partes descritas en el punto anterior.
Respecto del llenado de la Letra de Cambio, es importante destacar:
La Letra de Cambio en el taln, se debe consignar los datos del
paciente, la fecha de vencimiento del documento y monto de la
deuda.
En el cuerpo de la Letra de Cambio se debe sealar claramente
los siguientes datos:
o Datos del Paciente; en donde debe sealar: nombre, Rut,
situacin previsional de salud, fecha de vencimiento,
servicio clnico de origen.
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Ministerio de Salud
o Datos de la Deuda; en donde se debe indicar: fecha de

emisin de la Letra de Cambio, monto de crdito en
nmeros y letras.
o Datos del Aceptante; tales como: nombre, Rut., domicilio,
ciudad y N de telfono.
En la colilla de la Letra de Cambio, que es entregada al paciente
y/o aceptante de la letra, se debe sealar el monto de la Letra
de Cambio en nmeros y la fecha de vencimiento.
Importante tener presente que:
Los datos personales del aceptante debe ser de acuerdo a los
datos de la Cedula de Identidad de la persona, es decir, se debe
exigir la Cedula de Identidad del aceptante.
Se debe exigir el aceptante una direccin postal y telfono,
datos indispensables para su cobranza posterior
Distribucin de Letras de Cambio.
En nuestro establecimiento las Letras de Cambio se encuentran
fsicamente en Recaudacin de Atencin Cerrada: y Admisin
Recaudacin de Unidad de Emergencia.
Sin desmedro lo anterior, la Recaudacin de Atencin Abierta se
encuentra igualmente habilitada para recurrir a Letras de Cambio
para respaldar los crditos originados por la atencin, pero en
atencin a su escaso requerimiento, en caso necesario, se recurre a
documentos habilitados en las otras cajas.
Registro y Control de Letras de Cambio.
Sin importar en que dependencia de la Seccin de Comercializacin y
Recaudacin se gener la Letra de Cambio, el registro y control de
dicho documento se concentra en la Recaudacin de Atencin
Cerrada, oficina en la cual se realizar el correcto registro de los
documentos en cuestin, informacin base para la rendicin que es
realizada a la Seccin de Contabilidad del establecimiento, de
acuerdo a lo dispuesto por Ord. 3 A1 de 23/10/2015, la que en nuestro
establecimiento es realizada a lo menos 1 vez por mes, en atencin al
nmero de Letras de Cambio giradas.
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Ministerio de Salud
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Ministerio de Salud
Flujo del proceso de utilizacin de Letra de Cambio y/o

Pagar.
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Ministerio de Salud
6.- Procedimiento de Cobranza..

Objetivos:
Definir polticas de cobranza que permitan validar y direccionar

el quehacer de la Seccin de Comercializacin y Recaudacin,
en lo que respecta a la cobranza de los montos adeudados.
Establecer y estandarizar los procesos de cobranza que se

llevarn a efecto en el establecimiento, tendientes a la
recuperacin montos correspondientes a deudas pendientes.
Establecer mtodos de control y seguimiento de los procesos de

cobranza.
Aspectos Generales.
Para la Seccin de Comercializacin y Recaudacin del
establecimiento, la definicin del Procedimiento de Cobranza implica
un importante avance en la estructuracin y uniformidad de nuestros
procesos, transformando los esfuerzos aislados de recuperacin de
ingresos y recursos, en un procedimiento claro, unificado y uniforme,
tendientes al desarrollo continuo de la tarea y al trabajo en equipo, en
bsqueda de maximizar la recuperacin de los recursos o ingresos
propios, que cada da cobran mayor importancia para la gestin de
los establecimientos pblicos de salud.
Documentos que constituyen crditos.

El Hospital de San Carlos en el cumplimiento de su tarea de brindar
atenciones de salud a la poblacin, percibe como ingresos, conforme
a la situacin previsional de salud de cada paciente, el pago directo
de las prestaciones y atenciones de salud otorgadas a los pacientes o
usuarios que han solicitado y que efectivamente hayan recibido, de
acuerdo a lo sealado en la Ley 18469 de 1985 y/o respecto de los
convenio de cooperacin, formalmente establecidos, de apoyo a la
red de salud de uble.
Los documentos que
eventualmente pueden transformarse en
crditos vencidos por el no cumplimiento de los pagos
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Ministerio de Salud
comprometidos, en las fecha sealadas, y que significan ingresos por

percibir para el establecimiento son los siguientes:
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Ministerio de Salud
Documento
Factura:
Detalle
Documento emitidos regularmente instituciones
privadas de salud, tales como Isapres (Bonos por
prestaciones de salud a afiliados), Mutualidades
(Accidentes de Trabajo), Compaas de Seguros
(Accidentes de Trnsito), FONASA (PAD y MLE),
Municipalidades y otros establecimientos de
salud (Convenios de cooperacin) y por
atenciones de salud prestadas a funcionarios de
las Fuerzas Armadas y de Orden (DIPRECA,
JEAFOSALE, Armada y Gendarmera).
Letra de Cambio Documento establecido para documentar deudas

y/o Pagar
de pacientes que no cuentan con los medios para
el pago directo de las prestaciones de salud
otorgadas y solicitan facilidades para el
cumplimiento de pago.
Subsidio
por Corresponde a la recuperacin de los montos
Licencias
cancelados a los funcionarios, afiliados a isapre, y
Mdicas
de que encontrndose con licencias mdicas y que
funcionarios
perciben pago ntegro de sus remuneraciones.
DAU valorizados Corresponde a pacientes que una vez recibida la
de
la
U. atencin en la Unidad de Emergencia, no
Emergencia:
concurren a la cancelacin de las prestaciones
otorgadas, y que se mantienen pendientes de
pago.
Cuenta
por Corresponde a prestaciones de salud de
hospitalizacin
pacientes hospitalizados, que una vez dado el
de
pacientes alta, no concurren a la Seccin de Recaudacin a
institucionales.
cancelar y/o documentar la deuda por las
prestaciones brindadas.
Programas
Documentos
resumen
de
atencin
de
valorizados
de Pensionado, que una vez valorizados deben ser
pacientes
de retirados por los pacientes para la tramitacin
Isapres
y/o por sus respectivas isapres, o en el caso de los
particulares.
particulares, para el pago directo. En rigor este
tipo de casos de acuerdo a nuestro procedimiento
deben estar documentadas por Letras de Cambio
por valores que generalmente superan el total de
las prestaciones otorgadas.
Mtodos de Cobranza.
En general, para el proceso de cobranza se debe tener presente lo
siguiente:
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Ministerio de Salud
Para cada uno de estos mtodos de cobranza, se debe deja

constancia de las acciones de cobranza realizada, teniendo en
cuenta que este registro resulta indispensable para llevar el
control de la cobranza y procesos posteriores. (castigo de
deudas y declaracin de incobrabilidad).
La cobranza se realiza en funcin a los saldos totales

adeudados, y tienen por finalidad informar respecto de los
montos adeudados, requerir informacin respecto de los plazos
en que se regularizar la deuda, para final y evidentemente
conseguir el pago de los crditos adeudados.
Las herramientas de cobranza utilizados por la seccin, definidas

como principales o de primer orden, y que pueden ser aplicadas a
cualquiera de los tipos de deuda definidos anteriormente, son las
siguientes:
-
Carta Certificada:
Documento de formato tipo, ser
enviada a la direccin registrada por el deudor y/o haya sido
recabada a travs de la cobranza por llamado telefnico.
Llamada Telefnica:
Para efecto de cobranza, se realizar
llamada telefnica al deudor, siguiendo un procedimiento
definido ms adelante, que guiara paso a paso durante el
proceso de cobranza.
Correo electrnico:
El envo de correo electrnico de
cobranza, ser utilizada como apoyo a este proceso, el que
resultar complementario a la ejecucin de las acciones
descritas anteriormente.
Por otra parte, como herramientas accesorias de cobranza o de

segundo orden, se definen las siguientes:
-
Mensajera celular:
Herramienta de fcil uso y muy eficaz
debido a la enorme presencia de la telefona celular entre la
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Ministerio de Salud
poblacin. Esta herramienta enviara un mensaje claramente

establecido, segn se detalla ms adelante.
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Ministerio de Salud
Proceso de Cobranza.
El proceso de cobranza que llevara a efecto el establecimiento, en
funcin de los saldos adeudados, ser el siguiente:
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Ministerio de Salud
Registro de las Cobranzas.

Tal como lo establece el flujo definido, cada accin de cobranza y/o
uso de las herramientas de cobranza definidas, debern ser
registradas en planillas y/o sistema habilitado para estos efectos, de
forma de dejar constancia y evidencia del cumplimiento de los pasos
definidos en el procesos.
Servirn para efectos de constancia y/o evidencia del proceso de
cobranza, lo siguiente:
Copias de Cartas de Cobranzas y/o correos electrnicos.
Registro de Llamadas y/o mensajera de telefnica, en el medio

electrnico o planilla dispuesta para estos efectos.
Herramientas de Cobranza.
Como una forma de uniformar el uso de las herramientas de
cobranza, a continuacin se establecen pautas a seguir para cada una
de ellas.
a.- Carta de Cobranza.
Directamente en lo que respecta al uso de las cartas de cobranza,
debemos diferenciar entre dos formatos, la primera que va dirigido a
la cobranza de facturas por pagar, y la siguiente a los pacientes y/o
deudores de prestaciones (Letras de Cambio, DAU U. Emergencia,
Cuentas por hospitalizaciones de pacientes institucionales, Programas
mdicos de pacientes particulares), ya que se trata de deudores
totalmente distinto.
Para efectos de cobranza del Facturas, dirigida a empresas, estas
tienen carcter de informativa y requiriendo el pronto pago de los
documentos adeudados. El formato utilizado actualmente se ve en la
siguiente imagen:
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Ministerio de Salud
Por otra parte, para nuestros pacientes, actualmente se ha optado por

un tipo de carta (ordinario) que busca como finalidad adems de
informar sobre la deuda y solicitar el pago de la misma en un plazo no
mayor a 30 dias, se busca a travs de ella que los paciente
deudores tome conciencia de la importancia de la recuperacin de los
recursos para el establecimiento. Esta estrategia para efectos del
proceso puede sufrir cambios en busca de mejorar los resultados de
recuperacin de ingresos por percibir. El formato actualmente usado
es el que se indica.
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Ministerio de Salud
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Ministerio de Salud
b.- Cobranza Telefnica.

Tal como se ha indicado previamente, existen diferencias sustanciales
en la forma de cobranza a Pacientes con Deuda, como de Empresas
y/o Instituciones Previsionales de Salud
Empresas y/o Instituciones de Salud:
Como en este caso se trata de cobranza fundamentalmente de
Facturas, y corresponde a empresas y/o instituciones conocidas, el
proceso de cobranza telefnica radica fundamentalmente en
conseguir confirmacin del pago de las facturas y/o antecedentes
respecto de la fecha en que se realizar determinado pago.
Pacientes con Deuda:
En estos casos, la cobranza telefnica adems de informar respecto
de la deuda y acordar plazos de pago, buscar la ratificacin
fundamentalmente de datos del deudor, tales como domicilio, que
permita concretar correspondencia y/o notificaciones en etapas ms
avanzadas de la cobranza.
Antes de iniciar la cobranza telefnica a deudores del
establecimiento, se debe contar necesariamente, con los siguientes
antecedentes:
1. Datos personales del deudor y/o paciente, teniendo presente
que, en algunos casos, el deudor es una persona distinta del
paciente (para los casos que corresponda), adems del nmero
telefnico.
2. Antecedentes de la deuda, los que corresponden a la fecha de
la emisin y vencimiento de el o los documentos adeudados,
fecha de atencin, prestaciones realizadas que originaron la
deuda, y los documentos que respaldan la deuda.
Respecto al flujo general presentado para el proceso de cobranza,
debemos sealar y puntualizar lo siguiente:
1. Saludo e Identificacin del funcionario: Este saludo se har a
travs de un Buenos Dias o Buenas Tardes segn
corresponda, adems de la identificacin por el nombre y
apellido del funcionario que se contacta, adems de sealar que
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Ministerio de Salud
llama desde la Seccin de Recaudacin del Hospital de San

Carlos.
2. Contacto directo con el Deudor: El proceso implica corroborar
que se encuentra comunicado con el deudor. Debemos tener
presente que la informacin respecto de la deuda deber ser
entregada nica y exclusivamente al deudor, o en su defecto al
paciente que origina la deuda (mayor de edad). De no ser as,
se debe indagar respecto de si conoce al deudor, existe otro
telfono de contacto y/o conoce la direccin del deudor, como
antecedentes adicionales de la cobranza.
3. Informa de deuda en HSC acuerda plazos: Teniendo presente
que se encuentra comunicado con el deudor, se debe informar
respecto del monto de la deuda y el plazo vencido. Sobre el
detalle de las prestaciones, se sugiere invitar al deudor a
acercarse a las oficinas de la seccin para informarle a este
respecto. Sin desmedro que se pudiesen poner a disposicin los
antecedentes generales a los que se tenga acceso en ese
momento.
Luego de logrado el contacto e informado el monto adeudado y
los antecedentes requeridos por el deudor, se debe acordar un
plazo para la cancelacin de la deuda.
4. Registro de Accin de Cobranza: Toda accin de cobranza que
se realice en el establecimiento, debe quedar debidamente
registrada en los medios habilitados para ello.
c.- Cobranza por Mensajera Telefnica.
En la actualidad el uso del telfono celular se encuentra masificado
en nuestro pas, y el aprovechamiento de esta tecnologa disponible,
resulta altamente beneficioso considerando el bajo costo en tiempo y
recursos que su uso implica. La cobranza a travs de este medio
resulta altamente efectiva en trminos de llegada del mensaje
directamente a las personas.
Este tipo de cobranza va dirigido a aquellos deudores de Letras de
Cambio y/o Pagar, DAU de la Unidad de Emergencia y Cuentas por
hospitalizacin de pacientes institucionales pendientes, es decir, a
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Ministerio de Salud
pacientes que han requerido atencion, y que mantienen deuda

vigente con el establecimiento.
A diferencia de las herramientas de cobranza a travs de carta o de
las llamadas telefnicas, este medio de cobranza se har a travs de
un mensaje recordatorio y de estmulo a cumplir con las obligaciones
pendientes, como por ejemplo:
Estimado.
Ud. mantiene una Deuda
Vencida en el Hospital de San
Carlos.
Llame al 42-2586183 para
mayores antecedentes.
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Ministerio de Salud
7.- Procedimiento de Cobranza Judicial y Castigo de Crditos

Incobrables.
Grficamente este procedimiento en trminos generales es el
siguiente:
En general, el proceso de cobranza simple definido por el

establecimiento y el correspondiente envo de los antecedentes a la
Seccin de Contabilidad y Presupuesto, solicitando el castigo crditos
incobrables, son de responsabilidad de la Seccin de Comercializacin
y Recaudacin del establecimiento.
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Ministerio de Salud
Es importante definir que se considera como prudente dentro del

proceso de cobranza, la aplicacin de a lo menos 3 herramientas de
cobro y/o acciones de cobranza, debidamente respaldada por lo
registros y/o documentacin correspondiente.
Dependiendo de la cuanta de la deuda, una vez cumplida con lo

anterior se debe:
Para deudas menores a 10 UF, debern ser remitidas a la
Seccin de Contabilidad y Presupuesto para solicitud de castigo
de crditos incobrables. Teniendo presente que este proceso de
lleva a efecto en los meses de Mayo y Octubre de cada ao, el
detalle de las deudas y los correspondientes respaldos de la
gestiones de cobranza realizadas debern ser entregadas
durante los meses de abril y septiembre de cada ao.
Para deudas mayores a 10 UF, tal como se encuentra instruido,
la deuda con el detalle de las cobranzas realizadas debern ser
remitidas a Seccin de Jurdica para continuar con el proceso de
cobranza extrajudicial y judicial correspondiente.
Cobranza Judicial de los Crditos de pacientes.
De acuerdo a lo que seala la instruccin de la Subsecretaria de
Redes a travs del Ord. A15 N 2366 del 07-08-2012, en donde
instruye los requisitos y procedimientos castigo de crditos
incobrables, sealando que para deudas superiores a 10 UF, se debe
realizar cobranza extrajudicial y judicial, de acuerdo a las prcticas
corrientes utilizadas en el comercio para la recuperacin de deuda, lo
que ser evaluado considerando los siguientes aspectos:
Poltica formal de cobranzas en el establecimiento, razonables y

permanentes en el tiempo, la cual para nuestros efectos, se
encuentra definido en el presente documento.
Correspondencia
aplicados.
La capacidad de medios y patrimonio de la estructura de

cobranzas interna o externa que permitan cumplir las polticas
de cobranza.
de
las
polticas
con
los
procedimientos
Para dar cumplimiento a esta disposicin, una vez agotado los medios
prudenciales de cobro, de acuerdo a lo definido anteriormente, la
documentacin correspondiente ser remitida a la Seccin Jurdica del
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Ministerio de Salud
establecimiento para proceder con el proceso de cobranza judicial

correspondiente.
Posterior a ello, ser la Seccin de Jurdica quienes debern evaluar la
eventual cobranza y remitir la documentacin respaldatoria de las
gestiones realizadas o el correspondiente certificado que indique su
situacin de incobrabilidad para ser reunido con el resto de las
deudas en igual situacin y ser remitidos a la Seccin de Contabilidad
y Presupuesto para su solicitud de Castigo.
Requisitos
y
Incobrables.
procedimiento
de
Castigo
de
Crditos
Cuando la gestin de cobranza ha resultado infructuosa, agotado los

medios prudenciales de cobro definidos, nuestra legislacin actual
permite el castigo de las deudas que resultan incobrables. Para
nuestro establecimiento, el procedimiento que valida la declaracin
de incobrables, se realizar en funcin a lo que establece Ord. A15 N
2366 del 07-08-2012 del Subsecretario de Redes Asistenciales, bajo
este contexto, la Seccin de Comercializacin y Recaudacin tiene la
responsabilidad de reunir los antecedentes de los crditos
incobrables, de las gestiones de cobranza simple, prejudicial y judicial
en los casos que corresponda y remitir a la Seccin de Contabilidad y
Presupuesto para que a su vez sean solicitado la autorizacin de
castigo de dichos crditos a las instancias que proceden.
Todos los antecedentes deben ser remitidos, teniendo presente que:
Los Rut de los pacientes como de los aceptantes de la deudas
(en caso de tratarse de personas distintas), deben ser
debidamente revisados.
Cada Letra de Cambio, Pagar y/o Factura que represente el
crdito incobrable debe tener su respectivo set de documentos
de cobranza adjunto.
En la nmina a entregar se debe:
Definidos y diferenciados los Pagares, Letras y Facturas,
totalizados.
Agrupados en los tramos que se indican en Ord. antes
mencionado, esto es:
a) Menos de 10 UF
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Ministerio de Salud
b) Entre 10 UF y 50UF
c) Ms de 50 UF.
Detallados los documentos y/o registros de cobranza que se
adjuntan al crdito incobrable que se solicita castigar
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Ministerio de Salud
En la imagen se visualiza una nmina con los datos requeridos.
NOMINA DE CREDITOS INCOBRABLES

FECHA:
NOMBRE
ESTABLECIMIENTO
No PAGARE
FECHA
PAGARE
NOMBRE
DEUDOR
MONTO
TOTAL
TRAMOS
GESTIONES DE
COBRANZA
TOTAL PAGARES
Cabe destacar que luego de realizada las solicitudes de declaracin

de crditos incobrables, se debe esperar el pronunciamiento de las
instancias ministeriales para proceder a su rebaja de como crditos
pendientes.
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Manual de Organizacion y Funciones Secc - Comercializacion y Recaudacion 2

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Servicio de Salud uble

Modalidad de atencin donde las prestaciones

Modalidad de atencin, bajo la tuicin y fiscalizacin

MISION Y OBJETIVOS DE LA SECCION DE COMERCIALIZACION Y

Estandarizar y uniformar los procesos internos de la Seccin, su

Ley 18.469, que Regula el Ejercicio del Derecho Constitucional a

SERVICIOS QUE PROPORCIONA LA SECCION DE

Valorizacin, cobranzas y recepcin del pago de prestaciones de

Valorizacin, cobranza y control de pagos de las prestaciones de

Admisin, valorizacin, cobranza y recepcin del pago de los

Cobranza de los valores por percibir del establecimiento,

Participacin en el desarrollo de la red, actuando como

Colaboracin a la gestin directiva del establecimiento,

ORGANIGRAMA DEL ESTABLECIMIENTO.

DISTRIBUCION INTERNA DE LA SECCIN DE

Programar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar

Controlar la eficiente utilizacin

Desarrollar las funciones o tareas que le sean

Recaudacin tiene bajo de supervisin a 9

2.- Recaudador Consultorio Adosado de Especialidades.

Realizar el cobro de las prestaciones de salud

Atencin de pblico en general, ya sea directo

Realizar el cobro de las prestaciones de salud

Revisar, valorizar y entregar a encargado de

4.- Recaudador - Admisin Servicio de Urgencia.

Realizar la admisin de los pacientes, valorizacin

Valorizar, revisar y entregar a encargado de

5.- Encargado de Facturacin y Cobranza.

Generar la facturacin que corresponde, por

Desarrollar las funciones o tareas que le sean

Salud compatible con el cargo.

6.- Encargado de Convenios.

Facilitar y monitorear la realizacin y ejecucin de

Llevar el correcto y oportuno registro de la

PROCEDIMIENTO DE LA SECCION DE COMERCIALIZACION Y

SECCION DE COMERCIALIZACION Y RECAUDACION HOSPITAL

Fortalecer el aporte a la gestin directiva:

DETALLE DE PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS EN LA

Verificacin Previsional de los Pacientes.

Este proceso es de vital importancia para el desarrollo de la tarea de

Sin desmedro lo anterior, nuestro establecimiento tambin da

Recepcin de pago - recaudacin de valores.

Tal como se ha indicado, la funcin principal de Seccin es recaudar o

En trminos operacionales, la recepcin de pago y/o recaudacin de

La boleta de venta de servicios no afectos o exento de IVA utilizado

2.1.- Rendiciones de Cajas.

1.- Procedimiento de la Atencin a Pacientes Ambulatorios.

Es importante de mencionar que:

no siendo responsabilidad de la Seccin de Comercializacin y

Es importante de mencionar que:

El alta administrativa del paciente no debe ser autorizada si no

Paciente FONASA MLE: Corresponde a pacientes que siendo

En este contexto, el procedimiento actualmente definido para la

Es importante de mencionar que:

4.- Procedimiento de Facturacin.

El desarrollo del proceso de facturacin implica:

casos que mantienen trmites especiales para la recepcin de

5.- Procedimiento de la Utilizacin de Letras de Cambio y/o

Plazo de Pago de las Letras de Cambio y Pagar.

En general, su llenado se encuentra predefinido por el sistema,

Respecto de las caractersticas se seala que: