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Anlisis Financiero para Pymes

Editado por
John Scales
Con la asistencia de
Judy Laidlaw y Leanne Faser
Traduccin de
A. Rodrguez
Adaptacin de
I. J. Hernndez L.

Parte II

Agradecimientos
El siguiente material se utiliza con el amable permiso de:
Elaine Pittwood, Adelaide Institute of TAFE, Small Business Training Centre, Small
Business Management Series, Using Financial Reports, Small Business Bookkeeping,
Cost, Profit and Breakeven, Business Finance, 1998.

6).- Planeacin de Utilidades


6.1 Variables
En el proceso de planeacin operativa a corto plazo, donde toda empresa debe estar consciente de que tiene tres
variables para encauzar su futuro: costo, volumen y precio.
El xito depender de la creatividad e inteligencia en que se manejan dichas variables (aumentos o
disminuciones) sobre las utilidades, por parte de cualquiera de las tres variables, para preparar as las acciones
que lleven al mximo las utilidades de la empresa, dentro de las restricciones a que est sujeta.
En el diseo de las estrategias de estas tres variables, la creatividad es de gran relevancia porque hoy en da lo
que ms se necesita del personal es dicha habilidad intelectual, ya que urge poner el pensamiento creativo al
servicio de la compaa.
Hay que recordar que productividad significa ms gente con ms ideas y no menos gente: gente con ideas
originales sobre nuevos productos, novedosas adecuaciones, nuevos servicios a clientes, etc. En sntesis,
siempre tener el mejoramiento continuo.
Por ello, solo las empresas que logren ese compromiso de la mejora continua podrn competir y sobrevivir. En
un mundo nuevo donde el recurso humano es el autor del xito o del fracaso de las compaas, ha dejado de ser
un recurso ms, para convertirse en el ser ms importante, que l que depende nicamente del futuro.
Ante la globalizacin, la variable precio ser un factor que no podr ser controlado por ninguna empresa en
particular, ni tampoco por ningn organismo gubernamental sino que ser la oferta y demandas de mercado
internacional las que lo fijarn, al igual que el volumen a vender y a producir por cada una de las empresas.
De lo anterior se concluye que la nica de las tres variables que tendr la empresa baja su control ser la de
costos. El liderazgo en costos ser determinante para competir en el mercado internacional. Por ello vale la pena
a travs de este modelo, va creatividad y el compromiso del mejoramiento continuo incrementar la eficiencia
de las empresas de tal manera que adopten indicadores de clase mundial en costos siempre tendiendo a lograr el
liderazgo en esa rea.
6.2 Frmula del Presupuesto de Utilidades.
Es parte de la planeacin estratgica que consiste en lograr el objetivo de las utilidades, determinado el tope de
los costos totales.
V e n t a s - G a s t o s = U t ilid a d e s

V e n t a s - O b je tiv o d e U tilid a d e s = C o s t o P e r m is ib le

6.3. Anlisis del Punto de Equilibrio


Punto de equilibrio. Es el punto en que los ingresos de las empresas son iguales a sus costos, en el cual no hay
utilidad ni prdida. Este punto es una referencia importante ya que es un lmite que influye para disear
actividades que conduzcan a estar siempre arriba de l, lo ms alejado posible, en el lugar se obtiene mayor
proporcin de utilidades.
Para calcular el punto de equilibrio es necesario tener perfectamente determinado el comportamiento de los
costos; de otra manera es sumamente difcil determinar la ubicacin de este punto.
6.3.1 Formas de Presentar el Punto de Equilibrio
Algebraica; Se puede expresar en la siguiente forma:

Donde:

IT
P(X)
P(X) - CV(X)
X(P- CV)
X

= CT
= CV(X) + CF
= CF
= CF
= CF
P- CV

P
X
CV
CF

= el precio por unidad.


= el nmero de unidades vendidas.
= el costo variable por unidad.
= el costo fijo total en un tramo definido.

Tanto en los costos variables como en los costos fijos se deben incluir los de produccin, administracin, de
ventas y financieros. Hoy da estos ltimos son muy significativos ante el alza de las tasas de inters.
El punto de equilibrio se determina dividiendo los costos fijos totales entre el margen de contribucin por
unidad.
Margen de Contribucin. Es el exceso de ingresos con respecto a los costos variables, es la parte que contribuye
a cubrir los costos fijos y proporciona una utilidad.
En el caso concreto del punto de equilibrio, el margen de contribucin total de la empresa es igual a los costos
fijos totales; no hay utilidad ni prdida.
6.3.2 Ejemplo del Punto de Equilibrio:
Una empresa vende sus artculos a $20 por unidad cuyo costo variable es de $10 tiene costos fijos de $50,000
Margen de contribucin por unidad = $20 - $10 = $10
Si esta empresa planea vender 5,000 unidades lograra un margen de contribucin total de $10 x 5,000=$50,000
Esto seria exactamente lo necesario para cubrir sus costos fijos totales de $25,000 por lo que se puede afirmar
que al vender 5,000 unidades est en su punto de equilibrio.

Si aplicamos la formula anterior, se llegara a la misma respuesta.


Punto de equilibrio =

Costos fijos totales


Precio costos variables
X=

$50,000
$20 - $10

= 5,000 unidades

En esta situacin fue calculado el punto de equilibrio en unidades, porque se dividi pesos por pesos. Si se
quiere el resultado en pesos, se aplicara la misma formula, slo que el margen de contribucin por unidad en
vez de pesos, se expresara en porcentaje sobre ventas. Continuando con el mismo ejemplo:
X=

$50,000 = $100,000
50%

Esto significa que al vender $100,000 se logra el punto de equilibrio.


El 50% de margen de contribucin se obtuvo de la siguiente manera:
$10 = 50%, donde $10 es el margen de contribucin y $20 el precio de venta.
$20
6.3.3 Grfica del Punto de Equilibrio
IT

CT

P
e
s
o
s

CV

PE

CF

U n id a d e s

6.4 Clasificacin de los Mtodos para Segmentar los Costos Semivariables


1) Mtodos de estimacin directa.
2) Mtodo de mximos y mnimos
3) Mtodo a travs de diagramas de dispersin.
4) Mtodo estadstico.
No hay un mtodo de segmentacin til para todas las circunstancias o partidas de costo de una empresa, por lo
tanto, cada una debe utilizar el que considere ms apropiado, de los que siguen:
6.4.1 Mtodos de estimacin directa.
Estos mtodos se aplican en ciertos casos especficos, concretos y generalmente no son adaptables a partidas
ordinarias, cuyos mtodos son los siguientes:
6.4.1.1 Basados en el estudio de tiempos y movimientos.- Se aplican cuando no se tiene un buen registro de
costos histricos o cuando se trata de una situacin nueva en la organizacin. Ante dicha circunstancia,
mediante observaciones de ingeniera industrial se detecta el comportamiento de las nuevas partidas que surgen.
6.4.1.2 Basados en el anlisis de la administracin de datos histricos.- En este caso el analista determina el
comportamiento de los costos en funcin:
b.1 Del anlisis de los costos histricos.
b.2 De la interpretacin de las polticas administrativas respecto de dicha partida.
b.3 De la experiencia profesional subjetiva.
Estos mtodos son aplicables a los siguientes casos:
c.1 Cuando existe alguna partida que por su naturaleza no puede estar sujeta a anlisis estadstico.
c.2 Cuando se crean nuevos departamentos que originen costos.
c.3 Cuando se adquiere nuevo equipo o maquinaria que origine un costo.
c.4 Cuando se producen cambios en los mtodos.
6.4.2 Mtodos de punto mximos y mnimos.
Este enfoque se basa en la estimacin de la parte fija y variable en dos diferentes niveles de actividad, las cuales
son calculadas a travs de una interpolacin aritmtica entre los dos diferentes niveles, bajo el supuesto de un
comportamiento lineal.
Este mtodo es sencillo de calcular ya que no requiere informacin histrica como el mtodo de mnimos
cuadrados.
Su metodologa de aplicacin consiste en:
a) Seleccionar la actividad que servir como denominador que puede ser horas mquina, horas de mano de obra,
etc., segn se considere apropiado.
b) Identificar el nivel relevante dentro del cual no hay cambios de los costos fijos; dicho nivel se refiere a la
capacidad instalada dentro de la cual se requerirn cambios en los costos fijos.

c) Determinar el costo total en los diferentes niveles.


d) Interpolar, entre los dos niveles, para determinar la parte fija y variable de la siguiente forma:
d.1 Restar al volumen mximo, el volumen mnimo.
d.2 Restar al costo mximo, el costo mnimo.
d.3 Dividir la diferencia de costos entre la diferencia de volmenes.
d.4 Determinar el costo fijo, restndole al costo total de cualquier nivel, la parte de costos variables
(la que fue calculada multiplicando la tasa variable por el volumen de que se trate).
6.4.3 Mtodos a travs del diagrama de dispersin.
Este mtodo es de gran utilidad para complementar el mtodo de mximos y mnimos, que con frecuencia
utiliza dos puntos que no necesariamente son representados de la funcin de costos que se estn analizando para
determinar su comportamiento.
El primer paso para utilizar este mtodo es sealar en la grfica, el costo que se genera en cada una de los
diferentes niveles de actividad, en el eje horizontal se sealan los diferentes niveles de actividad que tiene el eje
vertical los diferentes costos. Se pude suponer que el comportamiento de esta funcin es lineal, por lo cual es
importante seleccionar dos puntos que representen bien dicha funcin lineal, lo que constituye la gran ventaja
respecto al mtodo de mximos y mnimos.
Siempre se podr cuestionar si los dos puntos seleccionados son los correctos, pero por ello se pude afirmar que
la calidad de la informacin obtenida sobre el comportamiento de los costos depende del juicio con que la
administracin seleccione los dos puntos y efecte su anlisis.

6.4.4. Mtodo estadstico.


El anlisis de regresin es una herramienta estadstica que sirve para medir la relacin entre una variable
dependiente y una o ms variables independientes.
Cuando existe relacin entre una variable dependiente e independiente se llama regresin simple; si la relacin
es entre una variable dependiente y varias independientes, se denomina regresin mltiple.
Este anlisis trata de mostrar la relacin entre ambas variables, y la manera en que las variables independientes
repercuten en la dependiente, expresando dichos efectos en forma de ecuacin.
Se utilizar el anlisis de regresin para calcular el comportamiento de las partes variables y fijas de cualquier
partida de costos.

Formas para Bajar el Punto de Equilibrio


Punto
Explicacin
Observaciones
caracterstico
Incremento
La siguiente formula nos arroja el nivel de precio (1) Usar cifras reales del pasado
del
precio unitario base para lograr la utilidad neta.
para todas las cifras excepto el
unitario
precio unitario.
Precio unitario = (GVU) (VV) + GF + UN =
(2) Subir el precio unitario puede
VV
implicar desventajas serias en el
GVU = Gastos variables unitarios
aspecto competitivo.
VV = Volumen de ventas
GF = Gastos Fijos
UN = Utilidad Neta
Reducir
La siguiente formula nos arroja el nivel de los gastos
gastos
variables unitarios base.
variables por
unidad
Costo variable unitario = (PU)(VV) - (CF) +(UN)
VV
PU = Precio Unitario
VV = Volumen de Ventas
CF = Costos Fijos
UN = Utilidad Neta

(1) Usar cifras establecidas para


todas las cifras excepto el costo
variable unitario.
(2) Bajar el costo variable unitario,
seria importante reducir el precio
de compra de los materiales,
cambio a materiales ms baratos
gracias a un cambio de diseo,
reduccin de horas hombre.

Reducir los Cuando queremos bajar el punto de equilibrio (1) Usar cifras establecidas para
gastos fijos
nicamente con los gastos fijos se puede utilizar la todas las cifras excepto el costo
siguiente formula.
fijo.
Reduccin de gastos Fijos =
(2) Para bajar los gastos fijos se
(PU) (VV) (CVU) (VV) UN
deben hacer esfuerzos por vender
equipo obsoleto o sin uso,
GF = Gastos Fijos
reduccin de los gastos y mejorar
PU = Precio Unitario
la estructura financiera para
VV = Volumen de Vetas
reducir los intereses, etc.
CVU = Costo Variable Unitario
UN = Utilidad Neta
Incrementar
Si es posible incrementar el volumen de ventas, se
el volumen de agrega la utilidad neta a la formula anterior que busca
ventas
el incremento de volumen de ventas para obtener el
nuevo nivel de volumen de ventas necesario
Volumen de ventas = GF + UN
PU CVU
GF = Gastos Fijos
UN = Utilidad Neta
PU = Precio Unitario
CVU = Costo Variable Unitario

(1) Usar cifras establecidas para


todas la cifras excepto el volumen
de ventas.
(2) Al valor obtenido de la formula
izquierda del volumen de ventas se
le multiplica el precio unitario para
conseguir el volumen de ventas
necesario para lograr la utilidad
neta.

7).- Administracin de los Recursos


7.1 Tipos de Recursos
7.1.1 Efectivo.- Considerando en este concepto el dinero en efectivo, las cuentas corrientes bancarias y cuentas
de cheques ya que son los recursos de disponibilidad inmediata.
7.1.2 Capital de Trabajo.- Referido a todo el capital que tiene la liquidez para ser utilizado finalmente para
cubrir las obligaciones de pago de la empresa y es la principal fuente de pago de los gastos normales de una
empresa. Aparte del efectivo y cuenta de cheques, se refiere a todo el activo circulante incluyendo las cuentas
por cobrar, valores negociables e inventarios. Tambin se le conoce como el capital de trabajo total.
7.1.3 Capital de Trabajo Neto.- Referido a la diferencia de los activos circulantes en relacin a los pasivos de
corto plazo. Representa el importe de los recursos necesarios para las actividades normales o de operacin de la
empresa.
7.1.4 Capital de Inversin.- Es el capital de largo plazo y recursos para la compra de activos no circulantes.
Este capital tiene la caracterstica de tener una duracin a largo plazo en la empresa, por lo tanto, si se mezcla el
capital de trabajo, que son recursos utilizados para cumplir con las obligaciones a corto plazo con el capital de
inversin, la empresa s vera con escasez de recursos y tendr dificultades administrativas. Por eso, es
sumamente importante administrar los recursos de acuerdo a su propsito.

7 .2 P r o c e s o d e l F lu jo d e E fe c tiv o
E fe c t iv o

A c t iv o s F ijo s

G a s to s d e
M a n u fa c tu ra

G a s to s d e V e n ta

I n v e n t a r io s d e
M a t e r ia P r im a

In v e n ta r io s d e
P r o d u c c i n

C u e n ta s P o r
C o b ra r

P r o d u c c io n e n p r o c e s o

7.3 Mtodos para Administrar los Recursos


PERIODO

TIPOS DE RECURSOS

MTODO DE ADMN

CORTO PLAZO
CORTO PLAZO

EFECTIVO
CAPITAL:

CAP. TRABAJO TOTAL

FLUJO DE CAJA
ROTACIONES

CORTO PLAZO

CAPITAL:

CAP. TRABAJO NETO

ESTADO DE CAMBIOS

LARGO PLAZO

CAPITAL DE INVERSIN

TCNICAS DE PRES. DE
CAPITAL

7.3.1 Flujo de Efectivo


La importancia de los flujos de efectivo se relaciona con el efectivo real que la empresa genera o paga. Solo es
posible utilizar dinero en efectivo para adquirir activos y efectuar pagos. Por contraste, el sistema contable se
enfoca en principio en la correlacin histrica entre los ingresos y los gastos, con base en los costos de una
empresa. Cuyo resultado es una figura de ingresos mnimos. Pero muchas veces las ganancias contables son
desorientadoras porque no reflejan los flujos de entrada y salida de efectivo a la empresa.
ESTADO DE RESULTADOS
VENTAS CONTADO
COSTOS Y GASTOS
EXC. DEPRECIACIN
DEPRECIACIN
UTILIDAD ANTES IMPTOS
IMPTOS (35%)
UTILIDAD NETA
MAS:
DEPRECIACIN
FLUJO NETO DE EFECTIVO

FLUJO DE EFECTIVO

$750
(525)

$ 750
( 525)

(75)
$150
53
$97

$225
53
$172

75
$172

0.00
$172__

7.3.2 Estado de Cambios en la Situacin Financiera en Base a Capital de Trabajo


Para su formulacin se parte de un estado de posicin financiera comparativo y se determinan cuales son los
recursos generados y los aplicados de un perodo a otro, enfatizando el efecto neto en el capital de trabajo de la
empresa.
Estado de Posicin Financiera Comparativo
CUENTAS

AO 2

AO 1

ACTIVOS
EFECTIVO
CTAS POR COBRAR
INVENTARIOS
ACTIVO FIJO NETO

$ 10
375
615
1,000

$80
315
415
870

PASIVOS
CUENTAS POR PAGAR
DEUDA LARGO PLAZO

310
754

220
580

CAPITAL
CAPITAL SOCIAL
UTILIDADES RETENIDAS

130
766

130
710

Estado de Cambios en la Situacin Financiera en Base al Capital de Trabajo


Capital de Trabajo Inicial

$ 590

Capital de Trabajo Final

690

Aumento al Capital de Trabajo

100

Recursos Provenientes De:


Utilidad del Ejercicio
Prestamos a Largo Plazo
Total de Recursos

$ 56
174
=

Aplicacin de Recursos:
Inversin en Activos Fijos

130

Aumento de Capital de Trabajo:

$100

$ 230

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8.- Administracin de Riesgos.


8.1.- Que es un riesgo de negocio?
Es el impacto y la probabilidad de que una amenaza pueda afecta adversamente la capacidad de una
organizacin en lograr sus estrategias y objetivos de negocio. Por lo tanto, toda actividad comercial, toda
oportunidad y todo cambio en el ambiente conllevan un cierto grado de incertidumbre.
Riesgos externos:
- Acciones de nuestros competidores.
- Decisiones de nuestros clientes.
- Implantacin de nuevas leyes.
- Acciones de nuestros proveedores
- Incremento desmedido de la inflacin
- Alza en las tasas de intereses
- Decremento en la demanda de mercado
- Devaluacin de la moneda
- Terremotos
- Terrorismo
Riesgos Internos
- Cambios constantes en los procesos operativos
- Capital humano insatisfecho
- Descubrimiento de Fraudes
- Falta de Flujo de efectivo
- Toma de decisiones inadecuadas
8.2.- Riesgo de competencia. Para evitar este riesgo de competencia es necesario establecer ventajas
competitivas sobre la compaa y garantizar su monitoreo y cumplimiento, incluyendo:
El lanzamiento de nuevos productos.
El establecimiento de la mejora en la calidad.
El incremento de la productividad
La disminucin de los costos
La Reconfiguracin de la cadena de valor
8.3.- Riesgo de disponibilidad de capital.- Para evitar este riesgo debemos garantizar el acceso al financiamiento
para su crecimiento en el momento deseado o para aprovechar las oportunidades de crecimiento del mercado.
8.4.- Riesgo de mercados financieros. Para vigilar este riesgo es necesario estar informado de los diferentes
instrumentos financieros, las instituciones que los ofrecen, las tasas de intereses que prevalecen y dems
condiciones de pago.
8.5.- Dominar el riesgo para crear valor.- Es necesario identificar y dominar todos los riesgos importantes,
principalmente el de la creacin de valor, el cual va a permitir alcanzar los objetivos del negocio, para lo cual es
necesario: identificarlo, entenderlo (visin clara) y corregirlo, tomando la mejor alternativa, para implementar
una buen proceso en la Creacin de Valor.

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9).- Conciliacin Bancaria.

No puede ser cierto!


Todo el dinero que recibe una empresa se registra en la seccin de los ingresos del Diario de Caja, mientras
que todo el dinero que se paga se registra en la seccin de los egresos.
Estos diarios reflejan todas las transacciones (depsitos y retiros) que se procesan a travs de la cuenta bancaria
de la empresa.
Estas transacciones tambin se registran en el banco y aparecern en los estados de cuenta bancarios emitidos
por ellos y que nos envan al final de cada mes
El estado de cuenta puede utilizarse para re-checar la contabilidad de la empresa, a travs de un proceso
llamado Conciliacin bancaria.
Al final de cada mes, los registros que nos lleva el banco los comparamos contra el registro de la empresa,
dndole a sta la confianza de que su contabilidad esta correcta.
COMPLETANDO LA CONCILIACIN
El primer paso es definir lo que el Saldo bancario debe decir de acuerdo con los registros de la empresa.
Empiece conciliando el saldo del estado de cuenta al final del mes anterior, sume los depsitos que se realizaron
durante el mes y reste los retiros para obtener el Saldo al final del presente mes.
Usando el trmino contable depsito es igual a todo el dinero que ingres en el Diario de Caja, mientras que
retiro significa el total de la cantidad pagada y registrada en el Diario de Caja.
Para demostrar este procedimiento utilizaremos el Diario de Caja de Plomera El Prestigio, cuya frmula
correcta es:

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CALCULO AL FINAL DE MES DEL ESTADO DE CUENTA BANCARIO


Estado de cuenta bancaria al final del mes anterior
Suma: Total de ingresos del Diario de Caja

$1,500.00 (CR)
$5,625.00

Sub-total
Deduzca: Total de egresos del Diario de Caja
Saldo al final de este mes

$7,125.00
$4,861.70
$2,263.30 (CR)

El dinero que se tiene en el banco est representado como Crdito (CR).


El saldo es un crdito, sin embargo, algunas empresas operan con un sobregiro, es decir, la cuenta bancaria est
sobregirada, por lo tanto tienen deudas (DR).

En los casos de una cuenta sobregirada, los depsitos reducirn el sobregiro y los retiros lo incrementarn, la
frmula cambiara as:
CALCULO AL FINAL DE MES DEL ESTADO DE CUENTA BANCARIO CON SOBREGIRO
Estado de cuenta bancario al final del mes anterior
Menos: Total de ingresos del Diario de Caja

(sobregirada)

$1,500.00 (DR)
$5,625.00

Sub-total

$4,125.00

(Note que la cuenta es tericamente de $4,125.00 (CR) se revierte el saldo a crdito)


Sume: Total de egresos del Diario de Caja
(La cuenta ahora est sobregirada)
Saldo al final de este mes

+
(sobregirada)

$4,861.70
$ 736.70 (DR)

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PLOMERIA EL
PRESTIGIO
DIARIO
DE
- EGRESO
EGRESO
--Abri
Abri
CAJA
SS
l l
Fech
a

Fech
a

Detal
Detal
N
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o. o.

Ch
.

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Che
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. Cantida
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d

Compr
Com
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pr
as
Inventari
Invent
o.
.

N
mi
n
Nmin
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Publi
Publicida
ci
dad
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y
prop
propagan
.
da

Trans
p
orte
Transport
es

Telf
o
nTelfon
oo

Agua
Agu
y ya
LuzLuz

Pap
Otro
Cargo
Cargo
el
s
er
Banc
s
s
Otro
a Papeler io Bancari
ar os
a
s
s

Total a utilizar para calcular el balance


bancario

Total a utilizar para calcular el saldo


bancario
PLOMERI A EL PRESTI GI O
DI ARI O DE CAJ A- I NGRESOS--Ab
ril

FECHA

Detalle

Reci
-bo
No.

DEUDOR
Cantidad

Factura
No.

Otros
Recibos

Cantidad
I ngresada

Total a ser utilizado


para calcular el
balance del estado
de cuenta bancario

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Esto parece un poco ms complicado, pero est claro, si aplica la lgica


Una vez que se ha establecido el saldo bancario de acuerdo con los registros de la empresa, el empresario
deber hacer referencia al estado de cuenta bancario para ver si concuerdan. Desafortunadamente rara vez lo
hacen, por dos razones principales:
Los cheques registrados en los egresos del Diario de Caja pueden no haber sido cobrados por el beneficiario
en el banco.
Los depsitos hechos el ltimo da del mes, si se realizaron despus de la hora laborable, no aparecern en el
estado de cuenta bancario sino hasta el da hbil siguiente.
Los registros bancarios rara vez estn al da.
El proceso de conciliacin es para actualizar el saldo bancario incluyendo en nuestra contabilidad las
transacciones hechas por el banco que todava no se registran, y luego revisar que concilie con los registros de
la empresa.
El Saldo en el estado de cuenta de plomera El Prestigio no concuerda con el clculo bancario al final de mes,
por lo que debe conciliarse.

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La nica manera de determinar que transacciones faltan en el estado de cuenta bancario es comparar cada
registro (importe) en l, contra los registrados por la empresa.
Este proceso de comparacin de cifras se llama: mtodo de eliminacin.
1. Compare la columna de Crditos del estado de cuenta bancario, que refleja los depsitos hechos a la
cuenta, contra los ingresos registrados en el Diario de Caja.
Vea que importes coinciden, cuidando de marcarlos tanto en el diario como en el estado de cuenta. El estado de
cuenta debe quedar completamente marcado.
Por el momento ignore los registros contables que no se marcaron en el diario.
Consejo contable:
Pueden parecerle inusuales los crditos en el estado de cuenta bancario, como crditos por intereses
depositados por el banco mismo. Usualmente el banco notifica a sus clientes cualquier cobro inusual que le
haga para que su contabilidad pueda actualizarse. Si existen cobros que le hizo el banco que todava no
registra en el Diario de Caja, hgalo en esta etapa y complete el proceso de marcado.
No olvide ajustar la lnea final de ingresos del Diario de Caja
2. Compare la columna de Dbito del estado de cuenta bancario que refleja todos los retiros que se realizaron
de la cuenta, con los egresos del Diario de Caja.
Verifique que las cantidades concuerden con el nmero de cheque. Marque los importes que coincidan en
ambos documentos. Recuerde que el estado de cuenta bancario debe quedar completamente marcado.
Por el momento ignore los registros contables que no se marcaron en el diario.
Consejo Contable:
Cuado complete el Diario de Caja, si el empresario no ha anotado todas las salidas por cualquier deuda que
aparezca en el estado bancario (como pagos a prestamos, retiros, cargos bancarios, etc.) este proceso de
marcado los pondr en evidencia, adalos al Diario de Caja y complete el proceso de marcado.
No olvide ajustar la lnea final de egresos en el Diario de Caja.
Cuando complete este proceso, todos los depsitos del estado de cuenta bancario deben estar marcados para
saber que se han cotejado contra los registros.
Consejo contable:
Para facilitar el proceso de cotejar, siempre trabaje del estado de cuenta a su registro, y no al revs. Los
registros en el estado de cuenta bancario no estn ordenados por nmero de cheque, pero sus registros si lo
estn, haciendo ms fcil que encuentre la entrada.

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Ahora revise el Diario de Caja y tome nota de todas las entradas que no marc, que son los depsitos que
todava no aparecen en el estado de cuenta bancario, y los cheques que an no han sido cobrados. Estas entradas
son importantes y se utilizarn para ajustar el estado de cuenta bancario como sigue:

CONCILIACIN BANCARIA AL 30 DE ABRIL DE 2004


Saldo bancario como aparece en el estado de cuenta (al fin del mes)
Sume: Depsitos no acreditados
Entradas no marcadas en los ingresos del Diario de Caja (deposito del 30/4)
Sub-total

$ 13.25 CR
$ 2500.00
$ 2513.25 CR

Menos: Cheques an no cobrados


(Entradas no marcadas en los egresos del Diario de Caja)
Cheque Numero
Cantidad
466
234.20
469
15.75
$ 249.95
Ajuste del estado de cuenta bancario (debe concordar con el estado de cuenta calculado) $ 2263.30 CR
Si el estado de cuenta bancario muestra un sobregiro, el ajuste es a la inversa. Esto es, los depsitos no
marcados reducirn el sobregiro y los cheques no marcados lo incrementarn.
La conciliacin bancaria mensual debe mantenerse como un registro permanente en una pgina del Diario de
Caja.
Consejo Contable:
El proceso de eliminaciones se facilita si se utilizan conciliaciones anteriores. Las entradas extraordinarias
pueden revisarse en el estado de cuenta bancario al inicio del proceso de conciliacin, eliminando la necesidad
de revisar el Diario de Caja, buscando entradas anteriores al mes en curso. Si estas entradas no aparecen en el
estado de cuenta bancario, deben trasladarse a la conciliacin bancaria del mes en curso.
Frecuentemente hay entradas en el estado de cuenta bancario que se relacionan a meses anteriores del Diario de
Caja. Por ejemplo, una entrada extraordinaria identificada en la conciliacin del mes de abril probablemente
aparezca en el estado de cuenta de mayo. Cuando complete el proceso de eliminacin al final de mayo, el
empresario deber referirse a la conciliacin de Abril que enumera todas las entradas de ese mes. Esto se facilita
buscando directamente en las pginas del diario.

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RESUMEN DE LA CONCILIACIN BANCARIA


1. Utilizando los totales del Diario de Caja y del estado de cuenta bancario conciliado el mes anterior, calcular
el saldo bancario al final del mes.
2. Trabajando a partir del estado de cuenta bancario, marque las transacciones en este y en el Diario de Caja,
cuidando de marcar cada entrada en ambos documentos. Al final, todas las entradas en el estado de cuenta
bancario deben estar marcadas.
3. Revise el Diario de Caja para obtener un listado de las entradas no marcadas (deudas no acreditadas, cheques
no cobrados)
4. Ajuste el estado de cuenta bancario con las cifras que obtuvo en el punto nmero 3.
5. Asegrese que el resultado del punto (4) sea igual al resultado obtenido en el punto (1)

SI NO CUADRA
Con frecuencia cometemos errores, lo que sucede con los mejores contadores. De hecho, se dice que los
mejores contadores no necesariamente son aquellos que no comenten errores, sino los que pueden encontrar
esos errores rpidamente.
Si el estado de cuenta bancario ajustado no cuadra con sus registros, vuelva a repetir toda la operacin en el
siguiente orden:
1. Primero identifique por cunto difieren las cantidades, exactamente.
2. Revise la conciliacin, el estado de cuenta y el Diario de Caja para buscar esa cantidad. Tal vez simplemente
salte a la vista y el error se haga aparente.
3. Revise todas las sumas y restas del proceso de conciliacin.
4. Revise que cada entrada del estado de cuenta bancario est marcado y que las deudas y crditos reportadas
por el banco se encuentren ingresadas en el Diario de Caja.
5. Revise que las entradas extraordinarias no se hayan omitido en el Diario.
6. Revise que los totales del Diario de Caja estn correctos y que se hayan ajustado si hubo necesidad.
7. Revise que la eliminacin del Diario de Caja no tiene errores aritmticos. Si ningn error se encontr hasta
este punto, entonces la cosa se pone ms difcil.

21

8. Repita el proceso de eliminacin utilizando una pluma de color diferente, comparando las cantidades
cuidadosamente. Tal vez la cantidad anotada no era la correcta, por lo que el cheque que se ingres en el diario
como de $30.00 en realidad era por $30.65.
Algunas veces, las cifras pueden estar confundidas o invertidas, $357 por $375 (18 pesos de diferencia). En
estos casos se debe revisar cuidadosamente si los registros del banco o los suyos son los equivocados. La
mayora de las veces, son los de la empresa.
Conciliacin Bancaria al 31 de Mayo del 2004 (Su Primera Conciliacin).
Muchas empresas jams han hecho una conciliacin bancaria. De ah la dificultad de encontrar el punto de
partida, es decir, un saldo conciliado al principio del mes.
Pretendamos que debe elaborar su conciliacin bancaria del mes de mayo y usted, como pequeo empresario,
nunca ha realizado una antes.
Establezca un estado de cuenta bancario exacto para el final de Abril, como punto de partida. Utilizaremos los
libros de Plomera El Prestigio para demostrar este proceso.
De acuerdo con el Diario de Caja, el ltimo cheque emitido en abril fue el nmero 469. Por lo tanto, este cheque
y cualquier otro que lo preceda, podran aparecer en el estado de cuenta de mayo como entradas extraordinarias
en abril, si se hubiera hecho una conciliacin bancaria en ese mes. De igual manera, al revisar la eliminacin
para abril y mayo, deben revisarse todos los depsitos. El primer depsito de mayo es por $2,500 que tambin
pertenece a una entrada del diario de abril.

22

23

Marque las entradas del estado de cuenta de mayo. Entonces tome este estado de cuenta y ajstelo para llegar a
un nuevo saldo.
Saldo inicial de mayo
Sume: depsito de abril
Deduzca: Cheques de abril
466
469
Ajuste el saldo inicial de mayo

$ 13.25 CR
$ 2500.00
$ 234.20
15.75

$ 249.95
$ 2263.30 CR

Esta cifra ajustada se utilizar en la primera parte de la conciliacin para determinar el saldo bancario de
acuerdo con los registros de la empresa.
Sus registros
Saldo inicial
Sume: total de ingresos en Diario de Caja de Mayo
Sub-total
Reste: total de egresos en Diario de Caja de Mayo
Saldo al final de Mayo

$ 2263.30 CR
$ 6750.00
$ 9013.30
$ 7540.00
$ 1473.30 CR

Despus proceda con el proceso de eliminacin normal marcando los registros del banco contra los suyos.
Ignore las entradas en el estado de cuenta bancario que se han circulado. Despus complete la segunda parte de
la conciliacin actualizando el cierre del saldo bancario de mayo con las entradas extraordinarias encontradas.
La conciliacin de mayo debe ser entonces exacta; si no es as, revise el ajuste del Saldo inicial nuevamente.
Cada entrada en el estado de cuenta bancario de mayo debe estar o circulada (aparece en el ajuste del clculo
del saldo inicial) o marcada (aparece en una de las entradas del Diario de Caja).
Una vez corregida esta primera conciliacin, el proceso ser mucho ms sencillo con cada mes que pase.
MANEJO DE CHEQUES RECHAZADOS
Ocasionalmente, los cheques depositados pueden ser rechazados por el banco, lo que significa que el banco se
ha rehusado a pagarlo.
Esto puede darse por diversas razones: falta de fondos es la ms comn, pero algunas veces puede ser porque el
cheque lleva errores.
Si esto sucede, el banco cobrar una cantidad directamente sobre la cuenta y notificar la causa del rechazo.
Para recobrar la cantidad, debe tratar directamente con el cliente. Cuando esto sucede, los registros deben
ajustarse. La cantidad aparecer como deuda en el estado bancario.
El registro puede hacerse con tinta roja, o entre parntesis, para mostrar el efecto negativo sobre el total. Una
vez que la situacin con el cheque se regularice, las entradas del Diario de Caja debern volver a modificarse.

24

Cuando la empresa tiene cheques rechazados (Esto tal vez nunca pase en su empresa)
Si esto llegara a suceder y el banco se rehsa a pagar un cheque de su empresa, puede hacer dos cosas:
Si el cheque no se ha registrado (ingresado) en el Diario de Caja, antele la leyenda CANCELADO;
Si el cheque ya se registr, escriba una entrada contraria (ingreso) en tinta roja o entre parntesis para cancelar
su efecto.

25

Nuevamente, es irrelevante hacer la entrada inversa ms adelante ese mes. El banco cobrar un cargo por los
cheques rechazados, propios o de un cliente. Esto aparecer en el estado de cuenta bancario y deber incluirse
en el Diario de Caja como un cargo bancario.
Ejercicio 1
Pruebe su entendimiento de esta seccin completando una conciliacin bancaria para Plomera El Prestigio al
31 de mayo. Use la conciliacin mostrada para el mes de abril como se presenta a continuacin.

CONCILIACIN BANCARIA AL 30 DE ABRIL


Su registro contable
Saldo conciliado al final del mes anterior
Sume: Total de ingresos en el Diario de Caja
Deduzca: Total de egresos en el Diario de Caja
= Saldo

$ 1500.00 CR
$ 5625.00
$ 4861.70
$ 2263.30 CR (a)

Reportes bancarios
Saldo del estado de cuenta
Suma: Depsitos an no acreditados:
Subtotal

$ 13.25 CR
$ 2500.00
$ 2513.25

Deduzca: Cheques no cobrados:


No
466
469
= Saldo bancario ajustado

Cantidad
234.20
15.75
$ 249.95
$ 2263.30 CR (b)

a) Debe ser igual a (b)

26

10).- Financiamiento para la Empresa

Esta seccin cubrir la manera como se financian las empresas estimando la cantidad de fondos que necesitarn
para:
Iniciar un nuevo negocio
Adquirir un negocio existente
Expandir el negocio existente

PARA QU SE NECESI TAN LOS FONDOS


ACTI VOS FI J OS
CAPI TAL DE TRABAJ O
GASTOS DE PROMOCI N Y
PREPAGOS

FINANCI AMI EN
TO NECESARI O
PARA

GASTOS PERSONALES DEL


DUEO DURANTE EL PERI ODO
I NI CI AL

Este diagrama resume para qu se necesita el financiamiento tanto en un nuevo negocio como en uno ya
existente.
La necesidad de activos fijos y capital de trabajo se han explicado con anterioridad, pero en las etapas iniciales
de operacin o adquisicin de un negocio, hay otros gastos que con frecuencia se subestiman. Esos son
usualmente gastos de una sola vez, en los que se incurre cuando se inicia la operacin y no deben confundirse
con los gastos normales de operacin.

27

Por ejemplo, se deben financiar:


Los costos de diferentes tipos de promocin: en medios, dentro de la organizacin, etc.
Los costos asociados con los servicios de expertos como abogados, agentes inmobiliarios, contadores, etc.
Los prstamos asociados al inicio de operaciones
Los pre-pagos al gobierno y a otras organizaciones. Esto incluye telfono y adelantos de renta, cuotas de
registro e incorporacin, seguros, etc.
Es siempre una buena idea tener por lo menos tres meses de gastos personales cubiertos, con el fin de evitar
hacer retiros de capital de la empresa en sus inicios.
De hecho, no se debe retirar dinero de la empresa hasta que no se establezcan los ciclos de utilidad.
Para examinar los gastos de inicio de operaciones, revise el siguiente cuadro:
10.1 Cuadro de Gastos de Inicio de Operacin
- Telfono y renta pagados por adelantado
- Registro de propiedad y de incorporacin
- Primas de seguro pagadas por adelantado
- Suscripciones y cuotas en cmaras y asociaciones.
- Anuncios y sealizacin externa
- Publicidad
- Contabilidad y honorarios legales
- Gastos personales por tres meses
- Renta pagada por adelantado (un mes, dos meses, etc.)
- Prstamos
- Otros.

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28

11).- Iniciando un Nuevo Negocio

El capital requerido para iniciar un nuevo negocio depende de la vialidad del mismo y del nivel de ventas
necesario para obtener las utilidades deseadas.
El nivel de venta dicta la cantidad mnima de bienes. Se requerir un porcentaje de bienes ms alto para obtener
$100,000 de utilidad de lo que se necesita para obtener $50,000.
Para un comerciante, los niveles de inventario requeridos para los exhibidores tal vez sean mayores de los que
utilizara en un mostrador. Adems necesitar ms espacio, ms personal de ventas, etc.
Para ilustrar esto, utilizaremos las cifras de nuestro caso de estudio en viabilidad financiera. En la seccin
anterior determinamos que la siguiente posicin era necesaria para el logro de nuestros objetivos:
Concepto
Ventas requeridas
Menos costo de ventas
Utilidad Bruta

Por mes
$19,086
$13,169
$5,917

Por ao
$229,032
$158,032
$71,000

(La diferencia entre las ventas y la utilidad bruta requerida es el precio de los artculos vendidos)
Por cubrir:
Costos Operativos
Prstamos
Salario deseado del propietario y retorno de la inversin

$1,667
$1,250
$3,000

$20,000
$15,000
$36,000

11.1 Determinando los Activos Fijos Requeridos del Nuevo Negocio.


Cada empresa debe determinar la planta y equipo, mobiliario e infraestructura requerida para operar. La lista
vara de industria a industria, y sera imposible dar una lista general que aplique a todas las empresas.
Lo que es importante que haga, es una lista para investigar el costo de cada articulo, considerando equipo de
segunda mano y nuevo.

29

Con frecuencia los negocios que estn cerrando rematan el equipo a precios muy bajos, o tal vez ya posea algn
equipo, como un automvil.
Si est preparado para utilizar este equipo en la empresa, no necesita invertir dinero en l, pero el contador debe
transferir este activo a los libros de la nueva empresa.
Hemos elaborado un calendario para nuestro negocio. Ejemplo, mostrando las cantidades necesarias para la
compra de activos fijos por $20,000. Esto es a manera de ejemplo y no debe tomarse como un costo
representativo para alguna industria en particular. La cantidad necesaria para los activos fijos puede ser tan baja
como unos cuantos cientos de pesos, o tan alta como varios miles.
EMPEZANDO UN NUEVO NEGOCIO - LISTADO DE ACTIVOS FIJOS
Tipo de Activo (Describa en detalle)
Automvil
Caja registradora
Calculadora / impresora
Mobiliario de Oficina
Exhibidores y repisas porttiles
Exhibidores y repisas fijos
Artculos varios
TOTAL

Costo $
13,500
1,800
400
500
1,600
2,200
0
20,000

11.2 Determinando las Necesidades del Capital de Trabajo


El capital de trabajo es vital para el xito empresarial y se conforma por los activos actuales menos las
obligaciones actuales.
La cantidad necesaria depende del ciclo de efectivo de la empresa, que debe estar claramente identificado.
Para ser eficiente, una empresa debe tratar de operar con la cantidad mnima de capital de trabajo.
En trminos simples, el capital de trabajo significa los fondos disponibles para financiar las actividades diarias
de una empresa: adquirir inventario, pagar los gastos corrientes, extender crdito a clientes o deudores, etc.
El capital de trabajo es el dinero que se utiliza para comprar los Activos actuales y puede variar debido a las
obligaciones actuales (inversiones de corto plazo financiadas por prstamos de corto plazo).
Capital Neto de Trabajo = Activos actuales - obligaciones actuales
Activos actuales
- Obligaciones actuales
= Capital Neto de Trabajo

$150,000
50,000
$100,000

30

Si el negocio opera sobre una base de efectivo, y el inventario se mantiene slo por breves periodos de tiempo,
los requerimientos de capital de trabajo sern mnimos.
Ejemplo de un puesto de frutas:
El operador de un puesto de frutas, tendr menos efectivo que inventario por la maana, pero para la tarde, el
inventario se habr cambiado por efectivo, y a este se le aadir la ganancia.
As, tendr efectivo la maana siguiente para comprar ms inventario, adems de tener una ganancia en efectivo
para cubrir otros gastos. Sin embargo, hay pocos negocios en los cuales estas condiciones apliquen.
Una situacin comercial ms comn es una empresa que sigue un patrn.
El inventario se compra y se paga en 30 das (o menos)
El inventario se puede quedar sentado durante un tiempo antes de venderse (no produce dinero)
La venta puede hacerse a crdito, lo que resultara en una mayor tardanza antes de que el deudor pague sus
cuentas. Idealmente, la deuda se cubrir en los trminos del crdito, pero algunos clientes se tardan en pagar y,
si se les da la oportunidad, extendern los trminos de crdito a 45 o 60 das sin solicitar una extensin formal.
Durante el periodo entre la compra de inventario y la recepcin del pago de los deudores, la empresa debe
continuar pagando gastos corrientes, as como enfrentar el costo de los bienes que compr.
Para una empresa manufacturera podra haber una tardanza an mayor.
En este tipo de empresas, la materia prima puede estar almacenada por algn tiempo antes de que entre al
proceso de manufactura.
El proceso en s podra ser un proceso largo y los bienes, cuando estn terminados, podran mantenerse en
inventario por otro periodo de tiempo antes de que se venda.
Si la venta es a crdito, habr una nueva tardanza hasta que el pago del crdito se reciba. De hecho, puede haber
varios meses de retrazo entre el momento en el que se compra la materia prima y el momento en el que se recibe
el pago de los bienes.
11.2.1 Capital de trabajo
La clave para encontrar la cantidad de capital de trabajo requerida por una empresa, es un ciclo llamado el Ciclo
de Efectivo o el Ciclo de Operacin.
Este ciclo corresponde al periodo de tiempo que toma entre la primera vez que el efectivo se convierte en
materia prima o bienes o servicios, hasta que el pago por estos se recibe.
Es este ciclo de efectivo, este retraso en el tiempo, lo que crea la necesidad de tener capital de trabajo.
El ciclo es repetitivo, y cada ciclo genera un flujo de ingresos, incluso un margen de ganancia, que debe ser
suficiente para cubrir los gastos corrientes y los retiros que realice el propietario.

31

CI CLO DE EFECTIO DE UN NEGOCI O


FLUJ O DE
FONDOS

Pagar:
Acreedores, gastos corrientes,
retiros del propietario, impuestos,
intereses sobre prstamos, etc.

CAPITAL
INCIAL
Propietario
sy
terceros

+
UTILIDADES
RETENIDAS

DEUDORES

INVENTARIO

Entre ms corto sea el ciclo, mayor ser el nmero de veces que puede repetirse el mismo en un periodo de
tiempo, y mayor ser la utilidad y menor la cantidad de capital de trabajo requerido.
Por lo tanto, es importante tener una buena idea del ciclo de efectivo que aplique a su empresa y realizar un
esfuerzo para mantenerlo lo ms corto posible.
11.2.2 Venta de Inventarios:
Los comerciantes deben monitorear su inversin en inventario de manera especial.
El inventario comercial es aquel inventario que se compra para re-venderlo con una ganancia.
Si el inventario se vende rpidamente entonces el capital de trabajo se recupera rpidamente. A la inversa, si el
inventario no se mueve durante algn tiempo, es ms tardado recuperar el capital de trabajo para poder volverlo
a utilizar.
Es importante movilizar el inventario, o venderlo rpidamente y mantener un buen control de sus niveles.
11.2.3 Niveles de Inventarios
La industria manufacturera, y algunas empresas comerciales, deben monitorear sus niveles de:
- Los inventarios
- Las materias prima en proceso de produccin
- Los inventarios de bienes o artculos terminados.
11.2.4 Deudores:
La misma situacin ocurre con los deudores. Si estos no pagan a tiempo, entonces el capital de trabajo est
atado. Intentando mantener el nivel de deudas a un mnimo y asegurando que el pago se reciba a tiempo, el
capital de trabajo est disponible para otros propsitos.
Tanto los inventarios como los deudores afectan los requerimientos del capital de trabajo.

32

11.3 Calculando el Capital de Trabajo


El tamao del ciclo determina la cantidad de capital de trabajo necesaria, lo que se demuestra con un ejemplo:

1 MES

1 MES

Compra de inventario

Venta de inventario

SALIDA DE EFECTIVO

ENTRADA DE EFECTIVO
2 MESES

Pretenda que un negocio vende 10,000 en bienes al mes, que le cuestan $6,000 comprar. En promedio, el
inventario no se mueve durante dos meses antes de su venta. Los costos de operacin son de $2,000 mensuales.
Podemos calcular los requerimientos de capital de trabajo en una lnea de tiempo.
Esta empresa necesitar suficiente capital de trabajo para cubrir:
La compra inicial de dos meses de inventario

2 x $6,000 = $12,000.

Durante estos dos meses, las ventas en efectivo proporcionarn los fondos para remplazar el inventario y pagar
los gastos corrientes de la empresa. Si las ventas son de $10,000 al mes, cada mes este efectivo pagar por el
inventario de reemplazo ($6,000) los gastos de operacin ($2,000) y dejar $2,000 para cubrir los retiros del
propietario y otros gastos. El capital de trabajo central es de 12,000, y se reciclar una y otra vez.
11.3.1 Ventas a Crdito
Qu pasa si el inventario se vende a crdito? En lugar de recuperar inmediatamente el efectivo de salida, la
empresa deber continuar financiando sus costos hasta que reciba el efectivo de los deudores.
Si los deudores se difieren a crdito de 30 das, podra pasar otro mes ( al menos) dentro del ciclo de efectivo
En este caso la empresa necesitar suficiente capital de trabajo para financiar tres meses:
1 mes

1 mes

Compra de inventario

1 mes

1 mes

Venta de inventario

SALIDA DE EFECTI VO

ENTRADA DE EFECTIVO
3 MESES

33

La compra inicial de dos meses de inventario


Un mes de crdito a los clientes (deudores)
(Esto representa un mes adicional de:
Inventario
Gastos
Retiros del propietario

$12,000
$10,000
$6,000
$2,000
$2,000

Los cuales se pagarn mientras los deudores cubren su deuda)


Total del capital de trabajo

$22,000

11.3.2 Compra de inventarios a crdito


Por otro lado, si la empresa puede arreglar comprar su inventario a crdito, podra reducir el capital de trabajo.
Si los proveedores ofrecieran un crdito de 30 das, saldra efectivo un mes despus de la recepcin de los
bienes, reduciendo el ciclo de efectivo a dos meses.
1 mes

Recepcin de
inventario

1 mes

Pago de inventario

1 mes

1 mes

Venta de inventario

SALIDA DE EFECTIVO

ENTRADA DE EFECTIVO
2 MESES

Los $12,000 de nivel de inventario debern ser financiados parcialmente por uno de los crditos mensuales
($6,000).
En cualquier momento, la empresa requerir capital de trabajo neto suficiente para cubrir un mes de inventario
($6,000) y un mes de adeudos ($10,000) antes de que se reciba el efectivo.
11.3.3 Inventario con lento movimiento
Qu pasara si el ciclo se extiende, si el inventario no se mueve por un mes adicional, no hay crdito de
proveedores y los deudores se toman un mes ms para pagar? El ciclo tomara entonces 5 meses para
completarse: tres meses de inventario sin movimiento, y dos meses ms antes de que se cobren las deudas. La
empresa necesitar financiar tres meses de inventarios ($18,000) y dos meses de crdito a deudores ($20,000),
un total de $38,000, y este nuevo retraso tendr que incluirse en el sistema.

34

En las empresas manufactureras o de construccin, el ciclo de efectivo es mucho ms largo y las salidas de
efectivo ms grandes.
Asumiendo que una empresa de manufacturas requiere $4,000 en materia prima al mes para proveer a su
proceso productivo, que tiene un mes de duracin, con costos laborales de $6,000 al mes, costos fijos de $2,000
y ventas por $20,000 con 30 das de crdito, el ciclo de efectivo ser:
1 mes

1 mes
Compra de materia
prima

Materia prima
procesada y vendida

SALIDA DE EFECTIVO

Recepcin de efectivo

ENTRADA DE EFECTIVO
2 MESES

Si, por el contrario, la materia prima no se mueve por algn tiempo antes de entrar al proceso de manufactura y
los productos terminados tambin tardan en venderse, el ciclo se extendera, por lo que el ciclo sera:

1 mes

1 mes

Etapa 1: compra de 2 Materia prima


materia prima
entra a proceso de
produccin

1 mes

3 Materia prima
procesada

1 mes

4 Venta de
productos

5 Recepcin de
efectivo

ENTRADA DE EFECTIVO

SALIDA DE EFECTIVO
4 MESES

El ciclo puede reducirse obteniendo crdito para la compra de la materia prima. La poltica de justo a tiempo
de la empresa manufacturera minimiza los requerimientos de capital.
La materia prima se compra justo a tiempo para entrar al proceso de manufactura, los bienes finales se
completan justo a tiempo para ser vendidos. Los retrasos son mnimos y el uso del capital de trabajo es
eficiente.

35

11.4 Resumen
La falta de capital de trabajo es la mayor razn del fracaso de las empresas.
Lo que es un nivel satisfactorio de capital de trabajo para cualquier empresa, se basa exclusivamente en la
experiencia de esa empresa. Mientras que pueda:
- Adquirir el inventario o materia prima que requiere.
- Dar a sus clientes el crdito que solicitan.
- Pagar sus obligaciones antes de que venzan.
Es probable que no sea por falta de capital de trabajo; sin embargo, cuando no puede cumplir con las
condiciones anteriores, es casi seguro que sea por falta de capital de trabajo.
La mayora de las empresas experimentan una falta temporal de capital de trabajo. Sin embargo, cuando una
empresa experimenta una falta crnica de capital de trabajo, probablemente est sub-capitalizada.
La causa ms comn de sub-capitalizacin son fondos insuficientes o inversin insuficiente. Esto deja a la
empresa dependiente de los fondos provenientes de terceros.
Dado que las obligaciones actuales estn conformadas por acreedores y / o sobregiros bancarios, una empresa
sub-capitalizada corre el riesgo de estar en un punto de quiebre. Entonces, los acreedores insistirn en que se les
pague ms rpido, o incluso en reducir el crdito otorgado. Los bancos enviarn avisos de sobregiro solicitando
cubrir el adeudo a la brevedad, ya sea por el monto sobregirado o por la cantidad acreditada completa.
Adems de los peligros arriba mencionados, el capital de trabajo insuficiente es una fuente constante de
preocupacin que puede causar:
Reduccin de utilidades debido a la incapacidad de tomar ventaja de la cantidad de compras, o renuncia de
descuentos en efectivo.
Disposicin de inventario a precios poco competitivos con el fin de tener capital para pagar a los acreedores.
Prdida de produccin en manufacturas debido a compras de materia prima que tienen que retrasarse con el fin
de conservar fondos.

36

Ejercicio 20
Antes de continuar, compruebe su comprensin de esta seccin respondiendo a las siguientes preguntas:
1. Qu significa el trmino ciclo de efectivo y qu significado tener el capital de trabajo?
2. Cmo se comprueba si el capital de trabajo de una empresa es suficiente para sus necesidades?
3. Elabore una grfica de capital de trabajo de tres de sus pequeos clientes y:
(a) Obtenga las respuestas a las siguientes preguntas para producir una lnea de tiempo donde el efectivo
sale cuando se recibe efectivo.
Cunto tarda el inventario de materia prima para entrar al proceso de produccin y se vende?
Cunto tarda en promedio el proceso de produccin?
Cunto tardan los productos terminados para venderse?
Cunto tarda realmente el envo de facturas a los clientes?
Cunto tardan los deudores para pagar?
(a.1) Elabore la grfica de los ciclos utilizando los diagramas de este captulo como ejemplos.
(b) Calcule la cantidad de capital de trabajo que se requiere para cada negocio. Incluya estos ejemplos en su
portafolio de evidencias.

37

11.5 Determinando los niveles de inventario.


La mayora de las empresas requieren de productos terminados (ya sea para revenderlo), materia prima,
refacciones y partes. El nivel de inventario que se debe mantener debe relacionarse con los niveles de actividad
propuestos. En otras palabras, debe ser suficiente para cubrir las ventas esperadas, ni ms ni menos.
Un perfil de la industria o encuestas entre las empresas locales, le permitir al empresario conocer la tasa de
retorno del inventario. Esto es el nmero de veces que el inventario se vende en un ao.
Si una empresa tiene un promedio mensual de inventario de $20,000 y vende un total de $120,000 (a costo) al
ao, podramos decir que vende su inventario 6 (seis) veces al ao ($120,000 dividido entre $20,000).
Divida esta cifra de 12 (el nmero de meses de un ao) entre 6 y tendr el tiempo que el inventario no se mueve
antes de que se venda (en este caso dos meses).
Si remplazamos el inventario cuando se vende, estaramos contando con dos meses de inventario en cualquier
momento. Una empresa con un retorno de 4x remplazar su inventario cada 3 meses, y tendr 3 meses de
inventario en cualquier momento.
Asumamos que el promedio de retorno de inventario de la industria es de 6x. El anlisis de viabilidad dice que
debemos vender $158,032 del inventario a costo anualmente, o $13,169 mensual. El nivel de inventario que
tendramos en cualquier momento sera el equivalente a dos meses 2 x $13,169 = $26,338.
Un clculo rpido es el costo anual de las ventas dividido entre la tasa de retorno del inventario:
$158,032
6 = $26,338
Esta es la cantidad inicial de inventario requerida.
Hay disponibilidad de crdito comercial?
Si la empresa puede obtener un crdito comercial para comprar inventario, esto acortar el ciclo de efectivo y la
empresa podr evitar una salida de efectivo para compra de inventario.
Si la empresa obtuviera 30 das de crdito de su proveedor, un mes de inventario estara siempre a mano, a
crdito. Esto reducir los requerimientos de capital de trabajo.
11.6 Determinando el crdito a los clientes (Deudores)
Si la empresa compra y vende en efectivo, el trabajo de capital requerido sera tan slo el necesario para la
primera compra de inventario, cuando se reciba el efectivo de las ventas en efectivo ($19,086 al mes) se
cubrirn las nuevas necesidades de inventario, se pagarn gastos de operacin, prstamos, etc.
Si la empresa vende todo o en parte a crdito, entonces el ciclo de efectivo se extender como ya explicamos.
El tiempo que el crdito dure depender de sus trminos (7 das, 30 das, etc.). Un arreglo a 30 das atar todo el
capital de trabajo, mientras que un arreglo a 7 das atara slo un cuarto de la cantidad.
An las mejores polticas de crdito experimentan retraso en los pagos. Un crdito a 30 das se extiende a 45
das en promedio (1.5 meses), an cuando la firma sea muy eficiente en cobranza.

38

Supongamos que la empresa vende el 50% a crdito a 30 das. Una forma prudente de calcular los adeudos
sera:
50% de 19,086 X 1.5 mes =
Capital de trabajo total requerido
El capital de trabajo requerido para operar sera:
Compra inicial de inventario
Cantidad financiada a deudores
Menos crdito comercial obtenido
TOTAL

$ 14,315
$ 26,338
$ 14,315
( $13,169 )
$27,484

Capital total requerido


Asumamos que los costos de inicio de operaciones son $6,000. El capital requerido para iniciar la operacin de
la empresa sera:
Activos fijos
Capital de trabajo
Costos de inicio de operacin
TOTAL

$20,000
$27,484
$6,000
$53,484

11.7 Verificando los Clculos


La manera ms sencilla de verificar los requerimientos financieros es graficar el flujo de efectivo para los
primeros meses de operacin
11.8 Anlisis del Flujo de Efectivo

39

Ejercicio 21
Ricardo y Rita obtuvieron un perfil de la industria sobre el negocio que quieren abrir. El perfil dice que las
empresas de este tipo alcanzan una utilidad bruta de 40%, y un retorno de inventario de 8x. Han estimado que
un nivel de ventas de $250,000 anuales es lo que se requiere para cumplir sus objetivos, pero no estn seguros
sobre cuanto inventario necesitan para lograr esto.
Calcule el nivel de inventario requerido utilizando las estadsticas de la industria.

40

12).- Adquiriendo un Negocio Existente

Una manera popular de entrar al mundo empresarial es comprando un negocio existente. Esto tiene algunas
ventajas, las ms importantes son:
La informacin disponible de los registros de la empresa reduce la necesidad de especulacin sobre el
volumen de ventas y los mrgenes de ganancia
Existe disponible una historia de las cantidades y naturaleza de los costos en los que se incurre
Existe una clientela establecida
Los niveles de inventario ya estn determinados
El personal estar disponible para contratacin por el nuevo dueo
Algunos proveedores podran extender los trminos de los crditos al nuevo propietario, siempre y cuando
compruebe sus fuentes de financiamiento.
Adicionalmente, la cantidad de fondos requeridos ya est establecida, ya que el precio de compra se conoce. Sin
embargo, como se indica en la lista de verificacin que se presenta adelante, hay un nmero de cuestiones que
deben salvarse antes de conocer la verdadera posicin del negocio, y saber qu se obtuvo por el precio pagado
por este.
12.1.- Revisando el Negocio
Se ofrecen muchas empresas a la venta con un precio todo incluido (es decir, entrar y salir = entrada por
salida) (walk in-walk out or WIWO) o por un cierto precio que representa los activos fijos ms la valuacin. Es
esencial revisar perfectamente al negocio que se quiere adquirir antes de firmar la compra-venta.
12.2.- Informacin Detallada
En algunas economas, los vendedores requieren por ley proporcionar informacin detallada sobre el negocio
que desean vender, esta informacin incluye:
El nombre y direccin de la empresa y del vendedor
Detalles del arrendamiento
Detalles de la infraestructura
Declaracin del vendedor en relacin con los registros comerciales de la empresa

41

Declaracin de un contador pblico autorizado sobre los detalles financieros relevantes de los ltimos tres
aos fiscales, o del periodo durante el cual ha operado la empresa, si es menor a 3 aos (auditoria financiera),
que incluye: utilidad bruta, costos fijos, etc.
Detalles de los activos fijos que se venden con el negocio
Detalles de los activos de terceros (arrendamiento, hipoteca, etc.)
Valor estimado del inventario
Precio de mercado
Detalle de los empleados
Sin importar la legislacin, estos detalles los debera de conocer cualquier comprador antes de comprometerse.
Donde no existe legislacin que proteja al comprador es an ms importante que el mismo revise y busque
asesora legal y contable competente para realizar la compra.
Es aqu donde el consultor de pequeas empresas ser de gran valor para el cliente. Recuerde que toda la
informacin que le proporcione el vendedor deber ser considerada como un punto de partida para mayor
investigacin.
Los ejemplos tpicos que se encuentran en los documentos del vendedor son:
Incremento de los rditos y utilidades de la empresa.
Representaciones verbales de que el negocio necesita ms dinero de lo que se presenta en los Saldos.
Subestimacin de los gastos del vendedor incurridos al operar el negocio para mostrar utilidad ms alta.
Omisin de informacin relevante, tal como detalles de arrendamiento, lista de clientes, acciones judiciales
contra la propiedad, etc.
Estados financieros no firmados por un contador pblico acreditado, como se define en la legislacin
El consultor debe asegurarse que el vendedor cumple estrictamente con los requerimientos legales (de existir) y
proporcionar estados financieros completos. Evale los estados financieros para confirmar su veracidad y
realice los ajustes necesarios.
El vendedor inteligente tomar todas las precauciones como se indica en las secciones siguientes y utilizar la
lista de verificacin para contestar algunas preguntas importantes. El consultor de pequea empresa podr
referir a su cliente a otros profesionistas para asesorarlo.
Los documentos relacionados con la compra no deben firmarse hasta despus de que hayan sido verificados por
un abogado y su consistencia sea comprobada con el acuerdo del vendedor.
Podra negociarse el derecho de trabajar en la empresa por un periodo de tiempo para verificar el potencial de la
misma. Este derecho puede negociarse conjuntamente con una clusula de desempeo. Las condiciones
contractuales prevn estos derechos, y deber redactarlas un abogado para incluirlas en el contrato de compraventa.

42

12.3.- Verificacin de la tasa de retorno


La tasa de retorno debe estar sujeta a confirmacin por inspeccin del Diario de Caja, registros de venta,
facturas y / o estados de cuenta bancarios.
Un mtodo fcil de verificar el retorno es estudiar los pagos de los proveedores.
Es obvio que un negocio no puede vender ms de lo que est adquiriendo como proveedura. Esto aplica tanto
para todos (servicios, comercio y manufactura).
Es tambin til estudiar la relacin de ventas a crdito contra ventas en efectivo. La informacin obtenida debe
estar soportada por los estados financieros del vendedor.
En particular, estudie cualquier registro reciente y tenga cuidado con los negocios que no pueden probar su tasa
de retorno.
12.4.- Verificacin de las Utilidades
De considerarlo necesario, la cantidad de utilidad neta que le proporcione el vendedor debe contrastarse con una
copia de los estados financieros preparados para el pago de impuestos.
El vendedor no est legalmente obligado a proporcionarle copia de los recibos de pago de impuestos para que
sean revisados.
12.5.- Identificacin de los Gastos
Una lista de gastos se requiere como parte de la documentacin de compra-venta, que debe contrastar con los
estados financieros.
Al revisar los gastos, tenga en cuenta que es posible maquillar algunos de estos, para dar una apariencia de
obtencin de utilidad.
Por otro lado, observe los gastos registrados, pero que el vendedor no realiz. Un ejemplo de esto es el costo de
salarios por personal adicional.
Los dueos anteriores tal vez hayan tenido la ayuda de miembros de la familia, que no cobr un salario real.
Si est adquiriendo el negocio, a travs de un prstamo, recuerde que los pagos de dicho prstamo son una
proporcin de los nuevos gastos del mismo. Y tal vez el dueo anterior no incurra en este tipo de gastos.
12.6.- Verificacin de las Existencia y Condicin de los Activos
La siguiente lista debe hacerle ver que cualquier activo que se quede con usted, o las obligaciones asimiladas,
estn presentes y su valor real sea calculado.

43

12.6.1. Inventario y Trabajos en Proceso


Verifique la existencia y realice una inspeccin fsica de ellas. La base utilizada para valuar el inventario, ya sea
a costo o a precio de mercado, debe establecerse.
El inventario valuado a precio de mercado debe descontarse al precio antes de la compra.
Preste particular atencin a los bienes daados, obsoletos, de marcas poco conocidas o extranjeras, no
utilizables, etc. para saber si se han incluido en el valor del inventario.
Especficamente, revise el inventario a consignacin, que no se debe incluir en el inventario que est
adquiriendo. Cuide cualquier situacin de este tipo, especialmente cuando est realizando una compra del estilo
entrada por salida.
Antes de tomar posesin del negocio, el inventario debe revisarse o el nuevo dueo puede terminar con un
inventario inservible o daado.
12.6.2. Terreno, edificios, vehculos, planta y maquinaria, mobiliario, etc.
La existencia y condicin individual de los activos debe revisarse e inspeccionarse fsicamente. Si lo considera
deseable, puede contratar a un valuador independiente y solicitar comprobacin de la propiedad, ya que algunos
bienes pueden estar arrendados.
Cuando est utilizando equipo arrendado, asegrese que el arrendamiento quede incluido en el contrato, y
llegue a un acuerdo con el arrendatario antes de firmar.
Cualquier duda que tenga sobre la propiedad de un bien, debe ser aclarada por completo por el vendedor. En
particular debe evitar adquirir diferentes bienes en paquete ya que seguramente el precio de algunos de los
bienes estar por encima del valor real. Los bienes individuales deben tener una valoracin individual.
12.6.3. Deudores
Hablando en trminos generales, las deudas en libros de un negocio no deben adquirirse.
Cuando esto es inevitable, revise cuidadosamente los libros y las condiciones de dichos adeudos.
Si lo considera necesario, los deudores ms importantes deben contactarse y confirmar el monto del adeudo,
asegurndose que no quedan reclamos crediticios pendientes de finalizar.
Particularmente debe prestar atencin a las deudas de ms de tres meses, o a las vencidas.
Las cantidades mostradas por los deudores se pueden inflar fcilmente y convertirse en incobrables o darle mala
reputacin crediticia.

44

12.6.4. Acreedores
Como con los deudores, los acreedores tambin deben evitarse. Si asume esta responsabilidad, debe evaluar el
saldo de los proveedores ms reciente. Cualquier pago que no est al da debe descontarse. Las cuentas pueden
estar canceladas o pueden existir disputas y como resultado el proveedor dejar de surtirle, o demandar pronto
pago, etc.
Es muy raro que los deudores y los acreedores se incluyan en la venta. Legalmente, en propiedad individual o
asociacin, las deudas de las cuentas por cobrar son responsabilidad del propietario que incurri en ellas. La
situacin ms comn en la que se transfieren estos rubros al nuevo propietario es si el negocio estaba siendo
operando como una sociedad mercantil, y un cliente se hace cargo de ella.
Sin embargo en cualquier situacin, esto es muy peligroso. Separe su personalidad fsica de la moral, pero an
as el director o los accionistas son responsables de sus acciones. Adems de los problemas con las deudas, los
directivos actuales sern responsables por las acciones realizadas por la empresa en el pasado. A menos que
pueda asegurarse de la historia crediticia de la empresa, y no hay esqueletos en el clset, siempre es mejor
formar una nueva empresa y adquirir el negocio de la vieja empresa, ms que hacerse cargo de ella. En todo
caso, siempre busque asesora legal.

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12.6.5. Buena Fe (Buena Voluntad = Goodwill)


Buena Fe (Buena Voluntad = Goodwill) es, de hecho el pago por ingresos recurrentes y utilidades a futuro del
negocio. La buena voluntan no se establece en los libros de una empresa, a menos que la cantidad la pague el
comprador al vendedor.
Desde el punto de vista del comprador, la cantidad que se muestra como Buena Fe es la diferencia entre el valor
neto de los activos tangibles adquiridos y la cantidad real pagada al vendedor.
El valor neto de los activos tangibles se encuentra restando el valor total de los activos de la empresa menos
aquellos que son propiedad de terceros.
Por ejemplo, un negocio se ofrece a la venta e incluye:
Activos fijos
Inventarios (al costo)
Deudores

$18,000
$20,000
$ 5,000

Total de activos tangibles

$43,000

Sin embargo, se le ha pedido que asuma la responsabilidad por los acreedores que suman $12,000, por lo que
los activos tangibles adquiridos sumaran $31,000 ($43,000 menos $12,000).
Si el precio de venta es de $45,000, la Buena Fe (Buena Voluntad = Goodwill) representar $14,000, cuyo
importe se determina entre el precio de venta ($45,000) y el valor neto de los bienes tangibles adquiridos
($31,000).
Cunto es una cantidad justa de Buena Fe. En algunas industrias existe una frmula fija para calcularla, en otros
casos se aplica el siguiente mtodo:
La utilidad promedio de los tres a cinco aos anteriores, incluyendo el sueldo de los propietarios que
trabajaban en la empresa.
La Buena Fe se establece como un promedio de esta cantidad entre el nmero de aos.
Cualquiera que sea el mtodo que adopte para valuar la Buena Fe, el comprador debe asegurarse que la suma
que se paga no es exorbitante, y que puede recuperarse de las utilidades en un tiempo razonable
12.7.- Verificando el Contrato de Arrendamiento del local
El valor del arrendamiento depende de la seguridad que ofrezca el arrendador. Si el arrendamiento no se ofrece
por un periodo razonable de tiempo, ms la opcin de renovarse, el valor de la Buena Fe (Buena Voluntad =
Goodwill) se ver severamente disminuido. Antes de arrendar, debe estar dispuesto a buscar asesora
profesional sobre el tema.

46

12.8.- Lista 1 de Verificacin para Adquirir un Negocio Existente (Acuerdo del


precio de venta)
Antes de acceder a un precio, el comprador debe estar satisfecho con la posicin que est recibiendo, y revisar:
1. Verificacin de retorno

Registros de depsitos bancarios.


Facturas de proveedores.
Registros de ventas en efectivo.
Cuentas Incobrables.
Declaraciones de impuestos.
Estados financieros.

2. Verificacin de la utilidad

Declaraciones de impuestos.

3. Establecimiento de gastos
(Tipo e importe de gastos)

Recibos de acreedores.
Estados financieros.
Registro de pagos en efectivo.
Chequeras.

4. Existencia y condicin de los activos adquiridos


(1) Inventario.
Conteo fsico, cuidando los inventarios no vendibles o daados.
(2) Activos fijos.
Inspeccin fsica, valuacin y revisin de la propiedad.
(3) Deudores
Revisar saldos, cuidando cuentas malas.
(4) Acreedores
Inspeccionar estados financieros-Cuidar deudas antiguasPodra ejercerse disputa o accin legal.
(5) Buena Fe (Buena Voluntad = Goodwill).
(6) Arrendamientos.
12.9.- Estimacin de los Fondos Requeridos
Cuando la condicin de la empresa a la venta ha sido cuidadosamente examinada, el nuevo dueo est en
posicin de estimar exactamente qu fondos necesitar para hacerse cargo de la empresa. Obviamente, el precio
de compra ser la mayor parte de los fondos que requiera.
Derivado de la investigacin que realiz del negocio, el comprador estar en posicin de satisfacer su necesidad
de que el precio de compra representa buen valor por su dinero.
Si el comprador descubre debilidades en la empresa, estas deben discutirse con el vendedor y negociar un precio
ms bajo para cubrirlas.
El precio de venta de la empresa no es el nico factor que debe tomarse en cuenta cuando se estiman los fondos
que se requerirn. Existen otros factores a considerar, tales como:

Costos ocultos: que pueden sumar una cantidad importante. Incluyen permisos, impuestos,
arrendamientos, etc.

Costos iniciales del negocio: tales como registros de marca, nombre, contratacin de contadores,
contrato de electricidad, telfono, etc.

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Niveles de inventario: si estos niveles no son satisfactorios al realizar la compra, deben destinarse
fondos para remplazar el inventario.

Gastos de oficina: Reparaciones, mobiliario, etc. necesarios para equipar la oficina

Activos fijos: si existe equipo o activos que estn obsoletos o son inadecuados, se requerirn fondos
para remplazarlos

Gastos de expansin: mucha gente compra negocios quebrados a bajo precio para reconstruirlos. Debe
recordarse que el crecimiento y la expansin devoran los fondos que se requerirn, especialmente como capital
de trabajo para lograr el crecimiento de la empresa.
Utilice el siguiente resumen para estimar los fondos que se requerirn:
RESUMEN DE ESTIMACIN DE FONDOS REQUERIDOS
Precio de compra (Incluye Buena Fe (Buena Voluntad = Goodwill))
Precio de inicio de operaciones
Capital de trabajo
Adecuaciones a activos fijos
(Detalle)
........................................................ $
........................................................ $
........................................................ $
Ajustes al inventario
Fondos para expansin
TOTAL DE FONDOS REQUERIDOS

$
$
$
$

$
$
$

Como lo hicimos cuando tratamos el tema de iniciar un nuevo negocio, una grfica sealando el flujo de fondos
en un presupuesto de flujo de efectivo puede utilizarse para verificar los clculos. Es esencial que se revise dos
veces la cantidad de capital de trabajo requerido para determinar el ciclo de efectivo de la empresa. Si esta
vende a crdito, o est asumiendo la cobranza a los deudores, considere los retrasos en el flujo de efectivo.
Igualmente, si se asumen los pagos a los acreedores, debe tener recursos suficientes para remplazar el inventario
conforme se est vendiendo. Muchos empresarios no consideran la importancia del ciclo de efectivo y se
encuentran descapitalizados desde el principio de la operacin.

48

12.10.- Lista 2 de Verificacin para Adquirir Un Negocio


(La siguiente lista no es exhaustiva, pero se incluye para dar una idea de la variedad de temas que se deben
considerar al adquirir un negocio).
Estas son las etapas bsicas de precauciones a tomar dado que un asesor profesional debe ser capaz de dar una
asesora amplia, inteligente e informada sobre si es conveniente comprar o no comprar.
El comprador no debe dudar en buscar asesora profesional externa, en caso de requerirla o de dudas sobre
cualquier aspecto de la compra.
Checklist para Adquirir un negocio existente.
Lista de verificacin
- Cules son las verdaderas razones por las que el dueo actual desea vender?
- Ha solicitado a un valuador:
de la infraestructura, planta y equipo?
del trabajo en curso?
del inventario?
- El dueo actual del negocio es el dueo de todos los activos?
- La cantidad solicitada como Buena Fe (Buena Voluntad = Goodwill) es razonable?
- El comprador ha sido asesorado por
un consultor de pequeas empresas?
un contador?
una asociacin o cmara empresarial pertinente al negocio?
- Quin ser responsable por las deudas monetarios, obligaciones o contratos de la empresa?
- Consult a amistades competentes en materia de negocio para que revisen
el estado de la empresa?
- Se ha consultado a los clientes, proveedores, personal de la empresa?
- Existe informacin disponible que revele las cifras comerciales anteriores a la compra?
- Se ha consultado a un contador o a un abogado sobre
la exactitud de las cifras relacionadas con la empresa?
la comparacin de las cifras con otros negocios similares?
limitaciones al arrendamiento?
- Es un buen momento para comprar la empresa o hay tendencias estacionales que deben
considerarse?
- El negocio:
dar un salario razonable al propietario?
dar un retorno de inversin razonable?
ser capaz de cubrir los pagos a los prstamos requeridos para adquirirlo?
- Entiende el comprador, el negocio al que se est metiendo?
- Analiz la perspectiva del negocio en trminos de venta, rentabilidad y flujo de efectivo,
para los prximos dos o tres aos?
- Verifico el costo y la disponibilidad de financiamiento, en caso de requerirse?

SI
___

NO
___

___
___
___
___
___

___
___
___
___
___

___
___
___
___

___
___
___
___

___
___
___

___
___
___

___
___
___

___
___
___

___

___

___
___
___
___

___
___
___
___

___
___

___
___

49

Ejercicio 22
Considere que est adquiriendo una empresa y recibe las formas correspondientes de la Oficina de pequeas
empresas del Gobierno. Antes de acceder a un precio de venta para el negocio debe verificar la condicin de los
activos y las obligaciones. Nombre seis reas que deber revisar y qu buscar en cada una de ellas. Explique
qu aconsejara a su cliente para realizar este proceso.

50

13).- Expandiendo un Negocio Existente

La mayora de las empresas se enfrentan a la necesidad de fondos:


- Para expandirse en algn momento de su historia. Si un negocio a la baja es adquirido a precio ms bajo
necesitar de fuentes adicionales de financiamiento para crecer.
- Para aprovechar nuevas oportunidades de expansin del producto / servicio.
- Para crecer a la empresa y obtener mejores ganancias por su venta.
Con frecuencia, la naturaleza de la industria demanda que el negocio crezca rpidamente hasta un tamao dado
para que sea viable y competitivo.
Los negocios grandes pueden crear economas de escala que les permiten vender sus productos o servicios a un
precio ms bajo, mientras un negocio pequeo se ve forzado a vender ms caro y a salirse del mercado.
Con frecuencia, la expansin no es una decisin deliberada sino un proceso gradual, resultado del incremento
del las ventas. Los comerciantes han mejorado sus ventas, las empresas de servicio estn ms ocupadas, y
ninguno se da cuenta de que su negocio, de hecho, se ha expandido hasta que empiezan a experimentar
problemas de flujo de efectivo.
13.1.- Porqu un negocio exitoso presenta problemas de flujo de efectivo?.
Porque la expansin devora los fondos. Mientras ms grande sea un negocio, mayores sern sus necesidades de
capital.
Cuando hay crecimiento sin un incremento en el capital, el negocio experimentar problemas de liquidez, esto
es, la incapacidad de cumplir con sus obligaciones y compromisos conforme van venciendo
Ya sea que la expansin sea una decisin deliberada o un proceso gradual, hay dos puntos que deben
considerarse:
Qu incremento en los activos se necesita para mantener el nivel de actividad deseado?.
Qu recursos de capital estn disponibles para fondear estos activos?.

51

13.2.- Propsito de los Fondos de Expansin


Como sabemos, los fondos se utilizan para comprar activos.
Para la expansin no es diferente. Expandirse significa que los activos actuales (capital de trabajo) se van a
incrementar.
Regularmente, se requiere la compra de activos fijos tambin. Un incremento en las ventas requerir un
incremento en los niveles de inventario, que puede requerir un incremento en el nmero de estantes o del rea
de almacenaje.
En las industrias de servicio y manufacturera un incremento de actividad significa la adquisicin de maquinaria.
Es importante comprender los efectos totales de la expansin.
Los fondos para expansin se necesitan para adquirir:
ACTIVOS FIJOS
Muebles y accesorios, terreno y edificios, plantas y maquinaria
Vehculos, herramienta y equipo, etc.
Con frecuencia los activos son necesarios para expandir fsicamente las operaciones. La adquisicin de estos
causa un incremento en el capital total dedicado a activos no monetarios antes de la expansin
ACTIVOS MONETARIOS
Inventario, deudores, trabajos en proceso, materia prima, pre-pagos, etc.
Con frecuencia estos activos son necesarios para expandir la operacin y el retorno del capital de la empresa. La
adquisicin de estos activos causa un incremento en el nivel de capital de trabajo.
El monto total de fondos necesarios para la expansin debe determinarse con cargos a temas que en una
operacin normal, la empresa ya tendra resueltos.
No se olvide que la empresa puede ser capaz de fondear un incremento en su inventario o materia prima
recurriendo a mayor crdito de los proveedores. El calendario del capital de trabajo debe entonces ajustarse para
sealar los activos monetarios netos que se fondearan con los recursos de la propia empresa.
13.3.- Fuentes de Financiamiento para la Expansin.
Las fuentes de financiamiento para iniciar o expandir un negocio son las mismas:
Capital de inversionistas
Capital financiado por externos
Utilidades retenidas del negocio.
Muchas empresas intentan financiar su expansin de las utilidades retenidas. Este mtodo es usualmente muy
lento, y puede no generar los fondos que se requieren a tiempo para tomar ventaja de una oportunidad, ya que a
menudo, el negocio crece con mayor rapidez que sus utilidades.

52

Esto deja al empresario con la eleccin entre incrementar su inversin o endeudarse. Como dijimos
anteriormente, el capital de inversin es por mucho la fuente ms importante de fondeo para la pequea
empresa, no inicialmente, sino para la expansin, ya que en muchos casos el capital deudor no est disponible
por muchas razones: los bancos o las instituciones financieras pueden no prestar dinero a un pequeo
empresario porque:
Una nueva operacin se contempla con riesgos asociados, que son difciles de evaluar
La empresa que busca los fondos no es capaz de proporcionar seguridades satisfactorias de pago del crdito
La empresa no est produciendo utilidades suficientes
La empresa cuenta con prstamos adicionales que desbalancean su desempeo
Existen dudas sobre las habilidades gerenciales de los propietarios. Por ejemplo, tienen el equipo para manejar
la responsabilidad en reas de administracin y supervisin?
Cuando los prstamos no estn disponibles, la nica opcin es dejar pasar la oportunidad de expandirse o
incrementar la inversin de capital.
Si los dueos no pueden contribuir con el capital necesario para invertir, pueden verse forzados a incrementar el
nmero de acciones y compartir as la propiedad.
Para un inversionista individual esto puede significar asociarse.
Una sociedad existente, puede tener que incluir uno o ms socios. O puede significar que se solicite a los
inversionistas compren ms acciones u ofrecer estas a otros que actualmente no tienen inters en la empresa.
Sin embargo, muchos pequeos empresarios prefieren dejar pasar la oportunidad de expandirse antes que
permitir que extraos adquieran intereses en sus empresas como accionistas o inversionistas.
13.4.- La Expansin No Planeada
Si el negocio ha crecido, y est experimentando problemas de flujo de efectivo, es hora de tomar decisiones
sobre su posicin. Ms que proyectar el flujo de fondos de expansin a futuro, determine qu es lo que ya est
pasando.
Primero, del estado de resultados del periodo fiscal anterior determine en donde se encontraba el efectivo
entonces. Esto es, qu cantidades estaban atadas a los gastos fijos, a los activos fijos, y cunto se destin a las
obligaciones. Supongamos lo siguiente:
CONCEPTO
Activos no monetarios
Planta y maquinaria
mobiliario y accesorios
Activos monetarios
Inventario
Deudores
Efectivo y bancos
Obligaciones a corto plazo
Importe Total

IMPORTE

TOTAL

$15,000
$10,000

$25,000

$15,000
$ 5,000
$ 2,000

$22,000
$10,000
$57,000

53

A continuacin, determine el nivel actual de estos activos. Se han adquirido ms activos fijos durante el ao
fiscal? Cul es el saldo bancario, cunto deben los deudores? Finalmente, haga un balance completo para
determinar la cantidad actual de inventario.
Compare estas cifras con las que extrajo del ltimo estado de resultados. Esto le mostrar a dnde se fue el
dinero.
CONCEPTO
Activos no monetarios
Planta y maquinaria
mobiliario y accesorios
Activos monetarios
Inventario
Deudores
Efectivo y bancos

ANTERIOR
$15,000
$10,000
$15,000
$ 5,000
$ 2,000

Obligaciones a corto plazo

ANTERIOR

NUEVO

NUEVO

$25,000

20,000
10,000

30,000

$22,000

22,000
8,000
000

30,000

$10,000
$57,000

10,000

10,000
70,000

Este negocio ha incrementado su inversin en:


- Inventario
$7,000
- Deudores
$3,000
- Activos Fijos
$5,000
- Efectivo
(2,000)
13,000
Es obvio que el efectivo disponible en el banco es de $13,000, y su expansin se fonde de otro lado. Si
experimenta problemas de flujo de efectivo, lo ms seguro es que los fondos se hayan obtenido de incrementar
las obligaciones actuales. El prximo paso es determinar cunto debe el negocio en el corto plazo.
Si la expansin se fondeo incrementando los adeudos de la empresa y sobregirando la cuenta bancaria, la
presin para que estas dos obligaciones se alineen con los arreglos para expandir, ser la causa de las
dificultades en el flujo de efectivo.
Si el incremento de la actividad es permanente, la empresa debe buscar un arreglo permanente para allegarse
los fondos necesarios. Como dijimos anteriormente, el financiamiento de corto plazo NO debe usarse para
propsitos de largo plazo.
Podra ser que los adeudos, operados estrictamente a 30 das, proporcionen un fondeo adicional para que la
empresa compre ms al mes y puede arreglar una ampliacin en el lmite de crdito. Si asumimos que el nivel
de adeudo es de $14,000, el saldo es de $4,000 como adeudo, junto con el sobregiro en el banco de $5,000, debe
allegarse una fuente permanente de fondos a mediano o largo plazo para restaurar el saldo del capital de trabajo.
Lo ms importante es que el crecimiento sea controlado. Idealmente una empresa debe pasar alternativamente
de un ciclo de crecimiento a uno de consolidacin.

54

Un negocio que crece demasiado rpido, mucho ms que las utilidades que genera, y que la disponibilidad de
fondos a la que puede tener acceso, se dirige irremediablemente al desastre. La consecuente dependencia de
financiamiento a corto plazo significa que ser muy vulnerable, ya que necesitar protegerse de:
Decrementos en las ventas
Malos pagadores
Incrementos en las tasas de inters
Reducciones del lmite de sobregiro
Restricciones crediticias
Bancarrota
Las estadsticas muestras que es ms factible que una pequea empresa fracase por falta de efectivo que por
falta de utilidades. Para asegurar la supervivencia, un negocio debe mantener un nivel de inversin saludable,
adicionado con un adeudo de capital a mediano y largo plazo bien diseado. Cualquier financiamiento a corto
plazo debe ser pagado a su vencimiento.
Ejercicio 23
Un buen consejo de negocios reza: La expansin debe ser controlada.
Por qu?
Porqu no crecer tan rpido como sea posible?
Qu aconsejara sobre una propuesta de expansin?
Escriba un reporte sobre las ventajas y desventajas de su propuesta de expansin. Incluya este reporte en
su portafolio de evidencias.

55

14).- Tipos y Fuentes de Financiamiento

En la seccin anterior discutimos la necesidad de estimar por adelantado la cantidad de fondos que se van a
necesitar. Habiendo identificado un estimado y una vez hecho el clculo de cunto de esos recursos provendrn
del mismo negocio, el empresario debe enfrentar la decisin sobre dnde obtendr los recursos faltantes. Es
decir, decidir si el capital faltante vendr de capital de inversin o capital deudor.
Al buscar fondos externos a la empresa, el propietario debe tener en mente que de una u otra manera va a perder
algo de control de su empresa, Aceptando el financiamiento por participacin de terceros, ya sea como socios o
formando una empresa pblica de responsabilidad limitada, y emitiendo acciones, la empresa ha cedido
permanentemente el control. Si elige el endeudamiento es para financiarse, en la medida en la que el financiador
exija seguridades de pago (garantas colaterales) estar cediendo una parte proporcional del control de la
empresa de manera temporal. El desempeo de la empresa estar sujeto al escrutinio del financiador.
Adems de la prdida de control, los empresarios deben tener un inters sustancial de su propio negocio. Esto
dado que casi cualquier financiador desear saber cunto y en qu proporcin de los fondos totales, el
propietario es capaz de proveer de sus propios recursos.
Las instituciones financieras son conservadoras y prefieren pensar que no arriesgan nada ms all de lo que el
empresario est arriesgando.
Un punto adicional de los prstamos de dinero es que lo que se tenga que pagar, se har ms intereses. Por lo
tanto, el empresario debe tener mucho cuidado con la capacidad de la empresa para generar suficientes recursos
para cubrir el principal y los intereses del prstamo.
Cuando comparamos el financiamiento disponible, debemos comparar el costo total del prstamo, no
nicamente la tasa de inters. Trate de establecer:
La cantidad del prstamo y las cuotas.
Si el prstamo est sujeto a revisin de cuotas, y qu tan seguido.
Frecuencia del cargo de intereses.
Tasas de inters fijas o variables.
Costo de servicios y seguros (hipoteca, servicios notariales, etc.).
Esta es un rea donde el pequeo empresario puede ser de gran ayuda para desarrollar y mantener un portafolio
de financiadores y de costo de los prstamos. Todas estas cantidades pueden afectar la cantidad total a pagar.

56

Un capital menor y la revisin de cuotas pueden generar un inters ms alto. Las cuotas, especialmente las
bancarias, son negociables y con frecuencia dependen del tipo de garanta colateral ofrecida. Los crditos ms
baratos se aseguran con inmuebles como garanta colateral.
Ahora consideraremos algunos tipos de fondos que pueden obtenerse para financiar a la pequea empresa y ms
adelante consideraremos las diferentes fuentes de financiamiento donde estos estn disponibles.
14.1.- Tipos de Fondos
14.1.1 Crditos comerciales
Los crditos comerciales son una manera muy frecuente de adquirir fondos, principalmente para financiar
variaciones estacionales en los niveles comerciales de la empresa. El patrn del crdito comercial tradicional es
aquel en el que el proveedor le da a su cliente un crdito de 30 das. Cuando transcurre, se realiza el pago de los
bienes abastecidos, usualmente al final del mes siguiente a la entrega. Sin embargo, cuando un cliente tiene una
historia de pago satisfactorio, muchos proveedores extienden este crdito a 60 o 90 das.
El crdito comercial tiene mucho valor cuando se inicia un negocio. Suponiendo que usted pueda demostrar que
tiene un inters financiero sustancial en la empresa, y que posee evidencia convincente de sus capacidades para
generar utilidades, la mayora de los proveedores estn dispuestos a proporcionarle los primeros pedidos de
inventario con grandes facilidades de pago. Alternativamente, cuando el inventario es particularmente grande,
puede disponerse sobre la base de consignacin. Esto significa que los artculos no tienen que pagarse hasta que
usted logre venderlos. Adicionalmente, los proveedores de inventarios comerciales, los de activos fijos, pueden
tambin extenderle el crdito al inicio de su operacin.
Utilizar crditos comerciales tiene sus ventajas y desventajas. Una ventaja es que se puede disponer de
cantidades relativamente grandes de crdito con pocas formalidades y a bajo costo. Adicionalmente, es barato
ya que no se cargan intereses si las cuentas se pagan dentro de los lmites de tiempo estipulados. Sin embargo,
como se argument anteriormente, una desventaja de utilizar los crditos comerciales como una forma regular
de financiamientos es que puede causar dificultades en tiempos de dificultad econmica. Otra desventaja es la
que aparece cuando una empresa paga regularmente en 90 das sin la aprobacin de los proveedores. Esta forma
poco satisfactoria desde diversos puntos de vista, uno de los cuales es que el cliente adquiere una reputacin de
pagador tardo. Como consecuencia, cualquier intento futuro de adquirir prstamos ya sea de proveedores o de
instituciones financieras sera infructuoso.
14.1.2 Sobregiro
Uno de los medios ms conocidos para fondear a una pequea empresa es el sobregiro bancario de la lnea de
crdito. En esencia, esto no es ms que un arreglo con el banco mediante el cual el cliente puede sobregirar su
cuenta bancaria hasta cierto lmite. El lmite est invariablemente sujeto a periodos anuales. Sin embargo,
cuando existen restricciones crediticias, se puede revisar con mayor regularidad. Esta revisin puede resultar en
el incremento o decremento del lmite.
La cantidad sobregirada vara debido a las operaciones diarias de la cuenta. Esto es, la cantidad de sobregiro
aumentar cuando los cheques girados sobre la cuenta se cobren, y disminuir cuando se realicen depsitos.
Como se cargan intereses en el saldo extraordinario, el efectivo recibido reducir la cantidad de intereses a
pagar. Las tasas de inters bancarias por el sobregiro varan de acuerdo a diversos factores, incluyendo la
poltica financiera gubernamental o el monto sobregirado. Los bancos se reservan el derecho de variar las tasas
de inters de vez en cuando, por lo que la tasa de inters ser variable y no fija.

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Todos los sobregiros, independientemente de su naturaleza estn sujetos a la demanda de pago, aunque en
algunas ocasiones se puede llegar a un arreglo entre el banco y su cliente. Debido a esta caracterstica, los
sobregiros deben utilizarse slo como fuente de financiamiento a corto plazo y son particularmente tiles para
financiar necesidades estacionales de capital de trabajo.
Un negocio que constantemente recurre al sobregiro est en el lmite, y no utiliza las opciones de
financiamiento como debera hacerlo. Un sobregiro que no flucta es un modo caro de pedir prestado, sera
mejor transferir la deuda a un acuerdo de mediano plazo, tal como un prstamo a plazo fijo. Los sobregiros
acordados requieren comnmente de garantas colaterales. Como dijimos anteriormente, la forma ms aceptada
de la garanta colateral es una hipoteca sobre un bien inmueble.
14.1.3 Crdito a plazo fijo
Los crditos a plazo fijo se utilizan para financiamiento a mediano y largo plazo. Pueden utilizarse en el mbito
de un sistema de sobregiro como un adelanto completo. Tambin pueden negociarse separadamente. Los
crditos a plazo fijo usualmente se acuerdan por periodos de tres a diez aos y son recomendables para financiar
la adquisicin de activos no-monetarios o para comprar un negocio establecido. Tambin estn disponibles para
la compra de bienes inmuebles, en plazos hasta de 20 aos. El crdito a plazo fijo no es el mas adecuado para
incrementar el capital de trabajo, excepto si el incremento es de una naturaleza permanente..
Al igual que los sobregiros, los prstamos tambin requieren garantas colaterales o hipotecas de inmuebles.
Son la manera ms comn de endeudamiento de una pequea empresa y es la ms fcil de obtener.
Las caractersticas de los prstamos a plazo fijo, en general son:
La cantidad total del prstamo se entrega en una sola exhibicin una vez que este es aprobado.
La reduccin de la deuda debe hacerse en pagos de cantidades fijas en intervalos regulares.
La tasa de inters es variable, flucta con las tendencias del mercado. Algunos prestadores ofrecen una tasa
fija por un periodo introductorio antes de que el prstamo se cobre a tasa variable.
El inters se calcula en una base diaria, y se carga mensual o cuatrimestralmente a la cuenta de cheques de la
empresa.
Se requieren pagos regulares al principal. Se pueden hacer acuerdos para hacer pagos especiales fuera de
tiempo para reducir el saldo sin incurrir en recargos.
14.1.4 Crdito Puente
El crdito puente se utiliza para proporcionar financiamiento a corto plazo, usualmente unos pocos meses,
cuando los fondos no estn inmediatamente disponibles, pero se espera recibirlos en el futuro cercano. Un
ejemplo de esto sera un desarrollador inmobiliario que ha completado un proyecto y que est esperando que el
proyecto se venda. Obteniendo un crdito puente podr proseguir con otros proyectos o saldar cuentas
pendientes. Cuando recibe las utilidades de la venta del primer proyecto, estas se utilizan para pagar el crdito
puente.
Los crditos de este tipo son una variante del crdito a plazo fijo. La principal diferencia es el plazo de tiempo
del prstamo, y el pago que se realiza en una sola exhibicin y no en mensualidades. Las tasas de inters del
crdito puente tambin pueden ser ms altas que otras tasas.

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14.1.5 Papel comercial


Un papel comercial debe verse como un cheque post-fechado. Una empresa que necesita financiamiento emite
un papel en el que se acuerda pagar una suma dada de dinero en un tiempo especfico. La suma a pagar por el
emisor del papel es ms de lo que en realidad recibe. Esto se conoce como descuento en el papel y representa
el pago de un inters sobre los fondos adquiridos.
El papel comercial especifica su periodo de validez, el ms comn es de 30, 60 o 90 das. Actualmente los
papeles comerciales estn disponibles por periodos fijos de hasta 5 aos.
Por ejemplo, una empresa requiere $50,000 en capital de trabajo adicional para financiar un pico estacional. Al
acercarse a los banqueros, el negocio acepta emitir un papel comercial por $50,000 pero recibir slo $48,125.
Los $1,875 descontados representan el cargo por inters que se pagar de inmediato.
Al final de los tres meses, la empresa debe devolver el prstamo (re-comprar el papel) a $50,000. Los papeles
comerciales se utilizan para financiamiento a corto plazo, pero tambin se pueden utilizar como un componente
de financiamiento a mediano plazo. El costo del financiamiento de este tipo es usualmente tan competitivo
como las tasas de sobregiro bancarias. Debido a que la tasa de descuento se fija cuando se vende el papel, no se
ver afectada por cambios subsecuentes a las tasas de inters. Los pequeos empresarios pueden entonces
calcular exactamente el costo financiero de la transaccin.
14.1.6 Arrendamiento Financiero.
Arrendamiento es una forma especfica de financiamiento en donde la empresa arrendadora (el arrendador)
compra una planta o equipo requerido por un negocio especfico, y lo arrienda a ese negocio (arrendatario) por
una suma acordada. El arrendador conserva la propiedad legal de los bienes, mientras el negocio tiene posesin
y usufructo garantizados por el pago de una renta acordada durante un periodo especfico.
El arrendamiento vara en periodos desde 12 meses, sin embargo, la mayora de los acuerdos especifican por
escrito trminos de entre 3 y 5 aos. El plazo del acuerdo no puede exceder el plazo de vida estimado de los
bienes financiados. Como el arrendatario no es el dueo del bien, la empresa no puede hacer cargos por
depreciacin contra las utilidades. Sin embargo, la cantidad total de la renta del bien puede deducirse
fiscalmente.
Los pagos de la renta se calculan de acuerdo con varios factores:
Primero, el valor residual se establece. Este es el importe del bien tras la expiracin del arrendamiento. El resto
del precio de compra se amortiza durante el periodo del arrendamiento, se suman los intereses y se calculan los
pagos iguales a lo largo de todo el periodo de arrendamiento. Este debe estar conforme a las regulaciones
impositivas. El mantenimiento, las reparaciones, los seguros y los gastos similares son responsabilidad del
arrendatario.
Debido a las leyes impositivas, puede haber derechos automticos de compra del bien una vez que termin el
arrendamiento. La empresa puede adquirir el bien al final del periodo del arrendamiento, puede ofrecerse a
comprarlo a valor residual, o puede re-arrendarlo por un periodo adicional a una renta ms reducida, si la vida
del bien se extiende por un tiempo mayor al del arrendamiento inicial. Si ninguna de estas condiciones se
cumple, el bien deber ser devuelto al arrendador.

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Si el arrendatario desea terminar prematuramente el contrato puede hacerlo con el consentimiento del
arrendador y sujeto a la provisin de que el arrendador no pierda dinero por la terminacin anticipada de dicho
contrato.
Las ventajas del arrendamiento son:
Proporciona un financiamiento al 100%. No se requiere capital de salida, ni siquiera un enganche
No requiere garantas colaterales y por lo tanto la capacidad de crdito de la empresa no se afecta.
Las tasas de inters fueron mucho ms altas que las de los crditos, pero debido a la fuerte competencia entre
las instituciones financieras, las tasas actuales son muy razonables.
Las tasas de inters son fijas y los pagos son predeterminados por el plazo del arrendamiento. Esto permite
una planeacin de utilidades y de flujo de efectivo ms acertada.
Pueden existir beneficios fiscales (consulte con un contador)
Una de las preguntas ms importantes es si el negocio puede enfrentar los pagos del arrendamiento. El pago fijo
mensual debe cumplirse, a pesar de las circunstancias en las que se encuentre la empresa. Aunque el pago puede
ser fijo, los activos propiedad de la empresa pueden venderse fcilmente, en caso de ser necesario.
El arrendamiento es una alternativa de crdito. La primera consideracin al decidir si arrendamos o solicitamos
un crdito para financiar la compra de un bien es: Cul ser el resultado en el costo ms bajo despus de
impuestos. La cantidad completa del pago del arrendamiento es deducible de impuestos. Cuando tiene un
crdito slo los intereses pueden deducirse, pero al menos la empresa tiene la propiedad del bien y la
depreciacin tambin se puede deducir. La decisin de arrendar o comprar a crdito es mejor con el consejo y la
gua de un contador.
14.1.7 Vender y Sub-arrendar
Puede ser posible obtener financiamiento a travs de la venta y sub-arrendamiento de un bien. En este caso, la
empresa vende un activo de su propiedad y luego lo arrienda para liberar el capital atado a ese activo. La
propiedad de los bienes se transfiere al arrendador, pero la posesin y el usufructo no.
14.1.8 Contratar Prstamos para adquisiciones
En este caso, la empresa obtiene un bien para utilizarlo, pero inicialmente slo lo contrata. El contratante tiene
posesin y usufructo del bien, pero no su propiedad. Sin embargo, a diferencia del arrendamiento, la propiedad
pasa automticamente al contratante despus de haber cumplido con las condiciones del contrato.
Este tipo de prstamo implica hacer un depsito inicial (muchas veces bastante sustancial) y pagar cantidades
fijas en intervalos regulares sobre un periodo de tiempo que cubra el inters y el principal del costo del bien.
Estos contratos tienen tasas fijas de inters y este se aplica a lo largo de la duracin del contrato.
Si el contratante falla en un pago, el dueo tiene el derecho de reclamar el bien cubierto por el contrato, pero
debe permitir al contratante un periodo de gracia para realizar el pago. Si despus de este periodo no se realiza
el pago, el dueo puede vender el bien al mejor postor. El contratante ser responsable de cubrir cualquier
diferencia entre el precio de venta y la cantidad que se le debe al contratista.
An cuando la propiedad legal del bien se queda en el contratista, para cuestiones fiscales la empresa trata el
bien como si fuera de ella. Consecuentemente, se puede deducir impuestos por depreciacin, adems de los
intereses y costos del prstamo.

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14.1.9 Hipotecas
Las hipotecas aplican a los propietarios individuales, pero no a las empresas. Las empresas debern utilizar la
figura de los prstamos para contratacin de adquisiciones, al igual que los propietarios y sociedades cuando el
valor del contrato excede la cantidad predeterminada por el banco.
Existe una importante diferencia entre un prstamo para contratacin de adquisiciones y una hipoteca. En el
primer caso, el contratante no obtiene la propiedad del bien sino hasta que realiza el ltimo pago. En la
hipoteca, la persona que compra el bien a plazos se convierte en duea del mismo tan pronto como el bien es
entregado. A cambio, el financiador adquiere la hipoteca de los bienes como garanta colateral por el prstamo.
14.1.10 Prstamos personales
Los prstamos personales son los que estn disponibles para personas fsicas exclusivamente. Usualmente estn
disponibles para cuestiones personales o domsticas, tales como la compra de un automvil o remodelaciones
de casas.
Estos prstamos no estn diseados para fines empresariales, sin embargo, en algunos casos, es posible que un
empresario individual obtenga un prstamo personal para fines de negocios. Esto se hace a travs de la compra
de bienes especficos, tales como automviles. Los prstamos personales se establecen por un periodo
determinado, con pagos mensuales.
14.1.11 Factoraje
El factoraje implica vender el valor de las cuentas por cobrar de una empresa, con un descuento, para obtener
financiamiento. De esta manera la empresa recibe un pago por las ventas a crdito antes de lo que lo hara si
cobrara dichas cuentas en sus plazos normales, y recibe un retorno del capital de trabajo para continuar sus
operaciones. Es particularmente til par las empresas que experimentan un crecimiento rpido con los
inevitables problemas de flujo de efectivo. Se utiliza principalmente en la manufactura, las ventas al mayoreo y
los distribuidores. Los deudores son usualmente otras empresas. Se ofrece un crdito normal (30 o 60 das) y
luego se venden las facturas a una empresa de factoraje que se har cargo de la cobranza cuando el crdito se
venza. La empresa recibe el valor de la factura, menos una comisin (de aproximadamente 3%) en 24 horas.
14.2.- Fuentes de Financiamiento
Hemos resumido los principales tipos de financiamiento deudor disponibles para la pequea empresa. No
podemos slo decidir qu tipo de financiamiento es el ms apropiado a una situacin si no conocemos de dnde
se disponen esos fondos. Si bien la banca comercial es la fuente ms obvia y tal vez la primera opcin, existen
otras fuentes que pueden y deben considerarse. Como consultor de pequeas empresas, deber conocer a detalle
cules son esas fuentes y si estn disponibles en su economa. Entre ellas podemos incluir:
14.2.1. Banca comercial
Son la fuente ms importante de financiamiento a corto, mediano y largo plazo. La banca comercial ofrece una
variada cantidad de prstamos para diversos propsitos y usualmente tienen lineamientos y directrices muy
claros sobre el financiamiento que proporcionan.

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La mayora de las pequeas empresas tienen contacto con un banco en particular, incluso si slo lo utilizan para
la chequera o sobregiros. Los bancos comerciales tienen un papel muy importante para ellas.
Obviamente, este ser el primer lugar al que la pequea empresa acuda para buscar financiamiento. Los tipos de
financiamiento disponibles en un banco comercial incluyen facilidades de sobregiro, crditos a plazo fijo, papel
comercial, arrendamiento, crditos puente, prstamos personales e hipotecas. Invariablemente requerirn algn
tipo de garanta colateral para cubrir la cantidad del crdito, un margen sobre y por debajo de esa cantidad. El
objeto es salvaguardar al banco contra cualquier cada en el valor de la garanta colateral entre el momento en el
que entrega el prstamo y el momento en que este se liquida.
14.2.2 Empresas financieras
Existen para prestar dinero y sus actividades cubren la mayora de los tipos de financiamiento. Aplican a
personas fsicas y a pequeos negocios, con una base de mediano o corto plazo.
Muchas de estas empresas pertenecen o estn ligadas a un banco comercial, pero los requerimientos
relacionados al tipo y cantidad de garanta colateral necesarios para el prstamo son menores
14.2.3 Uniones de crdito y cajas de ahorro
Estas organizaciones existen para satisfacer los requerimientos financieros de sus miembros. Este hecho las
hace diferentes de otras instituciones financieras, sin embargo, proporcionan una amplia variedad de servicios
financieros a sus clientes, que usualmente son personas fsicas.
La cantidad y el tipo de fondos que se pueden obtener de esta fuente dependen de las reglas y polticas
particulares de la Unin o de la Caja. Como con otras instituciones financieras, usualmente tienen lineamientos
claros sobre los prstamos que pueden realizar. La diferencia en estas organizaciones es que se requiere una
membresa antes de considerar solicitar un crdito.
14.2.4 Financiamiento privado
El financiamiento puede estar disponible en otras fuentes que no son instituciones dedicadas a ello. Es frecuente
que sea la familia o los amigos, o los parientes, los que presten dinero para un negocio. A veces es mucho ms
til y fcil obtener el capital necesario a travs de ellos. Este tipo de financiamiento es flexible, tanto en los
intereses como en los trminos de pago. Cuando se usa esta fuente de financiamiento, el empresario debe estar
conciente de los riesgos. En principio el financiamiento puede parecer flexible, pero los malentendidos y los
conflictos no tardarn en llegar.
Los fondos proporcionados por un financiamiento privado tambin se pueden solicitar de regreso sin previo
aviso, en un momento en el que la empresa lo considere inoportuno. Si el financiador de pronto muere, los
herederos pueden solicitar los fondos. Por estas y otras razones, es necesario que los detalles de un
financiamiento privado se formalicen por escrito. Los trminos, el plazo, el calendario de pagos, la tasa de
inters, deben documentarse para proporcionar seguridad a la estructura financiera de la pequea empresa.
14.2.5 Otras fuentes de financiamiento
Hay muchas otras fuentes de financiamiento disponible para pequeas empresas. Esto no puede parecer obvio y
puede ser difcil contactar a las personas o instituciones indicadas. Entonces es necesario contratar a un agente
financiero para asegurarnos de haber considerado todas las fuentes posibles. Su trabajo es encontrar los fondos
necesarios en los trminos ms competitivos. Usualmente posee una red de contactos en la industria que le
proporcionan acceso e informacin a la que una persona comn puede no tener acceso.

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Otras fuentes de financiamiento incluyen:


Financieros
Banca mercantil
Mercado de dinero
Fondos de pensin
Capital de riesgo
Casas de bolsa
Mientras estas personas u organizaciones pueden no tener el financiamiento listo y a la mano, pueden ayudarle a
identificar a los individuos que pudieran ser inversionistas potenciales.

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15).- Solicitud de Financiamiento

Para la mayor parte de los tipos de financiamientos ser necesario hacer una solicitud a una institucin
financiera. De todas las instituciones financieras, la banca comercial es la fuente ms importante de
financiamiento, sin embargo, es comn escuchar la queja de que los bancos estn renuentes a prestar dinero a
las pequeas empresas y discriminan contra ellas en los trminos que ofrecen.
Los bancos, sin embargo, rechazan esta crtica argumentando que tienen paquetes crediticios hechos
especialmente para pequeas empresas. Los bancos estn de acuerdo con el hecho de su renuencia a prestar a
muchas pequeas empresas por los altos riesgos, pero tambin por lo mal presentadas que reciben las
propuestas y las solicitudes de estas empresas. Pareciera que las solicitudes de crdito se rechazan porque el
empresario no prepara su caso adecuadamente. Los bancos quieren informacin para poder evaluar el riesgo y
la propuesta financiera. Debe recordar que las instituciones financieras no necesariamente conocen a su
organizacin. Toman decisiones basndose exclusivamente en la informacin que poseen de ella, la que usted
les proporcion. Por ello, depende del empresario asegurarse que integr bien la informacin para que el banco
la tome con la mayor consideracin. Esta informacin, con una presentacin profesional y atractiva, puede
incrementar sus oportunidades para obtener un prstamo, siempre y cuando la propuesta sea valiosa.
Lo que las instituciones financieras ven cuando evalan una solicitud
Prospectos a futuro: son alcanzables, cul es la capacidad gerencial, qu confianza le tiene el propietario a la
empresa?
Propiedad: es el dueo propietario de una parte considerable de la inversin?
Ganancias: son las ganancias razonables comparada con otros en la industria? Son suficientes para pagar el
crdito?
Liquidez: tiene suficiente liquidez para enfrentar problemas comerciales y econmicos? Tiene una cantidad
adecuada de capital de trabajo?
Propsito del prstamo: es para un propsito vlido o para cubrir un error o falla? Pueden generarse fondos
con un manejo eficiente de los activos, de los niveles de inventario, etc.?
Seguridad: qu clase de garantas colaterales se ofrecen con el prstamo. Como dijimos anteriormente, se
prefieren bienes inmuebles. Esto no significa necesariamente la casa de la familia, puede recurrirse a un tercero
que proporcione la garanta colateral.
Note que para cada uno de estos factores, las instituciones financieras estn buscando evaluar la informacin
que se ha cubierto en este mdulo. No estn buscando informacin que no sea de utilidad para la administracin
eficiente de una pequea empresa y que indique que el empresario est operando de una manera adecuada y
eficiente.

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El consultor puede asesorar al empresario en la elaboracin de la solicitud de crdito y ayudarlo a prepararla


basndose en la identificacin de necesidades y en el plan de negocios. El consultor puede apoyar al empresario
para que presente una solicitud en los trminos ms favorables.
REQUISITOS DE UNA SOLICITUD (Formato sugerido)
a. Breve historia de la empresa.
b. Experiencia y antecedentes de los propietarios.
c. ltimos estados financieros.
d. Ultimo balance de prdidas y ganancias.
e. Breve resumen de la historia comercial y financiera de al menos los tres ltimos aos.
f. Anlisis de ventas y utilidades.
g. Deudores y detalle de los periodos extraordinarios.
h. Acreedores y antigedad de las deudas.
i. Valuacin de inventario.
j. Descripcin de activos y valores.
k. Financiamiento requerido y uso de los fondos.
l. Proyecciones de flujo de efectivo incluyendo los pagos del prstamo.

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16).- Contrato de Financiamiento


Cuando la cantidad de fondos requerida se ha especificado y el tipo apropiado y la fuente de financiamiento se
han acordado, es usual que sea necesario realizar un contrato de financiamiento. Este es siempre el caso para
obtener financiamiento de una fuente formal (banca comercial, etc.) Sin embargo, los contratos tambin son
importantes para obtener financiamiento privado, como se seal en su oportunidad.
Los contratos de financiamiento son documentos complejos y largos. Para la gente que desconoce el rea,
usualmente es imposible comprender en forma total las implicaciones de un contrato de financiamiento. Con
frecuencia el pequeo empresario se enfrenta a un contrato estndar elaborado por la fuente del
financiamiento. Como es estndar, la gente lo firma sin comprender a cabalidad sus implicaciones, lo que
ocasiona ms adelante dificultades ya que el contrato contena clusulas y condiciones que nunca se discutieron.
Si el contrato no es estndar es an ms importante que se comprenda cada una de las acciones e
implicaciones que en l se describen.
El consultor de pequea empresa debe referir a sus clientes con un contador o un abogado para recibir asesora
especializada requerida para comprender el contrato. Hay muchas condiciones diferentes en un contrato de
financiamiento, que el empresario debe conocer. Algunas de las ms importantes son:
Garantas Colaterales- qu bienes se estn ofreciendo como garantas colaterales y su valor.
Depsitoscantidad de los depsitos y calendario de pagos.
Plazotiempo de duracin del prstamo y posibilidades de extenderlo.
Retirostrminos y condiciones por la cual se puede retirar o dar por terminado el contrato.
Tasa de intersvariable o fija.
Clculo de los interesesel inters se calcula globalmente o se calcula de acuerdo al saldo insoluto.
Pagoscundo se vencen los pagos y qu cifra se tiene que cubrir.
Falta de pago- qu condiciones aplican si no se realiza un pago y bajo que situacin se puede requerir el bien.
Cargosotros cargos involucrados en el prstamo Propiedadquin es el dueo del bien financiado, y cuando se transfiere la propiedad al empresario.
Valor Residualsi el financiamiento es un arrendamiento cual es el valor residual de este.
Revisiones- cuando est sujeto a revisin el prstamo, hay cargos adicionales por las revisiones?.
Antes de firmar un contrato de financiamiento, asegrese de que su cliente entiende las condiciones. Si no
pueden explicrselas satisfactoriamente en la fuente de financiamiento, contrate a un asesor externo.

Ejercicio 24
Compruebe su comprensin de esta seccin respondiendo a las siguientes preguntas:
1. Nombre cuatro tipos de financiamiento a corto plazo
2. Nombre cuatro tipos de financiamiento a mediano y largo plazo
3. Nombre cuatro fuentes de financiamiento
4. En su papel de consultor asista a clientes para completar un contrato de financiamiento. Incluya dos ejemplos
de estos contratos en su portafolio de evidencias y explique por escrito 4 condiciones que el cliente necesit
estar al pendiente para cada uno de esos contratos.

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17).- Conclusin
En el rea de anlisis financiero y administracin financiera, la asesora adecuada y a tiempo puede ser la
diferencia entre el xito y el fracaso de una empresa. Como consultor, debe reconocer sus limitaciones en
trminos de habilidades y conocimientos financieros y no dudar en recomendar asesora especializada a sus
clientes si lo considera necesaria. Muchas pequeas empresas usan a sus contadores como servicios fiscales y
contables, pero nunca discuten con ellos sus planes y objetivos. An as, un contador profesional es la persona
mejor ubicada para asesorar a la empresa en el anlisis del desempeo y desarrollo de estrategias de mejora.

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18).- Glosario de Trminos


Aquellos a los que la empresa debe dinero por bienes y servicios comprados a
crdito.
Activos
Bienes que la empresa posee o que se le deben.
Activos que se van a convertir en dinero, o se van a utilizar hasta que se acaben, por
Activos monetarios
una empresa con un ciclo de operacin normal (generalmente un ao).
Activos fijos
Activos que no se van a convertir en dinero o que no se van a acabar.
Activos lquidos
Activos que pueden convertirse rpida y fcilmente en dinero.
Comparacin de las relaciones financieras de una empresa actuales contra las del
Anlisis de tendencias
pasado.
Contrato legal bajo los trminos del cual un banco o una institucin financiera (el
arrendador) compra un activo y lo pone a disposicin de la empresa (arrendatario)
Arrendamiento
por un periodo especfico de tiempo a cambio de una cuota fija, o renta.
Buena Fe (Buena
Exceso del precio pagado por un negocio establecido sobre el valor en libros de sus
Voluntad = Goodwill)
activos porque ha establecido una clientela, buena reputacin, buena ubicacin, etc.
Calendario de deudores Lista de deudores de la empresa clasificados en grupos de acuerdo al tiempo que
morosos
tienen sus deudas sin cubrirse.
Dinero del propietario de una empresa que invierte para financiar los activos y las
Capital
actividades.
Capital de trabajo
Exceso de activos monetarios sobre las obligaciones monetarios.
Ciclo de corto plazo de la empresa que involucra:
- La compra de inventario en efectivo.
Ciclo de flujo de efectivo - El pago de lo comprado.
- La venta de inventario a crdito y al contado.
- La cobranza de adeudos, hasta su depsito bancario.
Garanta Colateral
Propiedad entregada, va documento, como aseguramiento de un prstamo.
Comparacin fsica entre los estados de cuenta bancarios y los registros del Diario de
Conciliacin bancaria
Caja de la empresa, tras tomar en consideracin los cheques no cobrados, etc.
Los registros del banco deben ser idnticos contra los registro del Diario de Caja.
Proceso por el que se identifica, mide y comunica informacin econmica que
Contabilidad
permite hacer juicios y tomar decisiones a quienes utilizan esta informacin.
Registro sistemtico de informacin financiera de las transacciones de una empresa
Contabilidad financiera
sobre una base diaria.
Costos de la materia prima y componentes que se utilizan para fabricar un producto.
Costo de material:
Acreedores

Costo de ventas
Costos
Costos fijos
Costos laborales directos
Costos variables
Crdito

Costo de comprar o fabricar los bienes vendidos en un periodo de tiempo.


Valor monetario en trminos de recursos utilizados en una empresa para obtener algo
o lograr un propsito especfico.
Costos que permanecen constantes en la actividad de una empresa en un periodo
determinado. (Ej. Renta, sueldos, etc.)
Costos de trabajadores directamente involucrados en la manufactura de productos.
Costos que tienden a cambiar en proporcin directa a las variaciones de la actividad
del negocio.
Tipo de financiamiento a corto plazo proporcionado por los proveedores.

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Colocacin de costos originales de un activo fijo sobre su vida estimada para reflejar
la obsolescencia y el desgaste por el uso.
Monto total de depreciacin cargada contra un activo fijo desde su fecha de
Depreciacin acumulada
adquisicin.
Deuda
Fondos prestados del exterior que no se consideran propiedad de la empresa.
Personas fsicas o morales que deben dinero a la empresa por bienes o servicios
Deudores
proporcionados a crdito.
Estado de prdidas y
Reporte de la relacin entre las utilidades y los gastos durante un periodo de tiempo
ganancias
especfico.
Reporte de la inversin en activos que realiz la empresa, y la manera en la que esas
Estado de resultados
inversiones se financiaron.
Reporte contable de la posicin financiera y desempeo de la empresa en un periodo
Estados financieros
determinado.
Proporciones relativas para cada tipo o clase de financiamiento que utiliza una
Estructura financiera
empresa.
Flujo de efectivo
Reporte que resume el flujo de efectivo durante un periodo de tiempo.
Costo de los recursos que utiliza el negocio para generar utilidades por ventas en un
Gastos
periodo particular.
Diseo de una empresa que espera producir beneficios (disminuir costos y/o
Gastos de capital
incrementar utilidades) en un periodo determinado.
Indicadores de
Indicadores del desempeo de la operacin.
productividad
Materia prima comprada por la empresa para usarse en la produccin.
Inventario
Bienes semi-terminados que se utilizan en un proceso de manufactura.
Productos terminados vendidos en el curso normal de la empresa.
Cantidad mxima que un banco permite a una empresa que se sobregire.
Tipo de financiamiento a corto plazo a travs del cual se permite a la empresa
Sobregiro
disponer de ms dinero del lmite que tiene en su cuenta bancaria, previa firma de un
contrato con el banco.
Cuenta de un deudor que ha probado ser incobrable y que debe descartarse.
Cuentas malas
Margen o utilidad neta
Cantidad que queda despus de restar todos los gastos a los ingresos o utilidades.
Diferencia entre las utilidades de venta de una empresa y sus costos variables, la cual
Margen de contribucin est disponible para enfrentar los costos fijos y proporcionar una utilidad al
empresario.
Remanente de una empresa manufacturera o comercial que est disponible para
Margen de ganancia
pagar intereses del dinero prestado.
La diferencia entre las utilidades por ventas y el costo de ventas, disponible para
Margen o utilidad bruta
enfrentar otros gastos y proporcionar una utilidad al empresario.
Maximizacin de la rentabilidad asegurando que cada peso que se invierte, se utilice
Objetivo de rentabilidad
de la manera ms eficiente.
Asegurar que, como mnimo, el negocio siempre sea capaz de cubrir sus obligaciones
Objetivo de liquidez
en efectivo y en la fecha que venzan.
Obligaciones
Cantidades debidas por la empresa a otros.
Obligaciones monetarios Obligaciones que la empresa debe enfrentar en el corto plazo (menos de un ao)
Participacin
Inversin del propietario en su negocio.
Prstamos
Prstamos hechos a una empresa o persona fsica por un periodo de tiempo.
Depreciacin

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Presupuesto
Presupuesto de efectivo
Productividad
Prueba del cido
Punto de equilibrio
Relacin de retorno del
inventario
Relacin existente

Traduccin en trminos de dinero de los planes de un empresario para su negocio, y


actuar como base para controlar y guiar los desembolsos de la empresa en un periodo
determinado.
Pronstico de la cantidad y temporalidad de la recepcin de efectivo y pagos en
efectivo durante un periodo de tiempo a futuro, dividido, en intervalos convenientes.
Medida de la generacin de una empresa, expresada en unidades producidas por
trabajador.
Efectivo ms otros activos que pueden ser convertidos en efectivo deben ser iguales
o mayores a los adeudos.
Nivel de ventas en el que las utilidades de la empresa son iguales a sus gastos de
operacin y no tiene prdidas ni ganancias.
Las veces que el inventario se vende en un ao fiscal.

Relacin entre los activos monetarios y las obligaciones monetarias.


Clculo que compara o relaciona las cifras clave de la contabilidad de un negocio y
Relacin financiera
que reporta relaciones financieras y tendencias.
Relacin total de adeudos Proporcin de deuda total fondeada por terceros.
Dinero o bienes que el empresario retira de la empresa como salario y / o como
Retiros del propietario
retorno de su inversin.
Movimiento de los activos dentro de una empresa en el curso normal de sus
Retorno
operaciones.
Riesgo financiero
El riesgo que enfrenta la empresa debido al uso de financiamiento por adeudos.
Relacin que existe entre dos o ms personas que llevan a cabo negocios de manera
Sociedad
conjunta con el objetivo de obtener una ganancia.
Condicin en la cual la empresa no cuenta con fondos suficientes para financiar su
Des-capitalizacin
nivel actual de activos, esencial para obtener las utilidades mximas en su nivel de
produccin actual.
Ingreso de recursos resultante de las actividades normales de la empresa al
Utilidades de ventas
proporcionar productos o servicios a sus clientes.
Utilidades de la empresa que se reinvierten, en vez de que el empresario o sus socios
Utilidades retenidas
las retiren.
La diferencia entre los resultados financieros reales y los planeados o
Variacin
presupuestados.

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