SISTEM MANAJEMEN & AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

A. Pengertian Audit Sumber Daya manusia (SDM)

Audit merupakan proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang
informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang
kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi
dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan (Arens, 1997). Sedang audit SDM adalah
pemeriksaan kualitas kegiatan SDM secara menyeluruh dalam suatu departemen, divisi atau
perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan
menitikberatkan pada peningkatan atau perbaikan (Rivai, 2004).
Sedangkan menurut Gomez- Mejia (2001), audit sumber daya manusia merupakan
tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk mengukur
efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu perusahaan. Selain
itu, audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku
sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta
menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut.
Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap
berbagai peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.
Audit SDM merupakan suatu metode evaluasi untuk menjamin bahwa potensi SDM
dikembangkan secara optimal (Rosari, 2008). Secara lebih terinci, audit SDM juga memberi
feedback dan kesempatan untuk:
1. Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM yang meliputi rekrutmen dan seleksi,
pelatihan dan penilaian kinerja.
2. Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan.
3. Melakukan benchmarking kegiatan SDM untuk mendorong perbaikan secara
berkelanjutan.
4. Mengidentifikasi berbagai masalah strategi dan administratif implementasi fungsi SDM.
5. Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM.
6. Mengevaluasi ketaatan terhadap berbagai peraturan perundang-undangan, kebijakan dan
regulasi pemerintah.
7. Meningkatkan keterlibatan fungsi lini dalam implementasi fungsi SDM.
8. Mengukur dan menganalisis biaya dan manfaat setiap program dan kegiatan SDM
9. Memperbaiki kualitas staf SDM.

10. Memfokuskan staf SDM pada berbagai isu penting dan mempromosikan perubahan serta
kreatifitas.
B. Manfaat Audit SDM
Menurut Rivai (2004), audit SDM mengevaluasi aktifitas SDM yang digunakan dalam
suatu perusahaan dan merupakan pengendalian kualitas keseluruhan yang mengevaluasi
aktifitas SDM dalam suatu perusahaan. Manfaat dari audit SDM ini antara lain yaitu:
1. Mengidentifikasi kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan.
2. Meningkatkan citra profesional departemen SDM.
3. Mendorong tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara karyawan
4.
5.
6.
7.
8.
9.

departemen SDM.
Memperjelas tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM.
Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM.
Menemukan masalah-masalah SDM yang kritis.
Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku.
Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif.
Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan didalam
departemen SDM.

C. Tujuan Audit SDM

Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti diketahui
yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari perspektif dan tujuan audit SDM
itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan
menyelaraskan dengan tujuan tersebut. Berikut adalah tujuan audit SDM:
1.
2.
3.
4.

Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari.

Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement.
Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi.
Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan
regulasi yang ada.

Menurut Rivai (2004), audit SDM bertujuan untuk:

1.
2.
3.
4.

Menilai efektifitas SDM.

Aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki.
Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam.
Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk pelaksanaan
perbaikan tersebut.

D. Objek Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup fungsi
perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi
penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika
dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai berikut:

Fungsi

Fulfillment, Sourcing Candidate.

Fungsi Pengembangan: Training, Development, Coaching, Mentoring.
Fungsi Pemeliharaan: Industrial Relation, Coorporate Social Responsibility.
Fungsi Informasi & Teknologi: Personnel Data Base, Sistem Informasi Manajemen SDM
Fungsi Penghargaan dan Penghukuman: Compensation & Benefit, Reward, Termination,

Punishment.
Fungsi Peningkatan kinerja: Performance Management System, Pay for Performance.

Perencanaan:

Manpower

Planning,

Manpower

Recruitment,

Manpower

Aspek diatas merupakan sisi Hard Capabilities Organization karena masih banyak berkutat
dalam hal sistem dan prosedur. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan
audit adalah mengaudit aspek Soft Organization, antara lain:

Budaya Organisasi
Audit Competency Staff SDM
Audit kepuasan terhadap fungsi SDM

E. Ruang Lingkup Audit SDM

Dalam pelaksanaan audit SDM untuk mendukung jalannya kegiatan SDM perlu dilakukan
pembatasan terhadap aspek yang akan di audit. Secara garis besar, prospek audit SDM
dilakukan terhadap fungsi SDM yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM yang dimulai
dari perencanaan SDM, perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan evaluasi kinerja SDM
(Handoko, 1997). Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Menilai efektivitas fungsi SDM.

Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan prosedur.
Menetapkan pedoman untuk penetapan standar.
Memperbaiki mutu staf SDM.
Meningkatkan citra dari fungsi SDM.
Meningkatkan perubahan dan kreatifitas.

7. Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM.

8. Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting.
9. Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.
Dalam pelaksanaan audit SDM untuk mendukung jalannya kegiatan-kegiatan SDM perlu
dilakukan pembatasan terhadap aspek yang akan di audit. Secara garis besar, prospek audit
SDM dilakukan terhadap fungsi SDM yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM yang
dimulai dari perencanaan SDM, perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan evaluasi kinerja
SDM (Handoko, 1997, p.226)
Audit Strategi Perusahaan
a. Strategi perusahaan berkaitan dengan cara perusahaan menciptakan keunggulan bersaing.
b. Memahami strategi perusahaan sangat penting bagi manajemen SDM, karena MSDM bisa
dikatakan efektif hanya jika mampu berkontribusi bagi tercapainya sasaran stratejik
perusahaan.
c. Para karyawan departemen SDM bisa mempelajari strategi perusahaan lewat wawancara
dengan para ekskutif kunci, mempelajari rencana bisnis jangka panjang, dan melakukan
peninjauan lingkungan secara sistematis guna mengungkap tren-tren yang berubah.
d. Departemen SDM harus mengaudit fungsinya, kepatuhan manajerial, dan penerimaan para
karyawan atas kebijakan dan praktik SDM dalam kaitannya dengan rencana stratejik
perusahaan.
Audit Kepatuhan Manajemen
a. Menilai sejauh mana kepatuhan para manajer dalam melaksanakan berbagai kebijakan dan
prosedur SDM.
b. Audit ini juga bisa memperbaiki citra dan kontribusi departemen SDM bagi perusahaan.
c. Para manajer operasi akan lebih menghargai departemen SDM ketika tim audit meminta
masukan dari mereka dan menindaklanjuti masukan tersebut.
Audit Kepuasan Karyawan
a. Kinerja departemen SDM dinilai efektif jika mampu mencapai tujuan perusahaan dan
sekaligus juga memenuhi kebutuhan para karyawan.
b. Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka cenderung akan timbul turnover,
kemangkiran, dan aktivitas serikat pekerja.
c. Untuk mengetahui seberapa baik kebutuhan karyawan telah terpenuhi, tim audit
mengumpulkan data dari para karyawan.

d. Tim audit mengumpulkan informasi mengenai upah, tunjangan, praktik kepenyeliaan,

asistensi rencana karir, dan umpan balik yang diterima karyawan mengenai kinerja mereka.
F. Proses Audit
Dalam pengumpulan informasi tentang aktifitas-aktifitas SDM, ada beberapa instrumen yang
dapat membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia,
diantaranya:
1. Wawancara, wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi
mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari
bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan
tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan
mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk
memberikan mereka servis yang lebih baik.
2. Kuesioner, karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada
sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuesionerkuesioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner juga dapat
memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.
3. Informasi Eksternal, informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandinganperbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitasaktivitas perusahaan dapat dinilai.
4. Analisis Catatan
5. Eksperimen-Eksperimen Riset
6. Audit-Audit Internasional
Proses audit terdiri atas enam langkah:
1. Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankan berbagai manfat
yang dapat diperoleh, serta mendapatkan dukungan manajemen puncak.
2. Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim audit, serta
memberikan pelatihan yang dibutuhkan.
3. Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbeda dalam organisasi.
4. Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasi departemen SDM.
5. Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang kemudian
menindaklanjuti hasil evaluasi.
6. Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapan sasaran operasi

organisasi regular.