Qu es un formato condicional?

El formato condicional es una herramienta til para identificar patrones o tendencias en una
hoja de clculo. Por ejemplo, una regla podra ser Si el valor es mayor que 5.000, que la
celda sea amarilla. As, podrs ver de un vistazo las celdas cuyo valor es superior a 5.000.

Crear reglas condicionales

Paso 1:
Selecciona las celdas a las que quieres
agregar el formato.
Paso 2:
En la ficha Inicio, haz clic en el
comando Formato condicional. Un men
desplegable aparecer.
Paso 3:
Selecciona Resaltar reglas de
celdas o Reglas superiores e inferiores.
Aqu, vamos a elegir la primera opcin.
Vers un men con varias reglas.

Paso 4:
Selecciona la regla que quieras (Mayor que, por ejemplo).
Paso 5:
En el cuadro de dilogo, introduce un valor en el espacio correspondiente. En este
ejemplo, queremos dar formato a las celdas cuyo valor es superior a $ 3.500.000, as que
vamos ingresar ese nmero. Si quieres, hacer clic en una celda en lugar de digitar un
nmero.
Paso 6:
Selecciona un estilo de formato en el men desplegable. Vers que ste se aplica a las
celdas que seleccionaste.

Crear un grfico en Excel en 3 pasos

Como te dije, vamos a hacerlo sin dar muchas vueltas; por lo tanto, vamos a crear nuestro
grfico en 3 pasos, sin modificar sus parmetros por defecto. Esto es lo que haremos
siempre que no se trate de ningn tipo de grfico especial.
1
Seleccionar los datos que quieres graficar
Primero vas a seleccionar el rango de datos que quieres graficar, sombrendolos con el
ratn. Para este ejemplo voy a utilizar una tabla de datos que tiene slo dos columnas: la que
tiene los nombres de etiqueta (columna Mes) y la que tiene los datos (columna ndice).
Pueden ser ms columnas; pero si son demasiadas el grfico perder en claridad.

Es importante que tengas en cuenta

lo siguiente:
1.Es mejor que tengas definidos tus propios nombres en una columna, como en el
ejemplo, para que Excel asigne correctamente las etiquetas.
2.Los datos numricos deben estar ingresados como nmeros y no como texto.
2
Elegir el tipo de grfico
Una vez que tienes seleccionados los datos y has verificado que todo est correcto, vas a
insertar el grfico. Para encontrar la opcin de insertar grficos en Excel, debes seguir esta
ruta:
1.Pestaa Insertar
2.Te diriges a la seccin Grficos y eliges el tipo de grfico. Para mi caso, elegir grfico
deColumnas.
3.Selecciona el subtipo de grfico. Como vamos a mantenerlo sencillo, seleccionaremos el
subtipo 2-D Column (Columna en 2D)

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3

Verificar que todo ha salido bien

Hasta aqu todo est listo. Ya casi has terminado. Lo nico que tienes que hacer es revisar
que tu grfico haya quedado bien y no tenga cosas raras.
Como puedes ver en la imagen final, los nombres de los meses se han colocado en el eje
horizontal, mientras que en el eje vertical se ha generado automticamente un rango de
datos, basndose en los datos de tu tabla.
Tambin puedes ver que el nombre de nuestra columna ndice (la que tiene los valores
numricos) aparece a la derecha, indicndonos que todas las barras azules corresponden a
esta serie de valores.

Cmo combinar correspondencia

La combinacin de correspondencia es una poderosa herramienta para escribir y enviar una
carta o un correo electrnico personalizado a varias personas diferentes al mismo tiempo.
Tambin puedes usarla para crear sobres o etiquetas con la informacin de cada
destinatario. La combinacin de correspondencia importa datos desde otra fuente, como por
ejemplo Excel y luego usa esos datos para reemplazar marcadores de posicin a travs del
mensaje con la informacin correspondiente de cada individuo al cual vas a escribirle.
Puedes usarla para crear rpidamente mensajes personalizados para cientos de personas de
una sola vez.

Comprende qu es
lo que te permite hacer la funcin "Combinar correspondencia". La funcin "Combinar
correspondencia" es una caracterstica diseada para crear cartas y mensajes de correo
electrnico en forma masiva, as como tambin sobres y etiquetas con informacin diferente
para cada uno de los mensajes. Puedes cargar una base de datos de destinatarios o
ingresarlos manualmente y luego usar marcadores de posicin o "campos" para completar
automticamente la informacin de cada destinatario en su propia copia.

Crea una hoja de clculo de destinatarios (opcional). Puedes ingresar manualmente cada
uno de los destinatarios durante el proceso de combinacin de correspondencia, lo cual est
bien si solo quieres enviar mensajes a un puado de personas, pero notars que es mucho
ms fcil crear una hoja de clculo o una base de datos antes de comenzar.
Haz clic aqu para ver instrucciones de cmo crear una hoja de clculo en Excel.
Haz clic aqu para ver instrucciones de cmo crear una base de datos en Access.

Haz clic en la pestaa "Correspondencia" para abrir las herramientas de "Combinacin

de correspondencia". Si vas a usar Word 2003 o una versin anterior, haz clic en el men
"Herramientas" y selecciona "Cartas y correspondencia" "Mostrar barra de herramientas
Combinar correspondencia".

Haz clic en el botn "Iniciar combinacin de correspondencia" y selecciona un

formato. Puedes usar "Combinar correspondencia" para crear correos electrnicos, cartas,
sobres, etiquetas y directorios. Tambin puedes seleccionar "Documento normal de Word" si
no ests seguro de cul usar.
Si seleccionas "Sobres", aparecer la ventana "Opciones de sobre", que te permitir
seleccionar qu formato se les dar a los sobres, as como tambin el tamao que tienen los
sobres fsicos.

Si seleccionas "Etiquetas", aparecer la ventana "Opciones de etiqueta", que te permitir

seleccionar el tipo de papel de la etiqueta y el tamao de cada una.

Haz clic en "Seleccionar destinatarios" y selecciona de qu forma quieres agregar

destinatarios a la combinacin de correspondencia. La parte de destinatarios es la ms
poderosa de combinacin de correspondencia ya que te permite reemplazar los marcadores
de posicin o "campos" en la carta con la informacin personal de cada destinatario. Puedes
ingresar los destinatarios manualmente, cargar un archivo de base de datos u hoja de
clculo, o cargar tus contactos de Outlook.
Si seleccionas "Escribir una lista nueva", aparecer una nueva ventana que te permitir
ingresar manualmente la informacin de cada destinatario. Esto es til si no tienes acceso a
una hoja de clculo con la informacin de tus destinatarios, pero tambin es la forma ms
lenta de ingresar los datos. Puedes hacer clic en Personalizar columnas para crear
campos personalizados para los datos que vas ingresar.
Si seleccionas "Utilizar una lista existente", podrs examinar los archivos de tu computadora
para buscar distintos tipos de bases de datos y hojas de clculo, incluyendo aquellas creadas
en Excel o Access. Tambin puedes hacer clic en Nuevo origen y conectarte a un servidor
SQL en lnea.
Si eliges "Seleccionar de los contactos de Outlook", se cargarn tus contactos de Outlook y
podrs quitar la marca en la casilla de aquellos contactos que no quieras incluir.

Parte 2 de 3: Crea el documento

Comienza a crear tu documento como lo haras normalmente. Una vez que hayas
ingresado los destinatarios podrs comenzar a crear tu documento. Puedes hacerlo desde
cero o usar cualquier plantilla. Es importante ingresar primero los destinatarios para que
puedas usar los campos apropiados al momento de crear el documento.
Haz clic aqu para ver instrucciones de cmo crear una carta formal.
Haz clic aqu para ver instrucciones de cmo escribir un prctico boletn de noticias por
correo electrnico.

Haz clic en el botn Lnea de saludo para crear un saludo personalizado. Si quieres ver
cmo se ver el saludo en cada copia de la combinacin de correspondencia, puedes usar la
vista previa de la ventana que aparece.

Haz clic en el
botn Insertar campo combinado y selecciona el campo que quieras insertar en el
documento. Estos campos luego se reemplazarn con los datos obtenidos desde la base de
datos de destinatario al momento de generar los documentos.
Por ejemplo, si quieres que el documento muestre el primer nombre y el apellido, debes
seleccionar "Nombre", presionar la barra espaciadora y hacer clic en el botn Insertar campo
combinado una vez ms y seleccionar "Apellido".
Como otro ejemplo, puedes usar el botn Bloque de direcciones para crear sobres con la
direccin de cada destinatario impresa. Escribe tu propia direccin en el rea de direccin de
devolucin en la plantilla del sobre y luego agrega "Bloque de direcciones" al rea del
destinatario en la plantilla.
Puedes seleccionar cualquier campo que contenga datos del destinatario. Asegrate de que
se aplique a todos los destinatarios de la lista, ya que los campos en blanco sern muy
obvios al leer el documento.

Haz clic en el
botn Resalta
r campos de combinacin para destacar los campos insertados. Esto har que sea ms
fcil darse cuenta de cmo se vern los campos al momento de editarlos.

Haz clic en el botn Vista previa de resultados para ver cmo quedar el producto
final. La pantalla cambiar para mostrar el documento con la correspondencia combinada
con la informacin del primer destinatario.
Parte 3 de 3: Completa la combinacin de correspondencia

Busca
errores. Haz clic en el botn Buscar errores para hacer que Word escanee todos los
documentos con correspondencia combinada para asegurarse de que todos los destinatarios
tienen datos vlidos para cada uno de los campos. Te informarn acerca de cualquier dato
invlido para que puedas solucionar el problema antes de continuar.

Finaliza el proceso de combinacin. Una vez que hayas terminado de revisar los errores,
puedes finalizar el proceso de combinacin y crear los documentos individuales. Cuando
presiones el botn Finalizar y combinar tendrs tres opciones:[1]
Editar documentos individuales. Podrs elegir sobre qu entradas deseas aplicar esta
accin. Una vez que lo hagas, se crear un nuevo documento, que tendr una nueva pgina
por cada entrada. Luego podrs revisar el documento y hacer ediciones manuales en cada
una de las pginas.

Imprimir documentos. Podrs elegir sobre qu entradas deseas aplicar esta accin. Una
vez que lo hagas, los documentos se enviarn a la cola de impresin y se imprimirn en
forma individual.
Enviar mensajes de correo electrnico. Podrs definir la lnea de asunto as como
tambin seleccionar el campo que contiene las direcciones de correo electrnico de los
destinatarios. Podrs enviar los mensajes de correo electrnico en forma masiva usando
Outlook. Ten en cuenta que esta opcin enviar inmediatamente el mensaje, as que
asegrate de que todo est bien!
Funciones de Texto en Excel
Las funciones de texto permiten manipular cadenas de caracteres como nombres de clientes,
direcciones de calles y descripciones de productos. La funcion LARGO() devuelve el nmero
de caracteres en un fragmento de texto. La funcin MAYUS() devuelve el texto en
maysculas. CONCATENAR () combina mltiples cadenas de texto como una sola cadena.
Funciones Estadsticas
Excel tiene una variedad de funciones que pueden utilizarse para obtener estadsticas de un
rango de valores. Una funcin comn es PROMEDIO(), que calcula el valor medio de varios
valores. Las funciones MAX() y MIN() se utilizan para obtener los valores mximo y mnimo
dentro de un rango. Funciones avanzadas permiten obtener medias armnicas y
geomtricos, varianza, etc.
Funciones Financieras
Las funciones financieras en Excel permiten obtener clculos complejos como anualidad,
bonos, hipotecas, etc. La funcin PAGO (), por ejemplo, calcula un pago de prstamo, dado
el nmero de pagos, la tasa de inters y la cantidad principal.
Funciones de Ingeniera
Llamadas tambin funciones cientficas son utilizadas por los ingenieros y cientficos en el
campo de la trigonometra y logaritmos. Excel tiene una gama completa de funciones
trigonomtricas, como SIN(), COS() y TAN(), as como sus inversos, ASIN (), ACOS () y
ATAN. Funciones logartmicas incluyen logaritmos naturales y comunes como LN(), LOG10 ()
y LOG
Funciones Lgicas
Permiten realizar clculos sofisticados poniendo a prueba el valor de una celda para poder
realizar operaciones dependiendo del resultado. La funcin SI() devuelve un valor verdadero
o falso dependiendo si se cumple o no una condicin.