ACTA NOTARIAL

Definicin
Este es un instrumento pblico autorizado por Notario a solicitud de la parte
interesada, en la que hace constar hechos que presencie y circunstancias que le
constan, lo cuales no son objeto de contrato.
CLASIFICACION
Las actas Notariales se dividen en:
Presencia: Acreditar la realidad o verdad de un hecho que le consta
personalmente al notario, por haberlo presenciado o autorizado. Ejemplo:
Matrimonio, supervivencia, existencia o sobrevivencia.
Referencia: El Notario hace constar lo que escuch o le fue referido. Ejemplo:
Declaracin de Testigos.
Requerimiento: Se hace constar la solicitud del cumplimiento de una obligacin.
Ejemplo: Protesto de Cheque.
Notificacin: Se utiliza para comunicar a una persona, una situacin que deber
ser de su conocimiento, porque le favorece o le afecta. Ejemplo: Notificacin de
una donacin, revocatoria de un mandato o de una accin.
Notoriedad: Se utiliza cuando una persona en vida utiliz nombres o apellidos
diferentes que legalmente le corresponden. Ejemplo: Identificacin de Tercero.
DIFERENCIAS ENTRE EL ACTA NOTARIAL Y LA ESCRITURA PBLICA.
Para ver las diferencias entre el acta notarial y la escritura pblica, debemos
hacerlo desde dos puntos de vista el externo o formal y el interno o de fondo.
DE FORMA
Actas notariales.
Se redactan en papel simple o bond.
No llevan numeracin
No se pueden extender testimonios o copias por ser nicos.
No es necesaria la firma del requirente.
Escritura pblica.

Se redacta en papel protocolo.

Deben llevar un orden riguroso de nmero y fecha.
Se puede reproducir expidiendo testimonios.
Es requisito o formalidad esencial la firma o firma de los otorgantes.
DE FONDO
Actas notariales.
Se hace constar hechos que presencia o le constan al notario
Escritura pblica.
Se hacen constar negocios jurdicos y declaraciones de voluntad.
LOS REQUISITOS Y FORMALIDADES.
Art. 60 Codigo de Notariado.
El notario en los actos en que intervenga por disposicin de la ley o a
requerimiento de parte, levantara actas notariales en las que har constar los
hechos que presencie y circunstancias que le consten.
Art. 61 Codigo de Notariado.
El notario har constar en el acta notarial, el lugar, fecha y hora de la diligencia, el
nombre de la persona que lo ha requerido, los nombres de las personas que
adems intervengan en el acto, la relacin circunstanciada de la diligencia, y el
valor y el nmero de orden del papel sellado en que estn extendidas las hojas
anteriores a la ltima (por ya no haber papel sellado se utiliza papel bond).
En los protestos, inventarios y diligencias judiciales, observara las disposiciones
especiales determinadas por la ley para cada caso, sin que sea obligatoria la
concurrencia de testigos.
Art. 62 Codigo de Notariado.
El notario numerara, sellara y firmara todas las hojas del acta notarial.
EL ACTA DE PROTOCOLIZACION
Definicin
Son aquellas en las que el notario da fe de la entrega de un documento y de su
incorporacin al protocolo.

Sirven para incorporar al protocolo uno o ms documentos pblicos o privados o

de una y otra clase a la vez, bien sea por disposicin de la ley, mandamiento
judicial o administrativo o rogacin de los particulares. Por ejemplo por disposicin
de la ley se debe protocolizar el acta de matrimonio.
Todo documento autorizado en el extranjero por notario guatemalteco, surtir sus
efectos legales como acto notarial a partir de la fecha en que fueron
protocolizados en Guatemala.
No tienen validez en Guatemala las leyes, disposiciones o documentos
particulares provenientes del extranjero si menoscaban la soberana nacional,
contradicen la constitucin poltica de la repblica o contravienen el orden pblico.
DOCUMENTOS QUE PUEDEN PROTOCOLIZARSE
Segn el artculo 63 del cdigo de notariado son los siguientes:
Los documentos o diligencias cuya protocolacion este ordenada por la ley o por
tribunal competente.
Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente legalizadas.
Los documentos privados sin reconocimiento o legalizacin de firmas.
REQUISITOS
Al redactar el acta de protocolizacin en el papel de protocolo, es recomendable
hacerlo en el folio que procede a aquel en que va a quedar intercalado el
documento. Los requisitos los seala el art. 64 del cdigo de notariado.
El nmero de orden del instrumento.
El lugar y fecha.
Los nombres de los solicitantes, o transcripcin en su caso, del mandato judicial.
Mencin del documento o diligencia, indicando el nmero de hojas que contiene y
el lugar que ocupa en el protocolo, segn la foliacin, y los nmeros que
correspondan a la primera y ltima hoja.
La firma de los solicitantes, en su caso, y la del notario. Art. 64 cdigo de
notariado.
Cuando el mismo notario es el otorgante, su firma debe ir precedida de las
palabras POR MI Y ANTE MI, y si firmare el o los solicitante nicamente las
palabras ANTE MI, segn lo establece el art. 29 de cdigo de notariado.
LOS DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTRANJERO Y EL
EJERCICIO DEL NOTARIADO EN EL EXTERIOR.

PASES DE LEY.
Estos son los actos que van concatenados, cuyo objeto es cumplir con las
distintas legalizaciones de firmas de los funcionarios por las que haya pasado el
documento.
Artculo 27, 28 y 29 de la Ley del Organismo judicial.
TRADUCCION.
Cuando un documento viene del extranjero debe traducirse al espaol, si todo o
parte de el viniera en otro idioma, la traduccin debe hacerse por un traductor
jurado (traductor jurado o dos intrpretes bajo declaracin jurada).
Para que sean admisibles los documentos provenientes del extranjero que deben
surtir efectos en el pas, deben ser legalizados por el Ministerio de Relaciones
Exteriores.
PAGO DEL IMPUESTO.
Antes de protocolizar los documentos debe cubrirse el impuesto en el documento
original, esto se hace adhirindole estampillas fiscales por la cantidad o impuesto
a que este afecto el acto o contrato documentado.
Si se trata de mandatos generales Q 10.00 y mandatos especiales Q 20.00, al
cubrirse el impuesto en el documento original que se protocoliza, en el testimonio
o primer testimonio ya no se cubre, haciendo constar el notario, que el mismo fue
cubierto en el documento original, de lo contrario caeramos en la doble
tributacin.
En el testimonio especial que tambin se enva al Archivo General de Protocolos,
se debe cubrir el impuesto del timbre notarial de Q 10.00 por cada protocolizacin.
PROTOCOLIZACION.
Acto de incorporar los documentos al protocolo mediante acta de protocolizacin.
El hecho de protocolizar un documento proveniente del extranjero, no le da una
validez especial, el documento sigue conservando su misma calidad, solo que
ahora est protocolizado, el hecho de la protocolizacin es por exigencia legal, lo
que hace es darle perdurabilidad, conservacin y facilidad de reproduccin.
El decreto 2-89 del congreso, como es natural, no le da validez ni efecto alguno en
Guatemala a los documentos o disposiciones particulares provenientes del
extranjero si menoscaban la soberana nacional, contradicen la constitucin o
contravienen el orden pblico.

OBLIGACIONES POSTERIORES.
Aviso al Archivo General de Protocolos dentro del plazo de 10 das, de cada
protocolizacin, el cual debe contener.
Lugar y fecha en que fue expedido el documento.
Funcionario que lo autorizo.
Objeto del acto.
Nombres y apellidos de los otorgantes o personas a quienes se refiera.
La indicacin de que los impuestos se han pagado en el acto de protocolizacin.
La omisin o demora del aviso har incurrir al notario en una multa de 25
quetzales. Art. 40 LOJ.
El testimonio especial, tambin al Archivo General de Protocolos, dentro de los 25
das hbiles siguientes, en dicho testimonio debe incluirse el acta de
protocolizacin y el documento protocolizado que pasan a formar uno solo. Art. 37
del cdigo de notariado y 40 del decreto 2-89 del Congreso de la Republica.
EL ACTA DE LEGALIZACION DE FIRMAS.
Definicin
Es por medio de la cual, el notario da fe que una firma que ha sido expuesta o
reconocida en su presencia es autntica, y que l conoce al signatario o bien lo
identifico por los medios legales, siendo responsable el profesional de la firma y
fecha de la legalizacin. Art. 54 Cdigo de Notariado.
En doctrina y en otras legislaciones, recibe varios nombres, entre ellos: autentica,
testimonio de firmas, certificaciones de firmas, legitimidad de firmas, etc.
El acta de legalizacin de firmas se le denomina y es ms conocida como
autentica, considerndose que el nombre tcnico es acta de legalizacin de
firmas, aunque dentro del acta se de fe que una firma es autntica.
REQUISITOS
Nuestra ley notarial exige como requisitos.
Que sean puestas las firmas en presencia del notario.
Que las mismas sean reconocidas por el signatario o firmante si estas se hubieran
estampado con anterioridad.

FORMALIDADES
Las formalidades exigidas para el acta de legalizacin de firmas, estn contenidas
en el literal a del artculo 55 del cdigo de notariado, y son:
El lugar y la fecha.
El nombre o nombres de los signatarios.
La identificacin por los medios establecidos, si no fueran conocidos del notario.
Fe de que la firma o firmas son autnticas.
Las firmas de los signatarios y testigos si hubiera.
La firma y sello del notario, precedida de las palabras ANTE MI.
El acta de legalizacin se redacta a continuacin de la firma que se legaliza, no
importando la clase de papel en que este escrito el documento.
Si la firma es puesta por una persona a ruego de otra que no supiere o no pudiere
firmar, ambas deben comparecer al acto, en este caso se legaliza la firma de la
persona que firmo a ruego, desde luego la persona que no sepa o no pueda firmar
debe estampar nuevamente la impresin digital al pie del acta. Art. 56.
Cuando el acta de legalizacin o autnticas se escriba en hoja independiente del
documento por falta de espacio en el mismo, se debe hacer relacin de esta en el
acta. En todo caso el notario firmara y sellara la o las hojas anteriores a la que se
encuentre suscrita el acta de autntica, haciendo constar en la misma esa
circunstancia. Art. 58.
VALIDEZ
El acta de legalizacin de firmas tiene plena validez con respecto al signatario del
documento y a la fecha en que se legalizo la firma.
Es conveniente aclarar que el notario segn la legislacin guatemalteca, no es
responsable del contenido del documento cuya firma est legalizando, ni de la
capacidad ni personera de los firmantes. Esta actividad es muy parecida a la de
los notarios de tipo sajn.
MODALIDADES DEL ACTA DE LEGALIZACION DE FIRMA.
Legalizacin de firma en el propio documento.
Legalizacin de firma de forma independiente.
Legalizacin de firma puesta a ruego de otra persona.

LA RAZON DE LEGALIZACION DE FIRMAS

Definicin
Es la razn que lleva el notario, en el protocolo a su cargo, dentro de los 8 das de
haber legalizado una firma en un documento.
OBJETO
Su objeto llevar un control de las mismas, en virtud de que los documentos
quedan en poder de los particulares.
PLAZO
El cdigo de notariado establece que de cada acta de legalizacin de firmas, el
notario tomara razn en su propio protocolo, dentro de un trmino que no
exceder de 8 das.
FORMALIDADES
Debe redactarse en papel sellado especial de protocolo y deber contener.
El nmero de orden
El lugar y la fecha.
El nombre y apellidos de los signatarios.
Una descripcin breve y substancial del contenido del documento que autoriza la
firma o firmas que se legalizan, con indicacin del papel en que estn escritos,
tanto el documento como el acta de autntica.
La firma del notario.
OBLIGACIONES.
De las razones de legalizacin de firmas, aunque no es una escritura, se debe
extender testimonio especial para el archivo general de protocolos, debido a que
se redacta en el protocolo. Art. 37 del cdigo de notariado.
Adems puede extenderse un testimonio (o primer testimonio) para el interesado,
si lo requiriera. Art. 66 del cdigo de notariado.

CONCLUSIONES.
Como estudiantes y futuros Abogados y Notarios tenemos de tener el cuidado y
responsabilidad de los Instrumentos, Protocolos y Testimonios Especiales que se
otorgan, ya que tienen que ser enviados al Archivo General de Protocolos para el
registro correspondiente as como la presentacin de los mismos.
En el extranjero, el notario debe de cumplir con los requerimientos como los pases
de ley en los pases donde se soliciten, de este modo surtir sus efectos en
Guatemala.
Cumplir con los requerimientos tanto en la Legalizacin y Razn de firmas, de este
modo se cumplir con las disposiciones establecidas en ley y el respectivo
cumplimiento en el Archivo General de Protocolos, los signatarios y solicitantes de
los mismos.

BIBLIOGRAFIA.
http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/04/04_7958.pdf
El Instrumento Pblico y el Documento Notarial Dr. Nery Muoz.