Manual Excel 2013 Básico-Intermedio

Microsoft Excel 2013
Bsico - Intermedio
CompuEducacin, S. A. de C.V.
EXCEL 2013
Bsico - Intermedio
CONTENIDO
SECCIN 1. INTRODUCCIN A EXCEL 2013........ 1
SECCIN 3. CREACIN DE FRMULAS .............. 39
Qu es una hoja de clculo?................... 1
Qu es una frmula? ............................... 39
Iniciar Excel 2013........................................... 2
Creacin de una frmula ......................... 40
Descripcin de la Pantalla Principal ....... 2
Prioridad de los operadores ................... 43
Ficha Archivo ..................................................... 5
Tipos de referencia .................................... 44
Movimiento a travs de la hoja ............... 6
Rastreo de Error .......................................... 47
Captura de informacin en las celdas ... 7
Pegado especial .......................................... 50
Editar y borrar el contenido de una celda8
Seleccionar ...................................................... 9
Guardar un libro ..........................................11
Cerrar un libro y Salir de Excel ...............14
Abrir un archivo ...........................................15
Libros y hojas................................................17
Manejo de las hojas ......................................17
Vnculos .......................................................... 52
SECCIN 4. USO DE LAS FUNCIONES ................ 55
Introduccin ................................................. 55
Importancia de las funciones ................. 55
Cmo utilizar funciones? ....................... 56
Categoras de funciones .......................... 59
Funciones bsicas ....................................... 60
SECCIN 2. EDICIN DE CELDAS ........................23
Autocorreccin de frmulas ................... 62
Copiar, Cortar y Pegar ...............................23
Asignar Nombre a Rango........................ 62
Vista previa dinmica ...................................26
Mover o duplicar .........................................27
SECCIN 5. FORMATO DE CELDAS E INSERCIN

DE OBJETOS ........................................................... 71
Llenado y Creacin de Series .................27
Introduccin ................................................. 71
Rellenado rpido .........................................30
Formato a las celdas.................................. 72
Buscar y Reemplazar..................................32
Fuente ................................................................ 72
Deshacer y repetir acciones ....................35
Alineacin ........................................................ 73
Excel 2013. Bsico - Intermedio

Nmero ............................................................. 76
Grficos recomendados ......................... 113
Bordes y Rellenos .......................................... 77
Grfica Combinada .................................. 114
Temas y Estilos............................................. 79
Minigrficos (Sparklines) ....................... 116
Alto de filas y Ancho de columnas ...... 80

Insercin de celdas, filas y columnas .. 82
Lmites de la hoja de clculo .................. 83
Eliminar celdas, filas y columnas ........... 83
Insertar objetos en los libros .................. 84
Formas ............................................................... 84
Imagen ............................................................... 85
SECCIN 7. ANLISIS DE DATOS ..................... 121

Formatos condicionales ......................... 121
Anlisis rpido ........................................... 125
Introduccin a las bases de datos ..... 127
Ordenar datos ........................................... 128
Filtros ............................................................ 130
Filtros avanzados ...................................... 134
SECCIN 6. GRFICAS ......................................... 91
Quitar valores duplicados ..................... 136
Introduccin ................................................. 91
Subtotales ................................................... 137
Creacin de una grfica ........................... 91

Tipo de grficas ........................................... 93
Representacin de los datos en el grfico
........................................................................... 96
Herramientas de correccin ................. 143

Ortografa .................................................... 143
Cambiar tipo de grfica............................ 98
Comentarios ............................................... 144
Editar origen de datos .............................. 98
Vistas del libro ........................................... 146
Seleccionar datos .......................................... 98
Vista diseo de pgina ............................. 146
Cambiar entre filas y columnas ................ 99
Encabezado y pie de pgina ................ 147
Filtro de grfico ........................................... 99
Diseo de pgina ..................................... 148
Cambiar de ubicacin la grfica......... 100
Configurar pgina .................................... 152
Diseo rpido de grfica ...................... 101
Presentacin preliminar ......................... 156
Aplicar un estilo de diseo y Esquema de

color .............................................................. 101
Impresin .................................................... 157
Presentacin de la grfica .................... 103

Agregar elementos a la grfica ............. 103
Etiquetas de datos enriquecidas .......... 105
Estilos de WordArt ..................................... 112
II
SECCIN 8. REVISIN E IMPRESIN ................ 143
SECCIN 1. INTRODUCCIN A EXCEL 2013
En esta seccin:
El participante iniciar Excel 2013.
Identificar las partes que componen la pantalla principal.
Realizar movimientos a travs de la hoja de clculo.
Seleccionar celdas y rangos.
Capturar informacin.
Guardar el archivo.
Cerrar el archivo y saldr de Excel 2013.
Qu es una hoja de clculo?

Una hoja de clculo es una aplicacin diseada para manipular datos y nmeros. Su desarrollo est
basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver clculos matemticos en distintas
disciplinas.
Con una hoja de clculo podemos, calcular, ordenar, combinar, separar, hacer referencias, etc. Adems,
en la hoja de clculo se pueden hacer cambios fcilmente a las caractersticas, ubicacin, orientacin,
etc. de los datos que se estn manipulando.
Excel 2013 es una de las hojas de clculo con mayor xito en el mercado por su facilidad de manejo
para cualquier tipo de usuario.
Excel 2013
Excel 2013 o Excel como se le conoce en todo el mundo, es una poderosa hoja de clculo, que entre
sus principales funciones incorpora el manejo de:
Frmulas y funciones
Bases de datos
Formato a tablas
Grficos
Imgenes
Objetos
Colaboracin con el Web
Importacin de informacin del Web en tiempo real.

Excel 2013 tiene la capacidad de intercambiar informacin entre otras aplicaciones (sin importar el
fabricante), siempre y cuando estas aplicaciones corran bajo Windows y soporten OLE. La tecnologa
OLE (Object Linking and Embedding; Ligado y Empotrado de Objetos) est basada en el concepto de
que en nuestros documentos (contenedores) tendremos objetos de otras aplicaciones. Estos objetos
podrn ser editados directamente en la aplicacin contenedora sin la necesidad de abrir la aplicacin
que le dio origen. Esta capacidad permite al usuario trabajar en cualquier aplicacin con mltiples
objetos sin tener que realizar las ediciones en las aplicaciones origen, ahorrando tiempo y creando
productos de alta calidad.
Iniciar Excel 2013

Para iniciar Excel 2013 debemos iniciar Windows primeramente, a
continuacin localizar el icono de Excel 2013 en alguno de los grupos de
programas.
Tambin puede aparecer como el acceso directo en el Escritorio
La versin 2013 ofrece innovadoras herramientas para facilitar la

colaboracin y el flujo de trabajo, un sistema de administracin y
almacenamiento del contenido y herramientas de bsqueda e inteligencia
empresarial.
Descripcin de la Pantalla Principal

Al iniciar Excel 2013 automticamente se genera las hojas de clculo en blanco. La pantalla principal
que aparece es similar a la que se muestra a continuacin:

Barra de Ttulo
En la parte superior de la pantalla aparece el nombre de la aplicacin, Excel 2013 y el nombre del libro
(conjunto de hojas) que en este momento se encuentra abierto.
Barra de Herramientas de Acceso Rpido

En esta barra se albergan los iconos de los comandos ms utilizados mientras nos encontramos
trabajando en Excel, encontraremos en esta barra los iconos para: Guardar, Deshacer, Rehacer,
Imprimir.
Fichas y Banda de opciones

Las fichas de la Banda de opciones muestran los comandos que son ms significativos para cada una de
las reas de tareas de Office Excel 2013, organizados por grupos.
Inicio
Incluye los comandos necesarios para trabajar en el Portapapeles, escoger y cambiar

fuentes, control de la alineacin de contenidos de la celda, formatos de nmeros,
formato condicional, estilo de formato y bsqueda, ordenamiento y buscar y
reemplazar.
Insertar
Contiene los comandos de los distintos que se deseara insertar dentro de la hoja de
clculo, tales como: Imgenes prediseadas, autoformas, cajas de texto, hipervnculos,
smbolos y cualquier objeto, hasta grficas, tablas dinmicas y tablas, el nuevo nombre
de las listas en la versin anterior. El encabezado y Pie de pgina tambin se puede
realizar desde esta banda de opciones.
Diseo de
pgina
Las opciones la configuracin de la pgina se encuentran disponibles dentro de esta

banda de opciones, desde aqu se puede cambiar los mrgenes, tamao y orientacin
de la hoja, ajustar la escala para la impresin, designar ttulos, insertar saltos de pgina,
incluir los encabezados de filas y columnas y lneas de la cuadricula en la impresin, entre
otros comandos.
Frmulas
Dispone de comandos con las categoras de funciones ms utilizadas, adems del

asistente de funciones, el administrador de nombres, los comandos correspondientes
para efectuar la auditora de frmulas, la ventana de inspeccin y evaluacin de
frmulas, adems de ofrecernos las opciones de clculo.

Datos
Comandos para trabajar con grandes volmenes de datos: Ordenar, Filtros, Validacin
de datos, Consolidacin, Subtotales, Agrupar y Desagrupar, adems de conexin a datos
externos.
Revisar
Comandos para llevar a cabo la revisin de ortografa, mostrar el Panel de referencia

para traduccin y sinnimos, insertar comentarios, activar control de cambios, la
proteccin para la hoja de clculo y para el libro, adems de poder compartirlo.
Vista
Comandos para mostrar la hoja de clculo de distintas formas, opciones para mostrar u
ocultar elementos de la pantalla tales como: regla, barra de frmulas, etc. Comandos
para insertar ventanas, organizar ventanas, dividir una ventana, inmovilizar paneles,
ocultar una ventana. Realizar la comparacin en paralelo con otro documento y guardar
un rea de trabajo.
Ayuda
Para obtener ayuda sobre Excel 2013, basta con dar un clic en el icono
la parte superior derecha de la Banda de opciones.
, ubicado en
Barra de frmulas
Es un lugar donde se puede agregar, quitar o modificar el contenido de la celda. Adems, permite
agregar funciones directamente al editar la celda.
Encabezados de filas y columnas y Lneas de divisin
La hoja est dividida en filas y columnas que

se muestran en los encabezados. La
interseccin de una fila y una columna, es
una celda. Las lneas de divisin sirven para
identificar rpidamente donde est la celda.
En cada celda se va a alojar un dato.

Etiquetas de hojas
Los Libros contienen mltiples hojas de clculo. A cada una de las hojas le corresponde una etiqueta.
Dando clic sobre la etiqueta correspondiente podemos movernos entre las diferentes hojas. Adems
se pueden tener hojas de grficos, de macros, etc. con sus respectivas etiquetas.
Barra de estado
La barra de estado en la versin 2013 de Excel, presenta el modo en que se encuentra Excel en ese
momento, por lo general indica Listo. En caso de tener seleccionado un conjunto de celdas con nmero,
nos brindar un resumen en varias funciones como son, la suma, promedio y cuenta. Indica si se
encuentra activo el bloqueo de maysculas, de desplazamiento, el teclado numrico. Comenzar a
realizar la grabacin de una macro. En la parte derecha de la barra, podr localizar los botones de
Vistas y el Zoom.
Dentro de la ventana de Excel 2013 est la ventana del Libro1 que se gener automticamente y
tambin cuenta con sus botones y men de control correspondientes.
Vistas
La versin de Excel 2013 incluye tres vistas, distintas con la finalidad de apoyarnos en el trabajo que se
est desarrollando. Para cambiar la vista podemos realizar cualquiera de estas acciones:
Seleccionar la ficha de Vista, en el grupo Vistas del libro.
Normal.- Muestra toda la hoja de clculo.

Diseo de pgina.- Muestra las pginas tal como
se imprimirn.
Ficha Archivo
La Vista Backstage es una incorporacin en los programas de Microsoft Office 2013, es una
caracterstica complementaria de la cinta de opciones. Para tener acceso a ella, es necesario hacer clic
en la ficha Archivo. En la Vista Backstage se puede abrir, guardar, imprimir, compartir y administrar los
archivos, as como configurar las opciones del programa.
La Vista Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando,
inspeccionando metadatos o informacin personal ocultos y configurando opciones. En sntesis, se
trata de todo lo que se hace a un archivo que no se hace en l.
Movimiento a travs de la hoja

Teclado

<Ctrl+> o <Ctrl+ >
<Ctrl + > o <Ctrl+>
<Tabulador>
Para moverse
Una celda en la direccin indicada
Se mueve arriba o abajo al extremo de la regin de datos actual
Se mueve hacia la izquierda o derecha de la regin de datos actual
A travs de celdas desbloqueadas en una hoja protegida
<Inicio>
Al principio de una fila
<Ctrl+Inicio>
Al principio de la hoja
<Ctrl+Fin>
A la ltima celda de la hoja
<Av. Pg.>
Hacia abajo una pantalla
<Re Pg>
Hacia arriba una pantalla
<Alt+Av Pg>
Hacia la derecha una pantalla
<Alt+Re Pg>
Hacia la izquierda una pantalla
<Ctrl+Av Pg>
Hacia la siguiente hoja del libro
<Ctrl+Re Pg>
Hacia la anterior hoja del libro

Con la tecla <Fin>, se activa o desactiva un modo especial de movimientos a travs de la hoja. En este
modo el movimiento es:
Teclado
Para moverse
<Fin> y <> o <> o <> o <>
Un bloque de datos con la fila o columna
<Fin> <Inicio>
A la ltima celda en uso de la hoja (esquina inferior derecha)
<Fin> <Intro>
A la ltima celda en uso de la ltima columna en uso
Con la tecla <Bloq Despl>, se activa o desactiva el modo despliegue que se ve en la barra de estado
indicado como
En este modo se mueve la pantalla, no el cursor, de la siguiente forma:
Teclado
<> o <>
<> o <>
<Inicio>
<Fin>
Para moverse
Arriba o abajo una fila
Izquierda o derecha una columna
A la esquina superior izquierda de la ventana
A la esquina inferior derecha en la ventana
Para cambiar la celda activa utilizando el ratn, basta con dar un clic sobre ella.
Captura de informacin en las celdas

Como se mencion anteriormente, Excel 2013 tiene listo un libro nuevo para que se comience a utilizar.
La captura o introduccin de datos a una hoja de clculo se debe hacer celda por celda. Por ejemplo si
tenemos la siguiente tabla:

Se debe capturar de la siguiente manera:
Cada uno de los datos va en una celda. En
el caso del Nombre, a pesar de que son
varias palabras, ste es un slo dato y por
esto se escribe en una sola celda. En esta
misma columna del Nombre se puede ver
que algunos no aparecen completos
porque la siguiente columna contiene
informacin, a pesar de esto, la
informacin se encuentra completa.
Para capturar informacin, se debe estar en la

celda deseada y comenzar a escribir. Al hacer
esto, la barra de frmula toma diferente
aspecto y adquiere las siguientes funciones:
Editar y borrar el contenido de una celda

Edicin de una celda
En la barra de frmulas se maneja la edicin de la celda de igual manera que en otras aplicaciones se
maneja la edicin de texto. Se tiene un cursor que marca la posicin donde se va a insertar el texto,
este cursor se puede mover con las flechas del teclado o con un clic del ratn en el lugar deseado. Est
en el modo de insercin, es decir, lo que se escriba se va a insertar no a sobrescribir. Para activar el
modo de sobre escritura se utiliza la tecla <Insert> que va a estar activada hasta que se presione de
nuevo la tecla <Insert>.
Para cambiar la informacin de una celda, simplemente se vuelve a escribir sobre ella. Si no se desea
borrar la informacin contenida sino realizar algunos cambios, se hace con la tecla <F2> o dando un
doble clic sobre la celda y se cambia o aade la informacin.
Borrar contenido
Para borrar y corregir se hace uso de dos teclas bsicamente. La tecla <Supr> y <Retroceso>. Ambas
teclas tienen la funcin de borrado, pero la primera borra el texto hacia adelante y la segunda borra
hacia atrs.
Original:
Esto es una prueba.
Usando <Supr>
Esto es una pruba.
Usando <Retroceso>
Esto es una preba.

Ya que se tiene la informacin deseada se acepta con el icono que contiene una paloma de la barra de
frmula
o presionando la tecla <Intro>. Si la informacin no se desea alojar en esa celda, se puede
cancelar con la cruz de la barra de frmula
o presionando la tecla <Esc>.
Seleccionar
Para poder hacer modificaciones, referencias y dems operaciones se necesitan seleccionar las celdas,
las columnas y las filas. Existen dos mtodos, con teclado o con ratn.
Teclado
Para
<Mays+ > o <> o <> Extender la seleccin

o <>
<Ctrl+ Mays+> o <> o Extender la seleccin al extremo de la regin actual de datos
<> o <>
<Mays+Inicio>
Extender la seleccin al principio de la fila
<Ctrl + Mays + Inicio>
Extender la seleccin al principio de la hoja
<Ctrl + Mays + Fin>
Extender la seleccin a la ltima celda de la hoja (esquina inferior derecha)
<Ctrl + Espacio>
Seleccionar una columna entera
<Mays + Espacio>
Seleccionar una fila entera
<Mays + Retroceso>
Quitar la seleccin y la deja en la celda activa
<Mays + Av Pg>
Extender la seleccin hacia abajo una pantalla.
<Mays + Re Pg>
Extender la seleccin hacia arriba una pantalla
<Ctrl+Mays+*
Seleccionar la regin actual
<Ctrl+Mays + Espacio>
Con un objeto seleccionado, seleccionar todos los objetos en un hoja
MODO FIN (USANDO LA TECLA <FIN>)
Teclado
Para
<Fin>, <Mays+> o <> o Extender la seleccin hacia el final del bloque de datos en la direccin
de la flecha
<> o <>
<Fin>, <Mays+Inicio>
Extender la seleccin hacia la ltima celda de la hoja (esquina inferior

derecha)
<Fin>, <Mays +Intro> *
Extender la seleccin hacia la ltima celda de la fila actual

MODO DESP (USANDO LA TECLA <BLOQ DESPL>)
Teclado
Para
<Mays+Inicio>
Extender la seleccin hacia la celda superior

izquierda de la ventana
<Mays+Fin>
Extender la seleccin hacia la celda inferior

derecha de la ventana
Adems del mtodo de seleccin con el teclado, se tiene el mtodo de seleccin con el Mouse.
El apuntador de cruz
, nos indica que podemos
hacer una seleccin. Para seleccionar con el ratn,
basta con dar un clic sostenido sobre el rea
deseada hasta que est sombreada.
En el cuadro de nombres, aparecen cuantas
columnas y/o renglones se estn seleccionando.
Se pueden seleccionar fcilmente columnas

enteras, dando un clic sobre los encabezados de las
columnas y arrastrando el ratn hasta seleccionar
las columnas deseadas.
De la misma forma se pueden seleccionar filas

completas desde el encabezado de las filas.
De esta forma se han seleccionado columnas, filas o
celdas que estn en forma contigua.
Seleccionar un rango no adyacente

Para seleccionar filas, columnas o celdas que no
estn contiguas, se utiliza la tecla <Ctrl> y se
usan
los mismos mtodos
descritos
anteriormente. De manera que se podra tener
una seleccin como la que se muestra en la
imagen:
10

Finalmente, para seleccionar toda la hoja se
puede hacer con el botn que se encuentra a la
izquierda del encabezado de la columna A y
arriba del rengln 1.
Seleccionar y capturar
Cuando se est capturando informacin en cierta forma u orientacin, se tiene que estar cambiando
en exceso de lugar el cursor y puede resultar tardado e imprctico. Pero si se selecciona el rea donde
se va a capturar, utilizando las teclas adecuadas el cursor slo se mover a travs de esa seleccin.
Slo con estas teclas el cursor se
mover a travs de la seleccin, con
cualquier otra se pierde la seleccin. Al
llegar a cada celda se puede capturar la
informacin correspondiente o se
puede editar con la tecla <F2>.
Para moverse
Teclado
Una celda a la derecha
<Tab>
Una celda a la izquierda
<Mays+Tab>
Una celda hacia abajo
<Intro>
Una celda hacia arriba
<Mays+Intro>
Guardar un libro
Una vez que hemos capturado el contenido del libro debemos guardarlo. Para hacerlo utilizamos:
Damos un clic en la ficha Archivo, seleccionamos el comando
Guardar o Guardar Como si es la primera vez que guardamos el
archivo.
Presionamos simultneamente <Ctrl+G>.
Damos un clic sobre este icono

acceso rpido.
de la Barra de herramientas de
Se abrir la vista Backstage, mostrando distintas opciones dnde guardar el archivo. Si lo que deseamos
es guardar el archivo en nuestro equipo, seleccionamos la opcin Equipo. Mostrar las carpetas que se
han utilizado de manera reciente o podemos hacer clic en el botn Examinar.
11
Al hacer clic en examinar, se

mostrar la caja de dialogo
Guardar como.
En Panel de navegacin se encuentra el nombre de la carpeta en la cual se alojar el archivo a guardar.

En esta caja de dilogo se puede navegar a travs de diferentes carpetas que se encuentran en la
computadora o acceder carpetas en el Web. A continuacin se describe el lugar que se acceda con cada
uno de los iconos del panel situado a la izquierda de la caja de dilogo.
Muestra todos los archivos que hemos accedido recientemente. Equivale
a la funcin de Historial de Internet Explorer. Dentro de esta carpeta no se
podr guardar ningn archivo.
Muestra los elementos principales que tenemos sobre el escritorio. Desde
aqu podemos tambin seleccionar donde deseamos guardar nuestro
archivo o bien lo podemos guardar en el propio escritorio.
Abre la carpeta Documentos, mostrando todas las carpetas y documentos
que hemos guardado. Esta es la opcin ms indicada para guardar los
archivos que vamos realizando.
Muestra las unidades de nuestro Disco local, en donde podemos acceder
a distintas carpetas, deseamos incluir el archivo en esta carpeta podemos
seleccionarla.
Permite guardar archivos en carpetas que residan en servidores de red,
Web o servidores FTP. Una vez creados los accesos directos a las carpetas
podr trabajar con los archivos como si estuviesen en su PC local.
12

Adicionalmente a las opciones descritas anteriormente, dentro de la pantalla contamos con algunas
herramientas que podemos utilizar.
A continuacin se indica el uso de los iconos situados en el extremo superior de la caja de dilogo
Guardar como:
. Hacia el
lado izquierdo de la caja con la direccin de la carpeta, se encuentran dos flechas para poder ir a una
ubicacin anterior o volver a la ubicacin donde nos encontrbamos.
Podemos emplear la caja Buscar, para localizar una carpeta.

El botn de Organizar nos ofrece diversas opciones como: Nueva
carpeta, Copiar, Cortar, Pegar, Eliminar (el elemento
seleccionado), entre otras.
El botn de Vistas nos permite cambiar la forma en la que se

mostrar el contenido de la ventana:
Iconos muy grandes: Muestra los dibujos o conos en el mayor
tamao posible.
Iconos grandes: Muestra los dibujos o conos en mayor tamao.
Iconos medianos: Muestra los dibujos o conos en un tamao
regular.
Iconos pequeos: Muestra los dibujos o conos en tamao
reducido.
Lista: Muestra los archivos en forma de lista.
Detalles: Muestra detalles de los archivos, tales como: tamao,
tipo, fecha de la ltima modificacin, etc.
Al seleccionar Nueva carpeta aparecer una caja de dilogo en
donde indicaremos el nombre de la carpeta que deseamos crear,
se deber seleccionar previamente el lugar en donde se incluir la
nueva carpeta.
13

Conectar a unidad de red: Permite establecer una configuracin
para crear un acceso a una carpeta de red.
Opciones Web: Nos permite seleccionar las opciones de
configuracin del archivo para su posterior publicacin como
archivo Web.
Opciones generales: Dentro de estas opciones podemos
determinar la seguridad que deseamos para nuestro archivo, es
decir, podemos indicar que deseamos crear una copia de
seguridad, activar contrasea y determinar que el archivo ser de
slo lectura.
Comprimir imgenes: Permite comprimir todas las imgenes que
contiene el archivo o solo las seleccionadas previamente.
Una vez que hemos seleccionado la carpeta adecuada en donde deseamos guardar nuestro archivo,
debemos incluir en Nombre de archivo el nombre que deseamos darle a nuestro archivo actual. Hay
que notar que la palabra Libro1 se encuentra sombreada por lo que solo debemos escribir el nombre
que deseamos y sta se reemplazar. A los documentos se les asignar automticamente la extensin
XLS.
En Tipo: aparece la leyenda Libro de
Microsoft Excel, la cual no es
necesario modificar salvo que
requiera un tipo especial de formato
diferente, por lo que podr
seleccionar el adecuado.
Una vez que ya hemos indicado el

nombre del archivo y el lugar donde
se almacenar el mismo, entonces
damos clic sobre el botn
.
Cerrar un libro y Salir de Excel

Damos un clic en la ficha Archivo, seleccionamos el comando Cerrar.
Podemos usar <Ctrl + F4>
Hacemos doble clic sobre el botn
la ventana del libro.
14
en los botones de control de
Si no se ha guardado el archivo o se hicieron modificaciones desde la ltima vez que

se guard, Excel 2013 preguntar si se quiere guardar el archivo.
Abrir un archivo
Para abrir un libro podemos utilizar cualquiera de los siguientes mtodos:
Damos un clic en la ficha Archivo, seleccionamos el comando Abrir.
Podemos usar <Ctrl + A>
Se muestra la vista Backstage, la primera opcin es Libros recientes. En esta opcin se muestra la lista
de los archivos abiertos de manera reciente. Desde esta lista podemos seleccionar alguno de los
archivos haciendo clic en el nombre y el archivo se abrir.
Existen otras opciones donde podemos localizar el archivo que deseamos abrir, como SkyDrive o
SharePoint, pero estas opciones no sern abordadas en este manual.
Otra opcin ms es la opcin Esquipo, en Equipo, se enlistarn las carpetas que se han visitado de
manera reciente, podemos seleccionar alguna de ellas haciendo clic sobre el nombre que nos interese.
En este mismo espacio se encuentra el botn Examinar, que abrir la caja de dialogo Abrir.
15

Al utilizar cualquiera de los
mtodos anteriores, aparece la
siguiente caja de dilogo:
Esta caja de dilogo es muy similar
a la que se describi en el
comando Guardar del botn de
office. Para abrir un archivo
existente,
lo
seleccionamos
dando un clic sobre l y
aceptamos nuestra seleccin
dando clic sobre el botn de
Abrir.
Si oprimimos la flecha del extremo izquierdo del botn
Abrir, se desplegar un men con las opciones que se
muestran a continuacin:
Abrir: Abre el libro de Excel 2013
Abrir como de slo lectura: Abre el archivo, pero slo
para su lectura no se le pueden hacer cambios ya que
no permitir que stos se guarden.
Abrir como copia: Abre una copia del archivo.
Abrir en el explorador: Abre el archivo con el navegador para Internet que tengamos definido por
omisin.
Abrir y reparar: Abre y efecta comprobaciones e intenta repara los daos que se detecten en el
archivo.
Mostrar versiones anteriores: Realiza la bsqueda de las versiones anteriores al archivo que se ha
seleccionado, de esta forma podemos abrir cualquier versin del archivo guardado con anterioridad.
Tambin podemos abrir un archivo que haya sido creado en otra aplicacin de las que aparecen en la
lista de Tipo de Archivo.
16

Libros y hojas
Manejo de las hojas
Cada hoja tiene asignado un nombre y una posicin dentro de cada libro. Las posiciones y nombre de
cada hoja se pueden modificar.
Cambiar de posicin una hoja
Para cambiar una hoja de lugar, se da un clic sostenido
sobre la etiqueta de la hoja en la parte inferior de la
pantalla.
El apuntador del ratn cambia mostrando una pequea
hoja junto con la flecha del puntero. El lugar a donde se
va a mover es sealado con un tringulo.
Este movimiento de hojas se puede realizar dentro del mismo libro de trabajo o
incluso entre diferentes libros, si estos se encuentran visibles simultneamente.
Cambiar el nombre de las hojas

Si deseamos cambiar el nombre de la hoja de clculo,
podemos realizar cualquiera de las siguientes acciones:
Al dar clic con el botn derecho del Mouse sobre la
etiqueta de la hoja, aparecer el men contextual.
Seleccionamos el comando Cambiar nombre.
Otra forma es dar doble clic sobre la etiqueta de la hoja

el cual se marca como lo muestra la imagen.
Color de etiqueta
Tambin es posible cambiar el color de la etiqueta
empleando la opcin Color de Etiqueta del men
contextual. Al dar clic sobre el color de nuestra
preferencia se remarcar la etiqueta de la hoja con el
color seleccionado.
17

Oculta y mostrar una hoja
Para ocultar una hoja de clculo, seleccionamos el
comando Ocultar del men contextual, la hoja de clculo
que se encuentra seleccionada en ese momento se
ocultar.
En el momento que se desee mostrar nuevamente la
hoja u hojas ocultas, seleccionamos el comando Mostrar
del men contextual, se mostrar la siguiente caja,
donde seleccionamos la hoja que se desea mostrar y
damos clic en el botn de Aceptar.
Aadir una hoja
Cuando iniciamos Excel 2013 o creamos un nuevo libro de trabajo, automticamente se crea un libro
con el nmero de hojas de clculo que tenga definido. Para agregar una nueva hoja al libro de trabajo,
utilizamos cualquiera de las siguientes opciones:
Podemos usar <Mays + F11>
Clic en la ltima etiqueta
Para insertar ms de una hoja, en las etiquetas de hojas presione la tecla <Ctrl> y
d clic sobre las hojas indicando el nmero de hojas que desea insertar. Las hojas
quedan sealadas y entonces se puede utilizar cualquiera de los mtodos
descritos anteriormente.
Tambin podemos seleccionar el
comando Insertar del men
contextual.
Mostrar la caja de dialogo
siguiente:
Dentro de la caja se despliegan los
elementos
que
podemos
seleccionar para que sean
insertados.
El
separador
Soluciones de hoja de clculo, nos
muestra libros de trabajo con
soluciones predefinidas, estos
libros se incluyen al instalar Excel
2013.
18

Mover o copiar
El comando de Mover o copiar nos permite mover y
copiar hojas en el mismo libro o entre libros. Al
seleccionarla aparece la siguiente caja de dilogo:
En la seccin Al libro indicamos el libro destino, es decir,
a que libro se mover o copiar la hoja seleccionada,
tambin podemos hacer uso de la lista de libros destino,
dando un clic sobre la flecha ubicada en el extremo
derecho de la caja, esto nos permitir desplegar los libros
existentes. Para que se realice una copia debemos activar
la casilla de seleccin Crear una copia. Finalmente en la
seccin Antes de la hoja podemos indicar donde
deseamos que se coloque la hoja copiada o por mover.
Eliminar una hoja de clculo
De igual manera, si se desea eliminar una hoja de clculo el comando Eliminar, estar disponible dentro
del men contextual, esta accin eliminar la hoja u hojas de clculo que se tengan seleccionadas. En
caso de que la hoja de clculo no se encuentre completamente vaca, confirmar la eliminacin por
medio del siguiente mensaje, al dar clic en el botn de Aceptar, la eliminacin se har efectiva.
Tambin desde este men, podemos visualizar el editor de Visual Basic correspondiente para la hoja
seleccionada con la opcin Ver cdigo o seleccionar todas las hojas de clculo contenidas en el libro.
Realice la Prctica # 1 del Cuaderno de Ejercicios.
19

Preguntas de repaso
1) Describa para que

considerara til Excel 2013
en sus actividades
cotidianas.
2) Qu diferencia existe
entre una hoja y un libro?
3) Se pueden seleccionar
columnas que no estn
contiguas? Cmo?
4) Cmo se inserta una hoja

de clculo?
20

Pgina de Notas
21
SECCIN 2. EDICIN DE CELDAS
En esta seccin:
El participante copiar, cortar, pegar y mover celdas.
Rellenar celdas y crear series.
Borrar formatos, contenidos y/o comentarios.
Utilizar los comandos de Repetir, Deshacer y Rehacer acciones.
Buscar y reemplazar textos.
Copiar, Cortar y Pegar

Las aplicaciones de Windows, tienen la ventaja de poder intercambiar informacin en forma
transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto, una de las bandas de opcin que se
pueden encontrar en la mayora de las aplicaciones de Office es la de Inicio que contiene las opciones
Cortar, Copiar y Pegar.
Al realizar la operacin Cortar o Copiar la informacin se coloca en un rea de memoria llamada el
Portapapeles. Cuando existe informacin en el Portapapeles, sta est disponible para cualquier
aplicacin de Windows. Adems, cuando se tiene informacin en el Portapapeles, se puede pegar
cuantas veces sea necesario, sin importar que tipo de informacin sea (texto, grficas, dibujos, etc.).
23

Copiar
La accin Copiar coloca la informacin en el Portapapeles y no borra el original. Funciona de la siguiente
forma:
Para Copiar primero se selecciona la informacin deseada y
despus se realiza alguna de las siguientes operaciones.
En la Ficha Inicio, dentro del grupo

Portapapeles, damos un clic en el comando
Presionamos simultneamente <Ctrl+C>.
Cortar
La opcin Cortar coloca la informacin en el Portapapeles, pero borra la informacin original. Es la
opcin ideal para mover la informacin a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma:
Para Cortar primero se selecciona la informacin deseada y
despus se realiza alguna de las siguientes operaciones.
En la Ficha de Inicio, dentro del grupo
Portapapeles, damos un clic sobre este
icono
Presionamos simultneamente <Ctrl+X>.
24

Pegar
La accin Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el contenido del
Portapapeles en la aplicacin y en el lugar deseado. Esta accin se puede realizar cuantas veces sea
necesario.
En la Ficha de Inicio, dentro del grupo Portapapeles, damos un clic
sobre este icono
Presionamos simultneamente <Ctrl+V>.
Men contextual
Estas mismas acciones se pueden realizar con un men
rpido, que aparece presionando el botn secundario del
ratn sobre la seleccin que se desea cortar, copiar o
pegar y tambin aparece con el mtodo abreviado
<Mays+F10>.
Cuando se ha copiado previamente una celda o varias

celdas, el men contextual que muestra es similar al
men de la Etiqueta inteligente, en la seccin Opciones
de pegado.
25

Vista previa dinmica
La caracterstica de pegado con vista previa dinmica permite ahorrar tiempo cuando se reutiliza
contenido en Excel 2013. Permite obtener una vista previa de las distintas opciones de pegado, como
Pega y conserva los anchos de columna de origen, Sin bordes o Mantener formato de origen. La vista
previa dinmica permite decidir de manera visual el aspecto que tendr el contenido pegado antes de
pegarlo en la hoja de clculo. Cuando se mueve el puntero sobre las opciones de pegado para obtener
una vista previa de los resultados, se muestra un men con los elementos que cambian en contexto
para ajustar lo mejor posible el contenido que va a reutilizar. La informacin en pantalla ofrece
informacin adicional que le ayudar a tomar la decisin adecuada.
Etiquetas Inteligentes
Excel 2013 maneja la siguiente herramienta que nos permitir realizar nuestras actividades de una
manera ms sencilla y en menos tiempo. Esta herramienta se conoce como Etiquetas Inteligentes. Para
la tarea de pegado, aparecer un icono similar al de Pegar, el cual se desplegar en el extremo inferior
derecho de la celda destino y desde el cual podremos disponer de varias opciones dependiendo del
objeto que deseamos pegar.
Al hacer uso de la Etiqueta inteligente Pegar aparecer el
icono
, al oprimirlo se desplegarn las opciones
de pegado disponibles y podremos seleccionar alguna de las
siguientes:
La seccin Pegar, contiene opciones para pegarlo todo,
Frmulas y nmeros o conservar el formato de origen, entre
otras
La seccin Pegar valores, contiene opciones para pegar
Valores, Formato de valores y nmeros, Formato de valores
y origen.
La seccin Otras opciones de pegados, contiene opciones
para pegar Formato, Vnculo, Imagen, Imagen vinculada.
26

Mover o duplicar
Adems de los mtodos descritos anteriormente, Excel 2013 tiene un mtodo ms para copiar y mover.
Con este mtodo la informacin no se coloca en el Portapapeles sino que se mantiene dentro de la
aplicacin.
Para mover alguna celda o grupo de celdas u objeto
primeramente se selecciona, despus se coloca el ratn
sobre el borde del rea seleccionada. El apuntador del ratn
cambia a la siguiente forma:
C3
Con un clic sostenido se mueve la seleccin al lugar deseado.

Para copiar se utiliza el mismo mtodo, pero presionando
simultneamente la tecla <Ctrl>. El apuntador del ratn
cambia a la siguiente forma.
+
C3
Llenado y Creacin de Series

Existen ocasiones en que se desea copiar la informacin de una celda hacia otras celdas que se
encuentran en forma contigua a sta, es decir, hacia arriba, abajo, izquierda o derecha de la celda.
Cuando esto ocurre se puede realizar un rellenado.
Primero se debe seleccionar la celda que se desea copiar a las dems
junto con toda el rea donde se va a copiar el contenido.
Posteriormente se selecciona de la ficha Inicio, en el grupo Modificar
el comando Rellenar
. Dependiendo de la seleccin que
se haya realizado ser opcin a la que se le d un clic.
27

En este caso se utilizara la opcin Hacia abajo o tambin se puede
utilizar la combinacin de teclas <Ctrl+J> como aparece en el men
junto a la opcin. El resultado es el siguiente:
Tambin se puede llenar una serie de datos en forma creciente sin necesidad de escribir cada uno de
los datos. Al igual que en el ejemplo anterior, se debe de seleccionar el primer valor junto con el resto
de las celdas que se van a llenar, el contenido de la primera o primeras celdas en cada fila o columna
sern usadas como los valores iniciales de la serie.
Despus se selecciona de la etiqueta Inicio,

grupo Modificar, el comando Rellenar
, de un clic en Series A hacerlo
aparecer la siguiente caja de dilogo:
En la seccin Series en se selecciona si se llenan a travs de las Filas o Columnas. En la seccin Tipo, se
selecciona el tipo de progresin que se va a tener: Lineal es la suma de los valores junto con el
Incremento que se marque, Geomtrica multiplica cada valor por el Incremento. Si la casilla de
Tendencia est seleccionada, el Incremento se ignora y se calcula una progresin geomtrica con
tendencia. La opcin Cronolgica calcula una serie de fechas segn la opcin seleccionada en Unidad
de tiempo. Finalmente Autorellenar llena las celdas de la seleccin basndose en los datos incluidos
en la seleccin.
28

A continuacin se muestra un ejemplo de esta accin:
Datos en la seleccin
Series creadas
1, 2
3, 4, 5, 6,...
1, 3
5, 7, 9, 11,...
Lun
Mar, Mie, Jue,...
Qtr1
Qtr2, Qtr3, Qtr4, Qtr1,...
texto1, textoA
texto2, textoA, texto3, textoA,...
1-ene, 1-mar
1-ene, 1-mar, 1-may, 1-jul, 1-sep,...
Adems, se debe seleccionar un Lmite para indicar dnde debe terminar la serie. Si el Lmite se alcanza
y an existen celdas seleccionadas, la serie termina en ese punto. La opcin de Tendencia, produce un
ajuste en series lineales y una curva exponencial en series geomtricas basados en los valores de la
seleccin.
Por ejemplo, si los datos en la seleccin comienzan con los valores 1, 4, 5, y se selecciona un Tendencia
2, tenemos lo siguiente:
Tipo
Series creadas
Lineal
1, 3, 5, 7, 9, 11,...
Lineal y Tendencia
1.33, 3.33, 5.33, 7.33, 9.33, 11.33,...
Geomtrica
1, 2, 4, 8, 16, 32, 64,...
Geomtrica y Tendencia
1.21, 2.71, 6.07, 13.57, 30.35, 67.86,...
Rellenar
Otra forma de hacerlo, es utilizando el
apuntador del ratn, se coloca justo en la
esquina inferior derecha de la celda, el
apuntador del ratn toma el aspecto de cruz
delgada.
Con un clic sostenido se extiende hacia abajo o a
la derecha dependiendo donde se desee hacer el
llenado.
29

Conforme avanzamos, aparece un indicador mostrando los resultados del Relleno. El resultado es el
mismo, pero es mucho ms sencillo y rpido. A esta accin se le conoce como Rellenar. Si se utilizan
nmeros con incremento, se seleccionan y se copian, igualmente tendrn un incremento como en la
opcin de la caja de dilogo.
Excel 2013 adems nos permite utilizar la Etiqueta
inteligentes Rellenar la cual se presenta con un icono
que aparece junto a la celdas seleccionadas, es un botn
que al activarse despliega un men que nos brinda varias
opciones, como se muestra a continuacin.
Desde este men podemos seleccionar el copiado de Celdas, o bien, las opciones de Rellenar, ya sea
con el formato de la celda origen o nicamente el valor sin el formato.
Rellenado rpido
Relleno rpido es como un asistente de datos que termina el trabajo por usted. Tan pronto como
detecta lo que desea hacer, Relleno rpido introduce el resto de los datos de una sola vez, siguiendo el
patrn que reconoce en los datos.
En el ejemplo que se muestra a continuacin, se desea separar el nombre de las direcciones de correo
electrnico que se encuentran en la columna A. Realice los pasos a continuacin descritos:
1. Seleccione la celda B2 y escriba el nombre
de la direccin de correo electrnico que
aparece en la celda A2.
2. Seleccione la celda B3 y escriba el nombre
de la direccin de correo electrnico que
aparece en la celda A3. Para completar el
resto de la lista con relleno rpido, presione
la tecla Enter.
3. Para seguir escribiendo sin usar nombres
sugeridos, presione la tecla Esc.
Relleno rpido distingue maysculas y minsculas. Si especifica un apellido en

minsculas, por ejemplo, todos los apellidos se adaptan.
30

Una vez que el relleno rpido se ha realizado, puede utilizar las opciones que se muestran, las cuales
van desde poder deshacer el relleno rpido, seleccionar las celdas rellenadas o aceptar la sugerencia
del llenado.
Sus datos no tienen que ser nombres. Relleno rpido funciona con los datos que necesite dividir en ms
de una columna, o simplemente puede usarlo para rellenar datos basndose en un ejemplo.
Normalmente, Relleno rpido empieza a funcionar cuando reconoce un patrn en sus datos.
Sin embargo, Relleno rpido puede que no siempre empiece a rellenar sus datos. Funciona mejor
cuando sus datos tienen algn tipo de coherencia. Por ejemplo, todos los nombres tienen iniciales del
segundo nombre o todas las direcciones usan el mismo tipo de cdigo postal.
Borrar
Para eliminar el contenido de las celdas, de la ficha Inicio Grupo
Modificar se selecciona el comando
La opcin Todo, elimina todo lo que contenga una celda, formatos,

contenidos y notas. Las opciones restantes, Formatos, Contenidos y
Comentarios slo eliminan estos, respectivamente.
Con la tecla <Supr>, tambin se borra el contenido de la celda. Los
formatos y las notas quedan intactos.
Otra forma ms para borrar el contenido de las celdas, es con el

ratn. Utilice el puntero del ratn que se us para el Relleno , pero
ahora la direccin del mismo va a ser hacia arriba o hacia la izquierda
si se tiene ms de una columna por borrar.
Las celdas que se estn borrando cambian a fondo gris.
31

Buscar y Reemplazar
Buscar
Excel 2013 ofrece ayuda para buscar un texto dentro del libro. La manera de llevar a cabo esta
operacin es:
Presionamos simultneamente <Ctrl+B>.
En la ficha Inicio, Grupo Modificar, hacemos clic en el comando Buscar y
Seleccionar.
Este comando nos ofrece distintas opciones, como se muestra en la

siguiente imagen:
Al dar un clic en la opcin Buscar se mostrar la caja de dialogo
siguiente:
En la caja Buscar: escribimos el texto o nmero que deseamos encontrar. Si se debe buscar Por filas o
Por columnas y si lo que buscamos podra estar dentro de Frmulas, Valores o Comentarios se indica
en la lista Buscar dentro de: Si sealamos Coincidir maysculas y minsculas, Excel 2013 encuentra
slo los textos con la combinacin exacta de maysculas y minsculas especificadas.
32

Excel 2013 cuenta con la capacidad de Elegir formato de celda la cual nos permite tomar una muestra
del formato de la celda a buscar. Para seleccionar el tipo de formato podemos hacer uso del botn
Formato, el cual nos permitir indicar el que estamos buscando.
Adems, se tiene la opcin de Coincidir con el contenido de toda la celda que facilita la bsqueda del
texto, limitndola a la celda que contenga nicamente el contenido exacto de la bsqueda.
Excel 2013 considera las letras como fueron escritas originalmente aunque hayan sido cambiadas con
alguna de las instrucciones de conversin a maysculas. Adems, de las opciones anteriores podemos
utilizar:
Buscar siguiente: Al encontrar una primera incidencia del texto y seleccionar sta opcin, se
realiza otra bsqueda en la que se selecciona el siguiente texto especificado.
Buscar todo: Busca todas las incidencias del texto especificado.

Si seleccionamos la opcin de Buscar todo, se desplegar dentro de la caja de dilogo la
informacin de las celdas encontradas de acuerdo a la bsqueda, de una forma similar a la
siguiente:
Reemplazar
Esta es una opcin extendida de la bsqueda, en la cual se le puede especificar un texto de reemplazo,
es decir, cuando encuentre el texto que lo cambie por el nuevo. Las formas de llegar al reemplazo son:
Podemos usar <Ctrl + L>

En la ficha Inicio, Grupo Modificar, hacemos clic en el comando
Buscar y Seleccionar, seleccionamos la opcin
33
Utilizando cualquiera de los

mtodos aparece la siguiente caja de
dilogo:
Las opciones que aparecen son similares a las utilizadas en la bsqueda, pero se incluye el recuadro
Reemplazar con:, en el cual podemos especificar el texto o nmero que deseamos utilizar para el
reemplazo del anterior. Adicionalmente se incluyen dos botones en la parte inferior de la caja, con las
opciones Reemplazar y Reemplazar todos, con el primero podemos ir cambiando una ocurrencia a la
vez, o bien, con el segundo podemos reemplazar todas las ocurrencias de una sola vez.
Otras opciones
El comando Buscar y Seleccionar, tambin nos provee de otras opciones adicionales, a continuacin se
describen brevemente.
Abre la caja de dilogo del mismo nombre que nos permite
trasladarnos a cualquier celda de cualquier hoja de clculo del libro
en el que nos encontramos
Selecciona todas las celdas donde se haya incluido una frmula.

Selecciona todas las celdas donde se haya insertado un comentario.
Selecciona todas las celdas donde se haya agregado formato
condicional (este tema se revisar ms adelante).
Selecciona todas las celdas donde se haya colocado una cantidad.
34

Selecciona las celdas a las que se les haya configurado Validacin.
Nos permite seleccionar algn tipo en especial de estado o contenido
de la celda.
Selecciona nicamente objetos insertados en la hoja de clculo.
Deshacer y repetir acciones

Excel 2013 ofrece la posibilidad de deshacer acciones y regresar al estado anterior antes de que se
hiciera esa accin o esas acciones. Para deshacer una operacin:
Presionamos simultneamente <Ctrl+Z>.

de acceso rpido.
de la barra de herramientas
La accin contraria es Rehacer que anula el Deshacer. Para rehacer:

Presionamos simultneamente <Ctrl+Y>.
acceso rpido.
de la barra de herramientas de
Podemos Deshacer y Rehacer mltiples operaciones, siempre y cuando stas cumplan con los criterios
necesarios para poder deshacerse.
35

Preguntas de repaso
36
1)
Para colocar un texto

que se ha copiado o
cortado utilizamos:
2)
De qu forma se
puede crear
rpidamente una serie
consecutiva de
nmeros?
3)
Describa uno de los

mtodos para Deshacer
una operacin
4)
Podemos copiar o
mover una celda o
conjunto de celdas,
columnas o filas texto
con la ayuda del ratn?
Explique.
5)
Qu pasos hay que

seguir para buscar y
reemplazar un texto?

Pgina de Notas
37
SECCIN 3. CREACIN DE FRMULAS
En esta seccin:
El participante crear una frmula.
Realizar operaciones aritmticas tomando en cuenta las prioridades de los
operadores.
Crear frmulas con direccionamientos relativos, absolutos y mixtos.
Trabajar con Pegado Especial
Conocer el concepto e importancia de los vnculos de objetos y celdas.
Qu es una frmula?
Una frmula es una operacin de clculo, referencia, deduccin o interpretacin de las celdas de una
hoja. El verdadero potencial de una hoja de clculo es el manejo de las frmulas.
Aunque muchas de las operaciones que se hacen con las frmulas se pueden hacer con una calculadora
tpica, en una hoja de clculo se tiene la ventaja de que se dispone de todos los datos al mismo tiempo
y que la operacin se indica una sola vez, posteriormente se efectuar sobre los datos deseados.
Operadores bsicos
Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin, combinar
nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.
Operador aritmtico
Significado
Ejemplo
+ (signo ms)
Suma
3+3
(signo menos)
Resta
Negacin
31
1
39

Operador aritmtico
Significado
Ejemplo
* (asterisco)
Multiplicacin
3*3
/ (barra oblicua)
Divisin
3/3
% (signo de porcentaje)
Porcentaje
20%
^ (acento circunflejo)
Exponenciacin
3^2
Creacin de una frmula

La forma ms ptima de crear frmulas es empleando referencias. Las referencias de celda identifican
celdas individuales de una hoja de clculo. Indican a Excel dnde debe buscar los valores para utilizarlos
en una frmula.
Excel utiliza el estilo de referencia
A1, que hace referencia a las
columnas mediante letras y a la
filas mediante nmeros.
Los datos que se muestran en la
siguiente tabla, se captura en la
misma forma como se explic
anteriormente.
PRODUCTO
PRECIO
CANTIDAD TOTAL
Tubos 2"
$3.2
$16
Perico
$45.69
$274.14
Llave Steelson
$26.3
$236.7
La tabla anterior se refleja en

Excel 2013 de la siguiente manera:
En este ejemplo, la columna de
TOTAL es el resultado de la
multiplicacin de PRECIO por
CANTIDAD. Por lo tanto, es aqu
donde se puede crear una frmula
que calcule el resultado.
Para este ejemplo se escribe en la celda D2 porque es donde va a estar el resultado de la operacin; se
tiene que hacer la multiplicacin de la celda B2 por la celda C2, porque son las celdas donde se
encuentran los valores de PRECIO y CANTIDAD.
40

Los pasos a seguir para la creacin de la frmula, se describen a continuacin:
1) Seleccione la celda donde
desea introducir la frmula.
2) Siempre para comenzar una
frmula se debe hacer con el
signo igual (=) y con esto le
indicamos a Excel 2013 que
lo que viene a continuacin
es el contenido de la frmula.
3) Despus, se debe escribir el

contenido de la frmula, es
decir, sus referencias y
operaciones.
La
celda
escogida tendr una lnea
punteada.
4) Despus de que la celda ya

est escrita, se escribe el
operador, que en este caso
es *, y se repite el paso 2 para
la siguiente celda.
5) La frmula ya est lista, slo

falta aceptarla. Se puede
aceptar con la tecla <Intro> o
con el botn
de frmulas
de la barra
En la celda aparece el resultado de la operacin que se indica en la frmula. Sin embargo, sabemos que
es una frmula porque en la barra de frmulas sigue apareciendo la frmula tal y como se escribi.
41

Otra forma de introducir las referencias para una formula dentro de la celda, es con la ayuda del ratn,
donde le podemos dar un clic a la celda deseada.
Una vez que hayamos indicado una frmula para la celda

de Total, no es necesario volver a escribirla para el resto
de las celdas en las que requerimos un total, ya que la
frmula que se escribi, tambin puede servir para los
siguientes filas sin necesidad de volverla a escribir en cada
una de ellas. Tan slo tiene que copiarse hacia abajo con
cualquiera de los mtodos vistos en la seccin 2, pero el
ms rpido y sencillo es con el apuntador del ratn, y
copiando rpidamente el contenido hacia abajo.
Al copiar una frmula automticamente van a cambiar las
filas si se copia hacia arriba o hacia abajo, y sus columnas
si se copia hacia la izquierda o derecha.
Por lo que en cada fila o columna se tendra la frmula
correspondiente y sera equivalente a escribir la frmula
celda por celda, slo que ms rpido y ms sencillo.
De esta forma, se realiz la operacin deseada rpidamente y, adems, se tienen otras ventajas. La
primera es que si se hacen cambios en las celdas de PRECIO o CANTIDAD, automticamente la
operacin de la frmula se actualiza.
42

Prioridad de los operadores
Cuando se realizan varias operaciones, el orden en el que sern realizadas es:
1)
2)
3)
4)
Porcentaje
Exponenciales
Multiplicaciones y Divisiones
Sumas y restas
Recuerde que las operaciones que

primero se realicen sern las que se
encuentren dentro de los parntesis. Por
ejemplo:
Frmula
Resultado
=2+4*5
22
=(2+4)*5
30
=5+6/4+3*2
12.5
=(5+6)/(4+3)*2
3.14285714
=((5+6)/(4+3))*2
3.14285714
Copiar frmulas
Como se vio anteriormente en esta seccin, al copiar una frmula hacia la derecha o izquierda, cambian
las columnas, y al copiar una frmula hacia arriba o abajo, cambian las filas. Pero esto en ciertos casos
puede ser una desventaja, porque es posible que deseemos tener algn dato constante y la referencia
de su celda no debe cambiar.
Una solucin a esto podra ser que se hiciera
una frmula por cada celda, pero no es una
solucin eficiente, porque mientras ms
datos se tengan ms tediosa ser esta tarea.
Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea
calcular el cambio de moneda de pesos a
dlares:
43
La operacin es muy sencilla, una simple

divisin. Pero qu sucede cuando esa
frmula se copia hacia abajo?
Las celdas C7, C8, C9 muestran una serie de caracteres especiales con un indicador
de error.
Como se copi hacia abajo, los valores de las filas cambiaron. En la barra de frmulas se puede observar
que el contenido de la celda C9 es la frmula que divide a B9 entre B5, no es el resultado esperado, la
operacin adecuada debera ser B9 entre B2.
Sin embargo, podemos ver que la operacin realizada en la celda C6 est correcta, la frmula en esta
celda es B6 entre B2. Todos los valores en este caso, deben de dividirse entre B2 que es el tipo de
cambio del dlar en el ejemplo, por lo tanto, la celda que no debe cambiar es la B2.
Tipos de referencia
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Excel dnde
debe buscar los valores o los datos que desea usar en una frmula. Las referencias permiten usar datos
de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien usar el valor de una celda en varias
frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros
libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos o referencias externas.
Relativas
44
Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de
la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la
posicin de la celda que contiene la frmula, cambia la referencia. Si se copia o se
rellena la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. De
forma predeterminada, las nuevas frmulas usan referencias relativas. Por ejemplo,
si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta
automticamente de =A1 a =A2.

Absolutas
Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace
referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda
que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la
frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma
predeterminada, las nuevas frmulas usan referencias relativas, de modo que puede
resultar necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una
referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas
celdas: =$A$1.
Mixtas
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila
absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la
forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si
cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia
relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la frmula
en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia
absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la
celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Celda
Copiando /
Copiando /
B2
A2 / C2
B1 / B3
$B$2
$B$2 / $B$2
$B$2 / $B$2
B$2
A$2 / C$2
B$2 / B$2
$B2
$B2 / $B2
$B1 / $B3
45

La frmula que est en la celda C6 est correcta,
lo nico que debemos hacer es indicarle que no
cambie su columna o fila al momento de copiarse
y la forma de hacerlo es anteponiendo el signo $
antes de la referencia de la celda.
La misma frmula se puede editar con la tecla
<F2> y posteriormente con la tecla <F4> Excel
2013
automticamente
proporciona
las
combinaciones de smbolos $ segn se desee.
Se puede seguir presionando la tecla <F4> hasta

obtener la combinacin deseada.
Si utilizamos la primera combinacin, tendramos

lo siguiente:
Ahora, vamos a incluir otros datos:

Copiando la frmula que tenemos en C6, no va a
cambiar ni la columna ni la fila. Se puede hacer
otra frmula ms, pero se puede aprovechar la
que ya se tiene, simplemente con hacerle un
cambio.
La frmula de C6 es =B6/$B$2 que quiere decir
que no va a cambiar la columna ni la fila, pero
como lo que nos interesa que se mantenga
constante es la fila, podemos cambiar la frmula a
=B6/B$2.
46

Si copiamos esta frmula hacia abajo y hacia la
derecha, los clculos son correctos y tan slo
utilizamos una frmula:
Y podramos seguir aadiendo datos y se va a
seguir utilizando la misma frmula.
Podemos tener referencias absolutas cuando no va a cambiar ni la columna ni la fila (como $B$6),
referencias relativas cuando va a cambiar la columna como o la fila (como B6) y referencias mixtas
cuando se combinan relativas con absolutas como (como $B6, donde slo cambia la fila o B$6, donde
slo cambia la columna).
Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se pueden utilizar con cualquier tipo
de frmulas. Esto nos puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al momento de realizar
operaciones con los datos.
Rastreo de Error
Cuando aparece un error en una formula, Excel
2013 nos brinda la facilidad de utilizar la opcin
para conocer cul fue la causa y as poder hacer
las correcciones necesarias. Cuando se presenta
un error aparece una marca de color verde en el
extremo izquierdo de la celda en la que se
encuentra el error.
Adicionalmente al posicionarnos en la celda que

contiene el error aparece la etiqueta inteligente
. Las opciones que muestra son las
siguientes:
47

Error en valor
Mediante esta opcin se indica el tipo de error y su contenido variar de

acuerdo al error que se haya presentado.
Ayuda sobre este

error
La ayuda se desplegar, proporcionando informacin ms detallada

sobre el tipo de error que se presenta, tal como sus posibles causas.
Mostrar pasos de
clculo
Nos despliega la siguiente pantalla:
Omitir error
Da la facilidad de indicar que el resultado obtenido debe ser

considerado como valor y no como error.
Modificar en la Barra
de formulas
Con esta facilidad es posible acceder de forma directa a la frmula para

modificar y rescribirla a travs del modo de edicin de celda.
Opciones de
comprobacin de
error
Mediante esta opcin es posible sealar las condiciones de verificacin

de una formula.
Mostrar pasos de clculo

La Herramienta de Evaluar frmula, nos ayuda para examinar el valor de la referencia subrayada. El
resultado de la evaluacin se muestra en cursiva.
Cuando seleccionamos Mostrar pasos
de clculo, se mostrar la siguiente caja
de dialogo con la frmula de la celda
seleccionada.
Al dar clic en el botn

, se
realizar la evaluacin de la frmula. Si
la
frmula
contiene
diversas
operaciones, iniciar con sustituir las
celdas con los valores y realizar las
operaciones, respetando la jerarqua de
operadores.
48

Al hacer clic en el botn Reiniciar,
mostrar la frmula con las referencias.
Haga clic en el botn Pasos a paso para
entrar para mostrar la sustitucin de las
celdas por los valores y las operaciones
que se vayan calculando una a una.
Utilice el botn Paso a paso para salir,
para regresar al nivel anterior y
continuar
con
las
siguientes
referencias.
Las pantallas de evaluacin nos permiten ir siguiendo las referencias establecidas para realizar los
clculos en la frmula que establecimos, a fin de poder encontrar el error cometido o la razn por la
cual no se pudo completar nuestro calculo.
Otra manera de evaluar una frmula, aun cuando no ha marcado ningn tipo de error, es utilizando el
comando
, de la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de Frmulas.
Las opciones para la comprobacin de errores las podemos establecer en la caja de dilogo siguiente:
Esta caja se pude obtener de igual manera por medio de la ficha Archivo, empleando el comando
Opciones. Seleccione Frmulas en el Panel Izquierdo y configure las distintas opciones para la
Comprobacin de errores.
49

Pegado especial
El comando
, presenta varias opciones.
Al hacer clic en l, mostrar las siguientes
opciones.
Estas opciones se explicaron en la seccin
anterior en el tema Vista previa dinmica.
Si se realiz una copia (esta accin no se permite si se ha realizado un corte) de la

informacin de las celdas de Excel 2013,
Adems de la opcin Pegar utilizada en

forma tradicional, se puede realizar la
operacin de Pegado especial.
Con estas opciones Excel 2013 permite Pegar no slo el contenido de las celdas, sino las Frmulas,
Valores, Formatos, Comentarios, Todo, excepto las reglas de Validacin, tambin se puede pegar slo
el Ancho de las columnas y Formatos de nmeros y frmulas o valores.
Adems, si las celdas origen y las destino contienen nmeros se puede realizar una Operacin y
automticamente se tienen los nuevos valores. La casilla de Saltar blancos no pega las celdas en blanco
del rea copiada, al rea pegada. Si se copia una celda vaca hacia una que est en uso no la encima.
Transponer cambia la orientacin de los datos cuando se pegan, los datos de la fila superior se colocan
en la columna izquierda y los de la columna izquierda aparecen en la fila superior. El botn Pegar
vnculos crea una liga con el contenido de la celda donde fue copiada, de manera que si cambia la
informacin en la celda de origen cambia tambin en la celda destino.
50

Si se realiz una copia o un corte de un objeto
u otra aplicacin, la caja de dilogo que se
mostrar es similar a la siguiente:
Esta opcin permite Pegar vnculos, lo que
crea una liga con el contenido del
Portapapeles a la aplicacin donde fue
creada, de manera que si cambia la
informacin en la aplicacin de origen cambia
tambin en el destino, sin importar si fue
creada con Excel 2013 o con otra aplicacin.
Para realizar un vnculo es necesario que la aplicacin donde se cre permita que existan stos.
Adems, se debe guardar el archivo que contiene la informacin que se est vinculando, esto permitir
que al modificar el archivo origen se puedan actualizar los cambios en el archivo destino.
Para poder establecer la liga, se debe seleccionar Pegar vnculo de la caja de dilogo y definir como se
har ste. Entre las ms frecuentes se encuentran las siguientes:
Objeto:
Una representacin grfica del contenido del Portapapeles. El nombre del

objeto depende del tipo de contenido del Portapapeles.
Texto con formato El texto con el formato asignado.

(RTF):
Texto sin formato: Texto normal sin ninguna clase de formato.
Imagen:
Una representacin grfica de informacin como un Windows metafile.
Mapa de bits:
Una representacin grfica usada para dibujos de otras aplicaciones como

Paint.
Existen adems, otras formas de pegado. Una vez establecido el vnculo, podemos indicarle a Excel
2013 que muestre el objeto como un icono, esto se logra con la opcin Mostrar como icono.
Otra parte importante de las opciones que nos
ofrece el comando Pegar es el poder Copiar o
Pegar lo seleccionado, incluyendo un conjunto
de celdas como si fueran imgenes.
51

Vnculos
Cuando algn documento tiene uno o ms vnculos a otras aplicaciones hechas con el Pegado Especial,
se pueden ver y modificar utilizando la ficha Datos, en el Grupo Conexiones, se encuentra el comando
Editar vnculos.
Esta opcin normalmente est deshabilitada, pero al hacer un vnculo se habilita. La caja de dilogo
que aparece es la siguiente:
Aparecen listados todos los vnculos que tiene el documento. Podemos a travs de esta caja definir si
las actualizaciones sern en forma Manual o Automtica.
Si seleccionamos Manual podemos indicar que Actualice ahora. Si queremos cambiar el objeto desde
el origen seleccionamos Abrir Origen y si queremos cambiar el origen seleccionamos Cambiar origen.
Si se desea controlar la manera en la que se
iniciar el control de vnculos se utiliza el botn
, el cual nos desplegara la
siguiente caja, donde podemos determinar lo
que ocurrir al abrir el libro:
Dependiendo de la seleccin que hagamos en la
caja de dilogo, se mostrar o no una alerta
antes de actualizar los vnculos.
52

Preguntas de repaso
1)
Qu es una frmula y
para qu sirve?
2)
Describa brevemente en
que se pueden utilizar las
frmulas en sus
actividades cotidianas
3)
Escriba en la lnea el
resultado de las
operaciones sealadas
usando las prioridades de
los operadores de Excel
2013:
3+4*5+6/2
(3+4)*5+6/2
(3+4)*(5+6)/2
((3+4)*(5+6))/2
4)
Cules son los tipos de

referencia que existen en
Excel? Qu tecla se utiliza
para colocar smbolos de
referencia absoluta ($) en
las frmulas?
5)
Cmo se establece un
vnculo?
53

Pgina de Notas
54
SECCIN 4. USO DE LAS FUNCIONES
En esta seccin:
En esta seccin:
El participante conocer la importancia y utilidad de las funciones.
Insertar funciones con el asistente y utilizar los otros mtodos disponibles.
Crear nombres para rangos.
Aplicar nombres en las funciones.
Introduccin
En la seccin anterior se explic la importancia, ventajas y usos de las frmulas. Las frmulas son
fundamentales para el manejo de una hoja de clculo y son su herramienta principal. Adems de las
frmulas que Excel 2013 permite que al usuario generar segn sus necesidades, Excel 2013 cuenta con
una herramienta ms que son las Funciones.
Las funciones, son frmulas simplificadas de las operaciones que se realizan comnmente, como una
sumatoria, un promedio, etc. Adems Excel 2013 cuenta con funciones financieras, estadsticas,
matemticas y trigonomtricas, etc. que resuelven las necesidades ms frecuentes de distintos
disciplinas.
Importancia de las funciones

Una funcin, es una serie de frmulas pero en forma simplificada, ms sencilla y ms fcil de escribirse.
Las funciones resuelven problemas que tambin se pueden resolver con frmulas normales, pero lo
hacen en un slo paso en lugar de varios.
55

Por ejemplo, si tenemos los siguientes datos:
La frmula para sumar estos datos, como se
muestra en la barra de frmula es
=C6+C7+C8+C9+C10. Si existieran ms filas, la
frmula seguira creciendo y creciendo hasta
contemplar todas las filas. Adems, es ms
probable cometer un error mientras mayor sea
el nmero de filas a sumar.
Ahora, veamos el mismo grupo de datos pero

utilizando una funcin para realizar la operacin:
Aqu se utiliz la funcin SUMA que es una de las

ms usadas, y suma series de nmeros.
Ntese como para escribir esta frmula, el nmero de letras es mucho menor al del ejemplo anterior.
Este tamao vara muy poco aunque se trate de 10 filas o 20 filas o 40 etc., porque se est haciendo
referencia a un rango de celdas. Al escribir C2:C6 la operacin a realizar considera de la celda C2 a la
celda C6 incluyendo todas sus celdas intermedias.
Cmo utilizar funciones?

Para incluir una funcin dentro de la hoja de clculo se pueden utilizar cualquiera de los siguientes
mtodos:
Presionamos simultneamente <Mayus + F3>.
Damos un clic sobre el icono

Biblioteca de funciones.
Haga clic en el botn
56
en la ficha Formulas, grupo
, de la Barra de frmulas

Cualquiera de los tres mtodos
anteriores nos lleva al Asistente para
funciones, desplegando la siguiente
caja de dilogo:
Como se puede apreciar dentro de la

seccin Buscar una funcin: se cuenta
con una caja de texto donde podemos
escribir lo que deseamos hacer, una vez
indicada la instruccin, se despliega una
lista de recomendaciones.
En la seccin Seleccionar una funcin: se encuentra una lista de las funciones disponibles, en donde
podemos seleccionar la que deseamos, si conocemos el nombre. Al dar clic sobre la funcin, aparece
el formato de la funcin, es decir, que componentes debe llevar para que sea empleada correctamente.
Tambin hay una pequea descripcin de lo que hace esa funcin.
Considerando el mismo ejemplo descrito anteriormente donde se desea calcular el TOTAL
(C6+C7+C8+C9+C10), ser entonces la funcin SUMA la que se elija, una vez seleccionada de la lista de
sugerencias la opcin deseada, se da doble clic sobre esta o bien aceptar.
Al realizar la seleccin, se obtiene la caja de dialogo siguiente:
57

Dentro de esta pantalla existen ciertos elementos como:
Nmero 1: Contendr la referencia o rango de celdas de la funcin. En esta caja se puede escribir la
referencia o rango de las celdas, pero adems Excel 2013 provee la capacidad para indicarle el rango
con el ratn. Para hacerlo damos un clic sobre el icono
disminuye y toma el siguiente aspecto:
. Al hacerlo la caja de dilogo de funcin se
Entonces podemos sealar la celda deseada o dar un clic sostenido sobre el rea del rango deseado.
Al sealar el rango o referencia en la hoja se coloca una lnea punteada sobre la seleccin y la celda o
rango y automticamente se escriben, con todo y los signos de puntuacin y separacin que necesiten.
Para regresar a la caja de dilogo damos un clic sobre el icono
Otra forma de incluir una funcin es tecleando en la

celda el signo de (=). Al hacerlo inmediatamente
aparece una caja de dilogo que nos permitir
agregar las funciones:
Del men desplegable podemos seleccionar entre
las funciones ms comunes.
Para seleccionar otra funcin que no aparece en la
lista, utilizamos Ms funciones. Esta opcin
muestra la caja de dilogo de funciones. Una vez
seleccionada la funcin aparece el Asistente de
funciones que nos permitir introducir la frmula.
Una vez terminada la funcin y hechos todos los cambios, se presiona el botn Aceptar y la funcin
queda insertada.
El Asistente para funciones es un mtodo para
insertar las funciones, pero tambin se pueden
escribir directamente con todos sus elementos.
Para iniciar la funcin, recuerde escribir siempre el
signo igual (=) como se hace con las frmulas.
Cuando se escribe el signo de igual (=) en una celda
y comenzar a escribir el nombre de la funcin, Excel
2013 despliega una lista de posibles funciones, para
seleccionar la funcin que se requiera.
58

La funcin SUMA, por ser una de las ms usadas, se puede insertar directamente con el comando
de la ficha Frmulas, en el grupo Biblioteca de funciones. Adems utilizando este
comando, Excel 2013 automticamente detecta cules son las celdas que se van a incluir en la
funcin.
Como generalmente se realiza esta operacin en la
parte inferior de una tabla, toma todos los valores
que se encuentran hacia arriba de esta celda. Si no
encuentra valores hacia arriba, busca hacia la
izquierda.
Si no se desean estos valores, simplemente se
escriben las celdas deseadas o se seleccionan con el
ratn.
Las funciones, se comportan como frmulas normales en cuanto a su manejo. Se pueden agrupar con
parntesis, se pueden hacer combinaciones y se pueden anidar una dentro de otra sin que sea
necesario que sean del mismo tipo. Ejemplos de combinaciones de funciones vlidas:
=SUMA(C1:C5) *5
=SUMA(C6,D6,C7,D7:D9)*SUMA(C6:C7,C9:C10)
=SUMA(MAX(A1:C5),MIN(A1:C5))
Categoras de funciones
Adems de la funcin SUMA, existen ms de doscientas funciones de diferentes categoras y
dependiendo de las necesidades especficas del usuario podr seleccionar funciones de acuerdo a una
categora. Las categoras de las funciones son:
Financieras
Fecha y hora
Matemticas y Trigonomtricas
Estadsticas
Bsqueda y Referencia
Bases de Datos
Texto
Lgicas
Informacin
Definidas por el usuario
Ingeniera
Cubo
compatibilidad
59

En la ficha de Frmulas, grupo Biblioteca de Funciones, se encuentras los comandos de las categoras
ms usadas.
En el comando Ms funciones
, se encuentran el resto de las categoras:
Al dar clic en la categora, se muestra la lista de

funciones correspondiente de la cual se
selecciona la funcin deseada, por ejemplo, en la
categora de Estadsticas despliega la siguiente
lista de funciones:
Funciones bsicas
Entre las funciones ms frecuentemente utilizadas se encuentran, adems de la de sumatoria (SUMA):
60
Promedio (PROMEDIO)
Obtiene el promedio (media aritmtica) de las celdas.
Contar (CONTAR)
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros.
Contara (CONTARA)
Cuenta el nmero de celdas no vacas.
Mximo (MAX)
Obtiene el valor mximo (nmero).
Mnimo (MIN)
Obtiene el valor mnimo (nmero).

Dado que estas funciones son muy requeridas,
Excel 2013 cuenta con un mecanismo para
utilizarlas de forma rpida. Si seleccionamos el
rango sobre el cual deseamos aplicar la funcin,
inmediatamente en la barra de estado aparece
la funcin o funciones que le solicitemos y su
resultado.
Para cambiar la funcin o agregar una funcin

ms a este resumen basta con dar clic sobre la
barra de estado con el botn secundario y
aparecer el siguiente men:
Donde se podr seleccionar la funcin que
deseamos utilizar. Al cambiar la funcin,
inmediatamente aparece el resultado en la
barra de estado.
De igual manera si deseamos aplicar una funcin

sobre el rango seleccionado, podemos dar clic la
flecha del comando
y se
desplegarn las funciones ms frecuentemente
utilizadas.
Al seleccionar la funcin deseada el resultado se
mostrar en la celda siguiente de nuestro rango
seleccionado.
61

Autocorreccin de frmulas
En ocasiones escribimos frmulas con errores. Excel 2013, cuenta con una herramienta que ayuda a
corregir los errores ms comunes al escribir una frmula. Por ejemplo, si escribimos la siguiente
frmula =SUMA(C4;C6), la Autocorreccin de frmulas enva el siguiente mensaje:
El Excel 2013 propone cambiar el punto y coma, por dos puntos. Esta correccin la podemos aceptar o
no. Al aceptarla la formula quedara corregida y podremos continuar.
Asignar Nombre a Rango

En algunas tablas, es comn que se hagan muchas referencias a una celda o un rango de celdas para
hacer operaciones con sta. Por esa razn, se puede definir un Nombre tomando como referencia una
celda o rango especfico y despus utilizarlo para las frmulas y/o funciones.
Para definir un nombre, se selecciona la celda o rango deseado y se realiza cualquiera de las siguientes
operaciones:
Presionamos simultneamente <Ctrl + F3>.
En la ficha Frmulas, grupo Celdas con nombre, seleccionamos el
comando
62

Aparecer la siguiente caja de dilogo:
Dentro de la caja de dialogo Administrador

de nombres, se enlista todos los nombres de
rangos que se hayan creado.
Si lo que nos interesa es crear un nuevo

nombre, se da un clic en el botn
, esta accin mostrar la caja de
dialogo de la imagen siguiente:
El nombre asignado lo toma de la celda ms cercana que encuentre con texto, si no encuentra ninguna
no asigna un nombre automticamente y espera que se escriba en la caja Nombre: En la caja mbito,
se establece la hoja en la cual se desea que el Nombre pueda ser utilizado o en el Libro. La caja para
Comentario: nos ayuda a agregar informacin adicional acerca del Nombre que se est asignando al
rango o celda. La caja Se refiere a: es dnde se especifica el rango o celda al cul se est asignando el
nombre, esta accin podemos realizarla empleando el icono
en el asistente para frmulas.
, de la misma forma que es utilizada
El administrador de nombre nos ofrece la opciones de Editar o Eliminar un Nombre, basta con
seleccionarlo y dar clic en el botn correspondiente.
63

Consideraciones para asignar nombre a celdas o rangos
A continuacin se enumeran las reglas de sintaxis que necesita conocer para crear y modificar nombres.
El primer carcter de un nombre debe ser una letra, un carcter de
subrayado (_) o una barra invertida (\). El resto de los caracteres del nombre
pueden ser letras, nmeros, puntos y caracteres de subrayado.
Caracteres vlidos
No se pueden utilizar los caracteres en maysculas y minsculas "C", "c",

"R" o "r" como nombre definido, ya que todos ellos se utilizan como una
abreviatura para seleccionar una fila o columna para la celda seleccionada
al escribirlas en un cuadro de texto Nombre o Ir a.
Referencias de
celda no permitidas
Los nombres no pueden ser idnticos a una referencia de celda, como

Z$100 o R1C1.
Los espacios no son

vlidos
Los espacios no estn permitidos como parte de un nombre. Use el carcter

de subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabra; por ejemplo
Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
Longitud del
nombre
Un nombre puede contener hasta 255 caracteres.
Distincin entre
maysculas y
minsculas
Los nombres pueden incluir letras en mayscula y minscula. Excel no

distingue entre caracteres en mayscula y minscula en los nombres. Por
ejemplo, si ha creado el nombre Ventas y luego crea otro nombre VENTAS
en el mismo libro, Excel le pedir que elija un nombre nico.
Otra forma de crear nombres pero de una forma

ms rpida y con una sola operacin, es
seleccionando los valores junto con las celdas
que contienen los nombres.
En la ficha Frmulas, grupo Celdas con nombre,

seleccionamos
el
comando
.
Aparece la siguiente caja de dilogo:
64

En caso de que la seleccin sea de varias columnas y filas, podremos realizar cualquiera de las siguientes
dos acciones:
Presionamos simultneamente <Ctrl + Mayus + F3>.
comando
Los nombres pueden estar en la Fila superior, en

la Columna izquierda, en la Fila inferior o en la
Columna derecha de la seleccin.
Otra forma de generar un nombre es seleccionar

el rango y dar un clic sobre el cuadro de
nombres, permitindonos escribir los nombres
directamente.
Una vez que ya se han creado o definido los nombres, se pueden utilizar en las frmulas o funciones.
Para pegar un nombre en una frmula se puede:
Presionamos <F3>.
comando
65

Si presionamos la tecla <F3> tendremos como
resultado la siguiente caja de dilogo:
En Pegar nombre, aparece la lista de los nombres
creados o definidos. Se selecciona el nombre y se
presiona Aceptar.
En caso de utilizar el comando

nos mostrar la lista de nombres disponibles para la
hoja en que nos encontramos y los Nombres
disponibles para todo el Libro, adems de la opcin
Pegar, que abre la caja de dialogo Pegar nombre
descrita anteriormente
Adems, se pueden buscar frmulas en las celdas

seleccionadas y reemplazar las referencias con los
nombres definidos por ellas, si existen. Para realizar
esta accin seleccione la opcin Aplicar Nombre del
comando
nombre de la ficha Frmulas.
del grupo Celdas con
Da como resultado la siguiente caja de dilogo:

En la lista Aplicar nombres aparecen los nombres que
se definieron o crearon previamente. Aparecen todos
seleccionados, pero se puede quitar la seleccin dando
un clic sobre el deseado. Omitir tipo de referencia
(relativa o absoluta), reemplaza las referencias con
nombres sin considerar los tipos de referencias de los
nombres o de las referencias, si se desactiva esta casilla
de verificacin se reemplazan las referencias absolutas
con nombres absolutos, las referencias relativas con
nombres relativos y las referencias mixtas con nombres
mixtos.
Usar nombres de filas y columnas usa los nombres de los rangos de filas y columnas que contengan las
celdas a las que se hace referencia si no puede encontrar los nombres para las celdas precisas.
66

El botn Opciones presenta opciones adicionales. Omitir nombre de columna reemplaza la referencia
con un nombre a partir de encabezados de fila o columna sin incluir un nombre a partir de encabezados
de columna, si la celda a la que hace referencia est en la misma columna que la frmula y en un rango
con nombre a partir de encabezados de fila.
Omitir nombre de fila reemplaza la referencia con un nombre a partir de encabezados de columna sin
incluir un nombre a partir de encabezados de fila, si la celda a la que hace referencia est en la misma
fila que la frmula y en un rango con nombre a partir de encabezados de columna.
El Orden de los nombres determina qu nombre de rango se enumera primero cuando una referencia
de celda es reemplazada por un nombre de rango a partir de encabezados de Fila columna o
encabezados de Columna fila.
67

Preguntas de repaso
68
1)
Qu diferencia existe
entre una frmula y
una funcin?
2)
Cules son las

funciones bsicas en
Excel?
3)
Qu pasos se tienen
que realizar para
insertar una funcin
con el asistente de
funciones?
4)
Qu es un nombre en
Excel?
5)
Cmo se define y
cmo se utiliza un
Nombre?

Preguntas de repaso
69
SECCIN 5. FORMATO DE CELDAS E INSERCIN DE

OBJETOS
En esta seccin:
El participante dar formato numrico a celdas.
Cambiar la alineacin y fuentes de las celdas.
Asignar bordes y diseo a sus celdas.
Cambiar el alto de una fila y el ancho de una columna.
Conocer los mtodos para insertar celdas, filas, columnas y hojas.
Identificar los posibles mensajes de error al insertar celdas, filas y columnas.
Eliminar celdas, filas, columnas y hojas
Utilizar la caja de dilogo para insertar imgenes.
Insertar objetos.
Introduccin
Una vez que el contenido de la hoja ha sido revisado y validado, podemos darle formato. Para dar
formato a la(s) celda(s), lo primero que se debe hacer es seleccionarla(s).
Seleccionamos la ficha Inicio, en esta se encuentran todas las opciones que nos provee Excel 2013 para
dar formato a nuestra hoja de clculo.
71
SECCIN 5. FORMATO DE CELDAS E INSERCIN DE OBJETOS

Formato a las celdas
El formato de celdas sirve para modificar el tipo de letra, tamao, espaciado, etc., de las celdas y su
contenido. El formato de las celdas est concentrado en una sola caja de dilogo. Para acceder a sta
realice cualquiera de estas acciones:
Presionamos simultneamente <Ctrl + 1>.
Damos un clic en iniciador de Cuadro de dilogo de Formato de fuente del
grupo Fuente o el grupo Alineacin O el grupo Nmero de la ficha Inicio
. Tambin puede seleccionar la o las celdas y mostrar el men
contextual haciendo clic con el botn derecho del mouse sobre el rea
seleccionada. Una vez que se muestra el men, haga clic en la opcin
Formato de Celdas.
Cada separador
tiene una funcin
distinta y se
accede dando un
clic
en
el
separador
deseado.
Fuente
A travs de este separador se cambia el
tipo de letra, estilos y tamao de la letra
de las celdas.
En esta caja seleccionaremos la Fuente,
su Estilo y Tamao. Podremos
subrayarlo con Subrayado y escoger el
tipo. Adems, le daremos efectos de
Tachado, Superndice o Subndice.
Tambin se puede cambiar el Color
eligindolo de la lista correspondiente.
Si seleccionamos Fuente normal, Excel
2013 utilizar las definiciones que
acabamos de realizar como el tipo
normal de fuente que utilizar.
72

En el grupo Fuente se puede apreciar algunos de los comandos de la caja de dialogo Formato de celdas,
aqu se muestran con su comando correspondiente:
Lista de tipos de fuente

Lista de tamaos de fuente
fuente.
Cursivas
Subrayado
Este comando nos ofrece dos tipos de

Aumenta o disminuye el tamao de subrayados, simple y doble.
Lista de colores para las fuentes.

Negritas
Alineacin
Con este separador se controla la

alineacin de las celdas.
El separador Alineacin controla el
lugar Horizontal y Vertical que va a
ocupar la celda dentro de la hoja.
Sangra aade una sangra equivalente
a un carcter dentro de la celda.
En Orientacin se elige como se
acomoda el contenido a travs de la
celda, podemos mover la manecilla
para dar la inclinacin al texto o escribir
los grados de inclinacin.
73

Con Ajustar texto, si el contenido es ms largo que el ancho de la columna, se acomoda en
varios renglones adaptados al ancho de la columna.
Si queremos mantener el ancho de la columna y slo una lnea utilizamos Reducir hasta ajustar,
al cambiar el ancho de la columna automticamente el texto va cambiando de tamao para
ajustarse.
Cuando queremos que dos celdas se conviertan en una sola utilizamos Combinar celdas.
Para poder hacer referencia a las celdas combinadas, utilizamos la celda superior
derecha del rango que seleccionamos para combinar.
Esta opcin elimina los contenidos de las celdas izquierdas e inferiores, prevaleciendo
slo el contenido de la celda superior izquierda del rango.
Algunas acciones correspondientes a este separador, tambin se pueden realizar utilizando los
comandos del grupo Alineacin. La alineacin, tanto horizontal como vertical puede modificarse
empleando los comandos del grupo Alineacin de la ficha Inicio:
74

El comando para cambiar la orientacin del texto
Alineacin
Centro, Inferior)
Vertical
(Superior,
Alineacin Horizontal (Izquierda,

Centro, Derecha)
es Orientacin
, al abrir la lista de opciones,
presenta distintos tipos de orientacin ya
establecidos.
En este mismo grupo se encuentran los

comandos para aumentar o disminuir la sangra
izquierda
Por ser una accin de frecuente uso, se dispone
tambin
del
comando
Ajustar
texto
, para realizar el Ajuste de
texto.
Combinar y centrar celdas

Otra forma de combinar las celdas y que
adems nos permite centrarlas, es seleccionar
el rango de celdas y dar un clic sobre el
comando
Combinar
y
centrar
.
El comando combinar y centrar, nos permite
realizar diversas acciones:
La primera de ellas es Combinar y centrar
La opcin de Combinar horizontalmente, slo

realiza la combinacin de celdas sin afectar la
alineacin
75

La opcin de Combinar celdas, combina todas las celdas que se encuentren seleccionadas horizontal y
verticalmente.
La opcin de Separar celdas, quita la combinacin que se haya realizado sobre la celda combinada.
Nmero
El separador Nmero sirve para
asignar una notacin especial a las
celdas que contengan nmeros.
Se tienen varias Categoras y en
cada una se encuentran distintos
Tipos. Segn el tipo de datos que
se tengan, es el formato que se
puede elegir.
Adems, se pueden modificar
estos formatos en la caja de Tipo o
se pueden crear nuevos cdigos
seleccionando
la
opcin
Personalizada y escribiendo el
Tipo.
Algunas de las operaciones que se realizan en este

separador tienen equivalencia en el grupo de
Nmero de la ficha Inicio.
El comando
, muestra
distintas opciones de formato para distintos tipos
de datos.
76

Formato de Contabilidad
Si presionamos la fecha al lado de este comando
desplegar tres tipos de moneda a escoger o la
opcin de abrir el Cuadro de dilogo de Formato de
Celdas.
Formato de porcentaje
Agrega decimales
Agrega separador de miles y dos decimales
Disminuye decimales
Bordes y Rellenos
Bordes
Dentro de este separador
podemos asignar bordes a las
celdas.
Con esta divisin, se pueden
asignar los Bordes de la(s)
celda(s), su Estilo y elegir un
Color de la lista.
77

Para asignar bordes tambin se puede
utilizar el comando
del grupo
Fuente. Con este icono no se puede
indicar ni el estilo ni el color.
Relleno
Con este separador se le da color o
diseo a las celdas seleccionadas.
A las celdas se les puede asignar un
Color en el fondo y una Trama para que
resalte su contenido.
El color del fondo de la celda, se puede

elegir tambin con el icono
grupo Fuente.
78
del

Temas y Estilos
Para darle una apariencia profesional a un libro, puede aplicar un tema. Un tema es un conjunto de
opciones de formato que incluyen un conjunto de colores, un conjunto de fuentes del tema y un
conjunto de efectos del tema (incluidos efectos de lneas y relleno).
Para cambiar el tema del libro, en la ficha Diseo de pgina, en el grupo Temas, haga clic en Temas.
Estilos
Como se vio anteriormente en esta seccin, podemos definir una serie de formatos para una o varias
celdas. Adems de esto, podemos definir un Modelo que es un conjunto de formatos. Ya que se tiene
este modelo, se puede aplicar a las celdas sin necesidad de estar reaplicando los formatos por
separado.
Para aplicar, crear o
modificar un modelo,
seleccione del grupo
Estilo de la ficha
Inicio, el comando
Estilos de celda, al
hacerlo, mostrar la
galera de estilos
definidos.
79

Basta con seleccionar el estilo que se desea aplicar a la o
las celdas. En caso de requerir de un estilo personalizado,
seleccione la opcin Nuevo estilo de celda, la caja de
dialogo Estilo se mostrar:
En Nombre del estilo se elige qu modelo se va a aplicar.
Para crear un nuevo modelo se escribe el nuevo nombre.
En esta caja y en el rea de El estilo incluye se define qu
se va a manejar en estos modelos y se incluye a la lista
con el botn Agregar. Si se desea hacer algn cambio,
con el botn Modificar se pueden realizar.
Alto de filas y Ancho de columnas

Para dar un efecto distinto, cada fila puede
variar su altura. Esto ayuda tambin, cuando se
asigna un tamao de letra ms grande. Para
cambiar el alto de la fila, seleccione del grupo
Celdas, el comando
Alto de fila
El comando Alto nos lleva a la siguiente caja de
dilogo:
En Alto de la fila se escribe la medida deseada.
La cantidad 15 es la medida por omisin para la
altura de las filas.
80

Autoajustar, ajusta el alto de la fila para que los
elementos que se encuentran en ella se
muestren completos en pantalla.
Con Ocultar y mostrar, la fila se reduce a una
medida en que desaparece y puede volver a
aparecer con la accin contraria que es Mostrar.
Otra forma de cambiar el alto de la fila es

directamente con el ratn. Colocndolo justo en
la divisin de las filas, el apuntador del ratn
cambia a . Con un clic sostenido se vara el alto
de la fila. La nueva medida se va mostrando al
desplazar el apuntador del ratn.
Con un doble clic, automticamente toma el alto
necesario para que el contenido de la fila se vea
claramente.
Ancho de Columna
Es muy comn que la informacin capturada en una celda no se adapte al ancho de sta, ya sea que
sobre o falte.
La opcin Ancho, del comando Formato, en el
grupo Celda, nos lleva a la siguiente caja de
dilogo:
En Ancho de columna se escribe la medida
deseada y se da aceptar.
Con la opcin Autoajustar a la seleccin se va a tomar el ancho necesario para que se vea claramente
el rea que este seleccionada.
Con Ancho estndar automticamente asigna la medida por omisin para el ancho de las columnas.
Con Ocultar, la columna desaparece y puede volver a aparecer con la accin contraria que es
Mostrar.
Otra forma de cambiar el ancho de la columna
es directamente con el ratn. Colocndolo justo
en la divisin de las columnas, el apuntador del
ratn cambia a . Con un clic sostenido se vara
el ancho de la columna, y la nueva medida se
mostrar al arrastrar el puntero del ratn.
81

Con un doble clic, automticamente toma el ancho necesario para que el contenido de la columna se
vea claramente.
Insercin de celdas, filas y columnas

Comnmente ocurren cambios en la informacin que manejamos y tenemos que agregar o eliminar
celdas, columnas o filas a una hoja. Incluso, es posible que sea necesario agregar ms hojas a los libros,
o eliminarlas. Excel 2013 permite hacer cambios en la estructura de las hojas y los libros, sin necesidad
de capturar de nuevo la informacin contenida en stas.
Para insertar una celda, una fila o una columna, se utiliza del
grupo Celdas de la ficha Inicio, el comando Insertar:
En caso de desear insertar celdas, seleccione la celda o el

rango de celdas deseado, la opcin para realizar esta accin
ser Insertar celdas, la cual mostrar la siguiente caja de
dialogo:
Desplazar las celdas hacia la derecha y abajo, va a dar como
resultado la insercin de un grupo de celdas de igual nmero
y tamao que las del rango seleccionado, y las celdas
existentes sern desplazadas hacia la direccin indicada.
Con esta misma caja de dilogo se pueden Insertar toda una
fila o Insertar toda una columna.
Si lo que se deseamos es directamente insertar filas, se seleccionan el nmero de filas
completas de los encabezados de filas y se selecciona Insertar filas de hoja.
Automticamente se insertarn el nmero de filas elegidas. Si no se selecciona ninguna fila,
slo se inserta una. Las filas se insertan con el alto de fila estndar.
Si lo que se desea es insertar columnas, esta opcin es la ms rpida y adecuada. Para insertar
una o ms columnas, se seleccionan el nmero de columnas completas de los encabezados de
columnas y seleccionamos Insertar columnas de hoja.
Automticamente se insertarn el nmero de columnas elegidas. Si no se selecciona ninguna
columna, slo se inserta una. Las columnas se insertan con el ancho de columna estndar.
82

Lmites de la hoja de clculo
Al realizar estas acciones, no est creciendo el tamao fsico de la hoja. El tamao de una hoja siempre
ser de 1,048,576 filas por 16,384 columnas. Lo que se hace en realidad con estas operaciones, es
desplazar las celdas que ya contienen informacin hacia las celdas que estn vacas.
Por esta razn, es posible que aparezca un mensaje como el siguiente:
Esto es consecuencia de que las celdas con contenido hayan alcanzado los lmites de la hoja y no se
puedan desplazar.
Eliminar celdas, filas y columnas

La accin contraria a las anteriores es Eliminar. Con esta opcin, se puede borrar el contenido de una
celda o un rango de celdas y desplazar las celdas restantes. Tambin se puede eliminar una columna,
una fila o toda la hoja.
Para eliminar una celda, columna o fila se
seleccionan del grupo Celdas, de la ficha Inicio, el
comando Eliminar.
Si el rea seleccionada es una o varias columnas,
o una o varias filas, seleccionamos las opciones
Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de
hoja, la accin se realiza automticamente.
Si el rea seleccionada es una celda o rango de

celdas o seleccionamos la opcin Eliminar
celdas, aparece la siguiente caja de dilogo:
Esta caja de dilogo es similar a la de insertar
celdas y sus acciones son equivalentes.
83

Otra forma de eliminar celdas, columnas o filas es utilizar la tecla <Sur>. Con esta tecla se puede
tambin eliminar el contenido de una celda o un rango de celdas sin desplazarlas, esta tecla tiene la
ventaja que permite eliminar selecciones mltiples. Sin embargo, con este mtodo no se eliminan
formatos establecidos a las celdas.
Insertar objetos en los libros

Adems del trabajo que se realiza en Excel con las frmulas y el formato de las celdas, filas y columnas,
otra de las opciones con las que se cuenta en la insercin de distintos tipos de objetos, como pueden
ser: Formas, imgenes, ecuaciones, y vistas de archivos creados en otras aplicaciones como Word,
PowerPoint, etc.
Formas
Podemos dibujar con herramientas propias del Excel 2013. En la ficha Insertar, grupo Ilustraciones, se
encuentra el comando Formas, al dar clic cobre este, muestra la galera de autoformas disponibles.
Una vez que se ha insertado la o las formas, podemos hacer uso de la ficha Herramientas de dibujo
Formato, que slo se muestra cuando la forma se encuentra seleccionada.
84
Imagen
Excel 2013 puede incluir en las hojas, imgenes a modo de ilustracin para las mismas. Agregue
imgenes en lnea a sus archivos. Agregue fotografas desde servicios fotogrficos en lnea sin
necesidad de guardarlos primero en su PC.
Para incluir una imagen se utiliza el comando Imgenes en lnea, del grupo Ilustraciones, de la ficha
Insertar.
Con Office 2013, se est pasando a un nuevo modelo para que los usuarios busquen e inserten
contenido multimedia en lnea. Este modelo no solo proviene de la coleccin de imgenes prediseadas
de Office.com, sino tambin de la bsqueda de imgenes de Bing o de vdeo, del SkyDrive de los
usuarios, de Flickr, etc.
85
Una vez que la imagen ha sido seleccionada e insertada dentro de la hoja, podemos hacerle cambios
dando un clic sobre ella para seleccionarla, al hacerlo, se agregar una ficha ms Herramientas de
imagen Formato,
Al seleccionar la ficha Herramientas de Imagen Formato, abre la banda de opciones con los comandos
necesarios para realizar las modificaciones de la imagen. A continuacin se detalla el uso de cada uno
de ellos:
Icono
Tarea
Incluye herramientas para ajuste de nitidez, Brillo y Contraste
Incluye herramientas para cambiar la Saturacin del color, Tono del
color y Volver a colorear la imagen
Herramienta que nos ayuda a eliminar el fondo de la imagen.
86

Icono
Comprimir imagen
Tarea
Permite comprimir la imagen. Al seleccionar esta opcin se desplegar
la siguiente caja de dilogo:
Desde esta caja de dilogo, podemos seleccionar si deseamos aplicar la compresin de imgenes
nicamente a Las imgenes seleccionadas o a Todas las imgenes del documento.
Tambin podemos indicar un cambio en la resolucin de la imagen, dependiendo cual ser el destino
en el que usaremos la imagen. Finalmente dentro de Opciones podemos activar las acciones de
Comprimir imgenes y Eliminar las reas recortadas de las imgenes.
Devuelve la imagen seleccionada a su estado original.
Restablecer imagen
El grupo de Estilo de imagen presenta distintos efectos para la imagen seleccionada, los cuales
incluyen efectos de sombra, 3D, Reflejos y giro.
El contorno de forma nos ayuda a definir el color de la lnea de

contorno, el grosor y si deseamos emplear guiones para la lnea.
El comando Efectos de imagen, dentro del mismo grupo Estilo,
contiene opciones para personalizar el estilo.
Al dar clic en este comando, la imagen se convertir en un diagrama de
SmartArt, la que seleccionemos de la galera.
87

Icono
Tarea
Recorta la imagen. Este comando se encuentra dentro del grupo
Tamao. Al recortar la imagen eliminamos segmentos de ella dejando
en pantalla nicamente lo que nos interesa. Al seleccionar esta opcin
el puntero del ratn cambia a esta forma .
Utilizando el puntero podemos recortar la imagen, debemos
colocarnos en cualquiera de los manejadores de la imagen, de
preferencia los manejadores de los extremos para realizar cortes
proporcionales. Una vez que se encuentre seleccionado el manejador,
damos un clic sostenido y arrastramos el ratn hasta eliminar lo que no
se desea incluir en la imagen.
Si se desea modificar el tamao de la imagen de una manera precisa,
podemos emplear estos comandos ubicados dentro del grupo Tamao.
Estando la imagen seleccionada, tambin se puede cambiar de lugar con un clic sostenido en el centro
de la imagen y llevndolo a la nueva posicin. Tambin se puede cambiar de tamao, con un clic
sostenido sobre cualquiera de los cuadros que rodea la imagen y arrastrando el ratn hasta el tamao
deseado.
Si seleccionamos del grupo Ilustraciones, de la ficha Insertar, el comando Imagen, aparece una caja de
dilogo muy similar a Abrir. En esta caja seleccionamos la imagen que incluiremos en la hoja de clculo.
Las imgenes insertadas desde archivo se manejan de la misma forma que las imgenes prediseadas,
la diferencia consiste en que son imgenes que tenemos guardadas en los equipos. De igual manera se
pueden insertar rtulos de la Galera de WordArt y grficos de Smart Art.
88

Preguntas de repaso
1)
Cules son los dos

mtodos para cambiar
el alto de una fila y el
ancho de una columna?
2)
Qu ventaja se tiene al
usar un estilo?
3)
Cmo se puede
insertar una celda?
4)
Qu mtodos se
pueden utilizar para
eliminar celdas, filas y
columnas? Qu
diferencia tiene cada
mtodo?
5)
Cmo se inserta una

imagen en lnea? Y
una forma?
89

Pgina de Notas
90
SECCIN 6. GRFICAS
En esta seccin:
El participante crear grficas con los datos de su hoja de clculo.
Reconocer la utilidad y uso de los tipos de grficos.
Agregar elementos de grfico.
Cambiar el formato del grfico.
Seleccionar un grfico sugerido de Excel.
Crear grficos combinados.
Insertar minigrficos en las celdas.
Introduccin
Los resultados de nuestro trabajo los podemos mostrar de diversas formas, una de ellas es el vaciado
de nuestra informacin en grficas. El presentar los datos en forma grfica nos permite compararlos,
observar sus cambios, verlos en forma conjunta y reducida.
Adems de esto, las grficas se pueden adecuar y modificar para crear un mayor impacto en la persona
que recibe la informacin, ayudando en su comprensin y anlisis.
Creacin de una grfica

En la mayora de los grficos, como los grficos de columnas y los grficos de barras, puede representar
grficamente los datos que estn organizados en las filas o columnas de una hoja de clculo. Sin
embargo, algunos tipos de grfico (como el grfico circular o el grfico de burbujas) requieren una
disposicin de datos especfica.
1.
En la hoja de clculo, organice los datos que desea trazar en un grfico. Los datos pueden estar
organizados en filas o columnas: Excel determina automticamente el mejor modo de trazar
los datos en el grfico.
2.
Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el grfico.
91
SECCIN 6. GRFICAS
3.
Haga clic sobre el comando del tipo de grfico que se desea crear, del grupo Grficos de la ficha
Insertar.
4.
En el momento en que se selecciona el tipo de grfico que necesitamos, la grfica es creada:
Herramientas de grficos
Una vez que se inserta el grfico en la hoja de clculo, aparecen las Herramientas de grficos, con dos
fichas: Diseo y Formato. En stas encontrar los comandos necesarios para trabajar con los grficos.
Estas fichas solamente aparecern en el momento de tener seleccionado un grfico. Cabe mencionar
que las opciones cambiaran dependiendo del tipo de grfico que se ha seleccionado.
92
SECCIN 6. GRFICAS
Tipo de grficas
Grficas de Columnas en 2-D, Columnas en 3-D, Grfica de
Cilindro, Grfica de Cono y Grfica de Pirmide
Se utilizan para mostrar los datos con respecto a su variacin,
su incremento o decremento y comparar entre categoras.
Grfica de lneas 2D y Lneas 3D

Son otra forma de mostrar la tendencia con el tiempo de los
datos. Se utilizan mucho cuando el nmero de barras es
demasiado para resultar clara la grfica.
Grfica Circular 2D y Circular 3D

Nos permiten comunicar qu parte de cada valor de la serie
pertenece al conjunto. Es decir, el aporte de cada valor al total.
En este tipo de grfica, es fcil determinar el porcentaje que
representa cada valor del total.
93
SECCIN 6. GRFICAS
Grficas de Barras 2D y Barras 3D
Se utilizan para mostrar los datos con respecto a su variacin,
su incremento o decremento y comparar entre categoras.
Grfica de rea 2 Dy Grfica rea 3D

Estas grficas se utilizan mostrar las tendencias en el tiempo o
entre categoras. Nos permiten hacer hincapi en el crecimiento
del rea en el tiempo.
Grficas de dispersin
Los grficos de dispersin muestran la relacin entre los valores
numricos de varias series de datos o trazan dos grupos de
nmeros como una serie de coordenadas XY.
Un grfico de dispersin tiene dos ejes de valores, mostrando
un conjunto de datos numricos en el eje horizontal (eje x) y
otro en el eje vertical (eje y). Combina estos valores en puntos
de datos nicos y los muestra en intervalos uniformes o
agrupaciones. Los grficos de dispersin se utilizan
normalmente para mostrar y comparar valores numricos,
como datos cientficos, estadsticos y de ingeniera.
94
SECCIN 6. GRFICAS
Otros grficos
Grfica de Anillo
Se utiliza de manera muy similar a la Circular, pero con
mltiples series.
Grfica de Radial
Muestra la relacin entre partes individuales, utiliza
marcadores en cada valor de los datos.
Grfica de Cotizaciones
A este grfica tambin se le conoce como grfica
Superior/Inferior/Cierre, y es la forma perfecta para
esquematizar precios de valores y bonos a lo largo del
tiempo. Nos permite identificar el precio mximo, mnimo y
al cierre de cierta accin, requiere de estos tres valores en
ese orden.
Grfica de Burbuja
Compara tres valores. Es similar a la dispersin, pero el tercer
valor es ilustrado como el tamao de la burbuja.
Si desea revisar todos lo tipo de grficas que existen, d un clic en el iniciador de cuadro de dilogo
, del grupo Grficos de la ficha Insertar.
95
SECCIN 6. GRFICAS
Representacin de los datos en el grfico
En este grfico, los datos de cada celda de la hoja de clculo son una columna. Los ttulos de las filas
(nombre de las frutas) son el texto de la leyenda del grfico que aparece a la derecha y los ttulos de
las columnas (meses del ao) se encuentran en la parte inferior del grfico.
Las series de datos son puntos de datos relacionados que se trazan en un grfico. Cada serie de datos
de un grfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del grfico. Puede trazar
una o ms series de datos en un grfico. Los grficos circulares slo tienen una serie de datos.
Los ejes X Y son las lneas que rodea el rea de trazado de un grfico utilizada como marco de referencia
de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener
categoras.
La leyenda es el cuadro que identifica los diseos o colores asignados a las series de datos o categoras
de un grfico.
En el grfico, cada fila de datos de la fruta tiene un color diferente. La leyenda del grfico, creada a
partir de los ttulos de las filas de la hoja de clculo (los nombres de las frutas), indica con qu color se
representan los datos de cada mes.
Ahora, los ttulos de las columnas de la hoja de clculo (Enero, Febrero y Marzo) se encuentran en la
parte inferior del grfico. A la izquierda, Excel ha creado una escala de nmeros que permite interpretar
el alto de las columnas ms fcilmente.
Ya que los datos seleccionado se encuentran representados en el grfico, al momento de modificar
algn o todos los valores, el grfico se actualizar automticamente.
96
SECCIN 6. GRFICAS
Elementos del grfico
Un grfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y
otros se pueden agregar segn las necesidades. Para cambiar la presentacin de los elementos del
grfico puede moverlos a otras ubicaciones dentro del grfico o cambiar su tamao o su formato.
Tambin puede eliminar los elementos del grfico que no desee mostrar.
1) El rea del grfico.- Todo el grfico junto con todos sus elementos.
2) El rea de trazado.- En un grfico 2D, rea delimitada por los ejes, incluidas todas las series de
datos. En un grfico 3D, rea delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres
de categora, las etiquetas de marcas de graduacin y los ttulos de eje.
3) Los puntos de datos.- Son los valores individuales trazados en un grfico y representados con
barras, columnas, lneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos.
Los marcadores de datos del mismo color constituyen una serie de datos.
4) Los ejes.- Lnea que rodea el rea de trazado de un grfico utilizada como marco de referencia
de medida. El eje Y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje X suele ser el eje horizontal
y contener categoras.
5) La leyenda.- Cuadro que identifica los diseos o colores asignados a las series de datos o
categoras de un grfico.
6) Ttulos de grficos.- Texto descriptivo que se alinea automticamente con un eje o se centra
en la parte superior de un grfico o de eje que puede agregar al grfico.
7) Etiqueta de datos.- Proporciona informacin adicional acerca de un marcador de datos, que

representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de
datos, puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una serie de datos
97
SECCIN 6. GRFICAS
Cambiar tipo de grfica
Este comando,
nos permite cambiar el tipo de
grfico
que
se
haba
seleccionado inicialmente, al dar
clic en l, se muestra la caja de
dialogo siguiente:
Editar origen de datos

Cuando una grfica se encuentra creada, es probable que requiera realizar modificaciones a los datos
que la componen. A continuacin se revisa el tema para modificar los datos de una grfica ya creada.
Seleccionar datos
El comando Seleccionar datos, del grupo Datos en la ficha Herramientas de grficos Diseo, nos
ayuda a editar los datos de origen en caso de querer realizar una modificacin a los datos de las series
y categoras. Se muestra la siguiente caja de dialogo:
En Rango de datos del grfico, nos indica el rango de celdas del cual se estn tomando los datos. La
lista de Entradas de leyenda (Series), muestra las series del grfico, la lista de Etiquetas del eje
horizontal (Categoras), muestra las categoras del grfico.
98
SECCIN 6. GRFICAS
En el espacio correspondiente a las series, presenta tres botones:
Si deseamos incluir una serie ms
dentro del grfico, podemos hacerlo mediante
este botn, que al presionarlo mostrar la caja
de dialogo siguiente, en la cual deberemos de
indicar cul es la celda que contiene el nombre
de la categora (nombre de la serie) y el rango de
celdas para los datos de la serie (valores de
serie).
Si lo que deseamos es modificar
el nombre y los valores de una serie existente,
utilizamos este botn, la caja de dialogo es
similar a la anterior, con la diferencia de
presentar las celdas de donde se estn tomando
los valores actualmente.
Este botn elimina la serie seleccionada del grfico.

Podemos cambiar el orden en que se presentan las series, empleando estos botones, actan
sobre la serie que se encuentre seleccionada.
En esta caja tambin nos es posible intercambiar entre filas y columnas para las series, basta con
presionar el botn
Cambiar entre filas y columnas

Otra forma de ver los datos es comparar las ventas de cada fruta, mes a
mes. Para crear esta vista del grfico, haga clic en Cambiar entre filas y
columnas en el grupo Datos de la ficha Diseo.
Filtro de grfico
El filtro de grfico resulta muy til cuando no deseamos mostrar todas las series o las categoras dentro
de la grfica. El botn
, que se encuentra aledao a la grfica, ofrece los filtros para poder mostrar
u ocultar las series o categoras. Pasee el puntero del mouse por la lista de series y categora, en la
grfica se mostrarn de manera resaltada los elementos correspondientes, esto nos facilita saber lo
que debe quedar oculto o a la vista, finalmente active o desactive las casillas de acuerdo a cmo desea
mostrar su grfica.
99
SECCIN 6. GRFICAS
Cambiar de ubicacin la grfica

Cuando se crea el grfico, de manera predeterminada se coloca como un
objeto sobre la hoja de clculo donde se han seleccionado los datos de
origen. Tenemos la posibilidad de cambiar la ubicacin del grfico, ya sea a
otra hoja de clculo o hacia una hoja de grfico nueva.
100
SECCIN 6. GRFICAS
Diseo rpido de grfica
Para aplicar un diseo distinto al que se presenta en

forma predeterminada, empleamos la galera de este grupo.
Incluye distintas posiciones para la leyenda, lneas de divisin, tabla
de datos, entre otras.
Aplicar un estilo de diseo y Esquema de color

Excel 2013 ofrece una galera de Estilos rpidos, para facilitar la aplicacin de formato a la grfica. La
galera de Estilos de diseo, se localiza en la ficha Herramientas de grfico Diseo.
Esta galera nos ofrece una serie de estilos de diversos colores, adems del predeterminado, para dar
un mayor realce a la grfica.
101
SECCIN 6. GRFICAS
Una vez aplicado el estilo a la grfica, utilice el
comando Cambiar colores, de la ficha
Herramientas de grfico Diseo, en el grupo
Estilos de diseo.
Las opciones mencionadas tambin pueden ser utilizadas empleando los controles aledaos a la grfica
seleccionada. Para agregar de una manera fcil un estilo o cambiar la combinacin de colores a toda la
grfica, utilice el botn
Las distintas opciones de estilo se muestran mediante una galera, de donde podremos seleccionar el
estilo que deseamos aplicar a la grfica.
El separador Color, nos ofrece una serie combinaciones de colores o colores monocromticos que
corresponden al Tema que tenga aplicado el Libro. Haga clic en la combinacin de colores o colores
monocromticos de su preferencia.
102
SECCIN 6. GRFICAS
Presentacin de la grfica
Despus de crear un grfico, puede personalizarlo para darle un diseo profesional. Para cambiar la
apariencia del grfico, puede aplicar formato a los ttulos del grfico para que pasen de normales a
decorativos. Asimismo, existen varias opciones de formato que se pueden aplicar a columnas
individuales para hacerlas destacar.
Agregar elementos a la grfica
Si lo que desea es agregar elementos adicionales a la grfica, utilice el botn

, que se muestra
aledao a la grfica que se encuentra seleccionada, al hacer clic en este botn, se mostrarn las
distintas opciones de elementos que se pueden incorporar a la grfica. Algunas de las opciones
muestran submens para seleccionar especficamente lo que se requiere agregar al grfico.
Los elementos que puede incluir en la grfica pueden ser:
Ejes
Ttulos de los ejes o del grfico
Tablas de datos
Leyenda
Etiquetas de datos
Lneas de cuadrcula
103
SECCIN 6. GRFICAS
Otra forma de agregar elementos a las grficas es utilizando el comando Agrega elemento de grfico
de la ficha Herramientas de grfico Diseo. En este comando encontrar todos los elementos que
puede agregar a un grfico, incluyendo las lneas de tendencia o las Barras ascendente o descendentes.
En Ms opciones de las etiquetas de datos

abre el panel de tareas Formato de etiqueta de
datos, que nos permite seleccionar el
contenido de la etiqueta:
Adems de poder establecer el contenido de
las etiquetas y el separador en caso de
emplear ms de una, tambin podremos
cambiar otro tipo de formatos, como el
relleno, la lnea, sobra, entre otros.
104
SECCIN 6. GRFICAS
Ejes, ofrece distintas opciones, para mostrar,
ocultar, con valores o sin ellos tanto el eje
vertical como el horizontal.
Lneas de la cuadricula, permite mostrar u

ocultar las lneas verticales y horizontales,
principales y secundarias, dentro de la grfica.
Etiquetas de datos enriquecidas

Ahora puede incluir texto actualizable y enriquecido desde puntos de datos o cualquier otro texto en
sus etiquetas de datos, mejorarlos con formato y texto de forma libre adicional, y mostrarlos casi en
cualquier forma. Las etiquetas de datos permanecen en su lugar, incluso cuando cambia a un tipo de
grfico diferente. Puede conectarlos a sus puntos de datos con lneas gua en todos los grficos, no solo
los circulares.
Una de las novedades sobre las etiquetas de datos en las grficas son las etiquetas de datos de llamada.
Si desea agregar una etiqueta de dato de llamada, haga clic en el botn Elementos de grfico, luego
seleccione Etiquetas de datos y Finalmente en Llamada de datos. Estas acciones agregaran a la grfica
las etiquetas de datos en forma de llamada.
105
SECCIN 6. GRFICAS
Si desea cambiar la forma de la etiqueta de datos, realice lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
Seleccione las etiquetas que desea cambiar

Haga clic con el botn secundario del mouse sobre alguna de las etiquetas seleccionadas
En el men contextual, haga clic en Cambiar formas de etiquetas de datos.
Seleccione en el submen, alguna de las opciones disponibles.
Seleccionar elementos de la grfica

Para poder asignar un formato a cualquier
elemento del grfico, se debe de seleccionar, en
el grupo Seleccin actual de la ficha
Herramientas de grficos Formato,
encontrar los comandos necesarios para
seleccionar y abrir el panel de tareas de formato
del elemento que haya seleccionado.
Elementos de grfico: Este comando desplegar
una lista con los elementos del grfico, desde la
cual podemos seleccionar el elemento.
106
SECCIN 6. GRFICAS
Formato de grfico
Puede dar formato a los distintos elementos de un grfico, como el rea del grfico, el rea de trazado,
las series de datos, los ejes, el ttulo de grfico, los ttulos, los rtulos de datos o la leyenda.
Dentro de la ficha Herramientas de grficos Formato, se encuentran los distintos comandos para
realizarlo.
Grupo Estilos de forma

Los estilos de forma se aplican a el elemento del
grfico que se encuentre seleccionado, incluye
formato de lnea y relleno. Se dispones de una
amplia galera de opciones.
Los comando de Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma, nos ayudan a cambiar de
una manera fcil las caractersticas de formato del elemento seleccionado del grfico.
107
SECCIN 6. GRFICAS
Aplicar formato a la seleccin
Una vez seleccionado el elemento, damos clic en el comando Aplicar formato a la seleccin, esta accin
abre el panel de tareas Formato de Dependiendo de la seleccin que se tenga son las distintas
opciones que nos presenta, a continuacin revisaremos algunas de estas.
Siempre que se seleccione un elemento de dos dimensiones, podr contar con las opciones de:
Relleno
Borde
Efecto de Sombra
Efecto de Iluminacin
108
SECCIN 6. GRFICAS
Efecto de bordes suaves
Formato 3D
El formato del eje de valores y de categoras, contiene adems las siguientes opciones
Opciones del eje de valores

De forma predeterminada, Excel determina los
valores de escala mnimo y mximo del eje vertical
(valores) de un grfico, conocido tambin como
eje Y. Sin embargo, puede personalizar la escala
para adaptarla a sus necesidades.
Para cambiar el nmero en el que
comienza o termina el eje vertical
(valores), para la opcin Mnimo o
Mximo, escriba un nmero diferente en
el cuadro Mnimo o Mximo.
Para cambiar el intervalo de las marcas de graduacin y de las lneas de divisin del grfico,
para la opcin Unidad mayor o Unidad menor, escriba un nmero diferente en el cuadro
Unidad mayor o Unidad menor.
109
SECCIN 6. GRFICAS
Para invertir el orden de los valores, active la casilla de verificacin Valores en orden inverso
Para cambiar el eje de valores a logartmico, active la casilla de verificacin Escala logartmica.
Para cambiar las unidades de visualizacin del eje de valores, en la lista Unidades de
visualizacin, seleccione las unidades que desee. Para mostrar un rtulo que describa las
unidades, active la casilla de verificacin Mostrar rtulo de unidades.
Nmero
Haga clic en Nmero y, a continuacin, en el cuadro
Categora, seleccione el formato de nmero que desee.
Si el formato de nmero que selecciona contiene
posiciones decimales, puede especificar esas
posiciones en el cuadro Posiciones decimales.
Para mantener los nmeros vinculados a las celdas de
la hoja de clculo, active la casilla de verificacin
Vinculado al origen.
Alineacin
En Opciones de texto se localiza la Alineacin vertical
y la Direccin del texto.
En el cuadro Alineacin vertical, haga clic en la
posicin de alineacin vertical que desee.
En el cuadro Direccin del texto, haga clic en la
orientacin del texto que desee.
En el cuadro ngulo personalizado, seleccione el grado
de rotacin que desee.
110
SECCIN 6. GRFICAS
Opciones del eje de Categoras
El eje horizontal (categoras) de un grfico, conocido tambin
como eje X, muestra etiquetas de texto en lugar de intervalos
numricos. Es posible especificar las siguientes opciones:
Intervalo entre marcas de graduacin y etiquetas

Ubicacin de etiquetas
Orden en que se muestran las categoras
Tipo de eje (eje de fecha o de texto)
Ubicacin de las marcas de graduacin
Punto en que el eje horizontal intersecta el eje vertical
Opciones de profundidad
Un grfico de columnas 3D, conos 3D o pirmides 3D tiene un
eje de profundidad (series), conocido tambin como eje Z, que
se puede cambiar. Puede especificar el intervalo entre las
marcas de graduacin y las etiquetas del eje, cambiar su
posicin a lo largo del eje e invertir el orden en que se muestran
las series
111
SECCIN 6. GRFICAS
Estilos de WordArt
Permite entre otras cosas cambiar el color de la fuente del elemento seleccionado dentro del grfico.
Dentro del grupo Estilos de WordArt, encontrar la galera de estilos disponibles, as como Relleno de
texto, contorno de texto y Efectos de texto, con los cuales personalizar el estilo de WordArt que sea
aplicado o iniciar uno desde cero.
Opciones de anlisis
Las lneas de tendencia se localizan
en el comando Agregar elemento
de grfico de la ficha Herramientas
de grficos Diseo, aparecen las
siguientes opciones:
Entre las que podemos utilizar se encuentran Lineal, Logartmica, Polinomial, Potencial, Exponencial
y de Media mvil. Dependiendo del tipo de tendencia seleccionada podemos indicarle los Perodos
para las grficas de promedio u Orden de las grficas polinomiales.
Cabe mencionar que no todos los tipos de grficas permiten agregar una lnea de
tendencia.
112
SECCIN 6. GRFICAS
En caso de que el tipo de grfica sea de tipo lineal, estaremos en posibilidad de agregar otros tipos de
lneas como son:
Lneas de unin y lneas de mximos y

mnimos
Barras ascendentes o descendentes
Barras de error
Grficos recomendados
Con las Recomendaciones de grficos, Excel recomienda los grficos ms adecuados para los datos.
Eche un vistazo rpido para ver el aspecto de los datos en los distintos grficos y elija aquel en el que
se muestren mejor las ideas que desea presentar.
113
SECCIN 6. GRFICAS
Si desea visualizar distintos tipos de grficos representando su informacin, realice los pasos a
continuacin descritos:
1. Seleccione los datos que desea representar en la grfica.
2. En la ficha Insertar, dentro del grupo Grficos, haga clic en el comando Grficos recomendados.
Esta accin abrir la caja donde podr seleccionar el grfico que mejor represente sus datos.
3. Seleccione el grfico de su preferencia.
Tambin puede visitar el separador

de todos los grficos para tener
una vista previa de otros tipos de
grficos, slo recuerde que los
grficos de este separador no son
recomendados de Excel, de
acuerdo a los datos seleccionados.
Grfica Combinada
Las grficas combinadas, son muy tiles cuando debemos de presentar la informacin claramente
definida. Excel nos permite combinar una grfica de lnea con una de barras o una de rea con barras.
Este tipo de combinacin enfatiza el comportamiento de una serie con respecto a las dems.
1) Seleccionamos
los
requerimos graficar.
datos
que
2) En el grupo Grficos, de la ficha Insertar,

seleccionamos una de las opciones que
presenta en el tipo Insertar grfico
combinado.
3) Si seleccionamos la opcin Crear grfico
combinado personalizado se abrir la
caja de dialogo Insertar grfico.
114
SECCIN 6. GRFICAS
En esta caja definimos cul serie deber graficarse en columnas, lneas o reas, dependiendo del grfico
seleccionado.
Otra opcin ms que se nos presenta en este tipo
de grficos es poder contar con dos ejes de
valores con escalas distintas.
Seleccione la serie y abra el panel de tareas
Formato de, en la opcin de Opciones de serie,
podemos definir si la serie se traza en el Eje
principal o en el secundario.
115
SECCIN 6. GRFICAS
Minigrficos (Sparklines)
Un minigrfico, es un pequeo grfico en una celda de una hoja de clculo que ofrece una
representacin visual de los datos. Use minigrficos para mostrar tendencias en una serie de valores,
como aumentos o reducciones peridicos, ciclos econmicos o para resaltar valores mnimos y
mximos. A diferencia de los grficos en una hoja de clculo de Excel, los minigrficos no son objetos,
un minigrfico en realidad es un pequeo grfico en el fondo de una celda.
Para crear un minigrfico realice lo siguiente:
Seleccione una celda vaca o un grupo de celdas vacas en las que desee insertar uno o ms
minigrficos.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Minigrficos, haga clic en el tipo de minigrfico que desea
crear: Lnea, Columna o Prdida y ganancia.
1.
3.
116
En el cuadro Datos, escriba el rango de celdas que contienen los datos en los cuales desea basar
los minigrficos.
SECCIN 6. GRFICAS
4.
Si el rango de datos incluye fechas, puede seleccionar Tipo de eje de fecha en las opciones de
Eje para organizar los puntos de datos en el minigrfico para que reflejen perodos irregulares.
Por ejemplo, si los primeros tres puntos de fechas estn separados cada uno exactamente por
una semana y el cuarto punto de fecha es un mes ms tarde, el espacio entre el tercer y el
cuarto punto de fecha aumenta proporcionalmente para reflejar el perodo ms grande.
Cuando se seleccionan uno o ms minigrficos en la hoja de clculo, aparecen las Herramientas de

minigrficos, que muestran la ficha Diseo. En la ficha Diseo, puede elegir uno o ms comandos entre
los siguientes grupos: Minigrfico, Tipo, Mostrar, Estilo y Grupo. Use estos comandos para crear un
minigrfico nuevo, cambiar el tipo, darle formato, mostrar u ocultar puntos de datos en un minigrfico
de lnea o dar formato al eje vertical en un grupo de minigrficos.
Puede resaltar marcadores de datos individuales (valores) en un minigrfico de lnea haciendo que
algunos o todos los marcadores queden visibles. Use los comandos del grupo Mostrar.
Active la casilla de verificacin Marcadores para mostrar todos los marcadores de datos.
Active la casilla de verificacin Puntos negativos para mostrar los valores negativos.
Active las casillas de verificacin Punto alto o Punto bajo para mostrar los valores ms altos o
ms bajos.
Active las casillas de verificacin Primer punto o ltimo punto para mostrar los primeros o los
ltimos valores.
117
SECCIN 6. GRFICAS
Use la Galera de estilos en la ficha Diseo, que est disponible cuando selecciona una celda que
contiene un minigrfico.
Puede controlar la manera en que un minigrfico trata celdas vacas en un rango (y por lo tanto cmo
se muestra el minigrfico) mediante el cuadro de dilogo Configuracin de celdas ocultas y vacas, que
se encuentra en el comando Editar datos, del grupo Minigrfico.
118
SECCIN 6. GRFICAS
Preguntas de repaso
1)
Para qu sirve una

grfica?
2)
De qu forma se
puede crear una
grfica?
3)
Cmo se le puede dar

formato a algn
elemento del grfico?
4)
Se pueden combinar
dos tipos de grficas en
uno slo?
5)
Si se desea incluir datos

nuevos en la grfica,
Qu se debe hacer?
6)
Para qu sirven los

minigrficos? Cmo se
crean?
119
SECCIN 6. GRFICAS
Pgina de Notas
120
SECCIN 7. ANLISIS DE DATOS
En esta seccin:
El participante conocer el uso y ventaja de aplicar Formatos condicionales
Crear una base de datos.
Ordenar los datos.
Utilizar filtros automticos y avanzados para realizar consultas.
Obtendr subtotales de la base de datos.
Conocer la forma de obtener datos externos
Formatos condicionales
Cuando preparamos una hoja de clculo es comn que sea necesario controlar los resultados de ciertas
cifras, ya que estos han sido calculados. Por ejemplo, sera importante saber cundo la produccin de
manzanas disminuye de tal manera que no podemos surtir a nuestros clientes. Por esto, Excel 2013 nos
permite asignar un formato condicional.
El formato condicional, se basa en reglas, algunas de
ellas ya se encuentran predeterminadas, pero existe la
posibilidad de crear nuevas reglas de acuerdo a
muestras necesidades, el formato condicional
considera el valor de la celda y asigna el formato en
funcin de los resultados esperados. Para asignar un
formato condicional seleccione del grupo Estilo de la
ficha Inicio, el comando Formato condicional. Al
hacerlo aparecer la siguiente lista de opciones.
121

Resaltar reglas de celdas.
Esta opcin nos permite realzar con
color de relleno de la celda aquellas
que cumplan con el criterio que
hemos asignado, por ejemplo
deseamos resaltar las celdas cuyo
valor exceda una cierta cantidad.
En el ejemplo se marcarn las celdas
cuyo valor sea mayor a 450
Reglas superiores e
inferiores.
Esta opcin nos permite realzar las
celdas cuyos valores se encuentren
entre los N mejores o inferiores, ya
sea en cantidad o porcentaje, los
valores que se encuentren por
debajo o por encima del promedio,
por ejemplo queremos saber cules
son los 4 primeros mejores.
Barras de datos
La longitud de la barra de datos
representa el valor de la celda. Una
barra ms grande representa un
valor ms alto y una barra ms corta
representa un valor ms bajo. Las
barras de datos son tiles para
encontrar nmeros ms altos y ms
bajos especialmente con grandes
cantidades de datos.
122

Escalas de color
Las escalas de colores son guas
visuales que ayudan a comprender la
variacin y la distribucin de datos.
Una escala de dos colores permite
comparar un rango de celdas
utilizando una gradacin de dos
colores. El tono de color representa
los valores superiores o inferiores.
Conjunto de iconos
Utilice un conjunto de iconos para
comentar y clasificar datos de tres a
cinco categoras separadas por un
valor de umbral. Cada icono
representa un rango de valores. Por
ejemplo, en el conjunto de iconos de 3
flechas, la flecha verde hacia arriba
representa valores ms altos, la flecha
hacia el lado amarilla representa
valores medios y la flecha hacia abajo
roja representa valores ms bajos.
123

Tambin es posible crear nuevas
reglas personalizadas, en el comando
de Formato condicional seleccione la
opcin Nueva regla, mostrar la caja
de dialogo siguiente:
1)
Seleccione el tipo de regla que

requiere.
2)
La parte de la caja Editar una

descripcin
de
regla,
cambiar dependiendo del
tipo de regla que haya
seleccionado.
Remover Formato Condicional

Una vez que ha colocado cualquier tipo de formato condicional, es posible removerlo en cualquier
momento. En el comando Formato condicional del grupo Estilo, de la ficha Inicio, seleccione la opcin
Borrar Reglas, existen distintas opciones para borrar el formato condicional: Slo las celdas que ha
seleccionado previamente, Todas la hoja, Esta tabla, Esta tabla dinmica
Administrador de formato condicional

Para crear, editar, eliminar y mostrar todas las reglas de formato
condicional del libro, utilice el cuadro de dilogo Administrador de
reglas de formato condicionales.
Cuando se aplican dos o ms reglas de formato condicional a un rango
de celdas, estas reglas se evalan por orden de prioridad en funcin de
cmo aparezcan en este cuadro de dilogo.
Una regla ms alta en la lista tiene una mayor prioridad que una regla
ms baja en la lista. De manera predeterminada, las nuevas reglas
siempre se agregan al principio de la lista y por tanto, tienen una mayor
124

prioridad, pero puede cambiar el orden de prioridad empleando las
flechas Subir y Bajar del cuadro de dilogo.
Anlisis rpido
La nueva herramienta Anlisis rpido permite convertir los datos en un grfico o tabla en dos pasos o
menos. Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional, minigrficos o grficos y haga
que su eleccin se mantenga con solo un clic del ratn.
Para realizar el anlisis rpido, basta con seguir los pasos a continuacin descritos:
1. Seleccione las celdas que
contiene los datos que desea
analizar.
2. Haga clic en el botn Anlisis
rpido
en la parte
inferior derecha de los datos
seleccionados (o presione
Ctrl + Q).
125

3. En la galera Anlisis rpido,
seleccione la pestaa que
desee. Por ejemplo, elija
Grficos para ver los datos en
un grfico.
4. Elija
una
opcin
o
simplemente seale a cada
una para obtener una vista
previa.
Puede que observe que las opciones entre las que puede elegir no son siempre las
mismas. Eso se debe a que las opciones cambian en funcin del tipo de datos que ha
seleccionado en el libro.
Qu caracterstica de anlisis usar?

Si no est seguro de qu opcin de anlisis elegir, revise las opciones que se describen a continuacin.
Formato permite resaltar parte de sus datos
agregando aspectos como colores y barras de
datos, lo cual le permite ver con rapidez valores
altos y bajos, entre otras cuestiones.
Grficos Excel recomienda diferentes grficos,

en funcin del tipo de datos que ha seleccionado.
Si no ve el grfico que desea, haga clic en Ms
grficos.
Totales permite calcular los nmeros en

columnas y filas. Por ejemplo, Total inserta un
total que aumenta a medida que agrega
elementos a sus datos. Haga clic en las pequeas
flechas negras a la derecha y a la izquierda para
ver ms opciones.
126

Tablas facilita el filtrado y la ordenacin de sus
datos. Si no ve el estilo de tabla que desea, haga
clic en Ms.
Minigrficos son similares a grficos diminutos

que puede mostrar junto con sus datos.
Proporcionan una manera rpida de ver
tendencias.
Introduccin a las bases de datos

Cuando se tienen varios datos ordenados y clasificados adecuadamente, se tiene una base de datos.
Por lo tanto, una base de datos es un conjunto de datos que pertenecen a una misma entidad, objeto
o individuo. Por ejemplo:
Cada fila es un registro y cada columna un campo. Los datos de la misma fila, que son un registro,
pertenecen a la misma persona. Cada columna es un campo, contiene todos los datos necesarios para
formar un registro y permite clasificarlos y ordenarlos.
Con una base de datos se pueden realizar diferentes operaciones como se revisa a continuacin.
127

Ordenar datos
Para ordenar datos no es necesario que estn agrupados en la misma forma en que se agrupa una base
de datos, pueden ser filas o columnas aisladas. Sin embargo, uno de los usos ms comunes para las
opciones que ordenan los datos es en las bases de datos.
1.
Para ordenar datos, primero se seleccionan los datos que se vayan a ordenar.
2.
Damos un clic sobre el comando Ordenar y filtrar del grupo Modificar de la ficha Inicio, en la
opcin Orden personalizado.
Damos un clic sobre el comando Ordenar del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos.
Al hacerlo aparece la siguiente caja de dilogo:
En la caja de Ordenar por se selecciona de la lista, el nombre del campo con el que se quiere ordenar y
segn la prioridad. Excel 2013 permite manejar hasta 64 prioridades, agregando los niveles necesarios.
Dependiendo del contenido de la celda podemos seleccionar en la caja Ordenar segn por Valores,
Color de la celda, Color de la fuente e iconos (para el caso de haber empleado formato condicional)
Cada criterio se puede ordenar de acuerdo al tipo de datos que se presente en la columna:
Texto
A-Z
Z-A
Lista personalizada
Numrico
De menor a mayor
De mayor a menor
Lista personalizada.
Fecha y hora
De los ms antiguos a los ms reciente

De los ms recientes a los ms antiguos
Lista personalizada
128

Si desea agregar un nivel ms, presione el botn de
, aparecern las cajas
correspondientes para este nuevo nivel. Si un nivel que se ha agregado ya no es necesario, puede
seleccionar el nivel y presionar el botn de
mismo nivel en dos ocasiones, para esto presione el botn
. En ocasiones ser necesario tener un

. No es necesario que los
niveles permanezcan en el mismo orden en que fueron incluidos, por esto existen los botones
, para cambiar el orden de los niveles.
Si se manejan encabezados en la seleccin se determina en
Mis datos tienen encabezado. Al presionar el botn
Opciones aparece la siguiente caja de dilogo:
Tambin se puede determinar que sea sensible a las letras
maysculas en Distinguir maysculas de minsculas. Segn
se tengan acomodados los datos se debe seleccionar la
Orientacin ya sea Ordenar de arriba hacia abajo u Ordenar
de izquierda a derecha.
El resultado de ordenar los datos del ejemplo anterior, si le indicamos al Excel 2013 que los ordene por
Apaterno sera el siguiente:
Tambin se pueden ordenar directamente ascendente o descendentemente, con un solo criterio

utilizando los siguientes iconos:
Ascendentemente
Descendentemente
Para utilizar la opcin de los iconos es necesario colocarse en algn registro del campo que se desea
tomar como criterio y presionar el icono.
129

Filtros
Una de las operaciones ms comunes que se hacen con las bases de datos es la consulta.
Cuando se hace una consulta, normalmente se estn buscando registros que coincidan con algn valor
o criterio. Existen varias formas de buscar esa informacin, los Filtros son una de ellas.
Para aplicar un filtro a una base de datos, seleccione cualquiera de estas dos opciones:
Damos un clic sobre el comando Ordenar y Filtrar del grupo Modificar de
la ficha Inicio, en la opcin Filtro.
Damos un clic sobre el comando Filtro del grupo Ordenar y filtrar de la
ficha Datos.
El resultado ser similar al siguiente:
El comando Filtro, aplica flechas para abrir mens

desplegables en el encabezado de la base de datos. Con estos
mens, se pueden elegir las opciones de consulta.
Desde estas opciones tambin nos es posible ordenar
tomando como criterio la columna que se est filtrando,
tanto en forma ascendente como descendente e inclusive
por color.
Para filtrar tomando como criterios slo algunos de los
elementos de la lista, basta con marcar el elemento por
medio de la caja de seleccin que aparece al lado izquierdo
del elemento. Solamente estos elementos se mostrarn al
dar clic en el botn
130

Cuando una columna se encuentre filtrada, la flecha cambia su forma
. Una vez que se ha filtrado
esta columna, estamos en posibilidad de volver a mostrarlo todo con la opcin
, de la misma lista o marcar de la lista (Seleccionar todo).
La opcin de
, se activa en caso de haber aplicado Formato
condicional de Escalas de color a la columna que se desea filtrar.
Una herramienta de gran apoyo para el caso de los filtros es la diferenciacin que se realiza del tipo de
dato que contiene la columna.
En todos los tipos de datos, existe Filtro

personalizadoAl seleccionar esta opcin
aparece la siguiente caja de dilogo:
Con el Filtro personalizado se pueden
determinar que registros exactamente se estn
buscando.
131

Se pueden utilizar operadores de comparacin
que ya se encuentran en la lista:
Operador
Comparacin
>
mayor que
<
menor que
>=
mayor o igual que
<=
menor o igual que
<>
diferente a
Con el operador se selecciona el registro con el

que se est comparando tambin de la lista.
Excel 2013 permite utilizar comodines que son:
(?) para representar un carcter individual y (*)
para representar cualquier serie de caracteres.
Los comodines funcionan de la forma como se
muestra en el ejemplo:
Criterio
Encuentra
Criterio
Encuentra
F*
Fermn
Fer*
Fernando
Fernando
F?r*
Fermn
Fulgencio
Federico
Fe*
Fernando
?er*
Fermn
Fernando
Federico
Fermn
Fernando
?e*
Fermn
Fernando
Federico
Con las opciones Y y O se pueden establecer dos criterios. Con la opcin Y los criterios se suman, es
decir, que se tiene que cumplir con ambos criterios para que encuentre los registros deseados. Con la
opcin O va a buscar cualquiera de los registros que cumplan con los criterios establecidos, no tiene
que cumplir con ambas.
Ya que se estableci un filtro la pantalla lucir similar a sta:
132

Los encabezados de las filas cambian de color. En cada uno de los campos se pueden establecer filtros
y en este caso se suman los criterios, es decir, que se debe cumplir con cada uno de los criterios que se
marquen en los filtros de los campos.
Excel 2013 incorpora la facilidad de que una vez que se ha aplicado un Filtro a los datos de una hoja es
posible insertar y eliminar columnas. Incluso, se puede deshacer la accin y mantener el filtro.
Si desea mostrar todos los datos, sin ningn filtro en las columnas, basta con dar el clic en el comando
. Para deshabilitar todos los filtros, puede hacer uso de los mismos comandos
con los que fueron colocados los filtros.
Filtro de bsqueda
Buscar lo que necesita manera rpida y eficaz es una necesidad bsica, especialmente para hojas de
clculo grandes, donde es posible que realice bsquedas entre miles o incluso millones de elementos.
Cuando filtra datos, puede aprovechar el cuadro de

bsqueda que le permite encontrar rpidamente lo
que necesita en las hojas de clculo grandes. Por
ejemplo, para encontrar un producto especfico en un
catlogo que almacena ms de 50.000 elementos,
empiece a escribir el trmino de bsqueda y los
productos
correspondientes
aparecern
instantneamente en la lista. Puede restringir an
ms los resultados si no selecciona el contenido que
no desea ver.
Realice varias bsquedas y agrguelas a la seleccin

actual, esto le permitir realizar varias bsquedas y
conservar los resultados de bsquedas anteriores.
1) Realice la primera bsqueda y marque las
casillas de los conceptos que desea mostrar,
haga clic en ACEPTAR.
2) Realice una segunda bsqueda y marque las
casillas de los conceptos que desea mostrar,
adems de la casilla Agregar la seleccin
actual al filtro, haga clic en el botn
ACEPTAR.
3) Repita el paso anterior tantas veces le sea
necesario.
133

Filtros avanzados
A pesar de que es muy til y sencillo el manejo los filtros automticos, estn limitados a slo uno o dos
criterios por cada campo. Por esto, se tienen los Filtros avanzados cuyo manejo es similar al de los
filtros automticos pero con mayores posibilidades de criterios.
Para filtrar un rango de celdas utilizando criterios complejos, utilice el
comando Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. El
comando Avanzadas funciona de forma diferente al comando Filtrar en
varios aspectos importantes.
Muestra el cuadro de dilogo Filtro

avanzado en vez del men de Autofiltro.
Los criterios avanzados se escriben en un
rango de criterios independiente en la hoja
de clculo y sobre el rango de celdas o la
tabla que desee filtrar. Excel utiliza el rango
de criterios independiente del cuadro de
dilogo Filtro avanzado como el origen de
los criterios avanzados.
Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola columna, varios
criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una frmula. Algunos
de los posibles criterios aparecen ejemplificados a continuacin:
Nombre
Nombre
Edad
Nombre
Federico
Federico
>30
Federico
Ral
Edad
>30
Flora
Cuando definimos un criterio a travs de una frmula no debemos utilizar el rtulo de la columna.
=G18>PROMEDIO(G4:G12)
134

Lo primero que nos permite esta opcin es Filtrar la lista sin moverla a otro lugar como se hace con
los filtros automticos, permaneciendo en el mismo lugar o tambin Copiar a otro lugar el resultado
del filtro.
Si se elige la opcin Copiar a otro lugar es necesario que en la caja Copiar a se especifique un rango, ya
sea escribiendo el rango o con un clic en la hoja donde se desea que comience el rango.
En la caja Rango de la lista, aparece la referencia de las celdas que contienen la lista. Excel 2013
automticamente detecta el rango de la lista cuando est el cursor colocado en ella, pero con un clic
en la caja se puede escribir un nuevo rango o cambiar el actual. Tambin se puede utilizar el ratn y
dar un clic sostenido sobre el rea de la hoja y la referencia de la celda se escribe automticamente en
la caja.
Una vez establecido el rango de la lista, es necesario determinar el Rango de criterios. Este rango debe
ser otra rea de celdas donde se determine el criterio, debe ser un rea con el mismo nmero de
columnas que la base de datos y por lo menos con una fila que contenga los criterios escritos que se
estn buscando. Con los criterios se pueden utilizar signos de comparacin y comodines como se vio
con los filtros automticos.
La opcin Slo registros nicos muestra un solo registro cuando encuentre registros que estn
duplicados.
1)
2)
3)
Rango de la lista.
Rango de criterios.
Copiar a otro lugar.
135

Quitar valores duplicados
Un valor duplicado es aqul en el que todos los valores de la fila coinciden exactamente con todos los
valores de otra. Los valores duplicados estn determinados por el valor mostrado en la celda y no
necesariamente el valor guardado. Por ejemplo, si tiene el mismo valor de fecha en celdas diferentes,
una con formato "8/3/2006" y la otra como "8 de marzo de 2006", los valores son nicos, en este caso,
no existe duplicidad de valores.
Para eliminar los valores duplicados seleccione el rango de celdas que contienen los datos o verifique
que la celda activa se encuentre dentro del rango de datos.
En la ficha Datos, grupo Herramientas de datos, haga clic en el comando
Quitar duplicados, se mostrar la siguiente caja de dilogo:
Dentro de esta caja, deben de seleccionarse las columnas donde probablemente se encuentran los
valores duplicados. El botn de Seleccionar todo, marcar todas las columnas para verificar la
duplicidad de valores, el botn Anular seleccin, quitar las marcas de todas las casillas de verificacin.
La casilla de verificacin Mis datos tienen encabezados, se emplea en caso de que el rango de datos
contenga encabezados para las columnas.
Una vez que las columnas han sido seleccionadas, presione el botn Aceptar. Por medio de un mensaje,
informa el nmero de valores duplicados y eliminados y nmero de valores que permanecern una vez
que se hayan eliminado, haga clic en Aceptar en el mensaje.
136

Debido a que borra los datos de manera permanente, es recomendable copiar
el rango original de celdas o tabla en otra hoja de clculo o libro antes de quitar
los valores duplicados.
Subtotales
Uno de los clculos ms comunes que se hacen en las listas y en las bases de datos son los subtotales.
Es decir, que se haga una operacin parcial de los registros que se especifiquen en el rango, as como
una operacin general de toda la lista.
Subtotales se calculan con una funcin de resumen, por ejemplo, Suma o Promedio, mediante la
funcin SUBTOTALES. Puede mostrar ms de un tipo de funcin de resumen para cada columna.
Totales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los
valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la funcin de resumen Promedio, la fila Total
general mostrar el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de
las filas de subtotales.
CONSIDERACIONES:
Asegrese de que cada columna tiene un rtulo en la primera fila,
contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni
columnas en blanco.
Tambin es conveniente que se ordene la lista antes de utilizar esta
opcin, pero no es un requisito primordial para que funcione.
1) Abra la caja de dialogo correspondientes siguiendo estas instrucciones.

Seleccionamos el comando Subtotal del grupo Esquema de la ficha Datos.
137
2) En la lista Para cada cambio en, se determina cuando insertar el subtotal, es decir, cuando el
concepto cambia dentro de la columna seleccionada.
3) La lista Usar funcin contiene las funciones que se pueden utilizar. Esta lista contiene las
funciones utilizadas frecuentemente:
138
Suma
Suma de los elementos
Cuenta
Cantidad de valores que no son blancos
Promedio
Promedio de los elementos en el grupo del subtotal
Max
Valor numrico ms grande en el grupo del subtotal
Min
Valor numrico ms pequeo en el grupo del subtotal
Producto
Producto de todos los valores del grupo del subtotal
Cuenta nm.
Cantidad de registros o filas que contienen datos numricos
Desvest
Estimacin de la desviacin estndar
Desvestp
Desviacin estndar
Var
Estimacin de la varianza
Varp
Varianza de una poblacin

4) En la lista Agregar subtotal a se marca que campos van a contener subtotales. Se pueden
seleccionar todos si as se desea pero el cambio se va a realizar segn lo determinado en la lista
Para cada cambio en.
5) Reemplazar subtotales actuales, cambia los subtotales anteriores e inserta los nuevos. Salto
de pgina entre grupos inserta automticamente un salto de pgina cada vez que termina un
subtotal. Resumen debajo de los datos va a colocar cada subtotal al finalizar cada rango, de
otra forma lo coloca al inicio de cada rango.
Crear subtotales da como resultado algo similar a lo que aparece a continuacin:
A este conjunto de elementos se le conoce como esquema. Ntese que en el extremo izquierdo, junto
al encabezado de la fila, aparecen los botones del esquema o smbolos del esquema con la forma de
y
, que nos permiten esconder o desplegar las filas que contienen la informacin y dejar slo
las de los subtotales.
Con los botones
tercero.
se puede abrir o cerrar automticamente todo un nivel del primero al
139

Preguntas de repaso
1)
Qu es una base de datos?
2)
Qu utilidad tiene el manejo

de datos en forma de base de
datos?
3)
Cules son las formas para

ordenar datos?
4)
Qu diferencia tienen los

filtros automticos con los
filtros avanzados?
5)
Cmo se utilizan los filtros

predeterminados?
6)
Qu diferencias existen entre

los operadores de comparacin
y los comodines?
7)
Qu funcin tienen los

subtotales?
8)
Qu es un formato
condicional y cmo se aplica?
9)
Para qu sirve la Herramienta

Quitar duplicados y cmo se
utiliza?
140

Pgina de Notas
141
SECCIN 8. REVISIN E IMPRESIN
En esta seccin:
El participante corregir la ortografa de un libro.
Insertar comentarios a las celdas.
Proteger hojas de clculo y libros de Excel.
Preparar su hoja para impresin.
Utilizar la presentacin preliminar para asegurarse que la impresin se har en la
forma definida.
Imprimir una hoja de clculo.
Herramientas de correccin
Puede revisar la ortografa y la gramtica a la vez o puede dejar que los correctores ortogrficos y de
gramtica que sugieran correcciones automticamente a medida que trabaja. Microsoft Office 2013
incorpora un diccionario de gramtica y ortografa estndar, pero no es exhaustivo.
Ortografa
Excel 2013 puede revisar y corregir la ortografa del documento. Para hacerlo se selecciona alguna de
las siguientes opciones.
Presionamos <F7>.
Damos un clic sobre el comando Ortografa, del grupo Revisin, de la
fecha Revisar.
Excel 2013 comienza la revisin ortogrfica. Al encontrar un error o alguna palabra que no se encuentra
dentro del diccionario aparecer la siguiente caja de dilogo:
143
Excel 2013 en el recuadro No est en el diccionario: escribe la palabra que considera est mal escrita,
mientras que en Sugerencias: nos pone una lista de palabras correctas, para que podamos efectuar
posibles cambios. Al dar un clic en cualquier sugerencia, sta automticamente se escribe en la caja de
No est en el diccionario: Si la palabra correcta no aparece en las Sugerencias se puede escribir
directamente en No est en el diccionario:
Una vez escrita la palabra correcta se da un clic en el botn Cambiar para cambiar esa ocurrencia o
Cambiar todas para cambiar todas las ocurrencias de esa palabra en el archivo. Si se oprime Omitir, la
revisin contina sin hacer ningn cambio y si se oprime Omitir todas cada vez que encuentre esa
palabra la va a ignorar sin confirmar.
Si la ltima operacin que hemos realizado no es la adecuada, sealamos Deshacer y regresamos al
error anterior. Si se desea agregar una palabra al diccionario es necesario que haya sido creado un
diccionario o escoger uno de la lista que aparece en Agregar al diccionario.
Comentarios
En ocasiones es necesario hacer comentarios sobre alguna cifra, o sobre alguna frmula. Excel 2013
nos permite insertar comentarios asociados a una celda. El comando Nuevo comentario, se encuentra
en la ficha de Revisar, dentro del grupo Comentarios.
Al hacerlo inmediatamente se asociar a la celda
seleccionada el comentario y la pantalla mostrar un
rea para escribir comentarios.
Escribimos el comentario dentro del recuadro y damos
un clic fuera de este para salirnos de la edicin de la
nota.
144

La celda que contiene el comentario, tendr el siguiente
aspecto.
Para leer el comentario basta con colocar el puntero del
mouse cerca de la celda y ste ser desplegado.
El Grupo Comentarios, nos ofrece adems las siguientes opciones:
Elimina el comentario de la celda que se encuentra seleccionada.
Se traslada al comentario anterior, a partir del que nos encontramos
Se traslada hasta la siguiente celda que presente comentario.
Mostrar (aun cuando no se encuentre seleccionada la

celda) u ocultar el comentario de la celda seleccionada.
Muestra u oculta todos los comentarios que se han

insertado en la hoja de clculo
145

Vistas del libro
Excel 2013 cuenta con diversas vistas para distintos fines, a continuacin se relacionan las vistas
disponibles.
Vista Normal
Esta vista es la vista predeterminada, muestra la cinta de opciones de Interfaz de

usuario de Microsoft Office Fluent, la barra de frmulas y la barra de estado.
Vista Pantalla Para ver ms datos en la pantalla, puede cambiar temporalmente la vista a
completa
pantalla completa. La vista de pantalla completa oculta la cinta de opciones de
Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent, la barra de frmulas y la barra de
estado. Para tener acceso nuevamente a los elementos ocultos, debe volver a la
vista de pantalla normal.
Vista Ver salto Esta vista es especialmente til para ver cmo afectan otros cambios (como la
de pgina
orientacin de pgina y los cambios de formato) a los saltos de pgina
automticos. Por ejemplo, la modificacin del alto de las filas y del ancho de las
columnas puede afectar a la colocacin automtica de los saltos de pgina.
Tambin puede modificar los saltos de pgina a los que afecte la configuracin
del controlador de la impresora actual.
Vista diseo de pgina

Antes de imprimir una hoja de clculo de Excel que contenga una gran cantidad de datos o varios
grficos, puede ajustarla rpidamente en la vista Diseo de. En esta vista se puede cambiar el diseo y
el formato de los datos del mismo modo que en la vista Normal. Sin embargo, tambin puede usar
reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientacin de la pgina, agregar o cambiar
encabezados y pies de pgina, establecer los mrgenes para la impresin, mostrar u ocultar las lneas
de cuadrcula, mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas y especificar las opciones de
ajuste de escala.
146

Encabezado y pie de pgina
Como parte de la presentacin impresa de la informacin contenida en la hoja de clculo, se incluye la
insercin de encabezado y pie de pgina. Siga las instrucciones que se presentan:
1.
Presionamos el comando Encabezado y pie de pgina del grupo Texto de la ficha Insertar
2.
La vista cambiar de forma automtica a Diseo de impresin. Cuando nos encontramos en el

rea de Encabezado o Pie, se muestra la banda de opciones propia.
Grupo Pie de pgina con encabezado
Muestra encabezados y
Pies
de
pgina
preestablecidos
Grupo Elementos de encabezado y pie de pgina.
Nos ayudan a insertar distintos elementos, tanto en el encabezado como en el pie de pgina.
147

Grupo Exploracin
Nos ayuda a trasladarnos de una manera fcil entre el encabezado y el pie de
pgina
Grupo Opciones
Para insertar un encabezado o pie de pgina distinto en las pginas impares y en las pginas pares,
active la casilla de verificacin Pginas pares e impares diferentes.
Para eliminar los encabezados y pies de pgina de la primera pgina impresa, active la casilla de
verificacin Primera pgina diferente.
Para utilizar el mismo tamao de fuente y escala de ajuste que la hoja de clculo, active la casilla de
verificacin Ajustar la escala con el documento. Si desea que el tamao de fuente y el ajuste de escala
de los encabezados y pies de pgina sean distintos del ajuste de escala de la hoja de clculo para que
la presentacin sea igual en todas pginas, desactive esta casilla de verificacin.
Para comprobar que los mrgenes del encabezado o pie de pgina estn alineados a los mrgenes
derecho e izquierdo de la hoja de clculo, active la casilla de verificacin Alinear con mrgenes de
pgina. Para definir el margen izquierdo y derecho de los encabezados y pies de pgina en un valor
especfico distinto del de los mrgenes de la hoja de clculo, desactive esta casilla de verificacin.
Diseo de pgina
Antes de imprimir el resultado final, se tiene que determinar la forma en que se va a emitir dicho
resultado. Para realizar esta accin emplearemos los comandos de la ficha de Diseo de pgina.
148

Grupo Temas
Los temas son combinaciones de tipo de fuente, tamao de fuente, colores de lnea, color de relleno,
y efectos. Las opciones de fuentes, modificaran toda la hoja de clculo.
Temas. Combinacin de colores de fuente, Colores.- Combinaciones de colores para el
tamao de fuente, colores de relleno y de lnea. relleno de la celda y color de fuentes.
Fuentes.- Tipos de fuente y tamao de la fuente
Efectos.- Conjuntos de lneas y efectos de relleno
Grupo Configurar pgina

En este grupo se establece la configuracin para los mrgenes, la orientacin del papel, el tamao del
papel, adems de otros aspectos que puede ser de gran utilidad.
149

En este comando se encuentran
algunas opciones de mrgenes ya
establecidas, basta con seleccionar
la opcin que mejor se adapte a sus
necesidades y las medidas de los
mrgenes quedaran establecidas.
Podemos definir la orientacin de

la hoja en la que deseamos
imprimir nuestra informacin.
Este comando nos presentar una

serie de tamaos de papel
predefinidas de las cuales basta
con seleccionar la opcin que ms
convenga a nuestras necesidades.
Las opciones del comando rea de

impresin son: Establecer rea de
impresin y Borrar rea de
impresin.
Puede seleccionar un rea dentro de la hoja de clculo y establecerla como rea de impresin,
nicamente esta rea ser impresa, puede ser rangos de celdas continuos o inclusive rangos separados.
Antes de utilizar este comando seleccione el rango a establecer como rea de impresin.
150

Comando para insertar saltos de
pgina, tanto en forma horizontal
como en vertical. Tambin para borrar
un salto que se haya establecido.
En ocasiones requerimos que la impresin contine en otra hoja a pesar de contar con espacio, en
estos casos podemos hacer uso de los Saltos. Si desea insertar un salto en forma horizontal, seleccione
la fila considerando que el salto se establecer por encima de la fila seleccionada. Para el caso de los
saltos verticales, el salto quedar establecido hacia la izquierda de la columna seleccionada.
El comando Fondo nos ayuda a
establecer una imagen para el fondo
de la hoja de clculo.
Ofrece distintas ubicaciones para
localizar una imagen:
Su equipo.
En lnea de Office.com.
Realizar una bsqueda en
Bing.
En su sitio de SkyDrive.
Se abrir la caja de dialogo Fondo de hoja, muy parecida a la caja de Abrir, donde se selecciona la
imagen.
Imprimir ttulos, abre la caja de
dialogo de Configurar pgina, en el
separador Hoja.
Grupo Ajustar el rea de impresin

Reduce la hoja o seleccin durante la impresin de manera que ocupe el nmero de pgina
especificadas a lo ancho o a lo alto, ambas medidas son independientes una de la otra. La hoja o la
seleccin se reducen proporcionalmente, por lo tanto, es posible que imprima en ms o menos hojas
que las especificadas.
151

De igual manera si cambiamos el porcentaje de la Escala, cambiar el nmero de hojas a imprimir. A
mayor escala, menor nmero de columnas y filas por hoja y a la inversa.
Grupo Opciones de la hoja
Las opciones de la hoja incluyen casillas de seleccin para definir si deseamos visualizar las lneas de
divisin (lneas de la cuadrcula) y los Ttulos (Encabezados de Filas y Columnas). De la misma forma si
sern incluidos en la impresin o no.
Configurar pgina
A continuacin se revisar el contenido de la caja de

dialogo Configurar pgina que incluye todos los
comando antes vistos, con la posibilidad de
personalizarlos.
Est compuesta por varias separadores, que son:
Pgina, Mrgenes, Encabezado y pie de pgina, Hoja
y si lo que se va a imprimir es una grfico, el comando
Hoja cambia por Grfico.
En todos los separadores contamos con los botones Imprimir, Vista preliminar y Opciones. Estos
botones nos permiten imprimir un documento, ver una vista preliminar del mismo o cambiar las
opciones disponibles de la impresora, respectivamente. Las opciones de la impresora varan segn el
fabricante y se especifican en el manual de la impresora correspondiente.
Separador Pgina
En el separador Pgina se manejan todas las opciones de manejo fsico de la pgina, como la
Orientacin que puede ser Vertical u Horizontal. En Escala se puede reducir o ampliar la hoja impresa,
esta opcin no cambia el tamao de la hoja en pantalla.
Ajustar al reduce o alarga la hoja impresa en un rango desde el 10% hasta 400% de su tamao original.
Si se estn imprimiendo grficas, esta opcin est slo disponible para hojas que soporten escala.
Ajustar a, reduce la hoja o seleccin durante la impresin de manera que ocupe el nmero de pgina
especificadas a lo ancho o a lo alto. Esta opcin no est disponible para hojas de grficos.
En Tamao de papel podemos escoger distintos tamaos previamente definidos. En Calidad de
impresin seleccionamos la resolucin, esta opcin vara segn la impresora instalada.
Primer nmero de pgina corresponde al nmero inicial de la pgina de impresin de la hoja, el resto
de las hojas se numeran secuencialmente despus de este nmero. Aparece al inicio siempre con la
leyenda Automtico, que nos indica que se inicia siempre la primer pgina con 1.
152

Separador Mrgenes
Al seleccionar este separador aparece la caja de dilogo que aparece a continuacin:
Se muestran todos los mrgenes de una hoja, y
podemos ver en el recuadro que dimensin est
cambiando.
Para seleccionar la distancia entre la impresin y
los extremos de la hoja se utiliza Superior,
Inferior, Izquierda y Derecha. Para seleccionar la
distancia entre el Encabezado y el extremo
superior de la pgina, y la distancia entre el Pie
de pgina y el extremo inferior de la pgina, se
utilizan las opciones respectivas. Centrar en la
pgina, centra Horizontal y Verticalmente el
rea de impresin tomando en cuenta el valor
de los mrgenes.
Separador Encabezado y Pie de pgina

El separador Encabezado y Pie de pgina
permite modificar las opciones para los
encabezados y pies de pginas de las hojas a
imprimir. Inicialmente Excel 2013 tiene ya un
encabezado y un pie de pgina por omisin, pero
se pueden cambiar.
En Encabezado y en Pie de pgina, se encuentra
una lista de encabezados previamente definidos
que se pueden seleccionar, y el resultado de
cada uno se puede ver en las cajas superior e
inferior, respectivamente.
Los botones Personalizar encabezado y Personalizar pie de pgina sirven para hacer modificaciones al
encabezado y pie de pgina, respectivamente.
Ambos se manejan de la misma manera y dan como resultado una caja de dilogo similar a esta:
153
En las secciones izquierda, central y derecha, se puede escribir el texto deseado.

Con los botones que aparecen en la parte superior, se pueden insertar diferentes datos de la hoja, el
libro o datos en general como se muestra en la siguiente tabla:
Nmero de pgina
Nombre del archivo
Nmero total de pginas
Nombre de la hoja
Fecha de impresin
Insertar imagen
Hora de impresin
Formato de imagen
Ruta y Archivo
Se cambia el formato de fuente

de los textos seleccionados.
Separador Hoja
En el separador Hoja, se especifica que reas de
la hoja se desean imprimir, ttulos, lneas de
divisin y otras opciones ms. Este separador se
activa si se est usando una hoja.
En el cuadro rea de impresin se especifica
que bloques de la hoja se van a imprimir. El
rango se puede escribir haciendo referencia a las
celdas, como A1:B5. Si se desean celdas que no
estn adyacentes, como por ejemplo A1:B5 y
D1:E5, se escribe A1:B5, D1:E5 y se pueden
seguir agregando comas para incluir ms celdas
o rangos de celdas.
Otra forma de especificar los rangos, es oprimiendo el botn
dialogo siguiente:
154
que nos desplegar el cuadro de
En el cual se podr definir el rango indicando con el ratn el rea deseada. De igual forma, para
especificar celdas no adyacentes, se utiliza la tecla <Ctrl> y se vuelven a seleccionar las celdas deseadas.
Existen ciertos tipos de hojas que incluyen un encabezado ya sea a la izquierda o en la parte superior
de la hoja. Estas hojas, pierden su encabezado al ser impresas, cuando son selecciones muy grandes,
pero se le puede indicar a Excel 2013 que se incluyan en cada hoja con Imprimir ttulos. En sus
respectivas cajas se determinan Repetir filas en el extremo superior y Repetir columnas a la izquierda.
Los mtodos para especificar los ttulos, son los mismos que para determinar el rea de impresin.
En el rea Imprimir se determinan opciones extras de impresin. Lneas de divisin, son las lneas que
dividen las filas y columnas en la hoja, esta opcin las imprime completas para todas las celdas sin
excepcin. No debe confundirse con los bordes que se le asignan a las celdas.
Blanco y negro imprime las celdas y objetos en blanco y negro, cualquier cosa que no sea
completamente blanca se imprime como negro. Comentarios imprime cualquier nota de las celdas o
de pginas adicionales, para imprimir las notas con sus referencias a las celdas seleccione Comentarios.
Ttulos de filas y columnas imprime los nmeros de fila y las letras de las columnas. Calidad de borrador
imprime con baja calidad, no imprime objetos ni grficas, pero reduce el tiempo de impresin.
En Excel 2013 se cuenta con la facilidad de sustituir en Errores de celda como: las celdas que tienen
error, esto al momento de la impresin, por espacio vaco, --, o bien con #N/A, esto en caja de dialogo.
En la caja Orden de las pginas, se controla el orden en el cual los datos se imprimen, cuando no es
suficiente una hoja para imprimir todos los datos. Puede ser Hacia abajo, luego hacia la derecha o a la
Hacia la derecha, luego hacia abajo.
Separador Grfico
Si lo que se tiene en pantalla es una grfica, el
separador Hoja cambia por Grfico. Aqu se
controla el tamao y calidad de impresin de los
grficos.
En Tamao del grfico impreso se especifica
cmo se escala el grfico cuando se imprime.
Usar pgina completa, expande el grfico hasta
que ocupe el mximo ancho y alto de los
mrgenes de la pgina, el tamao relativo de los
objetos puede cambiar en la pgina impresa
porque las proporciones del grfico estn
ajustadas para llenar la hoja.
155

Ajustar a la pgina expande el grfico al margen ms cercano de la pgina antes de imprimir, el grfico
se expande proporcionalmente en ambas dimensiones hasta que una dimensin llene el espacio entre
los mrgenes. Los tamaos relativos de los objetos en el grfico se preservan. Con Personalizar se ajusta
el grfico como aparece en la pantalla para que se pueda redimensionar a cualquier tamao de pgina.
Las opciones de Calidad de borrador e Imprimir en blanco y negro, son las mismas que se explicaron
en el separador Hoja.
Presentacin preliminar
Para evitar que se obtenga un resultado impreso que no es el deseado, Excel 2013 permite ver un
documento en pantalla con todos los elementos tal y como finalmente se obtendr en impresin. En
Excel, ahora puede obtener una vista previa e imprimir libros en un solo lugar
Para visualizar la Vista previa, utilice la ficha Archivo, dentro de la Vista Backstage, seleccione Imprimir.
A menos que se haya configurado para imprimir en una impresora de color, la

ventana de vista previa se mostrar en blanco y negro, independientemente
de si la hoja de clculo incluye color.
156

Para obtener una vista previa de las pginas siguientes y anteriores, en la parte inferior de la ventana
Vista previa de impresin, haga clic en Pgina siguiente y Pgina anterior.
Para salir de la vista previa de impresin y volver a la hoja de clculo, haga clic en cualquier otra ficha
situada encima de la ventana de vista previa.
Para ver los mrgenes de pgina, en la parte inferior de la ventana Vista previa de impresin, haga clic
en el botn Mostrar mrgenes.
Para cambiar los mrgenes, puede arrastrarlos hasta la altura y el ancho que desee. Tambin puede
cambiar los anchos de las columnas arrastrando los controladores hasta la parte superior o inferior de
la pgina de vista preliminar.
Puede realizar cambios en la configuracin de la pgina, incluida la orientacin de la pgina y el tamao
del papel, cambiar los mrgenes y la escala, seleccione las opciones que desee en Configuracin.
Impresin
Los libros y las hojas de clculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno por uno o varios
al mismo tiempo. Tambin se puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora. Esta
opcin resulta muy til cuando es necesario imprimir el libro con un tipo distinto de impresora de la
que se utiliz para imprimirlo originalmente.
Una vez que determinamos todas las opciones de impresin, se procede a realizar la impresin final.
Esto se puede hacer con alguna de las siguientes opciones:
Presionamos simultneamente <Ctrl + P>.

Haga clic en Archivo y luego en Imprimir.
Tambin podemos utilizar el botn Imprimir, de la caja de dilogo de

Configurar pgina.
157

Configurar opciones de impresin
En el espacio Impresora, puede cambiar lo siguiente:
Para cambiar la impresora, haga clic en el cuadro
desplegable en Impresora y seleccione la impresora que
desee.
Aqu tambin localiza los comandos para Imprimir a un
archivo y Agregar otra impresora.
Una vez que ha seleccionado la impresora, en la parte
inferior se encuentra la liga Propiedades de la impresora,
estas propiedades cambiarn dependiendo de la
impresora seleccionada.
Tambin se pueden especificar en el recuadro Copias el
nmero de copias que se requieren.
Para realizar cambios en la configuracin de la pgina,

incluida la orientacin de la pgina, el tamao del papel y
los mrgenes de la pgina, seleccione las opciones que
desee en Configuracin.
En Pginas se determina si se imprimen Todas las pginas
o intervalos, desde cul a cul.
Con la opcin Intercaladas, podemos indicar a la
impresora que imprima el rango de hojas de inicio a fin, el
nmero de copias que se hayan solicitado.
Para aplicar una escala a la hoja de clculo para que entre
en una sola hoja impresa, en Configuracin, haga clic en la
opcin que desee en el cuadro desplegable de Opciones
de escala.
158

En Configuracin, seleccione una opcin para imprimir la seleccin, la
hoja u hojas activas o todo el libro.
Si la hoja de clculo cuenta con un rea de impresin definida, Excel
solo imprimir dicha rea. Si no desea imprimir solo un rea definida,
active la casilla de verificacin Omitir el rea de impresin.
Al utilizar el icono
de la barra de herramientas de acceso rpido, se manda a imprimir lo definido
en Configurar pgina sin mostrar las opciones.
159

Preguntas de repaso
1)
Cmo se determina que se

imprima en forma horizontal?
2)
Se puede centrar
automticamente la seleccin
dentro de la hoja?
3)
Qu se tiene que hacer para

personalizar el pie de pgina?
4)
Qu funcin tiene la Vista

preliminar?
5)
Para qu sirve la Vista Diseo

de impresin?
6)
Describa la manera de realizar

la revisin ortogrfica del libro
7)
Para qu sirven los

comentarios y cmo se inserta
un comentario en una celda?
8)
Describa la manera de proteger

una hoja de clculo
9)
Describa la manera de proteger

un libro
160

Pgina de Notas
161
Cuaderno de ejercicios
Ejercicio 1
A continuacin encontrar una tabla,
con sus respectivas filas y columnas. No
corrija ningn error que cometa al
teclear el texto.
1) En un libro nuevo, en la Hoja1,

Capture tal y como se muestra
la tabla
2) Corrija
manualmente
el
documento, haciendo uso de
las teclas de movimiento del
cursor y de las teclas <F2>,
<Supr> y <Retroceso>, etc.
3) Una
vez
capturada
la
informacin,
cambie
el
nombre de la Hoja1 por Datos
estadsticos
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
B
Nomenclatura
AG
BC
BS
CP
CS
CH
CO
CL
DF
DG
MX
GT
GR
HG
JL
MI
MO
NY
NL
OX
PU
QT
QR
SL
SI
SO
TB
TM
TX
VZ
YU
ZT
C
Entidad Federativa
Aguascalientes
Baja California
Baja California Sur
Campeche
Chiapas
Chihuahua
Coahuila
Colima
Distrito Federal
Durango
Estado de Mxico
Guanajuato
Guerrero
Hidalgo
Jalisco
Michoacn
Morelos
Nayarit
Nuevo Len
Oaxaca
Puebla
Quertaro
Quintana Roo
San Luis Potos
Sinaloa
Sonora
Tabasco
Tamaulipas
Tlaxcala
Veracruz
Yucatn
Zacatecas
163
CUADERNO DE EJERCICIOS
4) A continuacin capture el
resto de los datos de la tabla
en las celdas indicadas, pero
utilizando el mtodo de
seleccin y captura.
5) Guarde el libro en la Unidad

de Disco que le indique el
instructor, el nombre que se
asignar a este archivo ser
EJERCICIO 1.
6) Cierre el archivo.
7) Salga de Excel 2013.
164
D
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
E
Inmigrantes
18.78
102.58
13.79
15.62
31.78
13.93
12.25
52.49
182.76
16.36
39.00
16.71
27.61
83.51
505.91
33.28
43.10
15.25
82.75
20.11
43.60
28.49
48.53
21.70
30.35
35.65
17.87
67.88
13.65
62.92
11.31
12.53
Emigrantes
11.60
12.71
2.99
8.92
42.53
7.84
33.61
20.29
445.77
44.77
66.97
65.55
57.99
72.60
65.47
90.91
14.40
20.44
22.85
84.33
88.47
17.50
3.41
59.43
46.84
20.80
23.54
37.07
17.94
135.03
27.17
52.29
Ejercicio 2
Abra el libro EJERCICIO 1.XLS.
Si comete algn error no lo corrija, posteriormente se revisarn las herramientas para correccin de
textos
Escriba en la celda B2 Poblacin inmigrante y emigrante por entidad federativa segn lugar de
nacimiento.
En la celda B1 escriba Ao 2013.
Escriba en la celda B41 *INEGI. XII Censo General de Poblacin y Vivienda 2013.
Corte su contenido y pguelo en la celda A1.
En la celda A3 escriba Nmero.
En la celda A4 capture el nmero 1, y en la celda A5 el nmero 2.
Seleccione las celdas A4 y A5 y rellene hacia abajo hasta la celda A35 para crear la serie lineal.
Seleccione desde la celda A3, hasta la celda E35 y copie los datos seleccionados.
Seleccione en la Hoja2, la celda A1 y pegue los datos copiados
Guarde el libro con el nombre EJERCICIO 2. Cierre el archivo.
Ejercicio 3
Abra el libro EJERCICIO 2
En la celda F3, escriba el texto Migracin Neta
En la celda F4 escriba la frmula correspondiente para calcular la Migracin Neta, restando el dato de
migracin al dato de inmigracin.
Seleccione la celda F4 y rellene hasta la celda F35 para copiar la frmula para todas las entidades
federativas.
Observe los cambios que sufrieron las frmulas al ser copiadas.
Guarde el libro con el nombre EJERCICIO 3.
165
Ejercicio 4
Abra el libro EJERCICIO 3.
En la celda D36 inserte una frmula para calcular el promedio de los datos de Inmigrantes.
Cpiela hacia las celdas de la derecha para calcular el promedio de los datos de Emigrantes.
En la Celda A40 escriba el siguiente texto: Promedio de Migracin Neta. En la celda C40 calcule el
promedio de la columna de Migracin neta.
En la Celda A41 escriba el siguiente texto: Valor mximo de Migracin Neta. En la celda C41, calcule
el valor ms alto de la columna de Migracin neta.
En la Celda A42 escriba el siguiente texto: Valor mnimo de Migracin Neta. En la celda C42, calcule
el valor ms bajo de la columna de Migracin neta.
Defina a los nombres de los estados como Republica
Ejercicio 5
Abra el libro EJERCICIO 4, asigne los siguientes formatos
Encabezados:
Letra Cambria de 12 puntos, negrita
Alineacin central vertical y horizontal
Sin bordes
Diseo de fondo verde oliva nfasis 3, claro 40%
Datos:
Letra tipo Arial de 10 puntos, color automtica
Bordes lnea sencilla, color verde
Seleccione las columnas de la B a la F y autoajuste el ancho
Seleccione la fila 3 y asigne un alto de 18 puntos
Seleccione las filas de la 4 a la 35, asigne un alto de 16 puntos
Seleccione la celda G1 e inserte una imagen (puede insertar cualquier imagen en lnea o de las
disponibles en la carpeta de Imgenes de muestra)
166
Reduzca el tamao de la imagen para que ocupe nicamente las celdas de la G1 a la H2
Guarde el archivo.
Cree una nueva

hoja
con
el
nombre
Productos.
Capture
la
informacin como
se muestra a
continuacin:
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Al terminar de
capturar
esta
informacin,
inserte
una
columna entre C y
D. En ella capture
la
informacin
siguiente:
C
D
Producto
Clave de producto
Disco Duro
DD-3421
Tarjetas de
TV-3829
video
Tarjetas de
TA-1549
audio
Tarjetas de red
TR-1647
Monitores
M-1669
Gabinetes
GA-2133
Teclados
TE-1499
Ratones
RA-6163
Unidad de disco
UD-1688
Barra de
BC-2138
contacto
Instalacin
IN-2397
Soporte
SO-1997
Servicio
SE-1697
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
E
Precio unitario
3997.52
3199.36
2401.2
1603.04
2401.2
3199.36
3997.52
4795.68
5593.84
6392
320
125.6
221.6
D
Proveedor
Puerta del mar
GARTA
Laboratorios creativos
Tres comunican
CEN
Super compus
Super Key
Cat
Miniflopymex
Elektrika
HardInstall
SuperSOP
SuperSERV
167
Entre la lnea 10 y
11 inserte res una
fila. Capture la
siguiente
informacin como
se muestra:
10
C
Gabinetes
11
Accesorios
D
Super
comps
SuperACC
12
Teclados
Super Key
E
GA-2133
AC-8689
2398.63
TE-1499
3997.52
3199.36
Asigne formato a toda la tabla

Ejercicio 6
Abra el archivo EJERCICIO 5.
Seleccione la Hoja2
Inserte una grfica de tipo Barras 3D en una hoja nueva con los datos de los estados
Ejecute todos los pasos para cambiar el tipo de la grfica a Barras de 3D.
Inserte la leyenda, ttulo al grfico y a los ejes.
Cambie el formato de los elementos del grfico.
Seleccione los distintos tipos de grficos.
Cree una grfica combinada con los datos de los estados, mostrando la inmigracin en columnas y la
emigracin en lnea. La grfica de lneas debe graficarse en un segundo eje de valores.
A partir de la celda G4 y hasta la celda G35, inserte minigrficos de lnea para saber la tendencia entre
los datos de inmigrantes y emigrantes.
168
Ejercicio 7
En una hoja nueva con el nombre Base de datos, capture la siguiente informacin:
Nombre
Apaterno
Amaterno
Puesto
Localidad
Edad
Federico
Saudo
Fernndez
Jefe
Monterrey
19
Flora
Merino
Arriaga
Auxiliar
Puebla
26
Ramn
Saudo
Arriaga
Auxiliar
D.F.
22
Armando
Fernndez
Flix
Operador
Morelia
43
10
Alejandro
Topete
Duncan
Intendencia
Texcoco
21
11
Ral
Hernndez
Daz
Jefe
Pachuca
32
12
Flora
Becerril
Rodrguez
Director
Monterrey
56
13
Ral
Merino
Daz
Asistente
Pachuca
80
14
Alfonso
Prez
Garca
Gerente
D.F.
39
15
Godofredo
Merino
Fernndez
Asistente
Puebla
43
16
Flora
Prez
Daz
Jefe
D.F.
64
17
Federico
Hernndez
Arriaga
Operador
Morelia
85
18
Domingo
Becerril
Flix
Gerente
Texcoco
43
19
Federico
Merino
Duncan
Asistente
Pachuca
19
20
Mauricio
Prez
Daz
Jefe
Monterrey
26
21
Regina
Merino
Becerril
Operador
Pachuca
43
22
Javier
Prez
Merino
Gerente
D.F.
64
Asigne formato a los encabezados y al contenido de la tabla.

Seleccione el rango F6:F22 y asigne formato condicional de Conjunto de iconos: Mayores de 50 color
Rojo; entre 30 y 49 color amarillo y menores de 30 color Verde
Seleccione el rango D6:D22, asigne formato condicional para mostrar las celdas con texto Director y
Gerente con relleno de algn color.
Ordene la tabla por apellido paterno, materno y nombre de manera ascendente.
Asigne un filtro automtico y realice consultas por nombre, por apellido, etc.
169
Con el filtro personalizado realice una consulta para los registros que tengan el apellido paterno igual
a Prez y la edad menor a 30.
Realice otra consulta personalizada con los registros que inicien con la letra F en el campo Nombre.
Cree un rea de criterios de la celda B25 a la celda G26.
Escriba los criterios necesarios para realizar un filtro avanzado, con los registros de la Localidad D.F. y
Morelia y con la edad mayor a 30.
Asigne el filtro avanzado que copie el resultado de la bsqueda a partir de la celda B28.
Utilice el formulario para cambiar los datos de la tabla. Cambie los nombres Federico por Fermn y
los apellidos Merino por Morales.
Realice las mismas bsquedas que se realizaron en los dos ejercicios anteriores, pero utilizando los
criterios de la ficha.
Cree subtotales con las edades mximas y realizando el cambio por puesto y cierre los niveles hasta la
rama 2.
Asigne la opcin del cambio cada apellido paterno.
Abra todos los niveles.
Guarde el archivo con el nombre EJERCICIO 7.
Ejercicio 8
Abra el libro EJERCICIO 7, en la hoja Base de datos.
Realice la correccin ortogrfica de la hoja
Seleccione la celda A1 e inserte un comentario
Proteja la hoja de clculo, permitiendo que pueda ser modificado el rango E6:E22
Indique la orientacin de la hoja Horizontal, la calidad de impresin alta y el tamao del papel carta.
Defina los mrgenes de 2 cm de los cuatro lados. Para el encabezado y pie de pgina de 1.5 cm.
Centre la pgina horizontal y verticalmente.
Cambie el encabezado. Al centro debe aparecer la fecha y del lado derecho la hora.
Cambie el pie de pgina. Del lado derecho debe decir Pgina, nmero de pgina, de y nmero total
de pginas. Del lado izquierdo escriba su nombre completo.
El formato de letra del encabezado y pie de pgina debe ser Arial de 8 puntos negrita.
Defina el rea de impresin con las celdas que contienen datos.
Cambie el tipo de la letra de Arial de 10 puntos a Arial de 14 puntos.
170
Utilice la presentacin preliminar para revisar la hoja a imprimir.
Cambie los saltos de pgina
Muestre la hoja ampliada con el zoom.
Para la hoja que contiene el grfico, repita los ltimos ejercicios.
Imprima la grfica utilizando la pgina completa.
171
Ejercicio Final
El propsito de este ejercicio final es que se utilicen muchos de los elementos que se han ido explicando
a lo largo de este curso, recuerde que es importante utilizar las nuevas facilidades que Excel 2013 ha
incorporado, para la realizacin de este ejercicio.
En las siguientes pginas aparece el resultado de todo el proceso para el ejercicio final. El libro consta
de varias hojas con diferentes datos cada una, los pasos a grandes rasgos para crear este libro se
describen a continuacin:
Se crearn las siguientes hojas con sus respectivos nombres:
Cuenta maestra
Tarjeta de crdito
Inversiones en valores
En la primera hoja, capture la siguiente informacin:
SALDO INICIAL
45963.96
ESTADO DE CUENTA 2013

BANCO DEL AGUILA 99999999-2
Fecha Concepto
Cheques
27-Ago INTERESES DEL MES

28-Ago DISPOSICIN
DE
CAJERO 900
AUTOMTICO
29-Ago DISPOSICIN
DE
CAJERO 500
AUTOMTICO
30-Ago DPOSITO CLIENTE 154-3
31-Ago DISPOSICIN
DE
CAJERO 500
AUTOMTICO
01-Sep CHQ
8022/PAGO
DE 1459.69
PROVEEDORES
02-Sep PAGO DE TARJETA DE CRDITO
03-Sep DISPOSICIN
DE
CAJERO 500
AUTOMTICO
04-Sep DISPOSICIN
DE
CAJERO 500
AUTOMTICO
05-Sep INVERSIONES EN VALORES
172
Depsitos
24.35
496.36
Saldo
En la columna saldo deber crear la frmula correspondiente para su clculo.
Asigne los formatos como se muestra en el ejemplo.
Revise la ortografa de la hoja.
En el concepto pago de tarjeta de crdito deber llevar la cantidad calculada de la segunda hoja que
ser similar a la siguiente:
SALDO INICIAL
-317.63
ESTADO DE CUENTA
2013
BANCO DEL PELN 99999999-2
FECHA CONCEPTO
CUENTAS
03-Sep EL TAQUITO
900
582.37
04-Sep LAS PERLAS DE LA VIRGEN
500
1082.37
05-Sep ACCESORIOS "EL TAMAL"
PAGOS
496.36
SALDO NUEVO
586.01
06-Sep RINES ACONDICIONADOS
500
1086.01
07-Sep ESTETICA Y SIGUE LA MATA DANDO
1459.69
2545.7
Capture la informacin y asigne el estilo que usted elija del comando Dar formato como tabla.
Cree la frmula para SALDO NUEVO segn se muestra en el ejemplo.
Copie el ltimo resultado con un vnculo a la hoja Cuenta maestra en la celda correspondiente del
concepto Pago de tarjeta de crdito.
La tercera hoja, ser lo mismo que la relacin entre la primera y la segunda. Contendr los datos
similares a los siguientes:
SALDO INICIAL
236361.14
GANANCIA ACTUAL
165479.84
ESTADO DE CUENTA 2013

CASA DE BOLSA DEL CHARRO SUERTUDO 83997999999-2
FECHA
CONCEPTO
OPERACIN
SALDO
09-Sep
VENTA DE BONOS
24.35
236385.49
173
10-Sep
803705.49
11-Sep
COMPRA DE ACCIONES DEL NERD 567320

AZUL
PRDIDA POR VENTA DE ACCIONES -21316
12-Sep
VENTA DE BONOS
5639.36
788028.85
13-Sep
COMPRA DE ACCIONES DEL ROJO
650800
1438828.85
14-Sep
15-Sep
REPARTO DE GANANCIAS
AMARILLO
REEVALUACIN MERCANTIL
16-Sep
VENTA DE BONOS
DEL 12.13
782389.49
1438840.98
-1201300
238840.98
163000
401840.98
Capture la informacin y asigne el estilo que usted elija del comando Dar formato como tabla.
Cree la frmula para SALDO segn se muestra en el ejemplo.
Copie el ltimo resultado con un vnculo a la hoja Cuenta maestra en la celda correspondiente del
concepto Inversiones en valores.
Revise la ortografa de todo el libro.
Inserte una nueva hoja y cree una grfica de Barras 3-D con los datos de depsitos, cheques y saldo de
la hoja Cuenta maestra.
Inserte una hoja ms e inserte las funciones estadsticas ms importantes, tales como PROMEDIO, MAX,
MIN, etc., para cada una de los datos de las hojas creadas. Haga referencia a los rangos de celdas
correspondientes y realice cambios en las cantidades para verificar su actualizacin.
Elimine el resto de las hojas del libro que no utilice.
Guarde el libro con el nombre EJERCICIO FINAL DE EXCEL 2013.
174

Manual Excel 2013 Básico-Intermedio

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual Excel 2013 Básico-Intermedio

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Microsoft Excel 2013

SECCIN 3. CREACIN DE FRMULAS .............. 39

Qu es una hoja de clculo?................... 1

Qu es una frmula? ............................... 39

Iniciar Excel 2013........................................... 2

Creacin de una frmula ......................... 40

Descripcin de la Pantalla Principal ....... 2

Prioridad de los operadores ................... 43

Ficha Archivo ..................................................... 5

Tipos de referencia .................................... 44

Movimiento a travs de la hoja ............... 6

Rastreo de Error .......................................... 47

Captura de informacin en las celdas ... 7

Pegado especial .......................................... 50

Editar y borrar el contenido de una celda8

SECCIN 2. EDICIN DE CELDAS ........................23

Autocorreccin de frmulas ................... 62

Copiar, Cortar y Pegar ...............................23

Asignar Nombre a Rango........................ 62

Vista previa dinmica ...................................26

Mover o duplicar .........................................27

SECCIN 5. FORMATO DE CELDAS E INSERCIN

Llenado y Creacin de Series .................27

Rellenado rpido .........................................30

Formato a las celdas.................................. 72

Deshacer y repetir acciones ....................35

Excel 2013. Bsico - Intermedio

Grficos recomendados ......................... 113

Bordes y Rellenos .......................................... 77

Grfica Combinada .................................. 114

Minigrficos (Sparklines) ....................... 116

Alto de filas y Ancho de columnas ...... 80

SECCIN 7. ANLISIS DE DATOS ..................... 121

SECCIN 6. GRFICAS ......................................... 91

Quitar valores duplicados ..................... 136

Subtotales ................................................... 137

Creacin de una grfica ........................... 91

Herramientas de correccin ................. 143

Cambiar tipo de grfica............................ 98

Comentarios ............................................... 144

Editar origen de datos .............................. 98

Vistas del libro ........................................... 146

Seleccionar datos .......................................... 98

Vista diseo de pgina ............................. 146

Cambiar entre filas y columnas ................ 99

Encabezado y pie de pgina ................ 147

Filtro de grfico ........................................... 99

Diseo de pgina ..................................... 148

Cambiar de ubicacin la grfica......... 100

Configurar pgina .................................... 152

Diseo rpido de grfica ...................... 101

Presentacin preliminar ......................... 156

Aplicar un estilo de diseo y Esquema de

Impresin .................................................... 157

Presentacin de la grfica .................... 103

SECCIN 8. REVISIN E IMPRESIN ................ 143

SECCIN 1. INTRODUCCIN A EXCEL 2013

Qu es una hoja de clculo?

SECCIN 1. INTRODUCCIN A EXCEL 2013

Iniciar Excel 2013

Tambin puede aparecer como el acceso directo en el Escritorio

La versin 2013 ofrece innovadoras herramientas para facilitar la

Descripcin de la Pantalla Principal

SECCIN 1. INTRODUCCIN A EXCEL 2013