Manual de Normas y Procedimientos de La Dirección de Administración y Finanzas de Aserca Airlines C. A. (Aeropuerto Simón Bolívar de Maiquetía)

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR
VICERRECTORADO ACADMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS
COORDINACIN DE ADMINISTRACIN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIN EMPRESARIAL
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN

DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DE ASERCA AIRLINES C. A.
(AEROPUERTO SIMN BOLVAR DE MAIQUETA)
Informe de Pasanta presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar, como requisito
para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Organizacin Empresarial.
Autor: Jimnez E. Yoxander A.

Carnet: 07-6013
C.I.: 18.931.172
Tutor Acadmico: Prof. Mara E. Guevara
Camur, Diciembre 2011.
APROBACIN DEL JURADO
Informe de Pasanta presentado ante la Universidad Simn Bolvar, como

requisito para la aprobacin de la asignatura PD-3608 Cursos en Cooperacin
con la Empresa.
Obtuvo la calificacin de
19
puntos por el Jurado conformado por:
DEDICATORIA
A MIS PADRES: Por el amor y apoyo incondicional que siempre me han

brindado en todos los pasos que he dado.
A MIS HERMANOS: Por compartir momentos de aprendizaje juntos.
A MIS SOBRINOS: Para que me tomen como ejemplo en la autorrealizacin

de sus vidas.
A TODOS MIS FAMILIARES Y AMIGOS: que de una u otra forma han

colaborado conmigo para el logro de mi objetivo.
RECONOCIMIENTO
A DIOS: Por iluminarme siempre en los momentos difciles de la vida y

llevarme por el buen camino.
A MI TUTOR ACADEMICO, PROF. MARA E. GUEVARA: Por su

orientacin para la realizacin de este informe.
A MI TUTOR EMPRESARIAL, MARINA ZAMBRANO: Por el apoyo y

la confianza para el logro de los objetivos propuestos.
A MIS COMJPAEROS DE TRABAJO: Por haber colaborado en todo

momento.
A MIS COMPAEROS DE ESTUDIO: Por compartir momentos de

aprendizaje juntos a lo largo de la carrera.
NDICE GENERAL
NDICE DE CUADROS..vi
NDICE DE FIGURAS. .vii
RESUMEN .. .viii
INTRODUCCIN. . 9
CAPTULO I - MARCO REFERENCIAL...11
1.1 Marco institucional...11
1.1.1 Resea histrica de la Institucin..11
1.1.2 Misin....11
1.1.3 Visin.11
1.1.4 Valores...12
1.1.5 Objetivos de la organizacin..13
1.1.6 Objetivos Coporativos14
1.1.7 Estructura organizativa de la Institucin15
1.2 Diagnstico...17
1.2.1 Descripcin y anlisis de la situacin actual..17
1.2.2 Anlisis del diagnstico del problema18
CAPTULO II - EL PROBLEMA.20
2.1 Planteamiento del problema..20
2.2 Formulacin del problema20
2.3 Objetivos de la investigacin21
2.3.1 Objetivo general.21
2.3.2 Objetivos especficos.21
2.4 Justificacin e importancia...21
2.5 Alcance.22
2.6 Limitaciones.22
CAPTULO III - MARCO TERICO.24
3.1 Manuales..24
3.1.2 Tipos de manuales.24
3.1.3 Objetivos de los manuales.25
3.1.4 Ventaja de los manuales26

3.1.5 Desventajas de los manuales.26
3.1.6 Importancia de los manuales.27
3.2 Normas27
3.2.1 Tipos de normas..27
3.3 Procedimientos28
3.3.1
Importancia de los procedimientos.28
3.4 Organigrama29
3.5 Matriz DOFA..29
CAPTULO IV - MARCO METODOLGICO..31
4.1 Tipo de investigacin...31
4.2 Diseo de la investigacin 31
4.3 Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos .. 31
4.4 Anlisis y tratamiento de la informacin.33
4.4.1 Elaboracin de procedimientos.33
CAPTULO V - PRESENTACIN Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS34
CONCLUSIONES...36
RECOMENDACIONES..38
FUENTES DE INFORMACIN39
ANEXOS.40
NDICE DE CUADROS, GRFICOS TABLAS

Pag.
Cuadro 1. Matriz DOFA del Departamento de Administracin Aserca Airlines C. A..18
Cuadro 2. Cronograma de actividades.33
NDICE DE FIGURAS
Pag.
Figura 1. Organigrama General de la Empresa...15
Figura 2. Organigrama Estructural de la Direccin de Administracin..16
UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

VICERRECTORADO ACADMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS
COORDINACIN DE ADMINISTRACIN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIN EMPRESARIAL
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN

DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DE ASERCA AIRLINES
VENEZUELA
(ESTACIN DE MAIQUETA)
Autor: Jimnez E. Yoxander A.
Carnet: 07-6013
C.I.: 18.931.172
Tutor Acadmico: Prof. Mara E. Guevara
RESUMEN
En el presente informe se muestra un estudio de las necesidades del Departamento
de Administracin y Finanza de Aserca Airlines de la Estacin de Maiqueta a nivel
documental. Durante la investigacin se evidencio la falta de manuales de normas y
procedimientos en los diferentes procesos del departamento, causando una serie de
inconvenientes al momento de realizar las siguientes actividades: Anlisis de Reporte de
Ventas, Caja Chica, Factura Para los Clientes (pasajeros), Nota de Crdito, Compensacin,
Desglose de Factura, Cancelacin de Impuestos a la Gobernacin de Vargas (SATVAR),
durante la investigacin se utilizaron como instrumentos de recoleccin de datos los
siguientes: la revisin documental, la entrevista y la observacin directa. Por lo tanto se
recomend la elaboracin de un Manual de Normas y Procedimientos, el cual fue realizado
en el perodo de pasantas largas (Julio-Octubre), siendo este el aporte del pasante a la
empresa.
Palabras claves: Manual, Normas, Procedimientos.
INTRODUCCIN
El presente informe responde a la formalidad de plasmar por escrito las

actividades realizadas durante la pasanta, as como el resultado final de la misma, que en
este caso se corresponde con un manual de normas y procedimiento en el Departamento de
Administracin y Finanza de Aserca Airlines de la Estacin de Maiqueta. Se hace evidente
que el proceso de pasantas en la empresa es de fundamental importancia porque permite
contemplar la realidad laboral a que se debe enfrentar cada estudiante al culminar los
estudios en la universidad. Tambin este perodo prepara al pasante en reas en las que la
universidad no tiene alcance: un ambiente de trabajo y permite aplicar en la prctica lo
conocimientos que se han intentado fijar.
Los Manuales de Procedimientos son tcnicas de organizacin, su

cumplimiento a cabalidad garantizan la correcta ejecucin de las actividades de una
empresa. Estos documentos recopilan la informacin detallada de cada uno de los procesos,
las polticas, las funciones y el sistema operativo de una unidad administrativa. La
utilizacin de estos permitir sustentar el crecimiento y desarrollo de las organizaciones,
dndoles la solidez necesaria y la continuidad en el tiempo.
Aserca
Airlines
Venezuela
considera
fundamental
registrar
todos
sus
procedimientos para agilizar las operaciones, minimizar los errores y servir de gua al
momento de capacitar nuevo personal. Esta empresa cuenta con el departamento de
Organizacin y Mtodos, que es el encargado de registrar todos los procesos en los
distintos tipos de manuales. Al comienzo de la pasanta se solicitaron los manuales de
normas y procedimientos del Departamento de Administracin y Finanzas, y se obtuvo una
informacin en la cual sala reflejado que este departamento solo tena dicho manual en
general, es decir, un manual de normas y procedimiento departamental, donde dice cuales
son los procedimientos y funciones del Departamento de Administracin y Finanza, en
Aserca Airlines en el Aeropuerto de Maiqueta, pero sin embargo no reflejaba las normas y
procedimiento para cada proceso que se llevaba a cabo dentro del departamento, debido a
esto se tomo la decisin de implementar una investigacin de campo, donde se emplearon
diversas tcnicas para la recoleccin de datos tales como la revisin documental, las
entrevistas, la observacin directa, entre otras.
Aserca Airlines C. A., Es una empresa venezolana dedicada al servicio de transporte

areo de pasajeros, correo y carga, la cual en la actualidad posee ms de 485 vuelos
semanales. Su oferta de servicio se ve complementada por amplios itinerarios que
satisfacen la demanda del viajero de negocios o de placer que requieren flexibilidad de
horarios y variedad de destinos. Aserca Airlines mantiene operaciones en Caracas,
Valencia, Maracaibo, Santo Domingo del Tchira, San Antonio del Tchira, Porlamar,
Barquisimeto, Barcelona, Puerto Ordaz y Maturn. Esta empresa area venezolana, tiene
ms de 15 aos prestando servicios comerciales en Venezuela, pero su innovadora
tecnologa y el constante crecimiento a la cual est sometida, le permiti incluir destinos
internacionales como lo son: Aruba, Curazao y Repblica Dominicana.
En los siguientes captulos se describirn las actividades que se realizaron el

perodo Julio-Octubre 2011, con una duracin de doce (12) semanas, realizadas en la
empresa anteriormente mencionada.
Captulo I, Marco Referencial: Contiene la resea histrica, misin, visin,

valores, y objetivos de Aserca Airlines de Maiqueta, como tambin la estructura
organizativa de la institucin y de la divisin de la unidad de investigacin.
Captulo II, Planteamiento del Problema: Consiste en la descripcin detallada de

la problemtica y a su vez exponen los objetivos generales y especficos que
determinan el alcance de la investigacin.
Captulo III, Marco Terico: En esta seccin se muestran las definiciones y

teoras que tienen relacin con la investigacin.
Captulo IV, Marco Metodolgico: se dar la explicacin sobre la metodologa

utilizada para la investigacin realizada en el trabajo.
Captulo V, Presentacin y Anlisis de los Resultados: Se expone el anlisis de

los resultados obtenidos, su presentacin e interpretacin de la informacin
recopilada.
CAPTULO I
MARCO REFERENCIAL
1.1 Marco Institucional.

1.1.1 Resea Histrica del Instituto Aeropuerto Internacional de Maiqueta.
El 6 de marzo de 1968, un grupo de empresarios valencianos inicia una pujante
empresa de transporte areo de particulares llamada Aero-Servicios Carabobo C.A.
Posteriormente, el 27 de julio de 1990, el empresario valenciano Simen Garca, adquiere
la totalidad de las acciones y decide orientarla al transporte areo de pasajeros.
El 14 de septiembre de 1992 la aerolnea realiza su primer vuelo Valencia-Puerto Ordaz
con un avin modelo DC9-30, llamado El Pilar y el 27 de noviembre de 1997 adquiere su
segunda aeronave, y pasa a denominarse "Aserca Airlines".
Hoy en da, Aserca Airlines brinda plena satisfaccin en sus vuelos al pasajero;
cuenta con una flota de 17 aviones tipo DC 9-31 y 32, a fin de ofrecer variedad de horario,
un mayor nmero de asientos y disponibilidad de servicios, en cada uno de los vuelos
nacionales e internacionales.
1.1.2 Misin de Aserca Airlines C. A.

Proveer el mejor servicio de transporte areo de pasajeros, carga y correo nacional e
internacional, a travs de personas competentes y motivadas, procesos eficientes y
tecnologa de punta; cumpliendo altos estndares de integracin, formacin, crecimiento,
calidad, rentabilidad y responsabilidad con nuestra gente, el ambiente y la comunidad.
1.1.3 Visin de Aserca Airlines C. A.

Ser reconocida nacional e internacionalmente como la mejor lnea area de bandera
venezolana, por los estndares de servicio al cliente, sus valores y su gente.
1.1.4 Valores de Aserca Airlines C. A.
Honestidad
Somos trabajadores con un comportamiento honrado y recto en el manejo de
los recursos econmicos y materiales de la empresa. Mantenemos los principios
de confiabilidad, confidencialidad y veracidad en la informacin. Slo
aceptamos negociaciones lcitas y transparentes.
Responsabilidad
Tenemos el compromiso del cumplimiento cabal de las funciones que nos han
sido asignadas. Somos un equipo completo y especializado orientado a servir
con lo mejor de nosotros. Ser responsables con nuestro trabajo nos augura el
xito como organizacin.
Lealtad
Mantenemos una actitud incondicional hacia nuestros clientes, la empresa y
compaeros de trabajo. Buscamos alinear en todo momento los valores
personales con los intereses de la empresa.
Humildad
En 15 aos, han sido muchas las facetas que hemos visto. Ha sido un salto
gigantesco, de tener una aeronave a contar ahora con 17, pero eso no significa
que a mayor crecimiento menor servicio. Nuestra meta es seguir siendo la
misma empresa familiar, pero sin desmejorar nuestros altos estndares de
calidad.
Vocacin de servicio
La esencia de nuestra empresa es el servicio. No es slo satisfacer al cliente en
su necesidad de transporte, sino superar sus expectativas, descubriendo sus
deseos y ofreciendo beneficios adicionales al utilizar nuestros servicios.
Trabajo en equipo
Incentivamos el trabajo en equipo a fin de orientar los esfuerzos y motivaciones
individuales hacia la consecucin de los objetivos organizacionales
Pasin por la excelencia.
Queremos ser la lnea area venezolana que ofrezca mayor cantidad de vuelos,
disponibilidad de horarios, satisfaccin al cliente, y para lograrlo, estamos
reinventndonos, mejorando cada da y adoptando nuevas tecnologas que nos
permitan prestar un servicio de calidad vanguardista.
1.1.5 Objetivos de la Organizacin.

1.1.5.1
FORTALECER
LA
CULTURA,
EL
CLIMA
ORGANIZACIONAL Y LA COMPETENCIA LABORAL. Debe medir y

mejorar la cultura y el clima organizacional, de forma que permita administrar los
procesos internos con eficacia y eficiencia, fortalecer en el personal los valores, el
liderazgo, el desarrollo personal, el apoderamiento en su puesto de trabajo y
aumentar su productividad y crecimiento dentro de la organizacin.
1.1.5.2 FORTALECER LA SEGURIDAD DE LA AVIACIN. Debe

medir y mejorar los niveles de formacin y capacitacin del talento humano, para
alcanzar ptimos niveles de seguridad area.
1.1.5.3
MANTENER
EL
PROCESO
DE
MODERNIZACIN
TECNOLGICA DE LA EMPRESA Y LA IMPLEMENTACIN DE

EFICIENTES SISTEMAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN. Debe
mantener los programas para la renovacin, ampliacin y actualizacin tecnolgica,
desarrollo e implementacin de sistemas de informacin y comunicacin, para
mejorar la capacidad de gestin y garantizar la competitividad, crecimiento y
sostenibilidad a largo plazo.
1.1.5.4 MEJORAR LOS PROCESOS INTERNOS DE LA EMPRESA.

Debe fortalecer una cultura de mejoramiento continuo de cada proceso y puesto de
trabajo, bajo principios de eficacia, eficiencia y economa, en torno de un sistema de
evaluacin y seguridad aeronutica a fin de optimizar el uso de los recursos, mejorar
la productividad y fortalecer la excelencia en el servicio.
1.1.5.5 ALCANZAR LA EXCELENCIA EN EL SERVICIO. Ser la

mejor aerolnea nacional e internacional del pas. Con la mejor calidad de servicio,
satisfaciendo plenamente las necesidades y expectativas de nuestros clientes, como
ventaja competitiva y diferenciadora frente a otras aerolneas.
1.1.5.6 LOGRAR EL CRECIMIENTO SUPERIOR AL PROMEDIO

DEL SECTOR. Debe intensificar sus esfuerzos en promover la utilizacin de sus
servicios areos, para lograr el crecimiento de ingresos, en volmenes y en
participacin en el mercado, a fin de consolidarse como la ms grande aerolnea.
1.1.5.7 MEJORAR LA PRODUTIVIDAD Y LA RETABILIDAD.

Lograr mayor productividad y rentabilidad corporativa a fin de generar valor
econmico agregado a la comunidad y al estado para garantizar su crecimiento
sostenible en el tiempo.
1.1.6 Objetivos Corporativos.

Para hacer efectiva la misin que se ha impuesto Aserca Airlines, C. A., ser
necesario establecer un conjunto de objetivos que definan la accin conjunta de todas las
personas que participan en el desarrollo normal de las operaciones de la empresa.
Ganar, de forma inmediata y permanente, la aceptacin y confianza del pblico
mediante el sostenimiento de altos estndares de seguridad en sus operaciones de
vuelo, garantizados por una gerencia solida, adecuando el respaldo financiero y el
liderazgo en servicios al cliente.
Proveer servicios innovadores con la mejor calidad y valor dentro de la industria,
para lograr una participacin en el mercado al cual oferta sus servicios.
Lograr, sin comprometer la seguridad y mediante la ms alta productividad del
personal que para la empresa presta sus servicios, una estructura de costo ms baja,
traducida en excelente coeficiente de eficiencia.
Obtener, el liderazgo de la industria en servicio, desempeo operacional e

innovacin.
Buscar la expansin del papel y las actividades de Aserca Airlines C. A. en areas
complementarias que resalten la calidad de sus productos y servicios, aumentando
su posicin competitiva y valor.
1.1.7 Estructura Organizativa de Aserca Airlines C. A.

En las siguientes figuras se presentaran los organigramas estructurales de nuestro
inters.
Presidencia
Comit de
seguridad
area.
Direccin General
Auditora Interna
Direccin de
Administracin
Direccin de
Asuntos Legales
Direccin
Comercial
Gerencia de Seguridad de la Aviacin
Direccin de
Relaciones
Institucionales
Direccin de
Tecnologa de la
Informacin
Gerencia de
Recursos Humanos
Figura 1. Organigrama General de la Empresa.

Fuente: Aserca Airlines C. A.
Fecha: 10/06/2005 (ltima actualizacin)
Direccin de
Ingeniera y
Mantenimiento
Direccin de
operaciones y
Control de Vuelo
Gerencia de
Infraestructura y
Servicios
Direccin de
Administracin
Gerencia de
Administracin
Operaciones
de cambio
Compras
nas/int.
Gerencia de
Tesorera
Contabilidad
de ingresos
Contabilidad
General
Operaciones
de cambio
Nomina
Cuentas
por
pagar
nac/int.
Agencias
de viaje
Ingresos
Ingresos
MIQ/CCS
Figura 2. Organigrama Estructural de la Direccin de Administracin.

Fuente: Aserca Airlines C. A.
Fecha: 10/06/2005 (ltima actualizacin)
Cabe destacar que las pasantas fueron realizadas en el Departamento de

Administracin el cual pertenece al rea de Direccin General.
La Direccin de Administracin, tiene como objetivo optimizar el uso de

recursos financieros, mediante la administracin eficiente de la actividad estratgica
financiera, contable y presupuestaria de la empresa, con la finalidad de maximizar el valor
del negocio. Sus funciones son las siguientes:
Coordinar y planificar las actividades concernientes a la Gerencia de Tesorera y
Gerencia de Administracin adscritas a la Direccin de Administracin.
Dirigir, coordinar y controlar la ejecucin financiera y contable de las actividades
del negocio.
Orientar, promover y ejercer la guarda y custodia de activos y valores de la
empresa.
Las dems funciones que le sean asignadas.
1.2 Diagnostico.
1.2.1 Descripcin y Anlisis de la Situacin Actual.
Recoveri Marketing dice que una matriz DOFA (en ingls SWOT) es una
herramienta analtica que le permitir trabajar con toda la informacin que posea sobre su
negocio ya que la misma sirve para examinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y
Amenazas (de ah sus siglas). Este tipo de anlisis se utiliza para examinar la interaccin
entre las caractersticas particulares de su negocio y el entorno en el cual ste compite; el
anlisis DOFA tiene mltiples aplicaciones ya que no solo puede ser usado por una
corporacin sino que tambin es aplicable a sus productos, mercado, divisin y unidades.
Las conclusiones de un anlisis DOFA, deben enfocarse hacia los factores claves
para el xito de un negocio ya que adems de resaltar las fortalezas y las debilidades
internas deben estas compararse de manera objetiva y realista con la competencia y con las
oportunidades y amenazas claves del entorno. A continuacin, en el siguiente cuadro se
presenta el anlisis DOFA realizado
MATRIZ
DOFA
Factores
Internos
Factores
Externos
Fortalezas
Debilidades
- Analistas
de
alta
calidad.
- Buen
clima
organizacional.
- Buenos equipos de
trabajo.
- Poco
personal
especializado en la
elaboracin
de
manuales.
- Falta de manuales sobre
los procesos internos.
- Poco espacio fsico en
la divisin.
Estrategias DO
Oportunidades
Estrategias FO
- Captacin de pasantes de
institutos de Educacin
Superior
y/o
Universidades
especializados en el rea.
- Captar
pasantes
de
educacin superior para
involcralos en un buen
clima organizacional, de
esta manera convertirlos
en buenos analistas para
la
elaboracin
y
actualizacin
de
manuales.
- .
- Asignar a los pasantes la

correccin
y
actualizacin
de
manuales de referencia.
- Levantamiento
de
informacin
y
elaboracin de nuevos
manuales.
Amenazas
Estrategias FA
Estrategias DA
- Retraso en el pago de
facturas e impuestos a la
gobernacin.
- Administrar de manera
ptima los recursos para
llevar a cabo los
procesos al trmino
deseable para eliminar el
ensayo y error.
- Realizar un seguimiento de
todos los procesos que se
lleven a cabo para tener un
mayor control.
Cuadro 1. Matriz DOFA del Departamento de Administracin Aserca Airlines C. A.

Fuente: Propia
Fecha: Octubre 2011
1.2.2 Anlisis del Diagnostico del Problema.

Luego de analizar el cuadro de la matriz DOFA de la Direccin de
Administracin de Aserca Airlines C. A., se detecto que la principal debilidad se encuentra
en el contexto interno, ya que tienen poco personal calificado para la elaboracin y
actualizacin de manuales de normas y procedimientos, por otra parte, en cuanto a sus
fortalezas, poseen buenos equipos de trabajo, los analistas de administracin tienen un alto
nivel de profesionalismo, y poseen un buen clima organizacional.
En cuanto al contexto externo, su oportunidad est basada en la captacin de
pasantes de Institutos de Educacin Superior y/o Universidades, y su mayor amenaza es el
retraso frecuente en el pago de facturas a clientes e impuestos a la gobernacin, dejando de
esta manera abierta la perspectiva que el cliente cambie a otra empresa ofertante y obtener
multas constantes del gobierno.
CAPTULO II
EL PROBLEMA
2.1.- Planteamiento del Problema.
Aserca Airlines C. A., se ha propuesto como uno de sus objetivos, mejorar y
adecuar sus procesos y estructuras, con la finalidad de ser una institucin modelo dentro del
Aeropuerto Simn Bolvar de Maiqueta.
La Direccin de Administracin se basa en dirigir y controlar las actividades

administrativas,
financieras,
funcionales
y operativas
necesarias
para
el
buen
funcionamientos de las distintas unidades de Aserca Airlines C. A., as como tambin,

controla los ingresos y egresos de la organizacin con el fin de cumplir todos los
compromisos adquiridos con terceros para el desarrollo de las operaciones, en concordancia
con los objetivos de la empresa.
La direccin de administracin no posee manual de normas y procedimientos lo

cual trae como consecuencia la omisin de pasos importantes, demora y desorganizacin al
momento del cual se ejerce la labor. A raz de esto, surge la necesidad de realizar un
manual de normas y procedimientos que refleje las funciones y responsabilidades del
personal de administracin a la hora ejercer su trabajo, para que este se cumpla con mayor
eficacia y eficiencia y tambin sirva de gua o induccin a la hora de entrenar a un personal
nuevo dentro del departamento.
2.2 Formulacin del Problema.

Todo lo anteriormente descrito permite plantear la siguiente interrogante:
La elaboracin de un manual de normas y procedimientos para el Departamento de
Administracin de Aserca Airlines C. A. de la estacin de Maiqueta, apoyara de manera
eficiente al desarrollo y fluidez las actividades o procesos efectuados en el mismo?
2.3 Objetivos de la Investigacin.

2.3.1 Objetivo General.
Disear un manual de procedimientos para el Departamento de Administracin
de Aserca Airlines C. A. en el Aeropuerto Simn Bolvar de Maiqueta, que
permita agilizar los procesos del mismo.
2.3.2 Objetivos Especficos.

- Diagnosticar la situacin actual de dicho departamento
- Recopilar la informacin correspondiente de cada proceso para la
elaboracin del manual.
- Analizar detalladamente la informacin recabada para la documentacin de
los procedimientos necesarios.
- Disear el manual de normas y procedimientos para el departamento de
Administracin de Aserca Airlines C. A.
2.4 Justificacin e Importancia.

Toda organizacin o institucin que desee ser competitiva debe mantener
documentadas todas sus actividades y procedimientos para poder obtener las mejoras que
se requieran, obteniendo as un resultado de mayor calidad y eficiencia en cuanto a un
producto o servicio prestado. Para esto se debe contar con herramientas que faciliten a los
empleados el ingreso a la informacin con el mayor detalle que sea posible, ya que, es de
suma importancia que se trabaje en forma ordenada y metdica, siguiendo lineamientos y
patrones que estandaricen y regulen el trabajo.
Tambin, cabe destacar, que el uso de recursos tcnicos representa una

herramienta importante que pueda agilizar el desarrollo de las actividades y optimizar el
desarrollo de los procesos, por lo que, si se logra implementar el uso de nuevas
herramientas didcticas, se podr minimizar el tiempo de duracin del proceso.
Los manuales de normas y procedimientos son una de las mejores herramientas

administrativas, debido a que le permiten a cualquier organizacin normalizar sus
operaciones. Segn, Jos Palma 2011: Un manual de normas y procedimientos es el

documento que contiene la descripcin de normas generales y especificas, que deben
seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ms de
ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de
formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a
utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades
dentro de la empresa, con el fin de estandarizar los sistemas de trabajo. En l se encuentra
registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento
de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y
control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el
trabajo se est realizando o no adecuadamente.
Por ende, en el presente informe se han establecido una serie de objetivos con el
fin de elaborar un manual de normas y procedimientos para el Departamento de
Administracin de Aserca Airlines C. A. de la estacin de Maiqueta, para que se utilice
como herramienta que ayude a optimizar los mtodos y procedimientos de trabajos a
desarrollar por este departamento.
2.5 Alcance.
La investigacin se realizo en la oficina del Departamento de Administracin
de Aserca Airlines C. A., del Aeropuerto Simn Bolvar de Maiqueta, debido a que el
proyecto asignado para el cumplimiento de las pasantas fue la Elaboracin del Manual de
Normas y Procedimientos de los procesos llevados a cabo dentro del departamento, se
solicito la participacin y colaboracin del personal de los distintos cargos administrativos,
obteniendo de esta manera la informacin especfica de cada proceso para elaborar el
manual de manera efectiva.
2.6 Limitaciones.
Durante el desarrollo de las pasantas se presentaron las siguientes limitaciones:
Las analistas cumplan con sus labores diarias, no contaban con el tiempo
necesario y ello dificultaba el obtener la informacin.
El colaborar con la ejecucin de las actividades diarias del departamento,

restringa el avance de sistematizacin de informacin requerida para la
investigacin.
La rotacin de puesto de trabajo da a da iba entorpeciendo y retrasando el

sistema de la investigacin.
CAPTULO III
MARCO TERICO
En este captulo se presentan ciertas definiciones conceptuales y trminos que
guardan relacin directa con la investigacin.
3.1. Manuales.
Un manual es una publicacin que incluye lo ms sustancial de una materia, sirviendo
como una gua que ayuda a entender el funcionamiento de algo. Cuando se organizacin
empresarial se habla, un manual es conocido como la coleccin sistemtica de los procesos
que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como
deben ser realizadas.
3.1.2 Tipos de Manuales.

Manual de Organizacin: El manual de organizacin describe la
organizacin formal para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, as
como sus funciones, autoridad y responsabilidad.
Manual de Polticas: El manual de polticas contiene los principios bsicos
que regirn el accionar de los ejecutivos de una organizacin en la toma de
decisiones.
Manual de procedimientos y normas: El manual de procedimientos y
normas, describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos
y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin, considerando
un orden secuencial de su ejecucin.
Manual del especialista: El manual para especialistas, contiene normas o
indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u
oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los
empleados que cumplen iguales funciones.
Manual del empleado: El manual del empleado contiene aquella

informacin que resulta de inters para los empleados que se incorporan a
una empresa, entregados a los mismos en el momento de su incorporacin.
Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que
desarrolla, planes de incentivos, programacin de carrera de empleados,
derechos y obligaciones, entre otros.
Manual de propsito mltiple: El manual de propsitos mltiples
reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos
casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no
justifique su confeccin y mantenimiento.
3.1.3 Objetivos de los Manuales.

Para lvarez (1998) los manuales ser realizan con el fin de cumplir con los
siguientes objetivos:
Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o
sectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al personal
y propiciar la uniformidad del trabajo.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la
repeticin de instrucciones y directrices.
Agilizar el estudio de la organizacin.
Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de personal.
Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las
modificaciones necesarias en la organizacin.
Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relacin con el

resto de la organizacin.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
distintos niveles jerrquicos que lo componen.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnolgicos disponibles.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.
Servir como vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de
bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interacta
la organizacin.
3.1.4 Ventajas de los Manuales.

Entre las principales ventajas de los manuales se encuentran las siguientes:
Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir, en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu rea debe actuar o
hasta que nivel alcanza la decisin o ejecucin.
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin
administrativa y evitan la formulacin de la excusa del desconocimiento de
las normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso
del tiempo.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al
existir.
3.1.5 Desventajas de los Manuales.

Las organizaciones pequeas consideran que debido a su tamao no les hace
falta el cumplimiento de manuales.
Algunas consideran que es demasiado costoso, limitativo y laborioso prepara

un manual y conservarlo al da.
Conducen a una estricta reglamentacin.
3.1.6 Importancia de los Manuales.

la existencia de manuales en una organizacin reviste singular importancia,
pues permite mantener registrada en forma ordenada informacin de datos
requeridos para la conduccin normal del negocio y por supuesto para la toma
de decisiones. (MARCANO, 1996)
3.2 Normas.
Chiavenato (2000), afirma que las normas son los medios capaces de guiar la actuacin
de los integrantes de una organizacin sobre una funcin determinada, por lo tanto pueden
verse como las reglas escritas de carcter coercitivo, capaces de imponer disciplina.
3.2.1 Tipos de Normas.

Segn Magdalena (1998), existen diferentes tipos de normas:
Relacionadas con las personas: se refiere a las pautas que se utilizan para la
seleccin y manejo del personal.
Relacionadas con los bienes: son aquellas que tienden a resguardar la
tenencia, los movimientos de ingresos y egresos, as como los movimientos
dentro de la organizacin.
Relacionadas con la documentacin: se relaciona con la forma en que se
registran los hechos que afecten el patrimonio de la organizacin.
Normas relacionadas con la estructura: son aquellas que tienden a
precisar las responsabilidades de cada integrante en cuanto a la custodia de
los bienes que la han asignado y la facultad de autorizar que afecten el
patrimonio de la empresa.
Normas relacionadas con el ordenamiento del trabajo: son aquellas que
se vinculan con la forma de ordenar el trabajo para logar que todo el
conjunto de personas administren bienes, usando la documentacin y

cumpliendo las funciones establecidas.
3.3 Procedimientos.
Segn Melinkoff (1990), "los procedimientos consisten en describir detalladamente cada
una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la
disminucin de errores"; por su parte, lvarez (1998), afirma que un procedimiento
puede considerarse como una secuencia cronolgica y secuencial de operaciones
concatenadas entre s, que se constituyen en una unidad en funcin de la realizacin de
una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.
3.3.1 Importancia de los procedimientos

lvarez (1998), sostiene que las caractersticas de un procedimiento son las
siguientes:
Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema. En cambio un
conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin, es lo que se conoce
como sistema. Un ejemplo de eso son los sistemas de adquisiciones, sistema
de administracin de personal, sistema de contabilidad, sistema de control
presupuestario, etc.
Un procedimiento se caracteriza por no ser un mtodo individual de
trabajo. El mtodo se refiere especficamente a como una persona
determinada ejecuta una actividad especfica.
Un procedimiento se caracteriza por no ser un programa. Un programa
es un plan general para ejecutar un conjunto de actividades dentro de los
tiempos estimados, como es el caso de la construccin de un edificio, la
capacitacin del personal, la implantacin de un procedimiento, etc.
Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad especfica.
Una actividad especfica es la que realiza un empleado como parte de su
trabajo en el puesto, tal como hacer una visita mdica, revisar documentos,
etc.
3.4 Organigrama.
Porret (2008) afirma que Los organigramas constituyen una descripcin grfica de la
estructura de la empresa. Como medio de representacin sinptica de la estructura
organizativa de la empresa ayuda fcilmente a comprender las distintas relaciones,
dependencias y conexiones que pueden existir entre las reas, divisiones, departamentos,
secciones y servicios.
3.5 Matriz Dofa

Francs (2006) la define como una herramienta bsica, de gran utilidad en el anlisis
estratgico. Permite resumir los resultados del anlisis externo e interno, y sirve de base
para la formulacin de la estrategia.
Es una estructura que facilita la comparacin y anlisis de factores internos y

externos de una organizacin. Las fortalezas y debilidades conforman los factores internos,
mientras que las oportunidades y amenazas reflejan los factores externos.
Se pueden definir de la siguiente manera:

Fortalezas: Son las capacidades especiales con las que cuenta la
organizacin.
Debilidades: Son aquellos factores que provocan una posicin desfavorable
frente a la competencia.
Oportunidades: Son los factores que resultan favorables, explotables, que
se deben descubrir en el entorno en el que acta la organizacin.
Amenazas: Son las situaciones que provienen del entorno y que pueden
llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organizacin.
El anlisis de todos estos factores genera cuatro tipos de estrategias que se pueden
describir de la siguiente manera:
Las estrategias FO utilizan las fortalezas internas de una empresa para
aprovechar las oportunidades externas.
Las estrategias DO tienen como objetivo mejorar las debilidades internas al

aprovechar las oportunidades externas. En ocasiones, existen oportunidades
internas clave que empresas logran aprovechar por sus debilidades.
Las estrategias FA usan las fortalezas de una empresa para reducir el
impacto de las amenazas externas.
Las estrategias DA son tcticas defensivas que tienen como propsito
reducir las debilidades internas y evitar las amenazas externas.
El anlisis debe enfocarse solo hacia los factores claves para el xito. Debe resaltar
las fortalezas, disminuir las debilidades, aprovechar las oportunidades y enfrentar las
amenazas.
CAPTULO IV
MARCO METODOLGICO
4.1 Tipo de investigacin
Para la realizacin de este informe se realizo una investigacin de campo. Esto
debido a que se recopilo la informacin directamente en el lugar donde se produce el
fenmeno, es decir, en la oficina del Departamento de Administracin de Aserca Airlines
C. A. en el Aeropuerto Simn Bolvar de Maiqueta.
La investigacin de campo se caracteriza porque los problemas que estudia surgen

de la realidad y la formacin requerida debe obtenerse directamente de ella.
4.2 Diseo de Investigacin

El diseo de la investigacin realizada para este trabajo es de tipo no experimental.
El diseo de la investigacin se refiere a la maniobra utilizada por el analista para resolver
el problema que se le plantea, es un diseo no experimental descriptivo. Esta investigacin,
a pesar de ser de campo, no existe manipulacin de variables, la accin de las variables est
dada en la realidad, se trata entonces de observar variables y relaciones entre stas en su
contexto natural, y asi el investigador pueda tomar los datos de dicha realidad, es por esto
que el diseo de la investigacin es no experimental.
4.3 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

En cuanto a las tcnicas para la recoleccin de la informacin, las estrategias
utilizadas fueron las siguientes:
Observacin directa de los procesos: Esta tcnica implica sencillamente la
presencia fsica, en el lugar donde se desarrollan las actividades y procesos
que se desean analizar; la misma fue utilizada en varias oportunidades durante
la pasanta, debido a que el abundante trabajo del departamento reducen las
oportunidades de observar cada uno de los procesos, sin embargo, se logro
observar los procesos en detalle, destacando que en ciertas oportunidades se

evidenci y registr suficiente informacin.
Entrevista no estructurada: Es aquella donde se realizan preguntas abiertas,
en medio de una dinmica guiada por las respuestas que vayan surgiendo
durante la propia entrevista. Este tipo de entrevista fue realizada en un periodo
determinado durante la pasanta, al personal del Departamento de
Administracin (incluyendo a la supervisora y a todas las analistas).
Revisin documental: Revisin de la documentacin existente en la empresa,
como los manuales previos, formatos actuales y anteriores de manuales, entre
otros.
4.4 Anlisis y Tratamiento de la Informacin.
4.4.1 Elaboracin de los Procedimientos.
FASE SEMANAS
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Boletera:
conociendo
diferentes formas de pago.
nuestros
boletos
EJECUCION
y
25-07-2011
AL
Diagnostico de problemtica en la empresa.
05-08-2011
Reporte de Ventas: anlisis de los boletos
08-08-2011
vendidos, verificacin del cobro correcto y
AL
ajustes posibles de los mismos.
19-08-2011
Seleccin de un problema o necesidad.
Ingresos y Egresos: anlisis y registro en el
programa HORUS de ingresos y egresos.
Levantamiento de Informacin del problema
22-08-2011
AL
09-09-2011
para el proyecto
Cuentas por Pagar: revisin de facturas de
12-09-2011
proveedores y sus soportes, registro contable en
AL
10
SAP de las mismas.
30-09-2011
Elaboracin del proyecto.
11
Facturacin: registro y elaboracin de facturas en
12
SAP; solicitadas por nuestros clientes.

Culminacin del proyecto.
Cuadro 2. Cronograma de actividades

Fuente: Elaboracin propia
Fecha: Octubre 2011
03-10-2011
AL
14-10-2011
CAPTULO V
PRESENTACIN Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS
Las tareas desarrolladas dentro del periodo de las pasantas fueron constantes, es
decir, no estuvieron dictaminadas por tiempos determinados; desde el inicio el 25 de Julio
hasta el final el 14 de Octubre del 2011, cumpliendo con las doce (12) semanas establecidas
en el reglamento de la universidad.
De acuerdo a la investigacin previa, los resultados obtenidos se basaron

principalmente en los objetivos planteados al comienzo, en los que se refleja
detalladamente lo que se logr: comenzando por conocer el rea que sera evaluada, el
Departamento de Administracin y su personal; tambin se realizaron revisiones de
manuales antiguos y revistas de la empresa, que para ello fue necesario obtener la
autorizacin de la supervisora del departamento, esto nos sirvi para la obtencin de datos
y formatos que sirven como fundamentos para la elaboracin del manual. Para registrar
datos en fsico se usaron herramientas como: block de notas de celulares, dispositivos de
almacenamiento masivo (pendrive), cuentas de correo electrnico, copias de documentos
entre otras, en las cuales se guardo toda la informacin necesaria para la elaboracin del
manual.
Para el levantamiento de informacin, en algunos procesos se llevo a cabo la
observacin directa, participando dentro del proceso, es decir, realizando propiamente la
actividad, mientras que en otros procesos solo se aplico la entrevista a la analista, ya que,
dichos procesos eran un poco ms delicados y no permita para el fcil acceso, es decir solo
lo manejaba el personal contratado por la empresa. De esta manera se dio a conocer la falla
de los procesos dentro del departamento, para luego aplicar soluciones rpidas, ptimas y
convenientes, a travs de la elaboracin del manual, teniendo clara cada una de las labores
que realiza cada analista del departamento.
Seguidamente, para comenzar con la documentacin y elaboracin del manual, se

aplicaron con xito los formatos obtenidos durante la investigacin, cabe destacar que el
departamento ya tena un formato un poco antiguo, sin embargo, se decidi utilizarlo y
aplicarlo como esquema estndar, aunque cabe destacar que en caso de haber
modificaciones se acord sean solicitadas al personal encargado de dicha rea.
Finalmente, el manual fue entregado a la supervisora del departamento y a sus
analistas para ser revisado, obteniendo como respuesta algunas pequeas correcciones de
mejora para dicho manual, y gratificaciones por el apoyo prestado. (Para ver el manual,
revisar el Anexo).
CONCLUSIONES
El perodo de pasantas resulta de gran utilidad e importancia tanto para los
participantes como para la universidad, a los partcipes le permite adentrarse a la realidad y
a las condicionantes de trabajo en el mbito de su profesin, gozando de la mejor
herramienta y poniendo en prctica todos los conocimientos adquiridos;
para la
universidad es de vital importancia, ya que, de esta manera se cumple con los regmenes
que establece la ley, creando de esta manera verdaderos profesionales.
En el caso de la carrera Organizacin Empresarial y la experiencia obtenida en el

Departamento de Administracin de Aserca Airlines del Aeropuerto Simn Bolvar de
Maiqueta, se obtuvo resultados satisfactorios en cuanto a la puesta en prctica de
conocimientos y obtencin provechosa de nuevas teoras.
El mtodo organizacional aplicado a la empresa durante el perodo de pasantas, la

elaboracin de Manuales de Procedimientos, generar con su correcta prctica la
uniformidad y el control del cumplimiento de las rutinas de trabajo, evitando su alteracin o
distorsin a lo largo del tiempo y la duplicidad de funciones.
En primer lugar, cuando diagnosticamos la situacin actual del departamentos,
notamos una seria de problemticas por la cual pasaba el mismo, aqu se dio a conocer el
departamento como tal y el personal que en el labora.
Seguidamente, seleccionamos un problema, donde tuvimos como inconveniente la

toma de decisiones de cual problema estudiar, sin embargo, el seleccionado para realizar el
estudio fue fue la falta de un manual de normas y procedimientos.
Continuamos, con el levantamiento de informacin, donde se dio a conocer cada

proceso y cada unas de las funciones de cada analista del departamento de administracin
paso a paso.
Luego, se analizo detalladamente la informacin recopilada, con la finalidad de

llevar el control de que no falto ningn paso por registrar de cada uno de los procesos, para
luego poder realizar el manual.
Finalmente, luego de concluir los pasos anteriores, se comenz a elaborar el manual

de normas y procedimiento, obteniendo as al final de este proceso, la creacin completa de
dicho manual, donde se puso en prctica todos los conocimientos adquiridos durante la
carrera universitaria.
Y concluimos, con la entrega del manual a la supervisora del departamento, para

que realizara una pequea inspeccin del manual antes de ser entregado en el departamento
de Organizacin y Mtodos de Aserca Airlines C. A.
La culminacin exitosa de esta ltima etapa en la carrera Organizacin Empresarial

representa el ltimo de los requisitos fundamentales exigidos en el pensum de estudios,
conjuntamente, cabe destacar, que fue una valiosa experiencia para el desarrollo profesional
del pasante en el entorno laboral, ya que, nunca se haba desenvuelto en dicho entorno.
RECOMENDACIONES
Se sugiere que todos los procesos existentes en Aserca Airlines C. A., sean
registrados en Manuales de Procedimientos que sirvan como gua a todo el personal
que labora en la empresa, principalmente al personal nuevo a modo de herramienta
auxiliar para su adiestramiento.
Se aconseja mantener los manuales actualizados para garantizar a la empresa todas
las ventajas que estos generan.
Se invita a los analistas a que, cuando tengan alguna duda de cmo se realiza alguna
actividad, acudir a los manuales de procedimientos, para que este le agilice y facilite
el trabajo.
Se recomienda a la USB establecer convenios con diversas organizaciones, de
manera que se le facilite al estudiante la bsqueda de empresas dispuestas a amparar
pasantes de la institucin.
FUENTES DE INFORMACIN
-
lvarez, M. (1998). Manual para la Elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos.

D.F. Mxico: Editorial Panorama.
Marcano, V. El organigrama y la organizacin 3era ed. Caracas Tropykos 1996.
Chiavenato, I. (2000).
Administracin de los Recursos Humanos. Mc Graw Hill.
Colombia. 5ta Edicin.

-
Magdalena, F. Sistemas Administrativos. Argentina. (1998). Ediciones Macchi.
Melinkoff, R. Conceptos generales: Directivas, Polticas, Fines, Planes, Objetivos,

Metas, Procesos, Procedimientos y Mtodos. Disponible en: http://150.187.178.3/cgiwin/be_alex.exe?Acceso=T011000000808/3&Nombrebd =CIDIPB
Porret, M. Recursos Humanos. Dirigir y Gestionar Personas en las Organizaciones.

3ed. Madrid, Esic Editorial 2008.
Frances, A. Estrategias y Planes para la Empresa: Con el Cuadro de Mando Integral.

1ed. Mxico, Pearson de Educacin Mexico. 2006.
Ricoveri Marketing Matriz Dofa

http://ricoveri.ve.tripod.com/ricoverimarketing2/id18.html.
Palma, Jose. http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml.
Manual organizativo de normas y procedimiento. Objetivos de la organizacin 10-062005.
Manual organizativo de normas y procedimiento. Objetivos corporativos 10-06-2005.
Manual Organizativo de Normas y Procedimientos. Organigramas Estructurales y

Funciones Administrativas 10-06-2005.
http://www.asercaairlines.com/quienes.html
ANEXOS
ASERCA AIRLINES C. A.
DEPARTAMENTO DE ADMINISTACIN Y FINANZAS
AEROPUERTO SMON BOLVAR DE MAIQUETA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS SIGUIENTES

ACTIVIDADES: ANLISIS DE REPORTE DE VENTAS, CAJA CHICA,
FACTURA PARA LOS CLIENTES (PASAJEROS), NOTA DE CRDITO,
COMPENSACIN, DESGLOSE DE FACTURA, CANCELACIN DE
IMPUESTOS A LA GOBERNACIN DE VARGAS (SATVAR), EN EL
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE ASERCA AIRLINES C. A.
(ESTACIN DE MAIQUETA)
OCTUBRE 2011
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA

DIRECCION DE ADMINISTRACIN
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
INDICE
INDICE
Pag.
Introduccin
Control del manual
Actualizacin del manual
Objetivo del manual
Procedimiento para el anlisis de reporte de ventas.
Procedimiento para la caja chica.
12
Procedimiento para el registro de factura acreedor por el sistema de

administracin SAP.
15
Procedimiento para las facturas con rdenes de compra.
18
Procedimiento para la factura para los clientes (Pasajeros).
30
Procedimiento para la nota de crdito.
35
Procedimiento para la compensacin.
41
Procedimiento para el desglose de las facturas
43
Procedimiento para impuesto de la gobernacin del estado Vargas
46
(SATVAR).

FINANZAS
INTRODUCCIN
Este manual se constituye como material de consulta, ya que, contiene los

elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad de los
procedimientos que realiza el Departamento de Administracin de Aserca Airlines C. A. en
el Aeropuerto Simn Bolvar para el control de los procesos administrativos referentes a
Anlisis de Reporte de Ventas, Caja Chica, Factura Para los Clientes (pasajeros), Nota de
Crdito, Compensacin, Desglose de Factura, Cancelacin de Impuestos a la Gobernacin
de Vargas (SATVAR). Adems, es importante sealar que las acciones a seguir en el
presente manual podrn optimizarse a medida que el procedimiento sea cada vez mas
practico, lo cual permitir la flexibilidad adecuada en la bsqueda permanente de alcanzar
la eficiencia y eficacia de la gestin administrativa en este departamento.

FINANZAS
CONTROL DEL MANUAL
Los abajo firmante nos comprometemos a cumplir con la informacin documentada

en el presente manual de normas y procedimientos, para lo cual dejamos en constancia de
su lectura.
NOMBRE Y APELLIDO
FECHA
FIRMA

FINANZAS
ACTUALIZACIN DEL MANUAL
AREA AFECTADA
FECHA DE INCORPORACIN
OBSERVACION
FIRMA

FINANZAS
OBJETIVO DEL MANUAL
Objetivo del manual.

El siguiente manual tiene como objetivo normalizar y distribuir eficazmente todas
las actividades de los procesos mencionados del Departamento de Administracin de
Aserca Airlines C. A. del Aeropuerto Simn Bolvar, y de esta manera obtener mejoras que
significativas para estos procesos.

DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
PROCEDIMIENTO PARA EL ANLISIS DE

REPORTE DE VENTAS.
1.- PROCEDIMIENTO PARA EL ANLISIS DE REPORTE DE VENTAS.
1.1.- Objetivo: Establecer las normas y procedimientos para el Anlisis de Reporte de Ventas.
1.2.- Alcance: Este procedimiento inicia al da siguiente de las ventas y finaliza con el cargado
de la informacin en el Sistema Horus.
1.3.- Documentos de Referencia:
Sistema de Administracin Horus.
1.4.- Normas y Responsabilidades Internas:
1.4.1.- El Analista de Administracin Maiqueta debe tener un control diario de egreso e

ingreso, este debe coincidir con la informacin cargada en el Sistema Horus.
1.4.2.- El Analista de Administracin Maiqueta debe ordenar el reporte de venta, con el

resumen general de venta, ajuste, ingreso con su respectivo soporte (Facturas y Vales) y
egreso con su soporte.
1.4.3.- El Analista de Administracin Maiqueta debe verificar la informacin del ASR y la

informacin del Sistema Horus por Cajero.
1.4.4.- El Analista de Administracin Maiqueta debe verificar que los Boletos Free de
indemnizacin o que pertenezca algn ente gubernamental (INAC, Fiscala, Misterio
Publico entro otros) y todo los egresos (Factura, Boleto, Vouche, Recibo, entre otros) debe
ir firmado por el director de aeropuerto.
1.4.5.- El Analista de Administracin Maiqueta antes de cerrar el reporte diario en el

Sistema Horus debe verificar que la informacin colocada este correcta, ya que luego del
cierre no puede ser modificada.
1.4.6.- Inicia al da siguiente de las ventas y finaliza con el cargado de la informacin en el

sistema Horus.

PROCEDIMIENTO PARA EL ANLISIS DE

REPORTE DE VENTAS.
Responsable
Analista de Administracin.
Pasos a Seguir
1. Verifica la correlatividad y anota en el ASR
(Account
Sales
Report)
el
nmero
de
correlatividad del primer boleto hasta el ltimo.

2. Los boletos se clasifican de acuerdo a a cada
cajero de la siguiente manera: Boleto CHD, Tarjeta
de Crdito, Dbitos, Exceso de Equipaje, Free,
Efectivo, Tercera Edad.
3. Verifica que el monto pagado coincida con el
monto del boleto.
Nota: Se verifica que los Boleto de menores de 2
aos y los de alguna promocin (estudiantes,
tercera edad, entre otros) posean su soporte
(cedula y partida de nacimiento carnet estudiantil
constancia de estudio).
4. Verifica el exceso de equipaje exonerado al
pasajero sea el correcto.
En caso de no corresponder se verifica por
SABRE las personas que viajan.
5. Verifica los boletos free corresponda con la edad.
6. Desglose en efectivo para carga en Horus.
7. Entra en el Sistema Horus.

8. En Horus recepciona el da o la venta a trabajar.
9. Ubica el da, coloca el nombre que va a trabajar el
reporte.
10. Va a anlisis, coloca el da que va a trabajar,
estacin MIQ.
11. Pulsa buscar.

12. Pulsa a botn ver.
13. Entra al reporte.
14. Ve la opcin reporte de INGRESO, pulsas la
opcin (Punto de venta o depsito).
15. Pulsa nuevo registro.
16. Coloca el banco, moneda VEF, tipo de punto de
venta: debito, crdito. Numero de lote coloca los 3
ltimos del cierre del punto acompaado de la letra
D si es debito V M si es Crdito, monto y la fecha
en la cual se realizo el depsito, grabar registro.
17. Coloca el cdigo del
comprobante, Deposito.
moneda, banco, nmero de cuenta, monto, fecha

del depsito. Descripcin las fecha a la cual
corresponde ese deposito (si es un deposito se
coloca numero de precinto, guardar registro).
18. Entra en listado y verifica que la informacin este
correcta.
Nota: de estar incorrecto pulsamos seleccionar,
verifica el monto para su correccin, grabar
registro.
19. Pulsa eliminar para la eliminacin de registro
tildado el Registro.
20. Pulsa ver las opciones de reporte Egreso.
21. Coloca Egresos.
22. Coloca
Tipo
de
egreso:
Gasto
por
Vuelos
Cancelados, Dosas, Caja Chica entre otras.

23. Tipo de documento (Factura, Vouche,
Recibo o
Boleta area).
24. Opcin Moneda coloca: VEF.
25. Coloca en opcin Nmero de referencia: numero
del Vouche.
26. Coloca en Monto: la cantidad a trabajar.
27. Pulsa Fecha de egreso.
28. Coloca en la opcin Descripcin: el por que de ese
egreso.
29. Pulsamos grabar registro.
En Caso de haber un faltante o sobrante se coloca
en la opcin Ajuste, si es sobrante pulsamos el
icono o la opcin MAS y si es faltante en la opcin
MENOS.
30. Coloca en la opcin Sobrante: nuevo registro
(MAS).
31. Coloca en la opcin Persona: nota sobrante del
da.
32. Copia y coloca en razn de emisin.
33. Va a la opcin MF y coloca el monto.
34. Pulsa validar.
35. Pulsa registrar.
36. Coloca en la opcin Faltante: nuevo registro
(MENOS).
37. Coloca en la opcin Razn de emisin: ajuste
contable, pulsa continuar.
38. Coloca en la opcin Persona: Faltante del da.
39. Coloca en la opcin Observacin: la fecha.
40. Coloca en la opcin Moneda: bolvar fuerte.
41. Coloca en la opcin Total de Emisin: el monto.
42. Pulsa registrar.
43. Imprime los soportes (egreso, ingreso, ajuste).

44. Pulsa cerrar reporte.
Boleto free.
Nota: Luego que este recepcionado el da de la
venta.
45. Pulsa reporte, boleto free.
46. Coloca cdigo de agencia, fecha de inicio (el da
de inicio y fecha fin) pulsa ver reporte.
47. Pulsa el icono siguiente y coloca la opcin Excel
coloca exportar.
48. Pulsa
la
opcin
guardar
(en
el
mes
que
corresponda).
49. Carga la informacin en la carpeta de boletera free
colocando en Autorizado regulacin area/IATA o
la persona que autoriza el boleto.
50. Pulsa la opcin guardar.
51. Realiza dos juego de documento fsico con los
ingreso egreso, uno con el original (Punto de
Venta,
Facturas,
Recibo,
Vaoche,
Depsito
etctera). Nota: enva a valencia con la boletera

va valija y las copias que quedan como soporte
para el departamento con los ASR de cada cajero.
52. Fin del Procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA LA CAJA CHICA
2.- PROCEDIMIENTO PARA LA CAJA CHICA.

2.1.- Objetivo: Establecer las normas y Procedimiento para la Caja Chica.
2.2.- Alcance: Este Procedimiento Inicia con el 50% de la reposicin de gasto, y finaliza con el
envi de la reposiciones al departamento de cuenta por pagar.
Vale de Caja Chica.
Sistema de Administracin.
Hojas de clculo Excel caja chica numero de la caja.
2.4.1.- El Analista de administracin Maiqueta debe velar que la fecha de la caja chica por
el sistema SAP coincida.
2.4.2.- El Analista de administracin Maiqueta puede realizar las modificaciones

pertinentes por concepto (fecha factura, nombre del proveedor, motivo).
2.4.3.- El Analista de Administracin Maiqueta debe realizar la relacin de los vales

pendientes para ser enviado a valencia con su respectivo soporte (copia).
2.4.4.- El Analista de Administracin Maiqueta debe realizar relacin de vale a descontar

en caso de incumplimiento de presentacin de factura (se enva por fax al departamento de
nomina).
2.4.5.- El Analista de Administracin Maiqueta debe verificar los vales pendientes.
2.4.6.- El Analista de Administracin Maiqueta debe realizar un vale de caja chica en caso
de solicitud de gasto menores de los diferentes departamento, la solicitud debe estar previa
mente autorizada por el gerente supervisor o director del rea a solicitar.

PROCEDIMIENTO PARA LA CAJA CHICA
Responsable
Analista de Administracin
Pasos a Seguir
1. Verifica el efectivo diario (cuenta el efectivo).
2. Carga en el Sistema SAP las facturas para solicitar la
reposicin.
3. Entra al Sistema SAP.
4. Pulsa Funcin FBCJ para Contabilizacin de Caja.
5. Descarga toda la factura que han sido canceladas
(Operacin Contable, Monto de la Factura, Numero de
Factura, Proveedor, Fecha de la Factura, Motivo,
Referencia, Centro de Costo).
6. Pulsa guardar seleccin.
7. Pulsa ingreso de efectivo para contabilizar el proveedor.
8. Coloca el texto (reposicin de motivo) referencia,
acreedor.
9. Pulsa guardar.
10. Pulsa imprimir diario, (para tener un respaldo en Excel).
11. Selecciona LAYOUT.
12. Selecciona Marina.

13. Pulsa Sistema.
14. Pulsa lista.

15. Pulsa Grabar.
16. Pulsa Fichero local.
17. Guarda disco Z. (concepto) Caja Chica.
18. Abre documento Excel caja chica numero de la caja.

19. Imprime documento Caja Chica para la verificacin del
jefe, si es de modificar se modifica en SAP.
20. Ordena por nmero de documento, Fecha Contable,
Referencia, Cuenta Mayor, Nmero de la Factura,
Fecha de la Factura, Proveedor, Operacin Contable,
Concepto de Gasto, Monto y Centro de Costo.
21. Abre el archivo portada.
22. Copia el archivo de reposicin de caja chica.
23. Organiza por concepto.
24. Desglosa vales, efectivo y las reposiciones.
25. Imprime para soporte del mismo (copia).
26. enva a valencia para la autorizacin de reposicin.

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE
FACTURA ACREEDOR POR EL SISTEMA SAP
3.- PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE FACTURA ACREEDOR POR EL SISTEMA DE

ADMINISTRACIN SAP.
3.1.- Objetivo: Establecer las normas y procedimiento para el registro de Factura Acreedor por el
Sistema de Administracin SAP.
3.2.- Alcance: Este procedimiento inicia luego de la llegada de los proveedores con las
facturas, y finaliza con el envi a valencia.
3.4.1.- El Analista de Administracin debe verificar que la informacin cargada en el

Sistema de Administracin SAP sea la correcta.

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE
FACTURA ACREEDOR POR EL SISTEMA SAP
Responsable
Pasos a Seguir
1. Entra en el Sistema de Administracin SAP la Factura
FB60.
2. Coloca nmero de acreedor, fecha de la factura, monto

de la factura, numero de la factura y concepto.
3. Coloca en Cuenta Mayor Nmero de Cuenta, Monto,

Texto, Centro de Costo, Pulsa Enter.
4. Pulsa texto de Cabecera, coloca el nmero de control.
5. Pulsa ventana de pago.
6. Pulsa datos bsicos y toca simular.
7. Pulsa guardar hasta que tenga el nmero de documento

que debe ser anotado en la factura.
8. Busca en el administrador RAY TRANSP, coloca el

Concepto, Nmero de Factura y el Monto de la Factura
para su depsito.
9. Enva
al
supervisor
para
su
verificacin
compensacin.
Nota de estar correcto continua con el siguiente paso

de no ser as vuelve al paso numero dos (02).
Supervisor de Administracin.
10. Verifica y enva al analista de Administracin.
11. Recibe e imprime.
Supervisor de Administracin.
12. Entrega al supervisor para ser firmado.
13. Entrega al Analista de Administracin.
14. Recibe y saca dos (02) copias el recibido y la segunda

para el departamento de Cuentas por Pagar.

PROCEDIMIENTO PARA LAS FACTURAS CON
ORDEN DE COMPRAS.
4.- PROCEDIMIENTO PARA LAS FACTURAS CON ORDEN DE COMPRAS
4.1.- Objetivo: Establecer las normas y procedimiento para las Facturas con Orden de Compras.
4.2.- Alcance: Este procedimiento inicia luego de haber entregado la orden de compra y
finaliza con el registro de la misma en el Sistema de Administracin SAP.
Facturas.
Orden de Compra.
4.4.1.- El Analista de Administracin deber colocar la alcuota que le corresponda (12% o

0%).
4.4.2.- La realizacin de otra Factura con orden de compra por otro concepto debe tener el
nmero de control de la factura, la fecha y monto.
4.4.3.- Todas las Facturas deben estar firmadas por el Director del aeropuerto.

PROCEDIMIENTO PARA LAS FACTURAS CON
ORDEN DE COMPRAS.
Responsable
Pasos a Seguir
1. Entra en Sistema de Administracin SAP
2. Coloca MIRO y pulsa Enter.
3. Coloca Fecha de la factura.
4. Pulsa Importe de la factura.
5. Coloca la opcin Referencia: numero de control de

la factura.
6. Pulsa calcular impuesto.
7. Colocar la alcuota que le corresponda. Nota:

puede ser del 12% o 0%.
8. Colocamos en el texto: Referente a la Factura.
9. Coloca nmero de la orden de compra.
10. Pulsa Enter.
11. Selecciona tema que le corresponda la factura

(combustible, lubricante).
12. Visualiza en saldo que se encuentre en cero y en

verde.
13. Pulsamos simular.
14. Pulsa contabilizar.
15. Pulsa Enter.
16. Coloca nmero de documento.
17. Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA LA FACTURACION DE
LOS CLIENTES (PASAJEROS)
5.- PROCEDIMIENTO PARA LA FACTURACION DE LOS CLIENTES (PASAJEROS)
5.1.- Objetivo: Establecer las normas y procedimiento para los Inventarios.
5.2.- Alcance: Este procedimiento inicia cuando el pasajero solicita una factura por
concepto de Boleto y finaliza con la emisin de la misma.
Factura de Boleto
5.4.1.- El Analista de Administracin Maiqueta debe a la hora de realizar la factura al

deudor coincidir el numero de documento con el numero de referencia.
5.4.2.- El Analista de Administracin Maiqueta debe verificar o consultar los RIF con el fin
de evitar una mal elaboracin de las facturas (Personal Jurdicas, Persona Natural).
5.4.3.- El Analista de Administracin Maiqueta a la hora de elaborar una factura debe

verificar que su saldo se encuentre en cero o saldado y en luz verde en el Sistema de
Administracin SAP.

PROCEDIMIENTO PARA LA FACTURACION DE
LOS CLIENTES (PASAJEROS)
Responsable
Pasos a Seguir
1. Recibes la valija de todas las estaciones.
2. Entra en SAP.
3. Coloca FB70 para realizar factura y nota de debito.
4. Coloca deudor.
5. Coloca la fecha en que est elaborando la factura.
6. Coloca el nmero de referencia (numero de factura
que corresponde luego de la ultima del periodo
anterior).
7. Coloca en clase de documento (M1 factura de
administracin).
8. Coloca en nmero de documento (corrobora el
numero de factura con el numero de referencia).
9. Coloca el importe (el importe es el total del boleto
incluyendo los impuesto).
10. Pulsa calcular impuesto y el sistema calcula el YN
(IVA) automticamente. NOTA: Nacional 8% e
internacional 6%.
11. Coloca en texto: el nmero de boleto con su ruta y
su fecha.
12. Coloca en cuenta mayor: ventas directas.

13. Coloca la base imponible.
14. Coloca en nmero de asignacin (numero de
factura que corresponde el numero de boleto).
15. Coloca en texto el nmero de boleto con su ruta y

su fecha.
16. Coloca la cantidad de boleto.
17. Coloca en la unidad de medida UN.
18. Coloca en Cuenta mayor visualiza los impuesto,
coloca la cantidad de EU (contribucin al INAC).
19. Coloca en Nmero de asignacin el mismo
nmero.
20. coloca en el Texto, el nmero de boleto con su ruta
y su fecha.
21. Pulsa Enter.
22. Coloca de tratamiento (si es empresa seores).
23. Coloca en nombre el nombre de la empresa o
persona natural.
24. Coloca calle la direccin.
25. Coloca el RIF.
26. Pulsa a Enter para pasar a una nueva petalla de

detalle.
27. Coloca el texto de cabecera: es el nmero de
control que posee la factura.
28. Coloca Enter y coloco simular.
29. Verifica que el numero de documento y de
referencia sea igual (numero de factura) que posea
la fecha del da que se elabora.
30. Verifica que el texto de cabecera sea el nmero de
control de la factura.
31. Verifica el nmero de boleto que sea correcto.
32. Contabiliza y da el nmero de factura.

33. Abre nueva modo FB12 solicitar la factura.
34. Coloca la sociedad: 1000 y pulsa Enter.
35. Selecciona factura acerca Z0001 da Enter.
36. Numero de documento (coloca el numero de
factura).
37. Coloca continuar, factura acerca se ha solicitado.
38. Coloca un nuevo modo F.64 Actualizar imprimir y
notas de crdito.
39. Pulsa Enter.

40. Coloca en Correspondencia factura acerca.
41. Coloca en Sociedad: 1000.
42. Coloca en Numero de documento solicitamos la
factura anterior.
43. Coloca Ejercicio 2012.
44. Pulsa ejecutar.
45. Pulse doble click al nmero de factura que desea
imprimir.
46. Verifica el Domicilio, RIF, Nmero de Factura,
Numero de Control, Boleto, el total a pagar.
47. Imprime la factura.
Nota: la factura original se la enva a la estacin.

PROCEDIMIENTO PARA LA NOTA DE CREDITO
6.- PROCEDIMIENTO PARA LA NOTA DE CREDITO.
6.1.- Objetivo: Establecer normas y procedimientos para la Nota de Crdito.
6.2.- Alcance: Este procedimiento inicia con el cargado de las facturas en el Sistema de
Administracin SAP y finaliza con la compensacin de la misma.
Facturas.
6.4.1.- El Analista de administracin antes de cargar las facturas debe verificar que estas
tengan los montos.
6.4.2.- El Analista de administracin debe verificar que el monto de la compensacin sea

exacto a la diferencia reflejada.

PROCEDIMIENTO PARA LA NOTA DE CREDITO
Responsable
Pasos a Seguir
1. Entra al Sistema de Administracin SAP funcin
FB.60.
2. Selecciona contabilizar como modelo.
3. Coloca en Nmero de documento: nmero de
factura a la cual se le va elaborar la nota de
crdito.
4. Coloca en Sociedad: 1000.
5. Coloca en Ejercicio: 2012.
6. Coloca en Asiento: inverso.
7. Pulsa Recalcular da y porcentaje.
8. Visualizar posiciones.
9. Pulsa Copiar texto.
10. Coloca Transferir areas de funciones.
11. Pulsa Calcular importe en moneda local de
nuevo.
12. Coloca
Transferir
segmento
segmento
interlocutor.
13. Pulsa Enter.
14. Coloca en Fecha documento (fecha de la
elaboracin del documento).
15. Coloca en Fecha de contabilizacin (fecha de la
elaboracin del documento).
16. Coloca en Nmero de documento: numero de
nota de crdito que corresponde a la factura.

17. Coloca en Nmero de referencia: numero de nota
de crdito que corresponde a la factura.
18. Coloca en Texto de cabecera: es el nmero de
control de la nota de crdito.
19. Coloca
en
Clase:
M3
(nota
de
crdito
administracin Maiqueta.
20. Coloca en Periodo: es el periodo siguiente (enero
seria febrero).
21. Pulsa Enter.
22. Verifica el deudor que estamos tratando.
23. Pulsamos Enter.
24. Coloca
en
Texto:
colocamos
anulacin
al
principio de la oracin.
25. Pulsa Enter.
26. Coloca en Asignacin: colocamos el nmero de
nota de crdito que estamos trabajando.
27. Coloca en Texto: colocamos anulacin al inicio
de la oracin.
28. Pulsamos Enter.
29. Coloca en asignacin la nota de crdito que

estamos trabajando.
30. Coloca en Texto: colocamos anulacin al inicio
de la oracin.
31. Pulsamos Enter.
32. Verifica la fecha que estamos trabajando.
33. Verifica el numero de referencia y el numero
documento sea el mismo que le corresponda a la

nota de crdito.
34. Verifica que el texto de cabecera, sea el nmero

de control que le corresponda a la nota de
crdito.
35. Verifica que sea clase M3.
36. Verifica el monto total a pagar.
37. Pulsa documento simular.
38. Pulsa contabilizar.
39. Anota en el soporte el nmero de documento de
la nota de crdito.
40. Abre nueva modo FB12 solicitar la nota de
crdito.
41. Coloca la sociedad: 1000, pulsa Enter.
42. Selecciona nota de crdito Z0003 da Enter.
43. Numero de documento (coloca el numero de la
nota de crdito).
44. Coloca un nuevo modo F.64 Actualizar imprimir
y notas de crdito.
45. Pulsa Enter.
46. Coloca
en
la
opcin
de
Correspondencia
colocamos nota de crdito Z0003.

47. Coloca en la opcin Sociedad 1000.
48. Coloca en la opcin Nmero de documento:
numero de la nota de crdito.
49. Coloca en la opcin: Ejercicio 2012.
50. Pulsa ejecutar.
51. Pulsa doble Click al nmero de la nota de crdito

que desea imprimir.
52. Selecciona la impresora en Dispositivo de salida
(seleccionando la impresora).
53. Pulsa continuar.
54. Verifica el domicilio, RIF, nmero de factura,
numero de control, boleto, el total a pagar.
55. Imprime nota de crdito.

PROCEDIMIENTO PARA LA COMPENSACIN
7.- PROCEDIMIENTO PARA LA COMPENSACION.

7.1.- Objetivo: Establecer normas y procedimientos para la Compensacin.
7.2.- Alcance: Este procedimiento inicia con el cargado de las facturas en el Sistema de
Administracin SAP y finaliza con la compensacin de la misma.
Facturas.
7.4.1.- El Analista de Administracin de Maiqueta debe verificar que cada factura quede
compensada con la Nota de Crdito, al final del mismo deber coincidir en cero.

PROCEDIMIENTO PARA LA COMPENSACIN
1. Entra en el Sistema de Administracin SAP.

2. Coloca en la opcin F. 32 para su compensacin.
3. Coloca la opcin cuenta MIQ.
4. Coloca en la opcin Sociedad: 1000.
5. Coloca en la opcin Tratar: partidas.
6. Pulsa resumen de documento.
7. Coloca en la opcin referencia el mes que corresponde
con su ao.
8. Coloca en la opcin: Texto de cabecera comparacin
mes y aos.
9. Pulsa la opcin Contabiliza, la cual arroja documento.
10. Anota nmero de compensacin en la factura.

PROCEDIMIENTO PARA EL DESGLOSE DE LAS
FACTURAS
8.- PROCEDIMIENTO PARA EL DESGLOSE DE FACTURAS.
8.1.- Objetivo: Establecer normas y procedimientos para el Desglose de las Facturas.
8.2.- Alcance: Este procedimiento inicia luego de la impresin de facturas y finaliza

guardando un soporte de la relacin de factura.
Facturas.
8.4.1.- El Analista de Administracin de Maiqueta debe realizar un resumen de la relacin

de facturas con su respectiva nota de crdito del mes, para que sirva de respaldo al
Departamento.

PROCEDIMIENTO PARA EL DESGLOSE DE LAS
FACTURAS
1. Toma el soporte factura y nota de crdito.

2. Desglosa las copias de las facturas rosadas.
3. Coloca Copia de la factura verde con el soporte.
4. Coloca Nota de crdito original y rosada.
5. Coloca Nota de crdito verde con la amarillo y la copia
amarilla de la factura.
6. Realiza cierre de las facturas mensual colocando fecha
de inicio y fecha de finalizacin, numero de factura de
inicio, de finalizacin y numero de control de inicio y
numero de finalizacin.
7. Realiza el cierre de las notas de crdito mensual fecha
de inicio y fecha de finalizacin, numero de nota de
crdito de inicio, de finalizacin y numero de control de
inicio y numero de finalizacin.
8. Enva el grupo de copia de la factura verde con el
soporte y nota de crdito verde con la amarilla junto con
la factura amarilla a valencia al Departamento de
Contabilidad General.
9. Archiva el lote de factura rosa con su portada y la
original de la nota de crdito con la rosada con su

respectiva
rosada
en
el
Departamento
de
Administracin Maiqueta.
10. Enva un resumen de la relacin de factura con su
respectiva nota de crdito del mes al Departamento de
contabilidad General.
11. Guarda un resumen de la relacin de factura con su

respectiva nota de crdito del mes para un respaldo al
Departamento de Administracin Maiqueta.
12. Fin de Administracin.

PROCEDIMIENTO PARA EL IMPUESTO DE LA
GOBERNACION DEL ESTADO VARGAS
9.- PROCEDIMIENTO PARA EL IMPUESTO DE LA GOBERNACION DEL ESTADO

VARGAS.
9.1.- Objetivo: Establecer normas y procedimientos para Impuesto de la Gobernacin del
Estado Vargas (SATVAR).
9.2.- Alcance: Este procedimiento inicia recaudando el porcentaje por cada pasajero y finaliza
con el pago de los impuestos al SATVAR en la gobernacin del estado Vargas.
Facturas.
9.4.1.- El Analista de Administracin Maiqueta debe verificar el soporte de pago de los

Impuestos Gubernamentales.
9.4.2.- El Analista de Administracin Maiqueta debe enviar cada quince das los
comprobantes de servicio Panamericano al Departamento de Cuenta por Pagar para su
Contabilizacin.
9.4.3.- El Analista de Administracin Maiqueta los primero cinco das hbiles del mes
siguiente debe entregar el pago a la gobernacin junto con el resumen diario y el formato
de exenciones.

PROCEDIMIENTO PARA EL IMPUESTO DE LA
GOBERNACION DEL ESTADO VARGAS
1. Recibe el depsito del total recaudado por da realizado

a panamericano, junto con la copia del manifiesto y
copia de los posibles pasajeros exentos. (nota: este
paso ser eliminado debido a que los impuestos se
comenzaron a incluir en la venta de boleto).
2. Verifica en el manifiesto la cantidad de pasajero a
pagar, multiplica por cada pasajero tres unidades
tributarias.
3. Llena Resumen diario del impuesto de salida al exterior,
donde se detalla por cada vuelo la cantidad de pasajero,
la cantidad de exento y total pagando.
4. Enva al supervisor para su aprobacin.
5. Supervisor aprueba en caso de estar correcto.
6. Enva los comprobantes de servicio de panamericano al
Departamento de Cuenta por Pagar (nota: este paso
quedara eliminado una vez que los boletos que no
posea los impuestos se sean usado en su totalidad).
7. Realiza el cierre de mes totalizando y rebajando una
comisin del 3% del mes que corresponde a la
aerolnea.
8. Recibe el depsito del departamento de cuenta por
pagar.
9. Realiza la entrega del pago (depsito o transferencia)
junto con el resumen diario y el formato de exenciones.

Manual de Normas y Procedimientos de La Dirección de Administración y Finanzas de Aserca Airlines C. A. (Aeropuerto Simón Bolívar de Maiquetía)

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Manual de Normas y Procedimientos de La Dirección de Administración y Finanzas de Aserca Airlines C. A. (Aeropuerto Simón Bolívar de Maiquetía)

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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN

Autor: Jimnez E. Yoxander A.

Camur, Diciembre 2011.

APROBACIN DEL JURADO

Informe de Pasanta presentado ante la Universidad Simn Bolvar, como

puntos por el Jurado conformado por:

A MIS PADRES: Por el amor y apoyo incondicional que siempre me han

A MIS HERMANOS: Por compartir momentos de aprendizaje juntos.

A MIS SOBRINOS: Para que me tomen como ejemplo en la autorrealizacin

A TODOS MIS FAMILIARES Y AMIGOS: que de una u otra forma han

A DIOS: Por iluminarme siempre en los momentos difciles de la vida y

A MI TUTOR ACADEMICO, PROF. MARA E. GUEVARA: Por su

A MI TUTOR EMPRESARIAL, MARINA ZAMBRANO: Por el apoyo y

A MIS COMJPAEROS DE TRABAJO: Por haber colaborado en todo

A MIS COMPAEROS DE ESTUDIO: Por compartir momentos de

3.1.4 Ventaja de los manuales26

Importancia de los procedimientos.28

NDICE DE CUADROS, GRFICOS TABLAS

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN

El presente informe responde a la formalidad de plasmar por escrito las

Los Manuales de Procedimientos son tcnicas de organizacin, su

Aserca Airlines C. A., Es una empresa venezolana dedicada al servicio de transporte

En los siguientes captulos se describirn las actividades que se realizaron el

Captulo I, Marco Referencial: Contiene la resea histrica, misin, visin,

Captulo II, Planteamiento del Problema: Consiste en la descripcin detallada de

Captulo III, Marco Terico: En esta seccin se muestran las definiciones y

Captulo IV, Marco Metodolgico: se dar la explicacin sobre la metodologa

Captulo V, Presentacin y Anlisis de los Resultados: Se expone el anlisis de

1.1 Marco Institucional.

1.1.2 Misin de Aserca Airlines C. A.

1.1.3 Visin de Aserca Airlines C. A.

1.1.4 Valores de Aserca Airlines C. A.

Pasin por la excelencia.

1.1.5 Objetivos de la Organizacin.

ORGANIZACIONAL Y LA COMPETENCIA LABORAL. Debe medir y

1.1.5.2 FORTALECER LA SEGURIDAD DE LA AVIACIN. Debe

TECNOLGICA DE LA EMPRESA Y LA IMPLEMENTACIN DE

1.1.5.4 MEJORAR LOS PROCESOS INTERNOS DE LA EMPRESA.

1.1.5.5 ALCANZAR LA EXCELENCIA EN EL SERVICIO. Ser la

1.1.5.6 LOGRAR EL CRECIMIENTO SUPERIOR AL PROMEDIO

1.1.5.7 MEJORAR LA PRODUTIVIDAD Y LA RETABILIDAD.

1.1.6 Objetivos Corporativos.

Obtener, el liderazgo de la industria en servicio, desempeo operacional e

1.1.7 Estructura Organizativa de Aserca Airlines C. A.

Gerencia de Seguridad de la Aviacin

Figura 1. Organigrama General de la Empresa.

Figura 2. Organigrama Estructural de la Direccin de Administracin.

Cabe destacar que las pasantas fueron realizadas en el Departamento de

La Direccin de Administracin, tiene como objetivo optimizar el uso de

- Asignar a los pasantes la

Cuadro 1. Matriz DOFA del Departamento de Administracin Aserca Airlines C. A.

Fecha: Octubre 2011

1.2.2 Anlisis del Diagnostico del Problema.

La Direccin de Administracin se basa en dirigir y controlar las actividades

funcionamientos de las distintas unidades de Aserca Airlines C. A., as como tambin,

La direccin de administracin no posee manual de normas y procedimientos lo

2.2 Formulacin del Problema.

2.3 Objetivos de la Investigacin.

2.3.2 Objetivos Especficos.

2.4 Justificacin e Importancia.

Tambin, cabe destacar, que el uso de recursos tcnicos representa una