FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN EN UNA EMPRESA:

ORGANIZACIN

NDICE
INTRODUCCIN..............................................................................................................................2
1.

FUNCIONES BSICAS DE LA ADMINISTRACIN...............................................................3

1.1.

PLANIFICACIN..............................................................................................................3

1.2.

ORGANIZACIN..............................................................................................................4

1.3.

DIRECCIN......................................................................................................................4

1.4.

COORDINACIN..............................................................................................................5

1.5.

CONTROL........................................................................................................................5

2.

LAS PRINCIPALES FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR....................................................5

2.1.

El papel del Administrador............................................................................................6

3.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN.................................................................................6

4.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN.............................................................................6

4.1.
5.

CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIN...............................................................7
ESTADO ACTUAL DE LA TEORA ADMINISTRATIVA..........................................................8

Perspectivas futuras de la administracin..............................................................................8

6.

CONCLUSIONES...................................................................................................................10

7.

REFERENCIAS.......................................................................................................................11

INTRODUCCIN
Este trabajo nos permite tener conocimientos sobre la Administracin de Empresa desde
su evolucin, procesos, planificacin, organizacin e integracin,
hasta
llegar
a
la construccin de su estructura general, la cual obtendremos por medio de la
investigacin realizada. Para nuestro caso nos enfocaremos en el Departamento de
Administracin de una organizacin o empresa.
La Administracin es una tcnica que trata siempre de lograr la mxima eficiencia en todo
organismo. Es una de las tareas ms importantes de la actividad humana. Todas las fases de
nuestra vida moderna estn afectadas por la administracin.
Un Gerente de un Banco, el o la Ministro (a) de Fomento, el obispo de una Iglesia, la supervisora
de una tienda por departamento, el o la directora de un hospital o nosotros mismos en nuestra
vida diaria. Todos de una u otra manera somos administradores.
Todos los conceptos, objetivos, mtodos, principios, teoras, tcnicas desarrolladas giran
alrededor de seis funciones:
Previsin, Planificacin, Organizacin, Integracin, Direccin y Control; las cuales son la
base para una buena administracin.

1. FUNCIONES BSICAS DE LA ADMINISTRACIN

Las funciones bsicas de la administracin son las siguientes:
Planificacin
Organizacin
Coordinacin
Direccin
Control
1.1. PLANIFICACIN
Es la fase en la cual se determina anticipadamente que es lo que se va a hacer, esto incluye
el establecimiento de objetivos, programas, polticas y procedimientos.
Objetivo
Es la razn de ser de la empresa, esto es, lo que se propone alcanzar.
Los programas
Son los planes que se deben realizar en un tiempo determinado para lograr el objetivo
propuesto.
Las polticas
Son las normas en las cuales deben estar encuadradas las actividades para alcanzar el
objetivo.
Los procedimientos
Son las guas o formas de accin que nos dicen de que forma se deben realizar las
actividades.
Necesidades de la planificacin
La necesidad de la planeacin en una empresa aparece principalmente por tres razones:
-

Para obligar a pensar en el futuro. Se planifica para que todas las personas de la
empresa piensen hacia donde van y se puedan anticipar a los problemas, evitando en
esta forma que se deje los problemas a la suerte o a las creencias religiosas.

Para obligar a pensar en .forma coordinada, esto permite que las personas sean
conscientes de qu es lo que se espera de ellas y as puedan cumplir con las funciones
asignadas.
Para evitar riesgos y. prdidas, si no se ha realizado por anticipado una planeacin, los
riesgos de prdidas se aumentan y lo ms seguro es que la empresa fracase.

Esto no significa que la planeacin es la frmula para que una empresa nunca fracase,
simplemente significa que una empresa que planea sus- actividades tiene ms
probabilidades de triunfar.
1.2. ORGANIZACIN

Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de autoridad y responsabilidad

entre las diferentes personas de una empresa.
Razones para organizar.
Existen dos razones fundamentales por las cuales es conveniente organizar:
-

Hay una gran cantidad de cosas que no puede realizarlas una sola persona y por lo
tanto debe unirse con otros para ejecutarlas.
Para aprovechar los beneficios que trae la divisin del trabajo.

Manual de Organizacin
Esta herramienta nos da a conocer qu debe hacer cada persona, cada departamento u
organismo, describiendo los deberes y responsabilidades de cada persona y las atribuciones
de cada persona con respecto al grupo de personas que trabajan a su cargo.
La organizacin en la Cooperativa debe ser permanente ya que es la nica forma en que los
socios podrn conocer la marcha de la Empresa mediante la utilizacin de las herramientas
que hemos visto se puede presentar una imagen rpida, fcilmente comprensible y fiel de la
situacin de la sociedad.
1.3. DIRECCIN
Esta fase del proceso de administracin, hace referencia a la forma como se imparten las
rdenes o instrucciones a las personas de la empresa y se explica qu es lo que debe
hacerse.
Aunque son de mucha importancia las cualidades personales de quien va a ejecutar la
actividad, es conveniente tener en cuenta las caractersticas de una buena instruccin, la
cual debe ser:
-

Razonable: lo cual quiere decir que no se debe ordenar algo inalcanzable para la
persona que recibe la orden, se debe tener en cuenta si la persona que la recibe tiene la
experiencia y habilidad necesaria para cumplirla satisfactoriamente.
Completa: al dar ciertas instrucciones debe decirse claramente la cantidad y calidad de
la actividad a ejecutar. Ejemplo: seleccionar una produccin o compra de papa, papa de
primera, de segunda y de tercera etc.
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Clara: la orden debe ser comprensible, o sea que la persona que la recibe la debe
entender muy bien, para lo cual el que dicta la instruccin debe colocarse en el lugar del
subordinado y considerar lo que ste quiere que se le diga.

Sabemos muy bien que la Cooperativa est en manos del Gerente, por delegacin que hace
el Consejo de administracin.
Las instrucciones que dirige a los empleados, socios y otros organismos, debe tener las
caractersticas antes anotadas, lo cual permitir no solo una mayor eficiencia en la
administracin, sino tambin una correcta informacin a los afiliados.
1.4. COORDINACIN
En el proceso administrativo debe existir coordinacin o sea que haya una estrecha armona
entre los funcionarios de la empresa y las operaciones que ejecutan para que el
desenvolvimiento del trabajo no tenga ningn obstculo.
Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos.
Esta coordinacin se puede obtener a travs de consultas de unas personas a otras, con
participacin democrtica caso de las cooperativas con las cuales pueden conformarse
grupos de trabajo uniforme.
Para lograr este fin los funcionarios jefes deben exponer a los empleados sus puntos de
vista en cualquier caso particular.
1.5. CONTROL
Este proceso consiste en verificar si los resultados obtenidos son iguales o parecidos a los
planes presentados, y permite bsicamente avisar en forma oportuna si algo est fallando y
adems si resulta eficaz en el uso de los recursos.
Tambin podemos decir que el control consiste en la medicin y correccin de la ejecucin
con base en las metas establecidas, compara lo realizado con lo planeado y exige cuentas
de las tareas y actividades asumidas.
Como proceso que es el control, lo podemos dividir en:
-

Establecimiento de patrones de comparacin en puntos estratgicos.

Medicin de lo realizado.
Comparacin de lo que se ha realizado con lo que se ha planeado.
Correccin de las fallas encontradas.

2. LAS PRINCIPALES FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR.

Es importante si de alguna empresa o institucin nos quisiramos referir, que
independientemente de la importancia que tendr el establecimiento o aplicacin de un
modelo como en este caso lo es el proceso administrativo, debemos tambin referirnos, al
papel que como administradores tenemos en una organizacin, llamada de bienes o de
servicios.
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El nmero de departamentos vara segn las necesidades de la misma empresa,

dependiendo del departamento en que se encuentre el administrador, este realiza funciones
como:
Produccin: Considerado tradicionalmente como uno de los departamentos clave, ya
que se encarga del ptimo aprovechamiento y de la adecuada introduccin de
infraestructura en un organismo o empresa.
Mercadotecnia: De suma importancia, dada su especialidad que hoy en da representa, y
que sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar mtodos eficientes en el
manejo y coordinacin de los sistemas de venta que la empresa ofrece a un mercado
especfico.
Finanzas: Esta rea se encarga de la obtencin de fondos y del suministro del capital
que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios
econmicos necesarios para cada uno de los dems departamentos, con el objeto de
que puedan funcionar debidamente.
Recursos humanos: Departamento de vital importancia, ya que mediante el uso
adecuado de programas de reclutamiento, seleccin, contratacin, capacitacin y
desarrollo, se allega para la empresa del personal adecuado y afn a los objetivos de la
misma.
2.1.

El papel del Administrador

La profesin de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se site el

administrador, deber vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o
con la planeacin, organizacin, direccin y control de las actividades de su departamento o
divisin en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional,
orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuanto ms se
preocupe el administrador para saber o aprender cmo se ejecutan las tareas, ms
preparado estar para actuar en el nivel operacional de la empresa. Cuanto ms se
preocupe por desarrollar conceptos ms preparado estar para actuar en el nivel
institucional de la empresa. Un administrador debe conocer cmo se prepara un presupuesto
de gastos o una previsin de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como
se interpreta un balance, como se elabora la planeacin y el control de produccin, etc. ya
que estos conocimientos son valiosos para la administracin, sin embargo lo ms importante
y fundamental es saber cmo utilizarlos y en qu circunstancias aplicarlos de manera
adecuada.
3. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN
Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.
Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas
Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mnimo de sus recursos.
Es permitirle a la empresa tener una perspectiva ms amplia del medio en el cual se
desarrolla
Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.
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4. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN
La administracin es un rgano social especficamente encargado de hacer que los recursos
sean productivos, refleja el espritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto
explica por qu una vez creada creci con tanta rapidez y tan poca oposicin.
La administracin busca el logro de objetivos a travs de las personas, mediante tcnicas
dentro de una organizacin. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional.
Comprende a toda organizacin y es fuerza vital que enlaza todos los dems subsistemas.
Dentro de la administracin encontramos:
Coordinacin de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y
eficiente de los objetivos organizacionales.
Relacin de la organizacin con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de
la sociedad.
Desempeo de ciertas funciones especficas como determinar objetivos, planear, asignar
recursos, instrumentar, etc.
Desempeo de varios roles interpersonales, de informacin y decisin.
Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas con objeto
de mantener en equilibrio dinmico con su medio. Para el proceso de toma de decisiones el
flujo de informacin es esencial. Dicho proceso implica el conocimiento de pasado,
estimaciones a futuro y la retroalimentacin peridica relacionada con la actividad actual. La
tarea de la administracin es instrumentar este sistema de informacin-decisin para
coordinar los esfuerzos y mantener el equilibrio dinmico.
4.1. CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIN
a. Universalidad. El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo
social, porque en l tiene siempre que existir coordinacin sistemtica de medios. La
administracin se da por lo mismo en el estado, en el ejrcito, en la empresa, en las
instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en
todas esas clases de administracin sern los mismos, aunque lgicamente existan
variantes accidentales. Se puede decir que La administracin es universal porque esta
se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas polticos
existentes.
b. Su especificidad. Aunque la administracin va siempre acompaada de otros
fenmenos de ndole distinta, el fenmeno administrativo es especfico y distinto a los
que acompaa. Se puede ser un magnfico ingeniero de produccin y un psimo
administrador. La administracin tiene caractersticas especficas que no nos permite
confundirla con otra ciencia o tcnica. La administracin se auxilie de otras ciencias y
tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico. es
decir, no puede confundirse con otras disciplinas.
c. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno
administrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una
empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los
7

d.

e.

f.
g.

h.

elementos administrativos. As, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de
controlar, de organizar, etc.
Su unidad jerrquica. Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social,
participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin. As, en una
empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el ltimo
mayordomo.
Valor instrumental. La administracin es un medio para alcanzar un fin, es decir, se
utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos
establecidos.
Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por
ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.
Interdisciplinariedad. La administracin hace uso de los principios, procesos,
procedimientos y mtodos de otras ciencias que estn relacionadas con la eficiencia en
el trabajo. Est relacionada con matemticas, estadstica, derecho, economa,
contabilidad, sociologa, Psicologa, filosofa, antropologa, etc.
Flexibilidad. Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes
necesidades de la empresa o grupo social.

5. ESTADO ACTUAL DE LA TEORA ADMINISTRATIVA.

El estado actual de la teora administrativa es bastante complejo, pues permite enfocar su
objeto de estudio de varias maneras y agrupar un gran abanico de variable que deben ser
tenidas en cons1ideracin.
En la actualidad, la teora administrativa estudia la administracin de empresas y dems
tipos de organizaciones desde el punto de vista de la interaccin e interdependencia de las
cinco variables principales, cada una de las cuales es objeto especfico de estudio de una o
ms corrientes de la teora administrativa. Las cinco variables bsicas, (tarea, estructura,
personas, tecnologa y ambiente) constituyen los principales componentes en el estudio de
administracin de las empresas. El comportamiento de estas variables es sistmico y
complejo: cada una ellas influye y es influenciada por las dems; si se modifica una ellas, las
otras tambin se modifican en mayor o menor grado. El comportamiento del conjunto de
estas variables es diferente de la suma del comportamiento de cada variable por separado.
La adecuacin de estas cinco variables constituye el principal desafo de la administracin.
En una subunidad especializada (por ejemplo, un departamento, una divisin, una seccin),
algunas de estas variables pueden cumplir un papel predominante.
Debido a la creciente importancia de la administracin y los nuevos y complejos desafos
que enfrenta, los investigadores se han concentrado en algunas partes o en algunas
variables aisladas del enorme contexto de variables que intervienen (cada una de las cuales
tiene su naturaleza, impacto, duracin, importancia, etc.) en la estructura y el
comportamiento de las empresas, y que dificultan enormemente tener una visin global de
stas. A medida que la administracin enfrenta nuevos desafos y nuevas situaciones, las
teoras administrativas requieren adaptar sus enfoques o modificarlos por completo para que
sean tiles y aplicables, lo cual explica en parte los pasos graduales de la teora
administrativa en el transcurso de este siglo.
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Perspectivas futuras de la administracin

En las prximas dcadas la tarea administrativa ser incierta y excitante, pues deber
enfrentar cambios y transformaciones llenos de ambigedad e incertidumbre. El
administrador deber enfrentar problemas cada vez ms diversos y ms complejos que los
anteriores, y sus atencin estar dirigida a eventos y grupos situados dentro o fuera de la
empresa, los cuales le proporcionarn informacin contradictoria que dificultar su
diagnstico y la compresin de los problemas que deben resolver o las situaciones que
deben enfrentar: exigencias de la sociedad, de los clientes, de los proveedores; desafos de
los competidores; expectativas de la alta administracin, se los subordinados, de los
accionistas, etc. Sin embargo estas exigencias, desafos y expectativas experimentan
profundos cambios que sobrepasan la capacidad del administrador para acompaarlos de
cerca y comprenderlos de manera adecuada. Estos cambios tienden a aumentar debido a la
inclusin de otras nuevas variables a medida que el proceso se desarrolla y crea una
turbulencia que perturba y complica la tarea administrativa de planear, organizar, dirigir y
controlar una empresa eficiente y eficaz. El futuro parece complicar la realidad, puesto que
innumerables factores producirn impactos profundos en las empresas. Las prximas
dcadas se caracterizarn por los desafos y turbulencias que deber enfrentar la
administracin:
Las empresas estn en continua adaptacin a sus ambientes. Esta adaptacin continua
puede provocar el crecimiento, la estabilidad transitoria o la reduccin de la empresa. El
crecimiento se presenta cuando la empresa satisface sus demandas ambientales y el
ambiente requiere mayor volumen de salidas y resultados de la empresa.
Existe la tendencia de la continuidad de tasas elevadas de inflacin. Los costos de
energa, materias primas y fuerza laboral estn elevndose de forma notoria. La inflacin
exigir cada vez mayor eficiencia en la administracin de las empresas para obtener
mejores resultados con los recursos disponibles y los programas de reduccin de costos
operacionales.
La competencia es cada vez ms aguda. A medida que aumentan los mercados y los
negocios, tambin crecen los riesgos en la actividad empresarial.
Existe la tendencia a una creciente sofisticacin de la tecnologa. Los nuevos procesos e
instrumentos introducidos por la tecnologa en las empresas causan impactos en la
estructura organizacional.
La internalizacin del mundo de los negocios, denominada globalizacin, es el factor
ms importante de desarrollo de las empresas. Gracias al proceso de la comunicacin,
del computador y el transporte, las empresas estn internacionalizando sus actividades y
operaciones.
Mayor presencia de las empresas. Mientras crecen o se reducen, las empresas se
vuelven ms competitivas, sofisticadas tecnolgicamente, se internacionalizan ms y,
con esto, aumenta su influencia ambiental. En consecuencia, las empresas llaman ms
la atencin del ambiente y del pblico, son ms visibles, y la opinin pblica las percibe
mejor.
Las empresas deben enfrentar todos estos desafos, presiones y amenazas (en el futuro
sern muchos ms) que recaen sobre ellas, y la nica arman con que cuentan ser slo los
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administradores inteligentes y bien preparados, que deben saber cmo adecuar y adaptar
las principales variables empresariales entre s (tareas, tecnologas, estructura
organizacional, personas y ambiente externo).

6. CONCLUSIONES
La evolucin de las organizaciones ha impulsado el surgimiento de un nuevo tipo de
profesional: el administrador. La administracin profesional no se basa en la propiedad,
si no en las habilidades que se obtienen por el conocimiento y la exploracin.
Administrar es conseguir que las tareas se ejecuten de la mejor manera posible,
utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos
La administracin se da en todo tipo de organizaciones no es un trabajo que se realiza
solo en empresas o en agencias de gobierno, la administracin es necesaria en iglesias,
las prisiones, las tabernas y las expediciones de montaa.
La tarea de la administracin consiste en interpretar los objetivos de la empresa y
traducirlos en accin empresarial mediante planeacin, organizacin direccin y control
de las actividades realizadas en las diversas reas y niveles de la empresa para
conseguir tales objetivos.
Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, tcnicas
monetarias, de tiempo y espacio en una empresa til y efectiva y hace que las personas
con su trabajo y recursos fsicos produzcan, con el fin de lograr los objetivos del sistema.

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7. REFERENCIAS
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http://www.banrepcultural.org/blaavirtual/ciencias/sena/administracion/la-empresa-y-lospricipios-administrativos/empresa4.htm
(BANCO DE LA REPUBLICA ACTIVIDAD CULTURAL)
https://es.scribd.com/doc/141596903/monografia-administracion

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