SISTEMA DE GESTIN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ALEXANDER CUESTAS MAHECHA

Gerente de Talento Humano

MONICA A. CARVAJALINO CABRALES

Lder Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo

BOGOT
2015

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Tabla de contenido

PRESENTACIN .......................................................................................................................4
1.

IDENTIFICACIN DE LA UNIVERSIDAD ............................................................................6

2.

GENERALIDADES ............................................................................................................6
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
2.10.
2.11.
2.12.
2.13.

Misin .................................................................................................................................. 6
Visin ................................................................................................................................... 6
Resea histrica .................................................................................................................... 7
Estructura organizacional de la Unad.................................................................................... 8
Criterios de Actuacin ........................................................................................................... 8
Poltica del SIG ...................................................................................................................... 9
Objetivos Generales del SIG ................................................................................................. 10
Objetivos especifico del SG-SST ............................................................................................ 11
Alcance del SGT-SST ............................................................................................................ 11
Cubrimiento Geogrfico Universidad Nacional Abierta y a Distancia _ UNAD ....................... 12
Jornada Laboral .................................................................................................................. 14
Perfil socio demogrfico ...................................................................................................... 15
Requisitos Legales ............................................................................................................... 15

3.

CONDICIONES GENERALES Y CONTROL DE CAMBIOS DEL SG-SST .................................. 15

4.

DIAGNOSTICO DE CONDICIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO .................... 16

4.1.

Diagnstico de Condiciones de Salud ................................................................................... 16

4.1.1.
Exmenes mdicos ocupacionales ....................................................................................................... 16
4.1.2.
Exmenes Mdicos Ocupacionales de Ingreso- Peridicos y de Egreso al Personal de Planta
Administrativa ...................................................................................................................................................... 17
4.1.3.
Exmenes Mdicos Ocupacionales de Ingreso- Peridicos y de Egreso al Personal Docente Ocasional
Tiempo Completo y Medio Tiempo ..................................................................................................................... 18
4.1.4.
Exmenes Mdicos Ocupacionales para Contratistas .......................................................................... 18

4.2.

5.

Diagnstico de condiciones de trabajo ................................................................................. 18

PROGRAMAS DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ............................. 19

5.1. Justificacin ........................................................................................................................ 19
5.2. Objetivo General ................................................................................................................. 19
5.3. Objetivos Especficos ........................................................................................................... 19
5.4. Programas de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo con nfasis en Promocin y
Prevencin .................................................................................................................................... 20
5.5. Programa de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo con nfasis en Higiene y Seguridad
Industrial ...................................................................................................................................... 20
5.5.1.
5.5.2.
5.5.3.

Justificacin ..................................................................................................................................... 20
Objetivo General .............................................................................................................................. 20
Objetivos Especficos .................................................................................................................... 20

5.5.4. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial ..................................................................... 21

5.5.5. Programas de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo con nfasis en Higiene y Seguridad
Industrial ...................................................................................................................................... 21

6.

Reporte e Investigacin de Incidentes .......................................................................... 22

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7.

Reporte e Investigacin de Enfermedad Laboral ........................................................... 22

8.

Identificacin de Peligros, Evaluacin del Riesgo y Determinacin de Controles ............ 23

9.

Plan de Emergencias .................................................................................................... 23

9.1.
9.2.

10.

Reporte de Condiciones Inseguras ....................................................................................... 24

Control de Riesgos Asociados a Actividades Laborales .......................................................... 24

COMITES ASOCIADOS AL SG-SST .................................................................................. 24

10.1. Comit paritario de seguridad y salud en el trabajo (COPASST)............................................. 24

10.2. Comit de convivencia laboral (CCL) .................................................................................... 24

11.

RESPONSABLES DEL SG-SST .......................................................................................... 25

12.

RECURSOS FINANCIEROS.............................................................................................. 26

13.

COMUNICACIN, PARTICIPACIN Y CONSULTA........................................................ 26

13.1. Comunicacin ..................................................................................................................... 26

13.1.1.
13.1.2.
13.1.3.
13.1.4.

Induccin General ................................................................................................................................ 27

Induccin Especfica ............................................................................................................................. 28
Reinduccin .......................................................................................................................................... 28
Capacitacin ......................................................................................................................................... 28

13.2. Participacin y Consulta ...................................................................................................... 29

14.

MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL SG-SST ................................................................... 30

14.1. Seguimiento ....................................................................................................................... 30

14.2. Indicadores ......................................................................................................................... 31

15.

REVISIN POR LA DIRECCIN Y MEJORA CONTINUA ............................................... 31

15.

CONTROL DE LA DOCUMENTACIN .......................................................................... 31

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PRESENTACIN
Con el adelanto cientfico y tecnolgico se han creado nuevos ambientes laborales en los cuales
el hombre debe enfrentarse a procesos y mtodos de trabajo que pueden representar una
amenaza para su salud y en casos ms delicados su vida, si no se adoptan oportunamente
medidas preventivas.
Es por esto que a nivel mundial se tuvo la necesidad de reforzar la prevencin mediante la
creacin de reas especficas que se dedicarn al anlisis del hombre como parte fundamental
de un ambiente de trabajo y del ambiente mismo, para determinar la mejor interaccin entre estas
dos partes, con el propsito de identificar, evaluar y controlar los factores de riesgo existentes en
el proceso que pudiesen llegar a causar deterioro de la salud de la poblacin trabajadora.
La salud ocupacional actualmente representa una de las herramientas de gestin ms
importantes para mejorar la calidad de vida laboral en las empresas y con ella su competitividad.
Esto es posible siempre y cuando la empresa promueva y estimule en todo momento la creacin
de una cultura en seguridad y salud ocupacional que debe estar sincronizada con los planes de
calidad, mejoramiento de los procesos y puestos de trabajo, productividad, desarrollo del talento
humano y la reduccin de los costos operacionales.
Es por ello que la Universidad Nacional Abierta y a Distancia, mediante el Sistema de Gestin de
la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST, busca mejorar la calidad de vida laboral, lograr una
reduccin de los costos generados por los accidentes y las enfermedades laborales, mejorar la
calidad de los servicios y ante todo generar ambientes sanos para los que all trabajan.
La UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD consciente de los factores de
riesgos a que estn expuestos el personal de la UNAD durante el desarrollo de sus labores y
que pueden generar accidentes de trabajo o enfermedades laborales, ve la necesidad de crear
el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo para beneficio tanto de la Universidad
Nacional Abierta y a Distancia UNDAD como de los funcionarios, ya que se pretende mejorar
el ambiente de trabajo, disminuir la accidentalidad y sus costos, aumentar la productividad, con
la reduccin de los factores de riesgos.
El inters es suministrar los recursos necesarios para responder a las demandas de la poblacin
trabajadora respecto a su salud y el medio ambiente laboral, as como para dar cumplimiento a
la normatividad vigente.
El Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST est orientado a lograr una
adecuada administracin de riesgos que permita mantener el control permanente de los mismos

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en los diferentes oficios y que contribuya al bienestar fsico, mental y social del trabajador y al
funcionamiento de los recursos e instalaciones.
La Universidad Nacional Abierta y a Distancia vela por el cumplimiento del Sistema de Gestin
de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
El documento que se presenta a continuacin refleja el Sistema de Gestin de la Seguridad y
Salud en el trabajo SG-SST para la universidad basado en las caractersticas especficas de su
proceso y su actividad econmica.
El SG-SST se soporta sobre un enfoque basado en procesos, el cual consiste en determinar y
gestionar de manera eficaz, una serie de actividades relacionadas entre s, una ventaja de este
enfoque es el control continuo que proporciona sobre los vnculos entre los procesos individuales
que forman parte de un sistema conformado por procesos, as como sobre su combinacin e
interaccin, este enfoque permite mejorar la satisfaccin del
personal de la UNAD y el
desempeo de las entidades, la prevencin de la contaminacin y los riegos ocupacionales,
circunstancia que debe ser la principal motivacin para la implementacin de un Sistema de
Gestin.
El Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo aplica a todos los procesos la
metodologa conocida como el ciclo PHVA "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar".

Planificar: Se establece los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados, de

acuerdo con los requisitos del trabajador, los legales aplicables y las polticas de la Universidad.
Hacer: Est fundamentada en la implementacin de los procesos.

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Verificar: Realiza el seguimiento y la medicin de los procesos y los productos y/o servicios
respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar
sobre los resultados.
Actuar: Consiste en la toma de acciones para mejorar continuamente el desempeo de los
procesos.
La Universidad Nacional Abierta y a Distancia se compromete a divulgar, motivar y propiciar la
participacin de la comunidad universitaria en las diferentes actividades del Sistema de Gestin
de la Seguridad y Salud en el Trabajo mediante la promocin y la prevencin, con el fin de
mantener ambientes sanos para los que aqu trabajan. Se implementa medidas de seguridad
acordes con la normatividad vigente y las prioridades establecidas, teniendo en cuenta acciones
de mejora continua.

1. IDENTIFICACIN DE LA UNIVERSIDAD
Nombre: UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD
Nit No. 860512780-4
Direccin: Calle 14 S N 14 31 Barrio Restrepo
Telfono: 3 443700
Actividad econmica: Organismo de Educacin Superior Abierta y a Distancia.
Clase de riesgo: Nivel 1

2. GENERALIDADES
2.1.

Misin

La Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD tiene como misin contribuir a la educacin
para todos a travs de la modalidad abierta y a distancia, mediante la investigacin, la accin
pedaggica, la proyeccin social y las innovaciones metodolgicas y didcticas, con la utilizacin
de las tecnologas de la informacin y de las comunicaciones, para fomentar y acompaar el
aprendizaje autnomo, generador de cultura y espritu emprendedor que en el marco de la
sociedad global y del conocimiento propicie el desarrollo econmico, social y humano sostenible
de las comunidades locales, regionales y globales con calidad, eficiencia y equidad social.

2.2.

Visin

La Universidad Nacional Abierta se proyecta como una organizacin lder en Educacin Abierta
y a Distancia, reconocida a nivel nacional e internacional por la calidad innovadora y pertinencia
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de sus ofertas y servicios educativos y por su compromiso y aporte de su comunidad acadmica

al desarrollo humano sostenible, de las comunidades locales y globales.

2.3.

Resea histrica

La Universidad Nacional Abierta y a Distancia, (UNAD) es un ente universitario autnomo del

orden nacional, con rgimen especial, cuyo objeto principal es la educacin abierta y a distancia,
vinculado al Ministerio de Educacin Nacional en lo que a polticas y a la planeacin del sector
educativo se refiere.
La UNAD fue creada el 7 de julio de 1981, mediante Ley 52 del Congreso de la Repblica, con la
denominacin inicial de Unidad Universitaria del Sur de Bogot y carcter de establecimiento
pblico adscrito al Ministerio de Educacin Nacional. Mediante la ley 396 del 5 de agosto de 1997
se cambi su denominacin por el de Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD.
Desde su puesta en marcha abril de 1982 -, la Universidad se ha caracterizado por su
compromiso con las comunidades, las poblaciones que no han tenido acceso a una capacitacin
tcnica, socio humanstico y comunitario, y su contribucin a la recuperacin de los tejidos
sociales, la generacin de espacios laborales y la formacin para la decisin y la participacin
ciudadana.
Tambin la UNAD, desde su creacin, ha tenido como principio de actuacin la formacin
continuada y la Educacin Permanente, consideradas como Educacin para Todos, aplicados a
los diferentes niveles de formacin, lo cual le ha permitido adquirir el carcter de Universidad
como ente autnomo.
El 22 de diciembre del ao 2005. Mediante la Resolucin 6215 del Ministerio de Educacin
Nacional, la UNAD fue reconocida legalmente con el carcter acadmico de Universidad, previo
cumplimiento de las condiciones establecidas normativamente.
Por medio del decreto 2770 de 2006, la UNAD se reconoce como establecimiento pblico de
carcter nacional, con personera jurdica, autonoma acadmica, administrativa y financiera, y
patrimonio independiente, adscrita al Ministerio de Educacin Nacional.
La Universidad recibe sus certificados de calidad en la Norma Tcnica Colombiana en Gestin
Pblica NTCGP 1000 y a la Norma Tcnica en Calidad NTC ISO 9001.
As mismo, mediante la resolucin No. 64329 del 14 de diciembre, la Divisin de Signos
Distintivos de la Superintendencia de la Industria y Comercio le concedi a la UNAD el depsito
de la ensea comercial (logo UNAD).

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2.4.

Estructura organizacional de la Unad

La UNAD cuenta con cuatro subsistemas estratgicos de la organizacin, visibles desde una
Estructura Organizacional compuesta por unidades misionales y de gestin, como se visualiza en
la imagen Estructura Organizacional UNAD, y que corresponden a:

2.5.

Criterios de Actuacin

Con relacin al Acuerdo No. 0037 de Julio 27 de 2012. Por el cual se expide el nuevo Estatuto
Organizacional de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD), En el Artculo 2
establece los Criterios de actuacin.
Para garantizar el cumplimiento de su misin, principios, fines, objetivos, prospectiva y la
sostenibilidad holstica e integral de la Universidad, el Metasistema unad se basa en los siguientes
criterios de actuacin:
2.1.
Sistemicidad, en cuanto la organizacin es un todo, donde sus diversas unidades
misionales y de gestin estn correlacionadas y guardan unidad de propsito.
2.2.
Reticularidad, en la medida en que el desarrollo de las diversas actividades
misionales y de gestin, requieren la definicin y organizacin de redes para facilitar el
trabajo en equipo y la constitucin de comunidades apoyadas en tecnologas.
2.3.
Fractalidad, en cuanto la identidad es una constante de las diversas formas de
presencia y desarrollo institucional en sus mltiples contextos de actuacin.

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2.4.
Actuacin en multicontextos, por cuanto la organizacin se estructura para hacer
presencia, de manera competente, en contextos local, regional, nacional, global y
ciberespacial.
2.5.
Heterarqua, por cuanto si la organizacin se basa en el trabajo en equipo y en red,
adquiere un carcter horizontal transversal en su funcionamiento y garantiza su
legitimidad basada en la realizacin de actividades y acciones compartidas.
2.6.
Gestin por proyectos, dado que el diseo intencional de actividades, conducentes
al logro sistemtico de resultados, es la unidad especfica de accin de los actores y
grupos institucionales en la identificacin de problemas y en la bsqueda conjunta de
soluciones efectivas con alto impacto acadmico, social, administrativo, financiero,
cultural, poltico y cientfico.
2.7.
Productividad, orientada al logro de altos niveles de desarrollo por parte de las
actividades y acciones puestas en funcionamiento, acompaados de indicadores de
calidad, eficiencia, eficacia y efectividad, tanto en los procesos como en los resultados de
las operaciones.
2.8.
Competitividad, en la medida en que la institucin alcanza altos niveles de calidad,
pertinencia y pertenencia, a travs de los programas y servicios que ofrece, en los
mltiples contextos donde acta.
2.9.
Rendicin de cuentas, en cuanto, por su condicin de organizacin pblica y su
responsabilidad social, tica, poltica y acadmica; la institucin y sus diversos actores
estn llamados a dar cuentas a la sociedad acerca de procesos y resultados de los planes,
proyectos y acciones que realiza en el cumplimiento de su misin.
2.10.
Autogestin, segn el cual los integrantes de la comunidad educativa participan en
los procesos de autorregulacin, autoevaluacin y autocontrol, soportados en dispositivos
como el de gestin de la calidad, la peticin y rendicin de cuentas y el monitoreo al plan
de desarrollo y a los planes operativos anuales.

2.6.

Poltica del SIG

La Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD, en el marco de su autonoma y en

cumplimiento de su misin universitaria, coherente con sus criterios de actuacin, su modelo
organizacional y en especial con el Modelo Acadmico Pedaggico en sus mltiples contextos y
mbitos de actuacin, est comprometida con:

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El mejoramiento contino de su gestin y el cumplimiento de los requisitos legales y

dems suscritos por la institucin, para la satisfaccin de todos los actores acadmicos y
administrativos, beneficiarios y usuarios de sus programas y servicios educativos, en
procura de superar sus expectativas.
La prevencin de la contaminacin, controlando los aspectos ambientales significativos
asociados a las actividades desarrolladas en la Institucin, mitigando los impactos
ambientales asociados al consumo de recursos naturales y a la generacin de residuos,
y fomentando el desarrollo sostenible en la Universidad.
La promocin de la salud y la prevencin de lesiones y enfermedades laborales del
personal, identificando, mitigando y controlando los riesgos laborales que pueden
generarse en el desarrollo de las actividades acadmicas y administrativas.
El diseo, desarrollo, puesta en produccin, provisin y operacin de los servicios de
infraestructura tecnolgica, para la prestacin eficaz y eficiente dentro de los mrgenes
de disponibilidad definidos, propendiendo por el cumplimiento de las funciones misionales
de la entidad.
La proteccin, preservacin y administracin de la informacin institucional
salvaguardando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de sta.

2.7.

Objetivos Generales del SIG

Mejorar las competencias, habilidades, conocimientos y condiciones de trabajo del talento

humano, para responder a las necesidades, expectativas y caractersticas de los
stakeholders de la Universidad, en funcin de la calidad en la prestacin de los servicios
educativos.

Mejorar continuamente la calidad de los materiales, la atencin al estudiante, el

acompaamiento tutorial y de consejera, y los procesos de evaluacin en Ambientes
Virtuales de Aprendizaje, fortaleciendo el modelo pedaggico Unadista apoyado en elearning a partir de la fundamentacin y operacin de sus componentes pedaggicos,
didcticos, curriculares, tecnolgicos y organizacionales.

Impulsar la Gestin del Conocimiento y la innovacin a partir del incentivo a la produccin

intelectual con calidad y pertinencia, del fomento de la cultura de la investigacin y de la
diseminacin del conocimiento
en la Web 3.0 y otros dispositivos que
fortalezcan ambientes virtuales de aprendizaje.

Optimizar la gestin universitaria a travs del seguimiento y control de los procesos,

apoyndose en los dispositivos definidos por la universidad.

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Incrementar el impacto de los programas de Bienestar Institucional mediante la gestin y

desarrollo de estrategias acordes con la poltica institucional y normatividad vigente.

2.8.

Objetivos especifico del SG-SST

Prevenir los accidentes y enfermedades laborales del personal de la UNAD a travs de la

identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles; y el
cumplimiento de la normatividad legal vigente aplicable en materia de riesgos laborales,
con el fin de lograr el mejoramiento continuo de la gestin de seguridad y salud en el
trabajo.
Identificar, evaluar, prevenir, intervenir, realizar seguimiento y control de los factores de
riesgo psicosocial, a los que se expone el personal que labora en la Universidad Nacional
Abierta y a Distancia.
Fomentar una cultura encaminada al autocuidado mediante la adopcin de hbitos de vida
saludable, promoviendo la salud y previniendo la enfermedad y conductas de riesgo en el
personal Unadista.
Prevenir las lesiones msculos esquelticos relacionados con el trabajo y su impacto
sobre la calidad de vida del personal de la UNAD con el fin de minimizar la ocurrencia de
enfermedades laborales relacionadas.
Garantizar las condiciones de seguridad mnimas requeridas de las mquinas, equipos y
herramientas para la prevencin de accidentes y enfermedades laborales.
Mantener los lugares de trabajo limpios y ordenados, con el fin de obtener un ptimo
aprovechamiento del espacio y una mayor seguridad en las tareas, logrando as un
entorno de trabajo ms cmodo y agradable para minimizar accidentes laborales.
Priorizar y controlar los riesgos locativos as como los elementos de emergencia aplicando
controles operacionales para reducir la probabilidad de incidentes, accidentes laborales y
estar preparados ante una emergencia.
Prevenir y minimizar la accidentalidad y enfermedad laboral mediante la mitigacin de los
riesgos asociados a los diferentes procesos en los que se manipulan sustancias qumicas
(recepcin, almacenamiento, manipulacin, eliminacin) garantizando los controles
adecuados para la conservacin de la salud del personal de la UNAD.

2.9.

Alcance del SGT-SST

El Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo inicia desde un proceso de

planificacin a partir de la identificacin de los peligros, la evaluacin de los riesgos, diagnstico
de las condiciones de salud del personal de la UNAD, continuando con la definicin de prioridades
y objetivos concretos, generando planes de accin y ejecutndolos, dando cobertura a todo el
personal Unadista a nivel nacional independiente del tipo de vinculacin, adoptando procesos de
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divulgacin y comunicacin de los procedimientos del SG-SST en la pgina de Talento Humano,

garantizando el seguimiento y evaluacin del programa y ajustndolo en un proceso de
mejoramiento continuo.

2.10.
Cubrimiento Geogrfico Universidad Nacional Abierta y a
Distancia _ UNAD
Con relacin al Acuerdo No. 0037 de Julio 27 de 2012. Por el cual se expide el nuevo Estatuto
Organizacional de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD), en el Artculo 6. mbito
nacional. Corresponde a las interacciones organizacionales realizadas en el territorio colombiano,
mbito en el cual se desarrollan las estrategias que permiten hacer efectivos el mandato misional
y las polticas de la alta direccin de la Universidad. En este mbito la organizacin opera a travs
de:
a) Zona. Se entiende como un contexto geogrfico con identidad sociocultural en el cual se
promueve, gestiona y dirige la misin de la Universidad mediante una estructura compuesta por
un nodo y unos centros que en su quehacer acadmico y administrativo replican, en forma fractal
y reticular, las disposiciones y lineamientos misionales, y articulan las responsabilidades
sustantivas de la Universidad.
b) Nodo. Espacio organizacional y de gestin que coadyuva a la interrelacin e interaccin
eficientes de los centros de la zona, y que se constituye en el escenario que posibilita la
optimizacin del talento humano, y de los recursos de infraestructura fsica y tecnolgica de la
UNAD en la Zona.
c) Centro. Espacio local articulado a un nodo y dotado con recurso humano e infraestructura fsica
y tecnolgica para la gestin acadmica y la atencin de los usuarios y la comunidad local y
regional. Se clasifican en: centros de educacin abierta y a distancia (CEAD), centros
comunitarios de atencin virtual (CCAV) y unidades de desarrollo regional (UDR), entre otras
unidades de atencin estudiantil y comunitaria.
Igualmente, la Universidad podr participar en cualquier tipo de alianza que se impulse en asocio
con entidades gubernamentales o no gubernamentales, con el sector socio productivo u otras
instituciones de educacin superior, para la organizacin de espacios locales de gestin
acadmica, atencin a los usuarios y a la comunidad.
ZONA

CEAD, NODO, CERES Y UDR

SEDE JOSE CELESTINO MUTIS.

BOGOTA

GERENCIA RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

ARCHIVO CENTRAL

ZONA CENTRO BOYACA

TUNJA

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ZONA

CEAD, NODO, CERES Y UDR

SOGAMOSO
DUITAMA
CHIQUINQUIR
SOAT
BOAVITA
SOCHA
GARAGOA
CUBAR
ACACIAS
SAN JOSE
PTO. CARREO

AMAZONIA ORINOQUIA

YOPAL
CUMARAL
GUAINIA
LETICIA
JOS ACEVEDO Y GMEZ
GACHETA

CENTRO BOGOTA CUNDINAMARCA

ZIPAQUIR
FACATATIV
ARBELEZ
GIRARDOT
BARRANQUILLA
CARTAGENA
COROZAL
CERES CURUMAN

ZONA CARIBE

CERES BANCO
CERES PLATO
GUAJIRA
SAHAGN
VALLEDUPAR
SANTA MARTA
BUCARAMANGA
MALAGA
OCAA

CENTRO ORIENTE

PAMPLONA
VELEZ
CCUTA
BARRANCABERMEJA
CEAD PALMIRA
CEAD PASTO

ZONA CENTRO SUR

CEAD POPAYN
CERES SANTANDER DE QUILICHAO
CERES BORDO
CERES VALLE DEL GUAMUEZ

ZONA OCCIDENTE

UDR TUMACO
MEDELLN

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ZONA

CEAD, NODO, CERES Y UDR

DORADA
TURBO
DOS QUEBRADAS
QUIBD
LBANO
IBAGUE
NEIVA
FLORENCIA

ZONA SUR

PITALITO
LA PLATA
SAN VICENTE
MARIQUITA

2.11.

Jornada Laboral

De acuerdo al Reglamento Interno del Trabajo, Captulo III, artculo 7 establece que la Jornada
de laboral de los servidores de la Universidad es de ocho (8) horas diarias y 44 horas semanales,
las cuales sern distribuidas, de acuerdo con las caractersticas de la labor y de la dependencia
en donde se presta el servicio.
El artculo 8, establece que el horario de la jornada laboral en las zonas, nodos y CEAD, es de
lunes a sbado, el horario ser establecido por los Directores del NODO o Centro, previo
direccionamiento general de la Universidad, para su aprobacin.
El artculo 9, establece el Horario de Trabajo en la Zonas, Nodos y CEAD. La jornada laboral en
la Zonas, Nodos y Cead de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia es de lunes a sbado.
El Horario ser establecido por los Directores de Nodo o Centro, previo direccionamiento de
Talento Humano y remisin del mismo a la Secretaria General de la Universidad, para su
aprobacin.
El artculo 11, establece la Jornada Ordinaria. La Jornada ordinaria estar comprendida entre las
seis (6:00) a.m. y las seis (6:00) p.m.
El artculo 12, establece que la Jornada Ordinaria Nocturna, ser la que de manera habitual est
comprendida entre las 6:00 p.m. y las 6:00 a.m. (6) horas del da siguiente
El personal que se encuentra contratado por la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD
se encuentra distribuido de la siguiente manera:
Personal de Planta (Administrativos, Docentes de Carrera).
Docente ocasional de Medio tiempo y tiempo completo
Docente hora ctedra
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Personal Contratista.
El total de la planta de personal est distribuida por 336 cargos administrativos, la planta docente
por 120 cargos, el personal acadmico ocasional y hora ctedra se vincula acorde a la oferta de
programas acadmicos.

2.12.

Perfil socio demogrfico

Permite conocer caractersticas de la poblacin trabajadora con el fin de orientar las actividades
del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el trabajo.

2.13.

Requisitos Legales

La Universidad Nacional Abierta y a Distancia tiene establecido un instructivo y una matriz de

requisitos legales que tiene como finalidad identificar, registrar, acceder, actualizar, evaluar y
comunicar al personal y dems partes interesadas, los requisitos de Seguridad y Salud en el
Trabajo, derivados tanto de la legislacin y reglamentacin como de otros requisitos adoptados
por la Universidad aplicables a sus actividades, instalaciones, productos y servicios prestados.
Mediante la herramienta SSAM establecida en la universidad con el objeto de realizar seguimiento
a acciones de mejoramiento, se determinan como fuentes de entrada la normatividad Colombiana
relacionada con Seguridad y Salud en el Trabajo identificada en la matriz de requisitos legales
como pendiente por cumplir.

Ver Matriz de requisitos Legales (Drive)

Ver Instructivo de Requisitos Legales de SG-SST (I-1-4-3)

3. CONDICIONES GENERALES Y CONTROL DE CAMBIOS DEL

SG-SST
La identificacin de Peligros se realiza a travs de inspecciones, mediante matriz inicial y se
actualizara cada vez que se produzcan cambios en procesos, maquinarias, actividades,
infraestructura, ocurrencia de accidentes o enfermedades laborales, adoptando las medidas de
prevencin y control necesarias con cobertura a todos los centros de trabajo. Cada vez que se
realice un cambio a la infraestructura, en las actividades o en el uso de materiales de la
Universidad se debe informar previamente al lder del componente de SG-SST mediante oficio o
al correo electrnico.

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El plan de emergencias se realiza en cada centro de trabajo una vez y se actualizara cada ao o
cada vez que se produzcan cambios en procesos, maquinarias, actividades, infraestructura o
ambiente actualizando la matriz de anlisis de amenazas y vulnerabilidad del riesgo.
El plan de actividades del SG-SST se realiza cada ao y se ajustara segn las necesidades
identificadas durante su ejecucin.

4. DIAGNOSTICO DE CONDICIONES DE SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO
4.1.

Diagnstico de Condiciones de Salud

Mediante la aplicacin de exmenes mdicos ocupacionales en triangulacin con reporte de

ausentismos por incapacidad, accidentes y enfermedad laboral, se diagnostica las condiciones
de salud del personal de la universidad.

4.1.1.

Exmenes mdicos ocupacionales

Los exmenes mdicos ocupacionales de ingreso, peridicos y de egreso, se realizan al personal

que se vincula en cargos de planta administrativa, libre nombramiento y remocin, a los
nombrados en provisionalidad, a los vinculados en la modalidad de docentes de carrera, docentes
ocasionales tiempo completo y medio tiempo, al igual que al personal con vinculacin de contrato.
La realizacin de los exmenes mdicos ocupacional, est a cargo de la Gerencia de Talento
Humano, desde el SG-SST, para el caso de los contratistas, estos deben realizarse los exmenes
mdicos ocupacionales de ingreso y asumir su costo de conformidad con el Decreto 0723 de
2013, por el cual se reglamenta la afiliacin al Sistema General de Riesgos Laborales de las
personas vinculadas a travs de un contrato formal de prestacin de servicios con entidades o
instituciones pblicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades
de alto riesgo y se dictan otras disposiciones.
La Universidad garantiza la realizacin de las evaluaciones mdicas ocupacionales de ingreso,
peridicas y de retiro con relacin a las condiciones laborales de salud, de acuerdo a la
Resolucin 2346 del 11 de Julio de 2007 "Por la cual se regula la prctica de evaluaciones
mdicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clnicas ocupacionales", en
relacin con el asunto especfico de los exmenes mdicos que debe hacer practicar el
empleador o patrono determina.
Los exmenes mdicos ocupacionales son evaluaciones mdicas que determinan las
condiciones de salud fsica, mental y social del trabajador en su proceso de vinculacin, en
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funcin de las condiciones de trabajo a las que estara expuesto, acorde con los requerimientos
de la tarea y perfil del cargo. Los exmenes mdicos se realizan de acuerdo a los profesiogramas
establecidos por cada cargo y de acuerdo a la matriz de identificacin de peligros y valoracin de
los riesgos.
Los exmenes mdicos ocupacionales los debe realizar una entidad de salud aprobada y con
licencia de funcionamiento y el mdico que haga la valoracin debe contar con licencia en salud
ocupacional vigente, estos exmenes quedan bajo custodia de la IPS garantizando la
confidencialidad, el medico ocupacional emite un concepto tcnico con recomendaciones que la
I.P.S o el trabajador hace llegar a la Universidad y hace parte su la hoja de vida.
Si el trabajador cuenta con una incapacidad mayor a 180 das, la Universidad ordena la
realizacin de las evaluaciones medicas ocupacionales post incapacidad o reintegro con el fin de
identificar las condiciones de salud que puedan verse agravadas o puedan interferir en la
actividad que desarrolla o afectar a terceros (Resolucin 2346 de 2007).
Reubicacin:
Si el trabajador cambia de actividad laboral dentro de la Universidad, se tiene en cuenta el nivel
de riesgo especfico para la nueva actividad a desarrollar y dependiendo su variacin debe
realizarse el examen de reubicacin.
Post Incapacidad:
Cuando la incapacidad sea mayor o igual a 180 das se debe hacer un exmenes medico con
emisin de concepto que especifique que se tiene o no restricciones para desarrollar su actividad
laboral junto con las recomendaciones.

4.1.2.
Exmenes Mdicos Ocupacionales de Ingreso- Peridicos
y de Egreso al Personal de Planta Administrativa
Al personal de planta administrativa, se le realiza el examen mdico ocupacional de ingreso previo
a la vinculacin con la Universidad Nacional Abierta y a Distancia.
Los exmenes mdicos ocupacionales peridicos se realizan cada dos (2) aos y los de egreso
se realizan una vez se desvincule el trabajador de la Universidad y tiene cinco (5) das hbiles
para realizrselos.

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4.1.3.
Exmenes Mdicos Ocupacionales de Ingreso- Peridicos
y de Egreso al Personal Docente Ocasional Tiempo Completo y
Medio Tiempo
Al personal Docente Ocasional de tiempo completo y medio tiempo se le realiza los exmenes
mdicos ocupacionales de ingreso al momento de vincularse con la Universidad Nacional Abierta
y a Distancia, los exmenes mdicos ocupacionales de ingreso tendrn una vigencia de (3) tres
aos, cuando, entre la fecha de retiro y la fecha de la nueva vinculacin, transcurran ms de seis
(6) meses, deber realizarse nuevamente el examen.
Los exmenes mdicos ocupacionales peridicos se realizan cada dos (2) aos y los de egreso
se realizan una vez se desvincule el trabajador de la Universidad y tiene cinco (5) das hbiles
para realizrselos.

4.1.4.

Exmenes Mdicos Ocupacionales para Contratistas

De acuerdo al Decreto 0723 del 2013, las personas vinculadas a travs de un contrato formal de
prestacin de servicios con una duracin superior a un (1) mes, se entendern como contratistas
y debe realizarse el examen mdico ocupacional.
El examen mdico ocupacional del personal contratista tendr vigencia mxima de tres (3) aos
y ser vlido para todos los contratos que suscriba, siempre y cuando se haya valorado el factor
de riesgo ms alto al cual estar expuesto en todos los contratos.
En el caso de perder su condicin de contratista por un periodo superior a seis (6) meses
continuos, debe realizarse nuevamente el examen, el costo de los exmenes mdicos
ocupacionales de ingreso los debe asumir el contratista. (Decreto 0723 de 2013, Artculo 18).El
concepto medico ocupacional ser un requisito para dar trmite a la contratacin.
Si durante el tiempo de vinculacin con la Universidad se cumple la vigencia del examen mdico
ocupacional de ingreso, el contratista debe realizrselo nuevamente.

4.2.

Diagnstico de condiciones de trabajo

El diagnstico de condiciones de trabajo se obtiene a travs de la elaboracin y anlisis de la

Identificacin de Peligros, Evaluacin y Control de Riesgos, y adems de la participacin directa
del personal de la UNAD, por medio de encuestas o auto reportes, entre otros. Este se realiza
una vez al ao o cada vez que las circunstancias as lo ameriten; la metodologa para realizar
ste diagnstico abarca: evaluacin anlisis de vulnerabilidad y panorama de riesgos desde la
matriz, se tienen en cuenta los diagnsticos de ausentismo por accidente y enfermedad laboral
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que se llevaran a cabo de forma transversal con actualizacin permanente segn reportes
generados y desde la aplicacin de instrumentos y metodologas especficas para cada programa.

5. PROGRAMAS DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO
Mediante la herramienta SSAM establecida en la universidad con el objeto de realizar seguimiento
a acciones de mejoramiento, se determinan como fuentes de entrada el incumplimiento de alguno
de los programas establecidos.
5.1.

Justificacin

El programa de gestin de seguridad y salud en el trabajo con nfasis a Medicina Preventiva y

del Trabajo es un conjunto de actividades dirigidas a la promocin, prevencin y control de la
salud del trabajador protegindolo de los factores de riesgos ocupacionales, ubicndolo en un
sitio de trabajo acorde con sus condiciones Psico-fisiolgicas y mantenindolo en actitud de
servicio laboral (Resolucin 1016 de 1989).
El sistema de gestin de la seguridad y salud en el trabajo de la Universidad Nacional Abierta y
a Distancia, a partir de la normatividad y dando cumplimiento legal segn resolucin 1016 de 31
de Marzo 1989, Por la cual se reglamenta la organizacin, funcionamiento y forma de los
Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el pas
, cuenta con el programas de gestin de seguridad y salud en el trabajo con nfasis en medicina
preventiva con el fin de promover la salud, prevenir y controlar la enfermedad en el personal
Unadista protegindolo de los factores de riesgo ocupacional.

5.2.

Objetivo General

Prevenir y asegurar el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones generales de salud y

calidad de vida del personal de la UNAD dentro del ambiente de trabajo de la Universidad,
promoviendo prcticas dirigidas al autocuidado.

5.3.

Objetivos Especficos

Garantizar la realizacin de exmenes mdicos ocupacionales a todo el personal de la

universidad.

Disear y ejecutar programas de prevencin, deteccin y control de enfermedades

relacionadas o agravadas por el trabajo.

Implementar servicio de primeros auxilios a partir de la capacitacin a brigadas de

emergencia.

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Disear y ejecutar programas de prevencin de riesgos psicosocial.

Realizar estadstica de morbimortalidad relacionadas con la actividad laboral desarrollada.

Promover actividades de recreacin y deporte implementadas por Bienestar institucional.

Programas
de Gestin
de SST con
nfasis en
Medicina
Preventiva

5.4.
Programas de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo
con nfasis en Promocin y Prevencin
Ver Programa de Prevencin de Riesgo Psicosocial
Ver Programa de Prevencin de Desordenes Musculo esquelticos
Ver Programa de Promocin de la salud y Prevencin de la enfermedad

5.5.
Programa de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo
con nfasis en Higiene y Seguridad Industrial
5.5.1. Justificacin
De acuerdo a la normatividad vigente es importante la implementacin del programa de gestin
de seguridad y salud en el trabajo con nfasis en higiene y seguridad industrial para una
adecuada gestin del riesgo, garantizando condiciones de salud y seguridad del personal de la
Universidad.
5.5.2. Objetivo General
El programa de gestin de seguridad y salud en el trabajo con nfasis de Higiene y Seguridad
Industrial tiene como objeto la identificacin, reconocimiento, evaluacin y control de los factores
laborales que se originen en los lugares de trabajo y que puedan afectar la salud de los
trabajadores. (Ley 1016 de 1989).
5.5.3. Objetivos Especficos

Realizar inspecciones de seguridad con el fin de identificar los riesgos a los cuales estn
expuestos el personal de la UNAD y establecer los controles pertinentes para minimizar
los accidentes, incidentes y enfermedades profesionales.

Levantar la matriz de identificacin de peligros y valoracin del riesgo con el fin de

determinar los controles existentes para minimizar los factores de riesgos.
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Evaluar los riesgos presentes en cada centro de trabajo de la UNAD para prevenir
accidentes, incidentes y enfermedades profesionales.

Realizar actividades de capacitacin e induccin en temas relacionadas en higiene y

seguridad industrial y seguimiento de las mismas para el mejoramiento continuo de la
calidad de vida del personal de la UNAD.

Disear e implementar los programa de riesgo qumico, mantenimiento preventivo, orden

y aseo en la UNAD.

Elaborar e implementar el plan de emergencias para preparar al personal ante

emergencias.

Reportar e investigar los incidentes, accidentes, enfermedades y emergencias para

establecer los controles y generar acciones preventivas y correctivas.

5.5.4. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

El Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial de la UNAD, se adopta mediante resolucin
005227 del 27 de Septiembre de 2012 de la Unad, con alcance a nivel nacional.
La UNAD tiene afiliada a sus funcionarios a la Administradora de Riesgos Laborales ARL SURA
y la clase de riesgo a los cuales est expuesto el personal de la UNAD es uno (1).
El Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial est publicado en la pgina de talento humano
a travs de acto administrativo y tiene como finalidad que todo el personal de la UNAD conozca
los factores de riesgos a los cuales se encuentra expuesto el personal de la UNAD.
Ver Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial (Resolucin 005227)

5.5.5. Programas de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo

con nfasis en Higiene y Seguridad Industrial
Programas
de Gestin de
SST
con
nfasis
en
Higiene
y
Seguridad
Industrial

Ver Programa de Mantenimiento Programado

Ver Programa de Gestin del Riesgo Qumico
Ver Programa de Orden y Aseo
Ver Programa de Inspeccione Planeadas

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6. Reporte e Investigacin de Incidentes

La Universidad Nacional Abierta y a Distancia diseo un instructivo de reporte de incidentes e
trabajo cuyo objetivo es orientar a todo el personal de la UNAD sobre la forma de reportar
oportuna y debidamente los incidentes de trabajo con el fin de que puedan lograr de manera
ptima un fcil acceso a los beneficios de la cobertura en el Sistema General de Riesgos
Laborales en lo que respecta a el reconocimiento de las prestaciones asistenciales y econmicas
a que tiene derecho como consecuencia de un accidente de trabajo, identificar fuentes
generadoras y mitigar el riesgo.
Se realizara seguimiento mediante la Herramienta SSAM a los Incidentes de trabajo que se
consideren graves desde la resolucin 1401 del 2007 del Ministerio de Proteccin Social Por la
cual se reglamenta la investigacin de incidentes y accidentes de trabajo articulo 3. En el que se
considera accidente grave aquel que trae como consecuencia amputacin de cualquier segmento
corporal; fractura de huesos largos (fmur, tibia, peron, hmero, radio y cbito); trauma
craneoenceflico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como
aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de mdula
espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que
comprometan la capacidad auditiva.
Ver Anlisis de accidentalidad
Ver Caracterizacin de ausentismo
Ver Instructivo de Reporte de investigacin de Incidentes (I-5-6-3)

Ver Formato reporte de incidente laboral (F-5-6-10), FURAT Y FUREP

7. Reporte e Investigacin de Enfermedad Laboral

La Universidad Nacional Abierta y a Distancia diseo un instructivo de investigacin y reporte de
la enfermedad laboral que tiene por objetivo orientar a todos el personal de la UNAD sobre la
forma de realizar el trmite mdico y administrativo sobre las enfermedades con presuncin de
origen laboral, con el fin ltimo de que se presente el reporte de la presunta patologa a la ARL,
de tal manera que el personal de la UNAD afectados por dicha enfermedad puedan lograr de
manera ptima un fcil acceso a los beneficios de la cobertura en el Sistema General de Riesgos
Laborales en lo que respecta a el reconocimiento de las prestaciones asistenciales y econmicas
a que tienen derecho como consecuencia de una enfermedad diagnosticada, clasificada y
calificada como de origen profesional.
Mediante la herramienta SSAM establecida en la universidad con el objeto de realizar seguimiento
a acciones de mejoramiento, se determinan como fuentes de entrada las enfermedades
calificadas de origen laboral.

Ver Instructivo de Reporte e Investigacin de enfermedad laboral (I-5-6-2)

Ver Formato de Investigacin de enfermedad laboral (F-5-6-14)
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8. Identificacin de Peligros, Evaluacin del Riesgo y

Determinacin de Controles
El propsito general de la identificacin de los peligros y la valoracin de los riesgos en Seguridad
y Salud en el Trabajo de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia es identificar y entender
los peligros que se pueden generar en el desarrollo de las actividades, as como la exposicin a
que estn sometidos el personal de la UNAD afectados por ellos con el fin de que la Universidad
pueda establecer los controles necesarios.
La Universidad Nacional Abierta y a Distancia utiliza la metodologa de la ARL SURA de
Identificacin de Peligros y Valoracin del Riesgo , donde tuvo en cuenta varias fuentes
bibliogrficas, entre ellas guas y normas, como la Gua Tcnica Colombia GTC 45 (segunda
actualizacin), los principios de la norma NTC- OHSAS 18001, la norma BS 8800 (British
Standard) y la NTP 330 del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo de Espaa
(INSHT), adems se realiz una consulta de expertos (mtodo Delphi), por ltimo con la primera
versin se realiz una prueba piloto donde sus sugerencias sirvieron para ajustar la actual
metodologa.
Cada matriz de Identificacin de Peligros y Valoracin del Riesgo se encontrar en la pgina del
Sistema Integrado de gestin en la pestaa del componente de seguridad y salud en el trabajo.
Mediante la herramienta SSAM establecida en la universidad con el objeto de realizar seguimiento
a acciones de mejoramiento, se determinan como fuentes de entrada los controles establecidos
a partir de la identificacin de peligros, evaluacin del riesgo que no se mitiguen dentro de los
tiempos definidos en el plan de accin.
Ver Matriz de Identificacin de Peligros, Evaluacin de Riesgos y Determinacin de Controles
Ver Instructivo de Identificacin de peligros, Evaluacin de Riesgos y Determinacin de Controles (I-1-4-3)

9. Plan de Emergencias
La Universidad Nacional Abierta y a Distancia comprometida con el bienestar del personal de la
UNAD y de la comunidad en general y teniendo en cuenta los efectos que las emergencias
pueden ocasionar, elabora un plan de emergencias y contingencias encaminado a proteger la
integridad de las personas, as como los bienes materiales.

Mediante la herramienta SSAM establecida en la universidad con el objeto de realizar

seguimiento a acciones de mejoramiento, se determinan como fuentes de entrada las
emergencias como Sismo, inundacin, incendio, ataque o explosin, as como los hallazgos que
incluyan riesgos a mitigar o acciones correctivas desde la evaluacin de simulacros.
Ver Formato Plan de Emergencias (F-5-6-8)

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Ver Formato de Registros de situacin de emergencias o accidente ambiental (F-5-6-2)

Ver Formato de Evaluacin de Simulacros (F-5-6-4)

Ver Formato de Programacin de Simulacros (F-5-6-1)

9.1. Reporte de Condiciones Inseguras

La Universidad Nacional Abierta y a Distancia cuenta con un formato de reporte de condiciones
inseguras que tiene por objetivo que el personal de la UNAD reporte las condiciones inseguras
identificadas en el rea de trabajo y que puedan generar accidentes y enfermedades. Este reporte
lo puede realizar cualquier persona que identifique el riesgo, mediante diligenciamiento del
formato que se encuentra en la pgina de calidad.
Ver Formato de Reporte de Actos y Condiciones Inseguras (F-5-6-9)

9.2. Control de Riesgos Asociados a Actividades Laborales

Mediante de riesgos asociados a las actividades rutinarias y no rutinarias inmersas en el
desempeo laboral del personal de la Universidad, se establecen controles con el fin de dar a
conocer a todo el personal los posibles riesgos asociados a la actividad laboral que desarrolla.

10. COMITES ASOCIADOS AL SG-SST

10.1. Comit paritario de seguridad y salud en el trabajo
(COPASST)
Su objetivo principal es hacer seguimiento al desarrollo del Sistema de Gestin de la Seguridad
y Salud en el trabajo, al igual que canalizar las inquietudes de salud y seguridad del personal de
la UNAD hacia la administracin. El COPASST se elige por votacin cada dos aos y se rene
mensualmente.
Ver Conformacin del COPASST

10.2. Comit de convivencia laboral (CCL)

El Comit de Convivencia Laboral tiene como objetivo primordial la prevencin y solucin de las
situaciones causadas por conductas de acoso laboral de los funcionarios al interior de la
Universidad Nacional Abierta y a Distancia. El Comit tiene como propsito generar una
conciencia colectiva entre la comunidad laboral, con el fin de promover el trabajo en condiciones
dignas y armnicas, generando un buen ambiente laboral para todos los funcionarios de la
Universidad, respetando y protegiendo sus derechos constitucionales.

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Para eleccin de representantes de los trabajadores se realiza convocatoria previa mediante acto
administrativo en el cual se establece el procedimiento de eleccin y el medio a travs del cual
se realizar el mismo, en el que se debe fijar las fechas de inscripcin, votacin y eleccin,
pargrafo 3: los representantes del empleador ser designados por el Rector de la UNAD y se
les informa mediante comunicacin escrita. El Comit de Convivencia Laboral tiene una vigencia
de dos (2) aos y se rene trimestralmente.
Ver Conformacin del CCL

11. RESPONSABLES DEL SG-SST

Segn acuerdo No. 0037 de Julio 27 de 2012, Artculo 29. Define las Gerencias como unidades
funcionales, cuya responsabilidad es la optimizacin y cualificacin de procesos y
procedimientos, y la generacin y maximizacin de recursos, informacin y talento humano, para
la produccin de bienes y prestacin de servicios con calidad y eficiencia, as como el
mejoramiento continuo del modelo de gestin universitaria.
Las gerencias de la Universidad son:
e) Gerencia de Talento Humano
En el Artculo 38 del estatuto organizacional, establece que la Gerencia de Talento Humano. Es
un componente estructural del Metasistema UNAD, de carcter funcional, responsable tcnico
de asesorar y orientar estrategias que garanticen la eficiencia de los procesos de seleccin,
vinculacin, compensacin, novedades, cualificacin, evaluacin, permanencia y retiro del talento
humano de la Universidad
Una de las funciones de la Gerencia de Talento Humano esta:
Disear e implementar programas de salud integral y salud ocupacional en la Unad, para el
personal vinculado a la institucin.
El SG-SST se articula al SIG mediante resolucin rectoral que incluye poltica, objetivos,
componentes del sistema y responsabilidades.
El manual de funciones de la Universidad, establece competencias, responsabilidades segn
perfil de cargo al igual que los trminos de referencia de los contratos.
El Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, involucra como
responsables a todo el personal de la universidad.
Ver Resolucin N 006858 del 22 de Agosto del 2014

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Seguir link de definicin de Rol, funciones, responsabilidades, autoridad, rendicin de cuentas y

competencias
a
travs
del:
http://sig.unad.edu.co/documentos/sgc/documentos_referencia/matriz_responsabilidad_y_autori
dad_sig.pdf
Las competencias de las personas son declaradas en cuanto su educacin y experiencia en el
Manual de Funciones y requisitos de acuerdo al cargo, o en los trminos de referencia de
contratos de acuerdo las actividades a realizar.
La formacin es impartida mediante induccin, re induccin, capacitacin y socializacin
realizadas de acuerdo a las necesidades o particularidades de los componentes del SIG.

12.

RECURSOS FINANCIEROS

Para la ejecucin del SG-SST y al amparo del principio constitucional de economa, los centros
y la sede nacional disponen de los recursos necesarios para llevarlo a cabo, en concordancia con
la formulacin de los planes operativos de las unidades y zonas, aprobados para la vigencia en
el marco del Plan de Desarrollo, donde se estableci el presupuesto para su ejecucin por OP.
El plan de desarrollo institucional 2011-2015 Educacin para todos con calidad global,
contempla como macroproyecto OP 6, SENTIDO DE PERTENENCIA (consolidacin del
bienestar universitario integral), que tiene como objetivo general incrementar el impacto de los
programas de bienestar integral universitario mediante la gestin y desarrollo de estrategias
acordes con la poltica institucional y normatividad vigente, la cual es operacionalizada a travs
del proyecto 10 denominado Desarrollo Humano en la Unad.
Con base en lo anterior, en el plan operativo de la Gerencia de Talento Humano se establecen
las metas junto con los recursos, para atender el SG-SST, Capacitacin, Induccin y Reinduccin.

13. COMUNICACIN, PARTICIPACIN Y CONSULTA

13.1.

Comunicacin

La comunicacin interna del SG-SST, se realiza a travs de la pgina de SIG mediante

publicacin de procedimientos, formatos e instructivos relacionados con el funcionamiento del
sistema, as como la cartilla y manual del SIG.
La socializacin y comunicacin del SG-SST se realiza mediante correos electrnicos, actos
administrativos como resoluciones y circulares, reunin con el COPASST, Comit de Convivencia
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Laboral (CCL), y Talento en Lnea. La socializacin y capacitacin del SG-SST, se realiza

mediante el uso de herramientas variadas que permitan el fcil acceso e interpretacin,
incluyendo texto, audio e imgenes didcticas que faciliten su comprensin, utilizando mediacin
presencial y virtual.
Dando cumplimiento a normatividad, el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo
se articula con el programa de induccin y reinduccin del Talento Humano as como con el Plan
Institucional de Capacitacin de la UNAD.
El programa de induccin y re induccin de la UNAD, se implementa como un programa
sistemtico y permanente, dentro de un contexto metodolgico flexible, integral, prctico y
participativo, inserto en la cultura organizacional, el cual facilitara la adaptacin del funcionario
con el entorno institucional y al ambiente de trabajo, proporcionndole la informacin y
herramientas necesarias para su insercin como parte de la institucin.
La Induccin y reinduccin, comprende desde la recepcin del nuevo funcionario en su rea y en
la UNAD en general, el proceso de socializacin as como toda la informacin sobre los objetivos,
tareas y funciones, relacionadas con su desempeo y dems responsabilidades que
corresponden.
El programa de induccin-reinduccin ser reformulado y reestructurado de acuerdo a las
exigencias de la dinmica institucional.
Para garantizar este procedimiento se capacita a los lderes y espejos zonales de Talento
Humano para que repliquen la informacin en los centros de la zona correspondiente y en la Sede
Nacional la aplicacin del procedimiento est a cargo de los responsables del SG-SST.

13.1.1. Induccin General

Es un proceso dirigido a iniciar al personal en su integracin a la cultura organizacional durante
los cuatro meses siguientes a su vinculacin, en temas relacionados a la estructura
organizacional de la Universidad y as miso a las funciones de su dependencia, al igual que sus
responsabilidades individuales, sus deberes y derechos, con el objetivo de crear identidad y
sentido de pertenencia con la entidad.
Se realiza un proceso de socializacin y divulgacin del funcionamiento del SG-SST a todo el
personal que ingresen como nuevos a la Universidad, en jornadas semestrales a nivel nacional,
de acuerdo al cronograma planteado y ser ejecutado por los responsables del SG-SST as como
por los espejos zonales de la Gerencia de Talento Humano.

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13.1.2. Induccin Especfica

La induccin especfica se aplica al ingreso (aplica a todo el personal de la Universidad) y cuando
por razones administrativas haya lugar al traslado de un servidor pblico de planta administrativa,
se requiere la aplicacin de induccin especfica, para lo cual, se podr realizar un empalme. Se
sugiere que se realice dentro de los quince (15) das siguientes al traslado del servidor pblico.
Para efectos de induccin del SG-SST, se realizaran jornadas a fin de mes las que sern
ejecutadas por los responsables del SG-SST as como por los espejos zonales de la Gerencia de
Talento Humano.
La induccin especfica permite generar en el personal toma de conciencia sobre sus derechos y
responsabilidades, dando a conocer las consecuencias y los riesgos relacionados a su actividad
laboral, los controles para prevenirlos, como reportar incidentes, actos y condiciones inseguras,
as como el plan de emergencias de la Universidad y sus requerimientos ante el mismo, los
programas y componentes del sistema y las consecuencias potenciales al incumplir los
procedimientos de seguridad establecidos.

13.1.3. Reinduccin
Est dirigido a reorientar la integracin del empleado a la cultura organizacional, en virtud de los
cambios o reformas, producidas en los lineamientos Institucionales (Misin, visin, objetivos
organizacionales, etc).
De acuerdo al Decreto Ley 1567 de 1998, los programas de reinduccin estn dirigidos a todos
los empleados de la Universidad y se realizaran por lo menos cada dos aos, o antes, en el
momento en que se produzcan cambios al interior de la UNAD.
En complemento a la realizacin del programa de reinduccin liderado por el GTHUM, las zonas,
centros o unidades podrn realizar sus jornadas de reinduccin presenciales o virtuales, teniendo
en cuenta los componentes del SG-SST y los cambios a que haya lugar en el mismo.
La reinduccin ser ejecutada por los responsables del SG-SST as como por los espejos zonales
de la Gerencia de Talento Humano.
Se toman en cuenta eventos presentados en relacin a riesgos e incidentes laborales,
socializando mediante procesos de reinduccin y capsulas informativas las lecciones aprendidas
por intermedio del COPASST, generando toma de conciencia y permitiendo la mejora continua
del sistema.

13.1.4. Capacitacin
La Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD, acogindose al mandamiento normativo,
elabora el Plan Institucional de Capacitacin (PIC), que permita delinear su identificacin,
ejecucin y seguimiento a nivel nacional y regional, acorde con la identificacin de las
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necesidades de capacitacin siguiendo la estrategia desarrollada por la Gerencia de Talento

Humano, con base en los lineamientos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
(DAFP).
Segn las necesidades especficas identificadas en SG-SST, se programan las actividades
acordes al procedimiento de capacitacin relacionados con temas especficos de los
componentes del sistema.
Ver Plan Institucional de Capacitacin (PIC)
Ver Programa de Induccin y Reinduccin

13.2.

Participacin y Consulta

El personal participa mediante el reporte de incidentes de trabajo, condiciones y actos inseguros,

teniendo en cuenta el formato de registro de situacin de emergencia (F-5-6-2), formato de reporte
de condiciones y actos inseguros (F-5-6-9), formato de reporte de incidente laboral (F-5-6-10). De
igual manera participa con el reporte de situaciones relacionadas con acoso laboral ante comits
de convivencia, el personal participa en el desarrollo y revisin de las polticas del SIG y sus
objetivos desde la socializacin en induccin y reinduccin.
Las comunicaciones pertinentes a las partes interesadas como PQRS se reciben en el Sistema
de Atencin al Usuario, donde son direccionadas a la unidad correspondiente. Las PQRS que se
direccionan a la Gerencia de Talento Humano, relacionadas con la Seguridad y Salud en el
Trabajo se clasifican y asignan a lderes del programa mediante el aplicativo SAU en el que se
identifica la solicitud, el responsable de dar curso y respuesta, hora y fecha tanto de recibida como
de resuelta y tipo de tratamiento que se dio a la misma.
La comunicacin externa con contratistas se realiza a travs de lo declarado en el instructivo de
requisitos en SST y condiciones de contratacin, como parte de los requisitos de contratacin. La
comunicacin con los visitantes se realiza en recepcin mediante consulta de acetato con
informacin de seguridad durante su estancia en las instalaciones de la Universidad y a travs
del Touch publicitario ubicado en la recepcin.
Los cambios efectuados en relacin con las condiciones de salud y seguridad del trabajo, se
actualizan y publican en la pgina web del Sistema Integrado de Gestin y se comunican
mediante los procesos de reinduccin.
El personal de la Universidad est representado ante el componente de gestin SST desde el
COPASST, el cual est conformado por representantes del personal que hacen seguimiento al
funcionamiento del sistema.

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El plan de emergencias de la Universidad se encuentra para consultar en la pgina web del

Sistema de Seguridad y salud en el trabajo, incluyendo rutas de evacuacin, brigadistas, puntos
de encuentro y grupos de ayuda externa en caso de emergencia.

14. MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL SG-SST

14.1.

Seguimiento

El seguimiento del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo se realiza a travs

de la verificacin de cumplimiento de las actividades programadas en el cronograma y la gestin
del mismo, a travs del Informe Trimestral de Gestin (ITG), e Informes solicitados de gestin en
el que se relaciona informacin cuantitativa y cualitativa sobre el funcionamiento del sistema,
relacionando el cumplimiento de los objetivos, la efectividad de los controles, reporte de
incidentes de trabajo y enfermedad laboral, el informe ser reportado a la direccin de la
Universidad.
Mediante la herramienta SSAM establecida en la universidad con el objeto de realizar seguimiento
a acciones de mejoramiento, se determinan como fuentes de seguridad y salud en el trabajo:

Incidentes de trabajo que se consideren graves desde la resolucin 1401 del 2007 del
Ministerio de Proteccin Social Por la cual se reglamenta la investigacin de incidentes y
accidentes de trabajo articulo 3. En el que se considera accidente grave aquel que trae como
consecuencia amputacin de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fmur,
tibia, peron, hmero, radio y cbito); trauma craneoenceflico; quemaduras de segundo y tercer
grado; lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de
columna vertebral con compromiso de mdula espinal; lesiones oculares que comprometan la
agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva.

Enfermedad calificada como de origen laboral.

Emergencias (Sismo, inundacin, incendio, ataque o explosin)

Simulacros de evacuacin, a partir de hallazgos que incluyan riesgos a mitigar o acciones

correctivas.

Matriz de Requisitos Legales por cumplir, desde la identificacin de normatividad

Colombiana relacionada con Seguridad y Salud en el Trabajo.

Controles establecidos a partir de la identificacin de peligros, evaluacin del riesgo que

no se mitiguen dentro de los tiempos definidos en el plan de accin.

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Incumplimiento de los programas del Componente SST.

14.2.

Indicadores

Se establece indicadores que permite evaluar la tendencia de ejecucin de los programas

especficos en diferentes periodos, los indicadores generales y normativos se encuentran en la
pgina del SIG para seguimiento dentro del informe trimestral de gestin.
Cada programa maneja sus indicadores especficos, establecidos como mecanismo de
seguimiento al cumplimiento y estos se encuentran documentados dentro del formato del
programa.

15. REVISIN POR LA DIRECCIN Y MEJORA CONTINUA

Dentro del estatuto organizacional, se encuentran los criterios de actuacin en los que se
establece rendicin de cuentas, dada la condicin de organizacin pblica y la responsabilidad
social, tica, poltica y acadmica; la universidad y sus diversos actores estn llamados a dar
cuentas la sociedad en relacin a procesos y resultados de los planes proyectos y acciones que
realiza en el cumplimiento de su misin.
La Gerencia de Talento Humano, mnimo cada ao har una revisin general del Sistema de
Gestin de Seguridad y Salud a partir de la poltica y los objetivos trazados para el periodo, en
esta revisin incluir el resultado de auditoras internas, resultados de procesos de consulta y
participacin, resultado de consultas de las partes interesadas, estado de investigacin de
incidentes de trabajo y de las acciones tomadas, los cambios efectuados incluyendo requisitos
legales relacionados con el SG-SST, seguimiento a los indicadores, el cumplimiento de los planes
propuestos, los recursos disponibles, la efectividad de los sistemas de vigilancia, entre otros
aspectos propios de la gestin del sistema.
Esta revisin generar acciones correctivas y preventivas que le ayuden al sistema a su mejora
continua.
Las conclusiones de la revisin se deben registrar y comunicar a las personas responsables del
sistema y al comit paritario de salud ocupacional.

16. CONTROL DE LA DOCUMENTACIN

El SG-SSG establece documentos, formatos y registros con cdigos dentro del sistema de calidad
que permiten la identificacin de cambios y actualizacin de los mismos. Los documentos del
sistema se encuentran en la pgina de calidad de la Universidad en la que se actualizan las

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versiones continuamente para su consulta y uso, identificados para cada procedimiento con
cdigo y nombre para fcil identificacin, previniendo as el uso de documentos obsoletos.
Los cambios de versin de los documento de referencia del SG-SST, plan de emergencias y los
programas especficos los realizan los lderes del componente y se controlan mediante cuadro
de control de cambios que se encuentra al final de cada documento, la estrategia de
comunicacin de los cambios de control documental ser a travs de los siguientes medios:
circulares, induccin, reinduccin, capacitacin, herramientas tecnolgicas de uso Institucional.
Los documentos obsoletos digitales son almacenados en una versin editable en la carpeta SAN
de la Gerencia de Talento Humano y sern identificados segn la fecha de actualizacin y ser
acceso restringido a la GTHUM.

ORIGINAL FIRMADO
___________________________________
JAIME ALBERTO LEAL AFANADOR
Rector - Representante Legal
Universidad Nacional Abierta y a Distancia
ORIGINAL FIRMADO
____________________________________
ALEXANDER CUESTAS MAHECHA
Gerente de Talento Humano Responsable del SG-SST
Universidad Nacional Abierta y a Distancia
ORIGINAL FIRMADO
____________________________________
MNICA ADRIANA CARVAJALINO CABRALES
Profesional Lder del SG-SST
Universidad Nacional Abierta y a Distancia

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VERSIN
0
1

MODIFICACIONES O ACTUALIZACIONES
FECHA
DESCRIPCIN RESUMIDA DEL CAMBIO
01/05/2014
Primera versin emitida
12/11/2014
Se realiz el cambio de la nueva poltica del SIG y
se incluyeron los objetivos especficos de los
programas de Seguridad y Salud en el trabajo.
25/09/2015
Inclusin de estrategia de comunicacin de los
cambios y las actualizaciones documentales del
componente G- SST y el control de documentos
obsoletos.
Se sustituy la palabra Subprograma de Medicina
Preventiva y del trabajo por Programas de
Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo con
nfasis en promocin y prevencin y el
Subprograma de Higiene y seguridad Industrial
por Programa de Gestin de Seguridad y Salud
en el Trabajo con nfasis en Higiene y seguridad
Industrial

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

Mnica Adriana Carvajalino

Alexander Cuestas Mahecha

APROBADO POR:
Alexander Cuestas
Mahecha
Gerente de Talento
Humano

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