ACTIVIDAD SENA SEMANA 1

ADMINSTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

YANETH CRUZ JIMENEZ

1. Cmo influye el proceso administrativo en la gestin documental?

R/ El proceso administrativo en la Gestin Documental influye en la manera como
las organizaciones o empresa planifican, organizan, ejecutan y realizan un control
de su documentacin para lograr efectividad, eficacia y eficiencia necesarias en la
atencin de los clientes para lograr una comunicacin interna y externa asertiva
todo esto teniendo en cuenta la normatividad legal vigente. Ej: ley 594 de 2000,
GTC 185 de 2009, ISO 9001 de 2008.
2. Con sus propias palabras explique la finalidad de la administracin
documental.
R/ La finalidad de la administracin documental es regular o administrar el flujo
de documentos (archivos) de todo tipo dentro de una empresa u organizacin, la
cual permite recuperar o consultar la informacin que se requiere para la toma de
decisiones; por lo cual es necesario conservarlos como soporte para:

Llevar un control adecuado y un manejo correcto de toda la informacin

Establecer los procedimientos que permitan tramitar de manera rpida y
efectiva los documentos que se utilizan en la organizacin (responde a un
requerimiento)
Poseer un control documental en la elaboracin y consulta de los mismos
(registro y control)
Archivar o custodiar (conservar) los documentos que lo requieran
Brindar comunicacin asertiva o da respuesta a preguntas o requerimientos
de una persona u organizacin cuando lo solicitan.

3. Qu es un archivo?
R/1 Conjunto de documentos generados como producto de una gestin, por lo
general institucional. Una vez cumplido su trmite se deben conservar.
R/2 Es el proceso de ordenacin de los documentos, de acuerdo a la necesidad
metodolgica de la organizacin y la adecuada conservacin y consulta de los
mismos. (Gua de contenido 2 sena)
R/3 Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en
el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la
institucin que sta al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la
investigacin y la cultura. (Acuerdo 027 de 2006).
4. Cul es la importancia de los archivos en las Empresas?

ACTIVIDAD SENA SEMANA 1

ADMINSTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
YANETH CRUZ JIMENEZ

R/ Los archivos permiten poseer un registro o soporte fsico organizado de los

procesos que se llevan a cabo dentro de una empresa u organizacin los cuales
pueden ser recuperados en el momento que requieran ser utilizados, ya que se
convierten en un medio o herramienta imprescindible para la toma de decisiones
(ley 594 de 2000)
Los archivos constituyen una parte fundamental en los recursos de informacin
porque se convierten en la resea institucional de cada entidad. Por tanto, se
deben reconocer ciertos tipos documentales de archivo, los cuales constituyen su
importancia, como lo son:
VALORACION
VALOR DOCUMENTAL
Valor administrativo
Valor contable
Valor histrico
Valor jurdico
Valor legal
Valor primario
Valor secundario
Vigencia documental

5. Cules son las principales caractersticas que debe tener un archivista?

R/ Son aquellas caractersticas de las personas encargadas con conocimiento del
proceso archivstico, para mayor efectividad y eficacia en el manejo del archivo:
Orden: Es el mtodo que se utiliza para organizar los elementos y
documentos, permitiendo ejercer un control y ubicacin de los mismos.
Responsabilidad: Es una tarea de dedicacin y actualizacin.
Prontitud: Cuando se soliciten los archivos se deben encontrar
inmediatamente.
Cordialidad: El funcionario responsable del Archivo debe generar buena
disposicin en el momento de dar informacin en la bsqueda y suministro
de los documentos.
Sigilo Profesional: Las personas que desarrollen funciones
administrativas, secretariales, archivista o en general, deben ser personas
reservadas por el grado de confidencialidad que se maneja.
Concentracin: La ejecucin de las actividades de archivo se deben
realizar minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su
funcionalidad.