MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOS ARCHIVOS PERIFRICOS

DE LA CANCILLERA
Introduccin
1. Conceptos previos
1.1 De la naturaleza archivstica
1.2 De las funciones
1.3 De los materiales
2. Proceso de Acopio:
2.1 De la recepcin
2.2 De la identificacin
2.3 De la custodia
3. Proceso de Organizacin
3.1 De la organizacin
3.2 De la clasificacin
3.3 Del ordenamiento
3.4 De la signatura de las unidades de instalacin
3.4.1 Flderes (File)
3.4.2 Cajas
3.4.3 Archivadores de palanca
3.4.4 Carpetas colgantes
4. Proceso de Descripcin
4.1 De la codificacin de series
4.2 De la codificacin de unidades productoras
4.3 De la Base de Datos de Archivos Perifricos (IDAP)
5. Proceso de Valoracin
5.1 De los indicadores de valoracin
5.2 De la depuracin
5.3 De la valoracin
5.4 De las transferencias
6. Proceso de Conservacin
6.1 De las rutinas de conservacin
6.2 De las medidas preventivas
7. Proceso de Servicio

7.1 De las caractersticas del servicio

7.2 De la atencin al usuario
7.3 De las modalidades de servicio
ANEXOS:
1: Reglamento para el Servicio de los Archivos del MRE
2: Cuadro de Clasificacin Funcional de Documentos
3: Formato N 1: Cuadro de cdigos
4: Formato N 2: Inventario de Transferencia de documentos
5: Glosario de trminos

Introduccin
El Manual de Procedimientos de los Archivos Perifricos del Ministerio de
Relaciones Exteriores es un instrumento que orienta y estandariza el trabajo que
se lleva a efecto en cada uno de los archivos. A la vez es un elemento de
comunicacin entre los archiveros que aplican cada uno de los procesos que se
desarrollan en ese nivel de archivo y los propios usuarios.
La descripcin de los procesos que aqu se especifican es el producto del trabajo
del diario quehacer de los archivos del Ministerio. A ellos se le ha agregado 10
cuadros desarrollados en plantillas normalizadas con 14 tem donde se detalla la
informacin de cada procedimiento, adems de los flujogramas donde quedan
esquematizados.
Para complementar el Manual, lleva como anexos los siguientes documentos:
El Reglamento para el Servicio de los Archivos del MRREE
El Cuadro de Clasificacin Funcional de Documento.
El Cuadro de Cdigos
El Inventario de Transferencia

Direccin de Archivo General y Documentacin

Lima, noviembre del 2005

1. Conceptos previos
1.1 De la naturaleza archivstica
Artculo 1 El Sistema de Gestin de Archivos Perifricos, nace como una
medida tcnica operativa eficaz para enfrentar la creciente demanda de
la administracin de la Cancillera por solucionar el problema del manejo
de sus documentos a todo nivel de su estructura orgnica.
Artculo 2 Consiste en la aplicacin de la teora archivstica a travs de la
agrupacin de archivos de gestin en unidades de labor archivstica
denominadas Archivos Perifricos (AP) cuya accin es descentralizada
pero sujeta a una unidad de direccin tcnica que permite atender
estratgicamente las demandas de la administracin desde el propio lugar
donde se gesta la documentacin
Artculo 3 Los AP son unidades administradoras de documentacin de
varias oficinas ofrecindoles: custodia, seleccin y servicio desde el nivel de
gestin al histrico, traduciendo la labor del profesional archivero a la de
apoyo a los funcionarios en soluciones prcticas y eficaces en materia de
archivos.
Artculo

El SGA de AP tiene por finalidad garantizar el adecuado

tratamiento de la documentacin en el lugar mismo donde se produce es

decir, en las propias oficinas, cumpliendo un doble cometido: agilizar el
flujo de los documentos cuando se usan para la toma de decisiones y

prepararlos para su correcta transferencia al Archivo Central, evitando

prdidas irreparables de la integridad del fondo documental.
Artculo 5 El modelo de AP empleado en el Ministerio de Relaciones
Exteriores (MRE) no es una adaptacin tomada del extranjero, sino una
idea propia con caractersticas especiales formado en la Cancillera en
base a sus necesidades y la demanda de una gestin oportuna, siendo de
esta manera una innovacin en nuestro pas.
Artculo 6 El trabajo que realizan los AP se ha convertido en un accionar
regido por tareas programtica con caractersticas propias. Entre ellas
podemos resumir las siguientes:
a) Pautas compartidas Los documentos se archivan de acuerdo a pautas
tcnicas compartidas, ms que sobre la base del criterio unilateral del
funcionario o del archivero.
b)

Viable Es decir posible. La norma no debe estipular una forma o

alcance del servicio que en la prctica no sea posible de desarrollar.

Imaginemos que una entidad proponga un lapso de tiempo para la
ubicacin y servicio de los documentos de tres minutos en un archivo con
ms de 400 metros lineales de documentos que no se halle organizado, por
supuesto que la determinacin de tiempos y modalidades debe obedecer
a un diagnstico in situ y a la propia recomendacin del archivero como
especialista.
c) Directo La atencin debe ser directa, tratando de limitar en lo posible
las acciones administrativas entre el usuario interno y el AP. Se debe buscar
evitar la abundancia de instancias administrativas para la resolucin del
servicio, es decir, ya que produce una obstruccin en el flujo de la
informacin ocasionando un bloqueo que a la larga hace que se pierda la
efectividad del recurso informativo.

d) Abierto Este carcter de apertura esta en funcin a la determinacin

de la poblacin a servir, incluso las condiciones de exclusividad o la
atencin personalizada mantienen este carcter.
e) Especfico Es decir peculiarizado. Se entiende que la documentacin
que produce una entidad est intrnsecamente relacionada con la
naturaleza de sus funciones y especificidad del contenido, que slo apunta
a las temticas de que se haga cargo la entidad. As, la informacin que
buscamos a travs de los documentos debe ser orientada por la
procedencia de la misma. Por ejemplo, documentos sobre la reforma
agraria podemos hallarlos en el Ministerio de Agricultura, las negociaciones
internacionales en el Ministerio de Relaciones Exteriores, etc.
f) Seguro Mantener un control del usuario y de los documentos a servir. El
servicio debe contar con la suficiente garanta para que el fondo

se

conserve al servicio de futuros usuarios, manteniendo dispositivos de control

tanto de archiveros, del usuario, del manejo de los documentos, de las
condiciones de consulta y/o reproduccin, la conservacin fsica de los
documentos, etc. Es decir un control integral de las condiciones externas e
internas que ataen al documento.
1.2 De las funciones
Son funciones del AP
a) Acopiar los documentos que se producen en las unidades orgnicas,
llmese Subsecretaras, Direcciones Generales, Direcciones, Oficinas y
Departamentos.
b) Ordenar los documentos de acuerdo al Cuadro de Clasificacin
elaborado para cada una de las unidades orgnicas.

c) Servir los documentos a los funcionarios y administrativos de la unidad

orgnica responsable de la gestin administrativa del tema materia de
la solicitud.
Tramitar la transferencia y/o eliminacin de los documentos que hubieren
cumplido su plazo de retensin en ese nivel de archivo.