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LAS CONSULTAS
De acciones: Son consultas que realizan cambios a muchos registros en una sola operacin.
Existen cuatro tipos de consultas de accin:
Las Consultas
, la consulta
de paso a travs
, la consulta de definicin de datos
y la subconsulta son ejemplos de
consultas especficas de SQL. Estos tipos de consultas requieren conocimiento del lenguaje
SQL (Structured Query Language, un estndar para la manipulacin de BD relacionales), por lo
que se reservan para usuarios avanzados y quedan fuera del alcance de este material.
Crear consultas
La creacin de una nueva consulta desde la Ventana de la BD puede hacerse de dos maneras
diferentes:
Una forma es mediante estas 2 opciones de
Crear una consulta...
Las consultas pueden crearse mediante los Asistentes o sin ellos. Estos Asistentes aceleran el
proceso de disear varios tipos especializados de consultas:
? Asistente para Consultas sencillas.
? Asistente para Consultas de Referencias cruzadas.
? Asistente para Consultas de Buscar Duplicados. (Busca registros duplicados en la tabla
o consulta seleccionados)
? Asistente para Consultas de Buscar no-coincidentes. (Busca todos los registros de una
tabla que no tienen registros relacionados en otra. Por ejemplo: Empleados que no
hayan pasado cursos de superacin)
Las Consultas
Clic en Siguiente...
Las Consultas
Elegir accin
Clic en Finalizar
Una vez creada la consulta, podr pasarse a la Vista Hoja de datos o ejecutarse para ver los
resultados de la misma.
Vistas
Las consultas tienen tres vistas: vista Diseo, vista Hoja de Datos y vista SQL.
La Vista Diseo, a la que se le dedica el siguiente epgrafe, es la empleada para crear la
consulta.
La Vista Hoja de datos presenta los datos en un formato de filas y columnas, tal y como se vio
en el TEMA IV dedicado a las tablas. Esta vista permite modificar y agregar datos, mostrando
los resultados de la consulta creada. En el caso particular de las consultas de acciones, la vista
Hoja de datos muestra una vista previa de los datos que se vern afectados por la ejecucin de
la consulta de accin.
Las Consultas
La Vista SQL muestra la instruccin SQL de la consulta. SQL significa Structured Query
Language, o sea, lenguaje estructurado de consultas. Al crear una consulta en Vista Diseo,
Access construye la instruccin SQL equivalente, que es precisamente lo que se muestra en
esta vista. Los usuarios avanzados pueden crear las consultas especficas de SQL (unin, paso
a travs o definicin de datos) directamente en esta vista, lo que requiere por supuesto
conocimiento de dicho lenguaje.
Para alternar entre las diferentes vistas se emplea el primer botn de la
barra de herramientas:
En la parte superior de la
ventana se agregan las tablas
que contienen los datos...
Las Consultas
Los botones de la barra de Herramientas proporcionan mtodos abreviados para los comandos
usados al disear una consulta:
Ejecutar
consulta Totales
Tipo de
consulta
Vistas
Mostrar
tabla
Valores
superiores o
todos
*.
Tabla:
Esta fila se puede mostrar mediante la opcin de men \Ver\Nombres de tabla. Resulta til
cuando la consulta incluye campos de varias tablas.
Orden:
La interpretacin de los datos puede resultar ms sencilla si estn ordenados. Es til crear una
consulta que ordene los datos cuando se desea mostrar estos siguiendo un orden en un
formulario o informe, o tambin en un cuadro combinado o de lista. En estos casos se puede
crear la consulta que ordene y luego usarla como origen de los datos del formulario, informe,
cuadro o lista. El orden puede ser Ascendente o Descendente. Pueden especificarse varios
campos, en cuyo caso ordenar en primer lugar el campo ms a la izquierda.
Criterios:
Permiten limitar la hoja de respuestas dinmica a ciertos registros, aquellos que cumplan los
criterios especificados.
Los criterios son restricciones impuestas en una consulta para identificar los registros
especficos con los que desea trabajar.
Para especificarlos se usa una expresin. (Las expresiones fueron tratadas en el Tema 4
dedicado a las tablas).
Recordemos que una expresin en Access es una combinacin de:
? Operadores
? Valores (Literales y Constantes)
? Identificadores
? Funciones
Las Consultas
Varias condiciones en la
misma fila de Criterios son
unidas implcitamente con
un Y lgico.
Esta consulta se refiere a los empleados que hayan sido contratados despus del 01/01/90 Y
que ganen menos de 200 (tienen que cumplirse ambas condiciones)
Por otro lado, si se quisiera utilizar como condicin que los empleados hayan sido contratados
despus del 01/01/90 (cualquiera sea su salario) O con salario menor que 200 (cualquiera sea
su fecha de contrato), las condiciones deben colocarse en filas diferentes:
Las Consultas
Esta consulta devuelve TODOS los empleados contratados despus del 01/01/90 y adems
TODOS los que perciben un salario inferior a 200 pesos.
De manera general, pueden combinarse expresiones ms complejas en la Cuadrcula de diseo
siguiendo esta gua:
Las Consultas
de la barra de herramientas.
2. Seleccionar la(s) tabla(s) que contiene(n) los datos que se desea incluir en la consulta por
cualquiera de los siguientes mtodos:
a. Hacer clic en a tabla para seleccionarla y en el botn
Las Consultas
Access mostrar un cuadro de dilogo con este texto cuando se ejecute la consulta. El texto de
la solicitud debe ser diferente del nombre del campo, aunque puede incluirlo.
Es posible especificar varios parmetros en una consulta; para lo cual se repite el procedimiento
descrito para cada uno de ellos y Access presentar tantos cuadros de dilogo como sea
necesario.
Las Consultas
Consultas de acciones
Sirven para hacer cambios masivos en los datos, cambios que afectan de manera similar un
conjunto de registros. Tal y como fue mencionado anteriormente, existen cuatro tipos de
consultas de accin: de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de
tabla.
Crear una tabla para exportar a otras bases de datos de Access. Por
ejemplo, es posible que desee crear una tabla que contenga varios campos
de la tabla Empleados y, a continuacin, exportar esa tabla a una base de
datos utilizada por el departamento de Personal.
Crear una tabla histrica que contenga registros antiguos. Por ejemplo,
puede crear una tabla que almacene todos los empleados jubilados antes de
eliminarlos de la tabla Empleados actual.
Las Consultas
Fig. 5.9 Cuadro de dilogo Crear Tabla en una consulta de Creacin de tabla
Como se puede apreciar, la tabla que se crea puede pertenecer a la BD activa o a otra. La
cuadrcula de diseo en este tipo de consulta es idntica a la de las consultas de seleccin,
que ya fue explicada en el epgrafe correspondiente a ese tipo de consulta.
Las Consultas
Es por tanto un tipo de consulta en el que pueden establecerse criterios y emplear parmetros
al igual que en las consultas de seleccin.
Consulta de actualizacin
Al seleccionarse este tipo de consulta, la cuadrcula de diseo cambia segn se muestra en la
figura 5.11
La diferencia con la cuadrcula de las consultas de seleccin estriba en la fila Actualizar a, que
se utiliza en este tipo de consulta para establecer el valor al que se desea actualizar el campo
seleccionado; puede escribirse un valor o una expresin.
La actualizacin puede afectar a todos los registros de la tabla, o solamente a aquellos que
satisfagan los criterios que se especifiquen en la fila de igual nombre. Pueden tambin
emplearse parmetros.
Las Consultas
La cuadrcula de diseo muestra diferencias con respecto a los otros tipos de consultas. Tal y
como se aprecia en la figura 5.13, la cuadrcula posee una fila llamada Anexar a que se utiliza
para indicar a cul campo de la tabla destino se anexar el campo seleccionado en la fila
Campo. De forma predeterminada, Access rellena los nombres de los campos c oincidentes.
El resto de las filas son las habituales y se emplean de la misma forma que en los otros tipos de
consultas.
Consulta de eliminacin
Al crearse una consulta de eliminacin se modifica la cuadrcula de diseo tal y como se aprecia
en la figura 5.14. El cambio consiste en la aparicin de la fila Eliminar, en la que los valores
posibles son Dnde y Desde.
Desde: Indica la tabla desde la que se va a eliminar.
Dnde: Indica un campo para el que se van a establecer criterios de eliminacin.
Las Consultas
El resto de las filas de la cuadrcula se emplean de igual manera que en los dems tipos de
consultas.