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II
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Les lments prsents dans cette partie du classeur, sont disponibles dans louvrage
LA REDACTION GRAPHIQUE DES PROCEDURES , dition AFNOR ISBN 2-12-465045-9
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SYSTEME DE MANAGEMENT
La pense textuelle
Pour comprendre notre manire de penser, il faut revenir aux temps de nos tudes o l'on
nous a, ds notre plus jeune ge, appris lire et crire. Ds cet instant, nous avons t
entrans dans un mode de raisonnement et de reprsentation particulier, la "pense
textuelle". Cette pense textuelle repose sur une logique squentielle. Pour comprendre
une situation il est ncessaire de lire, de manire linaire, les mots et les phrases qui
dcrivent cette situation. Ainsi, ce n'est qu'aprs avoir tout lu qu'on a une vision complte de
la situation et que l'on peut donc la comprendre et savoir ce que l'on doit faire.
Pour reprsenter une procdure qui dfinit les modalits de traitement d'une demande client,
la pense textuelle produit gnralement un document de plusieurs pages qui dfinit par
exemple comment une secrtaire prend en compte la demande d'un client, puis comment
elle transmet les lments un commercial qui analyse la demande, ventuellement en
relation avec d'autres services ou fonctions de l'organisme. Enfin, aprs un ventuel
arbitrage du responsable commercial, les lments de rponse sont transmis la secrtaire
qui les met en forme avant de les communiquer au client par les moyens appropris.
Pour mettre en uvre une telle procdure, les diffrents acteurs, secrtaire, commercial,
responsable commercial, etc, devront avoir lu intgralement la procdure pour savoir ce
qu'ils doivent faire. Cette lecture est linaire, elle dbute au premier mot de la premire page
et se termine au dernier mot de la dernire page. De ce fait, chaque acteur aura t oblig de
lire des informations ou des lments qui ne le concernent pas directement.
La pense semi-graphique
Pour pallier la lourdeur de la pense textuelle, en matire de formalisation de l'organisation
ou des savoir-faire d'un organisme, les documents crs comportent maintenant, de plus en
plus frquemment, une partie "littraire" et une partie "graphique". Effectivement, pour
amliorer la comprhension rapide d'une procdure, un logigramme figure gnralement
la fin de celle-ci, comme synthse.
Qui
Quoi
Avec Quoi
Commentaire
Acteur 1
Acteur 2
Acteur 1
Dterminer le
type de produit
fournir
Acteur 3
BASE D E
DON N ES
Acteur 4
Acteur 3
Acteur 2
Acteur 1
La traduction sous une forme graphique d'une pense textuelle ne donne qu'une pseudo
illusion de simplicit et ne permet encore pas une comprhension intuitive et efficace des
actions accomplir. Ainsi, des mthodes de "rdaction graphique" sont utilises par les
entreprises, sans que ces dernires se rendent compte qu'il s'agit toujours d'une pense
textuelle, donc linaire.
La pense graphique
La pense graphique procde d'une faon toute diffrente. Son objectif est de reprsenter de
"manire naturelle" des systmes complexes.
Nous entendons par "manire naturelle", la faon dont notre cerveau fonctionne. En effet,
lorsque nous analysons ou nous rflchissons une situation, nous avons une pense
globale, systmique. Nous procdons par associations d'ides, liminons automatiquement
des voies qui ne semblent pas intressantes ou au contraire, nous approfondissons des
pistes ou des ides qui semblent pertinentes.
C'est exactement ce que nous devons russir crer dans un systme d'organisation ou de
formalisation des savoir-faire. Ceux-ci doivent tre prsents sous une forme modulaire, un
peu comme un rseau de neurones, et l'on doit pouvoir accder des informations ou des
connaissances, quand on en a besoin et par des voies multiples, en identifiant aisment les
relations "clients / fournisseurs" lies aux informations changes.
Pense graphique
Dispo se r d 'une v ue d'en se mble de
so n o r g a ni sat io n ( syn t h ti q u e,
facilement comprhensible)
I d e n ti f i e r , d' u n
"cou p d'oeil", les
relations "clients /
fournisseurs"
Conception modulaire,
apte viter les redondances et faciliter la
co mpr he n sio n g rce de s do cu me nts
plus clairs, plus lisibles.
B
B
Accder des
niveaux de dtails, trs prcis, lorsque
l'utilisateur en a besoin, et uniquement lorsqu'il en a besoin.
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C'est du moins ce que l'on croit, tant que nous n'avons pas connaissances de certaines
techniques. Effectivement, il a t dmontr, notamment en matire de lecture (cf
Richaudeau et Gauquelin Mthode de lecture rapide), que notre faon de lire (dcryptage
squentiel de mots et de phrases) n'est pas le moyen le plus efficace et surtout le plus
adapt notre cerveau. En effet, celui-ci, partir de quelques points de fixations sur la page
d'un livre ou la colonne d'un journal, est capable d'identifier prcisment le sens de ce qui est
lu (on devrait plutt dire de ce qui est vu !), de synthtiser et de mmoriser les points
importants. Ce sont les deux grandes fonctions de la lecture rapide : Comprendre et retenir.
Ce qui est paradoxal c'est que nous continuons apprendre lire de manire classique alors
qu'avec quelques efforts et un peu d'entranement, tout le monde peut lire rapidement et
intelligemment.
Il en va de mme pour notre mode de pense. C'est toujours la pense cartsienne (linaire
et squentielle) qui prdomine. Ainsi, mme si l'on connat les drives lies au syllogisme,
qui est un raisonnement purement formel, souvent dconnect du rel (par exemple : "Tous
ce qui est rare est cher, un cheval bon march est rare, donc un cheval bon march est
cher"), nous continuons, par habitude, mettre en uvre ces raisonnements et ces
reprsentations, sous forme textuelle, puisque l encore, seul l'crit compte !
N. Chomsky (cf cole linguistique cartsienne) affirme que "langage et pense sont lis",
aussi, pour utiliser efficacement un langage graphique il faut avoir une pense graphique.
Cette pense graphique doit permettre d'apprhender de faon plus intuitive et plus simple
l'organisation de l'entreprise : "Une forme nouvelle de comprhension de la nature est en
train de natre de lutilisation de ces outils [informatiques] : comprendre par la synthse plutt
que par lanalyse" (cf J. de Rosnay L'homme symbiotique).
Sans entrer dans des concept de psychothrapie, et avant mme de chercher si lentreprise
a une me (cf "les entreprise ont elles une me ?"), autorisons nous lui donner un langage
pour lui permettre dexprimer sa pense. Si on se rfre au fonctionnement de notre cerveau
(cf "nos deux cerveaux" dans le langage du changement), la dmarche Qualigram consiste
donner un sens logique (cerveau gauche) la perception des structures complexes
(cerveau droit). Le langage graphique (dont la comptence revient au cerveau gauche) va
permettre de codifier la perception que nous avons de la ralit (dont la capacit est celui du
cerveau droit).
Faire preuve de non linarit, cest librer notre cerveau droit et lui permettre daccrotre sa
facult de perception globale, "de perception holistique des relations, des modles, des
configuration et des structures complexes" (cf langage du changement).
Le langage graphique est une contradiction constructive qui permet au
rdacteur de dcrire de manire esthtique, une pense structure, et
ainsi, de faire collaborer les deux hmisphres de son cerveau.
Toutefois, disposer d'un langage ou d'un mode de pense graphique ne suffit pas toujours
dcrire son organisation ou ses savoir-faire de manire efficace, il faut galement tre
capable d'apprhender les activits de son entreprise de manire globale. L'approche par les
processus permet cette rflexion et cette analyse prliminaire, indispensable avant toute
dmarche de formalisation.
1.1 Le vocabulaire
Les quatre types de formes suivantes composent le langage graphique Qualigram :
1 Les Actions
2 Les Entits
(Acteur, Rle, Service)
3 Les Outils
4 Les Informations
(Document, Matriel)
Ce langage graphique permet de reprsenter toutes les situations, par une approche
processus de l'entreprise, qui dcrit :
Entre
Entit
ACTION
Outil
Doc Associ
VA
Sortie
Comme on peut le constater, le vocabulaire graphique de base est trs simple. Il rpond un
objectif prcis : tre utilisable et comprhensible tous les niveaux de l'organisme.
Parmi les 4 formes qui composent ce langage, intressons nous particulirement une
forme trs importante : Le Flux dInformation.
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Le terme Information est prendre au sens trs large. Il sagit la fois dinformations
matrielles (un document ou un produit physique par exemple), mais aussi immatrielles
(une dcision, un appel tlphonique, un flux dnergie, etc.). Il est important de prciser
galement que dans les descriptions graphiques des flux dinformations, il convient dindiquer
la nature de linformation et non son support !
Le langage Qualigram oblige formaliser les flux d'informations (flche information) qui
transitent entre les Entits ou les Actions. Pour cela, chaque forme Action utilise dans un
graphe, doit obligatoirement comporter au moins une information en entre et une en sortie.
En effet, une action qui ne produit pas d'information ne sert rien ! il faut donc la supprimer !
Ce raisonnement parat abrupte, mais il est pourtant essentiel pour :
a)
b)
c)
d)
Identifier la valeur ajoute d'une action : Les informations produites par une
action doivent avoir une valeur ajoute par rapport aux informations d'entre de la
mme action. Si ce n'est pas le cas, c'est encore une fois que l'action ne sert rien !
il faut donc la supprimer !
e)
1
....
....
....
ZOOM
Procdures d'organisation
....
....
Pour quoi ?
Vers quoi ?
....
....
ZOOM
3
....
..........
..........
....
....
non
....
....
non
....
....
....
Instructions de trav ail
....
....
....
....
....
Qui fait quoi ?
Que fait on ?
....
....
....
Comment ?
Avec Quoi ?
Nous prsentons, succinctement, ci-aprs, les spcificits de chacun des trois niveaux de la
pyramide Qualigram. Chacun de ces niveaux fait l'objet d'une description complte (chapitres
3.1, 3.2 et 3.3) qui explique le vocabulaire graphique utilis, le langage de rdaction mettre
en uvre ainsi que les rgles de structuration respecter.
1.2.1
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Les questions que l'on doit se poser pour crer une cartographie de processus, sont :
Pourquoi ? Vers quoi ?
Les lments identifis comme tant de niveau 1 se retrouvent gnralement dans le Manuel
Qualit de l'entreprise. Ils reprsentent la partie invariante de l'entreprise. Ils permettent de
comprendre et de justifier son existence.
1.2.2
La principale raison d'tre de ce niveau est de dfinir les relations clients / fournisseurs
internes, le Qui fait quoi ? Ainsi que le Que fait on ?
Pour cela, les procdures d'organisation dcrivent non seulement les actions raliser par
les diffrents acteurs concerns, mais galement, les informations qu'ils doivent s'changer,
ainsi que les moyens principaux (outils) qu'ils doivent utiliser.
1.2.3
C'est l'objectif de la base de la pyramide, qui, au travers des instructions de travail (modes
opratoires, protocole, ) permet d'identifier, de manire dtaille, toutes les oprations
lmentaires qui doivent tre mises en uvre par un acteur, pour raliser une tche, ainsi
que les contrles associs et les actions correctrices appropries.
Ces trois niveaux permettent respectivement de reprsenter les processus de l'entreprise,
ses procdures d'organisation et ses instructions de travail. Ces trois composantes :
l'entreprise, son organisation, sa faon de travailler ; prises en compte par la structuration
Qualigram, assurent la reprsentation et la mmorisation des savoir-faire de l'entreprise,
tous les niveaux, prfigurant les bases d'une future intelligence collective.
1.3 La grammaire
Elle regroupe l'ensemble des rgles, et des conseils, mettre en uvre dans le cadre de la
rdaction graphique. Ces rgles ne doivent pas tre considres comme des contraintes, car
rien n'empche le lecteur de les transgresser, mais plutt comme une aide qui lui permettra
de rdiger des documents clairs, comprhensibles, agrables consulter, en un mot,
oprationnels. Les rgles qui suivent ne sont pas prsentes par ordre d'importance, ni par
niveau de rdaction. Elles sont destines tre lues, oublies, relues, transgresses, lues de
nouveau, comprises, pour finalement tre intgres et faire partie des rflexes naturels de
rdaction. Les premires colonnes du tableau prcisent le niveau de rdaction o ces rgles
sont applicables.
Niv. 1
Niv. 2
Niv. 3
X
X
X
X
Rgles de rdaction
Ne pas dpasser la page A4 (en portrait ou en paysage)
X
X
X
X
X
X
X
Sous un Rle on trouve une Instruction, sous une Unit, une Sous
Procdure
Les Rles de destination et de provenance sont identifis
Les flches partent du bas des rectangles et arrivent en haut des rectangles,
sauf les flches "retour" qui arrivent sur le cot
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Niv. 1
Niv. 2
Niv. 3
X
X
X
X
X
X
Les flches sont toujours orientes vers le bas (sauf pour la boucle retour)
Rgles de rdaction
Les oprateurs "Et" et "Ou" sont toujours positionns au milieu, au-dessus
ou au-dessous des rectangles
Les indicateurs de contraintes ou de performances (dure, cot, contrle )
sont positionns en haut droite des rectangles
Les formes graphiques qui ncessitent des prcisions font l'objet d'un
commentaire textuel ou d'un lien hypertexte vers un document.
Les oprations d'autocontrle s'expriment sous la forme d'une question
Pas de moyen,
Le Portail de lentreprise
Cette cartographie reprsente la porte dentre du systme de
management qualit de lentreprise. Elle permet notamment
davoir accs la cartographie macroscopique des processus
(partie gris fonc), mais aussi aux autres lments qui
dfinissent le fonctionnement de lentreprise et son organisation
(organigrammes, fiches de fonctions, engagement, prsentation,
objectifs gnraux.
En tant que premier graphe de la pyramide, le portail est utilis comme le point d'entre de
l'organisation, pour les entreprises qui ont mis en uvre la dmarche Qualigram sous une
forme lectronique. Dans tous les cas, cette reprsentation doit figurer dans le "Manuel
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Ref. EX QGR 01
10/12/02
Ci-contre,
lexemple
de
portail
prsent,
permet
dorienter le lecteur vers les
diffrentes composantes de
lentreprise :
POURQUOI ?
PRSENTATION DE LENTREPRISE
OB
CL
AR
JE
CT
IFS
AT
ION
ORGANISATION
PROCESSUS
PIL
ILL
EP
OL
YV
A
OT
AG
E
LE
N
CE
RELATIONS
GR
PROCDURES
ION
COMPTENCES
I ND
AN
D
ICA
EF
TE
U
RS
OR
MA
T
PL
INSTRUCTIONS TECHNIQUES
RFRENTIEL DOCUMENTAIRE
2.1.2
Ses activits,
Ses comptences,
Ses connaissances.
Ref. EX QGR 02
10/12/02
POURQUOI ?
PROCESSUS DE MANAGEMENT
RELATIONS DIRECTIONS
CLIENTS ET ORG. EXTERNES
MANAGEMENT PAR LA
QUALIT
ORGANISATION DE
LACTIVIT ET DES
RESSOURCES
Objectifs
PROCESSUS DE RALISATION
RALISATION DES AFFAIRES
CLIENT
Besoins
Produits
CLIENT
Management,
Ralisation,
Support.
Moyens
VENTES
ACHATS
MATRISE DE LINFORMATION
RESSOURCES HUMAINES
INFRASTRUCTURE
Design by Qualigram
PROCESSUS DE SUPPORT
GESTION & BUDGET
2.1.3
Il est trs important de bien comprendre qu'il ne s'agit que d'une vue particulire dun
processus de ralisation, qui a pour unique objectif de visualiser les informations
principales, dont il a besoin pour tre ralis, ainsi que celles qu'il fournit (interactions).
A ce niveau de reprsentation, le rdacteur doit identifier des relations globales, propres
tre transformes en indicateurs ou en objectifs (par exemple : satisfaction client,
comptences, niveau de prestation, ). Selon les cas, il peut tre pertinent ou non de
visualiser dans ces cartographies les interactions du processus examin avec les processus
de support et de management en relations (cf ISO 9001-2000 : chapitres 0.2 et 4.1b).
Les cartographies relationnelles doivent galement figurer dans le Manuel Qualit de
l'entreprise pour expliquer quelles sont les interfaces et les contributions entre les diffrents
processus.
2.1.4
Client
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les sous processus ventuels et les procdures, mais surtout, elle visualise les interactions
entre ces lments. Cette reprsentation permet notamment de faire apparatre les sous
processus principaux du processus considr. Les sous processus constituent, nous le
rappelons, des sous objectifs homognes de l'objectif du processus.
Il est ncessaire, ce niveau
de dtail, de dfinir toutes les
interactions entre les sous
processus, les activits, ou les
procdures, identifis, ainsi
que leurs interactions avec les
autres processus ou les entits
externes.
En fonction du niveau de dtail
que l'on souhaite obtenir, il est
possible de crer plusieurs
reprsentations, et notamment
autant de reprsentations qu'il
y a de sous processus, dans le
cas o l'on dcide de faire
figurer les procdures qui
contribuent leur ralisation.
Toutefois, si cette reprsentation est trs dtaille, elle ne permet pas de visualiser quels
sont les mtiers ou les services de l'entreprise qui traversent le processus. C'est l'objet de la
reprsentation suivante.
2.1.6
2.1.7
Synthse
Les cartographiques prcdentes illustrent les diffrentes vues que lon peut avoir dun
processus. Chacune de ces vues rpondent un objectif prcis. Pour les raliser, les rgles
de grammaire prsentes au chapitre 1.3 sappliquent. Le langage graphique utilis se
compose de 3 des 4 types de formes de base. En effet, le type de forme qui correspond aux
outils (triangle ou rectangle bord ondul) nest pas utilis. Par contre, il convient dutiliser
certaines formes supplmentaires, dites de ponctuation, telles que les formes reprsentant
les indicateurs et les lments de pilotage (cf Tableau des formes de niveau 1 ci-dessous).
Plusieurs rles,
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Une procdure exprime les instructions qui sont mettre en uvre, en attribuant clairement
chaque instruction un rle.
Les instructions sont toutes relies par des informations qui
dterminent leurs donnes d'entre et de sortie. Cela permet
d'identifier la valeur ajoute de chaque instruction, mais aussi de
visualiser les relations clients / fournisseurs internes l'entreprise,
puisqu'une instruction est toujours identifie par rapport un rle.
De cette faon, le circuit des informations est clairement tabli, de
mme que les traitements (instructions) raliser, et par qui ils
doivent l'tre.
Le vocabulaire utilis pour dcrire une Procdure dorganisation est plus complexe que pour
les Cartographies de Processus (cf Tableau des formes Niveau 2 ci-dessous).
Version N1.0
Ref. EX QGR 05
10/12/02
Ingnieur dAffaire
Chef de Projet
DG CST
Comit de Direction
Engager le Projet
Dossier Projet
Analyser Dossier
Pr-analyse
Organisation
des Projets
R
Dcouper le projet en phases techniques
Etapes cls
Planifier
Planning
Rfrentiel PAQ
Intgrer les
exigences qualit
Direction Affaires
Ressources alloues
Processus Commercial
Contraintes budgtaire
Rgle Diapason
et
Structurer le suivi
de gestion
Budget dpenses
Rdiger la note
dorganisation
Projet de note
Modifications
Approuver la note
Note approuve
Piloter le projet
Design by Qualigram
ou
Lgende PROCEDURE
(Niv.2P)
Instruction
Instruction collaborative
MACROINSTRUCTION
Rle
Unit
Rle Ext.
Document
Amont
Information
Outil
Dbut
Aval
Fin
Pour faciliter cette description, et surtout sassurer de la bonne lisibilit de la procdure, nous
indiquons un questionnement simple qui permet, pour une action, didentifier tout son
environnement.
Prsent partir des formes de base du langage graphique Qualigram, le questionnement
incite le rdacteur aborder l'environnement d'un processus, ou d'une action, au travers de
douze interrogations :
1)
Avant toute chose, il convient de dterminer quel rle ralise l'action (le Qui), pour la placer
dans la colonne adapte.
2) Il faut ensuite dterminer la nature de l'action (le Quoi), ce qui donne son libell (par exemple :
Enregistrer les rclamations clients).
3) Comme nous l'avons dj indiqu, une action est forcment dclenche par des informations
qui doivent tre identifies.
4) Ces informations en entre proviennent forcment d'un autre rle (interne ou externe
l'entreprise). Dans le cadre de la formalisation des relations clients / fournisseurs, il est
indispensable d'indiquer "De qui" proviennent les informations en entre.
5) Il est galement ncessaire de
prciser
l'origine
de
ces
7) D'o ? de Quoi ?
informations.
Elles
peuvent
6) De qui ?
1) Qui ?
provenir
d'un
vnement
5) Avec quelle(s)
particulier
(fait
initial,
par
. informations ? .
11) Quelle
exemples : Tous les lundi
? contrainte ?
08h30, Pour chaque rclamation
2) Quoi ?
client, ) ou bien d'une autre
4) Avec quel(s)
procdure (par exemple :
3) Comment ?
outil(s) ?
12) Quel(s)
objectif(s) ?
valuer les fournisseurs),
8) Quelle(s) informa6) Il est parfois ncessaire de dfinir
. tion(s) produites ? .
Comment cette action est
ralise (commentaire, zoom ou
9) Vers qui ?
document associ),
10) Vers o ?
Vers quoi ?
7) La ralisation de l'action peut
ncessiter des outils (matriels ou
documents) qu'il faut mentionner,
8) Indiquer la nature des informations produites est ncessaire pour valuer la valeur ajoute de
l'action,
9) Le (ou les) rle(s) destinataire(s) sont indispensables pour connatre les relations clients /
fournisseurs lies aux informations (idem question 6),
10) La destination des informations produites est aussi importante que leur origine, soit une fin,
soit une autre procdure,
11) Une question (facultative) que l'on peut se poser; pour tre exhaustif, consiste savoir
quelle contrainte est soumise l'action concerne (contrainte de cot, de dure, de qualit, ).
12) Enfin, dernire question (facultative elle aussi) que l'on peut se poser; est de savoir si laction
fait lobjet dun objectif qui permettrait de mesurer son efficacit.
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Un seul rle,
une vigilance. Enfin, la troisime colonne contient les oprations correctrices qui sont
raliser si l'opration de contrle s'est avre non satisfaisante.
Le vocabulaire utilis est relativement simple (cf Tableau langage niveau 3 ci-dessous).
La marche suivre pour crer une Instruction de travail est trs simple. Il suffit didentifier le
seul rle qui intervient dans linstruction, puis didentifier toutes les actions (oprations
lmentaires) que le rle ralise, sans oublier dindiquer les informations en entre et en
sortie de linstruction de travail (ainsi que le(s) rle(s) metteur(s) ou destinataire(s) de ces
informations.
Ensuite, tous les outils utiliss pour raliser les actions sont positionns gauche de ces
dernires, tandis qu droite, les actions qui ncessitent une vigilance particulire font lobjet
dune question (colonne centrale). Si la personne ralisant linstruction de travail ne peut pas
rpondre de manire satisfaisante, la troisime colonne indique laction de correction
mettre en uvre, sinon, linstruction de travail se poursuit normalement (cf ci-dessous).
Opration
Si contrle satisfaisant,
poursuite des oprations
Opration
Contrle Ok ?
Non
Co rre c tio n
Opration
Opration
Opration
Opration
Opration
Non
l'opration suivante.
Corre ction
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Nous pensons quil est ncessaire mme si cest une vidence, de retenir dans la
description des processus quavant tout, choyer le client, cest choyer son avenir.
Donc, avant de chercher modliser toute lentreprise, cherchons identifier le parcourt du
client dans l'entreprise, limpact de la non-qualit et la prise en compte de ces exigences.
4) L'adaptabilit
Le langage graphique utilis par la mthode Qualigram est trs simple. C'est justement cette
simplicit qui lui permet de s'adapter la reprsentation de multiples situations,
indpendamment de leurs niveaux de complexit. Vouloir multiplier les formes pour dcrire
toutes les situations avec une grande prcision n'est pas un gage d'efficacit, bien au contraire
cela se fait au dtriment de lisibilit et de la comprhension de la situation tudie.
Il ne faut pas "un marteau pour craser une mouche", aussi, il faut adapter le langage
graphique la situation dcrite, dans la limit des rgles de rdaction fixes par Qualigram.
5) L'agrgation et la dcomposition
Dcomposer un problme, en plusieurs petits problmes plus simples apprhender, permet
de le rsoudre plus facilement. Ce principe de bon sens s'applique dans le cadre de la
description de processus ou de rdaction de procdures. La "technique de l'entonnoir", dcrite
dans le chapitre 4, permet de dcomposer une situation tudie en plusieurs situations plus
simples comprendre. Cette dcomposition apporte un niveau de dtail supplmentaire qui
amliore l'assimilation de la situation.
Il est possible galement, lorsque l'on se trouve sur une situation trs dtaille, de "remonter"
un niveau suprieur pour comprendre dans quel contexte elle se situe. Le principe
d'agrgation et de dcomposition apporte diffrentes vues de l'organisation, du plus dtaill au
plus global et inversement.
6) L'itrativit et lexprimentation
L'exprience et le bon sens montrent qu'il est impossible de "tout prvoir sur le papier",
notamment dans le cadre de la description d'une organisation. Aussi, Qualigram recommande
une approche des situations par prototypage, qui permet de comprendre facilement les
besoins rels, tant des clients que des employs de l'entreprise. La rdaction graphique facilite
la reprsentation d'une situation et permet sa mise en uvre oprationnelle qui engendrera les
modifications ncessaires. Une fois l'adaptation de la situation dcrite ralise, elle pourra de
nouveau tre confronte la ralit du "terrain". Ainsi, par "petites touches" successives, sans
rvolutionner en permanence le mode de fonctionnement des oprateurs, des procdures
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7) La pense graphique
Ce dernier principe d'thique a pour objet de "mettre fin au tourne page". Nous l'avons dj
exprim tout au long de cet ouvrage, mais nous le rptons encore ici, il faut librer notre
mthode de rdaction en rejetant le mode de pense linaire et squentielle qui oblige tout
dcrire dans le dtail, pour aller vers un mode de formalisation modulaire. L'approche globale
des situations, partir d'une vision graphique simple et synthtique, permet d'apprhender et
de dcrire facilement l'organisation et les savoir-faire de l'entreprise, et surtout, de les mettre
disposition sous une forme oprationnelle et accessible l'ensemble des salaris.
Mais le langage Qualigram, ce n'est pas simplement une technique de rdaction graphique
sophistique, c'est avant tout une nouvelle faon d'aborder les situations, plus ou moins
complexes, de l'entreprise, sous une forme modulaire (pense graphique), qui permet de
crer des organisations oprationnelles et de formaliser des savoir-faire. La mthode
Qualigram, propose un langage commun pour l'ensemble du personnel de l'entreprise,
indpendamment du niveau hirarchique. Ce langage, simple, est apte faciliter la
communication et surtout la participation de tous la formalisation des savoir-faire et de
l'organisation. Il est galement l'un des facteurs cls pour la russite d'un projet de
changement (certification ISO 9000, accrditation, BPR, KM, ).
Ce langage graphique commun permet l'expression et la structuration d'une pense
collective, que l'on peut dnommer "intelligence collective". Ainsi, il permet alors, non
seulement de dcrire et d'identifier les lments ncessaires la ralisation de l'activit de
l'entreprise, en vue de la satisfaction du client par exemple, mais aussi, de mmoriser de
faon structure et de capitaliser ses savoir-faire pour valoriser son organisation.
Mais dcrire son organisation ne suffit pas, encore faut-il, pour assurer son bon
fonctionnement, matriser la comptence des hommes et disposer des outils adapts,
notamment documentaires. La conjonction et les interactions de ces trois facteurs, lis aux
processus de l'entreprise, ses hommes et sa documentation, constituent l'architecture de
la gestion des activits, des comptences et des connaissances, qui permettra
l'entreprise d'assurer sa srnit et sa prennit sur ses marchs prsents et futurs.
Process
Human
Document
Toutefois, ces concepts, qui reposent la fois sur la description graphique et sur la
consultation dynamique de l'organisation, ne peuvent tre mis en uvre avec un maximum
d'efficacit qu'au travers d'outils de traitement et de consultation adapts. En effet les notions
de modularit et de liaisons sont inutilisables partir d'une reprsentation papier.
Sans entrer dans les notions encore utopiques du "zro papier", il nous semble pertinent
d'adopter les technologies de communication modernes, telles que l'internet et l'intranet,
pour bnficier des aspects de convivialit, de simplicit et surtout d'interactivit, entre les
utilisateurs et les connaissances formalises.
Une connaissance non accessible est une connaissance strile, c'est donc en permettant
l'accs ces connaissances, pour l'ensemble du personnel, que l'entreprise pourra
rellement dvelopper cette "intelligence collective" et formaliser ce capital immatriel qui
constitue une nouvelle richesse indispensable dans le contexte conomique actuel domin
par l'avnement du tertiaire.
24
Partie
Chapitre
II
61
Page
SYSTEME DE MANAGEMENT
PROCESSUS
Auteur : OFICE
ENTITE
EXTERNE
SOUSPROCESSUS
PROCESSUS
CARTOGRAPHIE DTAILLE
Information
PROCDURE
POURQUOI ?
PROCESSUS
ENTITE EXTERNE
Information
ENTITE EXTERNE
Information
Information
Co n v e n t i on p a r
la q u e le u ne o u
p lu s i e u r s
pe r s on ne s
s ' o b li g e n t ,
e n v e r s un e o u
p lu s ie u r s au t r e s
PROCESSUS
SOUS-P ROCESSUS
SOUS-P ROCESSUS
Information
PROCDURE
Information
Information
Information
Information
PROCDURE
Information
SOUS-P ROCESSUS
Information
Co n v e n t i o n p a r
la q u e le u n e o u
p lu s i e u r s
pe r s on ne s
s ' o b li g e n t ,
env er s
une ou
p lu s ie u r s a u t r e s
PROCESSUS
PROCESSUS
SOUS-P ROCESSUS
Design by Qualigram Designer
Information
R
X
Instruction Collaborative
PROCESSUS TRANSVERSAL
rle externe
Unit
Unit
Unit
Unit
PR O. AMON T
Document
Information
Unit
Rle
Rle Ext.
PR OC. AVA L
Dbut
Outil
rle externe
Fait initial
Fin
CJC448-000000614
PROCEDURE
Auteur : OFICE
Action Amont
Information
Co n v e n t i o n p a r
la q u e le un e o u
p lu s i e u r s
pe r s on ne s
s ' o b li g e n t ,
env er s une ou
p lu s ie u r s a u t r e s
3 Information
SOUS -PROCDURE
Co n v e n t i o n p a r
la q u e le u n e o u
p lu s i e u r s
pe r s on ne s
s ' o b li g e n t ,
env er s
une ou
p lu s ie u r s a u t r e s
Information
et
SOUS -PROCDURE
4
Information
Cas 1
Q
SOUS -PROCDURE
5
ou
Cas 3
Cas 2
SOUS -PROCDURE
SOUS -PROCDURE
6 Information
Information
SOUS -PROCDURE
Co n v e n t i o n p a r
la q u e le u n e o u
p lu s i e u r s
pe r s on ne s
s ' o b li g e n t ,
env er s une ou
p lu s ie u r s a u t r e s
SOUS -PROCDURE
Action Aval
rle prov. / dest.
Fin
Information
Information
Procdure
PROCEDURE
Auteur : OFICE
Version N 1.0
du 19/09/99
SYNTAXE 2 NIVEAU
rle externe
rle
rle
Fait initial
Action Amont
Information
Unit
Information
Co n v e n t i o n p a r
la q u e le u n e o u
p lu s i e u r s
p e r s o n ne s
s ' o b li g e nt ,
env er s
u ne o u
p lu s ie u r s a ut r e s
Rf
et
Instruction
Outil
3
Instruction
Information
Outil
Instruction
ou
Action Amont
Information
Cas 2
Cas 1
et
Instruction
Instruction
Information
Information
Information
SOUS -PROCDURE
Information
4 Information
Instruction
et
Information
Instruction collaborative
Information
Co n v e n t i o n p a r
la q u e le u n e o u
p lu s i e u r s
pe r s on ne s
s ' o b li g e n t ,
env er s une ou
p lu s ie u r s a u t r e s
Action Aval
ou
Information
S
Instruction
et
Information
Information
Instruction
Action Aval
Information
Fin
rle prov. / dest.
Lgende PROCEDURE:
Instruction
(Niv. 2)
Instruction Collaborative
MACROINSTRUCTION
rle
Unit
rle externe
Document
PR OC. AMON T
Information
Outil
Dbut
PR OC. AVA L
Fin
26
Partie
Chapitre
II
61
Page
SYSTEME DE MANAGEMENT
Instruction
INSTRUCTION
Auteur : OFICE
Version N 1.0
du 19/09/99
SYNTAXE 3 NIVEAU
COMMENT ?
Plan d'auto-contrle
Actions correctrices
Test
Fait initial
1
Action Amont
Information
Information
Opration
Rf
Q
Opration
Opration Contrle
Opration
Correctrice
non
Information
Rf. doc
Titre du doc.
Action Aval
Opration
Outil
Opration Contrle
Opration
Correctrice
non
Information
Outil
Opration
Opration
Correctrice
6 Information
non
Opration Contrle
oui
Outil
Opration
Correctrice
Opration
Outil
E
Opration Contrle
Opration
Correctrice
non
Opration
ou
Information
Action Aval
Action Aval
rle prov. / dest.
Lgende INSTRUCTION :
(Niv. 3)
Information
Rle
Principal
rle prov. / dest.
Opration
information
IN ST. AMONT
Document
Outil
IN ST. AVA L
Dbut
Q
Fin
contrle
correctif
cot
dlai