Ils ruinent tous vos efforts

pour accrotre votre productivit

Voici comment les combattre !
RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

Le dernier classement du magazine

La Profession Comptable montre que

les 100 plus grands cabinets

ralisent +5,5% de croissance,
mais ils perdent en productivit par employ !
Si les plus grands sont en perte de vitesse,
que font donc tous les autres ?...
La dmatrialisation bat son plein depuis plusieurs annes et beaucoup de
cabinets ont dj lourdement investi en outils pour ce faire.
Voir notre questionnaire dtude : Les architectures comptables logicielles qui
tente de comprendre les impacts de la collision entre les gnrations de
logiciels comptables sur larchitecture productive logicielle des cabinets.
Ls, le constat reste le mme : les gains de productivit, sils existent, sont
faibles (rarement suprieurs 1% par an) sauf dans les cabinets qui ont
rvolutionn leur organisation productive et leur management des RH.

Car les outils seuls napportent que peu de gains globalement !

Prambule
Ce Livre Blanc tente daider les cabinets dexpertise comptable affronter une
volution complexe mais porteuse dun apport de valeur pour rpondre la
demande de pilotage de leurs clients. Avec des ides parfois contre-intuitives
Dsintermdiation, dmatrialisation et disruption, les cabinets comptables
sont soumis, comme tous les autres secteurs, des forces qui vont les contraindre
voluer rapidement pour rester dans la course.
Des mthodes de travail et une culture rnoves sont indispensables pour
enfin capter des gains de productivit vitaux dans la priode actuelle.
Nous esprons vous faire partager cette passion de lorganisation et de la
gestion, mais aussi certaines de nos ides : il y a +20 +30% capter en trois ans
Les cabinets vont devoir rapidement aligner lintrt de leurs clients au leur
afin de proposer une collaboration plus adapte car plus frquente, dans laquelle la
comptabilit pourrait ne plus tre quun sous-produit du pilotage !
Stphane REGNIER
Directeur RC&A Consulting
Mai 2016
RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

SOMMAIRE
Introduction - Le pige de lhyper-focalisation sur les outils

p 4

Les 12 tueurs de votre productivit

p 5

Tueur n1 Les consquences de lhyper-focalisation sur les outils

p 6

Tueur n2 Les liens difficiles entre gnrations de logiciels comptables

p 7

Tueur n3 Labsence dorganisation des clients et de collaboration fluide

p8

Tueur n4 Nouveaux processus dapprovisionnement non standardiss

p 10

Tueur n5 Labsence de culture et de mthode avance dorganisation

p 11

Tueur n6 Les lois du temps appliques aux cabinets

p 12

Tueur n7 La mconnaissance des goulots dtranglement

p 13

Tueur n8 Labsence de planification de la priode fiscale

p 15

Tueur n9 Le multi-tches et labsence de plages de concentration

p 17

Tueur n10 La saisie des temps lancienne

p 18

Tueur n11 La mconnaissance des taux davancement

p 21

Tueur n12 Labsence dindicateurs de performance rnovs

p 22

Conclusion Pas de productivit ni de performance sans rvolution

p 26

Des liens hypertextes en bleu sont cliquables dans ce document.

RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

INTRODUCTION
Le pige de lhyper-focalisation sur les outils

3 lments simultans pour gagner en productivit

Depuis longtemps, tous les spcialistes de lorganisation savent que la ralisation de gains de
productivit consquents ncessitent une quation compose de trois lments simultans :
1. Les outils
2. Lorganisation
3. Les RH.
Or la pente naturelle des cabinets est de focaliser sur les outils notamment
informatiques qui correspondent la fibre technicienne des experts comptables.
La frquentation des congrs annuels (Cit des Technologies de prfrence) en est le
rvlateur vident !
Sur ce point, ils sont gts par le feu dartifice fort tentant des nouveaux outils de
dmatrialisation de la production, et conforts par le forcing idologique de leur
environnement professionnel !
Pourtant, force est de constater que les rsultats ne sont toujours pas l :
- Les gains de productivit mesurs sont faibles, voire nuls ou ngatifs
- La priode fiscale continue de se terminer au forceps coup de rallonge
- Le temps disponible pour le pilotage et le conseil aux clients est drisoire
- La perte tendancielle de rentabilit des cabinets rognent les moyens de tous.
Dans ces conditions, il devient incontournable et de plus en plus urgent de considrer enfin
les deux autres ingrdients de notre quation :
- Les mthodes dorganisation de la production
- La refonte du management des RH productives (et des autres).
Nous allons les identifier via la description des 12 tueurs de votre productivit, rencontrs
dans toutes nos missions sur le terrain : ils remettent en cause la faon de rflchir, de
planifier, de piloter, de mesurer et de performer en bout de chane.

Bonne nouvelle : quasiment tous les cabinets ont

une capacit maximale de progression sur ces 12 points !
A examiner durgence et avec dlectation chez vous
RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

Les 12 tueurs de votre productivit

Ladministration a probablement t, par son imprparation face la dmarche de
dmatrialisation quelle est cense impulser, le premier tueur de productivit
pendant la priode fiscale 2016.
Mais cest un tueur sur lequel le cabinet na pas de pouvoir, malheureusement ! Par
consquent, nous nous traiterons dans ce livre blanc exclusivement de tout ce sur quoi
vous avez potentiellement du contrle et de la matrise.
Nous avons class ces douze tueurs en trois groupes, qui forment nos trois ingrdients de
base de la formule magique des gains de productivit :

I/ Les outils :
-

Tueur n1 Les consquences de lhyper-focalisation sur les outils

Tueur n2 Les liens difficiles entre les gnrations de logiciels comptables

Tueur n3 Labsence dorganisation des clients et doutils collaboratifs fluides.

I/ Lorganisation :
-

Tueur n4 De nouveaux processus dapprovisionnement non standardiss

Tueur n5 Labsence de culture et de mthode avance dorganisation

Tueur n6 Les lois du temps appliques aux cabinets

Tueur n7 La mconnaissance des goulots dtranglement.

III/ Les RH :
-

Tueur n8 Labsence de planification de la priode fiscale

Tueur n9 Le multi-tches et labsence de plages de concentration

Tueur n10 La saisie des temps lancienne

Tueur n11 La mconnaissance des taux davancement

Tueur n12 Labsence dindicateurs de performance rnovs.

Nota : des solutions sont illustres dans le logiciel TurboBusiness et la Mthode des 5P
afin de montrer que des rponses concrtes existent face chaque tueur de productivit.
RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

Tueur n1
Les consquences de lhyper-focalisation sur les outils
Mme si les temps sont devenus difficiles du fait dune rentabilit en baisse tendancielle, le
rflexe de rgler les problmes coup de chquier via lachat dun logiciel (ou
dun service saas) de plus a la vie dure.
Ou plutt de croire quon va les rgler par la technologie
Il suffit de regarder lucidement les rsultats et den tirer les consquences.
Nous concdons que les nouveaux jouets exposs dans les congrs sont bien tentants !
Parmi ceux qui attisent le plus dintrt actuellement :
Plateformes collaboratives cabinet-client
Comptabilits de 4e gnration (full web et orientes clients)
Scan/OCR/imputation et intgration comptable
Captation sur internet des factures PDF et des critures bancaires (scrapping)
Car laccumulation non maitrise doutils gnre bien plus de problmes que de solutions,
notamment lorsque lidentification des goulots dtranglement du cabinet est mal
apprhende, et que corollaire, le management des ressources humaines nest pas optimis.
Toutes les dernires tudes montrent que les cabinets continuent de subir les effets de
gains de productivit insuffisants pour combattre la fois la baisse des honoraires sur
les missions traditionnelles ainsi que toutes les forces de pression qui minent la
performance
De plus, nous constatons galement sur le terrain que, la mthode pour assimiler ces
nouveaux outils nest pas toujours satisfaisante !

Pas doutils imposs sans sensibilisation pralable des

collaborateurs
Attention aux formations souvent a minima et trop
fonctionnelles (absence de mthode)
Crez vos processus et leurs procdures bien cales
et donc chaque turn-over, vitez de tout rexpliquer
Segmentez vos clients en fonction de leur adquation aux outils
Mesurez qualitativement eti quantitativement vos progrs et gains
raliss.

Pour paraphraser le trop dinformation tue linformation , nous dirions que trop
doutils tuent les gains des outils !
RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

Tueur n2
Les liens difficiles entre les gnrations de logiciels comptables
Pourtant, il faut bien trouver une architecture satisfaisante, fiable
financirement supportable, mlant outils de 2e, 3e et 4e gnration comptable.

et

Petit rappel sur ces gnrations de logiciels :

1re gnration = logiciels sous Ms/Dos

2me gnration = logiciels sous Windows
3me gnration = logiciels collaboratifs orients cabinets
4me gnration = logiciels collaboratifs orients clients.

Lvolution des outils de production comptable suit une volution comparable ce qui
sest pass plus gnralement sur le web :

Web 1.0 : il a procur de linformation aux consommateurs via les moteurs de recherche
Web 2.0 : il a propos les rseaux sociaux et donc la possibilit de diffuser une opinion
Web 3.0 : il offre le pouvoir conomique aux consommateurs qui court-circuite les grands
fournisseurs tablis via des market places ou dautres dispositifs.
Nous voyons donc progressivement le pouvoir de choix des outils comptables et de
pilotage se dplacer des cabinets vers les entreprises (et les particuliers dj
consommateurs doutils de scrapping de leurs donnes bancaires des fins de suivi de
trsorerie). Voici le lien vers notre tude.
Ce qui a principalement deux consquences pour la Profession Comptable :
-

Les diteurs de 2me gnration vont tenter de prserver leur parc clients
en vitant toute coopration avec les 3me et 4me gnrations ce qui va compliquer la
vie des cabinets ;

Les prospects et les clients vont obliger les cabinets prendre position sur une
offre (ou plusieurs) de ces nouveaux outils, et de services associs qui peuvent aller
trs loin : cest le futur CA des cabinets qui se recompose totalement !
Positionnez-vous rapidement pour viter le risque de vous
ringardiser et de perdre des clients
Car la demande dinformation de pilotage et le conseil de
gestion va rclamer une frquence de plus en plus courte,
probablement infrieure au mois, ce qui est hors de porte de la plupart
des cabinets actuellement !

RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

Tueur n3
Labsence dorganisation des clients
et doutils collaboratifs fluides
Deux tapes de votre processus de production sont cruciales :
-

Lorganisation interne du client

Lapprovisionnement du cabinet avec les documents et donnes du client.
Ne pas travailler fond ces deux tapes,
cest hypothquer lourdement ses gains de productivit futurs !

Sur le premier point, nous avons vu ces dernires annes le retour de kits de classement ou
de kits dorganisation (encore plus complets) qui aident le client structurer sa gestion et son
administration chez lui.
Cest un excellent moyen pour le cabinet de poser les bases dune collaboration efficace tout
en procurant une satisfaction au client.
Certains cabinets introduisent ce service dans leur livret daccueil afin de promouvoir
lexcellence de leurs prestations auprs des prospects et la qualit de leur organisation auprs
des clients.
Avec largument imparable la cl :
soyez mieux organis et vos honoraires nen seront que plus comptitifs.
Au-del de la mthode, les outils de facturation et de gestion des notes de frais peuvent aider
et fidliser vos clients.
Sur le second point, il faut considrer deux plans :
-

Sur le plan de lorganisation : des processus de production bien cals avec le client,
des alertes pour lui rclamer les informations ou lui en restituer.

Cet aspect est bien gr dans le logiciel TurboBusiness partir dune puissante gestion des
obligations et du dclenchement totalement automatis de-mails (bientt de sms)
dalertes clients date.
RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

Ces e-mails sont stocks des fins de traabilit ce qui est rassurant pour les collaborateurs
en cas de litige client.

Par exemple ici une alerte automatique envoyant au client la check-list prparatoire au bilan.

Il est particulirement important daider vos collaborateurs capter

les documents et donnes des clients car ils dpensent prs de
30% de leur temps productif sur cette phase : notre sens, ce
temps peut (et doit) tre coup en deux.

Cest donc a minima 10% de productivit qui peuvent tre engrangs

ds le dbut de votre processus productif !

Sur le plan de lapprovisionnement, la difficult vient notamment de deux origines :

o

Du client lui-mme : sa ponctualit, son organisation, les outils

collaboratifs accepts par lui (outils de transmission des pices et
informations, ventuelle plateforme de partage, scanrisation ou non des
pices, transmission numrique ou non des donnes, etc) et des mandats
quils vous a donns ;

De ses fournisseurs : factures papier, PDF ou lectroniques (rare), critures

bancaires, critures de caisse

Ces tapes doivent faire lobjet dune importante sensibilisation auprs des
collaborateurs qui voient rapidement lintrt de cette optimisation initiale et en
recueillent les fruits ds les premires semaines de mise en place.
En mme temps, analysez bien les outils et mthodes les plus appropris par
segments clients typs, afin dviter bien des checs ou semi-russites
La crdibilit et la prennit de vos dispositifs sont ce prix.
Nous en parlons plus particulirement avec le tueur n4 !

RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

Tueur n4
De nouveaux processus dapprovisionnements non standardiss
Disons-le tout net : personne naime particulirement et spontanment
lorganisation ou presque ! Nous prfrons tous la joie de capter un nouveau client ou de
crer une nouvelle mission
La consquence, cest que la plupart des cabinets nont pas dfini
de standards de production.
Laspect profondment libral et adonc artisanal des cabinets devient contre-productif dans
un contexte concurrentiel de plus en plus tendu.
Pourtant, la rflexion et la conception des processus de production du cabinet
(prioritairement la mission comptable) sont un point incontournable de votre organisation
optimise, a fortiori quand la dmatrialisation multiplie les filires dapprovisionnement.
Nous appelons cela le cabinet systmique .
Cette expression sous-entend quun cabinet qui a mis en place des systmes, va obtenir :
- Une efficacit maximale en termes de productivit, donc de rentabilit et de marge
- Une qualit constante (non seulement technique mais aussi en termes de dlais)
- Un confort et une scurit pour les cadres et collaborateurs
- Une libration de temps pour des prestations plus forte valeur ajoute.
Il est donc ncessaire de dcortiquer toutes les tches planifier et piloter (avec des
dates et des temps norms) ncessaires la description de votre processus, sans tomber dans
lusine gaz.
Exemple : les approvisionnements de la tenue comptable peuvent revtir de nombreuses
modalits (voir un exemple de processus standard tlchargeable ici) :
o
o
o
o
o

Le client vous apporte au cabinet ses pices papier (photocopies ou originaux)

Il poste ces pices par le courrier
Il scanne puis envoie ces pices par e-mail en pices jointes
Il scanne puis dpose ces pices sur la plateforme du cabinet
Il capte ses donnes bancaires puis les qualifie dans un outil
A
partir
dun
processus
identifiant
toutes
ces
filires
dapprovisionnement, les donnes propres chaque client doivent
vous permettre de dfinir automatiquement le processus
spcifique et dtaill de chaque mission, alertes client
comprises !

Ce travail est ralis automatiquement par TurboBusiness.

RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

10

Tueur n5
Labsence de culture et de mthode avance dorganisation
Dmarche qualit (processus, procdures, manuel dorganisation, indicateurs),
techniques organisationnelles (thorie des contraintes, lean management, six sigma),
mesure systmatique de la performance (big data interne, nouveaux indicateurs de
vitesse, de dbit, de qualit)
La prsence et lexploitation dune culture et de mthodes propres ces dmarches sont
encore ultra-minoritaires, quand parfois, on ne dispose mme pas dune gestion des temps de
qualit correcte au sein du cabinet.
Peu dexperts comptables possdent cette culture car elle ne fait pas partie de leur cursus
dtude : et il faut bien reconnatre quelle ntait pas ncessaire il y a encore quelques
annes !
Par ailleurs, lorganisation des clients, la gestion des obligations et des approvisionnements
sont encore trop souvent laisses linitiative et lempirisme des collaborateurs
On ne peut alors stonner du rsultat (productivit et rentabilit en baisse)
et de la perptuation de priodes fiscales plus calamiteuses chaque anne.
La gestion des appros et de la tenue en file dattente fait aussi des merveilles
Nous rencontrons depuis un petit nombre dannes des cabinets qui ont pouss trs loin ces
sujets et qui affichent alors un avantage concurrentiel norme se caractrisant par
des performances hors normes.
Pionniers, ils se sont empars de ces techniques souvent issues de lindustrie, ont
potass des ouvrages spcialiss, et ont souvent dvelopp des outils logiciels spcifiques en
support. Ils appliquent alors lquation magique de la productivit trois ingrdients.
Nous avons la chance de les rencontrer dans nos missions sur le terrain et de constater
limposante marge de progression disponible pour la Profession : plutt
encourageant. Reste cependant sen emparer !
De notre ct, nous avons dvelopp, avec des consultants issus dautres
mondes professionnels, la Mthode des 5P qui permet, avec le support
de TurboBusiness, doptimiser les processus, la planification, le pilotage,
la productivit et la performance globale des cabinets : nos blogs
www.produisez-plus-vite.com et www.turbobusiness.fr sen font lcho.

RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

11

Tueur n6
Les lois du temps appliques aux cabinets
Elles sont essentiellement au nombre de trois :
La loi de Parkinson
Le syndrome de ltudiant
La loi de Murphy.
-

La premire (Parkinson) montre que chacun stale dans le temps qui lui est
imparti pour raliser une tche.

Action : rduisez le temps budgt, le travail sera (quasiment) aussi bien fait.
Nous rduisons les budgets de temps prvisionnels de 25% et cela fonctionne... avec laide
dune saisie des temps rnove (voir le tueur n10).
Nous dcloisonnons galement les portefeuilles clients pour viter aux collaborateurs de
sendormir : la gestion des appros et de la tenue en file dattente permet galement des
gains de productivit significatifs.
-

La deuxime (syndrome Etudiant) indique que la tendance humaine est en

permanence le juste temps pour terminer un travail.

Action : imposez des dlais raccourcis avec la validation dun planning de charge (voir le
tueur n7) et le pilotage de dates jalons pour les respecter.
Cette action a aussi le mrite dacclrer la vitesse de production, de rduire les dlais et
daccrotre la productivit : magique !
-

La troisime (Murphy) explique que si vous ne planifiez ni ne pilotez votre

organisation, vous irez dans le mur invitablement ( les emmerdes volent toujours
en escadrille disait Jacques CHIRAC) : on pourrait lappeler le syndrome priode
fiscale ?
Mettez en place vos processus et procdures (simples) de production
(voir le tueur n4), affectez aux tches des dates et des temps norms, et
vous doterez votre cabinet dun confort jamais atteint !
Reportez-vous galement notre Mthode des 5P qui sera droule
dans un sminaire organis Paris le 8 septembre 2016 et
illustre avec TurboBusiness. Inscrivez-vous ici.

Nous expliquerons plus fond ces mthodes via les autres tueurs de productivit.
RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

12

Tueur n7
La mconnaissance des goulots dtranglement
Cette notion de goulot est une des grandes avances de la Thorie des Contraintes.
Un goulot est :
- une ressource humaine
- mais aussi une rgle de gestion ou de management qui pnalise lorganisation.
Mais cest gnralement son acceptation premire qui le caractrise.
Cette mconnaissance impacte trs directement la performance globale de
lentreprise.
En effet, labsence thorique de goulot entrainerait idalement une performance illimite
ce qui nest jamais le cas dans la ralit.
Lapport de la Thorie des Contraintes consiste dire quon peut maximiser la
performance globale dune entreprise en identifiant son goulot principal un
instant t.
Une fois cette identification ralise, les autres ressources de lentreprise doivent
donc se mettre au service de la ressource goulot.
Ce qui suppose une autre contrainte : les RH non goulot ne doivent jamais tre charges
100% de leur temps productif (plutt 70% maximum).
Ce qui explique deux autres goulots
management trs contre-intuitifs :

de

type

rgle

de

gestion

et

la meilleure rentabilit de tous les dossiers pris individuellement ne garantit pas la

meilleure rentabilit globale.

le chargement optimal de chaque collaborateur envisag individuellement ne garantit

pas la vitesse de production globale la plus optimale sur lensemble du cabinet.

La remise en question de ces deux rgles ancestrales relativisent ou minorent lintrt :

o
o

du calcul des bonis malis par dossier

du taux de temps non facturable par collaborateur

qui sont pourtant des piliers de la gestion des cabinets depuis des dizaines dannes !

RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

13

Dans les cabinets, la difficult est double si lon en revient loptimisation des RH :
-

lobtention dun planning de charge automatique et dynamique est trs

difficile faute doutil logiciel et de mthode ;

il y a plusieurs goulots diffrents selon les mtiers et les priodes de

lanne.

Faute doutil et de mthode, cette identification est trs difficile car elle rclame un planning
de charge avec deux affichages diffrents et complmentaires :
-

la charge par collaborateur et par mois

la charge par niveau dintervenant comptable ou mtier (social,) par mois.

Ces deux affichages sont grs automatiquement et dynamiquement dans

TurboBusiness :

Le planning de charge nest pas un simple tat manuel et statique,

consultable priodiquement
Son existence est imprative pour raccourcir votre priode fiscale !
Nous en parlons dans notre tueur n8.
RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

14

Tueur n8
Labsence de planification de la priode fiscale
Bien sr, chaque cabinet planifie a minima la production terminale de ses bilans.
Mais trop souvent, la date du rendez-vous nest planifie avec le client
que lorsque le projet de bilan est livr lexpert-comptable par le rviseur.
Ce nest pas ce que nous appelons planifier, car la mthode est trop court-termiste et
donc soumise de nombreux alas !
Pourquoi ?
Tout simplement parce que personne ne sengage longtemps lavance sur une date
et donc des dlais tenir (ni le client, ni le rviseur, ni lexpert)
Toute lalchimie dune priode fiscale raccourcie repose sur
une planification longtemps lavance de tous les rendez-vous de bilan.
Le planning de charge devient donc central dans notre Mthode des 5P qui
prconise de travailler en plusieurs temps pour abattre le mythe de la priode fiscale
soi-disant incompressible
Car les responsables (de lchec) sont nombreux (forcment les autres ) :
- les clients (au premier rang)
- ladministration (bien place)
- les diteurs (parfois)
- les collaborateurs (ponctuellement)
- la faute pas de chance ?
Est-ce bien lucide ? Ne serait-ce pas plutt lexpert-comptable :
- dpourvu doutil
- de mthode prouve
- mais aussi de volontarisme rellement affich ?
Car si ladministration et mes diteurs sont hors contrle, les clients, les collaborateurs et
vous-mme sont dans votre sphre dinfluence.
Voici donc les tapes de votre salut en 2017 ;-))

RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

15

1. Mettez en place toutes vos missions clients (processus

standard personnaliss par client, toutes les tches tant dates et
budgtes en temps) ;
2. Prvoyez des budgets de temps allgs sur les missions clients
( base de temps norms et de temps personnaliss) : interdiction
de reconduire les temps n-1 !
3. Avancez les dates de tous vos rendez-vous clients dun
mois ;
4. Affinez et validez le nouvel quilibre au planning de charge
qui ressort de ces choix : il est probable quil vous faille revoir des
rpartitions de dossiers ou de tches sur les missions et de faire
plusieurs itrations jusqu trouver cet quilibre ;
5. Pilotez des dates jalons afin que chaque ressource respecte
ses engagements de dates.

Diapo extraite de notre sminaire Mthode des 5P (programme ici)

Nous comprenons mieux pourquoi :

- le planning de charge
- un puissant outil de raffectation de dossiers et de tches
sont indispensables pour raliser ce travail !
Ils sont bien srs prsents dans TurboBusiness
Toute autre solution manuelle (et souvent tente dans Excel) est vite un enfer
rapidement abandonne car irraliste et statique.
La mthode dcrite plus haut est la seule que nous connaissions pour terminer la priode
fiscale un mois plus tt que vos confrres ! Son efficacit est redoutable
RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

16

Tueur n9
Le multi-tches et labsence de plages de concentration
La production en multi-tches fait exploser les dlais de livraison et les temps passs de
plus de 50% !
Dfinition du multi-tche : pousser simultanment et de faon fractionne la
production de plusieurs dossiers dans le mme intervalle de temps.
Ce document explique pourquoi : tlchargement ici.

Prenons lexemple de la production comptable.

Tout au long de lanne, faire avancer chaque dossier quasiment au jour le jour fluidifie la
production et rduira la rvision terminale. Certains cabinets vont mme jusqu produire
une situation le onzime mois pour nettoyer les suspens avant la priode fiscale.
Car lorsque le cabinet doit affronter ses goulots dtranglement,
le multi-tche nest plus permis.
Citons la TVA et les bilans qui dclenchent des goulots dtranglement :
1/ La TVA (tout comme la production des bulletins de paye) stale sur un nombre limit de
jours : cest un sprint.
2/ Pour les bilans, on parle en semaines : cest un marathon.
Mais l, la mthode de travail doit changer du tout au tout : quand on dmarre sur un
dossier, on doit le traiter de A Z avant de passer au suivant.
Ce sont les reprises de dossiers qui tuent la productivit !
Labsence de plages de concentration cre de fait du multi-tches : le collaborateur
sinterrompt pour rpondre au tlphone, recevoir inopinment un client, fournir une
information un collgue, rsoudre un bug informatique etc
Il perd alors sa concentration et doit se replonger dans son travail initial avec un temps
excdentaire pass.
Protgez la concentration de chacun (attention aux lignes
tlphoniques directes, aux tlphones mobiles qui buzzent chaque sms
reu, etc) et formez votre secrtaire pour aider vos troupes avec une
bonne gestion dvnements clients.
RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

17

Tueur n10
La saisie des temps lancienne
Ne boudons pas notre plaisir : sil y a dj une srieuse et frquente saisie des temps
dans votre cabinet, cest dj trs bien.
Car le cabinet finira par connatre la rentabilit de ses missions.
Mais peut-tre trop tard ?

Quappelons-nous une saisie des temps lancienne alors ?

Nous entendons ici une saisie des temps :
- alimente totalement manuellement (des lignes vierges renseigner de A Z)
- sans relation avec la tche prvue dans la mission produire
- sans gestion simultane de lobligation
- sans temps budgts
- sans dtection instantane des malis
- sans possibilit dalerte spcifique
- sans liaison ventuelle avec lagenda.
Autant dire, ce que lon voit dans tous les logiciels du march !

Tlchargez la documentation de TurboBusiness sur le blog

www.turbobusiness.fr. Et faites la diffrence

Reprenons ces diffrents points

1. alimente totalement manuellement (une ligne vierge renseigner) :
La saisie des temps conventionnelle ntant pas relie des tches prvues (et dfinies par
une date et un temps prvu), chacun doit tout saisir : le code dossier, le code mission, le
millsime, le code tche, le temps, un libell etc
Cest la fois long et susceptible derreur (couramment) sur le millsime ce qui risque de
fausser vos analyses de rentabilit.
TurboBusiness fournit aux collaborateurs leurs listes de tches : un simple glisserdplacer alimente instantanment une ligne complte de temps.

RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

18

2. sans relation avec la tche prvue dans la mission produire :

Par ailleurs, labsence de lien avec une tche budgte en temps empche le calcul
automatique du taux davancement de la mission qui est un lment fondamental (cf le
tueur n11 suivre) !
3. sans gestion simultane de lobligation :
La plupart des collaborateurs de la plupart des cabinets grent le suivi de leurs obligations
dans des tableaux Excel (souvent diffrents !) ce qui empche un suivi central des cadres.
Et ils tiennent souvent leur agenda dans Outlook
La planification des personnels rclame alors trois logiciels diffrents !
La gestion interne (temps), Excel (obligations) et Outlook (agendas)
Rien nest reli ! Bonjour lefficacit
TurboBusiness permet daccomplir tout cela au mme endroit et au mme moment.
4. sans temps budgts :
On reproche souvent aux collaborateurs de faire de la sur-qualit : ce nest pas faux.
En mme temps, on ne leur fournit pas la rgle du jeu savoir le temps budgt
sur leurs tches ! Comment leur reprocher ensuite de dpasser un temps budgt
inconnu ?
Bien sr, si vous navez pas de budgets de temps dtaills sur vos dossiers, il y a un problme.
TurboBusiness vous permet de les crer facilement et rapidement sur tous vos dossiers :
cerise sur le gteau, vous obtiendrez galement un planning de charge.
5. sans dtection instantane des malis :
Cest la consquence de notre point 4 : comment identifier les surtemps chaque saisie
des temps si on na pas les budgets ?
TurboBusiness va plus loin : il identifie galement les glissements de fonction.

Vous obtenez alors les deux causes majeures de vos malis (exemple ci-dessus).
(PVP : prix de vente prestation - PVC : prix de vente collaborateur = glissement de fonction).

RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

19

6. sans possibilit dalerte spcifique :

Outre le libell de la tche et un commentaire personnalisable, vous pouvez en saisie dune
ligne de temps stocker une remarque qui peut dboucher sur une liste consultable
par les cadres : si les collaborateurs constatent des anomalies (volumes plus levs que prvu,
complexits inattendues), ils pourront facilement vous alerte.

7. sans liaison ventuelle avec lagenda :

Les agendas sont toujours dconnects des tches, des temps et des obligations ce qui induit
une rupture informatique dans votre chane dinformation.
Outre le temps perdu pour les collaborateurs, ceci est prjudiciable pour la qualit de votre
suivi des quipes et pour la qualit de vos statistiques de gestion.
TurboBusiness relie toute linformation : tches, obligations, temps et agenda (option)
pour tous vos dossiers et leurs missions.

Ceci a un intrt galement collectif, car les agendas de chacun peuvent tre consults
dans un planning collectif pour piloter des runions de planification. Prcieux

RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

20

Tueur n11
La mconnaissance des taux davancement
Cest un indicateur absolument essentiel pour calculer vos malis tous les mois, et
non pas la fin de la mission.
Un calcul de malis non corrig du taux davancement peut vous tromper gravement !
Exemple :
Le dossier DUPONT a un budget de 100 heures annuelles : au bout de 6 mois, vos
collaborateurs ont pass 50 heures en cumul. Correct vous direz-vous ?
Peut-tre sauf si seulement 20% du travail a t rellement produit !
Sans taux davancement, vous tes dans le noir et nest plus possible
dans un contexte de baisse tendancielle de la rentabilit des cabinets.

Quapporte donc ce taux calcul tout moment ?

Vous identifiez rapidement les dossiers qui prennent leau et vous pouvez
intervenir rapidement :
- auprs des responsables de dossiers pour serrer les boulons
- auprs des clients sil y a une bonne raison de rengocier leurs honoraires en cours de
mission.
Mais ce taux ncessite trois lments indispensables par mission
client :
- la connaissance de vos budgets de temps
- une saisie des temps qualitative
- un suivi des tches termines.
TurboBusiness ralise ce calcul automatiquement sur toutes vos missions la date de sortie
de votre tat des bonis malis.

En route pour une stratgie zro malus !

RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

21

Tueur n12
Labsence dindicateurs de performance rnovs
Nous avons dj beaucoup crit sur ce sujet pour dnoncer des indicateurs :
- sur le pass
- consquences (et non causes)
- trop comptables
- donc peu analytiques !
Bonis malis Taux de temps non facturables CA par collaborateur Rsultat du cabinet
Ils sont loin dtre inutiles mais ils commencent ne plus suffire pour atteindre
une performance suprieure.

Il y a plusieurs raisons cela

Prenons les deux premiers, emblmatiques de la gestion actuelle des cabinets.
1/ Les bonis malis :
Lide est de surveiller la rentabilit de chaque dossier : si tous les dossiers sont matriss
(pas de malis), alors le cabinet aurait une performance optimale.
Ceci est contredit totalement par la Thorie des Contraintes qui indique (et prouve) quon
peut raliser une performance globale suprieure sans pour autant optimiser la
rentabilit de chaque dossier.
Cest donc une erreur de raisonner trop individuellement.
2/ Le taux de temps non facturable :
En thorie, cet indicateur doit tre minimis tout prix et donc les collaborateurs doivent
tre chargs au maximum par anticipation.
L encore, la Thorie des Contraintes privilgie la performance globale celle de chaque
individu pris isolment.
RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

22

Elle propose une gestion optimise du (des) goulot(s) dtranglement qui sappuie sur le fait
que les RH non goulot se mettent au service du goulot principal tout moment, quitte
rester inoccupes (ou moins occupes) certains moments.
Ceci a t dcouvert dans lindustrie o le chargement maximal de chaque machine pouvait
produire des sur-stocks de produits semi-finis certains endroits de la chane de production.
Sur-stocks coteux et donc bannir, au prix dun ralentissement ou de larrt pur et simple
de certaines machines et des postes de travail les servant.
Dans le monde des services, les sur-stocks ne se voient pas
Ces raisonnements sont contre-intuitifs
mais prouvs par les spcialistes de lorganisation.
Ils sont pourtant aujourdhui trs mconnus dans les cabinets.

La promotion de plusieurs indicateurs novateurs

Hors indicateurs conventionnels, les logiciels du march sont relativement pauvres et
souvent peu synthtiques ce qui empche une vision pertinente et rapide des dirigeants.
Outre le calcul des bonis malis corrigs des taux davancement, nous avons introduit
dans TurboBusiness des indicateurs et des tableaux de bord novateurs qui rpondent aux
grands principes de la Thorie des Contraintes et du Lean Management :
1/ Indicateur de qualit : le nombre de dpassements par mois (obligations non
termine).
Il permet danalyser les dysfonctionnements du cabinet (retards) sur diffrents critres :
- Tche
- Collaborateur
- Equipe
- Site
- Mtier
Finis les priodes fiscales qui se terminent par C a t pire, mais on ne sait pas
pourquoi

2/ Indicateur de dbit : le planning de charge automatique et dynamique

Cest un outil pivot de notre Mthode des 5P ! Il permet davancer la fin de la priode fiscale
dun mois grce une forte anticipation des rendez-vous clients et un pilotage de la
planification sans faille (voir copies dcrans de la page 14).
RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

23

3/ Indicateur de vitesse : le dlai moyen de terminaison dune prestation

Il calcule un nombre de jours entre deux tches (ou alertes clients) : par exemple le
dlai moyen de production des bilans.
Lorsque vous additionnez ce dlai pour tous vos dossiers, vous obtenez un dlai moyen
gnral (votre vitesse de production) : si vous le rduisez, vous finissez plus tt et
enregistrez des gains de productivit substantiels.

4/ Deux tableaux de bord :

-

Pour les collaborateurs : tableau de bord des obligations avec notion durgence et
dimportance (matrice dEisenhower) :

Pour les cadres : tableau de performance collaborateurs qui calcule 9 indicateurs

instantans et automatiques par collaborateur et par mois.

RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

24

Dautres sont en prparation pour proposer une performance top niveau votre
cabinet !

Posez des bases saines : une excellente saisie des temps couple des
budgets de temps, une gestion des obligations et lagenda.
Vous possdez alors tous les lments pour
dinformation de gestion au top !

un

systme

Ne chargez pas 100% vos collaborateurs pour conserver de la

souplesse.
Visez la rduction des dlais, vous obtiendrez mcaniquement
(et sans en parler car lexpression fait peur) des gains de productivit
substantiels : les 15 jours cadeau en rallonge de la priode fiscale
sont fuir comme la peste

RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

25

Conclusion
Pas de productivit ni de performance sans rvolution
Les priodes fiscales se suivent et se ressemblent : malgr lempilage doutils et les bonnes
intentions, les mmes causes provoquent toujours les mmes consquences.
Il est tonnant de constater que cette souffrance rpte chaque anne,
et qui produit des centaines de burn-out dexperts comptables,
ne conduit pas plus de remises en question
La phrase dEinstein a encore de beaux jours devant elle : La folie, cest de faire toujours la
mme chose et de sattendre un rsultat diffrent.

Comment en sortir ?
La prise de conscience lucide de lchec organisationnel dans un contexte
professionnel et concurrentiel qui a beaucoup chang est pour nous la premire tape.
Mais il faut ensuite passer la deuxime : vouloir se remettre srieusement en
cause et accepter et faire un point dtaill des outils, pratiques, cultures avant de se jeter
sur les solutions ! Sinon, on retombe toujours dans les mmes errements
Nous rencontrons dans nos audits des dizaines de cabinets qui nous disent : je sais peu
prs tout ce qui ne va pas chez moi, mais je ne sais pas par o commencer !

Et cest bien tout le problme, pass la prise de conscience

Il faut agir... Autrement !

La Chronologie de la Performance
Cest ainsi que nous avons baptis notre vision au sein du rseau MOSAIC : il y a un ordre
pour faire les choses, un timing respecter, et des fondamentaux reconstruire
pas pas. Chaque dirigeant doit faire sa propre rvolution car les recettes ont chang !
Toute tentative pour griller les tapes conduit au fiasco : il nest que de constater,
exemple symptomatique, les checs rpts dun marketing trop tt (et mal) conduit, assorti
de lachat prmatur dune panoplie de logiciels inutiles et coteux.
Les cabinets doivent dabord se doter de moyens (gestion interne), de temps libre
(organisation) et dune stratgie digitale (avec un positionnement plus diffrenci) pour
ne pas stouffer dans une tentative de dveloppement dsordonne, illusoire et sans
prennit. Il suffit de regarder les chiffres de La Profession pour tout comprendre...
RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

26

Quelques rfrences dans nos missions

Orex Alliance Centre : 700 collaborateurs 30 sites
Groupe CHD Soissons : 550 collaborateurs 25 sites
CDER Reims : 500 collaborateurs 12 sites
Groupe SOVEC : 255 collaborateurs 14 sites
CAPEC Dijon : 200 collaborateurs 1 site
AFIGEC Levallois : 190 collaborateurs 5 sites
FIDSUD Toulouse : 180 collaborateurs 13 sites
SFA Strasbourg 150 collaborateurs - 1 site
COGEPARC Lyon : 120 collaborateurs 3 sites
FIDECOREX St Pierre 110 collaborateurs 2 sites
ORFIS Baker Tilly Lyon : 100 collaborateurs 1 site
AUFICOM Epinal : 100 collaborateurs 6 sites

SOGEX Colmar 100 collaborateurs 1 site

EMARGENCE Paris : 100 collaborateurs 1 site
TRIGONE Nord : 90 collaborateurs 4 sites
AXENS Andrezieux 85 collaborateurs - 2 sites
BIZOUARD 85 collaborateurs 3 sites
ANSEMBLE Manosque : 80 collaborateurs 6 sites
PREMIER MONDE Lyon : 80 collaborateurs 1 site
AHA Lyon : 60 collaborateurs 2 sites
CINQ PLUS Hoenheim : 55 collaborateurs 5 sites
AGC La Runion : 45 collaborateurs 1 site
SOFIREX Roanne : 40 collaborateurs 2 sites
OPTIMUM La Runion : 35 collaborateurs 5 sites

Prs de 900 missions depuis 1999 Coopration avec la plupart des diteurs majeurs
+ les groupements et rseaux de la PCLA (ATH, France Dfi, Prime Global, Cabex,)

Nos spcialits
Gestion interne
(Audit et Mthode de Facturation Optimise)

Organisation
(Audit et Mthode des 5P Processus Planification Pilotage Productivit Performance)

Architecture productive

(Audit et harmonisation des logiciels de production de 2 , 3 et 4 gnration)

Nos blogs
www.facturez-plus.com
www.turbotreso.com
www.produisez-plus-vite.com
www.turbodeal.fr
www.turbobusiness.fr

Pour nous joindre : 05 56 60 38 29

Stphane REGNIER : 06 11 23 09 18
RC&A Consulting 05/2016 Livre blanc Les 12 tueurs de votre productivit

Page

27