IMPORTANCIA DE LA FASE DE PLANEACION EN EL XITO DE LOS

PROYECTOS

NURIS CELENA MONTERO SANTIAGO

Ensayo presentado a la tutora:

TATIANA INES NAVAS GOMEZ

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
MAESTRIA GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA
AO 2014

IMPORTANCIA DE LA FASE DE PLANEACION EN EL XITO DE LOS

PROYECTOS

Todas las instituciones para cumplir objetivos, metas o satisfacer necesidades,

requieren de la planificacin

y presentacin de proyecto a entidades que la

puedan coadyuvarlas. Cuando se afirma que todas se hace referencia tambin a

las instituciones educativas, ellas para conseguir recursos para la ejecucin de
obras que mejoren su infraestructura o para adquirir materiales didcticos, equipos
y otros elementos necesarios para el desarrollo de su objeto social que es la
enseanza, deben gestionarlos a travs de proyectos.

Es claro que para desarrollar con xito un proyecto es necesario definir

cul es el ciclo de vida y qu importancia tiene cada una de sus fases en la
consecucin de buenos resultados. Segn Shewhart y Deming, el ciclo de vida
de un proyecto cuenta con cuatro elementos bsicos: planificar, hacer, revisar y
actuar. Esta teora tambin es fundamentada en la gua PMBOK, 2008; que
establece que el ciclo de vida del proyecto cuenta con tres fases: Fase inicial, fase
intermedia y fase final, es decir, el ciclo de vida requiere de partes secuenciales
y articuladas que al ser desarrolladas integralmente permitan contar con

elementos que logren una correcta aplicacin de la administracin, gestin y

gerencia de proyecto. Se puede establecer que el xito del diseo y ejecucin del
proyecto se puede garantizar si se cuenta con una base slida y fundamentada
en su proceso inicial que es la fase de planificacin.

La

fase de planeacin o planificacin

tiene inmersa varios planes de

gestin: integracin, alcance, tiempo y costo. Cada uno de ellos es necesario para
poder llevar el proyecto a feliz trmino y con los resultados esperados. Se puede
demostrar que cada plan es de vital importancia en el buen desarrollo de un
proyecto, a continuacin se fundamenta

la importancia de estos planes de

gestin:

La primera gestin es conocida como plan de gestin de integracin, esta

se puede definir como una fase de la planificacin que establece las actividades y
procesos necesarios para identificar, definir y coordinar todos los procesos y
actividades que aseguren el buen desarrollo y finalizacin del proyecto. Esta fase
es de vital importancia porque permite identificar todas las variables que pueden
afectar el buen desarrollo del proyecto; dentro del proyecto educativo es aplicable
porque tanto en la gerencia educativa como en el proceso de enseanza para
alcanzar los objetivos debe basarse en una excelente planificacin que integre y
consolide todas las actividades necesarias para alcanzar las metas institucionales
o educativas.

Una de las caractersticas del proyecto es que debe ser medible, es decir,
se debe establecer cul es el impacto que genera. Es aqu donde surge el plan de
gestin de alcance. Esta fase de planificacin permite establecer cmo se van a
desarrollar las actividades teniendo en cuenta una visin global de la empresa,
como se puede lograr este alcance y que impacto genera. Esta etapa es esencial
en el plano educativo porque permite especificar dentro de la gerencia educativa y
el proyecto educativo institucional, cuales son

los procesos o actividades a

desarrollar, cuales son los resultados que se pretenden alcanzar, cual es el

impacto que genera estos resultados y como se puede verificar y controlar los
alcance a lo largo de la ejecucin del proyecto. Un proyecto educativo establece
sus alcances a travs no slo de su misin institucional, sino a travs de los
diferentes proyectos reglamentarios: transversales, de rea, de aula o pedaggico.
Cada uno de ellos propende por especificar que busca solucionar, en que tiempo
se quiere lograr, que tipo de ciudadano se pretende brindar a la sociedad y que
factores ambientales, sociales o culturales interfieren en la consecucin de este
objetivo institucional.

El factor tiempo tambin es de vital importancia en la ejecucin de un

proyecto, atendiendo este requerimiento surge el plan de gestin de tiempo. Esta
etapa de la planificacin hace referencia a todos los elementos que integran al
proyecto, cada actividad,

fase o proceso debe desarrollarse en un tiempo

especfico. La aplicabilidad de esta fase permite determinar en cuanto tiempo se

van a obtener resultados del proyecto, reconocer que factores externos o internos
pueden afectar la ejecucin del proyecto. A nivel educativo esta herramienta de
gerencia de proyecto es de amplia aplicacin, el servicio educativo cumple con
metas de tiempo establecidas por el Ministerio de Educacin Nacional. Es as
como en cada ao lectivo teniendo en cuenta la planificacin de la Secretaria de
Educacin Departamental se establece un cronograma que determina el tiempo
en que se deben desarrollar los procesos acadmicos y administrativos, en base a
ellos cada institucin educativa reajusta el cronograma a nivel institucional; dentro
del quehacer docente se deben disear y ejecutar planes de areas, proyectos de
aula o pedaggicos, la ejecucin de estos planes o proyectos se llevan a cabo
mediante actividades que son organizadas a travs de cronogramas que deben
coincidir con las polticas y lineamientos establecidas por el MEN.

Para cumplir con el diseo y ejecucin de un proyecto, tambin se hace

necesario fijar costos econmicos, por eso dentro del proceso de planificacin se
desarrolla el plan de gestin de costo. Esta etapa es una tarea de fundamental
que permite establecer cules son los recursos financieros que se requieren para
desarrollar cada una de las actividades establecidas para alcanzar con los
objetivos que orientan el proyecto y

como se har seguimiento a los costos

durante el ciclo de vida del proyecto. Como se ha recalcado a lo largo de este

escrito la planificacin es de vital importancia para alcanzar con xito las metas del
proyecto y en s la planificacin del costo determina la viabilidad de un proyecto.

Este factor tambin es aplicable a los proyectos educativos porque para ejecutar
acciones que conllevan al desarrollo del objeto social que es la enseanza se
necesita de la asignacin de recursos financieros a cada proceso, proyecto o
actividad que permita cumplir con la misin y visin institucional. En cuanto al
desarrollo curricular cada rea de formacin debe formular y ejecutar proyectos
que permitan cumplir con los objetivos pedaggicos y para ello tambin se
necesita el recurso financiero por mnima que sea la actividad planificada para
alcanzar las metas acadmicas.

Todos en algn momento y desde el rol que desempeamos vamos a hacer

partes o responsables del diseo o ejecucin de un proyecto. Necesitamos no slo
conocer cules son las fases del ciclo de vida del proyecto sino lo que representa
la fase inicial como cimiento slido en la estructura de un proyecto, tambin
debemos tener claro que conlleva la fase de planeacin y como debe estar
articulado un adecuado plan de gestin para obtener excelentes resultados. Este
es el papel que nos impone el mundo gerencial actual, requiere que todo individuo
comprometido con la sociedad, con la institucin y con el entorno de la cual hace
parte, vea el proyecto como una herramienta que permite mejorar, satisfacer,
solucionar o minimizar problemas. Este es el desafo que los impone la gerencia
de proyectos y la planificacin estratgica.