Manual Escritorio Unico

Escritorio nico Manual de Usuario
MANUAL DE
ESCRITORIO
NICO
(EU)
Gerencia Operativa de Capacitacin

y Formacin Continua
Direccin General de Gestin Documental SECLYT

Gerencia Operativa de Capacitacin y Formacin Continua
capacitacion-sade@buenosaires.gob.ar
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Con el objetivo de agilizar los tiempos de gestin administrativa, el Gobierno de la Ciudad

de Buenos Aires avanza con la ejecucin progresiva de la digitalizacin de los trmites y la
documentacin interna que se realiza va papel.
El mdulo de Escritorio nico EU se incorpora al Sistema de Administracin de
Documentos Electrnicos SADE.
La aplicacin facilita la administracin y seguimiento de las tareas pendientes de ejecucin
por parte del usuario en curso y de su personal supervisado, en los diferentes mdulos del
ecosistema SADE.
Asimismo, el Escritorio nico permite el acceso directo a los mdulos de la plataforma
SADE, lo que produce una mejora sustancial en la eficacia operativa del usuario y en la integracin
de los aplicativos.

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ndice
1 Introduccin ................................................................................................................................ 4
1.1 Descripcin general ...................................................................................................... 4
1.2 Recomendaciones ........................................................................................................ 4
1.3 Plataforma SADE ......................................................................................................... 5
2 Acceso al mdulo........................................................................................................................ 8
3 Configuracin............................................................................................................................ 10
3.1 Configuracin de aplicaciones .................................................................................... 11
3.2 Configuracin de antigedad de tareas ...................................................................... 12
4 Inicio ......................................................................................................................................... 13
4.1 Mis tareas ................................................................................................................... 14
4.2 Buzn Grupal ............................................................................................................. 16
4.3 Tareas de supervisados ............................................................................................. 17
5 Acceso al Sistema de Ticket Mesa de Ayuda GOAAI.......................................................... 18

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1 Introduccin
1.1 Descripcin general
El mdulo ESCRITORIO NICO - EU es una interfaz diseada para facilitar el control y
seguimiento de las tareas propias y del personal supervisado.
El EU centraliza el acceso a los mdulos SADE, lo que dinamiza su operatoria.
1.2 Recomendaciones
Dado que EU forma parte de un entorno Web, es importante tener en cuenta las siguientes
consideraciones al momento de ser utilizado:
Se sugiere utilizar el navegador Mozilla Firefox
versin 31.
Se requiere actualizar el complemento Java a la versin 7, Update (actualizacin) 65 y activarlo

desde la seccin herramientas/complementos del navegador.
Para poder abrir los documentos generados en el sistema y procesar los materiales
digitalizados se recomienda tener instalado el Adobe Profesional.
Para volver a una pantalla anterior, evitar el uso de los botones Back / Atrs o Forward /
Adelante que proveen los navegadores o la tecla de Backspace / Borrar del teclado.
Todos los mdulos cuentan con botones
esta manera, se asegura la integridad del mdulo.
para retroceder. De
Para la utilizacin del Token USB para la firma digital, se requiere descargar el driver del
siguiente link:
http://ac.buenosaires.gob.ar
Para la correcta visualizacin de las firmas en los documentos oficiales, se debe validar a la ASI
en la lista de confianza de nuestro Adobe Reader. Para realizar dicha tarea, se deben seguir los
pasos que figuran en el instructivo del siguiente link:
http://10.10.1.50/token_validacion_firma.pdf

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1.3 Plataforma SADE
SADE
EU
Track
CCOO
P
A
P
E
L
Caratulacin
Pases
Remitos
Consultas
Notas
Memorandos
Datos
Personales
GEDO
EE
Caratulacin
Pases
Consultas
Tramitacin a
Distancia (TAD)
Normativa
Documentos
Oficiales
Legajo
nico
PF
Firmas
pendientes
RIB
Registro de
Identificacin
de
Beneficiarios
Legajo elect.
RRHH
TUS
GUP
Gestor nico
de
proveedores
PSOC
Planes
Sociales y
Subsidios
RCE
LOyS
Expedientes
Electrn. de
contrataciones
RLM
Registro Civil
Electrnico
ARCH
Archivo y
desarchivo de
Expedientes
Registro
Legajo
Multipropsito
AFJG
Administracin
firma Jefe de
Gobierno

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En el marco de la Ley 3304 y con el objetivo de digitalizar todos los trmites y

comunicaciones el Poder Ejecutivo del Gobierno de la Ciudad ha desarrollado el Sistema de
Administracin de Documentos Electrnicos SADE, que es un sistema integrado por aplicativos
informticos que trabajan en forma colaborativa. Esta plataforma informtica respeta todos los
criterios establecidos por Ley y permite la gestin de todos los trmites de gobierno. Los mdulos
que integran el SADE son los siguientes:
TRACK SEGUIMIENTO: fue el primer mdulo que se implement por Decreto 589-09. Permite
gestionar cualquier actuacin en papel que sea requerida por razones administrativas. De entre los
papeles que circulan por el GCBA, el ms importante es el Expediente, sin embargo existen otros
documentos como los Oficios Judiciales, las Presentaciones a Agregar o los Giros de
Documentacin que tambin se gestionan por Track. Todo acto administrativo debe ser caratulado
o numerado para su identificacin y se debe registrar los pases para su circulacin y generar los
remitos correspondientes. El mdulo, adems, permite consultar dnde se encuentran las
actuaciones en papel para su seguimiento.
CCOO COMUNICACIONES OFICIALES: se implement por Decreto 287-10. Este mdulo
inaugura la documentacin administrativa electrnica en el GCBA. Permite la generacin, registro y
archivo de Notas y Memorandos.
GEDO GENERADOR DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS OFICIALES: se implement por
Decreto 765-10. Permite la generacin, registro y archivo de los documentos oficiales necesarios
para vincular en un Expediente Electrnico. Entre los documentos que estn disponibles en GEDO,
se pueden destacar los Informes, Providencias, Disposiciones o Resoluciones Administrativas
Comunales, entre otros. Asimismo, este mdulo posibilita el resguardo de imgenes o de
documentos generados en otro software en el RUDO.
EE EXPEDIENTE ELECTRNICO: se implement por Decreto 196-11. Permite la caratulacin,
vinculacin de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrnicos.
La plataforma de Tramitacin a Distancia TAD se implementa por Decreto 429-13. Crea TAD
como medio de interaccin del ciudadano con la administracin, permite la recepcin y remisin de
presentaciones, solicitudes, escritos, notificaciones y comunicaciones, entre otros, propiciados a
travs de la plataforma.
PF PORTA FIRMA: permite administrar la firma de los actos administrativos. Ofrece algunas
opciones como la firma de documentos segn el usuario que remiti la tarea o la posibilidad de
firmar varios documentos al mismo tiempo. Funciona como una bandeja de firmas virtual.
LUE LEGAJO NICO ELECTRNICO: permite la creacin, guarda y archivo de todos los
documentos electrnicos correspondientes a los agentes que se desempean en el mbito del
Poder Ejecutivo de la Ciudad Autnoma de Buenos Aires.
GUP GESTOR NICO DE PROVEEDORES: permite gestionar informacin, documentacin y
antecedentes para la inscripcin de los proveedores del GCBA.
RIB REGISTRO DE IDENTIFICACIN DE BENEFICIARIOS: permite identificar una persona
registrada que es o ser candidato a percibir un beneficio de los programas sociales del GCABA. El
sistema permite detallar el grupo conviviente (hogar) al que pertenece la persona en un momento
dado.
PSOC PLANES SOCIALES Y SUBSIDIOS: permite la tramitacin electrnica total del trmite de
otorgamiento de beneficios, desde la solicitud, hasta el pago en la cuenta del beneficiario.

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LOYS LOCACIN DE OBRAS Y SERVICIOS: permite la caratulacin, vinculacin de

documentos, pases y consultas de Expedientes Electrnicos que tramiten la contratacin de
personal bajo los regmenes de Locacin de Obras y de Servicios.
RCE REGISTRO CIVIL ELECTRNICO: permite la generacin, tramitacin y guarda de todos
los documentos electrnicos respaldatorios de las inscripciones efectuadas por el Registro Civil.
RLM REGISTRO/LEGAJO MULTIPROPSITO: apunta a resolver la problemtica de los
Registros que deben guardar datos y documentos respaldatorios de un grupo de personas fsicas o
jurdicas, que en principio busca identificarlos y habilitarlos a realizar ciertas actividades.
Algunos ejemplos de Registros Pblicos son:
- Registro Pblico de Administradores de Consorcios
- Registro de empresas habilitadas para tareas de desinfeccin y fumigacin
- Registro de Guardavidas
- Registro de Asistentes Gerontolgicos.
ARCH SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVO: permite administrar el archivo de los Expedientes.
Este mdulo es de uso exclusivo de la Mesa General de Entradas y Archivo de la Secretara Legal
y Tcnica.
AFJG ADMINISTRACIN FIRMA JEFE DE GOBIERNO: permite recepcionar los expedientes
correspondientes a actuaciones para la firma del Jefe de Gobierno y realizar el circuito de trabajo
pertinente. Este mdulo es de uso exclusivo de la Direccin General de Coordinacin Legal de la
Secretara Legal y Tcnica.
EU ESCRITORIO NICO: es la interfaz que permite navegar por todos los mdulos que integran
el SADE, es por ello que se lo considera la cara visible del SADE. Muestra un resumen de todas las
tareas pendientes que el agente tiene en cada mdulo y las organiza por das. Adems, permite
que el superior jerrquico visualice la carga de trabajo del personal a cargo de su sector.

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2 Acceso al mdulo
Todos los usuarios que utilicen el mdulo deben ser usuarios de Track con una reparticin y
un sector interno asociado y deben completar su perfil en el mdulo de Comunicaciones Oficiales.
Una vez completados los requerimientos mencionados deben pasar 20 minutos para que el
usuario se encuentre habilitado para utilizar el mdulo EU.
Se ingresa a travs de un navegador, por medio de la siguiente direccin:
http://eu.gcba.gob.ar
A continuacin se muestra la pantalla de ingreso al mdulo:
Se accede con el mismo nombre de usuario y clave de los mdulos del SADE.
Para obtener un usuario, el funcionario de la reparticin debe solicitar el alta al
Administrador Local del Sistema.
Una vez completados los campos de Usuario y Clave, se debe presionar en el botn
Acceder.
A continuacin se muestra la pantalla de inicio de la aplicacin:

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En la parte superior, la pantalla ofrece la opcin de Salir de la aplicacin y muestra el

nombre del usuario en curso.
Luego, despliega solapas con el nombre de las opciones contempladas en la aplicacin.
Para seleccionar una opcin, se posiciona el mouse sobre el nombre y se presiona la tecla
izquierda.

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3 Configuracin
La primera vez que un usuario accede al mdulo Escritorio nico, se presenta un cuadro
aviso explicativo sobre las utilidades y configuracin del mdulo.
Si se presiona el botn OK, el mdulo redirige al usuario a la solapa Configuracin donde

puede establecer el perfil de acceso y control de tareas en el Escritorio nico.

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10
3.1 Configuracin de aplicaciones

El sector Configuracin de las aplicaciones consta de tres columnas que permiten
seleccionar diferentes opciones para cada una de las aplicaciones que integran el SADE.
La columna Mis Tareas permite definir si se desea visualizar desde EU las tareas
pendientes de cada uno de los mdulos.
La columna Mis Sistemas permite seleccionar los mdulos a los que se desea tener
acceso directo desde el EU.
La columna Mis Supervisados permite seleccionar si desea acceder a las tareas
pendientes del personal a cargo en cada uno de los mdulos.
La columna Buzn Grupal permite seleccionar si desea acceder a las tareas pendientes
del sector.
Una vez seleccionado el perfil de trabajo, presionar en el botn Guardar para finalizar la
tarea.
La configuracin puede modificarse cuantas veces se lo requiera. Con ese fin, se debe
reingresar en la solapa Configuracin, establecer los cambios y presionar en el botn Guardar.

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11
3.2 Configuracin de antigedad de tareas

El sector Configuracin de Antigedad de Tareas permite definir la distribucin de las
tareas pendientes segn los plazos pertinentes para cada sector.
El campo Menor antigedad de das permite definir el plazo mnimo de las tareas
pendientes. El mdulo ofrece la cifra de 15 das como valor predeterminado. Para modificarlo se
debe ingresar otro nmero en el campo.
El campo Antigedad media de das permite definir el plazo medio de las tareas
El campo Mayor antigedad de das permite definir el plazo mximo de las tareas
Si se presiona el botn Previsualizar, el mdulo muestra una tabla de tareas de ejemplo.
Una vez configurada la antigedad de las tareas, presionar en el botn Guardar para
registrar los cambios.

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12
4 Inicio
Al ingresar en la solapa Inicio se muestra en la parte superior de la pantalla el sector de
Mis Tareas en la que se visualizan las tareas pendientes del usuario, distribuidas segn el criterio
de antigedad definido en la solapa de Configuracin.
Tambin permite el acceso a la bandeja de tareas de cada mdulo para ejecutar las tareas
pendientes sin reingresar su usuario y contrasea.
El sector Mis supervisados permite visualizar las tareas pendientes del personal a cargo
del usuario en curso. Los mdulos que se vern disponibles sern solo los que hayan sido
seleccionados en la columna Mis supervisados de la solapa Configuracin.

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13
4.1 Mis tareas

Todas las subcolumnas cuentan con una flecha ascendente y una descendente que, si se
presionan, permiten reordenar los mdulos del primero al ltimo y viceversa.
La columna Sistema permite identificar los distintos mdulos del SADE.

La columna Tareas pendientes muestra el detalle de las tareas que el agente an no
realiz organizadas en diferentes subcolumnas segn los criterios de antigedad definidos en la
solapa Configuracin.
La subcolumna Total muestra la cantidad total de tareas pendientes que tiene el usuario
en cada uno de los mdulos.
La subcolumna <15 das muestra la cantidad total de tareas que el usuario tiene
pendientes desde hace 0 hasta 14 das, en cada uno de los mdulos. La cantidad de das que
muestra esta columna vara segn el dato ingresado en el campo Menor antigedad de das de la
Configuracin de Antigedad de das de la solapa Configuracin.
muestra esta columna vara segn el dato ingresado en el campo Antigedad media de das de la
La subcolumna <=60 das muestra la cantidad total de tareas que el usuario tiene
muestra esta columna vara segn el dato ingresado en el campo Mayor antigedad de das de la
pendientes desde ms de 60 das, en cada uno de los mdulos. La cantidad de das que muestra
esta columna vara segn el dato ingresado en el campo Mayor antigedad de das de la
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14
El recuadro de color verde Promedio de Tareas en das muestra el total de tareas

realizadas por el usuario.
La subcolumna <=60 das muestra todas las tareas realizadas en un perodo menor o igual
a 60 das. La cantidad de das que muestra esta columna vara segn el dato ingresado en el
campo Mayor antigedad de das de la Configuracin de Antigedad de das de la solapa
Configuracin.
La subcolumna >60 das muestra todas las tareas realizadas en un perodo mayor a 60
das. La cantidad de das que muestra esta columna vara segn el dato ingresado en el campo
Mayor antigedad de das de la Configuracin de Antigedad de das de la solapa
Configuracin.
La columna Accin permite el acceso directo al buzn de tareas de los mdulos SADE, sin
necesidad de reingresar usuario y contrasea. Se debe presionar en el tringulo que acompaa la
descripcin Ir de la aplicacin seleccionada.
El recuadro Mdulos SADE permite el acceso directo a cada uno de los mdulos que
hayan sido seleccionados en la columna Mis Sistemas de la solapa Configuracin. Se debe
presionar en el tringulo que acompaa la descripcin Ir de la aplicacin seleccionada.

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15
4.2 Buzn Grupal

La solapa muestra el detalle de las tareas pendientes del sector al que pertenece el usuario
y que an no realizaron, organizadas en diferentes subcolumnas segn los criterios de antigedad
definidos en la solapa Configuracin.

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16
4.3 Tareas de supervisados

Si se presiona en la lupa situada junto al nmero de tareas pendientes, se puede acceder al
detalle de las mismas organizadas segn la cantidad de das definidos en la Configuracin de
Antigedad de Tareas
La columna Accin permite el acceso directo al buzn de tareas correspondiente al mdulo

en supervisin del personal a cargo.

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17
5 Acceso al Sistema de Ticket Mesa de Ayuda GOAAI

El Sistema de Ticket permite la comunicacin entre los usuarios del SADE y la
Administracin Central del SADE para la resolucin de inconvenientes y consultas referidos al
Sistema.
El proceso se realiza a travs del envo de un ticket a la Mesa de Ayuda. Luego se pueden
seguir las respuestas con el nmero de ticket obtenido.
El sitio cuenta con un espacio Base de Conocimientos donde se encuentra informacin til
para el uso adecuado del SADE.
Se ingresa a travs de un navegador, por medio de la siguiente direccin:
sadesoporte.gcba.gob.ar
A continuacin se muestra la pantalla de inicio del Sistema de Ticket:
El campo Haga una pregunta permite buscar en la Base de Conocimientos temas de

inters para el usuario.
Al presionar en el botn Enviar un ticket se muestra la siguiente pantalla en la que se
debern completar los datos solicitados.
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18
Campos obligatorios
Apellido y Nombre: del solicitante.
E-mail: del solicitante.
Sistema: campo desplegable donde se debe seleccionar el mdulo al que se refiere el
ticket.
Usuario SADE: del solicitante
Tipo de Usuario: desplegable donde se debe seleccionar el perfil del usuario solicitante.
Reparticin: desplegable donde se debe seleccionar la Reparticin donde pertenece el
solicitante.
Sector: donde pertenece el solicitante.
Prioridad: desplegable donde se debe seleccionar la importancia del inconveniente o la
consulta.
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19
Tema: asunto del ticket.

Detalle: descripcin detallada del reporte.
Informacin adicional
Adjuntos: Se recomienda adjuntar al ticket la captura de pantalla donde se produjo el
inconveniente, ya que resulta de valor aclaratorio para su resolucin.

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20
Una vez que se completan los datos, presionar en el botn Enviar ticket. Se recibe por email la confirmacin del envo del ticket. La pantalla siguiente muestra la respuesta con el nmero
asignado.
Si se presiona en Visualizar su ticket muestra el detalle del mismo.

Al presionar en el botn Ver tickets existentes de la pantalla de Inicio, se puede
solicitar el cdigo del ticket a consultar.
La opcin No recuerda el ID de seguimiento? permite obtener va mail los cdigos de los

tickets pendientes.
Se recibe en el mail consignado en los datos, el aviso de respuesta por parte de la Mesa de
Ayuda.
Para visualizar el ticket y la respuesta se debe presionar en el botn Ver ticket.

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21
Si la respuesta de la Mesa de Ayuda concluye la consulta, presionar en Marcar como

resuelto. De lo contrario se puede continuar la comunicacin a travs del campo Detalle en la
zona de la pantalla Aadir respuesta.
Aclaracin: Pasados 7 das de respondido el ticket por parte de la Mesa de Ayuda y no registrarse
movimiento alguno por parte del usuario solicitante, pasa a estado de resuelto.
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La columna Accin permite el acceso directo al buzn de tareas correspondiente al mdulo

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5 Acceso al Sistema de Ticket Mesa de Ayuda GOAAI

El campo Haga una pregunta permite buscar en la Base de Conocimientos temas de

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Tema: asunto del ticket.

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Si se presiona en Visualizar su ticket muestra el detalle del mismo.

La opcin No recuerda el ID de seguimiento? permite obtener va mail los cdigos de los

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Si la respuesta de la Mesa de Ayuda concluye la consulta, presionar en Marcar como