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GOB I ER N O REGIO N AL DE M ADR

Jirn,Cusc o N" 350 - Puerto Maldonado

COPIA FIEL D.f


Dt)RlfGtNA;L

Tere r. : (0051) (082) 57 11 99/572646- Fax: (005 1) (0~~--------~


Websile: www.regionmadrededios.gob.pe- E-mai l: regionmddp@regionmadrededios.gob.pe

"AO DE LA DIVERSI FICACION PRODUCTIVA Y EL FORTALEC IMIENTO DE L A EDUCACION "


"MADR E DE DIOS, CAPITAL DE LA BIODIVERSIDAD DEL PER "

RESOLUCIN EJECUTIVA REG IONAL W

1q f

-201 5-GORE MAD/GR

Puerto Maldonado,

1 J NOV. 2015

VI STOS:

El Oficio 480-2015-GOREMAD/GRPPYAT, de fecha 28 de octubre del 2015; Informe


Tcn ico W 051 -2015-GOREMAD-GRPPYAT/SGDIEI, de fecha 28 de octubre del2015 ; Memorando
W 2294-2 015-GOREMAD/ORA de fecha 27 de octubre del 2015 ; Informe W 1025-2015GOREMAD/ORA-OAYSA, de fecha 26 de octubre del 2015 ; Directiva W 01 -2015-Gobierno
Regional de Madre de Dios/GGR Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes,
Servicios y obras en el Gobierno Regional de Madre de Dios ; Informe Legal No 1473-2015GOREMAD/ORAJ de fecha 02 de noviembre del 2015, y,
CON SID ERANDO:

Que, los Gobiernos Regionales son personas de Derecho Pblico, con autonoma poltica,
econmica, y administrativa; teniendo por misin, organi zar y conducir la gestin pblica regional,
de acuerdo a sus competencias exclusivas , compartidas y delegadas en el marco de las polticas
regionales y sectoriales , para la contribucin al desarrollo integral y sostenible de la Regin .
Que, a travs del Oficio W 480-2015-GOREMAD/GRPPYAT, de fecha 28 de octubre del
2015; el Gerente Regional de Planeamiento , Presupuesto y Acondicionamiento Territorial , refiere
que la Sub Gerencia de Desarrollo Institucional e Informtica ha manifestado su opinin favorable
por
propuesta al proyecto de Directiva W 01 -2015-GOBIERNO REGIONAL DE MADR E DE
DIOS/GGR "Procedimientos de Adquisiciones de bienes , servicios y obras en el Gobierno Regional
de Madre de Dios", solicitando la emisin del acto resolutivo de aprobacin .
Que, mediante Informe Tcnico W 051 -2015-GOREMAD- GRPPYAT/SGDIEI de fecha 28
de octubre de 2015 , la Sub Gerencia de Desarrollo Institucional e Informtica del Gobierno Regional
de Madre de Dios, emite Opinin Tcnica Favorable al proyecto de Directiva W 01 -2015GOBI ERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS/GGR "Procedimientos de Adquisiciones de bienes,
servicios y obras en el Gobierno Regional de Madre de Dios , elaborado por la Oficina de
Abastecimiento y Servicios Au xiliares del GOREMAD.
Que, el proyecto sealado en el anterior prrafo, tiene como objeto regular los
procedimientos y plazos para las adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios y obras que
realice el Gobierno Regional de Madre de Dios en el Marco de la Ley de Contrataciones del Estado,
recisando las disposicione. que debe observarse en los procesos de adquisiciones y
contrata
nes, servicios obras convocadas por el GOREMAD para la optimizacin de los
pazos en las contrataciones y mejorar los procedimientos internos.
Que, el Reglamento de Organizacin y Funciones- ROF del Gobierno Regional de Madre
de Dios , aprobado mediante Ordenanza Regional W 007 -2012-GRMDD/CR, respecto a las
atribuciones del Presidente Regional, en el inciso i) del artculo 21 o seala: "Aprobar las Normas y
Directivas Reglamentarias de Organizacin y Funciones de las dependencias administrativas del
Gobierno Regional", concordante con los incisos h) y n) del artculo 21 de la Ley W 27867, Ley
Orgnica de los Gobiernos Regionales.
Que , conforme los considerandos anteriores , y de la revisin del proyecto elaborado por la
Oficina de Abastecimiento y Servicios Au xiliares, contando con el Informe Tcnico favorable emitido
por la Sub Gerencia de Desarrollo Institucional e Informtica de la Gerencia Regional de
Planeamiento , Presupuesto y Acondicionamiento Territorial del Gobierno Regional de Madre de
Dios, es pertinente emitir el acto resolutivo correspondiente , a fin de aprobar la Directiva W 01 -2015GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS/GGR "Procedimientos de Adquisiciones de bienes,
servicios y obras en el Gobierno Regional de Madre de Dios"; estando a que la misma ha de ser de
observancia obligatoria para todos los servidores y funcionarios Pblicos del Gobierno Regional de
OFIC I NA DE COORDINACIN ADMINI STRATIVA
Av. Alfonso Ugarte N 873 6to. Piso- Lima 1 Telefax: (005 1) (01) 4244388
E-mail: ocalgoremad@regionmadrededios.gob.pe

COPIA FIEL DEL


GOBIERNO REGIONAL DE MADR E D

DGR IGINAb

~~

Jirn Cusca N" 350 - Pu erto Maldonado


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Te l~f. : (0051) (OS2) 57 11 99 / 572646 - Fax: (0051) (082) 571 199
Website: www.regionmadrededios.gob.pe- E-mail: regionmddp@regionmadrededios.gob.pe

"AO DE LA DIVERSIFICACION PRODUCTIVA Y EL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACION"


"MADRE DE DIOS, CAPITAL DE LA BIODIVERSIDAD DEL PER"

Madre de Dios que intervengan en los procesos de adquisicin de bienes, servicios y obras de
cualquier naturaleza, para lo cual se establece las polticas de operacin y los procedimientos
administrativos a que debern sujetarse las adquisiciones de bienes y contratacin de servicios para
asegurar las mejores condiciones en cuanto a calidad , precio y oportunidad, y para garantizar el
ejercicio transparente de los recursos financieros que se destinan al Gobierno Regional.
Con las visaciones de la Oficina Regional de Asesora Jurdica, Gerencia de Planeamiento,
Presupuesto y Acondicionamiento Territorial y la Gerencia General Regional del Gobierno Regional
de Madre de Dios, y en uso de las facultades y atribuciones conferidas por la ley No 27783,
Ley de Bases de la Descentralizacin, Ley No 27867 , Ley Orgnica de los Gobiernos
Regionales, la Resolucin W 3801 -2014-JNE y la Credencial de fecha 22 de diciembre del
2014 emitida por el Jurado Nacional de Elecciones

ICULO PRIMERO.- APROBAR la Directiva W 01 -2015-GOBIERNO REGIONAL DE MADRE


DE DIOS/GGR "Procedimientos de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obras en el Gobierno
Regional de Madre de Dios" .
ARTICULO SEGUNDO.- PONER en conocimiento el contenido de la presente resolucin a las
instancias correspondientes, para los fines legales respectivos.
REGSTRESE, COMUNQUESE Y CMPLASE

OFICINA OE COORDINACIN ADMINISTRATIVA


Av. Alfonso Ugarte N 873 6to. Piso- Lima l Telefax: (0051) (01) 424 4388
E-mail: ocalgoremad@regionmadrededios.gob.pe

DIRECTIVA N 0~.-2015-GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS /GGR


PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DE BIENES,
SERVICIOS Y OBRAS EN EL GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS

l.

FINALIDAD
Precisar las disposiciones que debe observarse en los procesos de adquisiciones y contrataciones
de bienes, servicios y obras convocadas por el Gobierno Regional De Madre de Dios, para la
optimizacin de los plazos en las contrataciones y mejorar los procedimientos internos.

11.

OBJETO
Regular los procedimientos y plazos para las adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios
y obras que realice el Gobierno Regional de Madre De Dios, en el marco de la Ley de
Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo W 1017 y su Reglamento
aprobado mediante Decreto Supremo N 184-2008-EF.

111.

ALCANCE
La presente directiva es de cumplimiento obligatorio para todas las Unid ades Orgnicas de la
sede central y unidades ejecutoras del Gobierno Regional de Madre De Dios.

IV.

VIGENCIA
El plazo de vigencia del presente directiva ser a partir de su aprobacin mediante Resolucin de
Gerencia General Regional, su duracin es indefinida y deber ser modificada o actualizada de
manera peridica de acuerdo a la variacin de la normatividad vigente .

V.

BASE LEGAL
5. 1.
5.2.
5.3.
5.4 .
5.5.
5.6.
5. 7.
5.8 .

Constitucin Poltica del estado


Decreto Legislativo N 1017, Ley de Contrataciones del Estado. Modificado por la Ley
w 29873.
Decreto Supremo N 184-2008-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado . Modificado por el Decreto Supremo W 138-2012-EF.
Ley W 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
Decreto Supremo W 304-2012-EF Texto nico Ordenado de la Ley W 28411 .
Ley N 30114, Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2015.
Reglamento de Organizacin y Funciones del Gobierno Regional De Madre De Dios
Aprobado con Ordenanza Regional W ... ........ . .... -2013-GRA/CR.

Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias, modificatorias y


conexas, de ser el caso.

VI.

DISPOSICIONES GENERALES
6.1

6.2

6.3
6.4 .

Todos lo s funcionarios y servidores que laboran en las diferentes unidades


orgnicas del Gobierno Regional de Madre De Dios, se encuentra obligados en cumplir con
los procedimientos y plazos establecidos en la presente Directiva para las contrataciones
de bienes, servicios y obras mayores a tres unidades impositivas tributarias.
Los plazos establecidos en los procedimientos , son plazos mximos, pudiendo de manera
diligente cumplir con los procedimientos en tiempos menores a los previstos, pero de
ninguna manera los plazos pueden extenderse.
El incumplimiento de la presente genera responsabi lidad administrativa , civil o penal en los
funcionarios y servidores que lo incumplan
El cumplimiento de la presente Directiva de manera di ligente ser reconocido mediante
poltica de incentivos que implemente el Gobierno Regional de Madre De Dios.

1~

VIl.

DISPOSICIONES ESPECFICAS.
Las contrataciones y adquisiciones en
sujetas a las siguientes disposiciones:

7.1.

el Gobierno Regional de Madre De Dios estn

Determinacin del objeto de la contratacin.


7.1.1. Las unidades orgnicas del Gobierno Regional de Madre De Dios, al
formular sus Requerimie ntos, debern en lo posible agrupar segn sea el caso
bienes, servicios u obras, vinculados entre s, a fin de evitar la atomizacin de
requerimientos.
7.1.2. Es responsabilidad de las reas usuarias formular sus requerimientos en
forma completa e integral, adjuntando los trminos de referencia o caractersticas
tcnicas segn sea el caso y la justificacin de la finalidad pblica, con la finalidad
que la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares pueda realizar el estudio
de posibilidades que ofrece el mercado de los bienes, servicios u obras requeridos
en las mejores condiciones de calidad, precio y oportunidad .
7.1.3. La Oficina de Abastecimiento y Servicio Auxiliares realizar las evaluaciones que
correspondan a fin de determinar con precisin los trminos de referencia o las
caractersticas tcnicas del objeto de la contratacin, realizar el estudio de
posibilidades que ofrece el mercado, determinar el valor referencial y el tipo de
proceso de seleccin que le co rresponda.
7.1'.4. En esta etapa, conforme al Plan Operativo Institucional, se debe evitar presentar
varios requerimientos del mismo bien o servicio dentro del mismo ao fiscal,
formular requerimientos distintos para los bienes y servicios vinculados a la misma
necesidad o requerimiento lo cual conllevara al fraccionamiento.
7.1.5. La Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares adoptar las acciones
correctivas a fin de orientar a las reas usuarias la presentacin correcta de los
requerimientos .

7.2.

Supervisin de las contrataciones


7.2.1. Corresponde al Director de la Oficina Regional de Administracin, supervisar
las contrataciones que realiza la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares y
corresponde a esta Oficina realizar el control posterior respecto de la informacin
presentada por los postores durante los procesos de seleccin.
7.2.2. La supervisin del cumplimiento de las condiciones contractuales estar a cargo
del rea usuaria, para el cumplimiento de dicho fin el rea usuaria deber recibir
de la Gerencia General Regional en forma oportuna copia del contrato o la orden de
compra o servicio segn sea el caso.
7.2.3. El rea Usuaria determinar las penalidades a que dieran lugar ante un
eventual incumplimiento contractual total o parcial, tardo o defectuoso de las
prestaciones a cargo del contratista.

7.3.

Elaboracin y Consolidacin del Cuadro de Necesidades


7.3.1. La Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares tendr a su cargo la
elaboracin y consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y obras de
toda s las Unidades Orgnicas del Gobierno Regional; asimismo de los bienes y
servicios relacionados a los servicios bsicos de energa elctrica, agua potable,
telfono; y la elaboracin y consolidacin de las necesidades de bienes y servicios
relacionados al servicio de vigilancia y limpieza y otras inherentes a sus funciones.
7.3.2. La Oficina de Recursos Humanos tendr a su cargo la elaboracin y consolidacin
de las necesidades de bienes y servicios relacionados al personal como: uniformes,
contratos de personal, practicas pre profesionales, actividades de capacitacin,
alimentos y otras inherentes. a esta Oficina.
7.3.3. La Oficina de Desarrollo Institucional e Informtica tendr a su cargo la elaboracin
del requerimiento y consolidacin de los bienes y servicios relacionados a la
renovacin de la plataforma informtica y al mantenimiento de equipos de cmputo
e impresoras y otras inherentes a sus funciones.
7.3.4 . Todas las unidades orgnicas son responsables de elaborar sus cuadros de
necesidades de bienes , servicios y obras, se acuerdo a sus metas institucionales

lO

7.3.5.

7.3.6.

7.3 .7.

7.3.8.

7.3.9 .

7.4.

previstas en el Plan Operativo Institucional. Las unidades orgnicas elaborara n sus


cuadros de necesidades en los formatos establecidos por la Oficina de
Abastecimiento y Servicios Au xiliares, identificando y cuantificando los bienes,
asimism o su consumo en el ao fi scal expresado a travs de un cronog ram a para
un suministro oportuno y ordenado que le permita a la Entidad el cumplimie nto de
sus fines.
Las unidades orgnicas para elaborar sus cuadros de necesidades, deber n
considerar los sig uientes c riterios : Actividades previstas en el Plan Ope rativo
Institucional, consumos histricos , cambios tecnolgicos, oportunidad para la
atencin del requerimiento (considerar el tiempo que dema nda los actos
preparatorios, el proceso de seleccin y la entrega de los bienes o servicios) y la
racionalidad y proporcionalidad de los requerimientos en funcin al nmero de
personas de cada ofic ina .
La Oficina de Abastecimiento y Serv ic ios Au x iliar es designar al personal
especializado para brindar asistencia tcnica a toda s las unidades orgnicas, a fin
de facilitarl es la determinacin de aquellas necesidades que por la complejidad la
requieran .
La Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxi liares conso lidar, valoriza r y
elaborar el consolidado de todos los cuadros de necesidades de bienes, servicios
y obras de las diferentes reas usuarias del Gobierno Regional de Madre De Dios.
El consolidado del cuadro de necesidades debidamente valori zad o ser remitido a
la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial
para evaluacin conjunta con las unidades orgnicas y de ser el caso en funcin a
sus techos pres upuestales , se realicen los ajustes correspondientes . Despus de
su validacin se presentar el informe presupuesta! especificando la meta y fecha
probable de ejecucin de cada contratacin, teni endo en consideracin las
prioridades establecidas por cada unidad orgnica para cumplir con la finalidad
pblica .
La Oficina de Abastecimiento y Servicios Au xiliares obteniendo el consolidado
de los cuadros de necesidades que cuenten con la previsin presupu esta!, e labora
el proyecto de Plan Anual de Contrataciones y proceder a solicitar su aprobacin
y publicacin conforme al procedimiento y plazos esta blecidos en la Ley de la
materia .

Determinacin de los Trminos de Referencia (TDR) o Especificaciones


Tcnica (ET}
7.4.1. Las diferentes reas usuarias sistematizaran y solicitarn sus necesidades en
atencin a la programacin de su cuadro de necesidades, mediante requerimientos
de contratacin de bienes, servicios y obras establecidos por la Entidad, se
presentar con la anticipacin a la fecha establecida en el Plan Anual de
Contrataciones para llevar a cabo el proceso de seleccin .
7.4 .2. El Requerimiento deber se r sistematizado y describir el bien, servicio u obra a
contratar, definiendo con precisin su cantidad y caractersticas tcnicas, indicando
la finalidad pblica para lo que debe ser contratado.
7.4.3. Las caracteristicas tcnicas debern sujetarse a criterios objetivos, razonables
y congruentes con el bien, servicio, consultora u obra a ejecutar, evitando incluir
requisitos innecesarios y buscando la ms amplia, objetiva e imparcial
concurrencia, pluralidad y participacin de postores .
7.4.4. Para definir las caractersticas tcnicas no se debe hacer referencia a marcas,
nombres comerciales , patentes, diseos, tipos particulares, fabricantes
determinados, ni descripcin que orienten la contratacin de marca , fabricante o
tipo de producto especifico, salvo proceso de estandarizacin aprobado.
7.4 .5. El rea usuaria , segn corresponda para la formulacin de las especificaciones
tcnicas o trminos de referencia, deber observar lo dispuesto por las normas
tcnicas, metrolgicas o sanitarias si los hubiera .
7.4 .6. Para la contratacin de licencias de software y servicios informticos, se debe
adjuntar a las caracteristicas tcnicas o trm inos de referencia, el informe tcnico
de eva luacin del software emitido por la oficina de informtica en cumplimiento de
la Ley W 28612 y su Reg lamento aprobado por Decreto Supremo W 024-2006PCM .
7 .4.7 Para la adquisicin de computadoras de escritorio y porttiles en las
Especificaciones Tcnicas incluir de manera obligatoria el sistema operativo y la
herram ienta ofimtica base, de acuerdo a los perfiles de los usuarios. los cuales
deben de tener la calidad de software legal , sea propietario o libre, de conformidad
con lo dispuesto en el Decreto W 076-201 0- PCM .

7.4.8 los requerimientos debern elaborarse considerando las siguientes condiciones :


a)

Bienes : finalidad pblica , objetivo , plazo de entrega , especificaciones tcnicas :


dimensiones: forma, tamao, peso, volumen, etc., color, textura, material,
composicin , tensin, corriente, potencia, rendimiento, velocidad max1ma
alcanzable, etc., unidad de medida de acuerdo al catlogo de bienes, servicios y
obras que administra el OSCE, segn sea el caso se pueden precisar: ao de
fabricacin , fecha de expiracin , repuestos, accesorios, compatibilidades,
caractersticas de almacenaje, entre otros.
b) Servicios : finalidad pblica, objetivo, trminos de referencia detallados en forma
Objetiva .
e) Obras: finalidad pblica, objetivo, declaracin de viabilidad, expediente tcnico
Aprobado de ser el caso, disponibilidad tsica del terreno , plazo de ejecucin . En
el caso de la modalidad concurso oferta se anexar el perfil de pre inversin.

7.5.

Contrataciones directas no sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado.


Los procesos de contrataciones de bienes y servicios cuyo valor referencial sea igual o inferior a
tres (03) UIT estarn a cargo de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares y sern
reguladas por una Directivas especfica.

7.6.

Planificacin y Programacin Anual de Procesos de Seleccin


7.6.1. La Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares elaborara el proyecto de
Plan Anual de Contrataciones y solicita su aprobacin a la Gerencia General
Regional, adjuntando el proyecto del Plan Anual de Contrataciones y el informe que
lo sustenta.
7.6.2. Una vez aprobado el Plan Anual de Contrataciones, ser publicado en el SEACE y
en la Pgina web del Gobierno Regional de Madre De Dios, sin perjuicio de ello la
Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares comunicar a todas las reas
usuarias de la publicacin, para que conforme a la programacin presenten los
requerimientos con oportunidad para realizar las contrataciones .
7.6.3. En forma semestra l y dentro de los 15 das hbiles de concluido el semestre, la
Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares realizar la evaluacin del Plan
Anual de Contrataciones cuyo contenido mnimo ser: cantidad de modificaciones
realizadas en el semestre, procesos incluidos y excluidos, porcentaje de ejecucin,
porcentaje de cumplimiento en las fechas programadas, procesos declarados
desiertos, entre otra informacin y ser elevado a la Gerencia General Regional.

7.7.

Ejecucin del plan anual de contrataciones


7.7 .1. Las reas usuarias sistematizaran y formularn sus requerimientos a travs de los
formatos de bienes, servicios y obras ante la Oficina de Abastecimiento y Servicios
Auxiliares, con la debida anticipacin para llevar a cabo el proceso de seleccin
programado.
7.7. 2. La Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares rea lizar el estudio de
posibilidades que ofrece el mercado y una vez determinado el valor referencial,
tramitar a la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial, para la Certificacin Presupuesta!, elabora el
Resumen Ejecutivo, luego deber de aprobar el Expediente de Contrataciones.
Deber de enviar al expediente de Contratacin aprobado a los comits
permanentes o comits especia les.
7.7.3. El expediente de contratacin deber contener la informacin obligatoria y
necesaria para que el comit especial pueda elaborar las bases administrativas ,
dicha informacin incluye los siguientes aspectos:
a)

b)
e)

Requerimiento del rea usuaria, adjuntando especificaciones tcnicas en bienes,


trminos de referencia en servicios y obras y expediente tcnico aprobado para el caso
de obras de corresponder.
Resolucin de Inclusin en el PAC del Bien, Servicio y Obra
Resumen ejecutivo de las posibilidades que ofrece el mercado , con el debido
Sustento de acuerdo a las condiciones requeridas por el rea usuaria.

e)
d)
e)
f)
g)
h)

Sistema y modalidad de contratacin.


Condicin para la entrega de los bienes
Frmulas de reajuste de ser el caso .
Garantas que deber presentar el postor o contratista .
Posibilidad de distribuir la buena pro.
En el caso de obras deber adjuntarse el expediente tcnico completo en fsico y en
digital, debiendo verificar el rea usuaria que el contenido de ambos sea
concordante, bajo responsabilidad del rea usuaria.
7.7.4 . El

comit

especial

recibir

el

expediente

de

contratacin,

se

instalar,

elaborar y Aprobar el proyecto de bases. Deber tener en cuenta la antigedad


del valor referencial: bienes y servicios 3 meses de antigedad de aprobado el
expediente de contratacin, para consultoras de obra 3 meses de antigedad
contados desde la fecha de determinacin del presupuesto de consultora de obra
obtenido producto de posibilidades que ofrece el mercado consignando en el
expediente de contratacin y Ejecucin de obras 6 meses de antig edad de la
determinacin del presupuesto de obra que forma parte del expediente tcnico.
7.7.5. La oficina de Administracin Regional aprobar las bases y remitir al comit
especial, para que lleve a cabo el proceso de seleccin .
7.7 .6. El comit designado llevar a cabo el proceso de se leccin desde la convocatoria
hasta que la buena pro quede consentida y administrativamente firme o se cancele
en coordinacin con la Unidad responsable del SEACE.
7.7.7. Una vez consentido el otorgamiento de la buena pro, devolver el expediente
de contratacin a la Oficina Regional de Administracin para la elaboracin y
tramite del contrato y posterior suscripcin en la Gerencia General Regional.

Recepcin y conformidad de bienes, servicios y obras

7.8.

7.8.1.

7.8.2.

7.8.3.

7.8.4.

VIII.

La recepcin de los bienes se realizar en el Almacn Central del Gobierno


Regional y en el caso de obras por administracin directa la recepcin de los
bienes se realizar en el almacn de obra de acuerdo a las normas y
procedimientos establecidos para tal fin . La conformidad requiere del
informe del funcionario responsable del rea usuaria, quien deber verificar,
dependiendo de la naturaleza de la prestacin, calidad, cantidad y cumplim iento
de las condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas necesarias de
ser el caso.
La recepcin y conformidad de los servicios ser otorgada por el responsable
del rea usuaria, quien deber verificar, dependiendo de la naturaleza de la
prestacin , calidad, cantidad y cumplimiento de las cond iciones contractua les ,
debiendo realizar las pruebas necesarias y deber sealar la fecha en la cual
se concluy la prestacin conforme a al contrato, las bases y Jos TdR.
La recepcin de obras estar a cargo del rea usuaria, quien a travs de una
comisin designada para tal fin, realizar la recepcin suscribiendo el Acta de
Recepcin, con la Resolucin de liquida cin administrativamente firme, el
contratista entregar a la Entidad los planos post construccin y la memoria
descriptiva valorizada , segn sea el caso, obligacin cuyo cumplimiento ser
condicin para el pago del monto de la liquidacin a favor del contratista .
Una vez otorgada la conformidad la Oficina de Abastecimiento y Servicios
Generales remitir el expediente para pago a la Oficina de Contabilidad, la
misma que realizado el contabilizado en el SIAF remitir a la Oficina de
Tesorera para el girado y pagado dentro de los plazos establecidos .

PROCEDIMIENTOS
Las contrataciones y adquisiciones en
sujetas a los siguientes procedimientos:

el Gobierno Regional de

Madre De Dios estn

1.1. ELABORACION Y APROBACIN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES


1)

Oficina Regional de Administracin

La Oficina Regional de Administracin proyecta Mem orando Mltiple requiriendo las


necesidades de bienes, servicios y obras de acuerdo al Catlogo Nacional de Bienes
y Cuadro de Necesidades en base al Plan Operativo In stitucional.
Directores segn el Presupuesto Institucional de Apertura - PIA asignado, las
unidades orgnicas alcanzan a la Oficina Regional de Administracin el que es
derivado a la Oficina de Abastecimi ento y Servicios Generales sus requerimientos de
bienes y servicios y obras.

2)

Oficina de Abastecimiento y Servicios Generales


El Responsable de Programacin consolida y valoriza la informacin proporcionada
en el Programa de Inversiones de la Sede Central del Gobierno Regional de Madre
De Dios propuesto por el Consejo Regional, luego solicita a la Gerencia Regional de
Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial las partidas asignadas
para el Ao Fiscal respectivo, por todas las fuentes de financiamiento. Con las
partidas presupuestarias se realizan los ajustes al Cuadro de Necesidades.
El Director remite con informe a la Oficina Regional de Administracin para solicitar
la aprobacin del proyecto de Plan Anual de Contrataciones mediante Resolucin
Ejecutiva Regional.

3)

Oficina Regional de Administracin


Director remite con memorndum, a la Oficina Regional de Asesora Jurdica el
proyecto de Plan Anual de Contrataciones para la elaboracin de la Resolucin de
aprobacin .

4)

Oficina Regional de Asesora Jurdica


Director toma conocimiento del proyecto, elabora la Resolucin, la Secretaria de
Oficina tramita documento.
Secretara recepciona, registra la Resolucin , tramita a los rganos competentes
para su visacin (ORAJ , ORAD , GRI y GRPPAT) , para luego ser firmado por la
Gerencia General Regional, procede a su numeracin y distribucin correspondiente.
Deriva Resolucin de aprobacin del Plan Anual de Contrataciones para su
publicacin en el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado - SEACE,
dentro de los 5 das hbiles (Oficina de Abastecimiento y Patrimonio) y en el portal
del Gobierno Regional de Madre de Dios (Sub Gerencia de Desarrollo Institucional e
Informtica).

5)

Oficina de Abastecimiento y Servicios Generales


Director realizar las modificaciones del PAC a solicitud de las dependencias
del Gobierno Regional de Madre de Dios de conformidad con la asignacin
presupuesta! o en caso de reprogramacin de las metas institucionales.
Se modificar el Plan Anual Cuando:
o Se Tenga que incluir o excluir procesos de seleccin ; o
o Se modifique la cantidad prevista de bienes , servicios u obras en ms del
veinticinco por ciento del valor estimado y ellos vari el tipo de proceso de seleccin .
Remite con informe a la Oficina Regional de Administracin para solicitar la
aprobacin del Plan Anual de Contrataciones mediante Resolucin Gerencial General
Regional.

6)

Oficina Regional de Administracin


Director remite con memorn dum , a la Oficina Regional de Asesora Jurdica el
Plan Anual de Contrataciones para la elaboracin de la Resolucin .

7)

Oficina Regional de Asesora Jurdica


Director toma conocimiento, ellbora
General Regionai para la suscripcin .

!a

Resolucin

y Tramita

a Gerencia

8) Gerencia General Regional


Secretara recepciona y registra la Resolucin, tramita a los rganos competentes
para su visacin (ORAJ, ORAD y GRI) eleva a la Gerencia General Regiona l para
suscripcin y luego procede a su numeracin y distribucin correspondiente.
Mxima autoridad administrativa (GGR) suscribe Resolucin y deriva Resolucin
de aprobacin del Plan Anual de Contrataciones para su publicacin en el Sistema
Electrnico de Contrataciones del Estado - SEACE, dentro de los 5 cinco das
hbiles (Oficina de Abastecimiento y Patrimonio) y en el portal del Gobierno Regional de
Madre De Dios (Sub Gerencia de Desarrollo Institucional e Informtica) .

1.2. ADQUISICIN DE BIENES O SERVICIOS MENORES O IGUALES A TRES


UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS.
1)

Unidades Orgnicas
Directores con cargo al gasto corriente o gasto de inversin elaboran los
requerimientos de bienes o servicios con la firma del responsable del rea Usu aria .

2)

Oficina Regional de Administracin


Secretaria recepciona y registra el informe conteniendo el requerimiento de bienes o
servicios y tramita al Gerente General Regional para su autorizacin.
Director toma conocimiento del requerimiento de bienes o servicios, autoriza y deriva
a Oficina de Abastecimiento y Patrimonio para su atencin .

3)

Oficina de Abastecimiento y Servicios Generales


Secretaria recepciona el requerimiento de los Bienes o Servicios, eleva a Director
para conocimiento y atencin.
Responsable de adquisiciones verifica consistencias de las caractersticas tcnicas de
los bienes .
Responsable de Servicios Auxiliares verifica consiste ncias de los trminos de
referencia de los servicios.
Especialista registra y realiza las cotizaciones a uno o ms proveedores . Recepciona
las cotizaciones y evala el mejor precio y calidad segn las caractersticas que
requiere el rea usuaria y elabora la Orden de Compra o de Servicio.
En caso de bienes, el Responsable de la Unidad de Almacn recepciona el bien
para internamiento temporal y posterior entrega al rea Usuaria para su conformidad.
Si el bien no es conforme, previo informe del rea usuaria, la Oficina de
Abastecimiento y Servicios Auxiliares otorgar un plazo mximo de tres (03) das
calendarios para subsanar las observaciones, caso contrario se remite documento
solicitando la anulacin de la orden de compra .
Si el bien entregado es conforme al requerimiento, el rea usuaria emite la conformidad
a la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares.
En la conformidad de la orden de servicio o compra se acompaa el comprobante
de pago (factura, boleta, recibo por honorarios u otros comprobantes de pago
autorizados por la SUNAT).

4)

Oficina de Contabilidad
Recepciona la orden de compra o de servicios para su devengado en el SIAF .
Contabiliza y deriva a tesorera para el pago respectivo .

5)

Oficina de Tesorera.
Recepciona de la orden de compra o servicio, rea liza el girado y pagado.

- ,.

1.3. CONTRATACIN
DE
BIENES
O
SERVICIOS
MAYORES
UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (AMC, ADS, ADP, CP y LP)
1)

TRES

Unidades Orgnicas
Directores con cargo al gasto corriente o gasto de inversin sistematizan y elaboran los
requerimientos de bienes o servicios, firmados por el responsable del rea usuaria.
Para el caso de obras por adm ini stracin directa firmada por el ingeniero Residente o
el responsable del rea usuaria.

2)

Oficina Regional de Administracin


Secretaria recepciona, y lo sistematiza por rea registra el requerimiento y tramita al
Director.
Director toma conocimiento del requerimiento de bienes o servicios y con provedo
deriva a la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares para su atencin en un
plazo no mayor de 24 Horas.

3)

Oficina de Abastecimiento y Servicio Generales


Secretaria recepciona y Jo sistematiza el requerimiento de los Bienes o Servicios por
rea usuaria.
Director toma conocimiento y deriva al responsable de adquisiciones para el estudio
de posibilidades que ofrece el mercado.
Responsable del rea de Negociaciones o estudio de mercado verifica
consistencias de los requerimientos de bienes o servicios y de ser el caso realiza los
ajustes correspondientes en coordinacin con el rea usuaria.
Especialista registra y rea liza el estudio de posibilidades que ofrece el
mercado, determinado el valor referencial so licita la certificacin presupuesta!.
Cuando no est incluido en el PAC, solicita su inclusin tendr un plazo de tres (3)
das hbiles para hacer todo el procedimiento antes mencionado.

4)

Gerencia Regional
Territorial

de Planeamiento,

Presupuesto y Acondicionamiento

Secretaria recepciona y lo sistematiza por rea usuaria dicha solicitud para


certificacin de disponibilidad ye leva a Director.
Director toma conocimiento y autoriza la certificacin pres upuesta! al especialista para
su realizacin en el sistema e imprime documento.
Secretaria tramita Certificacin de disponibilidad presupuesta!.

5)

Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares


Elaborado y aprobado el expediente de contratacin (AMC, ADS, ADP, CP o LP) Jo
tramitara al Comit permanentes o com it especial.
La Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares tendrn un plazo no mayor de
ocho das hbiles desde la recepcin del Requerimiento para que con documento
sea tramitado a los comits permanentes o especiales para cua lquiera de las
modalidades de proceso (AMC, ADS, ADP, CP o LP), bajo responsabilidad.

6)

Comit Especial
Presidente recibe el expediente de contratacin aprobado, se instala, en plazo no
mayor a 24 horas y revisa , de estar conforme elabora y aprueba el proyecto de
bases. Eleva a la Oficina Regional de Administracin para aprobacin .

7)

Oficina Regional de Administracin


La oficina de Admini stracin recepciona las bases, revisa, aprueba y deriva al
comit para la convocatoria del proceso de seleccin . En un plazo no mayor de 24
horas.

8)

Comit Especial
Recepciona el expediente de Contrataciones aprobadas, organiza, co nduce y
ejecuta todas las etapas del proceso de seleccin hasta que la buena
pro quede consentida o Administrativamente firme o se cancele el proceso de
seleccin, debiendo publicarse las mismas en el SEACE.
La publicacin en el SEACE se realiza a travs del Especialista Administrativo
de la Unidad responsable del SEACE.
Cuando la buena pro ha quedado consentida o administrativamente firme, el presidente
del comit eleva el expediente de contratacin a la Oficina de Abastecimiento y
Servicios Auxiliares para su custodia y a la vez dicha oficina lo derive a la Oficina de
Asesora Jurdica para la suscripcin del contrato.

9)

Oficina Regional de Abastecimiento y Servicios Auxiliares


Secretaria recep ciona y lo sistematiza por rea usuaria el expediente de contratacin.
Secretaria recepciona los documentos solicitados en las bases para la suscripcin
del contrato.
Gerente ordena la elaboracin del contrato.
Secretara tramita las visaciones de los funcionarios autorizados, y eleva a la
Gerencia General Regional, para su suscripcin con el contratista.

1O) Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares


En caso de bienes, el responsable de la Unidad de Almacn recepciona el bien
para internamiento temporal y posterior entrega al rea Usua ria para su recepcin y
conform idad.
En el caso de servicios el rea usuaria recibe el servicio conforme a los trminos
del contrato y da su conformidad .
Si el bien no es conforme, previo informe del rea usuaria , la Oficina de
Abastecimiento y Servicios Auxiliares otorgar un plazo mximo de diez (1 O) das
calendarios para subsanar las observaciones, caso contrario se remite documento
solicitando la resolucin del contrato y la aplicacin de penalidades de ser el caso .
Si el bien entregado es conforme al requerimiento , el rea usuaria emite la conformidad
a la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares .
En la conformidad del rea usuaria a la orden de servicio u orden de compra
se acompaa el comprobante de pago (factura, boleta, recibo por honorarios u otro
comprobante autorizado por la SUNAT).

11) Oficina de Contabilidad


Recepciona el expediente para pago incluyendo la orden de compra o de servicios
para su devengado en el SIAF. Contabi liza y deriva a tesorera para el pago
respectivo.

12) Oficina de Tesorera.


Recepciona de la orden de compra o servicio, realiza el girado y pagado .

1.4. CONTRATACIN DE OBRAS PBLICAS POR ADMINISTRACIN INDIRECTA


(AMC, ADS, ADP Y CP)
1)

Unidades Orgnicas
Directores con cargo al gasto de inversin elaboran los trminos de referencia.

2)

Oficina Regional de Administracin


Secretaria recepciona y sistematiza por rea usuaria, registra el informe
conteniendo el requerimiento de obras y tramita al Director.
Director toma conocimiento del requerimiento y con provedo deriva a la Oficina
de Abastecimiento y Servicios Auxiliares para su atencin.

3)

Oficina de Abastecimiento y Servicios Generales


-

4)

Secretaria recepciona y sistematiza por rea usuaria el requerimiento de obra y entrega


a Director.
Director toma conocimiento y deriva al responsable de negociaciones y servicios
auxiliares para el estudio de posibilidades que ofrece el mercado.
Verifica consistencias de los trminos de referencia y de ser el caso realiza los
ajustes correspondientes en coordinacin con el rea usuaria.
Especialista recepciona, registra y realiza el estudio de posibilidades que ofrece
el mercado, determinado el valor referencia l solicita la certificacin presupuesta!.
Cuando no est incluido en el PAC, solicita su inclusin.

Gerencia Regional
Territorial

de Planeam iento,

Presupuesto y Acondicionamiento

Secretaria recepciona y sistematiza por rea usuaria la solicitud para certificacin de


disponibilidad.
Gerente autoriza otorgar disponibilidad presupuesta! y especial ista otorga
disponibilidad en el sistema, imprime documentos y tramita al rea de Abastecimiento
y Servicios Generales para expediente de contratacin .
Secretaria tramita Certificacin de disponibilidad presupuesta! al rea de
Abastecimiento y al rea usuaria.

5)

Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares


Elaborado el expediente de co ntratacin (AMC, ADS, ADP , CP o LP) y lo Aprobara y
lo tramitara al Comit permanentes o comit especial.

6)

El Comit Especial o Permanente


Presidente recibe el expediente de contratacin aprobado, se instala, en plazo no
mayor a 24 horas y revisa, de estar conforme elabora y aprueba el proyecto de
bases. Eleva a la Oficina Regional de Administracin para aprobacin.

7)

Oficina Regional de Administracin


La oficina de Administracin recepciona las bases, revisa , aprueba y deriva al comit
para la convocatoria del proceso de seleccin . En un plazo no mayor de 24 horas.

8)

Comit Especial o Permanente


Recepciona el expediente de Contrataciones aprobadas, organiza, conduce y
ejecuta todas las etapas del proceso de seleccin hasta que la buena
pro quede consentida o Administrativamente firme o se cancele el proceso de
seleccin, debiendo publicarse las mismas en el SEACE.

La publicacin en el SEACE se realiza a travs del Especia lista Administrativo


de la Unidad responsable del SEACE.
Cuando la buena pro ha quedado consentida o administrativamente firme , el presidente
del comit eleva el expediente de contratacin a la Oficina de Abastecimiento y
Servicios Auxiliares para su custodia y a la vez dicha oficina lo derive a la Oficina de
Asesora Jurdica para la suscripcin del contrato .

9)

Oficina Regional de Abastecimiento y Servicios Auxiliares


Secretaria recepciona y lo sistematiza por rea usuaria el expediente de contratacin.
Secretaria recepciona los documentos solicitados en las bases para la suscripcin
del contrato.
Gerente ordena la elaboracin del contrato.
Secretara tramita las visaciones de los funcionarios autorizados, y eleva a la
Gerencia General Regional, para su suscripcin con el contratista.

10) rea Usuaria


El Director o Gerente del rea usuaria es el responsable de la admin istracin
del contrato de obra, de presentar las valorizaciones y es el responsable de la
liquidacin fina l y conformidad .

11) Oficina de Administracin


Director recepciona valorizacin revisa y autoriza a la Oficina de Abastecimiento
y Servicios Auxiliares el trmite de pago correspondiente.

12) Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares


Director recepciona el expediente, con la valorizacin o pago final , revisa de estar
conforme tramita el pago parcial o total segn sea el caso por la ejecucin de la obra.
De existir observaciones se comunicar a la Oficina Reg ional de
Administracin adjuntando informe.
De estar conforme el expediente tramita el pago parcial o total segn sea el caso para
el pago correspondiente .

13) Oficina de Contabilidad


Director recepciona el expediente para pago incluyendo el contrato y orden de compra
para su devengado en el SIAF. Contabiliza y deriva a tesorera para el pago
respectivo.

14) Oficina de Tesorera.


-

IX.

Director recepciona de la orden de compra o servicio, rea liza el girado y pagado .

DISPOSICIONES FINALES
1.5.

1.6.

Cuando se trate de contrataciones altamente especializadas o sofisticadas, se


podr contratar a terceros que permitan dar el asesoramiento tcnico altamente
especializado, para contratar a dicho personal se deber contar en forma previa con la
autorizacin de la Gerencia Genera l Regional.
La presente Directiva rige a partir del da siguiente de su aprobacin mediante
acto Resolutivo.

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