Manual de Proceso de Ventas Bsico Dyamics CRM

Introduccin

Microsoft Dynamics CRM es nuestra solucin de negocios de

administracin de relaciones con los clientes que impulsa la
productividad de ventas y la eficacia del marketing, mediante
inteligencia de negocios y administracin de campaas.

La administracin de relaciones con los clientes ayuda a reducir costos y

aumentar la rentabilidad, al organizar y automatizar los procesos de
negocio que promueven la satisfaccin y fidelidad del cliente en los
mdulos de ventas, marketing y servicio al cliente.

Mdulos Microsoft Dynamics CRM

El siguiente manual muestra todo proceso de venta.

Incluye informacin detallada sobre cmo entrar a CRM y dar de alta

Clientes Potenciales y Oportunidades as como el proceso de asignar,
compartir y cerrar Oportunidades.

Se explicara cmo crear actividades dentro de cualquier entidad,

generar vistas personales, y sobre ellas crear paneles.

El presente manual contempla la definicin de conceptos clave como:

Microsoft Dynamics CRM
Entidad
Cliente Potencial
Oportunidad
Panel de Actividades
Asignar
Compartir
Vista
Panel

Para ingresar a CRM es necesario contar con una Licencia, se ingresa

con su correo corto y su contrasea con la que ingresamos a nuestra
computadora.

Una vez que entramos a Microsoft Dynamics CRM nos aparece en la

pgina principal un Panel, que nos indica la actividad de ventas, se
puede cambiar de panel para que cuando entramos por siguiente ves
nos arroje la informacin que queremos ver.

* En la parte final de este manual se indicara como crear vistas y paneles.

Podemos navegar por los distintos mdulos que maneja el sistema y

encontrar las entidades relacionadas.

El proceso de venta inicia con la prospeccin de un futuro cliente, que es

calificado para que pueda ser un Cliente, posteriormente crear una
oportunidad de negocio y cerrar una venta. Este paso es en Clientes
Potenciales.

Ingresar a Clientes Potenciales y al entrar podremos ver la vista de Mis

Clientes Potenciales Abiertos. Esta vista se puede cambiar en la
flecha que aparece al final del nombre de la vista, en este caso Mis
Clientes Potenciales Abiertos, para crear un Cliente Potencial damos clic
en Nuevo.

Al dar clic en nuevo se abrir el formulario de Clientes Potenciales. Se

puede observar en el formulario una barra de proceso, esta barra nos
indica en que parte de la venta nos encontramos, como es un cliente
potencial estamos en la fase de calificar.
La barra nos ayuda a poder tener un mayor control sobre calificar al
cliente y contar con un seguimiento ya que cuenta con un listado de
pasos a seguir para poder calificar al cliente y convertirlo en
Oportunidad.

Se Llenan los campos necesarios, los obligatorios marcados con * rojo, y

los requeridos por la empresa +.
Se puede observar en el formulario el campo llamado Tema, este
campo al calificar el Cliente Potencial, ser el ttulo de la Oportunidad,
tambin se observa el mapa, que al guardar el cliente se activara
siempre y cuando llenemos los datos de la direccin. El panel de
actividades al igual que el mapa se activar al guardar el Cliente
Potencial.

Se guarda el Cliente Potencial y vemos que se activa tanto el mapa,

como el panel de actividades, en este panel podemos ver todas las
actividades que se han hecho en el Cliente Potencial (vemos que
aparece que se ha creado el Cliente Potencial), adems podemos hacer:

Publicaciones:
o Se pueden crear comentarios en el muro del Cliente
Potencial

Actividades:
o Se pueden generar llamadas desde el panel de actividades,
estas llamadas pueden ser entrantes, salientes o se puede
dejar buzn
o Crear tareas
o Enviar correos y agendar citas

Notas:
o Crear notas y adjuntar datos

El mapa fue activado y ahora nos aparece la direccin de la empresa

Al tener los datos que necesitamos podemos calificar al Cliente como

ganado o como perdido. Es importante Calificarlo para conocer su
estatus s se califica como perdido podemos dejar los datos del cliente

en el sistema para en un futuro calificarlo y generar una oportunidad ya

que en el momento de calificacin ese cliente no era viable.

Calificamos este Cliente Potencial y automticamente pasa a

Oportunidad, adems se genera un Contacto y una Empresa. La barra de
proceso ya est en la fase de desarrollar, el campo de Tema ahora es
el Ttulo de la Oportunidad.
Se puede ver que la interfaz es muy parecida a la de Clientes
Potenciales, igual cuenta con un panel de actividades que nos muestra
lo que hemos realizado con la Oportunidad y de igual manera se pueden
hacer actividades desde la Oportunidad como en Clientes Potenciales.

Como en Clientes Potenciales se deben de llenar campos necesarios, los

obligatorios marcados con * rojo, y los requeridos por la empresa +,

Se puede asignar o compartir la oportunidad si es que se desea.

Si decidimos asignar la oportunidad dejaremos de ser los propietarios de
la oportunidad, podemos compartirla con un compaero y dar
seguimiento a la oportunidad.

S se asigna la oportunidad solo debemos de ingresar el compaero a

quien le asignaremos la oportunidad.

S se comparte la oportunidad debemos de seleccionar el compaero y

adems agregarle permisos para que pueda manejar la oportunidad de
lo deseamos.

Cuando se tengan todos los campos llenos y sigamos la barra de proceso

podemos pasar a cerrar la oportunidad, se puede cerrar como ganada o
prdida.

Al cerrar la oportunidad se abre un cuadro en el cual debemos

especificar los campos requeridos

La oportunidad Cerrada, ya no puede ser editada es de solo lectura, se

puede reabrir la oportunidad para hacer alguna modificacin.

Para encontrar la oportunidad que acabamos de cerrar, regresamos a

Oportunidades y la buscamos en Oportunidades Cerradas

Las vistas se pueden crear de cualquier entidad (Clientes Potenciales,

Oportunidad...), una vista nos arroja solo la informacin que nosotros
queramos ver. Para crear una Vista Personal entramos en la flecha
despus de Oportunidades Cerradas y debajo de la lista dice Crear Vista
Personal

Entramos a Crear Vista Personal, se abrir una ventana en la cual

debemos de poner los filtros que queremos para que nos traiga la
informacin que necesitamos. Los filtros los va a buscar en los
formularios de Oportunidades, se puede modificar para que busque en
otras entidades. Como estamos haciendo una nueva vista nos dejara sin
filtros. Una vez teniendo la Vista podemos compararla haciendo clic en
! de Resultados.

Al tener los filtros seleccionados podemos seleccionar y ordenar las

columnas que debe de tener nuestra vista.

Al tener los filtros y las columnas y haber confirmado en el icono de

resultados podemos guardar nuestra nueva vista e ir a Oportunidades.
Se refresca la pgina y se busca la vista, que se encontrara hasta debajo
de la lista de vistas y observamos que solo nos trajo la informacin que
necesitbamos y las columnas fueron las que asignamos.

Por medio de las vistas podemos crear los paneles, vamos a la pgina
principal de CRM y generaremos el Panel. Dando clic en nuevo y nos
aparecer el editor de paneles, seleccionamos el que vaya de acuerdo a
nuestras necesidades y damos crear.

Se asigna el nombre del panel y se agrega el tipo de registro que llevara

dicho panel que puede ser Grafico, Insertar Lista, Iframe, Recurso Web.

Como se mencion que por medio de las vistas se pueden crear los
paneles seleccionaremos el tipo de recurso de grfico.
Estuvimos trabajando en la entidad de Oportunidades que va a ser
nuestro tipo de registro, la vista la seleccionaremos la que se acaba de
crear, y para finalizar seleccionaremos la grfica que mejor se adecue a
nuestras necesidades y damos en agregar y guardamos el panel.
Una vez guardamos volvemos a la pgina principal y como en las vistas
buscamos nuestro panel.

Se ha creado el panel y lo podemos visualizar en la pgina principal de

Microsoft Dynamics CRM

Glosario de Trminos
Microsoft Dynamics CRM
Microsoft Dynamics CRM es nuestra solucin de negocios de
administracin de relaciones con los clientes que impulsa la
productividad de ventas y la eficacia del marketing, mediante
inteligencia de negocios y administracin de campaas
Mdulo
Segmentos del CRM, los tres mdulos principales son Ventas, Marketing
y Servicios.
Entidad
Se refiere a los registros que son parte de un Mdulo por ejemplo el
mdulo de ventas con la entidad de Clientes Potenciales,
Oportunidades

Cliente Potencial
Prospecto que le interesan nuestros productos o servicios y no est
dado de alta en el sistema

Oportunidad
Posible venta a cerrar

Panel de Actividades
Panel donde se registran las actividades en tiempo real, se pueden hacer
publicaciones, actividades o notas

Asignar
Al asignar dejamos de ser propietarios, y no podemos ver de nuevo el
registro

Compartir
Se puede compartir el registro y seguimos siendo los propietarios del
mismo, podemos otorgar permisos para poder hacer modificaciones

Vista
Nos muestra lo que queramos ver, se pueden editar filtros y columnas

Panel
Pgina principal de CRM que podemos anexar vistas y grficos para que
sea lo primero que veamos al entrar al sistema.