MANUAL DE POLITICAS DE APROVISIONAMIENTO, PRODUCCION Y

DISTRIBUCION

PRESENTADO POR
ZULLY KENDRY CONDE DIAZ

TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA

INSTRUCTOR
JAIME SALAZAR BUITRAGO

SENA
2016

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DISTRIBUCION

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE
CARGO:
DEPENDENCIA:

DEL GERENTE GENERAL

GERENCIA

NUMERO
DE UNO
CARGOS:
SOLICITA REPORTES SOLICITA REPORTES A DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Y REPORTA A:
OBJETIVO PRINCIPAL
es la encargada de velar por que se cumplan todos los procesos que se llevan a
cabo en la empresa
FUNCIONES ESENCIALES

Gestionar y supervisar el buen funcionamiento de la compaa

Organizar y planificar procesos

Coordinar con las diferentes reas de comercializacin, finanzas, recursos

humanos una eficaz y eficiente comunicacin y/o relacin con el Objetivo de
cumplir las metas de la empresa.

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IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE
CARGO:
DEPENDENCIA:

DEL Director administrativo

Direccin administrativa

NUMERO
DE UNO
CARGOS:
CARGO DEL JEFE GERENTE GENERAL
INMEDIATO:
SOLICITA REPORTES GERENTE GENERAL
Y REPORTA A:
NUMERO

PROCEDIMIENTOS

Revisar que el personal cumpla con los lineamientos de la empresa

Realizar la correcta organizacin del personal de planta a travs de ordenes
al personal a su cargo y tambin mediante delegacin de autoridad y poder
de decisin a su supervisor
Recibe un reporte completo de los procesos realizados en la organizacin
Revisar y autorizar las rdenes de compra de elementos necesarios para
embalajes de mercanca,
Atiende los requerimientos en cuanto a compra de maquinaria necesaria
para el funcionamientos de la compaa
Determina las mejores estrategias para realizar las actividades diarias en la
planta de produccin dando inicio a estas con su orden verbal o escrita.
Mantiene constantemente informado al gerente general acerca de la
produccin en planta para establecer el control de la empresa
Revisar y colocar a disposicin del gerente general los informes finales
diarios del rea de produccin.

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IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE
CARGO:
DEPENDENCIA:

DEL JEFE DE COMPRAS

NUMERO
DE
CARGOS:
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO:
SOLICITA REPORTES
A:
REPORTA A:

AREA DE ALMACEN Y COMPRAS

UNO
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
AUXILIARES DE ALMACEN
DIRECTOR ADMINISTRATIVO

OBJETIVO PRINCIPAL
Desarrollar las actividades definidas en el proceso de compras y adquisiciones para
garantizar el normal funcionamiento de la empresa
FUNCIONES ESENCIALES

Gestionar y supervisar al auxiliar de almacn

Ayudar a organizar y planificar el aprovisionamiento de materia prima

Elaborar cotizaciones y orden de compra de materia prima

Supervisar que el auxiliar de almacn, realice correctamente la
organizacin de envos y paquetes recolectados
Ayudar a optimizar los procesos de trabajo dentro la planta de
produccin.

Coordinar la adquisicin de todos los materiales/elementos

requeridos por las diferentes reas de la empresa.

Disear procesos eficientes en bsqueda de mejorar la estructura

operativa del rea.

Presentar informes de gestin

Coordinar y dirigir la presentacin de indicadores del SGC del

proceso de compras.

Programar y ejecutar un presupuesto encaminado a soportar las

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actividades inherentes a sus procesos.

Coordinar la implementacin de acciones correctivas y preventivas

frente a no conformidades generadas en el proceso de compras.

Velar por el buen desempeo del personal a su cargo.

Cumplir con los procesos y procedimientos establecidos para la

coordinacin de compras..

Propender por el mejoramiento continuo de la gestin de compras.

Mantener las relaciones comerciales con aquellos proveedores que

cumplan con los requisitos mnimos exigidos con los estndares de
calidad y precios.

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IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE
DEL AUXILIAR
DE
CARGO:
DESPACHADOR)
DEPENDENCIA:
ALMACEN

ALMACEN

(RECIBIDOR

NUMERO
DE UNO
CARGOS:
CARGO DEL JEFE JEFE DE ALMACEN Y COMPRAS
INMEDIATO:
NUMER
PROCEDIMIENTOS
O

Recibir mercanca de embalaje y estibas entre otros elementos

Realiza el informe de actividades diarias, para elaborar su reporte diario para

el jefe de compras y almacn

Recepcin de paquetes para envos

Entrega de envos a transportadores

Embalaje de mercanca para enviar

Recepcin y verificacin de guas de envos

Verificar que las caractersticas de materiales, y suministros que ingresan al

almacn auxiliar correspondan con la remisin y firmar recibido.

Registrar la mercanca que ingresa al almacn auxiliar en el archivo manual

Clasificar y organizar el material en el almacn auxiliar a fin de garantizar su

rpida localizacin.

Elaborar inventarios parciales y peridicos en el almacn auxiliar.

Elaborar saldos de mercanca que quedan en existencia e informar al

superior inmediato.

Guardar y custodiar la mercanca existente en el almacn auxiliar.

Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

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establecidos por la organizacin.

Mantener en orden el sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE
CARGO:
DEPENDENCIA:
NUMERO
CARGOS:
CARGO DEL
INMEDIATO:
REPORTA A:

NUMERO

DEL TRANSPORTADORES DE PAQUETES

AREA DE DISTRIBUCION
DE 18
JEFE SUPERVISOR DE ENTREGA Y RECOGIDO
SUPERVISOR DE ENTREGA Y RECOGIDO

PROCEDIMIENTOS

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Recoger los paquetes en los diferentes puntos de envos de cada ciudad

Verificar que lo que se encuentre relacionado en la gua corresponda con lo
recibido
Hacer el recorrido de entrega de mercancas
Transportar la mercanca a su lugar de destino

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE
CARGO:
DEPENDENCIA:
NUMERO
CARGOS:
CARGO DEL
INMEDIATO:
REPORTA A:

DEL TESORERO
AREA ADMINISTRATIVA
DE 2
JEFE DIRECTOR ADMINISTRATIVO
DIRECTOR ADMINISTRATIVO

OBJETIVO PRINCIPAL

FUNCIONES ESENCIALES

Planificar las actividades a realizar por la Tesorera, delegando

responsabilidades en cada seccin y/o unidad a su cargo.
Dirige, coordina y supervisa las actividades realizadas por las secciones y/o
unidades a su cargo.
Dirige el proceso de emisin de cheques de acuerdo a las polticas
financieras.

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Suministra informacin confiable sobre las disponibilidades bancarias para

que las unidades de Administracin, Planificacin y Programacin
Presupuestaria y Vicerrectorado Administrativo puedan programar los
desembolsos a realizarse.
Coordina el proceso de apertura de cartas de crdito y el trmite de su
cancelacin a proveedores del exterior, a travs de los bancos.
Controla el movimiento de las diferentes cuentas bancarias mediante los
procesos ejecutados por las secciones y/o unidades adscritas al
departamento.
Examina, analiza y evala el movimiento de ingresos y egresos de la
institucin.
Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
Acatar cada una de las normas, medidas y disposiciones realizadas en
materia de seguridad, salud ocupacional y ambiente

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE
CARGO:
DEPENDENCIA:
NUMERO
CARGOS:
CARGO DEL
INMEDIATO:
REPORTA A:

NUMERO

DEL PROFESIONAL JURIDICO

AREA ADMINISTRATIVA
DE 1
JEFE DIRECTOR ADMINISTRATIVO
GERENTE GENERAL

PROCEDIMIENTOS

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Recibir y atender solicitudes de contratacin y servicios.

Llevar a cabo el proceso de contratacin de acuerdo al sistema de calidad

establecido por la empresa.

Cotizar con contratistas y proveedores de servicio.

Realizar rdenes de servicio, y contratos segn las condiciones y tipos. .

Llevar el control de todos los procesos en el marco legal

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE
CARGO:
DEPENDENCIA:
NUMERO
CARGOS:
CARGO DEL
INMEDIATO:
REPORTA A:

NUMERO

DEL CONTADOR
AREA ADMINISTRATIVA
DE 1
JEFE DIRECTOR ADMINISTRATIVO
GERENTE GENERAL

PROCEDIMIENTOS

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Supervisar y controlar la aplicacin de los sistemas contables, tributarias y de

costos establecidos por dispositivos legales, adecundolos a las normas
internas pertinentes aprobadas por la Direccin de la empresa.
Establecer la dinmica de registro contable, de acuerdo a las necesidades de
ejecucin presupuestal, as como garantizar la permanente actualizacin de
los libros propios del rea contable
Programar, supervisar y controlar las actividades de registro, anlisis,
contabilizacin y aplicaciones formuladas por el personal de la dependencia,
referidas a los movimientos econmicos y financieros ocurridos.
Dirigir, supervisar y controlar el correcto y oportuno registro y posterior pago
de las obligaciones de la empresa en materia de tributos, directos o
indirectos, aportaciones patronales, retenciones u otro tipo similar de
responsabilidades.
Dirigir y controlar el registro contable y la permanente actualizacin del valor
de los bienes que integran el activo fijo y de las obras que se incorporarn al
activo fijo, una vez concluidas, registrando el curso de sus respectivos
avances.
Verificar el registro de los movimientos econmicos y financieros en los
correspondientes centros de costo y emitir el costo combinado segn las
normas establecidas.
Supervisar y controlar las operaciones contables que se originen en
Tesorera, verificando los aspectos administrativos y tributarios de la
documentacin, antes de su pago.