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y la estrategia empresarial
Jos Luis Garca Surez
Es profesor titular de la Universidad de Oviedo
Los sistemas de informacin son armas estratgicas que pueden hacer que
la empresa mejore su posicin competitiva, alterando la naturaleza, el
comportamiento o la orientacin de los negocios.
a informacin en el mbito
empresarial slo tiene razn
de ser y se justifica si permite
cubrir las necesidades de sus usuarios. Tales necesidades no son
homogneas, sino que estn definidas por la naturaleza y contenido de las diferentes tareas que han
de realizarse en el seno de los procesos de gestin que se desarrollan en las empresas. Consecuentemente, a la hora de disear sistemas de informacin gerencial, es
preciso adecuar su estructura a las
particulares condiciones que, en
CONTABILIDAD
Finanzas && CONTABILIDAD
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DEUSTO Finanzas
LA ESTRUCTURA DE LOS
PROCESOS
La gestin de los negocios
puede ser concebida como el proceso que gua y dirige a las organizaciones, a la vez que permite su
desarrollo en el tiempo. Es realizado por personas encargadas de llevar a cabo funciones directivas,
caracterizadas por la necesidad de
adoptar decisiones. Esta necesidad
de adoptar decisiones impregna
todas las funciones directivas, por
lo que la pregunta que debe hacerse ahora es cmo poder hacerlo
correctamente, lo cual va a depender de los siguientes factores:
La calidad de la informacin
utilizada.
La racionalidad con que el gestor desarrolle el proceso de
transformacin de la informacin en accin.
Por otra parte, hay que tener en
cuenta que los procesos de gestin
tienen una estructura jerarquizada
en torno a la cual se van entrelazando los diferentes eslabones que
integran los procesos de decisin.
Si se analiza la naturaleza de las
decisiones correspondientes a cada uno de estos niveles, se observa
La toma de
decisiones depende de
la informacin que se
utilice y de la
racionalidad con la que
se transforme la
informacin en accin
de informacin gerencial son
quienes deben soportar todas
estas actividades, lo cual significa
que dichos sistemas habrn de
estructurarse en funcin de la
jerarqua definida por los agentes
que intervienen en los procesos
de direccin.
En trminos generales, los procesos directivos pueden dividirse
en dos grandes grupos:
Procesos de motivacin de naturaleza poltica. Desde esta perspectiva, la funcin directiva debe ser
capaz de aprovechar el potencial que representan las fuerzas
sociales de las organizaciones,
moldeando y guiando los valores hacia la consecucin de
unos fines comunes y obteniendo el consenso necesario para
la accin.
Procesos intelectuales de administracin. Consisten en traducir la
voluntad general en hechos concretos, mediante comportamientos racionalmente procesales
encargados de transformar la
voluntad poltica en instrucciones concretas. Este tipo de procesos llevan implcitos dos componentes, uno de gestin y otro
de carcter ejecutivo.
Cada uno de los tres niveles
poltico, de gestin y ejecutivo
puede ser analizado desde una
CUADRO 1
PLANIFICACIN
ESTRATGICA
CONTROL
ADMINISTRATIVO
CONTROL
OPERACIONAL
Formular presupuestos
Planificar la organizacin
Controlar la contratacin de
personal
Planeamiento de capital de
explotacin
Formular programas de
publicidad
Controlar la colocacin de
anuncios
Fijar polticas de
investigacin
Elegir mejoramiento de
productos
Decidir sobre
reacondicionamiento
Programar la produccin
Control de inventarios
NATURALEZA DE LA
INFORMACIN PARA LA
GESTIN
La informacin puede ser definida como un dato, o un conjunto
de datos, que ha sido procesado de
forma significativa para el receptor
con el objeto de tomar decisiones.
La relacin entre datos e informacin es anloga a aqulla que va
de la materia prima a los productos
terminados, tal como se observa en
la figura 1.
Por tanto, la informacin consiste simplemente en datos dotados
de relevancia con relacin a una
cierta finalidad. El problema que
impulsa la adopcin de decisiones
es precisamente quin define dicha
finalidad, permitiendo identificar
los datos requeridos en cada caso,
de modo que ser necesario contestar dos preguntas ntimamente
relacionadas:
Se poseen todos los datos que
se precisan?
Se precisan todos los datos que
se poseen?
Contestar estas preguntas no
slo exige identificar claramente la
naturaleza del problema que debe
afrontarse, sino tambin comprender el proceso que se debe seguir
para transformar los datos en informacin. Esto requiere conocimiento, y el conocimiento es, por definicin, especializado. As pues, en las
organizaciones se han creado pues-
FIGURA 1
Datos
Procesamiento
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Informacin
rrollar una actuacin eficaz y eficiente. Ambos aspectos estn directamente relacionados y exigen un
esfuerzo continuo de coordinacin
entre el corto y el largo plazo, entre la actividad cotidiana y la misin de la empresa, debiendo evitarse en la medida de lo posible
recurrir a la improvisacin y a comportamientos anrquicos derivados
de una falta de concrecin en las
normas de actuacin. Precisamente el marco de actuacin que da
consistencia y cohesin a todo el
comportamiento organizativo se
L a comunicacin de
la informacin se
convierte as en un
elemento esencial para
desarrollar la gestin
en cualquier tipo de
empresa
manifiesta en las estrategias, que, al
incluir los cursos de accin que
pueden seguir los gestores, ofrecen
los posibles usos alternativos de los
recursos que controlan, con lo que
provocan modificaciones en la
naturaleza de la organizacin y
afectan a la eficacia y eficiencia de
sta.
Al hablar de recursos organizacionales, hasta hace no mucho
tiempo se haca mencin tan slo a
los de naturaleza tangible, como
los materiales, humanos y de capital, empleados para la consecucin
de sus objetivos a corto y largo
plazo. Sin embargo, hoy en da esta
lista se ha ampliado para incorporar otro tipo de recursos, ms difciles de identificar y percibir, englobados bajo la denominacin de
recursos intangibles. El concepto
de recursos intangibles aparece
unido a ciertas propiedades y
caractersticas de las empresas, difciles de identificar y percibir. Precisamente por ello, y con el fin de
El concepto de
recursos intangibles
aparece unido a ciertas
propiedades y
caractersticas de las
empresas, difciles de
identificar y percibir
han convertido en un recurso clave
de las empresas, con un rendimiento generalmente de rango superior
al del resto de los recursos. Y ello
por dos razones:
En el mbito interno, es evidente que los recursos tangibles son
imprescindibles para desarrollar
las diferentes actividades empresariales; lo que sucede es que la
informacin permite extraer el
mximo aprovechamiento de
ellos.
En el mbito externo, para asegurar el xito competitivo son
necesarios recursos de carcter
intangible, por lo que la informacin permite posicionar a la
empresa en un lugar privilegiado del mercado.
LOS SISTEMAS DE
INFORMACIN PARA LA
GESTIN
Los sistemas de informacin
para la gestin (SIG) son precisamente los instrumentos encargados de procesar los datos con los
que cuenta la organizacin y de
convertirlos en informaciones tiles para sus usuarios, as como de
comunicarlos en forma y tiempo
oportunos para que estn disponibles en el momento en que son
necesarios; por tanto, todo cuanto
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Informacin y conocimiento:
la bsqueda de ventajas
competitivas
En un entorno global y abierto
como el actual, las empresas precisan obtener ventajas competitivas a
partir de sistemas de informacin
capaces de responder con rapidez
no slo a las necesidades generadas
en el interior de la empresa, sino
tambin a los requerimientos e
inquietudes de los clientes, en particular, y del entorno en general.
Esto supone situar en primer trmino al conocimiento como elemento fundamental que caracteriza la actividad de las organizaciones que han sabido adaptarse y
tener xito en los nuevos entornos
competitivos.
Los datos por s mismos carecen
de sentido si no se sitan en un
entorno concreto de decisin, lo
que da lugar a una seleccin, procesamiento y estructuracin de
aqullos, con lo que se obtiene
como resultado la informacin. A
su vez, el conocimiento surge cuando las personas consideran, interpretan y utilizan esa informacin
de forma combinada con su propia
experiencia y capacidad, separando lo significativo de lo irrelevante
a travs de la formulacin de juicios de valor.
La importancia del conocimiento, como resultado del tratamiento
de la informacin por los individuos, se deriva del concepto de
generacin de valor por parte de la
empresa, considerado hoy en da
como el factor esencial para lograr
ventajas competitivas. Por lo tanto,
al poner en relacin el conocimiento con la informacin, sta se
convierte en un recurso fundamental para las empresas que basan sus
ventajas competitivas en la capacidad para generar e incorporar a los
8
En un entorno
Al poner en
relacin el
conocimiento con la
informacin, sta se
convierte en un recurso
fundamental para las
empresas
actualidad, el desafo al que se
enfrenta este procesamiento radica
en utilizar las capacidades de las
nuevas tecnologas para facilitar el
trabajo del conocimiento. La gestin del conocimiento supone
mejorar la capacidad de las personas para intercambiar, entender y
utilizar la informacin, utilizando
la tecnologa y estimulando su
compartimiento para que as aumente de forma exponencial. Hoy
da, se impone la idea de que una
mayor eficiencia, eficacia y flexibilidad en la organizacin exige una
red de terminales inteligentes utilizados por usuarios que realizan sus
actividades de forma autnoma, en
procesos complejos con propsitos
mltiples y que interactan con
una base de datos comn y una
serie de servicios centrales. Este tratamiento descentralizado de la
informacin permite a cada individuo (o grupos de trabajo) disponer de la informacin que necesita
para integrar creativamente su
esfuerzo para alcanzar los objetivos
de la organizacin.
Los sistemas de
informacin se
convierten en un
elemento clave para
manejar estratgica y
operativamente los
factores competitivos
considerados crticos
para alcanzar el xito
como armas estratgicas que
pueden hacer que la empresa
mejore su posicin competitiva,
alterando la naturaleza, el comportamiento o la orientacin de
los negocios. La puesta en prctica de este enfoque estratgico
precisa disponer de sistemas
implicados directamente en ga-
rantizar la supervivencia de la
empresa, por lo que surgen los
llamados sistemas de informacin
estratgicos (SIE), cuya caracterstica fundamental radica en el
empleo de informacin externa
que complementa la referida al
El papel de los
sistemas de
informacin cambia
radicalmente e
incorpora un
comportamiento
proactivo
mbito interno. La aplicacin de
los SIE se hace posible gracias a
las nuevas tecnologas de informacin que permiten, en primer lugar, integrar de forma
efectiva, en el interior de la
empresa, las diferentes tareas y
funciones, que abarcan desde
investigacin, diseo, aprovisionamiento, produccin, mrketing y ventas, hasta servicios postventa y administracin, creando
flujos de informacin ms directos y flexibles entre ellas. En
segundo lugar, el mismo flujo
informativo que posibilita la
integracin de las funciones
internas facilita al mismo tiempo
una relacin ms estrecha con
proveedores y clientes. Apoyndose en estos flujos, es posible
desarrollar, producir, promocionar y vender bienes y servicios
basados en la informacin que
relaciona las necesidades de los
clientes (lo que ellos valoran)
con las posibilidades que ofrecen los productos y ser vicios
actuales.
Desde esta perspectiva holstica,
la organizacin se concibe como
un sistema de flujos continuos
de actividad, de informacin y
de evaluacin de decisiones. En
este marco, el papel de los sisteHARVARD - DEUSTO Finanzas
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mas de informacin cambia radicalmente e incorpora un comportamiento proactivo con relacin a la estrategia, con lo que se
convierten en elementos imprescindibles, no slo para desarrollar las diferentes etapas que
integran el proceso de planificacin estratgica, sino tambin
para ser utilizados directamente
en la mejora de la posicin competitiva de la empresa.
El sistema de
informacin ha de
aportar informacin
que satisfaga las
necesidades percibidas
por sus usuarios
La informacin en la organizacin
SIE
para la
planificacin
de polticas
estratgicas y toma
de decisiones
CONOCIMIENTO
INFORMACIN
BLANDA
INFORMACIN
DATOS
Respuestas a preguntas
INFORMACIN
DURA
11
Alta gerencia
Finanzas y contabilidad
Diseo y desarrollo
Personal
Produccin
Logstica
FIGURA 3
}}
INFORMACIN
MIXTA
Mrketing y ventas
FIGURA 2
medida que se asciende en la pirmide, se emplea una mayor cantidad de informacin que podra
denominarse blanda, formada
por ideas, puntos de vista, imgenes y, en definitiva, juicios de valor
que forman la visin del mundo
del decisor. En el extremo inferior,
por el contrario, se encuentra bsicamente informacin dura, que
puede ser fcilmente cuantificada y
procesada con la ayuda de mtodos
analticos.
Hasta aqu se ha descrito la estructura de un sistema de informacin para la gestin en funcin de
la jerarqua de actividades administrativas; no obstante, dicha estructura se puede tambin describir
basndose en las funciones organizacionales que utilizan la informacin. Cualquier actividad empresarial, desde el desarrollo de productos hasta mrketing y ventas, lleva
asociado un flujo de informacin
que nutre el stock de conocimientos acumulados por la empresa a lo
largo del tiempo. As pues, en un
entorno competitivo resulta imprescindible que el SIG ofrezca
informacin que permita un seguimiento apropiado de las actividades que realiza cada una de las funciones principales en que se estructura la organizacin (desarrollo de
productos, diseo, produccin,
mrketing, ventas, incluyendo otras
funciones de apoyo como pueden
ser logstica, personal, finanzas y
contabilidad, considerando incluso
la alta gerencia como una funcin
separada). De este modo, el SIG es,
esencialmente, una federacin de
sistemas de informacin que estn
diseados para apoyar los subsistemas funcionales de la organizacin. Cada uno de ellos requiere
de las aplicaciones para realizar
todo el procesamiento de informacin relacionado con dicha funcin (vase la figura 3; Davis y
Olson, 1987).
Sin embargo, la aplicacin de
nuevas tecnologas para el tratamiento de la informacin va a permitir, como ya se seal anterior-
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FIGURA 4
Deteccin
de
necesidades
Investigacin
de
mercados
Desarrollo del
producto o
servicio
Sistema de
distribucin
Comunicacin
Ventas
PRODUCCIN
Recepcin
de
pedidos
CUADRO 2
Fabricacin
o recepcin de
componentes
Control de
calidad
Ensamblaje
Control de
calidad
Distribucin
SITUACIN
ANTERIOR
TECNOLOGA
DEL CAMBIO
NUEVAS
FUNCIONES
Informacin disponible en
un solo sitio y tiempo
determinado
La informacin es accesible
simultneamente en varios
sitios y tantas veces como
sea necesario.
Sistemas expertos.
Un generalista puede
hacer el trabajo de un
especialista.
Eleccin organizativa:
centralizar o descentralizar.
Redes de
telecomunicaciones.
La toma de decisiones
forma parte de cualquier
puesto de trabajo.
El personal de operaciones
requiere oficinas para
recibir, almacenar,
recuperar o transmitir
informacin.
Comunicacin inalmbrica
y ordenadores porttiles.
El personal operativo
puede enviar y recibir
informacin desde el lugar
en el que est.
Se ha de contactar
personalmente con los
compradores potenciales.
Videodisco interactivo.
Usted ha de encontrar
dnde estn las cosas.
Identificacin automtica y
tecnologas de
seguimiento.
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Ediciones Deusto
Planeta de Agostini Profesional y Formacin S.L.
ISSN: 1134-0827
Edicin Digital
Este texto forma parte de la revista N 34 Finanzas & Contabilidad
ISSN: 1134-0827-18