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Introduccin
Objetivos
Aspectos generales de la
factura electrnica
La Historia
Que los datos de creacin de firma pueden ser protegidos de forma fiable
por el firmante contra su utilizacin por terceros.
2.
3.
Ahorro de costes.
Mejora de la eficiencia.
Optimizacin de la tesorera.
Beneficios emisor
Ejemplo facturacin formato EDI
Beneficios receptor
Ejemplo facturacin formato EDI
Conceptos
Firma Digital
Qu es la firma digital?
La firma electrnica es un conjunto de datos electrnicos que acompaan o que
estn asociados a un documento electrnico y cuyas funciones bsicas son:
Firma Digital
Qu es la firma digital?
La firma digital puede ser:
Firma Digital
Qu es la firma digital?
Para que la firma electrnica sea vlida debe de estar homologada por una
Autoridad de Certificacin reconocida por la Agencia Tributaria. Es decir, debe
estar validada por un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria.
Este certificado digital vincula la identidad fsica de una persona fsica o entidad
jurdica con una firma digital. Las autoridades de certificacin y los certificados
digitales admitidos son los publicados en la pagina web de Agencia Tributaria.
Firma Digital
Dnde ponemos la firma digital?
La firma digital es una secuencia de caracteres que debemos incluir de alguna
manera:
Certificado Digital
Qu es el Certificado Digital?
El certificado digital es un documento digital mediante el cual un tercero
confiable (una autoridad de certificacin) garantiza la vinculacin entre la
identidad de un sujeto o entidad y su clave pblica.
RECEPTOR
EMISOR
Datos para la creacin de firma:
Certificado Digital
Qu es el Certificado Digital?
Certificado Digital
Entidades emisoras de certificados electrnicos.
Los certificados electrnicos admitidos por la Agencia Tributaria conforme a lo
dispuesto en la Orden HAP/800/2014, de 9 de mayo, por la que se establecen
normas especficas sobre sistemas de identificacin y autenticacin por medios
electrnicos con la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, sern los
emitidos por los prestadores de servicios autorizados por el Ministerio de Industria,
Energa y Turismo.
Prestadores de servicios autorizados por el Ministerio de Industria, Energa y
Turismo
Certificado Digital
Qu Certificados Electrnicos reconoce la Sede Electrnica del INE?
Actualmente se reconocen los siguientes certificados electrnicos:
DNIe . DNI Electrnico
Camerfirma
Izenpe (por razones tcnicas estos certificados no son vlidos para los trmites
de consulta de inscripcin en el Censo Electoral, en el PERE y en el Padrn, ya
que no facilitan los datos de los apellidos separados, requisito imprescindible
para comprobar la coincidencia con los datos de inscripcin)
CATCert Agencia Catalana de Certificacin
ANF AC
SCR Servicio de Certificacin de los Registradores
ACA
ACCV Autoridad de Certificacin de la Comunidad Valenciana
Certificado Digital
Qu Certificados Electrnicos reconoce la Sede Electrnica del INE?
Certificado Digital
Titular del certificado digital
La FNMT-RCM (Fbrica Nacional de Moneda y Timbre Real Casa de la Moneda)
como prestador de servicios de certificacin pone a su disposicin diferentes
tipos de certificados electrnicos mediante los cuales podr identificarse y
realizar trmites de forma segura a travs de Internet.
Persona Fsica
Se emite sin coste a cualquier ciudadano que est en posesin de su DNI o NIE
vincula a su Suscriptor con unos Datos de verificacin de Firma y confirma su
identidad personal.
Este certificado le permitir identificarse de forma telemtica y firmar o cifrar
documentos electrnicos
Certificado Digital
Titular del certificado digital
La FNMT-RCM (Fbrica Nacional de Moneda y Timbre Real Casa de la Moneda)
como prestador de servicios de certificacin pone a su disposicin diferentes
tipos de certificados electrnicos mediante los cuales podr identificarse y
realizar trmites de forma segura a travs de Internet.
Persona Jurdica
Vincula a su Suscriptor (persona jurdica) unos Datos de verificacin de Firma y
confirma su identidad conjuntamente con la del Solicitante del certificado
(persona fsica con poderes suficientes para custodiar dicho certificado).
Este certificado es tambin el que deben solicitar empresas y organismos pblicos
para sus relaciones con la AEAT.
Certificado Digital
Titular del certificado digital
La FNMT-RCM (Fbrica Nacional de Moneda y Timbre Real Casa de la Moneda)
como prestador de servicios de certificacin pone a su disposicin diferentes
tipos de certificados electrnicos mediante los cuales podr identificarse y
realizar trmites de forma segura a travs de Internet.
Administracin Pblica
Desde la entrada en vigor de la Ley de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a
los Servicios Pblicos Ley 11/2007, del 22 de junio, surge la necesidad de dotar, a
diferentes niveles, a las entidades de la administracin de los mecanismos
necesarios para su desarrollo en relacin a las comunicaciones telemticas, firma
electrnica y servicios a travs de Internet.
La FNMT-RCM emite para los organismos pblicos certificados de Empleado
pblico, certificados de Sede Electrnica y Sellos Electrnicos para la actuacin
automatizada de la Administracin Pblica.
Certificado Digital
Titular del certificado digital
La FNMT-RCM (Fbrica Nacional de Moneda y Timbre Real Casa de la Moneda)
como prestador de servicios de certificacin pone a su disposicin diferentes
tipos de certificados electrnicos mediante los cuales podr identificarse y
realizar trmites de forma segura a travs de Internet.
Certificados de Componente
La FNMT-RCM tambin emite certificados electrnicos para la identificacin de
servidores o aplicaciones informticas heredando la confianza de la FNMT-RCM
como Autoridad de Certificacin.
Dentro de esta categora se dispone de certificados de servidor SSL/TLS,
certificados SAN, certificados wildcard, certificados para componentes
informticos genricos o de firma de cdigo.
Certificado Digital
Obtencin del certificado
Obtener el Certificado Digital depende de si el certificado est contenido en una tarjeta, como el DNIe, o
de si el certificado se guarda en un fichero software.
En ambos procesos hay un paso que es la identificacin del responsable o usuario del certificado, lo cual
requiere que ste se persone en las oficinas de una Autoridad de Registro. Estas oficinas corroboran la
identidad.
En el caso de los certificados software, el propio navegador del usuario crea las claves. Pero, en el
Certificado de tarjeta, quien crea e introduce las claves es el Proveedor de Certificacin.
Obtencin de Certificado en tarjeta (DNIe) Los certificados contenidos en tarjetas deben ser entregados
directamente al usuario.
En el caso concreto del DNIe, hay que personarse en las oficinas de la Direccin General de Polica, que
es la Autoridad Certificadora. En la seccin del DNI Electrnico puedes ver los pasos concretos para su
obtencin.
Solicitud de certificado software. La solicitud y descarga del Certificado se realizan desde el navegador.
Certificado Digital
Obtencin del certificado
Certificado Digital
Renovacin del Certificado
Los Certificados electrnicos tienen un periodo de validez pasado el cual no
sirven para firmar ni tampoco para identificarse.
Certificado Digital
Verificacin de firma y certificado
El destinatario de las facturas electrnicas debe disponer de un procedimiento
de verificacin de firma y de certificado digital.
Resumen
La facturacin electrnica es un equivalente funcional de la factura en papel
y que ha sido expedida y recibida en formato electrnico.
Emisin
En la emisin, el emisor, con la conformidad del receptor, transmite a ste por
medios telemticos la factura electrnica (que frecuentemente incluye una firma
electrnica) y conserva copia o matriz (la base de datos). Si se conserva la base
de datos, no es necesario conservar las copias de los documentos electrnicos
firmados.
En general, el consentimiento no tiene que ser necesariamente expreso, sino que puede
ser implcito o tcito. El consentimiento podr ser implcito o tcito cuando el receptor
realice alguna accin de la que se infiera su consentimiento para recibir facturas
electrnicas, como el procesamiento de la factura o el pago de sta.
Sin embargo, en los contratos con consumidores y usuarios, el consentimiento del receptor
tiene que ser expreso (artculo 63.3 de la Ley por la que se modifica el texto refundido de
la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes
complementarias, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre).
No obstante, el consentimiento expreso no tiene por qu ser especfico. Esto significa que
la recepcin de facturas electrnicas puede ser una condicin ms del contrato que
firme con un proveedor. Por tanto, el receptor aceptar recibir facturas electrnicas
cuando contrate el servicio conforme a esas condiciones generales. Se recomienda leer
con detenimiento las clusulas de los contratos porque la recepcin de facturas
electrnicas puede ser una de ellas.
Almacenar los ficheros de las facturas, as como las firmas asociadas a cada
una de ellas, caso de no venir en el mismo fichero.
Aspectos generales
La factura electrnica firmada digitalmente sustituye por completo a la factura
enviada en soporte papel.
Requisitos:
Aspectos generales
Pasos que a seguir para emitir una factura electrnica o eFactura:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Recomendaciones
Un solo cargo (rectificativa) por factura.
Intentar esclarecer al mximo el motivo del cargo (explcita o implcitamente)
Acuerdo entre interlocutores para el envo de cargo/abono (rectificativa).
Rectificativa ntegra
Facturacin de servicios
Tratamiento de los servicios
Se asignarn cdigos GTIN-13 a los servicios.
Se describir el servicio y se referenciarn los documentos que soporten el
mismo(plantilla de promociones).
Carrefour
El Corte Ingls
Eroski
Mercadona
Leroy Merlin
2.
3.
Soluciones integradas
Grandes empresas
Soluciones manuales
Pequeas empresas
Pedir un certificado FNMT Clase 2 CA a la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre o a cualquier entidad
de certificacin registrada en el portal de la Agencia Tributaria.
2.
Acudir a una oficina de la Agencia Tributaria para verificar la identidad del solicitante del certificado.
3.
4.
Verificar que el mdulo de facturacin es correcto y que contiene todos los campos exigidos.
5.
Decidir cmo se va a archivar la factura. La ley contempla la posibilidad de guardar una copia,
conservar la matriz (la base de datos) o emplear las dos frmulas.
6.
Una vez finalizado el proceso en la propia empresa es hora de contar con el consentimiento expreso
del receptor para enviarle facturas electrnicas. Lo recomendable es hacerlo mediante un acuerdo
escrito, asegura nuestro experto.
7.
Constatar que el receptor tiene el software adecuado para validar esa factura.
8.
Intercambiar el certificado digital, pero slo con la clave pblica, ya que la privada no debe
exportarse nunca. La clave privada sirve para firmar y la pblica la que realmente se encuentra
dentro del certificado- solamente para verificar.
9.
Resumen
El proceso de facturacin electrnica lo forman: emisin y recepcin de facturas.
Emisin: El emisor, con la conformidad del receptor, transmite a ste por medios
telemticos la factura electrnica) y conserva copia o matriz (la base de datos)..
Recepcin: El receptor recibe la factura en formato digital y la conserva en
soporte informtico para su futura consulta e impresin, si fuera necesario. El
fichero de facturacin telemtica recibido debe conservarse en su integridad sin
modificaciones
Factura electrnica
Factura de papel
Conservacin de facturas
Las facturas (en papel o formato electrnico) se debern conservar por
cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservacin:
Conservacin de facturas
Posibilidad de utilizacin de medios electrnicos:
NOTA
No es necesario conservar ningn papel, la factura vlida desde
el punto de vista legal es la factura original, es decir aquella
electrnica que se ha enviado junto con los mecanismos de
autenticacin utilizados (p.e. firma + certificado)
Aspectos generales
La factura electrnica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en
papel por la forma de gestin informtica y el envo mediante un sistema de
comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la
integridad del documento electrnico.
Una factura electrnica se construye en 2 fases:
1.
2.
Aspectos generales
Las facturas, en general, y las facturas electrnicas, en particular, estn reguladas por el
Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el
que se regulan las obligaciones de facturacin. Este Reglamento establece las normas que
deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrnicas.
Estas normas regulan aspectos como:
Obligacin de expedir factura.
Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
Expedicin por terceros.
Contenido de la factura.
Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
Especificidades de la factura electrnica.
Plazos.
Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
Regmenes especiales.
Conservacin
La legibilidad de la factura.
La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido
modificado).
Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de
Administracin Tributaria con carcter previo a su utilizacin y hayan sido validados por la
misma.
Mediante los controles de gestin usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto
pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditora fiable que establezca la necesaria
conexin entre la factura y la entrega de bienes o prestacin de servicios que la misma
documenta.
Aspectos generales
Tipos de facturas electrnicas
Factura electrnica con formato estructurado
Factura electrnica con formato no estructurado.
Ambas son documentos electrnicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones
electrnicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento
automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.
Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automticamente por
los sistemas informticos de facturacin del emisor y ser tramitadas de forma igualmente
automatizada por los sistemas informticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de
formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
Aspectos generales:
Beneficios especficos de la factura electrnica son:
acortar los ciclos de tramitacin, incluido el cobro;
reducir errores humanos;
eliminar costes de impresin y envo postal;
facilitar un acceso ms rpido, gil y fcil a las facturas almacenadas;
reducir drsticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente
efecto positivo sobre el medio ambiente;
facilitar la lucha contra el fraude;
Aspectos generales
Los beneficios econmicos derivados de la automatizacin del proceso de la factura superan a los
ahorros en impresin y envo postal. Por eso, el mximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo
de facturas electrnicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos
beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas fsicas.
Estos beneficios, sin embargo, no podrn materializarse si no se superan importantes retos. Cabe destacar
los siguientes:
su adopcin por la Pequea y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento ms
importante del tejido empresarial espaol y europeo;
su aceptacin por los ciudadanos; su implantacin en las Administraciones pblicas; y
la interoperabilidad de los sistemas de facturacin electrnica que permita su uso en la
interrelacin comercial tanto dentro como a travs de nuestras fronteras.
Conservacin de facturas
El Cdigo de Comercio establece que los comerciantes conservarn los
libros, correspondencia, documentacin y justificantes concernientes a su
negocio, debidamente ordenados, durante seis aos a partir del ltimo
asiento realizado en los libros (esto a pesar de que el plazo de prescripcin
a efectos tributarios es de cuatro aos, a contar desde la fecha de
presentacin del impuesto).
La Ley obliga a guardar durante el periodo de prescripcin correspondiente
el fichero que contiene la factura electrnica junto con los datos de la firma
electrnica certificada por una Autoridad de Certificacin reconocida, que
es lo que permite verificar la identidad del emisor.
El archivado digital puede realizarse en cualquier lugar (ya sea en la propia
empresa o en una plataforma externa); a condicin de garantizar ante
cualquier solicitud de la Administracin el acceso a esta facturas en
cualquier momento.
Conservacin de facturas
Emisor Debe conservar copia o matriz
Una copia de una factura electrnica es una copia del fichero idntico al
original (Factura EDI + Firma + Certificado).
Una matriz es un conjunto estructurado de datos, tablas, bases de datos o
sistemas de ficheros junto a los programas o aplicaciones que permitan al
expedidor la generacin de las facturas y la obtencin de copias y de
duplicados.
NOTA
Una copia de una factura en soporte papel es un documento
que tenga el mismo soporte, formato y contenido que el original
pudiendo contener algn distintivo que as lo indique, como la
expresin copia.
Conservacin de facturas
Receptor Debe conservar original recibido.
El destinatario tiene que conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso
completo y sin demora. Esto significa:
Almacenar los ficheros de las facturas, as como las firmas asociadas a cada una
de ellas, caso de no venir en el mismo fichero.
Permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener algn mecanismo que
permita poder consultar las facturas en lnea de modo que se visualicen, se puedan
buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar
copias o descargas en lnea de las facturas y se puedan imprimirlas en papel
cuando sea necesario.
Conservacin de facturas
Impresin de factura en papel
Puedes conservar las facturas electrnicas recibidas en formato papel.
Para que estas facturas electrnicas impresas tengan validez legal, es necesario
que las imprimas en formato PDF417, que incluye en el documento impreso un
cdigo en nube de puntos para su identificacin y validacin.
Esta nube de puntos es una marca grfica que incluye el contenido ntegro de
los datos de la factura y la firma electrnica del fichero.
Para poder realizar este tipo de impresin, la factura electrnica que has recibido
ha tenido que ser emitida con un software especfico que genere e incluya en la
factura electrnica este cdigo PDF417 o nube de puntos.
Conservacin de facturas
Digitalizacin certificada de facturas
Es posible gestionar electrnicamente las facturas recibidas en papel mediante la
digitalizacin certificada.
La digitalizacin certificada es el proceso por el que se transforman las facturas
recibidas en papel en electrnicas. A partir de la factura en papel se obtiene una
imagen digital firmada electrnicamente.
Conservacin de facturas
Digitalizacin certificada de facturas
Para realizar la digitalizacin certificada no necesitas pedir permiso a nadie,
aunque s utilizar nicamente software homologado por la Agencia Tributaria.
Conservacin de facturas
Digitalizacin certificada de facturas
Para homologar un software de digitalizacin certificada debes dirigir la
documentacin correspondiente, que acredita que se cumple con los requisitos
recogidos en el apartado 2 del Artculo 7 de la citada Orden, al Director del
Departamento de Informtica de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria..
Conservacin de facturas
La documentacin que hay que presentar para la
solicitud de homologacin de un software de
digitalizacin certificada est recogido en el
Artculo 7 de la Orden EHA/962/2007, apartado 3.
Debe constar de la Declaracin responsable del
cumplimiento de los requisitos exigidos en la Orden
EHA/962/2007.
La documentacin acreditativa debe constar de:
Descripcin de las normas tcnicas en las que se
basa el procedimiento de digitalizacin
certificada, as como los protocolos o normas y
procedimientos de seguridad, de control y de
explotacin referidos a la creacin y consulta de la
base de datos documental.
Conservacin de facturas
El Plan de Gestin de Calidad que se realiza en todo el proceso de digitalizacin
y firma, y su influencia en la imagen obtenida y sus metadatos, as como la
descripcin del mantenimiento de los dispositivos.
Un informe emitido por una entidad de auditora informtica independiente con
solvencia tcnica acreditada en el mbito del anlisis y la evaluacin de la
actividad desarrollada, en el que se exprese la opinin acerca del cumplimiento
por parte de la entidad solicitante, de las condiciones establecidas en la Orden
citada anteriormente.
Conservacin de facturas
Procedimiento para realizar la digitalizacin certificada de facturas
1.
Escanear las facturas a una resolucin mnima de 200 ppp (pxeles por
pulgada).
2.
Escanear las facturas a un formato digital homologado, como PDF, TIFF o JPG.
3.
Firmar las facturas con una firma digital que garantice la integridad del
documento e impida su modificacin posterior a dicha firma.
4.
Conservacin de facturas
Procedimiento para realizar la digitalizacin certificada de facturas
Para cerrar este proceso de digitalizacin certificada de facturas es necesario
vincular a cada factura escaneada una serie de metadatos (fecha de la factura,
proveedor, CIF del proveedor, base imponible, IVA y total), que pueden
implementarse de tres maneras:
manualmente,
Conservacin de facturas
Conservacin mediante medios electrnicos (pticos y/o
electromagnticos)
Lugar de conservacin
Resumen
Para dar validez legal a una factura simplemente es necesario que est firmada
digitalmente.
En cualquier caso es necesaria la conformidad por parte del receptor para trabajar
con factura digital. Sin embargo no es obligatorio que quede reflejado en un
documento escrito y, en ningn caso, debe notificarse a Agencia Tributaria ni debe
esperarse autorizacin por su parte. Simplemente el uso entre el emisor y el receptor
de la factura digital ya es suficiente.
Formatos de facturas
En principio el destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y
soporte original en el que stas fueron remitidas. Salvo que opte por alguna de
las formas de conversin autorizadas en los artculos 7 y 8 de la Orden EHA
/962/2007.
As, si se han recibido facturas en papel, el destinatario podr optar por
convertirlas y conservarlas en formato electrnico siempre que lo haga de
acuerdo con el Artculo 7 de la citada Orden. Conversin de papel a digital.
Por otro lado, si se han recibido facturas en formato electrnico, el destinatario
podr optar por convertirlas y conservarlas en formato papel siempre que lo
haga de acuerdo con el Artculo 8 de la citada Orden. Conversin de digital a
papel.
Formatos de facturas
El formato de expedicin de la factura no puede ser diferente del formato de
destino de la factura ya que el destinatario tiene que verificar la firma.
La Agencia Tributaria, por ejemplo, usa XML con una estructura determinada
conocida como formato Facturae (anteriormente conocida como formato
AEAT-CCI).
Formatos de facturas
Es importante diferenciar entre una factura electrnica con validez legal y fiscal y
una factura enviada en formato electrnico ya que, si esta ltima no contiene
firma electrnica, no deja de ser un fichero que contiene una factura, pero que
para que sea legal el envo y almacenamiento del original deber ser en papel.
As, si una empresa recibe una factura por correo electrnico en formato
electrnico (PDF, DOC, Excel, etc.) que no contiene firma electrnica avanzada,
no es una factura electrnica vlida. Tampoco tiene ninguna validez legal la
impresin de la factura por el receptor.
Formatos de facturas
Estructura de la firma
No existe un formato nico. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF, ...
La Agencia Tributaria usa firma con formato XML dado por el estndar XadES.
Finalmente tanto el contenido de la factura , llammoslo factura, como la firma
vienen en un nico fichero normalmente con extensin .fir
Es aconsejable la utilizacin de estndares. Actualmente existen mltiples
formatos de factura electrnica que pueden considerarse como vlidos. Sin
embargo, la Administracin General del Estado y otras muchas administraciones
y organismos dependientes nicamente aceptarn el formato denominado
facturae. Por este motivo se prev que facturae se convierta tambin en el
estndar de factura electrnica en las relaciones comerciales entre empresas.
Formatos de facturas
Ahora bien, aquellos que sean o puedan ser proveedores de la Agencia
Tributaria y otras Administraciones de la Administracin General del Estado,
debern expedir sus facturas a las citadas Administraciones en formato Facturae,
tambin conocido como AEAT-CCI. Recurdese, que el destinatario debe ser
conforme con los formatos a emplear, ya que es el responsable ltimo de las
facturas que recibe.
Las copias que se hagan en formato electrnico llevan incorporada la misma
firma electrnica que la factura original. Mantiene la informacin de firma,
aunque se copie a BB.DD., CD-ROM, disco, ...
Formatos de facturas
Existe la posibilidad de enviar telemticamente a los clientes un documento
firmado PDF legible para una persona, junto con nubes de puntos en formato
PDF417. Siempre que ese fichero Adobe-PDF lleve incrustada una firma
electrnica reconocida que asegure la integridad y autenticidad de todo el
conjunto.
Formatos de facturas
Si el documento Adobe-PDF no lleva una firma que asegure la integridad y
autenticidad de todo el conjunto, tambin se podra pero complicara al
destinatario la obligacin de verificar la validez de la firma. Puesto que el
contenido "fiable" de la factura sera el que viene codificado, y firmado, dentro
del PDF 417 y nadie asegura, a priori, que ese contenido sea el mismo que puede
"leerse" en la parte legible del PDF. En este caso el receptor est obligado a leer
las nubes PDF417, para validar la firma, lo que exige que debe disponer del
hardware adecuado.
Formatos de facturas
La nube de puntos PDF-417 no es frecuente usarla para expedir facturas.
El uso de nube de puntos PDF-417, se trata en el Artculo 8 de la Orden
EHA/962/2007.
Formatos de facturas
Cmo garantizar la autenticidad del origen de las facturas electrnicas y la integridad de su
contenido
El receptor de facturas electrnicas debe disponer de un procedimiento de verificacin de la firma
que le ser facilitado de forma obligada por el emisor o a travs de portales que permitan la
validacin de dicha firma.
Se deben conservar las facturas emitidas y recibidas, asegurando la legibilidad en el formato original
en que se hayan transmitido, conservar los datos asociados, as como los mecanismos de verificacin
de firmas.
Si la factura es conservada de forma impresa, debe constar en ella una marca grfica de
autentificacin que deber ser generada por dispositivos de verificacin de firma electrnica.
Los dispositivos de verificacin de firma deben controlar que la firma electrnica que acompaa a la
factura electrnica se corresponde con los datos de verificacin existentes en el certificado del
firmante. Adicionalmente, debern arbitrar un procedimiento que les permita conocer la validez del
certificado.
Las entidades certificadoras son las responsables de facilitar los servicios de consulta a sus bases o
directorios de certificados revocados (CRL).
Existen certificados con sello de tiempo que eximen al receptor de la obligacin de verificar la validez
del certificado porque realizan la verificacin en origen en el momento de la firma.
Formatos de facturas
Caractersticas del PDF417 impreso para que tenga validez legal
Formatos de facturas
La digitalizacin certificada
Es el proceso tecnolgico que permite, mediante la aplicacin de tcnicas fotoelectrnicas o de escner, convertir la imagen contenida en un documento en
papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos
estndares de uso comn y con un nivel de resolucin que sean admitidos por la
Agencia Estatal de Administracin Tributaria.
Para ello es necesario usar un software de digitalizacin homologado por la
Agencia Tributaria.
El obligado tributario puede convertir sus facturas, documentos sustitutivos y
cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan carcter de
originales, a formato digital.
Se recoge en el Artculo 7 de la Orden EHA/962/2007.
Formatos de facturas
Para trabajar con facturacin electrnica es necesario crear un fichero que
contenga los datos de las facturas. Existen mltiples formatos para estructurar la
informacin.
En el mercado actualmente se estn utilizando varios formatos:
UBL: Su uso no solo se centra en la factura sino que cuenta con una gran
variedad de documentos de la cadena de suministro, e-commerce, leyes,
administracin, etc.
Formatos de facturas
A partir del 15-1-15, conforme a la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de
la factura electrnica y creacin del registro contable de facturas en el Sector
Pblico, las facturas que se remitan a las Administraciones Pblicas sern
electrnicas y se ajustarn al formato estructurado de factura electrnica
Facturae versin 3.2.x con firma electrnica XAdES.
FACTURAE (07/12/2015)
El da 4 de Diciembre 2015, se ha publicado una nueva versin de la aplicacin de
escritorio para la gestin de facturas electrnicas Facturae, la versin 3.3.
Puede descargar la nueva versin desde:
http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/descarga-aplicaciones.aspx
Formatos de facturas
FACTURAE
La versin 4.0 de Facturae se encuentra en fase borrador. Esta nueva versin
representa una gran evolucin con respeto a versiones anteriores de Facturae.
Facturae 4.0 surge ante la necesidad de migrar a estndares europeos segn
normativa. En la disposicin final segunda de la Orden PRE/2971/2007 , del 5 de
octubre se incluye la siguiente informacin:
Evolucin del formato de la factura electrnica. El formato de la factura
electrnica establecido en el anexo se adecuar, transcurrido dos aos desde la
entrada en vigor de la presente orden, al formato UBL (Universal Business
Language) o, en su caso, al formato que establezcan los organismos de
normalizacin de la Unin Europea CEN (Comit Europeo de Normalizacin) o
CENELEC (Comit Europeo de Normalizacin Electrotcnica), de forma que se
permita la interoperabilidad de las facturas emitidas por cualquiera de los Estados
miembros de la Unin Europea.
Formatos de facturas
Esta nueva versin sirvir, adems, para corregir y mejorar sustancialmente las
versiones precursoras de Facturae:
Formatos de facturas
Esquemas XSD
La versin 4.0 del formato Facturae se estructura en varios esquemas XSD.
Los esquemas XSD se encuentran divididos en dos carpetas:
La carpeta common que contiene los esquemas secundarios sobre los que se
apoya el esquema principal.
Formatos de facturas
Adems, el formato se flexibiliza, ofreciendo la posibilidad de soportar ms de una
lista de cdigos para un mismo elemento. El usuario final puede decidir que lista de
cdigos va a utilizar de las soportadas por Facturae. La lista de cdigos a utilizar se
indica a travs de los atributos asociados al elemento en cuestin.
Las listas de cdigos se han definido en ficheros genericode. Se trata de un
formato basado en XML que simplifica y clarifica la definicin de listas de cdigos
o valores enumerados. Tienen carcter meramente informativo.
Formatos de facturas
EDIFACT: (Intercambio Electrnico de Datos para la Administracin, Comercio y
Transporte) Es la transmisin estructurada de datos entre organizaciones por
medios electrnicos. Se usa para transferir documentos electrnicos o datos de
desde el ordenador de la empresa emisora al de la empresa receptora, con gran
ahorro de tiempo y evitando muchos errores, propios de la comunicacin
tradicional en papel.
Puede realizarse en distintos formatos: EDIFACT, XML, ANSI ASC X12, TXT, etc.
EDIFACT es un estndar de la Organizacin de Naciones Unidas para el
intercambio de documentos comerciales en el mbito mundial. Existiendo
subestndares para cada entorno de negocio (distribucin, automocin,
transporte, aduanero, etc.) o para cada pas. As, por ejemplo, AECOC regula el
estndar EDI del sector de distribucin. Para el intercambio de este tipo de
informacin se suelen utilizar las redes de valor aadido. Adems del intercambio
de la informacin, estas redes permiten su registro.
Formatos de facturas
EDIFACT: La norma se revisa peridicamente, y constantemente se agregan
nuevos tipos de mensajes, mientras que los ya existentes se actualizan para reflejar
el cambio de negocio o necesidades gubernamentales. Ejemplo de factura,
segmentos EDI utilizados en diagrama de rbol.
Mensaje: INVOIC
Versin: D93A
Cualquier informacin que se pone en las facturas papel tiene cabida dentro
del mensaje INVOIC.
RD 1619/2012
Fecha de rea l i za ci n (devengo) de l a s opera ci ones s i empre y
cua ndo s e tra te de fecha di s tinta a l a de expedi ci n de l a fa ctura
EDI
DTM
LIN/IMD/PIA/FTX
MOA
PRI
ALC
TAX
TAX-MOA/MOA
Formatos de facturas
UBL: (Universal Business Language) Esta norma nace de la propuesta lanzada
en 1998 por Charles Hoffman, un experto contable y auditor, para simplificar la
automatizacin del intercambio de informacin financiera mediante el uso del
lenguaje XML -entonces emergente y hoy casi ubicuo en todo lo relacionado
con Internet-.
Hoffman era muy consciente de la necesidad de sistematizar este intercambio,
a consecuencia de sus muchos aos de experiencia con sistemas contables
automatizados.
Firma electrnica
El formato de firma es la forma como se genera el documento de firma y como se
guarda o estructura la informacin de firma en el documento generado.
La existencia de mltiples formatos de firma se debe a razones histricas, a cmo
se ha ido introduciendo la firma en formatos de documentos ya existentes y a
cmo se han ido aadiendo funcionalidades a lo largo del tiempo.
Un fichero de firma tiene un formato que viene determinado por estos aspectos:
Firma electrnica
En el caso de firma de facturas
electrnicas, en formato Facturae, el
formato de firma es el XAdES.
NOTA
Una firma electrnica es un fichero que contiene informacin
sobre el documento original firmado, el firmante, la fecha y
hora de la firma, etc.
Firma electrnica
En Espaa existe la Ley 59/2003, de Firma electrnica, que define tres tipos de
firma:
Resumen
El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y soporte original
en el que stas fueron remitidas.
Si se han recibido facturas en papel, el destinatario podr optar por convertirlas y
conservarlas en formato electrnico siempre que lo haga de acuerdo con el
Artculo 7 de la Orden EHA /962/2007.
Si se han recibido facturas en formato electrnico, el destinatario podr optar por
convertirlas y conservarlas en formato papel siempre que lo haga de acuerdo con
el Artculo 8 de la citada Orden. (Cdigos PDF-417 de nube de puntos)
No existe un formato nico para la factura electrnica (Facturae, EDIFACT, BML).
El formato de firma es la forma como se genera el documento de firma y como se
guarda o estructura la informacin de firma en el documento generado. No existe
un formato nico para la firma electrnica (CAdES, XAdES, PAdES, OOXML, ODF,
).
Marco jurdico de la
factura y firma electrnica
b)
Incrementaban los costes de las empresas. Aunque la implantacin de la efactura genera tambin costes, especialmente, en los primeros momentos de
introducir el sistema.
Nm. Factura
Fecha expedicin
En resumen
Regulacin legal de la factura y de la factura digital:
2.
3.
4.
Remisin telemtica
5.
Se entiende por Matriz de una factura (...) un conjunto de datos, tablas, base
de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en
las facturas junto a los programas que permitieron la generacin de las
facturas....
6.
7.
2.
4.
5.
visualizacin,
bsqueda selectiva,
copia o
Resumen
En Espaa el Derecho Fiscal ha desarrollado una normativa sobre facturas muy
detallada y compleja, obligando, adems, a que el proceso de emisin,
recepcin, conservacin, copia y descripcin del contenido de las facturas se
encuentre sometido a una regulacin estricta.