1 Aibanorte - Elaboração de projetos e planos de ação

Agora que temos o mapa estratégico da Aibanorte e já definimos nossos valores,

objetivos, perspectivas, missão e grande meta, podemos iniciar a preparação de nossos
projetos.

Antes de começarmos, porém, vamos entender os conceitos que serão utilizados para a
elaboração dos projetos.

1. Projeto: projeto é "um esforço temporário empreendido para criar um produto,

serviço ou resultado exclusivo" (PMBOK, 2009)

Por essa definição oficial da organização responsável pela normatização de projetos

mais conhecida no mundo o PMI (Project Management Institute - Instituto de
Gerenciamento de Projetos), podemos entender que:

a. Projeto não é um plano, uma planilha, um cronograma, um planejamento. Projeto é

um esforço.

b. Os projetos são temporários, possuem início e fim. Algo que acontece rotineiramente
é uma rotina ou processo, não projeto.

c. Os projetos são feitos para criar, inovar, empreender. Ao final de cada projeto é
necessário que se tenha um ou mais produtos ou serviços entregues. É necessário
haver um resultado.
Por exemplo: criação de uma escola, organização de um departamento, implantação de
uma metodologia de trabalho, são exemplos de projetos.

2. Programa: um programa é um conjunto de projetos que trabalham

concorrentemente para o mesmo fim.
No nosso caso, implantar uma igreja em cada vazio batista até o final de 2015, é uma
meta que requer um sem-número de projetos ao mesmo tempo, que serão gerenciados
e encadeados conjuntamente para produzir tal resultado.
Se não for dessa maneira estaremos fazendo trabalhos sobre trabalhos e produzindo
nenhum resultado lógico até o final do prazo estipulado.

3. Portfólio: é o conjunto formado por projetos e programas de uma organização.

Se necessitarmos implementar diversos programas e alguns projetos para atingir nossa
grande meta, então teremos um Portfólio a ser gerenciado.

4. Grupos de atividades necessárias ao gerenciamento de projetos: existem

basicamente cinco grupos de atividades necessárias para o gerenciamento de projetos,
são eles:

a. Iniciação: fase de identificação dos projetos necessários.

b. Planejamento: detalhamento do que será feito, como, em qual prazo e a
que custo...
c. Execução: cumprimento do plano, execução da tarefa proposta.
d. Monitoramento e controle: acompanhamento de todas as fases de cada
projeto.
e. Encerramento: entrega do produto final, avaliação dos resultados, anotação
de lições aprendidas e comemoração.

5. Atividades do gerenciamento de projetos: são atividades necessárias ao

gerenciamento de projetos:

a. Identificação dos requisitos: o que é necessário, quando será necessário, a que

custo...
b. Gerenciamento de expectativas: o que deve ser entregue, a quem, quais as
preocupações dos "clientes" do projeto.
Ronaldo Pontes Moura
19 de junho de 2010
2 Aibanorte - Elaboração de projetos e planos de ação

c. Balanceamento dos problemas encontrados durante o planejamento e execução do

projeto. Os problemas podem ser de diversas naturezas, especialmente de:
 Escopo: definição e especificação dos limites do projeto;
 Qualidade: está relacionado à conformidade do que está sendo entregue ao que
foi solicitado;
 Cronograma;
 Orçamento;
 Recursos e
 riscos.

6. Metodologia utilizada.

Existem inúmeros métodos para elaboração, planejamento, acompanhamento e

gerenciamento de projetos. Existem metodologias feitas para criar estações espaciais e
metodologias suficientes para o controle de projetos sociais.

No caso da Aibanorte adaptaremos o Marco Lógico às nossas necessidades de

planejamento de projetos e o scrum, como ferramenta de acompanhamento e controle
da sua execução.

As adaptações aqui propostas servirão para facilitar todo o processo, devido a natureza
da organização, a complexidade dos problemas e a inexistência de uma cultura
orientada a projetos no meio batista rondoniense.

A metodologia do Marco Lógico é bastante apreciada por organizações do terceiro setor,

sendo, inclusive, adotada pelo BID (Banco Interamenricano de Desenvolvimento) como
padrão para os projetos que requerem financiamentos.

O scrum, por sua vez, é utilizado principalmente por empresas de desenvolvimento de

software, que desejam manter o controle de seus projetos sem, contudo, levar muito
tempo e reuniões controlando seus andamentos.

A seguir detalharemos essas tecnologias de projetos:

MARCO LÓGICO ADAPTADO

O Marco Lógico é uma ferramenta empregada em muitas organizações governamentais

e sem fins lucrativos. A ferramenta veio da Alemanha e é parte constituinte do Método
Zopp (Planejamento de Projetos por Objetivos). Sofreu contínuas adaptações e hoje é
bastante utilizada em conjunto com a árvore de problemas.

O Marco Lógico consiste na técnica de se estabelecer uma racionalidade em projetos,

capaz de acompanhá-los. Sua grande vantagem está na capacidade de apresentar um
plano de projeto com pouco material, muitas vezes cabendo em apenas uma página.

A construção do marco lógico segue o modelo da planilha a seguir:

Ronaldo Pontes Moura

19 de junho de 2010
3 Aibanorte - Elaboração de projetos e planos de ação

Aibanorte
Projeto: Identificar o nome do projeto ou programa
Objetivo estratégico: Identificar o(s) objetivo(s) estratégico(s) relacionado(s)
Descrição Indicadores Meios de verificação Pressupostos
Medem o impacto do
Finalidade: descrição projeto na solução da São as fontes de Indica o que precisa
de como o projeto ou demanda. Deve ser informação ou os ser feito, adquirido ou
programa contribuirá específico quanto à meios utilizados para decidido para que o
para a solução do qualidade, tempo, medir o resultado dos projeto seja bem-
problema identificado quantidade e/ou indicadores. sucedido.
custos
Apresentam as
consequências do
Resultados resultado do projeto.
esperados*: qual o Podem indicar
Indica o que precisa
produto que se espera problemas ou Fontes de informação
ser feito, adquirido ou
obter ao final do mudanças necessárias. utilizadas para medir
decidido para que os
projeto. O que deve Devem incluir metas os resultados do
resultados sejam
ser entregue quando o a serem verificadas ao projeto.
atingidos.
projeto estiver final de cada projeto.
concluído. Devem conter
medição de qualidade,
tempo e quantidade.
Quantidade, custos e
descrição dos itens Indica o que precisa
Produtos/serviços*: necessários para a ser feito, adquirido ou
bens ou serviços realização do projeto. decidido para que os
Fontes de informação
necessários para que Devem ser produtos sejam
utilizadas para medir
se possa concluir o apresentados de aplicáveis aos
os resultados do
projeto. Indica os maneira clara e projetos.
projeto.
recursos necessários sucinta. Utiliza-se o Indicam também
para a execução. diagrama de Ishikawa os riscos inerentes
para levantar essas aos projetos.
infomações
Atividades: são as
ações necessárias para
a execução.
Aqui deve ser anotado Aqui será indicado
Compreendem o
o orçamento de cada onde o gestor do Indicam as condições
passo a passo da
uma das atividades. projeto obterá necessárias para que
execução do projeto.
Relacionando informações sobre a as atividades possam
A listagem de ações
atividade com custos. execução do ser executadas.
não constitui o
orçamento.
cronograma, apenas
fornece informações
para sua elaboração.

* Os nomes marcados foram alterados para a utilização na Aibanorte.

Fonte: TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO. Técnicas de auditoria marco lógico. SEPROG,
2001. Disponível na Internet.

Ronaldo Pontes Moura

19 de junho de 2010
4 Aibanorte - Elaboração de projetos e planos de ação

O acompanhamento do projeto, no entanto, deve ser feito de maneira semelhante a

qualquer projeto. E os registros devem ser feitos cautelosamente, para que se tenha
uma referência para projetos futuros.

DIAGRAMA DE ISHIKAWA

Essa técnica foi desenvolvida por Kaoru Ishikawa em 1943 para identificar desvios de
qualidade em produções industriais. Atualmente a ferramenta é amplamente utilizada
para o diagnóstico organizacional e também se destaca pela praticidade e pela
visualização.

O diagrama de Ishikawa é também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, pois é

justamente para isso que se presta. A partir de um efeito, consequência ou problema,
utiliza-se o diagrama para localizar as possíveis causas.

Como ferramenta de planejamento, o diagrama é muito útil para a identificação dos

recursos necessários para a realização de um projeto.

Ronaldo Pontes Moura

19 de junho de 2010
5 Aibanorte - Elaboração de projetos e planos de ação

Vemos na figura acima que o diagrama é organizado em um eixo central. A esse eixo
são acoplados diversos eixos transversais que representam categorias de possíveis
causas para esse efeito.
Às categorias são acopladas as causas e a essas as respectivas subcausas. Gerando um
diagnóstico completo dos problemas.

Em nosso caso, utilizaremos o diagrama com as duas finalidades, localizar problemas e

causas e identificar recursos necessários aos projetos.

PLANILHA DE ACOMPANHAMENTO DE ATIVIDADES

Identificação Data
NI PL PR EX FE FI Obs
do projeto prevista
Projeto A X 15/06 atrasado
Projeto B X 11/06 em dia
Projeto C X 20/11 adiantado
Finalizado
Projeto D X 13/04
no prazo

Nomenclatura:

NI: Não Iniciado PL: Em fase de planejamento PR: Em fase de preparação

EX: Em fase de execução FE: Preparando o fechamento FI: Finalizado

Trata-se de uma planilha simples para o acompanhamento dos projetos concorrentes.

Ela deve ser alimentada semanalmente pelos responsáveis de cada projeto ou
departamento.

Um projeto cujas ações sejam poucas ou apenas burocráticas, pode ser acompanhado
apenas com a planilha apresentada. Um projeto mais complexo com muitas divisões de
responsabilidades e atividades, deve ser controlado com uma planilha 5w2h também.

As lições aprendidas de cada projeto devem ser anotadas como observações dessa
planilha à medida que os projetos avançam. O registro sistemático dos sucessos e
fracassos em cada projeto ou atividade devem ser considerados para os projetos
semelhantes.
Ronaldo Pontes Moura
19 de junho de 2010
6 Aibanorte - Elaboração de projetos e planos de ação

MODELO DE PLANO DE COMUNICAÇÃO

Uma das grandes dificuldades de nosso tempo, por incrível que pareça, é a
comunicação. Vivemos em um mundo totalmente online, as pessoas possuem
televisores, rádios, computadores, celulares, telefones, correios, mesmo assim não
conseguem comunicar planos e projetos.

Existem algumas particularidades a serem consideradas na comunicação de nossa

associação:

1. Diferentes culturas utilizam diferentes meios: algumas pessoas não conseguem se

relacionar muito bem com seus aparelhos eletrônicos, precisam de comunicação por voz
e presencial. Outras têm um grau de ocupação tamanho que precisam de mensagens
escritas. Alguns só conseguem entender o que está no papel. Outras odeiam papéis e
precisam de imagens, cores e movimentos.

2. Importância dada à comunicação: um dos maiores ruídos da comunicação é

provocado pela expectativa do ouvinte com relação ao emissor. Se a Associação é vista
como fonte de mazelas e más notícias, toda comunicação a ela atribuída se tornará uma
verdadeira tortura para quem a recebe.
É necessário que o emissor desperte no ouvinte o senso de importância, de urgência ou
de necessidade para a notícia, senão ela será esquecida e arquivada,
consequentemente perdida.

3. Linguagem e uso de meios: a linguagem falada deve ser a do receptor, em última

instância é para ele que a comunicação se estabelece. Por essa razão um grupo
heterogêneo prefere a comunicação presencial, pois terá oportunidade de interagir e
exigir maior clareza na comunicação estabelecida.

Existem muitos outros aspectos a serem considerados na elaboração de um plano de

comunicação, o mais importante, contudo, é que ele seja construído de acordo com sua
eficiência, não apenas com técnicas ou com aquilo que se acha perfeito.

O plano de comunicações também deve ser testado para que, aprimorado, produza
bons resultados.

Uma forma simples de organizar um plano de comunicação, é também por meio de

tabelas. Uma mesma tabela pode ser organizada de acordo com o evento, com ouvinte
(ou conjunto de ouvintes), com o projeto ou cronograma e, ainda, de acordo com o
canal a ser utilizado.

Vejamos como montar tal tabela (recomenda-se o uso do Microsoft Excel ou qualquer
outra planilha eletrônica, para que a ordenação do PC seja mais rápida):

Mecanismo
Evento Comunicador Audiência Canal Frequência de feedback
Validações e
discussões ao
Apresentação de Responsável Conselho da Apresentação fim da
relatório pelo projeto Aibanorte presencial Mensal apresentação
Documentos
escritos - Ciência em
Entrega de entrega documento de
correspondências Presidente Igrejas pessoal Mensal entrega

Ronaldo Pontes Moura

19 de junho de 2010
7 Aibanorte - Elaboração de projetos e planos de ação

Montando dessa forma o plano de comunicação, é possível estabelecer qualquer ordem.

Pode-se, por exemplo, definir que toda comunicação de eventos será feita às igrejas via
página web. Ou que toda pauta de reuniões será enviada via e-mail. Uma vez
estabelecida a política de comunicação, alimenta-se o Plano, para que todos saibam que
será feito dessa forma.

MODELO DE PLANO DE AÇÃO

Um plano de ação é uma forma de programar atividades, definindo-se responsáveis e

controlando custos para cada uma de suas etapas. Um bom projeto deverá conter em
seu bojo um plano de ação bem ordenado.

A técnica mais comum para a realização de planos de ação é o 5w2h.

Who? - Quem será o responsável?

Which/What? - De quê? O quê?
Why? - Por que?
When? - Quando? Com qual frequência?
Where? - Onde?
How? - Como será feito?
How Much? - Quanto custa?

Essas informações também devem ser organizadas em uma tabela para facilitar seu
controle.

Quem O que Por que? Quando Onde Como Quanto

PRÁTICA
Com essas ferramentas já será possível iniciar nossa elaboração de projetos. Com
certeza a gerência e o acompanhamento de projetos pode ser muito mais complexa e
pode exigir ferramentas e equipes muito mais capacitadas. Mas precisamos iniciar por
pequenos detalhes, para depois evoluirmos a temas mais complexos.

Ronaldo Pontes Moura

19 de junho de 2010
8 Aibanorte - Elaboração de projetos e planos de ação

Diagrama de Ishikawa do projeto: _____________________

Ronaldo Pontes Moura

19 de junho de 2010
9 Aibanorte - Elaboração de projetos e planos de ação

Projeto: _______________________________________________________
Objetivo estratégico:

Descrição Indicadores Meios de verificação Pressupostos

Finalidade

Resultados esperados:.

Produtos/serviços:

Atividades:

Ronaldo Pontes Moura

19 de junho de 2010
10 Aibanorte - Elaboração de projetos e planos de ação

PLANILHA DE ACOMPANHAMENTO DE ATIVIDADES

Identificação do projeto NI PL PR EX FE FI Data Obs

prevista

Ronaldo Pontes Moura

19 de junho de 2010
11 Aibanorte - Elaboração de projetos e planos de ação

Plano de Comunicação do Projeto: __________________________________________________________________________________

Mecanismo de
Evento Comunicador Audiência Canal Frequência feedback

Ronaldo Pontes Moura

19 de junho de 2010
12 Aibanorte - Elaboração de projetos e planos de ação

Plano de Ação do Projeto: _________________________________________________________________________________________

Quem O que Por que? Quando Onde Como Quanto

Ronaldo Pontes Moura

19 de junho de 2010