MANUAL

DE CONTRATACIN

Manual de Contratacin

Empresa de Energa de Bogot S.A. ESP

Contenido
Captulo I: Disposiciones Generales .................................................................................... 3
1.

Objeto ................................................................................................................................................. 3

2.

Definiciones ......................................................................................................................................... 3

3.

mbito de Aplicacin ........................................................................................................................... 3

4.

Rgimen Aplicable .............................................................................................................................. 3

5.

Principios............................................................................................................................................. 4

6.

Competencia ....................................................................................................................................... 4

7.

Incompatibilidades, Inhabilidades e Impedimentos .............................................................................. 4

8.

Informacin de Proveedores y Contratistas ......................................................................................... 4

Captulo II: Proceso Contractual y Modalidades de Seleccin .......................................... 4

9.

Etapas del Proceso Contractual .......................................................................................................... 4

Etapa de Planeacin................................................................................................................................... 4
10. Planeacin de la Contratacin ............................................................................................................. 5
11. Sesiones de Inteligencia de Mercado .................................................................................................. 5
12. Garantas ............................................................................................................................................ 5
Etapa de Seleccin ..................................................................................................................................... 5
13. Modalidades de Seleccin ................................................................................................................... 5
14. Solicitud de Oferta Directa ................................................................................................................... 6
15. Proceso Competitivo Cerrado.............................................................................................................. 7
16. Proceso Competitivo Abierto ............................................................................................................... 7
17. Contratacin de Emergencia ............................................................................................................... 7
18. Comit Estratgico de Abastecimiento ................................................................................................ 8
19. Verificacin de los Comits ................................................................................................................. 8
20. Criterios de Evaluacin ........................................................................................................................ 8
21. Cierre del Proceso Contractual ............................................................................................................ 8

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22. Negociacin y Seleccin del Oferente ................................................................................................. 9

Etapa de Ejecucin ..................................................................................................................................... 9
23. Aprobacin de Garantas ..................................................................................................................... 9
24. Requisitos de Suscripcin del Contrato ............................................................................................... 9
25. Interventor del Contrato ....................................................................................................................... 9
26. Modificaciones de los Contratos .......................................................................................................... 9
27. Indemnizaciones y Apremios ............................................................................................................. 10
Etapa de Terminacin ............................................................................................................................... 10
28. Liquidacin ........................................................................................................................................ 10

Captulo III: Reglas Especiales ............................................................................................ 10

29. Contratos Intercompaas ................................................................................................................. 10
30. Procesos Contractuales Conjuntos.................................................................................................... 10

Captulo IV: Disposiciones Finales ..................................................................................... 11

31. Criterios de Interpretacin del Manual ............................................................................................... 11
32. Transicin.......................................................................................................................................... 11
33. Derogatoria ....................................................................................................................................... 11

Anexo 1: Definiciones .......................................................................................................... 13

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Captulo I: Disposiciones Generales

1. Objeto
El presente Manual contiene las normas generales y principios que regulan la contratacin y las estrategias
de abastecimiento para la Empresa de Energa de Bogot S.A. ESP, en adelante la Empresa.

2. Definiciones
Las definiciones contenidas en el Anexo 1, que hace parte integral del presente Manual, tendrn el
significado en l sealado. El alcance, sentido, interpretacin y efectos de las siglas, palabras o trminos
ser el que se defina en el Anexo 1, salvo que expresamente se establezca interpretacin o efectos
diferentes frente a un tema especfico.

3. mbito de Aplicacin
Se regir por este Manual toda la actividad contractual, que comprende entre otros, contratos, oferta
mercantil y convenios que suscriba la Empresa en calidad de contratante y en desarrollo de su objeto social.
El presente Manual no aplicar en los siguientes casos, sin embargo, stos se regularn por las normas de
derecho privado y por las normas legales especiales aplicables, el rgimen de inhabilidades e
incompatibilidades establecido en la ley, y los principios sealados en el numeral 5 de este Manual.
a. Los contratos que deban someterse a normas legales especiales, tales como, contratos de trabajo,
contratos de emprstito, operaciones de crdito pblico, contratos de condiciones uniformes con
empresas de servicios pblicos domiciliarios, entre otros.
b. Contratos de conexin de los que trata la Ley 143 de 1994 y la Resolucin CREG 025 de 1995 o las
normas que las complementen, modifiquen o adicionen.
c. Contratos de transaccin a los que se refieren los artculos 2469 y 2483 del Cdigo Civil.
d. Para contratar la adquisicin de bienes ofrecidos en Almacenes de Grandes Superficies.
e. Los servicios bajo modalidad de suscripcin, afiliacin o inscripcin.
f.

Los que se ejecuten con cargo a los recursos de caja menor.

g. Contratos de arrendamiento, permuta o compra, cuando se trate de bienes inmuebles de propiedad de

la Empresa.
h. Cuando se trate de realizacin de eventos corporativos que requieran servicios de salones, alojamiento,
alimentos y logstica para el desarrollo de los mismos.

4. Rgimen Aplicable
La Empresa podr celebrar todo tipo de contratos, de acuerdo con las normas del Cdigo Civil, Cdigo de
Comercio y de este Manual, as como por las disposiciones especiales que les sean aplicables por la
naturaleza de la Empresa.

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Los contratos celebrados o que deban ejecutarse en el exterior, se podrn regir por la normatividad del pas
que las partes acuerden.

5. Principios
La contratacin de la Empresa estar orientada por los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa,
celeridad, imparcialidad, publicidad, transparencia, planeacin y gestin fiscal.

6. Competencia
La competencia para contratar radica en el Presidente, quien est sujeto a las atribuciones que establezcan
los Estatutos Sociales para actuar y comprometer a la Empresa. El Presidente podr delegar la competencia
para contratar en los colaboradores de la Empresa, de acuerdo con lo establecido en los Estatutos Sociales
y podr reasumir su competencia en cualquier tiempo.

7. Incompatibilidades, Inhabilidades e Impedimentos

En los contratos que celebre la Empresa se aplicar el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades
previsto en la ley, o conflicto de inters de acuerdo con lo establecido en el Cdigo de Buen Gobierno de la
Empresa.

8. Informacin de Proveedores y Contratistas

La Empresa contar con un registro con la informacin actualizada sobre sus proveedores y contratistas,
que ser administrado directamente por la Empresa o por un tercero, y con el cual se podr analizar el
desempeo de los contratistas, calidad del servicio, indicadores de cumplimiento, entre otros.
PARGRAFO: Para la suscripcin del contrato, ser requisito que el proveedor se encuentre inscrito en el
registro de proveedores de la Empresa.

Captulo II: Proceso Contractual y Modalidades de Seleccin

9. Etapas del Proceso Contractual
Las etapas del proceso contractual incluyen la planeacin, seleccin, ejecucin y terminacin, segn
corresponda, de conformidad con este Manual.

Etapa de Planeacin

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10. Planeacin de la Contratacin

La contratacin de la Empresa deber obedecer a una adecuada planeacin que considere la eficiente
utilizacin de los recursos, sta debe ser el resultado de un anlisis que determine su necesidad y
conveniencia, con el fin de definir la estrategia que mejor se ajuste a los intereses de la Empresa.
La Empresa elaborar un Plan Anual de Contratacin y Compras -PACC-, el cual ser de referencia y
contendr las necesidades de bienes y servicios de la Empresa. Las modificaciones que se realicen al PACC
sern tramitadas y aprobadas por el rea de Abastecimiento.

11. Sesiones de Inteligencia de Mercado

La Empresa podr adelantar reuniones para el Anlisis de Mercado, as como para discutir temas tcnicos,
comerciales, nuevas tecnologas, potencial alcance, entre otros, durante la fase de planeacin de los
contratos. Dichas reuniones podrn consistir en ruedas de negocios, workshops y reuniones de exploracin
de mercado.

12. Garantas
La definicin de los amparos, coberturas, valores asegurables, montos a garantizar, vigencias o condiciones
de las garantas, atender al anlisis de riesgos del rea encargada de seguros de la Empresa o quien tenga
a cargo esa responsabilidad; y a las condiciones comerciales del mercado asegurador.
En todo caso se podr prescindir de las garantas si se ha pactado el pago total al recibo a satisfaccin del
bien o servicio.

Etapa de Seleccin

13. Modalidades de Seleccin

La Empresa seleccionar al contratista de acuerdo con las siguientes modalidades:
a.
b.
c.
d.

Solicitud de oferta directa

Proceso competitivo cerrado
Proceso competitivo abierto
Contratacin de emergencia

PARGRAFO 1: El proceso podr iniciarse por el Solicitante, una vez verifique la existencia de recursos
presupuestales y disponga del cumplimiento de los requisitos y documentos requeridos por el proceso de
abastecimiento para la contratacin del bien o servicio.
PARGRAFO 2: La Empresa podr utilizar las herramientas de comercio electrnico, tales como, subasta
electrnica, urna virtual y market place, entre otros, a fin de optimizar los tiempos de seleccin y obtener los
mejores precios del mercado.

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PARGRAFO 3: La presentacin de una nica oferta dentro de un proceso de seleccin del contratista, no
ser causal para no continuar con el mismo.
PARGRAFO 4: Dentro de la etapa de seleccin la Empresa podr adelantar reuniones con los interesados
con el fin de aclarar y concretar temas tcnicos, legales y/o comerciales, que permitan el entendimiento del
proceso o solicitud de contratacin. Se debe garantizar la convocatoria de todos los participantes en el
proceso.

14. Solicitud de Oferta Directa

Modalidad mediante la cual la Empresa contratar de manera directa al contratista, esto es con una sola
oferta, en los siguientes eventos:
a. La contratacin y adquisicin de bienes y/o servicios cuya cuanta sea igual o inferior a doscientos (200)
Salarios Mnimos Mensuales Legales Vigentes (en adelante SMMLV) incluido IVA.
b. La adquisicin de bienes y/o servicios que solamente un Proveedor pueda suministrar por tratarse de
ser fabricante, distribuidor, representante exclusivo o porque ostente los derechos de propiedad
intelectual.
c. Los contratos para la ejecucin de actividades que puedan encomendarse a determinadas personas
naturales o jurdicas, en consideracin a sus calidades tcnicas, de experiencia y amplio reconocimiento
en el mercado, debidamente justificada.
d. La prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin de la Empresa.
e. Cuando se trate de necesidades o actividades consideradas como estratgicas para la Empresa por
parte del Comit Estratgico de Abastecimiento.
f.

Cuando existan razones de seguridad o confidencialidad, las cuales debern estar justificadas por
escrito por parte del Solicitante.

g. Cuando el contrato se celebre con organizaciones comunitarias.

h. La celebracin de convenios de colaboracin, asociacin, participacin u otro tipo de asociacin.
i.

Cuando no se presenten ofertas o cuando las allegadas no hayan obtenido las calificaciones exigidas en
el proceso de contratacin, previa decisin del Comit competente.

j.

La adquisicin de un bien para prueba o ensayo, con el fin de evaluar la introduccin de nuevas
tecnologas, o en busca de mejores alternativas, de conformidad con las recomendaciones de las reas
tcnicas.

k. La ampliacin o renovacin de plantas o plataforma tecnolgica con el proveedor inicial.

l.

Cuando como resultado de la precalificacin quede un solo oferente.

m. Cuando por las caractersticas del bien y/o servicio a contratar proceda la aplicacin de acuerdos de
precios, listados de precios o tarifas aprobados por el Comit Estratgico de Abastecimiento.
n. Los contratos de publicidad, plan de medios, o en general para la ejecucin de actividades de difusin
y/o divulgacin.

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o. Cuando se trate de convenios con entidades pblicas o privadas sin nimo de lucro o cuando se trate de
contratos interadministrativos.
p. Contratos de arrendamiento, permuta o compra, cuando se trate de bienes inmuebles que no sean
propiedad de la Empresa.

15. Proceso Competitivo Cerrado

Modalidad de seleccin en la cual la Empresa formular una invitacin a mnimo dos (2) oferentes; y
mediante la aplicacin de criterios de evaluacin previamente determinados, seleccionar entre ellos el
ofrecimiento ms favorable para la Empresa. Para esta modalidad la Empresa podr adelantar previamente
un Anlisis de Mercado.
Esta modalidad ser aplicable cuando la cuanta estimada del contrato a celebrar sea superior a doscientos
(200) SMMLV e inferior a diez mil (10.000) SMMLV, incluido IVA.
Independientemente de la cuanta, tambin aplicar esta modalidad en los siguientes eventos:
a. Cuando se trate de procesos relacionados con convocatorias abiertas por el Gobierno Nacional;
convocatorias o invitaciones para la construccin y adquisicin de activos relacionadas con el objeto
social de la Empresa; contratacin asociada a la adquisicin o enajenacin de participaciones
accionarias de empresas o de activos; prestacin de servicios asociados a los negocios operativos;
convocatorias internacionales; procesos de contratacin asociados a la estructuracin de la emisin de
acciones; valoracin de empresas; operaciones de crdito pblico, sus asimiladas y/o conexas.
b. Cuando existan razones tcnicas y/o tecnolgicas, las cuales debern estar justificadas por escrito por
parte del Solicitante.
c. Como resultado de una precalificacin y/o anlisis de mercado aprobado previamente por el Comit
Estratgico de Abastecimiento.

16. Proceso Competitivo Abierto

Modalidad de seleccin en la cual la Empresa publicar invitacin para que participen todos los interesados
en el proceso competitivo abierto; y mediante la aplicacin de criterios de evaluacin previamente
determinados, seleccionar entre ellos el ofrecimiento ms favorable para la Empresa.
Esta modalidad ser aplicable a aquellos casos en que la cuanta estimada del contrato a celebrar sea igual
o superior a diez mil (10.000) SMMLV incluido IVA.
PARGRAFO: La convocatoria y sus adendas se publicarn en la pgina web de la Empresa.

17. Contratacin de Emergencia

Modalidad de seleccin aplicable en los casos de contratacin de emergencia, en el cual el Solicitante
deber fundamentar por escrito su decisin e informarla al Comit Ejecutivo de Contratacin, a ms tardar
en la reunin siguiente a la fecha de ocurrencia del hecho.

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18. Comit Estratgico de Abastecimiento

El Comit Estratgico de Abastecimiento ser responsable de promover, analizar y aprobar las polticas y
estrategias de abastecimiento, adems de identificar las posibles sinergias que se generen en el Grupo
Energa de Bogot, incluyendo el anlisis de la pertinencia de adelantar procesos contractuales conjuntos.
As mismo, establecer los parmetros para adelantar la Categorizacin de Necesidades de acuerdo con el
gasto y el PACC, aprobar las precalificaciones, as como la utilizacin y aprobacin de los distintos
Instrumentos Comerciales, tales como listados de precios o tarifas, entre otros.

19. Verificacin de los Comits

Las solicitudes de contratacin, aperturas de procesos, evaluaciones de procesos, y modificaciones
contractuales, se sometern a aprobacin de los comits, de acuerdo con las siguientes competencias:
a.

Comit Operativo de Contratacin ser presidido por el Director de Abastecimiento Estratgico y

conocer en los asuntos mencionados en las cuantas mayores a doscientos (200) SMMLV e inferiores
a diez mil (10.000) SMMLV incluido IVA.

b.

Comit Ejecutivo de Contratacin ser presidido por el Presidente y conocer en los asuntos
mencionados en las cuantas iguales o superiores a diez mil (10.000) SMMLV incluido IVA.

PARGRAFO 1: Los Comits Operativo y Ejecutivo de Contratacin son responsables de las decisiones
que adopten en materia de contratacin, sin embargo, la responsabilidad de los integrantes de los Comits
no releva de responsabilidad a los colaboradores que participaron en las distintas etapas del proceso
contractual respectivamente.
PARGRAFO 2: Los Comits son los responsables de aprobar la estrategia de contratacin, que debe
incluir como mnimo: modalidad de seleccin que aplique, alcance tcnico general, criterios de evaluacin,
reglas de negociacin y condiciones generales del contrato como objeto, plazo, presupuesto estimado, forma
de pago, garantas y/o plizas, entre otros.
PARGRAFO 3: No ser obligatorio presentar ni avalar ante cualquiera de los Comits temas que impliquen
confidencialidad por razones de seguridad y/o estrategia de negocio. En estos casos, el Solicitante justificar
por escrito las razones que sustentan la confidencialidad del proceso, documento que deber contar con la
aprobacin del Presidente de la Empresa.

20. Criterios de Evaluacin

En la evaluacin de las ofertas podr tenerse en cuenta, entre otros, factores tales como, precio, plazo,
cumplimiento en contratos anteriores, calidad del bien o servicio, capacidades tcnicas, experiencia,
organizacin y talento humano de los oferentes, segn aplique.
La evaluacin de las ofertas estar a cargo de colaboradores de la Empresa o de un tercero que cuente con
el conocimiento y la experticia en el tema, y ser designado por el Comit competente, segn corresponda.

21. Cierre del Proceso Contractual

En los casos en que no se presenten ofertas o cuando las recibidas no cumplan con los requisitos exigidos o
no obtengan la calificacin mnima establecida por la Empresa en las solicitudes de oferta, o cuando no

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obedezcan a criterios de rentabilidad y conveniencia, segn su competencia, el Comit Operativo de

Contratacin o el Comit Ejecutivo de Contratacin, podr decidir que no se contine con el proceso de
seleccin.

22. Negociacin y Seleccin del Oferente

Surtida la evaluacin, se promover la negociacin de condiciones ms favorables de carcter tcnico,
comercial, econmico o de cualquier otra ndole, lo anterior, conforme a lo aprobado por el Comit
competente, de acuerdo con los intereses de la Empresa.
La negociacin ser promovida y adelantada por el rea de Abastecimiento de la Empresa, para lo cual
podr solicitar apoyo de los colaboradores de la Empresa, siguiendo las directrices impartidas por aquella.
Cuando el oferente seleccionado no suscriba el contrato o cuando no cumpla con los requisitos de ejecucin
para dar inicio al respectivo contrato; el Comit correspondiente, segn su competencia, podr recomendar
que se contrate al segundo mejor oferente y en su defecto, al que lo suceda en el orden de calificacin.

Etapa de Ejecucin

23. Aprobacin de Garantas

La aprobacin de las garantas ser competencia del interventor del contrato, previa revisin del rea
encargada de seguros de la Empresa o quien tenga a cargo esa responsabilidad. La aprobacin deber
constar por escrito o en el cuerpo de la pliza o garanta. Dicha aprobacin ser requisito necesario para
iniciar la ejecucin del contrato.

24. Requisitos de Suscripcin del Contrato

Sern requisitos para la suscripcin del contrato:
a. Cumplir con el procedimiento establecido para la modalidad de seleccin que lo precede.
b.

Verificar la capacidad jurdica de la persona que va a firmar el contrato.

c.

Realizar la inscripcin en el registro de proveedores de la Empresa.

25. Interventor del Contrato

Los contratos que celebre la Empresa tendrn un interventor del contrato, ya sea interno o externo,
responsable de verificar el cumplimiento del mismo.

26. Modificaciones de los Contratos

Los contratos que celebre la Empresa podrn modificarse durante el plazo de ejecucin, cuando se
presenten circunstancias que lo justifiquen. En los casos de modificacin de valor, no habr limitacin
alguna, para lo cual el Solicitante deber acreditar que se mantiene la relacin costo beneficio del contrato
original y las condiciones del mercado. En el caso de modificaciones al objeto, stas no podrn afectar la
naturaleza del contrato inicialmente suscrito.
La evaluacin de la oportunidad, conveniencia y requisitos previstos en el inciso anterior para la modificacin
de los contratos, estar a cargo de los Comits Operativo o Ejecutivo de Contratacin, de acuerdo con sus

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competencias. En aquellos casos en que como consecuencia de la modificacin en el valor, el Comit que
originalmente aprob el contrato perdiera competencia, tal modificacin ser evaluada y aprobada por el
Comit que resulte competente.

27. Indemnizaciones y Apremios

En todos los contratos que celebre la Empresa se pactar clusula penal pecuniaria o estimacin anticipada
de perjuicios, salvo autorizacin expresa del Vicepresidente Jurdico, segn el caso.
En los contratos de tracto sucesivo se incluir una clusula que regule las deducciones econmicas que se
impondrn para apremiar el cumplimiento y su monto se establecer de acuerdo con la cuanta del contrato.

Etapa de Terminacin

28. Liquidacin
En el contrato y de acuerdo con su naturaleza se determinar si se requiere de liquidacin, la cual deber
realizarse dentro de su vigencia. Para aquellos contratos que no requieran ser liquidados se deber elaborar
un acta de terminacin, en la que se incluya el cierre financiero y la declaracin de paz y salvo de las
obligaciones derivadas del contrato.

Captulo III: Reglas Especiales

29. Contratos Intercompaas
Las empresas que conforman el Grupo Energa de Bogot podrn celebrar contratos entre s, de manera
directa, sin las formalidades establecidas en el presente Manual. Lo mismo aplicar para los contratos a
suscribir con la Fundacin Grupo Energa de Bogot. En todo caso, los contratos debern sujetarse a las
condiciones de mercado.
PARGRAFO: Los Comits Operativo y Ejecutivo de Contratacin de las respectivas empresas revisarn el
cumplimiento de los requisitos legales, la no existencia de incompatibilidades, inhabilidades e impedimentos
y en general cualquier conflicto de inters que pueda presentarse de conformidad con la normatividad
vigente.

30. Procesos Contractuales Conjuntos

Las empresas del Grupo Energa de Bogot podrn iniciar y llevar a cabo procesos conjuntos de
contratacin. El inicio del proceso se dar previo visto bueno de las instancias competentes en la Empresa y
el resultado de dicho proceso, ser sometido a consideracin de los Comits correspondientes, segn la
cuanta del mismo.

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PARGRAFO 1: El trmite de la modalidad de seleccin que corresponda en cada empresa, estar

determinado por la cuanta y requisitos previstos para el contrato en cada una de ellas.
PARGRAFO 2: Los Comits Operativo y Ejecutivo de Contratacin, o el Autorizado para Contratar, segn
corresponda, revisarn el cumplimiento de los requisitos legales, la no existencia de incompatibilidades,
inhabilidades e impedimentos y en general cualquier conflicto de inters que pueda presentarse de
conformidad con la normatividad vigente.
PARGRAFO 3: Cada empresa suscribir independientemente los contratos que resulten del proceso de
contratacin conjunto, salvo que las partes estipulen un acuerdo diferente.

Captulo IV: Disposiciones Finales

31. Criterios de Interpretacin del Manual
Las disposiciones de este Manual debern ser interpretadas de manera integral y sistemtica, en
concordancia con las normas del Cdigo de Comercio y del Cdigo Civil. Los eventos que no se encuentren
previstos expresamente en el Manual se atendern aplicando la regla que haya resuelto otro similar a partir
de la vigencia de este Manual.

32. Transicin
Los procesos de seleccin y contratos en curso a la fecha en que entre a regir el presente Manual,
continuarn sujetos a las normas vigentes al momento de su iniciacin, salvo que sea ms conveniente
adecuarlos y continuar conforme a las reglas de este Manual, lo cual deber ser evaluado por el Comit
Operativo o Ejecutivo de Contratacin, segn corresponda.

33. Derogatoria
El presente Manual deroga y reemplaza en su totalidad el Estatuto de Contratacin adoptado mediante
Decisin de Presidencia No. 59 del 16 de mayo de 2008, modificado por las Decisiones No. 004 de 19 de
febrero de 2014 y 0057 de 9 de julio de 2015, y todas las anteriores.

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Anexo 1: Definiciones
Abastecimiento:

Actividad para satisfacer en el tiempo apropiado y de la forma adecuada las

necesidades de compras y contratacin de la Empresa.

Almacenes de Grandes Superficies:

Tiendas de gran tamao especializadas en la

comercializacin masiva de productos, que cuentan con una amplia estructura fsica para atencin y venta
directa al pblico, y con sucursales en las principales ciudades del pas. Se encuentran organizados mediante
un esquema, por lo general enfocado a las tiendas por departamentos, que incluyen entre otros, artculos para
el hogar, venta de indumentaria, herramientas de ferretera, entre otros objetos de uso comn en el mercado.

Anlisis de Mercado:

Acciones para revisar la estructura, caractersticas o tendencias del mercado de

bienes y/o servicios, como insumo de la planeacin contractual, para identificar los segmentos que
representan la mejor oportunidad y comprender las condiciones relacionadas con la provisin de bienes y/o
servicios.

Autorizado para Contratar:

Es aquel colaborador delegado por el Presidente de la Empresa para

suscribir contratos hasta la cuanta aprobada.

Categorizacin de Necesidades:

Es el esquema de clasificacin mediante el cual se agrupan los

bienes y/o servicios que contratan las empresas del Grupo Energa de Bogot.

Evaluadores: Colaboradores o terceros designados por el Comit Operativo de Contratacin o el Comit

Ejecutivo de Contratacin, segn corresponda, para realizar la evaluacin jurdica, financiera, tcnica y
econmica de las ofertas presentadas en la modalidad de seleccin asignada, segn aplique.

Emergencia: Se entiende por emergencia, aquella situacin que producto de atentados terroristas, fuerza
mayor o caso fortuito, pueda afectar cualquier actividad del objeto social de la Empresa y su normal
funcionamiento.

Instrumentos Comerciales:

Son mecanismos o herramientas para lograr procesos ms giles de

contratacin a partir de acuerdos previos con contratistas y proveedores, tales como:

a.

Acuerdos de Precios: Acuerdo que previa realizacin de una modalidad de seleccin, la

Empresa celebra con el proveedor de bienes y/o servicios sobre los precios de estos, en unas
condiciones de transferencia o ejecucin determinada. El acuerdo de precios no constituye un contrato,
no genera obligaciones entre las partes y se desarrollar a travs de solicitudes de compra o servicio las
cuales realizar la Empresa de acuerdo con sus necesidades.
b.

Contratos Marco: Contrato de cuanta indeterminada suscrito entre la Empresa como

eventual contratante y uno o varios contratistas idneos, cuya eventual ejecucin se realizar a travs
de requerimientos de compra de bienes y/ o servicios. Para la suscripcin del contrato marco no se
requiere disponibilidad presupuestal; esta se requerir en el momento en el que se remitan cada uno de
los requerimientos de compra y/o de servicio.

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c.

Tarifas:

Valor base de referencia calculado por la Empresa para la contratacin de bienes y

servicios.

d.

Lista de Precios:

Documento elaborado y aprobado por la Empresa, en el que se

consigna el valor de cada uno de los tems relacionados con una actividad, y que aplica durante un
periodo determinado. La lista de precios se elaborar para actividades repetitivas y/o de ejecucin
sucesiva, que no sea conveniente concentrar en un solo contrato y que puedan ser realizadas por varias
personas en similares condiciones de calidad y oportunidad. Su elaboracin debe estar precedida de
inteligencias de mercado.

Oferente:

Personas naturales, jurdicas o cualquier tipo de asociacin que presenta oferta en una
modalidad de seleccin adelantada por la Empresa.

Plan Anual de Contratacin y Compras (PACC):

Programacin anual de referencia de la

contratacin de la Empresa, que contiene la informacin consolidada y centralizada a travs del rea de
Abastecimiento o el rea que haga sus veces.

Precalificacin:

Trmite que podr realizar el rea de abastecimiento para preseleccionar, determinar y

clasificar a los potenciales proveedores de bienes y servicios requeridos por la Empresa, para ello analizar
entre otros, la informacin legal, verificacin de listas restrictivas, financiera, tcnica, salud ocupacional,
seguridad industrial y calidad, segn aplique, con base en los criterios definidos por la Empresa.

Proveedor:

Personas naturales, jurdicas o cualquier tipo de asociacin, que pueda satisfacer las
necesidades de contratacin de la Empresa.

Solicitante: Es el colaborador de nivel directivo en

los cargos de Vicepresidente, Director, Gerente o su

equivalente, responsable de evidenciar la necesidad y realizar la planeacin de la misma. El Solicitante
presentar requerimiento escrito al rea de Abastecimiento o su equivalente, para la contratacin de un bien o
servicio, para lo cual deber gestionar y aportar toda la informacin requerida para iniciar la contratacin.

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