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1.INTRODUCCIN
Losgruposprimariosformanpartedelosnuevosesquemasdeadministracinquetienen
corno propsito generar y facilitar la participacin efectiva y el mejoramiento de las
relaciones Interpersonales de los funcionarios de una organizacin, para la realizacin
efectivadesustareas.
Respondenalafaltade:
Unverdaderotrabajocooperado.
Comunicacinclara,continua,completayveraz.
Unambientelaboralquepermitaalosempleadosserescuchadosytenidosencuenta.
Terapiaenlasrelacionesdelosmiembrosdelgrupo.
Exigencambiosdeactitudydelosesquemasderelacinycomunicacinexistentes,pues
implicanpasardeunsistemaenelquelasdecisionessetoman"arriba",aotroenelcual,
setienenencuentalaspropuestaseideassurgidasenlosgrupos.
2. DEFINICIONES
REUNIN
GRUPO
Conjuntodepersonasqueentablanentresiunasrelacionessocialesparaellogrodeun
propsitocomn,medianteeldesarrollodeunaidentidadgrupal.Sedefinenlosroles,se
establecennormasparatrabajarjuntosysedaunacentralizacinenellder,quienmarca
elrumbo,asignatareas,analizaeficienciayesfocodecomunicacin.
EQUIPO
Crearymantenerunequipodealtorendimientoinvolucraunprocesodedesarrollo.Se
debepasarporvariasetapasdecrecimientoycambioparalograrlo,asaber:
1.
Noexistepropsitocomn.Nosecompartelaresponsabilidad.
2.
Reconocepropsitocomn.Secomparteresponsabilidadunidireccionalmente.
3.
Concentra energa con propsito comn. La responsabilidad es compartida por
todos.
GRUPOPRIMARIO
Enunaempresaexistentantosgruposprimarios,comoJefesexisten.
3.PRINCIPIOSINHERENTESAUNEQUIPO
ElENTENDIMIENTOCOMNeslabasedelgrupo,yselograatravsdelacomunicacin
y comprensin de ideas, opiniones, expectativas y actitudes, todo lo cual lleva a una
verdaderaintegracindelosmiembros.
LaRETROALIMENTACINconstituyeunmediofundamentalparacomprobarelnivelde
comprensin de lo que se comunica y se pone en prctica, facilitando adems el
conocimientoyanlisisdetoslogros,fracasosyerrores.
AtravsdelasdiscusionesyelMANEJODELCONFLICTOengrupo,segenerancambios
de opinin y se solucionan problemas. Permiten transformar las conductas y actitudes,
los procesos y actividades, pues son los individuos los directamente responsables del
cambio.
ElPROPSITOproporcionaunsentidoderealizacinyunfocoparalacooperacinyla
responsabilidad compartida, es un motivador para la excelencia y la alta eficiencia, y
suministraunmetroquepermitemedirelavancedelequipo.
La AUTONOMA grupal debe constituirse en el ideal del trabajo del grupo, y se logra
tambin mediante un proceso de aprendizaje continuo que permite resultados sin la
presenciadelasfigurasdeautoridad.
4.RESULTADOSESPERADOSDELOSGRUPOSPRIMARIOS
Lograrelmejoramientocontinuodelaproductividaddelgrupoylasolucinconjuntade
problemas, unido a un mejor entendimiento y a una comunicacin ms clara y sana en
todalaorganizacin.
Asegurarellogrodepropsitoscomunesyunefectivodesempeolaboral,mediantela
participacinactivaycomprometidadecadaindividuocomointegrantedeungrupo.
Formarasusintegrantesentcnicasdetrabajoengrupo,ygenerarunprocesosostenido
y permanente de autocapacitacin al aprovechar los conocimientos y las experiencias
individuales.
Facilitar el conocimiento del propio trabajo y de las polticas, objetivos y metas de la
empresa.
Generarymantenerresponsabilidadycompromisoconlasdecisionestomadaspartiendo
delasfuentesoriginalesdeinformacin.
CrearymantenerunclimadeconfianzayfranquezaentreJefesysuscolaboradores,con
el consecuente incremento de los esfuerzos de colaboracin y la minimizacin de la
competenciaylasposicionesindividualistas.
Mejorarlaplanificacin,coordinacin1controlyevaluacindeltrabajo.
5.FUNCIONAMIENTODELOSGRUPOSPRIMARIOS
Para asegurar el xito en su trabajo, los grupos primarios deben tener en cuenta tres
elementosensufuncionamiento:
LaAtmsfera
ElProcesodelgrupo
ElContenido
a.
LAATMSFERA.Representaelmismoclima.Debeserclidoylibreafindeque
losparticipantespuedanactuarenformaespontnea.
Debefomentar:
La apertura, para que cada persona est dispuesta a dar y recibir toda la
informacinqueposea.
Laconfianza,quetambinsurgecomounprocesoyestligadaalasinceridad.Se
logracuandoelgrupomanifiestacohesinyparticipacin,ynacedesucapacidad
deautocrticaydeautoevaluacin,lomismoquedelanlisisgrupaldeconflictos
encontraposicinalasconductasdeamenaza,sancinoregao.
b.
ELPROCESODELGRUPO.Eslaformacomosedesempeanlosparticipantesdel
grupocomountodo,ycomocadaunoenparticular,sedesarrollayacta.
Lasreuniones:sonvitalesparalaempresaydebenserestimulantes,afindeque
cadaempleadosesientarealmentemotivadoaparticipar.Porelloesimportante
evitarque:
*
Serealicensinunapreparacinyobjetivoespecficos.
*
Losdilogosseapartendelobjetivoprincipal.
*
Degenerenenpeleasorecriminacionespersonales.
*
Setornenmontonasaburridas.
Es importante que cada participante aprenda a: ESCUCHAR PENSAR
COMUNICAR
Compromisosdellder:
Iniciar,convocarymantenerelgrupoprimario.
Seleccionar los temas de inters para todos y presentarlos en
trminosconcretos,identificandolosproblemas.
Suministrartodalainformacin,ideasycomentariosqueaportenal
temaatratar.
Mantener un clima de confianza e informalidad y mantener
despiertalaatencindetodoelgrupo.
Tener en cuenta todas las opiniones y sugerencias y facilitar su
explicacincuandohayaconfusin.
Centrarlasintervencionesqueseapartandeltema.
Controlar a quienes dominan la reunin y hacer participar a los
silenciososconrespeto,sinhacerloscaerenelridculo.
Hacer un resumen de temas, soluciones y acciones a realizar, al
finalizarlareunin.
RecomendacionesparaunbuenLder:
Sersensitivoalasnecesidadesdelgrupo.
Sercapazdeescucharycomunicar.
Modificarsuopininyaceptarcrticas.
Mantenerelcontrolemocionalyserpaciente.
Delegar.Noquererserelhroe"quehacetodo.
Sersinceroyfielconelgrupo.Nomostrarpreferencias.
Serpuntual,hacerrespetarlaagendayeltiempo.
Utilizar y ensear el mtodo de: PLANEAR HACER
VERIFICARACTUAR
CompromisosdelFacilitador:
Apoyaralldereneldiseodelasactividadesdemejoramiento
de servicio para el trimestre de acuerdo al plan general del
proceso.
Coordinar con el lder las fechas de reunin y la evaluacin
peridicadeavancesyresultados.
Apoyarallderenlapreparacindelassesionesdelosgrupos
Actuar como soporte metodolgico para el grupo en sus
reunionesdetrabajo.
Ampliaraspectosconceptualesdelotratadoenlatemticadel
grupo.
Facilitarlaexpresindesentimientosyelmanejodelconflicto.
Reportaralgrupocoordinadorlosavanceslogradosporelgrupo
facilitador.
ElSecretario:UnmiembrodelgrupoasumeelroldeSecretarioenformavoluntaria.
CompromisosdelSecretario:
Citaalasreuniones
Prepara la agenda de trabajo con el lder y la presenta al inicio de la
reunin.
Ayudaacontrolareltiempo.
Llevalasactasdecadareunin.
LOS PARTICIPANTES: Los miembros del grupo al participar deben observar las
siguientespautas:
Obrarubresdeprejuicios,simpatasantipataspersonales.
Informar sobre sus conocimientos y experiencias, sin mostrar
actitudesdesuperioridadomenospreciodelosdems.
Escuchar atentamente, evitando interrumpir y monopolizar las
discusiones.
Respetarelpuntodevistadelosdemsyevitarelalegato.
Ser paciente ante la lentitud de algunos resultados. No buscar
culpables.
Mecnicadelareunin:
Periodicidad:Semanaloquincenal.
Dayhora:Dahbilyfijodentrodelajornadalaboral,enellugaryhoradefinidosporel
grupo.
Duracin:1a2horas.Sialcabodeestetiempoquedaporconcluiruntema,seaplazar
paraunareuninextraordinariaacriteriodelgrupo.
Asistencia:Todoslosparticipantesdelgruposalvofuerzamayor.
Nmero de participantes: Mximo 10 personas. Los Jefes que cuenten con grupos
superiores,losdebendividirensubgrupos.
Invitadosespeciales:
Lainformacinseenriqueceinvitandoaunapersonatcnicamentecalificadacuandose
vanatratartemasespecializados.Elinvitadoseretiraralfinalizarsuparticipacin.
Puedeninvitarseafuncionariosdeotrasdependenciasodefueradelaempresacuandoel
temaloamerite.
Noesconvenientepermitirlaasistenciadepersonasdiferentesalgruposinunpropsito
definidoysinunapreviainvitacin,puessepuedecongelarlareunin.
c.ELCONTENIDO:Hacereferenciaalatemticaeinformacinatratarenlasreuniones.
Temas:
Asuntosrelacionadosconlosprocesosdeltrabajo.
Circulares, informes, instrucciones o manuales de la empresa, en sus aspectos
conceptuales.
Sugerenciasdelgrupoacercadecmomejorarasuntos,procesosoprocedimientos.
Solucindeinquietudes,aclaracindechismesyrumores.
Polticainterna,planesdebeneficio,reorganizacin,ticanormasdeempresa.
Experienciaspersonaleseinformacinexternaquepuedaserdeutilidad.
Aspectosrelacionadosconeldesempeoindividualy/ogrupal.
Lecturasdeintersparaelgrupo.
Evaluacindeavancesenmejoramientoycalidadderesultados.
Informaciones descendentes: Abarcan informacin y respuestas dadas por los grupos
primarios superiores, que deben ser divulgados a los otros. El Jefe del grupo es el
encargado de suministrarla, razn por la cual debe solicitar informacin completa y
corroborarlaquerecibeatravsdeotroscanalesafindetransmitirlaenformaclara.
Informacionesascendentes:Abarcanlassoluciones,sugerencias,inquietudesyplanesde
accin que surgen del trabajo de los grupos y que deben ser comunicados a los grupos
primariossuperiores.
Enamboscasos,eselJefedelGrupoeldirectamenteresponsabledelacalidad,cantidad
y oportunidad de la informacin, as como de la iniciativa que genere para obtenerla o
suministrarla.
Plan de Accin: Cada grupo primario debe generar un plan que incluya actividades,
responsables y perodo para las realizaciones. Facilita la actualizacin de metas, la
posibilidad de su cumplimiento, la necesidad de intervencin de otras reas y genera
compromiso.Sedejarconstanciaenactadelalaborrealizadaencadareuninendonde
seinforme:participantes,hora,fecha,temastratados,conclusionesycompromisos.
Realizacin del perodo anterior a la reunin: La dinmica de la accin del grupo estar
reflejado en esta parte al mostrar como est trabajando el grupo, sus logros y
dificultades.
Confronta la accin con las metas, favorece la reflexin sobre las formas de cumplir
objetivos,yorientaymotivaaquienesestnatrasados.
6.FUNCIONESDELOSGRUPOSPRIMARIOS
Relacionadasconelenriquecimientoymejoramientodelaproductividaddelgrupo.
Establecer un plan de trabajo con responsables por actividad y fijar mecanismos
concretos de control, seguimiento y evaluacin, con el propsito de garantizar su
ejecucinyobtenerlosresultadosesperadosdentrodelosplazosfijados.
RelacionadasconeldesarrollodelindividuoyelcrecimientodelGrupo.
Establecerymantenerexcelentesrelacionesinterpersonales,facilitarlareflexinacerca
deconflictosinternos,ydeterminarreglasdeljuegoymtododetrabajo,paragenerarun
clima de trabajo caracterizado por la armona, claridad y confianza entre los miembros
delgrupo.
Darformacinentcnicasespecficasdetrabajoengrupoypropiciarelaprovechamiento
delosconocimientosyexperienciasindividuales,paraasegurarelaprendizajedelgrupoy
sudesarrollocomouninstrumentofacilitadordelmejoramientocontinuodelaempresa.