A MATEMTICA DO PLANEJAMENTO NO GTD

Eu acho que muito importante a gente ir buscando melhorias e aprendendo cada vez mais quando diz respeito produtividade e
gesto do tempo que temos.
Estava estudando sobre a definio do trabalho de acordo com trs categorias, que o David Allen ensina no GTD, que so
categorias que usamos para dividir o nosso dia. Ou seja, cada um dos nossos dias tem apenas trs tipos de atividades e
uma execuo tranquila depende de um planejamento bem sucedido levando em conta essas particularidades.
Basicamente, qualquer pessoa pode ter suas atividades dirias definidas em:
1.

Atividades pr-definidas Ou seja, os compromissos que j esto no seu calendrio, o que voc programou para o seu
dia em questo e o que voc tem nas suas listas, mesmo que sem data. So tarefas e projetos pr-definidos, j listados.

2.

Demandas do dia Todos os dias recebemos coisas para fazer e entregar no mesmo dia, ou ento temos imprevistos
que impactam em nossa rotina de trabalho e em casa.

3.

Processando Todos os dias precisamos dedicar um tempinho para a nossa organizao pessoal. Faz parte. Ser
organizado no vem de milagre, mas de disciplina.

Particularmente, quando comecei a dar mais ateno ao processar (ou CLARIFY esclarecer) no dia a dia, as coisas comearam
a fluir de maneira muito melhor. Tenho me sentido na posio do capito/comandante o tempo todo, sem ser pega de surpresa e
com tudo sob controle. O negcio investir mais inteligncia ao processamento.
Nos ltimos treinamentos que fiz na Call Daniel, levantei essa necessidade de dividir as atividades das pessoas nesses trs tipos
para que o planejamento fosse o mais factvel possvel.
No geral, o que tenho observado (e que aprendi no curso do David em Amsterdam) que, quanto mais gestor voc se torna, mais
tempo passar processando. Quando mais jnior voc for, mais tempo passar executando as demandas do dia. Isso como regra
geral. claro que h pessoas e pessoas, cada uma com um nvel de complexidade de trabalho.

Observao do meu dia a dia

O que eu fiz foi analisar o meu dia a dia, de acordo com as atividades das ltimas semanas, e pude perceber que meu padro tem
sido mais ou menos assim:
1.

Atividades pr-definidas 50% do meu tempo de trabalho

2.

Demandas do dia 30% do meu tempo de trabalho

3.

Processando 20% do meu tempo de trabalho

Com isso, eu pude ir alm e planejar o meu dia inteiro, no s no profissional.

Tenho como meta dormir nove horas por noite (entre deitar, dormir efetivamente e acordar o que d umas oito horas, em mdia).
Por isso, sei que, em uma semana, posso dormir 63 horas no total. Isso significa que, se eu dormir cinco horas em uma noite, terei
que compensar essas outras quatro horas em algum momento. ( claro que eu no recomendo isso, porque no saudvel, mas
pode acontecer.)

Na prtica
Imaginem um dia tpico meu que comece s nove e termine meia-noite. Tenho 15 horas no total. Dessas 15 horas, entende-se
que:

7,5 horas so dedicadas a atividades pr-definidas

5 horas so dedicadas s demandas do dia
3 horas so dedicadas ao processamento
S que, olhando assim, fica confuso. Resolvi dividir entre o horrio de trabalho e o horrio dedicado a atividades pessoais, ento.
Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:

50% 4 horas (atividades pr-definidas)

30% 2 horas (demandas do dia)
20% 1 hora (processando)
Sobram 7 horas para atividades pessoais:

50% 3,5 horas (atividades pr-definidas)

30% 2,5 horas (demandas do dia)
20% 1 hora (processando)
Ou

seja,

de

hora

de

trabalho,

posso

planejar

28

horas

por

semana

(contando

final

de

semana).

De hora pessoal, posso planejar 24,5 horas por semana (contando final de semana).
Preciso

dedicar

14

horas

da

minha

semana

para

demandas

do

dia

no

trabalho.

Preciso dedicar 16,5 horas por semana para as demandas do dia em atividades pessoais.
O tempo de processamento total semanal tem que ser de 14 horas (pessoal e profissional).

Qual a utilidade?
A voc pensa: Nossa, Thais, que baita complicao! Qual a vantagem prtica disso tudo?. A vantagem saber quanto da sua
semana voc pode planejar. Exemplos?
Suponhamos que eu tenha uma segunda-feira com um compromisso profissional que dure oito horas + trs horas de
deslocamento (11 no total). Isso j estoura a cota de atividades profissionais planejadas para o meu dia, que de quatro horas.
Na verdade, eu estou estourando a cota de quase trs dias. Isso significa que, ao longo da semana, eu precisarei deixar essa
folga de sete horas em alguns dias, j que estou tirando deles essas horas em que estaria trabalhando em atividades prdefinidas.
Peguei um print da agenda desta minha semana, que est bem truncadinha e cheia de compromissos, para usar como outro
exemplo.

Total de atividades pessoais pr-definidas j agendadas antes de a semana acontecer: 12,5 horas (sobram 12). Essas atividades
que sobraram podem servir para limpar a casa, almoar, ficar com o Paul, ir ao mercado, ver um filme com o meu marido etc.
Total de atividades profissionais pr-definidas j agendadas antes de a semana acontecer: 34 horas (passei em seis horas a
quantidade que poderia! essas horas geraro um desequilbrio em algum lugar). Isso mostra que a minha agenda est com
compromissos profissionais demais, visto que no est sobrando tempo para lidar com as minhas listas de contextos ou tarefas
para o dia, j que estou usando todas as minhas horas de trabalho pr-definido para compromissos, incluindo deslocamentos!
Total de processamento j agendado antes de a semana ocorrer: 13 horas (sobra uma hora).
Das duas uma: ou eu no tenho tenho tanta demanda diria assim para dedicar duas horas (eu trabalho nas minhas listas quando
no h demandas do dia; elas servem apenas em caso de imprevistos mesmo) ou estou com atividades pr-definidas demais. Se
esse tempo de processamento (20%) necessrio, no posso mexer nele. Tenho que mexer ou na quantidade diria de
atividades pr-definidas ou na quantidade de horas dirias livres para as demandas do dia. Tambm entra outra questo, que
dedicar mais tempo por dia trabalhando e menos tempo para o pessoal? No sei. Mesmo porque, a quantidade total de horas
semanais seria a mesma caso eu trabalhasse mais durante a semana para ter mais atividades pessoais aos finais de semana
(para equilibrar).

Meu remanejamento
Decidi dedicar mais horas do meu dia a atividades pr-definidas e deixar menos tempo para as demandas do dia, que so menos
frequentes mesmo. Aumentei o tempo de processamento para ter mais controle. Ficou assim:
1.

Atividades pr-definidas 60%

2.

Demandas do dia 10%

3.

Processando 30%

Lembrem-se que, se no houver nenhuma demanda do dia, as horas ficam livres. Em horas, essas porcentagens significam:
15 horas no total em um dia que comece s nove e termine meia-noite (arredondando):

9 horas so dedicadas a atividades pr-definidas

2 horas so dedicadas s demandas do dia
4 horas so dedicadas ao processamento

Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:

60% 5 horas (atividades pr-definidas)

10% 1 hora (demandas do dia)
30% 2 horas (processando)
Sobram 7 horas para atividades pessoais:

60% 4 horas (atividades pr-definidas)

10% 1 hora (demandas do dia)
30% 2 horas (processando)
No sei se o modelo ideal, mas vou testar. Soa mais realista, pelo menos.
Parece complicado mas, na prtica, mostra como a gente est investindo o nosso tempo e gera uma reflexo para que possamos
fazer mudanas. claro que o caminho mais fcil no fazer nada disso e simplesmente ir montando o planejamento de maneira
intuitiva, o que no errado! somente outra forma de fazer.
E o seu equilbrio, como ? Qual sua porcentagem diria de atividades pr-definidas, demandas do dia e processamento?

GTD SAIBA POR QUE VOC NO CONSEGUE

FINALIZAR SEUS PROJETOS

O GTD tem uma m fama com relao execuo. A verdade que o mtodo to completo, que a gente pode
querer ficar mais tempo organizando tudo que fazendo mesmo, e isso pode atrapalhar. J escrevi um pouco sobre
issoaqui, mas hoje eu gostaria de falar sobre os motivos que podem te levar a no finalizar seus projetos, a fim de
promover uma reflexo e, com ela, melhorias para a sua produtividade.
So eles:
1.

Voc no sabe o que voc est fazendo. Voc pode ter criado seus projetos, mas no sabe exatamente
como diferenciar um projeto de uma tarefa, nem como organizar cada um deles. Existem projetos sem uma tarefa
vinculada a eles, o que chamamos de prxima ao. Como solucionar: garanta que todo projeto tenha ao menos
uma prxima ao definida. Se no tiver, ele no um projeto em andamento, mas um projeto para algum dia /
talvez ou em espera. Se h prximas aes, mas voc tem dificuldade em defin-las, tente desmembr-las.
normal um projeto ter sub-projetos. No se prenda ao sistema, mas ao que precisa ser feito. O importante que
voc consiga soltar o gargalo e fazer acontecer. Para isso, tudo deve se resumir em uma prxima ao. Pode
facilitar ter uma lista de todas as tarefas vinculadas ao projeto, at chegar na prxima ao. Se voc organizar
seus projetos no Evernote (como eu), voc pode chamar essa lista de Nota Master do Projeto.

2.

Voc no sabe quais so suas prioridades. No adianta ter 60 projetos em andamento se voc no
conhece a importncia de cada um deles. Se voc no v diferena entre uma tarefa relacionada a um projeto
que um hobby de uma tarefa relacionada a um projeto de trabalho que tem prazo latente explodindo na sua
cara, porque voc no tem as prioridades definidas. nesse ponto que a gente pode fazer um paralelo do GTD
com o mtodo do Christian Barbosa (trade), categorizando os projetos em importantes, urgentes e
circunstanciais. No precisa ter uma estrutura para organizar isso, se voc no quiser basta fazer uma reflexo
e ter em mente o que entra em cada uma dessas categorias. Quando voc faz isso, na verdade est mandando
um recado para o seu crebro de que est investindo tempo no que realmente importa ou precisa ser feito.

3.

Voc tem medo de perder tempo ou fazer as coisas rpido demais. Isso vem de saber estabelecer
prioridades. No tem problema acabar no dia 5 uma tarefa que tinha como prazo o dia 17 legal isso! Sinta-se
produtivo(a) se conseguir terminar as coisas antes do prazo, e no culpado por ter feito rpido demais ou com
medo do que vem a seguir. Esse item pode parecer complexo, mas pense bem e veja como voc pode identificlo no seu dia a dia. H pessoas que inclusive trabalham com prazos maiores para poderem ter mais tempo livre e
procrastinarem eternamente veja se no o seu caso. Desafie-se, produza melhor, por voc no pela
empresa, pelo seu chefe ou pelo seu cliente. Quando a gente perde tempo no dia a dia porque est esperando
prazos, em vez de executar, pode estar fazendo um perigoso pacto com a mediocridade, e ningum quer isso.

Existem diversos motivos pelos quais podemos no estar finalizando nossos projetos, ento importante analisar os
trs itens acima e modificar algumas atitudes no seu dia a dia, se eles forem identificados como hbitos que voc
tem.

O MODELO TRPLICE PARA AVALIAR O SEU TRABALHO

DIRIO

Este texto foi inspirado no livro do David Allen, A arte de fazer acontecer.
Qualquer coisa que voc se comprometa a fazer na vida um trabalho, no s no contexto profissional.
Em um dia comum, suas aes podero ser divididas nesses trs tipos:
1.
2.
3.

Fazer trabalhos predefinidos

Fazer os trabalhos medida que aparecem
Definir o seu trabalho

A maioria das pessoas fica no item 2., executando tudo medida que aparecem. O que acontece que, assim, voc
acaba perdendo o senso de importncia e trabalhando s em cima do urgente. Talvez, inconscientemente, voc
acredite que seja mais fcil lidar com demandas e incndios que organizar seu trabalho, simplesmente porque voc
no sabe como fazer isso. fcil ficar no modo ocupado porque, para os outros, parece que voc muito eficiente.
A realidade outra: seu trabalho est fora de controle.
As prioridades mudam a cada dia e, sim, muitas vezes precisamos atender urgncias. Porm, a partir do momento
que isso passa a guiar nosso trabalho dirio, quem somos ns? Qual o sentido da vida? Executar sem significado?
Trabalhar em cima da urgncia uma prtica comum que, teoricamente, no teria tanto problema. O problema no
os projetos no estarem organizados, mas voc estar deixando de fazer algo importante s porque ainda no se
tornou urgente. E o problema disso prejudicar pessoas, perder prazos, dinheiro, alm da qualidade que voc teria
se tivesse se dedicado a isso com um tempo maior. E voc tem conscincia desse problema por isso est
ansiosa(o) e preocupada(o).
muito comum culpar as surpresas para justificar seu estresse e baixa produtividade. Porque, afinal, se voc no
tem controle sobre o seu trabalho, as urgncias so a nica forma de mostrar o que voc sabe fazer. mais fcil se
manter ocupado que administrar tudo o que se tem a fazer. No fundo, voc sabe que s uma forma de no lidar
com aquela pilha de itens no resolvidos que voc no sabe bem como resolver. Voc est fugindo.
Isso um cenrio comum no mercado de trabalho porque no somos treinados para gerenciar o nosso tempo e os
nossos projetos. Crescemos deixando veios abertos. Como a maioria das pessoas que trabalha conosco tambm
assim, o ciclo se desenvolve com uma rapidez impressionante, e de repente estamos todos trabalhando em cima do
que urgente.
Quando voc desenvolver uma maneira de controlar seu trabalho, vai ficar muito mais fcil confiar nas suas decises
pessoais sobre o que deve fazer em tal dia, justamente porque envolve uma disciplina que voc precisa adquirir.
isso em troca de todo o resto. uma disciplina que beneficia sua tranquilidade.
O legal do GTD que voc tem l a sua caixa de entrada acumulando problemas enquanto voc est trabalhando.
Voc sabe que, na pior das hipteses, as coisas esto centralizadas ali, e no perdidas em pensamentos, e-mails
no respondidos ou posts-its na parede de casa. Quando voc tiver um tempo, voc processar as informaes aos
poucos. Esse tempo que voc perde MUITO menor que o tempo desperdiado executando tarefas sem
direcionamento no seu dia a dia. Quando voc se organiza, seu sistema se torna confivel e, mesmo que algo

teoricamente urgente espere um pouco mais, h a confiana de que voc no est tirando de foco o que importante
e, uma hora ou outra, tudo vai sendo executado inclusive as urgncias. Mas, se voc no tiver esse sistema, como
poder saber o que foi feito ou no? Se o que era importante foi realizado?
Toda a questo sobre o foco irrelevante se voc no sabe o que precisa fazer. Quando as informaes esto
disponveis para voc de maneira prtica e fcil, o foco vem naturalmente. Voc pega uma tarefa e executa. Mas
voc precisa ter um mtodo para isso, alm da disciplina de manter seu sistema atualizado, funcionando.
Da mesma forma que as pessoas reclamam das urgncias que chegam, elas reclamam das interrupes. O mundo
no vai parar enquanto voc estiver trabalhando, essa a verdade. Voc precisa aprender a se virar. O que no pode
usar isso como desculpa para no se organizar e executar. Ok, talvez a habilidade de apagar incndios seja sua
melhor capacidade hoje. Mas ser? s vezes, voc simplesmente no experimentou o outro lado.