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PROCEDIMIENTO GENERAL DE

GESTION DE COMPRAS

CODIGO: P_01_16
VERSION: 001
FECHA: 30/08/2016

1. OBJETIVO
Provee oportunamente de materiales, herramientas, equipos y servicios de
maquinaria las obras en ejecucin, con la mxima claridad en su requisicin. Analiza,
coordina y ejecuta todas las actividades relacionadas con la orden de compra, cumple
con las normas establecidas por la empresa LITOGRADO QUIONES, con las
caractersticas mnimas necesarias requeridas por una empresa, es decir: precio,
calidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; que son necesarios para
alcanzar los objetivos que la administracin ha definido.
2. ALCANCE
Se dirige para el personal del rea de compras o personas que desarrollan o ejecutan
actividades propias de esta. Aplica a todas las compras, este procedimiento inicia con
la solicitud de requisicin y termina con su entrega.
3. DEFINICIONES - TERMINOLOGIA

Normas: Regla que debe ser respetada y que permita ajustar ciertas
conductas o actividades.
Materiales: Son todos aquellos elementos e insumos que se utilizan para la
elaboracin de un determinado producto.
Compras: Es adquirir por dinero la propiedad de una cosa. Dentro de una
Organizacin las compras pueden ser definidas como las operaciones que se
proponen suministrar, en las mejores condiciones posibles a los distintos
sectores de la empresa, los materiales (materia prima y productos semiacabados, accesorios, mquinas, servicios, etc.
Administracin de compras: Es el proceso a travs del cual se controla de
manera especfica todas las operaciones de compra dentro de una empresa,
de tal manera que no se incurra en gastos innecesarios.
Administracin de materiales: Es el proceso que permite un adecuado
manejo, distribucin y aprovechamiento de los materiales con que cuenta una
empresa. La misma comprende la adquisicin, traslado, almacenamiento, y
control de materiales desde la negociacin con el proveedor hasta que termina
en la lnea de produccin. Su objetivo consiste en lograr el costo global ms
bajo de los materiales para la firma compradora.
Sistemas de compras: Son procedimientos que se llevan a cabo para
establecer un control de las compras en la empresa o dentro de un rea
determinada de la misma.
Equipos: Cualquier mquina, aparato, instrumento o instalacin utilizada en el
trabajo.
Proveedor: Persona natural o jurdica que suministra bienes y servicios.

ELABORADA POR:
Rolando Muoz Martnez
Oscar Julin Quiones

REVISADA POR:
Luz Mireya Tovar Torres
Gerente Comercial

APROBADA POR:
Luz Mireya Tovar Torres
Gerente Comercial

PROCEDIMIENTO GENERAL DE
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VERSION: 001
FECHA: 30/08/2016

Almacenar: Poner o guardar las cosas en un almacn.


Stock: reserva de alguna cosa disponible para un uso futuro.
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan,
las cuales transforman elementos de entrada en elementos de salida o
resultados.
4. RESPONSABLE

Jefe de compras: Es el directo responsable de garantizar el cumplimiento de lo


establecido en este documento
5. PROCEDIMIENTO
1. El procedimiento comienza con la percepcin de una necesidad de compra de
algn material por parte de algunas de las reas o departamentos que configuran los
edificios y/o centros, formulando el consiguiente boletn de pedido.
2. Una vez formulado el boletn, se remite al responsable (Encargado de Equipo y/o
Coordinador de servicios, el cul tramita su curso.
3. La entrada del impreso mencionado, pondr en marcha el proceso de gestin en su
fase inicial, que consiste en comprobar el stock en el almacn.
4. Si comprobamos que hay existencias suficientes para afrontar el pedido,
realizamos anotaciones contables y de gestin y distribuimos el producto al solicitante
satisfaciendo su demanda.
5. Si no hubiera existencias del producto en stock, o si ste se termina en el momento
de satisfacer una demanda, pasamos a gestionar la compra de los mismos.
6. En primer lugar hacemos un anlisis del producto, cul es su utilidad, qu cantidad
se requiere, y cules nos satisfacen ms en relacin calidad-precio.
7. En segundo lugar, la empresa evala a sus proveedores, tanto a los habituales,
basndose en los datos de que dispone con respecto a los servicios prestados, como
a los espordicos, realizando una primera compra de referencia o muestra de
productos o servicios. El responsable de compras, analiza la conveniencia de las
diferentes ofertas y en funcin de cul sea ms ventajosa, dictamina qu proveedor
es apto para trabajar con ellos.
8. En tercer lugar analizamos los factores de compra. La decisin de compra de un
producto est marcada por mltiples factores que influirn en la eleccin final. Entre
ellos se encuentran el reconocimiento de unas necesidades latentes que deben ser
satisfechas; la bsqueda de informacin para definir qu sera lo mejor para comprar,
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Rolando Muoz Martnez
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Luz Mireya Tovar Torres
Gerente Comercial

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Luz Mireya Tovar Torres
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VERSION: 001
FECHA: 30/08/2016

cmo, cundo y dnde, a fin de obtener la mejor propuesta que se tenga; la


evaluacin de alternativas para estudiar los beneficios que nos reportar adquirir un
producto y los atributos del mismo; o la decisin de compra como tal.
9. Despus de seleccionar la mejor oferta, se emite el pedido por parte del
responsable de compras, que es quien aprueba en ltima instancia el pedido; ste
deber ir siempre documentado, utilizndose para ello el formato de Pedido de
Compras.
10. Recepcionamos la mercanca.

6. REALIZACION
6.1. Flujo De Requisiciones:
Ingenieros encargados o jefe de bodega
Se hacen (2) dos copias de la Requisicin de Producto Formato F_01_16 el original
ser conservado por el rea de compra y el duplicado ser entregado al almacenista o
encargado de recibir los materiales. Es importante para el rea de Compras: que el
personal autorizado ingenieros, jefe de obra o encargado de la bodega, en el formato
autorizado con datos completos, realicen las requisiciones por correo electrnico
litograbadoq@yahoo.com o envi del original del formato al rea de compras.
6.2 AL RECIBIR LAS REQUISICIONES EN LA OFICINA DE COMPRAS
Al Recibir las Requisiciones en la Oficina de Compras LITOGRABADO QUIONES.
En las formas de requisicin aparece informacin respecto a cul y cuantos artculos
se desean, cuando estn disponibles y quien hace el pedido. No se puede proceder a
compra alguna si los datos para realizar la misma no vienen completos, los datos
requeridos son: persona solicitante, razn de compra, nombre o modelo, marca (si
aplica), especificaciones tcnicas, entre otras. Se realiza una evaluacin del
proveedor que afecte la calidad del producto o servicio, esta evaluacin se hace por
cada evento de compra tomando como base la que se hayan cumplido los requisitos
al 100% y se haya cumplido el tiempo de entrega.

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Rolando Muoz Martnez
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Luz Mireya Tovar Torres
Gerente Comercial

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Luz Mireya Tovar Torres
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FECHA: 30/08/2016

7. . COMIT DE COMPRA
7.1. La compra se lleva a cabo

Con el anlisis y la autorizacin de la Gerencia de la empresa.


Es responsabilidad del jefe de compras el de solicitar Tres (3) cotizaciones por
escrito de diferentes proveedores.
Por medio de las cotizaciones, el comprador recopila la informacin que a su
criterio considere necesaria para la definicin del proveedor teniendo en cuenta
las condiciones econmicas de la compra, tales como precio de mercado,
oferta, garantas, fechas de entregas, legalidades, entre otras.
El tiempo estimado por el rea de compras para el proceso de la compra
URGENTE es en un trmino de dos (2) das despus de recibir la Requisicin
aprobada por el Gerente.
El tiempo estimado por el rea de compras para el proceso de las compras
programadas es en un trmino de cuatro (4) das despus de recibir la
Requisicin aprobada por el Gerente. Excepto materiales especiales donde el
proveedor da el tiempo de fabricacin. Dicha requisicin se recibir los das
lunes de cada semana.
8. ANALIZAR LA ETAPA DE SEGUIMIENTO A LA ORDEN DE
COMPRA.
8.1.

Requisito de Autorizados y Visto Bueno

Se realiza la Orden de Compra segn modelo en el sistema al elaborar la


orden de compra, adicionalmente, queda registrada para que al momento de
recibir la factura se pueda hacer la conciliacin y genera una cuenta por pagar
al proveedor.
Cuando se trata de proveedores nuevos se solicita el RUT y documentar para
enviarlo a contabilidad quien realiza su registro en el sistema.
Enviar la orden de compra va fax o e-mail al proveedor elegido teniendo en
cuanta el consecutivo del formato
8.2 Seguimiento

El rea de compras se asegura de recibir el pedido a tiempo y a su vez verifica que el


pedido cumple con todas las condiciones a cabalidad.

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8.3 Actividades de Seguimiento:


Las actividades de seguimiento se hacen de manera eficaz, y comprende los
siguientes pasos

El Control de los Plazos de entrega: Para este control se usan los cuadros de
control de vencimiento o los cuales permiten reclamar el pedido. El rea de
Compras acuerda con el proveedor el lugar de entrega del material bien sea
directamente en las obras o la bodega. La persona encarga de registrar y
recibir los materiales en las obras o en la bodega verifica e informa al rea de
compras el mismo da de su llegada.
El Control de Calidad y Cantidad de la Mercanca recibida: Este control
generalmente lo hace un tcnico (en caso de maquinarias) o el que haya
hecho la solicitud (ingeniero encargado o supervisor de bodega)
Si el producto no llega o no cumple con las especificaciones de la orden de
compra tiene un (1) da de recibido el material el encargado de obra o el
supervisor de bodega realiza la devolucin correspondiente elabora un formato
de devolucin e informa de la situacin al jefe de compras para que establezca
el tiempo para una nueva entrega F_02_16
9. REVISION DE LA FACTURA DE COMPRAS

La factura es una declaracin detallada del valor en trminos monetarios que la


empresa LITOGRABADO QUIONES, recibe por comprar materiales en respuesta a
una orden de compra del cliente. En este caso, el rea de compras como parte
iniciadora de las adquisiciones, participa del cierre y vigilancias de las compras. El
rea de compras recibe las facturas para su revisin, las compara con el pedido u
orden de compra, para as ver si concuerdan.
10. PAGO DE FACTURAS
El rea de compras al comparar las facturas con las orden de compra y que
concuerdan todos los datos entre s, se pasar al rea de contabilidad con su
respectiva autorizacin de pago, indicando la fecha en que este se factura, segn las
condiciones de pago en que se haya pactados las operaciones.

11. DIAGRAMA DE FLUJO


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12. ANEXOS
F_01_16 Formato Requisicin de Producto.

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CODIGO: P_01_16
VERSION: 001
FECHA: 30/08/2016

F_02_16 Formato de devolucin de producto.

ELABORADA POR:
Rolando Muoz Martnez
Oscar Julin Quiones

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