Manual de Politicas Contables Fbse

FUNDACION PARA EL BIENESTAR SOCIAL Y EL EMPRENDIMIENTO
Impulsando desarrollo a las comunidades

NIT 900521940-9
MANUAL DE POLTICAS
CONTABLES
Montelbano, Crdoba Cra 7 # 12-84 Barrio Calle Nueva
Site: www.fundacionbs.org e-mail: lennisfrancoa@hotmail.com Tel.: 7626367-3114132722

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MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

OBJETIVO
En el desarrollo del convenio, el equipo de profesionales a cargo de

su ejecucin, ha visto la necesidad de fortalecer a la organizaciones
en cuanto a temas administrativos y contables pues se ha detectado
que esa es la principal debilidad que en la actualidad presentan las
organizaciones productivas, a las cuales se les est brindando
asesora y acompaamiento.
Con este manual de polticas contables, se pretende fortalecer a las

organizaciones en conocimientos tcnicos, de manera que una vez
terminado este o cualquier convenio, ellas sean autosuficientes en el
manejo de sus propios recursos o fuentes de ingreso, una ptima
administracin de los mismos, garantiza en el tiempo la viabilidad de
cualquier empresa o negocio; para el logro de este fin,
es
importante que los involucrados tengan en su
haber, los
conocimientos y competencias necesarias en temas financieros y
contables tanto como en gestin administrativa.
Esta es una herramienta sencilla y fcil de comprender que se espera
contribuya en gran medida para que a los beneficiarios de ella logren
una administracin adecuada de sus recursos econmicos.


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PROCEDIMIENTO CONTABLE
Los movimientos contables o transacciones que se generen en desarrollo
de la ejecucin del presupuesto del Convenio, debe estar incluida en la
contabilidad de la entidad beneficiaria u operadora de dicho convenio, se
recomienda crear un centro de costos para identificarlo.
Estos movimientos no generan ingresos ni gastos por lo tanto se manejan
en la cuenta 281505 que se llama INGRESOS RECIBIDO PARA TERCEROS,
esta cuenta es un pasivo, pues se trata de dineros que se estn ejecutando
dentro de un proyecto en particular.
Los informes contables, como libro auxiliar, libro de bancos, balance
general, deben concordar con los informes financieros de la entidad
ejecutora del convenio.
Los comprobantes se organizan en orden cronolgico ascendente con un
nmero de control interno y sus debidos soportes, dicho nmero estar
registrado tambin en el libro diario.
Para la ejecucin de este convenio no se requiere ni permite uso de cajas
menores, cada rubro estipulado en el presupuesto tiene un fin especfico,
sin embargo es bueno dejar un lineamiento para que sea usado en caso de
necesitarse.
Cajas Menores: Son usadas en la mayora de las empresas con el objetivo
de sufragar los gastos de menor cuanta; a una persona se le asigna la
responsabilidad de manejar una base o cantidad de dinero en efectivo, la
que ser objeto de reembolso una vez se agote. El responsable deber
llevar una relacin de los dineros gastados con sus correspondientes
soportes y solicitar el reembolso a la Tesorera.

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La administracin de los recursos financieros, exige la apertura de una
cuenta corriente que sea destinada exclusivamente para los ingresos y
egresos provenientes del convenio, es una cuenta donde no debe haber
ningn rubro externo.
Se maneja entonces una chequera y por cada desembolso se debe
elaborar un comprobante de egreso, el cual llevar un consecutivo, un
detalle del concepto, nombre del beneficiario, fecha, valor a girar, valor
de retencin en la fuente, firma y documento de identidad de quien
recibe. (ver Fig.1)
Fig: 1

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DIA
MES
AO
COMPROBANTE DE EGRESO No
BENEFICIARIO
CC/NIT
POR CONCEPTO DE:
BANCO:
VALOR:
CONCEPTO:
DEDUCCION:
RETEFTE
CHEQUE No:
RETEIVA
TOTAL DEDUCCIONES:
NETO A
PAGAR:
BENEFICIARIO:
C.C. /NIT.


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El Libro Diario
Para las organizaciones que no cuentan con un software contable, en un libro
de Excel es muy sencillo llevar en orden las cuentas, un ejemplo sencillo de
un libro diario se muestra en la -Fig: 2-, para saber que cuentas se estn
moviendo es pertinente conocer el plan nico de cuentas el cual muestra la
dinmica de cada una.
Fig: 2
Cuenta
Nombre de la cuenta
Detalle
Debito
Crdito
Neto
Conciliaciones Bancarias
Con la presentacin de los informes financieros, se presenta tambin la
conciliacin bancaria y un auxiliar del libro de bancos, cuyos saldos deben ser
iguales. Fig. 3


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Fig.3
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CONCILIACIN BANCARIA
CUENTA CORRIENTE N 96633386374
MES MAYO DE 2015
CELIN-14-G-048
(Cifras en pesos COL$)
Saldo segn Libros
0.00
0.00
Saldo segn extracto
0.00
0.00
Cheques girados y no registrado en extracto
0.00
0.00
Notas dbito no registradas en extractos
0.00
0.00
Notas dbito no registradas en libros
0.00
0.00
Nota Crdito sin registrar en Bancos
0.00
0.00
Notas crdito no registradas en libros
0.00
0.00
Saldos Iguales
0.00
0.00
Cheques Girados No Registrados en Extracto

Fecha
No.
Detalle
Valor
$0
Total Cheques Girados No Registrados en Extracto

Notas Debito No Registradas en Extracto
Fecha
Detalle
Valor
Total Notas Dbitos No Registradas en Extracto
0.00
Notas Debito Sin Registrar en Libros

Fecha
Detalle
Valor
Total Notas Debito Sin Registrar en Libros
0.00
Notas Crdito No Registradas en Extracto

Fecha
Detalle
Valor
Total Notas Crdito No Registradas en Extracto
0.00
Notas Crdito Sin Registrar en Libros

Fecha
Notas Crdito Sin Registrar en Libros
Detalle
Valor
0.00


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Proceso de Compras
Cuando dentro del convenio hay compras a realizar, se debe seguir un
procedimiento especial de control as:
Apertura del proceso

Invitar a cotizar al menos a tres proveedores de bienes o servicios
Estas cotizaciones deben llegar en sobre cerrado y deben tener adjunto,
copia de RUT, y cmara de comercio actualizada.
Se debe ser especfico en las fechas de apertura y fecha de cierre de las
mismas.
Una vez se conoce el contenido de los ofertantes, se hace un cuadro
comparativo y se analizan las propuestas para escoger la mejor opcin.
En la eleccin deben tenerse en cuenta diferentes variables, tales como
precios, fecha de entrega, descuentos, fletes entre otros.
Una vez escogido el proveedor, se da autorizacin para efectuar la
compra.
Se hace la orden de egreso, se solicita factura, se liquidan los descuentos
a que haya lugar como retenciones en la fuente por ejemplo.
Se hace el acompaamiento a la organizacin para la recepcin de la
mercanca o servicio y se verifica que este en buen estado y que cumpla
con los requisitos solicitados.
Se entrega la mercanca a la organizacin con un acta que debe firmar el
representante legal de la organizacin que entrega y el representante
legal de la organizacin que recibe, quien expresa, que recibe a
satisfaccin lo entregado.
Los informes financieros deben ser entregados dentro de los primero 10
das del mes siguiente y debe anexarse extracto del banco, copia del pago
de la seguridad social, copia del pago de obligaciones tributarias, libro
auxiliar de bancos del software y libro auxiliar del movimiento contable
as como Balance General.


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Los informes requeridos son los siguientes:
EJECUCION PRESUPUESTAL
PAGOS MENSUALES
LIQUIDACION DE LA NOINA
CONCILIACION BANCARIA
LIBRO AUXILAR BANCOS
CONTROL DE DESEMBOLSOS
BALANCE DEL PROYECTO
CERTIFICACIONES


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