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CAPTULO I
DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
17
APRESENTAO
Diagnstico Organizacional procura avaliar a existncia e a educao das
estratgias vigentes na organizao em relao ao andamento das transformaes
para a construo de seu futuro (COSTA, 2004, p. 51).
So os levantamentos de dados a respeito de uma organizao, para definir
realmente quais so os problemas e fragilidades que ocorre, para que possam ser
remediados e assim resolvidos.
Este trabalho consiste em apresentar a pesquisa organizacional realizada na
SECRETARIA DE ESTADO DO TRABALHO SETRAB. Onde foi feito um
levantamento de suas atividades que so voltadas para intermediao de emprego,
qualificao profissional, gerao de renda e acesso ao seguro desemprego.
Para a coleta dessas informaes foram utilizadas amostras de trs
colaboradores sendo: um da base, um da mdia e o outro da alta hierarquia, sendo
somente para efeito de laboratrio acadmico, onde foram utilizadas trs tcnicas de
pesquisa: a bibliogrfica, a de campo e a documental. E os resultados obtidos
dessas tcnicas foram atravs de quatro instrumentos de pesquisa: O roteiro de
entrevista, check list de observao direta, check list documental e o questionrio.
A importncia deste diagnstico para a organizao de que a mesma ficar
ciente das fragilidades dos seus ambientes: Interno e Externo. E assim podendo
tomar as devidas providncia quanto a sua melhoria, tornando-se satisfatria para
sua demanda.
Temos como objetivo da pesquisa, diagnosticar toda estrutura fsica e
administrativa e avaliar o conhecimento de seus colaboradores, referente aos
procedimentos. Implantados perante o desenvolvimento da organizao, que busca
moderar o ndice de desemprego no Estado do Amazonas, intermediando a mo-deobra ao mercado de trabalho.
No primeiro captulo trata-se em apresentar a entidade, onde mostrar sua
misso, viso, valores e princpios, polticas organizacionais objetivos e metas.
Apresentando sua razo social, endereo, nome fantasia, natureza do negcio e seu
histrico.
18
19
1 APRESENTAO DA EMPRESA
1.4 MISSO
20
1.6 VALORES
Segundo Chiavenato, (2004, p. 64), valor uma crena bsica sobre o que
pode ou no fazer, sobre o que ou no importante. Os valores constituem crenas
e atitudes que ajudam a determinar o comportamento individual.
21
1.7 PRINCPIOS
22
dos investimentos
pblicos de
acordo
com a
identificao
das
1.10 METAS
23
24
Federal,
governamentais.
Estadual
Municipal
com
organizaes
no
25
2 PERFIL DA ORGANIZAO
26
Nvel de Escolaridade
30
20
100
20
10
20
20
40
60
80
100 120
Escolaridade
27
Nvel Hierrquico
50
Operacional
30
Subgerncia
15
Gerncia
Diretoria
Assessoria
20
30
40
50
60
Hierrquico
40 ~ 50 anos
30 ~ 40 anos
18 ~ 30 anos
10
20
30
40
50
60
Etria
Grfico 3 Faixa Etria
28
97
Femenino
103
Masculino
94
96
98
100
102
104
Quantidade por
Sexo
2.5 ORGANOGRAMA
29
Secretrio
Executivo
Assessoria
Jurdica
Comisso Estadual
de Emprego
Executivo
Chefe de
Gabinete
Assessoria de
Comunicao
Depto. de
Administrativo
e financeiro
GRH
GEOF
GEAL
Depto. de
Trabalho
GEINF
GESED
GEPO
GIMO
GQP
Depto. de
Gerao de renda
GEASS
GNDE
CNAT
30
3 ASPECTOS ORGANIZACIONAIS
1.Gesto
Seq
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.9
1.10
Atributos
Gerencia administrativa
Gerncia de sistemas de informao
Gerncia de planejamento
Gerncia setorial (Setores em geral)
Gerencia de Oramentos e finanas
Relacionamento com clientes
Investimentos em tecnologia
Investimentos em recursos humanos
TOTAL
Ponto Ponto a
Forte Melhorar
1
0
1
2
1
1
0
3
1
2
1
1
0
2
0
2
5
13
Ponto
Fraco
2
0
1
0
0
1
1
1
6
31
2. Recursos Humanos
para a organizao.
32
3. Mquinas
Seq
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
Atributos
Ponto
Forte
Equipamentos de manuseio
0
Veculos
0
Instalaes eltricas
0
Instalaes hidrulicas
0
Instalaes de Segurana
0
Mquinas, equipamentos e sistemas
0
de produo (Produo Interna)
Redes, intranet, extranet e Internet.
0
TOTAL
0
Ponto a Ponto
Melhorar Fraco
2
1
1
2
1
2
3
0
1
2
2
1
2
12
1
9
33
4. Marketing
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
Atributos
Ponto Ponto a
Forte Melhor
ar
Conhecimento do mercado e dos
1
2
concorrentes
Flexibilidade e negociaes
1
2
Lanamento de produtos e campanhas
0
2
Tratamento de satisfao dos clientes
0
2
Divulgao dos servios oferecidos
0
0
TOTAL
2
8
Ponto
Fraco
0
0
1
1
3
5
5. Materiais
Seq
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
Ponto
Forte
Desenv. de parcerias com fornecedores
0
Cadeia do suprimento, logstica.
0
Controle de estoques em quantidade
0
Controle de estoques em qualidade
0
Registro de entradas de bens
0
patrimoniais
Garantia assegurada da qualidade dos
0
bens patrimoniais
TOTAL
0
Atributos
Ponto a Ponto
Melhorar Fraco
3
0
1
2
2
1
1
2
1
2
1
34
necessita de melhorias. Portanto sugere-se que a empresa analise estas reas, pois
conforme pesquisa feita atravs de questionrios essas so as reas mais fortes da
organizao, sendo positiva para o desenvolvimento das atividades.
Analisando-se como ponto fraco a falta de cadeia de suprimento, controle de
estoques em qualidade, registro de entradas de bens patrimoniais e garantia
assegurada da qualidade dos bens patrimoniais tornam-se negativas para a
organizao. Portanto sugere-se que a organizao trabalhe estes fatores, pois a
falta dos mesmos poder acarretar problemas futuros.
6. Meio Ambiente
Atributos
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
Ponto
Forte
0
0
0
0
1
1
Ponto a Ponto
Melhorar Fraco
0
3
1
2
0
0
3
2
1
3
2
11
35
7. Meio fsico
Seq
Atributos
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
Circulao interna
Estacionamentos
Iluminao interna
Iluminao externa
Limpeza
e
arrumao
departamentos
7.6 Infra-estrutura do prdio
7.7 Tcnica de Segurana do Trabalho
7.8 Proteo e segurana pessoal
7.9 Proteo e segurana patrimonial
7.10 Sinalizao visual interna
7.11 Sinalizao visual externa
TOTAL
0
0
0
0
0
0
3
3
3
3
3
3
0
0
0
0
0
0
28
Nota-se que no quadro 7 (sete) a organizao no tem seu meio fsico como
prioridade, pois precisa melhorar os setores de circulao interna, limpeza e
arrumao dos departamentos, infra estrutura do prdio, tcnica de segurana do
trabalho, proteo e segurana pessoal, proteo e segurana patrimonial e
sinalizao visual interna e externa. Quando refere-se aos pontos fracos destacamse os reas de estacionamento e iluminao externa.
Logo nota-se uma necessidade de melhoria no meio fsico da organizao, pois
para exercer e prestar os servios que so oferecidos pela sercretaria com
excelncia necessrio primeiro oferecer uma estrutura que consiga atender a essa
demanda.
36
8. Comunicao
Seq
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.7
8.8
Atributos
Comunicao com os fornecedores
Comunicao para imprensa
Comunicao para publico
Comunicao entre gerentes, supervisores,
funcionrios.
Comunicao escrita
Comunicao audiovisual
Comunicao verbal
Comunicaes da direo com transparncia
e integridade para com os colaboradores
TOTAL
2
2
1
2
1
1
2
1
12
37
9. Procedimentos
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
Ponto
Forte
Procedimentos Organizacionais
0
Metodologia para gesto de projetos
0
Metodologias para desenvolvimento de
0
servios
Atributos
Ponto a Ponto
Melhorar Fraco
2
1
2
1
1
2
0
2
3
11
0
5
10. Finanas
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
38
elaborao
de
projetos
na
aquisio
de
mercadorias
5
10-Finanas
2- Recursos Humanos
3
9-Procedimentos
3-Mquinas
1
8-Comunicao
4-Marketing
7-Meio Fsico
5-Materiais
6-Meio Ambiente
39
40
acompanhamento
de
processos
trabalhistas
assessoria
aos
departamentos para organizao isso bom, pois demonstra que a parte financeira
da empresa, esto de acordo com o propsito ao qual ela foi criada.
O grfico radar nos mostra que as reas que encontram-se bem desenvolvidas
so Gesto e Marketing, pois estes setores apresentam-se consistentes com suas
atividades desempenhadas. Conforme dados adquiridos atravs de entrevistas este
resultado deve-se ao grande investimento que a empresa vem fazendo nestes
setores. Logo, a organizao dever dar continuidade nesses investimentos com o
objetivo de obter melhorias contnuas.
Nas reas de Recursos Humanos, Mquinas, Materiais, Comunicao,
Procedimentos e Finanas a Secretaria precisa rever seus processos, suas
metodologias e as suas normas administrativas, pois conforme dados coletados em
questionrios
notou-se
vrias
inconsistncias
em
seus
processos
tanto
41
1-Circulao Interna
5
11-Sinalizao virtual
2-Circulao Externa
externa
4
10-Sinalizao visual externa
9-Proteo e segurana
patrimonial
3
2
1
8-Proteo e segurana
pessoal
7-Tcnica de Segurana do
Trabalho
3-Iluminao Interna
4-Iluminao Externa
5-Limpeza e Arrumao dos
Dep.
6-Infra-Estrutura do Prdio
42
3.2.1 Oportunidades
De acordo com Costa (2007, p. 386) Oportunidades so situaes externa,
tendncias ou descontinuidade futura, que, se adequadamente aproveitada pela
empresa ou entidade podem influenci-la positivamente de seu propsito.
Conforme questionrio aplicado pelos pesquisadores as oportunidades para
esta organizao so pontos importantes para melhorar os processos da
organizao, bem como abrir um leque de possibilidade no que diz respeito ao
relacionamento com outras empresas para oferecer mais empregos para o
trabalhador.
Percebe-se que a organizao esta comeando a voltar suas atenes para as
oportunidades, uma vez que a procura pelo servio prestado por ela aumenta a cada
dia. Portanto sugere-se que a organizao interaja com os seus colaboradores, para
que eles possam ajudar a instituio a conseguir um grau maior de qualidade nos
processos administrativos e de atendimentos pontos que deveriam ser fortes para a
mesma.
43
3.2.2 Ameaas
Conforme Costa (2007, p. 285) Mesmo que a organizao esteja promovendo
mudana avanadas em relao ao mercado, a no-mudana poder acarretar,
eventualmente, uma perda de competitividade, com riscos para o bem estar de
todos na empresa.
De acordo com o questionrio aplicado, a secretaria aumenta a preocupao
com as ameaas descritas, pois elas esto diretamente relacionadas com o
oramento do rgo e com o corpo de colaboradores, uma vez que a instituio
deve atender a muitos municpios. Vale salientar que a organizao tambm esta
preocupada com a capacitao dos colaboradores bem como com seu
comprometimento com o trabalho.
Diante do exposto pode perceber o esforo da organizao em se organizar
internamente. Portanto sugere-se que a instituio se prepare melhor para combater
as ameaas que a cercam analisando todos os fatores que o cercam para que seus
colaboradores estejam preparados quando necessrio para combat-las.
3.2.3 Catalisadores
Segundo Costa (2007, p.87), Catalisadores so fatores externos prevalecentes
que afetam positivamente, de imediato, as atividades da organizao.
De acordo com a pesquisa percebe-se que os catalisadores da empresa esta
voltada para uma maior mobilizao na gesto pblica, essa mobilizao traria uma
quantidade maior de tecnologia para este setor otimizando os processos.
Diante do exposto, viu-se que a organizao esta com as atenes voltadas
para os catalisadores uma vez que esses afetam positivamente os processos da
organizao.
3.2.4 Ofensores
Segundo Costa (2007, p.87), Ofensores so fatores externos, atuais que
afetam negativamente, de imediato as atividades da organizao.
44
os
clientes
da
secretaria
encontram-se:
os
trabalhadores
45
3.2.8 Concorrncia
De acordo com Costa (2007, p. 88), Sondar os clientes atuais e tentar
descobrir com eles quais so as suas alternativas para ter acesso ao mesmo
produto ou servio que a organizao oferece.
Diante da pesquisa feita observou-se que a organizao no possui
concorrncia, por que a mesma vem o SINE/Manaus no como concorrentes, mais
sim como parceiros.
3.2.9 Principais fornecedores
Tavares (2000, p. 244), Os fornecedores so responsveis pelos insumos
consumidores pela organizao: bens e servios (energia, gua, comunicao,
know-how etc.) [...].
Diante do exposto, percebe-se que a organizao no conhece bem os seus
fornecedores, pois eles so definidos quase sempre por licitao.
46
Diante disso sugere-se que ela trabalhe mais o seu colaborador, pois o
conhecimento dos mesmos de grande importncia para se manter o bom
relacionamento.
47
CONCLUSO
48
49
CAPTULO II
PROPOSTA DE IMPLEMENTAO
50
4 JUSTIFICATIVA
51
52
5 FORMULAO DA PROBLEMTICA
Em nossa empresa foi identificado que o setor mais relevante e com maiores
ocorrncias de problemas foi o de Gesto de Pessoas, pois conforme os nossos
entrevistados a empresa tem pouca eficincia nessa rea, porm em nosso
demonstrativo do grfico radar pode-se observar que a rea mais problemtica a
de materiais, porm chegamos a concluso que para atingir as reas com mais
ocorrncia de problemas necessrio atingir o marco zero de tudo que de acordo
com o estudo foi o setor de Gesto de Pessoas.
Sabemos que para resolver este problema necessrio atingir o local que
provoca todos os outros problemas. Acreditamos que uma vez resolvido o problema
de gerncia todos os outros se resolvem por conseqncia.
Outro ponto importante observado o fato da gerncia no possuir um
pensamento baseado em uma gesto eficaz que visa a satisfao do funcionrio,
pois visualizamos que o fato da estabilidade no emprego influencia diretamente
nessa atitude os levando a crer que o servio pode ser feito de qualquer maneira.
Como dito anteriormente acreditamos com base em nossos estudos que
poderemos resolver o problema de gesto de pessoas atacando o ponto principal do
problema que a falta de eficincia da Gesto de Pessoas que no capacita a
gerncia, portanto acreditamos que implementando um sistema de gesto focado na
melhoria da eficincia da gerencia e sua capacitao a motivao de pessoal ser
uma conseqncia.
O sistema ser implementado de maneira gradativa, pois como a instituio
pblica observamos que seus processos so muito engessados, portanto
dificultando a entrada de novos sistemas e resistindo a implantao de novas
culturas.
No momento da melhoria no setor de Gesto de Pessoas o mesmo pode
qualificar, treinar a gerncia da organizao e com isto motivar toda a organizao.
Como propor a implementao da adequao do setor de Gesto de Pessoas
na Secretaria de Estado do Amazonas?
53
6 OBJETIVOS
54
7 FUNDAMENTAO TERICA
7.1 GESTO DE PESSOAS
Chiavenato (2007, p.6.) diz que:
A Gesto de Pessoas uma rea muito sensvel mentalidade que
predomina nas organizaes. Ela contingencial e situacional, pois
depende de vrios aspectos, como a cultura que existe em cada
organizao, da estrutura organizacional, da estrutura organizacional
adotada, das caractersticas do contexto ambiental, do negcio da
organizao, da tecnologia utilizada, dos processos internos e de uma
infinidade de outras variveis importantes.
Gesto de Pessoas tem um papel importante dentro da empresa, uma vez que
atravs dela que possvel identificar os pontos que devem ser trabalhados junto
com seu corpo de funcionrios para que funcione de forma correta. atravs dela
que possvel identificar as necessidades do colaborador e alinh-la com a da
empresa, possibilitando uma integrao maior entre funcionrio e empresa. E a
funo que permite a colaborao eficaz das pessoas empregado, funcionrios,
recursos humanos ou qualquer denominao utilizada para alcanar os objetivos
organizacionais e individuais.
possvel identificar que a Gesto de Pessoas esta cada vez mais ativa dentro
das organizaes, pois sem ela praticamente impossvel apontar as reais
necessidades dos colaboradores e da empresa para qual eles trabalham, pois de
acordo com (Gil, 1994, p. 31), O fim da Administrao parece improvvel. Embora o
nmero, distribuio, padres e carreiras profissionais dos Administradores tenham
mudado e devam mudar ainda mais, os requisitos fundamentais da administrao
planejamento, controle, coordenao e direo continuam a manter-se.
perfeitamente compreensvel que a forma de ver a Gesto de Pessoas esteja
mudando uma vez que a forma do mercado em si tambm muda constantemente,
necessrio analisar de forma mais profunda maneiras diversificadas de Gerir de
forma eficiente s pessoas, levando-se em conta que as pessoas tm caractersticas
diferentes e a administrao deve ser feita praticamente de forma individual
buscando sempre verificar a necessidade tanto individual como coletiva dos
colaboradores.
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
8 ORGANIZAO
Federal,
Estadual
Municipal
com
organizaes
no
governamentais.
Localizada na Avenida Joaquim Nabuco, 1919, Centro - CEP: 69020-030.
Os principais servios oferecidos pela Secretaria so:
1.Servio de intermediao de mo de obra;
2.Servio de qualificao social e profissional; e
3.Seguro desemprego.
A intermediao da mo de obra um dos seus principais servios, onde visa
acelerar a reposio do desempregado no mercado de trabalho, facilitando a
capacitao e o aperfeioamento dos mtodos de trabalho desenvolvido por ele.
1.Misso: a razo de existncia da organizao, a abrangncia por sua vez, pode
ser descrita como a cobertura pretendida para as reas de atuao da organizao.
(ELIEZER, 2007, p. 33).
Conforme o manual de qualidade, a referida entidade define sua misso como:
As polticas estaduais relativas ao emprego, mercado de trabalho e promoo do
trabalhador de responsabilidade da SETRAB, que formula, supervisiona,
coordena, executa e avalia todas as aes correspondentes rea. Entre suas
atividades principais esto: apoiar medidas para intermediao de emprego,
qualificao profissional, gerao de renda e acesso ao seguro desemprego, em
articulao com rgos e entidades das esferas Federais, Estadual, e Municipal.
De acordo com o conceito acima, a empresa procura suprir suas expectativas
como as necessidades dos clientes, demonstrando assim a preocupao em manter
clara a sua real existncia, para que se disponha ao mercado.
65
Recomenda-se que esta seja mantida, mas devendo ser transmitida de forma
simples e objetiva, para que todos que a envolvam possuam conhecimento de sua
verdadeira funo e desejos no mercado que utiliza seus servios.
Buscar Empregos;
66
clara, para que os colaboradores entendessem o caminho que ela deveria seguir
para atingir suas metas.
5.1 ORGANOGRAMA
67
8.1 ORGANOGRAMA
Secretrio
Executivo
Assessoria
Jurdica
Assessoria
Comunicao
Comisso Estadual
de Emprego
Executivo
Chefe de Gabinete
de
Depto.Administrati
vo e financeiro
GRH
GEOF
Depto. de Trabalho
GEINF
GEAL
GESED
GEPO
GIMO
GQP
Depto. de Gerao de
renda
GEASS
GNDE
CNAT
68
9 METODOLOGIA
9.2 ENTREVISTA
69
Foi possvel observar que a empresa tem projetos voltados para tentativa de
satisfazer o colaborador, a empresa tem conselho de criana que busca interagir o
colaborador com atividades extra, voltados principalmente para o meio social.
O critrio de seleo voltado para obteno de servidores, porm somente
por meio de concurso pblico. A nica seleo de fato se d atravs da contratao
de trabalhadores terceirizados e de estagirios, essa seleo se d atravs da
anlise do currculo e o encaminhamento do funcionrio para o setor relacionado.
Embora as atividades extras sejam voltadas para o meio social, a SETRAB no
trabalha sobre responsabilidades sociais, pois as aes referentes ao (SINE) que
um rgo pertencente secretaria j esto voltadas para a responsabilidade social,
que se d atravs do atendimento ao pblico externo.
Os colaboradores so capacitados com atravs de cursos de qualificao, so
indicados a participarem de palestras e seminrios que so realizados atravs de
empresas renomadas.
As formas de motivao utilizada pela secretaria esta voltado para
agradecimentos publicados em mural e at mesmo no Dirio Oficial do Estado
(DOE), na realizao de datas comemorativas como aniversrios e na elaborao de
cartes de agradecimentos.
9.3 OBSERVAO DIRETA
70
71
10 PROPOSTA DE SOLUO
Pois
os
benefcios
oferecidos
atualmente
no
satisfazem
as
72
Atividades
Custo
Gesto
Durao
de
Pessoas:
Custos
Liderana/
6 Dias
Interpessoais/ Qualidade
R$ 4.500,00
(R$750,00 p/ pessoa)
1.1
6 Dias
R$ 100,00
1.2
Almoo (Treinamento)
6 Dias
R$ 216,00
1.3
Sala de Treinamento
6 Dias
R$ 0,00
Plano de Sade
--
R$ 5.000,00
2.1
Auxilio Farmcia
--
20% de Desconto
2.3
--
R$ 1.600,00
--
R$ 2.000,00
TOTAL
R$ 18.416,00
73
11 CRONOGRAMA DE ATIVIDADES
Quadro 12 Cronograma do Projeto
CRONOGRAMA
AGO
SET
OUT
NOV DEZ 1
Itens
Atividades
Diagnstico Revisado
Apresentao
XX
XX
Justificativa
XX
XX
Problemtica
XX
XX
XX
XX
Fundamentao Terica
XX
XX
Entrevista
XX
XX
Observao Direta
XX
XX
Proposta de soluo
XX
XX
10
Digitao e Formatao
11
12
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
74
CAPTULO III
IMPLEMENTAO
75
12 FUNDAMENTAO TERICA
Pessoas fazem parte da razo de ser de uma organizao e por isso precisam
ser desenvolvidos, trabalhados e mantidos, pois elas so o capital intelectual dessas
empresas. A Gesto de pessoas muito importante para esse contexto empresarial,
pois atravs dela que se pode monitorar esses colaboradores para que se
mantenham atualizados constantemente.
76
77
78
79
80
PDCA a sigla das palavras inglesas PLAN, DO, CHECK e ACTION quando
traduzidas: Planejar, executar, verificar e agir, onde de maneira simples e objetiva
afirma que dentro de uma organizao de fundamental importncia que se faa
primeiramente um planejamento definindo os mtodos, treinar os colaboradores para
que executem o planejado, verificar os resultados do que foi executado e agir de
forma a prevenir os efeitos indesejados adotando como padro aquilo que foi
planejado, para que haja um planejamento contnuo (MARSHAL, 2008).
Segundo Costa (2007, p. 265 e 266) O ciclo PDCA um mtodo clssico da
literatura, uma forma simples de organizar as melhorias em ciclos sucessivos, cada
um deles composto de quatro fases ou etapas, como descrito a seguir.
P (Planejar Plan) - esta fase parte da preexistncia de descrio e
entendimento bsico do que se pretende com todo o processo. Consiste em
definir as aes necessrias, dimensionar os recursos e condies, identificar
as dependncias e as implicaes, atribuir s responsabilidades e especificar
o processo de medio do desempenho e dos resultados esperados. Esta
fase considerada concluda quando um plano suficientemente detalhado
para suportar a execuo est pronto e aprovado para implantao. So
nesta fase que se elegem os itens prioritrios para melhoria.
E (Executar Do) - execuo das aes determinadas no plano, desde a
obteno de recursos e condies at a implantao do processo de medio
e controle. Seu resultado um conjunto de sistemas, processos,
equipamentos ou o que mais tenha sido objetivado no plano, devidamente
implementado e em condies de ser operado e de produzir os efeitos
desejados.
V (Verificar ou controlar Control) - mais do que medir, implica assegurar
que o processo tenha sido executado mediante observao, cuidadosa de
seu desempenho planejado na fase P. Para isso, usam-se relatrios de
81
82
12.2.2 Fluxograma
Manganote (2001, p.156), define fluxograma como:
[...] um mtodo para descrever graficamente um processo existente, ou um
novo processo proposto, usando smbolos simples, linhas e palavras, de
forma a apresentar graficamente as atividades e a seqncia do processo.
Esta ferramenta consiste em uma representao grfica de um processo ou
fluxo de trabalho, possibilitando a compreenso adequada do fluxo de
informaes ou documentos que compe o processo de uma atividade
dentro da organizao.
Sua aplicao dentro da organizao importante para a simplificao e
racionalizao do trabalho, permitindo a compreenso e posterior dos
processos desenvolvidos em cada departamento ou rea da organizao,
facilitando a identificao de deficincias uma vez que oferece a
visualizao de todos os passos operacionais.
2.
3.
4.
83
84
85
12.2.7 Cronograma
Todo trabalho cientfico pressupe planejamento que normalmente envolve
recursos materiais e humanos, o que exige prazos estabelecidos juntamente com o
acompanhamento da sua execuo. O cronograma envolve datas e etapas da
apresentao parcial do relatrio com resultados daquele momento de pesquisa
(FILHO E SANTOS, 2002, p. 213).
86
Costa (2007) diz que deve-se ordenar as atividades de acordo com os critrios
tempo e importncia de forma que possam ser avaliadas, aprovadas e
acompanhadas.
87
Inicio
Encaminha o candidato a
exames
clnicos
e
apresentao
dos
documentos.
Acompanhamento
do
candidato at seu local de
trabalho para integrao
Realizao da prova do
Concurso Pblico
Fim
No
Aprovado?
Sim
1
Fim
88
Incio
Posse e Exerccio do Cargo
DAF envia documento de solicitao
de mo de obra para preenchimento
do cargo de Gestor de Pessoas
Integrao do Gestor na
Secretaria
Verifica a necessidade de
Treinamento do Gestor
Aprovado?
No
Sim
No
H
Necessidade?
Provimento de Cargo em
Comisso
Sim
Programar treinamento
Publicao da Nomeao
conforme a necessidade
Informa ao Gestor o perodo
e local da realizao do
treinamento
Recebimento dos
documentos pessoais do
Nomeado a exercer o cargo
FIM
FIM
Legenda
SIGLA
DAF
NGP
SIGNIFICADO
Departamento Administrativo e
Financeiro
Ncleo de Gesto de Pessoas
SIMBOLO
SIGNIFICADO
SIMBOLO
SIGNIFICADO
Terminal
Deciso
Operao
Conector de Rotina
89
90
14 DESENVOLVIMENTO (DO)
14.1 METODOLOGIA DO PROJETO
14.1.2 Entrevista
91
A importncia da entrevista para o trabalho proposto que por meio dela podese interpretar todas as informaes obtidas, para que se possa organizar e analisar
os dados para assim serem desenvolvidos.
A entrevista realizada foi de extrema importncia, pois foi com base nela que
podemos analisar e montar todo o processo de funcionamento da Secretaria em
relao ao Setor de Gesto de Pessoas, onde elaboramos como funciona o fluxo do
processo. E por fim depois deste processo ser analisado e identificado sua falha
podemos elaborar um fluxograma proposto para a melhoria deste processo.
92
93
Gesto de Pessoas
22/05/2010
Origem da Ao
(Why?)
Responsvel pela
Atualizao
Data da reviso
Necessidade
da Realizar
um
contratao de tcnicos levantamento
da
especializados
necessidade
de
contratao de tcnicos
Excesso de reunies
externas
afastando Construir Auditrio ou
membros
fixos
do sala de reunio no local
projeto
Horrios das pessoas Analisar
meios
de
envolvidas na ao no adequar honorrio para
coincidem
no diferenciarem
Mrio Srgio
28/05/2010
Como Mtodo
(How?)
Atravs da aplicao
de
questionrios
juntos aos gerentes
de setores
Licitar
empresa
qualificada
para
construo
do
auditrio ou de sala
Atravs
de
advogado
especializado
Quando
Prazo
(Weh?)
P
30/out
R
01/nov
10/dez
Quem
Responsvel
(Woh?)
Mrio
Onde
Local
(wehre?)
SETRAB
CGL
(Comisso
Geral de
Licitao)
Acessria
Jurdica
SETRAB
R$ 8.000,00
SETRAB
R$ 3.000,00
Quanto
despesa
(How much?)
R$ 25,00
Origem da Ao
(Why?)
Responsvel pela
Atualizao
Data da reviso
Como Mtodo
(How?)
Jos Eduardo
Quando
Prazo
(Weh?)
P
30/ago
R
-
No
h
gestores Aplicar
cursos
qualificados e treinados especficos para gesto
para exercer a funo
de pessoal
Terceirizar servios de
No h manuteno empresas
peridica
dos especializadas
em
computadores
manuteno
de
computadores
Contratar instrutores
qualificados para a
realizao do curso
05/out
Licitar
Empresas
especializadas
15/nov
No h estrutura no
espao fsico
Licitar
empresa
especializada
Fazendo
reunio
com a diretoria da
secretaria
20/nov
Redefinir layout
estrutura fsica
da
No h avaliao para
Elaborar um plano de
reclassificar mo de
avaliao
de
obra em cargos e
colaboradores
salrios
Quem
Responsvel
(Woh?)
Daniel
Onde
Local
(wehre?)
SEBRAE
Quanto
despesa
(How much?)
R$ 1000,00
Daniel
CGL
(Comisso
Geral de
Licitao)
R$ 4.000,00
CGL
(Comisso
Geral de
Licitao)
SETRAB
R$ 2.000,00
Jos Eduardo
Jos Eduardo
R$ 0,00
94
Como Mtodo
(How?)
Utilizar
formulrios
de
entrevista
e
questionrios
Origem da Ao
(Why?)
Quando
Prazo
(Weh?)
P 10/out
R -
Buscar
no
mercado novas
tecnologias
P 11/out
Buscar
no
mercado manual
atualizados
Buscar juntos as
imobilirias
P 12/out
R -
R
P 15/out
R
Quem
Responsvel
(Woh?)
Onde
Local
(wehre?)
Quanto
despesa
(How much?)
Walkison
SETRAB
R$ 100,00
Walkison
Biblioteca
cda
Uninorte
R$100,00
Walkison
Livraria
Lira
R$ 400,00
Walkison
Centro de
Manaus
R$ 8.000,00
Meta 03
Analisar os problemas
relacionados a m
gesto de pessoas
Meta 02
Aplicar ferramentas
de estruturao
estratgicas para o
setor de gesto de
pessoas
Meta 01
Definir ao de
Estruturao do setor
de Gesto de
pessoas
Mario
Mrio
Mrio
Daniel
Jos
Eduardo
Daniel
Jos
Eduardo
Walkison
Walkison
Walkison
de
Walkison
Dez
Nov
Out
Set
Ago
Jul
Jun
Mai
Abr
Mar
Fev
Aes Planejadas
Jan
2010
Respons
vel
95
Meta 01
Horrios
pessoas
envolvidas
ao
coincidem
Excesso
reunies
externas
afastando
membros
do projeto
na
no
Analisar meios de
adequar honorrio
para
no
diferenciarem
Mario
Relatrio de
Programao
Dez.
Nov.
Out.
Set.
Ago.
Jul.
Jun.
Maio
Abr.
Mar.
Fev.
de
Construir Auditrio
ou sala de reunio
no local
Mrio
Planta de
construo do
auditrio
Realizar um
levantamento da
necessidade de
contratao de
tcnicos
Mrio
Relatrio de
Pesquisa
Terceirizar servios
de empresas
especializadas em
manuteno de
computadores
Daniel
Contrato
Elaborar um plano
de avaliao de
colaboradores
Jos
Eduardo
Plano de
Avaliao
Aplicar cursos
especficos para
gesto de pessoal
Daniel
Lista de
Freqncia
Falta de
estruturao no
espao.
Redefinir layout da
estrutura fsica
Jos
Eduardo
Relatrio da
metodologia
Falta de manual
de norma e
procedimento de
gesto de
pessoas.
Aquisio de
material atualizado
sobre gesto de
pessoas
Walkison
Nota Fiscal
Levantar dados
sobre o
funcionamento do
processo gesto
de pessoas
Walkison
Formulrio de
entrevista
Alugar salas e
auditrios
Walkison
Contrato de
Aluguel
Utilizar novos
programas de
integrao
organizacional
Walkison
Programa
Aprovado
fixos
Falta de
manuteno dos
computadores e
impressoras.
META 02
Item de
Verificao
das
Falta de tcnicos
especializados
na
elaborao
do plano de
ao
META 03
Medidas a Serem
Tomadas
Jan.
Principais Causas
Resp.
Folha de Verificao
Responsvel pela Atualizao:
Jos Eduardo Ribeiro
Tema do Projeto: Proposta de Implementao de um Sistema Focado na Eficincia do Setor de Gesto de Pessoas da Secretaria de Estado do Trabalho
SETRAB
Grupo: 04
Cronograma
Falta de
avaliao para
reclassificao
de cargos e
salrios.
Falta de
interesse em
qualificar e
treinar os
gestores.
Falta de
planejamento e
metodologia nas
aplicaes das
atividades.
Falta de
auditrio e salas
totalmente
equipadas.
Falta de um
programa
institucional que
trabalha o
relacionamento
interpessoal dos
colaboradores.
96
16 AO (ACT)
16.1 DIAGRAMA DE ISHIKAWA META 1
Mtodo
Mquina
Excesso de reunies
externas
afastando
membros fixos do projeto
No definio
de ao de
estruturao do
setor de gesto
de pessoas
Falta de tcnicos
especializados na
elaborao do plano de ao
Mo de Obra
Meio Ambiente
pois
suas
capacidades
desenvolvimento do projeto.
tcnicas
so
imprescindveis
para
97
Mquina
Falta de manuteno
dos computadores e
impressoras.
Mtodo
Falta de avaliao
para reclassificao de
cargos e salrios.
Falta de estruturao
no espao.
Falta de interesse em
qualificar e treinar os gestores
Mo de Obra
No aplicar
ferramentas de
estruturao e
estratgia para o
setor de gesto de
pessoas
Meio Ambiente
98
Medio
Falta de auditrio e
salas totalmente
equipadas.
Mo de Obra
Falta de planejamento e
metodologia nas
aplicaes das
atividades
Meio ambiente
No analisar os
problemas
relacionados a m
gesto praticada
pelo setor de gesto
de pessoas
Mtodo
99
CONCLUSO E RECOMENDAES
que
ajudam
melhorar
relacionamento
interpessoal
dos
100
REFERNCIAS
101
102
APNDICE
103
APENDICE I
ROTEIRO DE ENTREVISTA I
DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
ROTEIRO DE ENTREVISA
EMPRESA: __________________________________________________
PESQUISADOR: ______________________________________________
104
___________________________________________________________________________
7) Quais so os princpios da empresa?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
8) Quais so as polticas organizacionais existentes na empresa?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
9) Quais so os objetivos da empresa?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
10) Quais so as metas da empresa?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
11) Qual o histrico da empresa?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
12) Quais so os produtos oferecidos ao cliente?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
105
106
107
APENDICE II
ROTEIRO DE ENTREVISTA II
108
APENDICE III
R
RE
ELLA
ATT
R
RIIO
OD
DE
EA
ATTIIV
VIID
DA
AD
DE
EC
CO
OM
MP
PLLE
EM
ME
EN
NTTA
AR
R ((E
ES
STT
G
GIIO
O IIIIII))
Curso
Administrao
Professor (a) Christiane Souza de Freitas
Disciplina
Estgio Supervisionado III Implementao
GRUPO N.o.: 04
Tipo
VISITA TCNICA 01 Organizao
SECRETARIA DE ESTADO DO TRABALHO - SETRAB
Data
Durao: 4 horas
14/04/2010
Objetivo
Conhecer e mapear o processo de gesto de pessoas.
RELATO DAS ATIVIDADES
1. Realizar a visita tcnica na Secretaria de Estado de Trabalho para conhecer e
mapear o processo no setor de Gesto de Pessoas;
2. Realizar entrevista com os principais gestores, com o intuito de conhecer o
processo do setor.
3. Verificar o grau de conhecimento dos principais gestores em relao ao
processo;
4. Compilar os dados da entrevista e elaborar o fluxograma;
5. Fotografar o local para registrar o andamento do processo.
RESULTADOS ALCANADOS
Com a realizao das atividades podemos destacar os seguintes resultados
alcanados:
Aps a realizao da visita tcnica na Secretaria do Estado de Trabalho foi possvel
identificar as principais etapas do processo de Gesto de Pessoas;
Com a realizao da entrevista junto aos gestores foi identificado o nvel do
conhecimento destes em relao ao processo de Gesto de Pessoas, que de fato
demonstraram falhas neste quesito;
Aps entrevista realizada, obteve-se dados relativos pesquisa e para que seja feita
a compilao em forma de fluxograma do processo; sendo este possvel atravs da
entrevista com gestores.
A equipe se reuniu para fotografar o ambiente e identificar os principais pontos do
processo, que possvel ver nas fotos em anexo.
R
RE
ELLA
ATT
R
RIIO
OD
DE
EA
ATTIIV
VIID
DA
AD
DE
EC
CO
OM
MP
PLLE
EM
ME
EN
NTTA
AR
R
C
O
M
P
O
N
E
N
T
E
S
D
O
G
R
U
P
O
M
A
T
R
C
U
L
A
COMPONENTES DO GRUPO
MATRCULA
DANIEL NASCIMENTO FERREIRA
JOS EDUARDO ALCON RIBEIRO
MARIO SERGIO MONTEIRO DA SILVA
WALKISON PINHEIRO SOARES
0307730-6
0610875-0
0617313-6
0204613-0
OBSERVAES
A
AS
SS
SIIN
NA
ATTU
U
R
RA
A
109
DATA
R
RE
EG
GIIS
ST
TR
RO
OF
FO
OT
TO
OG
GR
R
F
FIIC
CO
O
Foto 1 (fachada)
110
APENDICE IV
R
RE
ELLA
ATT
R
RIIO
OD
DE
EA
ATTIIV
VIID
DA
AD
DE
EC
CO
OM
MP
PLLE
EM
ME
EN
NTTA
AR
R ((E
ES
STT
G
GIIO
O IIIIII))
Curso
Administrao
Professor
(a)
Disciplina
III
- GRUPO N: 04
VISITA TCNICA 02
Tipo
Organizao
Data
Objetivo
RESULTADOS ALCANADOS
No dia 10/04 realizou-se a visita tcnica, onde a equipe foi recebida pela Sra. Tlia Rabelo, gerente de
Recursos Humanos. Apresentou-se na ocasio as problemticas que atual rea enfrente no seu
processo de trabalho que foram identificadas com a realizao do Diagnstico Organizacional.
Foram apresentados os planos de ao, juntamente com uma folha de verificao e um cronograma
das atividades a serem executadas e o fluxograma proposto com o objetivo de melhorar a
performance da rea.
A senhora Tlia Rabelo, reconheceu os problemas expostos que dificultam o fluxo do processo e
mostrou-se interessada nas possveis melhorias.
Segundo a mesma, as propostas apresentadas pela equipe sero encaminhadas a Diretoria da
Organizao, pois as propostas vo de encontro com as necessidades da Organizao.
R
RE
ELLA
ATT
R
RIIO
OD
DE
EA
ATTIIV
VIID
DA
AD
DE
EC
CO
OM
MP
PLLE
EM
ME
EN
NTTA
AR
R
C
CO
OM
MP
PO
ON
NE
EN
NTTE
ES
SD
DO
OG
GR
RU
UP
PO
O
Daniel Nascimento Ferreira
Jos Eduardo Alcon ribeiro
Mrio Srgio Monteiro da Silva
Walkison Pinheiro Soares
M
MA
ATTR
RC
CU
ULLA
A
A
AS
SS
SIIN
NA
ATTU
UR
R
A
A
0307730-6
0610875-0
0617311-6
0204613-0
OBSERVAES
DATA
111
APENDICE V
R
RE
ELLA
ATT
R
RIIO
OD
DE
EA
ATTIIV
VIID
DA
AD
DE
EC
CO
OM
MP
PLLE
EM
ME
EN
NTTA
AR
R ((E
ES
STT
G
GIIO
O IIIIII))
Administrao
Curso
III
GRUPO N: 04
VISITA TCNICA 03
Tipo
Organizao
Data
Objetivo
R
RE
ELLA
ATT
R
RIIO
OD
DE
EA
ATTIIV
VIID
DA
AD
DE
EC
CO
OM
MP
PLLE
EM
ME
EN
NTTA
AR
R
C
CO
OM
MP
PO
ON
NE
EN
NTTE
ES
SD
DO
OG
GR
RU
UP
PO
O
Daniel Nascimento Ferreira
Jos Eduardo Alcon Ribeiro
Mrio Srgio Monteiro da Silva
Walkison Pinheiro Soares
M
MA
ATTR
RC
CU
ULLA
A
A
AS
SS
SIIN
NA
ATTU
U
R
RA
A
0307730-6
0610875-0
0617311-6
0204613-0
OBSERVAES
DATA
112
ANEXOS
AUTORIZAA I
113
AUTORIZAO II
114
ANEXO III
1. VISITA DE OBSERVAO
DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
VISITA DE OBSERVAO DIRETA
EMPRESA: _______________________________________
DATA: ____/____/____ Hora de Inicio: ___:___
Pesquisador: ________________________________________________
OBSERVAES
A
R
4.Dirio Oficial do Estado do Amazonas
6.Site da Secretaria
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
115
16.
17.
18.
OBSERVAES DIVERSAS
116
ANEXO IV
2. PESQUISA DE DOCUMENTOS EXISTENTES
DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
PESQUISA EM DOCUMENTOS EXISTENTES
EMPRESA: ________________________________________________________
DATA: ____/____/____ Pesquisador: ___________________________________
M O
E
S
S
O
2.Contrato Social
4.Listagem de funcionrios
5.Manual da Qualidade
6.Site
7.Organograma
8.Histrico da organizao
9.(etc...)
10.
11.
Informaes a coletar
117
OBSERVAES GERAIS
118
ANEXO V
3. QUESTIONRIO
EMPRESA X
QUESTIONRIO DE AUTO-AVALIAO ORGANIZACIONAL
Data: ____/____/____
Nome (opcional): ___________________________________________________________________
Cargo:____________________________________________________________________________
Departamento / rea: _______________________________________________________________
Orientaes:
O Objetivo deste Questionrio obter informaes com a finalidade de melhoria do ambiente
interno organizacional. Para cada atributo relacionado deve-se marcar com um X na posio
correspondente caso represente um ponto forte, fraco ou a melhorar. Se possvel, justifique a opo
com um breve comentrio a respeito da escolha. Para esclarecimento:
Se
Atributos
Ponto
Ponto
Ponto
Forte
Fraco
1.Gesto
Melhorar
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
Comentrio
119
2. Recursos Humanos
Recrutamento e seleo
Capacitao, treinam. e desenv. de RH
Gerentes e supervisores preparados para gesto de
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
pessoas
Motivao e comprometimento
Remunerao
Reconhecimento
Satisfao
6. Meio Ambiente
5. Materiais
4. Marketing
3. Mquinas
Equipamentos de manuseio
Veculos
Instalaes eltricas
Instalaes hidrulicas
Instalaes de Segurana
Mquinas, equipamentos e sistemas de produo
Redes, intranet, extranet e Internet
TOTAL (No Preencher)
Seq
Atributos
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
codificao de materiais
Qualidade assegurada na aquisio
TOTAL (No Preencher)
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
Ponto
Ponto
Ponto
Forte
a Melhorar
Fraco
Comentrio
120
8. Comunicao
7. Meio fsico
Circulao interna
Estacionamentos
Iluminao
Limpeza e arrumao.
Infra-estrutura
Proteo e segurana pessoal
Proteo e segurana patrimonial
Sinalizao visual interna
Sinalizao visual externa
TOTAL (No Preencher)
8.1
8.2
imprensa e pblico
Comunicao
entre
8.3
8.4
8.5
funcionrios
Comunicao escrita, circulares e quadros de avisos
Comunicao verbal
Comunicaes da direo com transparncia e
8.6
integridade
Providncias e respostas s reclamaes e sugestes
8.7
de clientes
Providncias e respostas s reclamaes e sugestes
gerentes,
supervisores,
de funcionrios
TOTAL (No Preencher)
10. Finanas
9. Procedimentos
Seq
Atributos
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
Fluxogramas
Metodologia para gesto por projetos
Metodologias para desenvolvimento de produtos
Normas, padres e procedimentos de produo
Normas, padres e procedimentos administrativos
Sistemas de garantia da qualidade
TOTAL (No Preencher)
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
Ponto
Ponto
Ponto
Forte
a Melhorar
Fraco
Comentrio