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Recepcin
Secretara de Contralora del Gobierno del Estado de Tabasco
DIRECTORIO
Manual de Entrega-Recepcin
Edicin 2013
(Impreso en Talleres Grficos del Estado de Tabasco)
contenido
CONTENIDO
I.- PRIMERA SECCIN
PRESENTACIN
1.
INTRODUCCIN
2.
MARCO JURDICO
3.
GLOSARIO DE TRMINOS
4.
5.
METODOLOGA
6.
INTEGRACIN DE LA INFORMACIN
Lineamientos Administrativos
a) Generalidades
b) Del Acta Administrativa
c) De los Responsables del Proceso
d) De la SECOTAB
e) Del Acto de Entrega-Recepcin
f) De la Integracin de la Informacin
FORMATOS
Informacin descriptiva
Instructivo de llenado
8.
PREGUNTAS FRECUENTES
Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco
primera
seccin
presentacin
PRESENTACIN
Desde el inicio del nuestro gobierno nos comprometimos a realizar una gestin
pblica ordenada, transparente y eficaz.
Trabajamos
en
la
implementacin
de
diversos
procesos
tcnicos
que
den
Hoy presentamos este Manual que unifica criterios para facilitar, agilizar y
transparentar la entrega-recepcin de las dependencias, rganos y entidades que
conforman el Poder Ejecutivo Estatal.
EN PROYECTO
Con esta visin y conviccin, este documento -adems de ser una norma a cumplir y
un manual a seguir-, se convierte en una manera de ser, entender, hacer y ejercer
el servicio pblico.
1.-
INTRODUCCIN.
Secretara
de Contralora
como
rgano
Estatal de Control,
en estricto
para
la
Entrega
Recepcin
de
los
Servidores
Pblicos
de
la
Administracin Pblica Estatal, determina las bases para que el proceso se lleve a
cabo de manera gil y oportuna, buscando siempre el mejoramiento continuo de la
Administracin Pblica del Estado.
2.-
MARCO JURDICO.
3.-
GLOSARIO DE TRMINOS.
Acuerdo.- Acuerdo Administrativo expedido por el Titular del Poder Ejecutivo Estatal, que
establece los Lineamientos para la Entrega-Recepcin de los Servidores Pblicos de la
Administracin Pblica Estatal.
Dependencias: Las sealadas en los artculos 4 y 26 de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo
del estado de Tabasco:
- La Gubernatura.
- Las Secretaras:
Secretara de Gobierno
Secretara de Seguridad Pblica
Secretara de Planeacin y Finanzas
Secretara de Administracin
Secretara de Educacin
Secretara de Salud
Secretara de Comunicaciones y Transportes
Secretara de Desarrollo Econmico y Turismo
Secretara de Desarrollo Social
Secretara de Ordenamiento Territorial y Obras Pblicas
Secretara de Desarrollo Agropecuario, Forestal y Pesca
Secretara de Contralora
Secretara de Energa, Recursos Naturales y Proteccin
Ambiental.
-
Enlaces: Son los Servidores Pblicos Titulares de las reas administrativa, jurdica y de
informtica designados por los Titulares de las dependencias, rganos y entidades, como
encargados de la planeacin, organizacin e integracin del proceso, conforme a lo dispuesto
en el artculo 7 fraccin III del Acuerdo.
Entidades: Las referidas en los artculos 3, 40, 41, 42, 44 y 45 de la Ley Orgnica del Poder
Ejecutivo del estado de Tabasco:
Son Entidades Paraestatales, cualquiera que sea la estructura legal que adopten, las
Entidades creadas por Ley, por Decreto o por Acuerdo y que cuenten con personalidad
jurdica y patrimonio propios. Para la atencin de los aspectos prioritarios del Estado y el
despacho de los asuntos del orden administrativo y formando parte de la Administracin
Pblica, el Gobernador se auxiliar de:
Organismos descentralizados;
Empresas de Participacin Estatal Mayoritaria: y
Fideicomisos
rganos: Los mencionados en el artculo 4 prrafo tercero de la Ley Orgnica del Poder
Ejecutivo del estado de Tabasco:
Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco
4
5.-
METODOLOGIA
Actividades
Preparatorias
Planeacin
Integracin
EntregaRecepcin
de bienes
muebles
e inmuebles
para la
5.2 PLANEACIN
a) Los Titulares de las dependencias, rganos y entidades deben designar como enlaces a
los Titulares de la Coordinacin de Administracin, de la Unidad de asuntos Jurdicos, y de
informtica. Adicionalmente, los Enlaces de Administracin e informtica pueden designar
enlaces operativos, quienes tienen la funcin de auxiliar en sus actividades a los enlaces
titulares.
b) La SECOTAB tiene la facultad de realizar verificaciones de los avances del proceso de
entrega-recepcin a travs de oficios haciendo del conocimiento de los enlaces y titulares
de las dependencias, rganos y entidades los requerimientos de informacin para efectos
del proceso, as como los lineamientos o aspectos de control respecto de la informacin y
documentos que deban prepararse para este fin, de tal forma que los objetivos,
procedimientos y acciones sean claros en su definicin y uniformes en su elaboracin.
El contenido de la informacin es responsabilidad de los titulares de cada unidad
administrativa de acuerdo a sus facultades, funciones y competencia.
5.3 INTEGRACIN
5.4 ENTREGA-RECEPCIN
6.-
INTEGRACIN DE INFORMACIN
LINEAMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Los presentes lineamientos forman parte del Acuerdo expedido por el Gobernador
Constitucional del Estado, siendo por lo tanto de observancia obligatoria.
a) Generalidades
Los Titulares de las dependencias, rganos y entidades debern proporcionar los medios
necesarios para que las unidades administrativas adscritas a las mismas realicen este
proceso de acuerdo a las disposiciones normativas y a las particulares que se establecen en
el presente Manual.
Para la integracin y actualizacin de la informacin que conformar la Entrega-Recepcin, se
tomarn en consideracin las fechas de corte trimestrales:
1.
2.
3.
4.
31
30
30
31
de
de
de
de
marzo
junio
septiembre
diciembre
La SECOTAB circularizar con oportunidad las fechas extraordinarias de corte para entrega de
informacin relativa al Proceso.
La SECOTAB proporcionar a las dependencias, rganos y entidades el sistema informtico
que servir de base para la formulacin del acta y los anexos, as como las instrucciones e
indicaciones para integrar la informacin correspondiente, las cuales formarn parte del
presente Manual.
La SECOTAB mantendr un canal permanente de comunicacin con los Titulares y Enlaces
para la Entrega-Recepcin en las dependencias, rganos y entidades, que tendr como
principal objetivo el de asesorarlos y complementar las disposiciones emitidas que as lo
requieran.
Con el objetivo de evaluar los avances alcanzados del proceso y en su caso, afinar posibles
detalles respecto a la integracin y contenido de la informacin, se llevar a cabo un
simulacro de la Entrega-Recepcin, mismo que deber realizarse en todas las dependencias,
rganos y entidades mencionadas en el Acuerdo.
Cualquier otro aspecto no contemplado en este documento que requiera de un tratamiento
especial deber ser acordado por los Titulares de la dependencia, rgano o entidad con la
SECOTAB.
Configurar los equipos de cmputo de acuerdo a las especificaciones, para el uso del
Sistema Entrega-Recepcin.
Dar de alta en el Sistema todas las unidades administrativas hasta nivel jefe de
departamento.
Cuando el enlace titular que tiene asignada la cuenta y contrasea de enlace deje el
cargo, debe establecer en el formato TRM01(Asuntos en trmite) que el enlace
entrante solicite el cambio de dicha contrasea para el sistema entrega-recepcin.
estructuras
de
d) De la SECOTAB
La SECOTAB ser la responsable de coordinar, asesorar y brindar el apoyo necesario acerca
de las acciones del proceso, durante el desarrollo del mismo, en los trminos de la
normatividad aplicable.
El personal de la SECOTAB o las personas que designe podrn realizar en forma selectiva,
visitas a las dependencias, rganos y entidades para la verificacin de los avances en la
integracin de la informacin contenida en los formatos y la documentacin que soportar los
anexos de la Entrega-Recepcin.
Derivado de stas visitas, podrn existir aspectos que requieran atenderse por parte de las
dependencias, rganos y entidades, los cuales sern informados por la SECOTAB a travs de
los medios que estime pertinentes y estableciendo los tiempos en que stos debern quedar
atendidos.
Conforme a las disposiciones del Acuerdo, la SECOTAB realizar el monitoreo y seguimiento
del avance del Proceso y el cumplimiento que las dependencias, rganos y entidades
observen del mismo.
f) De la integracin de la informacin
De conformidad con el Artculo 12 del Acuerdo, formarn parte del acta de EntregaRecepcin de cada unidad administrativa los informes, formatos y documentos que se
integren bajo la siguiente estructura:
ANEXO
CLAVE
FORMATO
NOMBRE
MARCO NORMATIVO
NRM-01
Marco jurdico-administrativo
II
PLANEACIN ESTRATGICA
PLN-01
III
RECURSOS HUMANOS
HUM-01
Plantilla de personal
IV
RECURSOS FINANCIEROS
FIN-01
FIN-02
FIN-03
FIN-04
FIN-05
FIN-06
FIN-07
FIN-08
FIN-09
FIN-10
FIN-11
FIN-12
RECURSOS MATERIALES
MAT-01
MAT-02
MAT-03
MAT-04
VI
SISTEMAS DE INFORMACIN
SIS-01
SIS-02
SIS-03
Software adquirido
Software desarrollado
Respaldos de informacin en medios magnticos
VII
OBRAS PBLICAS
OBR-01
OBR-02
OBR-03
VIII
ACUERDOS Y CONVENIOS
CNV-01
IX
ADQUISICIONES Y SERVICIOS
ADQ-01
ADQ-02
ASUNTOS EN GESTIN
TRM-01
TRM-02
Asuntos en trmite
Asuntos jurdicos
XI
INFORMES ESPECIALES
INF-01
INF-02
Seguros vigentes
Libros blancos
Los formatos sern elaborados mediante el uso obligatorio del Sistema Entrega-Recepcin,
implementado por la SECOTAB, siguiendo las instrucciones de llenado de cada uno de ellos.
Este sistema se encuentra disponible en la pgina http://www.secotab.gob.mx o en
http://entrega.secotab.gob.mx.
Existirn documentos que constituyen el soporte detallado de la informacin capturada en los
formatos. Esta documentacin formar parte de los anexos y estar sealada en el
instructivo de llenado de los formatos, seccin Documentos o archivos electrnicos
adjuntos. Se deber prever por las dependencias, rganos y entidades que estos
documentos se encuentren disponibles fsicamente y/o en medios electrnicos para su
verificacin (archivos en word, excel, power point, imgenes, reportes de sistemas, o
cualquier tipo de archivo). Estos ltimos podrn insertarse en la cartula de cada formato
dentro del sistema.
La actualizacin de los formatos de Entrega-Recepcin y documentacin soporte que generen
las unidades administrativas a las fechas de corte, deber estar disponible en medios
magnticos con los enlaces de Entrega-Recepcin de las dependencias, rganos y entidades,
para que la SECOTAB en su caso, efecte la verificacin de dichas actualizaciones conforme
al calendario que para tal efecto seale.
En el siguiente apartado encontrarn la informacin descriptiva de cada formato as como el
instructivo de llenado de los mismos.
segunda
seccin
formatos
informacin descriptiva
instructivo de llenado
Formato NRM-01
Marco jurdico - administrativo
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
Objetivo: Mostrar las disposiciones legales y administrativas que le son aplicables a la Dependencia o Entidad, a
fin de que cumpla satisfactoriamente con sus funciones y responsabilidades.
NRM01
MARCO NORMATIVO
MARCO JURDICO-ADMINISTRATIVO
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Ordenamiento
Situacin
Autorizado
Proyecto
Fecha de
Emisin
Observaciones
Columna donde se anotar el nombre del documento que sustenta las En los espacios de stas columnas se marcar En esta columna se Este espacio est dedicado para registrar observaciones o comentarios
atribuciones y funciones de la oficina, en orden de importancia incluyendo con una "X", segn corresponda, la situacin escribir la fecha de su importantes no considerados en el formato.
un nmero secuencial que inicie con el 001; ejemplo: 001.-Leyes, 002.- actual del documento relacionado, ya sea en publicacin, autorizacin
Reglamentos, 003.-Manuales, etc.
proyecto o autorizado.
o emisin de cada uno
de los documentos.
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
Formato PLN-01
Programa operativo anual
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
En este anexo se debern sealar los distintos programas y acciones que tiene a su cargo las
dependencias, rganos y entidades en el ejercicio vigente, as como la fuente de los recursos con
los que se financia cada uno.
No requiere
adjunta.
documentacin
Objetivo: Mostrar el Programa Operativo Anual que est llevando a cabo la Dependencia o Entidad
en el ejercicio vigente y el desglose de las fuentes de financiamiento que lo componen.
PLN01
PLANEACIN ESTRATGICA
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Fuente de Financiamiento
Observaciones
Columna donde se anotar el nombre del Programa y Accin, incluyendo un En esta columna se escribir la(s) fuente(s) de financiamiento del programa: En este espacio se registrarn observaciones o comentarios relevantes para
nmero secuencial que inicie con el 001; ejemplo: "001.-Ramo 39, FIES".
Federal, Estatal, Privado, etc
la informacin que se presenta.
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
Formato HUM-01
Plantilla de personal
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
Dependencias:
Bajo este concepto se considerar al personal que conforma la estructura orgnica de la dependencia, rgano
o entidad y que cuenta con plaza asignada correspondiente a la plantilla autorizada.
Conforme al Artculo 10, fraccin II del Acuerdo, la Subsecretara es la encargada de conciliar y validar las
plantillas de personal a cargo de las dependencias, rganos y entidades, en su caso, que se incorporarn
como anexos en las actas de Entrega-Recepcin.
En este formato deber sealarse en forma global la plantilla de personal autorizada por condicin laboral
(base, confianza, supernumerario y otros) de acuerdo al presupuesto del ejercicio para la dependencia,
rgano o entidad, detallando las que se encuentren ocupadas al momento de la Entrega bajo la siguiente
clasificacin:
Activos
Licencia
Comisionado
Eventual
Honorarios asimilables a salario
Como parte de la preparacin de la informacin, se verificar que todos los expedientes de la plantilla de
personal asignado a las dependencias, rganos y entidades se encuentren clasificados, actualizados y
completos, y que su localizacin fsica sea accesible.
En el caso del personal eventual que labora bajo contrato o por obra o tiempo determinado, deber verificarse
que la fecha de vencimiento de stos no sea superior al da sealado para la Entrega-Recepcin de la
Administracin.
En el caso de los prestadores de servicios (honorarios), los contratos respectivos no podrn exceder su
vigencia ms all del ltimo da de la Entrega-Recepcin.
Las reas administrativas de las dependencias, rganos y entidades debern efectuar los trmites pertinentes,
a fin de que el personal comisionado se reintegre, antes del cierre del ejercicio, a su rea original de
adscripcin.
No podr llevarse a cabo ningn movimiento de personal posterior a la fecha establecida para tal efecto por la
ANEXO III.- RECURSOS HUMANOS
Subsecretara de acuerdo al programa de cierre de la administracin.
HUM-01
Entidades:
Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco
1. ltima
nmina previa al
corte, elaborada por la misma
entidad; incluyendo detalle de
percepciones
y
deducciones
mensuales.
2. Copia de la ltima nmina
personal eventual: 1)lista de raya
2)suplencias; incluyendo detalle de
percepciones
y
deducciones
mensuales.
3. Plantilla de personal con
permiso, incapacidad o comisin
(estableciendo la comisin y la
unidad de adscripcin), incluyendo
detalle
de
percepciones
y
deducciones mensuales.
Objetivo: Mostrar la estructura actual de la plantilla de personal de las dependencias y entidades en el ejercicio
vigente.
HUM01
RECURSOS HUMANOS
PLANTILLA DE PERSONAL
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
BASE
CONFIANZA
SUPERNUMERARIO
OTROS
Plazas autorizadas
Plazas ocupadas
Activo
Licencia
Comisionado
Se deber registrar el
nmero de personal que
se encuentre laborando
normalmente,
sin
considerar al personal
que se encuentre con
licencia, incapacidad o
comisionado.
Esta
informacin
ser
proporcionada por las
Dependencias, rganos
y Entidades.
Personal
eventual
Se deber indicar el
nmero de plazas del
personal que labora por
obra
y
tiempo
determinado, as como
tambin las suplencias
que existan. La Oficiala
Mayor
proporcionar
informacin nicamente
de las dependencias u
organismos
de
las
cuales emite nminas.
Honorarios
Observaciones
asimilables a
salarios
Anotar el nmero de Incluir en forma
personal
que
se breve,
la
encuentra laborando por informacin
o
honorarios.
comentarios
importantes no
considerados en
el formato.
TOTALES
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
Formato FIN-01
Estados financieros y presupuestales
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
Las dependencias, rganos y entidades debern presentar los siguientes Estados Financieros y
Presupuestales:
Estado
Estado
Estado
Estado
Estado
de
de
de
de
de
2. Cuando
algn
Estado
Financiero o Presupuestal haya
sido dictaminado por auditor
externo se deber anexar copia
del dictamen correspondiente.
En el caso de la cuenta pblica, el Artculo 9 fraccin III del Acuerdo seala la responsabilidad de la
Secretara de Administracin y Finanzas para efectuar los cierres trimestrales de la misma, por lo
que sta Dependencia ser la encargada de presentar la informacin de la situacin que guarda la
cuenta pblica, a la fecha de la entrega de la administracin.
En caso de que la dependencia, rgano o entidad elabore otro(s) estado financiero(s) distintos de
los arriba sealados deber especificarlo(s) y adjuntarlo(s).
Las dependencias, rganos y entidades de la Administracin Pblica Estatal debern reportar el
ejercicio del Presupuesto de Egresos, anexando copia del reporte que se entrega a la Secretara de
Administracin y Finanzas.
El ejercicio de los recursos deber estar debidamente conciliado con la Secretara de
Administracin y Finanzas, conforme lo establecen las polticas y manuales de esta dependencia.
En los casos que aplique, conjuntamente con los Estados Financieros se presentar el documento
que muestre la opinin de las firmas externas contratadas para llevar a cabo las auditorias
correspondientes.
ANEXO IV.- RECURSOS FINANCIEROS
FIN-01
Las reas administrativas de las dependencias, rganos y entidades debern verificar que la
Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco
informacin programtica, presupuestal, contable y financiera que se presente para la EntregaRecepcin, coincida con los informes mensuales, trimestrales y cierres del ejercicio que se
formularon durante el periodo correspondiente.
Las dependencias, rganos y entidades de la Administracin Pblica Estatal debern asegurarse de
que las cifras presentadas en los informes financieros se mantengan en constante depuracin y
actualizacin, a fin de presentar razonablemente la situacin financiera presupuestal a las fechas
de corte.
Objetivo: Informar sobre el estado que guarda la Dependencia o Entidad en el aspecto financiero y
presupuestal, mediante los informes que emite.
FIN01
RECURSOS FINANCIEROS
ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
SI/NO
Se deber anotar "SI"
cuando la Dependencia o
Entidad haya elaborado el
Estado
Financiero
o
Presupuestal
correspondiente y en caso
contrario anotar "NO".
Dictaminados
Observaciones
SI/NO
Se anotar la fecha a la Se deber anotar "SI" en En esta columna se sealar algn comentario
que se presentan las cifras caso de que el Estado adicional respecto
al Estado
financiero o
del
Estado financiero se encuentre presupuestal correspondiente.
correspondiente.
dictaminado por contador
pblico independiente. En
caso contrario se anotar
"NO".
Fecha
7).-Otras (Especificar)
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
Nota: El concepto No. 6 de la primera columna, que se refiere a la Cuenta Pblica, es de uso exclusivo de la Secretara de Finanzas.
En el concepto "Otros" podrn incluirse informes como el Estado del Ejercicio del Presupuesto, y otros que apliquen especficamente para la Dependencia, rgano o Entidad.
10
Formato FIN-02
Resumen de arqueos
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
Este formato deber presentarse en el caso de que existan fondos o valores susceptibles de ser
reportados a la fecha de corte.
Las dependencias normativas establecern el plazo lmite para la cancelacin de los fondos fijos o
revolventes, segn se seala en el Artculo 24 del Acuerdo.
Los formatos de arqueos que debern integrarse al formato se encuentran en la seccin 8 Anexos
Documentos con informacin complementaria, del presente Manual.
Para mayor informacin, deber anexarse a estos formatos el listado detallado de los reembolsos
en trmite y la ubicacin del expediente que corresponda.
Certificados de no adeudo.
Es obligacin de los coordinadores administrativos informar con oportunidad a todo el personal de
las dependencias, rganos y entidades que estn obligados a tramitar treinta das antes de la fecha
de la Entrega-Recepcin, los certificados de no adeudo, de tal forma que no debern tener a su
cargo saldos pendientes de comprobar por concepto de sueldos, viticos, gastos de viaje,
prstamos, anticipos u otros.
Los certificados o convenios debern tramitarse ante las coordinaciones de administracin o sus
equivalentes, y debern ser firmados por los titulares de las mismas pasando a formar parte del
presente anexo.
11
Objetivo: Informar sobre el monto de dinero y documentos con valor monetario con que se cuenta a la fecha de
los arqueos, as como el estado de los fondos revolventes y en su caso, los reembolsos que estuvieran
pendientes de tramitar.
FIN02
RECURSOS FINANCIEROS
RESUMEN DE ARQUEOS
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
SI/NO
Fecha
Se deber anotar
"SI" cuando la
Dependencia
o
Entidad
haya
elaborado
el
arqueo
correspondiente y
en caso contrario
anotar "NO".
Se
anotar
la
fecha
de
elaboracin
del
arqueo
correspondiente
Observaciones
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
12
Formato FIN-03
Cuentas de cheques
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
Se detallarn todas las cuentas vigentes a cargo de la dependencia, rgano o entidad en las
diversas instituciones bancarias para el manejo de sus recursos, as mismo se relacionarn todas
las chequeras en uso y/o canceladas, mismas que se incluirn fsicamente como parte de la
documentacin anexa al formato, o la ubicacin de las mismas en la columna de Observaciones.
1. Copia
de
la
ltima
conciliacin bancaria y su
estado de cuenta bancario a la
fecha de la entrega.
2. Chequeras
canceladas.
Se prever con la suficiente anticipacin la cancelacin de firmas registradas para el manejo de las
cuentas bancarias e inversiones, para lo cual se notificar por oficio a las diferentes instituciones a
fin de que proceda la cancelacin al da del acto de Entrega-Recepcin. Para el corte final se
adicionarn a este formato las copias de los oficios de aviso de cancelacin de firmas, debidamente
sellados por la institucin bancaria correspondiente.
en
uso
y/o
3. Oficios de cancelacin de
firmas.
4. En su caso, certificacin
notarial del saldo de la cuenta
Al final del formato se incluir una nota que sealar, que en las cuentas bancarias existen fondos
suficientes para cubrir los cheques que se encuentran en trnsito.
Se deber reducir el nmero de cuentas bancarias, dejando activas solo las estrictamente
necesarias para la operacin, ayudando con esto a la simplificacin del Proceso.
En el caso que la dependencia, rgano o entidad certifique los saldos de las cuentas bancarias, se
deber anotar en la columna de observaciones y anexar el documento correspondiente.
13
Objetivo: Relacionar las cuentas bancarias que estn bajo el control de la Entidad, y mostrar los recursos que se
tienen disponibles en las instituciones bancarias as como las cuentas que fueron canceladas.
FIN03
RECURSOS FINANCIEROS
CUENTAS DE CHEQUES
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Institucin Bancaria
Se anotar
nombre de
Institucin
Bancaria
donde
encuentre
cuenta
determinada,
incluyendo
nmero
secuencial
iniciando con
001.
Nmero de
Cuenta
el Columna
la donde
se
anotar
el
en nmero de la
se cuenta
de
la cheques.
un
el
Saldos
En esta columna
se explicar el
objeto
de
la
cuenta, ejemplo:
pago
de
nminas, cubrir
gastos
de
operacin, etc.
Segn Bancos
Segn Libros
Se deber escribir el
saldo que a la fecha
de corte presenta el
estado de cuenta. Al
final de cada hoja de
llenado se tendrn
que bajar las sumas.
"Los
importes
monetarios debern
capturarse
redondeados,
sin
incluir centavos."
Se
registrar
el
saldo que a la fecha
de corte presenta la
cuenta
en
los
estados financieros.
Estos
saldos
debern conciliarse
contra los anexos
del
formato FIN01. Al final de cada
hoja
se
debern
bajar las sumas.
"Los
importes
monetarios debern
capturarse
redondeados,
sin
incluir centavos."
ltimo Cheque
Expedido
En esta columna
se
deber
anotar el ltimo
cheque expedido
por parte de la
Entidad
a
la
fecha de corte,
en cada una de
las cuentas.
Folios de Cheques
Del
Al
Oficio de
Cancelacin de
Firmas
Se deber indicar
el nmero de
oficio
de
cancelacin
de
firmas, el cual
debe contar con
el
sello
de
recibido por el
banco.
Observaciones
Incluir en forma
breve,
la
informacin
o
comentarios
importantes
no
considerados en
el formato.
Nota: En las cuentas bancarias existen fondos suficientes para cubrir los cheques que se encuentran en trnsito
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
Pgina: ___ de ___
14
Formato FIN-04
Depsitos en inversin
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
En este concepto se incluirn todas las cuentas de inversin vigentes a las fechas de corte,
incluyendo entre otros datos: el tipo de instrumento en que se invirti, el plazo y saldos. Las
conciliaciones respectivas debern mantenerse depuradas y actualizadas a fin de que se
encuentren disponibles en caso de requerirse.
1. Copia
de
la
ltima
conciliacin
de
la
cuenta
corriente y la de inversin con
el rea de Contabilidad y su
estado de cuenta bancario a la
fecha de la entrega.
Por la dinmica normal de este tipo de operaciones, con oportunidad se prever la fecha del ltimo
plazo de inversin a fin de que no se afecte el proceso de la Entrega-Recepcin. En consecuencia,
el Anexo reflejar la situacin existente al realizar ste ltimo movimiento.
La ltima conciliacin bancaria junto con los estados de cuenta correspondientes se agregar al
formato en las fechas de corte. De igual forma, se elaborarn conciliaciones complementarias al
ltimo da hbil previo a la celebracin del acto.
Entre otros aspectos importantes, en la columna de Observaciones deber sealarse el lugar en
el que se encuentran resguardados los contratos originales de dichas inversiones.
2. En el caso de inversiones
en valores que se encuentren
vigentes, se deber incluir los
documentos
originales
que
amparan dicha inversin o
especificar
el
lugar
de
resguardo de los mismos en la
columna de observaciones.
15
Objetivo: Informar las cuentas de inversiones existentes en instituciones bancarias que actualmente controla la
Entidad, y su respectiva disponibilidad.
FIN04
RECURSOS FINANCIEROS
DEPOSITOS DE INVERSIN
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Fecha de Apertura
Se deber escribir
la fecha en que
apertur la cuenta
de la inversin.
Institucin Bancaria
Tipo de Inversin
Se
anotar
el Se describir el
nombre
de
la tipo de inversin.
Institucin
Bancaria en donde
se
tenga
aperturada
la
inversin
determinada.
Nmero de Cuenta
Plazo
En esta columna
se
incluir
el
nmero
de
la
cuenta
correspondiente.
En este concepto
se establecer el
plazo por el cual se
estableci
el
contrato
de
inversin.
Vencimiento
Firmas Registradas
Mancomunadas
Observaciones
Incluir en este espacio la informacin
u observaciones importantes, por
ejemplo: lugar donde se resguardan
los contratos originales.
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
16
Formato FIN-05
Cheques o transferencias pendientes de entregar o realizar
Las dependencias, rganos y entidades debern llevar un control de los cheques emitidos
fsicamente que no se hayan entregado a los beneficiarios, mismo que se estar actualizando para
que en las fechas de corte se muestre la situacin a esa fecha.
Se debern tomar las medidas pertinentes para entregar la totalidad de los cheques emitidos, de
tal forma que a la fecha de la Entrega Recepcin todos los trmites estn concluidos.
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
1. Los cheques pendientes de
entregar al beneficiario en
original o en su caso, hacer
referencia del lugar en que se
encuentren resguardados.
2. Documento que ampare la
transferencia
efectuada
pendiente de realizar.
17
Objetivo: Informar los cheques que a la fecha del corte se encuentren emitidos y que por razones especficas no
se hubiesen entregado a los beneficiarios.
FIN05
RECURSOS FINANCIEROS
CHEQUES O TRANSFERENCIAS PENDIENTES
DE ENTREGAR O REALIZAR
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Fecha
Institucin Bancaria
Cuenta
En esta
incluir
bancaria
pertenece
Numero de Cheque o
Referencia
Monto
Pesos
Beneficiario
Concepto
Se
anotar
el Se
deber
citar
el Incluir el concepto o la
importe del cheque. nombre del beneficiario descripcin del servicio
"Los
importes del cheque.
por el cual se est
monetarios
pagando el cheque o
debern capturarse
realizando
la
redondeados,
sin
transferencia
al
incluir centavos."
beneficiario.
Observaciones
Incluir
en
este
espacio
la
informacin
u
observaciones
importantes,
por
ejemplo:
la
referencia del expediente en donde
se encuentra la documentacin que
ampara el pago o la transferencia.
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
18
Formato FIN-06
Deudores diversos
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
Los saldos incluidos en este rubro debern coincidir con lo reflejado en el estado financiero, por lo
que deben mantenerse permanentemente depurados y actualizados.
No requiere
adjunta.
documentacin
Los servidores pblicos debern cubrir con suficiente anticipacin los saldos a cargo por
comprobaciones pendientes (viticos, gastos de viaje, prstamos, anticipos, etc.), de tal forma que
no se reporten adeudos por estos conceptos al cierre del ejercicio.
En forma previa a las fechas de corte, los responsables de las reas administrativas debern
realizar arqueos a los pagars o documentos que respalden las cuentas por cobrar.
Asimismo deber verificarse que se tengan integrados los expedientes relativos a las cuentas por
cobrar, de tal forma que sea posible su identificacin inmediata con los saldos presentados en este
formato.
19
Objetivo: Relacionar los documentos o los posibles derechos de cobro que tenga la Dependencia o Entidad a la
fecha de corte. Estas cifras debern corresponder a las presentadas en los estados financieros del formato FIN-01.
FIN06
RECURSOS FINANCIEROS
DEUDORES DIVERSOS
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Concepto
Importe
Observaciones
En esta columna se incluir el nombre del deudor de la Se anotar el concepto del adeudo o la descripcin Se anotar el importe del total Incluir en este espacio la informacin u observaciones
Entidad.
del financiamiento en su caso.
del
adeudo
pendiente
o importantes, por ejemplo: la ubicacin o referencia de la
financiamiento. "Los importes documentacin soporte del adeudo.
monetarios debern capturarse
redondeados,
sin
incluir
centavos."
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
20
Formato FIN-07
Cuentas por cobrar (crditos federales y estatales)
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
Los saldos incluidos en este rubro debern coincidir con lo reflejado en el estado financiero, por lo
que deben mantenerse permanentemente depurados y actualizados.
1.
Expediente
o
documentacin soporte que
ampare
el
adeudo
(declaraciones,
solicitud
de
devolucin,
pagars,
convenios, etc.).
En forma previa a las fechas de corte, los responsables de las reas administrativas debern
verificar que los expedientes de los crditos se encuentren debidamente integrados con la
documentacin comprobatoria, segn la normatividad aplicable en cada caso.
21
Objetivo: Relacionar los documentos o los posibles derechos de cobro que tenga la Dependencia o Entidad a
las fechas de los cortes, relacionadas con crditos de fondos estatales y federales.
FIN07
RECURSOS FINANCIEROS
CUENTAS POR COBRAR
(CRDITOS FEDERALES Y ESTATALES)
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Concepto
Importe
Observaciones
En esta columna se incluir el nombre del deudor de la Se anotar el concepto del adeudo o la descripcin Se anotar el importe del total Incluir en forma breve, la informacin
Entidad (por ejemplo: la SHCP por una devolucin de del financiamiento en su caso.
del
adeudo
pendiente
o importantes no considerados en el formato.
IVA).
financiamiento.
Estas
cifras
debern corresponder a las
cifras sealadas en el Estado de
posicin financiera del formato
FIN-01.
Los
importes
monetarios debern capturarse
redondeados,
sin
incluir
centavos.
u observaciones
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
22
Formato FIN-08
Cuentas y retenciones por pagar
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
En este rubro se presentarn todos los compromisos a cargo de la dependencia, rgano o entidad
como son: proveedores, acreedores, cuentas por pagar, impuestos por pagar, etc; que quedaron
como pasivos a la fecha de corte. El orden de su presentacin ser de acuerdo al establecido a los
estados financieros.
No requiere
adjunta.
documentacin
Lo presentado en este formato deber coincidir con las cifras reflejadas en los estados financieros a
las fechas de corte sealadas.
Es muy importante revisar que se tengan integrados los expedientes que identifiquen la naturaleza
y condiciones de cada uno de los pasivos presentados.
En lo referente a impuestos y contribuciones por pagar, se debern incluir en el formato respectivo
la contribucin, el tipo de declaracin y los periodos de los que se encuentren pendientes de pago.
23
Objetivo: Relacionar los documentos, compromisos, impuestos u otras contribuciones que al momento del corte
se encuentren pendientes de cubrir por parte de la Dependencia o Entidad. Estas cifras debern corresponder a
las cifras presentadas en los estados financieros del formato FIN-01.
FIN08
RECURSOS FINANCIEROS
CUENTAS Y RETENCIONES POR PAGAR
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Fecha
Se incluir en esta
columna la fecha en
que se contrajo el
pasivo , po r ejemplo :
fecha de la factura,
fecha del co ntrato ,
etc. En el caso de
impuestos por pagar
se incluir el periodo
de la contribuci n
(ejemplo : Del 01-01-95
al
31-01-95
o
enero /95).
Tipo
Fo lio
Se escribir el tipo
de do cumento que
se
recibi
(ejemplo: factura,
recibo, liquidaci n,
declaraci n, etc.).
Co lumna do nde se
anotar el nmero
de
folio
del
do cumento que se
recibi (ejemplo :
Factura 1243).
Fecha de
Exigibilidad
Concepto
Se
deber
establecer
la
fecha en que se
co nvierta
en
exigible la deuda,
fecha limite de
pago
de
la
co ntribucin
o
bien la fecha en
que se debe cubrir
el pasivo.
Impo rte
Observaciones
Se escribir en esta
columna el monto
del pasivo . En el
caso
de
contribucio nes
se
ano tar la cantidad
en
pesos,
sin
centavo s (ejemplo : $
315,000) En ambos
casos se deber
sacar sumatoria de
lo s mo ntos al final de
cada hoja.
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
24
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
De conformidad con la Ley de Deuda Pblica del Estado de Tabasco (Artculo tercero), se entiende
por Deuda Pblica Estatal la que se deriva de las diferentes modalidades de financiamientos que
contraiga el Gobierno del Estado como responsable directo y como avalista o deudor solidario de
sus Organismos Descentralizados, Empresas de Participacin Mayoritaria, sus respectivos
Fideicomisos y Municipios.
No requiere
adjunta.
documentacin
Bajo esta definicin la deuda del Gobierno del Estado se clasifica en directa e indirecta. La deuda
directa es aquella en que el Gobierno del Estado es el deudor. La deuda pblica indirecta en
cambio, es aquella en la cual el Gobierno del Estado extiende un aval a los organismos pblicos
para que los ingresos del gobierno sean utilizados como garanta en caso de incumplimiento.
El formato FIN-09 Deuda Directa deber ser reportado en su caso, nicamente por la Secretara de
Administracin y Finanzas.
En el caso del formato FIN-10, la Secretara de Administracin y Finanzas informar la deuda
contrada por las Entidades en la que se constituya como aval solidario. Las Entidades por su parte,
reportarn la deuda existente en este mismo formato.
Se tendr especial cuidado que la informacin presentada concuerde con las cifras reflejadas en los
estados financieros de la dependencia, rgano o entidad a las fechas de corte sealadas; por tal
razn debern mantenerse en constante depuracin y actualizacin con la finalidad de mostrar la
razonabilidad de los pasivos por este concepto.
25
Objetivo: Mostrar las obligaciones de pasivo de deuda directa derivadas de financiamientos a cargo del
Gobierno del Estado, con las caractersticas o limitaciones establecidas en la Ley de Deuda Pblica Estatal.
FIN09
RECURSOS FINANCIEROS
DEUDA DIRECTA
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
No. de Crdito
Acreedor
Udis contratados
Total meses
Realizado
Udis Amortizadas
Tasa de inters
Saldo Udis
Saldo en pesos
Pendiente
la Indicar
la
pendiente.
UDIS Indicar la
inters.
tasa
de Registrar
UDIS.
el
saldo
TOTALES
NOTA: Los importes monetarios debern capturarse redondeados, sin incluir centavos.
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
26
Objetivo: Informar las obligaciones de pasivo contratadas por la Entidad, con las caractersticas o limitaciones
establecidas en la Ley de Deuda Pblica Estatal, en las cuales el Gobierno del Estado se constituye como aval
solidario.
FIN10
RECURSOS FINANCIEROS
DEUDA INDIRECTA
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
No. de
Credito
Anotar
nmero
Crdito.
Acreditado
Acreedor
Total
Realiz
Meses
Indicar el total de Registrar
meses
definidos realizacin.
para la amortizacin
del crdito.
Pendiente
la Indicar
la
pendiente.
Imp. Orig.
Aut.
Imp. Amort.
Tasa Int.
Monto pagado
la Registrar el monto
de pagado a la fecha de
corte. Los importes
monetarios debern
capturarse
redondeados,
sin
incluir centavos.
Saldo Insoluto
Indicar
el
saldo
insoluto del crdito a
la fecha de corte. Los
importes monetarios
debern capturarse
redondeados,
sin
incluir centavos.
TOTALES
NOTA: Los importes monetarios debern capturarse redondeados, sin incluir centavos.
ENTREGA LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
27
Formato FIN-11
Formas valoradas
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
Las dependencias, rganos y entidades de la Administracin Pblica Estatal que para efectos de
control y operacin utilicen formas valoradas, debern efectuar un corte de folios a la fecha del
acto de Entrega-Recepcin, con la finalidad de dejar documentada la evidencia del uso del ltimo
folio utilizado por la administracin saliente.
Copia de
utilizada.
la
ltima
forma
Como formas oficiales numeradas se incluirn las facturas, recibos oficiales, actas (Registro Civil),
recibos de ingresos (Recaudacin de Rentas), certificados de nacimiento, certificados de defuncin
(Secretara de Salud) y todas aquellas que requieran de control numrico para su utilizacin.
Se prever en lo posible que todas las formas oficiales se encuentren resguardadas en un slo
lugar dentro de la unidad. Asimismo se deber verificar que todas las formas oficiales estn
completas segn su nmero de folio correspondiente.
28
Objetivo: Relacionar el corte de las formas valoradas y especificar las prximas a utilizarse, obteniendo con ello
la salvaguarda de las mismas.
FIN11
RECURSOS FINANCIEROS
FORMAS VALORADAS
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Descripcin
ltimo Folio
Utilizado
al
Total de Doctos.
Describir el tipo de forma (formatos) que se utilizan en Se anotar el nmero Anotar el nmero del Anotar el nmero del Total de documentos Incluir en este espacio la informacin
la unidad administrativa.
de folio de la ltima primer folio en blanco ltimo folio en blanco en
blanco
(sin importantes no considerados en el formato.
forma utilizada antes (sin utilizar) que se (sin utilizar) que se utilizar)
que
se
de la fecha de corte.
entrega.
entrega.
entregan.
observaciones
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
29
Formato FIN-12
Valores y bienes en custodia
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
Debern incluirse en este formato los bienes que se tengan en la dependencia, rgano o entidad, o
bien fuera de ella y que no sean de su propiedad, pero que se encuentran bajo su custodia, como
puede ser el caso de los bienes en consignacin.
No requiere
adjunta.
documentacin
30
Objetivo: Informar los valores o bienes que se encuentran bajo la custodia de la entidad, obteniendo con ello la
salvaguarda de las mismos.
FIN12
RECURSOS FINANCIEROS
VALORES Y BIENES EN CUSTODIA
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Propietario del
Responsable de la
Observaciones
Valor o Bien
custodia
Describir el tipo de valores o bienes que se tienen en Escribir el nmero de En esta columna se Anotar el nombre Se
anotar
el Incluir en este espacio de manera breve, la informacin u
custodia.
expediente o referencia anotar
el
valor del propietario del nombre
de
la observaciones importantes no considerados en el formato.
en donde se tenga la monetario del valor o valor o bien.
persona
de
la
informacin o soporte bien. Los importes
Dependencia
o
documental
de
la monetarios
debern
Entidad responsable
custodia del valor o capturarse
de la custodia del
bien.
redondeados,
sin
valor o bien.
incluir centavos.
Descripcin
Referencia
Valor
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
31
Formato MAT-01
Bienes muebles
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
Conforme a la obligacin sealada en el Artculo 29 fraccin XLIX de la Ley Orgnica del Poder
Ejecutivo y al Artculo 10 fraccin I del Acuerdo, la Secretara de Administracin y Finanzas a
travs de la Subsecretara es la dependencia encargada entre otros asuntos, de elaborar, controlar,
coordinar y actualizar el inventario de los bienes muebles e inmuebles propiedad del Gobierno.
Bajo esta premisa, deber contar con la informacin de los inventarios de las dependencias y
rganos para efecto de integrarla en la Entrega-Recepcin.
(Nmero
de
Inventario,
Descripcin del bien, Marca,
Serie, Fecha de adquisicin,
Nmero de factura, Importe,
Nmero de resguardo y/o
nombre de la persona que lo
tiene
asignado,
Observaciones), excepto el que
corresponde al armamento, el
cual
deber
entregarse
conforme a la descripcin de
inventario de la Secretara de
la Defensa Nacional (SEDENA).
En el caso de las especies
animales, forestales, etc., se
atender a la clasificacin
especfica de su naturaleza.
2.- En el caso de los vehculos,
Adjuntar los formatos Vehculos
1 y 2. (Vase la Seccin II,
Apartado de Documentos con
Informacin Complementaria)
32
No se debern realizar movimientos de bienes muebles en fecha posterior al tercer trimestre del
ejercicio.
El rea encargada en cada dependencia, rgano o entidad verificar que todos los bienes muebles
se encuentren debidamente inventariados realizando las siguientes actividades:
a. Se verificar el inventario para detectar posibles reubicaciones o diferencias y registrarlo
en el control correspondiente.
b. Se informar a la dependencia o rea encargada sobre cualquier bien mueble que por
omisin, error o falta de presentacin, no haya sido inventariado o no se encuentre
incluido en los registros, para proceder a su marcaje y registro en inventario.
c. Entre el perodo establecido para la realizacin de los cortes, se mantendr una estrecha
comunicacin con la Subsecretara el rea encargada a fin de informar sobre cualquier
movimiento que realice a su inventario, integrando un expediente completo de dichos
movimientos, como son: altas, actas administrativas, oficios de solicitud de baja, actas
levantadas ante agentes del Ministerio Pblico originadas por robos, siniestros, etc.
d. Se realizarn revisiones peridicas a los bienes muebles, verificando su correcta
identificacin a travs de la clave de inventario (que sea legible y no haya sido borrada).
e. Se mantendr bajo control la ubicacin de todos y cada uno de los bienes registrados en
su inventario, en caso de mobiliario asignado en varios domicilios o ubicaciones.
f.
g. Se revisar sin excepcin que los resguardos de los bienes se encuentren actualizados a
las fechas de corte y a la de Entrega-Recepcin de la dependencia, rgano o entidad, de
la siguiente manera:
33
Realizando revisiones aleatorias para verificar que la ubicacin de cada bien mueble
coincida con los resguardos.
Asimismo es conveniente que en el caso de que existan bienes inservibles, se realicen las gestiones
necesarias a fin de darlos de baja, considerando las disposiciones y procedimientos establecidos en
el Manual de Normas Presupuestarias vigente.
Se cuidar por parte de la Subsecretara y las reas encargadas en los rganos y entidades, que se
encuentren integrados los expedientes que contengan las facturas o documentos correspondientes
de propiedad de los bienes.
La entrega fsica de las instalaciones incluir los juegos de llaves existentes de acceso a las
oficinas, almacenes, vehculos, maquinaria, etc. En un sobre cerrado se debern incluir las
combinaciones de las cajas fuertes.
Ejemplos:
A) Vehculos y equipo de transporte
En el caso de los equipos de transporte y vehculos, las reas administrativas de las dependencias,
rganos y entidades debern tener integrado un expediente por unidad con al menos lo siguiente:
Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco
34
35
y su
En su caso, se verificar que los expedientes de armamento oficial contengan actas por robos o
extravos y se hayan efectuado los reportes a las autoridades competentes.
C) Especies animales, forestales y otras
En el caso de los inventarios de especies animales, forestales, y otras de caractersticas similares,
se deber entregar el listado atendiendo a la clasificacin especfica de su naturaleza.
36
Objetivo: Relacionar por rubros los bienes muebles asignados a las dependencias y entidades de acuerdo a la
clasificacin establecida.
MAT01
RECURSOS MATERIALES
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Consecutivo
1
2
3
4
5
6
Rubro
Importe
Observaciones
observaciones
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
37
Formato MAT-02
Inventario de bienes inmuebles
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
Oficinas
Educacin
Almacn
Servicio
Salud
Vivienda
Cultura
Recreacin
Baldos
Especiales u otra distinta a las anteriores que deber especificarse.
Los documentos que soportan la propiedad de los bienes inmuebles del Estado, as como sus
Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco
38
Deber hacerse entrega tambin de los juegos de llaves existentes de acceso a las oficinas.
39
Objetivo: Relacionar los bienes inmuebles que la Dependencia o Entidad tiene en custodia.
MAT02
RECURSOS MATERIALES
INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Nmero de
Expediente
Descripcin
rea de Ubicacin
Nm. de
Escritura
Tipo de Predio
Urbano
Superficie(m )
Rstico
Terreno
Const.
No. de Cuenta o
Clave Catastral
Importe
Observaciones
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
40
Formato MAT-03
Inventario de almacn
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
No requiere
adjunta.
documentacin
Deber verificarse que la informacin contenida en los listados de inventarios coincida con las
cifras reflejadas en los estados financieros.
Las operaciones relativas al almacn sern cerradas a ms tardar una semana antes de la fecha del
cambio de administracin, por lo que debern preverse las necesidades en las reas
correspondientes.
Se vigilar que las existencias de almacn sean inventariadas de acuerdo al nmero de
identificacin asignado al artculo; as mismo se cuidar de tener un adecuado orden de los
artculos existentes en el almacn para su gil revisin, en caso de ser necesario.
41
Objetivo: Relacionar los artculos o bienes que se tengan en el almacn de la Dependencia o Entidad.
MAT03
RECURSOS MATERIALES
INVENTARIO DE ALMACN
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Unidad de
Cantidad
Importe
Localizacin
Observaciones
Medida
Se anotar la En esta columna, se anotar el nombre de cada En esta columna Se anotar en esta Se incluir el valor o Se especificar en forma clara y breve Incluir en este espacio la informacin u
clave de control artculo existente, ya sea en el almacn general o se registrar la columna,
la el importe del bien. la ubicacin de cada artculo, ejemplo: observaciones
importantes
no
asignada
al en la Unidad Administrativa.
unidad
de cantidad existente Los
importes almacn, oficina, bodega, seccin, considerados en el formato.
artculo para su
medida, de cada de cada artculo monetarios debern anaquel, archivero, etc.
identificacin.
artculo
registrado.
capturarse
mencionado,
redondeados,
sin
ejemplo: pieza,
incluir centavos.
millar, etc.
Clave de Control
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
42
Formato MAT-04
Archivo documental
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
El Artculo 19 de la Ley de Archivos Pblicos del Poder Ejecutivo del Estado seala que los
servidores pblicos al trmino del desempeo de su empleo, cargo o comisin, harn entrega de
toda la documentacin oficial que se encuentre en su poder. Atendiendo a este ordenamiento, se
debern integrar en este formato los datos de los archivos, expedientes y cualquier documentacin
de trmite que se encuentren en custodia de la unidad administrativa, los cuales generalmente
correspondern al ejercicio vigente.
1.
Listado de archivo de
concentracin.
En el caso de que se tuvieran
libros,
boletines
y
documentacin de consulta, se
debern relacionar y considerar
los mismos criterios para su
archivo.
Se prever la oportuna localizacin de los libros de Registro Civil cuidando que exista una
adecuada separacin de los mismos, de acuerdo al tipo de informacin que contengan como son:
libros de nacimiento, matrimonio, defuncin, reconocimiento de hijos, adopcin, divorcio, registro
de ejecutorias, etc.
En lo que respecta a los libros de Notarias se cuidar que el archivo se encuentre clasificado con el
ANEXO V.- RECURSOS MATERIALES
ao y al nmero de Notaria que le corresponde, asimismo que su acomodo facilite su localizacin.
MAT-04
Se deber actualizar el Archivo General de Notarias a las fechas de corte, para integrar el
documento final de Entrega-Recepcin.
43
Los lineamientos citados en los prrafos anteriores sern sin perjuicio de las disposiciones legales y
administrativas en vigor.
Libros, boletines y documentos de consulta bsica
En caso que el Titular de la unidad lo considere relevante, llevar a cabo un inventario de los libros,
material bibliogrfico, boletines y publicaciones de consulta bsica de que disponga,
asignndoseles una clave para identificacin que puede ser colocada mediante etiqueta. Su
acomodo obedecer al orden de las claves de identificacin, para facilitar su localizacin.
En el formato deber incluirse la referencia a la clave de identificacin, tipo de documento y
ubicacin, principalmente.
44
Objetivo: Relacionar los archivos, expedientes, documentacin operacional, libros de consulta y cualquier otro
documento fsico que se considere relevante para las funciones y operacin de la Dependencia o Entidad.
MAT04
RECURSOS MATERIALES
ARCHIVO DOCUMENTAL
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Nmero de
Expedientes
Observaciones
que Contiene
Escribir el nmero de Anotar el tipo de informacin del archivo, expediente, tomos, nminas, Especificar la Direccin o lugar fsico en Indicar
el Incluir en forma breve, cualquier informacin u
inventario del archivero expediente de obra, etc; de acuerdo al gnero de que se trate.
donde se encuentra ubicado el archivero.
nmero
de observacin importante respecto de los datos que se
en el que se encuentre
expedientes que presentan.
la
documentacin
contiene cada
sealada.
archivero.
Nmero de Inventario
(Archiveros)
rea de Ubicacin
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
45
Formato SIS-01
Software adquirido
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
Se listar el software comercial con el que cuenta la dependencia, rgano o entidad para el
desarrollo de sus funciones.
Deber verificarse que el software utilizado, as como aquellos que se hayan adquirido y no estn
en uso, tengan su respectiva licencia, los manuales de operacin y los discos o dispositivos
equivalentes en los que se encuentra grabado cada sistema (discos de instalacin).
En forma adjunta a este formato debern entregarse en sobre cerrado, las claves de acceso a los
distintos sistemas.
46
Objetivo: Informar las caractersticas del software comercial que la Unidad Administrativa utilice para llevar a
cabo su operacin y funciones.
SIS01
SISTEMAS DE INFORMACIN
SOFTWARE ADQUIRIDO
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Cantidad
Marca
Escribir
el Indicar la marca del software.
nmero
de
paquetes
computacionale
s que se tienen.
Nmero de
Versin
Inventario
Indicar
el Se anotar la
nmero
de versin
del
inventario
sistema.
asignado por
la
Oficiala
Mayor,
en
caso de no
tenerlo,
el
asignado por
la
dependencia
o entidad.
Descripcin del
Nmero de
Nmero de
Observaciones
Software
Licencias
Discos
Describir el uso o Escribir
el Nmero de Registrar brevemente la informacin o comentarios importantes
las
operaciones nmero
de discos
de relacionados con los datos que se presentan.
que soporta la licencia
del instalacin o
funcionalidad del producto.
que
paquete
contienen los
informtico.
manuales
que
conforman el
paquete.
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
47
Formato SIS-02
Software desarrollado
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
En este formato se detallarn los sistemas que han sido desarrollados por y para la dependencia,
rgano o entidad.
En el caso del software desarrollado deber detallarse: nombre del sistema, objetivo, plataforma
en que fue desarrollado, manual del usuario, manual tcnico, entre otros. En caso de haber sido
elaborado por un proveedor externo, deber indicarse el nombre de la empresa y en la columna de
observaciones los datos del contrato correspondientes.
El manual del usuario, en su caso, deber contener al menos lo siguiente: nombre del sistema,
objetivo del mismo, requerimientos de hardware, caractersticas tcnicas deL software, descripcin
de los mens y gua de solucin de problemas.
El manual tcnico, en su caso, deber contener por lo menos el nombre del sistema, objetivo,
plataforma en que fue desarrollado, herramientas de desarrollo del sistema, diagrama conceptual,
relacin de mens, relacin de pantallas, relacin de reportes a obtener, relacin de tablas y la
descripcin de las tablas e ndices.
48
Objetivo: Presentar en resumen, la informacin de los sistemas o aplicaciones informticas que la Unidad
Administrativa utiliza en su operacin, los cuales han sido desarrollados por las reas de informtica de las
Dependencias o Entidades, o incluso por desarrolladores externos.
SIS02
SISTEMAS DE INFORMACIN
SOFTWARE DESARROLLADO
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Plataforma (Dos,
Window, Unix,
etc.)
Observaciones
Manual de
Manual Tcnico
Usuario
Indicar "SI" en Indicar "SI" en el Registrar la informacin o comentarios importantes no
el
caso de caso de contar considerados en el formato; ejemplo: nmero de
contar con el con el manual contrato, si el desarrollador es externo, en etapa de
manual
de tcnico, en caso desarrollo, disco extraviado, etc.
usuario,
en contrario indicar
caso contrario "NO".
indicar "NO".
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
49
Formato SIS-03
Respaldos de informacin en medios magnticos
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
En este formato se presentar una relacin de los dispositivos magnticos (diskettes, discos
compactos, cintas magnticas, etc.) o respaldos en discos duros que contienen la informacin
detallada de los asuntos, programas, bienes, recursos y sistemas ms importantes de la unidad
administrativa.
50
Objetivo: Informar las caractersticas y ubicacin de los respaldos electrnicos o magnticos de la informacin
ms relevante de la Unidad Administrativa, contenida en archivos, programas, sistemas o cualquier otro medio de
procesamiento electrnico.
SIS03
SISTEMAS DE INFORMACIN
RESPALDOS DE INFORMACIN EN MEDIOS
MAGNTICOS
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Archivo o Programa
Tipo
Dispositivos de
Almacenaje
Software de
Desarrollo
Referencias
Espacion en KB.
Sistema
Subsistema
Observaciones
Usuario
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
51
Formato OBR-01
Inventario de obras en proceso
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
En este formato deber sealarse por fuente de financiamiento y programa de inversin, las obras
pblicas que se encuentren en proceso de cierre a la fecha de corte.
52
Objetivo: Informar sobre la obra pblica que a la fecha de corte se encuentra en proceso, as como sus
principales datos de identificacin y avance.
OBR01
OBRAS PBLICAS
INVENTARIO DE OBRAS EN PROCESO
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Fuente de
Financiamiento /
Programa
Inversin
Avance a la fecha %
Fecha Acta
Observaciones
Nmero de
Circunstanciada
Descripcin
Contratada
Ejercida
Por Ejercer
Fsico
Financiero
Proyecto
Anotar la fuente de Se relacionar cada una de las obras, En la columna de Contratado se anotar el monto En la columna Avance Fsico se debe anotar Anotar la fecha Incluir en forma breve en este espacio la
financiamiento y el estudios y proyectos que se de inversin contratada. Y en la columna de en porcentaje que se tenga al momento de del
Acta informacin
u
observaciones
importantes
programa.
Ejemplo: encuentren en proceso, anotando el Ejercido se deber anotar el monto final ejercido a requisitar este formato. Mientras que en la Circunstanciada. relacionadas con el proyecto.
Federal - Ramo 39, nmero de proyecto con que se la fecha de corte de la inversin contratada, columna de Avance Financiero se anotar
Estatal
Ingresos identifica y la descripcin de los posteriormente se registrar el saldo por ejercer. en porcentaje, el importe pagado hasta el
Fiscales Ordinarios.
trabajos a realizarse.
Los importes monetarios debern capturarse momento del corte.
redondeados, sin incluir centavos.
Totales
NOTA: Los importes monetarios debern capturarse redondeados, sin incluir centavos.
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
53
Formato OBR-02
Anticipos y saldos pendientes de amortizar
En este formato se detallar el avance en la amortizacin de los anticipos entregados a las
empresas contratistas para el desarrollo de las obras, as como de otros adeudos (adquisiciones
pagadas no suministradas, retenciones y/o sanciones no efectuadas, fianzas, etc.), que a la fecha
de corte se encuentren en proceso. Las cifras presentadas debern concordar con la informacin
contable de la dependencia, rgano o entidad.
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
No requiere
adjunta.
documentacin
54
Objetivo: Presentar la informacin correspondiente a los anticipos o adeudos de contratistas por concepto de
obra pblica, los cuales se encuentran pendientes de amortizar o liquidar a la fecha de corte de la informacin.
OBR02
OBRAS PBLICAS
ANTICIPOS Y SALDOS PENDIENTES DE
AMORTIZAR
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Tipo de Adeudo
1.- Anticipos no Amortizados
2.- Adquisiciones pagadas no
suministradas y/o instaladas.
3.- Retenciones y/o Sanciones
no efectuadas.
4.- Fianzas
5.- Otros (Especificar)
Nmero del
Proyecto
Descripcin
Nmero de
Contrato
Nombre del
Contratista
Importe de Anticipos
Tipo de Adeudo
Observaciones
Otorgado
Amortizado
Saldo
Se relacionar cada una de las obras, Anotar el nmero de Sealar el nmero Se anotarn los importes de los anticipos otorgados, amortizados Anotar los comentarios a los puntos contenidos en el formato; en
estudios y proyectos que se encuentren contrato y el nombre o que corresponda en y el saldo del mismo. Los importes monetarios debern capturarse algn proyecto, segn sea el caso; y cuando sea necesario.
terminadas o en proceso que tengan saldos razn social del contratista el recuadro, ubicado redondeados, sin incluir centavos.
o pendientes por amortizar, retenciones por de que se trate.
en
la
esquina
pagar o cualquier otro concepto pendiente,
superior derecha del
anotando el nmero de proyecto con que se
formato.
identifica y la descripcin breve de los
trabajos a realizarse.
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
55
Formato OBR-03
Cartera de estudios y proyectos
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
Los estudios y proyectos relacionados con la inversin pblica que hayan sido realizados durante la
administracin y que se mantengan en la cartera, debern relacionarse en este formato.
No requiere
adjunta.
documentacin
Los expedientes debern contener toda la documentacin relacionada con el estudio o proyecto, as
como los archivos electrnicos que formen parte del mismo; y debern estar debidamente
clasificados y ordenados para su consulta en caso de requerirse.
56
Objetivo: Presentar la cartera de estudios y proyectos que se han realizado y que se encuentran en poder de la
Unidad Administrativa, relacionados con la Obra Pblica del Estado, los cuales constituyen un activo importante.
OBR03
OBRAS PBLICAS
CARTERA DE ESTUDIOS Y PROYECTOS
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Municipio
Localidad
Medio de almacenamiento
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
57
Formato CNV-01
Acuerdos y convenios interinstitucionales
En este formato debern relacionarse, todos los acuerdos o convenios que la dependencia, rgano
o entidad haya suscrito con otras instituciones o entidades y que mantengan vigentes a la fecha de
la Entrega-Recepcin obligaciones de cualquier tipo con sus contrapartes, como pueden ser
acuerdos de coordinacin, anexos de ejecucin, convenios de colaboracin, de integracin a algn
programa, acuerdos con organizaciones no gubernamentales, con la iniciativa privada o
particulares, etc.
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
No requiere
adjunta.
documentacin
Se verificar que el contrato o convenio de que se trate se encuentre debidamente autorizado por
el Titular responsable de la entidad que lo haya celebrado, adems de que la informacin relativa
al mismo sea fcil de localizar en su archivo o lugar asignado para su resguardo. De igual forma, se
constatar que la documentacin e informacin relativa se encuentre actualizada a la fecha de los
cortes.
58
Objetivo: Relacionar las obligaciones contractuales vigentes de la Entidad con otras entidades (personas fsicas
o morales) relativas a convenios institucionales.
CNV01
ACUERDOS Y CONVENIOS
ACUERDOS Y CONVENIOS
INTERINSTITUCIONALES
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
59
Formato ADQ-01
Adquisiciones de bienes y servicios en trmite
En este formato se listarn los bienes o servicios que a la fecha de la Entrega se encuentren en
proceso de ser entregados o recibidos por la dependencia, rgano o entidad. No obstante, en la
medida que la operacin lo permita, deben planearse las adquisiciones de tal forma que a la fecha
de corte todos los procesos se hayan concluido.
Documentos Archivo
Electrnicos Adjuntos:
No requiere
adjunta.
documentacin
60
Objetivo: Informar sobre los procesos de adquisicin de bienes o servicios que a la fecha del corte hayan
quedado en trmite a fin de que se d el seguimiento por parte del funcionario entrante.
ADQ01
ADQUISICIONES Y SERVICIOS
ADQUISICIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS EN TRMITE
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Nmero de Contrato /
Fecha compromiso de
Observaciones
Proveedor
entrega
Anotar una descripcin genrica del bien o Escribir el nombre completo o razn social de la Anotar el nmero del contrato Registrar
la
fecha Incluir en este espacio la informacin
servicio cuyo proceso de adquisicin se persona fsica o moral a la que se adjudic el del bien o servicio.
compromiso de entrega del importantes no consideradas en el formato.
encuentre en trmite.
pedido.
bien o servicio.
Descripcin genrica del Bien o Servicio
Proveedor
observaciones
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
61
Formato ADQ-02
Contratos de servicios vigentes
Documentos Archivo
Electrnicos Adjuntos:
Se relacionarn todos los contratos que impliquen alguna obligacin de la dependencia, rgano o
entidad con terceros y que a la fecha de corte se encuentren vigentes; especficamente, los
relacionados a contratos de servicios de mantenimiento, vigilancia, consultora, asesora,
mantenimiento, limpieza, remodelacin, arrendamiento de inmuebles, equipo de oficina, cmputo,
vehculos, entre otros.
No requiere
adjunta.
documentacin
Se verificar que las reas administrativas de las dependencias, rganos y entidades cuenten con
un ejemplar de los contratos y que stos contengan las firmas de los funcionarios responsables, as
como los sellos y autorizaciones de las dependencias normativas.
62
Objetivo: Relacionar las obligaciones contractuales de la Entidad con los diferentes prestadores de servicios.
ADQ02
ADQUISICIONES Y SERVICIOS
CONTRATOS DE SERVICIOS VIGENTES
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
63
Formato TRM-01
Asuntos en trmite
Documentos Archivo
Electrnicos Adjuntos:
En este formato se debern detallar los asuntos no jurdicos ms relevantes para la unidad
administrativa que a la fecha de cierre se encuentren en proceso, de tal forma que se facilite la
continuacin o conclusin correspondiente por parte del funcionario entrante. Entre los asuntos
ms importantes a reportar se encuentran las observaciones pendientes de solventar derivadas de
auditora o revisiones de los distintos rganos de control y de auditores externos.
de
de
de
de
Deber verificarse que los documentos que constituyan el antecedente para poder atender
debidamente cada asunto, se encuentren ordenados e identificados en expedientes, de tal forma
que se tengan disponibles para consulta.
Se prever que el estado de cada asunto se encuentre actualizado a la fecha de corte de la
informacin, a fin de integrar la documentacin final para la Entrega-Recepcin.
64
Objetivo: Detallar en forma clara y precisa, los asuntos de carcter sustantivo que por su naturaleza, a la fecha
de la Entrega Recepcin se encuentran en proceso, a fin de facilitar su continuidad
TRM01
ASUNTOS EN GESTIN
ASUNTOS EN TRMITE
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
No. de Expediente
Asunto
Fecha de Inicio
Observaciones
una Anotar la fecha del Espacio destinado para describir brevemente la situacin Registrar la informacin
inicio del trmite.
actual del trmite.
considerados en el formato.
comentarios
importantes
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
no
65
Formato TRM-02
Asuntos jurdicos
Documentos Archivo
Electrnicos Adjuntos:
Los asuntos jurdicos de diversa naturaleza (laboral, administrativa, penal, civil, etc.) debern
detallarse en este formato, as como los protocolos en poder de Notarios de acuerdo a su tipo
(escritura, acta constitutiva, asociacin civil, etc.) sealando entre otros el nmero de expediente y
la situacin del trmite a la fecha de corte (para revisin, para firma, etc.).
Deber definirse la ubicacin de estos expedientes en un lugar que permita su rpida localizacin,
pudiendo sealarse sta en la columna de Observaciones.
Se prever que los datos relativos al asunto en trmite se encuentren actualizados a la fecha de
corte, as como su actualizacin al da del acto de Entrega-Recepcin, a fin de integrar el
documento final de la dependencia, rgano o entidad.
66
Objetivo: Detallar en forma clara y precisa, los asuntos de carcter jurdico que por su naturaleza, a la fecha de
corte de la informacin no han sido concluidos, a fin de facilitar su continuidad.
TRM02
ASUNTOS EN GESTIN
ASUNTOS JURDICOS
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
No. de Expediente
Asunto
Fecha de Inicio
Anotar la fecha
inicio del trmite.
Observaciones
comentarios
importantes
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
no
67
Formato INF-01
Seguros vigentes
Documentos Archivo
Electrnicos Adjuntos:
Las reas administrativas de las dependencias, rganos y entidades informarn los datos
relacionados con los seguros de los bienes que se encuentren vigentes a la fecha de la EntregaRecepcin.
No requiere
adjunta.
documentacin
68
Objetivo: Relacionar los seguros que se encuentren vigentes correspondientes a bienes muebles e inmuebles.
INF01
INFORMES ESPECIALES
SEGUROS VIGENTES
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
breve
del
Compaa Aseguradora
Nmero de Pliza
Fecha de Contratacin
Fecha de Vencimiento
Tipo de Cobertura
bien Compaa Aseguradora: anotar el No. De Pliza: Anotar el nmero de Fecha de Contratacin Anotar la Fecha de Vencimiento: Anotar la Tipo de Cobertura: Anotar la
nombre
de
la
compaa la pliza de seguro vigente.
fecha de contratacin de la pliza fecha en que se tendr que renovar cobertura que se tenga indicada en
aseguradora.
vigente.
la pliza.
la pliza (amplia, limitada, etc.)
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
69
Formato INF-02
Libros Blancos
Documentos Archivo
Electrnicos Adjuntos:
En este formato se detallarn los Libros blancos integrados por las dependencias, rganos o
entidades, los cuales contienen los proyectos de inversin o acciones llevadas a cabo por el
Gobierno del Estado que por su impacto social y trascendencia se requiera documentar.
No requiere
adjunta.
documentacin
Se revisar que los Libros Blancos estn completamente integrados con toda la documentacin
comprobatoria del ejercicio de los recursos y la de soporte tcnico administrativo.
En caso de contar con la informacin en medio electrnico, deber adjuntarse en el formato
correspondiente.
70
Objetivo: Detallar los Libros Blancos integrados por la Dependencia o Entidad, especificando la ubicacin de la documentacin
comprobatoria de las obras, actos o programas detallados de los mismos. El Libro Blanco tiene como principal objetivo el de
conformar y clasificar toda la documentacin administrativa, tcnica, presupuestal y financiera de algunas de las principales obras,
acciones o programas que la actual administracin ha realizado, dejando constancia con ello de la transparencia y apego a la
normatividad en el ejercicio de los recursos.
INF02
INFORMES ESPECIALES
LIBROS BLANCOS
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Ejercicio Presupuestal
Ubicacin de la Documentacin
Observaciones
Ejercicio
presupuestal: Nombre de la obra / accin / programa: anotar el nombre de la obra, accin, rea
responsable
de
la Ubicacin de la documentacin: anotar Observaciones: anotar la informacin que
anotar el(los) ejercicio(s) operacin o programa que denomina al Libro Blanco.
documentacin: anotar el nombre del el lugar o rea en donde se encuentre resulte necesaria para precisar, aclarar o
presupuestal(es) al que
rea
que
tenga
bajo
su ubicada fsicamente la documentacin ampliar los datos contenidos en las columnas
corresponde la integracin
responsabilidad la integracin de la y expediente del Libro Blanco.
anteriores.
del Libro Blanco.
documentacin del Libro Blanco.
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
71
documentos con
informacin
complementaria
IMPORTE
$1000.00
$500.00
$200.00
$100.00
$50.00
$20.00
$_________________________
$_________________________
$_________________________
$_________________________
$_________________________
$_________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
$20.00
$10.00
$5.00
$2.00
$1.00
$_________________________
$_________________________
$_________________________
$_________________________
$_________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
MONEDAS FRACCIONARIAS
$0.50
$0.20
$0.10
$0.5
$_________________________
$_________________________
$_________________________
$_________________________
TOTAL EFECTIVO
$_________________________
MONEDAS
_________________________
DOCUMENTACION COMPROBATORIA
_____________________________
$_________________________
_____________________________
$_________________________
_____________________________
$_________________________
TOTAL DOCUMENTACION COMPROBATORIA
$_________________________
TOTAL COMPROBADO
$_________________________
DIFERENCIA
$_________________________
HAGO
CONSTAR
QUE
LOS
VALORES
AQU
SEALADOS
SON
PROPIEDAD
DE:
__________________________________________________________, LOS CUALES OBRAN EN MI PODER A LA FECHA DEL ARQUEO Y SE
ENCUENTRAN BAJO MI CUSTODIA, LOS MISMOS QUE FUERON CONTADOS Y REVISADOS EN MI PRESENCIA POR LOS REPRESENTANTES
DE LA SECRETARIA DE CONTRALORIA, Y DEVUELTOS A MI ENTERA SATISFACCION.
__________________________________
RESPONSABLE
_____________________________
AUDITOR
___________________________
AUDITOR
$__________________
OTROS FONDOS
$____________
$__________________
COMPROBACION
EFECTIVO DE CAJA
BANCOS (CUENTA No.
$__________________
)
$__________________
$__________________
DEUDORES DIVERSOS:
$__________________
GASTOS A COMPROBAR
$______________
PRESTAMOS PERSONALES
$______________
ANTICIPOS DE SUELDOS
$______________
$__________________
ANTICIPOS A PROVEEDORES
$__________________
TOTAL COMPROBADO
$__________________
DIFERENCIA
$__________________
HAGO
CONSTAR
QUE
LOS
VALORES
AQU
RELACIONADOS
SON
PROPIEDAD
DE:
_______________________________________________________________ LOS CUALES OBRAN EN MI PODER A LA FECHA DEL ARQUEO Y
QUE SE ENCUENTRAN BAJO MI CUSTODIA LOS MISMOS QUE FUERON CONTADOS EN MI PRESENCIA POR UN REPRESENTANTE DE LA
DIRECCION DE CONTROL Y AUDITORIA PUBLICA, DE LA SECRETARIA DE CONTRALORA. SE HACE CONSTAR QUE LA NEGATIVA A
FIRMAR EL PRESENTE ARQUEO NO AFECTA EL VALOR PROBATORIO DE LA MISMA.
__________________________________
RESPONSABLE
_____________________________
AUDITOR
___________________________
AUDITOR
DEPENDENCIA: _______________________________________________________________________
ARQUEO DE VALES DE GASOLINA/COMBUSTIBLE PRACTICADO EL __DE _________DE 200__
ENTREGADOS POR LA ADMINISTRACIN ANTERIOR
$____________________
____________________
____________________
$____________________
TOTAL
COMPROBACIN:
EXISTENCIA EN VALES
$____________________
DOCUMENTACION COMPROBATORIA
$____________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
$____________________
TOTAL COMPROBADO
DIFEFENCIA
$____________________
HAGO CONSTAR QUE LOS VALES DE COMBUSTIBLE AQU RELACIONADOS SON PROPIEDAD DE:
_________________________________________________LOS CUALES OBRAN EN MI PODER A LA FECHA DEL
ARQUEO Y QUE SE ENCUENTRAN BAJO MI CUSTODIA LOS MISMOS QUE FUERON CONTADOS EN MI
PRESENCIA POR UN REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DE CONTROL Y AUDITORIA PUBLICA DE LA
SECRETARIA DE CONTRALORA DEVUELTOS A MI ENTERA SATISFACCIN. SE HACE CONSTAR QUE LA
NEGATIVA A FIRMAR EL PRESENTE ARQUEO NO AFECTA EL VALOR PROBATORIO DE LA MISMA.
__________________________________
RESPONSABLE
_____________________________
AUDITOR
___________________________
AUDITOR
CERTIFICADO DE NO ADEUDO
A QUIEN CORRESPONDA
El que suscribe, Coordinador de la Unidad de Administracin, Calidad e Innovacin Gubernamental, (o su
equivalente) de esta Dependencia (rgano o Entidad), y en cumplimiento a lo que se establece en la
Segunda Seccin, Anexo IV, del Manual de Entrega Recepcin, hago constar que el (la) C.
__________________________________________, quien se ha desempeado hasta el da de hoy como
(Anotar el cargo)__________________________________adscrito a la (Anotar la Unidad Administrativa
correspondiente.) _______________ , no tiene adeudo alguno pendiente de liquidar en ninguno de los
siguientes rubros del activo de sta Dependencia (rgano o Entidad): Gastos a comprobar, Viticos,
Prestamos, Anticipos de sueldos, Fondo revolvente, Bienes muebles (Mobiliario y equipo de oficina,
Equipo de Cmputo, de Transporte, Maquinaria, Etc.).
El presente documento no exime al beneficiario del mismo, de cualquier otra responsabilidad que se
derive en revisin posterior al desempeo de sus funciones, conforme a lo establecido en la Ley de
Responsabilidades de los Servidores Pblicos vigente en el Estado.
Para los fines legales que procedan, se extiende el presente CERTIFICADO DE NO ADEUDO, a los ___
das del mes de ______ de 200__, en la Ciudad de Villahermosa, Tabasco.
ATENTAMENTE
SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION
Formato Veculo 1
ADSCRIPCIN:
ASIGNADO A:
FECHA:
(DA) (MES) (AO)
CARACTERSTICAS DE LA UNIDAD
DESCRIPCIN
Tarjeta de circulacin:
Pliza de seguros:
Marca:
Placas:
SI
NO
DESCRIPCIN
DESCRIPCIN
Modelo:
Clase:
No. cilindros:
Kilometraje:
No. Inventario:
No. Motor:
Tipo:
Color:
ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS
DESCRIPCIN
Espejo lateral derecho
Espejo lateral izquierdo
Espejo retrovisor
Tapetes
Limpiadores
SI
NO
DESCRIPCIN
Parabrisas
Medalln trasero
Cristales de puertas (laterales)
Encendedor
Faros y Luces
SI
NO
DESCRIPCIN
Bayoneta aceite
Llave de cruz
Gato
Reflejantes
emergencia
SI
NO
de
(sealamientos)
Claxon
Viseras
Palanca de velocidad
Cinturones de seguridad
Antena
Radio
Radio/CD
Clima
Manijas
Molduras
Calaveras
Defensas
Parrilla
Llanta de refaccin
Tapones de ruedas
Tapn gasolina
Tapn de radiador
Tapn de aceite
Extinguidor
Cable pasa corriente
Caja de herramientas
Porta llantas
Bastn de seguridad
Placa delantera
Placa trasera
CARROCERA E INTERIORES
DESCRIPCIN
Costado derecho
Costado izquierdo
Cofre
Toldo
BUENO
REGULAR
MALO
DESCRIPCIN
Cajuela
Pintura
Sistema elctrico
Vestiduras
BUENO
REGULAR
MALO
LLANTAS
DESCRIPCIN
Delantera derecha
Delantera izquierda
Trasera derecha
NUEVA
VIDA
VIDA
LISA
DESCRIPCIN
Trasera
izquierda
Refaccin
NUEVA
VIDA
VIDA
LISA
OBSERVACIONES
Formato Veculo 1
FIRMAS DE AUTORIZACIN
_______________________________________
Direccin de Adscripcin
Nombre, Cargo y Firma
___________________________________________
Coordinacin de Calidad e Innovacin
Gubernamental
Nombre, Cargo y Firma
_______________________________________
Recursos Materiales
Nombre, Cargo y Firma
__________________________________________
Resguardante
Nombre, Cargo y Firma
Formato Veculo 2
Foto 1
Debe incluir: Frente y lateral izquierdo
Foto 2
Debe incluir: Parte posterior y lateral derecho
tercera
seccin
actas administrativas
de
entrega recepcin
ER-002
ER-004
ER-005
ER-006
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
del proceso; designacin que les fue conferida mediante Oficios No.___31____ y
No. ______31_______de fechas____32____ y ___32____ respectivamente,
emitido por el titular de esta_______22________ y quienes se identifican con
(credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)___33______ folio: ______33____ y
(credencial
IFE,
pasaporte
o
cartilla
militar)_____33_____
folio:________33______ respectivamente.-------------------------------------------El C. ________7__________, servidor pblico que entrega, designa como testigo
de asistencia para los efectos de la presente, al C.______34_______, con cargo
de ________35_________, quien se identifica con credencial IFE, pasaporte o
cartilla militar)_____36_____ folio:_____36____ y manifiesta tener su domicilio
en_______37_________, El C.________12____________servidor pblico que
recibe, designa como testigo de asistencia para los efectos de la presente, al
C._______38________, con cargo de _______39_______ quien se identifica con
(credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)_____40______ folio:___40____ y
manifiesta tener su domicilio en________41_________ ----------------------------Asimismo se encuentran presentes por la Secretara de Administracin, el C.
_______42___________, con cargo de ______43________ quien se identifica
con________44______folio: ______44_______ y el C. _______45___________,
con
cargo
de
_______46____________
quien
se
identifica
con________47______folio: ______47_______ por parte de la Secretara de
Contralora, en lo sucesivo SECOTAB, interviene
en este acto el
C._________48_______,
Auditor
comisionado
mediante
oficio
No.
_____49____de fecha____50___quien se identifica con________51________
folio: ___51______ y tiene su domicilio en ______52_____________.---------En este acto se invit al Notario Pblico. __________53___________ para dar fe
pblica de la presente, como lo seala el Manual de Entrega Recepcin. (EN CASO
DE QUE NO HAYA PRESENCIA DE NOTARIO PBLICO DEBER ELIMINARSE ESTE
PRRAFO)-------------------------------------------------------------------------Asimismo se anexan a la presente copias fotostticas de las identificaciones de las
personas que participan en este acto, del documento que avale la designacin del
nuevo servidor pblico y de la renuncia (en su caso) del servidor pblico saliente,
cuyos originales se tuvieron a la vista, se examinaron y devolvieron a sus
portadores.---------------------------------------------------------------------------Acto seguido se procede a hacer la entrega de la documentacin que ampara la
entrega recepcin, sealando los formatos que en su caso apliquen o no. El
contenido de la documentacin e informacin es responsabilidad de los titulares
de cada unidad administrativa de acuerdo a sus facultades, funciones y
competencias.-------------------------------------------------------------------------I. MARCO NORMATIVO
NUM.
CLAVE
ANEXO
FORMATO
2/9
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
RECURSOS FINANCIEROS
CLAVE
NUM.
FORMATO
ANEXO
4
FIN-01 Estados
Financieros
Presupuestales
5
FIN-02 Resumen de Arqueos
IV.
FIN-03
Cuenta de Cheques
FIN-04
Depsitos en Inversin
FIN-05
FIN-06
Cheques
o
Transferencias
Pendientes de Entregar o Realizar
Deudores Diversos
10
FIN-07
11
FIN-08
12
FIN-09
Deuda Directa
13
FIN-10
Deuda Indirecta
14
FIN11
Formas Valoradas
15
FIN-12
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
RECURSOS MATERIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
16
MAT-01 Inventario de Bienes Muebles
V.
17
MAT-02
18
19
MAT-03
MAT-04
Inventario de Almacn
Archivo Documental
SISTEMAS DE INFORMACIN
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
20
SIS-01 Software Adquirido
21
SIS-02 Software Desarrollado
22
SIS-03 Respaldo
de
Informacin
Medios Magnticos
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
VI.
en
OBRAS PBLICAS
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
23
OBR-01 Inventario de Obras en Proceso
24
OBR-02 Anticipos y Saldos Pendientes de
Amortizar
25
OBR-03 Cartera de Estudios y Proyectos
VII.
ACUERDOS Y CONVENIOS
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
26
CNV-01 Acuerdos
y
Interinstitucionales
VIII.
Convenios
ADQUISICIONES Y SERVICIOS
NUM.
NO.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
FOJAS
27
ADQ-01 Adquisiciones
de
Bienes
y/o
Servicios en tramites
28
ADQ-02 Contratos de Servicios Vigentes
IX.
4/9
APLICA
SI
NO
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
ASUNTOS EN GESTIN
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
29
TRM-01 Asuntos en Trmite
X.
30
TRM-02
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
Asuntos Jurdicos
INFORMES ESPECIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
31
INF-01 Seguros Vigentes
XI.
32
INF-02
Libros Blancos
CUADRO RESUMEN
TOTAL DE ANEXOS
TOTAL DE FOJAS
OBSERVACIONES
De conformidad con el artculo 27 del Acuerdo que Establece los Lineamientos Para
la Entrega Recepcin de los Servidores Pblicos, respecto a la existencia de alguna
aclaracin
o
salvedad
que
debiera
asentarse
en
el
presente
documento__________________( DE NO HABER ACLARACIN O SALVEDAD,
DEBER ANOTARSE SIN OBSERVACIONES)----------------------------------------El C.______________54_____________ servidor pblico que entrega, manifiesta
haber proporcionado con veracidad y sin omisin alguna, todos los elementos
necesarios para la formulacin de la presente Acta y no haber omitido ningn
asunto o aspecto importante relativo a su gestin. Los Anexos y sus formatos que
se mencionan en esta Acta forman parte integrante de la misma, los que se firman
en todas sus fojas para su identificacin y efectos legales a que haya lugar, por
la(s) persona(s) designada(s) para elaborarla(s) y verificarla(s).--------------------La presente entrega no implica liberacin alguna de responsabilidades derivadas
del ejercicio de las atribuciones del servidor pblico saliente o del contenido de la
presente Acta, que pudieran llegarse a determinar con posterioridad por la
autoridad competente.------------------------------------------------------------------El servidor pblico entrante podr formular mediante oficio ante la Unidad de
Asuntos Jurdicos de la SECOTAB, observaciones al acta de Entrega Recepcin,
dentro de un plazo no mayor de 30 das naturales, contados a partir de la fecha del
acta. Las observaciones se notificarn al servidor pblico saliente para que a su
vez en un trmino igual a partir de la fecha en que sea notificado, realice por si o a
5/9
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
_________________________
(Nombre, cargo y firma)
Coordinacin de Administracin,
calidad e Innovacin Gubernamental
o su equivalente
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
6/9
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
_________________
Segundo ejemplar:
Tercer ejemplar:
Cuarto ejemplar:
Quinto ejemplar:
Secretara de Contralora
7/9
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA RECEPCIN
1. Nombre de la ciudad en donde est ubicada la Dependencia, rgano o Entidad que se
entrega.
2. Anotar la hora en que inicia el acto de Entrega - Recepcin.
3. Da, Mes y Ao en que se lleva a cabo el acto de Entrega Recepcin.
4. Nombre de la unidad administrativa donde se llevar a cabo la entrega recepcin.
5. Nombre de la dependencia, rgano o entidad a la cual pertenece dicha unidad administrativa
6. Domicilio en que se ubica la dependencia, rgano, entidad o unidad administrativa que se
entrega.
7. Nombre completo del titular que entrega.
8. Fecha (da, mes y ao) en que deja de ocupar el cargo
9. Cargo que desempea el titular que entrega.
10. Tipo y folio de identificacin que presenta el titular que entrega.
11. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del titular que
entrega.
12. Nombre completo del funcionario pblico que recibe.
13. Tipo y folio de la identificacin que presenta el funcionario pblico que recibe.
14. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del titular que
recibe.
15. Da, mes y ao de elaboracin del oficio de designacin del funcionario pblico que recibe.
16. Funcin para la que fue designado el servidor pblico que recibe.
17. Oficio o documento y referencia que acredite al funcionario pblico que recibe.
18. Nombre completo del representante designado por el titular que entrega.
19. Puesto que desempea el representante.
20. Tipo y folio de la identificacin que presenta el representante.
21. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del representante
designado por el titular que entrega.
22. Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad que se entrega.
23. Nombre completo del representante designado por el titular que recibe.
24. Puesto que desempea el representante.
25. Tipo y folio de la identificacin que presenta el representante.
26. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del representante
designado por el titular que recibe
27. Nombre del coordinador administrativo o equivalente de la dependencia, rgano o entidad
designado como enlace responsable de coordinar el proceso de entrega - recepcin.
28. Puesto de la persona designada como enlace administrativo.
29. Nombre del Titular de la unidad de asuntos jurdicos o equivalente de la dependencia, rgano
o entidad
designado como enlace responsable de coordinar el proceso de entrega recepcin.
30. Puesto de la persona designada como enlace jurdico.
31. No. De Oficio en que designan al coordinador de administracin o su equivalente y al titular
de la unidad de asuntos jurdicos como enlaces de la entrega-recepcin respectivamente.
32. Fecha de los oficios de designacin como enlaces del coordinador de administracin y del
titular de la unidad de asuntos jurdicos respectivamente.
33. Tipo y folios de las identificaciones que presentan los enlaces.
34. Nombre completo de la persona designada como testigo por el titular que entrega.
8/9
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
9/9
FORMATO ER-002
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
FORMATO ER-002
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
correspondiente.------------------------------------------------------------------------Asimismo
se
encuentran
presentes
para
atestiguar
el
acto,
el
C.________27_______, quien se desempea como _____28_________ y el C.
_____29_______ que ocupa el puesto de ______30______, que en virtud de lo
sealado en el Manual de Entrega - Recepcin fungen como enlaces responsables
del proceso; designacin que les fue conferida mediante Oficios No.___31____ y
No. ______31_______de fechas____32____ y ___32____ respectivamente,
emitido por el titular de esta_______22________ y quienes se identifican con
(credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)___33______ folio: ______33____ y
(credencial
IFE,
pasaporte
o
cartilla
militar)_____33_____
folio:________33______ respectivamente.------------------------------------------El C. ________7__________, servidor pblico que entrega, designa como testigo
de asistencia para los efectos de la presente, al C.______34_______, con cargo
de ________35_________, quien se identifica con credencial IFE, pasaporte o
cartilla militar)_____36_____ folio:_____36____ y manifiesta tener su domicilio
en_______37_________, El C.________12____________servidor pblico que
recibe, designa como testigo de asistencia para los efectos de la presente, al
C._______38________, con cargo de _______39_______ quien se identifica con
(credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)_____40______ folio:___40____ y
manifiesta tener su domicilio en________41_________ ----------------------------Asimismo se encuentran presentes por la Secretara de Administracin, el C.
_______42___________, con cargo de ______43________ quien se identifica
con________44______folio: ______44_______ y el C. _______45___________,
con
cargo
de
_______46____________
quien
se
identifica
con________47______folio: ______47_______ por parte de la Secretara de
Contralora, en lo sucesivo SECOTAB, interviene en este acto el
C._________48_______,
Auditor
comisionado
mediante
oficio
No.
_____49____de fecha____50___quien se identifica con________51________
folio: ___51______ y tiene su domicilio en _________52__________.---------En este acto se invit al Notario Pblico. __________53___________ para dar fe
pblica de la presente, como lo seala el Manual de Entrega Recepcin. (EN
CASO DE QUE NO HAYA PRESENCIA DE NOTARIO PBLICO DEBER ELIMINARSE
ESTE PRRAFO)-------------------------------------------------------------------------Asimismo se anexan a la presente copias fotostticas de las identificaciones de las
personas que participan en este acto, del documento que avale la designacin del
nuevo servidor pblico y de la renuncia (en su caso) del servidor pblico saliente,
cuyos originales se tuvieron a la vista, se examinaron y devolvieron a sus
portadores.------------------------------------------------------------------------------2/10
FORMATO ER-002
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
IV.
RECURSOS FINANCIEROS
CLAVE
NUM.
FORMATO
ANEXO
4
FIN-01 Estados
Financieros
Presupuestales
5
FIN-02 Resumen de Arqueos
FIN-03
Cuenta de Cheques
FIN-04
Depsitos en Inversin
FIN-05
FIN-06
Cheques
o
Transferencias
Pendientes de Entregar o Realizar
Deudores Diversos
3/10
FORMATO ER-002
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
10
FIN-07
11
FIN-08
12
FIN-09
Deuda Directa
13
FIN-10
Deuda Indirecta
14
FIN11
Formas Valoradas
15
FIN-12
V.
RECURSOS MATERIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
16
MAT-01 Inventario de Bienes Muebles
17
MAT-02
18
19
MAT-03
MAT-04
Inventario de Almacn
Archivo Documental
VI.
SISTEMAS DE INFORMACIN
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
20
SIS-01 Software Adquirido
21
SIS-02 Software Desarrollado
22
SIS-03 Respaldo
de
Informacin
Medios Magnticos
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
en
APLICA
SI
NO
FORMATO ER-002
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
25
OBR-03
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
Convenios
IX.
ADQUISICIONES Y SERVICIOS
NUM.
NO.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
FOJAS
27
ADQ-01 Adquisiciones
de
Bienes
y/o
Servicios en tramites
28
ADQ-02 Contratos de Servicios Vigentes
ASUNTOS EN GESTIN
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
29
TRM-01 Asuntos en Trmite
APLICA
SI
NO
X.
30
TRM-02
INF-02
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
Asuntos Jurdicos
XI.
INFORMES ESPECIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
31
INF-01 Seguros Vigentes
32
NO.
FOJAS
Libros Blancos
CUADRO RESUMEN
TOTAL DE ANEXOS
TOTAL DE FOJAS
OBSERVACIONES
5/10
FORMATO ER-002
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
FORMATO ER-002
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
_________________________
(Nombre, cargo y firma)
Coordinador de Administracin,
Calidad e Innovacin o su
equivalente
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
Testigo
Testigo
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
Nombre, cargo y firma
___________________________
Nombre, cargo y firma
FORMATO ER-002
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
____________________________
Nombre, cargo y firma
HOJA(S) PROTOCOLARIA(S) DE FIRMAS REFERENTE A LA ENTREGA-RECEPCIN CORRESPONDIENTE AL
ACTA _________________ DE FECHA ___ DE _______ DE _____.----------------------------------------
Secretara de Contralora
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA RECEPCIN
1. Nombre de la ciudad en donde est ubicada la Dependencia, rgano o Entidad que se
entrega.
2. Anotar la hora en que inicia el acto de Entrega - Recepcin.
3. Da, Mes y Ao en que se lleva a cabo el acto de Entrega Recepcin.
4. Nombre de la unidad administrativa donde se llevar a cabo la entrega recepcin.
5. Nombre de la dependencia, rgano o entidad a la cual pertenece dicha unidad administrativa
6. Domicilio en que se ubica la dependencia, rgano, entidad o unidad administrativa que se
entrega.
7. Nombre completo del titular que entrega.
8. Fecha (da, mes y ao) en que deja de ocupar el cargo
9. Cargo que desempea el titular que entrega.
10. Tipo y folio de identificacin que presenta el titular que entrega.
11. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del titular que
entrega.
8/10
FORMATO ER-002
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
9/10
FORMATO ER-002
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
10/10
FORMATO ER-004
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
1/9
FORMATO ER-004
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
I. MARCO NORMATIVO
CLAVE
NUM.
FORMATO
ANEXO
1
NRM-01 Marco Jurdico Administrativo
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
FORMATO
2/9
FORMATO ER-004
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
RECURSOS FINANCIEROS
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
4
FIN-01 Estados
Financieros
Presupuestales
5
FIN-02 Resumen de Arqueos
IV.
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
FIN-03
Cuenta de Cheques
FIN-04
Depsitos en Inversin
FIN-05
FIN-06
Cheques
o
Transferencias
Pendientes de Entregar o Realizar
Deudores Diversos
10
FIN-07
11
FIN-08
12
FIN-09
Deuda Directa
13
FIN-10
Deuda Indirecta
14
FIN11
Formas Valoradas
15
FIN-12
RECURSOS MATERIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
16
MAT-01 Inventario de Bienes Muebles
NO.
FOJAS
V.
17
MAT-02
3/9
FORMATO ER-004
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
18
19
MAT-03
MAT-04
Inventario de Almacn
Archivo Documental
SISTEMAS DE INFORMACIN
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
20
SIS-01 Software Adquirido
21
SIS-02 Software Desarrollado
22
SIS-03 Respaldo
de
Informacin
Medios Magnticos
VI.
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
en
OBRAS PBLICAS
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
23
OBR-01 Inventario de Obras en Proceso
24
OBR-02 Anticipos y Saldos Pendientes de
Amortizar
25
OBR-03 Cartera de Estudios y Proyectos
VII.
ACUERDOS Y CONVENIOS
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
26
CNV-01 Acuerdos
y
Interinstitucionales
VIII.
Convenios
ADQUISICIONES Y SERVICIOS
NUM.
NO.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
FOJAS
27
ADQ-01 Adquisiciones
de
Bienes
y/o
Servicios en tramites
28
ADQ-02 Contratos de Servicios Vigentes
IX.
ASUNTOS EN GESTIN
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
29
TRM-01 Asuntos en Trmite
APLICA
SI
NO
X.
30
TRM-02
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
APLICA
Asuntos Jurdicos
INFORMES ESPECIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
XI.
4/9
FORMATO ER-004
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
ANEXO
31
FOJAS
INF-01
Seguros Vigentes
32
INF-02
Libros Blancos
SI
NO
CUADRO RESUMEN
TOTAL DE ANEXOS
TOTAL DE FOJAS
OBSERVACIONES
De conformidad con el artculo 27 del Acuerdo que Establece los Lineamientos Para
la Entrega Recepcin de los Servidores Pblicos, respecto a la existencia de alguna
aclaracin
o
salvedad
que
debiera
asentarse
en
el
presente
documento__________________( DE NO HABER ACLARACIN O SALVEDAD,
DEBER ANOTARSE SIN OBSERVACIONES)----------------------------------------El C.______________7_____________ servidor pblico que entrega, manifiesta
haber proporcionado con veracidad y sin omisin alguna, todos los elementos
necesarios para la formulacin de la presente Acta y no haber omitido ningn
asunto o aspecto importante relativo a su gestin. Los Anexos y sus formatos que
se mencionan en esta Acta forman parte integrante de la misma, los que se firman
en todas sus fojas para su identificacin y efectos legales a que haya lugar, por
la(s) persona(s) designada(s) para elaborarla(s) y verificarla(s).--------------------La presente entrega no implica liberacin alguna de responsabilidades derivadas
del ejercicio de las atribuciones del servidor pblico saliente o del contenido de la
presente Acta, que pudieran llegarse a determinar con posterioridad por la
autoridad competente.------------------------------------------------------------------El servidor pblico entrante podr formular mediante oficio ante la Unidad de
Asuntos Jurdicos de la SECOTAB, observaciones al acta de Entrega Recepcin,
dentro de un plazo no mayor de 30 das naturales, contados a partir de la fecha del
acta. Las observaciones se notificarn al servidor pblico saliente para que a su
vez en un trmino igual a partir de la fecha en que sea notificado, realice por si o a
travs de su representante, las aclaraciones pertinentes tal y como lo establece el
artculo 28 del mencionado Acuerdo.-------------------------------------------------De conformidad con la Ley de Responsabilidades de los servidores pblicos, en su
artculo 81 fracciones I y II, el servidor pblico entrante deber presentar su
declaracin inicial de situacin patrimonial ante la SECOTAB dentro de los sesenta
das naturales siguientes a la toma de posesin de su empleo, cargo o comisin.
De igual forma, el servidor pblico que entrega seala que tiene conocimiento de
la obligacin a su cargo establecida en la fraccin II del mencionado artculo de la
misma Ley, de presentar su declaracin de situacin patrimonial ante la SECOTAB
dentro de los treinta das naturales siguientes a la conclusin de su empleo, cargo
o comisin. ------------------------------------------------------------------------------5/9
FORMATO ER-004
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
_________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
Testigo
Testigo
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
Por la SECOTAB
___________________________
(Nombre, cargo y firma)
6/9
FORMATO ER-004
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
Secretara de Contralora
Nota: El Acta no deber contener borraduras o enmendaduras y los espacios que no se utilicen debern ser
cancelados.
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA RECEPCIN
1. Nombre de la ciudad en donde est ubicada la oficina de la Unidad
Administrativa que se entrega.
2. Anotar la hora en que inicia el acto de Entrega - Recepcin.
3. Da, Mes y Ao en que se lleva a cabo el acto de Entrega Recepcin.
4. Nombre de la unidad administrativa que se entrega.
5. Nombre de la dependencia, rgano o entidad a la cual pertenece dicha
unidad administrativa
6. Domicilio en que se ubica la dependencia, rgano, entidad o unidad
administrativa que se entrega.
7. Nombre completo del funcionario pblico que entrega.
8. Tipo y folio de
entrega.
que
7/9
FORMATO ER-004
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
8/9
FORMATO ER-004
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
9/9
FORMATO ER-005
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
FORMATO ER-005
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
2/9
FORMATO ER-005
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
RECURSOS FINANCIEROS
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
4
FIN-01 Estados
Financieros
Presupuestales
5
FIN-02 Resumen de Arqueos
IV.
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
FIN-03
Cuenta de Cheques
FIN-04
Depsitos en Inversin
FIN-05
FIN-06
Cheques
o
Transferencias
Pendientes de Entregar o Realizar
Deudores Diversos
10
FIN-07
11
FIN-08
12
FIN-09
Deuda Directa
13
FIN-10
Deuda Indirecta
14
FIN11
Formas Valoradas
15
FIN-12
RECURSOS MATERIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
16
MAT-01 Inventario de Bienes Muebles
NO.
FOJAS
V.
17
MAT-02
18
19
MAT-03
MAT-04
Inventario de Almacn
Archivo Documental
SISTEMAS DE INFORMACIN
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
20
SIS-01 Software Adquirido
VI.
3/9
FORMATO ER-005
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
21
22
SIS-02
SIS-03
Software Desarrollado
Respaldo
de
Informacin
Medios Magnticos
en
OBRAS PBLICAS
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
23
OBR-01 Inventario de Obras en Proceso
24
OBR-02 Anticipos y Saldos Pendientes de
Amortizar
25
OBR-03 Cartera de Estudios y Proyectos
VII.
ACUERDOS Y CONVENIOS
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
26
CNV-01 Acuerdos
y
Interinstitucionales
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
VIII.
Convenios
ADQUISICIONES Y SERVICIOS
NUM.
NO.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
FOJAS
27
ADQ-01 Adquisiciones
de
Bienes
y/o
Servicios en tramites
28
ADQ-02 Contratos de Servicios Vigentes
IX.
ASUNTOS EN GESTIN
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
29
TRM-01 Asuntos en Trmite
APLICA
SI
NO
X.
30
TRM-02
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
Asuntos Jurdicos
INFORMES ESPECIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
31
INF-01 Seguros Vigentes
XI.
32
INF-02
Libros Blancos
4/9
FORMATO ER-005
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
CUADRO RESUMEN
TOTAL DE ANEXOS
TOTAL DE FOJAS
OBSERVACIONES
De conformidad con el artculo 27 del Acuerdo que Establece los Lineamientos Para
la Entrega Recepcin de los Servidores Pblicos, respecto a la existencia de alguna
aclaracin
o
salvedad
que
debiera
asentarse
en
el
presente
documento__________________( DE NO HABER ACLARACIN O SALVEDAD,
DEBER ANOTARSE SIN OBSERVACIONES)----------------------------------------El C.______________7_____________ servidor pblico que entrega, manifiesta
haber proporcionado con veracidad y sin omisin alguna, todos los elementos
necesarios para la formulacin de la presente Acta y no haber omitido ningn asunto
o aspecto importante relativo a su gestin. Los Anexos y sus formatos que se
mencionan en esta Acta forman parte integrante de la misma, los que se firman en
todas sus fojas para su identificacin y efectos legales a que haya lugar, por la(s)
persona(s) designada(s) para elaborarla(s) y verificarla(s).--------------------La presente entrega no implica liberacin alguna de responsabilidades derivadas del
ejercicio de las atribuciones del servidor pblico saliente o del contenido de la
presente Acta, que pudieran llegarse a determinar con posterioridad por la autoridad
competente.------------------------------------------------------------------El servidor pblico entrante podr formular mediante oficio ante la Unidad de
Asuntos Jurdicos de la SECOTAB, observaciones al acta de Entrega Recepcin,
dentro de un plazo no mayor de 30 das naturales, contados a partir de la fecha del
acta. Las observaciones se notificarn al servidor pblico saliente para que a su vez
en un trmino igual a partir de la fecha en que sea notificado, realice por si o a
travs de su representante, las aclaraciones pertinentes tal y como lo establece el
artculo 28 del mencionado Acuerdo.-------------------------------------------------De conformidad con la Ley de Responsabilidades de los servidores pblicos, en su
artculo 81 fracciones I y II, el servidor pblico entrante deber presentar su
declaracin inicial de situacin patrimonial ante la SECOTAB dentro de los sesenta
das naturales siguientes a la toma de posesin de su empleo, cargo o comisin. De
igual forma, el servidor pblico que entrega seala que tiene conocimiento de la
obligacin a su cargo establecida en la fraccin II del mencionado artculo de la
misma Ley, de presentar su declaracin de situacin patrimonial ante la SECOTAB
dentro de los treinta das naturales siguientes a la conclusin de su empleo, cargo o
comisin. ------------------------------------------------------------------------------Se hace constar que la negativa a firmar la presente acta no afecta el valor
probatorio de la misma.--------------------------------------------------------------------
5/9
FORMATO ER-005
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
Se dio por concluido este acto de Entrega Recepcin siendo las _42___horas, del
da ____43___de _______43________de ___43____ firmando todas y cada una
de las hojas que integran la presente acta, los que en ella intervinieron.-------------Servidor Pblico que entrega
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
_________________________
(Nombre, cargo y firma)
Por la Coordinacin de
administracin, Calidad e Innovacin
o su equivalente
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
Testigo
Testigo
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
Por la SECOTAB
___________________________
(Nombre, cargo y firma)
HOJA(S) PROTOCOLARIA(S) DE FIRMAS REFERENTE A LA ENTREGA-RECEPCIN CORRESPONDIENTE AL ACTA
_________________ DE FECHA ___ DE _______ DE _____.-------------------------------------------------------
FORMATO ER-005
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
Secretara de Contralora
Nota: El Acta no deber contener borraduras o enmendaduras y los espacios que no se utilicen debern ser
cancelados
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA RECEPCIN
1. Nombre de la ciudad en donde est ubicada la oficina de la Unidad Administrativa que se
entrega.
2. Anotar la hora en que inicia el acto de Entrega - Recepcin.
3. Da, Mes y Ao en que se lleva a cabo el acto de Entrega Recepcin.
4. Nombre de la unidad administrativa que se entrega.
5. Nombre de la dependencia, rgano o entidad a la cual pertenece dicha unidad administrativa
6. Domicilio en que se ubica la dependencia, rgano, entidad o unidad administrativa que se
entrega.
7. Nombre completo del funcionario pblico que entrega.
8. Tipo y folio de identificacin que presenta el funcionario pblico que entrega.
9. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del funcionario
pblico que entrega.
10. Fecha (da, mes y ao) en que deja de ocupar el cargo
11. Cargo que desempea el funcionario pblico que entrega.
12. Nombre completo del funcionario pblico que recibe.
13. Tipo y folio de identificacin que presenta el funcionario pblico que recibe.
7/9
FORMATO ER-005
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
FORMATO ER-005
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
9/9
FORMATO ER-006
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
FORMATO ER-006
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
FORMATO
2/11
NO.
APLICA
FORMATO ER-006
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
ANEXO
1
FOJAS
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
RECURSOS FINANCIEROS
CLAVE
NUM.
FORMATO
ANEXO
4
FIN-01 Estados
Financieros
Presupuestales
5
FIN-02 Resumen de Arqueos
IV.
FIN-03
Cuenta de Cheques
FIN-04
Depsitos en Inversin
FIN-05
FIN-06
Cheques
o
Transferencias
Pendientes de Entregar o Realizar
Deudores Diversos
10
FIN-07
11
FIN-08
12
FIN-09
Deuda Directa
13
FIN-10
Deuda Indirecta
14
FIN11
Formas Valoradas
15
FIN-12
FORMATO ER-006
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
RECURSOS MATERIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
16
MAT-01 Inventario de Bienes Muebles
V.
17
MAT-02
18
19
MAT-03
MAT-04
Inventario de Almacn
Archivo Documental
SISTEMAS DE INFORMACIN
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
20
SIS-01 Software Adquirido
21
SIS-02 Software Desarrollado
22
SIS-03 Respaldo
de
Informacin
Medios Magnticos
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
VI.
en
OBRAS PBLICAS
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
23
OBR-01 Inventario de Obras en Proceso
24
OBR-02 Anticipos y Saldos Pendientes de
Amortizar
25
OBR-03 Cartera de Estudios y Proyectos
VII.
ACUERDOS Y CONVENIOS
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
26
CNV-01 Acuerdos
y
Interinstitucionales
VIII.
Convenios
ADQUISICIONES Y SERVICIOS
NUM.
NO.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
FOJAS
27
ADQ-01 Adquisiciones
de
Bienes
y/o
Servicios en tramites
28
ADQ-02 Contratos de Servicios Vigentes
IX.
4/11
APLICA
SI
NO
FORMATO ER-006
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
ASUNTOS EN GESTIN
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
29
TRM-01 Asuntos en Trmite
X.
30
TRM-02
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
Asuntos Jurdicos
INFORMES ESPECIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
31
INF-01 Seguros Vigentes
XI.
32
INF-02
Libros Blancos
CUADRO RESUMEN
TOTAL DE ANEXOS
TOTAL DE FOJAS
Observaciones
Respecto a la existencia de alguna aclaracin o salvedad que debiera asentarse en
el presente documento: _______________________________________(DE NO
HABER ACLARACIN O SALVEDAD, DEBER ANOTARSE SIN OBSERVACIONES) -El servidor pblico responsable del traspaso o transferencia manifiesta bajo
protesta de decir verdad, haber proporcionado con veracidad todos los elementos
necesarios para formular la presente acta, as como que los registros de los
recursos y asuntos relevantes corresponden a los que se tenan al ____ de
_______ de 20___.---------------------------------------------------------------------Los documentos referidos en la presente acta y aquellos que se relacionan con la
gestin administrativa de la oficina que se traspasa o transfiere, quedan sujetos
a las revisiones que consideren conveniente las autoridades competentes.--La presente acta avala cada una de las hojas que integran los anexos y no exime
de la firma de los mismos a los servidores pblicos que intervienen en el acto. El acto de traspaso o transferencia, que da lugar a la presente acta no exime
a los servidores pblicos que han estado a cargo de los asuntos, activos y
valores reseados
en
la
misma,
de
la responsabilidad en que hubiese
incurrido en su gestin y que pudiera determinarse posteriormente.-----------------Los servidores pblicos responsables del acto de traspaso o transferencia podrn
formular mediante oficio ante la unidad de Asuntos Jurdicos de la Secretara de la
Contralora, observaciones al acta de Traspaso o Transferencia, dentro de un plazo
no mayor de 30 das naturales, contados a partir de la fecha del acta.---------------5/11
FORMATO ER-006
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
Se dio por concluido este acto de traspaso o transferencia siendo las __69__
horas, del da __70___de ______70_______de __70___ firmando todas y cada
una de las hojas que integran la presente acta, los que en ella intervinieron.-------Por la (Dependencia, rgano o
Entidad que traspasa o transfiere)
____________________________
Nombre, cargo y firma
_________________________
Nombre, cargo y firma
Representante
Representante
_________________________
Nombre, cargo y firma
____________________________
Nombre cargo y firma
____________________________
Nombre, cargo y firma
___________________________
Nombre, cargo y firma
___________________________
Nombre, cargo y firma
___________________________
Nombre, cargo y firma
__________________________
_____________________
6/11
FORMATO ER-006
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
_________________________
_______________________
7/11
FORMATO ER-006
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ACTA ADMINISTRATIVA DE TRASPASO O TRANSFERENCIA
1. Nombre de la ciudad en donde est ubicada la oficina de la Unidad Administrativa que se
transfiere.
2. Anotar la hora en que inicia el acto de traspaso o transferencia.
3. Da, Mes y Ao en que se lleva a cabo el acto de traspaso o transferencia
4. Nombre de la unidad administrativa que se traspasa o transfiere.
5. Nombre de la dependencia, rgano o entidad a la cual pertenece dicha unidad administrativa
6. Domicilio en que se ubica la unidad administrativa que se transfiere.
7. Nombre completo del titular responsable de la transferencia de recursos.
8. Cargo que desempea el Titular responsable de la transferencia.
9. Tipo y Folio de la identificacin (credencial IFE, pasaporte o cartilla S.M.N.) que presenta.
10. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del titular
responsable de la transferencia.
11. Nombre completo del titular responsable de la recepcin de los recursos.
12. Cargo que desempea el titular que recepciona los recursos.
13. Tipo y Folio de la identificacin (credencial IFE, pasaporte o cartilla S.M.N.) que presenta.
14. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del titular que
recibe.
15. Nombre de la dependencia, rgano o entidad que recepciona los recursos.
16. Nombre del representante nombrado por el Titular de la Dependencia, rgano o Entidad que
transfiere los recursos.
17. Cargo que desempea el representante de la Dependencia, rgano o Entidad que transfiere
los recursos.
18. Nombre de la dependencia, rgano o entidad que transfiere los recursos.
19. Tipo y Folio de la identificacin (credencial IFE, pasaporte o cartilla S.M.N.) que presenta.
20. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del representante
de la Dependencia, rgano o Entidad que transfiere los recursos.
21. Nombre completo del titular responsable de la recepcin de los recursos.
8/11
FORMATO ER-006
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
9/11
FORMATO ER-006
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
10/11
FORMATO ER-006
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
11/11
cuarta
seccin
preguntas frecuentes
8.- Solo debo llenar los formularios cuando exista una entrega-recepcin?
No, el Artculo 34 del Acuerdo y el numeral 11 del Manual de Normas
Presupuestarias establecen que la informacin debe actualizarse trimestralmente,
con la finalidad de que al momento que se presente una entrega-recepcin no se
tenga informacin acumulada y sea ms gil el proceso.
9.- Cunto tiempo tengo para hacer mi entrega-recepcin una vez que
renunci a mi cargo?
A partir de la fecha de renuncia tienes un plazo de 30 das para hacer la entregarecepcin. Una vez que la informacin se encuentre impresa, revisada y firmada, se
debe avisar a la Secretara de Contralora, (mnimo 5 das antes de que se lleve a
cabo el acto administrativo) solicitando por oficio, personal adscrito a la Direccin de
Control y Auditora Pblica para que intervengan en el proceso. En el oficio de
solicitud se debe indicar la fecha, hora, lugar y unidad administrativa que se
entrega.(Artculo 31 del Acuerdo).
Gobierno del
Estado de Tabasco
abasco
cambia contigo
SECOTAB
Secretara
de Contralora