MANUAL Ent Recep Edo de Tabasco

Entrega
Recepcin
Secretara de Contralora del Gobierno del Estado de Tabasco
DIRECTORIO
Lic. Arturo Nuez Jimnez

Gobernador Constitucional del Estado Tabasco
M.Aud. Martha Patricia Jimnez Oropeza

Secretaria de Contralora
M.Aud. Vicente Reyes Magaa

Director General de Auditora de la Gestin Pblica
M.Aud. Carlos Alberto Merino Hernndez

Director de Control y Auditora Pblica
Lic. Oscar Alfredo Mendoza Gonzlez

Coordinacin de Planeacin, Evaluacin e Informtica Sectorial
L.S.C. Carlos Jimnez Landa
Soporte Tcnico E.R.
C.P. Gabriela Villar Gmez

L.C.P. Mario Andrade Gutirrez
L.C.P. Javier Alejandro de la Fuente Escalante
Departamento de Apoyo Tcnico
Ideas y Diseo
L.C.P. Mario Andrade Gutirrez

Diseo de portada
Manual de Entrega-Recepcin
Edicin 2013
(Impreso en Talleres Grficos del Estado de Tabasco)
contenido
Gobierno del Estado de Tabasco
CONTENIDO
I.- PRIMERA SECCIN
PRESENTACIN
1.
INTRODUCCIN
2.
MARCO JURDICO
3.
GLOSARIO DE TRMINOS
4.
DIAGRAMA DEL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIN DE LOS

SERVIDORES PBLICOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
ESTATAL
5.
METODOLOGA
6.
INTEGRACIN DE LA INFORMACIN
Lineamientos Administrativos
a) Generalidades
b) Del Acta Administrativa
c) De los Responsables del Proceso
d) De la SECOTAB
e) Del Acto de Entrega-Recepcin
f) De la Integracin de la Informacin
II.- SEGUNDA SECCIN

7.
FORMATOS
Informacin descriptiva
Instructivo de llenado
8.
DOCUMENTOS CON INFORMACIN COMPLEMENTARIA
III.- TERCERA SECCIN

9.
ACTAS ADMINISTRATIVAS DE ENTREGA-RECEPCIN
IV.- CUARTA SECCIN

10.
PREGUNTAS FRECUENTES
Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco
primera
seccin
presentacin
PRESENTACIN
Desde el inicio del nuestro gobierno nos comprometimos a realizar una gestin
pblica ordenada, transparente y eficaz.
Trabajamos
en
la
implementacin
de
diversos
procesos
tcnicos
que
den
certidumbre y confianza a los tabasqueos, en relacin a todos los mbitos que

integran la administracin estatal.
Hoy presentamos este Manual que unifica criterios para facilitar, agilizar y
transparentar la entrega-recepcin de las dependencias, rganos y entidades que
conforman el Poder Ejecutivo Estatal.
EN PROYECTO
Con esta visin y conviccin, este documento -adems de ser una norma a cumplir y
un manual a seguir-, se convierte en una manera de ser, entender, hacer y ejercer
el servicio pblico.
Lo anterior no puede ser de otra forma, porque la transformacin de Tabasco abarca

tambin la consolidacin de un modo distinto de administrar, donde la rendicin de
cuentas, el acceso a la informacin pblica, la evaluacin y supervisin permanente
de los programas, obras y acciones de gobierno son una constante.
Villahermosa, Tabasco; Junio de 2011.
Lic. Arturo Nuez Jimnez.

Gobernador de Tabasco.

1
1.-
INTRODUCCIN.
Como lo establece la Ley Orgnica del Estado de Tabasco, es atribucin de la

Secretara de Contralora el participar en la entrega-recepcin de los servidores
pblicos de la administracin pblica estatal. Para dar cumplimiento a lo anterior, es
necesario regular el proceso de manera sistematizada a efecto de garantizar que el
ejercicio de la gestin pblica se apegue a los principios de legalidad, eficacia,
eficiencia y honradez, que deben sustentar el desempeo de todo servidor pblico.
EN PROYECTO
La
Secretara
de Contralora
como
rgano
Estatal de Control,
en estricto
cumplimiento a lo dispuesto en el Acuerdo Administrativo que Establece los

Lineamientos
para
la
Entrega
Recepcin
de
los
Servidores
Pblicos
de
la
Administracin Pblica Estatal, determina las bases para que el proceso se lleve a
cabo de manera gil y oportuna, buscando siempre el mejoramiento continuo de la
Administracin Pblica del Estado.
Como parte del proceso, se presenta este
Manual de Entrega Recepcin, el cual es de observancia obligatoria para todas las

Dependencias, rganos y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado, el cual constituye
una herramienta necesaria e indispensable,
para que el proceso se desarrolle de
manera adecuada, ordenada y uniforme.
El Proceso de Entrega Recepcin se consolida a travs del presente Manual,

cumpliendo as, la Secretara de Contralora con sus facultades normativas,
fortaleciendo la transparencia y rendicin de cuentas, en la conclusin de la gestin
de los encargos en la Administracin Pblica Estatal.
Villahermosa, Tabasco; Junio de 2011.
C.P. Roger S. Prez voli

Secretaria de Contralora

2
2.-
MARCO JURDICO.
Todas las disposiciones referentes al proceso de Entrega Recepcin de los Servidores

Pblicos de la Administracin Pblica Estatal encuentran su fundamento en los siguientes
ordenamientos jurdicos:
1. Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Tabasco;

2. Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco;
3. Ley de Archivos Pblicos del Estado de Tabasco;
4. Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Tabasco;
5. Reglamento Interior de la Secretara de Contralora;
6. Acuerdo Administrativo que establece los Lineamientos para la Entrega-Recepcin de los
Servidores Pblicos de la Administracin Pblica Estatal.
7. Manual de Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica del Gobierno del Estado
de Tabasco.

3
3.-
GLOSARIO DE TRMINOS.
Acuerdo.- Acuerdo Administrativo expedido por el Titular del Poder Ejecutivo Estatal, que
establece los Lineamientos para la Entrega-Recepcin de los Servidores Pblicos de la
Administracin Pblica Estatal.
Dependencias: Las sealadas en los artculos 4 y 26 de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo
del estado de Tabasco:
- La Gubernatura.
- Las Secretaras:
Secretara de Gobierno
Secretara de Seguridad Pblica
Secretara de Planeacin y Finanzas
Secretara de Administracin
Secretara de Educacin
Secretara de Salud
Secretara de Comunicaciones y Transportes
Secretara de Desarrollo Econmico y Turismo
Secretara de Desarrollo Social
Secretara de Ordenamiento Territorial y Obras Pblicas
Secretara de Desarrollo Agropecuario, Forestal y Pesca
Secretara de Contralora
Secretara de Energa, Recursos Naturales y Proteccin
Ambiental.
-
La Coordinacin General de Asuntos Jurdicos.

La Procuradura General de Justicia.
Enlaces: Son los Servidores Pblicos Titulares de las reas administrativa, jurdica y de
informtica designados por los Titulares de las dependencias, rganos y entidades, como
encargados de la planeacin, organizacin e integracin del proceso, conforme a lo dispuesto
en el artculo 7 fraccin III del Acuerdo.
Entidades: Las referidas en los artculos 3, 40, 41, 42, 44 y 45 de la Ley Orgnica del Poder
Ejecutivo del estado de Tabasco:
Son Entidades Paraestatales, cualquiera que sea la estructura legal que adopten, las
Entidades creadas por Ley, por Decreto o por Acuerdo y que cuenten con personalidad
jurdica y patrimonio propios. Para la atencin de los aspectos prioritarios del Estado y el
despacho de los asuntos del orden administrativo y formando parte de la Administracin
Pblica, el Gobernador se auxiliar de:
Organismos descentralizados;
Empresas de Participacin Estatal Mayoritaria: y
Fideicomisos
rganos: Los mencionados en el artculo 4 prrafo tercero de la Ley Orgnica del Poder
Ejecutivo del estado de Tabasco:
4
La Administracin Pblica Centralizada podr contar con rganos administrativos

desconcentrados, dotados de autonoma tcnica y funcional, para apoyar la eficiente
administracin de los asuntos competencia de la misma y estarn jerrquicamente
subordinados al Gobernador o al titular de la dependencia que se seale en el acuerdo o
decreto respectivo.
Proceso: Se entiende como Proceso de Entrega-Recepcin, la organizacin, supervisin y
apoyo tcnico en la realizacin de las actividades relativas a la correcta y oportuna
integracin de los recursos humanos, materiales, financieros y de informacin, que tienen
asignadas las Dependencias rganos Entidades, para asegurar una entrega ordenada,
completa, transparente y homognea conforme a la normatividad vigente.
SECOTAB: Secretara de Contralora del Gobierno del Estado de Tabasco.
SECRETARA: A la Secretara de Administracin y Finanzas.
SISTEMA ENTREGA-RECEPCIN: Al programa informtico de uso obligatorio para capturar
e imprimir la informacin de la entrega-recepcin de los servidores pblicos obligados.
SUBSECRETARA: A la Subsecretara de Administracin de la Secretara de Administracin
y Finanzas.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS: Las que se encuentren adscritas a las dependencias,
rganos y entidades del Poder Ejecutivo del Estado, de conformidad con su Reglamento
Interior, Acuerdo, Estatuto u ordenamiento aplicable.

5
4.-DIAGRAMA DEL PROCESO GENERAL DE ENTREGA-RECEPCIN DE

LOS SERVIDORES PBLICOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
ESTATAL
El diagrama que se muestra a continuacin presenta las autoridades, actividades y funciones

principales que conforman el Proceso, a travs de las diferentes etapas de avance desde la
planeacin hasta la conclusin con las firmas de las actas correspondientes:

6
5.-
METODOLOGIA
El Proceso se estructura a travs de las etapas siguientes:
Actividades
Preparatorias
Planeacin
Integracin
EntregaRecepcin
5.1 ACTIVIDADES PREPARATORIAS
Esta primera etapa consiste en llevar a cabo las siguientes actividades

principales:
a) Actualizacin y publicacin en el Peridico Oficial de los Manuales de Organizacin
y Reglamentos Interiores de las Dependencias, rganos y Entidades.
b) Verificacin y conciliacin del inventario de bienes muebles e inmuebles con la
Direccin de Administracin de Patrimonio del Estado, de la Subsecretara. Verificacin y
conciliacin del inventario fsico con los saldos de los estados financieros.
c) Las dependencias rganos y entidades deben realizar las bajas de bienes muebles
pendientes.
d) Realizar las transferencias pendientes
actualizacin de los registros contables.
de bienes
muebles
e inmuebles
para la
e) Verificacin de la integracin de los expedientes y documentacin de las obras,

estudios y proyectos terminados, as como de los que se encuentran en proceso a las
fechas de corte definidas para el Proceso.
f) Solventacin de las observaciones y recomendaciones determinadas en los informes
de auditora practicadas por los despachos externos y los distintos rganos de control:
La Auditoria Superior de la Federacin, Secretara de la Funcin Pblica, rgano Superior
de Fiscalizacin, Secretara de Contralora, de tal manera que al cierre hayan sido
atendidas las recomendaciones preventivas y correctivas, y
queden
totalmente
solventadas todas las auditorias.
g) Depuracin de saldos en estados financieros: Deudores diversos, acreedores diversos,
etc.

8
h) Determinar la factibilidad de la contratacin de despachos externos para dictaminar los

estados financieros de las Dependencias, rganos y Entidades al trmino del periodo
constitucional.
i) Elaboracin de los Libros Blancos.
5.2 PLANEACIN
a) Los Titulares de las dependencias, rganos y entidades deben designar como enlaces a
los Titulares de la Coordinacin de Administracin, de la Unidad de asuntos Jurdicos, y de
informtica. Adicionalmente, los Enlaces de Administracin e informtica pueden designar
enlaces operativos, quienes tienen la funcin de auxiliar en sus actividades a los enlaces
titulares.
b) La SECOTAB tiene la facultad de realizar verificaciones de los avances del proceso de
entrega-recepcin a travs de oficios haciendo del conocimiento de los enlaces y titulares
de las dependencias, rganos y entidades los requerimientos de informacin para efectos
del proceso, as como los lineamientos o aspectos de control respecto de la informacin y
documentos que deban prepararse para este fin, de tal forma que los objetivos,
procedimientos y acciones sean claros en su definicin y uniformes en su elaboracin.
El contenido de la informacin es responsabilidad de los titulares de cada unidad
administrativa de acuerdo a sus facultades, funciones y competencia.
c) De conformidad con el Acuerdo, la SECOTAB es la encargada de proporcionar la asesora

y la capacitacin a solicitud de las Dependencias, rganos y Entidades que permitan
efectuar de manera ordenada y transparente la entrega de los recursos encomendados a
las dependencias, rganos y entidades. Por lo anterior, llevar a cabo sesiones de
capacitacin de conformidad con las solicitudes, del calendario de la propia Secretara y
de los lineamientos que para tal efecto determine la SECOTAB.
5.3 INTEGRACIN
a) Se refiere a la resolucin de pendientes administrativos, as como a la integracin

y supervisin de la informacin que se deber preparar para llevar a cabo la entrega
formal y oficial de los recursos.
Este trabajo implica la integracin de la informacin en los anexos y formatos diseados
para tal fin por cada una de las unidades administrativas de las Dependencias, rganos y
Entidades.

9
b) La informacin deber ordenarse y clasificarse por cada unidad administrativa en

el sistema informtico de apoyo, conforme a los anexos definidos en la normatividad
del Proceso. Para cada uno de los anexos, existen uno o ms formatos en los que se
consignar la informacin de los recursos y asuntos propios de las funciones y
responsabilidades de cada unidad.
c) Para cada formato existe un instructivo en el que se seala en forma descriptiva los
datos que debern considerarse para cada campo mismo que se encuentra disponible en
el presente Manual de Entrega-Recepcin as como en el Sistema informtico, adems de
la referencia de la informacin o documentos complementarios que debern
adjuntarse fsica (de forma obligatoria al llevarse a cabo una entrega) o electrnicamente
a dicho formato, a efecto de proporcionar un mayor detalle a la persona que recibir
dicha unidad.
d) Capturar en el Sistema Entrega-Recepcin la informacin que aplique por cada unidad
administrativa, a las fechas de corte establecidas.
e) Como ayuda de esta herramienta; en el sistema entrega-recepcin se encuentra
disponible el Manual de usuario del sistema, mismo que presenta una gua pormenorizada
sobre el uso del sistema.
f) Realizar el seguimiento permanente del avance y cumplimiento del Proceso a
travs de los representantes de la SECOTAB, y en su caso, de los despachos externos que
para tal efecto designe, solicitando mediante oficio la presencia de los enlaces en la
SECOTAB efectuando visitas fsicas de supervisin a las unidades administrativas de las
dependencias, rganos y entidades. Los Enlaces darn el seguimiento de las
observaciones o pendientes administrativos que pudieran derivarse de las verificaciones
realizadas.
5.4 ENTREGA-RECEPCIN
a) El Proceso en las Dependencias, rganos y Entidades se formalizar mediante la

elaboracin del acta correspondiente, la entrega de discos compactos o en su caso,
documentos con la informacin de los anexos; as como el acto protocolario de EntregaRecepcin.
b) Dicho acto se efectuar ante la presencia de dos representantes, uno por cada
funcionario; los Enlaces Administrativo y Jurdico, testigos, el auditor de la SECOTAB y en
su caso, los representantes de la Secretara y Subsecretara. Consistir en la lectura y
firma del acta y distribucin de la misma, as como en su caso, de los discos compactos.
c) La verificacin de los datos, la inspeccin y comprobacin de la existencia fsica de los
recursos, as como cualquier otra revisin, deber llevarse a cabo por los servidores
pblicos responsables asignados para tal efecto por el funcionario entrante de acuerdo a
los tiempos establecidos y a las Leyes de la materia.

10
6.-
INTEGRACIN DE INFORMACIN
LINEAMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Los presentes lineamientos forman parte del Acuerdo expedido por el Gobernador
Constitucional del Estado, siendo por lo tanto de observancia obligatoria.
a) Generalidades
Los Titulares de las dependencias, rganos y entidades debern proporcionar los medios
necesarios para que las unidades administrativas adscritas a las mismas realicen este
proceso de acuerdo a las disposiciones normativas y a las particulares que se establecen en
el presente Manual.
Para la integracin y actualizacin de la informacin que conformar la Entrega-Recepcin, se
tomarn en consideracin las fechas de corte trimestrales:
1.
2.
3.
4.
31
30
30
31
de
de
de
de
marzo
junio
septiembre
diciembre
La SECOTAB circularizar con oportunidad las fechas extraordinarias de corte para entrega de
informacin relativa al Proceso.
La SECOTAB proporcionar a las dependencias, rganos y entidades el sistema informtico
que servir de base para la formulacin del acta y los anexos, as como las instrucciones e
indicaciones para integrar la informacin correspondiente, las cuales formarn parte del
presente Manual.
La SECOTAB mantendr un canal permanente de comunicacin con los Titulares y Enlaces
para la Entrega-Recepcin en las dependencias, rganos y entidades, que tendr como
principal objetivo el de asesorarlos y complementar las disposiciones emitidas que as lo
requieran.
Con el objetivo de evaluar los avances alcanzados del proceso y en su caso, afinar posibles
detalles respecto a la integracin y contenido de la informacin, se llevar a cabo un
simulacro de la Entrega-Recepcin, mismo que deber realizarse en todas las dependencias,
rganos y entidades mencionadas en el Acuerdo.
Cualquier otro aspecto no contemplado en este documento que requiera de un tratamiento
especial deber ser acordado por los Titulares de la dependencia, rgano o entidad con la
SECOTAB.

11
b) Del Acta Administrativa;

El Acta Administrativa se elaborar en el modelo que se incluye en la tercera seccin Actas
Administrativas de Entrega-Recepcin del presente Manual. Este modelo ser aplicado para
la entrega del Gobernador, Secretarios, Subsecretarios y dems unidades administrativas que
tengan otras bajo su mando, en el caso de las dependencias; e igualmente, en los rganos y
entidades, los Titulares y dems unidades administrativas que tengan otras bajo su mando.
En casos especficos, podrn utilizarse las Actas que se refieren a traspaso o transferencia,
las cuales tambin se incluyen en la seccin indicada.
En la primera parte del Acta se sealar el lugar en el que se lleva a cabo el acto y los
servidores pblicos que participan, con sus datos de identificacin. Enseguida se detallarn
los Anexos en el orden que se presentan en este Manual.
Atendiendo a la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado y para efectos de simplificacin
de los documentos y de la organizacin del Proceso, las unidades administrativas elaborarn
nicamente los anexos que de acuerdo a los asuntos de su competencia le son aplicables; en
el caso de los formatos considerados como no aplicables, stos no debern elaborarse, sino
nicamente sealar sta condicin en la columna de Aplica del cuerpo del Acta.
En caso de existir observaciones, aclaraciones o salvedades cuya relevancia sea necesaria
sealar, se dejarn asentadas en el documento al terminar de mencionar los Anexos.
En la parte final del Acta se har referencia a las responsabilidades del Titular saliente y del
Titular entrante, firmndose de conformidad por las personas participantes en el Acto que se
encuentran sealadas en el Artculo 12 del Acuerdo.
Se elaborarn tres ejemplares, firmados por quien entrega; quien recibe; y los dems que
intervienen en el acto. La distribucin del acta administrativa de Entrega-Recepcin, ser la
siguiente:
1. Servidor pblico entrante.
2. Servidor pblico saliente.
3. SECOTAB
En el caso que la Entrega-Recepcin se derive del cambio de administracin, las
dependencias, rganos y entidades debern elaborar dos juegos adicionales de
documentos o de dispositivos magnticos de la informacin final, concentrndolos
para su entrega a los Titulares del Poder Ejecutivo entrante y saliente.
El documento del Acta Administrativa de Entrega - Recepcin no deber contener borraduras,
tachaduras o enmendaduras.

12
c) De los Responsables del Proceso;

Con el propsito de dar cumplimiento al Acuerdo Administrativo que Establece los
Lineamientos para la Entrega-Recepcin de los Servidores Pblicos de la Administracin
Pblica Estatal y en especfico con el Artculo 7 Fracc. III, los Titulares de las dependencias,
rganos y entidades designarn al Coordinador de Administracin o su equivalente, al titular
de la Unidad de Asuntos Jurdicos y al titular del rea de informtica como Enlaces para
coordinar el proceso de Entrega-Recepcin, a efecto de que sean los responsables de llevar a
cabo la planeacin, organizacin e integracin de la informacin y documentacin de este
proceso en su dependencia, rgano o entidad. Adicionalmente el enlace administrativo y de
informtica podrn nombrar enlaces operativos quienes los auxiliarn en sus
responsabilidades asignadas, en lo que les corresponda.
Los Enlaces designados tendrn las siguientes responsabilidades:
-
Monitorear y dar seguimiento a los avances de la integracin de la informacin y

brindar el apoyo necesario a las unidades administrativas de su dependencia, rgano
o entidad. Y en su caso, resolver dudas a las mismas.
Tener bajo su resguardo la clave de usuario y contrasea de enlace.
Solicitar capacitacin para los enlaces responsables y operativos.
Proporcionar claves y contraseas, as como capacitacin constante a los usuarios de

las unidades administrativas de su dependencia, rgano o entidad.
Configurar los equipos de cmputo de acuerdo a las especificaciones, para el uso del
Sistema Entrega-Recepcin.
Dar de alta en el Sistema todas las unidades administrativas hasta nivel jefe de
departamento.
Informar a la SECOTAB los cambios que se generen al interior de la Dependencia,

rgano o Entidad, tales como:
1. Cambio de enlaces titulares u operativos.
2. Cambio de contrasea de su cuenta de enlace.
3. Cambio en la estructura de las unidades administrativas.
Al momento que un servidor pblico se separe de su cargo, inmediatamente realizar el

cambio de contrasea del usuario y proporcionrsela a quien ocupe dicho cargo.
Cuando el enlace titular que tiene asignada la cuenta y contrasea de enlace deje el
cargo, debe establecer en el formato TRM01(Asuntos en trmite) que el enlace
entrante solicite el cambio de dicha contrasea para el sistema entrega-recepcin.
Participar y coordinar los actos de Entrega-Recepcin de las unidades administrativas

de su dependencia, rgano o entidad.
Mantener informado al Titular sobre la situacin que guarda el proceso.

13
Administrar la seguridad y accesos de los usuarios a las

almacenamiento del sistema informtico de apoyo para el proceso.
estructuras
de
Verificar en forma cuantitativa los anexos e informacin de las unidades

administrativas, para su envo a la SECOTAB en las fechas de corte sealadas para tal
efecto.
En su caso, dar seguimiento a las observaciones derivadas de las verificaciones que

realice el personal de la SECOTAB o las personas designadas por sta, as como dar
respuesta a los cuestionamientos que tengan que ver con el Proceso.
Notificar por escrito a los participantes en un acto de entrega-recepcin (servidor

pblico entrante, saliente, testigos etc.,) de la fecha, hora y lugar en que se llevar a
cabo el acto.
Participar en el acto de entrega-recepcin de los Titulares de su dependencia, rgano

o entidad y firmar el Acta respectiva. En caso que la entrega no sea de Titulares, los
enlaces jurdico y administrativo deben asistir designar mediante oficio a otro
servidor pblico de su rea que lo represente.
d) De la SECOTAB
La SECOTAB ser la responsable de coordinar, asesorar y brindar el apoyo necesario acerca
de las acciones del proceso, durante el desarrollo del mismo, en los trminos de la
normatividad aplicable.
El personal de la SECOTAB o las personas que designe podrn realizar en forma selectiva,
visitas a las dependencias, rganos y entidades para la verificacin de los avances en la
integracin de la informacin contenida en los formatos y la documentacin que soportar los
anexos de la Entrega-Recepcin.
Derivado de stas visitas, podrn existir aspectos que requieran atenderse por parte de las
dependencias, rganos y entidades, los cuales sern informados por la SECOTAB a travs de
los medios que estime pertinentes y estableciendo los tiempos en que stos debern quedar
atendidos.
Conforme a las disposiciones del Acuerdo, la SECOTAB realizar el monitoreo y seguimiento
del avance del Proceso y el cumplimiento que las dependencias, rganos y entidades
observen del mismo.
e) Del Acto de Entrega - Recepcin

El Acto de Entrega-Recepcin en las dependencias, rganos y entidades de la Administracin
Pblica del Estado, se formalizar mediante elaboracin del acta, su lectura, firma y
distribucin con la informacin contenida en los anexos respectivos.

14
El acto protocolario de Entrega-Recepcin deber celebrarse en las oficinas donde haya

despachado el funcionario saliente, salvo que exista plena justificacin para darse la
formalizacin en lugar distinto, previa autorizacin por escrito de la SECOTAB.
Al acto de Entrega-Recepcin por cambio de Titulares al trmino del periodo constitucional se
podr invitar a Notario Pblico en las dependencias, rganos y entidades que la SECOTAB
establezca, lo cual har del conocimiento con la debida anticipacin.
El calendario de las fechas y horarios para la realizacin de las actas de Entrega Recepcin,
se dar a conocer de manera oficial por la SECOTAB y/o por la Comisin de Enlace que para
tal efecto se conforme.
El Proceso de Entrega-Recepcin de los asuntos y recursos pblicos, debe

realizarse:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Al trmino e inicio de un ejercicio constitucional,

Por renuncia,
Cese,
Despido,
Destitucin,
Licencia por tiempo indefinido
Por causa justificada, procediendo conforme lo establece el artculo 20 del Acuerdo
Administrativo que Establece los Lineamientos para la Entrega Recepcin de los
Sservidores Pblicos.
8. Por suspensin; y
9. Por inhabilitacin.
Se considera causa justificada la muerte, incapacidad fsica o mental del servidor pblico
obligado o que este se encuentre en reclusin por la comisin de algn delito sustentada en
un auto de formal prisin.
En caso de cese, despido, destitucin, suspensin o inhabilitacin el servidor pblico
saliente no quedar relevado de las obligaciones que se contraen en las disposiciones de este
acuerdo, sindole aplicable en el caso, el rgimen de responsabilidades de los servidores
pblicos.
Por causas distintas al cambio de administracin, la Entrega-Recepcin se har al tomar
posesin del cargo el servidor pblico entrante. Si no existe nombramiento o designacin
inmediata de quien deba sustituir al servidor pblico saliente, la Entrega-Recepcin se har al
servidor pblico que designe para tal efecto el superior jerrquico del mismo.

15
f) De la integracin de la informacin
De conformidad con el Artculo 12 del Acuerdo, formarn parte del acta de EntregaRecepcin de cada unidad administrativa los informes, formatos y documentos que se
integren bajo la siguiente estructura:
ANEXO
CLAVE
FORMATO
NOMBRE
MARCO NORMATIVO
NRM-01
Marco jurdico-administrativo
II
PLANEACIN ESTRATGICA
PLN-01
Programa operativo anual
III
RECURSOS HUMANOS
HUM-01
Plantilla de personal
IV
RECURSOS FINANCIEROS
FIN-01
FIN-02
FIN-03
FIN-04
FIN-05
FIN-06
FIN-07
FIN-08
FIN-09
FIN-10
FIN-11
FIN-12
Estados financieros y presupuestales

Resumen de arqueos
Cuentas de cheques
Depsitos en inversin
Cheques o transferencias pendientes de entregar o
realizar
Deudores diversos
Cuentas por cobrar (crditos federales y estatales)
Cuentas y retenciones por pagar
Deuda directa
Deuda indirecta
Formas valoradas
Valores y bienes en custodia
RECURSOS MATERIALES
MAT-01
MAT-02
MAT-03
MAT-04
Inventario de bienes muebles

Inventario de bienes inmuebles
Inventario de almacn
Archivo documental
VI
SISTEMAS DE INFORMACIN
SIS-01
SIS-02
SIS-03
Software adquirido
Software desarrollado
Respaldos de informacin en medios magnticos
VII
OBRAS PBLICAS
OBR-01
OBR-02
OBR-03
Inventario de obras en proceso

Anticipos y saldos pendientes de amortizar
Cartera de estudios y proyectos
VIII
ACUERDOS Y CONVENIOS
CNV-01
Acuerdos y convenios interinstitucionales
IX
ADQUISICIONES Y SERVICIOS
ADQ-01
ADQ-02
Adquisiciones de bienes y/o servicios en trmite

Contratos de servicios vigentes
ASUNTOS EN GESTIN
TRM-01
TRM-02
Asuntos en trmite
Asuntos jurdicos
XI
INFORMES ESPECIALES
INF-01
INF-02
Seguros vigentes
Libros blancos

16
Los formatos sern elaborados mediante el uso obligatorio del Sistema Entrega-Recepcin,
implementado por la SECOTAB, siguiendo las instrucciones de llenado de cada uno de ellos.
Este sistema se encuentra disponible en la pgina http://www.secotab.gob.mx o en
http://entrega.secotab.gob.mx.
Existirn documentos que constituyen el soporte detallado de la informacin capturada en los
formatos. Esta documentacin formar parte de los anexos y estar sealada en el
instructivo de llenado de los formatos, seccin Documentos o archivos electrnicos
adjuntos. Se deber prever por las dependencias, rganos y entidades que estos
documentos se encuentren disponibles fsicamente y/o en medios electrnicos para su
verificacin (archivos en word, excel, power point, imgenes, reportes de sistemas, o
cualquier tipo de archivo). Estos ltimos podrn insertarse en la cartula de cada formato
dentro del sistema.
La actualizacin de los formatos de Entrega-Recepcin y documentacin soporte que generen
las unidades administrativas a las fechas de corte, deber estar disponible en medios
magnticos con los enlaces de Entrega-Recepcin de las dependencias, rganos y entidades,
para que la SECOTAB en su caso, efecte la verificacin de dichas actualizaciones conforme
al calendario que para tal efecto seale.
En el siguiente apartado encontrarn la informacin descriptiva de cada formato as como el
instructivo de llenado de los mismos.

17
segunda
seccin
formatos
informacin descriptiva
instructivo de llenado
ANEXO I.- MARCO NORMATIVO

NRM-01
Formato NRM-01
Marco jurdico - administrativo
Documentos Archivos
Electrnicos Adjuntos:
Se debern sealar en el formato las Leyes, Decretos, Acuerdos, Reglamentos, Manuales de

Organizacin y Procedimientos, as como otros ordenamientos legales y administrativos aplicables
que conforman el Marco de Actuacin Jurdico Administrativo de la unidad. En caso de que
disponga de estos documentos en forma electrnica, debern adjuntarse al anexo en el sistema
como documentacin complementaria o indicar su ubicacin en la columna de Observaciones.
1.- Organigrama de la unidad,

indicando nombre y cargo.
2.- En su caso, los documentos
que conforman la normatividad
administrativa de la Entidad.
Se presentar adjunta al formato la estructura orgnica (organigrama) actualizada de la unidad

administrativa, con el nombre y cargo del servidor pblico. En caso de que la extensin del
organigrama no permita su presentacin en una pgina, deber segregarse cada rea en hojas por
separado.
Conforme al Artculo 7 fraccin V del Acuerdo, a los Titulares de las Dependencias, rganos y
Entidades les corresponder tener debidamente actualizados, autorizados y publicados en el
Peridico Oficial del Estado de Tabasco, sus reglamentos internos, as como debidamente
integrados sus manuales de organizacin.
Objetivo: Mostrar las disposiciones legales y administrativas que le son aplicables a la Dependencia o Entidad, a
fin de que cumpla satisfactoriamente con sus funciones y responsabilidades.
NRM01
MARCO NORMATIVO
MARCO JURDICO-ADMINISTRATIVO
Dependencia o Entidad:
Unidad Administrativa:
Domicilio:
Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.

Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Direccin de la Unidad Administrativa.
Villahermosa, Tab., a 31 de Diciembre de 2009.
Ordenamiento
Situacin
Autorizado
Proyecto
Fecha de
Emisin
Observaciones
Columna donde se anotar el nombre del documento que sustenta las En los espacios de stas columnas se marcar En esta columna se Este espacio est dedicado para registrar observaciones o comentarios
atribuciones y funciones de la oficina, en orden de importancia incluyendo con una "X", segn corresponda, la situacin escribir la fecha de su importantes no considerados en el formato.
un nmero secuencial que inicie con el 001; ejemplo: 001.-Leyes, 002.- actual del documento relacionado, ya sea en publicacin, autorizacin
Reglamentos, 003.-Manuales, etc.
proyecto o autorizado.
o emisin de cada uno
de los documentos.
ENTREGA LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
JEFE INMEDIATO DE QUIEN ENTREGA LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la
Unidad Administrativa
___________________________________________
Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
entrega la Unidad Administrativa.
Pgina: ___ de ___
ANEXO II.- PLANEACIN ESTRATGICA

PLN-01
Formato PLN-01
Programa operativo anual
Documentos Archivos
En este anexo se debern sealar los distintos programas y acciones que tiene a su cargo las
dependencias, rganos y entidades en el ejercicio vigente, as como la fuente de los recursos con
los que se financia cada uno.
No requiere
adjunta.
documentacin
Asimismo, se indicar la ubicacin de los expedientes correspondientes, a travs de las reas

competentes en la columna Observaciones.
Objetivo: Mostrar el Programa Operativo Anual que est llevando a cabo la Dependencia o Entidad
en el ejercicio vigente y el desglose de las fuentes de financiamiento que lo componen.
PLN01
PLANEACIN ESTRATGICA
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
Domicilio:

Nombre del programa y Accin
Fuente de Financiamiento
Observaciones
Columna donde se anotar el nombre del Programa y Accin, incluyendo un En esta columna se escribir la(s) fuente(s) de financiamiento del programa: En este espacio se registrarn observaciones o comentarios relevantes para
nmero secuencial que inicie con el 001; ejemplo: "001.-Ramo 39, FIES".
Federal, Estatal, Privado, etc
la informacin que se presenta.

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
Formato HUM-01
Plantilla de personal
Documentos Archivos
Dependencias:
Bajo este concepto se considerar al personal que conforma la estructura orgnica de la dependencia, rgano
o entidad y que cuenta con plaza asignada correspondiente a la plantilla autorizada.
Conforme al Artculo 10, fraccin II del Acuerdo, la Subsecretara es la encargada de conciliar y validar las
plantillas de personal a cargo de las dependencias, rganos y entidades, en su caso, que se incorporarn
como anexos en las actas de Entrega-Recepcin.
En este formato deber sealarse en forma global la plantilla de personal autorizada por condicin laboral
(base, confianza, supernumerario y otros) de acuerdo al presupuesto del ejercicio para la dependencia,
rgano o entidad, detallando las que se encuentren ocupadas al momento de la Entrega bajo la siguiente
clasificacin:
1. Copia de minuta de plazas

autorizadas
por
unidad
administrativa.
2. Copia de la ltima nmina
ejecutiva de la dependencia u
organismo
(base,
confianza,
supernumerarias),
incluyendo
detalle
de
percepciones
y
deducciones mensuales.
personal eventual: 1)lista de raya
2)suplencias; incluyendo detalle de
percepciones
y
deducciones
mensuales.
Activos
Licencia
Comisionado
Eventual
Honorarios asimilables a salario
Como parte de la preparacin de la informacin, se verificar que todos los expedientes de la plantilla de
personal asignado a las dependencias, rganos y entidades se encuentren clasificados, actualizados y
completos, y que su localizacin fsica sea accesible.
En el caso del personal eventual que labora bajo contrato o por obra o tiempo determinado, deber verificarse
que la fecha de vencimiento de stos no sea superior al da sealado para la Entrega-Recepcin de la
Administracin.
4. Plantilla de personal con

permiso, incapacidad o comisin
(estableciendo la comisin y la
unidad de adscripcin), incluyendo
detalle
de
percepciones
y
El listado deber incluir los
siguientes
campos:
(No.
de
nmina,
nombre,
monto
de
percepciones y deducciones)
En el caso de los prestadores de servicios (honorarios), los contratos respectivos no podrn exceder su
vigencia ms all del ltimo da de la Entrega-Recepcin.
Las reas administrativas de las dependencias, rganos y entidades debern efectuar los trmites pertinentes,
a fin de que el personal comisionado se reintegre, antes del cierre del ejercicio, a su rea original de
adscripcin.
No podr llevarse a cabo ningn movimiento de personal posterior a la fecha establecida para tal efecto por la
ANEXO III.- RECURSOS HUMANOS
Subsecretara de acuerdo al programa de cierre de la administracin.
HUM-01
Entidades:
1. ltima
nmina previa al
corte, elaborada por la misma
entidad; incluyendo detalle de
percepciones
y
deducciones
mensuales.
personal eventual: 1)lista de raya
2)suplencias; incluyendo detalle de
percepciones
y
deducciones
mensuales.
3. Plantilla de personal con
permiso, incapacidad o comisin
(estableciendo la comisin y la
unidad de adscripcin), incluyendo
detalle
de
percepciones
y
Objetivo: Mostrar la estructura actual de la plantilla de personal de las dependencias y entidades en el ejercicio
vigente.
HUM01
RECURSOS HUMANOS
PLANTILLA DE PERSONAL
Domicilio:

Plazas por condicin

laboral
BASE
CONFIANZA
SUPERNUMERARIO
OTROS
Plazas autorizadas
Plazas ocupadas
Activo
Licencia
Comisionado
Indicar el nmero de plazas

autorizadas de confianza, base
y
supernumerarios
presupuestados.
Esta
informacin la generar la
Subsecretara
y
ser
proporcionada
a
las
Dependencias y rganos. Es
importante
sealar
que
Subsecretara no proporcionar
informac
Indicar el nmero total

de plazas ocupadas en
las
Dependencias,
rganos y Entidades
conforme a la nmina de
pago.
Este
nmero
deber ser el total de la
suma de las columnas 9
a 13.
Se deber registrar el
nmero de personal que
se encuentre laborando
normalmente,
sin
considerar al personal
que se encuentre con
licencia, incapacidad o
comisionado.
Esta
informacin
ser
proporcionada por las
Dependencias, rganos
y Entidades.
Se registrar las plazas

que se encuentren con
licencia o incapacidad
con goce o sin goce de
sueldo. La informacin
deber ser generada por
las
Dependencias,
rganos y Entidades.
Se registrarn las plazas del

personal que se encuentre
comisionado
mediante
oficio a otra Dependencia,
Organismo o Entidad. La
informacin deber ser
generada
por
las
Dependencias, rganos y
Entidades.
Personal
eventual
Se deber indicar el
nmero de plazas del
personal que labora por
obra
y
tiempo
determinado, as como
tambin las suplencias
que existan. La Oficiala
Mayor
proporcionar
informacin nicamente
de las dependencias u
organismos
de
las
cuales emite nminas.
Honorarios
Observaciones
asimilables a
salarios
Anotar el nmero de Incluir en forma
personal
que
se breve,
la
encuentra laborando por informacin
o
honorarios.
comentarios
importantes no
considerados en
el formato.
TOTALES

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
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ANEXO IV.- RECURSOS FINANCIEROS

FIN-01
Formato FIN-01
Estados financieros y presupuestales
Documentos Archivos
Las dependencias, rganos y entidades debern presentar los siguientes Estados Financieros y
Presupuestales:
1. En su caso, los Estados

financieros o presupuestales
marcados con la opcin "SI".
Estado
Estado
Estado
Estado
Estado
de
de
de
de
de
Posicin Financiera (Balance General),

Resultados Financiero,
Resultados Presupuestal,
Modificacin a Patrimonio o Hacienda Pblica,
Origen y Aplicacin de Recursos,
2. Cuando
algn
Estado
Financiero o Presupuestal haya
sido dictaminado por auditor
externo se deber anexar copia
del dictamen correspondiente.
En el caso de la cuenta pblica, el Artculo 9 fraccin III del Acuerdo seala la responsabilidad de la
Secretara de Administracin y Finanzas para efectuar los cierres trimestrales de la misma, por lo
que sta Dependencia ser la encargada de presentar la informacin de la situacin que guarda la
cuenta pblica, a la fecha de la entrega de la administracin.
En caso de que la dependencia, rgano o entidad elabore otro(s) estado financiero(s) distintos de
los arriba sealados deber especificarlo(s) y adjuntarlo(s).
Las dependencias, rganos y entidades de la Administracin Pblica Estatal debern reportar el
ejercicio del Presupuesto de Egresos, anexando copia del reporte que se entrega a la Secretara de
Administracin y Finanzas.
El ejercicio de los recursos deber estar debidamente conciliado con la Secretara de
Administracin y Finanzas, conforme lo establecen las polticas y manuales de esta dependencia.
En los casos que aplique, conjuntamente con los Estados Financieros se presentar el documento
que muestre la opinin de las firmas externas contratadas para llevar a cabo las auditorias
correspondientes.
FIN-01
Las reas administrativas de las dependencias, rganos y entidades debern verificar que la
informacin programtica, presupuestal, contable y financiera que se presente para la EntregaRecepcin, coincida con los informes mensuales, trimestrales y cierres del ejercicio que se
formularon durante el periodo correspondiente.
Las dependencias, rganos y entidades de la Administracin Pblica Estatal debern asegurarse de
que las cifras presentadas en los informes financieros se mantengan en constante depuracin y
actualizacin, a fin de presentar razonablemente la situacin financiera presupuestal a las fechas
de corte.
Objetivo: Informar sobre el estado que guarda la Dependencia o Entidad en el aspecto financiero y
presupuestal, mediante los informes que emite.
FIN01
ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES
Domicilio:

Estados Financieros que se entregan

1).- Estado de Posicin Financiera (Balance General)
2).-Estado de Resultados Financiero
3).-Estado de Resultados Presupuestal
4).-Estado de Modificacin al Patrimonio o Hacienda Pblica
5).-Estado de Origen y Aplicacin de Recursos.
6).-Cuenta Pblica
SI/NO
Se deber anotar "SI"
cuando la Dependencia o
Entidad haya elaborado el
Estado
Financiero
o
Presupuestal
correspondiente y en caso
contrario anotar "NO".
Dictaminados
Observaciones
SI/NO
Se anotar la fecha a la Se deber anotar "SI" en En esta columna se sealar algn comentario
que se presentan las cifras caso de que el Estado adicional respecto
al Estado
financiero o
del
Estado financiero se encuentre presupuestal correspondiente.
correspondiente.
dictaminado por contador
pblico independiente. En
caso contrario se anotar
"NO".
Fecha
7).-Otras (Especificar)

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Nota: El concepto No. 6 de la primera columna, que se refiere a la Cuenta Pblica, es de uso exclusivo de la Secretara de Finanzas.
En el concepto "Otros" podrn incluirse informes como el Estado del Ejercicio del Presupuesto, y otros que apliquen especficamente para la Dependencia, rgano o Entidad.
Pgina: ___ de ___
10

FIN-02
Formato FIN-02
Resumen de arqueos
Documentos Archivos
Este formato deber presentarse en el caso de que existan fondos o valores susceptibles de ser
reportados a la fecha de corte.
1. En su caso, los arqueos

debidamente requisitados en
los
formatos
que
tiene
establecidos
la
SECOTAB
(Vase Seccin II, Apartado
Documentos con Informacin
Complementaria).
Las dependencias normativas establecern el plazo lmite para la cancelacin de los fondos fijos o
revolventes, segn se seala en el Artculo 24 del Acuerdo.
Los formatos de arqueos que debern integrarse al formato se encuentran en la seccin 8 Anexos
Documentos con informacin complementaria, del presente Manual.
Para mayor informacin, deber anexarse a estos formatos el listado detallado de los reembolsos
en trmite y la ubicacin del expediente que corresponda.
2. Listado detallado de los

reembolsos
en
trmite
y
ubicacin del expediente que
corresponda.
Certificados de no adeudo.
Es obligacin de los coordinadores administrativos informar con oportunidad a todo el personal de
las dependencias, rganos y entidades que estn obligados a tramitar treinta das antes de la fecha
de la Entrega-Recepcin, los certificados de no adeudo, de tal forma que no debern tener a su
cargo saldos pendientes de comprobar por concepto de sueldos, viticos, gastos de viaje,
prstamos, anticipos u otros.
3. Copia del certificado de no

adeudo. (Vase la Seccin II,
Apartado de Documentos con
Informacin Complementaria)
Los certificados o convenios debern tramitarse ante las coordinaciones de administracin o sus
equivalentes, y debern ser firmados por los titulares de las mismas pasando a formar parte del
presente anexo.
11
Objetivo: Informar sobre el monto de dinero y documentos con valor monetario con que se cuenta a la fecha de
los arqueos, as como el estado de los fondos revolventes y en su caso, los reembolsos que estuvieran
pendientes de tramitar.
FIN02
RESUMEN DE ARQUEOS
Domicilio:

Informacin que se entrega

1.- Arqueo de Caja
2.- Conformacin del Fondo Fijo o Revolvente
3.- Arqueo de Vales de Gasolina/Combustible
4.- Reembolsos en trmite
SI/NO
Fecha
Se deber anotar
"SI" cuando la
Dependencia
o
Entidad
haya
elaborado
el
arqueo
correspondiente y
en caso contrario
anotar "NO".
Se
anotar
la
fecha
de
elaboracin
del
arqueo
correspondiente
Importe Total del Arqueo
Observaciones
En este rubro se deber En esta columna se anotar algn comentario o en su caso se

incluir el monto total informar la causa por la cual no se est entregando el o los
del arqueo en cada arqueos.
caso.
"Los importes
monetarios
debern
capturarse
redondeados, sin incluir
centavos."

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
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12

FIN-03
Formato FIN-03
Cuentas de cheques
Documentos Archivos
Se detallarn todas las cuentas vigentes a cargo de la dependencia, rgano o entidad en las
diversas instituciones bancarias para el manejo de sus recursos, as mismo se relacionarn todas
las chequeras en uso y/o canceladas, mismas que se incluirn fsicamente como parte de la
documentacin anexa al formato, o la ubicacin de las mismas en la columna de Observaciones.
1. Copia
de
la
ltima
conciliacin bancaria y su
estado de cuenta bancario a la
fecha de la entrega.
Las conciliaciones bancarias respectivas debern mantenerse depuradas y actualizadas y

disponibles para su consulta en caso de requerirse. stas debern incluir los estados de cuenta
bancarios correspondientes as como la integracin detallada de cada uno de los rubros que las
componen (cruce contra estados financieros).
2. Chequeras
canceladas.
Se prever con la suficiente anticipacin la cancelacin de firmas registradas para el manejo de las
cuentas bancarias e inversiones, para lo cual se notificar por oficio a las diferentes instituciones a
fin de que proceda la cancelacin al da del acto de Entrega-Recepcin. Para el corte final se
adicionarn a este formato las copias de los oficios de aviso de cancelacin de firmas, debidamente
sellados por la institucin bancaria correspondiente.
en
uso
y/o
3. Oficios de cancelacin de
firmas.
4. En su caso, certificacin
notarial del saldo de la cuenta
Al final del formato se incluir una nota que sealar, que en las cuentas bancarias existen fondos
suficientes para cubrir los cheques que se encuentran en trnsito.
Se deber reducir el nmero de cuentas bancarias, dejando activas solo las estrictamente
necesarias para la operacin, ayudando con esto a la simplificacin del Proceso.
En el caso que la dependencia, rgano o entidad certifique los saldos de las cuentas bancarias, se
deber anotar en la columna de observaciones y anexar el documento correspondiente.
13
Objetivo: Relacionar las cuentas bancarias que estn bajo el control de la Entidad, y mostrar los recursos que se
tienen disponibles en las instituciones bancarias as como las cuentas que fueron canceladas.
FIN03
CUENTAS DE CHEQUES
Domicilio:

Institucin Bancaria
Se anotar
nombre de
Institucin
Bancaria
donde
encuentre
cuenta
determinada,
incluyendo
nmero
secuencial
iniciando con
001.
Nmero de
Cuenta
el Columna
la donde
se
anotar
el
en nmero de la
se cuenta
de
la cheques.
un
el
Saldos
Tipo de Cuenta Objeto de la Cuenta

Se describir
el
tipo
de
cuenta
(corriente,
maestra
o
alguna otra).
En esta columna
se explicar el
objeto
de
la
cuenta, ejemplo:
pago
de
nminas, cubrir
gastos
de
operacin, etc.
Segn Bancos
Segn Libros
Se deber escribir el
saldo que a la fecha
de corte presenta el
estado de cuenta. Al
final de cada hoja de
llenado se tendrn
que bajar las sumas.
"Los
importes
monetarios debern
capturarse
redondeados,
sin
incluir centavos."
Se
registrar
el
saldo que a la fecha
de corte presenta la
cuenta
en
los
estados financieros.
Estos
saldos
debern conciliarse
contra los anexos
del
formato FIN01. Al final de cada
hoja
se
debern
bajar las sumas.
"Los
importes
monetarios debern
capturarse
redondeados,
sin
incluir centavos."
ltimo Cheque
Expedido
En esta columna
se
deber
anotar el ltimo
cheque expedido
por parte de la
Entidad
a
la
fecha de corte,
en cada una de
las cuentas.
Folios de Cheques
Del
Al
Se anotar los nmeros de

los folios de los cheques que
perduran sin utilizarse a la
fecha de corte; por ejemplo:
Del Ch.0023 Al Ch.0099
Oficio de
Cancelacin de
Firmas
Se deber indicar
el nmero de
oficio
de
cancelacin
de
firmas, el cual
debe contar con
el
sello
de
recibido por el
banco.
Observaciones
Incluir en forma
breve,
la
informacin
o
comentarios
importantes
no
considerados en
el formato.
Nota: En las cuentas bancarias existen fondos suficientes para cubrir los cheques que se encuentran en trnsito

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
14

FIN-04
Formato FIN-04
Depsitos en inversin
Documentos Archivos
En este concepto se incluirn todas las cuentas de inversin vigentes a las fechas de corte,
incluyendo entre otros datos: el tipo de instrumento en que se invirti, el plazo y saldos. Las
conciliaciones respectivas debern mantenerse depuradas y actualizadas a fin de que se
encuentren disponibles en caso de requerirse.
1. Copia
de
la
ltima
conciliacin
de
la
cuenta
corriente y la de inversin con
el rea de Contabilidad y su
estado de cuenta bancario a la
fecha de la entrega.
Por la dinmica normal de este tipo de operaciones, con oportunidad se prever la fecha del ltimo
plazo de inversin a fin de que no se afecte el proceso de la Entrega-Recepcin. En consecuencia,
el Anexo reflejar la situacin existente al realizar ste ltimo movimiento.
La ltima conciliacin bancaria junto con los estados de cuenta correspondientes se agregar al
formato en las fechas de corte. De igual forma, se elaborarn conciliaciones complementarias al
ltimo da hbil previo a la celebracin del acto.
Entre otros aspectos importantes, en la columna de Observaciones deber sealarse el lugar en
el que se encuentran resguardados los contratos originales de dichas inversiones.
2. En el caso de inversiones
en valores que se encuentren
vigentes, se deber incluir los
documentos
originales
que
amparan dicha inversin o
especificar
el
lugar
de
resguardo de los mismos en la
columna de observaciones.
15
Objetivo: Informar las cuentas de inversiones existentes en instituciones bancarias que actualmente controla la
Entidad, y su respectiva disponibilidad.
FIN04
DEPOSITOS DE INVERSIN
Domicilio:

Fecha de Apertura
Se deber escribir
la fecha en que
apertur la cuenta
de la inversin.
Institucin Bancaria
Tipo de Inversin
Se
anotar
el Se describir el
nombre
de
la tipo de inversin.
Institucin
Bancaria en donde
se
tenga
aperturada
la
inversin
determinada.
Nmero de Cuenta
Plazo
En esta columna
se
incluir
el
nmero
de
la
cuenta
correspondiente.
En este concepto
se establecer el
plazo por el cual se
estableci
el
contrato
de
inversin.
Vencimiento
Firmas Registradas
Mancomunadas
En esta columna se Se debern citar los

anotar
el nombres
de
las
vencimiento de la personas con firmas
inversin.
autorizadas
o
mancomunadas
para manejar las
cuentas
de
inversin.
Saldo al ___ de ____

del 20__
Se
tendr
que
registrar el saldo
que a la fecha de
corte presenta la
cuenta
en
los
estados
financieros. Al final
de cada hoja se
debern sumar y
bajar saldos. "Los
importes
monetarios
debern capturarse
redondeados,
sin
incluir centavos."
Observaciones
Incluir en este espacio la informacin
u observaciones importantes, por
ejemplo: lugar donde se resguardan
los contratos originales.

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
16

FIN-05
Formato FIN-05
Cheques o transferencias pendientes de entregar o realizar
Las dependencias, rganos y entidades debern llevar un control de los cheques emitidos
fsicamente que no se hayan entregado a los beneficiarios, mismo que se estar actualizando para
que en las fechas de corte se muestre la situacin a esa fecha.
Se debern tomar las medidas pertinentes para entregar la totalidad de los cheques emitidos, de
tal forma que a la fecha de la Entrega Recepcin todos los trmites estn concluidos.
Documentos Archivos
1. Los cheques pendientes de
entregar al beneficiario en
original o en su caso, hacer
referencia del lugar en que se
encuentren resguardados.
2. Documento que ampare la
transferencia
efectuada
pendiente de realizar.
17
Objetivo: Informar los cheques que a la fecha del corte se encuentren emitidos y que por razones especficas no
se hubiesen entregado a los beneficiarios.
FIN05
CHEQUES O TRANSFERENCIAS PENDIENTES
DE ENTREGAR O REALIZAR
Domicilio:

Fecha
Institucin Bancaria
En esta columna Se anotar el nombre de

se
incluir
la la Institucin Bancaria
fecha de emisin del cheque expedido.
del cheque.
Cuenta
En esta
incluir
bancaria
pertenece
Numero de Cheque o
Referencia
columna se En esta columna se

la
cuenta incluir el nmero
a
la
que del cheque emitido.
el cheque.
Monto
Pesos
Beneficiario
Concepto
Se
anotar
el Se
deber
citar
el Incluir el concepto o la
importe del cheque. nombre del beneficiario descripcin del servicio
"Los
importes del cheque.
por el cual se est
monetarios
pagando el cheque o
debern capturarse
realizando
la
redondeados,
sin
transferencia
al
incluir centavos."
beneficiario.
Observaciones
Incluir
en
este
espacio
la
informacin
u
observaciones
importantes,
por
ejemplo:
la
referencia del expediente en donde
se encuentra la documentacin que
ampara el pago o la transferencia.

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
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18

FIN-06
Formato FIN-06
Deudores diversos
Documentos Archivos
Los saldos incluidos en este rubro debern coincidir con lo reflejado en el estado financiero, por lo
que deben mantenerse permanentemente depurados y actualizados.
No requiere
adjunta.
documentacin
Los servidores pblicos debern cubrir con suficiente anticipacin los saldos a cargo por
comprobaciones pendientes (viticos, gastos de viaje, prstamos, anticipos, etc.), de tal forma que
no se reporten adeudos por estos conceptos al cierre del ejercicio.
En forma previa a las fechas de corte, los responsables de las reas administrativas debern
realizar arqueos a los pagars o documentos que respalden las cuentas por cobrar.
Asimismo deber verificarse que se tengan integrados los expedientes relativos a las cuentas por
cobrar, de tal forma que sea posible su identificacin inmediata con los saldos presentados en este
formato.
19
Objetivo: Relacionar los documentos o los posibles derechos de cobro que tenga la Dependencia o Entidad a la
fecha de corte. Estas cifras debern corresponder a las presentadas en los estados financieros del formato FIN-01.
FIN06
DEUDORES DIVERSOS
Domicilio:

Nombre del Deudor
Concepto
Importe
Observaciones
En esta columna se incluir el nombre del deudor de la Se anotar el concepto del adeudo o la descripcin Se anotar el importe del total Incluir en este espacio la informacin u observaciones
Entidad.
del financiamiento en su caso.
del
adeudo
pendiente
o importantes, por ejemplo: la ubicacin o referencia de la
financiamiento. "Los importes documentacin soporte del adeudo.
monetarios debern capturarse
redondeados,
sin
incluir
centavos."

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
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20

FIN-07
Formato FIN-07
Cuentas por cobrar (crditos federales y estatales)
Documentos Archivos
Los saldos incluidos en este rubro debern coincidir con lo reflejado en el estado financiero, por lo
que deben mantenerse permanentemente depurados y actualizados.
1.
Expediente
o
documentacin soporte que
ampare
el
adeudo
(declaraciones,
solicitud
de
devolucin,
pagars,
convenios, etc.).
En forma previa a las fechas de corte, los responsables de las reas administrativas debern
verificar que los expedientes de los crditos se encuentren debidamente integrados con la
documentacin comprobatoria, segn la normatividad aplicable en cada caso.
21
Objetivo: Relacionar los documentos o los posibles derechos de cobro que tenga la Dependencia o Entidad a
las fechas de los cortes, relacionadas con crditos de fondos estatales y federales.
FIN07
CUENTAS POR COBRAR
(CRDITOS FEDERALES Y ESTATALES)
Domicilio:

Nombre del Deudor
Concepto
Importe
Observaciones
En esta columna se incluir el nombre del deudor de la Se anotar el concepto del adeudo o la descripcin Se anotar el importe del total Incluir en forma breve, la informacin
Entidad (por ejemplo: la SHCP por una devolucin de del financiamiento en su caso.
del
adeudo
pendiente
o importantes no considerados en el formato.
IVA).
financiamiento.
Estas
cifras
debern corresponder a las
cifras sealadas en el Estado de
posicin financiera del formato
FIN-01.
Los
importes
monetarios debern capturarse
redondeados,
sin
incluir
centavos.
u observaciones

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
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22

FIN-08
Formato FIN-08
Cuentas y retenciones por pagar
Documentos Archivos
En este rubro se presentarn todos los compromisos a cargo de la dependencia, rgano o entidad
como son: proveedores, acreedores, cuentas por pagar, impuestos por pagar, etc; que quedaron
como pasivos a la fecha de corte. El orden de su presentacin ser de acuerdo al establecido a los
estados financieros.
No requiere
adjunta.
documentacin
Lo presentado en este formato deber coincidir con las cifras reflejadas en los estados financieros a
las fechas de corte sealadas.
Es muy importante revisar que se tengan integrados los expedientes que identifiquen la naturaleza
y condiciones de cada uno de los pasivos presentados.
En lo referente a impuestos y contribuciones por pagar, se debern incluir en el formato respectivo
la contribucin, el tipo de declaracin y los periodos de los que se encuentren pendientes de pago.
23
Objetivo: Relacionar los documentos, compromisos, impuestos u otras contribuciones que al momento del corte
se encuentren pendientes de cubrir por parte de la Dependencia o Entidad. Estas cifras debern corresponder a
las cifras presentadas en los estados financieros del formato FIN-01.
FIN08
CUENTAS Y RETENCIONES POR PAGAR
Domicilio:

Referencia
Fecha
Se incluir en esta
columna la fecha en
que se contrajo el
pasivo , po r ejemplo :
fecha de la factura,
fecha del co ntrato ,
etc. En el caso de
impuestos por pagar
se incluir el periodo
de la contribuci n
(ejemplo : Del 01-01-95
al
31-01-95
o
enero /95).
Tipo
Fo lio
Se escribir el tipo
de do cumento que
se
recibi
(ejemplo: factura,
recibo, liquidaci n,
declaraci n, etc.).
Co lumna do nde se
anotar el nmero
de
folio
del
do cumento que se
recibi (ejemplo :
Factura 1243).
Fecha de
Exigibilidad
Nombre del A creedor
Concepto
Anotar el no mbre del Proveedo r,

Acreedor o Entidad a quien se le
adeuda o co n quien se co ntrajo el
pasivo, en su caso .
Citar el concepto po r el cual se

co ntrajo el pasivo , ejemplo : compra
de co mputadoras, co mpra de
llantas, o en su caso. el no mbre del
impuesto de referencia, (ejemplo :
Impuesto so bre producto s de
trabajo "I.S.P .T.").
Se
deber
establecer
la
fecha en que se
co nvierta
en
exigible la deuda,
fecha limite de
pago
de
la
co ntribucin
o
bien la fecha en
que se debe cubrir
el pasivo.
Impo rte
Observaciones
Se escribir en esta
columna el monto
del pasivo . En el
caso
de
contribucio nes
se
ano tar la cantidad
en
pesos,
sin
centavo s (ejemplo : $
315,000) En ambos
casos se deber
sacar sumatoria de
lo s mo ntos al final de
cada hoja.
Incluir en este espacio la info rmacin u

o bservacio nes impo rtantes, po r ejemplo :
la ubicacin o referencia de la
documentaci n so po rte del pasivo.

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
24

FIN-09 y FIN-10
Formatos FIN-09 y FIN-10

Deuda Directa y Deuda indirecta
Documentos Archivos
De conformidad con la Ley de Deuda Pblica del Estado de Tabasco (Artculo tercero), se entiende
por Deuda Pblica Estatal la que se deriva de las diferentes modalidades de financiamientos que
contraiga el Gobierno del Estado como responsable directo y como avalista o deudor solidario de
sus Organismos Descentralizados, Empresas de Participacin Mayoritaria, sus respectivos
Fideicomisos y Municipios.
No requiere
adjunta.
documentacin
Bajo esta definicin la deuda del Gobierno del Estado se clasifica en directa e indirecta. La deuda
directa es aquella en que el Gobierno del Estado es el deudor. La deuda pblica indirecta en
cambio, es aquella en la cual el Gobierno del Estado extiende un aval a los organismos pblicos
para que los ingresos del gobierno sean utilizados como garanta en caso de incumplimiento.
El formato FIN-09 Deuda Directa deber ser reportado en su caso, nicamente por la Secretara de
Administracin y Finanzas.
En el caso del formato FIN-10, la Secretara de Administracin y Finanzas informar la deuda
contrada por las Entidades en la que se constituya como aval solidario. Las Entidades por su parte,
reportarn la deuda existente en este mismo formato.
Se tendr especial cuidado que la informacin presentada concuerde con las cifras reflejadas en los
estados financieros de la dependencia, rgano o entidad a las fechas de corte sealadas; por tal
razn debern mantenerse en constante depuracin y actualizacin con la finalidad de mostrar la
razonabilidad de los pasivos por este concepto.
25
Objetivo: Mostrar las obligaciones de pasivo de deuda directa derivadas de financiamientos a cargo del
Gobierno del Estado, con las caractersticas o limitaciones establecidas en la Ley de Deuda Pblica Estatal.
FIN09
DEUDA DIRECTA
Domicilio:

Amortizacin
No. de Crdito
Acreedor
Udis contratados
Total meses
Realizado
Anotar el Nmero de Registrar el Acreedor. Indicar el total de Registrar

Crdito.
meses.
realizacin.
Udis Amortizadas
Tasa de inters
Saldo Udis
Saldo en pesos
Pendiente
la Indicar
la
pendiente.
cifra Registrar las

contratados.
UDIS Registrar las

amortizadas.
UDIS Indicar la
inters.
tasa
de Registrar
UDIS.
el
saldo
en Indicar el saldo en pesos.

Los importes monetarios
debern
capturarse
redondeados, sin incluir
centavos.
TOTALES
NOTA: Los importes monetarios debern capturarse redondeados, sin incluir centavos.

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
26
Objetivo: Informar las obligaciones de pasivo contratadas por la Entidad, con las caractersticas o limitaciones
establecidas en la Ley de Deuda Pblica Estatal, en las cuales el Gobierno del Estado se constituye como aval
solidario.
FIN10
DEUDA INDIRECTA
Domicilio:

Amortizacin
No. de
Credito
Anotar
nmero
Crdito.
Acreditado
Acreedor
el Registrar el Acreditado. Anotar el Acreedor.

de
Total
Realiz
Meses
Indicar el total de Registrar
meses
definidos realizacin.
para la amortizacin
del crdito.
Pendiente
la Indicar
la
pendiente.
Imp. Orig.
Aut.
Imp. Amort.
Tasa Int.
cifra Registrar el Registrar el importe Indicar

importe
amortizado.
Los tasa
original
importes monetarios inters.
autorizado. debern capturarse
Los importes redondeados,
sin
monetarios incluir centavos.
debern
capturarse
redondeados
, sin incluir
centavos.
Monto pagado
la Registrar el monto
de pagado a la fecha de
corte. Los importes
monetarios debern
capturarse
redondeados,
sin
incluir centavos.
Saldo Insoluto
Indicar
el
saldo
insoluto del crdito a
la fecha de corte. Los
importes monetarios
debern capturarse
redondeados,
sin
incluir centavos.
TOTALES

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
27

FIN-11
Formato FIN-11
Formas valoradas
Documentos Archivos
Las dependencias, rganos y entidades de la Administracin Pblica Estatal que para efectos de
control y operacin utilicen formas valoradas, debern efectuar un corte de folios a la fecha del
acto de Entrega-Recepcin, con la finalidad de dejar documentada la evidencia del uso del ltimo
folio utilizado por la administracin saliente.
Copia de
utilizada.
la
ltima
forma
Como formas oficiales numeradas se incluirn las facturas, recibos oficiales, actas (Registro Civil),
recibos de ingresos (Recaudacin de Rentas), certificados de nacimiento, certificados de defuncin
(Secretara de Salud) y todas aquellas que requieran de control numrico para su utilizacin.
Se prever en lo posible que todas las formas oficiales se encuentren resguardadas en un slo
lugar dentro de la unidad. Asimismo se deber verificar que todas las formas oficiales estn
completas segn su nmero de folio correspondiente.
28
Objetivo: Relacionar el corte de las formas valoradas y especificar las prximas a utilizarse, obteniendo con ello
la salvaguarda de las mismas.
FIN11
FORMAS VALORADAS
Domicilio:

Descripcin
ltimo Folio
Utilizado
Folio sin utilizar

Observaciones
del
al
Total de Doctos.
Describir el tipo de forma (formatos) que se utilizan en Se anotar el nmero Anotar el nmero del Anotar el nmero del Total de documentos Incluir en este espacio la informacin
la unidad administrativa.
de folio de la ltima primer folio en blanco ltimo folio en blanco en
blanco
(sin importantes no considerados en el formato.
forma utilizada antes (sin utilizar) que se (sin utilizar) que se utilizar)
que
se
de la fecha de corte.
entrega.
entrega.
entregan.
observaciones

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
29

FIN-12
Formato FIN-12
Valores y bienes en custodia
Documentos Archivos
Debern incluirse en este formato los bienes que se tengan en la dependencia, rgano o entidad, o
bien fuera de ella y que no sean de su propiedad, pero que se encuentran bajo su custodia, como
puede ser el caso de los bienes en consignacin.
No requiere
adjunta.
documentacin
La Procuradura General de Justicia y la Secretara de Administracin y Finanzas incluirn los

bienes decomisados o en garanta que se encuentren bajo su custodia.
30
Objetivo: Informar los valores o bienes que se encuentran bajo la custodia de la entidad, obteniendo con ello la
salvaguarda de las mismos.
FIN12
VALORES Y BIENES EN CUSTODIA
Domicilio:

Propietario del
Responsable de la
Observaciones
Valor o Bien
custodia
Describir el tipo de valores o bienes que se tienen en Escribir el nmero de En esta columna se Anotar el nombre Se
anotar
el Incluir en este espacio de manera breve, la informacin u
custodia.
expediente o referencia anotar
el
valor del propietario del nombre
de
la observaciones importantes no considerados en el formato.
en donde se tenga la monetario del valor o valor o bien.
persona
de
la
informacin o soporte bien. Los importes
Dependencia
o
documental
de
la monetarios
debern
Entidad responsable
custodia del valor o capturarse
de la custodia del
bien.
redondeados,
sin
valor o bien.
incluir centavos.
Descripcin
Referencia
Valor

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
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31
ANEXO V.- RECURSOS MATERIALES

MAT-01
Formato MAT-01
Bienes muebles
Documentos Archivos
Conforme a la obligacin sealada en el Artculo 29 fraccin XLIX de la Ley Orgnica del Poder
Ejecutivo y al Artculo 10 fraccin I del Acuerdo, la Secretara de Administracin y Finanzas a
travs de la Subsecretara es la dependencia encargada entre otros asuntos, de elaborar, controlar,
coordinar y actualizar el inventario de los bienes muebles e inmuebles propiedad del Gobierno.
Bajo esta premisa, deber contar con la informacin de los inventarios de las dependencias y
rganos para efecto de integrarla en la Entrega-Recepcin.
1.- Relacin analtica del listado

de bienes muebles por rubro.
Estos listados debern contener
como mnimo los siguientes
campos:
Con este propsito, la Subsecretara cotejar con las dependencias de la administracin

centralizada, la informacin relativa al padrn de bienes muebles bajo custodia de cada una, a
efecto de que lleven a cabo la verificacin de los datos y realicen conciliaciones con esta
dependencia.
En el caso de los rganos y entidades, la Subsecretara deber acordar las fechas en que deban
entregar la informacin de sus inventarios (estas fechas debern ajustarse a los cortes previstos
para el Proceso), a efecto de que puedan ser verificados por la dependencia.
Este proceso de verificacin y conciliacin deber estar concluido seis meses antes de la fecha del
cambio de administracin, de tal forma que cada dependencia, rgano y entidad cuenten con su
inventario de bienes debidamente conciliado para integrarlo a la documentacin de la Entrega.
En el anexo se reportar un resumen de los rubros que se consideran en el Manual de Contabilidad
Gubernamental para la Administracin Pblica Estatal vigente y que son los siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
Mobiliario y equipo para la administracin.

Vehculos y equipo de trasporte para la administracin
Maquinaria, equipo y material de servicios en apoyo al desarrollo sectorial
Equipos diversos.
Otros (especies animales, forestales, etc.)
(Nmero
de
Inventario,
Descripcin del bien, Marca,
Serie, Fecha de adquisicin,
Nmero de factura, Importe,
Nmero de resguardo y/o
nombre de la persona que lo
tiene
asignado,
Observaciones), excepto el que
corresponde al armamento, el
cual
deber
entregarse
conforme a la descripcin de
inventario de la Secretara de
la Defensa Nacional (SEDENA).
En el caso de las especies
animales, forestales, etc., se
atender a la clasificacin
especfica de su naturaleza.
2.- En el caso de los vehculos,
Adjuntar los formatos Vehculos
1 y 2. (Vase la Seccin II,
Apartado de Documentos con
Informacin Complementaria)
32

MAT-01
No se debern realizar movimientos de bienes muebles en fecha posterior al tercer trimestre del
ejercicio.
El rea encargada en cada dependencia, rgano o entidad verificar que todos los bienes muebles
se encuentren debidamente inventariados realizando las siguientes actividades:
a. Se verificar el inventario para detectar posibles reubicaciones o diferencias y registrarlo
en el control correspondiente.
b. Se informar a la dependencia o rea encargada sobre cualquier bien mueble que por
omisin, error o falta de presentacin, no haya sido inventariado o no se encuentre
incluido en los registros, para proceder a su marcaje y registro en inventario.
c. Entre el perodo establecido para la realizacin de los cortes, se mantendr una estrecha
comunicacin con la Subsecretara el rea encargada a fin de informar sobre cualquier
movimiento que realice a su inventario, integrando un expediente completo de dichos
movimientos, como son: altas, actas administrativas, oficios de solicitud de baja, actas
levantadas ante agentes del Ministerio Pblico originadas por robos, siniestros, etc.
d. Se realizarn revisiones peridicas a los bienes muebles, verificando su correcta
identificacin a travs de la clave de inventario (que sea legible y no haya sido borrada).
e. Se mantendr bajo control la ubicacin de todos y cada uno de los bienes registrados en
su inventario, en caso de mobiliario asignado en varios domicilios o ubicaciones.
f.
Se notificar oportunamente a la Subsecretara al rea encargada en los rganos y

entidades sobre cualquier Artculo personal que errneamente o por desconocimiento
haya sido inventariado. Estos artculos debern retirarse a ms tardar el tercer trimestre
del ejercicio, previa verificacin con el documento que acredite su propiedad.
g. Se revisar sin excepcin que los resguardos de los bienes se encuentren actualizados a
las fechas de corte y a la de Entrega-Recepcin de la dependencia, rgano o entidad, de
la siguiente manera:
33

MAT-01
Elaborando los resguardos de bienes del personal debidamente firmados.
Concientizando al personal usuario de bienes muebles, que en cualquier movimiento

es indispensable informar al rea administrativa, para la debida actualizacin de los
resguardos.
Realizando revisiones aleatorias para verificar que la ubicacin de cada bien mueble
coincida con los resguardos.
Informando al personal de las sanciones que pueden ser aplicadas al incurrir en

negligencia o irresponsabilidad en cuanto al uso, deterioro o destino final que sufre
el bien mueble, de acuerdo con las disposiciones vigentes.
Concientizando al personal de la importancia que tiene el mantener control sobre los

bienes bajo su resguardo.
Manteniendo un archivo de resguardos del personal, de manera que permitan una

fcil localizacin.
Asimismo es conveniente que en el caso de que existan bienes inservibles, se realicen las gestiones
necesarias a fin de darlos de baja, considerando las disposiciones y procedimientos establecidos en
el Manual de Normas Presupuestarias vigente.
Se cuidar por parte de la Subsecretara y las reas encargadas en los rganos y entidades, que se
encuentren integrados los expedientes que contengan las facturas o documentos correspondientes
de propiedad de los bienes.
La entrega fsica de las instalaciones incluir los juegos de llaves existentes de acceso a las
oficinas, almacenes, vehculos, maquinaria, etc. En un sobre cerrado se debern incluir las
combinaciones de las cajas fuertes.
Ejemplos:
A) Vehculos y equipo de transporte
En el caso de los equipos de transporte y vehculos, las reas administrativas de las dependencias,
rganos y entidades debern tener integrado un expediente por unidad con al menos lo siguiente:
34

MAT-01
a) Resguardo interno por uso de vehculo o asignacin del mismo.

b) Tarjeta de circulacin vigente.
c) Pliza de seguro vigente.
Se mantendr el control de los vehculos asignados de acuerdo al padrn vehicular, observando lo
siguiente:
a) Se verificar que los vehculos se encuentren libres de adeudos en conceptos tales como:
pago de multas, tenencias, etc.
b) Se constatar que los vehculos cuenten con el juego de placas correspondiente.
c) Se verificar que las unidades que integran el equipo de transporte y maquinaria se
encuentren debidamente inventariados.
d) Se revisar que los datos referentes a los resguardantes del equipo de transporte o
maquinaria estn actualizados.
e) Se determinar el sitio en donde ser ubicado el equipo de transporte el da de ejecucin
del acto de Entrega-Recepcin de cada dependencia, rgano o entidad.
Se cuidar de conservar la integridad total de los vehculos asignados, as como en sus partes y
accesorios. De existir accesorios personales y/o propiedad de usuarios, debern retirarlos antes del
tercer trimestre del ejercicio.
Se recomienda la elaboracin de una memoria fotogrfica del parque vehicular existente. Utilizar
formatos Vehculos 1 y Vehculos 2.
B) Armamento, equipo de seguridad y municiones
Las dependencias, rganos o entidades que tengan a su cargo este tipo de activos, debern
verificar que el armamento oficial se encuentre debidamente inventariado, y debidamente
resguardado y que corresponda el nombre del resguardante con el de la persona que lo tiene a su
cargo.
35

MAT-01
El armamento deber contar con su registro ante la Secretara de la Defensa Nacional

informacin deber estar actualizada a las fechas de corte previstas.
y su
En su caso, se verificar que los expedientes de armamento oficial contengan actas por robos o
extravos y se hayan efectuado los reportes a las autoridades competentes.
C) Especies animales, forestales y otras
En el caso de los inventarios de especies animales, forestales, y otras de caractersticas similares,
se deber entregar el listado atendiendo a la clasificacin especfica de su naturaleza.
36
Objetivo: Relacionar por rubros los bienes muebles asignados a las dependencias y entidades de acuerdo a la
clasificacin establecida.
MAT01
RECURSOS MATERIALES
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
Domicilio:

Consecutivo
1
2
3
4
5
6
Rubro
Importe
Observaciones
Mobiliario y Equipo para la Administracin

Monto total del rubro inventariado. Incluir en este espacio la informacin
Vehculos y Equipo de Transporte para la Administracin
Los importes monetarios debern importantes no considerados en el formato.
Maquinaria, Equipo y material de servicios en apoyo al capturarse redondeados, sin incluir
desarrollo sectorial
centavos.
Equipos Diversos
Otros (Especies animales, forestales, etc.)
observaciones
Nmero consecutivo asignado a

cada rubro.
Nombre de la clasificacin de los bienes muebles.
La suma de los diferentes rubros de
TOTAL bienes muebles.

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
37

MAT-02
Formato MAT-02
Inventario de bienes inmuebles
Documentos Archivos
Se deber sealar en este formato, el nmero de inmuebles que se encuentran en posesin de la

dependencia, rgano o entidad, ubicndolos segn su funcin:
1.- Cdulas de identificacin de

bienes inmuebles.
Oficinas
Educacin
Almacn
Servicio
Salud
Vivienda
Cultura
Recreacin
Baldos
Especiales u otra distinta a las anteriores que deber especificarse.
Conforme al Artculo 10 fraccin I del Acuerdo, la Subsecretara es la encargada de elaborar el

inventario de los bienes inmuebles propiedad del Gobierno, conciliando y validando la
documentacin e informes que se deban incorporar como anexos en las actas de EntregaRecepcin; dicha informacin deber ser turnada a la Secretara de Administracin y Finanzas para
su integracin en la cuenta pblica.
La Subsecretara prever dentro de la informacin contenida en el sistema de administracin de
bienes inmuebles, los reportes o cdulas individuales que permitan la clara identificacin,
clasificacin y valuacin de los bienes inmuebles propiedad del Estado, a efecto de que estas se
anexen documental o electrnicamente a este formato como soporte.
De igual forma, programar con las dependencias, rganos y entidades los perodos en que se
realizarn las conciliaciones de informacin y datos de los inmuebles asignados a cada una, a
ANEXO
V.- RECURSOS MATERIALES
efecto de que stas se concluyan en forma anticipada a las fechas de corte establecidas para
el
MAT-02
Proceso.
Los documentos que soportan la propiedad de los bienes inmuebles del Estado, as como sus
38
gestiones de regularizacin, debern estar en poder de la Subsecretara.

Se verificar que los documentos relativos al bien inmueble se encuentren en orden y en un lugar
adecuado para su consulta en el momento en que se requiera para efectos de la EntregaRecepcin.
Cada inmueble deber contar con un expediente que contenga como mnimo, los siguientes
documentos:
Cdula de identificacin individual

Constancia de rgimen de propiedad
Escrituras o documento que acredite la propiedad
Planos
Certificado de libertad de gravamen
Deber hacerse entrega tambin de los juegos de llaves existentes de acceso a las oficinas.
39
Objetivo: Relacionar los bienes inmuebles que la Dependencia o Entidad tiene en custodia.
MAT02
RECURSOS MATERIALES
INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES
Domicilio:

Nmero de
Expediente
Descripcin
rea de Ubicacin
Nm. de
Escritura
Tipo de Predio
Urbano
Superficie(m )
Rstico
Terreno
Escribir el nmero de Se anotar la descripcin del Se especificar en forma clara y Espacio

Sealar Anotar
Indicar la
expediente.
tipo
de
bien
inmueble; breve
la
ubicacin
del destinado para en este una "X" superfici
ejemplo: edificio del Hospital inmueble.
el nmero de la espacio en esta e
en
X, Terreno, etc.
escritura
con una columna metros
pblica. En esta "X" si el si el bien cuadrado
columna
se predio es inmueble s
que
puede indicar si urbano. es
de ocupa el
se encuentra en
tipo
terreno
trmite.
rstico. en
general.
Const.
No. de Cuenta o
Clave Catastral
Indicar la Se anotar el nmero

superfici de cuenta o clave
e
catastral
del
bien
construid inmueble.
a
en
metros
cuadrado
s.
Importe
Observaciones
Se incluir el valor o Incluir en este espacio la informacin

el importe del bien. u observaciones importantes no
Los
importes considerados en el formato.
monetarios debern
capturarse
redondeados,
sin
incluir centavos.

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
40

MAT-03
Formato MAT-03
Inventario de almacn
Documentos Archivos
Debern incluirse los artculos que se tengan en existencia en el almacn de la dependencia,

rgano o entidad.
No requiere
adjunta.
documentacin
Deber verificarse que la informacin contenida en los listados de inventarios coincida con las
cifras reflejadas en los estados financieros.
Las operaciones relativas al almacn sern cerradas a ms tardar una semana antes de la fecha del
cambio de administracin, por lo que debern preverse las necesidades en las reas
correspondientes.
Se vigilar que las existencias de almacn sean inventariadas de acuerdo al nmero de
identificacin asignado al artculo; as mismo se cuidar de tener un adecuado orden de los
artculos existentes en el almacn para su gil revisin, en caso de ser necesario.
41
Objetivo: Relacionar los artculos o bienes que se tengan en el almacn de la Dependencia o Entidad.
MAT03
RECURSOS MATERIALES
INVENTARIO DE ALMACN
Domicilio:

Unidad de
Cantidad
Importe
Localizacin
Observaciones
Medida
Se anotar la En esta columna, se anotar el nombre de cada En esta columna Se anotar en esta Se incluir el valor o Se especificar en forma clara y breve Incluir en este espacio la informacin u
clave de control artculo existente, ya sea en el almacn general o se registrar la columna,
la el importe del bien. la ubicacin de cada artculo, ejemplo: observaciones
importantes
no
asignada
al en la Unidad Administrativa.
unidad
de cantidad existente Los
importes almacn, oficina, bodega, seccin, considerados en el formato.
artculo para su
medida, de cada de cada artculo monetarios debern anaquel, archivero, etc.
identificacin.
artculo
registrado.
capturarse
mencionado,
redondeados,
sin
ejemplo: pieza,
incluir centavos.
millar, etc.
Clave de Control
Nombre del Artculo

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
42

MAT-04
Formato MAT-04
Archivo documental
Documentos Archivos
El Artculo 19 de la Ley de Archivos Pblicos del Poder Ejecutivo del Estado seala que los
servidores pblicos al trmino del desempeo de su empleo, cargo o comisin, harn entrega de
toda la documentacin oficial que se encuentre en su poder. Atendiendo a este ordenamiento, se
debern integrar en este formato los datos de los archivos, expedientes y cualquier documentacin
de trmite que se encuentren en custodia de la unidad administrativa, los cuales generalmente
correspondern al ejercicio vigente.
1.
Listado de archivo de
concentracin.
En el caso de que se tuvieran
libros,
boletines
y
documentacin de consulta, se
debern relacionar y considerar
los mismos criterios para su
archivo.
Las reas administrativas de las dependencias, rganos y entidades, adems de la informacin

sealada en el prrafo anterior, debern integrar en el formato las referencias del archivo de
concentracin correspondiente.
De conformidad con la Ley de Archivos Pblicos, se deber establecer el sistema de archivo que
permita la fcil localizacin de los expedientes identificados de acuerdo al concepto de su
contenido, que ser objeto de la Entrega-Recepcin.
Para el caso de los archivos no utilizados, las dependencias, rganos y entidades debern atender
a la clasificacin y procedimientos que establece la Ley de Archivos Pblicos, verificando la
existencia de los comprobantes de la documentacin que haya sido enviada al archivo de
concentracin, y en su caso, hacer la referencia de estos documentos en el formato.
Libros del Registro Civil y Notarias
Se prever la oportuna localizacin de los libros de Registro Civil cuidando que exista una
adecuada separacin de los mismos, de acuerdo al tipo de informacin que contengan como son:
libros de nacimiento, matrimonio, defuncin, reconocimiento de hijos, adopcin, divorcio, registro
de ejecutorias, etc.
En lo que respecta a los libros de Notarias se cuidar que el archivo se encuentre clasificado con el
ao y al nmero de Notaria que le corresponde, asimismo que su acomodo facilite su localizacin.
MAT-04
Se deber actualizar el Archivo General de Notarias a las fechas de corte, para integrar el
documento final de Entrega-Recepcin.
43
Los lineamientos citados en los prrafos anteriores sern sin perjuicio de las disposiciones legales y
administrativas en vigor.
Libros, boletines y documentos de consulta bsica
En caso que el Titular de la unidad lo considere relevante, llevar a cabo un inventario de los libros,
material bibliogrfico, boletines y publicaciones de consulta bsica de que disponga,
asignndoseles una clave para identificacin que puede ser colocada mediante etiqueta. Su
acomodo obedecer al orden de las claves de identificacin, para facilitar su localizacin.
En el formato deber incluirse la referencia a la clave de identificacin, tipo de documento y
ubicacin, principalmente.
44
Objetivo: Relacionar los archivos, expedientes, documentacin operacional, libros de consulta y cualquier otro
documento fsico que se considere relevante para las funciones y operacin de la Dependencia o Entidad.
MAT04
RECURSOS MATERIALES
ARCHIVO DOCUMENTAL
Domicilio:

Nmero de
Expedientes
Observaciones
que Contiene
Escribir el nmero de Anotar el tipo de informacin del archivo, expediente, tomos, nminas, Especificar la Direccin o lugar fsico en Indicar
el Incluir en forma breve, cualquier informacin u
inventario del archivero expediente de obra, etc; de acuerdo al gnero de que se trate.
donde se encuentra ubicado el archivero.
nmero
de observacin importante respecto de los datos que se
en el que se encuentre
expedientes que presentan.
la
documentacin
contiene cada
sealada.
archivero.
Nmero de Inventario
(Archiveros)
Relacin de Archivos (de gestin o trmite y de transferencia o

consentracin)
rea de Ubicacin

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
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45
ANEXO VI.- SISTEMAS DE INFORMACIN

SIS-01
Formato SIS-01
Software adquirido
Documentos Archivos
Se listar el software comercial con el que cuenta la dependencia, rgano o entidad para el
desarrollo de sus funciones.
1.- Sobre cerrado con las

claves de acceso a los distintos
sistemas.
Deber verificarse que el software utilizado, as como aquellos que se hayan adquirido y no estn
en uso, tengan su respectiva licencia, los manuales de operacin y los discos o dispositivos
equivalentes en los que se encuentra grabado cada sistema (discos de instalacin).
En forma adjunta a este formato debern entregarse en sobre cerrado, las claves de acceso a los
distintos sistemas.
46
Objetivo: Informar las caractersticas del software comercial que la Unidad Administrativa utilice para llevar a
cabo su operacin y funciones.
SIS01
SOFTWARE ADQUIRIDO
Domicilio:

Cantidad
Marca
Escribir
el Indicar la marca del software.
nmero
de
paquetes
computacionale
s que se tienen.
Nombre del Sistema

Anotar el nombre del sistema.
Nmero de
Versin
Inventario
Indicar
el Se anotar la
nmero
de versin
del
inventario
sistema.
asignado por
la
Oficiala
Mayor,
en
caso de no
tenerlo,
el
asignado por
la
dependencia
o entidad.
Descripcin del
Nmero de
Nmero de
Observaciones
Software
Licencias
Discos
Describir el uso o Escribir
el Nmero de Registrar brevemente la informacin o comentarios importantes
las
operaciones nmero
de discos
de relacionados con los datos que se presentan.
que soporta la licencia
del instalacin o
funcionalidad del producto.
que
paquete
contienen los
informtico.
manuales
que
conforman el
paquete.

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
47

SIS-02
Formato SIS-02
Software desarrollado
Documentos Archivos
En este formato se detallarn los sistemas que han sido desarrollados por y para la dependencia,
rgano o entidad.
1. Sobre cerrado con las claves

de acceso a los distintos
sistemas.
En el caso del software desarrollado deber detallarse: nombre del sistema, objetivo, plataforma
en que fue desarrollado, manual del usuario, manual tcnico, entre otros. En caso de haber sido
elaborado por un proveedor externo, deber indicarse el nombre de la empresa y en la columna de
observaciones los datos del contrato correspondientes.
El manual del usuario, en su caso, deber contener al menos lo siguiente: nombre del sistema,
objetivo del mismo, requerimientos de hardware, caractersticas tcnicas deL software, descripcin
de los mens y gua de solucin de problemas.
El manual tcnico, en su caso, deber contener por lo menos el nombre del sistema, objetivo,
plataforma en que fue desarrollado, herramientas de desarrollo del sistema, diagrama conceptual,
relacin de mens, relacin de pantallas, relacin de reportes a obtener, relacin de tablas y la
descripcin de las tablas e ndices.
48
Objetivo: Presentar en resumen, la informacin de los sistemas o aplicaciones informticas que la Unidad
Administrativa utiliza en su operacin, los cuales han sido desarrollados por las reas de informtica de las
Dependencias o Entidades, o incluso por desarrolladores externos.
SIS02
SOFTWARE DESARROLLADO
Domicilio:

Nombre del Sistema

Escribir el nombre del
desarrollado o en desarrollo.
Descripcin del Ssitema

sistema Describir la utilidad del paquete.
Plataforma (Dos,
Window, Unix,
etc.)
Informacin que se entrega

Cdigo Fuente
Espacio destinado Indicar "SI" en

para especificar la el
caso de
plataforma en que contar
con
se esta utilizando; cdigo fuente,
ejemplo: Windows, si no lo tiene
unix, dos, etc.
indicar "NO".
Observaciones
Manual de
Manual Tcnico
Usuario
Indicar "SI" en Indicar "SI" en el Registrar la informacin o comentarios importantes no
el
caso de caso de contar considerados en el formato; ejemplo: nmero de
contar con el con el manual contrato, si el desarrollador es externo, en etapa de
manual
de tcnico, en caso desarrollo, disco extraviado, etc.
usuario,
en contrario indicar
caso contrario "NO".
indicar "NO".

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
49

SIS-03
Formato SIS-03
Respaldos de informacin en medios magnticos
Documentos Archivos
En este formato se presentar una relacin de los dispositivos magnticos (diskettes, discos
compactos, cintas magnticas, etc.) o respaldos en discos duros que contienen la informacin
detallada de los asuntos, programas, bienes, recursos y sistemas ms importantes de la unidad
administrativa.
1.- En su caso, en sobre

cerrado las claves de acceso a
los distintos archivos o equipos
de cmputo.
El responsable de cada unidad verificar que se respalde la informacin ms relevante de la

operacin de la misma, entre los que se pueden sealar de manera enunciativa y no limitativa:
informacin financiera y contable, nminas, obra pblica, registro de proveedores, informacin
acadmica, padrn de contribuyentes, software y las bases de datos de recaudacin, informacin
del registro catastral y civil, padrn de acreditados, bases de datos de programas, etc.
En el caso de informacin respaldada en dispositivos magnticos, se verificar que su contenido se
encuentre sealado en la etiqueta del mismo.
Se tendr especial cuidado que los discos utilizados se encuentren en buen estado.
50
Objetivo: Informar las caractersticas y ubicacin de los respaldos electrnicos o magnticos de la informacin
ms relevante de la Unidad Administrativa, contenida en archivos, programas, sistemas o cualquier otro medio de
procesamiento electrnico.
SIS03
RESPALDOS DE INFORMACIN EN MEDIOS
MAGNTICOS
Domicilio:

Archivo o Programa
Tipo
Dispositivos de
Almacenaje
Software de
Desarrollo
Referencias
Espacion en KB.
Sistema
Subsistema
Observaciones
Usuario
Especificar el nombre Tipo

de Tipo de dispositivo Nombre del paquete Anotar, respectivamente, los nombres del sistema y Especificar el espacio Registrar brevemente la informacin o
del
archivo
o archivo
o en que se encuentra en que se desarroll subsistema al que pertenece el archivo o programa y el que ocupa en el comentarios importantes relacionados con los
programa.
programa.
almacenado
el el archivo.
nombre de la oficina como usuario principal. (en los casos almacenamiento
el datos que se presentan.
archivo o programa.
que aplique).
archivo o programa
expresado en kilobytes.

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
51
ANEXO VII.- OBRAS PBLICAS

OBR-01
Formato OBR-01
Inventario de obras en proceso
Documentos Archivos
En este formato deber sealarse por fuente de financiamiento y programa de inversin, las obras
pblicas que se encuentren en proceso de cierre a la fecha de corte.
1.- En su caso, copia del Acta

Circunstanciada notariada.
Se verificar que la informacin contenida en los expedientes de obras en proceso se encuentre

actualizada y preparada a las fechas sealadas para la realizacin de los cortes, validando entre
otros datos, los avances financieros de cada una con la Secretara de Administracin y Finanzas.
El acta circunstanciada de la obra en proceso, podr ser notariada.
Expedientes unitarios de la obra
En la cartula del expediente unitario, se debern tener por lo menos los datos bsicos de la obra
como son: nombre y nmero, proyecto, fecha de inicio, monto contratado, residente de obra o
supervisor de los trabajos, asimismo se debern indicar en el caso que hubiese el convenio de
ampliacin en monto y/o plazo.
Los expedientes unitarios de las obras ejecutadas con recursos provenientes de la Federacin, de
recursos estatales o de cualquier fuente financiera, debern contener como mnimo los documentos
que la normatividad respectiva seala, por lo que la dependencia, rgano o entidad ser
responsable de integrarlos en cada expediente. La documentacin deber estar validada por los
responsables de la dependencia, rgano o entidad de acuerdo a las polticas internas.
52
Objetivo: Informar sobre la obra pblica que a la fecha de corte se encuentra en proceso, as como sus
principales datos de identificacin y avance.
OBR01
OBRAS PBLICAS
INVENTARIO DE OBRAS EN PROCESO
Domicilio:

Fuente de
Financiamiento /
Programa
Obras o Servicios Relacionados
Inversin
Avance a la fecha %
Fecha Acta
Observaciones
Nmero de
Circunstanciada
Descripcin
Contratada
Ejercida
Por Ejercer
Fsico
Financiero
Proyecto
Anotar la fuente de Se relacionar cada una de las obras, En la columna de Contratado se anotar el monto En la columna Avance Fsico se debe anotar Anotar la fecha Incluir en forma breve en este espacio la
financiamiento y el estudios y proyectos que se de inversin contratada. Y en la columna de en porcentaje que se tenga al momento de del
Acta informacin
u
observaciones
importantes
programa.
Ejemplo: encuentren en proceso, anotando el Ejercido se deber anotar el monto final ejercido a requisitar este formato. Mientras que en la Circunstanciada. relacionadas con el proyecto.
Federal - Ramo 39, nmero de proyecto con que se la fecha de corte de la inversin contratada, columna de Avance Financiero se anotar
Estatal
Ingresos identifica y la descripcin de los posteriormente se registrar el saldo por ejercer. en porcentaje, el importe pagado hasta el
Fiscales Ordinarios.
trabajos a realizarse.
Los importes monetarios debern capturarse momento del corte.
redondeados, sin incluir centavos.
Totales
Anotar la suma de los importes de las columnas

Contratado, Ejercido y Por Ejercer.

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
53

OBR-02
Formato OBR-02
Anticipos y saldos pendientes de amortizar
En este formato se detallar el avance en la amortizacin de los anticipos entregados a las
empresas contratistas para el desarrollo de las obras, as como de otros adeudos (adquisiciones
pagadas no suministradas, retenciones y/o sanciones no efectuadas, fianzas, etc.), que a la fecha
de corte se encuentren en proceso. Las cifras presentadas debern concordar con la informacin
contable de la dependencia, rgano o entidad.
Documentos Archivos
No requiere
adjunta.
documentacin
Se verificar que la informacin contenida en los expedientes de anticipos de obras pendientes de

amortizar se encuentre actualizada y preparada a la fecha de los cortes.
54
Objetivo: Presentar la informacin correspondiente a los anticipos o adeudos de contratistas por concepto de
obra pblica, los cuales se encuentran pendientes de amortizar o liquidar a la fecha de corte de la informacin.
OBR02
OBRAS PBLICAS
ANTICIPOS Y SALDOS PENDIENTES DE
AMORTIZAR
Domicilio:
Tipo de Adeudo
1.- Anticipos no Amortizados
2.- Adquisiciones pagadas no
suministradas y/o instaladas.
3.- Retenciones y/o Sanciones
no efectuadas.
4.- Fianzas
5.- Otros (Especificar)

Nmero del
Proyecto
Descripcin
Nmero de
Contrato
Nombre del
Contratista
Importe de Anticipos
Tipo de Adeudo
Observaciones
Otorgado
Amortizado
Saldo
Se relacionar cada una de las obras, Anotar el nmero de Sealar el nmero Se anotarn los importes de los anticipos otorgados, amortizados Anotar los comentarios a los puntos contenidos en el formato; en
estudios y proyectos que se encuentren contrato y el nombre o que corresponda en y el saldo del mismo. Los importes monetarios debern capturarse algn proyecto, segn sea el caso; y cuando sea necesario.
terminadas o en proceso que tengan saldos razn social del contratista el recuadro, ubicado redondeados, sin incluir centavos.
o pendientes por amortizar, retenciones por de que se trate.
en
la
esquina
pagar o cualquier otro concepto pendiente,
superior derecha del
anotando el nmero de proyecto con que se
formato.
identifica y la descripcin breve de los
trabajos a realizarse.
Totles $ Anotar la suma de los importes de las columnas Otorgado,

Amortizado y Saldos.

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
55

OBR-03
Formato OBR-03
Cartera de estudios y proyectos
Documentos Archivos
Los estudios y proyectos relacionados con la inversin pblica que hayan sido realizados durante la
administracin y que se mantengan en la cartera, debern relacionarse en este formato.
No requiere
adjunta.
documentacin
Los expedientes debern contener toda la documentacin relacionada con el estudio o proyecto, as
como los archivos electrnicos que formen parte del mismo; y debern estar debidamente
clasificados y ordenados para su consulta en caso de requerirse.
56
Objetivo: Presentar la cartera de estudios y proyectos que se han realizado y que se encuentran en poder de la
Unidad Administrativa, relacionados con la Obra Pblica del Estado, los cuales constituyen un activo importante.
OBR03
OBRAS PBLICAS
CARTERA DE ESTUDIOS Y PROYECTOS
Domicilio:

Descripcin del Proyecto Estudio
Anotar brevemente la descripcin del proyecto.
Municipio
Localidad
No. de expedientes y planos
Sealar el municipio y la localidad a que se refiere el estudio o Nmero de expedientes

proyecto en cuestin.
planos que conforman
documentacin del estudio
proyecto, por ejemplo:
expedientes, 2 planos.
Medio de almacenamiento
y Registrar el medio de almacenamiento, ejemplo: original en

la papel, medio magntico, etc.
o
3

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
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57
ANEXO VIII.- ACUERDOS Y CONVENIOS

CNV-01
Formato CNV-01
Acuerdos y convenios interinstitucionales
En este formato debern relacionarse, todos los acuerdos o convenios que la dependencia, rgano
o entidad haya suscrito con otras instituciones o entidades y que mantengan vigentes a la fecha de
la Entrega-Recepcin obligaciones de cualquier tipo con sus contrapartes, como pueden ser
acuerdos de coordinacin, anexos de ejecucin, convenios de colaboracin, de integracin a algn
programa, acuerdos con organizaciones no gubernamentales, con la iniciativa privada o
particulares, etc.
Documentos Archivos
No requiere
adjunta.
documentacin
Se verificar que el contrato o convenio de que se trate se encuentre debidamente autorizado por
el Titular responsable de la entidad que lo haya celebrado, adems de que la informacin relativa
al mismo sea fcil de localizar en su archivo o lugar asignado para su resguardo. De igual forma, se
constatar que la documentacin e informacin relativa se encuentre actualizada a la fecha de los
cortes.
58
Objetivo: Relacionar las obligaciones contractuales vigentes de la Entidad con otras entidades (personas fsicas
o morales) relativas a convenios institucionales.
CNV01
INTERINSTITUCIONALES
Domicilio:

Convenios, Acuerdos, Anexos

Objeto
Vigencia
Estructura Financiera
Observaciones
de Ejecucin, etc.
Escribir el nombre de los Se anotar el objeto del convenio, acuerdo, anexo de ejecucin o En esta columna se Anotar la estructura Incluir en este espacio u observaciones importantes no
convenios, acuerdos, anexos convenio de concertacin.
anotar la vigencia financiera
que consideradas en el formato.
de ejecucin y convenios de
del
convenio, compone
el
concertacin vigentes.
acuerdo, anexo de convenio; ejemplo:
ejecucin
o 75% federal y 25%
convenio
de estatal.
concertacin.

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
59
ANEXO IX.- ADQUISICIONES Y SERVICIOS

ADQ-01
Formato ADQ-01
Adquisiciones de bienes y servicios en trmite
En este formato se listarn los bienes o servicios que a la fecha de la Entrega se encuentren en
proceso de ser entregados o recibidos por la dependencia, rgano o entidad. No obstante, en la
medida que la operacin lo permita, deben planearse las adquisiciones de tal forma que a la fecha
de corte todos los procesos se hayan concluido.
Documentos Archivo
No requiere
adjunta.
documentacin
Se verificar que el expediente e informacin de cada adquisicin se encuentre archivado y

debidamente integrado segn su avance, permitiendo de ser necesario, una rpida identificacin
para su consulta.
60
Objetivo: Informar sobre los procesos de adquisicin de bienes o servicios que a la fecha del corte hayan
quedado en trmite a fin de que se d el seguimiento por parte del funcionario entrante.
ADQ01
ADQUISICIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS EN TRMITE
Domicilio:

Nmero de Contrato /
Fecha compromiso de
Observaciones
Proveedor
entrega
Anotar una descripcin genrica del bien o Escribir el nombre completo o razn social de la Anotar el nmero del contrato Registrar
la
fecha Incluir en este espacio la informacin
servicio cuyo proceso de adquisicin se persona fsica o moral a la que se adjudic el del bien o servicio.
compromiso de entrega del importantes no consideradas en el formato.
encuentre en trmite.
pedido.
bien o servicio.
Descripcin genrica del Bien o Servicio
Proveedor
observaciones

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
61
ANEXO IX.- ADQUISICIONES Y SERVICIOS

ADQ-02
Formato ADQ-02
Contratos de servicios vigentes
Documentos Archivo
Se relacionarn todos los contratos que impliquen alguna obligacin de la dependencia, rgano o
entidad con terceros y que a la fecha de corte se encuentren vigentes; especficamente, los
relacionados a contratos de servicios de mantenimiento, vigilancia, consultora, asesora,
mantenimiento, limpieza, remodelacin, arrendamiento de inmuebles, equipo de oficina, cmputo,
vehculos, entre otros.
No requiere
adjunta.
documentacin
Se verificar que las reas administrativas de las dependencias, rganos y entidades cuenten con
un ejemplar de los contratos y que stos contengan las firmas de los funcionarios responsables, as
como los sellos y autorizaciones de las dependencias normativas.
62
Objetivo: Relacionar las obligaciones contractuales de la Entidad con los diferentes prestadores de servicios.
ADQ02
CONTRATOS DE SERVICIOS VIGENTES
Domicilio:

Vigencia del Contrato

Nombre del prestador del Servicio
Importe
Observaciones
del
al
Se anotar de manera clara y breve el servicio que se En esta columna se Se anotar la fecha en Anotar el nombre completo del proveedor con Anotar el monto del Incluir en este espacio la informacin u
tiene contratado.
anotara la fecha en que
concluir
la quien se contrat el servicio.
servicio
estipulado observaciones importantes no consideradas en el
que inici la vigencia vigencia del contrato.
en el contrato. Los formato.
del contrato.
importes monetarios
debern capturarse
redondeados,
sin
incluir centavos.
Descripcin del Servicio

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
63
ANEXO X.- ASUNTOS EN GESTIN

TRM-01
Formato TRM-01
Asuntos en trmite
Documentos Archivo
En este formato se debern detallar los asuntos no jurdicos ms relevantes para la unidad
administrativa que a la fecha de cierre se encuentren en proceso, de tal forma que se facilite la
continuacin o conclusin correspondiente por parte del funcionario entrante. Entre los asuntos
ms importantes a reportar se encuentran las observaciones pendientes de solventar derivadas de
auditora o revisiones de los distintos rganos de control y de auditores externos.
1.- En su caso, listado

observaciones pendientes
solventar
derivadas
auditorias o revisiones
rganos de control.
de
de
de
de
Deber verificarse que los documentos que constituyan el antecedente para poder atender
debidamente cada asunto, se encuentren ordenados e identificados en expedientes, de tal forma
que se tengan disponibles para consulta.
Se prever que el estado de cada asunto se encuentre actualizado a la fecha de corte de la
informacin, a fin de integrar la documentacin final para la Entrega-Recepcin.
64
Objetivo: Detallar en forma clara y precisa, los asuntos de carcter sustantivo que por su naturaleza, a la fecha
de la Entrega Recepcin se encuentran en proceso, a fin de facilitar su continuidad
TRM01
ASUNTOS EN GESTIN
ASUNTOS EN TRMITE
Domicilio:

No. de Expediente
Asunto
Escribir el nmero Se deber indicar el asunto haciendo

de expediente.
descripcin concisa y objetiva del mismo.
Fecha de Inicio
Situacin Actual del Trmite
Observaciones
una Anotar la fecha del Espacio destinado para describir brevemente la situacin Registrar la informacin
inicio del trmite.
actual del trmite.
considerados en el formato.
comentarios
importantes

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
no
Pgina: ___ de ___
65
ANEXO X.- ASUNTOS EN GESTIN

TRM-02
Formato TRM-02
Asuntos jurdicos
Documentos Archivo
Los asuntos jurdicos de diversa naturaleza (laboral, administrativa, penal, civil, etc.) debern
detallarse en este formato, as como los protocolos en poder de Notarios de acuerdo a su tipo
(escritura, acta constitutiva, asociacin civil, etc.) sealando entre otros el nmero de expediente y
la situacin del trmite a la fecha de corte (para revisin, para firma, etc.).
1.- Copia de la ltima actuacin

por expediente.
Deber definirse la ubicacin de estos expedientes en un lugar que permita su rpida localizacin,
pudiendo sealarse sta en la columna de Observaciones.
Se prever que los datos relativos al asunto en trmite se encuentren actualizados a la fecha de
corte, as como su actualizacin al da del acto de Entrega-Recepcin, a fin de integrar el
documento final de la dependencia, rgano o entidad.
66
Objetivo: Detallar en forma clara y precisa, los asuntos de carcter jurdico que por su naturaleza, a la fecha de
corte de la informacin no han sido concluidos, a fin de facilitar su continuidad.
TRM02
ASUNTOS EN GESTIN
ASUNTOS JURDICOS
Domicilio:

No. de Expediente
Asunto
Escribir el nmero Se deber indicar el asunto.

de expediente.
Fecha de Inicio
Anotar la fecha
inicio del trmite.
Situacin Actual del Trmite
Observaciones
de Espacio destinado para describir brevemente la situacin Registrar la informacin

actual del trmite.
considerados en el formato.
comentarios
importantes

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
no
Pgina: ___ de ___
67
ANEXO XI.- INFORMES ESPECIALES

INF-01
Formato INF-01
Seguros vigentes
Documentos Archivo
Las reas administrativas de las dependencias, rganos y entidades informarn los datos
relacionados con los seguros de los bienes que se encuentren vigentes a la fecha de la EntregaRecepcin.
No requiere
adjunta.
documentacin
La Subsecretara podr establecer de comn acuerdo con la Secretara de Administracin y

Finanzas los criterios y mecanismos a fin de que exista la posibilidad de que las plizas de seguros
a cargo del Gobierno del Estado tengan una vigencia posterior a la fecha de la Entrega
Recepcin, sujetando esta posibilidad a la suficiencia presupuestal vigente.
68
Objetivo: Relacionar los seguros que se encuentren vigentes correspondientes a bienes muebles e inmuebles.
INF01
INFORMES ESPECIALES
SEGUROS VIGENTES
Domicilio:

Descripcin del Bien Asegurado

Descripcin
asegurado.
breve
del
Compaa Aseguradora
Nmero de Pliza
Fecha de Contratacin
Fecha de Vencimiento
Tipo de Cobertura
bien Compaa Aseguradora: anotar el No. De Pliza: Anotar el nmero de Fecha de Contratacin Anotar la Fecha de Vencimiento: Anotar la Tipo de Cobertura: Anotar la
nombre
de
la
compaa la pliza de seguro vigente.
fecha de contratacin de la pliza fecha en que se tendr que renovar cobertura que se tenga indicada en
aseguradora.
vigente.
la pliza.
la pliza (amplia, limitada, etc.)

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
69
Formato INF-02
Libros Blancos
Documentos Archivo
En este formato se detallarn los Libros blancos integrados por las dependencias, rganos o
entidades, los cuales contienen los proyectos de inversin o acciones llevadas a cabo por el
Gobierno del Estado que por su impacto social y trascendencia se requiera documentar.
No requiere
adjunta.
documentacin
Se revisar que los Libros Blancos estn completamente integrados con toda la documentacin
comprobatoria del ejercicio de los recursos y la de soporte tcnico administrativo.
En caso de contar con la informacin en medio electrnico, deber adjuntarse en el formato
correspondiente.
70
Objetivo: Detallar los Libros Blancos integrados por la Dependencia o Entidad, especificando la ubicacin de la documentacin
comprobatoria de las obras, actos o programas detallados de los mismos. El Libro Blanco tiene como principal objetivo el de
conformar y clasificar toda la documentacin administrativa, tcnica, presupuestal y financiera de algunas de las principales obras,
acciones o programas que la actual administracin ha realizado, dejando constancia con ello de la transparencia y apego a la
normatividad en el ejercicio de los recursos.
INF02
INFORMES ESPECIALES
LIBROS BLANCOS
Domicilio:

Ejercicio Presupuestal
Nombre de la Obra / Programa
Unidad Administrativa Responsable de

la documentacin
Ubicacin de la Documentacin
Observaciones
Ejercicio
presupuestal: Nombre de la obra / accin / programa: anotar el nombre de la obra, accin, rea
responsable
de
la Ubicacin de la documentacin: anotar Observaciones: anotar la informacin que
anotar el(los) ejercicio(s) operacin o programa que denomina al Libro Blanco.
documentacin: anotar el nombre del el lugar o rea en donde se encuentre resulte necesaria para precisar, aclarar o
presupuestal(es) al que
rea
que
tenga
bajo
su ubicada fsicamente la documentacin ampliar los datos contenidos en las columnas
corresponde la integracin
responsabilidad la integracin de la y expediente del Libro Blanco.
anteriores.
del Libro Blanco.
documentacin del Libro Blanco.

ADMINISTRATIVA
___________________________________________
___________________________________________
Pgina: ___ de ___
71
documentos con
informacin
complementaria
DOCUMENTOS CON INFORMACIN COMPLEMENTARIA

Los siguientes documentos son los aprobados por la SECOTAB y debern adjuntarse
al formato FIN-02 Resumen de arqueos.
ARQUEO DE CAJA
DEPENDENCIA: ____________________________________________________________
DIRECCION: ______________________________________________________________
IMPORTE DEL FONDO $__________________
EFECTIVO AL ____DE ________________DE 200__
COMPROBACION
DENO MINACION
BILLETES:
CANTIDAD
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
IMPORTE
$1000.00
$500.00
$200.00
$100.00
$50.00
$20.00
$_________________________
$_________________________
$_________________________
$_________________________
$_________________________
$_________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
$20.00
$10.00
$5.00
$2.00
$1.00
$_________________________
$_________________________
$_________________________
$_________________________
$_________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
MONEDAS FRACCIONARIAS
$0.50
$0.20
$0.10
$0.5
$_________________________
$_________________________
$_________________________
$_________________________
TOTAL EFECTIVO
$_________________________
MONEDAS
_________________________
DOCUMENTACION COMPROBATORIA
_____________________________
$_________________________
_____________________________
$_________________________
_____________________________
$_________________________
TOTAL DOCUMENTACION COMPROBATORIA
$_________________________
TOTAL COMPROBADO
$_________________________
DIFERENCIA
$_________________________
HAGO
CONSTAR
QUE
LOS
VALORES
AQU
SEALADOS
SON
PROPIEDAD
DE:
__________________________________________________________, LOS CUALES OBRAN EN MI PODER A LA FECHA DEL ARQUEO Y SE
ENCUENTRAN BAJO MI CUSTODIA, LOS MISMOS QUE FUERON CONTADOS Y REVISADOS EN MI PRESENCIA POR LOS REPRESENTANTES
DE LA SECRETARIA DE CONTRALORIA, Y DEVUELTOS A MI ENTERA SATISFACCION.
__________________________________
RESPONSABLE
_____________________________
AUDITOR
___________________________
AUDITOR

72
ARQUEO DE FONDO REVOLVENTE

DEPENDENCIA: ____________________________________________________________
ARQUEO DEL FONDO REVOLVENTE PRACTICADO EL __DE ________________DE 200__
FONDO FIJO REVOLVENTE:
$__________________
OTROS FONDOS
$____________
$__________________
COMPROBACION
EFECTIVO DE CAJA
BANCOS (CUENTA No.
$__________________
)
$__________________
DOCUMENTACION COMPROBATORIA ORIGINAL
$__________________
DEUDORES DIVERSOS:
$__________________
GASTOS A COMPROBAR
$______________
PRESTAMOS PERSONALES
$______________
ANTICIPOS DE SUELDOS
$______________
DOCUMENTACION EN TRAMITE DE PAGO (ORDENES DE PAGO)

$__________________
OTROS VALORES
$__________________
ANTICIPOS A PROVEEDORES
$__________________
TOTAL COMPROBADO
$__________________
DIFERENCIA
$__________________
HAGO
CONSTAR
QUE
LOS
VALORES
AQU
RELACIONADOS
SON
PROPIEDAD
DE:
_______________________________________________________________ LOS CUALES OBRAN EN MI PODER A LA FECHA DEL ARQUEO Y
QUE SE ENCUENTRAN BAJO MI CUSTODIA LOS MISMOS QUE FUERON CONTADOS EN MI PRESENCIA POR UN REPRESENTANTE DE LA
DIRECCION DE CONTROL Y AUDITORIA PUBLICA, DE LA SECRETARIA DE CONTRALORA. SE HACE CONSTAR QUE LA NEGATIVA A
FIRMAR EL PRESENTE ARQUEO NO AFECTA EL VALOR PROBATORIO DE LA MISMA.
__________________________________
RESPONSABLE
_____________________________
AUDITOR
___________________________
AUDITOR

73
ARQUEO DE VALES DE GASOLINA / COMBUSTIBLE
DEPENDENCIA: _______________________________________________________________________
ARQUEO DE VALES DE GASOLINA/COMBUSTIBLE PRACTICADO EL __DE _________DE 200__
ENTREGADOS POR LA ADMINISTRACIN ANTERIOR
$____________________
LIBERADOS PARA GASTO CORRIENTE
____________________
LIBERADOS PARA GASTO DE INVERSION
____________________
$____________________
TOTAL
COMPROBACIN:
EXISTENCIA EN VALES
$____________________
DOCUMENTACION COMPROBATORIA
$____________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
$____________________
TOTAL COMPROBADO
DIFEFENCIA
$____________________
HAGO CONSTAR QUE LOS VALES DE COMBUSTIBLE AQU RELACIONADOS SON PROPIEDAD DE:
_________________________________________________LOS CUALES OBRAN EN MI PODER A LA FECHA DEL
ARQUEO Y QUE SE ENCUENTRAN BAJO MI CUSTODIA LOS MISMOS QUE FUERON CONTADOS EN MI
PRESENCIA POR UN REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DE CONTROL Y AUDITORIA PUBLICA DE LA
SECRETARIA DE CONTRALORA DEVUELTOS A MI ENTERA SATISFACCIN. SE HACE CONSTAR QUE LA
NEGATIVA A FIRMAR EL PRESENTE ARQUEO NO AFECTA EL VALOR PROBATORIO DE LA MISMA.
__________________________________
RESPONSABLE
_____________________________
AUDITOR
___________________________
AUDITOR

74
CERTIFICADO DE NO ADEUDO
A QUIEN CORRESPONDA
El que suscribe, Coordinador de la Unidad de Administracin, Calidad e Innovacin Gubernamental, (o su
equivalente) de esta Dependencia (rgano o Entidad), y en cumplimiento a lo que se establece en la
Segunda Seccin, Anexo IV, del Manual de Entrega Recepcin, hago constar que el (la) C.
__________________________________________, quien se ha desempeado hasta el da de hoy como
(Anotar el cargo)__________________________________adscrito a la (Anotar la Unidad Administrativa
correspondiente.) _______________ , no tiene adeudo alguno pendiente de liquidar en ninguno de los
siguientes rubros del activo de sta Dependencia (rgano o Entidad): Gastos a comprobar, Viticos,
Prestamos, Anticipos de sueldos, Fondo revolvente, Bienes muebles (Mobiliario y equipo de oficina,
Equipo de Cmputo, de Transporte, Maquinaria, Etc.).
El presente documento no exime al beneficiario del mismo, de cualquier otra responsabilidad que se
derive en revisin posterior al desempeo de sus funciones, conforme a lo establecido en la Ley de
Responsabilidades de los Servidores Pblicos vigente en el Estado.
Para los fines legales que procedan, se extiende el presente CERTIFICADO DE NO ADEUDO, a los ___
das del mes de ______ de 200__, en la Ciudad de Villahermosa, Tabasco.
ATENTAMENTE
SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION
Coordinador de Admn. Calidad e

Innovacin Gubernamental, o
su equivalente
Ccp Titular de la Dependencia.

Recursos Humanos.
Recursos Materiales.
Recursos Financieros.
Unidad de Asuntos jurdicos.
SECOTAB
Archivo/minutario.

75
Formato Veculo 1
ADSCRIPCIN:
ASIGNADO A:
FECHA:
(DA) (MES) (AO)
CARACTERSTICAS DE LA UNIDAD
DESCRIPCIN
Tarjeta de circulacin:
Pliza de seguros:
Marca:
Placas:
SI
NO
DESCRIPCIN
DESCRIPCIN
Modelo:
Clase:
No. cilindros:
Kilometraje:
No. Inventario:
No. Motor:
Tipo:
Color:
ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS
DESCRIPCIN
Espejo lateral derecho
Espejo lateral izquierdo
Espejo retrovisor
Tapetes
Limpiadores
SI
NO
DESCRIPCIN
Parabrisas
Medalln trasero
Cristales de puertas (laterales)
Encendedor
Faros y Luces
SI
NO
DESCRIPCIN
Bayoneta aceite
Llave de cruz
Gato
Reflejantes
emergencia
SI
NO
de
(sealamientos)
Claxon
Viseras
Palanca de velocidad
Cinturones de seguridad
Antena
Radio
Radio/CD
Clima
Manijas
Molduras
Calaveras
Defensas
Parrilla
Llanta de refaccin
Tapones de ruedas
Tapn gasolina
Tapn de radiador
Tapn de aceite
Extinguidor
Cable pasa corriente
Caja de herramientas
Porta llantas
Bastn de seguridad
Placa delantera
Placa trasera
CARROCERA E INTERIORES
DESCRIPCIN
Costado derecho
Costado izquierdo
Cofre
Toldo
BUENO
REGULAR
MALO
DESCRIPCIN
Cajuela
Pintura
Sistema elctrico
Vestiduras
BUENO
REGULAR
MALO
LLANTAS
DESCRIPCIN
Delantera derecha
Delantera izquierda
Trasera derecha
NUEVA
VIDA
VIDA
LISA
DESCRIPCIN
Trasera
izquierda
Refaccin
NUEVA
VIDA
VIDA
LISA
OBSERVACIONES

76
Formato Veculo 1
FIRMAS DE AUTORIZACIN
_______________________________________
Direccin de Adscripcin
Nombre, Cargo y Firma
___________________________________________
Coordinacin de Calidad e Innovacin
Gubernamental
_______________________________________
Recursos Materiales
__________________________________________
Resguardante

77
Formato Veculo 2
(Tomar 2 fotografas por vehculo)
Foto 1
Debe incluir: Frente y lateral izquierdo
Foto 2
Debe incluir: Parte posterior y lateral derecho
No. de placas: __________________
No. de inventario: __________________

78
tercera
seccin
actas administrativas
de
entrega recepcin
9.-ACTAS ADMINISTRATIVAS DE ENTREGA-RECEPCIN

Al momento que un servidor pblico se separe de su empleo, cargo o comisin; y
una vez que ha elaborado e impreso la informacin relativa a la entrega de los
recursos financieros, humanos, materiales y de informacin con los que cuenta su
unidad administrativa, deber realizarse el acto de entrega-recepcin el cual se
formalizar mediante el acta respectiva.
Se encuentran disponibles en el Sistema Entrega-Recepcin 5 actas administrativas,
las cuales deben elaborarse de acuerdo a lo siguiente:
NOMBRE DEL ACTA
ER-001
ER-002
ER-004
ER-005
ER-006
CUNDO DEBO USARLA?

Al trmino del periodo Constitucional.
Entrega de Titulares de Dependencias, rganos y
Entidades.
Entrega de Titulares de Dependencias, rganos y
Entidades por motivo distinto al trmino de perodo
constitucional.
Entrega-recepcin de todos los niveles jerrquicos
desde jefe de departamento hasta Subsecretarios o
equivalentes, cuando el cambio es concensuado por
el gobernador.
Entrega-recepcin de todos los niveles jerrquicos
desde jefe de departamento hasta Subsecretarios o
equivalentes, cuando el cambio es realizado por el
Titular de la Dependencia, rgano o Entidad.
Acta de Transferencia o Traspaso.
10.- Las actas son actualizadas en funcin de la fundamentacin legal

vigente, por lo cual, las versiones actualizadas de las mismas
invariablemente debern considerarse como las que se encuentran en el
sistema entrega-recepcin.
Por lo anterior, las actas debern efectuarse con los formatos disponibles en
el Sistema al momento de la entrega.
A continuacin se presentan las 5 actas administrativas con sus respectivos
instructivos de llenado.

1
FORMATO ER-001
ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA

RECEPCIN DE OFICINAS DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA ESTATAL
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
ACTA NUM: DCAP-ER-001/B2-001/01-13
CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR LOS ARTCULOS 45 Y 51

FRACCIN II, 53, 54 Y 66 DE LA CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO
LIBRE Y SOBERANO DE TABASCO; 19 DE LA LEY DE ARCHIVOS PBLICOS
DEL ESTADO DE TABASCO; 5, 25 Y 37 FRACCIN XXXVII DE LA LEY
ORGNICA DEL PODER EJECUTIVO; 47 Y 88 DE LA LEY DE
RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PBLICOS; EL ACUERDO
ADMINISTRATIVO QUE ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA
RECEPCIN DE LOS SERVIDORES PBLICOS DE LA ADMINISTRACIN
PBLICA ESTATAL Y SUS REFORMAS PUBLICADOS EN LOS PERIDICOS
OFICIALES 7159 E Y 7336 F DE FECHAS 16 DE ABRIL DE 2011 Y 26 DE
DICIEMBRE DE 2012 RESPECTIVAMENTE, ARTCULOS 10 FRACC. LXIV Y
46 FRACC. XXXV DEL REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARA DE
ADMINISTRACIN Y FINANZAS Y EN LAS DEMS DISPOSICIONES
JURDICAS RELATIVAS.---------------------------------------------------------En la ciudad de ___1_____, Tabasco, siendo las __2__ horas del da _3__de
_____3_____de___3____, se dio inicio al Acta de Entrega Recepcin en la
Oficina de la______4_____________dependiente de la ________5________,
ubicadas
en
_____6_________,
el
C.
_______7_______,
quien
el
da__8___de____8_______de__8___deja
de
ocupar
el
cargo
de.__________9__________, identificndose con (credencial IFE, pasaporte o
cartilla militar)____10____ Folio: ____10____ y manifiesta tener su domicilio
en___________11_____________; y el C.___________12____________, quien
se identifica con (credencial IFE, pasaporte o cartilla militar), folio:_____13___ y
manifiesta tener su domicilio en________14________; y que con fecha__15__de
_____15______de___15___, fue designado como________16__________,
mediante_______17_______.---------------------------------------------------------El servidor pblico que entrega, designa al C._______18_________, que ocupa el
puesto de___________19__________y quien se identifica con (credencial IFE,
pasaporte o cartilla militar) folio___20___ y manifiesta tener su domicilio
en_______________21________________; para que en su representacin
proporcione la informacin que se requiera y entregue la documentacin relativa a
la________22_________ . Por su parte, el C. _______12______________,
funcionario entrante designa como su representante al C. ________23________,
con cargo de _____24________, quien se identifica con (credencial IFE, pasaporte
o
cartilla
militar)
folio__25___
y
manifiesta
tener
su
domicilio
en_______26__________; para que reciba la informacin y documentacin
correspondiente.-------------------------------------------------------------------------Asimismo
se
encuentran
presentes
para
atestiguar
el
acto,
el
C.________27_______, quien se desempea como _____28_________ y el C.
_____29_______ que ocupa el puesto de ______30______, que en virtud de lo
sealado en el Manual de Entrega - Recepcin fungen como enlaces responsables
1/9
FORMATO ER-001

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
del proceso; designacin que les fue conferida mediante Oficios No.___31____ y
No. ______31_______de fechas____32____ y ___32____ respectivamente,
emitido por el titular de esta_______22________ y quienes se identifican con
(credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)___33______ folio: ______33____ y
(credencial
IFE,
pasaporte
o
cartilla
militar)_____33_____
folio:________33______ respectivamente.-------------------------------------------El C. ________7__________, servidor pblico que entrega, designa como testigo
de asistencia para los efectos de la presente, al C.______34_______, con cargo
de ________35_________, quien se identifica con credencial IFE, pasaporte o
cartilla militar)_____36_____ folio:_____36____ y manifiesta tener su domicilio
en_______37_________, El C.________12____________servidor pblico que
recibe, designa como testigo de asistencia para los efectos de la presente, al
C._______38________, con cargo de _______39_______ quien se identifica con
(credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)_____40______ folio:___40____ y
manifiesta tener su domicilio en________41_________ ----------------------------Asimismo se encuentran presentes por la Secretara de Administracin, el C.
_______42___________, con cargo de ______43________ quien se identifica
con________44______folio: ______44_______ y el C. _______45___________,
con
cargo
de
_______46____________
quien
se
identifica
con________47______folio: ______47_______ por parte de la Secretara de
Contralora, en lo sucesivo SECOTAB, interviene
en este acto el
C._________48_______,
Auditor
comisionado
mediante
oficio
No.
_____49____de fecha____50___quien se identifica con________51________
folio: ___51______ y tiene su domicilio en ______52_____________.---------En este acto se invit al Notario Pblico. __________53___________ para dar fe
pblica de la presente, como lo seala el Manual de Entrega Recepcin. (EN CASO
DE QUE NO HAYA PRESENCIA DE NOTARIO PBLICO DEBER ELIMINARSE ESTE
PRRAFO)-------------------------------------------------------------------------Asimismo se anexan a la presente copias fotostticas de las identificaciones de las
personas que participan en este acto, del documento que avale la designacin del
nuevo servidor pblico y de la renuncia (en su caso) del servidor pblico saliente,
cuyos originales se tuvieron a la vista, se examinaron y devolvieron a sus
portadores.---------------------------------------------------------------------------Acto seguido se procede a hacer la entrega de la documentacin que ampara la
entrega recepcin, sealando los formatos que en su caso apliquen o no. El
contenido de la documentacin e informacin es responsabilidad de los titulares
de cada unidad administrativa de acuerdo a sus facultades, funciones y
competencias.-------------------------------------------------------------------------I. MARCO NORMATIVO
NUM.
CLAVE
ANEXO
FORMATO
2/9
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
FORMATO ER-001

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
NRM-01 Marco Jurdico Administrativo
II. PLANEACIN ESTRATGICA

NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
2
PLN-01 Programa Operativo Anual
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
III. RECURSOS HUMANOS

NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
3
HUM-01 Plantilla de Personal
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
CLAVE
NUM.
FORMATO
ANEXO
4
FIN-01 Estados
Financieros
Presupuestales
5
FIN-02 Resumen de Arqueos
IV.
FIN-03
Cuenta de Cheques
FIN-04
Depsitos en Inversin
FIN-05
FIN-06
Cheques
o
Transferencias
Pendientes de Entregar o Realizar
Deudores Diversos
10
FIN-07
11
FIN-08
Cuentas por Cobrar (Crditos

Federales y Estatales)
Cuentas y Retenciones por Pagar
12
FIN-09
Deuda Directa
13
FIN-10
Deuda Indirecta
14
FIN11
Formas Valoradas
15
FIN-12
Valores y Bienes en Custodia

3/9
FORMATO ER-001

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
RECURSOS MATERIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
16
MAT-01 Inventario de Bienes Muebles
V.
17
MAT-02
Inventario de Bienes Inmuebles
18
19
MAT-03
MAT-04
Inventario de Almacn
Archivo Documental
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
20
SIS-01 Software Adquirido
21
SIS-02 Software Desarrollado
22
SIS-03 Respaldo
de
Informacin
Medios Magnticos
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
VI.
en
OBRAS PBLICAS
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
23
OBR-01 Inventario de Obras en Proceso
24
OBR-02 Anticipos y Saldos Pendientes de
Amortizar
25
OBR-03 Cartera de Estudios y Proyectos
VII.
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
26
CNV-01 Acuerdos
y
Interinstitucionales
VIII.
Convenios
NUM.
NO.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
FOJAS
27
ADQ-01 Adquisiciones
de
Bienes
y/o
Servicios en tramites
28
ADQ-02 Contratos de Servicios Vigentes
IX.
4/9
APLICA
SI
NO
FORMATO ER-001

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
ASUNTOS EN GESTIN
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
29
TRM-01 Asuntos en Trmite
X.
30
TRM-02
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
Asuntos Jurdicos
INFORMES ESPECIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
31
INF-01 Seguros Vigentes
XI.
32
INF-02
Libros Blancos
CUADRO RESUMEN
TOTAL DE ANEXOS
TOTAL DE FOJAS
OBSERVACIONES
De conformidad con el artculo 27 del Acuerdo que Establece los Lineamientos Para
la Entrega Recepcin de los Servidores Pblicos, respecto a la existencia de alguna
aclaracin
o
salvedad
que
debiera
asentarse
en
el
presente
documento__________________( DE NO HABER ACLARACIN O SALVEDAD,
DEBER ANOTARSE SIN OBSERVACIONES)----------------------------------------El C.______________54_____________ servidor pblico que entrega, manifiesta
haber proporcionado con veracidad y sin omisin alguna, todos los elementos
necesarios para la formulacin de la presente Acta y no haber omitido ningn
asunto o aspecto importante relativo a su gestin. Los Anexos y sus formatos que
se mencionan en esta Acta forman parte integrante de la misma, los que se firman
en todas sus fojas para su identificacin y efectos legales a que haya lugar, por
la(s) persona(s) designada(s) para elaborarla(s) y verificarla(s).--------------------La presente entrega no implica liberacin alguna de responsabilidades derivadas
del ejercicio de las atribuciones del servidor pblico saliente o del contenido de la
presente Acta, que pudieran llegarse a determinar con posterioridad por la
autoridad competente.------------------------------------------------------------------El servidor pblico entrante podr formular mediante oficio ante la Unidad de
Asuntos Jurdicos de la SECOTAB, observaciones al acta de Entrega Recepcin,
dentro de un plazo no mayor de 30 das naturales, contados a partir de la fecha del
acta. Las observaciones se notificarn al servidor pblico saliente para que a su
vez en un trmino igual a partir de la fecha en que sea notificado, realice por si o a
5/9
FORMATO ER-001

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
travs de su representante, las aclaraciones pertinentes tal y como lo establece el

artculo 28 del mencionado Acuerdo.-------------------------------------------------De conformidad con la Ley de Responsabilidades de los servidores pblicos, en su
artculo 81 fracciones I y II, el servidor pblico entrante deber presentar su
declaracin inicial de situacin patrimonial ante la SECOTAB dentro de los sesenta
das naturales siguientes a la toma de posesin de su empleo, cargo o comisin.
De igual forma, el servidor pblico que entrega seala que tiene conocimiento de
la obligacin a su cargo establecida en la fraccin II del mencionado artculo de la
misma Ley, de presentar su declaracin de situacin patrimonial ante la SECOTAB
dentro de los treinta das naturales siguientes a la conclusin de su empleo, cargo
o comisin. ------------------------------------------------------------------------------Se hace constar que la negativa a firmar la presente acta no afecta el valor
probatorio de la misma.----------------------------------------------------------------Previa lectura de la presente Acta, y no habiendo ms que hacer constar, se da por
concluida a las ____55______ horas del da _______56_______, firmando de
conformidad al margen y al calce todas sus fojas los que en ella intervinieron.
Servidor Pblico que entrega

La (Dependencia, rgano o Entidad)
Servidor Pblico que recibe

La (Dependencia, rgano o
Entidad)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
____________________________
Representante por el Servidor

Pblico saliente

Pblico entrante
____________________________
_________________________
Coordinacin de Administracin,
calidad e Innovacin Gubernamental
o su equivalente
Unidad de asuntos jurdicos
____________________________
____________________________
6/9
FORMATO ER-001

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
Testigo por el Servidor Pblico

Saliente
Testigo por el Servidor Pblico

Entrante
____________________________
____________________________
Por la Secretara de Administracin
____________________________
____________________________
Por la Secretara de Contralora
____________________________
HOJA(S) PROTOCOLARIA(S) DE FIRMAS REFERENTE A LA ENTREGA-RECEPCIN CORRESPONDIENTE AL ACTA
_________________
DE FECHA ____ DE _______ DE _____.----------------------------------------------
LOS SIGUIENTES CUADROS DEBEN ELIMINARSE PARA IMPRIMIR LOS TANTOS
DISTRIBUCIN DE LOS TANTOS DE LA ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIN Y SUS ANEXOS

Primer ejemplar:
Servidor Pblico entrante.
Segundo ejemplar:
Servidor Pblico saliente.
Tercer ejemplar:
Titular del Poder Ejecutivo saliente
Cuarto ejemplar:
Titular del Poder Ejecutivo entrante
Quinto ejemplar:
7/9
FORMATO ER-001

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA

Nota: El Acta no deber contener borraduras o enmendaduras y los espacios que no se utilicen deben
ser cancelados con guiones.
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA RECEPCIN
1. Nombre de la ciudad en donde est ubicada la Dependencia, rgano o Entidad que se
entrega.
2. Anotar la hora en que inicia el acto de Entrega - Recepcin.
3. Da, Mes y Ao en que se lleva a cabo el acto de Entrega Recepcin.
4. Nombre de la unidad administrativa donde se llevar a cabo la entrega recepcin.
5. Nombre de la dependencia, rgano o entidad a la cual pertenece dicha unidad administrativa
6. Domicilio en que se ubica la dependencia, rgano, entidad o unidad administrativa que se
entrega.
7. Nombre completo del titular que entrega.
8. Fecha (da, mes y ao) en que deja de ocupar el cargo
9. Cargo que desempea el titular que entrega.
10. Tipo y folio de identificacin que presenta el titular que entrega.
11. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del titular que
entrega.
12. Nombre completo del funcionario pblico que recibe.
13. Tipo y folio de la identificacin que presenta el funcionario pblico que recibe.
recibe.
15. Da, mes y ao de elaboracin del oficio de designacin del funcionario pblico que recibe.
16. Funcin para la que fue designado el servidor pblico que recibe.
17. Oficio o documento y referencia que acredite al funcionario pblico que recibe.
18. Nombre completo del representante designado por el titular que entrega.
19. Puesto que desempea el representante.
20. Tipo y folio de la identificacin que presenta el representante.
21. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del representante
designado por el titular que entrega.
22. Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad que se entrega.
23. Nombre completo del representante designado por el titular que recibe.
designado por el titular que recibe
27. Nombre del coordinador administrativo o equivalente de la dependencia, rgano o entidad
designado como enlace responsable de coordinar el proceso de entrega - recepcin.
28. Puesto de la persona designada como enlace administrativo.
29. Nombre del Titular de la unidad de asuntos jurdicos o equivalente de la dependencia, rgano
o entidad
designado como enlace responsable de coordinar el proceso de entrega recepcin.
30. Puesto de la persona designada como enlace jurdico.
31. No. De Oficio en que designan al coordinador de administracin o su equivalente y al titular
de la unidad de asuntos jurdicos como enlaces de la entrega-recepcin respectivamente.
32. Fecha de los oficios de designacin como enlaces del coordinador de administracin y del
titular de la unidad de asuntos jurdicos respectivamente.
33. Tipo y folios de las identificaciones que presentan los enlaces.
34. Nombre completo de la persona designada como testigo por el titular que entrega.
8/9
FORMATO ER-001

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA

35. Cargo que ocupa el testigo designado por el titular que entrega.
36. Tipo y folio de identificacin que presenta el testigo
37. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del testigo
38. Nombre completo de la persona designada como testigo por el titular que recibe.
39. Cargo del testigo designado por el titular que recibe.
designado por el titular que recibe.
42. Nombre del representante de la Secretara de Administracin, por parte de la Direccin de
Patrimonio.
43. Cargo que ocupa el representante de la Direccin de Patrimonio de la Secretara de
Administracin.
44. Tipo y folio de identificacin que presenta el representante de la Secretara de
Administracin.
45. Nombre del representante de la Secretara de Administracin, por parte de la Direccin
General de Recursos Humanos y Desarrollo de Personal.
46. Cargo que ocupa el representante de la Direccin General de Recursos Humanos y Desarrollo
de Personal de la Secretara de Administracin.
Administracin.
48. Nombre del auditor comisionado por la SECOTAB.
49. Nmero de oficio donde se comisiona al representante de la SECOTAB.
50. Fecha del oficio de comisin.
51. Tipo y folio de identificacin del auditor comisionado por la SECOTAB.
52. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del auditor
comisionado.
53. Nmero y nombre del Notario Pblico que da fe pblica del acto (en caso de que asista un
Notario Pblico).
54. Nombre del servidor pblico que entrega
55. Hora en que termina el acto.
56. Fecha (Da, mes y ao) en que concluye el acto de Entrega Recepcin.
9/9
FORMATO ER-002

ADMINISTRACIN PBLICA ESTATAL PARA
CAMBIO DE TITULARES EN LAS
DEPENDENCIAS, RGANOS Y ENTIDADES
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR LOS ARTCULOS 51 FRACCIN

II DE LA CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE
TABASCO; 5, 25 Y 37 FRACCIN XXXVII, DE LA LEY ORGNICA DEL PODER
EJECUTIVO DEL ESTADO DE TABASCO; 19 DE LA LEY DE ARCHIVOS
PBLICOS DEL ESTADO DE TABASCO; ARTCULO 47, FRACCIONES II Y
XXIII DE LA LEY DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES
PBLICOS, EL ACUERDO ADMINISTRATIVO QUE ESTABLECE LOS
LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE LOS SERVIDORES
PBLICOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA ESTATAL Y SUS REFORMAS
PUBLICADOS EN LOS PERIDICOS OFICIALES 7159 E Y 7336 F DE FECHAS
16 DE ABRIL DE 2011 Y 26 DE DICIEMBRE DE 2012 RESPECTIVAMENTE Y
ARTCULOS 10 FRACC. LXIV Y 46 FRACC. XXXV DEL REGLAMENTO
INTERIOR DE LA SECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS Y AL
OFICIO __________________ DE FECHA ___________ MEDIANTE EL
CUAL SE SOLICITA LA PARTICIPACIN DE LA SECRETARA DE
CONTRALORA.--------------------------------------------------------------------En la ciudad de ___1_____, Tabasco, siendo las __2__ horas del da _3__de
_____3_____de___3____, se dio inicio al Acta de Entrega Recepcin en la
Oficina de la______4_____________dependiente de la ________5________,
ubicadas
en
_____6_________,
el
C.
_______7_______,
quien
el
da__8___de____8_______de__8___deja
de
ocupar
el
cargo
de.__________9__________, identificndose con (credencial IFE, pasaporte o
cartilla militar)____10____ Folio: ____10____ y manifiesta tener su domicilio
en___________11_____________; y el C.___________12____________, quien
se identifica con (credencial IFE, pasaporte o cartilla militar), folio:_____13___ y
manifiesta tener su domicilio en________14________; y que con fecha__15__de
_____15______de___15___, fue designado como________16__________,
mediante_______17_______.---------------------------------------------------------El servidor pblico que entrega, designa al C._______18_________, que ocupa el
puesto de___________19__________y quien se identifica con (credencial IFE,
pasaporte o cartilla militar) folio___20___ y manifiesta tener su domicilio
en_______________21________________; para que en su representacin
proporcione la informacin que se requiera y entregue la documentacin relativa a
la________22_________ . Por su parte, el C. _______12______________,
funcionario entrante designa como su representante al C. ________23________,
con cargo de _____24________, quien se identifica con (credencial IFE,
pasaporte o cartilla militar) folio__25___ y manifiesta tener su domicilio
en_______26__________; para que reciba la informacin y documentacin
1/10
FORMATO ER-002

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
correspondiente.------------------------------------------------------------------------Asimismo
se
encuentran
presentes
para
atestiguar
el
acto,
el
C.________27_______, quien se desempea como _____28_________ y el C.
_____29_______ que ocupa el puesto de ______30______, que en virtud de lo
sealado en el Manual de Entrega - Recepcin fungen como enlaces responsables
del proceso; designacin que les fue conferida mediante Oficios No.___31____ y
No. ______31_______de fechas____32____ y ___32____ respectivamente,
emitido por el titular de esta_______22________ y quienes se identifican con
(credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)___33______ folio: ______33____ y
(credencial
IFE,
pasaporte
o
cartilla
militar)_____33_____
folio:________33______ respectivamente.------------------------------------------El C. ________7__________, servidor pblico que entrega, designa como testigo
de asistencia para los efectos de la presente, al C.______34_______, con cargo
de ________35_________, quien se identifica con credencial IFE, pasaporte o
cartilla militar)_____36_____ folio:_____36____ y manifiesta tener su domicilio
en_______37_________, El C.________12____________servidor pblico que
recibe, designa como testigo de asistencia para los efectos de la presente, al
C._______38________, con cargo de _______39_______ quien se identifica con
(credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)_____40______ folio:___40____ y
manifiesta tener su domicilio en________41_________ ----------------------------Asimismo se encuentran presentes por la Secretara de Administracin, el C.
_______42___________, con cargo de ______43________ quien se identifica
con________44______folio: ______44_______ y el C. _______45___________,
con
cargo
de
_______46____________
quien
se
identifica
con________47______folio: ______47_______ por parte de la Secretara de
Contralora, en lo sucesivo SECOTAB, interviene en este acto el
C._________48_______,
Auditor
comisionado
mediante
oficio
No.
_____49____de fecha____50___quien se identifica con________51________
folio: ___51______ y tiene su domicilio en _________52__________.---------En este acto se invit al Notario Pblico. __________53___________ para dar fe
pblica de la presente, como lo seala el Manual de Entrega Recepcin. (EN
CASO DE QUE NO HAYA PRESENCIA DE NOTARIO PBLICO DEBER ELIMINARSE
ESTE PRRAFO)-------------------------------------------------------------------------Asimismo se anexan a la presente copias fotostticas de las identificaciones de las
portadores.------------------------------------------------------------------------------2/10
FORMATO ER-002

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
Acto seguido se procede a hacer la entrega de la documentacin que ampara la

entrega recepcin, sealando los formatos que en su caso apliquen o no. El
contenido de la documentacin e informacin es responsabilidad de los titulares de
cada unidad administrativa de acuerdo a sus facultades, funciones y
competencias.---------------------------------------------------------------------------I. MARCO NORMATIVO
CLAVE
NUM.
FORMATO
ANEXO
1
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO

NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
2
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO

NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
3
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
IV.
CLAVE
NUM.
FORMATO
ANEXO
4
FIN-01 Estados
Financieros
Presupuestales
5
FIN-03
Cuenta de Cheques
FIN-04
FIN-05
FIN-06
Cheques
o
Transferencias
Deudores Diversos
3/10
FORMATO ER-002

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
10
FIN-07
11
FIN-08

12
FIN-09
Deuda Directa
13
FIN-10
Deuda Indirecta
14
FIN11
Formas Valoradas
15
FIN-12
V.
RECURSOS MATERIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
16
17
MAT-02
18
19
MAT-03
MAT-04
Archivo Documental
VI.
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
20
21
22
SIS-03 Respaldo
de
Informacin
Medios Magnticos
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
en
VII. OBRAS PBLICAS

NUM.
NO.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
FOJAS
23
24
Amortizar
4/10
APLICA
SI
NO
FORMATO ER-002

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
25
OBR-03
Cartera de Estudios y Proyectos
VIII. ACUERDOS Y CONVENIOS

NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
26
CNV-01 Acuerdos
y
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
Convenios
IX.
NUM.
NO.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
FOJAS
27
de
Bienes
y/o
28
ASUNTOS EN GESTIN
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
29
APLICA
SI
NO
X.
30
TRM-02
INF-02
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
Asuntos Jurdicos
XI.
INFORMES ESPECIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
31
32
NO.
FOJAS
Libros Blancos
CUADRO RESUMEN
TOTAL DE ANEXOS
TOTAL DE FOJAS
OBSERVACIONES
5/10
FORMATO ER-002

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
De conformidad con el artculo 27 del Acuerdo que Establece los Lineamientos

Para la Entrega Recepcin de los Servidores Pblicos, respecto a la existencia de
alguna aclaracin o salvedad que debiera asentarse en el presente
la(s) persona(s) designada(s) para elaborarla(s) y verificarla(s).-------------------La presente entrega no implica liberacin alguna de responsabilidades derivadas
dentro de un plazo no mayor de 30 das naturales, contados a partir de la fecha
del acta. Las observaciones se notificarn al servidor pblico saliente para que a
su vez en un trmino igual a partir de la fecha en que sea notificado, realice por si
o a travs de su representante, las aclaraciones pertinentes tal y como lo
establece el artculo 28 del mencionado Acuerdo.------------------------------------De conformidad con la Ley de Responsabilidades de los servidores pblicos, en su
o comisin. -----------------------------------------------------------------------------Se hace constar que la negativa a firmar la presente acta no afecta el valor
probatorio de la misma.----------------------------------------------------------------Previa lectura de la presente Acta, y no habiendo ms que hacer constar, se da
por concluida a las ____55______ horas del da _______56_______, firmando
de conformidad al margen y al calce todas sus fojas los que en ella intervinieron.-Servidor Pblico que entrega

6/10
FORMATO ER-002

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
____________________________
____________________________

Pblico saliente

Pblico entrante
____________________________
_________________________
Coordinador de Administracin,
Calidad e Innovacin o su
equivalente
Unidad de asuntos jurdicos
____________________________
____________________________
Testigo
Testigo
____________________________
____________________________
____________________________
Nombre, cargo y firma
___________________________

7/10
FORMATO ER-002

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
____________________________
HOJA(S) PROTOCOLARIA(S) DE FIRMAS REFERENTE A LA ENTREGA-RECEPCIN CORRESPONDIENTE AL
ACTA _________________ DE FECHA ___ DE _______ DE _____.----------------------------------------

DISTRIBUCIN DE LOS TANTOS DE LA ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIN Y
SUS ANEXOS
Original del Acta y Anexos:
Servidor Pblico que recibe, debindose
conservar en la oficina con carcter
Institucional.
Copia del Acta y Anexos
Copia del Acta y Anexos
Nota: El Acta no deber contener borraduras o enmendaduras y los espacios que no

se utilicen debern ser cancelados.
1. Nombre de la ciudad en donde est ubicada la Dependencia, rgano o Entidad que se
entrega.
4. Nombre de la unidad administrativa donde se llevar a cabo la entrega recepcin.
entrega.
7. Nombre completo del titular que entrega.
9. Cargo que desempea el titular que entrega.
10. Tipo y folio de identificacin que presenta el titular que entrega.
entrega.
8/10
FORMATO ER-002

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA

13. Tipo y folio de la identificacin que presenta el funcionario pblico que recibe.
recibe.
16. Funcin para la que fue designado el servidor pblico que recibe.
17. Oficio o documento y referencia que acredite al funcionario pblico que recibe.
18. Nombre completo del representante designado por el titular que entrega.
22. Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad que se entrega.
27. Nombre del coordinador administrativo o equivalente de la dependencia, rgano o entidad
designado como enlace responsable de coordinar el proceso de entrega - recepcin.
28. Puesto de la persona designada como enlace administrativo.
29. Nombre del Titular de la unidad de asuntos jurdicos o equivalente de la dependencia, rgano
o entidad designado como enlace responsable de coordinar el proceso de entrega recepcin.
30. Puesto de la persona designada como enlace jurdico.
31. No. De Oficio en que designan al coordinador de administracin o su equivalente y al titular
de la unidad de asuntos jurdicos como enlaces de la entrega-recepcin respectivamente.
32. Fecha de los oficios de designacin como enlaces del coordinador de administracin y del
titular de la unidad de asuntos jurdicos respectivamente.
33. Tipo y folios de las identificaciones que presentan los enlaces.
34. Nombre completo de la persona designada como testigo por el titular que entrega.
35. Cargo que ocupa el testigo designado por el titular que entrega.
38. Nombre completo de la persona designada como testigo por el titular que recibe.
39. Cargo del testigo designado por el titular que recibe.
designado por el titular que recibe.
42. Nombre del representante de la Secretara de Administracin, por parte de la Direccin de
Patrimonio.
Administracin.
Administracin.
9/10
FORMATO ER-002

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA

45. Nombre del representante de la Secretara de Administracin, por parte de la Direccin
General de Recursos Humanos y Desarrollo de Personal de la Secretara de Administracin.
Administracin.
comisionado.
53. Nmero y nombre del Notario Pblico que da fe pblica del acto (en caso de que asista un
Notario Pblico).
54. Nombre del servidor pblico que entrega
10/10
FORMATO ER-004

ADMINISTRACIN PBLICA ESTATAL SI
EL MOVIMIENTO O NOMBRAMIENTO ES
CONSENSUADO CON EL GOBERNADOR
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR LOS ARTCULOS

51,
FRACCIN II DE LA CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO LIBRE Y
SOBERANO DEL ESTADO DE TABASCO; 5 ULTIMO PRRAFO Y 37
FRACCIN XXXVII DE LA LEY ORGNICA DEL PODER EJECUTIVO DEL
ESTADO DE TABASCO; 19 DE LA LEY DE ARCHIVOS PBLICOS DEL
ESTADO DE TABASCO; EL ACUERDO ADMINISTRATIVO QUE ESTABLECE
LOS LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE LOS
SERVIDORES PBLICOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA ESTATAL Y
SUS REFORMAS PUBLICADOS EN LOS PERIDICOS OFICIALES 7159 E Y
7336 F DE FECHAS 16 DE ABRIL DE 2011 Y 26 DE DICIEMBRE DE 2012
RESPECTIVAMENTE
Y
AL
OFICIO
___________
DE
FECHA
_____________, MEDIANTE EL CUAL SE SOLICITA LA PARTICIPACIN
DE LA SECRETARA DE CONTRALORA.---------------------------------------En la Ciudad de ______1_______, Tabasco, siendo las __2___ horas del da
_3__ de __ 3______ de __3__, se dio inicio al Acta de Entrega Recepcin
de
la
Oficina
de
la
________4_________dependiente
de
la
__________5____________,
ubicada en _________6__________. Con la
intervencin
de
los
siguientes
servidores
pblicos:
El
C.____________7______________ quien se identifica con (credencial IFE,
pasaporte o cartilla)
______8_______ con folio:_____8____ y tiene su
domicilio en la Calle ________9________, Tabasco, quien con fecha __10___
de ______10_____de__10___ deja de ocupar el cargo de _______11________
y el C.______________12_________ quien se identifica con (credencial IFE,
pasaporte o cartilla)_______13_______con folio:_____13______ y tiene su
domicilio en la Calle ______14______, Tabasco, quien con fecha __15__ de
_____15______
de 200__15__, fue designado para ocupar el cargo
mencionado.---------------------------------------------------------------------------El servidor pblico que entrega, designa al C.______16_______, que ocupa el
puesto de _______17__________, y quien se identifica con (credencial IFE,
pasaporte o cartilla)____18____ folio ___18___y manifiesta tener su domicilio
en_______19_________; para que en su representacin proporcione la
informacin que se requiera y entregue la documentacin relativa a
la_____20________. Por su parte, el C.____________12__________,
funcionario entrante designa como su representante al C._______21_______,
con cargo de _______22_______, quien se identifica con (credencial IFE,
pasaporte o cartilla)__23___ folio____23___ y manifiesta tener su domicilio
en_________24_________; para que reciba la informacin y documentacin
correspondiente.-----------------------------------------------------------------------Comparecen como testigos de asistencia, el C. ______25________ quien funge
como (Titular del rea Administrativa en la Dependencia, rgano o Entidad o en
su caso quien sea designado mediante oficio por el mismo) quien se identifica
con
(credencial
IFE,
pasaporte
o
cartilla)
_____26_______
folio:
1/9
FORMATO ER-004

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
________26_____; el C. __________27______________quien funge como

(Titular del rea jurdica de la Dependencia rgano o Entidad o en su caso quien
sea designado mediante oficio por el mismo), quien se identifica con (credencial
IFE, pasaporte o cartilla)
______28_______ folio: ___28____, el C.
_____29______, quien se identifica con (credencial IFE, pasaporte o cartilla)
_____30______, folio:___30___y labora en esta________5_______con el
puesto
de
_______31____
y
tiene
su
domicilio
en
la
Calle
________32______________, Tabasco, y el C. _________33_________, quien
se
identifica
con
(credencial
IFE,
pasaporte
o
cartilla)
__34__
folio:___34______y labora en esta ____________5______ con el puesto
de________35________
y
tiene
su
domicilio
en
la
Calle
_____________36_____________, Tabasco. --------------------------------------Se encuentra presente el C. _______________37______, Auditor comisionado
por la Secretaria de Contralora mediante Oficio No. SC/DGAGP/DCAP/_38__
/_38_ de fecha ___39__ de ______39_______de __39__, quien se identifica
con _________40___________ y tiene su domicilio en _____41________.---Asimismo se anexan a la presente copias fotostticas de las identificaciones de
las personas que participan en este acto, del documento que avale la designacin
del nuevo servidor pblico y de la renuncia (en su caso) del servidor pblico
saliente, cuyos originales se tuvieron a la vista, se examinaron y devolvieron a
sus portadores.------------------------------------------------------------------------Acto seguido se procede a entregar la Documentacin que ampara la Entrega
Recepcin, sealando los formatos que en su caso apliquen o no. El contenido
de la documentacin e informacin es responsabilidad de los titulares de cada
unidad administrativa de acuerdo a sus facultades, funciones y competencias.----
I. MARCO NORMATIVO
CLAVE
NUM.
FORMATO
ANEXO
1
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO

NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
2
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO

NUM.
CLAVE
ANEXO
FORMATO
2/9
FORMATO ER-004

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
4
FIN-01 Estados
Financieros
Presupuestales
5
IV.
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
FIN-03
Cuenta de Cheques
FIN-04
FIN-05
FIN-06
Cheques
o
Transferencias
Deudores Diversos
10
FIN-07
11
FIN-08

12
FIN-09
Deuda Directa
13
FIN-10
Deuda Indirecta
14
FIN11
Formas Valoradas
15
FIN-12
RECURSOS MATERIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
16
NO.
FOJAS
V.
17
MAT-02
3/9
FORMATO ER-004

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
18
19
MAT-03
MAT-04
Archivo Documental
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
20
21
22
SIS-03 Respaldo
de
Informacin
Medios Magnticos
VI.
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
en
OBRAS PBLICAS
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
23
24
Amortizar
25
VII.
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
26
CNV-01 Acuerdos
y
VIII.
Convenios
NUM.
NO.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
FOJAS
27
de
Bienes
y/o
28
IX.
ASUNTOS EN GESTIN
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
29
APLICA
SI
NO
X.
30
TRM-02
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
APLICA
Asuntos Jurdicos
INFORMES ESPECIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
XI.
4/9
FORMATO ER-004

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
ANEXO
31
FOJAS
INF-01
Seguros Vigentes
32
INF-02
Libros Blancos
SI
NO
CUADRO RESUMEN
TOTAL DE ANEXOS
TOTAL DE FOJAS
OBSERVACIONES
aclaracin
o
salvedad
que
debiera
asentarse
en
el
presente
la(s) persona(s) designada(s) para elaborarla(s) y verificarla(s).--------------------La presente entrega no implica liberacin alguna de responsabilidades derivadas
acta. Las observaciones se notificarn al servidor pblico saliente para que a su
vez en un trmino igual a partir de la fecha en que sea notificado, realice por si o a
o comisin. ------------------------------------------------------------------------------5/9
FORMATO ER-004

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
Se hace constar que la negativa a firmar la presente acta no afecta el valor

probatorio de la misma.----------------------------------------------------------------Se dio por concluido este acto de Entrega Recepcin siendo las __42____horas,
del da ____43____de _______43__________de ____43___firmando todas y
cada una de las hojas que integran la presente acta, los que en ella intervinieron.
____________________________
____________________________

Pblico saliente

Pblico entrante
____________________________
_________________________
Por el rea de administracin
Por la Unidad de asuntos jurdicos
____________________________
____________________________
Testigo
Testigo
____________________________
____________________________
Por la SECOTAB
___________________________
6/9
FORMATO ER-004

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA

_________________ DE FECHA ___ DE _______ DE _____.----------------------------------------------------

Primer tanto del Acta y Anexos:
Servidor Pblico que recibe, debindose conservar en la

oficina con carcter Institucional.
Segundo tanto del Acta y Anexos
Tercer tanto del Acta y Anexos
Nota: El Acta no deber contener borraduras o enmendaduras y los espacios que no se utilicen debern ser
cancelados.
1. Nombre de la ciudad en donde est ubicada la oficina de la Unidad
Administrativa que se entrega.
4. Nombre de la unidad administrativa que se entrega.
5. Nombre de la dependencia, rgano o entidad a la cual pertenece dicha
unidad administrativa
6. Domicilio en que se ubica la dependencia, rgano, entidad o unidad
administrativa que se entrega.
7. Nombre completo del funcionario pblico que entrega.
8. Tipo y folio de
entrega.
identificacin que presenta el funcionario pblico
que
9. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal

del funcionario pblico que entrega.
7/9
FORMATO ER-004

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
10.Fecha (da, mes y ao) en que deja de ocupar el cargo

11.Cargo que desempea el funcionario pblico que entrega.
12.Nombre completo del funcionario pblico que recibe.
13.Tipo y folio de identificacin que presenta el funcionario pblico que recibe.
14.Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal
del funcionario pblico que recibe.
15.Da, mes y ao de elaboracin del oficio de designacin del funcionario
pblico que recibe.
16.Nombre completo del representante
que recibe.
designado por el funcionario pblico
17.Puesto que desempea el representante.

18.Tipo y folio de la identificacin que presenta el representante.
del representante designado por el titular que entrega.
20.Nombre de la unidad administrativa que se entrega.
21.Nombre completo del representante designado por el titular que recibe.
22.Puesto que desempea el representante.
23.Tipo y folio de la identificacin que presenta el representante.
del representante designado por el titular que recibe
25.Nombre del coordinador administrativo o equivalente de la dependencia,
rgano o entidad o la persona que este designe mediante oficio.
26.Tipo y folio de la identificacin que presenta el Titular administrativo o quien
este designe mediante oficio.
8/9
FORMATO ER-004

1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
27.Nombre del Titular de la unidad de asuntos jurdicos o su equivalente de la

dependencia, rgano o entidad o la persona que este designe mediante
oficio.
28.Tipo y folio de la identificacin que presenta el Titular jurdico o quien este
designe mediante oficio.
29.Nombre completo de la persona designada como testigo.
30.Tipo y folio de identificacin que presenta el testigo
31.Puesto que ocupa la persona designada como testigo.
32. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal
del testigo.
33.Nombre completo de la persona designada como testigo.
34.Tipo y folio de identificacin que presenta el testigo
35.Puesto que ocupa la persona designada como testigo.
del testigo.
37.Nombre del auditor comisionado por la SECOTAB.
38.Nmero de oficio donde se comisiona al representante de la SECOTAB.
39.Fecha del oficio de comisin.
40.Tipo y folio de identificacin del auditor comisionado por la SECOTAB.
del auditor comisionado.
42.Hora en que termina el acto.
43.Fecha (Da, mes y ao) en que concluye el acto de Entrega Recepcin
9/9
FORMATO ER-005
ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA RECEPCIN DE OFICINAS DE LA

SI ES EL TITULAR QUIEN NOMBRA O
REMUEVE
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR LOS ARTCULOS

12,
FRACCIN XIV Y 37 FRACCIN XXXVII DE LA LEY ORGNICA DEL PODER
EJECUTIVO DEL ESTADO DE TABASCO; 19 DE LA LEY DE ARCHIVOS
PBLICOS DEL ESTADO DE TABASCO; EL ACUERDO ADMINISTRATIVO
QUE ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE
LOS SERVIDORES PBLICOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA ESTATAL
Y SUS REFORMAS PUBLICADOS EN LOS PERIDICOS OFICIALES 7159 E Y
7336 F DE FECHAS 16 DE ABRIL DE 2011 Y 26 DE DICIEMBRE DE 2012
RESPECTIVAMENTE Y OFICIO _____________
DE FECHA ________
MEDIANTE EL CUAL SE SOLICITA LA PARTICIPACIN DE LA SECRETARA
DE CONTRALORA.---------------------------------------------------------------En la Ciudad de ______1_______, Tabasco, siendo las __2___ horas del da _3__
de __ 3______ de __3__, se dio inicio al Acta de Entrega Recepcin de la
Oficina
de
la
________4_________dependiente
de
la
__________5____________,
ubicada en _________6__________. Con la
intervencin
de
los
siguientes
servidores
pblicos:
El
C.____________7______________ quien se identifica con (credencial IFE,
pasaporte o cartilla) ______8_______ con folio:_____8____ y tiene su domicilio
en la Calle ________9________, Tabasco, quien con fecha __10___ de
______10_____de__10___ deja de ocupar el cargo de _______11________ y el
C.______________12_________, quien se identifica con (credencial IFE,
pasaporte o cartilla)_______13_______con folio:_____13______ y tiene su
domicilio en la Calle ______14______, Tabasco, quien con fecha __15__ de
_____15______
de 200__15__, fue designado para ocupar el cargo
mencionado.-----------------------------------------------------------------------------El servidor pblico que entrega, designa al C.______16_______, que ocupa el
puesto de _______17__________, y quien se identifica con (credencial IFE,
pasaporte o cartilla)____18____ folio ___18___y manifiesta tener su domicilio
en_______19_________; para que en su representacin proporcione la
informacin que se requiera y entregue la documentacin relativa a
la_____20________.
Por su
parte,
el
C.____________12__________,
funcionario entrante designa como su representante al C._______21_______, con
cargo de _____22_______ identificndose con (credencial IFE, pasaporte o
cartilla)__23___
folio____23___
y
manifiesta
tener
su
domicilio
en_________24_________; para que reciba la informacin y documentacin
correspondiente.------------------------------------------------------------------------Comparecen
como
testigos
de
asistencia,
el
C.
________________25______________ quien funge como (Titular del rea
Administrativa en la Dependencia, rgano o Entidad o en su caso quien sea
designado mediante oficio por el mismo) quien se identifica con (credencial IFE,
pasaporte o cartilla) _____26_______ folio: ________26_____; el C.
__________27______________quien funge como (Titular del rea jurdica de la
1/9
FORMATO ER-005

REMUEVE
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
Dependencia rgano o Entidad o en su caso quien sea designado mediante oficio

por el mismo), quien se identifica con (credencial IFE, pasaporte o cartilla)
______28_______ folio: ___28____, el C. _____29______, quien se identifica
con (credencial IFE, pasaporte o cartilla)
_____30______, folio:___30___y
labora en esta________5_______con el puesto de _______31____ y tiene su
domicilio en la Calle ________32______________, Tabasco, y el C.
_________33_________, quien se identifica con (credencial IFE, pasaporte o
cartilla) __34__ folio:___34______y labora en esta ____________5______ con
el puesto de________35________ y tiene su domicilio en la Calle
_____________36_____________, Tabasco. ---------------------------------------Se encuentra presente el C. _______________37______, Auditor comisionado
por la Secretaria de Contralora mediante Oficio No. SC/DGAGP/DCAP/_38__
/_38_ de fecha ___39__ de ______39_______de __39__, quien se identifica con
_________40___________ y tiene su domicilio en ______41________.---------Asimismo se anexan a la presente copias fotostticas de las identificaciones de las
portadores.------------------------------------------------------------------------------Acto seguido se procede a entregar la Documentacin que ampara la Entrega
Recepcin, sealando los formatos que en su caso apliquen o no. El contenido de
la documentacin e informacin es responsabilidad de los titulares de cada unidad
administrativa de acuerdo a sus facultades, funciones y competencias.-----------I. MARCO NORMATIVO
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
1
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO

NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
2
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO

NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
3
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
2/9
FORMATO ER-005

REMUEVE
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
4
FIN-01 Estados
Financieros
Presupuestales
5
IV.
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
FIN-03
Cuenta de Cheques
FIN-04
FIN-05
FIN-06
Cheques
o
Transferencias
Deudores Diversos
10
FIN-07
11
FIN-08

12
FIN-09
Deuda Directa
13
FIN-10
Deuda Indirecta
14
FIN11
Formas Valoradas
15
FIN-12
RECURSOS MATERIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
16
NO.
FOJAS
V.
17
MAT-02
18
19
MAT-03
MAT-04
Archivo Documental
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
20
VI.
3/9
FORMATO ER-005

REMUEVE
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
21
22
SIS-02
SIS-03
Software Desarrollado
Respaldo
de
Informacin
Medios Magnticos
en
OBRAS PBLICAS
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
23
24
Amortizar
25
VII.
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
26
CNV-01 Acuerdos
y
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
VIII.
Convenios
NUM.
NO.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
FOJAS
27
de
Bienes
y/o
28
IX.
ASUNTOS EN GESTIN
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
29
APLICA
SI
NO
X.
30
TRM-02
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
Asuntos Jurdicos
INFORMES ESPECIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
31
XI.
32
INF-02
Libros Blancos
4/9
FORMATO ER-005

REMUEVE
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
CUADRO RESUMEN
TOTAL DE ANEXOS
TOTAL DE FOJAS
OBSERVACIONES
aclaracin
o
salvedad
que
debiera
asentarse
en
el
presente
necesarios para la formulacin de la presente Acta y no haber omitido ningn asunto
o aspecto importante relativo a su gestin. Los Anexos y sus formatos que se
mencionan en esta Acta forman parte integrante de la misma, los que se firman en
todas sus fojas para su identificacin y efectos legales a que haya lugar, por la(s)
persona(s) designada(s) para elaborarla(s) y verificarla(s).--------------------La presente entrega no implica liberacin alguna de responsabilidades derivadas del
ejercicio de las atribuciones del servidor pblico saliente o del contenido de la
presente Acta, que pudieran llegarse a determinar con posterioridad por la autoridad
competente.------------------------------------------------------------------El servidor pblico entrante podr formular mediante oficio ante la Unidad de
acta. Las observaciones se notificarn al servidor pblico saliente para que a su vez
en un trmino igual a partir de la fecha en que sea notificado, realice por si o a
das naturales siguientes a la toma de posesin de su empleo, cargo o comisin. De
igual forma, el servidor pblico que entrega seala que tiene conocimiento de la
obligacin a su cargo establecida en la fraccin II del mencionado artculo de la
dentro de los treinta das naturales siguientes a la conclusin de su empleo, cargo o
comisin. ------------------------------------------------------------------------------Se hace constar que la negativa a firmar la presente acta no afecta el valor
probatorio de la misma.--------------------------------------------------------------------
5/9
FORMATO ER-005

REMUEVE
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
Se dio por concluido este acto de Entrega Recepcin siendo las _42___horas, del
da ____43___de _______43________de ___43____ firmando todas y cada una
de las hojas que integran la presente acta, los que en ella intervinieron.-------------Servidor Pblico que entrega
____________________________
____________________________

Pblico saliente

Pblico entrante
____________________________
_________________________
Por la Coordinacin de
administracin, Calidad e Innovacin
o su equivalente
Por la Unidad de asuntos

Jurdicos
____________________________
____________________________
Testigo
Testigo
____________________________
____________________________
Por la SECOTAB
___________________________
_________________ DE FECHA ___ DE _______ DE _____.-------------------------------------------------------
EL SIGUIENTE CUADRO DEBE ELIMINARSE PARA IMPRIMIR LOS TANTOS

6/9
FORMATO ER-005

REMUEVE
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA

Primer tanto del Acta y Anexos:
Servidor Pblico que recibe, debindose conservar en la

oficina con carcter Institucional.
Segundo tanto del Acta y Anexos
Tercer tanto del Acta y Anexos
cancelados
1. Nombre de la ciudad en donde est ubicada la oficina de la Unidad Administrativa que se
entrega.
entrega.
7. Nombre completo del funcionario pblico que entrega.
8. Tipo y folio de identificacin que presenta el funcionario pblico que entrega.
9. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del funcionario
pblico que entrega.
11. Cargo que desempea el funcionario pblico que entrega.
13. Tipo y folio de identificacin que presenta el funcionario pblico que recibe.
7/9
FORMATO ER-005

REMUEVE
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA

14. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del funcionario
pblico que recibe.
16. Nombre completo del representante designado por el funcionario pblico que recibe.
22. Cargo que ocpale representante del titular que recibe.
25. Nombre del coordinador administrativo o equivalente de la dependencia, rgano o entidad o la
persona que este designe mediante oficio.
26. Tipo y folio de la identificacin que presenta el Titular administrativo o quien este designe
mediante oficio.
27. Nombre del Titular de la unidad de asuntos jurdicos o su equivalente de la dependencia,
rgano o entidad.
28. Tipo y folio de la identificacin que presenta el Titular jurdico o quien este designe mediante
oficio.
29. Nombre completo de la persona designada como testigo.
31. Puesto que ocupa la persona designada como testigo.
32. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del testigo.
33. Nombre completo de la persona designada como testigo.
35. Puesto que ocupa la persona designada como testigo.
8/9
FORMATO ER-005

REMUEVE
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA

comisionado.
9/9
FORMATO ER-006

PARA ACTOS DE TRASPASO O
TRANSFERENCIA
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR LOS ARTCULOS 51, 52, 53 Y

54 DE LA CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO DE TABASCO; 2, 5, 12,
21, 25, 26 Y 37 DE LA LEY
ORGNICA DEL PODER EJECUTIVO; 47
FRACCIONES I, II, IV, XXI, Y XXIII DE LA LEY DE RESPONSABILIDADES
DE LOS SERVIDORES PBLICOS DEL ESTADO; 19 DE LA LEY DE ARCHIVOS
PBLICOS DEL ESTADO DE TABASCO Y EL ACUERDO ADMINISTRATIVO QUE
ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE LOS
SERVIDORES PBLICOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA ESTATAL Y SUS
REFORMAS PUBLICADOS EN LOS PERIDICOS OFICIALES 7159 E Y 7336 F
DE FECHAS 16 DE ABRIL DE 2011 Y 26 DE DICIEMBRE DE 2012
RESPECTIVAMENTE Y (MENCIONAR LA FUNDAMENTACIN QUE DA LUGAR
A ESTA ACTA DE TRASPASO O TRANSFERENCIA)-------------------------------En la ciudad de ________1______, Tabasco, siendo las ___2____ horas del da
__3__ de _____3_____ de____3____, se dio inicio al acto de traspaso o
transferencia de la unidad administrativa ________4________dependiente de
la
_______5________,
misma
que
se
encuentra
ubicada
en
_______________6______________, Villahermosa, Tabasco, con la intervencin
de los siguiente servidores pblicos: el C. _________7_________quien funge
como________8_________, quien se identifica con (Credencial IFE, pasaporte o
cartilla militar)__9____ folio:___9____ y tiene su domicilio en la Calle
_________10________, Tabasco, responsable del acto de traspaso o
transferencia, el C. _____11______quien funge como_______12_____quien se
identifica
con
(Credencial
IFE,
pasaporte
o
cartilla
militar)____13______folio:__13___
y
tiene
su
domicilio
en la
Calle
__________14__________, Tabasco, responsable de la recepcin de los recursos y
diversa
documentacin
que
se
traspasa
o
transfiere
a
la
_________15_____________----------------------------------------------------------A
continuacin,
el C.__________7__________, responsable del traspaso o
transferencia
designa
al
C.______16_______con
cargo
de
_________17___________, en la ____18______quien se identifica con
(Credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)____19_____ folio:____19____y tiene
su domicilio en la Calle _________20___________, Tabasco, para que en su
representacin proporcione la informacin que se requiera y entregue la
documentacin relativa a la transferencia de la oficina. Por su parte el C.
_______21_______designa
como
su
representante
al
C.___________22_________con
cargo
de
______23__________en
la
_________24_________ quien se identifica con (Credencial IFE, pasaporte o
cartilla militar)___25_____folio:___25___y tiene su domicilio en la Calle
______26__________, Tabasco, a fin de que reciba la informacin y
documentacin y solicite las que considere pertinentes -------------------------------Se encuentran presentes, por la ______27_______, el C. ________28________
quien funge como (titular administrativo) ________29________ y se identifica con
1/11
FORMATO ER-006

TRANSFERENCIA
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
(Credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)____30______ folio: ___30____ y

tiene
su
domicilio
en
____________31______________
y
el
C.
_____________32___________quien
funge
como
(titular
jurdico)
______33_________ y se identifica con (Credencial IFE, pasaporte o cartilla
militar)___34______
folio:
___34___
y
tiene
su
domicilio
en
__________35________,---------------------------------------------------------------Por la _____36________, se encuentran el C. ________37________ quien funge
como (titular administrativo) ________38________y se identifica con (Credencial
IFE, pasaporte o cartilla militar)____39______ folio: ___39____ y tiene su
domicilio en ____________40______________y el C. ______41________quien
funge como (titular jurdico) ______42_________, quien se identifica con
(Credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)___43______ folio: ___43___ y tiene
su domicilio en __________44________.----------------------------------------------Para atestiguar el acto, se encuentran presentes por parte de la
_______45__________ el C.________46________quien
se
identifica
con
(Credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)_____47_____folio: ___47_____,
quien funge
como _____48_______
y
tiene
su
domicilio
en________49_______________ y por parte de la __________50_________ el
C._______51_______ quien
se identifica con (Credencial IFE, pasaporte o
cartilla militar)__52_____folio: ___52___quien funge como _____53______ y
tiene su domicilio en ____54_________.--------------------------------------------Por la Secretara de Planeacin y Finanzas se encuentra presente el C.
______55________, quien ocupa el cargo de _____56______, quien se identifica
con _____57____folio: ____57____; por la Secretara de Administracin los
C._______58__________ y C. ____59_______ quienes se identifican con
______60_____folio: _____60____
y ________61_____folio:____61_____,
mismos que ocupan el cargo de ______62_______ y ____63_____
respectivamente, y el C.__________64_____________ Auditor comisionado por la
Secretaria de Contralora mediante Oficio No. SC/DGAGP/DCAP/__65_ /__ de
fecha __66___ de _____66________de ___66____, quien se identifica con
_____67_____folio:____67____ y tiene su domicilio en _____68____.------------Asimismo se anexan a la presente copias fotostticas de las identificaciones de las
portadores.------------------------------------------------------------------------------Acto seguido se procede a entregar la Documentacin que ampara la Entrega
Recepcin, sealando los formatos que en su caso apliquen o no. El contenido de la
documentacin e informacin es responsabilidad de los titulares de cada unidad
administrativa de acuerdo a sus facultades, funciones y competencias.--------------I. MARCO NORMATIVO
NUM.
CLAVE
FORMATO
2/11
NO.
APLICA
FORMATO ER-006

TRANSFERENCIA
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
ANEXO
1
FOJAS
SI
NO

NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
2
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO

NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
3
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
CLAVE
NUM.
FORMATO
ANEXO
4
FIN-01 Estados
Financieros
Presupuestales
5
IV.
FIN-03
Cuenta de Cheques
FIN-04
FIN-05
FIN-06
Cheques
o
Transferencias
Deudores Diversos
10
FIN-07
11
FIN-08

12
FIN-09
Deuda Directa
13
FIN-10
Deuda Indirecta
14
FIN11
Formas Valoradas
15
FIN-12

3/11
FORMATO ER-006

TRANSFERENCIA
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
RECURSOS MATERIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
16
V.
17
MAT-02
18
19
MAT-03
MAT-04
Archivo Documental
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
20
21
22
SIS-03 Respaldo
de
Informacin
Medios Magnticos
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
VI.
en
OBRAS PBLICAS
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
23
24
Amortizar
25
VII.
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
26
CNV-01 Acuerdos
y
VIII.
Convenios
NUM.
NO.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
FOJAS
27
de
Bienes
y/o
28
IX.
4/11
APLICA
SI
NO
FORMATO ER-006

TRANSFERENCIA
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
ASUNTOS EN GESTIN
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
29
X.
30
TRM-02
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
NO.
FOJAS
APLICA
SI
NO
Asuntos Jurdicos
INFORMES ESPECIALES
NUM.
CLAVE
FORMATO
ANEXO
31
XI.
32
INF-02
Libros Blancos
CUADRO RESUMEN
TOTAL DE ANEXOS
TOTAL DE FOJAS
Observaciones
Respecto a la existencia de alguna aclaracin o salvedad que debiera asentarse en
el presente documento: _______________________________________(DE NO
HABER ACLARACIN O SALVEDAD, DEBER ANOTARSE SIN OBSERVACIONES) -El servidor pblico responsable del traspaso o transferencia manifiesta bajo
protesta de decir verdad, haber proporcionado con veracidad todos los elementos
necesarios para formular la presente acta, as como que los registros de los
recursos y asuntos relevantes corresponden a los que se tenan al ____ de
_______ de 20___.---------------------------------------------------------------------Los documentos referidos en la presente acta y aquellos que se relacionan con la
gestin administrativa de la oficina que se traspasa o transfiere, quedan sujetos
a las revisiones que consideren conveniente las autoridades competentes.--La presente acta avala cada una de las hojas que integran los anexos y no exime
de la firma de los mismos a los servidores pblicos que intervienen en el acto. El acto de traspaso o transferencia, que da lugar a la presente acta no exime
a los servidores pblicos que han estado a cargo de los asuntos, activos y
valores reseados
en
la
misma,
de
la responsabilidad en que hubiese
incurrido en su gestin y que pudiera determinarse posteriormente.-----------------Los servidores pblicos responsables del acto de traspaso o transferencia podrn
formular mediante oficio ante la unidad de Asuntos Jurdicos de la Secretara de la
Contralora, observaciones al acta de Traspaso o Transferencia, dentro de un plazo
no mayor de 30 das naturales, contados a partir de la fecha del acta.---------------5/11
FORMATO ER-006

TRANSFERENCIA
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
Se dio por concluido este acto de traspaso o transferencia siendo las __69__
horas, del da __70___de ______70_______de __70___ firmando todas y cada
una de las hojas que integran la presente acta, los que en ella intervinieron.-------Por la (Dependencia, rgano o
Entidad que traspasa o transfiere)
Por la (Dependencia, rgano o

Entidad que Recepciona)
Servidor pblico responsable del

traspaso o transferencia
Servidor pblico responsable de la

recepcin.
____________________________
_________________________
Representante
Representante
_________________________
____________________________
Nombre cargo y firma
Titular del rea administrativa
Titular del rea administrativa
____________________________
___________________________
Titular del rea jurdica
Titular del rea jurdica
___________________________
___________________________
Testigo por la Dependencia,

rgano o Entidad que traspasa o
transfiere
Testigo por la Dependencia,

rgano o Entidad que
recepciona
__________________________
_____________________
(nombre, cargo y firma)
6/11
FORMATO ER-006

TRANSFERENCIA
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
Por la Secretara de Planeacin

y Finanzas
____________________________
_________________________
_______________________
(nombre , cargo firma)

HOJA(S) PROTOCOLARIA(S) DE FIRMAS REFERENTE AL TRASPASO O TRANSFERENCIA CORRESPONDIENTE AL
ACTA ________________________ DE FECHA ___ DE _______ DE _____.----------------------------------------

DISTRIBUCIN DE LOS TANTOS DEL ACTA DE TRASPASO
O TRANSFERENCIA Y SUS ANEXOS
Primer tanto del acta y Servidor Pblico responsable de la recepcin, debindose conservar en la unidad
anexos
administrativa de la dependencia, rgano o entidad con carcter institucional.
Segundo tanto del acta y Unidad administrativa de la dependencia, rgano o entidad que transfiere.
anexos
Tercer tanto del acta y Servidor Pblico responsable de la transferencia.
anexos
Cuarto tanto del acta y Secretara de Contralora.
anexos
Quinto tanto del acta y Secretara de Planeacin y Finanzas.
anexos
Sexto tanto del acta y anexos Secretara de Administracin.
cancelados
7/11
FORMATO ER-006

TRANSFERENCIA
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA
ACTA ADMINISTRATIVA DE TRASPASO O TRANSFERENCIA
1. Nombre de la ciudad en donde est ubicada la oficina de la Unidad Administrativa que se
transfiere.
2. Anotar la hora en que inicia el acto de traspaso o transferencia.
3. Da, Mes y Ao en que se lleva a cabo el acto de traspaso o transferencia
4. Nombre de la unidad administrativa que se traspasa o transfiere.
6. Domicilio en que se ubica la unidad administrativa que se transfiere.
7. Nombre completo del titular responsable de la transferencia de recursos.
8. Cargo que desempea el Titular responsable de la transferencia.
9. Tipo y Folio de la identificacin (credencial IFE, pasaporte o cartilla S.M.N.) que presenta.
10. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del titular
responsable de la transferencia.
11. Nombre completo del titular responsable de la recepcin de los recursos.
12. Cargo que desempea el titular que recepciona los recursos.
recibe.
15. Nombre de la dependencia, rgano o entidad que recepciona los recursos.
16. Nombre del representante nombrado por el Titular de la Dependencia, rgano o Entidad que
transfiere los recursos.
17. Cargo que desempea el representante de la Dependencia, rgano o Entidad que transfiere
los recursos.
18. Nombre de la dependencia, rgano o entidad que transfiere los recursos.
de la Dependencia, rgano o Entidad que transfiere los recursos.
21. Nombre completo del titular responsable de la recepcin de los recursos.
8/11
FORMATO ER-006

TRANSFERENCIA
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA

22. Nombre del representante nombrado por el Titular de la Dependencia, rgano o Entidad que
23. Cargo que desempea el representante de la Dependencia, rgano o Entidad que recepciona
los recursos.
27. Nombre de la dependencia, rgano o entidad que transfiere los recursos.
28. Nombre del Titular de Administracin de la Dependencia, rgano o Entidad que transfiere los
recursos.
29. Cargo que desempea el Titular Administrativo de la Dependencia, rgano o Entidad que
30. Tipo y folio de la identificacin que presenta el Titular Administrativo.
31. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del Titular
administrativo.
32. Nombre del Titular Jurdico de la dependencia, rgano o entidad que transfiere los recursos.
33. Cargo que desempea el Titular Jurdico de la Dependencia, rgano o Entidad que transfiere
los recursos
34. Tipo y folio de la identificacin que presenta.
35. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del Titular Jurdico.
37. Nombre del Titular de Administracin de la Dependencia, rgano o Entidad que recepciona los
recursos.
38. Cargo que desempea el Titular Administrativo de la Dependencia, rgano o Entidad que
recepciona los recursos.
39. Tipo y folio de la identificacin que presenta el Titular Administrativo.
40. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del Titular
Administrativo.
41. Nombre del Titular Jurdico de la dependencia, rgano o entidad que recepciona los recursos.
42. Cargo que desempea el Titular Jurdico de la Dependencia, rgano o Entidad que recepciona
los recursos
9/11
FORMATO ER-006

TRANSFERENCIA
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA

43. Tipo y folio de la identificacin que presenta.
44. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del Titular Jurdico.
45. Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad que transfiere los recursos.
46. Nombre de la persona designada como testigo por la Dependencia, rgano o Entidad que
47. Tipo y folio de la identificacin que presenta
48. Cargo que desempea el Testigo de la Dependencia, rgano o Entidad que transfiere los
recursos
50. Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad que recepciona los recursos.
51. Nombre de la persona designada como testigo por la Dependencia, rgano o Entidad que
recepciona los recursos.
53. Cargo o puesto de la persona designada como testigo.
designado.
55. Nombre completo del funcionario pblico designado por la Secretara de Planeacin y
Finanzas.
56. Cargo que ocupa el representante de la Secretara de Planeacin y Finanzas.
57. Tipo y folio de identificacin que presenta el representante de la Secretara de Planeacin y
Finanzas.
58. Nombre completo del funcionario pblico designado por la Direccin General de Recursos
Humanos y Desarrollo de Personal de la Secretara de Administracin.
59. Nombre del funcionario pblico designado por la Direccin de Patrimonio de la Secretara de
Administracin.
60. Tipo y folio de identificacin que presenta el representante de la Direccin General de
Recursos Humanos y Desarrollo de Personal de la Secretara de Administracin.
61. Tipo y folio de identificacin que presenta el representante de la Direccin de Patrimonio de la
Secretara de Administracin
10/11
FORMATO ER-006

TRANSFERENCIA
1.
FECHA
2.
FECHA
3.
FECHA

Administracin.
64. Nombre del auditor comisionado por la Secretara de Contralora.
66. Fecha (da, mes y ao) del oficio de comisin.
comisionado
70. Fecha (Da, mes y ao) en que concluye el acto de Transferencia.
11/11
cuarta
seccin
preguntas frecuentes
10.- PREGUNTAS FRECUENTES

1.- Qu es la entrega- recepcin?
Es documentar con transparencia la entrega de los recursos financieros, humanos,
materiales y de informacin con que cuenta la Administracin Pblica del Poder
Ejecutivo, el da en que concluya constitucionalmente su gestin o a la fecha en que
el servidor pblico se separa del empleo, cargo o comisin.
2.-Cul es la finalidad de realizar una entrega-recepcin?

La finalidad es planear y organizar la continuidad en la prestacin de los servicios
pblicos, entregando a quienes con las formalidades de Ley, nos sustituirn en las
funciones.
3.- Quines estn obligados a hacer entrega-recepcin al separarse de su

empleo, cargo o comisin?
A partir de la categora de jefes de departamento hasta mandos superiores, o de
categoras menores en caso de que la funcin que desempeen amerite dicha
entrega. (Art. 13 del Acuerdo Administrativo y Numeral 11 de Manual de Normas
Presupuestarias)
4.-Por qu existe la obligacin de hacer entrega-recepcin?

Porque la Ley de Archivos Pblicos del Estado de Tabasco, en su artculo 19 nos dice
que: Cuando un servidor pblico deje de desempear su empleo, cargo o comisin,
deber hacer entrega a quien lo sustituya o a la unidad administrativa que
corresponda, de toda la documentacin que obre en su poder, conforme a lo
establecido en la presente Ley y sus reglamentos u otras disposiciones aplicables.
Tratndose de los procesos de entrega-recepcin que se verifiquen por las entidades
pblicas en los trminos de las disposiciones aplicables, los servidores pblicos
atendern, en lo conducente, las previstas en esta Ley, y debern proceder conforme
lo determinen las normas aplicables en esa materia.
5.- En dnde encuentro el fundamento legal sobre la Entrega-Recepcin?

En el Peridico Oficial No. 27842 del 16 de Abril de 2011 se public el Acuerdo
Administrativo que establece los Lineamientos para la Entrega-Recepcin de los
Servidores Pblicos de la Administracin Pblica Estatal.
6.-En qu formatos debo llenar la informacin para hacer una entregarecepcin?

Los formularios se llenan utilizando un sistema llamado Sistema EntregaRecepcin, al cual puedes acceder mediante el explorador de Internet y tecleando la
pgina http//entrega.secotab.gob.mx, entra a la pgina de Internet de la
1
SECOTAB: www.secotab.gob.mx en la cual encontrars un liga para entrar al

Sistema Entrega-Recepcin. En esa misma pgina se encuentra el Manual de
Usuario y el Manual de Entrega-Recepcin, los cuales te sern de mucha utilidad
para el llenado de tus formularios.
7.- No se cmo utilizar el Sistema quin puede brindarme asesora?

En todas las dependencias hay enlaces responsables de la Entrega-Recepcin.
Puedes acudir con el Titular del rea de Administracin con el Titular del rea de
Informtica quienes fungen como enlaces de administracin e informtica
respectivamente y te pueden proporcionar la ayuda necesaria, as mismo debern
entregarte una clave de usuario y contrasea para que puedas entrar al Sistema.
En caso que al llenar tus formularios tengas dudas de tipo jurdico, podrs acudir al
Titular del rea jurdica quien est obligado a despejar dichas dudas.
8.- Solo debo llenar los formularios cuando exista una entrega-recepcin?
No, el Artculo 34 del Acuerdo y el numeral 11 del Manual de Normas
Presupuestarias establecen que la informacin debe actualizarse trimestralmente,
con la finalidad de que al momento que se presente una entrega-recepcin no se
tenga informacin acumulada y sea ms gil el proceso.
9.- Cunto tiempo tengo para hacer mi entrega-recepcin una vez que
renunci a mi cargo?
A partir de la fecha de renuncia tienes un plazo de 30 das para hacer la entregarecepcin. Una vez que la informacin se encuentre impresa, revisada y firmada, se
debe avisar a la Secretara de Contralora, (mnimo 5 das antes de que se lleve a
cabo el acto administrativo) solicitando por oficio, personal adscrito a la Direccin de
Control y Auditora Pblica para que intervengan en el proceso. En el oficio de
solicitud se debe indicar la fecha, hora, lugar y unidad administrativa que se
entrega.(Artculo 31 del Acuerdo).
10.- Cmo estn organizadas las Dependencias, rganos y Entidades para

la captura de informacin en el Sistema?
Cada unidad administrativa; desde las jefaturas de departamento (o la unidad que
por el tipo de recursos que maneja requiera realizar una entrega) hasta el despacho
de los Secretarios o equivalentes, captura la informacin relativa a su gestin.
11.-Si es el Titular de la Dependencia, rgano o Entidad quien se separa de

su cargo nicamente se entrega la informacin relativa a su despacho?
No; por la forma en que estn organizadas las Dependencias, rganos y Entidades
cada unidad administrativa debe actualizar su informacin, por lo tanto, la entrega
del Titular se integra con los formatos que impriman todas las unidades
administrativas incluyendo la de su despacho.
2
Si se tratara por ejemplo, de la entrega de una subdireccin, su entrega se integrar

con la informacin de los departamentos que dependan de esta ms la informacin
de la propia subdireccin.
12.-En caso de que se trate de la entrega del Titular administrativo Quin

firma como testigo del rea administrativa?
Debe firmar el rea de Contralora Interna, en caso de no contar con dicha rea,
firmar quien ocupe el cargo inmediato inferior quien designe el titular de la
Dependencia, rgano Entidad.
13.- Cmo se integra la carpeta de una entrega-recepcin?

Con los formularios que aplican de la unidad administrativa y sus documentos
complementarios, la portada,
contraportada, cartulas y separadores que se
imprimen del Sistema Entrega-Recepcin y el acta de entrega-recepcin.

3
Gobierno del
Estado de Tabasco
abasco
cambia contigo
SECOTAB
Secretara
de Contralora

MANUAL Ent Recep Edo de Tabasco

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Entrega

Lic. Arturo Nuez Jimnez

M.Aud. Martha Patricia Jimnez Oropeza

M.Aud. Vicente Reyes Magaa

M.Aud. Carlos Alberto Merino Hernndez

Lic. Oscar Alfredo Mendoza Gonzlez

C.P. Gabriela Villar Gmez

L.C.P. Mario Andrade Gutirrez

Gobierno del Estado de Tabasco

DIAGRAMA DEL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIN DE LOS

II.- SEGUNDA SECCIN

DOCUMENTOS CON INFORMACIN COMPLEMENTARIA

III.- TERCERA SECCIN

ACTAS ADMINISTRATIVAS DE ENTREGA-RECEPCIN

IV.- CUARTA SECCIN

Gobierno del Estado de Tabasco

Gobierno del Estado de Tabasco

certidumbre y confianza a los tabasqueos, en relacin a todos los mbitos que

Lo anterior no puede ser de otra forma, porque la transformacin de Tabasco abarca

Villahermosa, Tabasco; Junio de 2011.

Lic. Arturo Nuez Jimnez.

Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

Como lo establece la Ley Orgnica del Estado de Tabasco, es atribucin de la

cumplimiento a lo dispuesto en el Acuerdo Administrativo que Establece los

Como parte del proceso, se presenta este

Manual de Entrega Recepcin, el cual es de observancia obligatoria para todas las

para que el proceso se desarrolle de

manera adecuada, ordenada y uniforme.

El Proceso de Entrega Recepcin se consolida a travs del presente Manual,

Villahermosa, Tabasco; Junio de 2011.

C.P. Roger S. Prez voli

Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

Todas las disposiciones referentes al proceso de Entrega Recepcin de los Servidores

1. Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Tabasco;

Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

La Coordinacin General de Asuntos Jurdicos.

La Administracin Pblica Centralizada podr contar con rganos administrativos

Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

4.-DIAGRAMA DEL PROCESO GENERAL DE ENTREGA-RECEPCIN DE

El diagrama que se muestra a continuacin presenta las autoridades, actividades y funciones

Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

El Proceso se estructura a travs de las etapas siguientes:

5.1 ACTIVIDADES PREPARATORIAS

Esta primera etapa consiste en llevar a cabo las siguientes actividades

e) Verificacin de la integracin de los expedientes y documentacin de las obras,

Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

h) Determinar la factibilidad de la contratacin de despachos externos para dictaminar los

c) De conformidad con el Acuerdo, la SECOTAB es la encargada de proporcionar la asesora

a) Se refiere a la resolucin de pendientes administrativos, as como a la integracin

Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

b) La informacin deber ordenarse y clasificarse por cada unidad administrativa en

a) El Proceso en las Dependencias, rganos y Entidades se formalizar mediante la

Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

b) Del Acta Administrativa;

Manual de Entrega-Recepcin del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

c) De los Responsables del Proceso;

Monitorear y dar seguimiento a los avances de la integracin de la informacin y

Tener bajo su resguardo la clave de usuario y contrasea de enlace.

Solicitar capacitacin para los enlaces responsables y operativos.

Proporcionar claves y contraseas, as como capacitacin constante a los usuarios de

Informar a la SECOTAB los cambios que se generen al interior de la Dependencia,

Al momento que un servidor pblico se separe de su cargo, inmediatamente realizar el

Pgina: _ de _

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