ANLISIS CASO VANDELAY

MDULO: GERENCIA DE TI

Integrantes: Laura Mendieta G.

Marcos Mndez T.
Freddy Ortiz
Rolando Ticona
Walter Condori
Vania E. Velsquez C.
Vctor Choque

Docente:

Msc. Jos Luis Urquidi

Maestra:

MBA - Master Business Administracin

Santa Cruz de la Sierra Bolivia

1.

Cules son las caractersticas que han hecho exitoso al R/3?

El sistema R/3 es exhaustivo, debido a que engloba la totalidad de los procesos

empresariales.

Est integrado, todos los mdulos estn integrados y funcionan unificados, de

esta forma permiten tener en tiempo real y con exactitud los principales
indicadores de gestin. Por ejemplo, una entrada de mercancas en R/3 produce
una actualizacin del inventario de almacn, un apunto contable en FI, una
actualizacin del sistema de informacin de control de costes y un aviso a
produccin de que hay nueva materia prima en almacn.

Es un sistema abierto tecnolgicamente hablando, se puede implantar en una

variedad de servidores enorme y ejecutarlo sobre sistemas operativos y sistemas
de bases de datos diversos (de diferentes fabricantes).

Es un sistema flexible, dado que podemos utilizar junto con R/3 otros productos
de software de otros fabricantes, por ejemplo, existen interfaces con productos
de Microsoft, Lotus u Oracle entre otros.

Es un sistema global, dado que soporta su utilizacin en diferentes idiomas, la

contabilizacin de documentos en cualquier moneda y tiene recogidas las
particularidades fiscales y de gestin de recursos humanos de un gran nmero de
pases.

SAP R/3 es un sistema actualizado, tiene contemplados y solucionados dos

grandes problemas de finales de los aos 90 (efecto 2000 y la entrada en vigor
del euro). Aadiendo a esto la constante investigacin llevado a cabo por SAP
hace que su software est al da incluyendo la ltima tecnologa disponible como
EDI, Data Warehouse, clientes Java, comercio electrnico.

2. Cules son sus desventajas?

La implementacin es muy compleja.

Se requiere gran cantidad de recursos tanto financieros como humanos, en un corto

periodo de tiempo.

Uno de los principales problemas que tiene con la implementacin del Software es la
resistencia al cambio.

Todos los empleados estn sometidos a altos niveles de estrs al mismo tiempo.

Gran involucramiento de la alta gerencia.

Para reducir la complejidad, solo se plantea objetivos modestos.

Otra desventaja es que muchas veces la empresa se enfoca mucho en la capacitacin

tcnica pero descuida todas las dems variables, lo que al final da la percepcin de que
el software no funciona cuando no se obtienen los resultados esperados. SAP seala que
uno de los principales problemas que tiene con la implantacin del software es la
resistencia al cambio, adems de la inversin econmica en el paquete y la capacitacin,
la empresa debe invertir tiempo y esfuerzo en hacer el cambio en la forma de trabajar de
sus integrantes.

3. Quines integran el equipo de implementacin de un ERP?

Patrocinador: Es quien toma la decisin de llevar adelante el proyecto y

autoriza la financiacin del mismo. Posee caractersticas de liderazgo y de
innovacin. Por lo general, se trata del dueo de la empresa o de alguno de los
gerentes con competencias decisorias dentro de la organizacin. Ser l, quien
deba institucionalizar el proyecto de manera que tome la dimensin e
importancia para ocupar un lugar en la agenda de todos los miembros internos
de la empresa que conforman el equipo del proyecto.

Gerente del Proyecto: Esta es una de las figuras ms importantes que

conforman el equipo del proyecto ya que es quien se encarga de planificar el
proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades y
mantener informada a la Direccin de la empresa sobre el avance del Proyecto.
Un gerente de proyecto exitoso debe ser capaz de visualizar el proyecto
completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visin se
haga realidad. En la mayora de las pequeas y medianas empresas, esta figura
es ocupada por un consultor externo con amplia experiencia en este rol, mientras
que en empresas ms grandes puede constituirse un equipo con un Gerente
Interno (tpicamente el Gerente a cargo del rea de Sistemas) y uno Externo.
Mientras que el Interno garantiza el conocimiento de la organizacin y las
habilidades de la navegacin poltica del proyecto, el Externo puede actuar
como facilitador de los procesos de cambio, adems de ser quien garantiza el
uso de la metodologa de proyectos ms adecuada para el caso.

Usuarios Lderes: son los miembros de la organizacin, habitualmente el

Management funcional de la empresa, que proveern los recursos humanos y
materiales para llevar adelante el proyecto. Por lo general, son los responsables
funcionales de las reas afectadas por la implementacin de un ERP (Enterprise
Resource Planning). Debern poseer un espritu colaborador que permita la
afectacin de los recursos en tiempo y forma de manera tal que los objetivos se

obtengan de acuerdo a los tiempos planeados. Si bien muchas veces no se

involucran directamente por falta de tiempo, es clave que compren los nuevos
procesos y formas de operar que vendrn de la mano del nuevo sistema
informtico. La experiencia indica que los mayores esfuerzos de Gestin del
Cambio deben ocurrir a este nivel.

Usuarios Claves y Finales: Son los miembros de la organizacin cuyos puestos

de trabajo se ven afectados y modificados en mayor medida y de manera directa
por el cambio que supone la implementacin de un ERP (Enterprise Resource
Planning). Estos, debern ser flexibles y tolerantes para adoptar las nuevas
formas de ejecutar sus tareas a partir de la implementacin de un sistema
integrado de gestin. El aporte de los Usuarios ser fundamental a la hora de
disear los procesos que subyacen la implementacin de todo ERP (Enterprise
Resource Planning).

Administrador del Sistema: Este es un rol clave, y en muchas ocasiones

implica una nueva posicin en el rea de Sistemas, pero es absolutamente
indispensable, un nuevo ERP (Enterprise Resource Planning) ser una
aplicacin viva que requerir de continuos ajustes que justificarn esta
posicin. Contar con esta posicin cubierta al comenzar el proyecto facilitar la
induccin y traspaso de conocimiento a la persona que la ocupe.

Consultores Externos (Procesos y Proyecto): Es un rol clave y de carcter

temporario (usualmente dura lo que dura el proyecto), tpicamente se conforma
con una o ms personas. Son quienes colaboran con el Gerente de Proyecto en la
definicin de la metodologa de implementacin, participan en la definicin de
los requisitos y el diseo de los procesos de negocio y las soluciones que se van
a implementar, hacen el seguimiento detallado de las tareas de todo el equipo,
asisten en la elaboracin de la documentacin de usuarios, etc. En las pequeas
y medianas empresas, este rol es ocupado por consultores externos con
experiencia en gestin de proyectos ya que resumen un saber cmo que por su
especializacin no se encuentra en forma interna dentro de la organizacin. Esta
tercerizacin permite disminuir riesgos y garantizar la calidad de los objetivos
de la implementacin.

Consultores del Software ERP: Es un rol que generalmente esta terciarizado en

la empresa que brinda la solucin tecnolgica (el software ERP). Dicho rol debe
ser ocupado por organizaciones que posean un staff de trabajo coordinado,
disciplinado y sistemtico donde el trabajo requerido sea entregado en tiempo y
forma. El proveedor y su personal, deber trabajar en conjunto con los todos los
miembros del equipo de proyecto de manera de poder ajustar lo mximo posible
su producto a las necesidades de la organizacin.

En sntesis, un proyecto de esta naturaleza requiere cubrir 7 roles:

a. Sponsor
b. Gerente de Proyecto interno
c. Gerente de Proyecto Externo
d. Usuarios Lideres
e. Usuarios Claves y Finales
f. Administrador del Sistema
g. Consultores Externos (Procesos y Proyecto)

4. Qu aspectos deben considerarse como clave, en la

administracin de proyectos de este tipo?
Se sabe que las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de gestionar debido a
que necesitan un desarrollo personalizado, y es claro que la personalizacin y desarrollo
particular para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en
dinero, para modelar todos los procesos del negocio de la vida real de la aplicacin. Este hecho
nos lleva a decirnos que No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para la gestin exitosa;
solamente trabajo bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que deben cuidarse antes
y durante el proceso de administracin de estos proyectos. Por lo que los probables puntos
claves podran ser tal vez de utilidad:

Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un ERP.

Definicin del modelo de negocio.
Definicin del modelo de gestin.
Definicin de la estrategia de implantacin.
Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto ERP.
Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.
Anlisis del cambio organizativo.
Entrega de una visin completa de la solucin a implantar.
Implantacin del sistema.
Controles de calidad.
Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.
Benchmarking de la implantacin.

5. Qu hace mejor al enfoque de reingeniera, a partir de

cero?
QUE ES LA REINGENIERIA? Segn su creador, el Dr. Michael Hammer, significa
EMPEZAR DE NUEVO se trata de organizar y dirigir los negocios en una forma
totalmente nueva.
Se redisea los procesos y la empresa en funcin a su estrategia y a lo que quieran
logran como empresa. La empresa redisea los procesos de la empresa, sin haber
implementado un ERP. Es cuando se reestructura la empresa.
Buscan la tecnologa que se adapte a la empresa Se aconseja usar este enfoque cuando:
a. Es aplicable cuando la empresa tiene particularidades en su proceso que son nicos
b. Cuando existen manuales documentados. (si debe tener sus procesos documentados
y estandarizados)
Para esto, se debe buscar consultores que lo hagan. Existen esfuerzos por parte de la
empresa por redisear sus procesos y recin buscar algn sistema de ERP. La empresa
debe tener procesos nicos y que sean su ventaja competitiva.

6. Qu hace mejor el uso del enfoque de reingeniera

habilitada por la tecnologa?
La tecnologa de informacin (TI) se ha convertido en el principal facilitador de las
actividades comerciales en el mundo actual, es adems, un catalizador de los cambios
fundamentales de la estructura, las operaciones y la administracin de las
organizaciones.
a. Se decide por una tecnologa, es un enfoque ms prctico, solo se debe elegir
correctamente un ERP y que ese ERP y que la empresa se adecue a ese sistema.
b. Se redisea los procesos en base a la tecnologa
Se aconseja usar este enfoque cuando:
a. Es aplicable cuando la empresa tienen procesos estndares del sector y existen ERP
que implementan las mejores prcticas
b. Cuando no existen manuales documentados. (no tiene procesos documentados y
estandarizados)

Un aspecto crtico de este enfoque, es no invertir tiempo y esfuerzo para investigar a tu

proveedor y un sistema adecuado para tu empresa.

7. Qu ventajas da a una empresa la instalacin de un ERP?

Entre los beneficios ms sobresalientes citaremos los siguientes:
Ahorro a largo Plazo. Realmente uno de los mayores beneficios es, que con un sistema
ERP ahorramos dinero. De la manera ms bsica entendemos que este tipo de soluciones nos
gestiona nuestro negocio, nuestros procesos, nuestros bienes tangibles e intangibles, nuestros
recursos humanos, clientes y proveedores. Eso si el ahorro es a largo plazo.
Toma de decisiones. Se dice que la compra de un ERP es un tipo de decisin estratgica
y bsicamente tienen toda la razn del mundo. Nos facilita a tomar una decisin porque
tenemos los datos de toda la empresa en una pantalla. Por ejemplo un ERP puede traer un
cuadro de mandos, como si de un coche se tratara con la informacin de cmo marcha la
empresa en este preciso momento. Al tener los datos siempre disponibles de todos los
departamentos y una planificacin bien definida dentro del sistema es lgico que podamos
tomar decisiones basados en datos reales de la empresa.
Calidad o relacin con el cliente. Una correcta implantacin de un ERP nos permite
responder ante el cliente en un tiempo muchsimo ms reducido. Por ejemplo imaginemos que
vendemos queso, pues si en algn momento tenemos una reclamacin de que un lote ha salido
defectuoso podremos encontrar en muy poco tiempo el origen de la leche, al proveedor, el
almacn donde se guard, las fechas de caducidad, etc. Bsicamente nos ofrece una trazabilidad
mucho ms rpida. Por no hablar de la posibilidad de incorporar un mdulo CRM a nuestro
ERP, que nos har ms eficientes la relacin con los clientes.
Seguridad. La informacin crucial de la empresa estar debidamente protegida en dos
sentidos. En el sentido del robo de informacin o acceso desautorizado a ella asi como la
seguridad de los datos. Todas las soluciones (ERP), incorporan un nivel de seguridad desde
autenticacin de usuarios hasta copias de seguridad de base de datos en servidores externos o
internos.
Productividad de los empleados. Quizs es el beneficio mas evidente y lgico de
implantacin de un ERP, adems se deriva de la propia definicin. Un sistema ERP optimiza la
gestin de procesos por consiguiente aumenta la productividad de los empleados, ya que el
mismo llega a controlar los procesar y mejorar los tiempos muertos de los trabajadores de
planta como administrativos, eliminando la informacin redundante o automatizando las tareas
repetitivas.
Estandariza la organizacin. Cuando toda la plantilla de distintos departamentos trabaja
con el mismo programa esta aplicacin les obliga a ser mas estndar o mas ordenados,

colocando procesos logsticos como administrativos claramente definidos. Bsicamente te

ayuda a definir las buenas prcticas dentro de la plantilla de la empresa.
Impulsa a crecer ordenadamente. Normalmente todas las empresas quieren crecer a
corto o largo plazo. Un sistema ERP posibilita un crecimiento mucho ms ordenado y menos
doloroso. De hecho un crecimiento puede llegar a ser muy traumtico para una empresa ya que
genera tensiones en toda la estructura. Al tener la visibilidad de la imagen de una empresa en
un preciso momento en una pantalla, podemos determinar ms fcilmente donde est el punto
flojo en la estructura de la empresa que imposibilita el crecimiento o que hay que reforzar.
Los sistemas ERP son modulares. Los ERP estn formados por mdulos. De esta
manera podrs implantar los mdulos que tu empresa necesite en cada momento. Si en el futuro
tu empresa evoluciona y crece tu ERP lo har con ella si incorporas nuevas funcionalidades.
Mayor control y trazabilidad. Los sistemas ERP facilitan el seguimiento del producto a
lo largo de la organizacin desde que entra la materia prima hasta la entrega del producto
acabado a los clientes.
Integracin con el resto de los miembros de la cadena de valor. El nuevo concepto ERP
II supera los lmites de la empresa aadiendo a otros integrantes de la cadena de valor (clientes
y proveedores). As el proveedor pasa a ser un socio estratgico del que podemos extraer una
ventaja competitiva al participar activamente en el diseo y desarrollo de nuevos productos
aportando su experiencia.
Mayor rentabilidad. Si la prioridad de su empresa no es el crecimiento usted puede usar
las mejoras conseguidas en eficiencia para incrementar la rentabilidad de su empresa.
Mejor comunicacin interna. El ERP suprime las barreras a la informacin entre los
distintos departamentos integrndolos y mejorando la comunicacin interna.
Automatizacin de tareas. Los sistemas ERP permiten automatizar tareas pesadas y
repetitivas que anteriormente se realizaban a mano. De este modo nuestros operarios podrn
dedicarse a tareas ms productivas que realmente son las que nos aportan valor. Pero es ms al
reducirse el componente humano, caer los nmeros de errores
Menos costes, ms competitividad. La mayor eficiencia conseguida, la disminucin en
el nmero de errores y la reduccin de tareas duplicadas permiten disminuir los costes
empresariales. La reduccin de costes nos va a permitir.

Aumentar nuestro margen de beneficios al caer el coste unitario

Reducir el precio de cada producto al disminuir su coste

O ambas

Aqu mostramos un cuadro de la evolucin de los ERP, integrando otros sistemas de la cadena
del valor

8. Hay desventajas?
Desventajas:

Su compra es muy costosa y su personalizacin an ms.

Su implementacin puede requerir cambios importantes en la compaa y sus procesos.

Es tan complejo que muchas compaas no logran adaptarse a l.

Su implementacin implica un proceso continuo, que tal vez nunca termine.

La experiencia en ERP es limitada y asignarle personal representa un problema

constante

Riesgos:

1) Inflexibilidad. El ERP es un sistema complejo en su instalacin y su posterior

mantenimiento. Los procesos de negocio estn estrechamente ligados al sistema ERP; eso
supone que cualquier cambio en un proceso de la organizacin implica una modificacin en el
sistema ERP.

2) Periodos largo de implementacin. La duracin de poner en marcha un proyecto de

implantacin es muy larga.
3) Alcanzar los beneficios estratgicos. Si la organizacin adopta los procesos de negocio del
estndar del sistema ERP, abandona sus propios procesos de negocio que le podran
proporcionar la ventaja sobre la competencia
4) Estructura jerrquica. La centralizacin de la informacin para la coordinacin y la toma de
decisiones aportada por el sistema ERP puede ser una dificultad en la forma de operar
internamente en algunas empresas.
5) Costes indirectos. A los costes de una implantacin del ERP se tienen que sumar los costes
de las licencias que se tienen que renovar anualmente. Una vez el sistema ERP est implantado,
los costes de cambios son muy elevados Riesgos de un ERP