2031 Eisf 2015 Ouvrir Un Nouveau Bureau

MANUEL DE LEISF LATTENTION DES ORGANISATIONS NON GOUVERNEMENTALES
Ouvrir un
nouveau
bureau
Manuel lattention
des organisations
non gouvernementales
EUROPEAN INTERAGENCY SECURITY FORUM
European Interagency Security Forum (EISF)

LEISF est un rseau indpendant de points focaux de scurit qui reprsentent actuellement prs de
70 ONG humanitaires europennes uvrant lchelle internationale. LEISF sengage amliorer
la scurit des oprations de secours ainsi que celle des personnels impliqus. Son objectif est
de faire bnficier les agences humanitaires dun accs scuris aux populations touches par
des situations durgence. Ses activits sappuient sur le dveloppement de recherches et doutils
propices la sensibilisation, la prparation aux diffrentes situations et aux bonnes pratiques.
LEISF a t cr dans le but de confrer un rle accru la gestion des risques de scurit dans le
cadre des oprations humanitaires internationales. Il facilite les changes entre les organisations
membres et dautres entits telles que les Nations Unies, les bailleurs de fonds institutionnels,
les tablissements universitaires et de recherche, le secteur priv et un large ventail dONG
internationales. La vision de lEISF consiste devenir un point de rfrence mondial en matire de
pratique applique et de connaissance collective, et le dveloppement de recherches pratiques
destines la gestion des risques de scurit dans le secteur humanitaire reprsente un aspect cl
de ses activits.
LEISF est une entit indpendante finance par le Bureau amricain de lAide durgence ltranger
(OFDA), lAgence suisse du dveloppement et de la coopration (SDC), le ministre britannique du
Dveloppement international (DFID) et les contributions de ses membres.
www.eisf.eu
Remerciements
Ce manuel a t labor conjointement avec Source8 et selon les conseils de Lisa Reilly,
Coordinatrice excutive de lEuropean Interagency Security Forum (EISF). La directrice du projet est
Raquel Vazquez Llorente, Chercheuse lEISF. Le manuel a t traduit de langlais par Catherine
Dauvergne-Newman.
Le European Interagency Security Forum (EISF) et Source8 tiennent remercier le groupe de travail
de bien avoir voulu nous faire bnficier de ses comptences: Valerie Schaeublin (Infinitive Insight,
en mission auprs de la Bill and Melinda Gates Foundation), Maxwell Ramnaps (Save the Children
International), Euan Mackenzie (CAFOD/Trocaire), Yoann Maldonado (Secours Catholique / Caritas
France) et Henrieke Hommes (ZOA).
Cette publication naurait pas t possible san le soutien financier de la Croix-rouge franaise.
Citation suggre
Source8 (2015) Ouvrir un bureau: Manuel lattention des organisations non gouvernementales.
European Interagency Security Forum (EISF).
Avis de non-responsabilit
LEISF est une association de membres et na pas de statut juridique en vertu des lgislations en vigueur en Angleterre et au pays de Galles, ou
de toute autre juridiction. Les rfrences l EISF dans le prsent document englobent les organisations membres, les agences dobservation
et le secrtariat de lEISF.
Bien que lEISF se soit efforc de veiller lexactitude des informations figurant dans le prsent document, il nen garantit ni la prcision, ni
lexhaustivit. Les informations prsentes sont fournies telles quelles , sans aucune condition, garantie ou autre modalit quelle quelle
soit, et lutilisation de tout renseignement ou autre information contenus dans le prsent document est entirement aux risques des lecteurs.
Ds lors, dans toute la mesure permise par la lgislation en vigueur, lEISF dcline toute responsabilit quant aux reprsentations, garanties,
conditions et autres conditions qui, sans cet avis lgal, pourraient tre applicables par rapport aux informations contenues dans le prsent
document. LEISF ne saurait tre tenu responsable de toute perte ou de tout dommage, de quelque sorte que ce soit, causs au lecteur ou
une tierce partie rsultant de lutilisation des informations contenues dans ce document.
Sommaire
Introduction
02
propos de ce manuel
02
Comment utiliser ce manuel
03
Processus douverture
dun nouveau bureau
03
tape 1: Planification
05
1.1 Sommaire du projet global
06
1.2 valuation de lemplacement
07
1.3 Recherche dun bien immobilier
12
tape 2: Acquisition
19
2.1 Vrifications relatives au bien

immobilier et aux propritaires
20
2.2 Ngociations
23
2.3 Excution du bail
25
2.4 valuation des risques associs

au btiment
Annexe: Bureaux partags
36
Glossaire
43
Outils
45
Outil 1 Liste des besoins de lagence 46

Outil 2 Modle de liste tendue
49
Outil 3 Cartographie des options

figurant sur la liste tendue
52
Outil 4 Modle danalyse du bien

immobilier
53
Outil 5 Conditions du bail
56
Outil 6 Principales conditions du bail 58

Outil 7 Modle de lettre dintention
61
Outil 8 Check-list pour valuer

les risques associs au
btiment
65
Outil 9 Check-list relative aux services 70

26
Autres publications de lEISF
73
tape 3 : Amnagement
Dmarches accomplir avant
le dbut des oprations
28
3.1 Scurit du btiment
29
3.2 Cration du bureau
31
3.3 Procdures oprationnelles

standard et planification des
mesures durgence
32
2015 European Interagency Security Forum

conception et illustration: www.wave.coop
Manuel de lEISF / Ouvrir un nouveau bureau
01
Introduction
propos de ce manuel
Ce manuel a t conu pour prsenter de manire simplifie les dmarches
quil est recommand dentreprendre pour ouvrir un bureau dans un pays o
le march de limmobilier est susceptible dtre complexe et/ou confus. Bien
que ce manuel fasse souvent rfrence un bureau , le processus est tout
aussi pertinent pour nimporte quel type de bien, quil sagisse de logements,
dhpitaux, dentrepts, etc.
Le manuel indique dans les grandes lignes le processus quil est prfrable
de mettre en uvre, en donnant des exemples doutils pratiques. Chaque
organisation doit en tudier le contenu pour sassurer quil corresponde
la fois au contexte local et ses besoins, la situation et au niveau de
risque. Il est pour cela crucial de comprendre lenvironnement, ainsi que les
procdures suivre pour ouvrir un bureau et maintenir un juste quilibre
entre exposition aux risques et attnuation des risques chaque tape.
Les suggestions prsentes dans ce document ne sont ni exhaustives ni
exclusives, et certains dtails ne sont pas forcment pertinents dans tous les
cas de figure. Louverture dun bureau, que ce soit pour saisir une opportunit
qui se prsente ou rpondre un rel besoin, sera tout moment tributaire
de circonstances oprationnelles uniques, de la maturit du march et de la
volatilit gopolitique.
Il est admis que les organisations, selon les situations, sont susceptibles
davoir plus (ouverture dun bureau local) ou moins (ouverture dun bureau
pour grer un programme de rponse rapide) de temps pour planifier et
mettre en place lintgralit des options identifies dans le prsent manuel.
Malgr cela, ce manuel peut sappliquer toutes les ouvertures de bureau,
les actions restant gnralement les mmes. Seuls le calendrier et les dtails
des prparatifs sont susceptibles de changer en fonction du degr durgence.
Ce manuel a t labor conjointement avec une socit spcialise dans
limmobilier commercial, Source8 www.source8.com, qui apporte une aide
professionnelle lors dacquisitions difficiles et de grande ampleur.
Introduction
Introduction
Comment utiliser ce manuel

Le manuel propose aux ONG de suivre une approche structure lorsquelles
planifient louverture dun bureau. Il rpertorie des informations de fond
pertinentes et les outils employer.
Mme si lon parle de bureau , le processus est tout aussi
pertinent pour nimporte quel type de bien, quil sagisse de
logements, dhpitaux, dentrepts, etc.
Par souci de clart, le processus se dcline en trois phases:
tape 1: Planification
tape 2: Acquisition (achat ou location)
tape 3: Amnagement Dmarches accomplir avant le
dbut des oprations
Vous trouverez au dbut de chaque chapitre un diagramme de navigation
indiquant en bleu ltape du processus dont il sera question.
Vous y trouverez galement:
Des modles et des check-lists, reprsents par le symbole
Les activits cruciales et des conseils, reprsents par le symbole
Des rcits dexperts, reprsents par le symbole
Des renvois vers dautres parties du manuel, reprsents par le symbole
Les principaux concepts et dfinitions sont rpertoris dans le glossaire.
Les modles et check-lists peuvent galement tre tlchargs dans un
format modifiable sur le site www.eisf.eu. Ils devront imprativement tre
modifis pour sadapter chaque organisation et chaque contexte.
Louverture dun bureau est particulire chaque organisation
et son contexte. Lorsque plusieurs suggestions vous sont
donnes, vous devez choisir celle qui est la mieux adapte
votre propre programme.
Processus douverture dun nouveau bureau

Une bonne organisation et une grande transparence permettront de limiter
nombre des risques associs louverture dun nouveau bureau. Ces risques
sont gnralement dordre rglementaire, financier, temporel, scuritaire ; ils
peuvent aussi tre dus au fait que le lieu choisi est loin dtre optimal ; et ils
peuvent affecter la rputation de lagence. La dmarche nest pas linaire, et
02
03
TAPE 1 :
PLANIFICATION
1. Sommaire du projet global

2. valuation du lieu
3. Recherche dun bien immobilier
TAPE 1 :
PLANIFICATION
5. Vrifications relatives
au bien immobilier
TAPE 2 :
ACQUISITION
au bien immobilier
aux propritaires/fournisseurs
et aux droits de proprit
6. Ngociations commerciales
relatives au bien immobilier
TAPE 2 :
ACQUISITION
Introduction
1 Planification
7. Excution du bail
7. Excution du bail
8. valuation des risques associs

au btiment
9. Scurit du btiment
Local
scuris
Mobilier/
quipements de
bureau
Scurit
physique
Mise en uvre
des systmes
TAPE 3 :
AMNAGEMENT
10. Amnagement
du bureau
aux propritaires/
fournisseurs et aux droits
de proprit
6. Ngociations commerciales relatives

au bien immobilier

au btiment
TAPE 3 :
AMNAGEMENT
Planification
chaque situation appellera des solutions qui lui seront propres. Cependant,
lemploi dun processus logique et organis permettra douvrir un bureau
et de trouver des logements pratiquement dans le monde entier. Certains
principes et activits sont primordiaux, et le diagramme reprsentant le
processus douverture dun bureau ci-dessous a t conu pour tre suivi
de manire systmatique. Il montre quaucune des actions ne doit tre
envisage de manire isole, et quil est crucial dassurer la gestion des
risques de scurit et une planification constante des mesures durgence
tout moment.
10. Amnagement
du bureau
Local
scuris
Mobilier/quipements
de bureau
Mise en uvre
des systmes
Scurit
physique
Occupation des lieux

et dbut des oprations
Occupation des lieux et

dbut des oprations
04
05
En situation durgence, vous naurez peut-tre pas le temps ou la

possibilit de mener bien toutes les tapes de la planification. Il
est cependant impratif quelles soient ralises dans le cadre dun
examen ou le plus tt possible, pour que puissent tre labores des
mesures dattnuation des risques appropries qui permettront de
grer les ventuels risques associs lemplacement et/ou au bien.
1.1 Sommaire du projet global
Outil 1
Liste des
besoins de
lagence
Une fois quil a t dcid douvrir un bureau ou de lancer un programme

dans un nouveau pays (ou de procder une dlocalisation vers une
nouvelle rgion dun pays), il est essentiel de bien comprendre les exigences
de rsultats pour sassurer que le bien retenu soit adapt aux besoins de
lorganisation. Celles-ci sont rpertories dans un sommaire de projet.
Pour prsenter les objectifs de lorganisation de manire parfaitement claire,
il est conseill de dvelopper et de formuler le sommaire et lnonc du projet
dans un document unique. Les exigences spcifiques au bien immobilier
seront prcises ultrieurement.
Voir 1.3 Recherche dun bien immobilier

Le sommaire du projet sera labor en fonction des informations dont
lorganisation dispose. Celles-ci peuvent tre limites si le projet est lanc
pour rpondre une situation durgence, ou plus compltes si la dmarche
sinscrit dans le cadre dune stratgie de longue dure, dlibre et planifie.
Sil sagit dune rponse une urgence, lorganisation peut laborer un
sommaire de projet gnrique sappuyant sur sa mission globale, en
ladaptant la situation durgence prcise, au lieu de partir de zro.
Si lon envisage de partager un bien avec une autre organisation,

il est important de dterminer la manire dont le bien sera gr,
tant sur le plan juridique que fonctionnel. Il peut exister des
conflits dintrts, des priorits divergentes ou des personnalits
incompatibles. Mme si les deux organisations semblent tre en
adquation, une communication efficace et des dlimitations claires
permettront toujours de faciliter une ouverture de bureau sans heurts.
Planification
Planification
La planification est ltape la plus importante du processus ; cest ce stade

que sont collectes les informations cls sur lesquelles seront bases toutes
les dcisions et ngociations. Dmarrer une activit sans lavoir planifie avec
minutie ou ngliger certaines tapes a de fortes chances davoir terme
un impact ngatif sur le processus, en entranant des retards, des cots
superflus ou un risque accru pour la scurit.
Il sagira par exemple didentifier la personne responsable de la signature

du bail et de confirmer son identit ; de dterminer si la mme organisation
sera charge de mettre en place et dentretenir les services partags tels que
la sret et la scurit du bien (murs, gardiens, procdures lattention des
visiteurs), le gnrateur, lapprovisionnement en eau, etc. Un contrat de souslocation pourrait ainsi tre envisag pour dfinir clairement les responsabilits
de chaque partie.
Voir Annexe: Bureaux partags
1.2 valuation de lemplacement

Le temps dont dispose lorganisation est un facteur cl. Sil sagit dune
situation durgence, elle naura peut-tre pas un grand choix de biens ni
beaucoup de temps pour effectuer toutes les dmarches associes au
processus. Il est important de comprendre que des dcisions rapides
peuvent avoir un impact sur la scurit immdiate et les aspirations du
bureau plus long terme, surtout aprs la crise, lorsque lautorit est
rtablie. Si le programme fait partie dune stratgie de plus longue haleine,
il sera important de consacrer le plus de temps possible une planification
minutieuse et denvisager la possibilit de conclure des contrats de location
de courte dure pour pouvoir ensuite emmnager plus rapidement dans des
locaux mieux adapts.
La premire dmarche consiste identifier le type de bien requis et son
emplacement. Pour choisir lemplacement, les aspects suivants doivent tre
pris en compte, dans cet ordre:
sommaire du projet global

emplacement proprement parler
bien immobilier
06
07
La fiscalit: quelles sont les rglementations/restrictions en vigueur qui

pourraient bnficier lagence ou, au contraire, constituer une entrave,
en particulier le processus de cration et denregistrement dune personne
morale? Tenez galement compte des nuances locales ou des rgles
coutumires qui affecteront la ponctualit des ralisations.
1.2.1 Au niveau du pays
Le niveau dducation: identifiez la facilit avec laquelle il est possible de

trouver et former du personnel/des bnvoles locaux.
Les lments prendre en compte au niveau du pays sont notamment les

suivants:
Linfrastructure nationale et la facilit avec laquelle le personnel, les
fournitures et lquipement peuvent tre achemins dans le pays, ainsi que
la facilit de dplacement lintrieur mme du pays.
Les infrastructures sanitaires et les risques sanitaires actuels ou mergents.
Les rseaux et fournisseurs de tlcommunications et dInternet.
La production dlectricit, les services et la fiabilit de lapprovisionnement
en lectricit.
Les infrastructures de scurit et les relations entre les institutions charges
de la scurit telles que la police, larme, la police spciale, la garde
prsidentielle, les factions tribales, les chefs de guerre et les milices, etc.
Lenvironnement politique.
Les phnomnes naturels tels que les ouragans, la mousson ou le risque
sismique.
Les problmes dordre religieux.
Les programmes destins promouvoir ltat de droit.
Les bouleversements stratgiques potentiels tels que les lections ou
les successions. susceptibles de modifier le paysage pendant que le
programme est en cours.
Les facteurs conomiques tels que la fluctuation des devises et linflation, qui
pourraient affecter la stabilit (actuelle et future) du pays.
Les rglementations nationales relatives aux paiements tels que les retenues
fiscales la source ou limpossibilit de sortir de largent du pays, ou des
restrictions sur la rception de paiements provenant de pays externes.
08
La corruption: endmique dans certains contextes, elle aura forcment

un impact sur les ngociations, les transactions voire les oprations et
constituera un risque pour la rputation de lorganisation.
Planification
Planification
Lors de louverture dun bureau (quelle ait t prvue ou dcide la hte),

il est important de comprendre le contexte global et lenvironnement dans
lequel vous voluerez. Cela aura un impact sur le lieu et le type de bien
que vous choisirez. Le dtail avec lequel vous envisagerez chaque tape
sera fonction du temps dont vous disposerez. En effet, si vous navez pas
suffisamment de temps pour une analyse dtaille, une location de courte
dure pourra constituer une mesure provisoire, en attendant de trouver des
locaux plus permanents.
Le droit du travail national devra tre tudi de prs car il pourrait affecter la
gestion des ressources humaines.
1.2.2 Au niveau rgional
Au niveau rgional, il sagit de tenir compte des mmes questions quau niveau
national, mais en les appliquant aux aspects pratiques dune rgion donne.
Limpact sur la scurit et les oprations de lorganisation sera plus direct.
1.2.3 Au niveau local
Au niveau local, il sagit de tenir compte des avantages spcifiques que
prsente un quartier par rapport un autre. De nouveau, certaines
problmatiques seront le rsultat des deux premiers niveaux, mais en tant
plus spcifiquement lies aux oprations quotidiennes de lorganisation.
Il faudra peut-tre revoir la priorit de certains besoins hirarchiques. Par
exemple, dans une rgion, laspect scurit est susceptible de devenir plus
important que la distribution dlectricit, ou bien les conditions sanitaires
locales peuvent lemporter sur les besoins logistiques nationaux.
Les aspects gnraux dont il faudra tenir compte sont les suivants:
a. La scurit
valuer quel quartier offre lenvironnement scuritaire le mieux adapt aux
besoins de lagence. Les statistiques de la criminalit au niveau local et du
quartier (le cas chant) fournissent une indication, de mme quune analyse
rcente des tendances affiches par des phnomnes tels que le terrorisme,
les troubles civils, le chmage et linstabilit politique/religieuse. Laccs aux
connaissances locales (le cas chant) est crucial pour disposer dinformations
prcises et dactualit. La prsence dautres organisations similaires peut
galement constituer un outil prcieux, mais il faudra chercher savoir depuis
combien de temps elles sont implantes dans le pays et si lemplacement a t
choisi en fonction de la situation actuelle ou de circonstances passes.
09
Linstauration de bonnes relations avec les voisins proches et la

communaut locale (entreprises, commerces, etc.) peut galement
amliorer le niveau de scurit, plus que des murs et des barrires.
Planification
La situation du quartier par rapport aux principaux axes routiers affecte aussi
sa dsirabilit et son niveau de scurit, de mme que la proximit dune
infrastructure mdicale offrant des services durgence de qualit. Il faudra
galement tenir compte de la largeur de la rue (pour pouvoir se garer ou
pour que les vhicules de grande taille puissent circuler en cas dvacuation
durgence), de lclairage de la rue, de lalimentation lectrique (pour les
systmes de scurit), de la nature des commerces voisins, des possibilits
daccder au bureau de multiples manires (viter les voies sans issue et
les culs-de-sac) et du revtement de la rue (risque de boue aprs la pluie).
Pour toutes ces questions, veuillez dans la mesure du possible consulter des
experts locaux et la communaut locale.
b. Immobilier
Vous devez chercher savoir quel quartier offre la qualit de biens
immobiliers la mieux adapte aux besoins et la rputation de lagence. Il
sagit l dun facteur dcisif. cet impratif, il convient dajouter la ncessit
de bien cerner lutilisation principale et typique des btiments situs dans
le voisinage immdiat (autrement dit, sagit-il de bureaux, de logements,
dateliers ou dusines de fabrication, etc.?).
Laccs leau potable, la nourriture et llectricit est essentiel. Si le

courant est coup ou intermittent, quelle sont les possibilits de recourir
des gnrateurs fiables? Les communications et la connectivit (e-mail,
couverture tlphonique et donnes) peuvent tre primordiales pour la
russite des oprations de lagence.
Planification
Il faut galement tenir compte des organisations qui ont ouvertement mis
en place leurs propres dispositifs de scurit, car cela a un impact sur la
scurit et la sret des environs immdiats, par exemple la prsence
de gardiens arms, de barrages routiers, etc. Il est aussi important de
bien rflchir aux biens situs proximit de bureaux du gouvernement,
dambassades, dtablissements militaires ou de personnalits puissantes
et influentes. En effet, leur prsence peut avoir une influence positive sur
le quartier, mais la proximit de lambassade dun pays peu populaire ou
de la rsidence dun dirigeant politique ou religieux despotique qui risque
dtre renvers par une population rvolte accrotra la vulnrabilit de
votre personnel, de votre bien et de vos oprations. Selon le contexte, des
bureaux gouvernementaux, militaires ou onusiens peuvent tre viss par des
manifestations ou des attaques cibles. Cela risque daggraver les menaces
indirectes et dempcher votre personnel et vos visiteurs daccder vos
bureaux. Le fait dtre implant prs de certains bureaux peut par ailleurs
avoir des rpercussions au niveau local sur la perception des affiliations de
lorganisation et donc sur son acceptation.
c. Services
Voir 3.2 Cration du bureau

d. Facteurs environnementaux
Il est impratif de bien comprendre les facteurs environnementaux locaux tels
que les tremblements de terre, les inondations, les glissements de terrain ou
les affaissements et de savoir si la qualit du btiment permet de rduire ces
risques de manire satisfaisante.
Voir 2.4 valuation des risques associs au btiment

e. Affiliations claniques ou ethniques locales
Cherchez savoir quels groupes, clans ou groupes ethniques se trouvent
proximit. Assurez-vous de bien comprendre les relations entre eux et
les protocoles respecter lors de vos contacts avec eux. Par exemple, une
organisation active au Somaliland a lou un bureau un clan, puis a d
louer un entrept autre clan pour viter dtre accuse de favoritisme.
Ce type de connaissances sapplique de la mme manire tous les services
et accords commerciaux. Pour viter tout problme, des efforts doivent tre
dploys pour instaurer de bonnes relations au niveau local entre lagence et
la population locale. Une politique de neutralit et dquit doit tre mise en
valeur et pratique en permanence.
f. Partage de biens
Il peut sagir dune option tentante et simple qui, dans de nombreux cas,
pourrait constituer une bonne solution pour les organisations concernes.
Cependant, si vous dcidez de partager un bien avec une autre agence,
son profil devra tre tudi car il affectera la manire dont vous (et elle)
tes perus dans le quartier. Sur un plan fonctionnel, il est important de se
mettre daccord ds le dpart sur la personne charge de la sret et de la
scurit du btiment et des services partags (tels que le gnrateur, Internet,
laccueil, le mnage, etc.).
Voir 2.4 valuation des risques associs au btiment

Voir 3.1 Scurit du btiment
10
11
Planification
c. Besoins actuels et projets en termes despace.

d. Y a-t-il suffisamment de places de parking? Le parking peut-il tre
scuris si ncessaire? Avons-nous besoin de places de parking pour
nos visiteurs?
e. Les exigences en matire de sant et scurit sont-elles remplies?
Planification
Concrtement, il est frquent quune agence dmarre ses

oprations dans la capitale dun nouveau pays, ou l o des
travaux de coordination humanitaire sont dj en place. Cela influe
souvent sur le choix rgional et spcifique du lieu. Comme il est
rare de trouver lendroit idal, des compromis sont ncessaires.
Aprs quoi il faut comprendre les facteurs qui ont fait lobjet de ces
compromis afin de parvenir la solution la mieux adapte. Les
dcisions et facteurs doivent ensuite tre nots dans un registre
des risques. Lidentification prcoce de ces risques peut aider
les reconnatre sils se concrtisent et prendre des mesures
appropries pour les rduire.
f. Les systmes de technologies de linformation et de la communication

requis sont-ils disponibles?
3. Contrat: Il est important de prendre garde aux aspects contractuels car
une fois laccord conclu, lagence risquerait de porter atteinte certains
points ou clauses qui navaient pas t clarifis au dpart.
a. Qui est le propritaire et quelles sont sa rputation/ses affiliations, etc. ?
Outil 1
Liste des
besoins de
lagence
1.3 Recherche dun bien immobilier
b. De quel type de bail avez-vous besoin (location ou achat)?
Lorsque vous arrivez au niveau de lemplacement, il est possible de prendre

en compte vos besoins spcifiques. LOutil 1 donne un exemple de liste des
besoins dune agence et couvre les aspects tels que:
c. Le bien sera-t-il disponible temps pour rpondre aux besoins de

lagence?
1. Voisinage: Lemplacement aura des implications sur la sret et la

scurit immdiates ainsi que sur les oprations et les dplacements du
personnel. Cherchez savoir:
e. Une rsiliation anticipe est-elle possible (si la situation se dtriore et

que le bureau est contraint de fermer, par exemple)?
a. Qui sont les voisins directs (voisins de palier).
f. Sera-t-il possible de prolonger le contrat?
b. Qui dautre se trouve dans le voisinage immdiat.
g. Qui est charg de la maintenance et le cas chant des travaux

damlioration apporter?
c. Sil existe des problmes scuritaires particuliers (criminalit, tirs de

balles, attentats, etc.).
d. Quelles sont les voies daccs (y compris les voies durgence et les
ventuels goulets dtranglement ).
e. Si le bien se trouve proximit des communauts ou organisations avec
lesquelles lONG doit travailler.
f. Si lemplacement risque de gner les oprations de lONG dune
quelconque manire.
2. Besoins oprationnels: Il est important dy rpondre, faute de quoi le
bureau ne sera pas adapt lusage prvu, ou ses capacits deviendront
vite insuffisantes lorsque lagence prendra de lampleur. Envisagez les
aspects suivants:
a. Utilisation, fonctionnalit, effectifs et normes de qualit afin de ne retenir
que les options adaptes.
b. Si lemplacement risque de poser certaines difficults au personnel de
lONG en termes de transport, daccs aux services, etc.
12
d. Est-il conforme au budget?
Outil 1
Liste des
besoins de
lagence
h. Des lgislations locales rgissent-elles le mode dutilisation du btiment

ou les possibilits dy apporter des modifications physiques (installation
dun portail, par exemple)?
i. Le propritaire vous autorisera-t-il faire certaines modifications?
Voir 2.1 Vrifications relatives au bien immobilier et aux propritaires

Ces interrogations permettront une identification plus cible du bien. Faute
dinformations, il peut tre difficile dy rpondre de manire dtaille, mais
plus la recherche sera exhaustive, plus le processus sera concluant.
La situation globale, lemplacement et les contraintes lies aux besoins de
lagence dtermineront le nombre doptions adaptes. Mais il faut bien
admettre que des compromis doivent toujours tre faits, et il sera donc
important de faire la part entre les qualits essentielles et non ngociables, et
celles qui seraient apprciables .
Le processus de recherche sappuie sur la compilation dune liste tendue de
5 15 biens immobiliers, qui sera ensuite rduite une liste de prslection
compose de 2 ou 3 biens.
13
1.3.1 Liste tendue
ce stade, de nombreux contacts locaux peuvent tre rticents

donner beaucoup de dtails, ce qui fait quune grande partie du
document restera vide. Cela vaut plus particulirement si vous ntes
pas sur place (recherche par tlphone ou sur Internet).
Lexercice consistant remplir la liste tendue prend certes du temps, mais
plus la recherche sera approfondie, avec un large ventail de sources aussi
diverses que possible, plus vous aurez de chances de finir par slectionner
le meilleur bien. On demandera parfois lagence de payer pour obtenir des
informations de base. Cependant, cela nest gnralement pas ncessaire
car la nature et le niveau dinformation requis devraient tre accessibles
gratuitement.
Il vaut la peine de passer du temps se renseigner sur les normes et
coutumes locales, surtout si vous vous appuyez sur des traducteurs/
nouveaux personnels locaux, etc., que vous ne connaissez pas. Certains
facteurs importants prendre en compte:
a. Sur certains marchs, il nexiste pas dagents locaux ou dagences
rglements.
b. De nombreux biens sont prsents directement par leur propritaire, ce
qui fait quils sont difficiles trouver.
Outil 2
Modle de
liste tendue
c. Sur certains marchs, il est rare que les propritaires donnent un mandat
dexclusivit un seul agent pour commercialiser leur bien. De nombreux
propritaires se contentent de faire savoir plusieurs agents que leur bien
est disponible. Cela signifie que le mme bien peut tre prsent plusieurs
fois par diffrents agents.
d. La population locale peut tre une source dinformation utile. Souvent,
quand une ONG recherche un bien et que la nouvelle se rpand, des
solutions se prsentent.
e. Il est important de clarifier les honoraires ds le dpart. Les agents
locaux ( officiels ) demanderont souvent des honoraires au locataire
(parfois mme si nest pas une pratique de march habituelle) ; il est donc
important de comprendre les normes en vigueur sur le march local. Si des
honoraires sont rclams, pour viter tout diffrend, accordez la priorit au
premier agent qui vous a prsent le bien.
14
g. Il nest pas rare que des agents locaux/propritaires essaient de profiter

des organisations internationales en augmentant le prix du loyer, et donc
leur commission, par consquent il est conseill de conserver lanonymat
lors des premires tapes.
Planification
Planification
Commencez par dcider des critres qui vous aideront dans votre slection.
Il faudra pour cela se poser les questions figurant lOutil 1: Liste des besoins
de lagence. LOutil 2 fournit un exemple de liste tendue et une liste dtaille
des critres.
f. Sachez que le risque descroqueries est lev. Certains individus ou agents

peuvent vous prsenter des biens qui ne sont en fait pas sur le march,
voire leur propre bien, et vous rclamer des honoraires.
h. Dans certains endroits, le propritaire rclamera le paiement intgral de

toute la dure de la location (ou au moins de la moiti, autrement dit
6 mois pour un contrat dun an). Il faut le prvoir car, dans certains cas,
la concurrence autour des biens immobiliers rendra toute ngociation
trs difficile.
Tous les marchs sont dots dagents locaux ou dagences quelles quelles
soient. Cependant, leur rputation, leurs comptences et leur connaissance
du march sont ingales ; il faudra donc faire preuve de prudence.
Les contrles entrant dans le cadre de la due diligence sont
essentiels. Dans lidal, utilisez plusieurs sources dinformation pour
pouvoir recouper les diffrents renseignements. Il est primordial
didentifier le bon propritaire juridique en raison du risque de
publicit ngative ou des prjudices de rputation qui pourraient
survenir en cas de gestion dficiente (sil savre que vous louez un
bien un baron de la drogue local, par exemple).
Voir 2.1 Vrifications relatives au bien immobilier et aux propritaires

Les agents ne sont pas forcment les seuls contacts sur le terrain
disposer dinformations de qualit sur les biens immobiliers et les diffrents
sites. Pensez galement aux ONG, aux architectes, aux organisations
gouvernementales, aux institutions religieuses, etc.
Bien que la liste tendue puisse tre remplie distance, il est toujours
prfrable de voir les diffrentes options de ses propres yeux pour viter
de choisir un btiment ou un quartier inappropris. Cela vous permettra
galement de montrer lagent que vous tes intresss, que votre
demande est bien relle, et ventuellement de vrifier que linformation
qui vous a t donne est exacte. Dune manire gnrale, plus le march
manque de matrit, plus il sera important de se rendre sur place pour
cette recherche.
1.3.2 Cartographie de la liste tendue
Il est extrmement utile de prparer un plan localisant les diffrentes
options, surtout si vous tes arrivs rcemment dans la rgion ou que vous
15
ne vous tes jamais rendus dans le pays. LOutil 3 donne un exemple de

cartographie des options. Un plan de qualit vous aidera prendre des
dcisions et coordonner les efforts si plusieurs personnes sont charges
de collecter des informations.
Planification
Outil 3
Cartographie
des options
figurant sur la
liste tendue
Vous pourrez pour cela utiliser Google Maps ou un autre logiciel similaire
comme Bing Maps. (Bing est aussi efficace que Google Maps et peut offrir
une meilleure couverture de certaines zones gographiques.) Pour crer
une carte personnalise sur Google, il vous faudra un compte Gmail. Allez
sur Google Maps, puis dans Paramtres (roue dente en bas droite),
slectionnez Mes adresses puis loption Crer une carte . Placez
ensuite un marqueur pour chaque adresse spcifique. Il vous faudra alors
copier/coller dans Microsoft PowerPoint la carte contenant tous les points
dintrt, sur laquelle vous pourrez ajouter des graphiques spcifiques et les
informations pertinentes pour chaque lieu.
1.3.3 Processus de prslection
Lobjectif, une fois que la liste tendue a t prpare, consiste rduire
2 ou 3 le nombre de biens adquats. Il est conseill danalyser en dtail
chaque bien de la liste de prslection et de se rendre sur place pour
confirmer les dtails finaux. LOutil 4 donne un exemple danalyse du bien.
Elle peut tre modifie en lui ajoutant des exigences spcifiques. Il sagit de la
continuation des paramtres de la recherche prcdente, mais de manire
plus approfondie. Les autres aspects dont il faudra tenir compte sont les
suivants:
Les risques locaux en matire de scurit devront tre valus. Tenez compte
des aspects suivants:
Proximit de tout lieu forte valeur sociale ou symbolique (lieux de culte ou
lieux de rassemblement populaires, places principales dune ville, etc.)
Les facteurs humains et la dmographie locale ont un impact direct sur un

quartier. Par exemple, la prsence dambassades contribue accrotre le
risque et le niveau de menace, mais elles investissent galement beaucoup
dans leur scurit, ce qui profite tous les btiments alentour. Tenez compte
des aspects suivants:
Planification
Il est conseill de localiser les sites potentiels par rapport aux lieux
dintrt particulier tels que les autorits locales, les bases militaires,
les hpitaux, etc.
Les amnagements civils devront tre pris en compte, notamment la proximit

des services, des banques, des bureaux, des infrastructures, des restaurants,
des coles, etc.
Caractristiques du quartier (ethnicit, criminalit, niveaux de violence, mode

dutilisation de la zone)
Qui sont les voisins directs?
Qui sont les autres occupants du btiment (si vous devez le partager ou sil
sagit de locaux polyvalents)?
quelle distance se trouvent les infrastructures gouvernementales ou
militaires/policires les plus proches?
Y a-t-il dans le quartier des personnes/organisations influentes qui pourraient
engendrer un conflit potentiel ou offrir une protection?
Certaines caractristiques propres au btiment rendront certaines
propositions plus attractives que dautres sur les plans fonctionnel, du confort et
de la scurit. Tenez compte des aspects suivants:
Alimentation lectrique et systme dalimentation lectrique de secours
Risque dincendie
Caractristiques mcaniques et lectriques du btiment
Gestion des installations
Gardiens
Outil 4
Modle
danalyse
du bien
immobilier
Parking
Sanitaires
Nettoyage et maintenance
Proximit dusines, dindustries lourdes ou de produits chimiques

dangereux qui pourraient reprsenter un danger en cas dincident
Outil 4
Modle
danalyse
du bien
immobilier
Voies daccs (par exemple, il peut tre plus facile de reprer les
observateurs hostiles si le bureau se trouve dans un cul-de-sac, mais les
possibilits daccs seront bien sr limites)
Risques naturels (par exemple, le risque que les voies daccs soient
affectes par des inondations localises)
16
17
Primtre
Voisinage direct (autres complexes, terrains vagues, etc.)
Distance de scurit
Contrle de laccs
Planification
Voies dvacuation d urgence

Systmes de dtection des intrusions
Diffrentes zones au sein du btiment
Protection contre les explosions
2 Acquisition
TAPE 1 :
PLANIFICATION
Scurit physique
Acquisition
Modration de la circulation
Mise disposition de places de stationnement et emplacements
Structure physique et qualit des murs, des portes et des fentres
au bien immobilier
Matriaux et mthodes de construction

Rsistance aux tremblements de terre
aux propritaires/
de proprit
Bton ou matriaux de construction locaux et impact sur la gestion

de la temprature
Une fois compltes, les fiches danalyse du bien immobilier (une fiche par
option) devraient vous permettre de prendre une dcision claire sur les biens
reporter sur la liste de prslection.
TAPE 2 :
ACQUISITION
Solidit
au bien immobilier
7. Excution du bail
au btiment
TAPE 3 :
AMNAGEMENT
10. Amnagement
du bureau
Local
scuris
Mobilier/quipements
de bureau
Mise en uvre
des systmes
Scurit
physique

dbut des oprations
18
19
La phase suivante est celle de lacquisition. Lorsque les biens immobiliers les
plus intressants ont t identifis, cette phase couvre la prise de possession
du bien, que vous le louiez ou que vous lachetiez. Cette partie du processus
est moins linaire et, pour gagner du temps, diffrentes dmarches doivent
tre accomplies simultanment. Les ngociations seront sans doute la partie
la plus vivante du processus douverture du bureau car il y sera question
dargent et les moyens dexistence de vos interlocuteurs seront peut-tre en jeu.
Ce processus complexe est potentiellement sem dembches mais si vous
suivez attentivement les conseils fournis dans ce manuel, vous obtiendrez une
solution optimale pour lorganisation.
et un notaire peuvent coordonner ces vrifications, ainsi que dautres. Les

aspects prendre en compte et/ou mettre au clair sont les suivants:
a. valuation du titre existant, de la servitude, de lhypothque et de
lengagement
Voir Glossaire
b. Droits de proprit autoriss
c. Lgislations locales et rgionales
d. Mise en place dune personne morale
e. Lgislation locale relative lemploi et au travail
Acquisition
2.1 Vrifications relatives au bien immobilier

et aux propritaires
Une fois que vous avez identifi un bien particulier, il est impratif deffectuer
le plus de contrles possible. Cela vous permettra de vous assurer que
les personnes et/ou lagence impliques dans la transaction ( la fois le
propritaire et lagent le cas chant) sont lgitimes et de bonne rputation,
que tous les papiers sont en ordre conformment la lgislation et que les
procdures tablies sont bien suivies. Ne pas identifier et grer efficacement
ce risque pourrait entraner pour votre organisation des pertes financires,
des retards, des contraintes et un prjudice de rputation.
Risques prendre en compte:
g. Assurance
h. Rglementations douanires
i. Attestation durbanisme
j. Attestation doccupation
k. Enregistrement du btiment
l. Enregistrement du bail/titre
En gnral, les propritaires nassurent que la structure et les systmes
quils ont installs eux-mmes. Toute modification de la structure et tout
quipement ou machine nouvellement installs devront tre couverts par le
locataire, autrement dit lONG.
Il est galement important de vrifier quelles modifications peuvent tre
apportes au bien immobilier et ce qui se passera la fin du bail. Par
exemple, les ajouts tels que des units de climatisation, des portes ou des
serrures deviendront-ils la proprit du propritaire, ou le bien doit-il tre
restitu dans son tat dorigine?
b. Traitez-vous avec une personne politiquement expose ou vise par des

sanctions?
Lorsquun bien est achet et non lou, il est indispensable de procder des
contrles plus approfondis, couvrant non seulement le titre de proprit (et
les mesures prendre pour limiter les ventuelles revendications territoriales
en sommeil) mais aussi:
c. La personne a-t-elle, ou a-t-elle eu, des liens avec des groupes terroristes
ou arms?
a. Les obligations du vendeur relativement au terrain avant la vente (par

exemple, bien vacant, dcontamination, nivellement)
d. La personne fait-elle lobjet de poursuites judiciaires?
b. Laide offerte par le propritaire avec lautorit damnagement du

territoire locale et les approbations de permis (avant la signature finale, ou
aprs, mais seulement aprs quune option de rsiliation supplmentaire
a t convenue)
a. Quelles sont les rfrences/la rputation du propritaire?
e. La personne a-t-elle prcdemment t dclare insolvable ou en faillite?

f. La personne a-t-elle perdu le droit dtre administrateur dune socit?
g. La personne a-t-elle t condamne pour corruption ou un dlit financier?
Par ailleurs, il est trs important de sassurer de lauthenticit du titre de
proprit et de labsence de toute crance qui lui serait associe, faute de
quoi des litiges juridiques pourraient sensuivre. Un cabinet juridique local
20
f. Construction et zonage autoriss
Acquisition
Si nimporte quel moment, vous avez des doutes ou si quelque

chose vous proccupe srieusement, arrtez tout et demandez
des conseils avant de dbourser de largent. De mme, si une offre
semble trop belle pour tre vraie, cest probablement parce quelle
lest. L aussi, cessez tout et demandez conseil.
c. Assurance permanente du propritaire et autres obligations pendant la

dure du bail
d. Risques de pollution par le sol vs. rduction de la responsabilit
21
2.1.1 Vrifications du bien

Aprs avoir examin de prs les aspects juridiques de la transaction, il
est tout aussi important de vrifier fond les lments physiques du bien
immobilier. Inspectez le bureau ou le btiment pour vous assurer quil est
entirement acceptable. Pour les baux de location, cela inclut notamment les
points suivants:
a. Inspection du btiment (structurelle, technique, mcanique et lectrique)
b. Bilan environnemental
c. Bilan sismique
e. tudes dvaluation des risques dincendie
f. Analyse des occupants du voisinage et des environs
g. Amnagements du bien (eau, lectricit, gaz, gouts, etc.)
h. Connectivit entre le bien et les principaux centres dactivits et villes
(transport et infrastructure)
i. Fourniture de mobilier et dquipements de bureau
j. Capacit rpondre aux besoins en matire damnagement/de
dveloppement (le cas chant)
k. Cot des travaux damlioration (le cas chant)
l. Permis obligatoires pour pouvoir procder des amnagements/des
dveloppements (le cas chant)
Si le rsultat de ces inspections est inacceptable, lobligation dy remdier doit
tre ngocie avec le propritaire, en fonction des besoins, et lorganisation
doit prendre des mesures pour rduire les risques rsultant de tout aspect ne
dpendant pas du propritaire.
Sil sagit dun achat, les lments suivants doivent tre pris en compte en plus
de ceux qui prcdent:
a. Rglementation en matire damnagements/de zonage du bien
(dveloppement autoris, licences dexploitation, etc.)
b. Bilans pollution
c. Adquation de la topographie du bien
d. Bilans sismiques
e. Bilans environnementaux
2.2 Ngociations
La liste ne contenant plus que 2 ou 3 options, il faut dsormais entamer les
ngociations commerciales. Il est important qu ce stade, les vrifications
relatives au bien aient dmarr pour permettre aux ngociations dinclure
tout rsultat dans les conditions commerciales.
Acquisition
Acquisition
d. tudes dvaluation des risques de scurit
Si, lors de linspection, certains lments de la liste ci-dessus

sont jugs alarmants (ou en cas de toute autre proccupation),
abandonnez lide doccuper ce bien, ou menez des ngociations
jusqu ce que le problme soit rsolu.
Le processus de ngociation est similaire que vous dcidiez de louer ou

dacheter un bureau. La principale diffrence est que, pour une location,
une relation contractuelle permanente est instaure entre lorganisation
et le propritaire. Autrement dit, plus le bail est dtaill, plus la relation
aura des chances de se poursuivre sans heurts. Un achat donne lieu un
transfert de titre et donc de la proprit un moment spcifique.
Les dmarches conseilles pour ces ngociations sont les suivantes:
a. Dfinir les principales conditions du bail. Il est crucial de dfinir les
conditions qui sont importantes pour lorganisation.
b. Prparer une lettre dintention. Lobjectif de la lettre dintention est de
convenir des conditions commerciales et de donner lorganisation le
temps de procder aux vrifications appropries, de prparer le bail et
dobtenir les accords ncessaires la signature du bail. Si, nimporte
quel moment, les ngociations chouent ou si loption savre inadapte,
la nature non contraignante de la lettre permet aux parties de sloigner
sans encourir de pnalits.
De nombreux propritaires et agents locaux de ces marchs connaissent
relativement mal les attentes dun occupant international, et ont
probablement pour habitude de simplement fixer le loyer/le prix, la date
de dbut du bail/sa dure ou la date dachat. Nous savons quil vaut mieux
dfinir clairement toutes les exigences ds le dpart. Par consquent, il est
conseill de rdiger une lettre dintention non contraignante et exhaustive1
reprenant les conditions du bail que vous estimez importantes. Cela rduira
tout risque de malentendu.
Outil 5
Conditions
du bail
Outil 6
Principales
conditions
du bail
Outil 7
Modle
de lettre
dintention
f. Enqutes initiales avec les autorits locales sur les dveloppements prvus
g. Besoins en matire daugmentation des capacits des services publics, et
capacit le faire
22
1 Une lettre dintention pouvant tre interprte comme contraignante, il est impratif dinclure
la mention sous rserve de contrat accord non contraignant ni excutoire , et dobtenir
lapprobation dun conseiller juridique local avant de la signer. Voir Outil 9 Lettre dintention.
23
Une lettre dintention peut tre aussi simple que lon veut, mais
plus elle contient dinformations, plus les ngociations ultrieures
seront facilites.
Parmi les conditions ou facteurs figurant souvent dans les lettres dintention,
citons les suivants:
Dtails du bien louer
Dates de la location et dure
Pravis
Outil 7
Modle
de lettre
dintention
Loyer (ou prix de vente) et priode de franchise de loyer

Apport en capital et autres mesures incitatives
Frais de service et taxes
Tout autre cot
Clauses dindexation
Devise et frquence du paiement
Cautions et garanties bancaires
Options en matire de sous-location, daffectation et de restitution
partielle
Droit de premption
Travaux effectuer et accs ncessaire
tat du bien en dbut de bail et la sortie des lieux
Travaux de maintenance et de remise en service
Rparations structurelles
Responsabilits du propritaire/du locataire ou du vendeur/de lacheteur
Assurances
Accs au bureau et scurit de celui-ci
Droit dinstaller une signalisation, de poser des antennes, de modifier les
dispositifs de scurit, etc.
Frais (notaire, droit de timbre)
Clause dexclusivit
Clause de confidentialit
Clause non contraignante
Il est conseill de prsenter la lettre dintention au propritaire aprs
plusieurs discussions/runions et de bien expliquer la dmarche pour
ne pas lembrouiller ou lalarmer. En outre, lors des ngociations, il est
24
c. Ngocier la lettre dintention. Lorsquune visite initiale a t faite et

quune runion avec le propritaire a eu lieu, au cours de laquelle la
lettre dintention lui a t remise, il peut tre envisageable de ngocier
la lettre dintention distance (par tlphone, Skype et courriel). Les
ngociations devront se poursuivre jusqu ce que vous obteniez une
rponse positive vos principales exigences.
Acquisition
Acquisition
Options de rsiliation et de renouvellement
fortement recommand dinclure une option de rsiliation exceptionnelle

qui vous donnera le droit de rsilier le contrat tout moment en cas
durgence locale imprvue, dincident diplomatique, de crise, de violences,
de coup dtat ou de guerre. Lobjectif doit tre de sassurer que toutes les
conditions et obligations des baux cessent lexpiration de laccord et que
laccord devienne nul et non avenu, votre organisation tant exempte de
toute responsabilit compter de cette date.
2.3 Excution du bail

En transmettant au conseiller juridique de votre organisation la lettre
dintention dont il a t convenu, vous lui permettrez de rdiger les
documents ncessaires et de les envoyer au propritaire afin dobtenir
son accord final. Si le processus de vrification na pas relev de points
proccupants ou que les modifications apporter au bien ont t
ngocies avec succs dans la lettre dintention, lexcution du contrat lgal
devrait tre relativement simple.
Le modle de lacte de location/vente dpendra du pays et de la
rglementation laquelle le bien est assujetti. Il est important de
comprendre les processus locaux pour assurer la lgalit du contrat. Par
exemple, certains pays exigent que les documents signs par les deux
parties soient certifis conformes. Par ailleurs, les contrats de vente doivent
souvent tre enregistrs auprs des autorits locales comptentes. De
mme, les rglementations relatives aux baux varient dun pays un autre.
Par exemple, dans certains pays, il est obligatoire denregistrer les contrats
de location, et pas dans dautres.
2.3.1 Questions relatives au partage du site
Le fait de partager des bureaux peut considrablement rduire les
cots, mais aussi entraner des frictions si la situation est mal gre.
Plus les organisations sont similaires et proches en termes de sensibilit
culturelle, moins elles seront susceptibles dtre en dsaccord. En cas
de co-localisation dun bureau avec une autre ONG, il est gnralement
prfrable de choisir une organisation finance par le mme bailleur de
fonds, ce qui pourrait faciliter les conditions financires.
25
Une fois que les deux parties auront convenu de partager un bien, elles
devront se runir pour dcider des points suivants:
a. Logistique gnrale du bureau
b. Comment partager lquipement de bureau
c. Comment partager les frais, par exemple le salaire du rceptionniste, le
cas chant
d. Comment partager les frais associs la location de la ligne
tlphonique, de la connexion Internet et autres cots connexes
e. Comment partager les frais de nettoyage du bureau
Dans le cadre du processus daudit, plusieurs points devront tre inspects

pour dterminer ltat actuel des services publics tels que la protection
contre les incendies, lapprovisionnement en eau et lalimentation
lectrique.
Si des modifications ou des mises niveau sont requises, leur impact

sur le voisinage devra tre pris en compte (par exemple, point daccs
secondaire, gnrateur tournant pendant de nombreuses heures, rservoir
eau de grande contenance sur le toit, etc.) car ces facteurs peuvent
affecter la manire dont votre organisation se fait accepter dans la rgion.
Acquisition
f. Responsabilit lgard de la mise en uvre et de la gestion des

services de gardiens et dautres procdures de scurit
g. Pratiques courantes pour veiller la sant et la scurit sur le bien et les
maintenir
h. Processus de rsolution des litiges
Pre-operations
Pour viter tout litige potentiel, il est conseill de prparer un contrat de

sous-location couvrant tous ces facteurs.
2.4 valuation des risques associs au btiment

Outil 8
Check-list pour
prparer une
valuation des
risques
associs au
btiment
Entre la remise des cls et le dmarrage des oprations, une valuation

complte des risques doit tre effectue pour identifier et rduire les risques
susceptibles daffecter les personnes, les processus et la productivit. Vous
trouverez des conseils ce sujet dans la publication de lEISF valuations de
la scurit, 2013.
Voir Manuel de lEISF valuations de la securit

Les risques et les dangers prendre en compte sont notamment les
suivants :
a Vol dquipement de bureau, deffets personnels ou de fournitures
appartenant lagence.
b Possibilit de troubles civils proximit (par exemple, meutes).
Outil 9
Check-list
relative aux
services
c Risque dactivits militaires/terroristes (dispositifs explosifs et armes feu

lgres).
d Facteurs tels que des incendies, des inondations ou des tremblements de
terre.
e Composition du personnel et relations intertribales ou ethniques.
Les rsultats de lvaluation des risques devraient ensuite permettre
dorienter la politique du bureau, les procdures oprationnelles et les
amliorations apporter dans le domaine de la scurit.
26
27
C Amnagement
Dmarches accomplir avant le dbut des oprations

TAPE 1 :
PLANIFICATION
TAPE 2 :
ACQUISITION
aux propritaires/
de proprit

au bien immobilier
7. Excution du bail
au btiment
TAPE 3 :
AMNAGEMENT
10. Amnagement
du bureau
Local
scuris
Mobilier/quipements
de bureau
Scurit
physique

dbut des oprations
28
Mise en uvre
des systmes
La scurit du btiment, de ses occupants, de ses visiteurs et de ses

oprations devra tre conforme au budget et la propension au risque de
lorganisation. Toutes les mesures qui seront prises devront veiller respecter
un quilibre entre les dangers locaux, le profil public de lorganisation et sa
politique organisationnelle. Si lenvironnement est complexe ou haut risque,
nous vous suggrons de consulter un spcialiste de la gestion des risques de
scurit. Une amlioration des mesures de scurit sera peut-tre ncessaire
et elle devra sappuyer sur les rsultats de la prcdente valuation des
risques associs au btiment, en tenant compte de tous les aspects du
risque, savoir tant le danger que limpact sur limage de lorganisation, sa
rputation et son acceptation.
Amnagement
Amnagement
3.1 Scurit du btiment
au bien immobilier
Lorsque vous avez pris possession du bureau, les dernires dmarches

peuvent tre menes simultanment tant donn que le risque
dinvestissement a t rduit au maximum. Il devrait dsormais tre possible
de commencer modifier le bien, acheter des meubles, des installations
et des amnagements intrieurs et dembaucher des employs locaux. Ce
processus sera fonction de lvaluation des risques associs au btiment
ralise lors de ltape prcdente.
Quel que soit le systme mis en place, il faudra rflchir aux consquences.
Si vous avez un systme de vidosurveillance, un agent va-t-il en tre charg
24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ou sagit-il uniquement dun outil danalyse
en cas de problme (plutt quune mesure prventive)?
Il est important que lobjectif de toute mesure de scurit soit clair. Il
est facile de poser du fil barbel en haut des murs pour dissuader les
ventuels cambrioleurs, mais cela aura-t-il pour effet malencontreux
dattirer lattention sur le btiment, en suggrant quil doit sy trouver
des biens de valeur protger?
Parmi les points spcifiques prendre en compte, citons les suivants:
a. Scurit du primtre. Avez-vous besoin dune barrire physique autour
du bureau, du parking ou du complexe? Sil y en a dj une, rpond-elle
vos besoins?
b. Contrle de laccs. Si vous avez un primtre scuris, faut-il contrler
qui entre et qui sort? Cela sapplique galement au portail principal du
complexe ou la porte dentre des bureaux.
c. Il pourra savrer ncessaire de prendre des mesures de scurit
lectroniques, par exemple vidosurveillance, alarmes, etc.
29
d. Lclairage de scurit a un rle dissuasif efficace sur la criminalit et

devrait servir clairer les zones extrieures vulnrables (primtre,
btiments, parkings, etc.) et lentre principale. Cependant, limpact sur
les voisins devra galement tre pris en compte. En effet, ceux-ci risquent
dtre mcontents si une lumire claire leur chambre chaque fois que le
gardien effectue sa ronde.
e. Le contrle des vhicules et des places de parking du personnel et des
visiteurs aura un impact direct sur la scurit et devra tre planifi avec soin.
f. Un local scuris devra tre envisag si le niveau de danger lexige.
Voir 3.3.1 Locaux scuriss

g. Les voies de secours et les abris devront tre identifis et contrls
rgulirement. Le personnel devra savoir quelle voie emprunter, quand
et pour quelles raisons, et des exercices rguliers simulant une urgence
devront tre effectus.
Amnagement
i. Les procdures utiliser en cas durgence/dincident devront tre

consignes par crit et faire lobjet dexercices frquents, et des procdures
de bilan post-vnement devront tre instaures.
Il est important que les mesures de scurit ne se transforment
pas en risques de scurit: par exemple, la pose de barreaux aux
fentres pourrait empcher une vacuation en cas dincendie ou de
tremblement de terre.
Des services de gardiennage seront ventuellement ncessaires pour
scuriser le primtre, contrler laccs et ragir aux vnements. Il faudra
alors choisir entre engager une socit de scurit prive (SSP), des gardiens
locaux, des veilleurs, ou plusieurs de ces acteurs. Il est crucial de dterminer
au pralable:
Ce quils seront tenus de faire et de ne pas faire.
Si les veilleurs ou gardiens seront prsents sur le lieu des logements
lorsque le personnel nest pas au bureau.
Si les gardiens sont arms, le type de rponse arme quils peuvent utiliser.
La personne charge de grer les gardiens, leur formation et les cours de
remise niveau quils devront suivre.
Voir document dinformation de lEISF Engager les services dEntreprises

de scurit prives : Orientations lintention des organisations non
gouvernementales
30
Lors du processus de scurisation du bureau, les prparatifs doivent inclure

la mise en uvre de mthodes de travail efficaces. Parmi les points
prendre en compte, citons les suivants:
a. Un lieu physiquement scuris situ dans le bureau pour stocker les
donnes, les informations confidentielles, largent et autres articles de
valeur, en tenant compte de la question de laccs en dehors des heures
de bureau et de celle de la duplication en cas de perte.
b. Un espace appropri pour permettre lentretien des vhicules/du parc
automobile dtre effectu correctement et dans un environnement sr.
c. Les moyens de communication fiables tablir et maintenir et linstallation
dun systme de sauvegarde.
d. Les contrles effectuer sur tous les fournisseurs pour confirmer leur
fiabilit et leur rputation. Veillez faire preuve dimpartialit en vous
fournissant de manire quitable auprs de groupes ou zones ethniques
et/ou politiques. Parmi les points tablir en matire de fournisseurs,
citons les suivants:
Amnagement
h. Besoin potentiel de ralentir lavance des intrus, par exemple en utilisant

des portes internes/dflecteurs.
3.2 Cration du bureau
i. Obtenir un approvisionnement en combustible fiable.

ii. Veiller la constitution sre et scurise dun stock de combustible,
surtout si les gnrateurs ou les radiateurs doivent rgulirement tre
allums.
iii. Veiller un approvisionnement adquat en eau potable ou mettre en
place un systme de livraison et de stockage.
iv. Entretien de lquipement et/ou rvision de lquipement de bureau.
v. Les membres du personnel employs au bureau devront faire lobjet de
vrifications pour sassurer quils ne posent pas de risques la scurit.
Ladoption dune stratgie dacception est cruciale et doit faire partie
intgrante du processus global. Les activits de lorganisation pouvant avoir
un impact ngatif sur la vie de vos voisins (gnrateur bruyant, voitures
gares dans la rue), des mesures devront tre envisages pour attnuer les
ventuelles nuisances. Envisagez par exemple de fournir vos voisins de
llectricit produite par votre gnrateur et/ou convenez de lheure laquelle
celui-ci sera teint.
a. Dcider de la stratgie dacception mettre en uvre en fonction du
contexte et de lorganisation.
Noubliez pas que les voisins et les autres parties prenantes se
renseigneront eux aussi sur votre organisation en consultant Internet
et les mdias sociaux. La stratgie dacceptation et le comportement
du personnel devront en tenir compte.
31
tre employs en fonction de la nature des oprations, mais une planification

gnrique des mesures durgence devra essentiellement comprendre trois
volets:
c. Prvoir un systme permettant de rpondre aux mdias en cas dincident

grave dans le cadre de votre planification des mesures durgence.
1. Risques susceptibles de retarder les progrs dans la mise en place et

louverture du bureau:
d. Veiller ce que toutes les communications mettent en avant la mission

et le mandat de lorganisation conformment la stratgie dacceptation
globale, par exemple en soulignant le fait que tous les programmes mis en
uvre par lorganisation sont respectueux des principes humanitaires.
Le personnel du service des Ressources humaines doit tre choisi
conformment aux lgislations locales relatives au travail, aux coutumes
et la dmographie sociale, y compris en tenant compte des relations
interethniques, faute de quoi des tensions risquent dclater et de remettre
en question la neutralit de lONG. Cela sapplique lembauche de
rceptionnistes, de gardiens locaux, de chauffeurs, dagents dentretien et de
personnel travaillant sur les programmes.
Amnagement
3.2.1 Mobilier de bureau

Pendant la phase damnagement, votre organisation dans son ensemble
doit dcider des mobiliers et quipements de bureau dont elle a besoin pour
oprer efficacement. Sur de nombreux marchs, la fourniture de meubles
peut tre ngocie par lintermdiaire de lagent immobilier dans le cadre
dun contrat de location ou dachat. Au minimum, lagent devrait tre en
mesure de vous dire o vous adresser pour trouver des meubles ou des
quipements.
3.3 Procdures oprationnelles standardises et

planification des mesures durgence
Dans le cadre de louverture dun bureau, des procdures oprationnelles
standardises doivent tre dveloppes et mises en uvre pour les
dplacements du personnel et des visiteurs vers et depuis le bureau, ainsi
qu lintrieur et lextrieur du btiment.
La planification des mesures durgence devra faire partie de la phase de
planification initiale et se poursuivre pendant toute la dure du programme.
Diffrents types de plans de continuit des oprations et des activits peuvent
32
a. Tenir compte du rythme des affaires au niveau local.

b. Envisager la possibilit que le projet fasse lobjet de retards imprvus.
c. Tenir compte des jours fris locaux/ftes religieuses qui pourraient
ralentir les progrs.
d. Anticiper les cots imprvus et non inscrits au budget.
e. Respecter les principes de gestion des risques applicables la gestion
dun projet.
2. Risques susceptibles dimpacter les oprations:
a. Raliser des valuations des risques exhaustives et prvoir tous les
accidents ou incidents possibles (par exemple meutes, EEI/bombes,
crimes, etc.)
Amnagement
Sur place, collaborez avec les anciens pour comprendre les coutumes
locales en matire de scurit et identifier les mesures appropries pour
diminuer ces risques. Par exemple, embauchez des gardiens identifis par
les anciens, pour que la communaut se sente responsable lgard de la
scurit du site. Cela se fait souvent pour les entrepts locaux.
Introduction
b. Envisager dorganiser un vnement de lancement inclusif pour annoncer

la prsence de lONG et tablir des liens de qualit au niveau local afin
dinstaurer des relations positives.
b. Prendre toutes les dispositions ncessaires en prvision dventuels

troubles civils. et/ou mouvements de contestation proximit du
bureau.
c. Tenir compte des facteurs environnementaux qui ncessitent une
intervention durgence (par exemple inondations, glissements de
terrain, tremblements de terre, etc.)
d. Suivre la situation politique en cas dinstabilit potentielle.
e. Disposer dune politique rgissant les enlvements.
f. Disposer dune politique rgissant les actes de coercition.
3. Risques physiques directs pour les employs et les visiteurs:
a. laborer des procdures compltes rgissant pour le personnel
international la relocalisation au sein du pays et lvacuation du
pays, ainsi que des procdures applicables au personnel national et
relocalis. Il sagira dinclure des procdures dites d hibernation
permettant au personnel de se retirer en un lieu sr jusqu ce que le
danger se soit dissip. Ce risque peut tre d des troubles civils ou
politiques, une action militaire, des actes de terrorisme, une maladie ou
une catastrophe naturelle.
b. Les infrastructures mdicales doivent tre localises, visites et values
afin que chacun connaisse le niveau de traitement professionnel
dont il pourra ventuellement bnficier. Les procdures dadmission
doivent galement tre comprises ; le fait que le centre soit approuv
par lassurance sant peut ne pas suffire pour assurer une admission
rapide en cas durgence.
33
c. Toutes les voies ayant trait aux points dextraction ou aux infrastructures
mdicales devront tre tudies et, dans lidal, faire lobjet dun
exercice de reconnaissance, de mme que les voies de secours
emprunter au cas o des postes de contrle, des actes de violence
ou une catastrophe naturelle empcheraient lutilisation des voies
principales.
Si le local doit servir protger ses occupants des tirs darmes lgres, au
moins deux murs devront sparer les murs du local des murs externes du
btiment.
La planification des mesures durgence doit tre un processus

constat et itratif voluant du dbut la fin du projet. Il faudra
envisager la possibilit de devoir procder tout moment une
vacuation durgence. Par consquent, tout contrat de location devra
comprendre une clause prvoyant le cas o lagence devra quitter
les lieux dans la prcipitation, dcrite ci-dessus comme une option
de rsiliation exceptionnelle .
La porte devra tre verrouillable de lintrieur (de prfrence avec une

serrure solide pne dormant). Il faudra tenir compte de la solidit des
gonds et de la serrure.
3.3.1 Local scuris

Amnagement
La porte ne devra PAS tre verrouillable de lextrieur (pour viter que les
occupants ne se retrouvent enferms).
Lentre devra tre positionne de telle sorte offrir des angles morts
qui permettront aux occupants dtre protgs en cas de tirs de projectiles
par la porte.
Dans lidal, le local scuris devra tre dot dune sortie scurise
indpendante (par exemple une fentre blinde quipe dune grille
mtallique amovible). Si le local a galement une porte situe larrire,
elle devra tre scurise pour que lon ne puisse ni sen servir pour
pntrer dans le local, ni la bloquer facilement depuis lextrieur.
Amnagement
Un local scuris est une salle prpare et identifie lavance dans

laquelle le personnel peut rapidement se retirer en cas durgence. Sa
construction dpendra de la structure du btiment et de la nature du danger
potentiel, par exemple attaques physiques cibles, troubles civils gnraux
ou tentatives denlvement. Ce local devra se trouver lintrieur mme
du btiment et tre dot dune porte blinde pour empcher tout accs
indsirable. Si le local a des fentres (il est prfrable quil nen ait pas),
elles devront tre grillages et recouvertes dun film de protection pour
empcher les projectiles de pntrer dans le local et rduire le risque de bris
de glace. Sil existe un risque li lusage darmes lgres ou lourdes, les
murs devront tre renforcs pour protger le local et ses occupants de telles
menaces (et une certaine distance devra absolument tre respecte entre
les murs du local et les murs externes). Le local devra tre dot de moyens
de communication alternatifs (en bon tat de fonctionnement), de nourriture,
deau, de matriel mdical, dquipements de lutte contre les incendies et
dun systme sanitaire, les occupants risquant de sy trouver pendant plus
longtemps que prvu.
Le local devra tre quip dune porte blinde qui souvre vers lextrieur
(pour quil ne soit pas possible de sintroduire dans le local en donnant des
coups de pied).
Les articles ncessaires la toilette et la propret revtent une grande

importance en cas doccupation prolonge du local.
De leau potable, du matriel mdical et des rations devront dans la
mesure du possible tre stocks dans le local.
Un systme dclairage, des torches et des bougies devront tre prvus.
Vtements chauds appropris selon les conditions.
Il faudra rpter les procdures dvacuation vers le local scuris, et ne

surtout pas attendre une vritable urgence pour savoir comment procder !
Questions prendre en considration:

Pendant combien de temps un confinement devra-t-il tre maintenu
(proximit de laide extrieure) et combien de personnes seraient incluses?
Le local doit se trouver proximit du lieu o se droulent les activits
normales de lorganisation, dans lidal lintrieur mme du btiment.
Dans les zones pouvant faire lobjet de bombardements ariens ou de
tirs dartillerie, il est conseill dinstaller un local au rez-de-chausse ou au
sous-sol.
34
35
Annexe:
Bureaux partags
Diffrentes organisations peuvent avoir diffrentes attitudes lgard de la
sret et de la scurit. Dans de nombreux contextes faible risque, cela
ne constitue pas une proccupation majeure ; mais lorsque les niveaux de
risque augmentent, il est important que tous les occupants dune structure
partage coordonnent leurs mesures de sret et de scurit.
Annexe
On considre gnralement quil existe cinq niveaux de risque:

1. Risque trs faible
2. Risque faible
3. Risque moyen
4. Risque lev
5. Risque trs lev
Cette classification varie dune organisation une autre, mais quoi quil en
soit, les normes minimales de sret et de scurit pour un bureau partag
prsentant un risque de niveau 1 seront trs diffrentes de celles dun bureau
prsentant un risque de niveau 5.
Les aspects pris en compte chaque niveau de risque sont les suivants:
Scurit physique des installations
Annexe
Lorsque plusieurs organisations se runissent pour partager un bien, on

constate souvent un manque de vision commune de ce qui constitue une
scurit adquate. Par exemple, si un complexe ou un bureau est partag
et quun incendie se dclare, engendrant la destruction dquipements, les
compagnies dassurance ou les bailleurs de fonds chercheront savoir
quelles mesures de prvention des incendies taient en place, qui tait
charg de sassurer du contrle et du bon fonctionnement des systmes
dalarme et des extincteurs, de faire inspecter les installations lectriques du
btiment, dappliquer linterdiction de fumer, etc. Si les rponses sont vagues,
de nombreux assureurs ou bailleurs de fonds sont susceptibles de refuser
de remplacer les quipements dtruits. Ce problme est dautant plus grave
si des personnes sont blesses ou dcdent du fait dun incendie, dun vol,
dune prise dotages ou dun dlit grave.
Dans lidal, toutes les organisations qui partagent une structure ou un

bureau procderont une valuation des risques, conviendront des
rsultats, et laboreront des stratgies dattnuation des risques pour
rduire lexposition au danger et limpact ventuel de celui-ci, et, ce faisant,
accepteront leur responsabilit conjointe envers lapplication de ces
stratgies. Il est fort probable que la mise en uvre dun environnement
partag sr et scuris ait un cot financier. Il faudra donc galement
convenir dun mode de prise en charge et de rpartition de ces cots.
Contrle de laccs
Signalement des incidents
Si la responsabilit en matire de sret et de scurit incombe

lensemble du personnel tous les niveaux, cest gnralement
lorganisation locataire qui est juridiquement responsable de la
sret et de la scurit.
En cas dincident, le locataire sera tenu responsable par les agences
externes (police, gouvernement hte, bailleurs de fonds, compagnies
dassurance, membres des familles, voisins) et les agences qui occupent le
bien. Cela ne dcharge par les autres organisations qui partagent le bloc
de leur propre responsabilit envers lappui et lapplication des rglements
relatifs la sret et la scurit. En vertu de la loi, il faudra dterminer si
lincident rsulte dune ngligence. Si un membre du personnel est considr
comme ayant fait preuve de ngligence dans lapplication des rglements
ou procdures tablis, entranant une perte, des blessures ou un dcs, cela
pourra galement avoir des consquences morales et juridiques.
36
Incendies
Premiers secours
Communications
Toutes les organisations doivent au moins tre dotes dun plan de scurit
pour chaque pays o elles oprent, quel que soit le niveau de risque de
scurit. Chaque organisation du bureau partag peut disposer de son
propre plan de scurit, ou bien il peut tre convenu de ce que lorganisation
locataire doit laborer et mettre en application un plan de scurit accept
par tous les occupants. Cette mesure doit tre considre comme le strict
minimum dans le cadre de la dmarche de sret et de scurit des
installations partages.
37
La check-list ci-dessous numre les aspects minimaux prendre en compte

chaque niveau de risque.
Catgorie
Normes minimales chaque niveau de risque

Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 5
Normes minimales pour les bureaux partags

Catgorie
Contrle de laccs

38
Murs ou cltures
priphriques
Principal portail daccs
Portail de sortie durgence

larrire du btiment
clairage du bloc
Zone de rception scurise
Mcanismes de bouton
dalerte
Systme dalarme en dehors

des heures de bureau
Local scuris interne ou

bunker interne
Accs au toit condamn ou

contrl
Film anti-clats aux fentres
Gnrateur de secours et
carburant
Agents de scurit
(24 heures/24)
Carte didentification du
personnel avec photo
Obligation pour le personnel

de signer le registre des
arrives et des dparts au
portail
Obligation pour les visiteurs

de prsenter une pice
didentit
Obligation pour les visiteurs

de signer le registre
Fouille des vhicules des

visiteurs avant leur entre
Interdiction pour les

vhicules des visiteurs de
pntrer dans le complexe
Pass provisoire remis aux

visiteurs
Obligation descorter les

visiteurs lintrieur du
complexe
Obligation de fouiller les
vhicules des sous-traitants
Annexe
Annexe
Scurit des installations
Agents de scurit en poste

au principal portail daccs
39
Catgorie
Catgorie

Signalement des incidents
Systme de signalement des
incidents partag
Systme denqute sur les

incidents partag
Suivi des incidents externes

(subis par dautres ONG)
Accs au systme dalerte

de lONU
Systmes dalerte dautres ONG
Interdiction dentreposer du
carburant / des matriaux
inflammables proximit
des btiments
Interdiction dentreposer des

dtritus / ordures / matriaux
inflammables dans le
complexe
Trousses pour traumatisme

disponibles
Dfibrillateur automatique
Premiers secours
Personnel dsign form aux

premiers soins avancs
Sorties de secours:
verrouilles de lextrieur /
ouvertes de lintrieur
Issues / escaliers de secours

pour les btiments tages
Dtecteurs de fume
Interdiction de fumer lintrieur

du btiment (zone spcialement
rserve aux fumeurs)
Panneaux indiquant
lemplacement des trousses de
prvention post-exposition
Trousses de premiers soins

dans les vhicules, pour tous
les vhicules partags
Civires, attelles destines

une auto-vacuation
Mdecins, cliniques, hpitaux

pr-approuvs
Inspection annuelle des

installations lectriques
Extincteurs tests tous les

6 mois
Personnel form
lutilisation des extincteurs
X
X
X
X
X
X
X
Annexe
Extincteurs, au moins un
par tage
Exercices dvacuation
en cas dincendie et voies
dvacuation traces
Trousses de premiers soins

de base dans tous les
btiments
Prvention des incendies
Annexe

Dispositif dalarme manuel
Stratgie de communication
de crise partage
40
41
Catgorie

Glossaire
Communications
Annexe
Chane tlphonique
durgence partage
Systme de gardien en
place pour la scurit ou les
vacuations
Tlphone satellite la
disposition de tous les
membres/partenaires
Acte Document juridique transmettant le titre relatif un bien.

Acte de vente Document crit par lequel la proprit dun bien personnel
est transfre.
Bail Accord crit pass entre le propritaire du bien et le locataire stipulant

X
le paiement et les conditions selon lesquelles le locataire peut jouir du bien

immobilier pour une dure spcifique.
Bail loyer net Bail en vertu duquel tous les frais associs la
jouissance et lexploitation du bien sont pays par le propritaire.
galement appel bail loyer brut .
Ordinateurs dots de parefeu si le rseau est partag
Stratgie de communication
en temps de crise partage
Convention relative au droit de transmission Dans le cadre
Stratgie de marque/
visibilit convenue entre les
organisations qui partagent
le bien
Droit de passage Droit de passage qui permet aux personnes autres
Systme de divulgation
de dclarations
controverses convenu
entre les organisations
qui partagent le bien
Convention Promesse crite.

dun acte, promesse relative la capacit juridique du cdant transmettre
le titre.
que le propritaire daccder au bien ou de le traverser.
Lettre dintention Document qui rsume laccord pass entre deux

X
parties ou plus avant que laccord nait t finalis.
Locataire Personne ou entit qui jouit du bien en vertu dun bail. Un

Location fixe Location en vertu de laquelle le locataire verse un loyer fixe
pendant toute la dure du bail.
Propritaire Le loueur ou propritaire du bien lou.

Recherche de titres Examen des archives publiques pour dterminer
et confirmer la proprit lgale dun bien et prendre connaissance des
crances associes au bien.
Sous-location Bail en vertu duquel le locataire dorigine (le preneur

bail) sous-loue tout ou partie de la tenure bail un autre locataire (le souslocataire) tout en conservant une tenure bail lgard du bien.
Zonage Dsignation par les autorits locales charges de lurbanisme

sur un territoire donn de zones spcifiques afin de dfinir juridiquement
lutilisation des terres ou les catgories dutilisation des terres.
42
43
Glossaire
locataire peut aussi tre appel preneur bail .
Outils
Rendez-vous sur
www.eisf.eu pour
obtenir une version
tlchargeable et
modifiable
45
Outil 1
Liste des besoins de lagence
Agence
Intitul du projet
Pays et ville
Besoins en termes despace

Quels sont les besoins en termes despace?
Avez-vous une certaine flexibilit concernant
ces besoins? Par exemple, pourriez-vous tre
intresss par un espace plus grand, quitte en
cloisonner une partie pour pouvoir rpondre aux
besoins de votre croissance future?
Avez-vous des exigences particulires / des
normes respecter en termes dpaisseur de
plancher, de hauteur de plafond, etc.?
Type de tenure (pleine proprit ou bail)

(location/achat)
Prfrez-vous tre sur un seul tage ou rpartis sur

plusieurs tages?
Lieu
Parking / transports en commun
Dcrivez le lieu ou sous-march privilgier
De combien de places de parking avez-vous

besoin?
Pourriez-vous envisager dautres lieux? Lesquels?
Peut-il tre scuris si ncessaire?

Besoins en termes de fonctionnalits, deffectifs et de qualit
Avez-vous besoin de places de parking couvertes?
Principale utilisation du bien
De combien de places de parking avez-vous

besoin pour les visiteurs?
Laccs aux transports en commun est-il
important?
Combien demploys occuperont le bien?
Voisins
Combien de visiteurs ou demploys temporaires

occuperont le bien?
Souhaitez-vous vous installer avec ou proximit

de certaines autres ONG ou industries?
Existe-t-il dautres lments ayant un impact sur

les besoins et lutilisation du bien dont il faut tenir
compte? (par exemple taille des entrepts)
Y a-t-il certaines ONG, entreprises ou entits ct

desquelles ou avec lesquelles vous ne voulez pas
vous installer?
Combien de temps comptez-vous y rester?

Daprs vos estimations, combien se monteront
les effectifs dans 2 3 ans?
Seriez-vous prts envisager un bien rsidentiel
converti?
46
Outil 1
Outil 1
Quelle doit tre la fonction du nouveau bien, et

de quelle manire affecte-t-elle la configuration
et linfrastructure (par exemple, espace ouvert,
espace de stockage, salle informatique, etc.)?
Scurit
Outre les directives organisationnelles, avezvous dautres exigences spciales en matire de
scurit sur ce march spcifique?
47
Outil 2
Modle de liste tendue
Hygine scurit environnement (HSE)

Outre la lgislation en vigueur sur ce march et vos
normes organisationnelles, dautres normes HSE
spcifiques doivent-elles tre prises en compte?
Outre la lgislation en vigueur sur ce march et
vos normes organisationnelles (prciser), dautres
normes spcifiques relatives la protection contre
les incendies doivent-elles tre prises en compte?
Calendrier
Quand le nouveau bien devra-t-il tre
oprationnel?
Le bail indique-t-il une date cl (option de rsiliation
ou fin du bail) et quelle est la date de pravis?
La liste ci-aprs rsume les principaux points permettant dtablir une premire liste tendue
qui regroupe tous les critres prioritaires. Lquipe pourra alors classer les options par ordre
de priorit et tablir une liste de prslection.
Veuillez noter que la liste peut tre modifie en fonction des besoins. Par exemple, sil nest
pas crucial de trouver un complexe scuris, ce critre pourra tre supprim, et si la dclivit
du site est essentielle, elle pourra tre ajoute. Des critres peuvent galement y tre ajouts
sils sont importants pour votre recherche. Notez que certaines de ces informations peuvent
ne pas tre accessibles depuis votre bureau et ne seront vrifiables quune fois sur place.
Votre calendrier est-il flexible?

Y a-t-il dautres facteurs internes ou externes
affectant ce calendrier quil faudra souligner?
Pays
Ville
Agence
Budget
Avez-vous un budget pour mieux filtrer la
recherche initiale?
Votre budget est-il flexible?
Y a-t-il dautres facteurs internes ou externes qui
impactent la dcision relative au budget?
Date
Numro du bien sur le plan
Photo
Type de bien (bureau/villa/terrain/autre)
Adresse du btiment
Tlcommunications
Dcrivez tous les besoins exceptionnels en matire
de tlcommunications.
Nom du btiment
Coordonnes du propritaire
Autre
Anne de construction
Existe-t-il dautres besoins prendre en compte?

Par exemple: si le bien doit tre partag, il est
prfrable de le partager avec une organisation
finance par le mme bailleur de fonds.
Superficie brute du btiment / louable (en m)
Outil 2
Outil 1
Sous-march
Nombre dtages du btiment

Anne de construction
Classification du btiment
Surface louable (en m) sur le bien disponible
tage disponible
Agencement sans cloisons (oui/non)
Bien lou sur un seul tage (oui/non)
48
49
Catgorie de bien (clos et couvert/cat a/cat b)
Issues de secours (oui/non)
Plan de sol disponible sur cad et/ou pdf (oui/non)
Prsence dun systme de dtection des incendies
Dure du bail propose
Le bien se trouve-t-il au sein dun complexe

scuris (oui/non)
Date de disponibilit pour le dbut du bail

Loyer demand par mois/an pour le bureau (en
devise locale/m/mois)
Loyer demand par mois/an pour les places de
parking (en devise locale/place/mois)
Loyer mensuel/annuel demand (total en devise
locale)
Frais de gestion/frais de service/taxes/etc. (en
devise locale/m/mois)
Taux de change devise locale/usd
Loyer demand par mois/an pour le bureau (usd/
m/mois)
Loyer demand par mois/an pour les places de
parking (usd/place/mois)
Loyer mensuel/annuel demand (total usd)
Frais de gestion/frais de service/taxes/etc. (usd/
m/mois)
Le primtre du btiment est-il clair (oui/non)

Laccs au btiment est-il contrl sous une forme
ou une autre (oui/non)
Le bien est-il quip de camras de surveillance
(oui/non)
Le bien est-il quip de sorte permettre un
contrle/une fouille des personnes prsentes dans
le btiment (oui/non)
Autres commentaires
Qualit du btiment: score (de 1 5)
Correspondance entre la superficie disponible et
les besoins: score (de 1 5)
Emplacement: score (de 1 5)
Cot: score (de 1 5)
Franchise de loyer
quipements: score (de 1 5)
Autres locataires du btiment (en cas de locataires

multiples)
Score total
Nombre de points dentre publics du btiment

Nombre de points dentre permettant daccder
au bien lou
Prsence de planchers surlevs (pour faire passer
les cbles informatiques) (oui/non)
Source dalimentation (rseau/gnrateur)
Possibilit dalimentation de secours en lectricit
et en eau (oui/non)
Point daccs au btiment/ lascenseur par carte
magntique oui/non)
Accs 24 h/24, 7 j/7 (oui/non) si non, indiquer les
heures douverture
Chauffage, ventilation et climatisation (oui/non)
50
Section pour les complexes partags

Quelles autres agences vont partager
le complexe?
Quels sont leurs besoins en termes despace/
dquipements?
Outil 2
Outil 2
Le btiment dispose-t-il dun/dagent(s) de scurit

(oui/non)
Qui sera responsable du contrat externe

(le propritaire lgal)?
Qui sera charg de sassurer que le bien remplit
toutes les exigences?
Qui sera charg de la gestion de la scurit du bien
au quotidien?
Quels sont les cots associs aux points ci-dessus
et de quelle manire seront-ils rpartis?
51
Outil 3
Cartographie des options
figurant sur la liste tendue
Le plan ci-dessous illustre la manire dont vous pouvez cartographier vos options. Les plans
sont un outil prcieux pour montrer lemplacement de ces options aux personnes qui ne sont
pas sur le terrain. Dautres points dintrt, tels que les ambassades, les hpitaux ou un client,
peuvent galement tre marqus pour reprsenter des points de rfrence.
Les numros doivent correspondre aux numros qui ont t donns aux diffrentes options
dans la liste tendue.
Les codes A, B et R indiquent les meilleures options (A), les solutions de secours (B) et celles qui
ont t rejetes (R).
Outil 4
Modle danalyse du bien
immobilier
La liste suivante rsume tous les principaux critres que la personne qui visite le bien doit
avoir lesprit. Cela permettra lquipe de classer les options et de crer une liste de
prslection.
Veuillez noter que cette liste peut tre modifie en fonction des principaux aspects de la
recherche. Par exemple, sil nest pas crucial de trouver un complexe scuris, ce critre
pourra tre supprim, et si la dclivit du site est essentielle, elle pourra tre ajoute pour
rappeler la personne qui visite le bien dy prendre garde.
Rf. plan
Numro de loption pour pouvoir lindiquer

sur le plan
Adresse
Sous-march
Quartier
Type de bien
Btiment de bureaux, villa, appartement,

terrain, unit industrielle, autre.
Le bien peut-il servir des fins
commerciales, rsidentielles ou autres et
tre modifi?
Utilisation du bien autorise
Le bien peut-il tre modifi (propritaire/

lgislations locales) et, dans laffirmative,
par qui, et quelles rgles sappliquent en
fin de bail?
Dtails de la parcelle/du titre
Peut tre un numro de parcelle ou de

titre (gnralement accompagns dun
document justificatif)
Rsultat du contrle destin sassurer que les

documents ne sont pas frauduleux
52
53
Outil 4
Outil 3
Rsultats des contrles effectus sur le

propritaire
Bref descriptif de loption
Taille, nombre dtages, de chambres, etc.
Parking
Si disponible ; en sous-sol, lextrieur,

priv ou dans la rue
Achvement
Si le btiment est en cours de construction,

quand sera-t-il termin?
Disponibilit
Quand sera-t-il possible demmnager?
tat
Dans quel tat le btiment sera-t-il livr?
Travaux requis
Quels seront les travaux ncessaires pour

que le bien soit adapt aux besoins?
Bien adquat pour recevoir des visiteurs

Autre
Ajouter les besoins spcifiques essentiels

pour votre mission et vos exigences par
exemple superficie du bien, dclivit, etc.
Adquation par rapport la synthse

des besoins
Cette option est-elle convenable?
Complexe dot dun portail et dune clture

scuriss
Quen est-il lheure actuelle?

Quels sont les dispositifs communs dans
le quartier?
Que pourrait-on faire pour consolider le
primtre si ncessaire?
Quels sont les btiments situs en face du
complexe/btiment?
Le bien se trouve-t-il en zone sismique?

Dans laffirmative, de quelle manire le
btiment est-il test? Si des tests sont
improbables, le btiment a-t-il t construit
de manire approprie, avec des issues
faciles daccs, etc.?
Acceptabilit du code de prvention des

incendies
Quel est le dispositif en place (par exemple,

deux issues de secours par tage) et de
quoi a-t-on besoin?
Commodits
Des dispositifs destins larrive deau et

de gaz et des gouts sont-ils en place ou
peut-on les installer?
Gnrateur de secours
Composition du bien
Le bien a-t-il fait lobjet de tests pour

dterminer la prsence de minerais et
savoir sil sera possible dy effectuer des
travaux de construction (supplmentaires)?
Contamination du bien
Des tests ont-ils t raliss? (Cela est

particulirement important sil sagit dun
achat.)
Ratios de construction autoriss
De quels amnagements le bien/le btiment/

le terrain peut-il faire lobjet (le cas chant)?
Autre

pour votre mission et vos exigences.
Loyer/prix/frais de service demands

Frais de service
Points daccs
Combien de points daccs? Sont-ils

formels/informels?
Entre
Avec quelle facilit des agents hostiles

pourraient-ils accder au complexe puis
au btiment?
Principaux locataires du btiment
Distance entre la clture et le btiment
Autres occupants majeurs proximit
Distance de scurit
Autres cots
Sous march
Poste de garde devant le complexe

Complexe gard
Planification des mesures durgence
Issues de secours/local scuris
Autre

pour votre mission et vos exigences. Par
exemple, le bien doit se trouver moins
de 100 mtres dune ambassade, etc.
Complexe partag
Qui sera responsable du contrat externe (le

propritaire lgal)
Qui sera charg de sassurer que le bien
remplit toutes les exigences?
Qui sera charg de la gestion de la scurit
du bien au quotidien?
Quels sont les cots associs aux points
ci-dessus et de quelle manire seront-ils
rpartis?
Stratgie relative lacceptation
Quelle est limage locale la mieux perue?
Commentaires gnraux relatifs la scurit
54
Par exemple TVA, droit de timbre, taxes de

transfert, frais denregistrement foncier, etc.
Outil 4
Outil 4
Comment l image sera-t-elle ou

pourra-t-elle tre gre?
Tests sismiques
55
Outil 5
Conditions du bail
De nombreux propritaires et agents locaux de ces marchs connaissent relativement
mal les attentes dun occupant international. Il est conseill de dfinir clairement toutes les
exigences, et ce, ds le dbut. Nous recommandons donc de rdiger une lettre dintention
non contraignante et exhaustive reprenant les conditions du bail que vous estimez
importantes. Cela rduira tout risque de malentendu.
Principales conditions du bail
Agence et lieu
Unit de mesure
Mtres carrs
Loyer
Indiqu en US$ ou en devise locale/m/an
Dure typique du bail
35 ans
Frquence des loyers (anticips)
3 ans davance, deuxime paiement 2 ans

en avance, ou totalit verse davance.
Il faudra ngocier les clauses du bail
relatives au remboursement ou une
location inutilise en cas de rsiliation
anticipe.
Caution typique (exprime en nombre de mois

de loyer)
Nant
Le locataire a-t-il des droits statutaires pour

renouveler le bail
Non sauf si cela est ngoci dans le bail

dorigine
Base des hausses du loyer ou rexamen du loyer
Les loyers sont gnralement fixes en cas

de paiement initial
Frquence des hausses de loyer ou des

rexamens du loyer
Aprs la fin du paiement initial
Responsabilit lgard des frais de service /

frais de gestion
Le locataire est responsable de sa part au

pro rata en sus du loyer payable chaque
anne et rapproch, mais peut faire lobjet
de contrles pour sassurer du caractre
raisonnable .
Responsabilit lgard des services
56
Le locataire est responsable de ces frais

dans la zone prive vise par le bail.
Responsabilit lgard des rparations

effectuer dans les parties communes (rception,
ascenseur, escalier, etc.)
Le propritaire en est responsable mais

les cots sont refacturs au locataire par
le biais des frais de service.
Responsabilit lgard des rparations

externes / structurelles
Le propritaire en est responsable.
Responsabilit lgard de lassurance

habitation
Le propritaire en est responsable, les

cots ne sont refacturs au locataire que
si les primes ont augment du fait dune
activit particulire du locataire.
Responsabilit lgard du droit de timbre
Responsabilit du locataire.
Responsabilit lgard des taxes immobilires

locales
Responsabilit du propritaire.
Responsabilit lgard de la TVA / TPS

redevable sur le loyer les frais de service
Responsabilit du locataire (5 % la fois

sur le loyer et les frais de service). N.B.:
La lgitimit de la TVA sur les loyers est
incertaine et sous rserve de dcision
finale. Par consquent, lheure actuelle,
certains propritaires facturent la TVA en
sus du loyer, tandis que dautres ne le font
pas.
Droits daffectation et de sous-location du

locataire
La sous-location et laffectation des

compagnies du groupe sont possibles
sous rserve de laccord du propritaire.
La sous-location et laffectation des
tiers devront faire lobjet de ngociations,
mais dune manire gnrale, elles ne
sont autorises que lorsquune preuve de
bonne rputation peut tre fournie.
Droits du locataire en cas de rsiliation anticipe
En vertu dune clause de rsiliation ou

lissue de ngociations avec le propritaire
(peut faire lobjet dune indemnisation
financire ou tre fonction de la capacit
trouver un locataire de remplacement).
Les rsiliations ne sont pas frquentes: le
renouvellement du bail est une mthode
accepte.
Responsabilits du locataire lgard de la

remise en service du btiment la fin du bail
tat dorigine en tenant compte de lusure

ordinaire.
Soit le propritaire est responsable de tous

les services, mais les cots seront facturs
au locataire dans les frais de service, soit
les cots sont comptabiliss sparment
et payables par chaque locataire.
57
Outil 5
Outil 5
Vous trouverez ci-aprs des exemples de conditions. Elles devront tre adaptes aux
particularits de chaque lieu et en fonction des lois et rglementations du pays.
Responsabilit lgard des rparations internes
Outil 6
Principales conditions du bail
Dclaration claire du fait que le locataire nest responsable que

des taxes bases sur loccupation (le cas chant) et non pas
des taxes applicables la proprit du bien.
Services
Dclaration claire de ces services (eau, gaz, lectricit y

compris climatisation, gouts, tlcommunications, etc.) et de
la manire dont les frais sont calculs. Il faut veiller clairement
identifier la mthode de paiement et la frquence, par exemple
paiement direct au fournisseur du service ou par lintermdiaire
du propritaire. Si ces cots doivent tre verss au propritaire,
veiller ce quil nen majore pas le prix.
Franchise de loyer
Obtenir une franchise aussi leve que possible.
Autres mesures incitatives

financires
Obtenir le plus possible. Il pourrait sagir de capitaux ou dune

contribution destins lamnagement des locaux.
Rvisions / hausses du loyer
Dclaration claire de la frquence des rvisions du loyer et des

hausses projetes pendant la dure du bail. Demander par
quels moyens le loyer sera rvis (par exemple prix du march,
hausse fixe ou selon lindice gnral des prix la consommation
dun indice quivalent). Veiller ce que des dispositions
darbitrage soient incluses en cas de litige.
Clause de rsiliation
Un droit clair pour le locataire de rsilier la location certains

moments du bail ou sous rserve dun pravis sil cesse ou
rduit ses oprations dans la rgion en question. Ce droit
devra tre exerc sans entraner de pnalits financires. Le
propritaire ne devra pas avoir le droit de rsilier le contrat tant
que le locataire remplira les obligations matrielles du bail.
Options de renouvellement
Droit renouveler un bail pour la mme dure ou pour une

dure diffrente. Il faudra clairement identifier le pravis
donner pour exercer ce droit. Il est prfrable de devoir donner
un pravis actif plutt que de compter sur un renouvellement
automatique, afin dviter le risque de renouvellement par
dfaut.
Options dextension
Option ou droit de premption relatifs un espace

supplmentaire dfini en fonction des besoins potentiels
dextension et option dappliquer cette extension au bien.
Dlabrement / tat
tat des lieux joint au bail enregistrant ltat dans lequel le bien
est lou. Usure normale pendant la premire priode du bail,
plus rien au renouvellement.
Rparations et
maintenance
Obligation du propritaire dassurer la maintenance des parties

communes, de lextrieur et de la structure, et des constructions
et machines lies au btiment. Les dfauts inhrents doivent
galement tre de la responsabilit du propritaire. Limiter les
obligations du locataire lintrieur du bien lou.
Cette check-list donne des prcisions sur les principales conditions que lon retrouve dans
les baux commerciaux. Il sera impratif de les tudier au cas par cas au fur et mesure des
ngociations. La liste peut tre modifie en fonction des besoins.
Outil 6
Identit et description des

parties
Description claire et lgalement prcise du ou des

propritaire(s). Sil existe plusieurs propritaires, par exemple
plusieurs personnes nommment dsignes, lun deux devra
tre habilit agir pour le compte des autres, par exemple par
le biais dune procuration.
Cot dobtention du bien

pour sassurer quil ne soit
plus commercialis
Il peut tre ncessaire de verser un acompte pour sassurer

dobtenir le bien veiller ce que le montant soit minimal.
Garantie bancaire
Pas recommande (voir dpt de garantie ci-aprs)
Descriptif des lieux
Dfinition claire et prcise des lieux, en incluant la superficie,

les plans de sol ( joindre au bail) et toute affectation de places
de parking. Tous les droits daccs et de sortie, droits daccs
aux parties communes (par exemple rception principale,
ascenseurs et toilettes) et tout autre service connexe devront
galement tre spcifis.
Dure du bail
Dure minimale et maximale
Commencement du bail
Dclaration claire relative la dure du bail, au commencement

du bail et aux dates dexpiration
Loyer et paiement du loyer
Le montant du loyer et la frquence laquelle il doit tre vers

doivent tre clairement spcifies, y compris le cot par mtre
carr ; il faut galement prciser si cette somme comprend les
taxes locales, la TVA et dventuels frais de service.
Dpt de garantie
Frais de service
58
Les dpts de garantie ne doivent tre accepts que lorsque

le propritaire les rclame et quils reprsentent une pratique
normale sur le march. Ils devront tre remboursables dans
leur intgralit au moment o le bail expirera ou sera rsili
prmaturment, sauf sils sont conservs pour couvrir des
dommages.
Dclaration claire des services fournis par le propritaire et des
montants payer en contrepartie de ceux-ci. Le locataire devra
avoir le droit dexaminer ces frais. Si le btiment est occup par
de multiples locataires, les frais devront tre rpartis entre les
locataires proportionnellement la surface occupe. La formule
employe pour dterminer les hausses des frais de service
devra tre claire et raisonnable.
59
Outil 6
Droits et autres taxes
Dgts causs au bien
Clause donnant au locataire le droit de prtendre une

rduction du loyer et des frais de service si le bien est
endommag ou dtruit, et pendant les rparations.
Clause supplmentaire donnant au locataire le droit de rsilier
le bail si le bien reste impropre lusage pendant une longue
priode puis de recouvrer ses ventuels paiements anticips.
Assurance
Le propritaire se doit dassurer le bien et de prsenter un

certificat dassurance.
Utilisateur et droits
Clause sappliquant lutilisateur qui autorise le locataire

mener des activits pertinentes.
Y prciser tous les droits supplmentaires requis par le
locataire, par exemple installation dune antenne parabolique
ou dquipement de tlcommunication, accs un espace de
stockage distance, etc. Inclure les modifications requises, par
exemple installation dun systme de climatisation, amlioration
des serrures des portes daccs, etc., et prciser dans quel tat
le btiment devra tre laiss.
Indique galement si une modification de laspect extrieur (par
exemple hauteur des murs denceinte) est permise.
Outil 7
Modle de lettre dintention
Coordonnes de lagence
Reprsente par:
Reprsent par:
Date:
Objet:
Accs et scurit
Droits clairs relatifs laccs au bien 24 heures/24 et 7 jours/7.

Il peut galement tre ncessaire de prciser le droit connexe
maintenir le bien scuris selon les mmes modalits.
tat du bien lors de la

remise
Dclaration claire de la manire dont le propritaire remettra

le bien ; par exemple, espace dcloisonn ou entirement
amnag.
Suite nos discussions (rf.: date et heure), nous avons le plaisir de confirmer les
conditions gnrales selon lesquelles
envisagerait de
louer
.
Amnagement initial
Dispositions claires quant lamnagement initial du bien.

Celles-ci devront identifier lentit charge des travaux
damnagement (locataire, propritaire ou tiers), indiquer
qui paie ces travaux, qui dtient le droit de supervision et de
contrle et quel est lchancier. Des plans et dtails appropris
devront tre joints au bail. Le propritaire devra clairement
donner son accord pour ces travaux la signature du bail.
Outil 6
Modifications permanentes
Signalisation
60
Pendant la dure du bail, droit du locataire apporter des

modifications non structurelles sans laccord du propritaire
et des modifications structurelles sous rserve de laccord du
propritaire qui ne peut pas tre refus ou retard sans motif
valable.
Lettre dintention entre
et
Cher/Chre
1)
Dtails du bien louer
2)
Dates et dure du bail
3)
Options de rsiliation et de renouvellement
4)
Pravis et date de remise des lieux
5)
Loyer (ou prix de vente) et dure de la franchise de loyer
Outil 7
Droit affecter ou partager un bien avec une filiale ou une

entit connexe, sans avoir besoin de laccord du propritaire.
Droit sous-louer une partie ou la totalit du bien des tierces
parties (avec laccord du propritaire qui ne peut pas tre
refus ou retard sans motif valable). En cas despace souslou, la location ne pourra faire lobjet daucune restriction
draisonnable de la part du propritaire.
Sous-location / Affectation
Droits clairs relatifs la signalisation.
61
6)
Apport de capital et autres mesures incitatives
21)
Accs au bien et scurit de celui-ci
7)
Frais de service et taxes
22) Droit dinstaller une signalisation, de poser des antennes, de modifier

les dispositifs de scurit, etc.
8)
Autres cots, tels que les honoraires de lagence et les frais de notaire
(le cas chant)
23) Frais (notaire, droit de timbre)
9)
Dispositions relatives lindexation
24) Autres clauses spcifiques cette ngociation ou au client
10)
Devise et frquence du paiement
11)
Cautions et garanties bancaires
12)
Sous-location, affectation et restitution partielle
13)
Droit de premption
14)
Travaux effectuer et accs permettant de les effectuer
15)
tat du bien en dbut de bail et la sortie des lieux
16)
Travaux de maintenance et de remise en service
25) Priode dexclusivit

Aprs la signature de la prsente lettre dintention,
devra obtenir un accord formel relatif
Les parties sefforceront de signer le
ds laccord reu, et au plus tard le
.
.
Le
confre une priode dexclusivit

arrivant expiration le
(la priode dexclusivit ) pour lui permettre de procder aux contrles de
rigueur et permettre aux parties de signer le
.
Entretemps, les parties soumettront les conditions gnrales dtailles dans les
documents juridiques.
Pendant la priode dexclusivit,
sengage ne plus
commercialiser le bien et ne pas entamer de ngociations avec une autre
partie concernant le bien destin tre lou
, et
sengage cesser toute recherche et/ou ngociation
relative au bien potentiel, lexception de celles vises par la prsente lettre.
17)
Rparations structurelles
18)
Responsabilits du propritaire/du locataire ou du vendeur/de lacheteur
19)
Assurances
20) Clauses de concurrence
62
et
conviennent de ne
divulguer aucune autre partie le contenu de la prsente Lettre dintention sans
accord crit pralable, lexception de leurs actionnaires, agents, banquiers et
conseillers respectifs.
27)
Outil 7
Outil 7
26) Confidentialit
Lettre dintention sous rserve de contrat

Le prsent document a pour seul but de constituer une lettre dintention et non
pas un accord contraignant ou excutoire, sauf en ce qui concerne les clauses
de confidentialit et dexclusivit ci-dessus. Les dclarations qui figurent dans
cette lettre, dans la correspondance connexe et dans les ngociations relatives
lobjet de cette lettre ne sauraient constituer une offre, une acceptation ou
63
Outil 8
Check-list pour valuer les
risques associs au btiment
un accord juridiquement contraignant et excutoire lencontre de toute autre

partie cette lettre. Plus prcisment, lune ou lautre des parties pourra tout
moment mettre un terme aux discussions et ngociations sans avoir fournir
de motif ni devoir payer une partie des frais quels quils soient, et chaque partie
la prsente lettre sengage ne pas prsenter de rclamation lencontre
de lautre en consquence, sauf si lune des deux parties na pas rempli ses
obligations dcoulant des paragraphes ayant trait la confidentialit et
lexclusivit ci-dessus.
Signature:
Adresse:
Date:
Signature:
Site
Reprsent par:
Reprsent par:
Nombre dentres du btiment?

Nombre dtages (y compris sous-sol)?
Nombre dascenseurs (ascenseurs de service et pour les visiteurs)?
Date:
Date:
Le btiment est-il partag avec dautres occupants? (qui?)

Des btiments gouvernementaux de grande notorit se trouvent-ils
moins de 1,5 km du btiment?
Distance entre le btiment et le poste de police le plus proche?
Distance entre le btiment et la caserne de pompiers la plus proche?
Distance entre le btiment et lhpital ou le centre de sant le plus proche?
Des missions diplomatiques se trouvent-elles moins de 1,5 km du btiment?
Des btiments religieux ou des sites ethniques iconiques se trouvent-ils
moins de 1,5 km du btiment?
Des usines de fabrication ou de transformation de matriaux dangereux se
trouvent-elles proximit?
Outil 7
Outil 8
Quelles sont les conditions gnrales dhygine et dassainissement

gnrales du bien? (Par exemple, noter si le btiment se situe prs dun
marcage et donc de moustiques susceptibles de transmettre le paludisme
ou la dengue.)
Commentaires:
Primtre, systmes primtriques de dtection des intrusions et
contrle de laccs
Oui, Non,
Rponse
Le btiment est-il dot dune clture et/ou dun mur priphrique?

Quelle est la hauteur approximative de cette clture? Noter la prsence
dautres caractristiques spcifiques (barbels, clture lectrique, etc.)
64
65
Le primtre est-il couvert par un systme de tlsurveillance?
O les alarmes se dclenchent-elles?
Une barrire contrle-t-elle laccs des vhicules?
Commentaires:
Y a-t-il un moyen de contrler laccs des pitons?

Le btiment dispose-t-il dj dune quipe dagents de scurit?
Dans laffirmative, indiquer le nom de la compagnie de scurit.
Contrles et fouilles
Oui, Non,
Rponse
Lquipe dagents de scurit est-elle interne ou externalise?
Les vhicules sont-ils physiquement inspects ou contrls lorsquils

pntrent lintrieur du primtre?
Sil sagit dune compagnie externalise, depuis combien de temps assure-telle la scurit du btiment?
Les pitons sont-ils physiquement inspects ou contrls lorsquils pntrent

lintrieur du primtre?
Combien dagents de scurit sont prsents la journe?

Combien dagents de scurit sont prsents la nuit?
Les pitons sont-ils physiquement inspects ou contrls lorsquils pntrent

dans le btiment?
Se chargent-ils des contrles de scurit des visiteurs?
Le personnel de scurit fouille-t-il manuellement les visiteurs?
Le btiment est-il dot dune salle de contrle de la scurit?

Dans laffirmative, quelquun sy trouve-t-il 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7?
Le personnel de scurit se sert-il de dtecteurs portatifs de mtaux et

dexplosifs?
Les agents font-ils des rondes dans le primtre du btiment?
Y a-t-il un portique de dtection de mtaux?
Ragissent-ils aux incidents durgence ou aux activations dalarme?
Y a-t-il un scanner de bagages rayons X lentre du btiment?
Pour quels types dincidents lquipe dagents de scurit a-t-elle t forme

et lesquels peut-elle grer?
Le courrier et les colis sont-ils contrls lorsquils sont livrs?

Commentaires:
Commentaires:
Systme de tlsurveillance
Oui, Non,
Rponse
Btiment, systme de dtection des intrusions et contrle de laccs
Les points daccs au btiment bnficient-ils dune surveillance naturelle?
Les points daccs du btiment (portes) ont-ils t conus dans un souci de

scurit?
Combien de camras de tlsurveillance couvrent lextrieur du btiment?
Une personne est-elle en permanence prsente dans la zone daccueil/la

rception?
Les camras sont-elles fixes ou avec fonction de panoramique et

dinclinaison?
Les fentres du rez-de-chausse du btiment sont-elles scurises (par

exemple barreaux, grilles ou films)?
Les squences vido du systme de tlsurveillance sont-elles diffuses en

direct sur cran?
Les fentres sont-elles dotes dun film anti-bris de glace ou de verre feuillet?
Do le systme de tlsurveillance est-il contrl?
Un systme dalarme est-il activ au verrouillage des portes et des fentres?
Les images du systme de tlsurveillance sont-elles enregistres?
Lintrieur du btiment est-il dot dun systme de dtection des intrusions

qui se dclenche en cas de mouvement?
Pendant combien de temps les images enregistres par le systme de

tlsurveillance sont-elles conserves?
O se trouvent les points de contrle des units de contrle de laccs/du

systme de dtection des intrusions?
Commentaires:
Combien de camras de tlsurveillance couvrent lintrieur du btiment?
Outil 8
Outil 8
Lquipe dagents de scurit est-elle arme?
Qui tient jour les registres de donnes tires des units de contrle de
laccs/du systme de dtection des intrusions ?
66
67
Contrle de la circulation
Oui, Non,
Rponse
Protection contre les incendies
Oui, Non,
Rponse
Le btiment dispose-t-il dun systme de gestion de la circulation?
Le btiment est-il quip de dtecteurs de fume?
Existe-t-il des places de parking rserves et sont-elles scurises?

Combien de places?
Le btiment est-il quip de gicleurs?

Les dtecteurs de fume sont-ils relis aux gicleurs?
Le parking est-il spar entre parking visiteurs et parking occupants/

personnel?
Combien de sorties de secours ltage que vous envisagez de louer

comporte-t-il?
De quelle manire laccs des vhicules est-il contrl (par exemple

barrires de scurit)?
Ltage que vous envisagez de louer est-il dot dun quipement de

protection contre les incendies (lances incendie et extincteurs)?
Combien dentres et de sorties pour les vhicules le parking compte-t-il?
Un systme dalarme incendie central est-il en place?
Combien dentres et de sorties pour les pitons le parking compte-t-il?
Dans laffirmative, le systme dalarme incendie central est-il reli tous les
tages?
Est-il possible daccder directement au parking depuis le btiment (par

exemple ascenseur, escalier ou porte interne)?
Quelle est la distance de scurit des vhicules?
Les issues de secours sont-elles fermes et dotes dun systme dalarme

lorsquelles ne sont pas utilises?
Commentaires:
Commentaires:
clairage de scurit
Le primtre est-il dot dun systme dclairage de scurit?
La zone est-elle dote dun systme dclairage de scurit?
Lextrieur du btiment est-il dot dun systme dclairage par projecteur?
La zone autour du portail est-elle claire?
Existe-t-il des clairages supplmentaires pour liminer les zones sombres?
Lclairage est-il constamment allum la nuit ou activ en cas de
mouvement?
Alimentation de secours des systmes de scurit
Oui, Non,
Rponse
Le fournisseur dlectricit central a-t-il connu des coupures de courant au

cours des trois derniers mois?
Le btiment est-il dot dun systme UPS/dun inverseur?
Le btiment est-il dot dun gnrateur/panneau solaire ou dun systme
dalimentation lectrique de secours?
Dans laffirmative, le gnrateur se met-il automatiquement en marche en
cas de coupure de courant?
Le gnrateur durgence peut-il alimenter les systmes de scurit?
Pendant combien de temps le gnrateur peut-il fonctionner avant davoir
besoin dtre recharg en carburant?
Outil 8
Outil
Tool 88
Commentaires:
Oui, Non,
Rponse
Le gnrateur est-il scuris dans le primtre?

tat de la connectivit tlphone portable, wifi, etc.?
Commentaires:
68
69
Outil 9
Check-list relative aux services
Protection incendie:
En cas dincendie, les zones de refuge et les itinraires protgs tels que
les escaliers sont-ils clairs et faciles dutilisation?
Tous les systmes sont-ils oprationnels, y compris une alarme
audible et des points dactivation manuels?
Existe-t-il un systme dadresses public pour les communications

internes?
Les systmes automatiques de dtection des incendies font-ils lobjet

dun programme de maintenance?
Toutes les lignes tlphoniques fonctionnent-elles?
Les plans dvacuation en cas dincendie ont-ils t vrifis et

approuvs (attestation obligatoire)?
Toutes les lignes tlphoniques externes du btiment sont-elles

en place et oprationnelles?
Qui est le principal interlocuteur en cas de problmes au niveau

du systme?
Tous les gicleurs sont-ils remplis et en bon tat de marche?
Le systme a-t-il t test et certifi (attestation obligatoire) ?
Tous les clairages durgence sont-ils oprationnels et un programme
de tests est-il en place?
Tous les clairages sont-ils certifis (attestation obligatoire)?
Approvisionnement en eau:
Le systme a-t-il t vidang et strilis?
Le systme atteint-il les niveaux de pression de leau requis dans des
conditions dutilisation normales tous les points deau?
Quelles prcautions ont t prises concernant la lutte contre
lgionellose?
La salle contenant le serveur / les commutateurs est-elle scurise?
Informatique:
Les services externes ayant trait Internet et lquipement
informatique sont-ils en place et oprationnels?
Toutes les salles de serveur informatique et les points daccs sont-ils
scuriss et couverts par le systme de protection contre les incendies?
Systmes de climatisation:
Tous les systmes de climatisation ont-ils t installs conformment
aux consignes du fabricant?
Tous les systmes de climatisation sont-ils oprationnels et ont-ils t
tests et mis en service conformment au descriptif de conception
(attestation de mise en service obligatoire)?
Gnralits:
Qui sont les principaux interlocuteurs en cas de panne ou de dfauts?
Alimentation en lectricit:
Tous les systmes lectriques du btiment ont-ils t installs et sont-ils
oprationnels?
Tous les points dalimentation du btiment sont-ils en bon tat de
fonctionnement ?
Des coupures dlectricit ont-elles eu lieu rcemment?
70
71
Outil 9
Tous les systmes sont-ils tests et mis en service? (attestation

obligatoire)
Outil
Tool 89
Systmes de communication:
Disponibles
sur
available at
www.eisf.eu
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Octobre 2014
Vazquez Llorente, R. et Wall, I. (d.)
Security Risk Management and Religion: Faith and
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Aot 2014
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The Future of Humanitarian Security in Fragile
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Armstrong, J. avec le soutien du Secrtariat de lEISF.
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Dcembre 2011
Glaser, M. avec le soutien du Secrtariat de lEISF (d.)
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Octobre 2010
Kingston, M. et Behn O.
Abduction Management
Mai 2010
Buth, P. avec le soutien du Secrtariat de lEISF (d.)
Crisis Management of Critical Incidents
Avril 2010
Buth, P. avec le soutien du Secrtariat de lEISF (d.)
Joint NGO Safety and Security Training

Janvier 2010
Kingston, M.
Humanitarian Risk Initiatives: 2009 Index Report
Dcembre 2009
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Incident Statistics in Aid Worker Safety and Security
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Van Brabant, K.
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World: The Larger Challenge
Dcembre 2010
Van Brabant, K.
Whose risk is it anyway? Linking Operational Risk
Thresholds and Organisational Risk Management
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Juin 2010
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Novembre 2009
Behn, O. et Kingston, M.
Manuels
Security Audits
Septembre 2013 - Versions en esp. et fr. disponibles
Finucane, C. dit par French, E. et Vazquez Llorente, R.
(esp. et fr.)
Managing The Message: Communication and Media
Management in a Crisis
Septembre 2013 - Version en fr. disponible
Davidson, S., et French, E. (d.)
Family First: Liaison and support during a crisis
Fvrier 2013 Version en fr. disponible
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Office Closure
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73
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Date de la premire publication en anglais : mars 2015

2031 Eisf 2015 Ouvrir Un Nouveau Bureau

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MANUEL DE LEISF LATTENTION DES ORGANISATIONS NON GOUVERNEMENTALES

EUROPEAN INTERAGENCY SECURITY FORUM

European Interagency Security Forum (EISF)

Comment utiliser ce manuel

1.1 Sommaire du projet global

1.2 valuation de lemplacement

1.3 Recherche dun bien immobilier

2.1 Vrifications relatives au bien

2.3 Excution du bail

2.4 valuation des risques associs

Annexe: Bureaux partags

Outil 1 Liste des besoins de lagence 46

Outil 3 Cartographie des options

Outil 4 Modle danalyse du bien

Outil 5 Conditions du bail

Outil 6 Principales conditions du bail 58

Outil 8 Check-list pour valuer

Outil 9 Check-list relative aux services 70

Autres publications de lEISF

3.2 Cration du bureau

3.3 Procdures oprationnelles

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8. valuation des risques associs

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En situation durgence, vous naurez peut-tre pas le temps ou la

1.1 Sommaire du projet global

Une fois quil a t dcid douvrir un bureau ou de lancer un programme

Voir 1.3 Recherche dun bien immobilier

Si lon envisage de partager un bien avec une autre organisation,

La planification est ltape la plus importante du processus ; cest ce stade

Il sagira par exemple didentifier la personne responsable de la signature

Voir Annexe: Bureaux partags

1.2 valuation de lemplacement

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La fiscalit: quelles sont les rglementations/restrictions en vigueur qui

1.2.1 Au niveau du pays

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La corruption: endmique dans certains contextes, elle aura forcment

Lors de louverture dun bureau (quelle ait t prvue ou dcide la hte),

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Linstauration de bonnes relations avec les voisins proches et la

Laccs leau potable, la nourriture et llectricit est essentiel. Si le

Voir 3.2 Cration du bureau

Voir 2.4 valuation des risques associs au btiment

Voir Annexe: Bureaux partags

Voir 2.4 valuation des risques associs au btiment

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