ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 1

Empresa INSTITUTO DE FOMENTO AGROEMPRESARIAL DE TAURAMENA

rea archivstica: OFICINA DE CREDITOS

En todos los procesos administrativos de cualquier ente econmico, los datos e

informacin que se procesan son de mayor concentracin ya que de ah la
funcin interna y externa del documento forman una comunicacin la cual no se
debe cortar

FUNCIONES: Las funciones documentales buscan que el proceso

administrativo sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la
comunicacin empresarial y permita la fluidez de la informacin de principio a
fin, hasta llegar al archivo.
Las funciones que se destacan Son:
CONTROL: Se realiza el respectivo control documental existente y se tiene en
cuenta los siguientes aspectos a formar
1. Seleccin del respectivo material para la conservacin de los documentos a
guardar en materia fsica.
2. La creacin se secciones respectivas para facilitar el orden de bsqueda de
los documentos
3. Elaboracin de formatos para el uso dentro y fuera de la empresa
4. rea de manejo de copias generadas por los documentos
5. establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales

Otro aspecto importante que se debe manejar en la administracin documental

es:
MANTENIMIENTO:
Se entiende como el cuidado de este medio fsico o del medio electrnico en
donde ha sido guardada la informacin para su conservacin o preservacin.

En este caso nuestra empresa Instituto De Fomento Agroempresarial De

Tauramena maneja diferentes tipos de libros como:

Libros oficiales

Libros obligatorios: estos nos facilitan en forma ordenada algunos aspectos

contables as; libros de inventarios, libros de cuentas anuales, libros diarios y
libros de actas.
Libros auxiliares: facilitan el almacenamiento; libro de clientes, libro de caja,
libro mayor
Libros de registros: recogen el detalle de ciertas operaciones; libros de
facturas emitidas, libros de facturas recibidas y libro de bienes de inversin
De igual manera todos estos registros quedan almacenados en medio
magntico

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS:
Aqu empleamos esta funcin para cuidar debidamente los contenidos de
dichos documentos segn las leyes y las normas tcnicas con el fin de lograr
su conservacin y que sus caractersticas importantes no se mezclen ni se
pierdan; igualmente nos facilitar el manejo de bsqueda ya sea de tipo social,
jurdico, histrico poltico o cultural que encontremos dentro de nuestra
empresa.
Nuestra empresa crediticia maneja demasiada informacin confidencial y
valiosa tanto para nuestros clientes como para la entidad propia.

DESCARTE DE ARCHIVOS O DOCUMENTOS:

Siempre ser necesario liberal un poco el entorno; hay que tener en cuenta que
todo archivo en algn momento pierde su valor y utilidad pues el paso de los
aos es uno que no ayuda ya que se hacen modificaciones y hay que
actualizarlas para que se puedan ejercer. Los documentos que se identifican
como inservibles o que de alguna forma no presentan gran valor frente a un
proceso, deben ser desalojados del lugar archivado, pero este proceso no se
puede realizar de forma verbal hay que justificarla en un acta con soportes ya
que el acuerdo 027 de 2006 generado por el Archivo General de la Nacin
interviene de esta forma. Sin embargo, se debe tener en cuenta el tiempo
estipulado, que regularmente son cinco aos, pero dependiendo su
funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez aos.

Tambin implementamos en nuestra empresa la:

RECUPERACIN DE LA INFORMACIN:
Este proceso lo llevamos a cabo en caso de recuperar esa informacin que no
tenemos a la mano o de algo ms detallado. Por medio de claves, actas,
palabras etc. Damos seguridad aquello que deseemos hallar. Se buscan en
nuestras bases de datos fsicos y magnticos para encontrar y explorar de
manera rpida y eficaz esa informacin sellada.

Entre la clasificacin de esta fase encontramos:

SILENCIO DOCUMENTAL: Se puede definir como la falta de informacin o

hallazgos mnimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque
posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o
se desconoce la palabra clave con la que pueden ser encontrados.

EL RUIDO DOCUMENTAL: Se produce cuando nos encontramos con un gran nmero

de datos genricos que no son relevantes frente a lo que deseamos encontrar

CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido, es decir, archivo
de gestin, central y la disposicin final.

Segn la Organizacin
De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la entidad.

Archivo centralizado
Es cuando una sola dependencia controla toda la documentacin de la
organizacin.

Archivo descentralizado:
Es independiente de todo proceso archivstico.

Archivo descentralizado con control descentralizado:

Este depsito de informacin lo lleva cada dependencia y la responsabilidad
es del jefe de cada oficina.

Archivo descentralizado con control centralizado:

se maneja y depende del archivo central.

Segn su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una
de las etapas documentales, segn a los requerimientos de la organizacin:

Archivo activo:
Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o aos anteriores
que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias laborales,
resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el proceso
de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservacin y
consulta permanente.

Archivo semi activo

Son los documentos que varan en su periodo de conservacin y su consulta es
menor.

Archivo inactivo
Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales
o histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los archivos
activos ya que los dems documentos los maneja en archivo central.

Segn su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus
etapas.

Aqu se indica cmo se clasifican:

Archivo de gestin
Es toda la documentacin que se encuentra depositada y est sujeta a
consulta administrativa por toda la organizacin.
Archivo de oficina:
Guarda la informacin y los documentos en forma de expedientes y en el sitio
donde se producen. Los documentos son conservados en estos archivos
mientras son usados de forma constante

Archivo central
Es la agrupacin de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestin de cada dependencia respectiva; su consulta no est
frecuente, pero siguen en vigencia.

Archivo histrico:
Al finalizar los plazos legales, la documentacin puede que no tenga valor
histrico, en ese caso ser destruida. Pero si lo tiene, ser preciso conservarla
de forma permanente y pasar a este archivo.
Segn su Naturaleza:
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de
archivo.

Archivo pblico:
Es todo documento que pertenece a las entidades pblicas.

Archivo privado de inters pblico

Son aquellos documentos que por su valor histrico, investigativo, cientfico o
cultural son de inters pblico.

Archivo de intermedio:
Cuando la documentacin slo va a ser utilizada en muy raras ocasiones es
remitida a este archivo, que la custodiar hasta que expiren los plazos legales
de conservacin. Tiene como tarea la descripcin de sus fondos,
profundizando en las series que lo requieran, as como en su difusin, si fuese
necesario.

Archivo privado:
Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurdicas.

Elabor: Erika Torres Pieros