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PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG

Cdigo documento: PEC-03


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Fecha:

Aprob elaboracin o modificacin

Revisin tcnica

Firma:

Firma:

Nombre: LUZ INS RODRGUEZ MENDOZA

Nombre:
LIZARAZO

Cargo: Jefe Oficina de Control Interno

Cargo: Director Tcnico de Planeacin

JUAN

PABLO

CONTRERAS

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PROCEDIMIENTO PARA
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1. OBJETIVO
Evaluar el mantenimiento del Sistema Integrado de Gestin, de acuerdo con los requisitos
normativos e institucionales, mediante el establecimiento de actividades para planificar,
programar, ejecutar e informar los resultados de la Auditora Interna, para contribuir de modo
sistemtico a la mejora continua.

2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la consulta del Programa Anual de Evaluaciones Independientes
PAEI, para determinar el cronograma de las Auditoras Internas al Sistema Integrado de
Gestin y finaliza con la realizacin del seguimiento a la elaboracin, entrega y ejecucin del
Plan de Mejoramiento por parte del auditado.

3. BASE LEGAL
Ver Normograma.

4. DEFINICIONES
Accin correctiva (AC): conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de
una no conformidad detectada u otra situacin no deseable.
Nota 1. Puede haber ms de una causa para una no conformidad.
Nota 2. La accin correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la
accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda.
Nota 3. Existe diferencia entre correccin y accin correctiva.
Accin Preventiva (AP): conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de
una no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable.
Nota 1. Puede haber ms de una causa para una no conformidad potencial.
Nota 2. La accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la accin
correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse.
Adecuado: Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos
Administrador de la Auditora Interna: Servidor pblico de la Oficina de Control Interno
formado en auditora a sistemas integrados de gestin, quien apoyar al Jefe de la oficina
de control interno en la programacin, planeacin y ejecucin de la auditora interna al
sistema integrado de gestin.

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Alcance de la Auditora: Extensin y lmites de una Auditora.


Nota 1. El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones,
los procesos y las actividades desarrolladas implementadas en la organizacin, as como el
periodo de tiempo cubierto.
Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organizacin
que puede interactuar con el medio ambiente.
Auditado: Organizacin que es auditada.
Auditor: Persona con la competencia para realizar una auditora.
Auditor Interno: Persona encargada de desarrollar las fases de planeacin y ejecucin de
la auditora interna al Sistema Integrado de Gestin en una organizacin o entidad.
Auditor Acompaante: Persona que hace parte del Equipo Auditor y participa
desarrollando actividades relacionadas con la auditora, bajo la orientacin del auditor lder.
Auditor Interno de Calidad: Servidor pblico capacitado como Auditor Interno al Sistema
Integrado de Gestin o quien demuestre formacin en este tema mediante acreditacin
expedida por institucin autorizada.
Auditor Lder: Funcionario asignado para coordinar la auditora al sistema integrado de
gestin, quien coordinar con el Equipo Auditor la planificacin, ejecucin y elaboracin del
informe.
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias
que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen
los criterios definidos para la auditora interna.
Nota 1. Las evidencias consisten en registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que sea
pertinente para los criterios de auditora, y que sea verificable.
Nota 2. Las auditoras internas, denominadas en algunos casos como auditoras de primera parte, se realizan por
o en nombre de la propia organizacin, para la revisin por la Direccin y con otros fines internos. Pueden
constituir la base para una autodeclaracin de conformidad de una organizacin.

Ciclo de Auditora: Comprende los periodos a evaluar durante una vigencia para la
realizacin de las auditoras internas al sistema integrado de gestin.
Cliente de Auditora: organizacin o persona que solicita una auditora.
Nota 1. En el caso de una auditora interna, el cliente de auditora tambin puede ser el
auditado o la persona que maneja el programa de auditora. La solicitud de auditora externa
puede venir de diferentes fuentes tales como: entes reguladores, partes contratantes o
clientes potenciales.

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Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada por el auditor para aplicar


conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados pretendidos.
Nota: La capacidad implica la aplicacin apropiada del comportamiento personal durante el
proceso auditor.
Conclusiones de la Auditora: Resultado de una Auditora que proporciona el equipo
auditor al considerar el desarrollo de los objetivos y los hallazgos de la Auditora.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Conveniencia: Grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y
Polticas organizacionales.
Correccin: Accin inmediata tomada para eliminar una No Conformidad detectada.
Criterio de Auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia.
Nota 1. Los criterios de auditora se utilizan como una referencia frente a la cual se compara
la evidencia de la auditora.
Nota 2. Los criterios de auditora son requisitos legales (incluyendo los reglamentarios), los
trminos Cumple o No Cumple se utilizan a menudo en los hallazgos de auditora.
Desempeo Ambiental: Resultados medibles de la gestin de la organizacin en sus
aspectos ambientales.
Equipo Auditor: Auditores que llevan a cabo una auditora con el apoyo, si es necesario, de
expertos tcnicos.
Nota 1. A un auditor del equipo auditor se le designa como lder del mismo.
Nota 2. El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.
Evaluacin Auditor: Mecanismo mediante el cual se establecen los criterios para la
evaluacin del conocimiento, comportamiento y desempeo de los auditores. Se realizar por
parte del auditado.
Evidencia de la Auditora. Registros o declaraciones de hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes para los criterios de Auditora y que son verificables.
Nota: La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa.
Experto Tcnico: Persona que aporta conocimientos especficos o experiencia al equipo
auditor.

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Nota 1. Un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo.

Formato de Evaluacin de los Auditores: Formato de anexo que contiene una


serie de preguntas relacionadas con el tema que permiten evaluar el desempeo
del auditor.
Gestores de Proceso: Equipo multidisciplinario que participa en la gestin del

proceso e identifica las situaciones objeto de anlisis (hallazgos, no conformidades,


entre otras), proponiendo las acciones requeridas para el manejo de stas. En el
equipo de gestores deben participar los jefes y funcionarios de las dependencias
que integran los procesos.
Gua: Persona designada por el auditado para asistir al Equipo Auditor.
Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o
beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una
organizacin.
Informes de Auditora: Es el resultado presentado por escrito una vez se ha realizado la
auditoria.
Lista de Verificacin: Instrumento o herramienta que permite definir criterios a partir de
los cuales se miden y evalan los procesos o caractersticas del objeto auditado,
permitiendo evidenciar si se cumple con los criterios establecidos.
Medio Ambiente: Entorno en el cual la Organizacin opera, incluidos el aire, el agua, el
suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.
Mejora Continua: Actividad recurrente de optimizacin del sistema de gestin para lograr
mejoras en el desempeo de forma coherente con las polticas y los requisitos de la
organizacin.
Mejora de la Calidad: Parte de la gestin de la calidad orientada a aumentar la capacidad
de cumplir con los requisitos de la calidad.
Meta Ambiental: Requisito de desempeo detallado aplicable a la organizacin o partes
de ella, que tiene su origen en los objetivos ambientales y que es necesario establecer y
cumplir para alcanzar dichos objetivos.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Las no conformidades se clasifican en
no conformidad mayor y no conformidad menor.
No Conformidad Mayor (NCM): Es un incumplimiento que ya ocurri en el subsistema
de Gestin de la Calidad (Incumplimiento real) que afecta un punto completo de la norma
aplicable.

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No Conformidad Menor (NCm): Es un incumplimiento que puede ya haber ocurrido


(Real) o no haber ocurrido an (Potencial) en el subsistema de Gestin de la Calidad y que
slo afecta parcialmente a un punto de la norma.
No Conformidad Potencial: Posibilidad de que ocurra una desviacin respecto del
cumplimiento de un requisito, pero que todava no ha ocurrido y por ello no existe ninguna
evidencia objetiva que permita demostrar el acontecimiento.
Objetivo de la Auditora: Establece lo que se pretende alcanzar durante la ejecucin de la
auditoria.
Observacin: Criterio expresado por el verificador, favorable o desfavorable, respecto de
una condicin operativa observada. Puede convertirse en una oportunidad de mejora o en
una condicin que se desea mantener por el beneficio que representa para el Sistema
Integrado de Gestin.
Oportunidad de mejora: Accin permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad
para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.
Parte interesada: Organizacin, persona o grupo que tiene inters en el desempeo de la
Entidad.
Plan de Mejoramiento por Procesos: Elemento de Control, que contiene los planes
administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las
reas responsables dentro de la Organizacin Pblica, deben adelantarse para fortalecer
su desempeo y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el
cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto.
Poltica Ambiental: Lineamientos e intenciones generales de una organizacin
relacionadas con la mejora del subsistema de gestin ambiental, expresados formalmente
por la Alta Direccin.
Prevencin de la Contaminacin: Utilizacin
de procesos, practicas, tcnicas,
materiales, productos, servicios o energa para evitar, reducir o controlar (en forma
separada o en combinacin) la generacin, emisin o descarga de cualquier tipo de
contaminante o residuos, con el fin de reducir impactos ambientales adversos.
Principios de Auditora: De acuerdo con la norma NTC-ISO 19011, para proporcionar
conclusiones de la auditora pertinentes y suficientes, la auditora debe adherirse a los
principios de: Integridad, presentacin imparcial, debido cuidado profesional,
confidencialidad, independencia y enfoque basado en la evidencia.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Nota 1. Los elementos de entrada para un proceso generalmente constituyen salidas de otros procesos.

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Nota 2. Los procesos de una entidad son, generalmente planificados y puestos en prctica bajo condiciones
controladas, para generar valor.

Programa de Auditora: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo


determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
Programa de Auditora Interna del Sistema Integrado de Gestin: Documento que
establece las dependencias a auditar, requisitos a tener en cuenta segn la norma, equipo
auditor y trminos para ejecutar.
Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas.
Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
Nota 1. Generalmente implcita significa que es habitual o una prctica comn para la entidad, sus clientes y
otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideracin est implcita.
Nota 2. La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carcter legal.
Nota 3. Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo especfico de requisito, por ejemplo, requisito de un
producto y/o servicio, requisito de la gestin de la calidad, requisito del cliente.
Nota 4. Los requisitos para la realizacin de un producto o la prestacin de un servicio se refieren, pero
necesariamente no se limitan, a aquellos que una entidad debe cumplir para satisfacer al cliente o cumplir una
disposicin legal.
Nota 5. Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en un documento.

Reunin de apertura: Reunin del equipo auditor con los auditados, que tiene como
propsito presentar al Equipo Auditor, exponer el objetivo de la auditora, la metodologa a
aplicar y confirmar los canales de comunicacin con el auditado.
Reunin de Precierre. Reunin presidida por el Jefe de la Oficina de Control Interno y/o
Administrador de la Auditora con el equipo auditor con el objeto de validar los resultados
de la auditoria antes de su presentacin al auditado.
Reunin de Cierre. Reunin presidida por el equipo auditor con el objeto de presentar los
hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y discutidos
con el Jefe de la Dependencia auditada y el Responsable del Proceso.

Riesgos del Programa de Auditora: En la elaboracin del programa de auditora se


debe tener en cuenta entre otros aspectos la identificacin y evaluacin de los distintos
riesgos asociados con el establecimiento, la implementacin, el seguimiento y la mejora de
un programa de auditora que pueden afectar el logro de sus objetivos; tales como: Fallas
al establecer objetivos de la auditora y alcance del programa, competencia del equipo
auditor, tiempo insuficiente para el desarrollo del programa, desacuerdos entre las partes,
entre otros riesgos.

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Sistema de Gestin: Mtodo para establecer la poltica y logro de los objetivos.


Nota: El Sistema Integrado de Gestin incluye los siguientes subsistemas: De Gestin de la
Calidad (SGC), de Gestin Ambiental (SGA), de Gestin y Seguridad Y Salud en el Trabajo
(G-SST), de Gestin De Seguridad De La Informacin (SGSI), de Responsabilidad Social
(SRS), Subsistema Interno De Gestin Documental y Archivo (SIGA) y el Subsistema de
Control Interno (SCI).
Sistema Integrado de Gestin: Conjunto de orientaciones, procesos, polticas,
metodologas, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeo
institucional articulado y armnico, que se encuentra conformado por los siguientes
subsistemas: de Gestin de la Calidad (SGC); Interno de Gestin Documental y Archivo
(SIGA); de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI); de Seguridad y Salud
Ocupacional (S&SO); de Responsabilidad Social (SRS); de Gestin Ambiental (SGA); de
Control Interno (SCI).
Sistema Integrado de Gestin Distrital: Herramienta de gestin sistemtica y
transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, polticas,
metodologas, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejercicio articulado y
armnico, para dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y
satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades y agentes
obligados, enmarcada en los planes estratgicos y de desarrollo de las entidades
distritales.
Subsistema de Gestin de la Calidad S.G.C.: Apunta a adoptar una visin estratgica
que permita dirigir y evaluar el desempeo institucional, especialmente orientado a mejorar
la calidad de los productos, a consolidar estndares que reflejen las necesidades implcitas
y obligatorias, a proveer informacin confiable, a promover la transparencia, la participacin
y el control poltico y ciudadano, a garantizar el fcil acceso al informacin relativa a
resultados del sistema, a emprender acciones preventivas y correctivas, a tener cultura por
la mejora continua, a buscar relaciones ptimas entre calidad y costo, a satisfacer a los
ciudadanos, a simplificar procesos y a crear un sistema laboral orientado hacia la
productividad, entre otros beneficios.
Subsistema de Control Interno SCI: Se entiende por control interno el sistema integrado
por el esquema de organizacin y el conjunto de planes, mtodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una Entidad,
con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la
administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en
atencin a las metas u objetivos previstos. Se operativiza a travs del Modelo Estndar de
Control Interno MECI, el cual permite el diseo, desarrollo y operacin del Sistema de
Control Interno.
Subsistema de Gestin Ambiental - SGA: conjunto de actividades adelantadas tanto por
las instituciones del Estado como por los particulares, con el objeto de evaluar en un

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momento y en un espacio determinados, las interacciones entre el medio ambiente y los


elementos que se relacionan y/o aspiran a relacionarse con l, con el propsito de
concertar, adoptar y ejecutar decisiones con efectos de corto, mediano y largo plazo,
encaminadas a lograr un desarrollo sostenible.
Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin - SGSI El Subsistema de
Gestin de Seguridad de la Informacin SGSI, comprende la poltica, estructura
organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar la gestin de
la seguridad de la informacin. De este modo, un SGSI se implanta de acuerdo a
estndares de seguridad como el ISO 27001 (el cual fue adoptado por la Comisin Distrital
de Sistemas), se basa en cdigos de buenas prcticas y objetivos de control como los
establecidos en ISO 17799, el cual se centra en la preservacin de las caractersticas de
confidencialidad, integridad y disponibilidad.
Subsistema de Gestin y Seguridad y Salud En El Trabajo SG-SST: Este subsistema
especifica los requisitos destinados a permitir que la entidad controle sus riesgos para la
seguridad y salud en el trabajo SST y mejore su desempeo. Estos riesgos se ven
asociados a condiciones y factores que afecten o podran afectar la salud y seguridad de
empleados, trabajadores temporales, contratistas, visitantes y cualquier otra persona en el
lugar de trabajo. El referente por excelencia para este tema es la norma
OHSAS18001:2007, la cual es de aplicacin voluntaria.
Subsistema de Responsabilidad Social - SRS: Herramienta de gestin organizacional,
transversal a los diferentes sistemas de gestin, que garantiza la sostenibilidad de las
acciones, proyectos y polticas pblicas, teniendo en cuenta los grupos de inters con los
que se relaciona, ms all de las obligaciones legales, basada en la tica y transparencia,
que responden a un compromiso con la satisfaccin al interior. La norma ISO 26000 es el
documento de referencia gua sobre responsabilidad social y establece como principios la
transparencia, la rendicin de cuentas, el respeto a la ley y a los derechos humanos. En
consecuencia la Contralora de Bogot acepta la responsabilidad para abordar los impactos
de sus decisiones y actividades a travs de un comportamiento transparente y tico, que
est integrado en toda la organizacin y se lleva a la prctica en todas sus decisiones.
Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo SIGA: La gestin documental
es el conjunto de actividades que permiten el control de los documentos y registros
requeridos en la gestin de la institucin y el cumplimiento de los requisitos de la
normatividad legal aplicable, determina el tiempo de creacin, eliminacin o conservacin
definitiva, convirtindose as en un factor clave para la optimizacin de los procesos. A este
subsistema le aplica lo establecido en la Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la
Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones y en el Decreto 514 de 2006, el
cual establece la obligacin a cada entidad pblica de tener un Subsistema Interno de
Gestin Documental y Archivo como parte del Sistema de Informacin Administrativa del
Sector Pblico.
Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.

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Verificador: Funcionario independiente del proceso que se est verificando, quin ha


estudiado los documentos relacionados con la operacin del proceso y lleva a cabo una o
varias entrevistas de campo para constatar que los procesos alcanzan los resultados
planificados o s existen desviaciones en la operacin que deban ser resueltas para
asegurar los resultados correctos y s los procedimientos, guas, protocolos, instrucciones,
formularios y otros documentos relacionados con el proceso efectivamente contribuyen
con la operacin eficiente y eficaz del mismo.

5. ANEXOS
Anexo No. 1. Listado de Auditores Internos del Sistema Integrado de Gestin.
Anexo No. 2. Programa de Auditora Interna al Sistema Integrado de Gestin -PAISIG.
Anexo No. 3. Identificacin y Anlisis de Riesgos.
Anexo No. 4. Lista de Verificacin, Auditora Interna al Sistema Integrado de Gestin o
Formato de Evaluacin de los Subsistemas del SIG.
Anexo No. 5. Reporte de No Conformidades y/o No Conformidades Potenciales.
Anexo No. 6. (2/2). Informe Consolidado de Auditora Interna al Sistema Integrado de

Gestin.
Anexo No. 7 Perfiles de los participantes en la Auditora Interna al SIG.
Anexo No. 8 Formato de Evaluacin de los Auditores por Parte de los Auditados.

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6.

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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1. Programacin y Ejecucin de Auditora Interna al Sistema Integrado de Gestin


No.

RESPONSABLE

JEFE OFICINA DE
CONTROL
INTERNO Y/O
ADMINISTRADOR
DE LA AUDITORA
INTERNA

ACTIVIDAD

REGISTRO

el Jefe de la Oficina de
Control Interno solicita a la
Direccin
de
Talento
Humano, la Comisin de
un servidor de la OCI
como Administrador de
Auditoria.

Consulta el Plan Anual


de
Evaluaciones
Independientes PAEI
para determinar la
programacin de la
Auditora Interna al
Sistema Integrado de
Gestin.

El
Administrador de la
Auditora al Sistema Integrado
de Gestin, debe cumplir
como mnimo los siguientes
requisitos:
Formacin como auditor,
mnimo en una de las
normas tcnicas de los
Subsistemas
que
conforman el Sistema
Integrado de Gestin.
Experiencia en Sistemas
Integrados de Gestin.
La OCI solicitar el listado
actualizado de los auditores
internos al SIG a la Direccin
de Talento Humano.

Selecciona
los
Auditores del listado
de Auditores Internos
al SIG de la Entidad.

JEFE OFICINA DE
CONTROL
INTERNO Y/O
ADMINISTRADOR
DE LA AUDITORA
INTERNA

Solicita a la Direccin
Tcnica de Talento
Humano la comisin
de
los
Auditores
Internos al SIG (Ver
Anexo 1. Listado de
Auditores Internos
Sistema Integrado
Gestin).

JEFE OFICINA DE
CONTROL
INTERNO
Y/O
ADMINISTRADOR
DE LA AUDITORA
INTERNA

al
de

Elabora el Programa
de
Auditora
del
Sistema Integrado de
Gestin -PAISIG (Ver
Anexo 2. Programa de
Auditora Interna del

OBSERVACIONES/PUNTOS
DE CONTROL
Observacin:

Memorando
solicitud comisin

Los
requisitos
de
los
Auditores
Internos
son:
Servidor pblico formado
como auditor al sistema
integrado de gestin y en
ejecucin de auditoras. Los
certificados correspondientes
deben reposar en las hojas de
vida.

Observacin:
Las auditoras internas del
Sistema Integrado de Gestin
se podrn realizar en forma
integral o independiente para
los Subsistemas de Gestin

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No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

Sistema Integrado de
Gestin - PAISIG)
identifica y evala los
riesgos del Programa
de
Auditora
de
acuerdo
con
el
procedimiento interno.

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OBSERVACIONES/PUNTOS
DE CONTROL
de la Calidad y los dems
Subsistemas que considere la
Alta Direccin.
Las Auditoras Internas del
Sistema Integrado de Gestin
se realizarn como mnimo
una vez al ao.
Para
garantizar
independencia en la ejecucin
de la auditora, ningn auditor
podr auditar la dependencia
donde haya laborado durante
el ltimo ao.
Punto de Control:
Verifica la existencia de
medidas de control para
mitigar los riesgos.

JEFE OFICINA DE
CONTROL
INTERNO Y/O
ADMINISTRADOR
DE LA AUDITORA
INTERNA

Programa de
Aprueba el Programa
Auditora del
de
Auditora
del Sistema Integrado
Sistema Integrado de
de Gestin Gestin -PAISIG.
PAISIG- Anexo
No. 2

Observacin:
En cada grupo auditor se
designar un auditor lder
para
que
direccione
la
auditora en cada proceso.
Observacin:

Comunica el Programa
JEFE OFICINA DE de
Auditora
del
CONTROL
Sistema Integrado de
INTERNO Y/O
Gestin -PAISIG a los
ADMINISTRADOR Responsables
de
DE LA AUDITORA Procesos, Jefes de
INTERNA
Dependencias y a los
Auditores Internos.

JEFE OFICINA DE
CONTROL
INTERNO
Y/O
ADMINISTRADOR
DE LA AUDITORA
INTERNA

Convoca a reunin a
los auditores internos
de calidad designados,
con el fin de coordinar
el desarrollo de la
auditora.

A los auditores internos se les


comunica
va
telefnica,
Sigespro, Outlook o cualquier
otro medio.
Comunicacin
Oficial Interna

Acta de Reunin

En circunstancias especiales,
de fuerza mayor o caso
fortuito, el Jefe de la Oficina
de
Control
Interno
y/o
administrador de la auditora
interna
puede
realizar
modificaciones al programa.
Observacin:
En
esta
reunin
de
coordinacin se presentar: el
objetivo, el alcance, horarios
de la auditora, los procesos a
auditar, los lineamientos para
el desarrollo de la auditora y
los riesgos establecidos para

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No.

RESPONSABLE

EQUIPO AUDITOR

PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
Y/O
UNIVERSITARIO.
(EQUIPO
AUDITOR).

ACTIVIDAD

Consulta
la
documentacin
del
SIG en la intranet y
pgina web y dems
informacin aplicable a
la entidad y procesos a
auditar.
Elabora la lista de
verificacin
del
proceso
correspondiente,
la
cual debe reflejar los
requisitos contenidos
en las normas: NTC
ISO
actualizadas y
que correspondan a
cada uno de los
subsistemas
integrantes
del
Sistema Integrado de
Gestin.
(Ver Anexo 4. Lista de
Verificacin).

REGISTRO

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OBSERVACIONES/PUNTOS
DE CONTROL
el PAISIG, con base en las
directrices establecidas por las
normas internacionales para la
auditora a los sistemas de
gestin y de acuerdo al
Programa aprobado.

Observacin:
Se
debe
estudiar
la
informacin
frente
al
cumplimiento de los requisitos,
para establecer la suficiencia
de la documentacin de la
norma de calidad vigente y
dems criterios de auditora.
Asegurando la coherencia de
las
preguntas
con
los
requisitos de la norma y el
objetivo de la auditora.

Observacin:

PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
Y/O
UNIVERSITARIO.
(EQUIPO
AUDITOR).

PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
Y/O
10 UNIVERSITARIO.
(EQUIPO
AUDITOR).

Realiza reunin de
apertura
con
el
Responsable
del
Proceso y/o Jefe de
dependencia a auditar.

Ejecuta
Auditora
Interna
a
los
subsistemas
del
Sistema Integrado de
Gestin
en
los
procesos establecidos
en el PAISIG.

El objeto de la reunin de
apertura es presentar al equipo
auditor y confirmar que el
Acta de reunin de auditado conozca el objetivo,
apertura
alcance, horario y metodologa
a aplicar.
En caso de inasistencia del
responsable del proceso, se
registrar tal hecho en el acta.
Observacin:
Cuando se incluyan Auditoras
Internas a los subsistemas
diferentes al de Gestin de la
Calidad, se podr solicitar el
apoyo de expertos sobre los

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No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

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OBSERVACIONES/PUNTOS
DE CONTROL
temas relacionados con los
subsistemas definidos en la
auditora interna al S.I.G.;
quienes
definirn
la
correspondiente
lista de
chequeo.
En las listas de verificacin se
debe registrar la situacin que
origina las No Conformidades
y/o
No
Conformidades
Potenciales, as como las
fortalezas
y
limitaciones
evidenciadas
durante
el
desarrollo de la auditora.

PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
Y/O
11 UNIVERSITARIO.
(EQUIPO
AUDITOR).

Entrega al auditado el
formato de evaluacin
de auditores para su
diligenciamiento.

Anexo N 8
Encuesta para
evaluacin de
auditores
diligenciado

Las No Conformidades y/o No


Conformidades Potenciales se
deben
validar
con
los
auditados al final de la visita de
auditora.
Observacin:
Durante la ejecucin de la
auditora, en el momento que
el equipo auditor lo considere
pertinente debe entregar el
anexo
8
Formato
de
Evaluacin de los Auditores
por Parte de los Auditados, a
los sujetos auditados, a fin de
evaluar su gestin durante la
auditora.
Las encuestas diligenciadas
debern ser entregadas por el
auditado al Jefe de la Oficina
de Control Interno el mismo
da de realizacin de la
auditora.

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG

Cdigo documento: PEC-03


Versin 11.0
Pgina 15 de 39

6.2. Informe de Auditora Interna al Sistema Integrado de Gestin


No.

12

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Elabora y presenta la
versin preliminar del
Reporte
de
No
Conformidades
y/o
PROFESIONAL
No
conformidades
ESPECIALIZADO Y/O potenciales al Jefe
UNIVERSITARIO.
de Oficina de Control
(EQUIPO AUDITOR). Interno (Ver Anexo 5.
Reporte
de
No
Conformidades
y/o
No
Conformidades
Potenciales).

REGISTRO

OBSERVACIONES/PUNTOS
DE CONTROL

Anexo 5.
Reporte de no
conformidades

Observacin:
Las No Conformidades y/o No
Conformidades
Potenciales
deben estar soportadas en
evidencias ciertas y redactadas
en forma clara, precisa y
concisa,
adems
debe
contener
la condicin o
evidencia y el criterio de
auditora con el requisito que
se incumple.
Punto de Control:

13

14

Realizan reunin de
precierre
para
analizar y discutir los
Reportes
de
No
JEFE OFICINA DE
Conformidades
y/o
CONTROL INTERNO, No
Conformidades
ADMINISTRADOR
Potenciales
DE LA AUDITORA presentados por los
INTERNA
Equipos
Auditores
Y PROFESIONAL
con el objeto de
ESPECIALIZADO Y/O realizar su validacin
UNIVERSITARIO.
o no, previo a la
(EQUIPO AUDITOR). realizacin
de
la
reunin de cierre con
los responsables de
los
procesos
auditados.

Realiza reunin de
cierre de la auditora
con el Responsable
de proceso y/o Jefe
PROFESIONAL
(s)
de
la
(s)
Acta de reunin
ESPECIALIZADO Y/O dependencia
(s)
de cierre por
UNIVERSITARIO.
auditada (s), con el
proceso
(EQUIPO AUDITOR). propsito
de
comunicar
los
resultados
de
la
auditora.

El Jefe de la Oficina de Control


Interno y/o Administrador de la
Auditora
Interna
revisa
detalladamente con
los
Equipos Auditores los Reportes
de No Conformidades y/o No
Conformidades
Potenciales
resultado de la ejecucin de la
auditora interna al SIG, con el
objeto de llegar a un consenso
y validacin de acuerdo con los
criterios establecidos en la lista
de verificacin.
Observacin:
A la reunin de precierre
podrn asistir los funcionarios
de la Oficina de Control Interno
que el Jefe de la misma
determine.
Observacin:
Si se presentan divergencias
entre el auditado y el equipo
auditor frente a las No
Conformidades
y/o
No
Conformidades
Potenciales
formuladas por este ltimo, se
debe
consignar
dichas
divergencias en Acta; siendo el
(la) Contralor (a) Auxiliar y el
(la) Jefe de Oficina de Control
Interno,
quienes
deben

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG

No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

Cdigo documento: PEC-03


Versin 11.0
Pgina 16 de 39
OBSERVACIONES/PUNTOS
DE CONTROL
resolverla,
entendindose
stas como la ltima instancia
para dirimir discrepancias.
El
reporte
de
No
Conformidades
y/o
No
Conformidades
Potenciales
(Anexo No. 5), debe ser
firmado por el Responsable del
Proceso auditado y el equipo
auditor
Es obligatoria la asistencia a la
reunin de cierre de todos los
funcionarios que adelantaron la
auditora.
Observaciones:

Entrega el Reporte de
No
Conformidades
y/o
No
Conformidades
Potenciales
al
Responsable
del
Proceso, y/o Jefe (s)
de la (s) dependencia
(s) auditada (s) con
copia al (la) Jefe de la
Oficina de Control
Interno.

15

PROFESIONAL
ESPECIALIZADO Y/O
UNIVERSITARIO.
Entrega las Listas de
(EQUIPO AUDITOR).
Verificacin
y
/o
Formatos
de
Evaluacin
del
cumplimiento
normativo de los
subsistemas que se
hayan
auditado,
debidamente
diligenciadas al (la)
Jefe de Oficina de
Control Interno.

Reporte de No
Conformidades
y/o No
Conformidades
Potenciales
(Anexo 5).

El
Reporte
de
No
Conformidades
y/o
No
Conformidades
Potenciales
debe presentarse en forma
impresa al Responsable del
Proceso y en medio magntico
e impreso al (la) Jefe de
Oficina de Control Interno.

Las listas de verificacin se


entregarn
debidamente
diligenciadas a la Oficina de
Control Interno en medio
magntico, por parte del
Listas de
Equipo Auditor documentando
Verificacin y /o
todas
las fortalezas,
Formatos de
observaciones,
conclusiones
Evaluacin del
y/o limitaciones evidenciadas,
cumplimiento
y anexando los documentos
normativo de los
que soportan la ejecucin de la
subsistemas
auditora.
que se hayan
auditados.
Punto de Control:
El Jefe de la Oficina de Control
Interno o Administrador de la
Auditora revisa que se hayan
efectuado
los
ajustes
propuestos en las reuniones de
Precierre y de cierre con el
responsable
del
proceso
auditado.

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG

No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

16

JEFE OFICINA DE
CONTROL INTERNO
Y/O
ADMINISTRADOR
DE
AUDITORIA
INTERNA

Elabora el informe
consolidado
de
auditora interna al
sistema integrado de
gestin y lo presenta
al Jefe de la Oficina
de Control Interno

17

18

19

Aprueba el informe
consolidado
de
auditora interna al
sistema integrado de
gestin, el cual se
remite
a
los
responsables
de
procesos y a la alta
direccin,
sealndole
la
obligacin
de
JEFE OFICINA DE
inclusin de las no
CONTROL INTERNO
conformidades o no
Y/O
conformidades
ADMINISTRADOR
potenciales en el
DE LA AUDITORA
anexo 1 Plan de
INTERNA
Mejoramiento Acciones Correctivas,
Preventivas y de
Mejora y remitirlos a
la Oficina de Control
Interno dentro de los
tres (3) das hbiles
siguientes
a
la
comunicacin
del
informe por parte de
la Oficina de Control
Interno.
Adelanta reunin con
los
gestores
del
Proceso Evaluacin y
JEFE OFICINA DE
Control para analizar
CONTROL INTERNO
el
desarrollo
del
y EQUIPO DE
programa
de
GESTORES
auditora
y
determinar
oportunidades
de
mejora.
TECNICO
Archiva
todos los
ADMINISTRATIVO registros
y

REGISTRO

Cdigo documento: PEC-03


Versin 11.0
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OBSERVACIONES/PUNTOS
DE CONTROL
Observacin:
Lo responsables de procesos
y/o jefes de dependencia
deben
incluir
las
No
Conformidades
y
No
Conformidades Potenciales, de
acuerdo con lo sealado en el
Procedimiento
Plan
de
Mejoramiento.
Acciones
correctivas, preventivas y de
mejora.

Observacin:
Los funcionarios de la Oficina
Informe
de Control Interno evalan el
Consolidado de Plan de Mejoramiento remitido
Auditora Interna por el correspondiente proceso,
al Sistema
manifestando la conformidad o
Integrado de
no, dentro de los tres (3) das
Gestin.
Hbiles siguientes a la fecha de
radicacin por parte de la
Oficina de Control Interno.

Acta reunin de
equipo gestores

Observacin:
Se realiza el archivo de los

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG

No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD
documentos de la
Auditora Interna al
Sistema Integrado de
Gestin.

20

OFICINA
DE
CONTROL INTERNO
Y/O
ADMINISTRADOR DE
AUDITORIA INTERNA

Realiza
el
seguimiento a la
entrega del Plan de
Mejoramiento
por
parte del auditado.

REGISTRO

Cdigo documento: PEC-03


Versin 11.0
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OBSERVACIONES/PUNTOS
DE CONTROL
documentos
generados
durante la ejecucin del
procedimiento de acuerdo con
los lineamientos de gestin
documental.
Observacin:
La Oficina de Control Interno
efectuar la verificacin al plan
de mejoramiento en forma
trimestral.

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA INTERNA AL


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN-SIG

Cdigo documento: PEC-03


Versin 11.0
Pgina 19 de 39

7. ANEXOS
ANEXO No. 1
LISTADO DE AUDITORES INTERNOS
DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN

Cdigo formato: PEC-03


Cdigo documento: PEC-03-001
Versin: 12.0
Pgina 1 de 1

VIGENCIA. ___________________
EXPERIENCIA AUDITOR

CDULA

NOMBRE

CARGO

PROFESIN

Elabor: _______________________________
Jefe Oficina de Control Interno

ESPECIALIZACIN/
MAESTRA

DEPENDENCIA

No. de Horas Auditor Interno


en Subsistemas del SIG.

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA INTERNA AL


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN-SIG

ANEXO No. 2
PROGRAMA DE AUDITORA
INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN PAISIG

Cdigo documento: PEC-03


Versin 11.0
Pgina 20 de 39

Cdigo formato: PEC-03


Cdigo documento: PEC-03-002
Versin: 12.0
Pgina 1 de 1

Objetivo General:
Alcance:

Vigencia: _______
Fecha:

Proceso

Dependencias a Norma y
Auditar
Requisito

Elaboracin
Informe Proceso
Reunin de
Precierre

Equipo Auditor

Fecha y hora
de inicio
auditora

Fecha y hora
terminacin
auditora

Duracin de la
auditora

Observaciones

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA


Cdigo documento: PEC-03
INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO Versin 11.0
DE GESTIN-SIG
Pgina 21 de 39
ANEXO No. 3

IDENTIFICACIN Y ANLISIS DE
RIESGOS

RIESGO :

Cdigo formato: PEC-03


Cdigo documento: PEC-03-003
Versin: 12.0
Pgina 1 de 1

IDENTIFICACIN Y ANLISIS DE RIESGOS:


EVALUACIN2
MEDIDAS DE CONTROL3

Recursos y Criterios:
Recursos:

Criterios:

ELABORADO POR: __________________________________


Auditor Interno Oficina de Control Interno

APROBADO POR: __________________________________


Jefe Oficina de Control Interno

ANEXO No. 4
1 Riesgo: Breve descripcin del riesgo a evaluar (Norma NTC-ISO 19011, Numeral 5.3.1.)
2 Evaluacin: Calificacin que se le da al riesgo.
3 Medidas de Control: Acciones de control que se va a tomar para evitar la materializacin del riesgo.

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA


Cdigo documento: PEC-03
INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO Versin 11.0
DE GESTIN-SIG
Pgina 22 de 39
LISTA DE VERIFICACIN
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN O FORMATO DE
EVALUACIN DE LOS SUBSISTEMAS DEL
SIG4

Cdigo formato: PEC-03


Cdigo documento: PEC-03-004
Versin: 12.0
Pgina 1 de 1

VIGENCIA. _________________
PROCESO ______________________RESPONSABLE PROCESO: ________________________
DEPENDENCIA: _______________________________________ FECHA: _________________
FUNCIONARIOS QUE ATIENDEN LA AUDITORA:
Nombre
_____________________________
_____________________________
_____________________________

CRITRIO DE
AUDITORA
O NORMA Y
REQUISITO

Cargo
__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________

CUMPLE

ACTIVIDAD / PREGUNTA

OBSERVACIONES
SI

NO

NTC
ISO/GP/

AUDITOR (ES):
________________________________________________________________

________________________________________________________________

De Gestin de la Calidad (SGC), de Gestin Ambiental (SGA), de Gestin y Seguridad y Salud en el Trabajo (G-SST), de
Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI), de Responsabilidad Social (SRS), Subsistema Interno de Gestin Documental
y Archivo (SIGA) y el Subsistema de Control Interno (SCI).

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA


Cdigo documento: PEC-03
INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO Versin 11.0
DE GESTIN-SIG
Pgina 23 de 39

ANEXO No. 5
REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y/O
NO CONFORMIDADES POTENCIALES
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN

Cdigo formato: PEC-03


Cdigo documento: PEC-03-005
Versin: 12.0
Pgina 1 de 1

VIGENCIA.____________________
Proceso: _________________________
Responsable de Proceso: ___________
Dependncia: _____________________

No.

NO
CONFORMIDAD
Y/O NO
CONFORMIDAD
POTENCIAL

DEPENDEN
CIA
AUDITADA

DES
CRIP
CIN

NC

NCP

CRITERIO DE
AUDITORA
No. Requisito
- NTC
SUBSISTEMA
AUDITADO

FECHA
AUDITOR
A
dd/mm/aa

FIRMA RESPONSABLE DE PROCESO: ____________________________

FIRMA INTEGRANTES EQUIPO DE AUDITORA:_________________________

NOMBRE
AUDITOR
INTERNO
al SIG.

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA


Cdigo documento: PEC-03
INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO Versin 11.0
DE GESTIN-SIG
Pgina 24 de 39

ANEXO No. 6 - 1/2

INFORME CONSOLIDADO DE AUDITORA


INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN-SIG

Cdigo formato: PEC-03


Cdigo documento: PEC-03-006
Versin: 12.0
Pgina 1 de 2

VIGENCIA

PREPARADO POR
Auditores Internos al Sistema Integrado de Gestin

CONTRALORA DE BOGOT, D.C.


MES, AO

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA


Cdigo documento: PEC-03
INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO Versin 11.0
DE GESTIN-SIG
Pgina 25 de 39

ANEXO No. 6 - 2/2

INFORME CONSOLIDADO DE
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG

Cdigo formato: PEC-03


Cdigo documento: PEC-03-006
Versin: 12.0
Pgina 2 de 2

VIGENCIA

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. CRITERIOS.
4. RESULTADOS.
5. FORTALEZAS.
6. CONCLUSIONES. (En trminos de eficacia, adecuado y conforme)
Anexos (Consolidado del Anexo No. 5).

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA


INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIN-SIG

Cdigo documento: PEC-03


Versin 11.0
Pgina 26 de 39

ANEXO No. 7
PERFILES DE LOS PARTICIPANTES EN LA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG

Cdigo formato: PEC-03


Cdigo documento: PEC-03-007
Versin: 12.0
Pgina 1 de 1

JEFE OFICINA
CONTROL
INTERNO

Desempeo
cargo
a

del
nivel

ADMINISTRADOR
DE LA
AUDITOR LDER
AUDITORA
INTERNA
Formacin
como
auditor, mnimo en
una de las normas
tcnicas
de
los
Subsistemas
que
conforman el Sistema
Integrado de GestinSIG.

directivo.
Experiencia
en
Sistemas Integrados
de Gestin-SIG.

AUDITOR
ACOMPAANTE

Desempeo de un
cargo
del
nivel
profesional
y/o
directivo.

Desempeo de un cargo
del nivel profesional.

Formacin
como
auditor de algunos
de los subsistemas
del SIG.
Experiencia
en
ejecucin
de
auditora al Sistema
Integrado
de
Gestin, Mnimo tres
(3) ejecuciones.

Formacin como auditor


en
alguno
de
los
Subsistemas del Sistema
Integrado de Gestin-SIG.

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA


INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIN-SIG

Cdigo documento: PEC-03


Versin 11.0
Pgina 27 de 39

ANEXO No. 8

FORMATO DE EVALUACIN DE LOS


AUDITORES POR PARTE DE LOS
AUDITADOS

Cdigo formato: PEC-03


Cdigo documento: PEC-03-008
Versin: 12.0
Pgina 1 de 1

VIGENCIA
Con el objeto de mejorar continuamente el procedimiento de ejecucin de autoras
internas al Sistema Integrado de Gestin y de conocer la percepcin de las personas
entrevistadas. Por favor diligenciar el siguiente formato:
PROCESO: _____________

RESPONSABLE PROCESO: _____________

DEPENDENCIA: _______________ FECHA DE LA AUDITORA: ___________________


AUDITOR A EVALUAR __________________________________

Seale con una X su respuesta de acuerdo con la siguiente escala de valores:


E= Excelente B=Bueno R=Regular
D=Deficiente
N.A= No aplica
EVALUACIN DEL AUDITOR POR PARTE DEL AUDITADO
ASPECTO
1.

Puntualidad en la realizacin de la auditora

2.

Enfoque y orientacin de la Auditora

3.

Claridad de las preguntas realizadas durante la auditora

4.

Conocimiento del tema objeto de la evaluacin

5.

6.

Ambiente de confianza brindado al auditado para preguntas,


interpretacin y aporte de las evidencias necesarias para la
auditora
Ecuanimidad y respeto en el trato con los entrevistados.

7.

Cumplimiento del objeto de la auditora

8.

Actitud del auditor durante el desarrollo de la auditora

CALIFICACIN
E

FIRMA Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO Y/O DEPENDENCIA:

Fecha:

N/A

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA


INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIN-SIG

Cdigo documento: PEC-03


Versin 11.0
Pgina 28 de 39

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN

No. DEL ACTO


ADMINISTRATIVO
QUE LO ADOPTA Y
FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

El procedimiento consider especificar actividades esenciales


para el desarrollo de las auditoras Internas.

1.0

R.R. 015 del 13 de


marzo de 2003

Se incluyeron algunas definiciones propias de las Auditoras


Internas de Calidad.
Se estableci paso a paso el ciclo de Auditoria interna de
Calidad, adicionando actividades de seguimiento y verificacin
de acciones implementadas.

2.0

3.0

R.R. 043 del 8 de


septiembre de 2003

Se incluyeron actividades y se suprimieron otras.


Se incluy la modificacin del Programa Anual de Auditoria
Interna de Calidad - PAAIC.
Se elimin la asignacin de funcin de Auditor Interno, para
funcionarios adscritos a la Oficina Asesora de Control
Interno con formacin de Auditores Internos.
Se incluy el cierre de hallazgos de origen 3 y 4 (Auditoras
Internas y externas de Calidad) en cumplimiento de
actividades de seguimiento al plan de mejoramiento por
parte de la Oficina Asesora de Control Interno, sin que
medie un Programa de Auditoras Internas PAIC.
Se incluyeron algunas definiciones.
Se adecuaron los anexos del procedimiento de auditoria
interna del sistema de gestin de calidad, para evitar
duplicidad de funciones y lograr anexos ms simplificados:
Anexo 1- Programa Anual de Auditoras Internas de
Calidad.
Anexo 6 - Reporte de No conformidades y Observaciones.

R.R. 024 del 29 de


Junio de 2005

El procedimiento se modifica de conformidad con los cambios


determinados en el procedimiento para el control de
documentos internos del sistema de gestin de la calidad,
adoptado mediante Resolucin Reglamentaria No. 042 de
Noviembre 9 de 2005.

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA


INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIN-SIG

VERSIN

4.0

Cdigo documento: PEC-03


Versin 11.0
Pgina 29 de 39

No. DEL ACTO


ADMINISTRATIVO
QUE LO ADOPTA Y
FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

R.R. 017 de 2006 de


Agosto 2 de 2006

Se modific el nombre del procedimiento de Auditoria


Interna del Sistema de Gestin de la Calidad por
Procedimiento para evaluaciones independientes realizadas
por la Oficina de Control Interno.
Se ajustaron las actividades acorde a la realizacin de
cualquier auditora o evaluacin independiente a realizar por
la Oficina de Control Interno.
Se incluyeron las listas de verificacin como registro.
Eliminacin del numeral 7.2 Verificacin de Acciones, por
cuanto, las actividades se desarrollan a partir de la ejecucin
del procedimiento para la Implementacin de Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora Continua.
Reemplazo del trmino Observacin por No Conformidad
Potencial.
Adicin de portada par el Informe de No Conformidades y/o
Observaciones Anexo 6.
Ajustes formatos
Anexo 1 Programa anual de auditora
Anexo 3 Plan anual de auditora
Anexo 4 Programa de auditora
Anexo 5 Listas de verificacin
Anexo 6 Reporte de No conformidades y/o
Observaciones.
Se incluy dentro del procedimiento las evaluaciones al
Sistema de Control Interno.

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA


INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIN-SIG

VERSIN

No. DEL ACTO


ADMINISTRATIVO
QUE LO ADOPTA Y
FECHA

Cdigo documento: PEC-03


Versin 11.0
Pgina 30 de 39

NATURALEZA DEL CAMBIO


Se separa del Procedimiento para evaluaciones
independientes realizadas por la Oficina de Control Interno
las actividades de evaluaciones independientes de Control
Interno y las actividades de Auditoria Interna de Calidad
generando el procedimiento para auditoria interna del
sistema de gestin de la calidad.
Se ajustaron las actividades.
Se determinan como formatos, los siguientes:

5.0

6.0

R.R. 022 del 23 de


Noviembre de 2007

R.R. 021 del 23 de


diciembre de 2008

Anexo No. 1. Programa anual de auditorias internas de calidad


- PAAIC
Anexo No. 2. Listado de auditores internos de calida
Anexo No. 3. Programa de auditoria interna de calidad - PAIC
Anexo No. 4. Lista de verificacin
Anexo No 5. Reporte de no conformidades y/o no conformidad
potencial
Anexo No 6. Reporte no conformidades y/o no conformidades
potenciales
Anexo No. 7. Informe consolidado de auditoria interna de
calidad.
Se incluye las listas de verificacin como registro en la
actividad 4 del numeral 7.2.
Se ajustaron los puntos: alcance, definiciones, base legal,
registros y anexos.
Se ajust la actividad No.5 frente al anexo correspondiente
Se ajustaron los cdigos determinados en el numeral 6,
frente a los anexos.
Se incluye socializacin va Outlook o Memorando como
registro.
En atencin a lo observado por la visita de Auditora Externa
se asegur la correcta elaboracin de las listas de
verificacin, as como la inclusin de fortalezas en el Informe
Preliminar de Auditora Interna.
Se discriminan los Puntos de Control y Observaciones en la
respectiva columna.

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA


INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIN-SIG

VERSIN

No. DEL ACTO


ADMINISTRATIVO
QUE LO ADOPTA Y
FECHA

Cdigo documento: PEC-03


Versin 11.0
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NATURALEZA DEL CAMBIO

El procedimiento cambia de Versin 7.0 a 8.0.


Se actualiza logo institucional.
Se modifica el alcance, as: el procedimiento inicia con el
desarrollo de las Auditoras Internas de Calidad definidas en el
Plan Anual de Evaluaciones Independientes PAEI y finaliza
con la socializacin de los resultados de la auditora interna de
calidad a las dependencias que integran los procesos.
7.0

R. R. 027 de octubre 23 Base Legal: se actualizan las normas NTC ISO 9001: 2008 y
de 2009
GP 1000:2009 y se adiciona el Decreto 4485 de 2009.
Definiciones: se suprime el Plan Anual de Auditoras Internas
de Calidad (PAAIC).
Descripcin del Procedimiento:
Se modifica la actividad 1 y se suprime la observacin.
En la actividad 2 se suprime ciclo de auditora y observacin.
El procedimiento cambia de Versin 8.0 a 9.0.
Cambio
Se modifica
el orden
la redaccin de
las actividades
14 y
de nombre
del yprocedimiento:
AUDITORA
INTERNA
15.
AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN.
Se modific el alcance del procedimiento.

8.0

R.R. 023 de octubre 5


de 2010

Se adicion el registro Listas de Verificacin y/o Formato de


Evaluacin del cumplimiento legal Ambiental y se modific el
registro: Informe Consolidado de Auditora Interna del
Sistema Integrado de Gestin.
En la Base Legal se suprimieron las siguientes normas:
Constitucin Poltica de 1991, artculos 209 y 269.
Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, Por la cual se establecen
normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades
y organismos del estado y se dictan otras disposiciones,
artculo 4, literales a, b y c, artculo 8.

Cdigo formato: PGD-01-002

PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA


INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIN-SIG

VERSIN

No. DEL ACTO


ADMINISTRATIVO
QUE LO ADOPTA Y
FECHA

Cdigo documento: PEC-03


Versin 11.0
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NATURALEZA DEL CAMBIO


Decreto 4110 de Diciembre 9 de 2004, Por el cual se
reglamenta la Ley 872 de 2003 y se
adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
Acuerdo 122 de junio 28 de 2004, Por el cual se adopta en
Bogot, D.C. el Sistema de Gestin de la Calidad, creado
por la Ley 872 de 2003.
Decreto 387 de diciembre 2 de 2004, Por el cual se
reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogot,
D.C. el Sistema de Gestin de la Calidad, creado por medio
de la Ley 872 de 2003.
Acuerdo 361 de Enero 6 de 2009, Por el cual se organiza la
Contralora de Bogot, D. C., se determinan las funciones
por dependencias, se fijan los principios generales
inherentes a su organizacin y funcionamiento y se dictan
otras disposiciones"
Decreto 4485 de 18 de noviembre de 2009. Por medio del
cual se adopta la actualizacin de la Norma Tcnica de
Calidad de la Gestin Pblica.
En la Base Legal se adicionaron las siguientes normas:
Decreto 652 de 2011, por el cual se adopta la norma NTD
SIG 001:2011.
Norma NTD SIG 001:2001 Directrices de la Norma Tcnica
Distrital del Sistema Integrado de Gestin para las entidades
y organismos distritales.
Resolucin Reglamentaria N 16 de junio 27 de 2012, Por
la cual se reglamentan los Comits Directivo, de
Coordinacin del Sistema de Control Interno y de Sistema
Integrado de Gestin.
Se adicionan las definiciones Sistema Integrado de Gestin;
Sistema Integrado de Gestin Distrital y Revisin.
Se efectuaron ajustes de redaccin en el procedimiento.

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PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA


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QUE LO ADOPTA Y
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NATURALEZA DEL CAMBIO

En la Descripcin del Procedimiento:


Se suprime el trmino Administrador de las Auditoras como
Responsable en las actividades 1, 2, 4, 5, 6 11, 12, 13 y 15.
En la actividad 2, se le adiciona a Auditores de Calidad el
trmino de la Entidad y al segundo prrafo se le adiciona
(Ver Anexo 1. Listado de Auditores Internos de Calidad).
En la actividad 3, al primer prrafo se le adiciona (Ver Anexo
2. Programa de Auditora Interna de Calidad - PAIC).
Sigespro y/o.
En la actividad 7, al prrafo se le adiciona (Ver Anexo 3.
Lista de Verificacin).
En la actividad 10, al prrafo se le adiciona (Ver Anexo 4.
Reporte de No Conformidades y/o No Conformidades
Potenciales).
Se incluyeron las definiciones Subsistema de Gestin de la
Calidad y Subsistema de Gestin Ambiental.
Se adicionaron los registros: Programa de Auditora Interna del
Sistema Integrado de Gestin PASIG; Comunicacin Oficial
Interna; lista de verificacin o formato evaluacin del
cumplimiento legal ambiental e Informe Consolidado de
Auditora del Sistema Integrado de Gestin.
Se modific el nombre de los Anexos No. 1, Listado de
Auditores Internos del Sistema Integrado de Gestin y No. 2.
Programa de Auditora Interna del Sistema Integrado de
Gestin-PAISIG y No. 6, Informe Consolidado de Auditora
Interna del Sistema Integrado de Gestin Formato.
Se incluyeron los Anexos No. 3. Identificacin y Anlisis de
Riesgos; Anexo No. 7, Perfil de Administrador de las
Auditoras, Auditor Lder, Auditor Formato y Anexo No. 8,
Encuesta para Evaluacin de Auditores.

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PROCEDIMIENTO PARA AUDITORA


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NATURALEZA DEL CAMBIO

Descripcin del Procedimiento, se adicion la actividad 1,


Consulta el PAEI para determinar la programacin de las
Auditoras Internas al Sistema Integrado de Gestin.
En la actividad 2, se incluyen observaciones relacionadas con
el cumplimiento mnimo de requisitos del Administrador de las
Auditoras del Sistema Integrado de Gestin. Control
relacionado con la verificacin de la existencia de medidas de
control para mitigar los riesgos.
Se modifica la actividad 4, referente a la aprobacin del
Programa de Auditora del Sistema Integrado de Gestin PAISIG, as como el registro Programa de Auditora del
Sistema Integrado de Gestin -PAISIG.
En la actividad 6 se adicion la observacin relacionada con la
seleccin de un auditor lder por cada Proceso, que coordine el
anlisis y consolidacin y consolidacin del informe.
Se adicion la actividad 7: el equipo de auditora realiza
revisin de la informacin del SIG y de los procesos a auditar
para lo cual deber consultar la documentacin del SIG en la
intranet y dems informacin aplicable a la entidad en la pgina
Web e intranet.
En la actividad 10, se adicion la observacin: Cuando se
incluya Auditora Interna Ambiental, se debe solicitar el apoyo
de un experto en el tema ambiental, quien definir la lista de
chequeo y/o Formato Evaluacin del cumplimiento legal
Ambiental.
En la actividad 15, se incluy la observacin: Los responsables
de procesos y/o jefes de dependencia deben incluir las No
Conformidades y No Conformidades Potenciales de acuerdo al
Anexo 1, Procedimiento para el Plan de Mejoramiento,
acciones correctivas, preventivas y de mejora.

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NATURALEZA DEL CAMBIO

Se adicion la actividad 16, el Jefe Oficina de Control Interno


Genera un informe consolidado de los resultados de las
auditoras, el cual ser presentado en Comit del Sistema
Integrado de Gestin.
En la actividad 15, se incluy la observacin: Los responsables
de procesos y/o jefes de dependencia deben incluir las No
Conformidades y No Conformidades Potenciales de acuerdo al
Anexo 1, Procedimiento para el Plan de Mejoramiento,
acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Se adicion la actividad 16, el Jefe Oficina de Control Interno
Genera un informe consolidado de los resultados de las
auditoras, el cual ser presentado en Comit del Sistema
Integrado de Gestin.

El procedimiento se ajust de acuerdo con la nueva estructura


para elaborar procedimientos, establecida en la Resolucin
Reglamentaria No. 017 de 2013 y con la versin 11.0 del
Manual del Sistema Integrado de Gestin de la Contralora de
Bogot D.C., adoptada mediante Resolucin Reglamentaria
No. 020 del 09 de mayo de 2013.
Se modifica el cdigo del Procedimiento por: 09003.
9.0

En la Base Legal se agregaron las siguientes normas:


R.R 024 de 2012

Ley 1474 de 2012 Por la cual se dictan normas orientadas


a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y
sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control
de la gestin pblica.

Acuerdo 519 de 2012, Por el cual se dictan normas sobre


organizacin y funcionamiento de la contralora de Bogot

Norma ISO 19001:2011. Se adiciona la definicin Encuesta


Auditor.

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NATURALEZA DEL CAMBIO

Se efectuaron ajustes de redaccin en descripcin del


Procedimiento:

En la Actividad No. 3 se agreg de acuerdo a la


estructura determinada en los procedimientos internos
En la Actividad No. 6 se quit la palabra Consolidacin
que se encuentra repetida.
En la Actividad No. 10 se adicion el tema de la auditora
ambiental.
Se incluy la actividad No 11 en cuanto a la aplicacin de la
Encuesta para evaluacin de auditores en el proceso donde
efectu la auditora antes de la finalizacin de la misma.

En la Estructura del Informe

Se Modific la numeracin teniendo en cuentan la actividad


antes mencionadas, es decir comienza con la actividad No.
12 y termina con la actividad No. 22.
Se modific la Actividad No 13 en cuanto a no limitar el
procedimiento a fin de agilizar los trminos
En la Parte de los ANEXOS se modificaron:

El anexo No. 7 se modific el titulo por Perfiles Auditores,


al igual que los requisitos del auditor lder en cuanto al
aporte de la debida Certificacin y del Auditor Acompaante
en cuanto a incluir la palabra y/o, con el fin de dar la
posibilidad de tener uno de los dos requisitos

En cuanto al Anexo No 8 se modific la casilla No 3 de la


columna denominada Pregunta eliminando los literales a, b
y c, as como la modificacin de la pregunta, quedando de
la siguiente manera: Cul fue la actitud del auditor
durante el desarrollo de la auditora?

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NATURALEZA DEL CAMBIO

El procedimiento se ajust de acuerdo con la estructura para


elaborar procedimientos, establecida en la Resolucin
Reglamentaria No. 017 de 2013 del 24 de abril de 2013 y la
versin 12.0 del Manual del Sistema Integrado de Gestin de la
Contralora de Bogot D.C., adoptada mediante Resolucin
Reglamentaria No. 001 del 03 de enero de 2014 en los
siguientes numerales y temas:
OBJETIVO: En cuanto a su definicin.
ALCANCE: Se ampli la definicin.
NORMOGRAMA: Se incluyeron las siguientes normas: Ley 594
de 2000, ISO 27001 de 2005, ISO 17799 de 2005, Decreto 514
de 2006, OHSAS 18001 de 2007, ISO 26000 de 2010 y
Decreto 943 de 2014 del 21 de mayo de 2014.

10.0

R.R. 044 de 2013

Se adicionaron las siguientes definiciones: Accin correctiva,


accin preventiva, administrador de la auditora interna, auditor
interno, auditor interno de calidad, auditor lder, ciclo de
auditora, cliente de auditora, competencia, desempeo
ambiental, evaluacin de los auditores, gua, No Conformidad
Mayor -NCM, No Conformidad Menor -NCm, No Conformidad
Potencial, objetivo de la auditora, observacin, oportunidad de
mejora, parte interesada, principios de auditora, reunin de
apertura, sistema de gestin, Subsistema Control Interno -SCI,
Subsistema de Gestin de Seguridad de la informacin
SGSI, Subsistema de Gestin y Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST, Subsistema de Responsabilidad Social
SRS, Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo
SIGA y Verificador.
Sustitucin de la definicin funcionario por servidor pblico.

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NATURALEZA DEL CAMBIO

Se complementaron las siguientes definiciones: Alcance de la


Auditora, con la Nota 1.
Criterio de Auditora, con la Nota 2.
Auditor Acompaante
Equipo Auditor, con las Notas 1 y 2.
Evidencia de la Auditora, con la Nota
Experto Tcnico, con la Nota 1.
Gestores de Proceso
No Conformidad
Poltica Ambiental.
En cuanto a la Descripcin del Procedimiento: Se ajust el
ttulo de tem: 6.1. Programacin y Ejecucin de auditora
Interna al SIG.
En las actividades 1, 2, 4, 5 y 6, se adicion el concepto
Administrador de la Auditora Interna; En lo referente a las
actividades nmeros 5 y 6, se complement la observacin.
En la actividad 2, se incluy el concepto de Sistema Integrado
de Gestin. En la actividad 4, se incluy la observacin
referente a la designacin del Auditor Lder.
Se complementaron las actividades nmero 8 y 10. En esta
ltima, se complement la observacin. En la actividad 9, se
complementaron el nombre del registro y la observacin.
Respecto del numeral 6.2., Informe de Auditora Interna al
Sistema Integrado de Gestin, se sustituy la palabra del por
al.
En la actividad 12, se cambi el nmero del anexo (4) por el
nmero de anexo (5) y se complement la observacin. En la
actividad 13, se adicion el concepto Administrador de
Auditora Interna y se complement el concepto Reunin de
Precierre y las observaciones.

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NATURALEZA DEL CAMBIO

En la actividad 14 se complement la observacin. En la


Actividad 15, se complement el Registro Lista de Verificacin
y el Punto de Control. En la Actividad 16 se complement la
Observacin.
En la actividad 17, se adicion el concepto Administrador de
Auditora Interna. En la Actividad 18, se sustituy el registro
acta de reunin con los Integrantes de los Equipos Auditores
por el Acta de Reunin con el equipo de Gestores del Proceso
Evaluacin y Control.
En la actividad 19, se incluy como responsable al funcionario
de cargo Tcnico Administrativo.
Se complement el nombre del anexo 4, Lista de Verificacin
Auditora Interna al Sistema Integrado de Gestin o Formato de
Evaluacin de los Subsistemas del SIG.
Se complement el nombre del anexo 6, Informe Consolidado
de Auditora Interna al Sistema Integrado de Gestin.
Se ajustaron los requisitos de los perfiles de los participantes
en la Auditora Interna al SIG en el anexo 7 Perfiles de los
Participantes en la Auditora Interna al SIG .
Se ajust el formato anexo 8, requisitos de los perfiles de los
participantes en la auditora interna al SIG: Formato de
Evaluacin de los Auditores por Parte de los Auditados.

11.0

R.R

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