DISENO E IMPLEMENTACION DE FORMATOS 1, ASPECTOS PARA LAIMPLEMENTACION FINAL 4 Quien o quienes son los clientes objetivos de! procedimiento Determinar que en realidad sea relevante para la empresa cuando se disefie el formato. Se debe tener en cuenta al personal que mangje las estadisticas o las bases de datos que Se requiere rescatar. Fs importante tener certeza sobre la informacién que en realidad se requiere en una base de datas y que en realidad sea util para la empresa Seleccionar adecuadamente las fuentes generadoras de la informacion (entrevista, cuestionario, entrevista, observacion % EI diseno de un formato debe tener en cuenta no solo a la fuente adecuada de la informacién sino también, el Upo de cliente al que va dirigide el formato como es el caso de su perfil, escolaridad, tipo de labor, ete En la redaccién de normas y politicas se debe utilizar un lenquaje neutral e impersonal En la normatividad de una empresa se debe reflejar la conducta, la ética y el espiritu de la empresa. Inclusive se debe refiejar en la calidad de empleados que tiene y busca para cumplir con sus objeuvos Ml. _ESTRUCTURA PARA EL LEVANTAMIENTO DE CADA PROCEDIMIENTO E INSTRUCTIVO DE TRABAJO A. TITULO Y APROBACION DEL DOCUMENTO Es la primera pégina del procecimiento o instructive de trabajo, posee los siguientes campos: Logotipo y Nombre de la Empresa Serial Revisién Paginas Firma de la persona responsable de la revision y aprobacién 4 Nombre del procedimiento 0 Instructivo de trabajo ° * ° *B. REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE DOCUMENTO Es la parte del procedimianto o Inctructive de trabajp donde se ssefiala el ntimero de revisiones realizadas al documento 1. OBJETIVO: Dede describir de manera clara el “por qué” y & “Que” del procedimiento 0 la Instuccién de trabajo, centréndose en aquellos aspectos que lo hace tnico, Debe ser entendible para todos los involucrades en el mismo, como por todos los que manejan el documento, 2. ALCANCE: —_ Debe indicar tanto las areas como las situaciones donde el procedimiento o la instruccion de abajo debe ser usado, ademas de hacer sus excepciones (es decir lo que excluye). Debe ser entencido y entendible tanto por los involucrades en el mismo, como per todos los que mangjan el procecimiento o Ia instruccién de trabajo. 3. RESPONSABLES: Debe indicar las cargos que tienen la responsabilidad de ejecutar las actividades descritas en el documento y los responsables por que se cumpla ei mismo, ‘se debera mencionar solo cargos y nunca hacer referencia en forma personal, 4. CONDICIONES / NORMATIVAS: NORMATIVAS: Debe describir las conciciones especificas para el procedimiento o la instruccién de trabajo ASPECTOS DE SEGURIDAD: Muestra los riesgos, las medidas y los implementos de seguridad que se deben consderar para le ejecucion del documento Materiales, Hewamientas y Equipos 5. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES: Describe en forma detallada y en orden cronolégico las actividades que deben llevarse a cabo para el asequramiento de Ia calidad de los productos y/o servicios que se esperan obtener 6. FLUJOGRAMA: Debe indicar de una manera l6gica, la secuencia como deben ser efecutades los pasos, el cargo que debe ejecutarios y los registros que deben claborarse para el aseguramiento de la calidad, de los productos y/o servicios que se esperan obtener con el procedimiento7. DOCUMENTACION DE REFERENCIA Debe mencionar ‘édos aquellos documentos, normas, brs, artieulos, ete que Se usaron para elaborer el procedimiento o la nstruccion de trabaje y ademas los que deben usar durante la ejecucion de los pasos Esta referencia debe indicer tipo, serial, titulo, eutor, edcién y pigina sino que debe referrse a como y donde ubicarla En os casos de difel acceso ala misma y que sea necesaria para la realizacién de algunos de los oases descritos, debe Proveerse une copia de la misma como un anexo de procedimiento, 8. REGISTROS: Lista de los numeros y nombres de los formularios, reportes y pantallas asociedas al proceso que se utilizan para el monitoreo de las actividades y para le revision y pruaba necesarias para el asesoramiento de la calidad, 9. GLOSARIO: —_Refiere los téminos y/o abreviaturas empleadas en el texto del documento. 10. ANEXOS: Refiere el conjunto de documentos asociados al proceso ESTRUCTURA DOCUMENTAL Cada empresa debe personalizar y adapter una estructura decumental de acuerdo a su propia realidad y requisites. La estratificacién es importante, la distincidn de niveles impone una jerarquia de documentos. plantea un orden y establece una relacién simple y compatible entre las referencias NIVEL |: MANUAL DE CALIDAD: Describe el sistema, la politica y los objetivos de calidad, establece por qué se hace, lo que se hace y quien lo autoriza. Es redactado por los miembros del comité de Calidad, revicado por el Representante de la Diceecién y aprobado por el Director General NIVEL II: PROCEDIMIENTOS: Describe las actividades necesarias para implantar los elementos del sistema de calidad en cada una de las tareas funcionales, propasito de la actividad, alcence de la actividad, responsabilidades (qué se debe hacer y quien debe hacerlo), procedimiento (cuénco, dende y cémo debe hacerse), cuales materiales, equipos y documentos debenser usados y la documentacién: Cémo debe ser controlada y registrada. NIVEL II: INSTRUCCIONES DE TRABAJO: Son instrucciones detaliadas de trabajo que describen como la actividad debe ser ejecutada. Son genaraimente utiizadas en equipo, facilidades y actividades especificas que pueden tener impacto directo en la calidad come por ejemplo: Dibujos, instrucciones de manufactura, especificaciones técnicas, de proceso 0 de clientes, planos, métodos de prueba, diaaramas, acuerdos o contratos y otros. NIVEL IV: FORMATOS Y REGISTROS: Sirven para recopilar informacion valiosa. Los formatos registvan datos Los registros registran evidencias objetivas de ejecucién y terminacién de actividades 0 trabajos con apego a los lineamientas o instrucciones descritas en los procedimientos 0 instrucciones de trabajo, tales como: Grado alcanzado en los objetivos de calidad Nivel de satisfaccién o insatisfaccién de los clientes Hellazgos y resultados obtenidos Bases para analizar tendencias Resultados de control de proceso Resultados de control de producto no conforme ‘Acclones Correctivas tomadas y su efectividad Desempefio de los proveedores Hebilidades y entrenamiento de personal NIVEL V: DOCUMENTOS EXTERNOS Los dacumentas de origen externa se deben identificar y controlar su distribucién. KKK KS IV. CONTROL DE LA DOCUMENTACION Los documentos al igual que los registros deben controlarse, es decir se debe establecer un procedimiento documentado que defina controles para + Aprobar documentos antes de su edicién. + Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario + Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisién actual de documentos + Garantizar que las revisiones pertnentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso+ Asegurar que los documentos permanecen legibles y son facilmente identificables + Asegurar que se identifican los documentos de origen externo y que se controla la distribucion + Evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos y para aplicaries una identifcacion adecuada en caso que se mantengen por alguna razén DESCRIPCION DEL PROCESO ‘ACTIVIDAD | RESPONSA TARE BLE El funcionario diigencia ef formato Identiicar | Elservidor |*solicitud de —_elaboracién, necesidad | que tenga la |modificacién 9 _—_anulacién 1 | decrear | necesidad |documento” — justificando la modificar 0 necesidad, esta solicitud debe ir anular con el visto bueno y firma del documento director, oficina o responsable dela dependencia donde se. identifica la necesidad de la solicitud, Radica a Solicitud, veriica que Ta solicitud este completamente diligenciada, que sea clara, que Profesional |no existe’ ota solicitud’ del amit oe documento sin cerrar. En el caso solicitud | Pleneaci6n [que la solicitud este relacionada asignade {con la creacién de un documento, se valida que no exista ese documento, si es para crear 0 modificar. identifica al duefio del proceso para que evalué y defina la viablidad de la solicitud. El Concepto emitido es registrado en el formato solicitud. = de. elaboracién, — modificacién 0 anulacién documento. W.| ACTIVIDAD | RESPONSA TARE BLEEstudiar solicitud Duefio del proceso En el caso que la respuesta sea afirmativa, el dusie del proces selecciona. a un funcionario involucrado con Ia actividad pare que elabore el documento o Io mogifique segun _ corresponda, teniendo en cuenta Io estabiecide & el documento “Elaboracién de Documentos”. E| concepte del estudio es registrado en el formato “Solicitud de elaboracién modificacdén 0 anulacon documento”. Responder la solicitud Profesional de Planeacién asignado, En el caso que Te sonawd se Gigine en una dependencia diferente a la relacionada con lo necesidad de crear, actualizar ¢ anular un documento se informa a solicitante acerca de la respuesta de su requerimiento. En @ caso que la solicitud aprobade este relacionada con la anulacion de un documento, se procede a retirar el documento de la pagina Web ola intranet, para ubicarlo en la_carpeta de ‘anulados_y se actualiza el Listado Maestro de Documentos. EI documento fisico 5 identificado como ANULADO finalizando el proceso. Para el caso de solicitudes aprobadas pare crear 0 modificar un documento se pracede con las etapas descriptivas a continuacién,Si le solicitud es pare elaborar un documento, el responsable de documentar evala si hay otras dependencias involucradas con la Profesional | actividad o si afecta el proceso de Crearo | asignado de! |otra(s) dependencials), a fin de 5 | modificar et ‘area |garantizar_ 12 participacon de documento | responsable [estas en el desarrollo del delproceso [documento y hace un levantamiento preliminar de la informacién, Levanta el documento’ de acuerdo con lo establecido en el procedimiento “Elaboracion de Documentos”. En caso de ser una modificacién debe solicitar al Profesional de la Oficina, uns copia en medio magnético del documento a modificar, previa identificacién del documento como el Borrador. WN, | ACTIVIDAD | RESPONSA TARE BLE Tonciuide el proceso de" elaboracién o modificacién del documento, el responsable de documentar —entrega_—el documento borrador al funcionario Responsable |auiorizado para la revision, 6 | Revisar | de acuerdo a |\inicamente en medio magnético. documento | matriz [EI responsable de la revisién (Anexo 1) |realiza su evaluacién y verifica el documento para que responda a la necesidad establecida, si tiene observaciones, recomengaciones © encuentra Inconsistencias las registra en el medio magnetic ylo devuelve al responsable de documentar para que haga las correcciones. Codificar el documento Profesional de Planeacién asignado Revsa_y asgna el codigo al documento de acuerdo a lo establecido en el procedimiento verifica que el documento cumple con los esténdares de forma establecidos segiin el tipo de documento y procede a actualizar é@ " Listado Maestro de Documentos”. Pare el caso de modificaciones asigna la nueva versién y verifica que se haya registrade las modificaciones en el documento, de acuerdo a los _requisitos establecidos para tal fin. Una vez ajustado el documento en el medio magnético se procede a realizar ta impresion correspondiente y se remite el documento al responsable del proceso solicitante para realizar la revision y ‘aprobacion correspondiente. Aprobar documento Responsable Jde acuerdo a matriz (Anexo 1) Verifica que el documento este acorde con las politicasy Objetivos establecidos y que 10s recursos requerides para la aplicacién de las actividades relacionadas en la descripcisn del documento, son suficientes y adecuades. si tiene Observaciones, recomendaciones © encuentra inconsistencias las registra en el documento y las devuelve para hacer__lascorrecciones yy comience ruevamente el proceso de revisién y aprobacién. Recolectar Profesional de Planeacién asignado Recolecta las firmas de Tos funcionarios que participan en la revision y—aprobacion del documento. Actualiza el “Listado Maesiro de Documentos", archiva la copia fisica del documento, en coso de tatarse de una modificacion de un documento el profesional retira de la cameta el documento impresos vigentes, lo identifica como “Documento Obscleto” en todas las paginas y guarda el documento’ en la carpeta de "Documentos Obsoletos”. De los documentos obdsoletos se guarda una copia en medio magnético y del impreso. se conserva tnicamente una copia de la versién anterior. ACTIVIDAD RESPONSA BLE “TAREA 10 Aprober Procesos y/o Procecimient os Officine de Planeacién Cuando se Wate de procesos yio procedimientos que se les ha hecho modificaciones, © nuevos se darén por aprobades cuando sean firmados por los responsables para que se puedan publicar en la Web ointranet Publicar documentos en la pagina Web ola Intranet de la entidad Profesional de Planeacién asignado Tos documentos aprobados son convertidos en un software de proteccién, como medida de Control para evitar modificaciones © alteraciones, exceptuando los formatos correspondientes a cada procecimiento. Se sube a la pagina Web o la Intranet de la Entidad ubicéndolo en la carpeta de documentos aprebades, de acuerdo con las rutas establecidas.2 Informar yio Distnibuir el documento Profesional de Planeacin asignado Identifica el personal relacionado con el documento © informa via correo electrénica, los cambios 0 modificaciones en ias plantillas. En el caso de modificacién de un documento se identifica si se Uenen copias ffsicas, Destruir las anteriores y reemplazer la nueva versién, Si es necesario realizar distribucién fisica del documento el responsable del proceso establece @ quien se le debe entregar el documento el cual se edita e idenunca como Copia Contolade, dejando el registro de su distribucién en el formato "Control de Distribucién deCopias” 13 Difundir et documento Responsable del proceso Hace Ta divalgacon de Tos documentos en su dependencia de trabajo para asegurar su entendimiento, comprensiin e implementacion inmediate, € informa 1a lecalizacién 0 ruta de acceto donde pueden concultar el documento. De la divulgacién se deja en el formato “Resistro de Asstencia’, al cual se guarda en €l archivo’ del Responsable del rea que hace la divulgacion. Cuando las modificaciones de un documento son de forma o no son generales. se puede cifundir por mail, enviando copia del mail al Profesional de la Oficina Asesora de Pianeacion asignado 14 Controlar Documentos Externos, Responsable dal proceso Taenufica el documento como ‘Documento Extemno” actualiza el “Listade Maestro de Documentos Externos", identifica a los funcionarios afectados por el mismo y emite el numero de copias necesarias, dejando el registro de su distibucion en el formato “Control de Distribucién de Copies’. Si_consideranecesario, programa _reuniones explicatvas para discutir el documento y garantizar_ su comprensién. GLOSARIO DE TERMINOS ANULACION: Proceso mediante el cual un documento se suprime o elimina APROBACION: Accién mediante la cual un cargo previamente autorizado evalda que el contenido de un documento cumpla lo que debe realizarse, para alcanzar los objetivos propuestos COPIA CONTROLADA Es el documento sobre el cual existe control_y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen COPIA NO CONTROLADA: Es el documento sobre el cual no existe responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones, DIFUSION: Es el proceso que permite dar a conocer un documento DISTRIBUCION: Es el proceso por el que un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicacién| DOCUMENTO EXTERNO: Todos los documentos generados por ‘organismos externos que establece compromisos que se deben ‘cumplir 0 normas para el desarrollo de sus actividades: DOCUMENTO: Todo documento generado para establecer disposiciones DOCUMENTO OBSOLETO: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha 0 contenido EDICIO aprobado Impresién y publicacién del documento revisado yFORMATO: Esquema predeterminado que fecilita el registro de la informacién que se genera un proceso 0 actividad. Puede esiar en medio fisico magnetico MODIFICACION: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesaries en los documentos. Puede ser de ferma 0 de fondo PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente 0 que interactuan, para generar valor y las cuales trasforman elementos de entrada en resultados REVISION: Actividad emprendida para asegurar que lo que esta escrito en un dacumento, es lo que se hace en la préctica VERSION: Aspecto particular y diverso que puede tomar un texto.