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JUGUETERIA
GEPETTO
SENA
ESTUDIO DE CASO
JUGUETERA GEPETTO
SITUACIN DIAGNSTICA
La juguetera GEPETTO, es una empresa familiar con
ms de 25 aos de experiencia en la fabricacin de
juguetes de madera. En el ltimo ao se han recibido
varias propuestas para llevar los productos a mercados internacionales gracias a su
participacin en ferias y ruedas de negocios, por lo que fue necesario hacer una inyeccin
de capital para compra de maquinaria y equipos que aumentarn la capacidad de
produccin hasta en un 150%, por lo que pasa de ser una pequea empresa familiar a una
mediana empresa con cambios en su estructura organizacional acorde a las oportunidades
que ofrece el mercado.
Como empresa familiar, la compaa afronta los inconvenientes propios de una estructura
administrativa tradicional y su intencin es contar con una propuesta dinmica
administrativa flexible, iniciando con la contratacin de un gerente de logstica con
funciones especficas que permitan el mejoramiento en lo relacionado con lo siguiente:
a). Descentralizacin de funciones y responsabilidades
Actitud proteccionista de coordinador de planta. Su nombre es Francisco y es quien lleva
a su cargo la jefatura de la planta de produccin en los ltimos 14 aos. Es un hombre
sencillo y muy trabajador, pero su papel casi indispensable en la organizacin lo hace
asumir una actitud acaparadora de los procesos.
Llega un momento en la vida de todo empresario en que siente la necesidad de expandir su
negocio, pero esta necesidad se ve opacada porque su da a da es un trajn donde hay poco
tiempo para pensar en nuevos mercados; despus de todo "s descuida un poco su empresa,
sta se ir cuesta abajo"
Esta situacin la viven muchos empresarios por creer errneamente que son los nicos
capaces de dirigir con xito su negocio, entonces prefieren ellos mismos encargarse de las
finanzas, del marketing, de la contabilidad, de la produccin, de los empleados, etc. y
finalmente son ellos mismos quienes impiden el normal crecimiento de la empresa.
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Por otra parte, se puede ofrecer capacitacin tecnificada a los diferentes trabajadores
antes expuestos para afianzar y pulir sus conocimientos y con esto la empresa
puede seguir innovando en la fabricacin de los juguetes y poder estar al nivel del
mercado internacional.
Ya contratado el personal indicado para cada rea, la mejor opcin que debe hacer la
gerencia es pensar en instalar varios programas sistemticos logsticos o bases de
datos en los cuales se pueda llevar toda la informacin de cada uno de los procesos.
Tener un control cruzado de datos, donde se detecte en qu paso se detuvo el
proceso productivo, eficiente la logstica de una empresa para hacerla ms rentable.
El manejo de la logstica en una empresa es fundamental para la eficiencia de los
procesos de la misma y hacerla ms rentable, lo cual slo se logra a travs del
control estricto de la informacin y para ello, lo ideal es la sistematizacin de la
misma.
los trabajadores sin tener que depender de don Francisco y no caer en redundancias e
ineficiencias en sus labores.
(Comprende las funciones y responsabilidades de un rea especfica). Los apartados que
debe contener este manual son:
Portada
ndice
Presentacin
Antecedentes
Marco Jurdico
Atribuciones
Estructura Orgnica
Descripcin de Puestos
Directorio
Firmas de autorizacin
El Manual De Polticas
Contiene una descripcin detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones
para el logro de los objetivos.
Un Manual de procedimientos es el documento administrativo integrado por un conjunto
de procedimientos interrelacionados que pueden corresponder a un rea o a la totalidad de
una dependencia. Sirve de gua (de cmo hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy
valiosa para orientarlo en caso de que sea de nuevo ingreso. Su implementacin aumenta la
certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos prescritos al realizar su
trabajo.
Los lineamientos que deben contener los manuales de procedimientos son:
C) Manejo De Inventarios
Los inventarios no se realizan de manera peridica.
Los clientes hablan directamente con Don Francisco para hacer la planeacin de
entrega de los pedidos.
Don Francisco asumi tambin la responsabilidad de controlar los inventarios de
materias primas e insumos dado que alega que no se puede parar la produccin por
la falta de materia prima. Por esta razn, la gerencia general lo autoriz para que
maneje los inventarios tanto de materias primas e insumos, as como de producto
terminado, de acuerdo con su criterio.
Segn el criterio de don Francisco, hay stock de materias primas suficiente en
bodega para 6 meses (incluyendo materias primas importadas y nacionales) y
producto terminado para unos 3 meses.
El manejo de los inventarios es una parte clave para el xito de la gestin
empresarial. Cuando la empresa maneja sus procesos de manera deficiente se refleja
en la acumulacin de inventario.
Al controlar el inventario se vern reflejadas varias reas de la empresa, las
finanzas: tendrn un bajo nivel para conservar capital, en la mercadotecnia: un alto
nivel para reforzar las ventas y en el rea de produccin: alto nivel para garantizar el
proceso.
Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. Proveer o distribuir
adecuadamente los materiales necesarios a la empresa, colocndolos a disposicin
en el momento indicado para as evitar aumentos de costos perdidos de los mismos,
permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa a las
cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestin de
inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.
2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cules son los bienes que
corresponde incluir en el inventario, habr que tener presente todos los lugares en
los que estn para no omitirlos. Otra recomendacin de ndoles metodolgica,
teniendo en cuenta la cantidad de lugares por los que deberemos pasar al hacer
inventario: nos conviene con anticipacin recorrer esos lugares y ordenarlos, si es
que no lo estn, a fin de poder identificar sin problemas los bienes y evitar
reiteraciones u omisiones.
3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia este tema porque
adems de hacer la tarea de manera ms eficiente, es una muestra de solidaridad y
corresponsabilidad por parte de las personas que hacen parte del almacn.
4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores estamos en
condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijar un da
y hora en que se llevar a cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el
mismo momento en toda la comunidad).
Es importante que se familiaricen con las planillas a utilizar, dado que estas deben
convertirse en una ayuda que facilite el trabajo, no en un obstculo. Un detalle a tener en
cuenta es el riesgo de no inventariar algn objeto, o de contarlo ms de una vez. Para que
esto no suceda, lo ideal es dejar algn tipo de marca que indique con claridad que ese tem
ya fue contado.
Cada equipo de trabajo definir cual es la mejor manera de hacerlo, la que ms se adecue al
tipo de bien de que se trate, tal vez colocar una etiqueta o una cinta o tarjeta remisible
podran ser algunos caminos a seguir.
Los inventarios aunque carecen de generacin de valor agregado para las organizaciones
permiten de una u otra manera proporcionar una disponibilidad de los bienes y servicios
prestados por ellas adems de asegurar la continuidad de los procesos que realiza la misma.
Entre otros los principales objetivos de un inventario son:
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Por esto y ms se puede concluir que evidentemente el proceso mediante el cual se busca
que la organizacin mantenga determinado nivel de inventario es un "mal necesario" y que
la bsqueda por la minimizacin de los costos asociados a este generan la necesidad de
aplicacin de mltiples herramientas las cuales deben en su totalidad ser dominadas por el
ingeniero industrial, dndole la oportunidad de ejercer.
Como encargado de la administracin de los inventarios de una organizacin se deber
establecer los siguientes lineamientos (tomar decisin respecto a):
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control en los inventarios por lo que hay constantes prdidas, surgiendo la necesidad de
contar con los servicios de almacenamiento de terceros.
DETERMINACION DE REQUERIMIENTO DE ESPACIO
En la Juguetera GEPETTO pueden cuantificar el espacio mnimo para realizar las tareas de
recibimiento de piezas, almacenamiento y empaque, se incluye el espacio que ocupan los
muebles utilizados y la movilidad del personal que ejecuta las operaciones, por ltimo se
puede evaluar los requerimientos en cuanto a pasillos y almacenamientos temporales.
CRITERIOS DE LOCALIZACION
Cercana a las vas de entrada de los proveedores
27%
26%
25%
9%
7%
6%
MTODOS
COSTOS
OBSERVACIONES
ESPECFICOS
Las
empresas
de
manufactura con productos
perecederos usan a menudo
este mtodo
Estrategia Mezclada
MTODOS
ESPECFICOS
COSTOS
Trabajar
horas Pago
extra
adicionales sin cambiar el sobretiempo
tamao de la planta de
personal
OBSERVACIONES
de Se reduce el tiempo
disponible
para
el
trabajo
de
mantenimiento
sin
interrumpir
la
produccin
Nmina de personal de
exceso
durante
el
periodo
de
baja
demanda
La planta de personal se
puede
usar
para
mantenimiento diferido
durante los periodos de
baja demanda
Se puede utilizar la
capacidad
de
otras
firmas, pero existe un
menor
control
de
horarios y niveles de
calidad
Desperdicio
de
talentos, herramientas y
equipos de la empresa
sin utilizar durante
periodos bajos
Para poder realizar el proceso de planeacin agregada, la siguiente informacin debe estar
disponible para el equipo de planeacin de produccin. Los datos incluyen lo siguiente:
Es la actividad de decidir acerca de los medios que la empresa industrial necesitar para sus
futuras operaciones manufactureras y para distribuir esos medios de tal suerte que se
fabrique el producto deseado en las cantidades, al menor costo posible.
Existen diversos medios de programacin de la produccin, entre los que destacan los
siguientes:
CAUSA Y EFECTO
La accin del mantenimiento para cumplir estos objetivos, se genera a travs, del
desempeo de un cierto nmero de actividades o funciones que se pueden dividir en dos
grupos:
FUNCIONES PRIMARIAS
FUNCIONES SECUNDARIAS
TIPOS DE MANTENIMIENTOS
Mantenimiento Correctivo
Mantenimiento Progresivo
Mantenimiento Programado
Peridico
Sistemtico
Una Accin
Recomendacin Del Fabricante
Metodologa
Ingeniera De Proyectos
Una Filosofa
Una Tecnologa
Una Estrategia
Un Ideal
VIDA UTIL: Una instalacin sujeta a mantenimiento preventivo tiene una vida til mucho
mayor que la que tendra con un sistema de mantenimiento.
COSTOS DE REPARACIONES: Es posible reducir el costo de reparacin si se utiliza el
mantenimiento preventivo en lugar del correctivo.
INVENTARIOS: Es posible reducir el costo de inventarios empleando el sistema de
mantenimiento preventivo, puesto que se determina en forma ms precisa los materiales de
mayor consumo y se puede prever su uso en el tiempo.
CARGA DE TRABAJO: La carga de trabajo para el personal de mantenimiento preventivo
es ms uniforme que en un sistema de mantenimiento correctivo, por lo que se puede
reducir al minimizar las emergencias.
APLICABILIDAD: Mientras ms complejas sean las instalaciones y ms confiabilidad se
requiera, mayor ser la necesidad del mantenimiento preventivoEn resumen y considerando los costos directos e indirectos a mediano y largo plazo, se
estima que una sana combinacin de mantenimiento correctivo y preventivo puede reducir
los costos en 40 a 50 %. Hay que recordar que entre los costos indirectos estn:
Prdida de prestigio por incumplimiento de programas de produccin y entregas, primas
por accidentes, litigios y demandas, desmotivacin a la calidad y productividad; lo que le
est ocurriendo a la empresa en este momento por no poner especial atencin e
importancia al correcto proceso de mantenimiento.
g) Gestin y administracin de la venta
El rea de ventas solo se encarga de la preventa y la venta, pero el servicio post-venta est
disperso entre Don Francisco, Bodega y despachos.
Por lo general, toda empresa comercial dedica un sector de la misma a que se dedique a la
administracin de ventas, y precisamente esta actividad de la administracin es llevada a
cabo por el departamento de ventas de dicha entidad empresarial.
Una de las maneras de agregar valor a un producto es mediante el desarrollo de un buen
servicio postventa que incluso, si es deficiente, puede afectar negativamente la opinin del
cliente y disminuir los niveles de las ventas.
Despus de la venta una empresa no puede olvidarse de sus productos y servicios pues
el comportamiento de estos durante su uso o consumo y la percepcin de los clientes al
respecto es imprescindible para la mejora continua de los procesos que desarrolla.
Manejo de quejas.
Adiestramiento para el uso.
Instalacin.
Mantenimiento.
Reparacin.
Satisfacer.
Prevenir errores.
Ser competitivo.
Mejorar continuamente.
La calidad tiene que ser un compromiso desde el primer contacto con cliente siguiendo con
la venta y mantenindolo en cualquier relacin que se establezca despus de la misma, es
decir, en los servicios relacionados con la post-venta.
La calidad no solamente tiene que ver con las caractersticas del producto si no con la
atencin que pueda recibir una vez realizada la compra.
Gracias a la buena calidad de un servicio post-venta, la empresa es capaz de hacer mejoras
en cuanto a sus productos y a sus servicios, es decir que, la empresa puede tener una mejora
continua interactuando con los clientes.
ESTRATEGIAS SEGN LOS CANALES DE DISTRIBUCIN Y EL NIVEL DE
SERVICIO ASOCIADOS A LOS MISMOS
Antes de entender cada eslabn y desarrollar las estrategias que se implementaran para su
funcionamiento, la juguetera GEPETTO debe estar consiente de quines son sus clientes,
cules son sus necesidades, cmo funciona su mercado, el tipo de producto o servicio que
se ofrecer, las condiciones de la compaa (recursos financieros, instalaciones, personal),
para poder as determinar los beneficios y contras que puede presentar cada alternativa en el
desarrollo de la cadena; no todos los mercados son iguales y no todas las compaas
triunfan de la misma manera.
APROVISIONAMIENTO
tiempo y con la agilidad que requiere el mercado pueden generar bajas en las ventas,
disminucin de los niveles de rentabilidad, prdida de clientes potenciales, incremento de
los costos de inventarios y sobrecostos en mantenimiento.
Al ser tan relevante en el proceso, es importante el desarrollo de estrategias asociadas a esta
actividad que le permitan a la compaa ser ms competitivos.
Puntos claves para que la gestin de produccin se convierta en una ventaja competitiva. El
punto est en concentrarse en lo que realmente se sabe hacer y lo que representa las
mayores utilidades para la compaa. Como ejemplo se encuentra Nike, su foco no es la
produccin de artculos deportivos, esto lo realiza un tercero, su foco es el posicionamiento
de marca. En este punto ya se evidencia la dependencia entre los eslabones, si la gestin de
aprovisionamiento es errnea, el proceso de produccin se ver restringido y por lo tanto
las dems actividades, causando un colapso en la cadena de suministros y por ende fallas en
la entrega del producto al cliente final.
GESTION DE INVENTARIOS
Como tercer eslabn, se entiende que el inventario es un conjunto de existencias,
conformado por materiales o productos finales que en un momento determinado se
encargarn de satisfacer necesidades en algn eslabn de la cadena logstica. Es importante
entender que el inventario puede ser algo tan simple como una botella de limpiavidrios
utilizada en la limpieza del edificio, o algo tan complejo como materias primas para el
proceso de manufactura.
Al entender la sinergia que tiene la cadena de suministros, y como cada eslabn tiene
relacin directa e indirecta con cada una de las reas de la empresa, la gestin de
inventarios sufre ciertas presiones de cada uno de los lados con el fin de obtener beneficios
individuales; es en este punto donde el rea encargada de la administracin de inventarios
debe tener claro el objetivo de la compaa, y cmo la adecuada gestin de materiales
puede afectar o beneficiar el desarrollo de los procesos.
Entender las razones de inversin en inventario, permite a la compaa relacionar estas con
las estrategias corporativas, operativas y en si con el desarrollo de cada una de las reas,
generando as procesos totalmente exitosos.
Se analizara las diferentes variables de tener inventarios altos, tener altos volmenes de
materia prima o bienes finales permite generar un mejor servicio al cliente y acelerar el
tiempo de entrega gracias a la disponibilidad de los productos que permiten disminuir las
incertidumbres en los cambios de la demanda, equilibrar la demanda y la oferta en
mercados con altos niveles de estacionalidad.
Un punto muy importante, y por el cual muchas empresas requieren para el desarrollo de su
objeto social los inventarios, es sobre la inestabilidad de suministros, ciertas materias
primas solo se encuentran en ciertos momentos del ao, razn que obliga a muchos
empresas a mantener altos niveles de inventario con el fin de cumplir los niveles de calidad
y de servicio establecidos en la estrategia corporativa.
Contrario a esto tenemos la obsolescencia, situacin que se presenta cuando el inventario
no puede usarse o distribuirse de igual manera por cambios de temporada o aparicin de
nuevos productos; factor que se genera por la falta de control en la administracin de los
recursos, que tiene como consecuencia a largo plazo costos extras para la compaa.
Se encuentra las presiones a favor de los inventarios bajos, para permiten suprimir procesos
como la recepcin, control y almacenamiento, permitiendo abordar de forma directa el
suministro al transportista o al cliente final.
Logrando un rediseo en la cadena logstica que permite que el producto presente menores
tiempos de entrega al disminuir las etapas de intermediacin, los bajos inventarios ayudan a
disminuir los niveles de desperdicio y a suprimir tiempos muertos en la operacin,
consiguiendo producir y distribuir bienes y servicios segn requiera el mercado; logrando
con menores costos satisfacer las demandas del consumidor final, sin arriesgar los niveles
de calidad del producto.
Por otro lado, presenta una de las principales problemticas que pueden afrontar las
compaas por tener bajos volmenes, y es los inventarios agotados permanentemente que
afectan el volumen de ventas y la satisfaccin del cliente. Generando a largo plazo
consecuencias directas sobre la rentabilidad de la compaa.
Sin importar por cul de las anteriores estrategias opte una la Juguetera Gepetto debe tener
claro que la gestin de inventarios busca mantener siempre una calidad adecuada que logre
altos niveles de competitividad y productividad, el manejo de los inventarios puede ser
tanto la causa de xito como la causa de fracaso de una compaa.
DISTRIBUCIN
En cuarto lugar, la gestin de distribucin, encargada de abastecer los puntos de ventas o
centros de distribucin minoritas; su principal objetivo, situar el producto en el lugar
adecuado y en el momento preciso.
Es elemental definir el diseo del canal, es decir dnde se planea vender el producto, tienda
propia, almacenes de cadena, supermercados, jugueteras, ferias ; ya que este determinara
todos los estndares para que el cliente pueda acceder a los productos de forma gil.
Como primer paso el anlisis de la empresa y el estudio de los canales de distribucin ms
relevantes en el mercado. Una vez se tiene clara esta informacin, se definen los objetivos
del canal.
Lo anterior teniendo en cuenta las limitaciones que pueden presentarse en cada tipo de
canal, como lo son la competencia o presencia de productos sustitutos, restricciones
polticas, legales, culturales, econmicas, sociales y tecnolgicas.
La adecuada seleccin del canal le permitir a una compaa estar en el lugar adecuado
para satisfacer las necesidades de su nicho de mercado.
Una vez definido el esquema de distribucin, es primordial plantear la estrategia de
transporte adecuada a los requerimientos del cliente y del mercado, para esto plantea los
siguientes elementos como puntos clave.
Definir el medio de transporte, que se adecue a los costos y los tiempos de entrega
estimados por la compaa.
El tamao y las frecuencias con que se realizaran los envos a los distribuidores o
directamente al cliente.
Se expone el establecimiento de las rutas, determinadas por la ubicacin de las
plantas y las restricciones vehiculares que se puedan presentar al momento de
entregar la carga.
SERVICIO AL CLIENTE
Donde se fijan los niveles de satisfaccin y se determina la respuesta del cliente ante el
servicio o producto ofrecido. As mismo se determinan las necesidades y requerimientos y
se desarrollan herramientas que permiten conocer ms a fondo las necesidades del cliente,
la importancia de este eslabn, es entender que no consiste simplemente en analizar lo
relacionado con una venta ya realizada, si por el contario con las ventas que se realizaran en
el futuro, un cliente satisfecho es la oportunidad de una nueva venta; el servicio al cliente se
convierte en la llave para la recordacin de la marca.
Es transcendental que las compaas entiendan que el servicio al cliente no solo involucra
el servicio post-venta si no que implica tiempos de entrega adecuados, personal capacitado,
calidad en los productos, medios de pago, alternativas en los canales de adquisicin,
ubicacin y calidad en la relacin con el cliente. Una gestin de servicio al cliente adecuada
le brinda a la empresa clientes leales, mayor participacin en el mercado, incremento en las
ventas, disminucin en los presupuestos de publicidad y diferenciacin. Toda bsqueda de
ventajas competitivas debe estar enfocada en el cliente, buscando realizar las acciones
necesarias para que el cliente reciba la informacin adecuada, el producto deseado, en el
lugar exacto, en un plazo de entrega mnimo, con la calidad esperada y con un servicio
postventa eficaz y barato. El cliente es la fuerza que mueve toda la cadena, el inicio de la
cadena de suministros de define cuando el cliente demanda un producto.
Un punto clave es que ms que una secuencia de actividades, la cadena de suministros es
una combinacin perfecta entre el factor humano, tecnologa e infraestructura; definiendo,
el factor humano como la calidad del personal que intervendr en cada eslabn, donde las
actividades y decisiones tomadas desde el operario de maquinaria hasta el gerente general
tendrn repercusin en cada uno de los eslabones de la cadena; sin olvidar, que esta calidad
no la genera solo el trabajador con sus capacidades, sino tambin la empresa por medio de
capacitaciones y condiciones de trabajo adecuadas. El factor humano es la base de la
compaa, un staff inadecuado o insatisfecho generar consecuencias negativas en los
procesos de desarrollo.
Importancia De La Cadena De Suministros En El Proceso De Internacionalizacin.
La administracin de la cadena de suministros, se convierte en punto clave para que una
compaa pueda realizar procesos de internacionalizacin exitosos; si se cuenta con una
base slida en todos los eslabones, el impacto que causaran los cambios en los mercados
externos sern menos traumticos para el desarrollo de las actividades. Una cadena de
suministros que posea un alto nivel de desarrollo ser flexible y contara con procesos
estandarizados que se puedan adaptar de manera rpida y eficaz a las situaciones de nuevos
mercados.
La empresa debe tener especial atencin en cmo la cadena de suministros y las estrategias
vinculadas a esta se adaptaran a una nueva plaza, teniendo como principal objetivo la
creacin de una imagen que influya de manera directa en la percepcin de sus futuros
clientes y logren ubicar a la empresa en un lugar de xito en el mercado.
CONCLUSIONES