Sistemas y procedimientos.

1._ Definiciones:
Los

sistemas son un conjunto de recursos que se interrelacionan y

coordinadamente facilitan el proceso para el logro de un fin propuesto, siendo

este un proceso ordenado de partes que interactan entre s, y que constituyen
un todo de funcionamiento.
Un sistema contable, son todos aquellos elementos de informacin contable y
financiera que se relacionan entre s,

con el fin de apoyar la toma de

decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero

esta informacin debe ser analizada, clasificada, registrada

(Libros

correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados

financieros), para que pueda llegar a un sin nmero de usuarios finales que se
vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueos del negocio, hasta los
clientes y el gobierno.
Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que
realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo
las mismas circunstancias (por ejemplo, procedimiento de emergencia)
Los procedimientos contables son procesos e instructivos que se utilizan para
el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables. Dentro
del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos
contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que
se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la
empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del anlisis, se
pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los
grupos generales de cuentas de los estados financieros.

Ubicacin dentro de la estructura administrativa:

Los sistemas y procedimientos se encuentran dentro de una estructura
administrativa de una empresa en los estados financieros, ya que estos son el
resumen global de todo el sistema contable (Son la fotografa actual del
negocio), porque la informacin que estos presentan debe ser real, medible y
que se pueda seguir (Auditable); son los sistemas y procedimientos contables
la base fundamental para conocer el funcionamiento del negocio y la
confiabilidad que este presenta para sus accionistas, proveedores y clientes.

Importancia:
Su importancia se deriva de la necesidad de llevar un adecuado control
de las operaciones y transacciones financieras. As como la de obtener y
analizar

informacin

emprender

alguna

accin

basada

en

su

interpretacin. La informacin contable debe servir fundamentalmente para:

Predecir flujos de efectivo.

Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin

de los negocios.

Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito.

Evaluar la gestin de los administradores de la empresa.

Ejercer control sobre las operaciones de la empresa.

Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas.

Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional.

Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad

econmica representa para la comunidad

2._ Diferencia entre normas y procedimientos, mtodos y reglas:

Los procedimientos son los planes en cuanto establecen un mtodo
habitual de manejar actividades futuras; son verdaderos guas de accin ms
bien que de pensamiento que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas
actividades deben cumplirse. En cambio, la norma, es un documento de

aplicacin voluntaria que contiene especificaciones tcnicas basadas en los

resultados de la experiencia y del desarrollo tecnolgico.
Las normas estn conformadas por una serie de disposiciones que
emanan no solo de la experiencia tcnica en la materia, sino de Resoluciones
que toman los Consejos o Colegios de Profesionales en Ciencias, los
procedimientos son los mtodos por los cuales se hacen efectivas las normas
mencionadas. Es decir, las tcnicas a seguir para llevar a la prctica las rutinas
establecidas por las normas.

3._ Control de costos de la unidad de sistemas y procedimientos:

El control de costos es de igual importancia para todas las empresas, sin
importar su tamao, aunque las compaas pequeas generalmente tienen un
control monetario ms estrecho, principalmente por el riesgo econmico que
significa el tener prdidas en un proyecto. Las compaas grandes se pueden
dar el lujo de repartir las prdidas que se tengan en los diferentes proyectos
que estn realizando.
El control de costos no es solamente el monitorear los costos y recopilar
grandes cantidades de informacin, sino que es necesario analizar dicha
informacin para tomar las acciones correctivas antes de que sea demasiado
tarde. El control de costos puede ser desarrollado por todo el personal que
tenga relacin con los costos, no solamente el personal de proyectos.
El control de costos implica tener una buena administracin de costos, la cual
debe incluir:
* Estimacin de costos
* Contabilidad de costos
* Flujo de efectivo del proyecto
* Flujo de efectivo de la compaa
* Costo directo de la mano de obra

* Cantidad de sobrecostos
* Otros, como los incentivos, penalizaciones, etc.
En cuanto a la relacin que esto tiene con los clientes podemos decir
que, los usuarios externos, se encuentran fuera de la organizacin y presentan
un amplio abanico de intereses y necesidades respecto a la informacin
contable,

la cual servir para tomar decisiones importantes respecto a las

relaciones de negocios con la entidad. Entre estos podramos citar: las

instituciones financieras que prestan dinero a la organizacin (necesitan
evaluar la solvencia y capacidad de pago de la entidad), los proveedores y
clientes locales (analizan la informacin para decidir la condiciones de compraventa-pago),
tributarios).

La

administracin

tributaria

(informacin

para

efectos

Presupuesto

1._ Qu es un presupuesto?
El presupuesto es la estimacin programada, de manera sistemtica, de las
condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo en un
periodo determinado. Tambin podemos decir que el presupuesto es una
expresin cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la
administracin de la empresa en un periodo, con la adopcin de las estrategias
necesarias para lograrlos.
2._ Importancia del presupuesto:

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo

en las operaciones de la organizacin, adems de:

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la

empresa en unos lmites razonables.

Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la

empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan

total de accin.

Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de

programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven
como norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes
y programas.

Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en

las necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de
modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la
importancia necesaria.

Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a

determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.
Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs
de niveles sucesivos para su ulterior anlisis.

3._ Para qu sirve un presupuesto?

El presupuesto sirve para:

Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa

debe desarrollar en un periodo determinado.

Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar

responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para
logar el cumplimiento de las metas previstas.

Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha

de la empresa en forma integral.

4._ Qu es un presupuesto familiar?

Un presupuesto familiar, simplemente es un plan de ingresos, gastos y ahorros
que es conveniente realizar con la finalidad de planificar el mejor uso del
dinero. Debe incluir todos los ingresos de los integrantes del grupo familiar y
todos los gastos, distribuidos por cada mes. Le permitir un mayor control de
ingresos y gastos, de all que se convierte en un instrumento til para evitar
gastos superfluos, al mismo tiempo, le permite a la familia, conocer cunto
necesita para cubrir sus necesidades y como repartir los ingresos para poder
cumplir con sus obligaciones.
5._ Qu es un presupuesto financiero?
Es el que se ocupa de la estructura financiera de la empresa, esto es, de la
composicin y relacin que debe existir entre los activos, pasivos y capital. Es
importante considerar las necesidades de capital de trabajo, los orgenes y
aplicaciones de recursos, as como flujo de efectivo y la rentabilidad de la
entidad, pudiendo resumirse en dos objetivos: liquidez y rentabilidad.
6._ Qu es un presupuesto de ventas?
Es la prediccin de las ventas proyectada por una empresa por un tiempo
determinado que generalmente se planea por un periodo de entre 3 y 10 aos;
este clculo se realiza mediante los datos de demanda actual y futura. El

presupuesto de ventas de una empresa es la base de casi todas sus decisiones

comerciales. Todos los empresarios -hasta los ms pequeos- emplean alguna
clase de pronstico de ventas, aunque sea de modo inconsciente o intuitivo,
como punto de partida para todos los planes de una empresa. En el corto plazo,
el presupuesto sirve para determinar el programa de produccin. Para cumplir
con los pedidos de los clientes, se requiere un programa de produccin mnimo.
Esto a su vez obliga a disponer de cierta cantidad mnima de materias primas,
insumos, maquinarias y partes, y cierta dotacin de personal.
7._ Ejemplos:
Presupuesto familiar:

Presupuesto financiero:

Presupuesto de ventas:

8._ Tipos de presupuestos:

1) Segn la Entidad.
a) Pblicos: Son realizados por el Gobierno y Empresas Descentralizadas para
controlar los ingresos y egresos que realizan las diferentes dependencias. Este
tipo de presupuestos se elabora en base a los gastos, ya que primero se hace
una estimacin de las erogaciones que se llevarn a cabo para satisfacer las
necesidades pblicas, y despus se planea como cubrirlas.
b) Privados: Son los que utilizan las empresas particulares, que primero estiman
sus ingresos para poder predeterminar su aplicacin.
2) Por su Contenido
a) Principales: Son una especie de resumen en donde se presentan los puntos
medulares que componen los elementos de la empresa
b) Auxiliares: Muestran las operaciones estimadas de cada uno de los
departamentos que conforman la empresa. Son una parte del presupuesto
principal.
3) Por su Forma.
a) Flexibles: Son aquellos que anticipan posibles variaciones o alternativas y
tienen cierta elasticidad por posibles cambios. En este tipo de presupuestos
existen diferentes planos de alternativas en caso de que las situaciones
previstas cambien. Dichas variaciones se expresan fijando porcentajes de
acuerdo a una base determinada.
b) Fijos: Son aquellos presupuestos que permanecen iguales durante el perodo
presupuestal, es decir, no se prevn las variaciones por posibles cambios. Sin
embargo, esto no quiere decir que no se tengan que revisar peridicamente.
4) Por su Duracin.
Para determinar el lapso que abarcarn los presupuestos se debern tomar en
cuenta las operaciones que realice cada entidad. Pueden ser:

a) A corto plazo, si el ciclo de operacin abarca un ao o menos.

b) A largo plazo, los cuales se elaboran para ms de un ao.
5) Segn la tcnica de valuacin.
Conforme a este criterio los presupuestos se consideran:
a) Estimados: Son aquellos que se formulan en base a experiencias del pasado,
es decir empricamente, por lo que existe una probabilidad ms o menos
razonable de que suceda lo que se plane.
b) Estndar: Estos presupuestos se elaboran sobre bases cientficas mediante
estudios estadsticos, por lo que reducen el porcentaje de error, y representan
los resultados que se deben obtener.
6) Por su Reflejo en los Estados Financieros.
a) De Posicin Financiera: En ellos se muestra la situacin financiera que
tendr la empresa en el futuro, en caso de que se cumpla con lo previsto.
b) De Resultados: Este presupuesto va a mostrar las utilidades a obtener en
caso de que se cumplan las condiciones previstas.
c) De Costos: Reflejan, para un perodo futuro, las erogaciones que se van a
efectuar. Para su preparacin se toman como base los pronsticos de ventas.
7) Por las Finalidades que Pretende.
a) De Promocin: Este tipo de presupuesto viene siendo una forma de proyecto
financiero y de expansin. Se elabora en base a los ingresos y egresos que se
llevarn a cabo en el perodo presupuestal.
b) De Aplicacin: Son presupuestos que muestran la distribucin que tendrn
los recursos con que cuenta la empresa. Generalmente se elaboran para
solicitar un crdito.
c) Por Programas: Los presupuestos determinan los gastos en los que van a
incurrir los departamentos en base a las actividades que llevarn a cabo para
cumplir con su programa.

d) Base Cero: Este tipo de presupuestos evala cada ao los programas y

gastos que llevar a cabo la entidad, sin tomar en consideracin las
experiencias pasadas.

9._ Funciones del presupuesto:

Planeacin:

que

es

conocer

el camino

a seguir,

interrelacionar

actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organizacin.

Organizacin: que es estructurar tcnicamente las funciones y

actividades de los recursos humanos y materiales buscando eficiencia y
productividad.

Coordinacin:

Que

es

buscar

equilibrio

entre

los

diferentes

departamentos y secciones de la empresa.

Direccin: Que es guiar las acciones de los subordinados segn los planes
estipulados.

Control: Que es medir si los propsitos, planes y programas se cumplen y

busca correctivos en las variaciones.

10._ Clasificacin de los presupuestos:

Segn la flexibilidad:

Rgidos, estticos, fijos o asignados: Son aquellos que se elaboran para

un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por
la variacin que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la
empresa (econmico, poltico, cultural etc.). Este tipo de presupuestos
se utilizaban anteriormente en el sector pblico.

Flexibles o variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de

actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del
entorno. Son de gran aceptacin en el campo de la presupuestacin
moderna. Son dinmicos adaptativos, pero complicados y costosos.

Segn el periodo de tiempo:

A corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la

organizacin en el ciclo de operaciones de un ao. Este sistema se adapta
a los pases con economas inflacionarias.

A largo plazo: Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de

desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas

Segn el campo de aplicacin en la empresa

De operacin o econmicos: Tienen en cuenta la planeacin detallada de

las actividades que se desarrollarn en el periodo siguiente al cual se
elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y
Prdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:

Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas

geogrficas y productos.

Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades

fsicas. La informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye
tipos y capacidades de mquinas, cantidades econmicas a producir y
disponibilidad de los materiales.

Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prev las compras de

materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado
periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se

incluye en el presupuesto de produccin. Al comparar el costo de
produccin con el precio de venta, muestra si los mrgenes de utilidad
son adecuados.

Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compaa.

Debe ser preparado luego de que todas los dems presupuestos hayan
sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos
anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.

Presupuesto

Maestro:

Este

presupuesto

incluye

las

principales

actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de

los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de
presupuestos".

Financieros: En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas

que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorera y 2) el
de Capital o erogaciones capitalizables.

Presupuesto de Tesorera: Tiene en cuenta las estimaciones previstas de

fondos disponibles en caja, bancos y valores de fciles de realizar. Se
puede llamar tambin presupuesto de caja o de flujo de fondos porque
se utiliza para prever los recursos monetarios que la organizacin
necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos
periodos mensual o trimestralmente.

Presupuesto

de

erogaciones

capitalizables:

Es

el

que

controla,

bsicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las

diferentes alternativas de inversin y el monto de recursos financieros
que se requieren para llevarlas a cabo.

Introduccin

Entendemos por presupuesto al conjunto de gastos y entradas que una persona,

entidad o gobierno puede preveer para un perodo determinado en lo que
respecta a sus finanzas, los usos y los objetivos que se le darn a cada partida
o gasto as como tambin los usos y previsiones a largo plazo de los fondos
disponibles. La idea de presupuesto siempre supone una previsin de las
finanzas personales o estatales ya que para confeccionar un presupuesto se
requiere cierta anticipacin no slo de los gastos que se debern realizar en el
tiempo determinado si no tambin de las ganancias o entradas de capital que
pueda significar ese perodo.
En algunos casos, el presupuesto es un elemento que se puede establecer
individualmente (por ejemplo, cuando una persona analiza su presupuesto
personal). En otros casos, el presupuesto supone un acuerdo entre las partes si
son ms de una (por ejemplo, cuando dos o ms personas deciden en qu gastar
o si un gobierno podr utilizar de tal modo los recursos disponibles).

Conclusin

Un presupuesto es un plan

operaciones y recursos de una empresa o algo

personal, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos

propuestos y se expresa en trminos monetarios.
En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo
que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los
viajes. Uno se pone a planear, entre otras cosas, cunto hay que gastar en
pasajes o gasolina, comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces
sabrs cunto necesitas ahorrar y, por lo tanto, cundo te podrs ir.
Por lo tanto, cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que
ests haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cunto piensas
vender, qu necesitas hacer para lograrlo, cunto tienes que gastar y, lo mejor
de todo, sabrs cunto vas a ganar en un periodo. Obviamente, esto es una
estimacin que puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la informacin
que conoces.
Otra consideracin importante es que podrs comparar tu presupuesto, que
solamente es un plan, con las ocurrencias de la realidad, y detectar aquellas
reas que puedan estar causando problemas.